SEMI Gestao de Projetos 01

8/19/2019 SEMI Gestao de Projetos 01

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Gestão de ProjetosAutor: Grasiele Aparecida Lourenço

Tema 01

A Natureza e a Estrutura da Gestão deProjetos


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Como citar este material:

LOURENÇO, Grasiele Aparecida. Gestão deProjetos: A Natureza e a Estrutura da Gestãode Projetos. Caderno de Atividades. Valinhos:Anhanguera Educacional, 2014.

Tema 01



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S e ç õ e s S e ç õ e s


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Conteúdo

Nessa aula você estudará:• As principais características e a natureza de um projeto.

• As principais diferenças entre um projeto e uma atividade rotineira.

• A importância da estrutura administrativa de um projeto.

• As quatro fases do ciclo de vida de um projeto e suas características.

• Os benefícios da gestão de projetos.

CONTEÚDOSEHABILIDADES

Introdução ao Estudo da Disciplina

Caro(a) aluno(a).

Este Caderno de Atividades foi elaborado com base no livro Gestão de Projetos – Uma aborda- gem global , dos autores Ralph Keeling e Renato Henrique Ferreira Branco, Editora Saraiva, 2ªedição, 2012, Livro-Texto 692.

Roteiro de Estudo:

Grasiele AparecidaLourenço

Gestão de Projetos


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Habilidades

Ao nal, você deverá ser capaz de responder as seguintes questões:

• Qual a diferença entre um projeto e uma atividade contínua?

• O que deve ser priorizado em cada fase do ciclo de vida de um projeto?

• Quais os principais tipos de estrutura administrativa?

• Quais os benefícios da gestão de projetos?

CONTEÚDOSEHABILIDADES

LEITURA OBRIGATÓRIA

A Natureza e a Estrutura da Gestão de Projetos

Você já parou para observar que durante toda nossa trajetória pessoal ou prossionalestamos sempre pensando ou desenvolvendo algum projeto? Seja um projeto pessoal,como a organização de uma viagem, seja um projeto corporativo, como a implantação deuma nova linha de produção na fábrica, tudo o que você faz pode ser previamente pensado,calculado e medido para atingir os objetivos com maior ecácia, menor tempo e economiade recursos.

As empresas têm adotado projetos das mais diversas nalidades para garantir a obtençãode suas metas e sua sobrevivência no atual mercado altamente competitivo e repleto demudanças. E não é somente nos tempos atuais que desenvolvemos projetos para atendernossos objetivos e resolver problemas. A humanidade vem planejando e realizando projetosdesde o início dos tempos, mesmo sem as modernas ferramentas disponíveis atualmente.

Um dos principais difusores do gerenciamento de projetos e da prossionalização do gerentede projetos – PMI (Project Management Institute ) – dene “projeto” como um conjunto deatividades temporárias, realizadas em grupo, destinadas a produzir um produto, serviço ouresultado único. É uma iniciativa que de alguma forma é única, seja no produto que gera,seja no cliente do projeto, na localização, nas pessoas envolvidas ou em outro fator.


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LEITURA OBRIGATÓRIATodo projeto é um empreendimento temporário – a razão pela qual é criado denirá suanatureza. Keeling e Branco (2012) reforçam que os projetos contemporâneos apresentam-se de muitas formas e tamanhos. Alguns são de curta duração, empreendimentos baratosque duram apenas alguns dias e necessitam de recursos mínimos. Por outro lado, háprojetos de médio ou longo prazo que podem representar empreendimentos ambiciososque chegam a se estender por muitos anos e requerem grandes recursos nanceiros emateriais, altos níveis de habilidade técnica e cientíca e estruturas de administraçãocomplexas. Há projetos que envolvem a construção de uma casa, o desenvolvimento de um

software , a organização de um evento ou a construção de um móvel sob encomenda, porexemplo. Independentemente de sua natureza, todos os projetos possuem característicascomuns, entre elas:

• São empreendimentos independentes.

• Possuem propósito e objetivos especícos.

• São de duração limitada.

• Entregam um resultado único.

• Contam com recursos, administração e estruturas próprias.

Um projeto é planejado, monitorado e controlado como uma atividade separada dasoperações rotineiras para evitar a necessidade de sobrecarregar aqueles que respondempelo trabalho do dia a dia. Outra distinção importante entre projetos e atividades em cursoreside na natureza do escopo e dos objetivos nais – a perspectiva do projeto é rigidamentedenida, limitada por tempo e recursos, e os objetivos do projeto são mais especícos(KEELING; BRANCO, 2012).

Observe no Quadro 1.1, a seguir, algumas distinções entre projetos e atividades em curso:

Quadro 1.1 Distinção entre projeto e atividades contínuas.

Projeto Atividades Contínuas

Estabelecer um novo negócio. Administrar um negócio consolidado.

Introdução de um sistema de controle deestoque.

Administração rotineira de estoque.

Lançar um novo modelo de tablet.Gerenciar o fornecimento das peças para a linha

de montagem do tablet.Construir um novo aeroporto. Operar um terminal aeroportuário.

Fonte: Keeling e Branco (2012)


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m, é elaborada a proposta do projeto que será apresentada e avaliada, para então agendara data de início do projeto.

Fase II – Planejamento: nesta fase, é preciso detalhar metas e objetivos com base naproposta aprovada e determinar o gerente do projeto. Depois, detalhar as atividades esua programação dentro do tempo disponível ou necessário, traçando os resultados quepossam ser percebidos de forma periódica por todos os envolvidos. Além das atividades, autilização dos recursos humanos e materiais também precisa de uma programação para que

seja devidamente gerenciada ao longo do projeto. Em seguida, devem ser determinadosos procedimentos de acompanhamento e controle que serão utilizados na implantação doprojeto. Durante a fase de planejamento, também é estabelecida a estrutura orgânica formaldo projeto, facilitando a denição do sistema de comunicação e a decisão a ser adotada –esta estrutura deve ser de conhecimento de todos os envolvidos, garantindo agilidade paraa fase seguinte. Para nalizar, basta denir o comprometimento dos técnicos responsáveispelo projeto e treinar todos os envolvidos.

Fase III – Execução: “Este é o período de atividade concentrada, quando os planos sãopostos em operação” (KELLING; BRANCO, 2012). Inicia-se com a ativação da comunicaçãoentre os membros da equipe do projeto para que sejam executadas as etapas previstas eprogramadas. Os recursos humanos e materiais, sempre que possível, devem ser utilizadosdentro do que foi programado em termos de quantidade e períodos de consumo. Asatividades são monitoradas, controladas e coordenadas para atingir os objetivos do projetopor meio de análises do progresso.

Fase IV – Conclusão – Término do projeto: as atividades que eventualmente estejam fora

do prazo devem ser aceleradas; se necessário, devem ser realocados recursos humanosociosos. É o momento de elaborar a memória técnica e os relatórios dos resultados naisdo projeto para, então, emitir avaliações globais sobre o desempenho das equipes.

Qualquer projeto passa por estas quatro fases, as quais, mesmo que tenham custossemelhantes, possuem intensidade diferente. A fase de maior intensidade vai depender danatureza do trabalho.

Apesar das vantagens da gestão de projetos, ela também oferece alguns desaos, entre

eles, a estrutura administrativa. Infelizmente, a causa de fracasso de diversos projetosreside justamente em falhas na elaboração de tal estrutura, especialmente na interna.



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Uma estrutura organizacional tem como função traçar a hierarquia administrativa, mostrandoos canais de comando, permitindo, assim, a formação de redes de comunicação formal queservirá como guia para funções paralelas e de coordenação.

Keeling e Branco (2012) ressaltam que a estrutura também indica áreas de delegaçãoe cooperação, além de elos entre as estruturas externa, interna e elementos gerenciais,estendendo-se a patrocinadores, proprietários, avalistas, organizações nanceiras até ogerente do projeto e os dirigentes de funções ou atividades especializadas.

Todo projeto tem sua organização em dois níveis: externo e interno. É comum que muitasestruturas externas escapem ao controle do gerente, principalmente em grandes projetos, emque esta pode conter acionistas, investidores, patrocinadores e nanciadores. Em projetosinternos de pequenas empresas, por exemplo, a estrutura externa é mais simples, limitada aodiretor ou presidente. Já em projetos múltiplos, a estrutura externa é ainda mais complexa,como em empresas multinacionais de grande porte ou em instituições de apoio humanitárioque atuam em grandes áreas, como a Organização das Nações Unidas (ONU).

Por ser interno, o nível da estrutura administrativa de um projeto está intimamente relacionadoa alguns fatores, tais como: caráter do projeto; tamanho e complexidade do projeto;tecnologia, processos ou procedimentos envolvidos; pontos geográcos de elementos doprojeto; e maturidade e caráter do pessoal do projeto.

Segundo Keeling e Branco (2012), a maior preocupação de um gerente de projeto é concebere desenvolver a estrutura interna que se ajuste à operação do projeto em si. Cada tipo deprojeto, de acordo com sua natureza e complexidade, exige um tipo de estrutura especíco.Sendo assim, cada projeto possui uma estrutura única, como um dos tipos descritos aseguir:

I. Estruturas diferenciadas e exclusivas (grupo tarefa): são adequadas para projetos simplese utilizam recursos e pessoal exclusivos do projeto.

• Suas maiores vantagens são a simplicidade, a lógica e a independência. Geralmente,são orientadas por metas, o que favorece a comunicação, o controle e a coordenaçãodo projeto.

• A principal desvantagem, especialmente em projetos menores, é justicar os custos,pois este tipo de estrutura exige instalações exclusivas, gerando gastos administrativose o uso de recursos.



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II. Estruturas híbridas: mais utilizadas em projetos internos, fazem uso de colaboradores daempresa e também de empregados dedicados exclusivamente ao projeto.

• A maior vantagem é o fato de haver um gerente exclusivo para o projeto, que precisade liberdade de ação e controle dos gastos totais do projeto.

• Por haver gerentes nas áreas da empresa que envolvem o projeto, o sucesso destetipo de estrutura está na anidade entre esses gerentes e o responsável pelo projeto.

III. Estruturas matriciais: comum em grandes empresas, geralmente com múltiplos projetos.Há equipes especializadas em diferentes áreas, cada uma aplica suas habilidades emdiferentes projetos ou em partes de um projeto complexo.

• Favorece a economia tanto de recursos como de conhecimentos, pois ambos podemser compartilhados entre a diversidade de projetos em ação.

• Os problemas mais comuns são o conito de prioridades, a disponibilidade deequipamentos especiais e de prossionais experientes ou qualicados. Além da

possibilidade de atrasos, gerados pela falta de recursos para sustentar vários projetos.

IV. Estruturas modulares: formadas por pequenos grupos especializados, com conhecimentoespecíco para lidar com tarefas especiais, apesar de estarem subordinadas a um gerente,estas pequenas equipes possuem autonomia e respeito como se fossem consultores. Cadapequeno grupo desenvolve uma parte de um projeto maior, atuando em diversos deles.

Por mais parecidas que possam ser as formas como pessoas e os recursos são “organizados”em um projeto, sua estrutura sempre será única, pois depende em boa parte do modo de

agir das pessoas envolvidas e de como estas interagem umas com as outras e com osrecursos disponíveis. A atuação do gerente também deve ser levada em consideração, poisem muitos casos ela determina o sucesso ou o fracasso do projeto, mesmo fazendo uso demodelos ou tipos de estruturas bem conhecidos.



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LINKSIMPORTANTES

Quer saber mais sobre o assunto?Então:

Sites

Acesse o site do Projetc Management Institute (PMI).Disponível em: . Acesso em: 02 jan. 2014.O PMI é uma das maiores associações de prossionais da área de Gestão de Projetos – não possui ns lucrativos e sua missão é promover a prossão por meio de padrões e

certicações mundialmente reconhecidos, assim como um constante programa de pesquisae oportunidades de desenvolvimento prossional.

O uso da Gestão de Projetos como ferramenta estratégica para a sobrevivência de pequenasempresas é abordado no artigo “Gestão de projetos como ferramenta estratégica parapequenas empresas”.Disponível em: . Acessoem: 02 jan. 2014.

Vídeos

Veja o vídeo de Karina Murgel, gerente de projetos da Integration, que aborda a importânciados projetos para criar um serviço ou produto único, assim como os fatores necessáriospara desenvolvê-los e geri-los de forma eciente para ter resultados expressivos.Disponível em: . Acesso em: 02 jan. 2014.

http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_7/brasil.pmi.orghttp://sare.anhanguera.com/index.php/rcger/article/view/1035http://www.youtube.com/watch?v=zGxmcxodq5khttp://www.youtube.com/watch?v=zGxmcxodq5khttp://sare.anhanguera.com/index.php/rcger/article/view/1035http://localhost/var/www/apps/conversion/tmp/scratch_7/brasil.pmi.org


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Instruções:

Chegou a hora de você exercitar seu aprendizado por meio das resoluçõesdas questões deste Caderno de Atividades. Essas atividades auxiliarãovocê no preparo para a avaliação desta disciplina. Leia cuidadosamenteos enunciados e atente-se para o que está sendo pedido e para o modo deresolução de cada questão. Lembre-se: você pode consultar o Livro-Textoe fazer outras pesquisas relacionadas ao tema.

Questão 1:

Um projeto é diferente de atividades de ro-tina, realizadas no dia a dia. Muitas de nos-sas atividades pessoais não são planejadas,mas simplesmente executadas. Lembre-sede uma atividade de sua rotina diária e des-

creva um planejamento simples para ela,ressaltando os benefícios encontrados.

Questão 2:

Todo projeto é constituído de uma estruturainterna e outra externa, sendo que esta últimaé distinta da administração mais especíca

do projeto, ou seja, “são formadas porcircunstâncias que escapam ao controle dogerente, que é em grande parte o responsável

pela ligação entre ambas as estruturas”(KEELING; BRANCO, 2012). Regatando oque foi apresentado na Leitura Obrigatória,acesse a página da Organização dasNações Unidas (ONU) (http://www.onu.org.br/conheca-a-onu/organograma-do-sistema-onu/ ) para observar como é compostasua estrutura. Em seguida, identique eapresente um elemento que pertence àestrutura externa deste órgão.

Questão 3:

Cada tipo de estrutura de projeto possuiqualidades e pontos que merecem aten-

ção. No entanto, apesar de apresentar be-nefícios semelhantes, como a economiade recursos humanos e materiais, a razão

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http://www.onu.org.br/conheca-a-onu/organograma-do-sistema-onu/http://www.onu.org.br/conheca-a-onu/organograma-do-sistema-onu/http://www.onu.org.br/conheca-a-onu/organograma-do-sistema-onu/http://www.onu.org.br/conheca-a-onu/organograma-do-sistema-onu/http://www.onu.org.br/conheca-a-onu/organograma-do-sistema-onu/http://www.onu.org.br/conheca-a-onu/organograma-do-sistema-onu/


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para esta vantagem difere de uma estrutu-ra para outra. Dos tipos indicados a seguir,assinale aquele que oferece tal economiacom base no compartilhamento de recur-sos e conhecimentos escassos:

a) Matricial.

b) Híbrida.

c) Diferenciadas e Exclusivas.

d) Grupos-Tarefa.

e) Modulares.

Questão 4:

Cada projeto possui uma estrutura única,mas ela é criada com base em modelostestados e amplamente utilizados, cada umcom seus pontos fortes e fracos. A partir depesquisas em livros, periódicos e na Inter-net, identique um projeto que tenha utiliza-do um dos tipos de estrutura apresentadana Leitura Obrigatória (pode ser um projeto

da empresa onde você atua ou até mesmopessoal). Em seguida, aponte pontos posi-tivos e negativos relacionados à estruturanele utilizada.

Questão 5:

Em relação ao conceito e às características

de um projeto, assinale Verdadeiro (V) ouFalso (F) para cada alternativa:

a) ( ) Um esforço temporário empreendidopara criar um produto ou serviço único.

b) ( ) São empreendimentos exclusivamen-te da esfera organizacional, seja pública ouprivada.

c) ( ) Alguns projetos possuem recursos eprazo limitados, enquanto outros não.

d) ( ) A razão pela qual um projeto é criadodenirá sua natureza.

e) ( ) A perspectiva de um projeto é rigida-mente denida e seus objetivos são clarose especícos.

Questão 6:Leia as armações, a seguir, e assinaleapenas a que não traduz um dos benefí-cios da gestão de projetos:

a) Conduz à motivação e moral da equipe.

b) Facilidade de medição.

c) Flexibilidade de restrições.

d) Útil ao desenvolvimento individual.

e) Clareza de propósito e escopo.

Questão 7:

Agora que você começou a estudar a Ges-

tão de Projetos, já consegue avaliar melhoralguns projetos. Com base no que já conhe-ce sobre obras públicas, focando especi-

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camente os estádios para a Copa de 2014,você consegue apontar o fator que repre-senta o maior desao para o cumprimentode tal projeto? Justique sua resposta.

Questão 8:

Observe as alternativas, a seguir, e assina-le apenas aquela que apresenta a sequên-cia correta do ciclo de vida de um projeto:

a) Conceito > Proposta inicial > Aceitação> Análise e previsão do Projeto > Planode Atividades e de recursos > Monitora-ção e controle > Objetivos e plano mestre> Entrega.

b) Proposta inicial > Conceito > Aceitação> Plano de atividades e de recursos > Ob- jetivos e plano mestre > Análise de previ-são do projeto > Monitoração e controle >Avaliação e acompanhamento > Entrega.

c) Conceito > Proposta inicial > Aceitação> Objetivos e plano mestre > Plano de ati-

vidades e de recursos > Monitoração econtrole > Análise e previsão do projeto >Entrega > Avaliação e acompanhamento.

d) Proposta inicial > Conceito> Plano deatividades e de recursos > Aceitação >Objetivos e plano mestre > Monitoração econtrole > Análise e previsão do projeto >Avaliação e acompanhamento > Entrega.

e) Conceito > Proposta inicial > Aceita-ção > Plano de atividades e de recursos >Objetivos e plano mestre > Monitoração econtrole > Avaliação e acompanhamento> Entrega > Análise e previsão do projeto.

Questão 9:

Uma organização da área farmacêuti-ca tem dois grandes desaos pela frente:ampliar suas instalações administrativas edesenvolver um novo medicamento. A so-lução foi elaborar dois projetos distintos,apesar de o prazo para a conclusão e deo valor disponibilizado para ambos seremos mesmos, eles são diferentes na intensi-

dade de suas fases, tanto pela natureza decada projeto como pelas atividades desen-volvidas em cada um. Identique a fase demaior intensidade de cada um dos projetose explique sua escolha.

Questão 10:

Uma empresa de pequeno porte preten-de se mudar para sua nova sede própria evocê foi contratado para elaborar o projetoda mudança. O objetivo da fase conceitualé claro, e o principal resultado é a mudan-ça, mas a empresa deseja que todas as ati-vidades sejam realizadas em um períodoespecíco para não prejudicar suas opera-

ções de rotina. O orçamento para o projeto já foi aprovado pela presidência, inclusivecom uma margem de segurança, e todos

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os recursos nanceiros utilizados são pró-prios. Outra denição que deve ser seguidaé a contratação de empresa especializadaem mudanças.

Antes de iniciar o planejamento, algumasquestões ainda precisam ser respondidaspara que o conceito que adequadamente

desenvolvido. Com base nas informaçõesapresentadas e no que foi estudado, iden-tique o que ainda falta ser consideradopara que a fase conceitual seja nalizada?

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Nesta aula, você conheceu um pouco mais sobre projetos: o que são, suas diferentesnaturezas e estruturas, além de seu ciclo de vida. Você agora é capaz de diferenciar umprojeto de uma atividade rotineira, apontando os benefícios da gestão de projetos. Tambémaprendeu que a estrutura de um projeto é dividida em interna e externa, sendo que a primeiraé muito mais importante para o sucesso das atividades e, portanto, merece uma atenção

especial. Você conheceu os principais tipos de estrutura interna de projetos, a aplicabilidadede cada uma com seus respectivos pontos fortes e fracos, assim como a importância dopapel do gerente na determinação de uma delas. Enm, você agora sabe dos benefíciosgerais que a gestão de projetos pode trazer tanto para as organizações quanto para suavida pessoal.

Caro aluno, agora que o conteúdo dessa aula foi concluído, não se esqueça de acessar

sua ATPS e verifcar a etapa que deverá ser realizada. Bons estudos!

FINALIZANDO


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KEELING, Ralph; BRANCO, Renato Henrique Ferreira. Gestão de Projetos : uma aborda-

gem global. São Paulo: Editora Saraiva, 2012.

REFERÊNCIAS

Híbrida: adjetivo que denota atuação de dois mecanismos distintos.

Organização das Nações Unidas (ONU): organização internacional formada por paísesque se reuniram voluntariamente para trabalhar pela paz e pelo desenvolvimento mundiais.

PMI – Project Management Institute : Instituto de Gerenciamento de Projetos – uma dasmaiores associações para prossionais de gerenciamento de projetos.

GLOSSÁRIO


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Questão 1

Resposta: O objetivo é avaliar a capacidade do aluno de identicar as diferenças entre umprojeto e atividades de rotina, traduzindo os benefícios do planejamento de uma atividadecomum em sua vida.

Questão 2

Resposta: Espera-se que o aluno adquira experiência em diferenciar estruturas internase externas. No caso da ONU, a resposta mais adequada aponta para as Secretarias

Especializadas, que são organizações independentes que atuam junto à ONU e tambémumas com as outras, mas que não estão diretamente subordinadas à administração geraldo órgão.

Questão 3

Resposta: Alternativa A.

São as Estruturas Matriciais que preveem o uso de recursos humanos e materiaiscompartilhados para gerar economia ao projeto.

Questão 4

Resposta: Espera-se que o aluno associe uma das estruturas básicas apresentadascom um exemplo real, apresentando-se capaz de perceber como pontos positivos foramexplorados e os negativos foram amenizados ou resolvidos na prática.

Questão 5

Resposta: V - F (projetos não são empreendimentos exclusivamente da esferaorganizacional) - F (todos os projetos possuem prazo e recursos limitados) - V - V

GABARITO


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Questão 6

Resposta: Alternativa C.

Entre os benefícios da gestão de projetos não há exibilidade de restrições; ao contrário, asrestrições são delimitadas dentro de um padrão esperado.

Questão 7

Resposta: Espera-se que o aluno faça relação com a gestão pública destes projetos,apontando a má administração como o principal problema ou desao a ser superado emobras públicas no nosso país, se possível destacando que tais problemas são mais gravespor já estarem presentes no momento de conceituar o projeto.

Questão 8

Resposta: Alternativa C.

A sequência típica e lógica de eventos durante o ciclo de vida de um projeto é: Conceito> Proposta inicial > Estudo de viabilidade e risco > Aceitação > Objetivos e plano mestre> Plano de atividades e de recursos > Exame dos contratos de recursos > Monitoração econtrole > Análise e previsão do projeto > Entrega > Avaliação e acompanhamento.

Questão 9

Resposta: Espera-se que o aluno seja capaz de associar que a intensidade de cada etapadepende da natureza distinta de cada projeto e das atividades desenvolvidas em cada fase.

Questão 10

Resposta: Uma resposta completa engloba: a busca de alternativas, de forma geral,pois este é o cerne da fase conceitual; uma previsão de duração da mudança toda paradeterminar o melhor momento para iniciá-la; e uma lista com os possíveis impedimentos eoposições que podem ameaçar o projeto.

GABARITO


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