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Redação: Silmar Rodrigues Revisão final: Bruno Tavares Redação Final: 06/04/2011 Versão: 5.0 Revisão: 1 Data da revisão: 26/09/2016

Versão 4.0 Build 1 Página 2 de 31

APRESENTAÇÃO DAS FUNCIONALIDADES DO SITE

26 de setembro de 2016 Data de Impressão:

Seja bem-vindo ao nosso site. Este é o novo site da Nova Limp.

Uma série de novas funcionalidades foram inseridas para deixar sua navegação mais

intuitiva, dinâmica e funcional.

As próximas páginas desta apostila irão mostrar como utilizar estas funcionalidades

para gerar cotações de forma rápida e prática.

O primeiro passo é se cadastrar no site para ter acesso a todas as funcionalidades.

Caso você seja um usuário de contrato, este passo não se faz necessário. Seu nome de usuário

e senha será fornecido pela Nova Limp.

Na página inicial do site, na parte superior da tela você encontra o link para a página

de cadastro de clientes.

A tela é como a mostrada abaixo:

Figura 1 - Tela de cadastro de novo usuário




Uma vez cadastrado, você já pode realizar suas cotações, conferir histórico de

cotações já realizadas, alterar senha e cadastro entre outras coisas.

Caso haja dúvidas, utilize o sistema de Atendimento On-Line para saná-las. Ele

funciona de segunda a sexta no horário comercial. Seu link está na caixa de navegação ao lado

esquerdo das páginas institucionais do site.

Login e acesso de usuário Nova Limp.

Figura 2 - Área de login

Usuários já existentes no sistema Nova Limp podem ser cadastrados para realizarem

cotações diretamente pelo site.

Objetivo: permite ao usuário que realiza pedidos regulares, gerar cotações sem o

incômodo de aguardar atendimento telefônico em filas de espera.

O cadastramento do usuário do cliente deve ser solicitado ao pessoal responsável por

gerenciar os sistemas da Nova Limp, podendo ter mais que um usuário por CNPJ.

Como mostra a figura “2”, o login é feito no alto da página, no mesmo local onde se

conectam os usuários cadastrados pelo site ou que possuem contratos de fornecimento de

material.

A funcionalidade de “Esqueci minha senha” é válida para este tipo de usuário. Quando

solicitado o lembrete da senha pelo site, o usuário recebe no e-mail cadastrado a última senha

inserida no sistema.

Não é possível um cliente já existente no sistema da Nova Limp se cadastrar

novamente pelo site. No momento do cadastro é feita uma checagem se já existe o CNPJ no

sistema da Nova Limp. No caso da busca gerar um resultado positivo, este é impedido de

prosseguir com o cadastramento.




IMPORTANTE: Se o usuário que está se conectando ao site possuir mais de um local

para compra, a tela seguinte sugerirá as possibilidades de locais para cotação como mostra a

figura “3”.

Figura 3 - Tela de seleção de local para cotação

Assim que o usuário escolher o local para cotação (quando esta opção existir) será enviado

novamente para a página principal para iniciar sua cotação.

Figura 4 - Funcionalidades para o usuário conectado

Uma vez conectado ao sistema, o usuário pode alterar sua senha de acesso ao sistema

(2), alterar informações simples de cadastro (1), verificar o histórico das ultimas cotações




realizadas pelo site (3), acompanhar a posição dos últimos pedidos de compra (4) ou realizar

uma nova cotação baseado em seus últimos pedidos de compra (5).

IMPORTANTE: Alterações cadastrais postadas pelo usuário no site não são

automaticamente inseridas no sistema. Estas informações devem obrigatoriamente passar

primeiramente pelo pessoal de apoio ao sistema para manualmente verificar a integridade das

informações e só depois atualizar o sistema. Automaticamente ao ser alterado o cadastro via

site, o pessoal do apoio recebe um e-mail informando que existem dados a serem atualizados.

Na próxima figura é apresentada a tela de sugestão. É composta pelos últimos itens

comprados pelo usuário em um determinado período de tempo. Por convenção, a

apresentação inicial refere-se aos últimos trinta dias. Este período pode ser alterado conforme

a necessidade do comprador. Lembrando que o tempo de espera da apresentação em tela dos

itens é relativamente proporcional ao intervalo solicitado no período da consulta.

Figura 5 - Página de sugestão de cotação

No campo “1” da figura “5” pode-se trocar o período da busca e apresentar produtos

adquiridos em compras anteriores.

Na caixa de seleção apresentado no campo “2” da figura “5” o comprador seleciona o

produto que deseja inserir no carrinho de compras.

A caixa de texto como mostra o campo “3” da figura “5” apresenta a quantidade

comprada do produto e a data da última compra. Este valor pode ser alterado para a

atual necessidade do comprador. IMPORTANTE: Ressaltando que a alteração da

quantidade somente é lançada no carrinho de compras quando a caixa de seleção

mencionada no item anterior é marcada.

Há também a possibilidade de escolher produtos similares ao que foi comprado pela

última vez conforme o link apresentado na opção “4” da figura “5” podendo ser

alterada a marca, fragrâncias, cor entre outras possibilidades.




Caso um produto desejado não se encontre na lista de sugestão, o comprador pode

pesquisar pelo site quais opções são oferecidas (5). Esta navegação se dá normalmente

pela barra de busca na parte superior da tela.

ALGUMAS CONSIDERAÇÕES SOBRE A SUGESTÃO DE COTAÇÃO:

1- Ao contrário do restante do site, dentro da sugestão de cotação, mesmo que um

produto não seja liberado para apresentação no site, ele aparecerá para o comprador,

a partir do momento que o mesmo já tenha sido comprado pelo menos uma vez e

esteja ativo no sistema.

2- Uma vez que o comprador parte para a busca de opções dentro do site, obedecerá aos

critérios de todos os outros usuários, ou seja, somente serão visualizados os produtos

que tem permissão de serem exibidos no site.

3- Caso o usuário inicie uma busca no site sem antes ter confirmado os produtos que irão

para o carrinho de cotação, os produtos e quantidades já selecionados serão perdidos.

Isto é valido para todas as outras sessões do site. O botão que confirma a inserção de

produtos no carrinho fica no final da lista de sugestão como é mostrado na figura

abaixo:

Figura 6 - Botão de encerramento da sugestão

Este botão levará o comprador à tela do carrinho de compras como mostra a figura a

seguir.

Figura 7 - Carrinho de compras / cotações

Esta tela tem as seguintes funcionalidades conforme as setas apresentadas na figura

“7”:




1- Alterar a quantidade de itens a serem cotados.

2- Inserir comentários sobre o item cotado como cor, a marca, o modelo ou outros

comentários necessários.

3- Excluir um item do carrinho.

4- Retornar a página que originou a chamada do carrinho (IMPORTANTE: A página

retornada será qualquer página anterior ao carrinho de compras. Isto significa que se,

por exemplo, o comprador/usuário estiver anteriormente na página “Fale conosco” ou

“A empresa”, este botão retornará para estas páginas.).

5- Atualizar as informações do carrinho de compras (IMPORTANTE: “Encerrar cotação”

também atualiza as informações antes de fechar a cotação. “Continuar cotação”,

não.).

6- Grava a cotação no sistema e envia os e-mails necessários.

Uma vez a cotação confirmada no carrinho de compras, o usuário é desconectado

automaticamente do sistema.

O usuário receberá e-mail com uma cópia da cotação realizada assim como a

vendedora que o atende também receberá uma cópia.

Outro recurso disponível no site é a visualização das cotações postadas. Esta tela pode

ser acessada através da opção “3” da figura “4”.

Figura 8 - Tela de cotações postadas

Esta tela permite ao usuário gerenciar todas as cotações inseridas no site. Conforme a figura

“8”, a tela apresenta as seguintes funcionalidades:

1- Link para reimpressão (em PDF) da cotação postada.

2- Data de realização da cotação.

3- Status atual da cotação. Através deste status é possível saber se a cotação já foi

processada, liberada, faturada ou sendo entregue.

4- Botão de repetição da cotação. Ao invés de inserir todos os produtos de uma cotação

base no carrinho de compras, bastar clicar neste ícone para que todos os produtos

desta cotação sejam inseridos no carrinho de compras atual. Depois, basta administrar

a quantidade dentro do carrinho de compras, assim como a adição ou remoção dos

itens.




5- Uma data inicial para filtragem de cotações.

IMPORTANTE: Esta tela apresenta somente cotações geradas a partir do site. Não é

possível reutilizar pedidos postados (pedidos gerados no sistema ERP da Nova Limp).

Outra funcionalidade existente no site é o acompanhamento de pedidos. Ao contrário

da tela anterior, esta apresenta os pedidos fechados dentro da Nova Limp.

Figura 9 - Tela de acompanhamento de pedidos

Cada linha (opção “1” da figura “9”) da tela apresenta o número do pedido Nova Limp,

a data do pedido, o número da cotação enviada por e-mail, o número do pedido do cliente

(caso tenha sido informado), o número e série da nota fiscal eletrônica, a data de emissão da

NF-e, o local de entrega da nota fiscal (conforme informações fornecidas pelo cliente), o

número do romaneio de entrega, a data de saída da mercadoria, a data efetiva de entrega e o

atual status do pedido em questão.

Além das informações acima citadas, a tela permite acompanhar em tempo real cada

um dos pedidos efetuados como mostra a opção “3” da figura “9”, podendo ainda filtrar por

data as notas que quer visualizar pela opção “5” da figura “9”.

Também é possível realizar o download de DANFEs de notas fiscais eletrônicas já

emitidas. Para isto, é necessário gerar o DANFE clicando no link mostrado pela opção “2” da

figura “9” da nota fiscal eletrônica desejada. Depois de gerado, aparecerá onde mostra a

opção “4” da figura “9” um ícone indicando que o DANFE está pronto para ser baixado.

Clicando neste ícone, o documento aparecerá na tela em forma de PDF.

IMPORTANTE: As funcionalidades de acompanhamento de pedidos e sugestão de

compras estão disponíveis somente para clientes da Nova Limp cadastrados pelo

departamento de vendas. Caso seja de seu interesse ter estas funcionalidades, entre em

contato com sua vendedora.




A página de busca de produtos A busca de produtos pode ser feita de formas diferentes como mostra a próxima

figura:

Figura 10 - Busca de produtos no site

A palavra-chave como mostra o campo “3” da figura “10” tem várias formas de

encontrar um produto:

Com uma palavra-chave que se encontra no início do produto como, por exemplo,

“saco” para todos os sacos de lixo.

Com uma palavra-chave encontrada no meio do nome do produto como, por exemplo,

“espremedor” para todos os baldes com espremedor de MOP.

Através da sugestão apresentada na lista mostrada na figura. Este tipo de busca

retornará somente um produto.

Para reduzir o número de itens constantes pode-se gerar uma busca mesclando o

grupo apresentado na opção “2” da figura “10” com a descrição do produto. Lembrando que a

sugestão de produtos independe do grupo selecionado.

Ou caso seja a opção, apenas selecione o grupo e solicite a busca de todos os produtos

nele contido.

Também é possível localizar o produto diretamente pelo seu código. O uso do código

será funcional para atendimento monitorado por uma vendedora ao telefone.

IMPORTANTE: Caso os três campos sejam preenchidos, o site tentará buscar um

produto que combine o código com o grupo e a palavra-chave.

Uma vez que a busca resulte em uma lista de produtos, a página abaixo aparecerá:




Figura 11 - Lista de produtos

Sua apresentação é paginada em dez produtos. A ordenação é pela descrição do

produto e não há diferenciação de grupos quando este não for informado.

Na figura “11” existem as seguintes funcionalidades:

1- Barra de navegação. Informa quantos itens foram encontrados, quantas páginas

existem na navegação e o número do primeiro e último item da página, além dos

botões de navegação e um combo para ir direto a uma página selecionada (disponível

somente na barra superior).

2- Os dois botões básicos para todos os itens são o de adicionar o produto ao carrinho de

compras e que apresenta o detalhamento técnico do produto. O botão “adicionar” irá

adicionar todos os produtos da página com quantidade maior que zero, quando

acionado de um produto com quantidade maior que zero.

3- Este link permite apresentar todos os produtos do mesmo grupo na tela.

4- Este botão leva o cliente a página de produtos em promoção filtrando os produtos por

grupo. A diferença da página de promoções para a página de busca simples é que a

primeira mostra o valor do produto.

5- O campo de quantidade indica qual produto deverá ser inserido no carrinho. Se mais

de um item estiver com quantidade maior que zero, também serão inseridos.

6- Este é um resumo da pesquisa feita no site. O que o cliente buscou, quantos itens

foram encontrados e quantas páginas de pesquisa foram geradas.




7- Este botão insere todos os itens com quantidade maior que zero no carrinho e dirige o

cliente ao carrinho de compras do site como mostra a figura abaixo.

Uma vez que o carrinho tenha itens, é possível acompanhar a cesta de compras sem a

necessidade de voltar ao carrinho, bastando para isso posicionar o ponteiro do mouse sobre o

ícone do carrinho de compras que aparece no canto direito superior como mostra a imagem

abaixo:

Figura 12 - Cesta de compras pelo ícone do carrinho de compras




Acesso ao sistema de contrato O acesso ao sistema de contratos da Nova Limp pode ocorrer de duas formas

conforme a figura “13”.

1ª- Através do campo de usuário e senha encontrados na página inicial do site;

2ª- Pela tela de login do sistema quando acionado o botão “Área de contrato”.

Figura 13 - Locais de login na área de contrato

É importante o entendimento da estrutura dos contratos apresentados no site para

compreendermos melhor a definição de usuários e logins.

1- Um cliente é uma entidade única no momento do login. Entendemos que esta

entidade é representada por um CNPJ, não importando quantos locais de

entrega/departamento o cliente tenha cadastrado dentro do sistema.

2- Este cliente pode ter “n” contratos com negociações ou linha de produtos

diferenciados para cada um deles. Cada contrato pode ter “n” locais de entrega

específicos, e cada local de entrega pode ter “n” departamentos. Os departamentos

são os locais físicos dentro de um local de entrega.

3- Os contratos, locais de entrega, departamentos e pedidos serão exibidos conforme o

perfil do usuário.

4- Um usuário pode comprar para “n” contratos, “n” locais de entrega e “n”

departamentos.

5- Os contratos, locais de entrega e departamentos serão apresentados para o usuário

definir para qual local ele realizará o pedido. Para entender melhor, observe a figura

“14” e “15”. Ele tem o direito de comprar para mais que de um contrato e para mais

de um departamento. Como apenas existe um local de entrega, não é solicitada esta

informação. Os campos em forma de seleção são as opções e os em azul são

informações únicas.




Figura 14 - Tela de login do sistema

Figura 15 - Tela de escolha de local

IMPORTANTE: Caso o usuário possua apenas um contrato, um local de entrega e um

departamento, ele não passará por esta tela. Ele será enviado diretamente à tela de seleção de

produtos.

Comentário: O usuário do tipo master do contrato deve passar pela mesma tela.

Assim, em primeiro lugar se faz necessário à identificação do local de pedido. Isto ocorre por

que o usuário master pode entrar no sistema para realizar um pedido complementar para

algum local de entrega/departamento.

Figura 16 - Menu de produtos




No menu acima é possível encontrar três opções de lista para postagem de pedidos:

Lista de Produtos

Lista Reduzida de Produtos

Sugestão de Compras

Pedido de Compra A tela de pedido é composta da seguinte forma:

Figura 17 - Listagem de itens do contrato

1- Locais para alterações de senha e local de entrega (IMPORTANTE: Somente tem

funcionalidade o botão de entrega quando o usuário possuir mais que um local de

entrega / departamento). Uma vez trocada à senha, o administrador do site tem a

possibilidade de alterá-la novamente, caso o usuário a esqueça.

2- Identificação do cabeçalho do pedido (quem é o usuário, para qual contrato,

departamento, etc.).

3- Menu de navegação. Possui as seguintes possibilidades para o usuário comum:

a. Produtos

i. Lista de produtos: A primeira tela a aparecer para o usuário. Contém a

listagem de produtos do contrato paginada a cada 20 itens.

ii. Sugestão de compras: Página que apresenta lista de produtos

comprados com uma quantidade sugerida baseada nas últimas

compras com opções de filtragem.

iii. Listagem de produtos: Lista apresentada na tela com todos os

produtos do contrato. Também pode ser impressa para auxiliar a

navegação e identificação dos itens. O formato é PDF.

b. Carrinho de compras: Mostra os pedidos já inseridos no carrinho de compras e

suas respectivas quantidades.

c. Pedidos. Este menu contém relatórios gerenciais que podem ser acessados por

usuários comuns. São eles:

i. Listagem local de entrega: Listagem de pedidos por local de entrega;

ii. Listagem departamento: Listagem de pedidos por departamento;




iii. Listagem geral de pedidos: Listagem de todos os pedidos,

independente de status, local de entrega ou departamento. O usuário

tipo master pode ainda recuperar espelhos de DANFEs através desta

opção.

iv. Itens alterados: Lista de itens alterados pelo usuário perfil master do

site. Esta listagem apresenta todos os produtos que foram alterados,

inseridos ou excluídos. No detalhamento são informadas quais as

quantidades originais e quais as alteradas.

v. Duplicar pedidos: (funcionalidade precisa ser configurada pela

administração da Nova Limp). Através deste painel é possível repetir

pedidos realizados em um período baseado em um mês e um ano

configurável pelo usuário.

d. Sair: Sai do sistema.

4- Apresentação do produto com seu código, descrição e unidade de apresentação. Estas

informações podem ser gerenciadas conforme o sistema do cliente, ou seja, caso este

prefira, o site exibirá o código, a descrição e a unidade de venda previamente

cadastrados na tabela de kardex do cliente. Os produtos são sempre listados em

ordem alfabética.

5- Local para informar a quantidade desejada. Para selecionar mais que um produto

basta inserir uma quantidade maior que zero em todos os itens desejados da página.

6- Botão que mostra o detalhamento técnico do material, apresentando em destaque o

código e descrição do material para a Nova Limp.

7- Indica a última compra efetivada (pedido efetivado na Nova Limp) para este produto.

Figura 18 - Parte final da listagem de produtos

8- Barra de navegação. Apresenta o numero de itens do contrato, a quantidade de

páginas geradas e os botões para avançar e recuar entre as páginas.

9- Use este botão para adicionar os produtos ao carrinho e seguir para a próxima página

sem apresentar o carrinho de compras. A transição para a próxima página é feita de

forma automática.

10- Use este botão para encerrar o pedido momentaneamente e visualizar o carrinho de

compras.




Ainda nesta página é possível visualizar uma barra de busca de produtos como a

mostrada a seguir.

Figura 19 - Barra de filtragem / pesquisa

A barra permite dois tipos de filtragem de produtos:

1- Por grupo de material;

2- Por descrição.

Assim como no site, a palavra-chave do sistema de pedidos também tem várias formas

de encontrar um produto:

Com uma palavra-chave que se encontra no início do produto como, por exemplo,

“saco” para todos os sacos de lixo.

Com uma palavra-chave encontrada no meio do nome do produto como, por exemplo,

“espremedor” para todos os baldes com espremedor de MOP.

Através da sugestão apresentada na lista mostrada na figura. Este tipo de busca

retornará somente um produto.

IMPORTANTE: Caso os dois campos sejam preenchidos, o site tentará buscar um

produto que combine o grupo com a palavra-chave.

Obs.: A “Lista Reduzida de Produtos” nada mais é do que a “Lista de Produtos”

convencional com uma redução para os produtos mais comumente solicitados dentro do

mês ou do período de pedidos. Esta lista reduzida é configurada pela Nova Limp a partir de

uma lista fornecida pelo cliente.

Sugestão de compra Ao entrar na página de sugestão de compras, os principais itens apresentados são os

seguintes:

Figura 20 - Lista de itens da sugestão de compras

1- A área de filtragem de itens permite definir o período de compras ou a quantidade de

vezes que o produto foi adquirido. IMPORTANTE: Caso sejam usados os dois

parâmetros simultaneamente, o sistema buscará produtos que satisfaçam as duas

condições.




2- A caixa de seleção indica se o produto irá ou não para o carrinho, ou seja, no caso da

sugestão de compras não adianta apenas alterar a quantidade desejada. Lembrando

que para esta página, o campo quantidade já vem preenchido com a média de

compras deste item. A data inicial deste filtro é o inicio das compras do usuário.

3- Nesta página é exibido o campo quantidade já preenchido com a média de todas as

compras do período. Pode e sofrerá alteração caso o usuário insira uma condição de

busca de produtos como, por exemplo, período de compras ou vezes que o produto foi

adquirido. Abaixo da quantidade há a informação de quantas vezes este item foi

comprado / solicitado. A quantidade solicitada pode ser alterada.

A parte inferior da página possui as mesmas ferramentas e botões da página

anteriormente apresentada exceto a barra de filtragem. Isto ocorre pela característica da

página de realizar uma função de média antes de apresentar os produtos. Também se deve ao

fato de, caso o item pesquisado nunca tenha sido comprado, não há por que ser listado na

sugestão de compras.

Uma vez encerrado o pedido, o usuário é enviado ao carrinho de compras.

Figura 21 - Carrinho de compras

As funcionalidades que esta página apresenta são as seguintes:

1- A quantidade solicitada para cada produto. Caso seja necessário alterá-las, basta

marcá-la e inserir o novo valor.

2- Botão para exclusão de itens do carrinho.

3- Local para inserção de observações do pedido, como itens não encontrados, alterações

de locais de entrega, etc.

4- Caso o cliente tenha um pedido em seu sistema e queira informar qual número gerou

o pedido da Nova Limp, deve ser informado neste campo.

5- O botão para pausa de pedidos só existe para contratos com pós-aprovação. Neste

caso, o usuário pode interromper temporariamente seu pedido e retornar em outro

momento, não perdendo aquilo que já listou até o momento. IMPORTANTE: Estes

pedidos, mesmo suspensos, podem ser encerrados pelo administrador do site no

painel de liberação de pedidos.

6- Envia o usuário para a página que requisitou o carrinho de compras, para dar

sequência ao pedido.




7- Este botão grava alterações realizadas nas quantidades, observação e pedido do

cliente. O botão “Encerrar Pedido” também realiza a mesma ação antes de encerrar o

pedido.

8- Gera o número do pedido, grava as informações no banco de dados, envia e-mails para

os destinatários listados para receber cópia e redireciona o usuário para uma página

onde ainda é possível fazer um download do pedido em formato PDF.

IMPORTANTE:

1- Sempre que existir um pedido pausado, esta será a primeira página

que aparecerá para usuários no momento da conexão/login. Não é possível criar

um novo pedido até que este seja encerrado.

2- O carrinho de compras também pode ser acessado a qualquer

momento durante a navegação através da opção de menu “Carrinho de compras”

que é mostrada na figura “17”.

Figura 22 - Finalização do pedido.

Uma vez encerrado o pedido, é apresentada a tela onde o usuário poderá ver as

informações gerais do pedido incluindo o número Nova Limp, apresentado no alto da página

como mostra o campo “1” da figura “22”.

Nesta página ainda é possível imprimir no formato PDF uma cópia do pedido através

do botão apresentado na figura “22” no campo “2”.

Os campos “3” e “4” da mesma figura mostram como ocorre o controle das alterações

do usuário master em relação aos pedidos. O usuário sempre poderá observar a quantidade

originalmente solicitada através do campo “3” e as alterações que forem realizadas pelo

usuário master aparecerá no campo “4”. Caso o site não possua pós-aprovação estes números

deverão sempre permanecer iguais.




Gerenciamento de pedidos É possível pelo site administrar os pedidos realizados com algumas opções de

filtragem.

O menu apresentado na figura “17” mostra a opção “Pedidos” que possui outras

quatro opções, sendo elas:

Listagem Local de Entrega;

Listagem Departamento;

Listagem Geral de Pedidos;

Itens Alterados.

Para fins de exemplo, apresentamos abaixo a página de listagem por local de entrega:

Figura 23 – Listagem de pedidos

Os relatórios de pedidos possuem três versões de apresentação:

1- Por local de entrega;

2- Por departamento;

3- Por pedido.

É possível solicitar o relatório por pedido através dos botões existentes nas opções 1 e

2 citadas acima.

A figura “23”, mostrada acima, apresenta os seguintes campos:

1- Filtro de pedidos: é possível ver pedidos a partir de uma determinada data e

somente com um determinado status. A definição de status e seus atributos serão

apresentados na próxima sessão.

2- Possibilidade de impressão de relatórios. As planilhas eletrônicas (primeiro botão)

são editáveis e permitem que o usuário insira suas próprias funções de

gerenciamento. O segundo botão imprimi a tabela no formato PDF.

3- São botões de atalho para as telas de agrupamento por departamento ou

detalhamento de pedidos. Na tela de listagem por departamento existe apenas o

botão de detalhamento de pedidos. IMPORTANTE: A diferença dos botões de

detalhamento de pedidos das duas telas é a quantidade de pedidos que serão

apresentados. No caso do detalhamento partir do local de entrega, será mostrado




todos os pedidos daquele local de entrega. A listagem de um departamento na

maioria das vezes é menor.

4- A barra de navegação apresenta botões para navegar entre as páginas geradas

pela consulta/filtragem, informa quantos registros foram encontrados, quantos

itens existem nestes registros, quantas páginas foram geradas e, caso o usuário

tenha este privilégio, o valor total dos pedidos.

IMPORTANTE: Os campos “1”, “2” e “4” são comuns para as três páginas de listagem

de pedidos.

A maior diferença entre as páginas está na listagem por pedido, pois esta, além de

apresentar a informação de forma detalhada, possui um link permitindo que o usuário

visualize o pedido, podendo inclusive reimprimi-lo. O detalhe do link para abertura do link está

na próxima figura (fig. “24”).

Além do link para reimpressão do pedido, hoje o site conta com a possibilidade de

reimpressão do DANFE. Para isto, basta selecionar a nota pela opção “2” da figura “23”,

aguardar a geração da nota e fazer o download pelo ícone que aparecerá à direita da tabela

como mostra a opção “3” da figura “24”.

Figura 24 - Detalhe do link para abertura do pedido

A página com o detalhamento do pedido é exatamente igual à página final do pedido

de compras.

Status do pedido Status do pedido indica a posição atual do seu pedido de compra dentro da Nova Limp.

Antes do encerramento seu pedido, por exemplo, pode receber o status de “Aberto”.

Isto significa que você ainda não encerrou seu pedido e poderá alterá-lo até a data limite de

fechamento do site. IMPORTANTE: Este status só existe para contratos em que o

administrador precisa liberar os pedidos para serem enviados para a Nova Limp.

A partir do momento que o pedido foi encerrado, ele pode receber dois status:




Aguardando processamento: quando o usuário tem perfil de envio direto do pedido à

Nova Limp;

Aguardando aprovação: quando o pedido do usuário precisa passar pela aprovação do

administrador do sistema antes de ser enviado à Nova Limp. Baseado ainda nesta

situação, o pedido do usuário pode receber o status de “Cancelado” caso o

administrador solicite cancelamento. Este pedido poderá ser visualizado em listagem e

estatísticas.

A partir do momento que o pedido entra no processo de separação, faturamento e

entrega da Nova Limp ele passa a receber um status para cada etapa do processo. Desta forma

o usuário tem a informação exata do status do seu pedido.

Ainda existe a tela de “Itens alterados” que mostra todos os itens de pedidos alterados

pelo administrador do sistema.

Figura 25 - Lista de itens alterados

Na lista acima, além das opções de filtragem que aparece no detalhe em laranja,

também é apresentada a lista dos itens alterados com o número do pedido, quantidade

solicitada e atendida, além do status final do item entre outras informações. Os possíveis

status são “Alterado”, “Incluído” e “Excluído”.

Locais sem Pedido Esta funcionalidade permite ao usuário verificar para quais locais de

entrega/departamento dentro da sua carteira ainda não foram efetuados pedidos dentro do

mês/período.

Figura 26 - Listagem de locais de pedido dentro do mês




Clicando no link “1” da imagem “26”, o local é automaticamente selecionado para o

usuário e o mesmo pode realizar o pedido para aquele local.

Obs.: Antes de trocar o local, é preciso que o carrinho de compras esteja vazio. Não é

possível, dentro da sessão, transferir o conteúdo do carrinho de um local para outro.

Área do administrador A parte de administrar o site da Nova Limp se inicia antes da entrada na web e

inserção de usuários para realização de pedidos.

O site oferece possibilidade de gerenciar alguns processos conforme a necessidade do

cliente, localização do usuário, integração de sistemas, etc.

O site pode gerenciar mais que um contrato para um mesmo CNPJ, estipular um limite

de valor de compra para cada usuário, ou para cada local de entrega / departamento,

apresentar listas de produtos personalizadas para cada local de entrega / departamento,

gerenciar pedidos antes do envio, etc. Ou simplesmente permitir que o usuário entre e insira

seu pedido sem maiores controles. Pode-se gerenciar um departamento, por exemplo, por

mais de um usuário, ou que este possa fazer compras usando mais que um contrato.

Uma vez definidos estes critérios, é hora de se conectar ao sistema.

A tela de login para o administrador (usuário tipo master) é exatamente igual a do

usuário, passando pela indicação de um contrato, local de entrega e departamento antes de se

conectar. Isto se dá pelo fato de que o administrador pode comprar para qualquer local de

entrega/departamento, assim se faz necessária a identificação de um local.

Por padrão, o usuário master tem mais um item de menu, chamado de

“Administração”. Abaixo, a figura “27” mostra a composição do menu.

Figura 27 - Menu da administração

Este menu é composto de três opções sendo duas delas submenus:

Relatório gerencial: Possui duas opções de relatórios:

o Por pedido, onde é possível totalizar pedidos por usuário, local de entrega ou

departamento. O nível de detalhamento deste relatório baseia-se no

cabeçalho do pedido (ou seja, não irá apresentar informação sobre os itens do

pedido), que pode sofrer determinados agrupamentos ou apresentar valor

pedido a pedido. É possível download das informações, através de planilha

eletrônica.




o Por produto, onde é possível totalizar por local de entrega, departamento,

grupo e produto. Neste relatório é possível ver totais de forma agrupada ou

item a item. O download das informações pode ser feito em PDF já formatado

com três níveis de quebra ou por planilha eletrônica sem agrupamentos.

o Aprovações, onde é possível recuperar relatório de blocos de pedidos

aprovados em um determinado período. (esta funcionalidade precisa ser

liberada pela administração da Nova Limp).

Liberar pedidos: página onde o master gerencia seus pedidos, podendo aprovar,

recusar ou alterar pedidos de forma individual ou bloco. Nesta tela também é possível

visualizar todos os pedidos que estão abertos pelos usuários e, caso seja necessário,

encerrá-los.

Gerenciar sites: Na parte de gerenciamento de sites é possível realizar algumas tarefas

básicas sem a necessidade de intervenção da Nova Limp. São elas:

o Configurações: Nesta página pode-se configurar uma série de funcionalidades

do site como a possibilidades dos usuários verem valores dos produtos ou

configuração do envio de e-mails.

o Usuários: Aqui é possível trocar status de usuários e seus respectivos e-mails

entre outras funcionalidades.

Figura 28 - Tela de liberação de pedidos.

Iniciemos pela tela de liberação.

Contratos que são baseados em pós-aprovação possuem uma tela onde todos os

pedidos feitos pelos usuários são armazenados. Na data mais conveniente para o

administrador do site, este pode entrar na tela e validar cada pedido.




Pela caixa de seleção apresentada na figura “28” no campo “1” é selecionado o pedido

que sofrerá a ação de liberação ou recusa.

Para saber qual a composição de cada pedido, o link que é mostrado no campo “2” da

figura “28” abre uma nova janela de diálogo (pop-up) com um detalhamento do pedido,

informando cada um dos itens e a quantidade solicitada.

De posse dessa informação, caso seja necessário o administrador pode através do

botão mostrado no campo “3” da figura “28” abrir novamente o pedido e fazer as alterações

necessárias, ou seja, inclusões, exclusões ou alterações. A tela exibida é semelhante a figura

apresentada abaixo.

Figura 29 - Tela de alteração de pedidos.

A tela é baseada no carrinho de compras de pedidos.

No campo “Qt. Atend.”, é possível redefinir a quantidade que será efetivada. Repare

que estes campos não possuem o botão de exclusão do item. A título de histórico do pedido

para futuras consultas por parte do cliente, para se excluir um item é necessário indicar a

quantidade atendida como “0” (zero). Esta ação leva este item a tela de “Itens alterados”. O

item não será computado como item de pedido para os processos pós-aprovação.

O botão apresentado no campo “2” da figura “29” permite ao administrador do

contrato continuar o pedido em questão, ou seja, inserir novos itens neste pedido.

IMPORTANTE: Neste caso os itens adicionados ao pedido entrarão com a quantidade

solicitada “0” (zero). Também farão parte da tela de itens alterados.

O botão mostrado no campo “3” da figura “29” atualiza a visualização da tela com os

novos valores inseridos. Esta ação também é executada no momento do clique sobre o botão

“Voltar a Lista”, com a diferença de que clicando no botão “Atualiza” a totalização aparecerá

de forma automática.




No campo “4” da figura “29” o botão “Voltar a Lista” grava as alterações realizadas no

pedido, porém este volta a ser visualizado na tela de liberação. Como a tela de liberação

novamente totaliza os pedidos no momento do retorno é uma ótima opção para se visualizar o

valor total dos pedidos ainda não liberados.

Retornando a explanação da figura “28”, o campo “4” possuem os botões que realizam

a aceitação ou recusa dos pedidos selecionados através do campo “1” da figura “28”. Para

facilitar o trabalho, os pedidos podem ser marcados ou desmarcados em bloco pelo campo “5”

da figura “28”.

O campo “6” da figura “28” é um espaço reservado para o administrador inserir um

número de pedido interno no pedido Nova Limp. Lembrando que este campo também está

presente no carrinho de compras do usuário conforme a figura “28”.

O campo “7” da figura “28” mostra a listagem de pedido em aberto. Caso algum

pedido precise ser prematuramente liberado, basta marcar sua caixa de seleção à esquerda da

tabela e clicar no botão “Liberar Pedidos”.

O campo “8” da figura “28” informa se há observações inseridas pelo usuário no

pedido. Pedidos com observação são sinalizados com a bola na cor amarela. Há três formas de

enxergar o conteúdo da observação:

1. Através da tela apresentada acima na figura “28”;

2. Abrindo a janela de diálogo através do link do número do pedido;

3. Pausando o mouse sobre o sinalizador.

Resumo de Aprovação ATENÇÃO: Para ativar esta funcionalidade, entre em contato com a administração da

Nova Limp.

O sistema pode disponibilizar um resumo das aprovações realizadas em bloco. Este

resumo trás uma analise sintética dos itens aprovados e a relação dos pedidos autorizados na

aprovação.

Este processo somente é válido para pedidos aceitos. Os recusados são simplesmente

dispensados. Abaixo uma imagem do resumo das aprovações:




Figura 30 - Relatório de aprovação de pedidos

Este relatório é gerado no momento em que o usuário libera os produtos quando se

pressiona o botão “Aceitar” conforme a figura “28” apresentada acima. Caso haja a

necessidade da reimpressão deste relatório, pode ser feito através da opção “Aprovações” no

sub-menu “Relatório Gerencial” do menu “Administração” conforme a imagem abaixo:

Figura 31 - Painel de reimpressão de aprovações




O campo “1” da figura “31” permite selecionar um range de data para apresentar suas

aprovações e pelo botão “Pesquisar” no campo “2” da figura “31” é feito o filtro das

aprovações dentro da data selecionada.

Relatórios Gerenciais Existem dois relatórios gerencias onde é possível visualizar gastos por grupos de

pedidos e produtos por períodos, locais, status entre outras possibilidades de filtro. A base das

duas telas é muito similar como mostra as figuras “32” e “33” a seguir.

Figura 32 - Relatório gerencial por pedido.

Figura 33 - Relatório gerencial por produto.

As duas telas tem uma área de filtragem de dados com campos idênticos,

contextualizadas a necessidade de cada relatório, podendo ser resumidos, detalhados, dentro

de um intervalo específico de datas e com um determinado status.




A grande diferença se dá na hora de apresentar a informação na tela. O relatório

gerencial por pedido apresenta na tela os resultados e tem como opção de download a

planilha eletrônica, com opções de apresentar o número do pedido do cliente e o centro de

custo. Já o relatório gerencial por produtos não mostra na tela o resultado, mas dá como

opção de download uma planilha eletrônica com as informações solicitadas e um arquivo em

PDF já formatado com quebras e totalizações.

Duplicação de pedidos

Figura 34 - Duplicar Pedidos

ATENÇÃO: Para ativar esta funcionalidade, entre em contato com a administração da

Nova Limp.

Uma das opções do menu de pedidos é a “Duplicação de pedidos”. Tem por objetivo

replicar grandes quantidades de pedidos que se repetem mês a mês. A imagem abaixo mostra

a tela inicial:

A replicação é selecionada por mês de inserção do pedido conforme mostra o campo

“1” da figura “34”, e não lista os pedidos que tenham sido cancelados, estejam abertos ou

aguardam liberação. Caso o local de entrega tenha mais de um pedido postado, somente será

apresentado o pedido mais novo.

Após filtrar o período da listagem dos pedidos, é possível selecioná-los de duas formas:

1 – Individualmente, selecionando cada pedido pelas caixas da coluna “2” e “3” da

imagem da figura “34”;

2 – Todos os pedidos de uma só vez pelos botões “4” e “5” da figura “33”. Nota: A

seleção dos pedidos pelos botões faz com que o botão com a opção contrária desapareça.




Para reapresentar o botão com a outra opção, clique no botão que “desmarca” todos os

pedidos. As duas opções voltarão a ficar visíveis.

O pedido pode ser duplicado de duas maneiras diferentes conforme a necessidade do

usuário:

a) Pedido replicado como pausado (botão “4” da figura “33” para selecionar todos

os pedidos nesta opção ou selecione pela caixa da coluna “2”): O pedido é

duplicado, mas não enviado ao administrador para ser liberado. Serve para

pedidos que mesmo duplicados, sofreram inserção, alteração de quantidade ou

retirada de material. Para encerrá-lo em definitivo é necessário acessar o sistema

pelo local de entrega escolhido e concluí-lo.

b) Pedido replicado como encerrado (botão “5” da figura “33” para selecionar todos

os pedidos nesta opção ou selecione pela caixa da coluna “3”): O pedido é

enviado imediatamente para o administrador. Não há como alterá-lo.

Uma vez realizada a seleção, confirme a escolha pelo botão “Processar” mostrado no

campo “6” da figura “34”. Aparecerá uma caixa de diálogo solicitando a confirmação do

processo e após o processamento surgirá outra caixa de diálogo informando quantos pedidos

foram duplicados.

ATENÇÃO: Não existe controle sobre os pedidos duplicados. O mesmo pedido pode

ser duplicado “n” vezes conforme a necessidade do usuário. O único controle hoje existente

é o apresentado no campo “7” da figura “34” que informa que aquele pedido já foi

duplicado, em qual data e por qual usuário. Pedimos cuidado e atenção na utilização desta

funcionalidade.

Gerenciamento do site É possível configurar algumas ações do site através de duas telas disponibilizadas para

o administrador do site.

A primeira tela é a de configuração do site conforme a figura apresentada abaixo.




Figura 35 - Tela de configuração do site

Nesta tela é configurável:

Dia de abertura e fechamento do site. Quando informado zero e zero o usuário pode

realizar pedidos a qualquer momento. Caso seja informada uma data de abertura e

fechamento, o usuário fica impossibilitado de realizar pedidos fora da janela de

liberação.

Página inicial para o administrador. Se sua configuração não prevê liberação de

pedidos, então não há a necessidade de ser enviado diretamente a esta página. Aqui é

possível definir qual será a primeira página apresentada ao administrador após a

entrada no sistema.

As permissões do usuário definem se os valores dos produtos serão ou não

apresentados a ele, se ele pode, em seus relatórios de pedidos, visualizar os pedidos

feitos por outros usuários para o seu local de entrega / departamento, se há um limite

predefinido de compras e se tem acesso ao relatório gerencial de seus pedidos (não

confundir relatórios gerenciais com listagem de pedidos).

Uma vez postado, alterado e encerrado um pedido, o sistema pode disparar e-mails de

informação. Esta caixa define quem receberá e-mail informativo do pedido e em qual

evento isto ocorrerá.




Figura 36 - Tela de configuração de usuários

Por fim, a tela de usuário permite ao administrador alterar o nome do usuário, seu e-

mail (esta é a conta que receberá os avisos de pedidos quando configurado no painel de

configuração do site), a senha e se o usuário está habilitado ou não a fazer conexão no sistema

do site.

Pelo campo “1” da figura “36”, as informações do usuário para alteração aparecerão

nos campos representados pelo campo “2” da figura “36”. Após alterar, acione o botão

“Confirmar” para gravar as novas informações.

O campo “3” da figura “36” mostra uma listagem com todos os locais de entrega /

departamentos habilitados para o usuário selecionado.

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Revisão final: Bruno Tavares Versão: 5.0 Revisão: 1 Data ... · A palavra-chave como mostra o campo ^3 da figura 10 _ tem várias formas de encontrar um produto: Com uma palavra-chave