2016

RESULTADO DA SENSIBILIZAÇÃO E AUSCULTAÇÃO

A FORNECEDORES

SUPPLIERS AWARENESS AND CONSULTATION RESULTS

ENQUADRAMENTO / INTRODUCTION

Este documento visa dar a conhecer os resultados do processo de

auscultação sobre práticas de qualidade e responsabilidade social

realizada aos Fornecedores Relevantes da Tecnifar, entre 30 de

Novembro e 16 de Dezembro de 2016.

A sustentabilidade da cadeia de fornecimento e do negócio passa por

práticas que respeitem os direitos humanos, práticas laborais, ambientais

e de subcontratação, bem como pelo cumprimento da legislação aplicável

a cada atividade desenvolvida no âmbito da relação com a Tecnifar.

No âmbito do seu Sistema de Gestão Integrado de Qualidade e

Responsabilidade Social, a Tecnifar pretendeu avaliar o seu processo de

“Compras, Seleção e Avaliação de Fornecedores Relevantes”,

auscultando os fornecedores qualificados a nível das suas práticas.

O questionário foi submetido a 154 Fornecedores, tendo sido obtidas 22

respostas (14%).

Foi submetido um folheto de sensibilização sobre Responsabilidade

Social e Anticorrupção com o questionário.

This document aims to present the results of quality and social

responsibility consultation process carried out to Tecnifar’s Relevant

Suppliers, between November 30 and December 16 of 2016.

The business and supply chain sustainability depends on good

practices on human rights, labour practices, environment and supplier

subcontracting, as well as compliance with legislation and regulation

applicable to subcontracted activities.

In the context of it’s Integrated Management System – Quality and

Social Responsibility, Tecnifar aimed to assess it’s Procurement

Process, enquiring it’s qualified suppliers about their practices.

The questionnaire was made available to 154 Suppliers, and 22

responded (14%).

A Social Responsibility and Anti-Corruption awareness leaflet was sent

with the questionnaire.

Avaliação Global / Global Assessment

O questionário era composto por 5 (cinco) grupos de questões para aferir o

nível de comprometimento e de cumprimento da organização com políticas,

práticas e mecanismos de controlo a nível de 1.Sistemas, Certificações e

Requisitos / 2. Gestão de Recurso Humanos (RH) / 3. Gestão de Segurança e

Saúde no Trabalho (SST) / 4. Gestão Ambiental / 5. Gestão de Subcontratados.

Verificou-se um desvio maior nas questões associadas a:

1. Sistemas, Certificações e Requisitos (-40%)

Quase todas as organizações têm preocupações e compromissos

documentados em matéria de Qualidade, Ambiental, SST e

Responsabilidade Social, exceto para as questões associadas à

Anticorrupção (≤ 50%); apenas 36% possui certificação ISO 9001 – SGQ e

59% afirmou possuir certificação ou alinhamento com outros referenciais que

não as OSHAS, ISO 45001, ISO 14001 ou NP-4469-1, SA 8000 ou ISO

26000.

5. Gestão de Subcontratados (-49%)

Apenas uma média de 45% afirmou possuir na sua metodologia formal de

qualificação de fornecedores questões associadas a cumprimento legal,

SST, EPI’s ou condições de trabalho.

The questionnaire was composed by 5 (five) question groups in order to assess the organization engagement and compliance with policies, practices and control

mechanisms on: 1. Systems, Certifications and Requirements / 2. Human Resources Management (HRM) / 3. Safety and Health Management (SHM) / 4.

Environment Management / 5. Suppliers Management.

A major deviation was detected in questions related to:

1. Systems, Certifications and Requirements (-40%)

Almost all organizations have concerns and have documented engagements with Quality, Environment, SHW and Social Responsibility, except for questions

related with Anti-corruption (≤ 50%); only 36% are Certified on ISO 9001 – QSM and 59% declared having certifications or declarations with other standards

than OSHAS, ISO 45001, ISO 14001 or NP-4469-1, SA 8000 or ISO 26000.

5. Suppliers Management (-49%)

Only an average of 45% confirmed to consider into is qualification supplier process questions related to legal compliance, HSW, IEP’s or working conditions.

1 - Perfil da Empresa / Company Profile

1 - Perfil da Empresa / Company Profile (cont.)

Existem mecanismos de controlo

There's control mechanisms in place

Cumprimento da legislação

Legal Compliance77%

Práticas Laborais

Labour Practices64%

Práticas ambientais

Environment Practices50%

Práticas de SST

OHS Practices77%

Cumprimento de códigos ou regulamentos internos

Codes and internal regulations compliance59%

2 - Políticas de Gestão de RH / HR Management Policies

77%

77%

77%

77%

77%

77%

Proibição de trabalho infantilProhibition of child labour

Proibição de trabalho forçadoProhibition of forced labour

Proteção aos trabalhadores jovens (até aos 18 anos)Protection of young employees (until the age 18 years)

Proibição explícita de qualquer tipo de abusos, coerções eassédio

Explicit prohibition of any kind of abuse, coercion andharassment

Proibição explicíta de qualquer tipo de discriminaçãoExplicit prohibition of any kind of discrimination

Liberdade de associaçãoFreedom of association

Existem Procedimentos \ There's Procedures in place

3. Segurança e Saúde no Trabalho / Safety and Health at Work

64% afirma possuir um Plano de Emergência devidamente divulgado e ser do conhecimento dos trabalhadores.

64% claims to have an Emergency plan dully disclosed and known by the employees.

Em média foram dadas 67 horas de formação em SST e registaram-se 7 acidentes nos últimos 3 anos e 0 multas.

In average 67 hours of OHS training has been given, 7 accidents has been registered in the last 3 years and 0 fines.

Mecanismos implementados para controlar conformidade legal de SST

Implemented mechanisms to assess Occupational Health and Safety conformity with legislative control77%

Estão identificados os perigos e avaliados os riscos de SST com medidas eficazes para prevenir acidentes e danos potenciais à saúde

OHS hazards are identifyed and risk-assessed with effective measures to prevent accidents and potencial harm to health82%

As instalações e equipamentos têm condições de Segurança e Saúde adequadas

Facilities and equipment have suitable health and safety conditions77%

São disponibilizados EPI's ajustados à função e sem custos para o trabalhador

PPE is made available according to each function and free-of-charge to the employee64%

Os trabalhadores realizam formação periódica em matérias de SST

Employees perform training in OHS64%

É realizada análise dos acidentes para adotar medidas corretivas e preventivas

Accident evaluation performance is made to determine corrective and preventive actions0%

São promovidas consultas regulares de medicina no trabalho a todos os trabalhadores

Regular occupational health appointments are promoted to all employees0%

4 - Gestão Ambiental / Environment Management

Possui mecanismos para controlo da conformidade legal a nível ambiental

There's mechanisms to assess control of Environmental legal conformity59%

Identifica os impactes ambientais e implementa planos de eliminação/mitigação

Environmental impact assessment and implement plans to eliminate/mitigate this impact59%

Separam os resíduos e encaminham adequadamente

Waste produced is separated and treated properly64%

Os colaboradores recebem formação na área da gestão ambiental

Employees receives training on environmental management matters55%

5 - Subcontratação de Fornecedores / Suppliers Subcontracting

Aspetos verificados ou objeto de claúsula contratual, antes da subcontratação

Aspects verifyed or subject to contractual clauses before subcontracting

Licenciamento da Atividade

Operating Licence59%

Cumprimento das obrigações legais relativamente à legislação do trabalho

Compliance with legal obligations regarding labour legislation50%

Disponibilização dos EPI's adequados sem custos para os trabalhadores

Adequate PPE available free-of-charge to employees36%

Conhecimento dos riscos e regras definidas no âmbito da SST de acordo com a natureza das

atividades desenvolvidas

Knowledge of risks and rules defined by OHS according to the nature of activities undertaken

41%

Condições das instalações e postos de trabalho de acordo com legislação aplicável

Condition of facilities and workstations in accordance with aplicable legislation41%

Realizam controlo dos impactes ambientais e planos de ação

Control environemtal impact evaluation is performed and there's an action plan in place36%

CONCLUSÃO / CONCLUSION

Tendo presente que o objetivo da auscultação era:

• Sensibilizar para questões de Responsabilidade Social, impacte

negativo da Corrupção na esfera pública e privada e partilhar a

expectativa da Tecnifar a nível da ética em toda a cadeia de valor;

• Obter dados para o SGI que permitissem complementar a avaliação

de Fornecedores qualificados, com base nas suas políticas,

compromissos e práticas na atividade subcontratada;

• Avaliar a pertinência (momento e cultura do mercado) de incluir no

seu processo de qualificação inicial questões de gestão da qualidade

e responsabilidade social (QRS);

constata-se que, da amostra obtida, embora com pouca

representatividade, os fornecedores apresentam uma cultura de QRS

significativa, muito provavelmente pela maturidade das questões no

mercado e da legislação existente; destaca-se no entanto que, em

matéria de Anticorrupção, existe um caminho a ser realizado, do qual a

Tecnifar irá manter como objetivo a contínua sensibilização.

A nível de certificações, os fornecedores abrangidos legalmente pelas

“Good Manufacturing Practices” (GMP) não possuem parte das

certificações identificadas, tendo no entanto demonstrado adesão a outros

referenciais mais específicos da sua atividade.

Associando estes resultados com as avaliações de desempenho, reforça-

se a confiança na cadeia de valor a montante para a sua capacidade de

fornecer e gerir as atividades de forma eficiente e responsável.

Devido ao número de respostas obtidas, considera-se não ser ainda

oportuno incluir estes critérios no processo inicial de qualificação, para

evitar criar entropias; manter-se-á no entanto a auscultação periódica

conforme estipulado no SGI.

Considering that the aim of the consultation was:

• Awareness on Social Responsibility, negative impact of

Corruption on public and private sphere and share Tecnifar’s

expectations on Ethics along all value chain;

• Obtain data to ISM in order to complement qualified Supplier’s

assessment, based on its policies, engagements and practices

on subcontracted activities;

• Assessment of the suitability (moment and market culture) to

include at initial supplier’s qualification requirements of quality

and social responsibility (QSR);

we conclude that, from the sample obtained, however with low

representability, the suppliers demonstrates a significant QSR culture,

probably due to market maturity on this subjects and current legal

framework; regarding anti-corruption we identify that there’s a path to

undertake, on which Tecnifar will maintain its objective of continuous

awareness.

Regarding certifications, suppliers legally covered by GMP

requirements do not possess part of the Certification identified in que

questionnaire, however they have demonstrated adherence to other

standards more specific to their activities.

Combining this results with performance evaluation, the trust in supply

chain is strengthened as they demonstrates ability to supply and

manage their activities in efficient and responsible way.

Due to the obtained questionnaires, we consider that its not suitable for

the moment to include QSR qualification criteria in our Procurement

Process, in order to avoid creating entropy; we will maintain the

periodic consultation has defined in our ISM.

NEXT STEPS

• Sensibilizar os Fornecedores para os resultadosda auscultação de 2016

Relatório de Sensibilização e Auscultação aFornecedores

Relatório de Responsabilidade Social 2017

• Aumentar a representatividade dos resultados

Reforço do pedido de resposta aosFornecedores que não responderam

Reenviar questionário de 2016

• Alargar a auscultação aos Fornecedores daTecnifar Consumer Health

Folheto de sensibilização sobre RS eAnticorrupção

Questionário

• Suppliers awarness for the consultation

results

Awareness and Consultation Report to

Suppliers

Social Responsibility Report 2017

• Increase the results representativeness

Request reinforcement close to those

suppliers who didn’t answered

Forward the questionnaire sent on 2016

• Consultation broaden out to Tecnifar

Consumer Health Suppliers

Flyer on CSR and Anti-Corruption;

Questionnaire

TÍTULO / TITLE

Resultados da Sensibilização e Auscultação a Fornecedores - 2016

Suppliers Awareness and Consultation Results - 2016

CONCEÇÃO / DESIGN

Amélia Pereira Coutinho

Kátia Magalhães

Anabela Vaz Ribeiro (Pedra Base, Consultoria e Formação)

CONCEÇÃO GRÁFICA / GRAPHIC DESIGN

Tecnifar SA

Abril de 2017 / April of 2017

FICHA TÉCNICA / CREDITS