SelfBooking

Como acessar o sistema?

Para efetuar o primeiro acesso, você receberá do nosso Time de Suporte o link correspondente

ao ambiente personalizado da sua empresa, assim como o seu login e senha provisória.

Não se esqueça de alterar sua senha, seguindo os parâmetros abaixo, para sua segurança.

• Mínimo de 6 caracteres. • Caracteres não-alfanuméricos requeridos: 1 • Exemplos de caracteres não-alfanuméricos: _,(,&,-,@,#,) • Não é permitido alterar para a mesma senha • Não é permitido sequência de caracter de 3 dígitos • Não é permitido alterar para as 6 últimas senhas

Atualização dos seus dados

Para aprimorar sua experiência no nosso selfbooking e na nossa comunicação, todos os dados

cadastrais, parâmetros e políticas de viagens da sua empresa foram previamente cadastrados.

Entretanto, é de extrema importância que você confira e complemente seus dados clicando no

Perfil conforme demonstrado na imagem abaixo.

Dados como, telefones de contato e email, são obrigatórios para comunicação no atendimento,

tanto da BTM, quanto das cias. aéreas em caso de alterações, cancelamentos e demais

imprevistos na qual os passageiros estão sujeitos durante as viagens corporativas.

Aproveite também para inserir dados como, cartões de programas de milhagens, preferências

de assento em aeronaves, números de passaportes, vistos, vacinas.

Configuração do aplicativo

Vá até a loja de downloads do sistema operacional do seu celular e baixe o aplicativo ARGO

MOBILE. Se preferir, clique no logo abaixo para facilitar a localização:

Em seguida, com o sistema aberto em seu computador, clique em App Mobile no menu superior

direito conforme destacado abaixo:

Valide seu perfil no app fazendo a leitura do QR CODE seguindo os passos abaixo:

Na tela do aplicativo em seu celular, valide seu perfil fazendo a leitura do QR Code seguindo os

passos abaixo:

Com o perfil já conectado no app, os usuários terão acesso às seguintes funcionalidades:

• Despesas: lançamento de despesas para prestação de contas para empresas que contratarem o módulo.

• Itinerários: acompanhamento de todas as informações da viagem, como por exemplo, localizador, e-ticket, web check-in, horários, endereço do hotel e locadora de veículo.

• Aprovações: os usuários com perfil aprovador receberão “push notification” de novas solicitações de viagens para aprovação.

• Nova Solicitação: criação de nova OS (aéreo, hospedagem, adiantamento)

Criando sua viagem

Solicitar sua viagem ficou ainda mais simples e rápido. Com poucos cliques, você conseguirá

reservar suas passagens aéreas, hospedagens, carros, passagens rodoviárias, serviços adicionais

e adiantamentos de viagens* e enviar para aprovação conforme as diretrizes da sua empresa.

Através do conceito do carrinho de compras, você poderá selecionar todos os serviços

solicitados acima em uma única Ordem de Solicitação (OS), otimizando e permitindo maior

celeridade em todo o processo de compra.

Veja abaixo o passo a passo para criar seu pedido.

Passagens Aéreas

Clique no ícone Aéreo no menu principal e na sequência preencha os dados conforme a pesquisa

que deseja efetuar.

Insira o nome do Viajante no menu superior da tela, preencha os dados principais para o sistema

efetuar sua busca (origem/destino/datas), informe o período do dia que o sistema deverá

retornar as opções conforme a disponibilidade daquele momento e clique em Pesquisar.

Observações importantes:

• Você poderá adicionar até 5 trechos em sua OS. Para inserir novas origens e destinos,

clique no ícone . Caso queira excluir algum trecho, basta clicar em .

• Para que a política de viagem da sua empresa seja aplicada em sua solicitação de forma mais assertiva, selecione o período do dia em que sua viagem deverá acontecer. Desta forma, parâmetros como menor tarifa serão aplicados somente naquele intervalo selecionado. Você poderá ser ainda mais assertivo pesquisando por Horário. Ao inserir, por exemplo, 07:00 no campo Hora, o sistema irá considerar a faixa de 2 horas antes e 2 horas depois das 07:00 para retornar com as opções disponíveis. Ou seja, o resultado retornado será de 05:00 às 09:00.

Mas caso queira buscar disponibilidade do dia inteiro, utilize a opção Indiferente. Interpretando o resultado da disponibilidade

Você visualizará em tela as opções disponíveis no ato da sua consulta online de acordo com a

sua pesquisa.

O sistema disponibilizará no canto esquerdo da tela uma série de filtros para facilitar a

visualização do resultado obtido. É importante ressaltar que o sistema aplica a política de viagem

configurada pela sua empresa desde o primeiro momento da pesquisa, e que todas as opções

retornadas serão gravadas e armazenadas para que seu aprovador possa consultar no ato da

aprovação se você realizou a melhor escolha.

Na parte central da tela, você visualizará por abas os trechos pesquisados separadamente e

tendo como última opção a ida e volta com voos combinados na mesma cia. aérea. Na grande

maioria das pesquisas, esta será a opção mais econômica, porém a escolha deverá levar em

consideração a sua necessidade de horário.

No canto direito da sua tela, o sistema demonstrará qual a menor tarifa ida e volta da pesquisa

efetuada e ao clicar, o levará para as opções que resultam neste valor. Veja abaixo um exemplo

de menor tarifa nos voos combinados. A opção da ida com qualquer opção da volta, na mesma

cia. aérea, resultará no valor mencionado na tela.

Caso queira obter mais informações a respeito do voo, como por exemplo, detalhes do voo,

locais e horários de escalas, conexões, basta clicar no ícone

Já para visualizar detalhes da regra tarifária do voo, como multas para remarcação, no show,

clique no ícone

Fique atento às opções sem e com franquia de bagagem para evitar qualquer tipo de transtorno

em seu embarque. Caso emitir uma tarifa sem franquia de bagagem e quiser adicionar

posteriormente, você poderá solicitar aos nossos consultores na aba Serviços, que será tratado

nos próximos tópicos.

O sistema irá resgatar diretamente na cia. aérea informações de bilhetes emitidos e que não

foram voados, o que chamamos de no-show. Sempre que visualizar o ícone na tela da

disponibilidade, saiba que o passageiro inserido para esta OS possui um bilhete não voado. Ao

finalizar esta OS você terá a chance de selecionar o bilhete não voado para ser utilizado como

forma de pagamento da nova viagem. Veja a seguir como proceder.

Para selecionar a opção desejada, basta clicar sobre o valor de cada voo escolhido.

Automaticamente o sistema irá adicionar suas escolhas no carrinho de compras e demonstrará

ao lado direito o resumo dos valores e demais dados.

Neste momento você poderá clicar em ou solicitar um novo serviço conforme as

abas disponíveis para você:

Clicando em você será redirecionado para novas telas onde irá qualificar o seu pedido,

ou seja, inserir o motivo da sua viagem, a empresa e centro de custo de débito responsável pela

viagem, justificativa da sua escolha quando necessário.

Ponto de atenção: Caso sua compra não for uma remarcação, selecione a opção NÃO nesta tela.

Conforme visualizado na tela de disponibilidade, sempre que houver bilhetes não voados o

sistema demonstrará para o usuário na tela abaixo quais são estes bilhetes. Caso selecionado,

nosso consultor irá verificar diretamente no sistema da cia. aérea o valor de crédito para que

seja utilizado nesta nova compra.

Caso não houver crédito, você será informado pelo melhor caminho a seguir pelo nosso time de

consultores.

Ao finalizar sua OS, o sistema irá buscar automaticamente que será o aprovador da sua viagem

de acordo com os parâmetros previamente cadastrados. Certifique-se de que está correto, pois

após clicar em será acionado o fluxo de aprovação e seu aprovador

receberá no email e no aplicativo as informações para que possa aprovar ou reprovar seu

pedido.

Com a OS criada, você visualizará o número da OS (74), o status na qual se encontra (Aguardando

Aprovação de Custo), localizadores, datas e horários de expiração das reservas. Portanto, caso

a OS não for aprovada até a data/hora informada pela cia. aérea, as reservas serão canceladas

automaticamente.

Hospedagem

A busca por hospedagens também é rápida e eficiente. Veja que ao inserir a data que deseja

efetuar check-in e check-out e a cidade, o sistema demonstrará através do filtro ao lado

esquerdo da tela e no mapa, todas as opções disponíveis.

Ao clicar na opção desejada, você visualizará todas as opções de quartos disponíveis para a data.

Caso queira obter mais detalhes, basta clicar em .

Os detalhes serão mencionados em tela e todas as informações aqui visualizadas são de

responsabilidade do hotel, pois cada fornecedor carrega nos provedores as regras para efetuar

as reservas.

Diferente das passagens aéreas, as reservas de hotéis uma vez que efetuadas online, são

confirmadas automaticamente no fornecedor. Por isso que ao marcar que está de acordo com

as informações da reserva, você deverá clicar em Comprar.

Fique sempre atento às regras para cancelamento da sua reserva para evitar cobranças

indesejadas de no-show!

Caso a cidade pesquisada não possuir opções de hotéis online, ou caso desejar algum hotel que

não encontrou no resultado da sua busca, você poderá refazer a pesquisa e clicar em

. Através desta opção, você preencherá as informações abaixo e nossos

consultores buscarão efetuar a reserva para você diretamente com o fornecedor.

Locação de Carros

Para efetuar a locação de um veículo, basta informar a cidade para retirada e devolução, assim

como os horários. O sistema também permite que você devolva em outra localidade. Para isso,

clique em .

Note que o sistema retornará com todas as locadoras e categorias dos veículos disponíveis na

cidade, data e horário pesquisado.

Para visualizar mais detalhes da tarifa e confirmar a loja de retirada e devolução, basta clicar no

valor da opção desejada, conforme sinalizado abaixo.

Caso não tenha retornado nenhuma opção na cidade pesquisada, você poderá refazer sua busca

e clicar em . Após preencher o formulário abaixo, nossos consultores

efetuarão a busca e efetuarão a reserva de acordo com sua necessidade.

Rodoviário

Através do nosso selfbooking você poderá reservar online passagens de diversas viações

rodoviárias.

Caso desejar algum trecho que não está disponível na disponibilidade online, a opção

também poderá ser utilizada.

Serviços

Caso queira incluir Assento Conforto, Franquia de Bagagens, Check-in Online, Seguro Viagem em

alguma OS já criada ou até mesmo no seu carrinho de compras, você poderá solicitar online,

pois nossos consultores efetuarão a compra do serviço desejado diretamente no fornecedor,

garantindo eficiência e menor preço para sua viagem.

Consulta de OS

Todas as OS registradas no sistema e independente do status, poderão ser visualizadas no menu

Consulta.

Utilize os filtros para facilitar sua busca.

Desvendando as funcionalidades após a criação da OS

Todos os detalhes da sua OS ficam gravados no sistema e você poderá visualizar e consultar

através desta opção.

Para visualizar detalhes dos serviços adicionados na OS, clique neste ícone

Caso queira enviar um email da OS para outro destinatário e no status na qual se encontra,

utilize esta opção.

Duplicar Solicitação é uma opção de extrema importância para solicitar remarcação de

algum item da sua OS. Você poderá visualizar mais detalhes desta funcionalidade na seção sobre

Remarcação.

Follow-up é o principal cana de comunicação entre BTM e você, nosso cliente. Procuramos

registrar todas as integrações nesta funcionalidade para que tenhamos o histórico completo de

sua viagem.

Seu aprovador está de férias ou ausente? Você poderá delegar a aprovação para outro

aprovador de sua empresa.

Aprovação das OS

Além de aprovar via aplicativo, o aprovador poderá efetuar uma análise mais completa através

do computador.

Via web, todas as opções ofertadas no ato da busca do seu colaborador serão registradas para

que o mesmo possa efetuar sua análise em relação a escolha realizada.

Para reprovar, basta clicar em e inserir na sequência a justificativa desta ação.

Para aprovar, basta clicar em e automaticamente a OS será enviada para emissão,

com status atualizado para Aguardando Emissão.

Assim que sua OS for emitida, o sistema irá enviar o roteiro de viagem com todos os detalhes

dos serviços solicitados.

Sua agenda mudou e deseja remarcar seu voo, hospedagem ou locação?

Para alterar uma viagem que ainda não aconteceu você poderá contar com nosso time de

consultores para checar os custos que serão gerados devido esta mudança. Este primeiro

contato poderá ser feito por telefone, mas preferencialmente via follow up para mantermos

todo o histórico da sua viagem.

Assim que estiver determinado sobre a necessidade de mudança, siga os passos abaixo:

1. Acesse a OS da sua viagem através da opção Consulta conforme visto acima.

2. Clique em Duplicar Solicitação . Faremos o procedimento com o aéreo, mas caso queira alterar uma hospedagem ou locação de veículos, basta seguir os passos abaixo, porém utilizando as respectivas abas de Hospedagem e Locação.

Ao duplicar, o sistema irá oferecer a opção para preenchimento rápido dos campos origem,

destino e data. Utilize esta funcionalidade para agilizar seu preenchimento e insira os dados

conforme sua necessidade de remarcação.

Feito isso, clique em e na sequência, no campo Observação, informe com

clareza os dados do novo voo desejado.

Após clicar em Confirmar, você deverá clicar em Concluir no carrinho de compras e seguir com

todos os passos do sistema até finalizar sua OS. Como trata-se de uma duplicação de OS, os

campos já estarão preenchidos para acelerar ainda mais seu processo.

Não se esqueça de preencher os campos abaixo, pois são fundamentais para a ação dos nossos

consultores.

Seu pedido será enviado para nossos consultores e o status da OS será atualizado para

Aguardando Cotação.

Após a ação da agência, enviaremos via sistema as informações da sua remarcação. A OS terá o

status alterado para Aguardando Escolha e você visualizará conforme abaixo:

Para efetuar a escolha, clique na opção ou opções inseridas pelo consultor BTM e assim que

determinado a melhor opção, clique em e na sequência, .

Automaticamente a OS será enviada para aprovação, tendo seu status alterado para

Aguardando Aprovação.

Assim que aprovado, receberemos a notificação para então concluir o seu processo e lhe enviar

o novo roteiro de viagem.

Observação importante: caso o bilhete emitido não for utilizado, nosso sistema recuperará as

informações e demonstrará ao passageiro na tela da disponibilidade em qual cia. aérea possui

este crédito. Remarcações podem ser realizadas apenas na mesma cia. aérea, portanto, caso

selecionar a mesma cia. na qual possui o bilhete não voado (no show), ao finalizar a OS o sistema

questionará se deseja utilizar o crédito. Marque este campo, pois ao efetuar o pagamento da

sua viagem, nossos consultores avaliarão o valor do crédito disponível para concluir a emissão.

Calendário

Para gerenciar melhor as suas viagens e também dos seus colaboradores, você poderá utilizar a

opção Calendário.

Através dos filtros você terá a opção de gerenciar todas as suas viagens e da sua empresa

(gestores).

Contatos BTM

Para mais informações e esclarecimentos a respeito do SelfBooking BTM, entre em contato com

nosso time de Suporte através dos contatos abaixo:

(31) 3555-7744

suporte@btmviagens.com.br