SECRETARIA

O que você sempre quis saber e nunca teve coragem de perguntar!

Por Michelle Silva Corrêa

O Secretário

• É alguém organizado, atento a detalhes e bom comunicador;

• Será responsável pela promoção do clube junto aos patrocinadores, possíveis novos sócios, Rotaract Clubes, etc;

• Responsável pelo contato com o público, arquivamento de documentação e pelas atas das reuniões do conselho diretor e reuniões ordinárias;

• Enviar ao Rotary patrocinador o formulário sobre os rotaractianos que alcançam à idade limite de 30 anos!;

• Ajudar o clube a funcionar eficazmente.

Funções do Secretário

• Manter e Atualizar o arquivo do clube; • Atualizar o quadro social do clube e divulgar; • Providenciar documentação para os novos sócios (Manual Rotaract, Estatuto do

Rotaract e Regimento Interno do Clube) e as suas fichas individuais de cadastro;• Atualizar o Regimento Interno do Clube, sempre que haja alteração; • Formulário de recuperação;• Escrever as atas do clube sem rasura em um livro ata ou ficha que o clube já use;• Elaborar e enviar ofícios;• Elaborar imprimir e entregar certificado de reconhecimento profissional para

palestrantes;• Pedido de Menção Presidencial;• Expor para todos os ofícios, recuperações... ;• Enviar mensalmente o relatório de secretaria para RDR (Representação Distrital de

Rotaract) para que a mesma tenha as informações atualizadas do clube e sócios. O Relatório deve conter: Numero de Sócios, Numero de Reuniões normais e do conselho diretor, Freqüência, Projetos, visitas recebidas e feitas, copia das atas ou envio via e-mail do resumo, correspondências recebidas e enviadas números das mesmas. Os documentos devem ser enviados até o dia 10 do próximo mês;

• Atualizar os dados do Clube na Omir-Brasil no Portal (www.omirbrasil.org.br).

Características do Cargo

• Chegar sempre de 10 a 15 minutos antes da reuniões. • Organizar e divulgar as correspondências enviadas e recebidas .• Ficar atualizado junto ao presidente sobre a pauta das reuniões. • Formar ou atribuir a alguém a formação de um grupo de e-mails do

clube. • Ser uma pessoa de postura e que trabalhe com sinceridade. • Secretários e Presidente não pedem desculpas e sim reconhece

erros. • Ser uma pessoa discreta e sempre auxiliar o Presidente do Clube. • Ter conhecimento amplo sobre elaboração de projetos para orientar

companheiros na elaboração dos mesmos.

Dica: Presidente escolha bem seu secretário!

Avisos

• O secretário é responsável por enviar avisos especiais aos sócios do clube para Informá-los sobre as reuniões do conselho diretor ou reuniões extraordinárias e também levantar sobre algum sócio que esta se ausentando das reuniões para que sejam tomadas as devidas providencias.

Dica: Escolha outro companheiro/diretor para

auxiliar seu secretário

Dica: Utilize listas de discussão por e-mail ou elabore uma

pirâmide para ligações

REUNIÕES DO CONSELHO DIRETOR

• Normalmente a ata é lavrada durante as reuniões do conselho diretor e divulga ao final da mesma

• Se for de costume do clube o secretário divulga em reunião ordinária apenas os resultados da reunião do conselho diretor

PROPOSTAS DE ADESÃO

Procedimentos para adesão de novos sócios:

1. Sócio efetivo deve levar o nome para o clube para analise - ficha com os dados do convidado, sócios de outros clubes, cidades, ex-interactianos, etc.

2. O clube estabelece normas para aceitação de sócios, como nº de reuniões e

participação em projetos. (mesmo depois que vira sócio o mesmo deve participar de não menos de 60% das reuniões do clube)

3. O convidado, preenchendo os requisitos para sócio e antes de ser empossado, deve

receber do Secretario o Manual de Rotaract, Estatuto do Rotaract e Regimento Interno do Clube – recomendável (impresso).

4. É recomendável que a posse do novo sócio seja em reunião festiva. Até mesmo isso o ajudará a se desinibir mais com outros sócios.

5. Logo que seja empossado o sócio passa a gozar de todos os benefícios de participar da família rotária e também passa a pagar a per capta mensal, no valor estabelecido por cada clube.

SITUAÇÃO ESPECIAS: SÓCIOS

• Sócios Honorários: pessoas queridas do clube que ajudam em projetos, tem experiência rotária, e normalmente, mas não uma regra geral, já passaram da idade limite (30 anos) ou ainda não possuem 18 anos. Trabalham como conselheiros, não pagam per capta, não tem direito a voto nas decisões do clube e não podem gozar de benefícios rotaractianos como auxilio em viagens, uso do distintivo, etc.

• Afastamento: sócios que pedem afastamento continuam pertencendo ao quadro de sócios do clube e o clube que decide sobre o tempo que ele pode ficar afastado como sócio ainda. Continua com as obrigações de per capta, uso do pin e gozar dos benefícios de ser rotaractiano. Motivos de afastamento: saúde, estudos, família, trabalho, etc. O sócio afastado pode voltar quando desejar e o clube deve estar sempre em contato para que o afastamento não se torne desligamento; visitas na casa de sócios afastados ajudam muito na volta deles sem constrangimento e motivam ao mesmo tempo.

• Desligamento: normalmente se dá de forma formal em carta entregue ao padrinho (madrinha) sendo que o mesmo deve entregar ao secretario(a). No ato de desligamento o ex-sócio deve liquidar todo e qualquer debito com a tesouraria, entregar o distintivo e outros pertences do clube além de não mais desfrutar dos benefícios de ser rotaractiano.

A PALAVRA DO SECRETÁRIO

• Seja dinâmico!• Cative seus companheiros.• Não seja uma pessoa fechada e burocrática, principalmente quando

na presença de visitantes e convidados. • Informações e correspondências devem ser selecionadas em

conjunto com o presidente: passe apenas as principais informações. (leia todas as correspondências antes e selecione-as para que não haja erros e embaraços na sua leitura)

• A fala de secretario(a) deve ser clara, objetiva, e organizada. • Apresentar os comprovantes de envio de relatórios, confirmação de

e-mail e/ou cartas.• Registre as faltas recuperadas. • Se for costume do seu clube faça um resumo, ou leia, a ata da

última reunião. (vale mandar por email o que aconteceu na última reunião)

ATA

• É de fundamental importância dentro de um clube.

• Não pode ter rasuras; quando rasurar: leiloa, mas se quis escrever leilão, deve colocar entre parênteses (leiloa) e colocar em seguida a palavra digo e em seguida a palavra/frase correta.

• Rascunho os tópicos durante a reunião

• Passe a ata correta para um computador ou um livro ata. (seja objetivo, afinal você não está escrevendo um testamento...)

• Desenvolva os tópicos principais abordados na reunião, como projetos futuros e suas datas, realizações presentes, deliberações.

• Em assembléias ou reuniões para discussões de regimento, admissão de novos sócios, conflitos, discussões de projetos, a ata deve ser redigida e lida logo após a reunião e nessas sim deve ser o mais abrangente possível.

• As Atas são imprescindíveis para o histórico do clube.

RESUMO DE ATA

• Recurso utilizado por muitos clubes• Tópicos com descrições mais objetivas e bem resumido• Pode ser feito durante a reunião• Ata apenas nas reuniões

formais, ou quando necessário (reuniões formais, visitas oficiais, mudança no conselho diretor...)

SEGUNDO SECRETÁRIO

• O cargo de secretaria é um dos mais trabalhosos do clube, sendo assim o secretário titular pode atribuir algumas tarefas para o 2° secretario.

• É recomendável que o secretario nomeie um 2° secretario; no caso de sua ausência momentânea ou permanente o 2° secretario estará apto a desenvolver o trabalho a altura.

FORMULÁRIOS

• Ata / Resumo de Ata• Formulários do Clube (cadastro de sócios, projetos)• ANP (Arquivo Nacional de Projetos) – Omir-Brasil• FORMULÁRIO “C” – Relatório Mensal de Atividades

(Distrito) – obrigatório o envio até o dia 10 do próximo mês. O formulário somente será aceito com a assinatura do secretário. O formulário pode ser enviado pelos correios ou por e-mail em formato PDF

• FORMULÁRIO “D” – Cadastro de Clubes (Distrito) • FORMULÁRIO “E” – Cadastro de Sócios (Distrito)• Cadastro / Relatórios Omir-Brasil

Envio de Correspondências

Secretária Distrital – Laís xxxxxxxxxxxxxxx• E-mailsecretaria@rotaract4410.com.br

• CorreiosA/C Victor Silva CorrêaAv. César Hilal, n°1405, apt° 902, bloco-BPraia do Suá - Vitória / ESCEP 29052-230

DÚVIDAS

OBRIGADO!