Relatório Semestral de Progresso (RP) e PMR -Intrumentos de apoio ao gerenciamento de

projetos

Relatório Semestral de Progresso (RP) e PMR -Intrumentos de apoio ao gerenciamento de

projetos

Normas Gerais dos Contratos (6.01 e 7.03)Normas Gerais dos Contratos (6.01 e 7.03)

Qualquer modificação substancial nos planos, especificações, cronograma de investimentos,

orçamentos, regulamentos e outros documentos que o Banco haja aprovado, assim como qualquer modificação

substancial no contrato ou contratos de bens ou serviços custeados com os recursos destinados à

execução do Projeto, ou nas categorias de investimento, dependerá de prévio consentimento escrito do Banco

Dentro dos 60 (sessenta) dias seguintes ao término de cada Semestre civil, ou em outro prazo acordado pelas Partes, os relatórios referentes à execução do Projeto, preparados de acordo com

as normas que, a respeito, forem acordadas com o Banco

Disposições Especiais dos Contratos (PROFISCO)Disposições Especiais dos Contratos (PROFISCO)O Mutuário não poderá introduzir qualquer alteração no

regulamento Operacional da Linha de Crédito Condicional (CCLIP), Programa de Apoio à Gestão e

Integração dos Fiscos no Brasil (PROFISCO). Em caso de conflito entre as disposições do referido Regulamento e

as deste Contrato, prevalecerão estas últimasO Mutuário apresentará ao Banco os relatórios

semestrais a que se refere a Cláusula 7.03(i) das Normas Gerais e enviará cópia dos mesmos à

Secretaria Executiva do Ministério da Fazenda da República Federativa do Brasil. Os referidos

relatórios incluirão informação sobre o estágio corrente de implantação das ações de integração

nacional

RP e PMRRP e PMR

São instrumentos de monitoramento baseados em resultados que oferecem informação quantitativa e qualitativa em relação ao progresso do projeto, a entrega dos Produtos no curto prazo e ao alcance dos Resultados no longo prazo

Elegibilidade

Monitoramento

Avaliação

RP e PMR

•Avanços

•Lições aprendidas

Execução (*)

•Marco de Resultados

•Produtos

•Resultados

•Quadro de Indicadores

•Indicadores e unidades

•Plano de Ação e de Investimentos (PAI)

•Custos

PCR - PMR Final

(XPMR)

•Produtos e Resultados

•Prazos e custos

(*) LRR: Loan Result Report – 18 meses após 1o desembolso (Revisão do Projeto)

RP: Agosto e Fevereiro

PMR: Setembro e Março

Aprovação Diretoria

Inicial

Revisão

Missão de Arranque

Principais usuários e funções - RP e PMRPrincipais usuários e funções - RP e PMR

Equipe de Projeto do Órgão Executor

Apoio ao diálogo com as equipes técnicas responsáveis pelo desenvolvimento dos Produtos

Monitoramento dos avanços físicos e financeiros na execução dos Produtos

Acompanhamento do Marco de Resultados e do Plano de Mitigação de Riscos do Projeto

Identificação de dificuldades e elaboração de Plano de Ação para acelerar a execução do Projeto

Cumprimento de claúsula contratual e prestação de contas ao Banco sobre o andamento do Projeto

Principais usuários e funções - RP e PMRPrincipais usuários e funções - RP e PMR

Equipe de Projeto do Banco

Apoio ao diálogo com a Equipe de Projeto do Órgão Executor e respectivas equipes técnicas

Roteiro para análise e revisão do Projeto e do plano de mitigação de riscos durante as visitas de inspeção e supervisão

Monitoramento dos avanços físicos e financeiros e do Marco de Resultados do Projeto

Acompanhamento do Plano de Ação para Aceleração da execução do Projeto

Identificação de lições aprendidas e melhores práticas

Seções do RP e do PMRSeções do RP e do PMR

PMR

Dados Básicos

Resultados

Produtos

Desempenho

Situação atual (Plano de Supervisão)

Gestão de riscos

Lições aprendidas

Relatórios

Validação

RP

Resumo Executivo

Impactos e Resultados

Progresso na Implementação dos Produtos

Análise da Situação Atual e Plano de Ação

Riscos e Plano de Mitigação

Cumprimento de Cláusulas Contratuais

Aprovação de Alterações no Projeto

Lições Aprendidas e Boas Práticas

Demonstrativo de Execução: Orçamentária, Financeira, Desembolso e Aquisições

Normas Gerais do Contrato (6.01 e 7.03)Normas Gerais do Contrato (6.01 e 7.03)

Qualquer modificação substancial nos planos, especificações, cronograma de investimentos,

orçamentos, regulamentos e outros documentos que o Banco haja aprovado, assim como qualquer modificação

substancial no contrato ou contratos de bens ou serviços custeados com os recursos destinados à

execução do Projeto, ou nas categorias de investimento, dependerá de prévio consentimento escrito do Banco

Dentro dos 60 (sessenta) dias seguintes ao término de cada Semestre civil, ou em outro prazo acordado pelas Partes, os relatórios referentes à execução do Projeto, preparados de acordo com

as normas que, a respeito, forem acordadas com o Banco

Resumo ExecutivoResumo Executivo

Data atual do último desembolso – apenas na prorrogação 

Extensão acumulada (meses)   - apenas na prorrogação

Valor comprometido do empréstimo (US$)  - contratado

Valor desembolsado do empréstimo (US$)   - conforme planilha de demonstrativo execução orçamentária do RP

Valor executado da contrapartida (US$)  - conforme planilha de demonstrativo execução orçamentária do RP

Impactos e Resultados Impactos e Resultados

Indicadores de impacto – indicadores do PAF devem ser atualizados nos termos acordados com a STN

Resultados e indicadores – alterações devem ser negociadas com o Especialista Chefe do Projeto para identificação do nível de autorização

Apuração de indicadores – a apuração do indicador de (Impacto, Resultado e/ou Produto) deve ser efetuada de acordo com o Quadro de Indicadores do Projeto.

O alcance dos Resultados está vinculado ao desenvolvimento dos Produtos, portanto qualquer

alteração no Marco de Resultados do Projeto deve ser precedida de análise conjunta Executor/BID

Progresso na Implementação dos ProdutosProgresso na Implementação dos Produtos

Não é possível “excluir” ou “eliminar” produtos do RP / PMR

Um produto já executado poderá ser objeto de replanejamento mas deverá ser mantido no RP sem numeração

Caso não seja mais objeto do projeto (financiamento/contrapartida) o produto deve ter o valor físico e financeiro “zerado”. Esta regra se aplica para o desenvolvimento de produtos com recursos “extra-projeto” (nem contrapartida/nem financiamento). Se este produto é MUITO relevante para o projeto pode ser registrado na planilha de Situação Atual.

Caso o produto “zerado” seja crítico para o alcance dos objetivos do Projeto deve ser analisada um possível mudança no desenho do Projeto.Meta física cumprida sem recursos distorce os índices do

projetoAlterações nos valores (físicos e financeiros) planejados, assim

como nos prazos de execução dos Produtos devem ser previamente acordados entre Executor/BID

Análise da Situação Atual e Plano de Ação Análise da Situação Atual e Plano de Ação

Avanços – devem ser sinteticamente relatados e atualizados em cada RP. Uma vez efetivada as contratações devem focalizar o desenvolvimento do Produto. Não devem incluir valores (físicos e financeiros) para evitar inconsistência com outros quadros. Pontos de controle da execução podem ser mantidos de um para outro RP

Efetividade – este relato deve ser incluído apenas quando finalizada a execução do Produto. A análise da efetividade deve considerar os problemas e causas descritos na Matriz de Problemas, Produtos e Resultados

Dificuldades - devem ser sinteticamente relatadas e atualizadas em cada RP. Sempre que a dificuldade apresentar níveis 2 e 3 (interrompe ou impede a execução do Produto), deve ser associada a uma solução

Plano de Ação – para cada dificuldade de nível 2 e 3 deve ser descrita uma solução, com responsável e prazo. Este Plano deve ser atualizada em cada RP.

Quando o conjunto de dificuldades impactar no avanço do Projeto as equipes do Executor e do BID devem formular um Plano de Aceleração da

Execução (PAE), que deverá ser monitorado

Análise da Situação Atual e Plano de Ação Análise da Situação Atual e Plano de Ação

Subcomponente – Cadastro e SPED (condição de elegibilidade dos projetos)

–Deve constar de todos os RP independentemente da fonte de financiamento (PROFISCO/BID, PMAE/BNDES, Recursos Próprios)

–Quando não for parte integrante do PROFISCO deve indicar além do estágio de desenvolvimento dos produtos, os valores já investidos e as metas físicas alcançadas

Quando entender necessário a SE/MF poderá solicitar ao Órgão Executor informações

adicionais sobre estes produtos.

Riscos e Plano de MitigaçãoRiscos e Plano de Mitigação

Riscos iniciais (metodologia expert choice) - quadro deve ser preservado e transferido para planilha específica no final do RP

Riscos e Plano de Mitigação (metodologia GRP) – os resultados devem ser transcritos para esta planilha para fins de monitoramento durante a execução do Projeto.

A avaliação de riscos do projeto e seu plano de mitigação será revisado anualmente. Nas

atualizações devem ser mantidos os registros históricos.

Cumprimento de Cláusulas ContratuaisCumprimento de Cláusulas Contratuais

Inclusão – devem ser consistentes com os contratos específicos

As prorrogações de prazo para o cumprimentos de quaisquer das cláusulas e outros acordos entre o Executor e o BID devem ser registrados na coluna

de “observações”

Aprovação de Alterações no ProjetoAprovação de Alterações no Projeto

Item alterado – descrever o documento ou tema alterado (Marco de Resultados, Orçamento, etc)

Tipo de alteração – indicar o elemento do Projeto objeto da alteração (Produto, Resultado, Indicador, etc)

Nível de aprovação (BID/Mutuário) – indicar a responsabilidade pela alteração (Temas contratuais demandam alteração do Garantidor)

Descrição da alteração – Detalhar o componente, subcomponente produto alterado e, quando for o caso, providências adicionais (solicitação de transferência de recursos entre componentes)

Impacto – indicar se a alteração impacta os objetivos e resultados do Projeto e, em sendo o caso, descrever este impacto

Documento e data de aprovação – indicar o documento onde ficou acordada a alteração e sua data de emissãoTodos os acordos que impliquem em alterações no Projeto e seus documentos, registrados em Ajuda Memória de visitas e missões,

devem ser relatados nesta planilha

Lições Aprendidas e Boas PráticasLições Aprendidas e Boas Práticas

Inclusão – devem ser descritas as lições aprendidas ao longo de todo o ciclo do Projeto: preparação, execução e avaliação

As boas práticas serão incluídas em razão da análise da efetividade de algumas soluções

implantadas pelo Projeto

Demonstrativo de Execução: Orçamentária, Financeira, Desembolso e Aquisições

Demonstrativo de Execução: Orçamentária, Financeira, Desembolso e Aquisições

Demonstrativo de Execução Orçamentária – o orçamento original do Projeto não pode ser alterado. O orçamento vigente deve refletir as alterações aprovadas pelo BID (conforme registrado no sistema WLMS). O orçamento executado deve ser consistente com as informações de movimentação financeira do projeto.

Demonstrativo de Desembolso por Fonte-Ano – o desembolso programado deve ser consistente com os valores originais do Informe de Projeto. O desembolso acumulado deve ser consistente com as informações do relatórios financeiros do projeto (conforme registrado no sistema WLMS)

Demonstrativo de Execução Financeira – a programação financeira deve ser consistente com a programação de desembolso acordada com a área financeira do BID

Demonstrativo de Execução do Plano de Aquisições – deve ser consistente com o último PA aprovado pela área de aquisições do BID, mantendo as informações históricas por período.As informações fiduciárias no RP (financeiras e de aquisições) são

gerencias e não substituem os formulários e procedimentos específicos da área.

Documentos do Projeto (Parte específica do RP) e ANEXOSDocumentos do Projeto (Parte específica do RP) e ANEXOS

DOCUMENTOS DE PROJETOMatriz de Problemas, Produtos e Resultados.Marco de Resultados do Projeto

•Original•Atualízações formais

Quadro de Indicadores

•Original•Atualízações formais

ANEXOSPAIRelatórios de consultoria e de obras

PMR e o RP no futuroPMR e o RP no futuro

PropostaPMR alimentado pelo executor. Plataforma comum de visualização. Ferramenta está sendo trabalhada (modelo formulado - Sharepoint).

Uma vez que o RP utiliza a estrutura do PMR irá ajudar os executores do PROFISCO na utilização

do novo sistema

Relacionamento entre o PMR e o WLMSRelacionamento entre o PMR e o WLMSWLSMSó informações de financiamentoInformação por categoria e não por produto

PMRMontante do desembolso total ano comparado. Informação do financiamento BID.Curva de desembolso até o final do projeto

Não há extração automática dos dados do WLMS para a execução do projeto (custo dos produtos) em razão da

impossibilidade obrigar o executor a manter um plano de contas contábil por produto

Replanejamento das informações no PMRReplanejamento das informações no PMR

Função de Replanejamento

No momento está em teste

Estará disponível para o ciclo de setembro

A solução de replanejamento será bem sofisticada e poderá ser produto a produto

O histórico ficará guardado e o produto constará como replanejado

Como regra geral não mudará o valor de desempenho histórico do projetoO Planejamento de 2011 ficou congelado em março e o Planejamento de 2012 poderá ser alterado em setembro/2011 e março/2012.

Ana Lúcia DezoltEspecialista Setorial BID

anapa@iadb.org

Luciana PimentelConsultora BID

luciana@truenet.com.br