ARQUIVO NACIONAL CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS RESOLUO N 7, DE 20 DE MAIO DE 1997Dispe sobre os procedimentos para a eliminao de documentos no mbito dos rgos e entidades integrantes do Poder Pblico O Presidente do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, no uso de suas atribuies previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno, de conformidade com deliberao do Plenrio, em sua 8 reunio ordinria realizada nos dias 12 e 13 de maio de 1997 e,

Considerando o disposto no art. 9 da Lei Federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que trata da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;

Considerando a Resoluo n 5 deste Conselho, de 30 de setembro de 1996, que dispe sobre a publicao de editais para eliminao de documentos nos Dirios Oficiais da Unio, do Distrito Federal, dos Estados e dos Municpios; e

Considerando as recomendaes contidas nos itens 3 e 4 da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivo Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica, aprovada pela Resoluo n 4 deste Conselho, de 28 de maro de 1996, resolve:

Art. 1A eliminao de documentos nos rgos e entidades do Poder Pblico ocorrer aps concludo o processo de avaliao conduzido pelas respectivas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela elaborao de tabelas de temporalidade, e ser efetivada quando cumpridos os procedimentos estabelecidos nesta Resoluo.

Art. 2O registro dos documentos a serem eliminados dever ser efetuado por meio de Listagem de Eliminao de Documentos e de Termo de Eliminao de Documentos.

Art. 3A Listagem de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar informaes pertinentes aos documentos a serem eliminados e se constituir basicamente dos seguintes itens:

I - cabealho contendo a identificao do rgo ou entidade e da unidade/setor responsvel pela eliminao, o ttulo e nmero da listagem e o nmero da folha; II - quadro contendo os seguintes campos: a) cdigo do assunto ou, caso no tenha esta informao, o nmero de ordem dos itens documentais listados; b) assunto/srie, correspondente aos conjuntos documentais a serem eliminados; c) datas-limite de cada conjunto documental citado na alnea anterior; d) quantidade e especificao das unidades de arquivamento a serem eliminadas em cada conjunto documental; e) observaes complementares teis ao esclarecimento das informaes contidas nos demais campos, ou justificativa, quando se tratar dos rgos e entidades aos quais se refere o art. 5 desta resoluo; e III - rodap contendo local e data, nome, cargo e assinatura do titular da unidade/setor responsvel pela seleo, do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, bem como da autoridade a quem compete autorizar a eliminao no mbito do rgo ou entidade.

Art. 4 O Termo de Eliminao de Documentos tem por objetivo registrar as informaes relativas ao ato de eliminao, devendo conter essencialmente: I - data da eliminao; II - indicao dos atos oficiais/legais que autorizam a eliminao e informao relativa publicao em peridico oficial; III - nome do rgo ou entidade produtor/acumulador dos documentos eliminados; IV - nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao; V - referncia aos conjuntos documentais eliminados especificados na Listagem de Eliminao de Documentos, anexa ao Termo; VI - datas-limite dos documentos eliminados; VII - quantificao/mensurao dos documentos eliminados; VIII - nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao; e IX - nome e assinatura do titular da unidade orgnica responsvel pela eliminao.

Art. 5 Os rgos e entidades que ainda no elaboraram suas tabelas de temporalidade e pretendem proceder eliminao de documentos devero constituir suas Comisses Permanentes de Avaliao, responsveis pela anlise dos documentos e pelo encaminhamento das propostas instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia, para aprovao.

Pargrafo nico.Os rgos e entidades referidos no caput deste artigo devero elaborar, alm da Listagem de Eliminao de Documentos e do Termo de Eliminao de Documentos, o Edital de Cincia de Eliminao de Documentos, que tem por objetivo dar publicidade, em peridicos oficiais, ao ato de eliminao dos acervos arquivsticos sob a sua guarda, devendo conter necessariamente as seguintes informaes:

I - cabealho: a) nome do rgo ou entidade que efetuar a eliminao; b) ttulo, nmero e ano do edital; II - desenvolvimento do assunto tratado contendo: a) identificao da autoridade signatria do edital; b) nmero e data dos atos legais e/ou do documento oficial que legitima a eliminao; c) nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados; d) referncia aos conjuntos documentais a serem eliminados, com as datas-limite correspondentes; e) prazo para efetivao da eliminao, que dever situar-se entre 30 (trinta) e 45 (quarenta e cinco) dias subseqentes publicao do edital, e III - encerramento: a) local e data do edital; b) nome, cargo e assinatura da autoridade citada no art. 5, pargrafo nico, item II, alnea "a" desta resoluo.

Art. 6A eliminao de documentos pblicos ser efetuada por meio de fragmentao manual ou mecnica, com a superviso de servidor autorizado.

Art. 7Os procedimentos a serem observados quando da eliminao de documentos sero estabelecidos na forma dos anexos 1, 2 e 3 desta Resoluo. JAIME ANTUNES DA SILVA Dirio Oficial da Unio, n. 97 - 23.05.1997

ANEXO 1

LISTAGEM DE ELIMINAO DE DOCUMENTOSRGO/ENTIDADEUNIDADE/SETORRGO/SETOR: ___________LISTAGEM N:______________FOLHA N:__________________

CDIGO OUUNIDADE DE ARQUIVAMENTO

N. DO ITEMASSUNTOSRIEDATAS-LIMITEQUANT.ESPECIFICAOOBSERVAES/JUSTIFICATIVA

LOCAL/DATA________ ___/___/___

__________________________RESPONSVEL PELA SELEOLOCAL/DATA__________,

___/___/___

__________________PRESIDENTE DA COMISSO PERMANENTE DE AVALIAOLOCAL/DATA___________,

___/___/___AUTORIZO:

__________________________AUTORIDADE DO RGO A QUEM COMPETE AUTORIZAR

ANEXO 2(NOME DO RGO OU ENTIDADE)TERMO DE ELIMINAO DE DOCUMENTOSAos ______ dias do ms de __________ do ano de _________, o (indicar o nome do rgo ou entidade responsvel pela eliminao), de acordo com o que consta do/da (indicar a Tabela de Temporalidade de Documentos ou a Listagem de Eliminao de Documentos e respectivo Edital de Cincia de Eliminao de Documentos), aprovados pelo (titular) do/da (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), e publicada(o) no (indicar o peridico oficial), de (indicar a data de publicao da tabela ou do edital), procedeu eliminao de (indicar a quantificao mensurao), de documentos relativos a (referncia aos conjuntos documentais eliminados), integrantes do acervo do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor/acumulador), do perodo (indicar as datas-limite dos documentos eliminados). (nome da unidade orgnica responsvel pela eliminao, nome, cargo e assinatura do titular)

ANEXO 3(NOME DO RGO OU ENTIDADE)EDITAL DE CINCIA DE ELIMINAO DE DOCUMENTOSN ______/____O Presidente da Comisso Permanente de Avaliao, designado pela Portaria n _____, de ___/___/___, publicada no (indicar o peridico oficial), de ___/___/___, de acordo com (indicar a Listagem de Eliminao de Documentos), aprovada pelo (titular) do(a) (indicar a instituio arquivstica), por intermdio do (indicar o documento de aprovao), faz saber a quem possa interessar que a partir do (30 a 45) (escrever por extenso, entre parnteses, o nmero ordinal correspondente) dia subseqente a data de publicao deste Edital no (indicar o peridico oficial), se no houver oposio, o(a) (indicar a unidade orgnica responsvel pela eliminao) eliminar os documentos relativos a (indicar os conjuntos documentais a serem eliminados), do perodo (indicar as datas-limite), do(a) (indicar o nome do rgo ou entidade produtor dos documentos a serem eliminados).Os interessados, no prazo citado, podero requerer s suas expensas, o desentranhamento de documentos ou cpias de peas do processo, mediante petio, desde que tenha respectiva qualificao e demonstrao de legitimidade do pedido, dirigida Comisso Permanente de Avaliao do(a) (indicar o rgo ou entidade).(Local e data)

(Nome e assinatura do Presidente da Comisso Permanente de Avaliao)