Relatório Final 01_2015 - Almoxarifado 2015.pdf

Ministério da Justiça - MJConselho Administrativo de Defesa Econômica - CADE

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Processo nº 08700.000228/2015-17

RELATÓRIO DE AUDITORIA 01/PAINT 2015

AÇÃO A 4.1 - AUDITAR O CONTROLE DO MATERIAL DE CONSUMO

(ALMOXARIFADO)

APRESENTAÇÃO

1. AÇÃO DO PAINT : AÇÃO A 4.1 – AUDITAR O CONTROLE DO MATERIAL DE CONSUMO - ALMOXARIFADO

2. PERÍODO AUDITADO: 1º de janeiro a 28 de fevereiro de 2015

3. ORIGEM DA DEMANDA : Interna.

4. EQUIPE DE AUDITORIA :

Auditora-chefe: Joice Arantes LucianoChefe de Serviço da Auditoria: Beatriz Leal dos ReisAnalista Técnico Administrativo: Francisco José Leite Colombo de SouzaAnalista Técnico Administrativo: Wagner Soares GomesAssistente de Operações: Cezar Romero Carvalho de SouzaApoio Administrativo: Amanda Rios Novais

DAS COMPETÊNCIAS DA AUDITORIA

5. A Auditoria Interna (Audit) tem como propósito primordial, apoiar e assessorar a gestão quanto ao controle da legalidade econformidade dos atos administrativos.

6. As unidades do Conselho Administrativo de Defesa Econômica (Cade) foram reestruturadas a partir do Decreto nº 7.738, de 28de maio de 2012, que aprovou a Estrutura Regimental e o Quadro Demonstrativo dos Cargos em Comissão do Cade; remaneja cargos emcomissão e funções de confiança; altera os Decretos nº 6.061, de 15 de março de 2007, nº 2.181, de 20 de março de 1997, e nº 1.306, de 9 denovembro de 1994.

7. O Decreto tratou, no Capítulo II de seu Anexo, da Estrutura Organizacional do Conselho, dispondo, na alínea b, inciso II, art. 2ºdo Anexo, a Auditoria como órgão seccional e definindo suas competências no art. 17 deste mesmo Anexo. As competências da Auditoria,também estão dispostas no art. 16 do Regimento Interno do Cade (RICADE), aprovado pela Resolução nº 1, de 29 de maio de 2012, conformese segue:

Art. 16. Compete à Unidade de Auditoria:

I - realizar a fiscalização contábil, financeira, orçamentária e operacional do Cade, acompanhando, revisando e avaliando a eficácia da aplicaçãode seus controles;

II - acompanhar, mediante procedimento de auditoria, a execução do orçamento do Cade, em todos os aspectos e fases de realização da despesae de controle e proteção de seu patrimônio e a promoção e execução de estudos;

III - apreciar e verificar a exatidão e suficiência dos dados emitidos sobre os atos de admissões e desligamentos de pessoal, bem comoconcessões de aposentadorias e pensões, emitindo parecer sucinto e conclusivo sobre a sua legalidade e remetê-lo à Diretoria Administrativa;

IV - acompanhar e avaliar as ações da Comissão Permanente de Licitação – CPL – e dos contratos e convênios realizados pelo Cade e apoio aosórgãos de controle interno e externo no exercício de sua missão institucional;

V - adotar as demais medidas previstas na legislação vigente;

VI - realizar outros trabalhos correlatos com as funções de controle interno que forem determinadas pelo Presidente.

8. Os trabalhos realizados pela Audit são pautados nas normas vigentes e com o foco nos seguintes objetivos:

Propiciar a observância das normas legais, instruções normativas, estatutos e regimentos;Assegurar exatidão, confiabilidade, integridade e oportunidade nas informações contábeis, financeiras, administrativas eoperacionais;Evitar o cometimento de erros, desperdícios, abusos, práticas antieconômicas e fraudes;Propiciar informações oportunas e confiáveis, inclusive de caráter administrativo/operacional, sobre os resultados e efeitosatingidos;Salvaguardar os ativos financeiros e físicos quanto à sua boa e regular utilização e assegurar a legitimidade do passivo;Permitir a implementação de programas, projetos, atividades, sistemas e operações, visando à eficácia, eficiência eeconomicidade na utilização dos recursos;Assegurar a aderência das atividades às diretrizes, planos, normas e procedimentos da unidade/entidade.

9. Os princípios que devem orientar os trabalhos realizados pela Audit são:

:: SEI / CADE - 0077141 - Relatório :: http://sei.cade.gov.br/sei/controlador.php?acao=documento_imprimir...

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Relação custo/benefício;Qualificação adequada, treinamento e rodízio de funcionários;Delegação de poderes e definição de responsabilidades;Segregação de funções;Instruções devidamente formalizadas;Controles sobre as transações;Aderência a diretrizes e normas legais.

BREVE RELATO SOBRE O OBJETO DA AUDITORIA

10. Os trabalhos de auditoria abrangerão os controles de material de consumo existentes no Almoxarifado, no exercício de 2015.Para melhor compreensão do objeto auditado, segue trecho extraído do sítio do Instituto Federal de Tocantins[1]:

“NOÇÕES BÁSICAS DE ALMOXARIFADO

CONCEITO: Local destinado à fiel guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado a sua natureza, tendo a função dedestinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso, ficando sua localização, equipamento e disposição interna,condicionados à política de estoques da empresa.

OBJETIVO DO ALMOXARIFADO: Impedir divergências e perdas de qualquer natureza. A autoridade para a retirada do estoque deve estardefinida com clareza e somente pessoas autorizadas poderão exercer essa atribuição, protegendo-os contra furtos e desperdícios.”

11. Estão subordinados à Divisão de Logística (DLOG), o Serviço de Almoxarifado e Patrimônio (SEAP) e o Serviços Gerais(SG). A DLOG está vinculada à Coordenação-Geral de Orçamento, Finanças e Logística do Cade (CGOFL), segue abaixo o organograma daunidade:

Figura 1 - Organograma

AVALIAÇÃO SUMÁRIA DE RISCO E RELEVÂNCIA

12. O almoxarifado é a unidade responsável pela guarda e controle do material de consumo adquirido pelo Cade. Considerando asrecomendações da CGU, e os apontamentos feitos nas auditorias de exercícios anteriores, em especial relativos à realização de inventário,faz-se necessário acompanhar e avaliar os métodos adotados como Sistema de Controle pelo Setor de Almoxarifado.

Avaliação Sumária: avaliar as práticas administrativas no que concerne a movimentação e estocagem de materiais deconsumo.Risco: MRelevância: 10

13. A classificação de risco e relevância foi feita com base na percepção dos quesitos resultantes do levantamento dosapontamentos feitos pela CGU nos processos de prestação de contas anuais de 2010 e 2012, das constatações desta AUDIT constantes dosRAINTs 2013 e 2014 e levando em conta os quesitos descritos no Mapa Estratégico do CADE.

14. Apresentamos a seguir, tabela contendo o quantitativo de constatações constantes nos RAINTs 2010 a 2013, com relação àsLicitações/Contratos:

Tabela 1 - Constatações RAINT 2010 a 2013


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15. No Relatório de Auditoria nº 01/2014, referente aos trabalhos realizados no período de 1º de janeiro a 31 de março de 2014,houve 2 (duas) constatações que ensejaram recomendações, o que equivale a mais de 50% abaixo da média constante nos RAINT dos anos de2010 a 2013.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS DA AUDITORIA

16. Esta ação será realizada com o intuito de colaborar com o quesito “Assegurar adequado suporte logístico às necessidades doCade” constante no Planejamento Estratégico 2013-2016 do Conselho Administrativo de Defesa Econômica (Cade), na parte que trata dePessoas e Infraestrutura.

17. Esta ação será desenvolvida com vistas a:

Evitar possíveis danos relacionados à forma de armazenagem/estocagem, testando e avaliando os atuais;Verificar se a quantidade de material adquirida é coerente com a realidade de consumo do órgão;Acompanhar e avaliar o fechamento de balanço mensal, confrontando os números de requisições feitas com os quantitativosde aquisições e estoque.Verificar a existência e a aplicação da normativa interna sobre controle, movimentação e estoque de materiais, a existência e ocumprimento das rotinas e procedimentos e a utilização de sistema de controle, visando garantir o funcionamento adequadodo almoxarifado.

18. Objetivo da Auditoria : verificar se as rotinas no recebimento, aceite, escrituração e distribuição de materiais obedecem àlegislação vigente, e observar o armazenamento dos produtos e logística da entrega para atendimento às necessidades do Cade.

19. Resultados Esperados: garantir a eficiência e a eficácia na gestão dos recursos públicos.

ESCOPO DOS TRABALHOS

20. Avaliar os procedimentos de registros, baixas, fechamentos mensais (RMMA), documentos fiscais, estoques. Essa ação deauditoria será realizada por meio de visita às dependências do almoxarifado, com verificação da situação geral, análise e avaliação poramostragem de 10% dos itens (considerando uma amostra heterogênea e significativa dos diversos tipos).

21. Para averiguar as condições físicas do material, bem como verificar os dados no sistema e na ficha de controle doAlmoxarifado, foi selecionada uma amostra aleatória, com base nos dados constantes no relatório de materiais enviados pela DLOG.

22. Do universo de 170 (cento e setenta) materiais constantes na relação, foi selecionada uma amostra de 17 (dezessete) itens querepresentou cerca de 10% do total. A seguir apresentamos a tabela contendo os itens selecionados para amostra:

Tabela 2 - Materiais Selecionados para Amostra


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CRONOGRAMA DE REALIZAÇÃO DOS TRABALHOS

23. Inicialmente a realização da ação estava prevista no PAINT 2015 para o período de 19 de janeiro a 12 de fevereiro de 2015.

24. Alguns fatos ocorridos ao longo da realização dos trabalhos geraram a necessidade de adequação do cronograma inicialmenteprevisto. Dentre eles destaca-se o pedido de dilação de prazo pela Diretoria Administrativa para atendimento da Solicitação de Auditoria nº2/2015/AUDIT/CADE, em função do volume de atividades sob encargo do Gabinete da Diretoria.

25. Os deferimentos de pedidos desta natureza são ocasionais e têm se mostrado positivos, uma vez que é possível detectar oesforço das Unidades em fornecer dados e informações consistentes.

26. A seguir, tabela ilustrativa do comparativo do cronograma e tempo gasto de execução, comparando-se o previsto e o realizado:

Tabela 3 - Previsto x Realizado

27. A quantidade de homens hora prevista no PAINT 2015 para a ação mostrou-se adequado. A seguir, o detalhamento docronograma de execução da ação:

Tabela 4 - Cronograma de Execução


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28. Para a elaboração do relatório de auditoria, a Audit necessitaria ainda realizar consulta ao Tesouro Gerencial para obter dadosorçamentários e financeiros que receberiam tratamento para composição do relatório. Entretanto, a capacitação será viabilizada pelaadministração apenas no segundo semestre por esta razão, optou-se por usar a consulta ao SIOP Público para extração de dados orçamentáriosque integram o presente Relatório de Auditoria.

VOLUME DE RECURSOS AUDITADOS POR TRABALHO REALIZADO

DOTAÇÃO INICIAL E ATUALIZADA

29. Conforme consta no SIOP Público, para o exercício de 2015, foi consignada ao Cade a Dotação Inicial no valor de R$31.955.970,00 (trinta e um milhões, novecentos e cinquenta e cinco mil, novecentos e setenta reais).

30. Considerando as dotações iniciais consignadas a este Conselho, o Programa 2020 Cidadania e Justiça foi contemplado com ovalor de R$ 22.496.938,00 (vinte e dois milhões, quatrocentos e noventa e seis mil, novecentos e trinta e oito reais) e o valor do programa detrabalho Despesas Administrativas – PTRES 091590 – foi de R$ 20.438.308,00 (vinte milhões, quatrocentos e trinta e oito mil, trezentos eoito reais).

31. A Dotação Atualizada do Programa 2020, considerando a posição em 6 de maio de 2015, foi no valor de R$ 22.963.605,00(vinte e dois milhões, novecentos e sessenta e três mil, seiscentos e cinco reais). Para melhor visualização das dotações consignadas ao Cadesegue tabela demonstrativa dos valores.

Tabela 5 - Dotações - Exercício 2014

32. Analisando a tabela é possível perceber que as dotações referentes ao exercício de 2015 está cerca de 10% a 15% menor que asdotações do exercício anterior.

33. Para efeitos comparativos fizemos uma série histórica dos exercícios de 2012 a 2015 das dotações atualizadas consignadas aoCade que resultou no gráfico que se segue:

Gráfico 1 – Dotação Atualizada – Total Geral


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34. Observa-se que o exercício de 2013 (R$ 49.683.583,00) foi o que teve um maior valor consignado e o de 2015 foi o menor (R$31.955.970,00)

35. Com relação ao Programa de Trabalho 2020, cabe esclarecer inicialmente que programa de trabalho despesas administrativas sóforam incorporadas ao Programa Cidadania e Justiça a partir do exercício de 2014. Nos exercícios anteriores havia o programa de trabalhointitulado "Administração da Unidade" pertencente ao Programa de Gestão e Manutenção do Ministério da Justiça. Por esta razão, existe umasubstancial diferença nos valores consignados, conforme demonstrado no gráfico que se segue:

Gráfico 2 - Dotação Atualizada - Programa 2020

36. Considerando os valores consignados para os programas de trabalho na Dotação Atualizada, obtém-se a seguinte proporção:

Gráfico 3 - Dotação Atualizada - Programas de Trabalho

37. Da Dotação Atualizada é possível verificar que 91% foram consignadas para o programa de trabalho Despesas Administrativas.

38. No comparativo aos exercícios anteriores, as dotações consignadas para “Administração da Unidade” ou “DespesasAdministrativas” é possível verificar que o maior valor foi referente ao exercício de 2012 (R$ 25.499.999,00) e o menor foi em 2015 (R$20.869.975,00), conforme demonstrado no gráfico a seguir:

Gráfico 4 - Dotação Atualizada - Adm. Da Unidade ou Despesas Administrativas


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RECURSOS AUDITADOS

39. Foram auditados materiais em estoque que, conforme consta na conta contábil 115610100 – material de consumo, tem o saldono mês de fevereiro no montante de R$ 114.210,06 (cento e quatorze mil, duzentos e dez reais e seis centavos). De acordo com a consultarealizada no Siafi Operacional, temos que:

Tabela 6 – Recursos Auditados

DOCUMENTOS EMITIDOS PELA AUDIT

40. Para a realização dos trabalhos foram elaborados as seguintes Solicitações de Auditora:

Tabela 7 – Documentos Emitidos pela Audit

41. Além dos documentos elencados na tabela, constam no processo, papéis de trabalho, manifestações da unidade, consulta aoSIOP Público e planilhas de memória de cálculo.

INFORMAÇÃO 01: INSTALAÇÕES

42. No dia 23 de janeiro de 2015 foi feita uma checagem de itens referentes às instalações do Almoxarifado que se segue:

Tabela 8 - Instalações


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INFORMAÇÃO 02: QUANTITATIVOS APURADOS

43. Foi realizada a contagem do material da amostra e registrados os quantitativos constantes na ficha e no sistema. A seguir,apresentamos a tabela comparativa:

Tabela 9 - Quantitativos Apurados

44. Dos materiais verificados, apenas a xícara para café com pires foi considerada frágil. A incidência de materiais frágeis é baixa,não foi detectado material perecível e material com prazo de validade vencido.

CONSTATAÇÃO

45. Com vistas a subsidiar a realização das atividades constantes do PAINT 2015, esta Unidade de Auditoria realizou visita in loco,no Almoxarifado nos dias de 22 e 23 de janeiro de 2015. Durante os trabalhos de auditoria, constatou-se a existência das seguintesinconsistências:

Fita cassete Maxell sem ficha de controle de estoque.i. Placa de sinalização estranha ao ambiente do almoxarifado.ii. TVs de plasma estão mal acondicionadas no depósito.iii.

46. Além das inconsistências já mencionadas, atentamos para o fato de que existem materiais em estoque e sem movimentaçãodesde exercícios anteriores a 2014, e material sem constar a data da última requisição, quais sejam:

Tabela 10 - Material Estocado - Sem movimentação


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47. Com relação às inconsistências apontadas, foi realizado um questionamento à Diretoria Administrativa, por meio da Solicitaçãode Auditoria nº 2/2015/AUDIT/CADE (0017425), cuja manifestação da unidade e conclusões da auditoria será tema tratado posteriormenteneste relatório na parte do Questionário.

INFORMAÇÃO 03: REQUISIÇÕES

48. Foram verificadas as requisições de material de consumo feitas ao almoxarifado com o intuito de observar a porcentagem deatendimento, o arquivamento cronológico e a evidência de recebimento pelo requisitante.

49. Observou-se que as requisições são atendidas em sua maioria, tendo 84,21% de atendimento (total ou parcial). As requisiçõesestão arquivadas de forma cronológica e houve comprovação do recebimento do material pelo requisitante.

INFORMAÇÃO 04: TESTE DE CONSISTÊNCIA

50. Foi realizado o teste de consistência da amostra estabelecida pela Audit. Neste teste foi averiguado se o quantitativo de materialem estoque está de acordo com as informações constantes nas fichas do Almoxarifado e no sistema. A seguir, tabela demonstrativa do teste deconsistência:

Tabela 11 - Teste de Consistência

CONSTATAÇÃO

51. Nos itens relacionados na tabela que se segue, foi constatado que os valores constantes no sistema e/ou na ficha não coincidemcom a quantidade física, o que equivale 5% do total dos materiais auditados.

Tabela 12 - Quantitativo Divergente

52. Com relação à divergência dos quantitativos, informamos que foi realizado um questionamento à Diretoria Administrativa, pormeio da Solicitação de Auditoria nº 2/2015/AUDIT/CADE (0017425), cuja manifestação da unidade e conclusões da auditoria será tematratado posteriormente neste relatório na parte do Questionário.

INFORMAÇÃO 05: RELATÓRIO DE MOVIMENTAÇÃO DO ALMOXARIFADO


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53. Foi realizada a comparação entre os saldos constantes no RMMA com o Siafi[1]. Conforme demonstrado na tabela que sesegue, não foi observada nenhuma divergência entre os valores:

Tabela 13 - RMMA x SIAFI

54. Verificou-se também os valores de entradas e saídas constantes no RMMA que estão demonstradas no gráfico que se segue:

Gráfico 5- Entradas e Saídas de Material

55. As entradas de materiais resultaram no montante total de R$ 40.581,00 (quarenta mil, quinhentos e oitenta e um reais)considerando e as saídas resultaram em R$ 5.114,26 (cinco mil, cento e quatorze reais e vinte e seis centavos).

INFORMAÇÃO 06: QUANTITATIVO DE CONSTATAÇÕES

ACHADOS DE AUDITORIA

56. Dos estudos realizados por meio de visita in loco, verificação de RMMA, consulta ao SIAFI Operacional, elaboração deplanilhas de cálculo e comparativos com exercícios anteriores, resultaram achados de auditorias que serão denominados “constatações”. Nãofoi possível perceber melhora significativa no que tange aos achados de 2015 em relação aos exercícios anteriores. No entanto, o número deconstatações é pouco expressivo, o quantitativo reduzido de constatações demonstra que existem falhas, porém não podem ser consideradasresultantes de má gestão do material de consumo.

57. No exercício de 2015 o número total de constatações foi de 5 (cinco), o quantitativo está dentro da média das análises realizadanos anos de 2010 a 2014 que é de 4,5 (quatro vírgula cinco) constatações/ano.

58. A seguir apresentamos gráfico contendo a série histórica das constatações, até 2015:

Gráfico 6 - Série Histórica - Constatações


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ITENS COM CONSTATAÇÃO

59. No exercício de 2015, foram auditados 20 (vinte) itens, que incluem 3 (três) itens adicionais que foram objeto de constatação,mas que não estavam selecionados na amostra inicial.

60. Do total de itens auditados, 10 (dez) foram objetos de constatação. O que representa um acréscimo de 60% em relação àauditagem realizada no exercício de 2014. Se considerarmos as auditorias realizadas nos exercícios de 2012 a 2015, é possível verificar que amédia é de 7 (sete) itens/ano. A seguir apresentamos gráfico contendo a série histórica da quantidade de itens que foram objetos deconstatação:

Gráfico 7 – Série Histórica - Itens com Constatação

61. Com relação aos tipos de constatações resultantes dos trabalhos realizados em 2015, foi possível perceber que a maiorocorrência foi em relação ao material ocioso[1], como demonstrado no gráfico que se segue:

Gráfico 8 - Tipos de Constatação - 2015

QUESTIONÁRIO


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62. Com vistas a subsidiar a realização das atividades constantes do PAINT 2015, foi solicitado, por meio da Solicitação deAuditoria – S. A. Audit nº 2/2015 (0017425), de 3 de fevereiro de 2015, que a Diretoria Administrativa – DA respondesse ao questionárioreferente à gestão de material de consumo. Vale apontar que não foram constatadas inconsistências nas informações apresentadas pela DA.

63. Importa destacar que, para efeito do questionário, foi considerado o período de 1º a 20 de janeiro de 2015.

64. Nos subitens que se seguem, apresentamos as respostas ao questionário apresentadas pela DA, por meio do Memorando nº112/2015DA/CADE (0025435), datado de 23 de fevereiro de 2015.

QUESTÃO 01: GESTÃO DE MATERIAL

65. As unidades e setores da DA que estão ligados diretamente com a gestão de materiais de consumo são: o Gabinete da DA, aCoordenação-Geral de Orçamento, Finanças e Logística – CGOFL e a Divisão de Logística – DLOG.

66. Para a execução das atividades no Almoxarifado são utilizados dois sistemas:

SIAFI – Sistema Integrado de Administração Financeira do Governo Federal; ASI - Automation System of Inventory.

67. No que se refere aos sistemas utilizados, a DA também informou o que se segue:

"O SIAFI é um sistema utilizado para registro, acompanhamento e controle da execução orçamentária, financeira e patrimonial do GovernoFederal. Em relação ao Almoxarifado, este sistema auxilia no controle das entradas e saídas de materiais. O servidor responsável pelo setorpossui senha de acesso ao sistema e faz os registros de entradas e saídas de materiais.

O sistema ASI - Automation System of Inventory é responsável pela gestão e controle do material de consumo, proporcionando ao setor maiorcontrole ao consolidar informações que podem ser acessadas através de consultas/relatórios.

O acesso ao sistema ASI é feito por pessoal devidamente cadastrado com login e senha."

68. A diretoria comunicou que “não houve a fixação institucional de metas relacionadas à gestão dos materiais de consumo paraacompanhamento pelo setor” e que não foram implementados aperfeiçoamentos visando à melhoria da gestão.

69. No que tange aos pontos de fragilidade apresentou a seguinte informação:

“Foram identificados 2 pontos de fragilidades descritos a seguir.

- Ausência de local adequado para o armazenamento dos materiais de tecnologia de informação, como toners e cartuchos. Esses materiais estãoarmazenados em estantes, acondicionados em temperatura ambiente. A temperatura considerada ideal varia de acordo com as especificações decada fabricante, mas geralmente seu armazenamento deve ser em área refrigerada.

- O CADE não renovou o contrato com a empresa Link Data, relativo à atualização do sistema ASI, devido ao Acórdão nº 0054/2012, e, apósanalisar duas soluções de TI de gerenciamento das atividades do Almoxarifado, optou pelo Sistema Integrado de Patrimônio, Almoxarifado eContratos, desenvolvido e fornecido pela Universidade Federal do Rio Grande do Norte – UFRN. O termo de cooperação encontra-se vigente efoi elaborado cronograma com vistas à instalação do sistema ainda em 2015."

70. Em relação à ausência de local adequado para armazenamento dos materiais de tecnologia da informação consideramos que éum ponto importante e que deve ser priorizado no momento em que for oportuno providenciar a melhoria das instalações do Almoxarifado.

71. Percebe-se que a identificação do ponto de fragilidade da decisão de não renovar o contrato com a empresa responsável pelaatualização do sistema ASI foi acompanhada do relato da busca de soluções e da celebração do termo de cooperação com a UFRN. Assim,espera-se que a Administração consiga efetivar a implementação do sistema em atendimento ao Acórdão TCU nº 0054/2012 e incorporar umamelhoria significativa na gestão de material de consumo, ainda neste exercício.

QUESTÃO 02: ESTRUTURA DE PESSOAL

72. O Chefe de Serviço de Almoxarifado e Patrimônio, bem como o seu substituto, são os responsáveis pelo gerenciamento dasquestões relativas ao Almoxarifado e foram nomeados por meio de portarias conforme se verifica:

Responsável Titular: Walter Alves da Silva - Portaria CADE nº 176 de 15 de outubro de 2012.Responsável Substituto: Jorge Luiz Hachem Vasconcelos - Portaria CADE nº 250 de 27 de novembro de 2014

73. Os servidores responsáveis pelo gerenciamento das questões relativas ao Almoxarifado (titular e substituto) participaram decursos de capacitação de logística, contratação e licitação sustentáveis que podem ser considerados como relacionados à gestão deAlmoxarifado, conforme demonstrado na tabela que se segue:

Tabela 14 - Capacitações

74. Pode ser considerada uma boa prática a capacitação dos servidores ligados ao Setor de Almoxarifado, que deve ser realizada eincentivada nos exercícios posteriores.

QUESTÃO 03: CONDIÇÕES INTERNAS DO ALMOXARIFADO

75. A estrutura das dependências do Almoxarifado está adequada. Periodicamente é realizada a limpeza da sala e, nessas ocasiões


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não se verificou a existência de buracos ou afins. As instalações elétricas estão em bom estado de conservação e não apresentam problemas desegurança, os pontos de redes instalados são considerados suficientes, houve a instalação de um ponto de rede e um ponto de energia no local.

76. As instalações do Almoxarifado são de fácil limpeza e não há indícios da presença de roedores, insetos, aves ou outros animais.A DA ainda informou que a cada semestre é realizado o trabalho de desratização e dedetização da área, podendo ser realizada num períodomenor, caso haja necessidade.

77. A qualidade e a intensidade da iluminação são consideradas adequadas. No local foram instalados um ventilador e um arcondicionado portátil e a diretoria avaliou que a ventilação é adequada.

78. A diretoria entende que a temperatura do local é condizente com as condições necessárias ao armazenamento dos materiais eque existe a necessidade de controlar a temperatura do local, porém não há aparelhos indicadores de umidade e temperatura, e esclareceuainda o seguinte:

“Sim, exceto pelos materiais de tecnologia de informação, como toners e cartuchos. Conforme citado no item 1.4, esses materiais estãoarmazenados em estantes, acondicionados em temperatura ambiente, mas geralmente existe recomendação dos fabricantes para armazenamentoem área refrigerada.”

79. O apontamento referente ao armazenamento dos materiais de tecnologia da informação já foi tema tratado anteriormente nesterelatório.

80. O Almoxarifado é considerado seguro e os acessos aos extintores e mangueiras estão livres. Conforme informado pela diretoria“foram instaladas câmeras de segurança na área externa no 3º subsolo para que o local se torne mais seguro. ”.

QUESTÃO 04: ARMAZENAGEM E CONTROLE

81. A diretoria mencionou o fato que “houve uma reorganização do espaço em 2014, o que permitiu a distribuição dos materiais deforma racional, preservando a integridade física e a identidade dos mesmos. ”.

82. A organização da arrumação física do estoque é realizada da seguinte forma:

“Os materiais são separados por item e, posteriormente, por grupo contábil. Os itens que necessitam de armazenagem especial são a guardadosde acordo com sua especificidade, a exemplo das resmas de papel, que são armazenadas em Pallet.”

83. A dependência do Almoxarifado é exclusivamente para estocagem, os funcionários encontram-se na sala da Divisão deLogística, localizada no 1º andar do edifício sede. Não existe em seu estoque materiais inflamáveis, perigosos ou de uso controlado. O Setorde Almoxarifado dispõe de um carrinho para transporte dos materiais. Não há material de consumo estocado fora das instalações doAlmoxarifado.

84. Os controles manuais realizados pela administração do Almoxarifado são os seguintes:

Ficha de controle de estoque;Arquivamento das requisições mensais, numeradas em pastas individuais;Arquivamento da Nota Fiscal, Nota de Entrada e Nota de Empenho (grampeadas em conjunto);Arquivamento dos Relatórios Mensais de Movimentação do Almoxarifado (RMMA);Inventário dos materiais de consumo realizado mensalmente.

85. As requisições de material são preenchidas por requisitantes devidamente cadastrados no sistema ASI, da seguinte forma:

Após login no sistema, o requisitante enumera os materiais de que necessita e envia a requisição.O Setor de Almoxarifado analisa e fornece os materiais de acordo com o estoque e a conveniência.A requisição é assinada pelo requisitante que a expediu, com implantação do Sistema Eletrônico de informações – SEI, estãose adaptando ao novo Sistema neste Setor.

86. A rotina do balanço é realizada, conforme informado pela DA, de acordo com o que se segue:

“O balanço é realizado no último dia útil do mês. O Almoxarifado realiza a conferência mensal das entradas e saídas do sistema ASI com oSIAFI. Após as análises, são feitos os lançamentos definitivos no sistema do Almoxarifado. O material em estoque é conferido fisicamente,diariamente, à medida de sua saída. Mensalmente, é impressa a planilha geral de estoque através do sistema. Após todos os procedimentos eacertos, o RMMA é encaminhado mensalmente por meio do processo nº 08700.000774/2014-69, à Divisão de Contabilidade, para asprovidencias que fizerem necessárias, após análise o processo retorna à DLOG, aguardar os relatórios dos meses seguintes. ”

87. Com a interação entre o Setor de Almoxarifado e a Divisão da Contabilidade – DCONT mitiga-se a ocorrência de divergênciasentre os lançamentos do Siafi e os dados constantes no RMA, podendo-se averiguar possíveis problemas de lançamentos e buscar a soluçãoem tempo hábil.

88. O Setor de Almoxarifado não possui procedimento específico para realizar compras de urgência. O procedimento de aquisiçãode material ocorre da seguinte maneira:

“Anualmente, é feito o pedido de compra e enviada relação do material a ser adquirido à Divisão de Licitação e Contratos que, por seu turno,toma as providências necessárias para realizar um Pregão Eletrônico de Registro de Preços. Depois de todos os trâmites, é celebrado entre oCADE e o licitante vencedor uma Ata de Registro de Preços. Os materiais são solicitados e adquiridos por meio de Empenho e de acordo com anecessidade.”

89. A diretoria apontou que há previsão da quantidade máxima do item que deverá ser mantida em estoque:

“Sim. Alguns itens são mais consumidos que outros, por exemplo, canetas, papel A4, envelope, por isso, é necessário que haja um controlerigoroso do consumo. A metodologia utilizada para prever a quantidade máxima do que deve ser mantido em estoque se dá por meio delevantamento de saída de determinado material, utilizando-se como métrica o estoque atual e o consumo registrado nos meses posteriores aoúltimo balanço, chegando-se a uma média do consumo registrado no período. Com a implantação do novo Sistema Eletrônico de Informação –SEI, a tendência é a redução de alguns itens de material de consumo e expediente deste Conselho.”

90. A DA explicou que o sistema do Almoxarifado não permite ao administrador do Almoxarifado saber qual o estoque mínimonecessário para a garantia de fornecimento, no entanto, “é realizado um controle por meio de planilha Excel, que fornece as informações


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necessárias de apoio à tomada de decisão”. O sistema auxilia no controle de tempo do material estocado.

91. A aquisição de material de acordo com a necessidade e o gerenciamento do estoque são fatores que podem ser consideradospositivos, tendo em vista que se evita o acúmulo do material em estoque e aumenta a circularização do material adquirido. Resulta também,numa maior facilidade de gerenciamento dos materiais de consumo.

92. Observa-se que o sistema do Almoxarifado é o mecanismo de controle do estoque, auxiliando os servidores a diagnosticar,entre outros pontos, o fluxo e a frequência das entradas e saídas dos materiais estocados. Entretanto, considera-se que o estabelecimento de umestoque mínimo para cada material seria importante para aprimorar a gestão do estoque e evitar falhas no atendimento das demandas.

93. Os procedimentos de recepção dos materiais entregues pelo fornecedor estão desenhados, pela DA, da maneira que se segue:

"Os materiais são entregues diretamente à Divisão de Logística e são recebidos pelo Setor de Almoxarifado, que atesta na nota fiscal o"recebimento provisório". O Setor de Almoxarifado aciona a Comissão de Recebimento de Equipamentos, Materiais e Livros do CADE,designada por meio da Portaria nº 89/2011 de 26 de julho de 2011, que analisa as condições gerais do material e, caso não haja restrições, tomaas providências necessárias para o "recebimento definitivo".

Vale apontar que alguns materiais chegam ao CADE de caminhão e não há como descer com este tipo de veículo até o 2º Subsolo, onde selocaliza o Almoxarifado. Assim, o caminhão não entra no prédio e o material é transportado manualmente, pelo fornecedor até oAlmoxarifado."

94. A diretoria informou que é realizado exame visual na recepção dos materiais para verificar se sofreram danos durante otransporte e, ainda, que:

“Além da conferência visual realizada na recepção dos materiais para verificar se houve danos ao material, o Setor de Almoxarifado verifica seo material e a Nota Fiscal estão de acordo com a Nota de Empenho, bem como se o material possui as características descritas nos documentos.”

95. Os procedimentos de recepção de material demonstram ser adequados à realidade do Cade.

SOLICITAÇÃO DE INFORMAÇÃO

96. Solicitamos que seja informado o número do processo que encaminha o RMMA à Divisão de Contabilidade, referente aoexercício de 2015 e registrado no SEI.

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE

97. Por meio do Memorando nº 762/2015/DA/CADE (0073270), de 18 de junho de 2015, o Sr Diretor Administrativo informou oque se segue:

“1.1. Para atender à solicitação de informação constante do parágrafo nº 97, informamos que o processonº 08700.000401/2015-79 apresenta o RMMA referente ao exercício de 2015, encaminhado à DCONT por meio do Despacho Ordinatório SAP(0016909).”

CONCLUSÃO DA AUDITORIA

98. Esta Unidade de Auditoria entendeu e acolheu os esclarecimentos prestados e considerou que a solicitação foi atendida.

99. Das informações encaminhadas pela DA não se vislumbrou a necessidade de novos questionamentos à Unidade. Não foramconstatadas inconsistências nas informações apresentadas.

QUESTÃO 05: ACHADOS A VISITA IN LOCO

100. Segue abaixo transcritas as perguntas e as respostas constantes no memorando encaminhado pela DA:

"5.1. Com vistas a subsidiar a realização das atividades constantes do PAINT 2015, esta Unidade de Auditoria realizou visita in loco, noprimeiro subsolo, e colheu informações do Almoxarifado nos dias de 22 e 23 de janeiro de 2015. Durante os trabalhos de auditoria, constatou-sea existência das seguintes inconsistências:

- Fita cassete Maxell sem ficha de controle de estoque.

- Placa de sinalização estranha ao ambiente do almoxarifado.

- Divergência entre os quantitativos apurados do material especificado na tabela que se segue:

5.1.1. Solicitamos que sejam informadas quais são as providências que serão adotadas a fim de sanar as inconsistências encontradas durante avisita in loco.

Resposta: Em relação às fitas cassetes, foi verificado o quantitativo no sistema e no estoque e atualizada uma nova ficha de controle. Sobre asplacas de sinalização, estas foram removidas do depósito de patrimônio.

5.1.2. No que tange às divergências dos quantitativos, solicitamos, ainda que, seja averiguado e informado o motivo da diferença entre aquantidade verificada em estoque e a constante no sistema e/ou na ficha e que se há a possibilidade de ajuste do quantitativo no sistema e/ou naficha.

Resposta: Foi realizada uma nova conferência e ajustado o valor em conjunto com o sistema.

5.2. Em visita à sala de depósito onde são guardadas as caixas de arquivo pertencentes ao Almoxarifado, constatou-se a existência deaproximadamente treze caixas com televisores armazenados inadequadamente (diretamente sobre chão).

5.2.1. Solicitamos que sejam informadas quais providências serão adotadas para armazenar de maneira mais adequada os televisores a fim demitigar o risco de dano ao patrimônio.

Resposta: As televisões estavam guardadas provisoriamente na espera para que fossem instaladas. Atualmente, todos os televisores já foramdistribuídos para seus respectivos setores."



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101. Esta Unidade de Auditoria entendeu e acolheu os esclarecimentos prestados e considerou que as inconsistências foramregularizadas.

QUESTÃO 06: NORMATIVOS

102. Conforme apontado pela diretoria, encontra-se em vigor a Portaria CADE Nº 223, de 21 de dezembro de 2012, que regulamentaos pedidos de material de consumo e a gestão do Almoxarifado. Visando aprimorar a gestão de almoxarifado, a Divisão de Logística elaborouminuta de Portaria que está em fase de avaliação no âmbito da DA.

QUESTÃO 07: COMISSÕES E INVENTÁRIOS

103. No exercício de 2014 foi instituída a comissão de recebimento de material de consumo pela portaria nº 31, de 04 de fevereiro de2014, nomeando os servidores:

Walter Alves da Silva – Chefe do Almoxarifado;Joalmir Pereira Nery – Assistente administrativo;Elda Belo – Agente de portaria;Belmiro da Graça Soares – Chefe de Serviço.

104. Em relação ao inventário do material de consumo, referente ao exercício de 2014, a diretoria informou que:

“Sim, foi realizado inventário do almoxarifado, conforme processo SEI! 08700.000003/2015-52, cuja comissão foi nomeada pela portaria nº269, de 19 de dezembro de 2014. As conclusões da comissão, bem como a resposta do SAP estão anexadas no processo no SEI.”

105. Resta evidenciado que as comissões de recebimento e de inventário de material de consumo foram formalmente instituídas.

106. Com relação a existência de materiais sem movimentação desde exercícios anteriores a 2014, e material sem constar a data daúltima requisição. A DA demonstrou estar ciente da existência de material fora de uso estocado no almoxarifado, conforme demonstrado aseguir, embora não explicite os materiais apontados pela Audit, espera-se que as providências que serão tomadas incluam esses materiais:

“Sim, há materiais que estão parados por falta de uso/demanda, tendo em vista o processo eletrônico do SEI. Diante deste cenário, haverátrabalho de levantamento desses materiais para que seja aberto o processo de doação”.

RECOMENDAÇÃO

107. Recomendamos que durante o processo de levantamento dos materiais a serem doados, verifiquem não só os que estão paradosem virtude do processo eletrônico do SEI, mas que seja mais abrangente a fim de abarcar todos os tipos de materiais de consumo estocados noAlmoxarifado.

MANIFESTAÇÃO DA UNIDADE

108. A Diretoria Administrativa, através do Memorando nº 762/2015/DA/CADE (0073270), informou o seguinte:

“1.2. Em relação à recomendação de que "durante o processo de levantamento dos materiais a serem doados, verifiquem não sóos que estão parados em virtude do processo eletrônico do SEI, mas que seja mais abrangente a fim de abarcar todos os tipos de materiais deconsumo estocados no Almoxarifado", conforme Memorando nº 720/2015/SAP/DLOG/CGOFL/DA/CADE (0071032), está em curso análisequanto ao uso futuro dos materiais de consumo sem movimentação desde exercícios anteriores a 2014, de forma que sejam mantidos em estoquesomente os itens necessários ao bom funcionamento do Cade.”


109. A diretoria está sendo diligente ao analisar o uso futuro de materiais para manter no estoque do Almoxarifado apenas o itensnecessários ao bom funcionamento deste Conselho.

110. Esta Unidade de Auditoria entendeu e acolheu os esclarecimentos prestados e considerou que a recomendação foi acatada.

111. Ressalte-se que o atendimento da recomendação será objeto de monitoramento por parte desta Unidade de Auditoria, podendoser realizados novos questionamentos, numa outra oportunidade, sobre a situação destes atendimentos.

QUESTÃO 08: RECOMENDAÇÕES - TCU E CGU

112. Com relação ao Almoxarifado ou à gestão de material de consumo, a DA informou ter conhecimento do Acórdão nº 0054/2012ATA 01; Processo nº TC 032.821/2008-0, que traz a seguinte recomendação:

“4.8. Recomendar com fulcro no art. 43 inciso I, da Lei nº 8.443/1992 c/c o art. 250, inciso II, do Regimento Interno do TCU, ao ConselhoAdministrativo de Defesa Econômica que:

4.8.1. envide esforços para celebrar termo aditivo a contrato vigente com a empresa Link Data cujo objeto seja de serviços relativos aosistema Asi, de modo a obter as funcionalidades, as informações e as providências que forem necessárias para a eventual exportação dos dadosde propriedade do órgão para um formato de dados de padrão aberto, possível de ser reconhecido por outros softwares ou sistemas (Achado XIdo relatório);”

113. A DA comunicou a situação do atendimento da determinação, incluindo eventuais justificativas para o não cumprimento eprovidências adotadas:

“Importa esclarecer que, devido ao Acórdão do TCU, o Cade não renovou o contrato com a Link Data, o que não permitiu a atualização dosistema ASI com funcionalidades referentes à amortização e depreciação dos bens do Cade. Assim, houve a necessidade de buscar outrosistema, que disponha de funcionalidades para atendimento das normas de contabilidade aplicadas ao Setor Público.

Para tanto, em 1º de julho de 2014, o Cade firmou o Termo de Execução Descentralizada nº 001/2014 com a Universidade Federal do RioGrande do Norte – UFRN, cujo objeto é a transferência dos sistemas SIG-UFRN. Um dos softwares do SIG-UFRN é o SIPAC, o qual possuimódulo de Almoxarifado. O planejamento do projeto prevê a instalação do sistema em 2015.”

114. Das informações prestadas depreende-se que a diretoria acatou a recomendação constante no Acórdão nº 0054/2012 da Corte de


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Contas e tomou providência na busca de soluções de TI para o gerenciamento das atividades do Almoxarifado.

QUESTÃO 09: RECOMENDAÇÃO DA AUDITORIA INTERNA

No item 13.7 do Relatório de Auditoria 01/2014 – Almoxarifado consta a seguinte informação:

“13.7 QUESTÃO 07: RECOMENDAÇÕES – AUDITORIA INTERNA

Na oportunidade da elaboração do Relatório de Auditoria nº 01/2013 – Almox foram realizadas algumas recomendações concernentes ao Setorde Almoxarifado. A Audit arguiu a DA sobre a situação do atendimento das recomendações e foi informado o que se segue:

- Item 10.2 do Relatório de Auditoria 01/2013 – Almox.:

- Recomendação: Recomendamos que seja verificada a necessidade de instituir comissão especial para doação ou desfazimento dos materiaisnão utilizados pelo Cade desde exercícios anteriores a 2013

- Situação Atual: Existe previsão de instrução de procedimento para doação ou desfazimento dos materiais, no entanto será realizada análisequanto ao uso futuro dos materiais de consumo sem movimentação desde exercícios anteriores a 2013, de forma que serão mantidos no estoqueaqueles cuja falta poderá trazer prejuízo às atividades do CADE.

- Item 14.6 do Relatório de Auditoria 01/2013 – Almox:

- Recomendação: Recomenda-se que seja verificada a necessidade de se editar uma Portaria atualizada de designação da Comissão deRecebimento de Equipamentos, Materiais e Livros do Cade.

- Situação Atual: Desde 04 de fevereiro de 2014 encontra-se em vigor a Portaria CADE nº 31, que designa os servidores que constituem aComissão de Recebimento de Equipamentos, Materiais e Livros do CADE.

- Item 14.7 do Relatório de Auditoria 01/2013 – Almox:

- Sugestão: Sugerimos que seja informada a situação atual do atendimento da determinação, incluindo eventuais justificativas para o nãocumprimento e providências adotadas no âmbito da DA.

- Situação Atual: A proposta de convênio com a Universidade Federal do Rio Grande do Norte já foi analisada pela Procuradoria e devolvida àUFRN para atendimento dos apontamentos. A expectativa é que o Termo de Cooperação seja assinado até o final do primeiro semestre de 2014.

Acolhemos os esclarecimentos prestados por meio do Memorando nº 18/GAB/DA/CADE e consideramos que foram tomadas providências e asrecomendações acatadas. Muito embora, a solução para o pleno atendimento da recomendação constante no Acórdão nº 0054/2012 da Corte deContas sobre o sistema a busca de soluções de TI para o gerenciamento das atividades do Almoxarifado ainda não esteja concluída.

Ressalte-se que os atendimentos das recomendações são objetos de monitoramento por parte desta Unidade de Auditoria, podendo serrealizados novos questionamentos, numa outra oportunidade, sobre a situação destes atendimentos.”

115. A respeito da situação atual da instituição da comissão especial para doação ou desfazimento dos materiais não utilizados peloCade, a DA esclareceu o que se segue:

“Com a inclusão do SEI e a mudança na cultura sobre a utilização do papel neste Tribunal Administrativo, alguns itens ficaram obsoletos. Comisso, o SAP (Setor de Almoxarifado e Patrimônio) fará um levantamento desses materiais de consumo/expediente e irá informar a CGOFL anecessidade de designar uma comissão de doação de bens.”

116. No que se refere à situação atual da proposta de convênio a ser celebrado entre o Cade e a UFRN a diretoria apresentou aseguinte explicação:

“O Conselho Administrativo de Defesa Econômica assinou o Termo de Execução Descentralizada nº 001/2014 com a Universidade Federal doRio Grande do Norte em 1º de julho de 2014, conforme processo SEI nº 08700.007181/2013-42. A iniciativa de implantação dos sistemasSIG-UFRN (SIPAC e SIGRH) está na fase de planejamento. Para o projeto será utilizada a Metodologia de Gerenciamento de Projeto do SISP eo sistema GEPnet. A Diretoria Administrativa priorizou a implantação dos módulos de almoxarifado e patrimônio. O processo pode seracompanhando por meio do sistema SEI.”


117. Ratificamos o entendimento apresentado, informando que acolhemos os esclarecimentos prestados pela diretoria por meio doMemorando nº 112/2015/DA:

“Acolhemos os esclarecimentos prestados por meio do Memorando nº 18/GAB/DA/CADE e consideramos que foram tomadas providências eas recomendações acatadas. Muito embora, a solução para o pleno atendimento da recomendação constante no Acórdão nº 0054/2012 da Cortede Contas sobre o sistema a busca de soluções de TI para o gerenciamento das atividades do Almoxarifado ainda não esteja concluída.”

118. Considerando que a comissão de doação de bens e o sistema SIF-UFRN não foram ainda implementados, informamos que oatendimento das recomendações serão objetos de monitoramento por parte desta Unidade de Auditoria, podendo ser realizados novosquestionamentos, numa outra oportunidade, sobre a situação destes atendimentos.

CONSIDERAÇÕES FINAIS

119. Da análise das informações encaminhadas pela Diretoria Administrativa não se vislumbrou a necessidade de novosquestionamentos ao Setor. Não foram constatadas inconsistências nas informações apresentadas.

120. Em face dos exames realizados, não foram identificados fatos relevantes e ressalvas que comprometessem os trabalhosdesenvolvidos pela Diretoria Administrativa, no que tange à auditoria do controle do material de consumo - Almoxarifado. Concluímos entãoo Relatório de Auditoria nº 01/PAINT 2015, sem demais considerações.

[1] O termo “ocioso” foi utilizado apenas como título ilustrativo para nomear os materiais sem movimentação desde exercícios anteriores a 2014,e material sem constar a data da última requisição.


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[1] Conta verificada: >balancete - Conta Contábil 115610100 - Material de Consumo

Documento assinado eletronicamente por Beatriz Leal dos Reis, Auditor(a) Chefe Subs�tuto(a), em 29/06/2015, às 15:50, conforme

horário oficial de Brasília e Resolução Cade nº 11, de 02 de dezembro de 2014.

A auten+cidade deste documento pode ser conferida no site h,p://sei.cade.gov.br

/sei/controlador_externo.php?acao=documento_conferir&id_orgao_acesso_externo=0, informando o código verificador 0077141 e o

código CRC F7C775F3.

Referência: Processo nº 08700.000228/2015-17 SEI nº 0077141


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Documents

Relatório Final 01_2015 - Almoxarifado 2015.pdf