Embed Size (px)
DESCRIPTION
Relatório de evento Isso é Famecos realizado na disciplina de Planejamento e Produção de eventos 2013.
Citation preview
1
Relatório de avaliação
Isso é Famecos
2
PONTIFÍCIA UNIVERSIDADE CATÓLICA DO RIO GRANDE DO SUL
FACULDADE DE COMUNICAÇÃO SOCIAL
CURSO DE RELAÇÕES PÚBLICAS
Bruna Severo
Carolina Garcia
Felipe Balestrin
Fernanda Faertes
Gabriela Dalpian
Gabriela Moscovich
Letícia Paes
Relatório do evento realizado na
disciplina de Planejamento e
Produção de Eventos do Curso de
Comunicação Social - habilitação em
Relações Públicas.
Orientadora:
Profª. Tassiara Baldissera Camatti
Porto Alegre
2013
3
Sumário
1. Introdução ............................................................................................................................. 1
2. Estágio I – Briefing e Levantamento de Campo ............................................................... 2
3. Estágio II – Planejamento e Organização .......................................................................... 9
3.1. Planejamento ............................................................................................................... 9
3.2. Cronograma 5W/2H ..................................................................................................... 9
3.3. Desenvolvimento das Etapas .................................................................................... 10
4. Estágio III – Execução ........................................................................................................ 12
4.1. Infraestrutura .............................................................................................................. 12
4.2. Exposição ................................................................................................................... 13
4.3. Divulgação.................................................................................................................. 14
4.4. Equipe de Trabalho.................................................................................................... 15
4.5. Públicos ...................................................................................................................... 15
4.6. Aspectos..................................................................................................................... 15
4.7. Organização ............................................................................................................... 16
4.8. Atividades Extras ....................................................................................................... 18
4.10. Relato das Atividades .............................................................................................. 18
5. Estágio IV – Avaliação ....................................................................................................... 22
5.1. Procedimento de avaliação ....................................................................................... 22
5.2. Análise e Feedback.................................................................................................... 23
6. Conclusões e Recomendações ........................................................................................ 26
7. Anexos ................................................................................................................................. 28
4
A. Proposta de Estruturação das aulas ............................................................................ 28
B. Lista de participantes.................................................................................................... 36
C. Programa ...................................................................................................................... 39
D. Convite.......................................................................................................................... 41
E. Público .......................................................................................................................... 42
F. Publicidade.................................................................................................................... 43
G. Fotos da Exposição ...................................................................................................... 44
H. Pesquisa ....................................................................................................................... 46
8. Referências ......................................................................................................................... 47
5
1. INTRODUÇÃO
O presente trabalho tem como finalidade apresentar o evento realizado pelos
alunos do quinto semestre do curso de Relações Públicas.
O evento Famequiando foi desenvolvido durante a disciplina de Planejamento
e Produção de Eventos, coordenada pela professora Tassiara Camatti, e teve
com finalidade apresentar as atividades realizadas pelos alunos da Faculdade.
Este evento buscou a interação dos públicos da PUCRS com a Faculdade de
Comunicação Social – Famecos.
O evento realizado pelo grupo foi a Exposição Isso é Famecos, executado
entre os dias 17 e 20 de junho, onde foi possível visualizar diferentes materiais
realizados pelos alunos assim como sua participação nos variados concursos.
Através deste relatório, podemos analisar o evento desde o seu plano de
proposta e planejamento até a sua execução, sendo assim, a possível coleta de
diferentes percepções acerca dos visitantes da exposição.
6
2. ESTÁGIO I – BRIEFING E LEVANTAMENTO DE CAMPO
Primeiramente, foram escolhidos os integrantes de cada grupo, para
que fossem formuladas ideias de eventos. Após, foi feita em aula uma análise
de qual público gostaríamos de atingir e qual seria a finalidade que os
eventos realizados deveriam adotar, no geral.
Ficou estabelecido que o evento tivesse como finalidade promover a
Famecos para a PUCRS por meio de ações de Relações Públicas, integrando
as diversas áreas do conhecimento e a comunicação, utilizando o evento
como estratégia de relacionamento. Assim, visto que era necessário buscar
um posicionamento para a Famecos frente aos alunos da PUCRS, objetivou-
se desenvolver um evento que interagisse com os demais cursos da
universidade e possibilitasse ampliar o conhecimento dos mesmos por meio
do relacionamento e interação.
Em reunião com a turma definimos os objetivos do evento dos quais
seriam: disseminar o conhecimento sobre a Famecos no meio acadêmico da
PUCRS, ofertar entretenimento, conscientizar a comunidade acadêmica sobre
o quê é a Famecos, ampliar seu nível de conhecimento sobre a Faculdade de
Comunicação Social, criar uma imagem favorável, onde, segundo pesquisas
realizadas em aula previamente, a imagem da Famecos teria muitos pontos
negativos.
Assim, nas aulas posteriores, foi proposta a realização de uma
pesquisa como estratégia para termos conhecimento sobre a opinião dos
alunos de outras faculdades da PUCRS, como também dos alunos da
Famecos, a respeito de nossa faculdade.
Para que a iniciativa fosse viável, desenvolveu-se nas primeiras
semanas de aula da disciplina uma pesquisa que buscou conhecer o que os
demais alunos da PUCRS pensam acerca da Famecos, visto a percepção dos
alunos de que a faculdade é vista de maneira deturpada pela maioria.
7
Foram escolhidos os componentes do grupo e definidas as perguntas
do questionário a ser preenchido por dez alunos de outras faculdades da
PUCRS e cinco alunos da Famecos. Em outro momento, o grupo reuniu os
resultados da pesquisa no Excel a fim de organizar e contabilizar as
informações dos respondentes. As informações foram separadas conforme o
número de alunos PUCRS, número de alunos Famecos, idade, sexo, curso e
semestre cursado. Após a organização, os dados foram agrupados com o
restante de informações da turma e assim somados com a turma que estuda
no período da noite.
Tivemos dificuldade para coletar o número total de respostas em nosso
grupo (120), pois nem todos os componentes aplicaram suas pesquisas ou
não conseguiram o número total de respondentes (15). Bruna Severo trouxe
15 pesquisas, Carolina Garcia, 15 pesquisas, Gabriela Dalpian, 15 pesquisas,
Gabriea Moscovich, 15 pesquisas, Letícia Paes, 15 pesquisas aplicadas
online e Fernanda Faertes, 4 pesquisas. Felipe Balestrin e Elisângela, não
aplicaram as pesquisas.
A pesquisa foi realizada com 557 alunos, sendo destes 56% mulheres
e 44% homens. Quanto à faixa etária, 87% encontravam-se entre 17 e 25
anos, 10% entre 26 e 35 anos e 3% acima de 36 anos. Os respondentes
foram alunos dos cursos de Administração, Análise de Sistemas, Arquitetura,
Biologia, Ciências Aeronáuticas, Ciências Contábeis, Ciências da
Computação, Ciências Sociais, Comércio Exterior, Direito, Educação Física,
Economia, Enfermagem, Engenharia Civil, Engenharia de Computação,
Engenharia de Controle e Automação, Engenharia de Produção, Engenharia
Elétrica, Engenharia Mecânica, Engenharia Química, Farmácia, Filosofia,
Física, Fisioterapia, Geografia, História, Hotelaria, Letras, Matemática,
Medicina, Nutrição, Odontologia, Pedagogia, Psicologia, Química, Serviço
Social, Sistemas de Informação e Turismo.
No momento da realização da pesquisa alguns entrevistados relataram
dificuldades na compreensão do questionário aplicado. Avaliamos como
negativa a formulação das perguntas do mesmo, o que acabou prejudicando
a tabulação final. Vimos que na pergunta “Você já participou de algum evento
8
organizado pela Famecos?” as pessoas que respondessem como NÃO a
pergunta não teriam como responder a próxima pergunta (“Como você avalia
o evento?”), pois não teriam base para avaliar um evento no qual não
tomaram parte.
Uma possível resolução do problema seria a utilização da pesquisa de
forma unificada, pois alguns componentes do grupo, assim como outros
grupos, utilizaram a pesquisa com a ajuda do aplicativo do Google Docs e
outros como pesquisa física. Para otimizar o tempo, este aplicativo nos
fornece um resumo detalhado de quantas respostas como também os
gráficos.
Tivemos dificuldades de tabular as informações pois como dito
anteriormente alguns membros do grupo fizeram a pesquisa pelo google Docs
e outros de forma física.
Na aula nos organizamos para tabular as respostas utilizando as
tabelas do Excel e fornecendo os dados, assim que prontos, para a
professora.
Seguem abaixo gráficos que foram utilizados para análise da pesquisa:
O gráfico abaixo demonstra que de 89 respondentes da pesquisa, 43%
são alunos da Famecos e 57% são alunos de outras faculdades da PUCRS.
Figura 1 - Número de respondentes.
9
Segundo o gráfico abaixo dos 51 entrevistados alunos da PUCRS, 20
são dos gênero feminino e 31 são do gênero masculino.
Figura 2 – Respondentes por sexo PUCRS.
Segundo o gráfico abaixo dos 38 entrevistados alunos da Famecos, 23
são dos gênero feminino e 15 são do gênero masculino.
Figura 3 – Respondentes por sexo alunos Famecos.
10
De acordo com os dados do gráfico abaixo, 42 alunos entre 17 e 25
anos são femininos, 36 são masculino. Entre 26 e 35 anos, 3 alunos são do
gênero feminino e 1 é do gênero masculino. Entre 36 e 45 anos, 1 é do
gênero feminino e 1 do gênero masculino. Entre as idades de 46 e acima de
65 anos não obtivemos resposta.
Figura 4 – Respondentes por idade.
Segundo o gráfico abaixo 23 respondentes estão entre o 1º e 3º
semestre da faculdade. 50 estão entre o 4º e o 6º semestre e 16 respondentes estão
entre o 7º e 9º semestre.
Figura 5 - Semestre.
11
No gráfico abaixo 16 respondentes estão cursando o curso de
jornalismo, 18 estão cursando Publicidade e Propaganda e 4 estão cursando
Relações Públicas na Famecos.
Figura 6 - Respostas sobre o conhecimento de cursos lecionados na Famecos.
No gráfico abaixo 10 alunos cursando Administração e Administração
em Marketing, 2 cursando Arquitetura, 2 Ciências Aeronáuticas, 6 Biologia, 9
cursando Direito, 1 economia, 10 cursando Engenharia, 1 cursa Enfermagem, 3
cursam História, 1 Medicina, 2 cursam Odontologia, 1 Matemática e 1 Pedagogia.
Figura 7 - Cursos dos respondentes de outras faculdades.
12
A aula posterior à tabulação de respostas foi divida em quatro momentos. Na
primeira parte desenvolveu-se a apresentação das características do evento, onde
pudemos coletar informações básicas sobre os eventos em geral. No segundo
momento foram introduzidas técnicas de planejamento (tabela de tarefas) e definidos
os objetivos do evento do grupo.
Na quarta parte realizamos a elaboração da apresentação para a Professora
Cláudia Moura, para a próxima aula.
Nosso evento foi classificado como um evento misto, pois teríamos público de
fora e dentro da PUCRS; de interesse institucional, pois abrangeria a divulgação da
Famecos para a instituição PUCRS; sem fins lucrativos, pois não utilizaríamos
nenhum tipo de recurso financeiro e sem visão de lucro; evento expositivo, visto que
seria uma exposição sobre a história da Famecos na Biblioteca da PUCRS; e
educacional, visando o melhor conhecimento do aluno da PUCRS, assim como os
visitantes sobre a história e cultura da Famecos.
Finalizamos este primeiro estágio do relatório com as observações feitas pelo
nosso grupo na apresentação da Exposição Isso é Famecos para a professora
Cláudia Moura, que, por sua vez, observou ser um evento de muita visibilidade e
criatividade, sendo possível assim o auxílio do Núcleo de Memória da Famecos para
a utilização de materiais antigos sobre a Famecos.
13
3. ESTÁGIO II – PLANEJAMENTO E ORGANIZAÇÃO
3.1 PLANEJAMENTO
Neste estágio será relatado o planejamento acerca da Exposição Isso é
Famecos.
O grupo se reuniu e discutiu todos os aspectos do evento. Procurou-se uma
data ideal, quais os modos de coletas de materias, modos de divulgação do evento,
e os materias que seriam expostos. Foi bastante debatido a validade da exposição
de certos materias, que tipo de exposição seria (seria somente histórica? Ou seria
mais dinâmica, focando no produto da Famecos?).
Foram escritos todos os procedimentos necessários para atingirmos nosso
objetivo, tudo o que poderíamos precisar, toda a organização, uma planificação do
ambiente, como deveríamos nos organizar para antes, durante e depois do evento
(como seria a monitoria da exposição, a montagem, a avaliação).
O esboço do projeto veio a tomar uma forma mais concreta com a divisão das
tarefas através da tabela 5W/2H.
3.2. CRONOGRAMA 5W/2H
A tabela realizada foi um instrumento facilitador para a realização dos
objetivos de nosso evento. A tabela caracterizou-se com os seguintes tópicos: “O
que?” - quais seriam as tarefas realizadas no decorrer do evento, desde seu
planejamento até a realização, buscando as informações dos objetivos mais amplos
aos mais específicos; “Quem?” - pessoa responsável pela realização das respectivas
tarefas; “Onde?” - local onde seria realizada a tarefa; “Por que?” - motivo pelo qual
será realizada a tarefa; “Como?” - modo pelo qual será realizado o objetivo de
acordo com os recursos; “Capital?” - recursos financeiros utilizados para execução
do evento; “Recursos Físicos?” - materiais a serem utilizados durante o evento;
“Recursos Humanos?” - apoio de pessoas para a realização das tarefas.
14
De acordo com nosso planejamento, as tarefas foram distribuídas aos
membros do grupo, para dar início à parte prática do projeto. Nossa tabela foi divida
em quatro temas “principais”: o Planejamento (data, local, etc); Montagem (data de
montagem do evento, materiais, etc); Execução (monitoria e abertura) e
Desmontagem (todo o processo posterior à exposição).
A tabela 5W/2H foi de grande auxílio na hora da organização do evento
localizado no Anexo B.
3.3. DESENVOLVIMENTO DAS ETAPAS
Neste estágio foi divulgada a programação do evento Famequiando - nome
escolhido pelos alunos do turno da noite – assim como o seu layout, produzido pela
aluna Sthephani, aluna do turno da noite. Os alunos receberam informações e
instruções em como proceder para a excelência dos eventos que seriam realizados
pelas turmas durante o evento central. Foram apresentadas as atividades que
estavam pendentes para a realização do evento, o material de apoio que seria
disponibilizado aos alunos, e como cada grupo contribuiria, além de seu próprio
evento, com o Famequiando.
Após esta atividade, os grupos se reuniram, e foram discutidos e acertados
alguns detalhes da exposição, tais como a reunião com o Núcleo de Memória
Institucional, a confecção do projeto do evento, a revisão da tabela 5W/2H e a
abertura do evento.
Houve o desligamento de uma das integrantes do grupo, Elisângela
Assumpção. A aluna enviou e-mail ao grupo explicando estar com certos problemas
pessoais e não se adequando ao grupo. O assunto foi discutido com a professora,
para todos estarem a par do assunto.
Nesta fase do planejamento, modificamos o local onde primeiramente seria
realizado o nosso evento – Biblioteca Central Irmão José Otão – para o saguão da
Famecos. O motivo seria a maior integração dos eventos que seriam realizados na
Famecos autorizados pelo Diretor Professor Barone. O local disponibilizado seria a
sala 103 HP, próxima ao Centro Acadêmico da faculdade.
15
Tivemos dificuldade, pois acreditamos que a finalidade do evento como
também o público-alvo modificou-se. A Biblioteca Central foi escolhida pelo fato do
alto número de alunos e pessoas externas da PUCRS que transitam pelo local, e o
evento alcançaria os objetivos estabelecidos na pesquisa, assim como a finalidade
central do evento. Pelo fato de o local do evento ter sido modificado, foi realizado
novamente todo o processo de planejamento da Exposição, pois o novo local era
menor do que o anterior.
No entanto, fizemos contato com os coordenadores dos cursos da Famecos, a
fim de fazer a coleta dos materiais os quais eles – coordenadores - acreditavam ser
mais importantes para serem expostos.
Posteriormente, fizemos o check-list (Anexo A) para termos um planejamento de
quais materiais poderíamos utilizar na execução do projeto. Este material foi
entregue para a professora Tassiara, que ficou responsável de averiguar a
possibilidade de utilização dos mesmos, já que alguns, como puffs, mesas e
computadores seriam fornecidos pela Faculdade.
Cada componente do grupo ficou responsável pela coleta de materiais assim
como a confecção de vídeos a serem exibidos durante o evento. No dia 14 de junho
(sexta-feira) todos os alunos compareceram ao local do evento para, então,
organizarmos a exposição. No dia 17 de junho pela manhã finalizamos o processo
de execução da arrumação da sala e abrimos a exposição.
16
4. ESTÁGIO III – EXECUÇÃO
Fizemos um check-list dos recursos humanos e tecnológicos que seriam
utilizados no dia do evento para assim fazer o pedido com antecedência. Cada
integrante ficou responsável por uma tarefa durante a semana que antecedeu o
evento.
Os alunos Bruna e Felipe foram responsáveis pelo lay-out da sala para a
colocação dos materiais como o melhor local de Exposição; Gabriela Dalpian e
Letícia foram as responsáveis pela coleta de materiais, como vídeos e fotos, no
CPM1 para confeccionar os vídeos e fotos que seriam expostos no dia do evento;
Carolina Garcia foi a responsável pelo contato com funcionários do Instituto Delfos2
para possível utilização dos expositores de vidro para ser exibido o material; e
Gabriela Moscovich ficou responsável pela coleta de materiais com os professores
de Publicidade e Propaganda e Produção Audiovisual.
Enviamos uma a lista de materiais necessários para a professora Tassiara,
que enviou o pedido à Secretaria da Famecos. Os materiais solicitados a cada
momento foram sendo inseridos na sala com a ajuda dos funcionários da Secretaria.
4.1. INFRAESTRUTURA
A estrutura da sala foi adequada para a Exposição visto que utilizamos todos
os materiais coletados e assim foram expostos da melhor forma possível. Outra
observação quanto ao local foi o fácil acesso dos alunos à sala que também estava
localizada ao lado do CAAP3, onde há uma grande concentração de alunos nos
horários de intervalo e troca de turnos. A sala também está próxima ao Bar da
Famecos onde há uma grande circulação do público da Faculdade.
Utilizamos computadores que foram instalados pela secretaria para a mostra
de curtas realizados pelos alunos da Famecos; foi instalado um projetor para a
1 Centro de Produção Multimídia da Famecos.
2 Espaço de Documentação e Memória Cultural localizado na Biblioteca Central da PUCRS.
3 Centro Acadêmico da Famecos.
17
divulgação do vídeo de demonstração e tambores de luz para personalizarmos mais
o ambiente. (Anexo A)
Foram também solicitadas mesas para que pudéssemos expor os troféus
ganhos pela faculdade em todos os cursos, assim como quadros e certificados.
A sala é bem iluminada nos possibilitando também o fechamento das cortinas
para a necessidade de utilização do projetor.
Outro material que foi bem importante foi a utilização do mural de vidro
(Anexo A), igual utilizado nos corredores da Faculdade para divulgação. Esse
expositor foi utilizado para expor jornais se fotos antigas da Famecos não preso nas
paredes, pois segundo normas da faculdade não poderiam ser presos com pregos
ou parafusos nenhum material da exposição, somente fita adesiva. Por esse motivo
tivemos dificuldades na instalação dos quadros na parede e assim utilizamos fios de
naylon para a finalização da instalação.
Não houve necessidade de acesso à Internet nos computadores, somente
acesso à CD e vídeo.
4.2. EXPOSIÇÃO
A Exposição foi pensada a partir da necessidade visual dos alunos em
conhecer a história da Famecos. Não basta apenas saber que a faculdade tem
história, precisávamos mostrar através de quadros, prêmios, certificados e trabalhos
dos próprios alunos, um pouco deste conteúdo.
Tendo em vista a quantidade de materiais disponíveis para uso comum dos
alunos, a exposição foi montada para que fosse de fácil acesso a todos.
Considerada um meio de comunicação entre a Faculdade e os alunos, pode,
futuramente ser melhor explorada pela instituição e periodicamente utilizar do nome
Isso é Famecos para mostrar os trabalhos dos alunos mais antigos aos que estão
ingressando no “mundo Famecos”.
18
Muito dos trabalhos e materiais da Famecos não foram disponibilizados, por
diversos motivos, ou até mesmo pela falta de existência dos mesmos. Têm-se aí
uma oportunidade para que ainda em tempo seja realizada junto aos docentes uma
pesquisa e reprodução destes materiais.
4.3. DIVULGAÇÃO
O material gráfico foi produzido pela aluna da turma da noite com a ajuda dos
alunos do Espaço Experiência. Foram confeccionados os banners que seriam
expostos nos prédios da PUCRS e o flyers com o cronograma do evento.
Também foi realizada a divulgação do evento com atualização de notícias
diárias sobre o evento na fanpage Famequiando no Facebook. Inicialmente ficaram
responsáveis pela atualização das informações os alunos Brenda Menine da turma
da noite, Letícia Paes e Roger Superti, ambos alunos da manhã.
Cada grupo ficou responsável pela divulgação do evento em 2 prédios da
PUCRS, sendo orientados a pedir autorização das secretarias para a anexarem
banners nos murais das sedes e panfletagem dos flyers. Nosso grupo ficou
responsável pela panfletagem dos flyers e anexar cartazes nos Prédios 5 (História,
Geografia e Filosofia) e 10 (Ciências Aeronáuticas).
No dia 10 de junho realizamos a panfletagem e anexamos os cartazes com
autorização das secretarias dos prédios. A secretaria do prédio 10 (Ciências
Aeronáuticas) ficou com o nosso cartaz, pois alegou não ter lugar para anexar nos
murais. No prédio 5 (História, Geografia e Filosofia) pedimos autorização da
secretaria que o carimbou e assim o anexamos nos murais de todos os
cursos.(Anexo B)
Distribuímos panfletos com o cronograma do evento nos dois prédios nos
momentos de mais movimento na faculdade, ou seja, nos horários de intervalo e
saída das aulas.(Anexo C)
No dia 04 de junho foi divulgado nosso evento pelo Facebook (Anexo F) onde
foi informado horário e local do mesmo.
19
No dia 19 de junho nosso evento, assim como o Famequinado de forma geral,
foi divulgado no Diário do Campus no Portal da PUCRS.4 (Anexo F)
4.4. EQUIPE DE TRABALHO
Nossa equipe de trabalho inicialmente foi composta pelo grupo: Bruna
Severo, Carolina Garcia, Elisângela Assumpção, Felipe Balestrin, Fernanda Faertes,
Gabriela Dalpian, Gabriela Moscovich, Letícia Paes e posteriormente todos os
integrantes exceto Elisângela Assumpção pelo seu desligamento. Contamos
também com a ajuda dos monitores do Núcleo de Eventos da Famecos, que
estavam presentes na Exposição durante o período da tarde.
4.5. PÚBLICO
Inicialmente a Exposição Isso é Famecos ocorreria no saguão da Bilioteca
Central da PUCRS e teria como público alvo toda a comunidade acadêmica da
PUCRS. Com a mudança do local da exposição o público-alvo seguiu sendo o
mesmo, mas o grupo tomou consciência de que ficaria mais restrito e acolheria mais
o público do prédio 7.
Constatamos que houve uma falha no método de avaliação e satisfação, pois
na pesquisa respondida pelos visitantes, não constava nenhuma indicação para a
pessoa assinalar de que prédio da PUCRS ela vinha, impossibilitando assim, de
termos consciência do número de visitantes de fora da Famecos que participaram do
evento. Mas se pode perceber que na sua grande maioria, os visitantes eram
oriundos do prédio 7 e demonstraram interesse e curiosidade em conhecer a história
da Famecos e um pouco de sua produção artística e cultural através do tempo.
4.6. ASPECTOS
Durante o período do evento encontramos alguns aspectos que dificultaram a
aplicação desse instrumento de comunicação. Primeiramente, a proposta foi
4 www3.pucrs.br/portal/page/portal/pucrs/Capa/ - Acessado em 19 de junho de 2013.
20
elaborada para que este evento ocorresse em um espaço amplo e propicio para
atingirmos o objetivo real da Exposição Isso é Famecos, ou seja, divulgar para todos
os alunos, funcionários, professores, entre outros frequentadores da PUCRS, a
história da FAMECOS e seus cursos, Publicidade e Propaganda, Relações Públicas,
Jornalismo e Produção Audiovisual no saguão da biblioteca, local escolhido pois
possui alta visibilidade e grande acesso dos públicos frequentadores da PUCRS.
Devido à impossibilidade de realizarmos a exposição no saguão da biblioteca,
partimos para uma segunda opção, a sala da HP no térreo da FAMECOS. Nesta
sala, encontramos diversas dificuldades para desenvolver o evento, pois o espaço
era limitado, na sala estavam diversos materiais que não estavam sendo utilizados
como, cadeiras, mesas, quadro branco, computadores, armários entre outros
objetos.
Depois da definição do local da exposição, contamos com o auxilio e apoio da
secretaria da faculdade para a solicitação da retirada dos equipamentos que não
seriam utilizados neste evento, para que fosse possível definirmos os materiais a
serem expostos.
Após a escolha da sala da HP, para a realização do evento, o grupo recolheu
os materiais e os selecionou, a fim de organizar a distribuição dos mesmos, no local
definido. Em seguida, guardamos os materiais na sala para o dia da organização
para a exposição.
Considerando o local pequeno, com equipamentos sem uso, a sala da HP não
era o local mais apropriado para a realização deste evento, porém com o auxilio dos
integrantes e dos funcionários da secretaria, foi possível a organização dos materiais
e a realização da Exposição Isso É Famecos.
4.7. ORGANIZAÇÃO
O grupo foi dividido para a captação dos materiais, a fim de em um primeiro
momento, estabelecermos um contato com os professores responsáveis por cada
curso, para uma melhor seleção e captação de material.
21
Durante este período encontramos diversas dificuldades, como por exemplo,
a impossibilidade do empréstimo dos expositores do Delfos, o que dificultou a
exposição de alguns materiais únicos na universidade. ( Anexo A)
Logo após a coleta de materiais, o grupo reuniu- se na sexta feira que
antecedeu ao evento, para a organização e distribuição dos materiais na sala da HP,
foram disponibilizados materiais como escada, jornais para decoração, tesouras,
fitas adesivas, extensões de luz, luminárias (holofotes), classes, computadores, linha
telefônica para contato com os professores, rede de internet para um dos
computadores, projetor, toalhas e um poff para decoração da sala.
Já no primeiro dia de evento, contamos com uma escala de horários (Anexo
A)e o auxilio de monitores do núcleo de eventos, para orientar os visitantes na
exposição, no período em que não fosse possível a presença do grupo no local.
Por fim, o evento foi realizado durante os dias 17/6, 18/06, 19/06 nos turnos,
manhã, tarde e noite, e 20/06 somente no horário da manhã, pois não foi possível a
abertura da exposição à noite devido aos protestos e manifestações que ocorreram
e afetaram a rotina da universidade, cancelando assim as atividades da PUCRS.
4.8. ATIVIDADES EXTRAS
Por conta da mudança de ambiente da Exposição, planejada para ser no
saguão da Biblioteca da PUCRS e montada na sala HP no Saguão da Famecos,
tivemos que solicitar apoio do Núcleo de Eventos do espaço Experiência para
cumprimento da escala organizada pelo grupo, visando ter no mínimo um monitor
sempre presente na sala quando a Exposição estivesse aberta ao público.
4.9. RELATO DE ATIVIDADES
Este tópico visa relatar as principais atividades panejadas para a realização
da Exposição Isso é Famecos e seus resultados. Uma de nossas primeiras
atividades foi a coleta de dados, no qual buscávamos embasamento para determinar
22
nosso objetivo com o evento, assim como o público-alvo a ser atingido. A pesquisa
foi realizada e, apesar de algumas dificuldades de tabulação e compreensão das
perguntas pelos entrevistados, foi possível desenvolver um diagnóstico e começar a
pensar em algumas ideias de possíveis eventos para conquista de nosso objetivo.
Após isso, começamos o concretizar algumas ideais, no entanto não
conseguíamos chegar a um acordo sobre qual seria o mais adequado. Até um dos
membros de nosso grupo (Felipe Balestrin) sugerir fazermos uma exposição sobre a
história da Faculdade de Comunicação Social (Famecos). O evento seria realizado
no saguão da Biblioteca da PUCRS, visto que nesse local há grande fluxo de alunos
de diferentes cursos. Apresentarmos nosso projeto de evento intitulado Exposição
Isso é Famecos para a coordenadora do curso de Relações Públicas em exercício
Professora Cláudia Moura que acreditou ser totalmente viável e aprovou nosso
projeto.
Com a aprovação do evento pudemos planejar de maneira mais aprofundada.
A prioridade no momento era organizar um relatório escrito sobre a Exposição para
apresentar a Biblioteca e assim conseguir as datas do espaço para a Exposição. No
entanto, fomos informados que nosso evento, neste momento já parte integrante de
um evento maior o Famequiando, não poderia ser realizado na Biblioteca e, sim na
sala HP localizada no saguão da Famecos. Após um momento de frustração e
reflexão sobre a manutenção do objetivo do evento colocado no início de nosso
planejamento, começamos efetivamente a realizar as propostas colocadas
adequando-as a nova realidade imposta.
Visto que a formatação e layout inicialmente idealizados foram
comprometidos, tivemos que reformular algumas propostas e partimos então para a
coleta de matérias para serem expostos. Realizamos reunião com Núcleo de
Memória da Faculdade para pareceria. Também tivemos reuniões com os
coordenadores dos cursos de Jornalismo, Fábian Chelkanoff; Publicidade e
Propaganda, Cristiane Mafacioli; Relações Públicas, Cláudia Moura; e Produção
Áudio Visual, Aletéia Selank. Todos se mostraram dispostos a nos ajudar no que
fosse possível, apesar de não terem tantos materiais que retratassem a histórias dos
cursos e da Faculdade.
23
Em nosso planejamento idealizamos o acontecimento de uma abertura no dia
do início das atividades do Famequiando. Esta abertura seria na sala onde estaria a
exposição e contaria com a presença do Diretor da Famecos Professor João
Guilherme Barone, da coordenadora de Relações Públicas Professora Cláudia
Moura e demais professores da Famecos. Confeccionamos convites físicos que
foram entregues a todos os professores e por e-mail e organizamos um protocolo
para sua realização. A abertura estava marcada para as 11h15min do dia dezessete
de junho de 2013, no entanto por falta de equipamentos de som entramos em
contato com a Professora Tassiara e com a Professora Cláudia Moura e achamos
melhor cancelar a abertura, visto que o Professor e Diretor da Famecos, João
Guilherme Barone estava impossibilitado de comparecer ao evento.
Entramos em contato também com a secretaria da Famecos para retirada de
materiais de seus arquivos. Contatamos o Centro de Produção Multimídia (CPM) da
Famecos, para verificação de vídeos antigos da Faculdade e com professores que
nos ajudaram com fotos, jornais antigos, exposições de trabalhos de alunos e ainda
com o Espaço de documentação e memória Cultural da PUCRS (Delfos) para o
empréstimo de expositores para colocação de materiais que precisavam de maior
cuidado, sem sucesso. Os expositores não puderam ser disponibilizados para nossa
exposição.
Nas semanas que se seguiram organizamos a sala para exposição,
solicitando a retirada de alguns móveis que não seriam úteis. Organizamos uma lista
de matérias que necessitaríamos para montagem da exposição e a encaminhamos
para a Professora Tassiara, que consequentemente enviou para a Secretaria da
Faculdade.
Por termos mudado nosso evento de lugar tivemos que organizar uma escala
entre os integrantes do grupo para ter sempre alguém presente na exposição para
interagir com os visitantes, cuidar dos materiais e incentiva os visitantes a
responderem a pesquisa ao final da visita. Para ser possível o cumprimento desta
escala, nos horários estipulados para a exposição contamos com o apoio dos
monitores do Núcleo de Eventos do Espaço Experiências da Famecos. Eles
trabalharam na exposição nos horários que compreendiam o turno da tarde, visto a
24
impossibilidade de todos do grupo de comparecimento neste horário, pois todos os
componentes fazem estágio neste horário.
Uma semana antes da realização do evento, fomos até os prédio 5 e 10 da
PUCRS para entregar flyers e colocar cartazes divulgando o evento Famequiando. A
divulgação teve como intuito chamar pessoas de outros cursos para participar dos
eventos que integravam o Famequiando. No entanto, acreditamos que a divulgação
deveria ter sido mais intensa, pois a maioria dos participantes do evento eram alunos
da Famecos. Seria necessário que os integrantes passassem em todas as salas
para convidar os alunos para o evento.
No dia quatorze de junho do ano corrente, no período da noite o grupo foi até
a sala HP para montar a exposição. Os materiais foram todos deixados na sala
anteriormente e neste dia foi decorado o ambiente e organizado os materiais para
expor. A finalização da montagem foi feita no dia vinte e dois do mesmo mês e ano,
sendo feito os últimos ajustes. A montagem foi um sucesso, pois a decoração ficou
atrativa e os materiais expostos de maneira adequada. Analisando os materiais que
conseguimos coletar, que foram em menor quantidade do que idealizamos,
conseguimos utilizar o que nos foi disponibilizado com qualidade e sucesso.
O método de avaliação para o nosso evento foi uma pesquisa de satisfação
com o desenho de três carinhas que representavam: bom, regular e ruim e um
espaço para sugestões. A pesquisa foi muito bem aceita pelos visitantes pelo seu
fácil preenchimento. Os monitores sempre incentivavam os visitantes a participarem
da pesquisa e deposita-la em uma caixinha que deixamos visível a todos na entrada
da sala.
Os três dias e meio de exposição tiveram boa participação dos alunos, que
ficaram curiosos com a decoração da sala e visitaram a exposição. O último dia foi
comprometido por uma manifestação realizada em Porto Alegre na noite do dia vinte
de junho do ano corrente. Pelo grande número de adeptos a manifestação, a
exposição não foi aberta no turno da noite, pois o trânsito ficou comprometido e as
atividades dentro das universidades foram parcialmente canceladas.
A desmontagem foi feita pelo próprio grupo na manhã do dia vinte um do
mesmo mês e ano. Os materiais foram todos retirados, assim como a decoração. Foi
25
comunicado a secretaria que os materiais já estavam organizados e disponíveis para
serem novamente arquivados. Os materiais disponibilizados por professores também
foram devolvidos.
Foram utilizados os quadros dos alunos que produziram trabalhos no Curso
de Publicidade e Propaganda, troféus e jornais disponibilizados pelos
Coordenadores e Professores Cláudia Moura e Fábian Chelkanoff e vídeos
coletados no CPM.
26
5. ESTÁGIO IV – AVALIAÇÃO
Neste estágio serão analisados os procedimentos de avaliação utilizados durante
a Exposição Isso é Famecos assim como os métodos utilizados.
5.1. PROCEDIMENTO DE AVALIAÇÃO
O procedimento de avaliação tinha objetivo de mensurar a satisfação dos
visitantes em relação à exposição. Foi escolhido então o método de pesquisa
quantitativa, que nos daria um cenário geral da avaliação do nosso público a cerca
da exposição, bem como um alcance rápido de resultados.
Esclarece Fonseca (2002, p. 20):
Diferentemente da pesquisa qualitativa, os resultados da pesquisa
quantitativa podem ser quantificados. Como as amostras geralmente são
grandes e consideradas representativas da população, os resultados são
tomados como se constituíssem um retrato real de toda a população alvo da
pesquisa. A pesquisa quantitativa se centra na objetividade. Influenciada pelo
positivismo, considera que a realidade só pode ser compreendida com base
na análise de dados brutos, recolhidos com o auxílio de instrumentos
padronizados e neutros. A pesquisa quantitativa recorre à linguagem
matemática para descrever as causas de um fenômeno, as relações entre
variáveis, etc. A utilização conjunta da pesquisa qualitativa e quantitativa
permite recolher mais informações do que se poderia conseguir
isoladamente.
A dificuldade encontrada pelo grupo foi o fato de nosso público-alvo ser
constituído de pessoas que não disponibilizam um tempo relevante para este tipo
de instrumento. Portanto, a pesquisa teria de ser construída de uma forma que os
visitantes a respondessem rapidamente, ao mesmo tempo em que nos dessem
um retorno de qual foi a avalição deles ao estarem no local da exposição.
27
A construção da pesquisa se deu posteriormente à análise de público.
Foi acertado que os visitantes teriam três opções de escolha referente à
percepção deles durante a visita – representada por três imagens de rostos,
sendo uma deles feliz, outra descontente e a última triste - que para nossa
mensuração representaria: Bom, Regular e Ruim. O visitante também tinha a
opção de colocar sugestões/observações para a comissão organizadora.
Sobre a aplicação da pesquisa, vale ressaltar que dependendo de
como fosse realizada, de uma forma mais espontânea, por exemplo, poderia
causar certo descomprometimento dos visitantes em responder a pesquisa.
Devido a esse fato, chegamos à conclusão de que seria mais adequado o
monitor da exposição entregá-la na entrada e coletá-la na saída, com a
disponibilização de canetas para o preenchimento.
5.2. ANÁLISE E FEEDBACK
Foi escolhido o método de pesquisa de opinião quantitativa (Anexo H), que
nos daria um cenário geral da avaliação do nosso público a cerca da exposição, bem
como um alcance rápido de resultados. A pesquisa utilizada foi pensada para ser
simples e rápida de ser respondida, sendo o visitante abordado pelos monitores e
convidado a responder. Através da curta avaliação, onde o visitante obtinha a
possibilidade de marcar Bom, Regular e Ruim, e escrever sugestões/observações
podemos analisar a quantidade de visitantes por dia e sua opinião relativa ao
evento.
28
Resultados das Visitas 5
DIA/AVALIAÇÃO BOM REGULAR RUIM TOTAL E
VISITAS
SEGUNDA -17/06 76 4 1 81
TERÇA - 18/06 49 1 0 50
QUARTA - 19/06 10 1 0 11
QUINTA - 20/06 12 0 1 13
TOTAL GERAL 155
Sugestões
1) Linha do tempo de fotos da FAMECOS (1)
2) 1 Guia da exposição (2)
3) Mais divulgação da exposição (2)
4) A exposição deveria ser maior (1)
5) Exposição fora da FAMECOS para atrair todo público da PUCRS (1)
6) Repensar a cor e a colocação das luzes (4)
7) Mais filmes (1)
8) Mais exposições de trabalhos de alunos (4)
9) Legenda nas fotos da exposição (1)
10)Exposição permanente (1)
5 Nem todas as pessoas que visitaram a Exposição Isso é Famecos participaram de nossa pesquisa.
No período da noite na quinta-feira (20/06), a exposição não foi aberta devido às manifestações que
ocorreram em Porto Alegre.
29
Observações da pesquisa
1) Muito bom (5)
2) Muito legal (17)
3) Boa Iniciativa (7)
4) Recepcionistas receptivos (1)
5) Muito bem organizada (2)
6) Muito interessante (2)
Os resultados das pesquisas foram muito positivos, bem como o feedback
recebido. Ficamos bastante satisfeitos com o público e podemos observar que dos
155 visitantes, 147 marcaram a opção Bom, ou seja 92,9% dos respondentes. Além
disso, todas as observações feitas foram positivas, demonstrando a satisfação do
público ao visitar a exposição.
30
6. CONCLUSÕES E RECOMENDAÇÕES
Levando em conta o objetivo inicial do evento Famequiando – “tornar a
Famecos mais conhecida na PUCRS” – podemos considerar que o evento
Famequiando, no geral, não foi bem sucedido. No entanto, ao analisar pelo fato
de que houve grande participação dos próprios alunos da Faculdade de
Comunicação Social marcou grande presença, podemos dar o grande evento
como satisfatório.
Como de costume, sempre há empecilhos para a perfeita realização de um
evento, ou até mesmo após este. No caso, não podemos controlar quais alunos
eram de outros cursos senão os de Comunicação Social, pelo motivo de uma falha
na elaboração das pesquisas. No entanto, sabemos que pelo menos dois dos
visitantes eram de outros cursos, uma vez que eles eram amigos de um(a) dos(as)
integrantes do grupo. Outro exemplo de empecilho é o fato de o local onde o evento
aconteceria ter sido modificado bruscamente, prejudicando um pouco o grupo no
planejamento do seu evento, uma vez que o foco deste foi levemente alterado em
razão da mudança.
O número de visitantes excedeu as expectativas, totalizando em cento e
cinquenta e cinco pessoas. Nosso pico foi no primeiro dia, porém houve visitantes
nos três dias e meio de exposição. Foi ótimo receber uma reação e uma satisfação
tão positivas de nosso público (obtivemos um índice de satisfação de 94,8%). Os
materiais exibidos, o ambiente montado e o clima estabelecido dentro do espaço da
Isso é Famecos deixaram a exposição com “a cara” da faculdade, o que era um dos
objetivos do grupo em relação à exposição.
No entanto, melhorias sempre são bem vindas. No âmbito do evento
Exposição Isso é Famecos, seria recomendada uma iluminação mais clara, uma vez
que alguns visitantes de mostraram incomodados com a luz vermelha, e que a
pesquisa deve constar o curso de cada visitante.
Outro ponto é o fato de que seria interessante se a Famecos começasse a
cultivar mais trabalhos realizados pelos alunos de Relações Públicas, que possam
31
constar num acervo, futuramente. Foram coletados para a exposição materiais dos
cursos de Jornalismo, Publicidade e Propaganda, e do curso de Produção
Audiovisual. Porém, os únicos materiais do curso de Relações Públicas eram os
cartazes do SET Universitário que, por sua vez, não são trabalhos dos alunos. É
muito importante que os Relações Públicas tenham o seu produto mostrado fora da
sala de aula.
No âmbito do evento Famequiando, vários aspectos deveriam ser revistos
como, por exemplo, a data. Ele foi realizado em época de provas, logo vários alunos
não puderam comparecer a outros eventos. Outro ponto importante é a divulgação.
Várias pessoas não tinham conhecimento do que estava acontecendo, mesmo que
tivessem recebido flyers e lido os posters distribuídos pela faculdade. O mesmo
ocorreu com alunos de outros cursos, que praticamente não compareceram ao
evento (somente amigos de participantes). Seria interessante uma divulgação feita
com mais antecedência, e mais pessoal, por exemplo, passar nas salas de aula
relatando sobre o evento.
Considerando o longo caminho que o Grupo percorreu para a realização ideal
da Exposição Isso é Famecos, sua execução, a avaliação feita após o seu término, e
a quantidade de elogios e suporte recebidos, pode-se considerar o evento como
muito bem sucedido.
32
7. ANEXOS
A. PROPOSTAS DE ESTRUTURAÇÃO
33
B. 5W2H
34
C. ESTRUTURA
Figura 8 – Fotos realizadas pelos alunos antes do evento.
Figura 9 - Sala HP antes do evento.
35
Figura 10 - Sala HP durante o evento.
Figura 11 - Sala HP durante o evento.
36
Figura 12 - Sala HP durante o evento.
Figura 12 - Sala HP durante o evento.
37
Figura 13 - Sala HP durante o evento.
Figura 14 - Sala HP durante o evento.
38
Figura 15 - Recepção das alunas.
Figura 16 - Luminárias e materiais utilizados.
39
D. LISTA DE PARTICIPANTES
Dia/Horário 17-jun 18-jun 19-jun 20-jun
9 - 12hs Bruna Severo Grupo Fernanda Faertes Carolina Garcia e
Gabriela Moscovich
14 - 19hs Monitores Núcleo
de Eventos Monitores Núcleo
de Eventos Monitores Núcleo de
Eventos Monitores Núcleo
de Eventos
19 - 21:30hs Letícia Paes e
Gabriela Moscovich
Carolina Garcia e Gabriela Dalpian
Felipe Balestrin Bruna Severo
40
E. DIVULGAÇÃO
Figura 17 - Panfletagem dos flyers no Prédio 5.
41
Figura 18 - Panfletagem dos flyers no Prédio 10.
Figura 19 - Panfletagem dos flyers no Prédio 10.
42
43
F. PROGRAMA
I.
44
II.
45
H. CONVITE
46
I. PÚBLICO
47
J. PUBLICIDADES
48
K. FOTOS DA EXPOSIÇÃO
49
50
L. PESQUISA
51
8. REFERÊNCIAS
FONSECA, J. J. S. Metodologia da pesquisa científica. Fortaleza: UEC, 2002.
Apostila.
