RESUMO ARQUIVOLOGIA

ARQUIVOA palavra arquivo um termo polissmico, com quatro significados. So eles:1. Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidade no decorrer de suas funes; 2. Mvel destinado guarda desses documentos (armrio, estante, etc.); 3. Edifcio, ou parte deste (sala, andar) destinado guarda de documentos; 4. Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo, diviso de arquivo, departamento de documentao, etc.).

importante tambm saber que a funo do arquivo tornar disponvel e acessvel os seus documentos.

DOCUMENTOO documento, em seu conceito mais bsico, a informao registrada em um suporte. Ento, para termos um documento, so necessrios dois elementos: 1. Informao: o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir. 2. Suporte: o material fsico onde est registrada a informao.

Podemos concluir, por uma frmula bem simples: INFORMAO + SUPOTE = DOCUMENTO

Porm, para pertencer a um arquivo o documento tem que ter sido resultado, consequncia, produto de uma ao referente atividade da instituio.

o que preceitua a Lei n 8.159/91 (Lei dos Arquivos): Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES.

Mas, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu.

rgos de Documentao

Arquivo O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural, geralmente em exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so mantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. Por isso o documento de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do que fora dele (carter orgnico). Os documentos so unidos pela sua origem ou provenincia. O arquivo rgo receptor e seu pblico so os administradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e pesquisadores. Sua funo provar e testemunhar.

Biblioteca A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas fontes. So tratados como peas isoladas. Aqui, os documentos so colecionados. Seu pblico so estudantes e pesquisadores em geral. Sua funo instruir e educar.

Centro de documentao/informaoAgrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos geralmente so reprodues (audiovisuais) ou referncias (base de dados). Sua finalidade simplesmente informar.

MuseuGuarda documentos com a finalidade de educar e entreter. Por serem objetos, seu documentos so classificados como tridimensionais.

CLASSIFICAO DOS ARQUIVOS

Classificao quanto entidade mantenedora: podem ser pblicos ou privados.

Os arquivos pblicos so aqueles produzidos por documentos de carter pblico. So de responsabilidade do Estado e devem estar disponveis para consulta por parte dos cidados, exceto os documentos de carter sigilosos.

Os arquivos privados so aqueles mantidos por pessoas fsicas ou por instituies de carter privado. No obrigatria a sua disponibilidade para consulta da sociedade, contudo, existe a possibilidade de esses arquivos serem declarados de interesse pblico, por meio de decreto presidencial atravs de parecer favorvel do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedor ter o dever de zelar pelos documentos e deix-los disposio do Estado.

Classificao quanto natureza dos documentos: podem ser classificados em especiais ou especializados.

Os arquivos especiais guardam documentos em suportes variados precisando de cuidados especiais. Os documentos so diferenciados considerando primeiro o suporte e depois utiliza-se outros critrios para a sua organizao.

Os arquivos especializados ou arquivos tcnicos so aqueles que guardam arquivos de determinado assunto considerando primeiramente o assunto para a sua organizao.

Classificao quanto a extenso de atuao: podem ser setoriais ou centrais

Os setoriais so alocados prximos aos seus produtores e interessados diretos. Utilizado por empresas de grande porte, com grande nmero de departamentos ou de estrutura administrativa complexa.

Os arquivos centrais guardam todos os documentos de uma entidade em um s lugar. Utilizado por empresas pequenas ou com estruturas administrativas simples.

importante ressaltar que esta classificao se aplica somente aos arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.

Classificao quanto aos estgios de evoluo: os arquivos podem ser correntes, intermedirios ou permanentes.

Os arquivos correntes so aqueles que guardam documentos constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de consultas frequentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, so objeto de consultas frequentes.

Os arquivos intermedirios so aqueles que guardam documentos que no so mais objeto de consultas frequentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigaes. A Lei de Arquivos assim define os documentos de arquivos intermedirios: aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Os arquivos permanentes so aqueles que guardam documentos que no tem mais valor administrativo, mas pelo seu contedo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevncia para a Histria ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define assim os documentos de arquivo permanente: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

CLASSIFICAO DOS DOCUMENTOS

Quanto ao Gnero: os documentos podem ser textuais (ou escritos), iconogrficos, sonoros, filmogrficos, informticos (ou digitais), cartogrficos e microgrficos.

Textuais ou escritos so aqueles que apresentam a informao de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatrios, certides, atas, etc.

Iconogrficos so aqueles que apresentam a informao em forma de imagem esttica. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras, diapositivos (slides), etc.

Sonoros so aqueles que apresentam a informao em foram de som ou udio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefnica, sons gravados em fitas cassete.

Filmogrficos so aqueles que apresentam a informao em forma de imagens dinmicas ou em movimento (sem som). Exemplo: filmes de cinema mudo.

Audiovisuais so aqueles que apresentam a informao em forma de imagens dinmicas ou em movimento (com som). Exemplo: filmes em VHS. Notem que a diferena entre estes e os filmogrficos sutil, sendo apenas a presena ou ausncia de som!

Informticos, eletrnicos ou digitais so aqueles gravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrnicos para serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word, filmes em formato DVD, etc.

Cartogrficos so aqueles que cuja informao representa, de forma reduzida, uma rea maior. Exemplo: mapas, plantas, perfis, etc.

Microgrficos so aqueles apresentados no suporte microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos da microfilmagem em nossa ltima aula do curso.

Ateno: possvel, e j ocorreu antes, que a banca considere o gnero cartogrfico como uma espcie de subgnero do iconogrfico, pois ambos apresentam imagens estticas. Portanto fiquem atentos: caso isso ocorra, se no tiver nada mais que torne o item falso, estar correto.

Quanto Espcie/Tipologia Documental: os documentos so classificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume de acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o documento foi produzido). Ex: Contrato.

Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos a funo. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel de imvel. Ento a funo do contrato realizar um acordo de aluguel de imvel.

muito importante tambm conhecer dois outros conceitos: formato e forma. O formato a configurao fsica que o suporte assume. Ex: livro, caderno, folheto, cartaz, etc. A forma o estgio de preparao do documento, o seu estado de produo atual. Ex: rascunho, minuta, original e cpia.

Quanto Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos (ou ordinrios) ou sigilosos.

Ostensivos ou ordinrios so os que podem ser de conhecimento geral.

Sigilosos possuem o contedo de conhecimento restrito.Esses documentos s podem ser consultados pelo seu destinatrio ou de pessoa autorizada.

Ateno: Quando um documento pertencer a um dossi, conjunto ou processo for classificado em um grau de sigilo, todo conjunto ser classificado no mesmo grau de sigilo mesmo que no tenha informaes deste carter.

Princpios Arquivsticos

Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Afirma que os documentos e arquivos originrios de uma pessoa ou instituio devem manter sua individualidade, no podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Os documentos de arquivo so complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivo deve refletir a organizao e funcionamento de seu produtor, razo pela qual no deve ser alterado (ter documentos retirados ou acrescidos de forma indevida, ou misturados com os de outras pessoas ou instituies). Ao conjunto arquivstico de uma pessoa ou entidade chamamos de fundo arquivstico.

Princpio da Organicidade: Este deriva do Princpio da Provenincia. A organicidade a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma organizao que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relaes internas e externas de seu produtor.

Princpio da Ordem Original: Princpio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. Este princpio enuncia que, considerando as relaes estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.

Princpio da Unicidade: a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independentemente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva seu carter nico, pelo contexto de sua produo. Os documentos so criados por uma atividade especfica e para atender necessidade determinada; portanto, mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles sero nicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produo so nicas.

Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica: Tambm derivado do Princpio da Provenincia, a qualidade pela qual os fundos devem manter-se preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimos indevidos de peas documentais. Como dito anteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o funcionamento da instituio, e os documentos que o compem tm muito mais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possvel o seu produtor, o que no ocorrer se o mesmo no estiver ntegro.

Princpio da Cumulatividade: Este princpio afirma que os arquivos so uma formao progressiva, natural e orgnica. Diferente da biblioteca e de outros rgos de documentao (que veremos mais adiante), em que a cumulao de documentos se d de forma gradativa (com a aquisio dos documentos por compra, permuta ou doao), o arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo so, ento, um produto imediato, natural e direto dessas atividades.

Princpio da Territorialidade: O documento deve se manter o mais prximo possvel do local onde foi produzido, seja uma instituio, uma regio especfica ou uma nao. Como exceo, no se aplica este princpio a documentos produzidos por acordos diplomticos ou por aes militares.

Teoria das Trs Idades:Tambm conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estgio de Evoluo dos Arquivos, afirma que os documentos de um arquivo passam por estgios conforme seus valores mudam. Quando um documento produzido, ele possui um valor primrio, que sua importncia para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor temporrio: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (no todos) ainda possuem o valor secundrio, que sua importncia para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histrica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente.

Princpio da Reversibilidade: a ideia de que as atividades realizadas nos arquivos podem ser revertidas, se necessrio. Significa dizer que nenhuma ao realizada nos arquivos ou documentos definitiva. Claro que isso se trata de uma ideia, pois algumas atividades no podem ser revertidas em funo da lgica, como por exemplo, a eliminao de documentos; uma vez que se destri um documento, impossvel recuper-lo. Outro caso seria o envio de documentos; aqui o mximo que se pode fazer pedi-lo de volta, ou enviar um segundo pedindo que se desconsidere o primeiro. Mas para nossa prova, considerem que todas as atividades podem ser revertidas.

Princpio da Pertinncia ou Temtico: a qualidade pela qual os documentos, quando recolhidos a uma instituio arquivstica, devem ser reclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua provenincia e organizao originais. Este conceito no mais adotado na Arquivstica por ir de encontro ao Princpio da Provenincia. Se todos os documentos so classificados e reorganizados de acordo com um plano geral, desprezando a organizao original, o conjunto perder sua razo de ser, que refletir e mostrar as atividades e organizao das instituies.

Gesto de Documentos

Fases da Gesto de Documentos

Dica de prova: Notem que uma vez que o documento recolhido ao arquivo permanente, ele no pode ser descartado.

Dica de prova 2: Notem tambm que a passagem do documento de um arquivo a outro recebe nomes especficos. As bancas tentam constantemente confundir os candidatos trocando esses nomes, fazendo um item correto ficar errado. Assim, a passagem para o arquivo intermedirio sempre se chama transferncia, e a passagem para o arquivo permanente sempre se chama recolhimento. Ento, numa questo pode no aparecer o nome do arquivo, mas se aparecer algum desses termos, o candidato deve ficar atento para saber a qual arquivo se refere.

Dica de prova 3: Notem ainda que no h obrigao de o documento passar pelas trs fases, nessa ordem. Alguns documentos so recolhidos do arquivo corrente direto para o permanente, ou podem ser descartados sem mesmo passar pelo arquivo intermedirio. Ainda, h casos em que o documento correr em fluxo contrrio, passando do arquivo permanente ou intermedirio de volta para o corrente. Esse caso no comum em provas, mas pode ser pedido, ento no custa saber.

A Gesto de Documentos tem todas as suas atividades embasadas nessa teoria. Contudo, essas atividades buscam gerenciar o fluxo de documentos enquanto o mesmo possui valor primrio, ou seja, tem utilidade administrativa. Assim, somente se fala em Gesto de Documentos nos arquivos corrente e intermedirio, onde os documentos tm finalidades meramente administrativas. No arquivo permanente os documentos possuem outras utilidades, como servir de fonte de pesquisa histrica, por exemplo.

A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases: a produo, a utilizao e a destinao.

Produo: onde os documentos so criados/confeccionados/recebidos e so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas atividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de formulrios, estabelecimento de padres, verificao da necessidade do documento, etc.

Utilizao: onde os documentos so criados com a finalidade principal para que foram criados. Os documentos tramitam internamente na instituio percorrendo todo caminho necessrio para que se cumpra atividade.

Destinao: onde os documentos sofrem o fim que lhes destinado pelo processo de destinao.

Arquivos Correntes e Intermedirios

CorrentesA primeira das fases, o arquivo corrente, guarda documentos que so consultados frequentemente pelo seu produtor. So documentos de grande valor primrio. Este arquivo vital para o funcionamento de toda instituio, pois abriga todos os documentos que foram e sero produzidos ou recebidos. Sua localizao deve ser a mais prxima possvel do produtor, para que possa ter acesso facilitado aos seus documentos.

Entre suas atividades esto: Atividades de Protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio) e expedio; Arquivamento, emprstimo e consulta; Avaliao de Documentos; Classificao de Documentos; Conservao de Documentos.

Dica de prova: Nesta fase os documentos no so de interesse pblico, por mais que tenham o valor secundrio. Por isso o acesso aos documentos somente autorizado ao seu produtor, e a terceiros somente com a permisso daquele.

Intermedirios

Os arquivos intermedirios so a segunda fase, e so responsveis por guardar documentos ainda de valor primrio, mas que no so frequentemente utilizados. Esses arquivos, pela caracterstica, possui a funo de depsito de documentos, pois ali devem mant-los at que se cumpra sem tempo de guarda e se inicie sua destinao, que pode ser guarda permanente ou eliminao. Ainda com valor primrio, seus documentos somente podem ser acessados pelo produtor ou por terceiros com a autorizao deste. Suas atividades so: Arquivamento; Emprstimo e Consulta; Conservao de Documentos.

Dica de prova: Os arquivos intermedirios devem ser entendidos como uma extenso dos arquivos correntes. Todas as atividades realizadas aqui so as mesmas do arquivo corrente, exceto por aquelas que controlam o fluxo de documentos, pois no h movimentao (administrativa).

Protocolo

Tem por objetivo controlar o trmite, a movimentao interna do documento na organizao. um conjunto de atividade que est inserida na fase de utilizao da gesto de documentos.

As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e classificao e registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram a expedio como atividade de protocolo.

So atividade de recebimento e classificao: Receber o documento Separa os oficiais dos particulares Enviar os particulares ao seus destinatrios Separar os ostensivos dos sigilosos Enviar os sigilosos aos destinatrios Interpretar e classificar os ostensivos Enviar os ostensivos ao setor de registro e movimentao

As atividades de registro e movimentao so as que tratam da distribuio, redistribuio e entrega de documentos dentro da instituio.

A expedio trata da sada de documentos para outra instituio. Todos os documentos de carter oficial, mesmo os sigilosos, devem ser remetidos ao protocolo que deve cuidar de envia-los ao rgo externo.

Dica de prova: As atividades de protocolo somente esto presentes com arquivos da fase corrente.

Avaliao de Documentos de Arquivo

Na fase de destinao de documentos realizada a mais complexa das atividades: a Avaliao de Documentos. Essa atividade tambm realizada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. A comisso deve ser formada por arquivistas, profissionais da rea de contabilidade, direito, administrao, por representantes da direo e profissionais que trabalham diretamente com as atividades fim da instituio. Ela deve ser convocada quando da elaborao da Tabela de Temporalidade e do Plano de Classificao, assim como quando for necessrio programar mudanas nessas ferramentas. Sendo assim, a Tabela de Temporalidade e o Plano de Classificao so resultado direto dos trabalhos da Comisso Permanente de Avaliao.

Ento, por definio, a Tabela de Temporalidade a ferramenta da Gesto de Documentos resultante da atividade de avaliao documental. Ela determina o prazo de guarda dos documentos em cada arquivo, assim como sua destinao final.

Voltando Resoluo CONARQ n 14, a Tabela de Temporalidade para os documentos da atividade meio j est definida, cabendo aos rgos e entidades elaborar a tabela para os documentos da atividade fim.

Dica de prova: No se esqueam de que a Tabela no define prazos de guarda no arquivo permanente! Neste arquivo, os documentos que ali entram devero ser mantidos indefinidamente, pelo mximo de tempo possvel. Alm disso, sabemos que a Tabela de Temporalidade resultado da Avaliao de Documentos, que atividade da Gesto de Documentos; e a Gesto de Documentos para no arquivo intermedirio.

Arranjo em Arquivos Permanentes O arranjo em arquivo permanente trata-se de organizar logicamente o fundo arquivstico (conjunto de documentos que pertence a um mesmo produtor) de modo que se reflita a sua estrutura, histria e atividades. No significa que o conjunto de documentos ter sua classificao original desconsidera, mas to somente que na fase permanente ele ganhar outra, de forma a contribuir para a recuperao da informao para os pesquisadores. A sistemtica do arranjo se inicia com o recolhimento do documento caso no se conserve a classificao inicial. Mesmo assim existem algumas fases preliminares, que so: Levantamento da evoluo institucional da entidade produtora: consulta a todas as normas que a regulamenta, procedimentos administrativos, funes, misso, valores, regimentos, alteraes na composio, documentos produzidos e sua tipologia. Estudo dos documentos a serem arranjados: uma identificao preliminar e superficial. Trata-se de uma triagem para identificar as lacunas que podem existir, bem como peas documentais que no pertenam ao fundo, ou estejam fora de contexto.

Acondicionamento e armazenamento

Acondicionamento: a embalagem ou guarda de documentos para a sua conservao. Trata-se do invlucro.

Armazenamento: a colocao do documento no arquivo.

Recomendaes de armazenamento

As reas de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais. Deve-se evitar subsolos e pores Ter limite de 200m Devero ser compartimentados e independentes entre si, separados por corredores com portas corta-fogo e, de preferncia com sistema independente de energia eltrica, areao ou climatizao. Evitar caixas, dgua, quadros de energia e tubulaes sobre as reas Utilizar recursos construtivos para amenizar a temperatura interna Evitar a presena de pessoas em consulta ou trabalho no local Manter suprimento eltrico de emergncia

Recomendaes de acondicionamento

Os documentos de valor permanente que apresentem grandes formatos devem ser armazenados horizontalmente ou enrolados em tubos confeccionados em carto alcalino e armazenados em gavetas.

Nenhum documento deve ser armazenado diretamente no cho.

O armazenamento dever ser feito em mobilirio de ao tratado com pintura sinttica de efeito antiesttico

As medidas de caixas e envelopes devem ser padronizados e sempre superiores ao tamanho do documento

Conservao e Preservao de Documentos

A conservao se divide em atividades de preservao, que so as aes preventivas, e as atividades de restaurao, que so aes corretivas. Vamos estudar cada uma delas.

Tcnicas de Restaurao:

Banho de gelatina mergulha-se o documento em cola especfica, aumentando sua durabilidade. Contudo maior a possibilidade de ataque de fungos e bactrias.

Tecido utiliza duas folhas de tecido muito finas, que so ligadas ao documento por uma pasta de amido, para reparar pequenos danos.

Silking variao do mtodo anterior, substituindo os tecidos por outros especficos (musseline de seda ou crepeline). Estes tm maior durabilidade, mas devido ao uso da pasta de amido, suas qualidades so um pouco afetadas. Alm disso o material muito especfico o deixa com custos altos.

Laminao envolve o documento, nas duas faces, em uma folha de seda e outra de acetato de celulose. Em seguida coloca-se o documento em uma prensa hidrulica com presso entre 7 e 8 Kg/cm, e temperatura entre 145 a 155C.

Laminao manual variao do mtodo anterior, acrescentando acetona folha de acetato de celulose.

Encapsulao o documento envolto em pelculas de polister e fita adesiva de duplo revestimento.

Noes de Preservao:

A preservao o conjunto de aes de carter preventivo, portanto relata sobre os cuidados dispensados aos documentos para evitar a sua deteriorao. Dificilmente pedido em provas, at mesmo por serem um tanto bvias.As orientaes sobre preservao de documentos foram publicadas pelo CONARQ. Vamos a elas: Evitar a luz natural onde funcionar o arquivo (a luz prejudica o suporte). At mesmo a luz artificial deve ser moderada. Evitar o ar seco e a umidade que enfraquecem as fibras do papel. Ainda, a umidade pode provocar mofo. Manter temperatura e umidade baixas e estveis. A temperatura ideal deve estar entre 16 e 22C. Estar com as mos limpas e livres de gorduras. Em caso de fotografias e gravuras, usar luvas de algodo sempre que possvel. Evitar tintas e grafites, pois podem causar manchas, rasgos ouriscos. No dobrar canto da pgina. Deve ser utilizado um marcador de papel livre de acidez. No umedecer os dedos com saliva. A saliva no papel favorece o desenvolvimento de microorganismos que vo destru-lo. No usar objetos metlicos, como grampos ou clipes. Os clipes devem ser de plstico, e o local de contato com o documento deve estar protegido com um pequeno pedao de papel. Evitar cpias dos documentos. A luz ultravioleta provoca danos irreversveis e o manuseio pode provocar danos nas lombadas. Cuidado ao retirar documentos de dentro das pastas e caixas. Segure-o de forma correta para evitar rasgos e amassados. Evitar substncias poluentes, pois so os principais agentes de deteriorao do acervo, catalisando as reaes qumicas (formao de cidos, sujeira, desfigurao dos materiais). Somente utilizar aparelhos de ar condicionado se os mesmos puderem ficar ligados ininterruptamente, dia e noite. Caso contrrio recomenda-se no usar, pois os danos sero muito maiores. Fitas de vdeo devem ser rebobinadas periodicamente e mantidas na posio vertical com a bitola cheia voltada para baixo. Suportes eletrnicos devem ser mantidos longe de campos eletromagnticos (computadores e eletrodomsticos em geral) e livres de poeira, umidade e temperaturas altas.

Documentos em papel:Estantes e arquivos devem ser de metal e revestidos de pintura (para evitar a ferrugem);Deve-se manter as mos limpas ao manusear os documentos;Evitar qualquer tipo de alimento junto aos documentos;No utilizar fitas adesivas tipo durex e fitas crepe ou cola branca (PVA), para evitar a perda de um fragmento do volume em degradao. Esses materiais possuem alta acidez e provocam manchas irreversveis no local de aplicao.No escrever nos documentos;No dobrar as pginas;Na apoiar os cotovelos ou braos ao ler ou consultar;No umedecer os dedos com saliva ou qualquer outro lquido;Para a remoo do p das lombadas e partes externas dos livros, pode ser utilizado o aspirador com escova circular especial, adaptada com tecido de fil ou gaze;Para limpeza das folhas, utilizam-se trinchas, escovas macias, flanelas de algodo ou borracha em p;Remover grampos metlicos, etiquetas, fitas adesivas, papis e cartes cidos;Fazer anotaes e observaes somente lpis.

Caixas de Arquivo (caixa-box): Utilizar caixas de papelo e no as de plstico; esta tendem a transpirar quando submetidas a altas temperaturas. Alm disso, o papel em que forem confeccionadas deve ser alcalino ou com pH neutro, pois so livres de acidez. Ainda, suas medidas devem ser maiores que as dos documentos que vai acondicionar, utilizando calos ou apoios para evitar que os documentos se dobrem ou rasguem. Podem ser empilhadas.

Limpeza do assoalho: No utilizar gua, nem mesmo no piso. A limpeza deve ser feita com pano umedecido e aspiradores;Remover a poeira com cuidado para no desloc-la para as estantes e para os documentos. No utilizar vassouras ou espanadores. sempre aconselhvel utilizar panos umedecidos e aspiradores.O pano nunca deve estar molhado, apenas umedecido. necessrio tambm lav-lo sempre que ficar totalmente sujo.