Rio de Janeiro, 2013

Para meus filhos e netos, os filhos e filhas da equipe Grove, para todos os jovens a quem minha esposa poeta Susan ensina, e para todos os outros jovens que guiarão a civilização pela próxima parte desta jornada.

Sumário / vii

Sumário

IntroduçãoO Poder das Reuniões Visuais xi

I. Simplesmente ImagineE se as Reuniões Fossem Realmente Divertidas e Produtivas? 1

1. Visualização Vale 80 Pontos de QI / Estimulando a Energia, a Inteligência e a Criatividade 3

2. Todo Mundo Conhece a Linguagem Grá% ca / É como Fazer Mímica com a Caneta 19

3. Quatro Maneiras Fáceis de se Começar / Visualização Pessoal, Guardanapos & Flipcharts, Modelos Grá+ cos e Fazendo os Outros Desenharem 37

II. Unindo Grupos e Criando VínculosPor que a Audição Visual É Tão Convincente (e Fácil!) 51

4. Envolvendo as Pessoas / Usando Figuras para Interagir 53

5. Apresentação sem o PowerPoint / Imagens Simples e Modelos Grá+ cos 69

6. Consultoria e Vendas com Grá% cos / Como Prolongar o Interesse do Consumidor 81

7. Informação Interativa / Lembretes Autoadesivos e Votação Por Pontos 89

8. Usando Imagens e Interação / Colagens e Cartões com Fotos 97

ENGAJAR

IMAGINAR

viii / REUNIÕES VISUAIS

III. Gráficos para o Pensamento VisualMapeando Ideias e Encontrando Padrões-chave 107

9. Grá% cos em Grupo / Sete Maneiras de Compor um Mural 109

10. Solução de Problemas / Soltando-se e Pensando Além 133

11. Storyboards e Mapeamento de Ideias / Como os Inovadores e os Designers Trabalham 147

12. Planejamento Visual / Usando Modelos Grá+ cos para Ter Uma Visão Holística 157

13. Reuniões Múltiplas e Passeios por Galerias / Compreendendo no Tempo e no Espaço 173

14. Captura Digital / Estendendo Sua Reunião com a Documentação Visual 183

15. Visualizando à Distância / Usando Tablets em Reuniões pela Web 189

IV. Gráficos para Colocar Planos em AçãoRecursos Visuais para Equipes, Projetos e Obter Resultados 195

16. Apoiando a Performance das Equipes / Visualização de Metas, Funções e Planos de Ação 197

17. Reuniões para Tomada de Decisões / Alinhamento em Acordos e como Obter Comprometimento 205

18. Reuniões de Gerenciamento de Projeto / Mapeamento do Progresso com Imagens 209

19. Como Facilitar a Inovação e a Mudança / Liderança com Protótipos 215

20. Treinamento e Workshops / Estimulando a Aprendizagem Ativa 223

PENSAR

ATUAR

Sumário / ix

V. Quando Tudo Funciona em ConjuntoFerramentas para os Seriamente Interessados 229

21. O Caminho para a Competência Visual / Aprendendo com os Grupos que Você Lidera 231

22. O Futuro É Visível Agora! / Sementes para uma Revolução Real nas Reuniões 237

23. Recursos e Redes / Ferramentas da Grove, Recursos da Web e Bibliogra+ a 247

Índice 255

Introdução / xi

IntroduçãoO Poder das Reuniões Visuais

Você não gostaria de que existisse uma forma melhor de conduzir todas as suas reuniões? Você não gostaria de

que elas fossem muito produtivas, e ao mesmo tempo pudesse se divertir ao longo do processo? Sua empresa está

pressionando todos para serem mais inovadores? Esses são alguns dos desafios que os coordenadores de reuniões têm

enfrentado no mundo do trabalho. São algumas das necessidades que deram origem à prática das reuniões visuais, e

ao meu desejo de compartilhar os resultados de 38 anos de reuniões, realmente incríveis, por todo o mundo.

Contudo, esta não é a única razão pela qual decidi escrever este livro. Ando muito preocupado com o fato de que as pessoas parecem cada vez mais polarizadas e desconectadas, com o diálogo civil se degradando nas democracias, assim como conflitos e autoritarismo surgindo como alternativas tentadoras. Também ando preocupado com as pressões no trabalho e nas salas de aula. A resposta à complexidade e série de mudanças na economia e no ambiente desafia nossas capacidades. Conduzir nossa organização de forma segura, com pouco ou nenhum orçamento para viagens, e cada vez menos tempo para encontros e diálogos reais é um desafio à qualidade das comunicações. Acredito que o que chamo de “reuniões visuais” seja uma resposta direta, como você verá à medida que formos avançando.

O que É a Linguagem Visual e o Que são as Reuniões Visuais?

Antes de prosseguir, é importante que você entenda o que quero dizer com reuniões visuais. Há 35 anos tenho participado de uma fonte criadora de formas de comunicação, vinda do Vale do Silício e da área da Baía de São Francisco, na Califórnia, e que agora se espalha mundialmente. Enquanto profissionais de facilitação gráfica, fomos inspirados pela maneira como os arquitetos e designers trabalham, e agora pelas mídias sociais, em como sistemas naturais se organizam. Aqueles de nós que apoiam esses desenvolvimentos nas organizações têm estado bastante ocupados, inventando novas formas para fazer as pessoas trabalharem em conjunto. Sabemos que as pessoas conseguem muito mais quando colaboram entre si e trabalham juntas, do que quando estão sozinhas. Ferramentas e métodos melhores, ainda que não sejam suficientes sem objetivo e motivação, promovem a esperança de novas maneiras de encarar níveis cada vez mais altos de dinamismo e de mudança. Vou compartilhar muitas dessas ferramentas com você ao longo dos capítulos deste livro. Você descobrirá que muitas delas são bem simples e poderosas.

Ações

ResultadosValores

Visões

E se as Reuniões Fossem Realmente Divertidas e Produtivas?

I. Simplesmente Imagine

IMAGINAR

2 / REUNIÕES VISUAIS

I. Simplesmente Imagine

Esta seção dá uma visão geral sobre reuniões visuais, para que você possa imaginar todas as diversas

formas como podem ser aplicadas em seu trabalho, e como você pode começar a usá-las com sucesso.

Temas iniciados aqui vão reaparecer nos outros capítulos para explicar algumas das maneiras de se

trabalhar a partir desses fundamentos.

Capítulo 1: Visualização Vale 80 Pontos de QI Histórias de como inventamos

estratégias visuais na Apple Computer para gerenciamento de metas, histórias, visões, suporte ao

diálogo; por que o ponto de vista é tão importante; visão geral do ciclo de aprendizado e como os

grá*cos apoiam cada etapa; o Fórum Internacional de Pro*ssionais Visuais (International Forum of Visual

Pratictioners), como espelho do que é possível.

Capítulo 2: Todo Mundo Conhece a Linguagem Gráfica Grá*cos como extensões

da comunicação por gestos; como começar a lidar com os grá*cos; exercícios para liberar suas

habilidades com desenhos; como se ater ao papel; formas básicas e pictogramas; pensando sobre as

formas básicas.

Capítulo 3: Quatro Maneiras Fáceis de se Começar Visualização para suas próprias

notas e pensamentos; trabalhando com 0ipcharts e guardanapos em situações informais; usando

modelos visuais simples; fazendo os outros desenharem.

Visualização Vale 80 pontos de QI / 3

1. Visualização Vale 80 Pontos de QIEstimulando a Energia, a Inteligência e a Criatividade

Vamos começar a entender as reuniões visuais, imaginando o que é possível quando você usa a visualização ativa com grupos, através das lentes de uma história real sobre uma das empresas mais criativas do nosso tempo – a Apple. Fui parte da equipe que desenvolveu e liderou o Leadership Experience, um programa-piloto da então recém-criada Apple University, em 1985. Inspirados pela natureza gráfica dos produtos da Apple, aplicamos várias estratégias que você pode repetir com facilidade.

As Expedições de Liderança da Apple

Numa tarde quente de verão, daquele mesmo ano, 35 jovens líderes daquela que era então chamada de Apple Computer desembarcaram num lugar chamado Pajaro Dunes, um centro de conferências na costa da Califórnia, ao sul do Vale do Silício. “A Jornada é o Prêmio”, diziam suas camisetas. Havia guias vestidos de montanhistas. Dentro do rústico prédio principal em Pajaro, os participantes encontraram basicamente uma sala vazia, duas grandes pilhas de móveis enrolados em náilon branco de paraquedas, para parecerem um pouco como montanhas, e uma parede com nove monitores. Todos foram convidados a se sentarem no chão e aguardar na quase completa escuridão da sala. Sua Expedição pela Liderança estava para começar. Os negócios da IBM estavam em alta. A Apple começava a entrar na briga com os primeiros computadores realmente gráficos, e eles precisavam que seus gerentes assumissem riscos e agissem como líderes. Estávamos focados em fazê-los visualizar essa possibilidade, e trabalhamos para que todo o evento comunicasse essa intenção.

Subitamente, os nove monitores se acenderam, e o som Dolby trouxe a voz de Jim Whittaker, o primeiro norte-americano a escalar o K2 (a segunda montanha mais alta do planeta) e líder da primeira equipe a ter mulheres. “Esta é a história de nossa escalada histórica.”, Jim falou com aquele som pulsante, agora com fundos musicais capazes de nos transportar para outro mundo, bem acima do Nepal. Por 15 minutos, a apresentação multimídia focou no tema da semana – de que liderança era uma expedição, um evento em equipe, e precisa de iniciativa, ousadia e criatividade.

BEM-VINDO À EXPEDIÇÃO DE

LIDERANÇA DA APPLE

4 / REUNIÕES VISUAIS

Nossa equipe de projeto trabalhou por semanas com Dorothy Largay e a equipe interna de RH da Apple para se preparar para o evento. Sabíamos que, devido à criatividade, motivação e pouca idade da Apple, esse encontro tinha de ser único, e precisava desafiá-los aos limites de suas habilidades. Tudo estava sustentado pela premissa de que a perspectiva daqueles homens sobre a vida no trabalho deveria mudar, de simplesmente cumprir demandas e pedidos para sair na frente e liderar rumo ao desconhecido de um novo mercado. Nossa missão era mudar seus modelos mentais internos – seus pontos de vista.

Mudar o nome do programa de Experiência de Liderança para Expedição de Liderança, e iniciar com a história da expedição ao K2 foi apenas o começo. Reforçamos esse “quadro” com um ambiente físico e visual que pintou uma imagem de possibilidade durante toda a semana. Reconhecíamos o fato de que o teatro há muito tempo emprega imagens e visualizações como essas para estimular a imaginação do público. Foi com esse espírito que, após o show de abertura, dissemos a eles: “Debaixo desses paraquedas há mobília. Sua primeira tarefa é criar seu próprio acampamento aqui mesmo, na sala de reuniões.”.

Gráficos em Grupo

Fiz parte da equipe da Apple porque estava desenvolvendo uma nova empresa em torno de uma maneira visual e bem diferente de facilitar reuniões, chamado de “Gráficos em Grupo”. Era uma forma de trabalhar interativamente com comunicação visual, inspirada na maneira como os arquitetos e designers trabalhavam em suas sessões de desenho, mas aplicada a reuniões comuns. Desde 1972, quando comecei a trabalhar desta forma, entrei de cabeça no poder da visualização para transformar o pensamento e os processos de um grupo. Experimentei de todas as formas possíveis como a interatividade das imagens poderia ser usada por grupos na forma divertida e flexível como a língua falada funciona.

Eu não poderia estar mais empolgado por ter sido solicitado para trabalhar no projeto da Apple por Ranny Riley, o consultor-chefe. Fui um dos que lideraram a criação do ambiente visual. Também

Visualização Vale 80 pontos de QI / 5

facilitei graficamente o time do projeto, as sessões abertas e interativas com os participantes, e ajudei a manter todos orientados com itinerários gráficos, simples molduras de referências para nossas sessões, e algumas atividades-chave de visualização que se tornariam pontos importantes para os participantes. Vamos continuar a história com atenção especial a estes elementos.

Interfaces Gráficas para Reuniões

Eu estava muito animado com a ideia de criar para esse workshop uma “interface gráfica do usuário” que fosse tão acessível e instigante quanto a que a Apple estava desenvolvendo para o computador. As coisas que fizemos acabaram funcionando como molduras numa arte visual. Elas apontavam ao espectador formas apropriadas de entender o que acontecia, mas não preenchiam a imagem. Em alguns casos, esses quadros eram metáforas; em outros, modelos reais de gráficos e estruturas. Queríamos que os próprios participantes fizessem coisas físicas e gráficas, o quanto fosse possível, para ancorar as ideias em experiências reais.

Ao fazer o grupo criar seu próprio acampamento, conseguimos um engajamento bem cedo (A Parte II deste livro expande este tipo de ideia com outras sugestões.). Assim que o “acampamento” ficou pronto, e todos tiveram a chance de jantar, Ranny apareceu para orientá-los em relação à programação da semana, usando um itinerário gráfico gigante que eu havia criado na parede da sala de reuniões. A figura usava fita adesiva para criar uma montanha, com pequenos pôsteres para cada um dos dias e eventos ilustrando diferentes acampamentos ao longo da escalada. Todos levavam ao cume, onde escrevemos a nossa meta maior da expedição – criar uma cultura de liderança capaz de “Fazer Coisas Extraordinárias na Apple”. Os gráficos da programação gigante eram os mesmos dos folhetos que entregamos.

A orientação inaugural foi apenas o começo do que criamos para suporte visual da Expedição de Liderança. Alguns dos outros recursos visuais foram:

Dia Três

AQUI ESTÁ NOSSA JORNADA

Dia Dois

Nosso Objetivo

Dia Quatro

Dia Um Acompanhamento-Base

ITINERÁRIOS GRÁFICOS

Na Apple Leadership Experience, criamos

um grande itinerário diretamente na parede,

usando *ta adesiva e pequenos pôsteres

para cada dia, tudo parecendo uma escalada

de montanha.

6 / REUNIÕES VISUAIS

DESENHOS DE PICOS E VALES

1. Comece desenhando uma linha ao longo de

uma folha de papel e marque os anos.

2. Usando sua intuição, comece no ano em que

começou a trabalhar e desenhe os pontos

altos e os pontos baixos da sua carreira.

3. Nomeie os picos e os vales.

4. Compartilhe o desenho com um parceiro e

discuta suas visões.

Visualização do histórico das carreiras.

Registro gráfico das discussões.

Sessões rápidas sobre como desenhar em flipcharts.

Preparação de perspectivas para as equipes de cada participante, quando estes voltassem para a empresa.

Apresentação e crítica das visões de equipe.

Criação de um slideshow do evento como uma experiência de conclusão.

Nenhuma dessas estratégias exigiu habilidade especial para desenhar, mas todas envolveram os participantes no uso de imagens de forma a concentrar sua atenção. Como simples imagens e metáforas podem ter tanto impacto? Vamos nos aproximar um pouco mais e ver como funciona.

Desenhos de Picos e Vales

No segundo dia da Apple Leadership Expedition, convidamos todos os participantes a assumir um ponto de vista diferente sobre suas carreiras. Pedimos a eles que usassem um formato gráfico simples, chamado “diagrama de picos e vales” à medida que mapeassem suas carreiras. Esse exercício envolvia desenhar uma linha ao longo de uma folha de papel, e então, intuitivamente, fazer uma linha do horizonte que representasse os pontos altos e baixos da vida do participante, nomeados como picos e vales (Veja o detalhe na lateral desta página.). Não foi necessário nenhum talento gráfico. Pedimos às pessoas que compartilhassem esses desenhos, junto com suas histórias, em duplas. Ainda me lembro de Jean Louis Gassee, o sofisticado francês que liderava a função de marketing da Apple, sentado na soleira da porta do edifício Pajaro Dune, próximo a Debbie Coleman, a brilhante CFO da Apple, ambos compartilhando seus desenhos. A despeito do que pareciam estilos pessoais bem diferentes, a experiência os transformou em aliados para o resto de suas carreiras.

Experiência de pico

Pontos Negativos

Visualização Vale 80 pontos de QI / 7

Conduzimos este exercício de histórico gráfico em todas as oito Leadership Expeditions que fizemos depois, e nas tantas outras coordenadas pela equipe da Apple que treinamos para assumir o processo. Invariavelmente, as pessoas vivenciavam uma torrente de insights e conexões. Acostumamo-nos a ver as pessoas descobrirem que seus períodos de baixa, ou desafios, quase sempre estavam diretamente relacionados a uma subida, ou períodos de alta. E sempre me fascinou como a simples mudança de perspectiva de uma história linear para uma com picos e vales estimulava esses insights. Ao alterar a estrutura visual, mudamos o ponto de vista! Este é um exemplo muito bom de como a linguagem visual pode solucionar aparentes contradições – como ver os pontos altos e baixos da sua vida como eventos separados. Desenhar uma linha do tempo no formato de diagrama de picos e vales torna mais claro que a vida é um fluxo de eventos que estão intimamente conectados. Pare um pouco e faça um você mesmo!

Histórias e Visões

O ponto crucial do programa era fazer todos os participantes criarem uma visão para suas próprias equipes, que eles se comprometeriam a compartilhar após o fim do workshop. O processo envolvia:

1. Ouvir o discurso do Dr. Martin Luther King, “I Have a Dream” (“Eu Tenho um Sonho”), como inspiração, e identificar as características de uma visão motivadora.

2. Escrever suas próprias visões para suas equipes, imaginando que seria um filme, e criar um storyboard dos pontos principais.

3. Ministrar um treinamento rápido, ao final do dia, sobre como desenhar em flipcharts – pictogramas simples, como os que veremos no próximo capítulo.

4. Pedir a cada participante que mostrasse sua visão, usando flipcharts como suporte, se necessário, a um pequeno grupo como se fosse sua equipe.

5. Convidar a equipe a dar retorno, mostrando o que motivou mais e o que pareceu carecer de convicção, a fim de melhorar a visão do participante.

6. Gravar o áudio de cada uma das apresentações das visões, e entregar a eles.

Sempre me fascinou como a simples mudança de perspectiva de uma história linear para uma com picos e vales estimulava essas visões.

8 / REUNIÕES VISUAIS

PRIMEIRO RASCUNHO

DA WEB

O primeiro rascunho da internet é um

exemplo de pensamento diagramado,

onde partes se conectam em um arranjo

espacial. Até mesmo sistemas simples pedem

visualização, se quisermos entender como

eles funcionam.

Criando um Ambiente Compartilhado de Referência

Ao longo da Leadership Expedition, tivemos convidados especiais extraordinariamente bons em contar histórias e pintar quadros de possibilidades. O evento catalisador foi a apresentação de abertura do Alan Kay, um pensador pioneiro da Atari, da Xerox e agora da Apple, e que foi o autor do conceito do primeiro computador pessoal do tipo laptop, o DynaBook. Alan era um exemplo vivo do tipo de líder que esperávamos que os participantes da Apple aspirassem a ser. Suas visões sobre a força das imagens e do pensamento visual na performance humana estavam, de fato, mudando o futuro da Apple. Ele era biólogo molecular por formação, um músico de sucesso e um inventor sério. Sua criatividade era excepcional. Ele ganhava a atenção de todos e também sabia que nesse evento (bem como neste livro), todos precisavam ter algum senso de possibilidade e propósito para que todas as experiências que preparamos, em verdade, produzissem algum resultado.

Alan disse de imediato: “Não chegamos nem perto do tipo de sistemas que vamos construir.”. Ele descreveu o computador moderno como um amplificador, trabalhando diretamente por meio de ferramentas e indiretamente por meio de agentes e redes (isso foi antes das mídias sociais). Afirmava: “É uma arquitetura na qual a ilusão do espectador pode ser diretamente manipulada.”.

Nós Vivemos numa Alucinação

“Todos nós vivemos em uma alucinação de nossa própria invenção.”, afirmou Alan. Ele explicou que projetamos o que conhecemos dentro daquilo que estamos observando. É um “sonho que é constantemente recriado”. Por causa disso, concluiu: “O ponto de vista vale 80 pontos de QI.”. E com isso ele queria dizer que a forma como você enxerga algo (e ele queria dizer literalmente “enxergar”) tem impacto direto em quanta informação e insights você pode obter, e o quão inteligente você pode ser numa escala superior – simbolizada pelos 80 pontos de QI. Tenho certeza de que o Alan estava usando os 80 pontos de QI como um símbolo para inteligência, e não tentando afirmar que os testes de QI são

Visualização Vale 80 pontos de QI / 9

uma medida real de todos os tipos diferentes de inteligência que sabemos existir. Mas é verdade que a visualização nos faz mais inteligentes, e pode fazer grupos mais inteligentes? Minha experiência e meus estudos afirmam que sim.

Nosso Ponto de Vista e a Orientação por Tarefas Guiando o Pensamento Visual

O trabalho de Colin Ware no Data Vizualization Research Lab (Laboratório de Pesquisas de Visualização de Dados) da University of New Hampshire reforça a premissa de Alan Kay. Ware e seus colegas desenvolveram um “rastreador visual”, que, colocado sobre a cabeça, permite à equipe de pesquisadores ver de modo preciso como os indivíduos detectam padrões num campo complexo de informações. Eles apresentaram matrizes de dezenas de pontos representando as 500 maiores empresas do mundo, segundo a Forbes. A tarefa era encontrar aquelas que estavam conectadas por membros da diretoria que prestassem serviço às duas empresas. Ao clicar num ponto, eram revelados os nomes dos membros da diretoria. Numa tarefa mais avançada, os participantes foram solicitados a relacionar qual pessoa no setor de transportes estava melhor conectado a uma outra no setor financeiro.

O que Ware e sua equipe descobriram foi que todos passaram por um processo comum, guiados pela tarefa a qual lhes foi atribuída (isso, em grande parte, segue o processo deste livro), vejamos:

1. Começaram imaginando o problema a ser solucionado, a tarefa e tudo a ser esclarecido.

2. Fizeram pesquisas visuais para explorar o padrão.

3. Armazenaram pedaços de informação.

4. Depois encontraram padrões nas conexões.

Eles descobriram que as pessoas poderiam guardar apenas 2 ou 3 pedaços de informação em sua memória visual num dado momento, assim, eles precisavam pesquisar e procurar muito (É por

O ponto de vista vale 80 pontos de QI.

Alan Kay

10 / REUNIÕES VISUAIS

Nossa orientação por tarefas (leia-se ponto de vista) literalmente guia a forma como vemos as coisas. De muitas maneiras, vemos o que estamos procurando.

isso que ter demonstrações que de fato funcionem é importante no pensamento visual). Os participantes faziam, em geral, três movimentos de olho por segundo. O sucesso em encontrar os padrões foi o resultado da conexão entre a orientação por tarefas – de cima para baixo – e o estímulo visual da busca ao redor – de baixo para cima.

Ware ficou convencido de que a orientação por tarefas realmente dita a forma como olhamos as coisas. Nesse processo, nós nos estendemos através das camadas de nosso córtex, procurando por padrões que se conectem. O primeiro nível é o reconhecimento do material visual básico como vertical, horizontal, diagonal ou pontos. Um segundo nível é ver contornos e linhas, buscando por limites e similaridades. Olhamos tanto para linhas quanto para formas. Depois avaliamos se estes padrões estão relacionados ao foco da nossa tarefa e, talvez em níveis mais altos, comecemos a fazer juízos de valor sobre as coisas.

A pesquisa de Ware reforça minhas experiências nas reuniões. De muitas maneiras, vemos o que estamos buscando. As pessoas começam com o propósito e os objetivos, estejam explícitos ou em sua própria imaginação, e então partem para a exploração, e fazem sondagens para descobrir as coisas. No espaço visual, isso envolve o escaneamento, a leitura. À medida que pegamos pedaços diferentes das informação e os armazenamos, começamos a ver padrões, e quando encontramos os padrões, podemos passar às ações.

A Visualização Torna os Grupos Mais Inteligentes

A importância da perspectiva e do ponto de vista se aplica a grupos e reuniões. Se os participantes compartilharem um propósito comum, eles vão trabalhar com mais eficiência. Se os grupos conseguem ver padrões diferentes em seus pensamentos, eles ficam mais inteligentes. Se eles podem se lembrar das ideias que surgem, tornam-se mais produtivos.

O pequeno modelo visual na capa deste livro ilustra o processo pelo qual os grupos deixam de imaginar possibilidades e partem para a ação. Alguns chamariam isso de ciclo de aprendizado. Também é, como