Relatorio-30 · Quadro – Resultado da Ação 5101 - Projeto/Atividades IV Encontro de Jovens Cooperativistas. Indicadores Meta Física Indicadores Meta Financeira ... Após as análises

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Unidade Auditada: SESCOOP-AP Exercício: 2014 Município: Macapá - AP Relatório nº: 201504004 UCI Executora: CONTROLADORIA REGIONAL DA UNIÃO NO ESTADO DO AMAPÁ

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Análise Gerencial Senhor Chefe da CGU-Regional/AP,

Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.º 201504004, e consoante o estabelecido na Seção III, Capítulo VII da Instrução Normativa SFC n.º 01, de 06/04/2001, apresentamos os resultados dos exames realizados sobre a prestação de contas anual apresentada pelo Serviço Nacional de Aprendizagem e Cooperativismo no Estado do Amapá (SESCOOP-AP).

1. Introdução

Os trabalhos de campo foram realizados no período de 08 a 20 de julho de 2015, por meio de testes, análises e consolidação de informações coletadas ao longo do exercício sob exame e a partir da apresentação do processo de contas pela unidade auditada, em estrita observância às normas de auditoria aplicáveis ao Serviço Público Federal.

Nenhuma restrição foi imposta à realização dos exames.

O Relatório de Auditoria encontra-se dividido em duas partes: Resultados dos Trabalhos, que contempla a síntese dos exames e as conclusões obtidas; e Achados de Auditoria, que contém o detalhamento das análises realizadas, consistindo, assim, em subsídio ao julgamento das contas apresentadas pela Unidade ao Tribunal de Contas da União – TCU.


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2. Resultados dos trabalhos

De acordo com o escopo de auditoria firmado, por meio da Ata de Reunião realizada em 04 de novembro de 2014, entre a Coordenação-Geral de Auditoria da Área de Serviços Sociais (DPSES) da Secretaria Federal de Controle Interno (SFC) da Controladoria-Geral da União (CGU) e a Secretaria de Controle Externo da Previdência, Trabalho e Assistência Social do Tribunal de Contas da União (TCU), foram efetuadas as seguintes análises:

2.1 Avaliação dos Resultados Quantitativos e Qualitativos da Gestão

Com relação aos resultados quantitativos e qualitativos, foram analisados os Projetos/Atividades IV Encontro de Jovens Cooperativistas, Curso de Práticas Gestão Cooperativa, Encontro de Dirigentes e Expocoop, relacionados respectivamente as ações 5101, 5201, 5202 e 5203. a) Resultado da Ação 5101 – Projeto/Atividade IV Encontro de Jovens Cooperativistas. O quadro abaixo demonstra os resultados relacionados às metas física e financeira alcançados pelo SESCOOP/AP Projeto/Atividade IV Encontro de Jovens Cooperativistas.

Quadro – Resultado da Ação 5101 - Projeto/Atividades IV Encontro de Jovens Cooperativistas. Indicadores Meta Física Indicadores Meta Financeira

Unidade de Medida

Previsto Executado % Realizado

Unidade de

Medida


n.° de Beneficiários

80 77 96% R$1,00 78.250,00 60.302,52 77%

Fonte: Relatório de Gestão SESCOOP/AP – 2014. Verificou-se que a Unidade atingiu razoavelmente, em 96%, as metas físicas estabelecidas.

Quanto à meta financeira, de 77%, cabem as observações que seguem. Para o Projeto/Atividade “IV Encontro de Jovens Cooperativistas do Amapá”, o

SESCOOP/AP havia planejado o evento para acontecer no Município de Serra do Navio, entretanto, por questões de logística (impossibilidade de encontrar hotéis e restaurantes) e questões relacionadas à regularidade fiscal dos locais a serem locados naquele município, o evento foi realizado na cidade de Macapá, sendo que o SESCOOP/AP disponibilizou ônibus e vans para deslocar os jovens de cooperativas para participarem do evento. Esse fato influenciou ao não atendimento da meta financeira estabelecida já que os custos diminuíram.


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Por meio do Ofício n.º 012/2015-SUPER/SESCOOP, de 16 de julho de 2015, a Unidade informou que o Projeto/Atividade “IV Encontro de Jovens Cooperativas do Amapá” foi terceirizado. Quanto a este ponto, cabe esclarecer que o que foi terceirizado foi o palestrante, que foi contratado por meio de dispensa de licitação, sendo os gastos com locações, materiais de divulgação, passagens e locomoções, material de consumo, diárias e hospedagens, pagos diretamente pelo SESCOOP/AP. Após as análises da execução da Ação-5101, Projeto/Atividade “IV Encontro de Jovens Cooperativistas do Amapá”, realizada por meio de exames no Relatório intitulado “Orçamento de Despesas por Período – Unidade/Centro/Conta” extraído do Sistema Corporativo da Unidade, denominado “ZEUS”, bem como das Notas Fiscais e comprovantes de pagamentos, verificou-se que os gastos realizados guardam relação com a respectiva Ação-Projeto/Atividade mencionada. b) Resultado da Ação 5201 – Projeto/Atividade Curso de Práticas Gestão Cooperativas. O quadro abaixo demonstra os resultados referentes às metas físicas e financeiras alcançados pelo SESCOOP/AP relacionadas ao Projeto/Atividade Curso de Práticas Gestão Cooperativas.

Quadro – Resultado da Ação 5201 - Projeto/Atividades Curso de Práticas Gestão Cooperativas. Indicadores Meta Física Indicadores Meta Financeira

Unidade de Medida


Unidade de

Medida


n.º de cooperativas

1 1 100% R$1,00 1.100,00 0,00 0%

Fonte: Relatório de Gestão SESCOOP/AP – 2014. Verificou-se que o SESCOOP/AP atingiu 100% da Meta Física. Quanto ao atingimento de 0% da meta financeira, observa-se que o fato ocorreu por ter sido ministrado por profissional do quadro do SESCOOP/AP e ter sido realizado em cooperativa localizada na cidade de Macapá, não havendo gastos com deslocamento. c) Resultado da Ação 5202 – Projeto/Atividade Encontro de Dirigentes. O quadro a seguir demonstra os resultados relacionados às metas físicas e financeiras alcançados pelo SESCOOP/AP relacionadas ao Projeto/Atividade Encontro de Dirigentes.

Quadro – Resultado da Ação – 5202 – Projeto/Atividade Encontro de Dirigentes Indicadores Meta Física Indicadores Meta Financeira

Unidade de Medida


Unidade de

Medida


n.° de cooperativas

20 20 100% R$1,00 62.650,00 64.046,51 102%

Fonte: Relatório de Gestão SESCOOP/AP – 2014. Verificou-se que o SESCOOP/AP atingiu 100% da meta física. Quanto a Meta Financeira, de 102%, cabem os comentários que seguem.


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Por meio do Ofício n.º 012/2015-SUPER/SESCOOP, de 16 de julho de 2015, a Unidade informou que o Projeto/Atividade “IV Encontro de Dirigentes” foi terceirizado. Quanto a este ponto, cabe esclarecer que o que foi terceirizado foi o palestrante, que foi contratado por meio de dispensa de licitação, sendo os gastos com material de consumo, passagens e locomoções, diárias e hospedagens, locações, materiais de divulgação e outros serviços pagos diretamente pelo SESCOOP/AP. Após as análises da execução da Ação-5202, Projeto/Atividade “Encontro de Dirigentes”, realizada por meio de exames no Relatório intitulado “Orçamento de Despesas por Período – Unidade/Centro/Conta” extraído do Sistema Corporativo da Unidade, denominado “ZEUS”, bem como das Notas Fiscais e comprovantes de pagamentos disponibilizados, verificou-se que os gastos realizados guardam relação com a respectiva Ação-Projeto/Atividade mencionada. d) Resultado da Ação 5203 – EXPOCOOP. O quadro a seguir demonstra os resultados relacionados às metas físicas e financeiras alcançados pelo SESCOOP/AP relacionadas ao Projeto/Atividade EXPOCOOP.

Quadro – Resultado da Ação – 5203 – EXPOCOOP Indicadores Meta Física Indicadores Meta Financeira

Unidade de Medida


Unidade de

Medida


n.° de cooperativas

4 4 100% R$1,00 27.866,00 27.865,84 100%

Fonte: Relatório de Gestão SESCOOP/AP – 2014. Verificou-se que o SESCOOP/AP atingiu as metas físicas e financeiras em 100%. Quanto à meta financeira, cabem os comentários que seguem. Por meio do Ofício n.º 012/2015-SUPER/SESCOOP, de 16 de julho de 2015, a Unidade informou que o Projeto/Atividade “EXPOCOOP” foi terceirizado. Quanto a este ponto, cabe esclarecer que o evento foi realizado em Curitiba/PR, tendo o SESCOOP/AP propiciado a participação de quatro cooperativas. Os pagamentos realizados pela Unidade referem-se a passagens, locomoções, diárias e hospedagens e materiais e divulgação. Após as análises da execução da Ação-5203, Projeto/Atividade “EXPOCOOP”, realizada por meio de exames no Relatório intitulado “Orçamento de Despesas por Período – Unidade/Centro/Conta” extraído do Sistema Corporativo da Unidade, denominado “ZEUS”, bem como das Notas Fiscais e comprovantes de pagamentos disponibilizados, verificou-se que os gastos realizados guardam relação com a respectiva Ação-Projeto/Atividade mencionada. e) Aspectos da execução das ações observados nos quatro Projeto/Atividades analisados.


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O SESCOOP/AP informou que não possui sistema informatizado para registro de beneficiários das ações, entretanto, arquiva as fichas de frequências dos participantes dos eventos promovidos pela Unidade.

O SESCOOP/AP disponibilizou as fichas de inscrições, devidamente assinadas

pelos participantes, referentes às Ações-Projetos/Atividades 5101, 5201 e 5202, contendo os dados dos participantes, tais como: Nome, endereço, telefone, CPF, grau de escolaridade, situação ocupacional, faixa de renda familiar, cor e se portador ou não de necessidades especiais. Quanto aos dados dos participantes da Ação Projeto/Atividade 5203 – Expocoop, o SESCOOP/AP disponibilizou quadro contendo as seguintes informações: nome, CPF e telefone.

O SESCOOP/AP disponibilizou fichas de avaliação de satisfação aplicadas aos

participantes das ações, evidenciando que realiza avaliação de impacto. Entretanto, o SESCOOP/AP não realiza avaliação de egressos. ##/Fato##

2.2 Avaliação da Conformidade das Peças

Considerando-se a natureza jurídica do SESCOOP/AP, avaliou-se a conformidade das peças do processo de contas da unidade auditada, encaminhadas diretamente ao TCU por meio do Sistema e-Contas.

Verificou-se que o Rol de Responsáveis do exercício de 2014, registrado no sistema e-Contas do Tribunal de Contas da União, não trouxe algumas informações estabelecidas no artigo 11, da Instrução Normativa n.º 63/2010. Após ser instada a apresentar as informações de acordo com normativo mencionado, o SESCOOP/AP, por meio do Ofício n.° 029/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de agosto de 2015, apresentou novo documento, o qual foi inserido do sistema e-Contas do TCU juntamente com o Certificado de Auditoria.

Quando da análise do Relatório de Gestão, foi identificada ausência de

informações e incorreções de quadros, conforme descrito a seguir:

a) Não se fez constar, no item 1.1 do Relatório de Gestão de 2014, o número do CNPJ da Unidade;

b) As informações apresentadas nos quadros 08, 09, 10, 11 e 12 referem-se às transferências financeiras recebidas e não a transferências financeiras concedidas;

c) Na tabela 38 (pg. 66) do Relatório de Gestão, a informação correta é a de que em 2014 foi liquidado e pago, referente à modalidade pregão, a importância de R$61.404,00. Quanto aos valores liquidados e pagos, referentes à dispensa de licitação, em 2014, o valor correto é o de R$509.882,77, conforme confirmado pela Unidade por meio do Ofício de n.° 027/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 26 de agosto de 2015.

Verificou-se que o SESCOOP/AP não possui unidade de auditoria interna, portanto não fez constar o parecer da unidade de auditoria interna conforme previsto no anexo V da DN TCU n.º 081/2006.


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Para as demonstrações contábeis apresentadas, embora haja informações do contador e do presidente do SESCOOP/AP, não existem as assinaturas dos mesmos.

Além disso, verificou-se a ausência dos seguintes demonstrativos contábeis:

a) Balanço Orçamentário, conforme item 1 do anexo III, da DN TCU 81/2006; b) Balanço Financeiro, conforme item 2 do anexo III, da DN TCU 81/2006; c) Demonstração das Variações Patrimoniais, conforme item 04 do anexo III, da

DN TCU 81/2006; d) Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos, conforme item 07, do

anexo III, da DN TCU 81/2006.

Constatou-se a ausência da declaração do SESCOOP/AP, da unidade de pessoal, indicando, para cada responsável arrolado nas contas, se está ou não em dia com a obrigação de apresentação da declaração de bens e rendas de que trata a Lei nº 8.730, de 10 de novembro de 1993, perante a respectiva unidade de pessoal, conforme anexo IV, da DN TCU n.º 81/2006. As informações complementares apresentadas à equipe de auditoria constam em item específico deste relatório, visto que não poderiam ser incorporadas ao Relatório de Gestão, o qual já havia sido publicado. ##/Fato##

2.3 Avaliação da Situação das Transferências Voluntárias

Por meio do Ofício de n.º 048/2015-SUPER, de 09 de junho de 2015, o SESCOOP/AP informou não ter concedido transferências financeiras. ##/Fato##

2.4 Avaliação da Regularidade dos Processos Licitatórios da UJ

A fim de avaliar a regularidade dos processos licitatórios e das contratações e aquisições realizadas por meio de dispensa de licitação e de inexigibilidade, foram selecionados 5 processos para análise pelo critério da materialidade, relevância e criticidade. Também com base nessa amostra, foi analisado se os serviços contratados foram entregues ou prestados, respectivamente, de acordo com as cláusulas contratuais ou termos congêneres.

Em decorrência da seleção da amostra, tendo em vista a ausência de critérios estatísticos, os resultados dos exames limitam-se aos processos licitatórios analisados.

Nos quadros abaixo estão relacionados o quantitativo de processos do SESCOOP/AP, do exercício de 2014, o quantitativo avaliado e os valores envolvidos.

Quadro – Licitações avaliadas Descrição Quantidade de processos Valor envolvido*

Processos licitatórios 01 R$61.404,00 Processos avaliados 01 R$61.404,00 Processos em que foi detectado alguma desconformidade *

01 R$61.404,00

*O valor mencionado na última linha corresponde ao total das aquisições e não indica necessariamente


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a existência de prejuízos Fonte: Ofício n.º 048/2015-SUPER, de 08 de julho de 2015 e Processo n.º 3.13.2014.

Quadro – Dispensas de licitação avaliadas

Descrição Quantidade de processos Valor envolvido* Processos de dispensa 76 509.882,77 Processos avaliados 04 100.784,00 Processos em que foram detectadas desconformidades 04 100.784,00

Fonte: Relatório de Gestão 2014-SESC/AP. Processos de Dispensa analisados.

O SESCOOP/AP não realizou, em 2014, contratação por meio de inexigibilidade de licitação.

No processo licitatório analisado, Pregão 01/2014, constatou-se o seguinte: a) Designação de pessoa não integrante do quadro de funcionários do

SESCOOP/AP para exercer as funções de Pregoeiro e Presidente da Comissão Especial de Licitação;

b) Ausência de comprovantes de realização de pesquisa de mercado referente ao

Pregão 01/2014; c) Ausência, no edital do Pregão 01/2014, de critérios de julgamento

diferenciados para micro e pequenas empresas; d) Prazo entre a publicação do aviso da licitação e a realização do Pregão

01/2014 em desacordo com o parágrafo 1º, do art. 5º, da Resolução n.º 850/2012; e) Contratação do objeto do Pregão 01/2014 com valor superior ao orçado; Quanto aos processos de dispensas, constatou-se o seguinte: a) Autuação inadequada de processos; b) Impropriedades relacionadas às pesquisas de mercado; c) Fracionamento de despesa; d) Ausência de assinaturas em documentos anexados aos processos de dispensas. Quanto aos pagamentos contratuais verificaram-se ausências de aceite/ateste em

notas fiscais referentes a todos os processos de compras analisados. Verificaram-se ausências de termos de recebimento provisório e definitivo referentes aos objetos do Pregão 01/2014 e Dispensa n.º 7.3.2014. Quanto a esta, constatou-se pagamentos por serviços não prestados.

Controles Internos Administrativos no Âmbito das Licitações e Contratos

Com base na análise dos processos citados anteriormente, na verificação das rotinas adotadas pelo SESCOOP/AP e na avaliação do próprio gestor, coletada por meio do Questionário de Avaliação de Controles Internos, constatou-se que as atividades de controles apresentam as fragilidades:


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a) Fragilidades nas pesquisas de mercado;

b) Autuação inadequada de processos;

c) Inexistência de documento que explicite a necessidade da contratação;

d) Ausência de editais padrões;

e) Não acompanhamento das fases de processos licitatórios;

f) Ausência de capacitação dos responsáveis pela gestão de compras;

g) Não realização de recebimento provisório e definitivo dos objetos. Como pontos positivos, identificou-se o seguinte:

a) Controle, em planilha, de todos os processos de compras;

b) Controle eletrônico das informações sobre a disponibilidade orçamentária e financeira, incluindo informações atualizadas sobre a situação de cada contratação (planejada, licitada, contratada), sobre os valores empenhados, liquidados e pagos, e sobre a dotação disponível;

c) Envio prévio de editais de licitações à assessoria jurídica;

d) Consulta ao Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas CEIS.

##/Fato##

2.5 Avaliação do Cumprimento das Determinações/Recomendações do TCU

Por meio de pesquisa no sítio eletrônico do Tribunal de Contas da União e de informações contidas no Relatório de Gestão do SESCOOP/AP, não foram identificados Acórdãos com determinações/recomendações à Unidade, nos quais haja determinação expressa do Tribunal para acompanhamento do Controle Interno.

##/Fato##

2.6 Avaliação do Cumprimento das Recomendações da CGU

Para avaliação do cumprimento das recomendações da CGU, a metodologia consistiu no levantamento de todas as recomendações pendentes de atendimento, no Sistema Monitor, até 31 de dezembro de 2014, bem como análise dos controles internos administrativos relativos ao acompanhamento e atendimento das recomendações.

Ao final do exercício de 2014, encontravam-se como não atendidas as

recomendações destacadas no quadro a seguir. Quadro – Recomendações decorrentes de auditoria anual de contas que não foram atendidas até o final do exercício de 2014.


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Número do Relatório de Auditoria Anual de

Contas

Item do Relatório (número e descrição

sumária) Texto da recomendação

201408005

3.2.1.2 - Ausência de regulamentação da

remuneração do Superintendente do

SESCOOP/AP.

Regulamentar a remuneração do Superintendente do SESCOOP/AP, pelo Conselho de Administração, conforme estabelece o art. 5º, inciso III, do Regimento Interno da Unidade, bem como estabelecer critérios de correção anual da referida remuneração.

201408005

4.1.1.1 - Definição de objeto de licitação, referente a serviços

distintos, em um único posto de trabalho, bem

como deficiência na análise das propostas

pela CPL.

Recomendação 1: Promover a capacitação continuada dos agentes responsáveis pela elaboração dos projetos básicos/termos de referência, assim também dos membros da comissão de licitação, e demais responsáveis pelas aquisições empreendidas pelo SESCOOP/AP, por meio de treinamentos, confecções de manuais e etc., de forma a proporcionar-lhes o conhecimento necessário para que as aquisições sejam realizadas em harmonia com os requisitos legais que regem a matéria.

201408005


distintos, em um único posto de trabalho, bem

como deficiência na análise das propostas

pela CPL.

Recomendação 2: Promover processo licitatório em substituição do contrato existente.

201408005

4.1.1.2 - Carta Convite contendo cláusulas

restritivas a competitividade.


201408005

4.1.1.2 - Carta Convite contendo cláusulas

restritivas a competitividade

Adotar, formalmente, rotinas administrativas que estabeleçam a não exigência em editais, como critério de habilitação, a apresentação de Atestados de Capacidade Técnica registrados no Conselho Regional de Administração, bem como a não exigência de Registro junto ao Conselho Regional de Administração, Ressalvada previsão legal.

201408005

4.1.1.3 - Dação em pagamento de veículo, em desacordo com a

Resolução n.º 850/2012.



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201408005

4.1.1.3 - Dação em pagamento de veículo, em desacordo com a

Resolução n.º 850/2012

Recomendação 2: Notificar, formalmente, os responsáveis pelas aquisições e alienações, sobre a impossibilidade de se realizar, em um único processo licitatório, compra e venda de bens.

201408005 4.2.1.1 - Não retenção, na fonte, de tributos e

contribuições.

Recomendação 1: Promover a capacitação continuada, em matéria de retenção de tributos e contribuições, dos agentes responsáveis pelo pagamento das aquisições do SESCOOP/AP , por meio de treinamentos, confecções de manuais e etc., de forma a proporcionar-lhes o conhecimento necessário para que os pagamentos sejam realizados em harmonia com os requisitos legais que regem a matéria.

201408005 4.2.1.1 - Não retenção, na fonte, de tributos e

contribuições.

Recomendação 2: Estabelecer, formalmente, rotinas administrativas em que constem as situações passíveis de retenções tributárias, bem como as formalidades a serem observadas nas hipóteses legais de não retenção.

201408005 4.2.1.2 - Aceitação de documento fiscal com

validade vencida.

Recomendação 1: Criar, formalmente, rotinas administrativas em que seja estabelecida a verificação da validade de emissão de Notas Fiscais

201408005 4.2.1.2 - Aceitação de documento fiscal com

validade vencida.

Recomendação 2: Promover a capacitação continuada, em matéria tributária, dos agentes responsáveis pelo recebimento e ateste de Notas fiscais, por meio de treinamentos, confecções de manuais e etc.

201408005 4.2.1.3 - Deficiência na realização de pesquisa

de mercado.

Realizar ampla pesquisa de preços de mercado, previamente às contratações efetuadas, de modo que a pesquisa de preços seja utilizada para estimativa de custo do objeto a ser contratado, para definição dos recursos necessários à cobertura das despesas e para análise da adequabilidade das propostas ofertadas.

Fonte: Sistema Monitor

Das informações apresentadas no Relatório de Gestão do SESCOOP/AP

referente ao exercício de 2014, observa-se que o SESCOO/AP informou ter atendido sete das doze recomendações pendentes oriundas do Relatório de Auditoria Anual de Contas de n.º 201408005, a recomendação n.º 1 do item 4.1.1.1 figurou tanto no quadro das atendidas quanto no quadro das não atendidas e deixou de informar sobre o atendimento ou não das duas recomendações referentes ao item 4.2.1.1 do Relatório de Auditoria n.º 201408005.

Reitera-se que as recomendações destacadas no quadro “recomendações

decorrentes de auditoria anual de contas que não foram atendidas até o final do exercício de 2014” não foram atendidas.

Portanto, verificou-se fragilidade dos controles internos administrativos da

Unidade quanto ao acompanhamento das recomendações emitidas pela CGU. ##/Fato##


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2.7 Avaliação da Gestão de Pessoas

A auditoria realizada sobre a gestão de recursos humanos do SESCOOP/AP teve o objetivo de avaliar o quantitativo de pessoal; a adequabilidade da força de trabalho frente às suas atribuições; a política de admissão e os critérios de seleção de pessoal; hipóteses de acúmulo funcional e de impedimento; análise da folha de pagamento; regularidade do Plano de Previdência Complementar; e análise dos controles internos.

Avaliou-se a adequabilidade da força de trabalho do SESCOO/AP frente às suas atribuições, considerando as informações apresentadas no Relatório de Gestão e no Ofício n.º 048/2015-SUPER, de 08 de julho de 2015. Verificou-se que o quadro de pessoal do SESC/AP estava assim constituído no final do exercício de 2014:

Quadro – Demonstrativo da Força de Trabalho – Situação apurada em 31/12/2014 Descrição Quantitativo

Número de Pessoal Efetivo em Atividade 03 Número de Pessoal Contratado (Cargos de Confiança)

02

Número de Prestadores de Serviço através de empresas

01

Número de Estagiários 02 Outros não apresentados nos itens anteriores* 01 Total 09

*Superintendente Fonte: Relatório de Gestão e Ofício n.º 048/2015-SUPER, de 08 de julho de 2015.

Analisando-se o quantitativo de pessoal e a suficiência da força de trabalho do SESCOOP/AP, verificou-se que o quantitativo não atende às suas necessidades atuais, os cargos de Analista/Contador e Analista/Advogado encontram-se vagos, havendo necessidade de realização de processo seletivo para preenchimento das vagas. Verificou-se desvio de função da ocupante do cargo de confiança gerente operações, ao exercer atribuições do cargo de Analista/Contador.

Em 2014 houve duas contratações de cargos de confiança, uma referente ao

cargo de assessor jurídico e outra referente ao cargo de gerente de operações. As contratações se deram de forma regular, uma vez que as funções de confiança estão previstas no Plano de Cargos e Carreiras do SESCOOP/AP.

Com o intuito de verificar hipóteses de acumulação funcional dos empregados

do SESCOOP/AP foram realizados cruzamentos em bases de dados de sistemas corporativos e análise de documentação disponibilizada. Ao final, não se constatou acumulo indevido de funções.

Em relação à análise da folha de pagamento do SESCOOP/AP, não se observou o pagamento de remuneração variável. Para os cargos de confiança Assessor Jurídico e Gerente de Operações, verificou-se o pagamento de salários em valor inferior ao Plano de Cargos e Carreira do SESCOOP/AP.

Em relação à conformidade do plano de previdência complementar à legislação aplicável, o SESCOOP/AP, por meio do Ofício n.º 048/2015-SUPER, de 08 de julho de 2015, informou que não possui plano de previdência complementar.

A avaliação quanto à estrutura de controles internos do SESCOOP/AP na área de gestão de pessoas, com vistas a garantir que seus objetivos estratégicos para o


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exercício fossem atingidos, foi realizada com base nos procedimentos de auditoria aplicados e na avaliação do próprio gestor, sendo tal avaliação coletada por meio do Questionário de Avaliação de Controles Internos.

Verificou-se que os controles internos do SESCOOP/AP relacionados à gestão de recursos humanos precisam ser melhorados. O SESCOOP/AP não possui um setor/departamento responsável pela gestão de pessoas com estrutura de pessoal suficiente para gerir a atividade. As atividades relacionadas aos recursos humanos são desempenhadas pela Gerência de Operações que acumula outras atividades.

A Unidade não possui manuais de normas e procedimentos que estabeleçam as

atividades de gestão de pessoas. Verificou-se que o SESCOOP/AP não possui processo para verificação periódica de possível acumulação indevida de cargos empregos e funções.

O SESCOOP/AP não oferece programas de treinamento e desenvolvimento de

competências de liderança que possam atender as necessidades de cada nível de gestão (do operacional ao estratégico) incluindo potenciais lideres, mas a Unidade informou que estuda adotar programa com essa finalidade.

Verificou-se que a Unidade não possui plano de capacitação específico para o

funcionário responsável pela atividade de gestão de pessoas. ##/Fato##

3. Conclusão

Eventuais questões formais que não tenham causado prejuízo ao erário, quando identificadas, foram devidamente tratadas por Nota de Auditoria e as providências corretivas a serem adotadas, quando for o caso, serão incluídas no Plano de Providências Permanente ajustado com a UJ e monitorado pelo Controle Interno. Tendo sido abordados os pontos requeridos pela legislação aplicável, submetemos o presente relatório à consideração superior, de modo a possibilitar a emissão do competente Certificado de Auditoria.

Macapá/AP, 29 de setembro de 2015.

Nome: Cargo: ANALISTA DE FINANCAS E CONTROLE Assinatura:


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Relatório supervisionado e aprovado por:

_____________________________________________________________ Chefe da Controladoria Regional da União no Estado do Amapá

_______________________________________________

Achados da Auditoria - nº 201504004 1 GESTÃO DO SUPRIMENTO DE BENS/SERVIÇOS

1.1 PROCESSOS LICITATÓRIOS

1.1.1 OPORTUNIDADE DA LICITAÇÃO

1.1.1.1 CONSTATAÇÃO

Designação de pessoa não integrante do quadro de funcionários do SESCOOP/AP para exercer as funções de Pregoeiro e Presidente da Comissão Especial de Licitação. Fato

Analisou-se o Processo Licitatório n.º 3.13.2014, referente ao Pregão Presencial

n.º 01/2014, que teve como objeto a aquisição de materiais permanentes do projeto de reestruturação do SESCOOP/AP e cuja empresa contratada foi a Center Kennedy Comércio Ltda (CNPJ n.º 10.228.674/0004-44) no valor de R$61.404,00.

Verificou-se que o Presidente da Comissão Especial de Licitação e Pregoeiro, o

titular do CPF n.º ***.978.202-**, designado por meio da Portaria n.º 06, de 10 de outubro de 2014, que atuou no Pregão n.º 01/2014 (Processo n.º 3.13.2014), não faz parte do quadro de empregados do SESCOOP/AP.

O SESCOOP/AP designou o referido pregoeiro após ter contratado, por meio da

Dispensa de Licitação de nº 66/2014, a Empresa N. Batista de Vasconcelos ME (CNPJ n.º 14.231.858/0001-71) para prestar serviços de consultoria contábil, tendo esta fornecido a mão de obra pra exercer função de pregoeiro e presidente da comissão especial de licitação.

Durante o período de campo, solicitou-se ao SESCOOP/AP que justificasse o

fato de ter nomeado, por meio da Portaria n.º 06, de 10 de outubro de 2014, o titular do


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CPF n.º ***.978.202-** para exercer a função de presidente da comissão especial de licitação e pregoeiro, sem que esse fizesse parte do quadro de pessoal do SESCOOP/AP.

Por meio do Ofício de nº 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de

2015, o SESCOOP/AP apresentou a seguinte justificativa:

“Como fora observado, por conta de todas as mudanças ocorridas e a falta de capacitação dos mesmos, não havia no quadro da Unidade nenhum colaborador capacitado, e, restou a nomeação de terceiro, com objetivo de diminuir os riscos na contratação. A intenção da Unidade foi buscar respeitar a legislação, face a ausência de conhecimento integral e experiência para tal função, principalmente na recente assunção de responsabilidade dos novos colaboradores.”

Ao tratar sobre a Comissão de Licitação, o inciso IV, do art. 4.º, da Resolução

n.º 850/2012, de 28 de fevereiro de 2012, prevê o seguinte:

“IV- COMISSÃO DE LICITAÇÃO - colegiado, permanente ou especial, composto de pelo menos 03 (três) integrantes, formalmente designados, com a função, dentre outras, de receber, examinar e julgar todos os documentos e procedimentos relativos às licitações;”

Em função da omissão do RLC quanto à matéria, a jurisprudência do TCU é

firme no sentido de que os integrantes da comissão de licitação e o pregoeiro devem fazer parte do quadro de pessoal da entidade, a exemplo dos acórdãos 3715/2009-1ª Câmara e 743/2009-Plenário.

Solicitou-se ao SESCOOP/AP que justificasse o motivo de não ter realizado a capacitação de empregado do quadro da Unidade para exercer a função de pregoeiro e presidente da comissão de licitação.

Por meio do ofício de nº 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, informou o seguinte:

“Em razão da mudança substancial ocorrida no segundo semestre de 2014, com demissões de 2 colaboradores e o redimensionamento da equipe, somente neste ano de 2015 está sendo possível realizar a capacitação de toda a equipe com o curso ""Curso Completo de Formação, Capacitação e Atualização em Licitações", que está ocorrendo neste período.”

Diante dos fatos constatados, verificou-se que o SESCOOP/AP ao invés de ter

promovido a capacitação de servidor do quadro da Unidade, para exercer a função de pregoeiro e presidente da comissão permanente de licitação, optou por contratar, de maneira indevida, a empresa N. Batista de Vasconcelos ME para fornecer pessoa para desempenhar a função de pregoeiro e presidente da comissão especial de licitação.


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##/Fato##

Causa

Designação de pessoa não integrante do quadro de funcionários do SESCOOP/AP para exercer as funções de Pregoeiro e Presidente da Comissão Especial de Licitação em virtude do não provimento, pelo Superintendente, de capacitação para funcionário desempenhar as funções de pregoeiro e presidente de comissão de licitação, dessa forma não observou o inciso V, do art. 12, do Regimento Interno do SESCOOP/AP, o qual estabelece a competência de dirigir, ordenar e controlar as atividades técnicas e administrativas da Administração, praticando os atos pertinentes de sua gestão, por meio de expedição de ordem de serviço. ##/Causa##

Manifestação da Unidade Examinada

Por meio do Ofício n.º 030/2015-SUPER/SESCOOP/AP a Unidade informou o seguinte:

“Em resposta a SA 201504004/08 informamos que diante dos fatos, as respostas de cada item foram relatadas no Ofício n.º 020/2014-SUPER/SESCOOP/AP, e que ratificamos as informações anteriores.” ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##

Análise do Controle Interno

O SESCOOP/AP confirmou o que já tinha informado no Ofício nº 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015. Diante disso, a análise do controle interno mantém-se conforme descrita no campo fato. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Editar norma que estabeleça os critérios para composição da Comissão Permanente de Licitação e designação de pregoeiros, de modo que seus integrantes sejam obrigatoriamente empregados da entidade. 1.1.1.2 CONSTATAÇÃO

Ausência de comprovantes de realização de pesquisa de mercado referente ao Pregão 01/2014. Fato



Verificou-se que não existe, no processo, pesquisa de mercado para subsidiar o

valor estimado da licitação. Na folha 10 do referido processo consta a requisição de produtos e serviços n.º 002/2014, contendo quadro com valores unitários e totais, entretanto não constam no processo as pesquisas de mercado que deveriam subsidiar os referidos valores.


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O art. 13, da Resolução n.º 850/2012, de 28 de fevereiro de 2012, do SESCOOP,

estabelece, entre outras, que quando do início do procedimento licitatório deve-se estimar o valor da licitação. Portanto, nessa fase há necessidade de realizar pesquisa de mercado para se obter o valor estimado da futura contratação.

Durante o período de campo, solicitou-se ao SESCOOP/AP que justificasse o fato e como foi determinado o valor de R$56.967,00, apresentando documentos comprobatórios para sua obtenção.

O SESCOOP/AP, por meio do Ofício n.º 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, manifestou-se da seguinte maneira:

“a) A cotação dos preços referente a este processo encontra-se apartada do processo que propôs o Projeto de Reestruturação do Sescoop/AP, o qual fora aprovado pela Unidade Nacional. Tal cotação deu ensejo à viabilização desta licitação. b) As cotações encontram-se no processo original que apresentou o Projeto de Restruturação do Sescoop/AP, junto a Unidade Nacional, foram encaminhados fisicamente, porém, poderão ser objeto de juntada em um prazo de 15 dias.”(sic)

As justificativas apresentadas pelo SESCOOP/AP não elidem o que foi apontado. Considerando que as folhas do Processo Licitatório n.º 3.13.2014 encontram-se numeradas sequencialmente, não foram identificadas interrupções na numeração que pudessem indicar que as cotações foram apartadas. Além disso, no caso de ocorrência desse fato, deveria constar no processo essa informação.

As cotações devem fazer parte do processo licitatório, pois é a forma de comprovar a realização de pesquisa de mercado que servirá como referência para determinar o valor do certame. Informa-se que até o término dos trabalhos não foram apresentadas as cotações que embasaram a estimativa de valor do Pregão 01/2014. Portanto o SESCOOP/AP não demonstrou como estimou o valor do processo licitatório em tela. ##/Fato##

Causa

Os gestores do SESCOOP/AP não inseriram os comprovantes de realização de

pesquisa de mercado referente ao Pregão 01/2014, em virtude de o Superintendente não ter implementado, formalmente, rotinas administrativas de modo a estabelecer que as pesquisas de preços sejam realizadas e anexadas ao respectivo processo de compras e contratações. Dessa forma, não observou o inciso V, art. 12, do Regimento Interno do SESCOOP/AP, o qual estabelece a competência de dirigir, ordenar e controlar as atividades técnicas e administrativas da Administração, praticando os atos pertinentes de sua gestão, por meio de expedição de ordem de serviço.


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##/Causa##


Por meio do Ofício n.º 030/2015-SUPER/SESCOOP/AP a Unidade informou o

seguinte:



O SESCOOP/AP confirmou o que já tinha informado no Ofício nº 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015. Diante disso, a análise do controle interno mantém-se conforme descrita no campo fato.

##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Implementar, formalmente, rotinas administrativas que estabeleçam a obrigatoriedade de se fazer constar nos processos: a) os documentos que comprovem a realização das pesquisas de mercado e b) a necessidade de se realizar pesquisa de mercado com no mínimo três fornecedores. 1.1.1.3 CONSTATAÇÃO

Ausência, no edital do Pregão 01/2014, de critérios de julgamento diferenciados para micro e pequenas empresas. Fato

Analisou-se o edital do Pregão Presencial n.º 01/2014 referente ao Processo

Licitatório n.º 3.13.2014, que teve como objeto a aquisição de materiais permanentes do projeto de reestruturação do SESCOOP/AP e cuja empresa contratada foi a Center Kennedy Comércio Ltda (CNPJ n.º 10.228.674/0004-44) no valor de R$61.404,00.

Identificou-se que o SESCOOP/AP não fez constar no edital do Pregão Presencial n.º 01/2014 critérios de julgamento diferenciados para micro e pequenas empresas, infringindo assim o previsto nos artigos 44 a 49 da Lei Complementar 123/06, de 14 de dezembro de 2006.

Quanto ao fato, o SESCOOP/AP manifestou-se por meio do Ofício n.º

020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, nos seguintes termos:

“A Equipe da Unidade Sescoop/AP não possuía nenhuma capacitação na área de licitações e contratações. Buscou-se na contratação do pregoeiro essa segurança, não obstante a isso, o regulamento não previa esse tratamento diferenciado, já que a própria Lei Complementar não é específica nessa exigência para entidades do Sistema "S", porém, este fato já esta sendo


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objeto de apreciação pela equipe, substanciado na Cartilha da CGU que a Unidade passará a utilizar-se como mais uma fonte de orientação para os procedimentos inerentes a contratações.

Em sua manifestação, o gestor alegou ausência de capacitação dos funcionários

do SESCOOP/AP fato que resultou na contratação de pregoeiro. Alegou, também, que o regulamento de licitações da Unidade não previa esse tratamento diferenciado, já que a Lei Complementar nº 123/2006, de 14 de dezembro de 2006, não é especifica sobre sua aplicabilidade para as entidades do Sistema S.

Em que pese a manifestação do SESCOOP/AP, a Controladoria Geral da União,

por meio do documento intitulado - Entendimentos do Controle Interno Federal sobre a Gestão dos Recursos das Entidades do Sistema S – estabeleceu que até a adaptação dos regulamentos das entidades do Sistema S, cabe adotar as regras previstas no capítulo V da Lei Complementar n.º 123/2006, visando a satisfação do interesse público e o alcance dos objetivos específicos reservados a micro e pequenas empresas. ##/Fato##

Causa

Ausência, no edital do Pregão 01/2014, de critérios de julgamento diferenciados para micro e pequenas empresas, em virtude da não implementação, formalmente, pelo Superintendente, de rotinas administrativas prevendo que nos editais de licitações sejam estabelecidos critérios de julgamento diferenciados para micro e pequenas empresas, conforme previsto nos artigos 44 a 49 da Lei Complementar 123/06, desse modo, não observou o inciso V, do art. 12 do Regimento Interno do SESCOOP/AP, o qual estabelece a competência de dirigir, ordenar e controlar as atividades técnicas e administrativas da Administração, praticando os atos pertinentes de sua gestão, por meio de expedição de ordem de serviço. ##/Causa##



seguinte:



O SESCOOP/AP confirmou o que já tinha informado no Ofício nº 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015. Diante disso, a análise do controle interno mantém-se conforme descrita no campo fato.

##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Implementar, formalmente, rotinas administrativas prevendo que nos editais de licitações sejam estabelecidos critérios de julgamento diferenciados para micro e pequenas empresas, conforme previsto nos artigos 44 a 49 da Lei Complementar 123/06.


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Recomendação 2: Provocar a Unidade Nacional do SESCOOP para que promova alterações no Regulamento de Licitações e Contratos (Resolução n.º 850/2012) de modo a implementar as inovações trazidas pela Lei Complementar n.º 123/06. 1.1.1.4 CONSTATAÇÃO

Prazo entre a publicação do aviso da licitação e a realização do Pregão n.º 01/2014 em desacordo com o parágrafo 1º, do art. 5º, da Resolução n.º 850/2012. Fato



Verificou-se que o intervalo entre a publicação do edital e a abertura do certame

não obedeceu ao disposto no parágrafo 1º, do art. 5º, da Resolução SESCOOP n.º 850/2012, de 28 de fevereiro de 2012, o qual estabelece que em se tratando da licitação na modalidade Pregão o intervalo mínimo entre a publicação do aviso e a realização do certame será de oito dias.

O art. 58, da Resolução n.º 850/2012, de 28 de fevereiro de 2012, estabelece o

seguinte:

“Na contagem dos prazos estabelecidos no presente Regulamento, excluir-se-á o dia do início e incluir-se-á o de vencimento, e considerar-se-ão os dias consecutivos, exceto quando for explicitamente disposto em contrário.”

O aviso de licitação foi publicado em jornal no dia 10 de dezembro de 2014. O Pregão Presencial n.º 01/2014 ocorreu no dia 17 de dezembro de 2014. Considerando os dispositivos mencionados, verificou-se que entre a publicação do aviso e a realização da licitação decorreram sete dias, portanto, estando em desacordo com o parágrafo 1º, do art. 5º, da Resolução n.º 850/2012, de 28 de fevereiro de 2012. Solicitou-se ao SESCOOP/AP que justificasse o fato.

Por meio do Ofício de n.º 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, o SESCOOP/AP apresentou a seguinte justificativa:

“O pregoeiro contratado realizou os atos internos e externos do pregão, será objeto de abordagem desta unidade, para apurar as responsabilidades do ato.”


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A manifestação do SESCOOP/AP não elide o que foi constatado. Percebe-se que houve falha nos controles internos da Unidade ao permitir o não cumprimento do prazo mínimo de 8 dias entre a publicação do aviso de licitação e a sua realização. ##/Fato##

Causa

Prazo entre a publicação do aviso da licitação e a realização do Pregão n.º 01/2014 em desacordo com o parágrafo 1º, do art. 5º, da Resolução n.º 850/2012, em virtude de o Superintendente não ter implementado, formalmente, rotinas administrativas de modo a fazer com que os prazos entre a publicação dos avisos de licitação e a realização do certame sejam obedecidos, desse modo, não observou o inciso V, do art. 12 do Regimento Interno do SESCOOP/AP. ##/Causa##



seguinte:



O SESCOOP/AP confirmou o que já tinha informado no Ofício nº 020/2015-

SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015. Diante disso, a análise do controle interno mantém-se conforme descrita no campo fato. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Implementar, formalmente, controles administrativos de modo a fazer com que os prazos entre a publicação dos avisos de licitação e a realização do certame sejam obedecidos. 1.1.1.5 CONSTATAÇÃO

Contratação do objeto do Pregão 01/2014 com valor superior ao orçado. Fato



Verificou-se que o SESCOOP/AP estimou a licitação em R$56.967,00,

conforme consta na folha 10 do referido processo.


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O item 8.11 do edital prevê que: “na hipótese de não ocorrer nenhum lance verbal, será verificado pelo Pregoeiro a aceitabilidade da proposta escrita de menor preço, face ao valor estimado para a contratação, decidindo motivadamente a respeito”. (Destaque nosso).

Registrou-se em ata o seguinte:

“Tendo em vista que somente um licitante apresentou proposta, e considerando a impossibilidade de repetir o certame, não houve a etapa de lances, passando o pregoeiro da fase de negociação. Rodada de Negociação Como não houve a etapa de lances, o Pregoeiro declarou encerrada a fase em relação ao Lote 1, passando-se para a fase de negociação, cujo resultado assim, se mostrou:” CLAS. EMPRESA CNPJ/CPF NEGOCIAÇÃO 1 CENTER KENNEDY

COMERCIO LTDA. 10.228.674/0001-00

R$ 61.404,00

A proposta da empresa foi de R$ 61.854,00, sendo que após negociação ela

ofertou R$61.404,00. Portanto, o pregoeiro deixou de motivar o fato de ter aceitado a proposta da

Empresa Center Kennedy Comércio Ltda (CNPJ n.º 10.228.674/0001-00) com valor superior ao estimado. Dessa forma, agiu em desacordo com o item 8.11 do edital da licitação. Durante o período de campo, o SESCOOP/AP foi instado a justificar o fato, manifestando-se, por meio do Ofício n.º 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, da seguinte maneira:

“Os valores aprovados no Projeto de Restruturação do Sescoop/AP foram respeitados.”

A manifestação apresentada pelo SESCOOP/AP não justifica o fato da homologação, adjudicação e contratação da empresa Center Kennedy com valor superior ao orçado. ##/Fato##

Causa

Contratação do objeto do Pregão 01/2014 com valor superior ao orçado, em

virtude de Presidente do SESCOOP/AP ter homologado a Licitação e o Superintendente não ter instituído, formalmente, rotinas administrativas de modo a evitar com que o objeto da licitação seja contratado com valor superior a estimado pelo SESCOOP/AP, desse modo, não observou o inciso V, do art. 12, do Regimento Interno, o qual


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estabelece a competência de dirigir, ordenar e controlar as atividades técnicas e administrativas da Administração, praticando os atos pertinentes de sua gestão, por meio de expedição de ordem de serviço. ##/Causa##



seguinte:




Recomendações: Recomendação 1: Estabelecer, formalmente, rotinas administrativas de modo a evitar com que o objeto da licitação seja contratado com valor superior ao estimado pelo SESCOOP/AP. 1.2 CONTRATOS DE OBRAS, COMPRAS E SERVIÇOS

1.2.1 CONTRATOS SEM LICITAÇÃO


Autuação inadequada de processos de dispensas. Fato

Foram analisados os seguintes processos de Dispensas de Licitação:

Quadro – Processos de Dispensas de Licitação analisados. N° do

Processo Modalidade Empresa Contratada Valor Contratado

7.13.2014 Dispensa Enoque Costa Pacheco (CNPJ n.º 16.558.631/0001-60)

32.984,00

022/2014 Dispensa E. M. Franklin Braga – ME (CNPJ n.º 00.647.969/0001-59)

30.550,00

066/2014 Dispensa N. Batista de Vasconcelos – ME (CNPJ n.º 14.231.858/0001-71)

4.750,00

Sem número Dispensa Biatur Ltda – ME (CNPJ n.º 07.441.952/0001-90)

32.500,00

Fonte: Processos 7.13.2014, 022/2014, 066/2014 e Processo referente a contratação da Empresa Biatur Ltda – ME (CNPJ n.º 07.441.952/0001-90).


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Dos quatro processos analisados, observou-se que as folhas dos processos de n.º 022/2014, 066/2014 e do que resultou na contratação da Empresa Biatur Ltda – ME (CNPJ n.º 07.441.952/0001-90) não foram numeradas. Para esse fato, o SESCOOP/AP, por meio do Ofício n.º 020/2014, de 31 de julho de 2015, justificou o que segue.

a) Para o Processo de Dispensa n.º 066/2014:

“Reitera a situação de falta de capacitação e de orientação da equipe levaram a tais falhas, como o fato da numeração das páginas.”

b) Para o processo de Dispensa n.º 022/2014:

“Observou-se realmente que inúmeros procedimentos encontravam-se com falhas de numeração, porém, a equipe de colaboradores de 2014, não encontram-se mais na unidade o que dificulta a justificativa, sendo objeto de atenção nos processos em 2015.”

c) Para o Processo de Dispensa que deu origem a contratação da Empresa Biatur Ltda – ME (CNPJ n.º 07.441.952/0001-90):

“Da mesma forma quanto à numeração das folhas, em que houve inobservância desse aspecto formal na instrução do processo, sendo objeto de atenção nos processos em 2015.”

Quanto ao Processo de Dispensa que deu origem a contratação da Empresa Biatur Ltda – ME (CNPJ n.º 07.441.952/0001-90), observou-se que o mesmo não foi numerado fisicamente, constando apenas no controle (planilha) do SESCOOP/AP com a numeração de 45/2014.

Para o fato, o SESCOOP/AP apresentou a seguinte justificativa:

“O procedimento encontrava-se junto à antiga gerência de operações, em que houvera a mudança de equipe, antes da reformulação técnica, o que pode ter gerado tal inobservância sobre a numeração do processo, de maneira a identifica-lo, já que no sistema interno consta registro 45/2014, o que já está sendo objeto de observação e atenção pela unidade.”

As justificativas apresentadas pelo SESCOOP/AP demonstram falhas nos procedimentos de autuação dos processos, carecendo que os controles internos administrativos da Unidade sejam melhorados, com intuito de evitar a ocorrência de falhas semelhantes às apontadas.

##/Fato##

Causa


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Autuação inadequada dos processos de dispensas, em virtude de o Superintendente não ter implementado, formalmente, rotinas administrativas que estabeleça a obrigatoriedade de se numerar as folhas dos processos de compras e contratações, desse modo, não observou o disposto do inciso V, do art. 12, do Regimento Interno do SESCOOP/AP, o qual estabelece a competência de dirigir, ordenar e controlar as atividades técnicas e administrativas da Administração, praticando os atos pertinentes de sua gestão, por meio de expedição de ordem de serviço. ##/Causa##



seguinte: “Em resposta a SA 201504004/08 informamos que diante dos fatos, as respostas de cada item foram relatadas no Ofício n.º 020/2014-SUPER/SESCOOP/AP, e que ratificamos as informações anteriores.” ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##



Recomendações: Recomendação 1: Implementar, formalmente, rotinas administrativas que estabeleçam a obrigatoriedade de numerar os processos de compras e contratações, inclusive suas folhas. 1.2.1.2 CONSTATAÇÃO

Impropriedades relacionadas às pesquisas de mercado referentes a contratações por meio de dispensas. Fato

Foram analisados os seguintes processos de Dispensas de Licitação:

Quadro – Processos de Dispensas de Licitação analisados. N° do

Processo Objeto Empresa Contratada Valor

Contratado

7.13.2014

Instalação de paredes divisórias na nova sede

administrativa do SESCOOP/AP

Enoque Costa Pacheco (CNPJ n.º 16.558.631/0001-60)

32.984,00

022/2014

Contratação de empresa especializada para

confecção de material de divulgação institucional

do SESCOOP/AP

E. M. Franklin Braga – ME (CNPJ n.º 00.647.969/0001-59)

30.550,00

066/2014 Contratação de serviços de consultoria contábil

N. Batista de Vasconcelos – ME (CNPJ n.º 14.231.858/0001-71)

4.750,00

Sem número Fornecimento de Biatur Ltda – ME (CNPJ n.º 32.500,00


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hospedagem e alimentação

07.441.952/0001-90)

Fonte: Processos 7.13.2014, 022/2014, 066/2014 e Processo referente a contratação da Empresa Biatur Ltda – ME (CNPJ n.º 07.441.952/0001-90). Em todos os processos constataram-se falhas relacionadas aos procedimentos de pesquisa de mercado, conforme se detalha a baixo:

1) Impropriedades detectadas no Processo de Dispensa n.º 7.13.2014 a) Verificou-se a ausência dos documentos, no processo, que comprovem o

pedido de cotação realizado pelo SESCOOP/AP junto às empresas que subsidiaram a pesquisa de mercado para a escolha da empresa a ser contratada.

b) Verificou-se que, além dos serviços de instalação de 152m2 de parede de

gesso acartonado em drywall com acabamento, o objeto da Dispensa englobava aplicação de massa em 304 m2 e aplicação de tinta em 304 m2. Quanto aos dois últimos o SESCOOP/AP realizou cotação abarcando os dois tipos de serviços em um único, sem especificar os valores para cada tipo de serviço.

c) Verificou-se que o SESCOOP/AP aceitou as cotações das empresas JP Vidros

e Esquadrias de Alumínio (CNPJ n.º 11.608.356/0001-29) e Vidraçaria Aliança (CNPJ n.º 06.935.591.0001-75) sem a segregação dos valores referentes aos serviços de instalação dos 152 m2 de divisórias em gesso e dos serviços de aplicação de 304 m2 de massa e tinta.

Durante o período de campo, solicitou-se ao SESCOOP/AP que apresentasse

justificativas para os fatos apontados. A Unidade manifestou-se, por meio do Ofício n.º 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, conforme se detalha a baixo.

Para o item “a” informou o seguinte:

“A cotação dos preços iniciais referentes a este processo, encontram-se apartadas no processo que propôs o Projeto de Reestruturação do Sescoop/AP, o qual fora aprovado pelo Unidade Nacional. Tal cotação deu ensejo a viabilização desta licitação, com o preço referencial.”(sic).

Para os itens “b” e “c” informou o seguinte:

A Unidade do Sescoop/AP não possui um setor específico que trate de compras ou colaboradores com experiência ou capacitados para tais detalhamentos e aferições, não obstante a isso, o objeto fora demonstrado de maneira que atende-se a necessidade, porém, quanto ao aceite das cotações de preços as mesmas foram entregues nos valores totais do serviço, o que para a equipe, bastava para a avaliação dos preços globais.

A manifestação apresentada pelo SESCOOP/AP referente ao item “a” não justifica o fato apontado. Cabe ressaltar que os pedidos de cotações devem constar no processo de compra a que eles se referem.


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Quanto às manifestações referentes aos itens “b” e “c”, verificou-se que também não justificam os fatos apontados.

2) Impropriedades detectadas no Processo de Dispensa que deu origem a contratação da empresa Biatur Ltda – ME (CNPJ N.º 07.441.952/0001-90).

As impropriedades detectadas foram as seguintes:

a) Ausência de quantidades e valores unitários quando da elaboração do documento “Requisição de Produtos e Serviços”, estando presente a designação genérica “fornecimento de hospedagem e alimentação”.

b) Não se fez constar no referido processo os documentos referentes aos pedidos

de cotações realizados pelo SESCOOP/AP. c) As cotações foram realizadas sem a especificação dos quantitativos de

hospedagem que seriam contratados, bem como do quantitativo e espécies de alimentações que seriam adquiridos.

Durante o período de campo, solicitou-se ao SESCOOP/AP que apresentasse justificativas para os fatos apontados. A Unidade manifestou-se, por meio do Ofício n.º 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, conforme se detalha a baixo.


“A falta de elaboração de notas técnicas geravam problemas na identificação do objeto, o que acabavam, por conseqüência, trazendo falhas como as citadas neste relatório.” (sic).

Para o item “b” informou o seguinte:

“O procedimento de cotação antes feito pela unidade era realizado através de requisição para as empresas, nesse caso específico, acredita que tais documentos encontram-se na unidade, porém, apartado do processo, por ocasião das mudanças de colaboradores na estrutura da Unidade, principalmente na Gerência de Operações.”

Para o item “c” informou o seguinte:

“As cotações quando foram levadas a serem feitas eram acompanhadas do plano de trabalho que mensurava tais elementos, porém, houve falhas no recebimento dessas propostas por não requerer as correções, mesmo atendendo o fito da demanda, porém, os colaboradores da época não encontram-se mais na unidade o que dificulta a justificativa.”(sic).

As manifestações apresentadas pelo SESCOOP/AP não sanam o que se constatou.


27

Quanto ao que se apontou no item “a”, o Tribunal de Contas da União, por meio do Acórdão n.º 127/2007-Plenário, deixou assente que deve ser estabelecido procedimento padronizado de pesquisa de preços, em que seja exigido no mínimo de três propostas e completo detalhamento da proposta pelo fornecedor, em conformidade com o solicitado. Quanto ao que se apontou no item “b”, verificaram-se falhas nos procedimentos de controle do SESCOOP/AP ao permitir que os pedidos de cotações não fossem anexados ao processo. A manifestação do SESCOOP/AP referente ao item “c” ratifica o que foi constatado.

O fato de a Unidade não ter especificado os quantitativos de hospedagens e de fornecimento de alimentos que seriam adquiridos está em desacordo com o Acórdão n.º 127/2007-Plenário, do Tribunal de Contas da União, quanto ao não detalhamento da propostas, demonstrando fragilidades nos procedimentos de controle e das rotinas administrativas do SESCOOP/AP.

3) Impropriedade detectada no Processo de Dispensa n.º 022/2014.

O SESCOOP/AP não fez constar, no referido processo, os documentos referentes aos pedidos de cotações realizados, quando da realização da pesquisa de mercado.

Durante o período de campo, solicitou-se ao SESCOOP/AP que apresentasse

justificativas para o fato. Por meio do Ofício n.º 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, a Unidade manifestou-se nos seguintes termos:

“O procedimento de cotação antes feito pela unidade era através de requisição para as empresas, nesse caso específico, acredita que tais documentos encontram-se na unidade, porém, apartado do processo, por ocasião das mudanças de colaboradores na estrutura da Unidade, principalmente na Gerência de Operações.”

A manifestação apresentada pelo SESCOOP/AP demonstra fragilidade na

autuação dos processos decorrentes de falhas nos controles administrativo da Unidade.

4) Impropriedades detectadas no Processo de Dispensa n.º 066/2014.

As impropriedades detectadas foram as seguintes:

a) Não se fez constar, no respectivo processo, os pedidos de cotações realizados, quando da pesquisa de mercado;

b) Realização de pesquisa de mercado com quantitativo inferior a três

fornecedores;

Durante o período de campo, solicitou-se ao SESCOOP/AP que apresentasse justificativas para os fatos apontados. A Unidade manifestou-se, por meio do Ofício n.º 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, conforme se detalha a baixo:


28


“O Procedimento foi realizado sem Nota Técnica o que acabou gerando tais falhas procedimentais, porém, com a mudança ocorrida em 2015, essas situações serão corrigidas na Unidade do Sescoop/AP.”

Para o item “b” informou o seguinte:

“Reitera a situação de falta de capacitação e de orientação da equipe levaram a tais falhas, como o fato da numeração das páginas. Observa-se que, diante da identificação da necessidade de orientação técnica, a Unidade do Sescoop/AP realizou capacitação com a equipe da Gerência de Licitações da Unidade do Sescoop Nacional sobre procedimentos e fluxogramas dos processos no âmbito interno do Sescoop, porém, tal capacitação fora realizada somente em junho de 2015, justamente. As cotações de preços foram realizadas, porém, por falhas na instrução processual, a terceira cotação acabou-se perdendo e não fora possível juntar nos autos.”

Quanto à impropriedade apontada no item “a”, conforme consta nos comentários

referentes aos processos anteriores, percebe-se que o SESCOOP/AP não tem a rotina de anexar nos processos os pedidos de cotações, quando da realização das pesquisas de mercado.

Portanto, há necessidade de que a Unidade estabeleça rotinas administrativas de

modo a fazer com que os referidos documentos sejam adequadamente anexados aos processos.

Quanto a não realização de pesquisa de mercado com pelo menos três

fornecedores, conforme já se mencionou anteriormente, o Tribunal de Contas da União, por meio do Acórdão n.º 127/2007-Plenário, deixou assente que deve ser estabelecido procedimento padronizado de pesquisa de preços, em que seja exigido no mínimo de três propostas. Tal falha requer aprimoramento das rotinas administrativas do SESCOOP/AP. ##/Fato##

Causa

Impropriedades relacionadas às pesquisas de mercado referentes às contratações por meio de dispensas em virtude de o Superintendente não ter implementado, formalmente, rotinas administrativas quanto à sua realização e anexação aos processos. Desse modo, não observou o inciso V, do art. 12, do Regimento Interno do SESCOOP/AP, o qual estabelece a competência de dirigir, ordenar e controlar as atividades técnicas e administrativas da Administração, praticando os atos pertinentes de sua gestão, por meio de expedição de ordem de serviço. ##/Causa##



29

Por meio do Ofício n.º 030/2015-SUPER/SESCOOP/AP a Unidade informou o seguinte: “Em resposta a SA 201504004/08 informamos que diante dos fatos, as respostas de cada item foram relatadas no Ofício n.º 020/2014-SUPER/SESCOOP/AP, e que ratificamos as informações anteriores.” ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##



Recomendações: Recomendação 1: Implementar, formalmente, rotinas administrativas que estabeleçam a obrigatoriedade de fazer constar nos processos: a) os pedidos de cotações entregues pelo SESCOOP/AP às empresas, com assinatura e carimbo de recebimento da empresa pesquisada; b) a descrição de maneira qualitativa e quantitativa de cada serviço/compra que se pretende contratar; c) a não aceitação de cotação na hipótese de estar em desacordo (quantitativamente e qualitativamente) ao que foi solicitado; d) os documentos que comprovem a realização das pesquisas de mercado com, no mínimo, três fornecedores. 1.2.1.3 CONSTATAÇÃO

Fracionamento de despesas na contratação de serviços. Fato

Por meio do Ofício n.º 048/2015-SUPER, de 08 de julho de 2015, o SESCOOP/AP disponibilizou planilha contendo os processos de contratações realizados em 2014.

A Resolução n.º 850/2012, de 28 de fevereiro de 2012, prevê na alínea “a”,

inciso II, do art. 6º, que o limite para dispensa, no que tange a compras e serviços que não sejam relacionados a obras e serviços de engenharia, é de R$44.000,00.

Após análise da planilha, verificou-se a ocorrência de fracionamento de despesa

conforme se demonstra a seguir.

Quadro – Fracionamento de despesa para o objeto passagens aéreas. N° DO

PROCESSO 2014

OBJETO NOME DA EMPRESA

CONTRATADA

CNPJ DO CONTRATADO

VALOR CONTRATADO

047 PASSAGEM

AEREA BIA TUR LTDA – ME

07.441.952/0001-90

4.894,12

054 PASSAGENS

AEREAS BIA TUR LTDA – ME

07441.952/0001-90

2.551,18


30

057 PASSAGENS


07441.952/0001-90 2.569,83

058 PASSAGENS


07441.952/0001-90

3.856,28

055 PASSAGENS

AEREAS

ATLAS SERVIÇOS E EMPREENDIMENTOS

08.937.353/0001-24

1.566,34

071 PASSAGENS

AEREAS

ATLAS SERVIÇOS E EMPREENDIMENTOS

08.937.353/0001-24

2.945,06

002

AQUISIÇÃO DE

PASSAGENS AREAS

ATLAS E SERVIÇOS E

EMPREENDIMENTO 08.937.353/0001-24

2.503,21

012 PASSAGEM

AÉREA

ATLAS E SERVIÇOS E EMPREENDIMENTO

08.937.353./0001-24

926,52

014 PASSAGEM

AÉREA


08.248.493/0001-24

2.929,05

020 PASSAGEM

AÉREA


08.248.493/0001-24

5.778,40

021 PASSAGEM

AÉREA


08.248.493/0001-24

16.465,84

036 PASSAGEM

AEREA


08.937.353/0001-24

4.286,72

039 PASSAGEM

AEREA


08.937.353/0001-24

671,52

TOTAL 51.944, 07

Fonte: Ofício n.º 048/2015-SUPER, de 08 de julho de 2015.

Quadro – Fracionamento de despesa para o objeto locação de veículos

N °DO PROCESSO

2014 OBJETO

NOME DA EMPRESA

CONTRATADA

CNPJ DA EMPRESA CONTRATADA

VALOR CONTRATADO

033 SERVIÇO DE

TRANSPORTE DE PASSAGEIROS COM

COOP. DE TRANSP. TERRESTRES

05.527.867/0001-13

2.800,00


31

COMBUSTIVEL DO AMAPA COOTERRA

038

LOCAÇÃO DE PICK UP COM

MOTORISTA E COMBUSTIVEL

COOP. DE TRANSP. TERRESTRES DO AMAPA COOTERRA

05.527.867/0001-13 3.012,00

046 LOCAÇÃO DE VEICULO TIPO

ÔNIBUS


05.527.867/0001-13

24.580,00

048 LOCAÇÃO DE

VEICULO: PICK UP E VAN


05.527.867/0001-13

6.900,00

064 SERVIÇO DE

LOCAÇÃO DE VEICULO(ONIBUS)


05.527.867/0001-13

11.950,00

067 LOCAÇÃO DE

ÔNIBUS E 2 VAN


04.260.357./0001-60

14.500,00

TOTAL 63.742,00


Portanto, conforme se demostrou nos quadros, os gastos referentes às aquisições de passagens aéreas e locações de veículos ficaram acima do limite para dispensa de licitação estabelecido na Resolução n.º 850.

Quanto ao fato, o SESCOOP/AP, por meio do Ofício de n.º 020/2015-

SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, apresentou a seguinte justificativa:

“O Ano de 2014 para a Unidade do Sescoop/AP, foi um ano de verdadeira mudança estruturante e técnica, houve mudanças substancias em todos os setores, mudança de Superintendente, mudança na Gerência Técnica, na Gerência de Operações, trouxe para a Unidade a figura do Assessor Jurídico e hoje pode-se dizer que a Unidade encontra-se passando por mudanças positivas e de grande valia para os anos subsequentes. Diante disso, a Unidade estava com suas demandas definidas no Plano de Trabalho, outras novas surgiram, sem que a unidade estivesse preparada para toda a complexidade da nova fase. A Unidade do Sescoop/AP, não


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possuía controle interno, não possuía Comissão de Licitação, nem equipe capacitada. O Plano de Trabalho já indicava a necessidade de realizar os procedimentos de licitação, o que não ocorreu no inicio do exercício e com a mudança da equipe dificultou a tomada de decisões, porém, todos os atos foram realizados buscando atingir as metas do Plano de Trabalho de 2014.”(sic).

Conforme mencionado pelo SESCOOP/AP, o Plano de Trabalho já indicava a necessidade de se realizar processos licitatórios. Portanto, com base no planejamento da Unidade, os processos licitatórios deveriam ter sido realizados. Em que pese a ocorrência das mudanças estruturantes na Unidade, esse fato não justifica o que se constatou. ##/Fato##

Causa

O SESCOOP/AP realizou fracionamento de despesas, em virtude de o Superintendente não ter implementado, formalmente, controles administrativos que evitem a ocorrência de fracionamento de despesa, desse modo, não observou o inciso V, do art. 12, do Regimento Interno do SESCOOP/AP, o qual estabelece a competência de dirigir, ordenar e controlar as atividades técnicas e administrativas da Administração, praticando os atos pertinentes de sua gestão, por meio de expedição de ordem de serviço. ##/Causa##






Recomendações: Recomendação 1: Adotar planejamento sistemático das compras e serviços a serem realizados pela entidade, e implementar, formalmente, controles administrativos que evitem a ocorrência de fracionamento de despesas. 1.2.1.4 CONSTATAÇÃO

Ausência de assinaturas em documentos anexados aos processos de dispensas. Fato


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Das análises realizadas no Processo de Dispensa n.º 022/2014 e no Processo que deu origem à contratação da Empresa Biatur Ltda – ME (CNPJ N.º 07.441.952/0001-90), constatou-se ausência de assinaturas de responsáveis para tanto, em documentos anexados aos processos, conforme se detalha a seguir:

a) Processo de Dispensa n.º 022/2014 No referido processo constatou-se o seguinte:

- Ausência de assinatura do responsável pelo setor requisitante no documento denominado “Requisição de Produtos e Serviços”;

- Ausência de assinatura do responsável pelo preenchimento do documento “Mapa de cotação de preços”;

- Ausência de assinatura do responsável pelo setor administrativo do SESCOOP/AP no documento “Pedido de Fornecimento”;

- Ausência de assinatura da superintendência do SESCOOP/AP, em campos específicos, nos documentos: Requisição de Produtos e serviços, Mapa de Cotação de Preços, Pedido de Fornecimento.

Para os fatos apontados, o SESCOOP/AP, por meio do Ofício n.º 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, informou o seguinte:

“- A cotação dos preços iniciais referentes a este processo, encontram-se apartadas do processo que propôs o Projeto de Reestruturação do Sescoop/AP, o qual fora aprovado pelo Unidade Nacional. Tal cotação deu ensejo a viabilização desta licitação, com o preço referencial.

- Observa-se vícios formais que levaram as falhas procedimentais e que encontram-se sendo objeto de adaptações e correções pela Unidade. Observando que a equipe administrativa do período deste procedimento não se encontra mais na Unidade, o que dificulta as justificativas pela equipe atual, principalmente quanto a ausência de assinatura no mapa de cotação de preços, porém, acredita-se que tal falha acaba sendo convalidada com os atos posteriores, principalmente, o de pagamento pelo Superintendente. - O procedimento em 2014, estavam concentrados em apenas um setor administrativo, o que dificultava a correção de possíveis correções, assim, observa-se que este trata-se de mais um vicio de procedimento e que houve falha no controle dos documentos, o que esta sendo objeto de correção, principalmente quanto a ausência de assinatura no pedido de fornecimento; - O procedimento em 2014, estavam concentrados em apenas um setor administrativo, o que dificultava a correção de possíveis correções, assim, observa-se que este trata-se de mais um vicio de procedimento e que houve falha no controle dos documentos, e a falta da assinatura da superintendência acaba tendo por confirmação do que foi tratado acima, já que no caso


34

da Unidade do Sescoop/AP é a própria Superintendência que realiza o ato de pagamento das despesas, convalidando os atos.” (sic)

b) Processo de Dispensa que deu origem a contratação da Empresa Biatur Ltda – ME

(CNPJ N.º 07.441.952/0001-90). No referido processo, constatou-se o seguinte:

- Ausência de assinatura do responsável pelo setor requisitante no documento denominado “Requisição de Produtos e Serviços”.

- Ausência de assinatura do responsável pelo preenchimento do documento

“Mapa de cotação de preços”. - Ausência de assinatura do responsável pelo setor administrativo do

SESCOOP/AP no documento “Pedido de Fornecimento”. - Ausência de assinatura da superintendência do SESCOOP/AP, em campos

específicos, nos documentos: Requisição de Produtos e serviços, Mapa de Cotação de Preços, Pedido de Fornecimento.

Para os fatos apontados, o SESCOOP/AP, por meio do Ofício n.º 020/2015-

SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, informou o seguinte:

“- Observou-se que o setor administrativo, não realizou a assinatura da requisição de produtos e serviços, o que se torna difícil para atual equipe justificar tal vício, porém, acredita-se que tal falha acaba sendo convalidada com os atos posteriores, principalmente, o de pagamento pelo Superintendente. - Mais uma vez, observa-se vícios formais que levaram as falhas procedimentais e que encontram-se sendo objeto de adaptações e correções pela Unidade. Observando que a equipe administrativa do período deste procedimento não se encontra mais na Unidade, o que dificulta as justificativas pela equipe atual, principalmente quanto a ausência de assinatura no mapa de cotação de preços, porém, acredita-se que tal falha acaba sendo convalidada com os atos posteriores, principalmente, o de pagamento pelo Superintendente. - O procedimento em 2014, estavam concentrados em apenas um setor administrativo, o que dificultava a correção de possíveis correções, assim, observa-se que este trata-se de mais um vicio de procedimento e que houve falha no controle dos documentos, o que esta sendo objeto de correção, principalmente quanto a ausência de assinatura no pedido de fornecimento; - O procedimento em 2014, estavam concentrados em apenas um setor administrativo, o que dificultava a correção de possíveis correções, assim, observa-se que este trata-se de mais um vicio de procedimento e que houve falha no controle dos documentos, e a falta da assinatura da superintendência acaba tendo por confirmação do que foi tratado acima, já que no caso da Unidade do Sescoop/AP é a própria Superintendência que


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realiza o ato de pagamento das despesas, convalidando os atos.” (sic)

As justificativas apresentadas apenas confirmam as falhas detectadas e demonstram fragilidades nos controles internos administrativos do SESCOOP/AP, ao se permitir que os processos avancem, existindo pendências de assinaturas de pessoas com poder decisório na Unidade. ##/Fato##

Causa

Ausência de assinaturas em documentos anexados aos processos de dispensas em virtude de o Superintendente não ter implementado, formalmente, rotinas administrativas estabelecendo que os mesmos sejam juntados quando devidamente assinados, desse modo, não observou o inciso V do art. 12 do Regimento Interno do SESCOOP/AP, o qual estabelece a competência de dirigir, ordenar e controlar as atividades técnicas e administrativas da Administração, praticando os atos pertinentes de sua gestão, por meio de expedição de ordem de serviço. ##/Causa##






Recomendações: Recomendação 1: Implementar, formalmente, rotinas administrativas estabelecendo que os documentos, que exijam assinaturas, sejam anexados aos processos de compras e contratações quando devidamente assinados. 1.2.1.5 INFORMAÇÃO

Controles internos do SESCOOP/AP relacionados a compras e contratações Fato

Com intuito de avaliar a qualidade e suficiência dos controles internos

administrativos das atividades instituídas pelo SESCOOP/AP, relacionadas a compras e contratações, e também a avaliação dos controles internos do SESCOOP/AP relacionados à licitação, a equipe de auditoria examinou os subprocessos do macro-processo “Compras e Contratações”.


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Os resultados decorreram da aplicação de questionário de avaliação de controles internos, respondido por meio do Ofício de n.º 048/2015-SUPER, de 08 de julho de 2015, e das análises realizadas no único processo licitatório realizado em 2014, o de n.º 3.13.2014, e dos Processos de Dispensas de n.º 7.13.14, 022/2014, 066/2014 e do que deu origem a contratação da Empresa Biatur Ltda – ME (CNPJ N.º 07.441.952/0001-90). Questionado a informar sobre a existência de setor/departamento responsável e servidor designado para a realização das atividades relacionadas à licitação, o SESCOOP/AP informou que existe, mas que o setor de licitação não dispõe de estrutura material e nem agentes administrativos suficientes para realização dos trabalhos sob sua responsabilidade. Informou, também, que a designação é feita por portaria. Entretanto, no Ofício de n.º 020/2014, de 31 de julho de 2015, informou que não possui um setor específico que trate de compras. O SESCOOP/AP disponibilizou planilha contendo todos os processos de compras realizados no exercício de 2014, demonstrando a situação atualizada dos mesmos, caracterizando um ponto positivo com relação aos controles administrativos da Unidade. A Unidade informou que está elaborando documento com a finalidade de fazer com que as contratações sejam originadas a partir da formalização oficial da demanda pelo beneficiário explicitando a necessidade da contratação. Informou que já foi baixada a Portaria 001/2015, de 09 de janeiro de 2015, a qual prevê nota técnica para a formalização oficial da demanda. Quanto à padronização das especificações que são mais comuns (limpeza, vigilância, telefonia, microcomputadores, etc) para aquisição por meio de processos licitatórios, o SESCOOP/AP informou que está confeccionando documento com essa finalidade. O SESCOOP/AP informou que está confeccionando meios para que as contratações diretas sejam elaboradas com os mesmos artefatos necessários para as contratações por meio de licitação (estudos técnicos preliminares, plano de trabalho e termo de referência ou projeto básico) e que a portaria n.º 001/2015, de 09 de janeiro de 2015, foi instituída com esta finalidade. O SESCOOP/AP informou que está elaborando, com auxílio da Unidade Nacional, manual de normas e procedimentos, objetivando apoiar a execução das principais atividades envolvidas na realização de licitações, dispensa e inexigibilidade. A Unidade Informou que está normatizando os critérios para elaboração de pesquisas de preços. Cabe ressaltar que durante os trabalhos de campo verificaram-se falhas relacionadas as pesquisas de mercado, tais como: ausência do documento que comprove o pedido de cotação realizado pelo SESCOOP/AP, pesquisa de mercado realizada em quantitativo inferior a três fornecedores e não discriminação de quantitativos a serem adquiridos. O SESCOOP dispõe de rotinas de revisão e aprovação de Plano de Trabalho, entretanto o processo apresenta fragilidades que demandam aprimoramentos.


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Verificou-se que a Unidade dispõe de controle eletrônico (Relatório Simplificado de Despesa – ZEUS) das informações sobre a disponibilidade orçamentária e financeira, incluindo informações atualizadas sobre a situação de cada contratação (planejada, licitada, contratada), sobre os valores empenhados, liquidados e pagos, e sobre a dotação disponível, demonstrando aspecto positivo relacionado aos controles do SESCOOP/AP. Quanto à utilização de editais-padrão, o SESCOOP/AP informou que estuda adotar mecanismos com essa finalidade e que a Comissão Permanente de Licitação foi instituída recentemente, entretanto não realizou nenhum certame. Da análise do Processo do Pregão n.º 01/2014 e da resposta do questionário aplicado junto a Unidade, verificou-se que o SESCOOP/AP submete à apreciação prévia da assessoria jurídica as minutas de editais de licitação. A Unidade informou que designa formalmente equipe técnica para auxiliar a CPL na análise da documentação de habilitação e propostas de preços nas licitações para contratações de objetos mais complexos (Obras e Tecnologia da Informação – TI, por exemplo). Entretanto, não apresentou os documentos comprobatórios de que essa prática é feita. Verificou-se que o SESCOOP/AP publica os avisos de editais de licitação nos meios de comunicação previstos no § 1º, do artigo 5º, da Resolução n.º 850/2012, de 28 de fevereiro de 2012, do Conselho Nacional do SESCOOP, de acordo com a modalidade de licitação adotada e divulgou, em 2014, em seu site oficial, em cumprimento a Lei de Acesso a Informação. Entretanto, durante o período de campo, verificou-se que o site da Unidade estava em manutenção. O SESCOOP/AP informou que os limites legais para a composição das comissões de licitação, entre os servidores efetivos e comissionados, são rigorosamente observados. Em contraponto a informação prestada, cabe observar que a Unidade nomeou indevidamente, para presidente da comissão especial de licitação e pregoeiro, pessoa que não fazia parte do quadro de empregados da Unidade. Tal fato demonstrou uma fragilidade nos procedimentos de controle do SESCOOP/AP. A Unidade informou que adota rotinas para prevenção de fraudes e conluios, mas que são adotadas poucas rotinas de verificação nos processos licitatórios analisados.

O SESCOOP/AP informou que são realizadas consultas durante o certame e anexadas ao processo para verificar a ocorrência de penalidades que impedem as empresas de licitar e contratar, mas que são adotadas rotinas de consulta em apenas alguns cadastros. No processo de Dispensa n.° 7.13.2014, observou-se uma boa prática da Unidade ao se constatar consulta de empresa no Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas (CEIS). Ressalta-se a necessidade de se consultar o Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Atos de Improbidade Administrativa nas Licitações – CNJ, conforme disposições em acórdãos do TCU.

A Unidade informou que não acompanha todas as fases do processo licitatório,

de modo a identificar o tempo médio gasto em cada etapa do processo, assim como os obstáculos que possam impactar seu andamento regular e não dispõe de indicadores de


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gestão na área de licitações, mas que tem buscado adotar procedimentos para acompanhar as fases do processo licitatório.

O SESCOOP/AP não dispõe de controle manual ou eletrônico das empresas

penalizadas pela Unidade com declaração de suspensão, inidoneidade ou impedimento, mas informou que tem buscado adotar procedimentos para implementar esse controle.

A Unidade informou que, por meio de portaria, designa formalmente os atores

que devem atuar na fase de gestão do contrato. Entretanto, os empregados designados para atuar na gestão contratual não possuem adequada capacitação para exercer seus papéis, mas que em 2015 está capacitando seus funcionários para esse fim.

Além disso, o SESCOOP/AP informou que os servidores designados para atuar

na gestão do contrato não dispõem de tempo suficiente para executar suas atividades, mas que tem buscado adotar procedimentos para implementar esse controle.

Verificou-se que o SESCOOP/AP, antes de efetuar pagamentos, consulta os sites

de órgãos governamentais para averiguar as condições de habilitação, emitindo as respectivas certidões, mas esse tipo de controle necessita de aprimoramento. ##/Fato##

1.2.1.6 INFORMAÇÃO

O SESCOOP/AP não realizou contratações, durante o exercício de 2014, por meio de inexigibilidade de licitação. Fato

Por meio da Solicitação de Auditoria de n.º 201504004/001, de 30 de junho de

2015, solicitou-se ao SESCOOP/AP que disponibilizasse lista com todos os processos de compras. Da documentação disponibilizada, por meio do Ofício de n.º 048/2015-SUPER, de 08 de julho de 2015, e das informações do Relatório de Gestão referente ao exercício de 2014, verificou-se que o SESCOOP/AP não realizou contratação por meio de inexigibilidade de licitação. ##/Fato##

1.2.2 PAGAMENTOS CONTRATUAIS


Ausência de aceite/atesto em notas fiscais. Fato

Com o objetivo de verificar os procedimentos de controle do SESCOOP/AP relacionados ao recebimento de bens e serviços, realizaram-se análises nos seguintes processos:

Quadro – Processos Analisados N° do

Processo Modalidade Empresa Contratada Valor Contratado

3.13.2014 Pregão 01/2014 Center Kennedy Comércio Ltda (CNPJ n.º 10.228.674/0001-00)

61.404,00

7.13.2014 Dispensa Enoque Costa Pacheco (CNPJ n.º 16.558.631/0001-60)

32.984,00


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022/2014 Dispensa E. M. Franklin Braga – ME (CNPJ n.º 00.647.969/0001-59)

30.550,00

066/2014 Dispensa N. Batista de Vasconcelos – ME (CNPJ n.º 14.231.858/0001-71)

4.750,00

Sem número Dispensa Biatur Ltda – ME (CNPJ n.º 07.441.952/0001-90)

32.500,00

Fonte: Processos 3.13.2014, 7.13.2014, 022/2014, 066/2014 e o que deu origem a contração da Empresa Biatur Ltda – ME (CNPJ n.º 07.441.952/0001-90). O inciso V, do art. 12, do Regimento Interno do SESCOOP atribui com competência do Superintendente o seguinte:

“dirigir, ordenar e controlar as atividades técnicas e administrativas da Administração, praticando os atos pertinentes de sua gestão, por meio de expedição de ordem de serviço.”

Constatou-se ausência de aceite/ateste em todas as notas fiscais referentes aos

respectivos processos. O quadro a seguir demonstra os dados das Notas Fiscais.

Quadro – Dados das Notas Fiscais sem aceite/ateste Empresa Emissora

da NF Data de Emissão Nº da NF Valor

Center Kennedy Comércio Ltda (CNPJ n.º 10.228.674/0001-00)

18/12/2014 18.539 61.404,00

Enoque Costa Pacheco (CNPJ n.º 16.558.631/0001-60)

17/12/2014 46 32.984,00

E. M. Franklin Braga – ME (CNPJ n.º 00.647.969/0001-59)

07/05/2014 95 30.550,00

N. Batista de Vasconcelos – ME (CNPJ n.º 14.231.858/0001-71)

18/12/2014 21 4.750,40

Biatur Ltda – ME (CNPJ n.º 07.441.952/0001-90)

26/08/2014 51 32.500,00

Fonte: Processos 3.13.2014, 7.13.2014, 022/2014, 066/2014 e Processo referente a contratação da Empresa Biatur Ltda – ME (CNPJ n.º 07.441.952/0001-90). Durante o período de campo, solicitou-se ao SESCOOP/AP que justificasse a ausência de aceite/ateste nas notas fiscais relacionadas no quadro anterior. Por meio do Ofício n.º 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, o SESCOOP/AP manifestou-se conforme descrito a baixo.

a) Para a Nota Fiscal de n.º 18.539, emitida em 18 de dezembro de 2014, informou o seguinte:

“O período da entrega dos produtos objeto da contratação, deu-se exatamente, no período na mudança de prédio em que os produtos foram sendo recebidos por quem estava no momento


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no prédio, o que será objeto de abordagem para identificação do colaborador que recebeu os objetos e promover a atesto correspondente aos produtos recebidos.”

b) Para a Nota Fiscal nº 46, emitida em 17 de dezembro de 2014, informou o seguinte:

“O período em que ocorreu o serviço (objeto da contratação) deu-se exatamente, no período anterior a mudança de prédio em que os serviços foram concluídos e vistoriados, que após a entrega do serviço sob a supervisão do superintendente, acabou não sendo atestado pela Unidade.”

c) Para a Nota Fiscal nº 95, emitida em 07 de setembro de 2015, informou o seguinte:

“Mais um elemento formal do processo que por falhas administrativas levaram a ausentar tal nota fiscal, como observou-se em inúmeros procedimentos, o que já fora objeto de correção pela equipe da Unidade.”

d) Para a Nota Fiscal n.º 21, emitida em 18 de dezembro de 2014, informou o seguinte:

“A falta de aceite na Nota Fiscal foi em razão de falhas procedimentais que foram objeto de observação e de capacitação em 2015, buscando evitar possíveis impropriedades.”

e) Para a Nota Fiscal n.º 51, emitida em 26 de agosto de 2014, informou o seguinte:

“Mais um elemento formal do processo que por falhas administrativas levaram a ausentar tal nota fiscal, como observou-se em inúmeros procedimentos, o que já fora objeto de correção pela equipe da Unidade.

As manifestações do SESCOOP/AP demostram fragilidades dos controles internos da Unidade, ao não se estabelecer rotinas administrativas para a realização do adequado aceite/ateste nas notas fiscais, quando observado o adequado recebimento dos objetos contratados. ##/Fato##

Causa

Ausência de aceite/atesto em notas fiscais em virtude de o Superintendente não ter implementado, formalmente, rotina administrativa que estabeleça a necessidade de proceder ao aceite/ateste nas notas fiscais quando verificado o adequado recebimento do que foi contratado, desse modo, não observou o inciso V, do art. 12, do Regimento Interno do SESCOOP/AP, o qual estabelece a competência de dirigir, ordenar e controlar as atividades técnicas e administrativas da Administração, praticando os atos pertinentes de sua gestão, por meio de expedição de ordem de serviço.


41

##/Causa##






Recomendações: Recomendação 1: Implementar, formalmente, rotina administrativa que estabeleça a necessidade de proceder ao aceite/ateste das notas fiscais quando verificado o adequado recebimento do que foi contratado. 1.2.2.2 CONSTATAÇÃO

Ausência de termos de recebimento provisório e definitivo referentes aos objetos do Pregão 01/2014 e Dispensa n.º 7.3.2014. Fato

Após análise do Processo Licitatório n.º 3.13.2014, referente ao Pregão

Presencial n.º 01/2014, que teve como Objeto a aquisição de materiais permanentes do projeto de reestruturação do SESCOOP/AP, cuja contratada foi a Empresa Center Kennedy Comércio Ltda (CNPJ n.º 10.228.674/0001-00), verificou-se que o edital previa o seguinte:

“Cláusula Sétima – Do Prazo de Entrega e Aceitação dos Produtos (...) d) Concluída a execução do objeto deste ajuste, será o mesmo recebido provisoriamente, desde que confirmado, pela Fiscalização do CONTRATANTE, o cumprimento de todas as obrigações contratuais; e) Cumpridas as condições estabelecidas na alínea anterior, o CONTRATANTE e a CONTRATADA firmarão, em duas vias. Termo de Recebimento Provisório, no prazo máximo de 02 (dois) dias corridos, onde serão registrados defeitos, falhas, ou imperfeições porventura existentes, desde que não impeçam a pronta ocupação da área e imediata utilização dos móveis; f) Decorrido o prazo de 05 (cinco) dias corridos para as correções do recebimento provisório, será realizada vistoria para efeito do recebimento definitivo por fiscal indicado pelo


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CONTRATANTE acompanhada de representante da CONTRATADA, g) Caso tenham sido sanados os defeitos, as falhas ou imperfeições apontadas no Termo de Recebimento Provisório, bem como aqueles detectados após sua emissão, será firmado, em duas vias, por representantes CONTRATADA, o Termo de Recebimento Definitivo; h) Se a Comissão responsável pela vistoria para recebimento definitivo apontar pendência, não será lavrado o Termo de Recebimento Definitivo enquanto tais pendências não forem eliminadas, o que deverá ocorrer no prazo máximo de 02(dois dias corridos ou outro assinalado pelo CONTRATANTE a contar da data de ciência da CONTRATADA, sem prejuízos das sanções cabíveis previstas no instrumento contratual.” (Destaque do original).

Analisou-se, também, o Processo de Dispensa n.º 7.13.2014, que teve como objeto a contratação de empresa para instalação de divisórias na nova sede administrativa do SESCOOP/AP, resultando na contratação da Empresa Enoque Costa Pacheco – ME (CNPJ n.º 16.558.631/0001-60), no montante de R$32.984,00. Consta no Processo de Dispensa n.º 7.13.2014 a Nota Técnica n.º 001/2014, que estabeleceu o seguinte:

“5. PRAZO, LOCAL E CONDIÇÕES DE ENTREGA OU EXECUÇÃO 5.2.1 Provisoriamente - No prazo máximo de até 05 (cinco) dias úteis, contados da data de assinatura do contrato, após a realização de teste de conformidade e verificação das especificações técnicas constantes desta Nota Técnica e da Proposta da contratada, a ser efetivado por empregado lotado na Gerência Operacional do SESCOOP/AP responsável pelo 5.2.2. Definitivamente - No prazo máximo de 5 (cinco) dias, contados a partir do recebimento provisório, mediante Termo de Recebimento Definitivo, assinado pelas partes, após verificação da qualidade e da quantidade prevista na especificação, a ser efetivada por empregado lotado na Gerência de Logística do SESCOOP/AP responsável pelo acompanhamento e fiscalização da entrega, momento em que os itens do Objeto devem estar devidamente montados.”

Durante os trabalhos de campo não foram identificados os termos de recebimento provisório e definitivo relacionados ao objeto do Pregão n.º 01/2014 e ao objeto da Dispensa n.º 7.13.2014. O SESCOOP/AP foi instado a disponibilizá-los ou apresentar justificativas para inexistência, entretanto, até o término dos trabalhos, não se manifestou a respeito. ##/Fato##

Causa


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Ausência de termos de recebimento provisório e definitivo referentes aos objetos do Pregão 01/2014 e Dispensa n.º 7.3.2014, em virtude de o Superintendente não ter implementado, formalmente, rotinas administrativas eficientes. Desse modo, não observou o inciso V, do art. 12, do Regimento Interno do SESCOOP/AP, o qual estabelece a competência de dirigir, ordenar e controlar as atividades técnicas e administrativas da Administração, praticando os atos pertinentes de sua gestão, por meio de expedição de ordem de serviço. ##/Causa##



seguinte:



Apesar de o SESCOOP/AP ter informando que já havia se manifestado referente ao fato por meio do Ofício nº 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de julho de 2015, informa-se que a Unidade foi instada a apresentar justificativas para o fato, por meio das Solicitações de Auditorias n.ºs 201504004/006 e 201504004/008, entretanto não se manifestou. Diante disso, a análise do controle interno mantém-se conforme descrita no campo fato. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Implementar, formalmente, rotinas administrativas estabelecendo a necessidade de se formalizar os termos de recebimento provisório e definitivo, quando estes forem previstos em edital ou contrato. 1.2.2.3 CONSTATAÇÃO

Pagamentos por serviços não prestados, na importância de R$ 3.689,00, referente ao Processo de Dispensa n.º 7.13.2014. Fato

O Processo de Dispensa n.º 7.13.2014 resultou na contratação da Empresa

Enoque Costa Pacheco (CNPJ n.º 07.273.194/0001-48), no montante de R$32.984,00, para instalação de paredes divisórias na nova sede administrativa do SESCOOP/AP, conforme se discrimina a seguir:

Quadro – Dados da contratação do Processo de Dispensa n.º 7.13.2014 DESCRIÇÃO M2 Valor Unitário Valor

Parede de Gesso Acartonado em Drywal

152 161,00 24.472,00

Aplicação de Massa e Tinta 304 28,00 8.512,00


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Total 32.984,00

Fonte: Nota Fiscal de Serviço n.º 46, de 17 de dezembro de 2014, anexada na folha 65 do Processo de Dispensa n.º 7.13.2014. Os valores discriminados foram pagos integralmente, conforme consta no comprovante de transferência anexado na página 67 do referido processo. Com o objetivo de verificar se o objeto contratado foi entregue de acordo com o previsto e com o que foi pago, realizou-se medições nas divisórias instaladas na sede do SESCOOP/AP. Após as medições, identificou-se que foram instalados apenas 135 m2 de divisórias e aplicado massa e tinta em somente 270 m2. Portanto, constatou-se que ocorreu pagamento por serviços não prestados na importância de R$3.689,00. O quadro a seguir detalha os valores pagos indevidamente.

Quadro – Valores pagos indevidamente. DESCRIÇÃO M2 Pagos Valor Pago M2

Executados Valor que

deveria ter sido pago*

Valores pagos indevidamente

Parede de Gesso Acartonado em Drywal

152 24.472,00 135 21.735,00 2.737,00

Aplicação de Massa e Tinta

304 8.512,00 270 7.560,00 952,00

Total 32.984,00 29.295,00 3.689,00

* Utilizou-se como parâmetro o valor unitário especificado no quadro anterior. Durante o período de campo, solicitou-se ao SESCOOP/AP, por meio da Solicitação de Auditoria n.º 20154004/07, de 21 de julho de 2015, que justificasse as divergências de quantidades apuradas. Por meio do Ofício n.º 020/2014, de 31 de julho de 2015, o SESCOOP/AP apresentou as seguintes justificativas:

“d) Na supervisão dos serviços e na entrega dos mesmos houve a confirmação da execução do projeto apresentado para a empresa. Tal supervisão foi acompanhada e confirmada. Porém, diante da menção a este pedido de justificativa a Unidade está providenciando nova aferição nas medidas dos serviços realizados. e) Na supervisão dos serviços e na entrega dos mesmos houve a confirmação da execução do projeto apresentado para a empresa. Tal supervisão foi acompanhada e confirmada. Porém, diante da menção a este pedido de justificativa a Unidade está providenciando nova aferição nas medidas dos serviços realizados.”

As manifestações apresentadas pelo SESCOOP/AP não elidiram o que se constatou. ##/Fato##

Causa


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Pagamentos por serviços não prestados referentes ao Processo de Dispensa n.º

7.13.2014, em virtude de o Superintendente não ter implementado, formalmente, rotina administrativa prevendo verificar se o objeto entregue pela contratada atende ao que foi contratado pelo SESCOOP/AP, antes de se efetuar o pagamento, desse modo, não observou o inciso V, do art. 12, do Regimento Interno do SESCOOP/AP, o qual estabelece a competência de dirigir, ordenar e controlar as atividades técnicas e administrativas da Administração, praticando os atos pertinentes de sua gestão, por meio de expedição de ordem de serviço. ##/Causa##






Recomendações: Recomendação 1: Reaver junto a empresa contratada, Enoque Costa Pacheco (CNPJ n.º 07.273.194/0001-48), o valor pago indevidamente, com as devidas atualizações monetárias. Recomendação 2: Implementar, formalmente, rotinas administrativas que prevejam verificar se os objetos entregues pelas empresas contratada atendem ao que foi contratado pelo SESCOOP/AP, antes de efetuar o pagamento. 1.3 CONVÊNIOS DE OBRAS, SERVIÇOS E DE SUPRIMENTO

1.3.1 AVALIAÇÃO DAS TRANSFERÊNCIAS CONCEDIDAS


O SESCOOP/AP não realizou transferências financeiras, em 2014. Fato

Solicitou-se ao SESCOOP/AP que disponibilizasse informações referentes às

transferências financeiras vigentes no exercício de 2014, caso existissem. Em sua resposta, por meio do Ofício de n.º 048/2015-SUPER, de 09 de junho de 2015, o SESCOOP/AP informou não ter concedido transferências financeiras. ##/Fato##


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2 GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

2.1 MOVIMENTAÇÃO

2.1.1 QUANTITATIVO DE PESSOAL


Prorrogação indevida de contrato de assessoria contábil. Fato

Com relação à gestão de recursos humanos, notadamente quanto à avaliação da

força de trabalho do SESCOOP/AP em 2014, foi analisado o Processo de Dispensa n.º 047/2012, cujo objeto foi prestação de serviços de consultoria contábil, que resultou na contratação da empresaria individual (CNPJ n.º 16.719.764/0001-71), titular do CPF n.º ***.935.862-**.

A vigência inicial do Contrato s/n.º era até 30 de setembro de 2013, entretanto,

foi aditivado até 30/09/2014. Verificou-se que a Cláusula Primeira, do Contrato s/n.º, decorrente do Processo

de Dispensa n.° 047/2012, previu atribuições que deveriam ser executadas pelo Cargo/Função de Analista/Contador.

O Plano de Cargos, Carreiras e Salários do SESCOOP/AP, aprovado por meio

da Ata da 1ª Reunião Extraordinária do Conselho Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo, realizada no dia 12 de julho de 2013, estabelece as seguinte atribuições para o Analista/Contador:

“Atribuições específicas da função: 1) Realizar a conciliação de contas orçamentárias e contábeis; 2) Analisar documentos pertinentes à área Contábil e elaborar relatórios, contendo dados e informações relevantes à execução de ações futuras; 3) Elaborar, apresentar e controlar o balanço financeiro, patrimonial e orçamentário, balancetes e demonstrativos contábeis da Entidade em consonância com as normas e legislações vigentes; 4) Acompanhar e conciliar contabilmente a evolução e depreciação patrimonial da Entidade; 5) Atualizar e monitorar o plano de contas patrimoniais e de resultados, seguindo orientações e esclarecimentos fornecidos pela Unidade Nacional; 6) Contabilizar folha de pagamento, encargos e benefícios; 7) Efetuar lançamentos e análises contábeis; 8) Analisar e validar documentação fiscal, contratos, pareceres técnicos de origem contábil, tributária e financeira; 9) Monitorar e garantir a aplicabilidade das atualizações de legislações contábil, tributária e financeira, seguindo diretrizes fornecidas pela Unidade Nacional; 10) Realizar o processo de arrecadação da Entidade, monitorando as cooperativas e orientando-as a fim de garantir


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a correta aplicação dos procedimentos relativos ao recolhimento; 11) Prestar suporte técnico às cooperativas em assuntos relacionados aos processos e procedimentos contábeis; 12) Calcular impostos e encargos de terceiros, encaminhando as guias para o devido pagamento; 13) Prestar suporte na elaboração do planejamento, reformulação e acompanhamento orçamentário, bem como prestação de contas da Entidade, a fim de encaminhá-los para a Unidade Nacional; 14) Acompanhar e atender processos de auditoria, realizando a interface com áreas relacionadas, a fim de atender as exigências advindas dos órgãos de controle.”

Após comparar o objeto do Contrato s/nº, decorrente do Processo de Dispensa

n.º 047/2012, com as atribuições definidas no Plano de Cargos, Carreiras e Salários do SESCOOP/AP, aprovado em 12 de julho de 2013, para o Cargo/Função Analista/Contador, constatou-se que a prorrogação do Contrato supracitado foi indevida. Cabe ressaltar que em julho de 2013 já havia Plano de Cargos, Carreiras e Salários prevendo o Cargo/Função de Analista/Contador, que deveria ter sido provido por meio de Processo Seletivo. ##/Fato##

Causa

Prorrogação indevida de contrato de assessoria contábil, em virtude de o Superintendente não ter adequado a força de trabalho às necessidades reais da entidade. Dessa forma, não observou o inciso VIII, do art. 12 do Regimento Interno do SESCOOP/AP, o qual estabelece que o mesmo é responsável por praticar os atos de admissão, gestão e demissão dos empregados.

##/Causa##






Recomendações: Recomendação 1: Adequar a força de trabalho às necessidades da entidade, de forma a viabilizar o desenvolvimento das atividades do SESCOOP/AP. 2.1.1.2 CONSTATAÇÃO


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O SESCOOP/AP não realizou estudos quanto à suficiência quantitativa e qualitativa do quadro de pessoal frente aos seus objetivos, metas e estratégias. Fato

Durante o trabalho de campo, provocou-se o SESCOOP/AP para apresentar o

seguinte: a) Os estudos realizados quanto ao dimensionamento da força de trabalho, no que diz respeito ao quantitativo, composição, perfil e parâmetros de lotação, bem como quanto à definição de estratégias e ações que se fazem necessárias para viabilizar o alcance de suas necessidades em relação às atividades do programa 5200 – Profissionalização e sustentabilidade; b) Informar se foram realizados estudos quanto à suficiência quantitativa e qualitativa do quadro de pessoal, frente aos seus objetivos, metas e estratégias; c) Informar se foram realizados estudos quanto à utilização de instrumentos e metas para a redução da defasagem (se existente) entre o quantitativo e o perfil atual e o desejado, com estimativa de custos e cronograma de implementação;

d) Informar se foram realizados estudos quanto ao impacto no quantitativo de pessoal decorrente da evolução futura dos desligamentos e aposentadorias.

Por meio do Ofício n.° 048/2015-SUPER, de 08 de julho de 2015, o SESCOOP/AP

manifestou-se conforme segue:

“1.10 - A unidade não efetuou estudos quanto ao dimensionamento da força de trabalho. 1.11 - O Sescopop/AP não realizou nenhum estudo que atendesse a esse item. 1.12 - A unidade não realizou estudo quanto à utilização de instrumentos e metas para redução de defasagem. 1.13 - Não foi realizado estudo quanto ao impacto de desligamento e aposentadorias.”

Entende-se que a não realização dos estudos mencionados, pode colocar em

risco as atividades de pessoal da Unidade, bem como a execução das atividades fins e meio. Após análise do Relatório de Gestão observou-se que o SESCOOP/AP informou o seguinte:

“O quadro funcional do SESCOOP/AP iniciou o exercício com 06 (seis) funcionários, terminando com o mesmo número. Tivemos 03 (três) desligamentos, o do cargo de Superintendente, um Técnico em Monitoramento e um Técnico em Operações. Durante o exercício também tivemos a


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contratação de dois cargos de confiança, Assessoria Jurídica e Gerente de Operações devido à estruturação do Plano de Cargo Carreiras e Salários – PCCS que prevê esses cargos. Trabalhamos neste exercício com um quadro funcional deficitário, comprometendo assim a capacidade de execução principalmente na área fim. Não realizamos o concurso público, pois aguardamos a implantação do PCCS, para que as contratações fossem efetuadas dentro das novas diretrizes. O concurso precisa e deverá ser realizado no exercício de 2015, pois o reduzido quadro tem limitado o desempenho da Unidade. O SESCOOP/AP finalizou o exercício de 2014, com o seu quadro funcional composto pelos seguintes cargos: 01 Superintendente, 02 Técnicos de Operações, 01 Assessor Jurídico, 01 Gerente de Operações e 01 Gerente de Monitoramento e Desenvolvimento de Cooperativas.”

As informações sobre os quantitativos, desligamentos e contratações de cargos

de confiança foram validadas durante o trabalho de campo. Conforme o SESCOOP/AP informou em seu Relatório de Gestão, o quadro de

pessoal encontra-se deficitário, havendo necessidade de realização de Processo Seletivo para a contração de pessoal, pois os cargos de Analista/Contador, Analista/Advogado, previstos no Plano de Cargos e Salários da Unidade, encontram-se vagos. ##/Fato##

Causa

Não promoção, pelo Superintendente, de estudos quanto ao dimensionamento da força de trabalho, quanto à suficiência quantitativa e qualitativa do quadro de pessoal, quanto à utilização de instrumentos e metas para a redução de defasagem entre o quantitativo e o perfil atual e o desejado e quanto ao impacto no quantitativo de pessoal decorrente da evolução futura de desligamentos e aposentadoria. Dessa forma não observou o inciso VIII, do art. 12 do Regimento Interno do SESCOOP/AP, o qual estabelece que o mesmo é responsável por praticar os atos de admissão, gestão e demissão dos empregados. ##/Causa##







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Recomendações: Recomendação 1: Realizar estudos quanto ao dimensionamento da força de trabalho; quanto à suficiência quantitativa e qualitativa do quadro de pessoal; quanto à utilização de instrumentos e metas para a redução de defasagem entre o quantitativo e o perfil atual e o desejado; e quanto ao impacto no quantitativo de pessoal decorrente da evolução futura de desligamentos e aposentadorias, de forma a viabilizar o desenvolvimento das atividades do SESCOOP/AP. 2.1.1.3 CONSTATAÇÃO

Funcionário de cargo de confiança de Gerente de Operações atuou, indevidamente, como contador. Fato

Verificou-se que a titular do CPF n.º ***.935.862-**, contratada em outubro de

2014, para exercer o cargo de confiança de Gerente de Operações, exerceu atribuições do cargo de contador estabelecido no Plano de Cargos, Carreiras e Salários do SESCOOP/AP.

Apesar da Gerente de Operações possuir registro no Conselho Regional de Contabilidade, ela não foi contratada como contadora e sim como gerente de operações.

A atuação da Gerente de Operações, titular do CPF n.º ***.935.862-**, como contadora ficou evidenciada no Relatório de Gestão da Unidade, pois é o nome mesma que conta nas demonstrações contábeis demonstradas nas páginas 91 a 94 do referido Relatório de Gestão.

##/Fato##

Causa

Desvio de função do cargo de confiança de Gerente de Operações decorrente de o Superintendente não ter promovido a realização de processo seletivo para o preenchimento de cargo vago de Analista/Contador. Dessa forma não observou o inciso VIII, do art. 12 do Regimento Interno do SESCOOP/AP, o qual estabelece que o mesmo é responsável por praticar os atos de admissão, gestão e demissão dos empregados. ##/Causa##



seguinte: “Quanto a SA 201504004/09, o fato da Gerente de Operações exercer a atribuições do cargo de contador, foi pelo fato do processo seletivo para a contratação de novos funcionários não ter sido realizado a tempo do prazo previsto para a entrega do Relatório de Gestão 2014, e para que as atividades não parassem a mesma assinou as demonstrações constantes no relatório.”(sic) ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##



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Em sua manifestação, o SESCOOP/AP alegou que devido ao fato de o processo seletivo não ter sido realizado a tempo do prazo previsto para a entrega do Relatório de Gestão e para que as atividades não parassem, a Gerente de Operações teve que exercer as atribuições do cargo de contador.

A justificativa apresentada pelo SESCOOP/AP não elide o que se apontou no campo fato. Considerando que o cargo de contador está previsto no Plano de Cargos, Carreiras e Salários da Unidade, que foi aprovado por meio da Ata da 1ª Reunião Extraordinária do Conselho Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo, realizada no dia 12 de julho de 2013, a Unidade teve tempo suficiente para promover o processo seletivo e com isso teria evitado o desvio de função do cargo de confiança de Gerente de Operações. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Adequar a força de trabalho às necessidades da entidade, de forma a viabilizar o desenvolvimento das atividades do SESCOOP/AP. 2.1.2 RECRUTAMENTO, SELEÇÃO E ADMISSÃO


Avaliação da gestão de pessoal do SESCOOP/AP quanto à admissão de pessoal. Fato

Por meio da Solicitação de Auditoria n.º 201504004/001, de 30 de junho de

2015, solicitou-se ao SESCOOP/AP que apresentasse listagem de empregados que ingressaram nos quadros da Unidade no exercício de 2014, identificando se as contratações foram precedidas ou não de processo seletivo público.

Solicitou-se, também, que informasse se realizou ou não Processo Seletivo

durante o exercício de 2014.

Por meio do Oficio de n.º 048/2015-SUPER, de 08 de julho de 2015, o SESCOOP/AP disponibilizou quadro com as seguintes informações:

Quadro – Empregados que ingressaram no SESCOOP/AP

CPF Cargo Lotação Livre

Nomeação (Sim/Não)

Processo Seletivo Público

Externo Interno Número do

processo

***.373.912-** Superintendente SUPER Sim

***.242.332-** Assessor Jurídico

ASSEJUR Sim


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***.935.862-** Gerente de operações

ADFIN Sim


Da análise dos documentos apresentados e das informações constantes no Capítulo 5 do Relatório de Gestão referente ao exercício de 2014, verificou-se que o SESCOOP/AP não realizou contratações decorrentes de Processo Seletivo Público e nem o realizou, em 2014. Entretanto, realizou a contratação de dois empregados para ocuparem cargos de confiança, sendo um referente ao cargo de Assessor Jurídico e outro referente a Gerente de Operações. Verificou-se que os cargos estavam previstos no Plano de Cargos e Salários do SESCOOP/AP, que foi aprovado por meio da Ata da 1ª Reunião extraordinária no Conselho Administrativo do Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo, realizada em 12 de julho de 2013. Com base nas informações prestadas e das análises realizadas, verificou-se que as contratações foram regulares. ##/Fato##

2.1.3 Gestão de Pessoas


Avaliação da gestão de pessoal do SESCOOP/AP quanto à força de trabalho. Fato

Considerando o escopo dos trabalhos de auditoria e após as análises das informações extraídas de sistemas corporativos da Controladoria Geral da União, não foram identificadas as seguintes fragilidades na gestão de pessoas em 2014: empregados com acúmulo de empregos, cargos e/ou funções com incompatibilidade da carga horária e/ou turnos de trabalho, empregados ativos nos quadros funcionais, em que pese beneficiários do INSS por invalidez e/ou com registro de óbito em sistema governamental. ##/Fato##

2.2 REMUNERAÇÃO, BENEFÍCIOS E VANTAGENS

2.2.1 CONSISTÊNCIA DOS REGISTROS


Pagamentos realizados a cargos de confiança em valores inferiores ao estabelecido ao Plano de Cargos e Salários. Fato

Com relação à análise da folha de pagamento dos funcionários do SESCOOP/AP, bem como das informações constantes no Ofício de n.º 048/2015-SUPER, de 08 de julho de 2015 e do Ofício n.º 020/2015-SUPER, de 31 de julho de


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2015, verificou-se que a Unidade não justificou os valores dos salários bases pagos aos cargos de confiança de Assessor Jurídico (CPF n.º ***.242.332-**) e Gerente de Operações (CPF n° ***.935.862-**).

O Plano de Cargos, Carreiras e Salários do SESCOOP/AP, aprovado por meio da Ata da 1ª Reunião extraordinária no Conselho Administrativo do Serviço Nacional de Aprendizagem do Cooperativismo, realizada em 12 de julho de 2013, prevê, para os cargos de confiança, o seguinte:

“No novo PCCS estão previstos cargos de confiança, de livre provimento, que compreenderão os cargos relativos ao nível gerencial da estrutura organizacional:

• Gerente • Assessor

Os ocupantes dos cargos de Gerente e Assessor receberão o salário cujo parâmetro é o maior salário da Classe IV de Analista, acrescido de 40%, que corresponde à R$ 5.070,63 (cinco mil, setenta reais e sessenta e três centavos).”(Destaque do original).

A admissão do cargo de Assessor jurídico se deu em agosto de 2014 e o de Gerente de Operações em outubro de 2014. Da análise da folha de pagamento referente ao exercício de 2014, verificou-se que para os cargos de Assessor Jurídico e Gerente de Operações foram pagos o salário de R$ 4.692,05. Por meio do Ofício de n.º 023/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 20 de agosto de 2015, o SESCOOP/AP manifestou-se da seguinte maneira:

“Para esclarecimentos quanto a remuneração paga as gerências contratadas informo que na época de suas contratações, os valores utilizados para fins salariais foram o do estudo do PCCS indicado no quadro GRUPO DE CARGOS NÍVEL SUPERIOR – REPRESENTAÇÃO GRÁFICA – Memória de Cálculo das Separatrizes – Decis e Quartis (página 17), conforme anexo. Após esclarecimentos junto a GEPES – Gerência de Pessoal da Unidade Nacional,(...), foi-nos informado que o valor do salário dos cargos de gerências é de 40% (quarenta por cento) a cima do maior salário da tabela Classe IV de Analista (página 26), o que estaria fora de nossa programação orçamentária. Diante desse fato foi solicitado ao Conselho Administrativo do SESCOOP/AP, a reavaliação dos salários aprovados anteriormente, o que foi feito em 17/12/2014, a partir de estudo feito pela GEPES/UM, os quais passaram a vigorar a partir de janeiro do corrente ano. Anexo a este envio o Produto 7 do PCCS feito pela FGV.” (SIC). (Destaque do original).


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Em sua manifestação o SESCOOP/AP informou que os valores referentes aos cargos de confiança estariam fora de sua programação orçamentária.

Entretanto, verificou-se que o SESCOOP/AP realizou as contratações sem antes

efetuar os ajustes necessários no seu Plano de Cargos, Carreiras e Salários.

Portanto, apesar do Plano de Cargos, Carreiras e Salários do SESCOOP/AP prever o salário de R$5.070,63 para os cargos de confiança, a Unidade realizou pagamento de R$4.692,05. ##/Fato##

Causa

Pagamentos realizados a cargos de confiança em valores inferiores ao estabelecido ao Plano de Cargos e Salários em decorrência de o Superintendente não ter feito cumprir o Plano de Cargos, Carreiras e Salários, dessa forma, não observou o inciso VII, do art. 12, do Regimento Interno do SESCOOP/AP. ##/Causa##



seguinte: “Em resposta a SA 201504004/08 informamos que diante dos fatos, as respostas de cada item foram relatadas no Ofício n.º 020/2014-SUPER/SESCOOP/AP, e que ratificamos as informações anteriores. ##/ManifestacaoUnidadeExaminada##


Em sua manifestação o SESCOOP/AP informou que ratifica o que foi apresentado por meio do Ofício n.º 020/2014-SUPER/SESCOOP/AP. Entretanto, conforme consta no campo “fato”, foi por meio do Ofício de n.º 023/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 20 de agosto de 2015, que a Unidade se manifestou. Como o SESCOOP/AP não apresentou novos elementos, a análise do controle interno mantém-se conforme descrito no campo “fato”. ##/AnaliseControleInterno##

Recomendações: Recomendação 1: Adequar os pagamentos de acordo com o estabelecido no Plano de Cargos, Carreiras e Salários do SESCOOP/AP, de modo a evitar futuras demandas judiciais e trabalhistas. 2.2.1.2 INFORMAÇÃO

Controles internos do SESCOOP/AP relacionados à gestão de pessoas. Fato


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Com o intuito de verificar a consistência dos controles internos administrativos relacionados à gestão de pessoas, aplicou-se junto ao SESCOOP/AP o “Questionário de Avaliação de Controles Internos (QACI) – Gestão de Pessoas”, que foi respondido por meio do Ofício de n.º 048/2015-SUPER, de 08 de julho de 2015. Realizou-se, também, análises nos registros da folha de pagamento de 2014. Verificou-se que o SESCOOP/AP não possui um setor/departamento responsável pela gestão de pessoas com estrutura de pessoal suficiente para gerir a atividade. As atividades relacionadas aos recursos humanos são desempenhadas pela Gerência de Operações que acumula outras atividades. A Unidade informou que não possui manuais de normas e procedimentos que estabeleçam as atividades de gestão de pessoas, entretanto, possui um check-list com informações para a contratação de pessoal (lista de documentos). O SESCOOP/AP não executa processo de planejamento de gestão de pessoas que aprove e publique os objetivos, metas e indicadores de desempenho. A Unidade informou que não existe independência de instâncias (segregação de funções) entre aquele que reconhece direito a ser pago e o que promove o pagamento efetivo de despesas relacionadas à área de pessoal (por exemplo: salários, gratificações, proventos, etc.), mas que está adotando controle com essa finalidade. Entretanto, verificou-se que quem realiza os pagamentos é pessoa diferente de quem processa a folha. Verificou-se que não existe processo para identificação das necessidades e promoção de treinamento do responsável pelo RH na legislação de pessoal atualizada (normas e orientações) e decisões do STF, STJ e TCU referente à área de pessoal. O SESCOOP/AP informou que o processo de reconhecimento de determinado direito na área de pessoal busca e menciona o devido embasamento legal, normativo judicial que fundamentaram a concessão do direito. Verificou-se que a Unidade não possui processo para verificação periódica de possível acumulação indevida de cargos empregos e funções. O SESCOOP/AP não possui rotinas para a verificação periódica da situação de funcionários cedidos e requisitados, especialmente quanto à regularidade nos reembolsos dos funcionários cedidos com ônus para o destino. Em que pese não se ter observado, em 2014, funcionários nas situações mencionadas, há necessidade de estabelecer rotinas para tal fim. Verificou-se que o controle de funcionários que devem cumprir jornada de trabalho no SESCOOP/AP, é feito por meio de registro na folha de frequência. O SESCOOP/AP informou que Unidade Nacional realiza auditorias internas sistemáticas para verificação de conformidade no pagamento de direitos na área de pessoal. A Unidade informou que executa rotinas de acompanhamento, por meio de consultas em sites, da vigência das decisões judiciais concessivas de direito/vantagens na área de pessoal, mas que elas apresentam fragilidades e demandam aprimoramentos.


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Verificou-se que o SESCOOP/AP não oferece programas de treinamento e desenvolvimento de competências de liderança que possam atender as necessidades de cada nível de gestão (do operacional ao estratégico) incluindo potenciais lideres, mas a Unidade informou que estuda adotar programa com essa finalidade. O SESCOOP/AP não verifica, formalmente, a opinião dos colaboradores quanto ao ambiente de trabalho, objetivando utilizar os resultados para orientar eventuais mudanças, mas estuda adotar rotinas com essa finalidade. Verificou-se que a Unidade não estabelece responsabilidade clara pelo planejamento, aprovação, execução e avaliação das práticas de gestão de pessoas. O SESCOOP/AP não monitora, por meio de sistema informatizado de gestão de pessoas, algum conjunto de informações relevantes sobre a força de trabalho (ex. índices de absenteísmo, índices de rotatividade, projeções de aposentadorias, etc.). Há necessidade de a Unidade implementar controles que visem realizar o referido monitoramento. A Unidade informou que não executa mecanismos para assegurar que as informações e os dados relativos aos recursos humanos sejam atuais e precisos, mas que tem buscado adotar procedimentos para implementar esse tipo de controle com a aplicação do Plano de Cargos e Carreiras. O SESCOOP/AP não realiza processo para identificar e relatar a algum órgão consultivo ou deliberativo (ex. Comitê de Recursos Humanos) eventuais riscos relacionados a recursos humanos, a fim de que sejam tomadas medidas para mitigar situações de alto risco. Verificou-se que a Unidade não desenvolve processo sucessório para posições liderança. O SESCOOP/AP informou que não dispõe de lista de verificação com a finalidade de verificar a conformidade dos atos de pessoal com a legislação, mas que tem buscado adotar procedimentos para implementar esse tipo de controle. Verificou-se que a Unidade não possui plano de capacitação específico para o funcionário responsável pela atividade de gestão de pessoas. O SESCOOP/AP acrescentou que não possui funcionário responsável unicamente pela gestão de pessoas. ##/Fato##

2.3 SEGURIDADE SOCIAL

2.3.1 PREVIDÊNCIA COMPLEMENTAR


O SESCOOP/AP não instituiu e nem contratou, no exercício de 2014, Plano de Previdência Complementar. Fato

Com intuito de verificar se o SESCOOP/AP instituiu ou contratou Plano de

Previdência Complementar de acordo a legislação aplicável, solicitou-se, por meio da


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Solicitação de Auditoria n.º 201504004/001, de 30 de junho de 2015, que apresentasse informações sobre o assunto. Em resposta, por meio do Ofício n.º 048/2015-SUPER, de 08 de julho de 2015, o SESCOOP/AP informou que não instituiu e nem contratou Plano de Previdência Complementar. ##/Fato##

3 CONTROLES DA GESTÃO

3.1 CONTROLES EXTERNOS

3.1.1 ATUAÇÃO DO TCU/SECEX NO EXERCÍCIO


Ausência de Acórdãos e Decisões com determinações específicas do Tribunal de Contas da União à Controladoria Geral da União para ser acompanhado junto ao SESCOOP/AP. Fato

Por meio de pesquisa no sítio eletrônico do Tribunal de Contas da União e de informações contidas no Relatório de Gestão do SESCOOP/AP, não foram identificados Acórdãos com determinações/recomendações ao Departamento Regional do SESCOOP no Estado do Amapá, nos quais haja determinação expressa do Tribunal para acompanhamento do Controle. ##/Fato##

3.2 CONTROLES INTERNOS

3.2.1 AUDITORIA DE PROCESSOS DE CONTAS


Recomendações da CGU pendentes de atendimento, em 31 de dezembro de 2014. Fato

Ao final do exercício de 2014, encontravam-se como não atendidas as recomendações expedidas pela CGU, destacadas no quadro a seguir. Quadro – Recomendações decorrentes de auditoria anual de contas que não foram atendidas até o final do exercício de 2014.

Número do Relatório de Auditoria Anual de

Contas

Item do Relatório (número e descrição

sumária) Texto da recomendação

201408005 3.2.1.2 - Ausência de

regulamentação da remuneração do

Superintendente do SESCOOP/AP.

Regulamentar a remuneração do Superintendente do SESCOOP/AP, pelo Conselho de Administração, conforme estabelece o art. 5º, inciso III, do Regimento Interno da Unidade, bem como estabelecer critérios de correção anual da referida remuneração.

201408005


Recomendação 1: Promover a capacitação continuada dos agentes responsáveis pela elaboração dos projetos básicos/termos de


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distintos, em um único posto de trabalho, bem como deficiência na análise das propostas pela CPL.

referência, assim também dos membros da comissão de licitação, e demais responsáveis pelas aquisições empreendidas pelo SESCOOP/AP, por meio de treinamentos, confecções de manuais e etc., de forma a proporcionar-lhes o conhecimento necessário para que as aquisições sejam realizadas em harmonia com os requisitos legais que regem a matéria.

201408005 4.1.1.1 - Definição de objeto de licitação, referente a serviços distintos, em um único posto de trabalho, bem como deficiência na análise das propostas pela CPL.

Recomendação 2: Promover processo licitatório em substituição do contrato existente.

201408005 4.1.1.2 - Carta Convite contendo cláusulas restritivas a competitividade.


201408005 4.1.1.2 - Carta Convite contendo cláusulas restritivas a competitividade

Adotar, formalmente, rotinas administrativas que estabeleçam a não exigência em editais, como critério de habilitação, a apresentação de Atestados de Capacidade Técnica registrados no Conselho Regional de Administração, bem como a não exigência de Registro junto ao Conselho Regional de Administração, Ressalvada previsão legal.

201408005 4.1.1.3 - Dação em pagamento de veículo, em desacordo com a Resolução n.º 850/2012.


201408005 4.1.1.3 - Dação em pagamento de veículo, em desacordo com a Resolução n.º 850/2012

Recomendação 2: Notificar, formalmente, os responsáveis pelas aquisições e alienações, sobre a impossibilidade de se realizar, em um único processo licitatório, compra e venda de bens.

201408005 4.2.1.1 - Não retenção, na fonte, de tributos e contribuições.

Recomendação 1: Promover a capacitação continuada, em matéria de retenção de tributos e contribuições, dos agentes responsáveis pelo pagamento das aquisições do SESCOOP/AP , por meio de treinamentos, confecções de manuais e etc., de forma a proporcionar-lhes o conhecimento necessário para que os pagamentos sejam realizados em harmonia


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com os requisitos legais que regem a matéria. 201408005 4.2.1.1 - Não retenção,

na fonte, de tributos e contribuições.

Recomendação 2: Estabelecer, formalmente, rotinas administrativas em que constem as situações passíveis de retenções tributárias, bem como as formalidades a serem observadas nas hipóteses legais de não retenção.

201408005 4.2.1.2 - Aceitação de documento fiscal com validade vencida.

Recomendação 1: Criar, formalmente, rotinas administrativas em que seja estabelecida a verificação da validade de emissão de Notas Fiscais

201408005 4.2.1.2 - Aceitação de documento fiscal com validade vencida.

Recomendação 2: Promover a capacitação continuada, em matéria tributária, dos agentes responsáveis pelo recebimento e ateste de Notas fiscais, por meio de treinamentos, confecções de manuais e etc.

201408005 4.2.1.3 - Deficiência na realização de pesquisa de mercado.

Realizar ampla pesquisa de preços de mercado, previamente às contratações efetuadas, de modo que a pesquisa de preços seja utilizada para estimativa de custo do objeto a ser contratado, para definição dos recursos necessários à cobertura das despesas e para análise da adequabilidade das propostas ofertadas.

Fonte: Sistema Monitor

O SESCOOP/AP informou, em seu Relatório de Gestão de 2014, que atendeu as seguintes recomendações: Quadro – Recomendações da CGU atendidas no exercício, segundo o SESCOOP/AP

Identificação do Relatório de

Auditoria

Item do RA

Descrição da Recomendação

201408005 3.2.1.2 Regulamentar a remuneração do Superintendente do SESCOOP/AP, pelo Conselho de Administração, conforme estabelece o art. 5º, inciso III, do Regimento Interno da Unidade, bem como estabelecer critérios de correção anual da referida remuneração.

201408005 4.1.1.1 1 - Promover a capacitação continuada dos agentes responsáveis pela elaboração dos projetos básicos/termos de referência, assim também dos membros da comissão de licitação, e demais responsáveis pelas aquisições empreendidas pelo SESCOOP/AP, por meio de treinamentos, confecções de manuais e etc., de forma a proporcionar-lhes o conhecimento necessário para que as aquisições sejam realizadas em harmonia com os requisitos legais que regem a matéria.

201408005 4.1.1.1 2 - Promover processo licitatório em substituição do contrato existente

201408005 4.1.1.3

1 - Promover a capacitação continuada dos agentes responsáveis pela elaboração dos projetos básicos/termos de referência, assim também dos membros da comissão de licitação, e demais responsáveis pelas aquisições empreendidas pelo SESCOOP/AP, por meio de treinamentos, confecções de manuais e etc., de forma a proporcionar-lhes o conhecimento necessário para que as aquisições sejam realizadas em harmonia com os requisitos legais que regem a matéria.

201408005 4.1.1.3

2 - Notificar, formalmente, os responsáveis pelas aquisições e alienações, sobre a impossibilidade de se realizar, em um único processo licitatório, compra e venda de bens.

201408005 4.2.1.2 1 - Promover a capacitação continuada, em matéria tributária, dos


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agentes responsáveis pelo recebimento e ateste de Notas fiscais, por meio de treinamentos, confecções de manuais e etc.

201408005 4.2.1.2 2 - Criar, formalmente, rotinas administrativas em que seja estabelecida a verificação da validade de emissão de Notas Fiscais.

201408005 4.2.1.3 1 - Realizar ampla pesquisa de preços de mercado, previamente às contratações efetuadas, de modo que a pesquisa de preços seja utilizada para estimativa de custo do objeto a ser contratado, para definição dos recursos necessários à cobertura das despesas e para análise da adequabilidade das propostas ofertadas

Fonte: Relatório de Gestão do SESCOOP/AP referente ao exercício de 2014.

O SESCOOP/AP informou que deixou de atender as seguintes informações:

Quadro - Situação das recomendações da CGU que permanecem pendentes de atendimento no exercício, segundo o SESCOO/AP.

Identificação do Relatório de

Auditoria Item do RA Descrição da Recomendação

201408005 4.1.1.1/4.1.1.2/ 4.1.1.3

1 - Promover a capacitação continuada dos agentes responsáveis pela elaboração dos projetos básicos/termos de referência, assim também dos membros da comissão de licitação, e demais responsáveis pelas aquisições empreendidas pelo SESCOOP/AP, por meio de treinamentos, confecções de manuais e etc., de forma a proporcionar-lhes o conhecimento necessário para que as aquisições sejam realizadas em harmonia com os requisitos legais que regem a matéria;

Fonte: Relatório de Gestão do SESCOOP/AP referente ao exercício de 2014.

Das informações apresentadas no Relatório de Gestão do SESCOOP/AP referente ao exercício de 2014, observa-se que o SESCOO/AP informou ter atendido sete das doze recomendações pendentes oriundas do Relatório de Auditoria Anual de Contas de n.º 201408005. Ressalte-se que a recomendação n.º 1 do item 4.1.1.1 figurou tanto no quadro das atendidas quanto no quadro das não atendidas e deixou de informar sobre o atendimento ou não das duas recomendações referentes ao item 4.2.1.1.

O SESCOOP/AP, por meio do Ofício n.º 020/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de

31 de julho de 2015, apresentou a seguinte justificativa:

“Na verdade o que ocorreu foi que a Unidade do Sescoop/AP acatou as recomendações desta CGU e procedeu de acordo com as mesmas, porém, como acima fora expressado, tomaremos como base daqui em diante, a Cartilha desta CGU para tais indicações. Não obstante a isso, reiteramos que os pontos recomendados e citados neste item, foram todos acatados pela Unidade.”


61

Reitera-se que até o final do exercício de 2014, as recomendações não haviam sido atendidas. Diante do fato, verificou-se fragilidade dos controles internos administrativos da Unidade quanto ao acompanhamento das recomendações emitidas pela CGU. ##/Fato##


Ausência de informações no Relatório de Gestão enviado por meio do sistema e-Contas ao Tribunal de Contas da União. Fato

O SESCOOP/AP não fez constar no item 1.1 (página 10) do Relatório de Gestão

de 2014 o número do CNPJ da Unidade, não atendendo, em sua plenitude, a parte C do Anexo II da DN TCU nº 134/2013, referente às informações sobre a Gestão do Sistema S.

Informa-se que o número do CNPJ do SESCOOP é o 07.273.194/0001-48.

O SESCOOP/AP apresentou no Relatório de Gestão as seguintes demonstrações contábeis: a) Balanço Patrimonial, página 91; b) Demonstração do Superavit/Déficit do exercício (DRE), página 92; c) Demonstração das Mutações do Patrimônio Social (DMPS), Página 93; d) Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC); e) Notas explicativas, páginas 95 a 106. Entretanto, embora haja informações do contador e do presidente do SESCOOP/AP, não existem as assinaturas dos mesmos. Além disso, verificou-se a ausência dos seguintes demonstrativos contábeis:

a) Balanço Orçamentário, conforme item 1 do anexo III, da DN TCU 81/2006;

b) Balanço Financeiro, conforme item 2 do anexo III, da DN TCU 81/2006;

c) Demonstração das Variações Patrimoniais, conforme item 04 do anexo III, da DN TCU 81/2006;

d) Demonstração das Origens e Aplicações de Recursos, conforme item 07, do anexo III, da DN TCU 81/2006.

Constatou-se a ausência da declaração do SESCOOP/AP, da unidade de pessoal,

indicando, para cada responsável arrolado nas contas, se está ou não em dia com a obrigação de apresentação da declaração de bens e rendas de que trata a Lei nº 8.730, de 10 de novembro de 1993, perante a respectiva unidade de pessoal, conforme anexo IV, da DN TCU n.º 81/2006.

Após ser instado a apresentar as informações devidamente corrigidas e

complementar as faltantes, o SESCOOP/AP, por meio do Ofício n.º 031/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 28 de setembro de 2015, disponibilizou as demonstrações contábeis devidamente assinadas. Apresentou também declaração informando que todos os responsáveis arrolados nas contas estão em dias com a obrigação da apresentação da declaração de bens e rendas, entretanto não fez de forma individual.


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Quanto às demonstrações apontadas nos itens de “a” a “d”, o SESCOOP/AP não

as apresentou. ##/Fato##


Informações apresentadas no Relatório de Gestão em desacordo com o estabelecido da DN-TCU n.º 134. Fato

Por meio dos quadros de números 08 a 12 do Relatório de Gestão, o

SESCOOP/AP apresentou informações sobre os convênios e projetos especiais FUNDECOOP celebrados. As informações demonstradas nos quadros foram as seguintes:

a) Quadro 08 - Transferências regulamentares de convênios e outros instrumentos análogos executados pelo Sescoop/AP, página 64 do Relatório de Gestão de 2014.

b) Quadro 09 – Resumo dos instrumentos celebrados pelo SESCOOP/AP nos três últimos exercícios, página 65 do Relatório de Gestão de 2014.

c) Quadro 10 – Resumo da prestação de contas sobre transferências contratadas pelo SESCOOP/AP, na modalidade de convênio e projetos especiais, página 66 do Relatório de Gestão de 2014.

d) Quadro 11 – Visão geral da análise de prestações de contas de repasses recebidos e/ou concedidos ao SESCOOP/AP, páginas 67 e 68 do Relatório de Gestão de 2014.

e) Quadro 12 – Resumo dos instrumentos de transferências do SESCOOP/AP que vigerão em 2015 e exercícios seguintes.

O SESCOOP/AP, após ser instado para apresentar informações sobre as transferências financeiras, informou, por meio do Ofício de n.º 048/2015-SUPER, de 09 de junho de 2015, que não realizou, em 2014, transferências financeiras.

A DN-TCU n.º 134, de 04 de dezembro de 2013, estabelece que o Serviço Social Autônomo, o qual se enquadra o SESCOOP/AP, faça constar quanto à programação orçamentária e financeira as informações quanto às transferências financeiras concedidas mediante convênio, contrato de repasse, termo de parceria, termo de cooperação, termo de compromisso ou outros acordos, ajustes ou instrumentos congêneres, vigentes no exercício de referência.

Após os devidos testes, verificou-se que as informações apresentadas nos quadros de 08 a 12, referem-se a transferências de recursos que o SESCOOP/AP recebeu de sua Unidade Nacional e do Convênio n.º 02/2014/SETE celebrado entre o Governo do Estado do Amapá, por meio da Secretaria de Estado do Trabalho, e o SESCOOP/AP, no valor de R$654.700,00 cujo objeto é a capacitação, pelo SESCOO/AP, de 1080 pessoas.

##/Fato##



63

Informações divergentes entre o Relatório de Gestão e o que se verificou em campo Fato

Verificou-se que no Relatório de Gestão do SESCOOP/AP consta, na tabela 38

(pg. 66), a informação de que foi liquidado e pago, referente à modalidade pregão, o valor de R$119.123,42, entretanto, na planilha com os processos de compras encaminhada pelo SESCOOP/AP consta um único pregão no valor de R$61.404,00.

Ainda na tabela 38, consta informação, referente à contratação direta por meio

de dispensa, que foram liquidados R$1.393.294,00 e pagos R$486.705,86, entretanto, após a soma dos valores constantes na planilha referente aos processos de compras e contratações realizados durante o exercício de 2014, encaminhada pelo SESCOOP/AP, por meio do Ofício n.º 048/2015, de 08 de julho de 2015, verificou-se que valor total das dispensas é de R$509.882,77.

Solicitou-se ao SESCOOP/AP que informasse os valores corretos. Por meio do

Ofício n.º 027/2015-SUPER/SESCOOP-AP, de 26 de agosto de 2015, a Unidade apresentou a seguinte manifestação:

“Analisando as informações constantes no Relatório de Gestão, detectamos que houve um equívoco na informação do relatório causando essa divergência. Os processos realizados através da modalidade Pregão foi somente o valor R$ 61.404,00, os demais foram adquiridos através de dispensa. Por ocasião da construção do Relatório de Gestão somaram-se as compras adquiridas da empresa CENTER KENNEDY, vencedora do Pregão 001/2014, como também oriundas desta modalidade, bem como da empresa C.L MAUÉS. Portanto, as informações encaminhadas na planilha constando os processos licitatórios de 2014 estão corretos e as informações na tabela 38 do RG terão que ser corrigidas. No que se refere ao total das dispensas o valor correto é de R$509.882,77 considerando a planilha constando a relação dos processos executados em 2014, o que também deverá ser corrigido.”(sic)

Portanto, quanto a Tabela 38 (pg. 66) do Relatório de Gestão, a informação correta é a de que em 2014 foi liquidado e pago, referente a modalidade pregão, a importância de R$61.404,00. Quanto aos valores liquidados e pagos referentes a dispensa de licitação, em 2014, o valor correto é o de R$509.882,77. Após ser instado a apresentar nova tabela, o SESCOOP/AP, por meio do Ofício n.º 031/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 28 de setembro de 2015, apresentou novo documento. ##/Fato##



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Complementação de informações referentes ao Rol de Responsáveis. Fato

Verificou-se que o Rol de Responsáveis do exercício de 2014, registrado no

sistema e-Contas do Tribunal de Contas da União, não contém algumas informações estabelecidas no artigo 11, da Instrução Normativa n.º 63/2010. As seguintes informações dos Responsáveis não estavam presentes:

a) Número do Cadastro de Pessoa Física do Ministério da Fazenda (CPF/MF)

do responsável arrolado; b) Identificação da natureza de responsabilidade; c) identificação dos atos formais de nomeação, designação ou exoneração,

incluindo a data de publicação no Diário Oficial da União ou em documento de divulgação pertinente

d) Endereço residencial completo; e) Endereço de correio eletrônico.

Assim, foi emitida a Nota de Auditoria n.º 201504004/01, em 20/08/2015, por

meio da qual se requereu providências no sentido de proceder à correção da informação. O novo Rol, fornecido pelo Ofício de n.º 029/2015-SUPER/SESCOOP/AP, de 31 de agosto de 2015, será inserido no sistema e-Contas do TCU juntamente com o Certificado de Auditoria. ##/Fato##

Presidência da República - Controladoria-Geral da União - Secretaria Federal de Controle Interno

Certificado: 201504004 Unidade Auditada: SESCOOP-AP Ministério Supervisor: MINISTÉRIO DO TRABALHO E EMPREGO Município (UF): Macapá (AP) Exercício: 2014 1. Foram examinados os atos de gestão praticados entre 01/01/2014 e 31/12/2014 pelos responsáveis das áreas auditadas, especialmente aqueles listados no artigo 10 da Instrução Normativa TCU nº 63/2010.

2. Os exames foram efetuados por seleção de itens, conforme escopo do trabalho informado no(s) Relatório(s) de Auditoria Anual de Contas, em atendimento à legislação federal aplicável às áreas selecionadas e atividades examinadas, e incluíram os resultados das ações de controle, realizadas ao longo do exercício objeto de exame, sobre a gestão da(s) unidade(s) auditada(s).

3. As seguintes constatações subsidiaram a certificação dos agentes do Rol de Responsáveis:

SESCOOP-AP - 201504004

– Ausência de comprovantes de realização de pesquisa de mercado referente ao Pregão 01/2014. (item 1.1.1.2)

– Contratação do objeto do Pregão 01/2014 com valor superior ao orçado. (item 1.1.1.5)

– Fracionamento de despesas na contratação de serviços. (item 1.2.1.3)

– Pagamentos por serviços não prestados, na importância de R$ 3.689,00, referente ao Processo de Dispensa n.º 7.13.2014. (item 1.2.2.3)

– Prorrogação indevida de contrato de assessoria contábil. (item 2.1.1.1)

4. Diante dos exames realizados e da identificação de nexo de causalidade entre os atos de gestão de cada agente e as constatações mencionadas, proponho que o encaminhamento das contas dos integrantes do Rol de Responsáveis seja conforme indicado a seguir:

Certificado de Auditoria

Anual de Contas

CPF do agente público

Cargo ou função

Avaliação do órgão de Controle Interno

Fundamentação da avaliação do Controle Interno

***.358.622-** Superintendente Regular com

Ressalva Itens 1.2.1.3 e 2.1.1.1 do Relatório de Auditoria nº 201504004

***.373.912-** Superintendente Regular com

Ressalva Itens 1.1.1.2, 1.1.1.5, 1.2.1.3, 1.2.2.3 e 2.1.1.1 do Relatório de Auditoria nº 201504004

Demais integrantes do Rol de Responsáveis

Regularidade Considerando o escopo do Relatório de auditoria, não foram identificadas irregularidades com participação determinante destes agentes.

Macapá (AP), 28 de setembro de 2015.

Chefe da Controladoria Regional da União no Estado do Amapá

Presidência da República - Controladoria-Geral da União - Secretaria Federal de Controle Interno

Parecer: 201504004

Unidade Auditada: SESCOOP/AP

Ministério Supervisor: Ministério do Trabalho e Emprego

Município/UF: Macapá (AP)

Exercício: 2014

Autoridade Supervisora: Manoel Dias

Tendo em vista os aspectos observados na prestação de contas anual do exercício de 2014, do

Serviço Nacional do Cooperativismo no Estado do Amapá (Sescoop/AP), expresso a seguinte opinião

acerca dos atos de gestão com base nos principais registros e recomendações formulados pela equipe de

auditoria.

O Sescoop/AP tem como missão promover o desenvolvimento do cooperativismo de forma

integrada e sustentável, por meio da formação profissional, da promoção social e do monitoramento das

cooperativas, respeitando sua diversidade, contribuindo para sua competitividade e melhorando a qualidade

de vida dos cooperados, empregados e familiares.

Considerando as informações disponibilizadas no Relatório de Gestão e os registros do Relatório

de Auditoria, pode-se afirmar que o Sescoop/AP executou as suas competências regimentais a contento.

As constatações identificadas na auditoria consistem em falhas na realização de pesquisa de

mercado, contratação de objeto com valor superior ao orçado, pagamento por serviços não prestados e

fracionamento de despesas.

Essas falhas decorrem de ausência de normativos de gestão de compras e contratos. Dessa forma,

recomendou-se a implantação de rotinas administrativas que estabeleçam a obrigatoriedade de realizar

pesquisas de mercado e de anexá-las aos processos, evitem a contratação com valor superior ao estimado e

verifiquem a efetiva realização dos serviços antes de efetuar o respectivo pagamento, e a adoção de

planejamento sistemático de compras e serviços.

Merece destaque o atingimento das metas referentes à promoção de capacitação sobre

cooperativismo por meio de eventos regionais e de participação em eventos nacionais.

Assim, em atendimento às determinações contidas no inciso III, art. 9º da Lei n.º 8.443/92,

combinado com o disposto no art. 151 do Decreto n.º 93.872/86 e inciso VI, art. 13 da IN/TCU/N.º 63/2010

e fundamentado no Relatório de Auditoria, acolho a conclusão expressa no Certificado de Auditoria. Desse

modo, o Ministro de Estado supervisor deverá ser informado de que as peças sob a responsabilidade da

CGU estão inseridas no Sistema e-Contas do TCU, com vistas à obtenção do Pronunciamento Ministerial de

que trata o art. 52, da Lei n.º 8.443/92, e posterior remessa ao Tribunal de Contas da União por meio do

mesmo sistema.

Brasília/DF, 29 de setembro de 2015.

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