REQUISITOS FUNCIONAIS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES PARA GESTÃO DE CUSTOS NO SETOR PÚBLICO

CONTABILIDADE E CONTROLE

Data de submisso: 16 out. 2009 Data de aprovao: 10 jun. 2011 Sistema de avaliao: Double blind review. Universidade FUMEC / FACE Prof. Dr. Cid Gonalves Filho Prof. Dr. Luiz Cludio Vieira de Oliveira Prof. Dr. Jos Marcos Carvalho de Mesquita.

Antonio Lopo Martinez FEA-USP e EAESP-FGV

Doutor em Controladoria e Doutor em Administrao Professor do Programa de Ps-Graduao em Cincias Contbeis da Fucape Business School

CONTABILIDADE E CONTROLE

RESUMO

Este artigo trata do planejamento e organizao de um Sistema de In-formaes orientado para a Gesto de Custos (SGC) na rea pblica. As anlises foram desenvolvidas com foco no municpio. Aps exposio das caractersticas e condies necessrias para um SGC, esboa-se a especi-fi cao preliminar do sistema de informaes com esse perfi l. A problem-tica do custeamento dos servios pblicos apresentada, ajustando-se a terminologia ao desenvolvimento de sistemas de informaes. Requisitos

REQUISITOS FUNCIONAIS DE UM SISTEMA DE INFORMAES PARA GESTO DE CUSTOS

NO SETOR PBLICO

FUNCTIONAL REQUIREMENTS OF AN INFORMATIONAL SYSTEM FOR COST MANAGEMENT

IN PUBLIC SECTOR

Emilio Maltez Alves FilhoFundao Visconde de Cairu

Mestre em Cincias ContbeisProfessor Assistente da Universidade do Estado da Bahia (UNEB)

80 R. Adm. FACES Journal Belo Horizonte v. 10 n. 2 p. 79-99 abr./jun. 2011. ISSN 1984-6975 (online). ISSN 1517-8900 (Impressa)

REQUISITOS FUNCIONAIS DE UM SISTEMA DE INFORMAES PARA GESTO DE CUSTOS NO SETOR PBLICO

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funcionais para o desenvolvimento do sistema so expostos, bem como alguns desafi os confrontados quando se pretende estruturar um sistema robusto e fl exvel para a gesto de custos. Os modelos conceituais propostos so particularmente relevantes para todos aqueles que esto envolvidos no processo de modelar, implantar e utilizar sistemas de gesto de custos nos entes pblicos.

PALAVRAS-CHAVE

Custos no setor pblico. Sistemas de informaes. Requisitos funcionais. Controle de custos.

ABSTRACT

This article discusses the planning and organization of an information system oriented to Cost Management (CMS) in the public area. The analysis were developed with focus on municipal government. After reviewing the characteristics and conditions necessary for a CMS, it was outlined a draft specifi cation of one information system with this profi le. The issue of costing of public services is presented, adjusting the terminology to information systems development. Functional requirements for the system development are exposed, and some challenges faced when attempting to design a robust and fl exible approach to cost management. The conceptual models proposed are particularly relevant for those who are involved in modeling, deploying and using systems management costs to public entities.

KEYWORDS

Public sector cost. Information systems. Functional requirement. Cost control.

INTRODUO

Os Sistemas de Informao (SI) fornecem suporte necessrio permanente revitalizao das atividades desenvolvidas dentro das organizaes. Existe uma diversidade de solues sistmicas para apoio operacional, bem como gerencial, tais como Enterprise Resource Planning

(ERP), Supply Chain Management (SCM), Customer Relationship Management (CRM), entre outras. Dentre essa gama de sistemas, o Sistema de Informao Contbil (SIC) uma soluo voltada a atender os usurios de informaes contbeis.

81R. Adm. FACES Journal Belo Horizonte v. 10 n. 2 p. 79-99 abr./jun. 2011. ISSN 1984-6975 (online). ISSN 1517-8900 (Impressa) 81

Antonio Lopo Martinez . Emilio Maltez Alves Filho

Os sistemas contbeis se popularizaram no mbito operacional e controle. No entanto, atualmente, o enfoque do SIC tem sido realinhado com a contabilidade gerencial que tem como objetivo prover informaes para os nveis estratgicos das organizaes. As solues de Decision Support System (DSS) so sistemas de apoio tomada de deciso, que funcionam analisando dados, fazendo correlaes, simulando situaes e montando cenrios ou alternativas.

Este artigo apreciar os requisitos funcionais de um Sistema de Informaes orientado para a Gesto de Custos no Setor Pblico, aqui denominado de Sistema de Gesto de Custos (SGC). O SGC est sob o domnio da contabilidade gerencial e se caracteriza como um sistema de DSS com peculiaridades especfi cas. Procurar-se- esboar como deve ser estruturado esse sistema de informaes voltado para o controle de custos numa prefeitura municipal, contemplando especifi camente o custeio de atividades meio e fi ns.

O objetivo principal a defi nio de alguns dos requisitos funcionais para o SGC no mbito municipal: estruturar-se- uma engenharia de requisitos buscando sistematizar o seu processo de defi nio. Essa sistematizao necessria porque a complexidade dos sistemas exige que se preste mais ateno ao correto entendimento do problema antes do comprometimento de uma soluo.

O trabalho ser desenvolvido abordando inicialmente as caractersticas e condies necessrias para a implantao de um SGC numa prefeitura. Apresentar-se-, de modo geral, uma anlise e especifi cao preliminar de um sistema de gesto de custos para uma prefeitura. Ainda que passvel de ser aplicado em qualquer rea municipal, ser discutido e contextualizado no mbito das Secretarias Municipais de Sade e Educao. Conclui-se com uma exposio minuciosa dos principais requisitos funcionais de um SGC, classifi cados pelo risco e prioridade de implantao.

Escopo de um Sistema de Informaes para Gesto de Custos (SGC)

Um Sistema de Gesto de Custos (SGC) deve ter como objetivo identifi car, apropriar custos e analisar os elementos de custeio dentro de uma organizao. Os elementos que absorvem custos podem ser: Unidades, reas, Grupos de reas, Regies Administrativas, Segmentos de reas. Para tanto, de forma sistmica, os custos e despesas efetuadas mensalmente pela organizao, devem ser apropriados nas reas de trabalho responsveis por atividades de produo ou coordenao administrativa, denominadas nesse contexto como Centros de Custos (ROEHL-ANDERSON; BRAGG, 2008).

A seguir, apresenta-se o QUADRO 1, com os elementos conceituais bsicos de um SGC:



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QUADRO 1 Elementos e conceitos de um SGC

As informaes providas pelo SGC so categorizadas no espectro de sadas de informaes analticas, que podem ser consultadas atravs de ferramentas online analytic processing (OLAP). Os gestores tero uma gama de relatrios e consultas j pr-defi nidos. Alm disso, atravs das ferramentas OLAP, os gestores tero a fl exibilidade da construo dos seus prprios relatrios a partir de elementos de dados do Data Warehouse (DW), com dimenses e fatos a serem definidos (HURTADO; GUTIERREZ, 2005).

Outra caracterstica importante do SGC que este deve possuir uma fl exibilidade no processo de apropriao e transferncia de custos entre as reas. Assim, deve

ser possvel a apropriao de forma diferente da estrutura organizacional regimental. Outro grande desafio tecnolgico para construo do SGC est na interoperabilidade entre os diversos sistemas. comum a informao estar dispersa em diversos bancos de dados ou outras fontes de informao, o que difi culta o seu acesso integrado de forma veloz e consistente. Esses ambientes de sistemas heterogneos caracterizam-se por serem verdadeiras ilhas de informao. Ressalta-se que a grande motivao tecnolgica desta dcada a necessidade de manter a compatibilidade e a conectividade dos diversos recursos de software nas organizaes (HALL; SINGLETON, 2005).



De acordo com Dunleavy et al. (2006), o SGC na rea pblica um tipo de sistema complexo por natureza, devido ao seu escopo coorporativo e de interdependncia com diversos subsistemas operacionais da organizao. Esses subsistemas possuem em suas bases as informaes referentes s despesas e s medidas fsicas das unidades (como, por exemplo, despesas com merenda escolar e nmeros de alunos nas escolas), teis, portanto, para o processo de apropriao de custos.

Os requisitos do SGC devem estar adequados s necessidades gerenciais e estruturais de cada organizao, para o controle dos elementos de custeio. O SGC, portanto, poder lidar com informaes estimadas e aproximadas devido difi culdade e custo de efetuar o controle operacional de determinadas informaes. Outra caracterstica que poder ser simplifi cada o processo de apropriao de custos (SLOMSKI, 2005)

A forma mais abrangente contempla uma estrutura de rateio com diversos critrios por Unidade. Por questes de simplifi cao, as primeiras verses do SGC podem limitar-se a apenas uma forma. Por fi m, o SGC no deve criar funcionalidade para suprir a necessidade da falta de sistemas nas Unidades.

Os usurios do SGC podem ser gestores de Centros de Custos, de Unidades Oramentrias ou gestores coorporativos. Para O`Brien (2004), o SGC deve possuir funcionalidades que apresentem informaes com o nvel de visibilidade especifi ca s necessidades de cada gestor.

Condies Necessrias para a Implantao do SGC

Os requisitos do SGC devem estar adequados s necessidades gerenciais e estruturais de cada entidade para o controle dos elementos de custeio. O SGC pode lidar com informaes estimadas e aproximadas devido difi culdade e ao custo de efetuar o controle operacional de determinadas informaes.

Para Reis (2004), um dos requisitos chave para a estruturao do SGC a defi nio do critrio de apropriao de custos. A forma mais abrangente contempla uma estrutura de rateio com diversos critrios por Unidade. Por questes de racionalizao, sugere-se que as primeiras verses de um SGC devem estar restritas a apenas uma forma.

As principais necessidades que se identifi cam para implantao de um SGC so:

Selecionar o mtodo de custeio mais apropriado estrutura organizacional.

Analisar a estrutura organizacional por departamento, de forma individualizada.

Anal isar a padronizao da c od i f i c a o d a s r e a s d a organizao (Centro de Custos) e como esta padronizao incide sobre os Sistemas de Gesto e Operacionais do departamento. Caso os sistemas do departamento no usem uma codifi cao nica, deve-se criar mecanismos para ajustar esta situao.



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Analisar os processos e sistemas que so corporativos e que atendem a todas as unidades, como, por exemplo, sistema de folha de pagamento.

Analisar os processos operacionais de cada Unidade e quais sistemas esto envolvidos.

O processo de desenvolvimento e implantao do SGC deve ser feito de forma incremental. Nesta metodologia, h uma intensa participao do usurio gestor ao longo do desenvolvimento do produto. Durante o desenrolar das atividades de desenvolvimento, o usurio receber prottipos do software, bem como verses para serem avaliadas e homologadas. A cada nova verso, o software ter uma funcionalidade agregada ou melhorada (PEARSON; PEARSON; SHHN, 2005).

Este processo garante a reduo da complexidade no desenvolvimento do SGC e no impacto em organizaes que no tm cultura de anlise de custos. Recomenda-se, tambm, eleger Unidades modelos para iniciar o processo de forma paulatina (BOEHM; INN, 2000).

A crescente complexidade dos sistemas de software e o aumento da exigncia de qualidade por parte dos clientes vm impulsionando o mercado, a cada dia, a produzir mais softwares que atendam no somente s funcionalidades exigidas, mas tambm a aspectos no funcionais exigidos pelos clientes, tais como: custo, confi abilidade, segurana, manutenib i l idade, portabi l idade, desempenho, rastreabi l idade de informaes entre outros (PEARSON; PEARSON; SHHN, 2005).

Para Leite (2000), estes aspectos no funcionais devem ser tratados como requisitos no funcionais (RNF) do software. Os requisitos no funcionais devem ser moldados segundo as necessidades do SGC, mas tambm devem respeitar as determinaes da rea de TI (Tecnologia da Informao) de cada organizao.

Abaixo, seguem os principais requisitos no funcionais necessrios:

O SGC um sistema que deve possuir uma boa acessibilidade para os usurios, devendo, assim, utilizar a infraestrutura da Internet atravs da interface Web.

As plataformas de Servidor Web, Servidor de Aplicao e Sistema Gerenciador de Banco de Dados (SGBD), devem trabalhar em camadas podendo ou no estar distribudas.

necessria a criao de um Banco de Dados intermedirio normalizado, que ter a funo de armazenar e padronizar as informaes importadas dos diversos subsistemas (SILVA, 2005).

O processo de Extrao, Transformao e Carga, inerente ao ambiente de Data Warehousing, se apoiar neste Banco de Dados. Alm disso, o Banco de Dados servir, tambm, para o processo de apropriao e ajustes de custos e como a principal fonte para o Data Warehouse (DW), que proporcionar, aos gestores, informaes para a efetivao de consultas OLAP.



Especifi cao Preliminar do SGC para uma Prefeitura Municipal

Um Sistema de Gesto de Custos tem como objetivo dotar a administrao (Prefeitura Municipal) de meios que permitam a apurao, o gerenciamento e a apropriao dos custos aos elementos de custeio, ou seja, centro de custos. O SGC dever prover relatrios gerenciais para atendimento das necessidades dos diversos usurios gestores, tornando transparente a aplicao dos recursos pblicos. Como o SGC um sistema

A s c o n s u l t a s a p r e s e n t a r a m informaes sobre o custo de itens de custeio (por exemplo, folha de pagamento e terceirizao), referentes a custos realizados e orados. O gestor tambm poder rastrear todas as informaes que compem o custo de um centro de custo, detalhando os custos diretos e custos originrios de outros Centros de Custos, ou seja, custos indiretos.

A base conceitual proposta para o SGC o custeio por absoro, devido a dois motivos bsicos: o de relacionar todos os consumos de recursos havidos no perodo

FIGURA 1 - Agrupamento dos centros de custo por tipo de custo no SGC

corporativo, ter funcionalidades que atendem a diversas Unidades (por exemplo, Secretaria Municipal de Sade).

O SGC fornecer um ambiente, de interface intuitiva, para que o gestor possa efetuar consultas de custo sobre Centros de Custos. As consultas podero contemplar variveis que segmentam os centros de custos, que denominamos segmentos de centro de custo. A FIG. 1, a seguir, apresenta os possveis agrupamentos de centros de custo numa prefeitura.

aos servios elaborados nesse perodo e pelo fato de estar respaldado em princpios fundamentais da contabilidade (Princpio da Competncia).

O custeio por absoro tem por objetivo fazer uma transferncia dos custos dos Centros de Custos meio, ou seja, administrativos, para os Centros de Custos finais. O custo transferido denominado de custo indireto. Para a transferncia dos custos, deve-se identificar os Centros de Custos Fim e defi nir o critrio de rateio. A FIG. 2, abaixo, exemplifica uma situao de apropriao dos custos.



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FIGURA 2 Apropriao dos Custos Indiretos na Secretaria de Educao

Um SGC deve possuir um ncleo genrico com funcionalidades e estruturas de sistemas que so comuns para todas as unidades da PM. Estas funcionalidades comuns so adicionadas a funcionalidades especfi cas de cada unidade para formar o mdulo de cada unidade da Prefeitura (FIG. 3). Em uma prxima etapa, aps

a consolidao de dados em sua base, o SGC poder se valer de uma ferramenta OLAP para permitir aos gestores consultar informaes de custo de forma preestabelecida ou montar suas prprias consultas, baseados em critrios defi nidos pelo comit gestor.

FIGURA 3 SGC Coorporativo



Os usurios de cada unidade faro a operao do SGC atravs do seu mdulo. Por exemplo, usurio da Secretaria Municipal de Educao vai interagir com o SGC atravs do mdulo SGC SMEC. O usurio projetista ser responsvel pela manuteno de informaes estruturais do SGC que atendem a todas as unidades.

Os gestores de cada unidade podero consultar informaes de custo atravs do mdulo da sua unidade ou atravs de uma ferramenta OLAP.

O QUADRO 2, a seguir, ilustra os principais atores no SGC, bem como os seus papis no sistema.

QUADRO 2 - Descrio dos atores

Ator Descrio

ParametrizadorDefi ne e mantm as informaes bsicas e estruturais para o funciona-mento do SGC. Este ator atua no mdulo relativo ao ncleo genrico do SGC.

Operador Responsvel por defi nir o rateio e efetuar entradas dos custos diretos mensalmente de cada unidade.

SGC (Sistema Gesto de Custos)

Responsvel pela importao de dados de outros sistemas e pelos disparos de eventos temporais do SGC.

Gestor Consulta as informaes de custos previstas e realizadas para tomada de deciso de cada unidade. Ator que interage com ferramenta OLAP. O gestor poder ser de uma Unidade especfi ca ou estar interessado no Custo de todas as Unidades.

Os principais atores do sistema desempenham as suas funes especfi cas na gerao das informaes gerenciais. O parametrizador opera no ambiente especfi co do nucleo genrico, enquanto

o operador seria o responsvel pela definio dos critrios de rateios e promoo da entrada dos custos diretos. A FIG. 4, a seguir, ilustra o papel de cada um dos atores do SGC numa prefeitura.



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FIGURA 4 - Usurios Interagindo com o SGC

Mdulos do Sistema de Gesto de Custos (SGC)

Com o propsito de sugerir uma estrutura e potenciais informaes que podem estar disponveis no SGC de uma prefeitura municipal, apresentam-se, a seguir, mdulos especfi cos para uma Secretaria Municipal de Educao e Cultura e para uma Secretaria Municipal de Sade.

Modulo do SGC para Secretaria Municipal de Educao e Cultura (SMEC)

O mdulo SMEC SGC segue todas as especificaes do SGC genrico. Portanto, o objetivo, as regras e a arquitetura do SGC recorrem para este mdulo. O objetivo especfi co do mdulo SMEC SGC possibilitar aos gestores a anlise de custo das escolas, do aluno e dos segmentos de ensino. Aos centros

de custos so alocados os custos diretos e indiretos, relacionados com itens de custos tais como: Folha de Pagamento, Terceirizao, Merenda Escolar e Material Didtico. Os custos indiretos so obtidos atravs do processo de transferncia dos custos do centro de custo meio, que esto ligados s coordenadorias e a outros setores administrativos, para os centros de custos fi m que so as escolas. A forma de rateio para essa transferncia pela quantidade de alunos de cada escola.

Os custos genricos, como o de folha de pagamento e terceirizao, so apropriados aos centros de custos pelo mdulo SGC genrico. Alm desses custos, que recorrem para qualquer mdulo do SGC, independente da Unidade, o mdulo SMEC-SGC possui custos especfi cos em relao merenda escolar e material didtico. Esses custos possuem um tratamento diferenciado neste mdulo.



Este mdulo necessita de algumas informaes que so atual izadas mensalmente, tais como: a quantidade de alunos de cada escola, a quantidade de alunos por segmento de ensino, a quantidade de refeies servidas por escola e a quantidade de material didtico distribudo para cada escola. Estas informaes esto associadas ao processo de rateio, para as futuras consultas dos gestores e para o clculo do custo dos itens de custos merenda escolar e material didtico. O custo com a merenda escolar obtido atravs do consumo mensal de refeies servidas para cada escola multiplicada pelo custo mdio de uma refeio. O custo mdio da refeio dever ser dado de entrada mensalmente. O custo com material didtico encontrado multiplicando a quantidade de alunos pelo custo mdio do material didtico.

Modulo do SGC para Secretaria Municipal de Sade (SMS)

O mdulo SMS-SGC deve seguir todas as especifi caes do SGC genrico. Portanto, o objetivo, as regras e a arquitetura do SGC recorrem para este mdulo. O objetivo especfi co do mdulo SMS-SGC possibilitar aos gestores a anlise de custo das unidades de sade. Aos centros de custos so alocados os custos diretos e indiretos, relacionados com itens de custos de despesas tais como: Folha de Pagamento, Terceirizao, Medicamentos. Os custos indiretos so obtidos atravs do processo de transferncia dos custos do centro de custo meio, que esto ligados aos distritos e a outros setores administrativos, para os centros de custos fi m, que so os postos de sade. A base de rateio

para essa transferncia pode ser o resultado da multiplicao entre o valor dos procedimentos com base na tabela SUS e a quantidade respectiva de cada procedimento.

Os custos genricos, como o de folha de pagamento e terceirizao, so apropriados aos centros de custos pelo mdulo SGC genrico. Alm desses custos, que recorrem para qualquer mdulo do SGC, independente da Unidade, o mdulo SMS-SGC possui custos especfi cos em relao a medicamentos. Esses custos devem ter tratamento diferenciado neste mdulo.

Este mdulo necessita de algumas informaes que so atual izadas mensalmente, tais como: a tabela de referncia SUS e quantidade para cada tipo de procedimento executado nas Unidades de Sade. Estas informaes esto associadas ao processo de rateio, para as futuras consultas dos gestores.

Projeto Arquitetural do SGC

O SGC deve possuir uma soluo arquitetural que prime pela integrao de diversos sistemas da PM. O SGC, ao integrar as informaes de diversos sistemas, deve padronizar e unificar os dados importados de sistemas relacionados com o SGC em um repositrio de Banco de Dados prprio.

Pa ra os s i s t emas que es to integrados com o ncleo genrico (Folha de Pagamento, Sistema de Gesto Fiscal), obtm-se informaes que sero utilizadas por todas as unidades. J para os sistemas integrados com cada mdulo de uma determinada unidade, obtm-se dados especfi cos para a mesma.

Todos os dados extrados dos sistemas externos so tratados e armazenados



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no Banco de Dados do SGC. Para que os dados possam ser lidos e tratados adequadamente pelo SGC, os sistemas externos devem poder gerar estes dados em um padro estabelecido pela equipe de desenvolvimento e aprovado pelo gestor.

Estes dados, posteriormente, vo

passar por um processamento para apropriao do custo indireto. Com os dados processados, os gestores podero consultar informaes de custos atravs dos mdulos de cada unidade ou atravs da ferramenta OLAP.

O SGC dividido logicamente na forma esboada, a seguir, na FIG. 5:

FIGURA 5 - Projeto Arquitetural SGC



Fluxo Principal de Funcionamento do SGC

O fl uxo principal do SGC descreve o funcionamento genrico do SGC. A forma de entrada, sada e processamento das

informaes do SGC independente da unidade, portanto, funcionaro respeitan-do o fl uxo em questo. Para ilustrar esse procedimento, apresenta-se a FIG. 6.

FIGURA 6 - Fluxo principal de funcionamento do SGC



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Passo 1: Entrada de todos os custos diretos realizados/orados e percentuais de rateio para todos os Centros de Custos de uma Unidade.

1.1 Mensalmente, o operador dever defi nir os percentuais de rateio que serviro para obteno dos valores relativos aos custos indiretos dos Centros de Custos. Caso o operador o deseje, ele pode fazer uma cpia dos rateios de um ms anterior e, posteriormente, fazer os ajustes necessrios. Ao fi nal da entrada do rateio, o operador deve efetuar um registro indicado o fechamento dos trabalhos.

1.2 Para os tipos de custeio que no forem possveis obteno dos dados atravs de importao, os operadores responsveis de cada Unidade faro a entrada manualmente do custo direto para os Centros de Custos. Ao fi nal da entrada dos custos, o operador deve efetuar um registro indicado o fechamento dos trabalhos.

1.3 Manualmente ou disparado por eventos temporais, so iniciados os processos de importao de custos de sistemas externos ao SGC. Este processo registra custos diretos para os Centros de Custos de forma automtica. Ao fi m do processo, efetuado um registro de ocorrncia indicando a fi nalizao do processo, ou eventuais erros detectados durante a importao.

1.4 Os gestores devem defi nir todos os valores orados dos custos de um determinado ms/ano. Estes valores podem ser obtidos tambm

de meses anteriores. Ao fi m do processo, efetuado um registro indicando fi nalizao do processo.

Obs.: Os processos 1.1, 1.2, 1.3 e 1.4 podem ser feitos paralelamente, pois funcionam de forma independente.

Passo 2: Verifi cao dos dados para incio do processo de processamento do custo indireto. Assim, deve-se verifi car se todos os pr-requisitos esto adequa-dos, menos o de Processamento de Custo Indireto. Se no estiverem, efetuado um registro de ocorrncia e necessrio voltar para o Passo 1, para conferir.

Passo 3: executado pelo operador o processamento do custo indireto, com base nos custos diretos e percentuais de rateio defi nidos no Passo 1. Este processo registrar todos os custos indiretos dos Centros de Custos. Ao fi m do processo, efetuado um registro de ocorrncia indicado fi nalizao do processo.

Passo 4: Caso haja necessidade de corrigir a entrada de algum custo direto ou percentual de rateio, deve-se regis-trar a necessidade de reprocessamento de Custo indireto, anulando a ocorrncia anterior de processamento OK, e voltar para o Passo 1.

Passo 5: Verifi cao das ocorrncias para liberar o processo de consultas de custos para um determinado ms/ano. Assim, deve-se verifi car se o Registro de ocorrncia referente ao Processamento do Custo Indireto est OK. Se no, preciso voltar para o Passo 3.

Passo 6: O Gestor efetua consultas de custos para um determinado ms/ano.



Especifi cao de Requisitos Funcionais do SGC para uma Prefeitura

Os requisitos funcionais so condies necessrias para a obteno de certo objetivo, ou para o preenchimento de certo objetivo. Pesquisas sobre a aquisio (elicitao) de requisitos so valorosas por duas razes: primeiramente, da perspectiva da engenharia de software, a elicitao de requisitos talvez a mais crucial parte do processo de desenvolvimento de software. Segundo Boehm e In (2000), estudos indicam que, quando s detectados depois do software implementado, erros em requisitos de software so at 20 vezes mais caros

de se corrigir que qualquer outro tipo de erro. Alm disso, elicitao de requisitos no atualmente muito bem apoiada por ferramentas de software.

A seguir, so apresentados alguns dos requisitos fundamentais, identifi cados para a efi cincia de um SGC para uma prefeitura. No que toca aos mdulos de importao e do gestor, optou-se por delimitar a apresentao apenas aos requisitos da Secretaria Municipal de Educao e da Secretaria Municipal de Sade, reas que representam um montante signifi cativo dos custos orados para uma prefeitura.



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Mdulo Parametrizao (MP)



Mdulo Operador



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Mdulo Importao



Mdulo Gestor



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CONCLUSO E RECOMENDAES FINAIS

U r g e a d v e r t i r q u e , p a r a o desenvolvimento de um sistema de gesto de custos, fundamental que exista um sistema adequado de controles internos. Um sistema de controles internos pode ser entendido como um conjunto de normas, procedimentos e registros para dar suporte realizao das diversas atividades operacionais e administrativas de uma entidade. Todos os processos, atividades e tarefas organizacionais devem estar relacionados formalmente, devendo ainda cada processo e atividade conter os passos ou etapas e os recursos necessrios para sua realizao. O estgio em que se encontra o sistema de controles internos de uma Prefeitura uma varivel crucial para a montagem de seu SGC.

Dentro do processo de desenvolvimento de modelos conceituais, tais como os das Secretarias de Educao e de Sade, a prioridade deve ser a identifi cao dos principais processos operacionais. Os processos e atividades menores sero identificados e tratados num segundo estgio, quando efetivamente exista uma sistemtica de controles internos e que os setores (centros de custos) j estejam contemplados pela contabilidade.

Para o desenvolvimento dos modelos conceituais dos sistemas de custos numa Prefeitura, h necessidade de se defi nir uma forma hbrida, ou seja, buscando informaes analticas de diversos sistemas, inclusive dados quantitativos que reflitam a realidade fsico-operacional da entidade, e dados

monetrios que expressem o valor dos recursos consumidos para a realizao dos diversos servios.

A implantao de um sistema de gesto de custos deve ser gradativa, contemplando os fatores culturais. Com a mudana do poder executivo, natural que haja reestruturaes organizacionais, com a criao, combinao, integrao e extino de secretarias. As mudanas devem ser apreciadas pelo comit gestor do sistema para que eventuais atualizaes sejam efetuadas de forma consistente, sem prejudicar as bases de dados anteriores.

Os requisitos funcionais do SGC propostos servem como base para a implementao da configurao de aplicaes. Arquiteturas definidas em alguma Linguagem de Descrio Arquitetural (ADL) podem ser implantadas atravs deste design pattern, uma vez que ele emprega caractersticas prprias dos conectores e caractersticas inerentes ao processo de confi gurao de componentes e conectores.

Por ltimo, prudente que a sistemtica de gesto de custos seja desenvolvida e implementada em secretarias e entidades que tenham uma conotao tipicamente operacional, que compreendam em seu objeto atividades ou servios que sejam ou estejam disponibilizados populao. Outro aspecto usado como parmetro seria a relevncia poltica ou oramentria da entidade, sempre da maior para a menor. >



REFERNCIAS

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REQUISITOS FUNCIONAIS DE UM SISTEMA DE INFORMAÇÕES PARA GESTÃO DE CUSTOS NO SETOR PÚBLICO