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Serviços Financeiros Volkswagen Manual Operacional
Sistema Integrado
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 2
Índice INTRODUÇÃO 7
OBJETIVO 9
CONFIGURAÇÃO 10
TELAS DE ACESSO 11
ATENDIMENTO AO CLIENTE – ATC W EB 14
FINANCIAMNETO – CDC 16
BOLETO 20
Caixa 20
2º Via 23
REBATE 25
FINANCIAMENTO PREMIUM 27
SEGURO 29
HISTÓRICO 32
CONSÓRCIO 38
LANCE 44
AUMENTO DO BEM BÁSICO DO PLANO 46
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 3
POSIÇÃO DO CONSORCIADO 48
SIMULADOR 50
ACAP – AUTORIZAÇÃO DE FATURAMENTO ELETRÔNICA 52
DESCONTO DE ATRASO 55
SOLICITAÇÃO DE SENHA 59
FINAME 60
COB – ATENDIMENTO DE COBRANÇA 62
CARTEIRAS 64
Manutenção 74
Alteração 81
CARTÓRIO/ PROTESTO 87
CONSULTA ESPECÍFICA 88
DESPESAS 89
Conferência 89
Consultas 92
FILA DE COBRANÇA 93
Administrativo/ Jurídico 93
Pesquisa – cobrança administrativa 98
IMPRESSÃO DE BOLETO 99
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 4
MONITORAMENTO 100
Gerencial 100
Parâmetro Gerencial 104
Recuperador administrativo/ Jurídico 107
NOTIFICAÇÃO/ REFIN 108
Consulta 108
PARÂMENTROS DO ACORDO 109
Prazo para repasse 109
Quadro de descontos 113
Recomendações 114
PRÉ-JURÍDICO 116
RETOMADO 117
Consulta 117
Estatística Retomado 117
Em trânsito 119
Vistoria 120
Despachante 121
Leiloeiro 122
Movimentação de Pátio 123
VISTORIA 124
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 5
CDT – CONTROLE DE TAREFAS 127
FILA 130
FILA DO SETOR 134
INFORMATIVO 136
PARÂMETROS 138
Campos 138
Departamentos/ Usuários 140
Documentos 143
Históricos 146
Justificativa 148
Tarefa/ Estapas 149
PRORROGAÇÃO 151
REMANEJAMENTO 152
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 6
Público alvo - Empregados Volkswagen Serviços
Responsável – Organização de Procesos – I.T.
Data da emissão – 05/2005
Data de validade – 05/2006
Última alteração – 05/2005
Código - SYS001
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 7
Introdução
Pensando na praticidade para nosso usuários, fizemos a integração de três
sistemas numa única página, assim teremos mais agilidade nas informações e no
atendimento ao cliente, tanto interno quanto externo.
ATC - Sistema de Atendimento a Clientes O ATC é um sistema de atendimento a clientes que foi desenvolvido em
ambiente WEB a fim de substituir o antigo CAT. Com uma tecnologia mais
moderna, conseguimos facilidades para nossos usuários, uma tela mais limpa e
com caminhos bem claros e objetivos das informações, assim tornando o
atendimento mais eficaz, agil e prático. Uma das novidades é o envio de boletos e
extratos de c/c aos clientes via e-mail. Com isso o atendimento se torna mais
rápido e o cliente muito mais satisfeito.
COB - Sistema de Cobrança O COB é um sistema de cobrança da Volkswagen Serviços Financeiros que tem
seu acesso feito via internet e intranet, criado para distribuir e acompanhar os
contratos que encontram-se inadimplentes de CDC, Consórcio (cota
contemplada), FINAME e Leasing para os escritórios de cobrança seja ela
administrativa ou judicial.
Este novo sistema permite que os recuperadores tenham mais informações sobre
o perfil e performance de pagamento dos clientes e tomem as ações necessárias
com rapidez e eficiência.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 8
CDT - Sistema de Controle de Tarefas O CDT é um sistema de controle de tarefas integrado com os s istemas de
Cobrança e ATC, onde algumas pessoas precisam interagir para a realização de
uma tarefa. Totalmente parametrizado, o s istema informa o setor e qual (is)
pessoas são responsáveis pela realização daquela tarefa. Com esta nova
ferramenta reduziremos o manuseio e armazenamento de papéis que transitam
pela Matriz, Filiais e Escritórios de Cobrança, assim teremos agilidade na troca de
informações e armazenamento de todo o fluxo garantindo a melhor informação
histórica do cliente. Com toda esta facilidade as tarefas serão atendidas no prazo
e com mais qualidade, o risco de se perder um processo importante será mínimo e
o cliente mais uma vez estará satisfeito com nossos serviços. Estas tarefas podem
ser abertas desde que necessárias direto na tela de histórico do sistema ATC,
após registro do histórico, acompanhadas nesta mesma tela e cada usuário terá
sua própria caixa personalizada.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 9
Objetivo Nosso objetivo com este novo acesso é diminuir o acessos a vários sistemas
simultaneamente, evitando a lentidão e desempenho dos sistemas.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 10
Configuração
Para acessar o s istema via Intranet é aconselhável verificar se versão da “Internet
Explorer” é igual ou superior a 6.0, caso seja inferior será necessário atualizar. (O
acesso será permitido mesmo que a versão seja infeiror)
Como identif icar?
Entre em “Help” na barra de ferramentas da Internet Explorer, depois acesse
“About Internet Explorer”
O sistema abrirá uma tela onde será possível confirmar a versão
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 11
Como atualizar?
Abra um chamado na Gedas 70-3000 para que seja feita a atualização.
Observação:
Os escritórios de cobrança deverão estar com a mesma versão da Internet
Explorer usada pela Matriz e filiais para um bom desempenho do sistema.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 12
Telas de Acesso
Este módulo será acessado via intranet pelo endereço
http://10.135.139.38/vwsf_sys somente para matriz e filiais.
Digite usuário e senha e clique em “Login”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 13
Na tela seguinte já termos o acesso aos sistemas, conforme o perfil de cada
usuário:
� ATC
� COB
� CDT
Observação: Detalharemos cada uma das opções acima a seguir.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 14
Atendimento ao Cliente – ATC WEB
Para quem tem acesso ao sistema de Atendimento ao cliente, basta clicar no
ícone “ATC”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 15
A seguir teremos a tela principal de acesso, as consultas poderão ser feitas pelo
número do contrato, CPF/ CNPJ, Grupo/ Cota/ DC, nome do cliente ou chassi.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 16
Financiamento - CDC
Preencha o número do contrato, clique em consultar ou tecle “enter”
Confirme o nome do cliente e clique em cima do número do contrato.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 17
O sistema abrirá uma tela com algumas informações básicas sobre o contrato,
para ter acesso a mais detalhes como por exemplo, valor da parcela, valor
financiado ou se o contrato possui acordo. Clique no botão que encontra-se na
frente de cada opção
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 18
Ao clicar neste botão as informações aparecerão na parte inferior da tela ou em
alguns casos abrirá um pop-up. No exemplo fizemos uma consulta para saber os
detalhes do contrato, para isso clicamos no ícone ao lado do número do contrato.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 19
As informações referente a quantidade e valor das parcelas encontram-se na
opção “Total de Prest.”. O sistema listará todas as prestações do contrato,
parcelas pagas, vencida e a vencer.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 20
Detalhes da parcela poderão ser obtidas clicando no número de cada parcela
Obs.: Este módulo não permite fazer acordos, conforme política atual do
Departamento de Cobrança.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 21
Boleto
Caixa
O ícone “Slip caixa” aparecerá quando a parcela estiver vencida a
mais de 11 dias. No exemplo abaixo a parcela venceu dia 16/10/2004, ou seja,
esta com 31 dias de vencida.
Para emitir o boleto clique em cima do número da parcela vencida.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 22
Em seguida aparecerá uma tela com as informações da parcela, clique na
impressora para imprimir o boleto ou enviar por e-mail ao cliente
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 23
2º via
Aparecerá o ícone 2º via quando a parcela ainda não estiver vencida
ou esteja vencida até 10 dias.
Para emitir o boleto clique em cima do número da parcela.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 24
Em seguida aparecerá uma tela com as informações da parcela, clique na
impressora para imprimir o boleto ou enviar por e-mail ao cliente.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 25
Rebate
Clique no botão , abaixo teremos todas as prestações a vencer. Caso
o cliente queira fazer o rebate de todas as parcelas digite a data apenas na
primeira parcela, clique em “Todas” e automaticamente o s istema copiará as
demais datas para as outras prestações. Não esqueça que todos os rebates
estarão incluindo a cobrança da tarifa e somente a supervisora terá acesso para
dispensá-la. Em caso de datas diferentes, preencha campo a campo.
TARIFA
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 26
A seguir clique em “calcular” e teremos o valor para quitação naquela data.
Informe o valor a ser pago ao cliente, para imprimir o boleto clique em “confirmar”.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 27
Financiamento Premium
O sistema apresentará uma informação para os contratos que possuirem
Financiamento Premuin logo que tentarmos acessar a tela de rebate
As informações se alternam conforme direito do cliente, ou seja, se o cliente não
tiver direito ao desconto o sistema apresentará outra informação.
Ao acessar as parcelas, teremos como identificar o Financiamento Premiun no
rodapé da tela também, em seguida teremos a quantidade de parcelas que serão
bonificadas
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 28
Clique em “Calcular” e aguarde
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 29
Seguro
Será possível identificar se o contrato possui seguro e qual o tipo. Na tela inicial o
campo “Seguro” estará preenchido
Para obter maiores detalhes sobre o seguro, clique no botão localizado a frente do
campo “Seguro” e aguarde as informações na parte inferior da tela. Neste exemplo
o cliente possui o SPF, além do valor temos também identificado a seguradora.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 30
Para abertura de s inistro, clique em cima do campo “Proteção Financeira”
Em seguida abrirá uma tela para que seja feita a abertura do sinistro, s iga o
procedimento utilizado hoje para finalização do processo.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 31
O cancelamento do seguro só poderá ser feito pelas pessoas que possuem perfil.
Observação:
Para os contratos que possuem seguro de casco, teremos também a informação
da seguradora contratada pelo cliente.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 32
Histórico
Será possível registrar históricos dos contratos neste módulo também, basta clicar
na opção “Histórico de Contratos”.
A seguir teremos a tela dos registros já existentes e as opção para novas
inclusões. A relação dos históricos são as mesmas existentes hoje. Selecione o
“histórico” e aguarde a tela carregar para fazer seus comentários, clique em
“Inserir”.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 33
Na frente de cada histórico registrado teremos disponível um botão onde será
possível visualizar se existe algum “workflow” aberto. A consulta poderá ser feita
desde que este botão esteja habilitado, ou seja, podemos saber se já existe um
processo em andamento. Clique em cima do botão e aguarde maiores detalhes.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 34
Dependendo do histórico, será possível abrir uma tarefa. Ao selecionar por
exemplo “Liberação” o s istema abrirá onde era alguns campos para
preenchimento como “Nome do Cliente”, CPF/ CNPJ”, “Nº do Chassi”, “Placa”,
“Produto”, se necessário selecione a justificativa, ao final clique em “Confirma”
para que esta tarefa seja encaminhada ao setor responsável.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 35
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 36
O sistema registrará o histórico, onde qualquer atendente poderá ver num próximo
atendimento.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 37
Observação
O histórico aparecerá e será obrigatório conforme perfil.
Para fazer uma nova consulta, clique em “nova pesquisa”
e o s istema voltará para tela inicial, pronta para uma nova consulta.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 38
Consórcio
Para consultar uma proposta de consórcio, digite o número do contrato e clique
em consultar
Clique em cima do contrato para visualizar informações sobre o proposta.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 39
Se a proposta já estiver com o grupo formado aparecerá o Grupo/ Cota,
acessando direto a tela com todas as informações
Obs.: Todos os históricos registrados através do CPC poderão ser visualizados
neste módulo e migrarão quando o grupo for formado.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 40
Teremos então as informações sobre o cliente e os detalhes da parcela.
Para imprimir o boleto para o cliente, clique na impressora no final da tela
“Detalhes da parcela”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 41
Selecione o tipo de pagamento, as opções serão “Parcela do mês”, “Parcelas em
atraso”, “Total devido no mês” ou “Total para a Liberação”
Após a seleção o valor aparecerá no campo “Total a pagar”, clique em imprimir
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 42
O boleto aparecerá na tela para visualização, imprima, ou se necessário envie por
e-mail ao cliente clicando no envelope na barra de ferramentas
Teremos a opção onde será possível transportar as informações para outro
arquivo
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 43
Selecione a extensão “Adobe Acrobat” e digite em “File name” “C:\” e o nome da
pasta onde este arquivo será salvo, clique em “ok”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 44
Lance
Quando o cliente estiver contemplado por lance será possível emitir o boleto para
pagamento. Clique na impressora na tela principal.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 45
Em seguida teremos atela para selecionar o tipo de pagamento, selecione a
opção “Lance”
Aparecerá o valor do lance a ser pago, confirme com o cliente, imprima o boleto
ou envie por e-mail.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 46
Aumento do Bem Básico do Plano
Entre em “Plano” na tela principal
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 47
Para consultar os reajustes clique no link que aparece no campo “Cód. Bem”
Em seguida teremos a tela com o valor do reajuste do plano solicitado, percentual,
data da efetivação etc.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 48
Posição do Consorciado
A “Posição do consorciado” também poderá ser enviada ao cliente via e-mail,
como anexo.
Selecione o tipo de extrato, em seguida clique na impressora
O sistema abrirá a tela para visualização, imprima ou salve para enviar por e-mail
ao cliente, como comentado anteriormente.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 49
Informações referente ao “Objeto Básico do Plano” e “Posição do Grupo” poderão
ser localizadas junto a tela de “Grupo”
Clicando no botão “Obj. Básico” teremos as informações sobre os veículos do
grupo
No botão “Posição”, teremos as informações do grupo
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 50
Simulador
O simulador estará disponível na mesma tela “Contem./ Fatur.” clique no ícone
para acessar a tela de contemplação
Vale lembrar que será possível fazer a s imulação na cota do cliente desde que ele
não esteja contemplado ou que ainda não tenha feito opção de crédito. Clique em
“Simulador”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 51
Selecione a opção “Lance” a data da assembléia que o cliente estará ofertando o
lance, o tipo de amorização e o valor a ser ofertado clique em “confirmar”
Em seguida os s istema apresentará o valor das prestações futuras, se necessário
imprima a s imulação com as prestações futuras
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 52
ACAP – Autorização de Faturamento Eletrônica
Na tela principal aparecerá um ícone “Autorização de Faturamento”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 53
Ao clicar no ícone teremos o formulário para ser enviado ao cliente com as
instruções necessários para faturamneto do veículo e pagamento do crédito
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 54
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 55
Desconto de Atraso
Abaixo segue os novos campo incluídos no CAT WEB para identificação do
desconto do atraso.
Tela Inicial
Quadro “valores” e “Detalhes da Parcela”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 56
Campo Grupo
No campo “Grupo” teremos como identificar se a cota possui ou não desconto de
atraso.
Na opção “Status Desconto Atraso” teremos o preenchimento com a s igla “S” para
as cotas que possem e “N” para as que não possuem este tipo de acordo.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 57
Contemplação/ Faturamento
Nesta opção teremos como identificar o valor e o percentual do acordo.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 58
Extrato de c/c do consorciado
Só será possível identificar se o cliente tem um acordo após efetivação no
sistema. Teremos um motivo específico para este acordo.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 59
Solicitação de Senha
Para solicitar a 2º via da senha do Atendimento Eletrônico, clique em “Senha”
A seguir teremos a apresentação da tela para confirmação da solicitação, clique
em “Confirmar”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 60
FINAME
Teremos acesso a toda carteira dos clientes de FINAME, mesmo os que não
estão em cobrança no mês.
Assim, como tinhamos disponível no CAT (Plataforma Baixa), neste novo acesso
também teremos disponível a consulta do código de barras e impressão do boleto
para os clientes com cobrança no mês.
O processo para acesso será o mesmo dos demais produtos
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 61
O sistema informará o código de barras, se necessário estará disponível para
impressão ou até mesmo o envio do boleto via e-mail. O ícone “acordo” estará
habilitado sempre que o mesmo possuir.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 62
COB – Atendimento de Cobrança
Aos usuários que possuem perfil ao s istema de Cobrança, clique no ícone “COB”
na tela inícial
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 63
Em seguida teremos o menu de opções ao lado direito da tela
Observação
O menu estará habilitado conforme perfil de cada usuário
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 64
Carteiras
Para fazer a distribuição da carteira clique em “Carteiras”, “Distribuição” e em
seguida escolha “Administrativo/ Jurídico”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 65
Na primeira tela selecione os campos necessários para consulta.
Após fazer os filtros, clique em “Novo” para que o sistema informe o percentual já
distribuído de cada carteira e qual o monitor responsável.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 66
No campo “Distribuição de Carteiras” o sistema apresentará os advogados,
os monitores e o percentual da carteira distribuído para cada um deles.
Lembrando que só poderemos incluir uma nova carteira se o percentual de 100%
for alterado, ou seja, caso a região já esteja com o total permitido não será
possível novas inclusões.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 67
Para fazer a alteração do percentual, monitor ou advogado clique em “alterar”
Em seguida teremos uma nova tela para realizar as alterações. No campo
“Distribuição de Carteira” teremos os advogados que estão cadastrados para
aquela região, o monitor e o percentual distribuído. Neste caso temos um total de
100%, não sendo mais possível a distribuíção.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 68
Para alterar o monitor, selecione o escritório no campo “Advogado”e aguarde
carregar a tela
A tela a seguir mostrará o escritório escolhido, o percentual da carteira. Para
alterar selecione o campo “Monitor”, e em seguida clique em “Atualizar”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 69
O sistema apresentará uma mensagem para que seja confirmada a alteração. Se
a alteração estiver correta clique em “OK”, caso contrário clique em “Cancel”
Para fazer alguma consulta específica, selecione no campo “Carteira” a opção
desejada. Em seguida clique em “Consulta”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 70
O sistema mostrará a consulta desejada
Para ter acesso as informações em forma de gráfico, selecione os campo e em
seguida clique no ícone “Gráfico”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 71
Em seguida será possível selecionar outras informações do gráfico como por
exemplo “Carteira/ Escritório”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 72
“Carteira Filial”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 73
“Monitor Filial”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 74
Manutenção
Na parte de manutenção poderemos criar umo nome para carteira, transferir um
grupo de CEP de uma carteira para outra, excluir etc
Selecione os campos filial, tipo de cobrança, produto, tipo de pessoa, carteira e
estado.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 75
Em seguida o sistema abrirá a tela “Formação de Carteira por Cep’s” . Nesta parte
o s istema informará todos os cep’s que pertecem ao Estado selecionado, no
exemplo selecionamos SP.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 76
Para incluir alguns Cep’s para a carteira seleciona, marque um a um e ao final
clique em “gravar”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 77
Automaticamente o cep’s selecionados passarão para o campo “Cep’s da
Carteira”.
Lembrando que a qualquer momento poderemos selecionar um ou alguns cep’s
do gupo e excluir. Este retornará para a lista de CEPs do estado ficando
novamente disponível para distribuição
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 78
Para criar um novo nome para carteira selecione filial, produto, tipo de cobrança e
tipo de pessoa em seguida clique em novo
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 79
No campo “Descrição da carteira” escreva um novo nome, seja ele bairro, região
etc e clique em “Gravar”
Se a criação ocorreu com sucesso, o s istema apresentará uma tela de
confirmação. Clique em “ok”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 80
Automaticamente o sistema colocará este novo nome na fila para uma possível
distribuição
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 81
Alteração
Para alterar apenas o nome da carteira, selecione todos os campos inclusive o
campo “carteira” e em seguida clique no ícone “alterar”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 82
A tela a seguir mostrará todos os nomes cadastrados, clique na linha do nome
desejado e aguarde
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 83
O sistema abrirá um campo com o nome atual e um outro para que seja feita a
alteração
Para alterar, escreva um novo nome no campo “Alterar para” e em seguida clique
em “gravar”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 84
Nova mensagem será apresentada desde que a atualização tenha sido feita com
sucesso, clique em “ok”
Para simplesmente excluir um nome de carteira, selecione a linha desejada
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 85
Na próxima tela clique em “Excluir”
A mensagem informará que a exclusão foi realizada com sucesso, clique em “ok”
e o nome não aparecerá mais na carteira
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 86
Nova lista, com a exclusão solicitada
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 87
Cartório/ Protesto
Selecione “Produto” e “Tipo de Consulta”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 88
Consulta Específica
Administrativo/ Jurídico
Varias opções disponíveis para consultar um contrato
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 89
Despesas
Conferência
Selecione a data base a ser consultada, o status, favorecido, o tipo de cobrança e
se necessário o tipo de despesa e clique em “atualizar”.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 90
Em seguida o s istema listará todos os contratos pendentes de conferência,
selecione o contrato que esta sendo conferido e em seguida clique em “confirmar”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 91
Se necessário uma nova consulta deste contrato, selecione o status “conferido”
em clique em “atualizar”, o contrato aparecerá na lis ta dos conferidos.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 92
Consultas
Aqui podemos consultar as despesas cadastradas pelos escritórios
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 93
Fila de Cobrança
Administrativo/ Jurídico
Quando selecionado a opção “Fila de Cobrança”, teremos as informações de
todos os contrato que estão sobre responsabilidade do monitor.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 94
Para ter detalhes selecione o contrato desejado e aguarde
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 95
Em seguida teremos informações sobre o contrato como telefone, endereço,
performance de pagamento e uma posição analítica
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 96
O histórico do contrato também aparecerá, mas com funções diferente
dependendo do perfil. Quando houver histórico registrado migrado do ATC
aparecerá para quem estiver consultando. Sempre que necessário registre o
histórico, escolha a opção e preencha com as informações ncessárias, em
seguida clique em “gravar” para registrar.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 97
Para voltar a tela de contratos, clique em “nova pesquisa”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 98
Pesquisa – Cobrança Administrativa
Esta pesquisa poderá ser feita por contrato, CPF, nome ou evento
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 99
Impressão de Boleto
Após a efetivação do acordo, o monitor ou escritório poderá imprimir o boleto para
o cliente. Selecione o vencimento a ser consultado, o produto. Clique em
“prosseguir”
Selecione o contrato específico, ou clique em “todos”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 100
Monitoramento
Gerencial
Esta parte do sistema será apenas informativa, selecione o mês a ser consultado,
região, produto, tipo de pessoa, tipo de cobrança, segmento e estado.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 101
Após selecionar os campos clique no ícone “Gráfico”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 102
O gráfico que esta ao lado direito da tela apresentará as informações mais
detalhadas
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 103
O gráfico que esta ao lado esquerdo mostrará um comparativo com referência ao
mês anterior, tanto em quantidade, quanto em valores.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 104
Parâmetro Gerencial
Nesta tela teremos a possibilidade de montar os parâmetros para as informações
do gráfico da opção anterior (Monitoramento/ Gerencial)
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 105
Selecione todos os campos e em seguida clique em “consultar”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 106
A seguir o s istema apresentará uma tela com para preenchimento dos intervalos
do “Trafic Light”. Este preenchimento determinará a faixa de atraso dos contratos
Teremos então as cores e o percentual que vai determinar cada faixa de atraso.
No exemplo acima temos um seleção para acordos entre 61 a 90 dias.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 107
Recuperador Adminsitrativo/ Jurídico
Aqui será possível controlar as filas de cobrança de cada monitor. Teremos
disponíveis as contas por recuperador, as trabalhadas no dia, em atraso, as que
estão na fila, os eventos cadastrados etc.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 108
Notificação/ Refin
Consulta
Para consultar as notificações ou refinanciamentos selecione uma filial, um
produto e o período a ser consultado, se a consulta será sobre “Notificação” ou
“Refin” em seguida clique em “Confirma”
O sistema abrirá a quantidade de notificações, retornos e solicitações feitas
durante o período escolhido.
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Parâmetros do Acordo
Prazo para Repasse
Nesta parte do s istema teremos como parametrizar o sistema por advogado com a
data de repasse e quebra de acordo.
Escolha a filial e o tipo de cobrança e em seguida clique em “confirma”. Teremos
então os dados do escritório.
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Os dias de repasse para o primeiro escritório é de quatro dias e para quebra do
acordo, cindo dias. Para alterar os parâmetros do escritório, clique na linha
correspondente que deseja consultar.
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Teremos então o campo para seleção de um novo prazo, tanto de repasse, quanto
de estorno. Para alterar selecione os campo e em seguida clique em “gravar”
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Fica determinado então um novo prazo de repasse e quebra de acordo.
Lembrando que ficará gravado o dia, hora e usuário que realizou esta alteração.
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Quadro de Descontos
No quadro de descontos podemos parametrizar os descontos, hoje a
parametrização esta de acordo com a política vigente.
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Recomendações
Esta tela temos a lista de recomendação, sejam elas positivas ou negativas. Ela
será utilizada quando um escritório mandar uma proposta de acordo e necessitar
de uma recomendação, a mesma coisa ocorrerá quando chegar até o monitor da
conta para devolver a solicitação.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 115
Será possível incluir novas recomendações na lis ta, basta preencher o campo
descrição, e selecionar o tipo, ou seja, se esta recoemndação será positiva ou
negativa. Em seguida clique em atualizar.
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Pré-Jurídico
Esta função permite identificar os contratos que estão pendentes de envio e de
recebimento
No campo “data” preencha a data base a ser consultada, ou seja “de/ até”.
Selecione se a consulta será “Envio pendente” ou “Recebimento pendente” e o
produto, em seguida clique em “procurar”
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Retomado
Consulta
Selecione o produto e preencha um contrato específico, em seguia clique em
“procurar”
Estatística Retomado
Nesta opção temos como obter a estastística dos veículos retomados
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Em cada opção teremos um ícone de detalhamento, no ítem “Pátio” temos a
informação do escritório que esta cuidando do contrato.
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Em Transito
Nesta opção temos a estatística dos veículos que estão aguardando serem
transportados para o pátio do leiloeiro.
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Vistoria
Na opção “vistoria” temos como identificar quantas estão pendentes e as
realizadas.
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Despachante
Estatísticas dos documentos que o escritório ou a VW estão aguardando do
despachante.
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Leiloeiro
Na opção leiloeiro consguimos identificar o percentual e o status de cada contrato.
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Movimentação de Pátio
Consulta específica de um contrato, preencha o campo “Contrato” e clique em
“procurar”
Em seguida o s istema apresentará a tela de acordo com o status do contrato, ou
seja, se o contrato esta em transito ou com o leiloeiro definido.
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Vistoria
Selecione qual filial será consultada e o produto, clique em “procurar”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 125
Em seguida teremos a lis ta de todos os contratos que estão vistoriados ou que
estão aguardando vistoria, para ter acesso aos detalhes da vistoria, clique no
contrato
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Nesta tela, temos a informação dos acessórios que o veículo possui e seu estado
de conservação
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CDT – Controle de Tarefas
Aos usuários que possuem perfil ao Controle de Tarefas, clique no ícone “CDT” na
tela inícial.
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Sempre que o usuário acessar o sistema poderá visualizar sua caixa postal de
tarefas
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 129
Em seguida teremos o menu de opções ao lado direito da tela
Observação
O menu estará habilitado conforme perfil de cada usuário
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Fila
Nesta opção o s istema apresentará a lista de tarefas do usuário e seus status,
para ter detalhes da tarefa, clique sobre o contrato a ser consultado.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 131
Em seguida o s istema mostrará o status real da tarefa, neste exemplo o lance
ofertado no leilão foi aprovado.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 132
Neste outro exemplo temos informações do veículo que será leiloado, sendo
possível registrar um comentário.
Selecione no campo “Justificativa” em seguida clique em “Rejeita” ou “Aprova”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 133
A tarefa retornará para fila com o status de “lido”. Para consultar como ficou o
histórico deste contrato, clique no contrato que encontra-se com este status.
Teremos no campo “Justificativas de Aprovação” o registro feito anteriormente.
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 134
Fila do Setor
Esta opção será controlada pelo responsável da área, ou seja, quando o
solicitante abrir uma tarefa ela não irá para uma pessoa específica, mas para esta
fila onde será distribuída posteriormente. Clique na linha do contrato escolhido e
aguarde.
Em seguida teremos os detalhes da tarefa e os usuários que poderemos distribuir
a tardefa. Selecione e clique em “Atualizar”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 135
A tarefa entrará para fila do usuário escolhido
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Informativo
O informativo servirá para o responsável do setor mandar informações tanto para
o setor dele quanto para os escritórios.
Preencha o campo “cadastrar” com a informação e em seguida clique em “Incluir”.
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Esta informação ficará gravada na tela principal para que todos leiam ao acessar o
sistema.
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Parâmetros
Campos
Aqui definiremos os campos que deverão ser preenchidos desde que exigidos na
etapa solicitada. No quadro “Tarefas” selecione a tarefa desejada.
No segundo quadro “Etapas” definiremos qual será sua etapa, se “solicitação”,
“consulta” ou “Resultado”
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Os campos a seguir serão de preenchimento obrigatório quando solicitada a
tarefa. Para incluir outros campos, clique em “Incluir”
Em seguida abrirá uma tela para preenchimento de uma nova descrição,
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Departamentos/ Usuários
Esta opção permite a inclusão e alteração de áreas usuárias, basta preencher o
campo “Descrição do Departamento” em seguida clique em “Incluir” ou “Atualizar”
Para fazer manutenção de um usuário, clique no ícone no final da linha do
departamento escolhido
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Para incluir selecione um usuário no quadro ao lado esquerdo e em seguida clique
em “Incluir”
O usuário já foi cadastrado.
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Para excluir selecione o usuário no quadro direito e clique em “exluir”
Usuário excluído
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Documentos
Aqui poderemos consultar os documentos cadastrados quando aberta alguma
tarefa. Selecione a tarefa, a etapa e automaticamente o sistema mostrará os
documentos cadastrados. Caso seja necessário, clique em incluir para que seja
cadastrado mais documentos.
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Preencha o campo “Documento”, se será obrigatório ou não, se poderá ser uma
cópia e em seguida clique em “Incluir”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 145
O botão “Alterar” servirá para alterar as informações já cadastradas. Selecione a
descrição do documentos, em seguida teremos o campo “Detalhes do
documentos”, altere os campos necessários e clique em “Gravar” ou se aquele
documento não for mais necessário clique em “Cancelar”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 146
Históricos
Nesta opção vincularemos a tarefa ao histórico, selecione a tarefa e o histórico
que será vinculado, em seguida clique em “Incluir”
Teremos então a tarefa associada ao histórico
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Observação:
Clique duas vezes para desassociar o histórico
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Justificativa
Descrição pelo qual a tarefa foi aberta. Selecione “Descrição da tarefa” e “Etapas”
no campo ”Justificativas Cadastradas” aparecerão as que já foram cadastradas.
Para incluir uma nova justificativa, clique em “Incluir”.
Preencha o campo “Descrição Justificativa” , escolha o status e clique em “Incluir”
novamente
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 149
Tarefas/ Etapas
No campo “descrição da tarefa” preencha com o novo nome da tarefa a ser criada,
informe se será uma sub-tarefa ou não e clique em “Incluir”
Tarefa incluída, para detalhes clique no ícone no final da linha da tarefa.
Para criar detalhes desta tarefa clique em “incluir”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 150
Em seguida teremos um campo para preencher a descrição da tarefa, ela poderá
ser uma “solicitação”, uma “análise” ou uma “conlusão”. Selecione o setor que
ficará responsável pela etapa. No campo “seleção automática” definiremos se
será distribuída automática para o usuário ou ou manual. Defina o prazo da tarefa,
a ordem será selecionada automaticamente pelo sistema conforme definição do
campo “descrição” e ao final, selecione o “status etapa” se ficará ativo ou inativo.
Clique em “incluir”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 151
Prorrogação
Esta opção servirá para prorrogar a data da tarefa, apenas o responsável do setor
terá acesso a esta alteração. Selecione o número da tarefa e clique em
“Consultar”
No campo “Prorrogar data” preencha com a nova data da tarefa e clique em
“Atualizar”
Organização de Processos – I.T. Maio/2005 152
Remanejamento
Aqui poderemos remanejar as tarefas de um usuário para outro na mesma
proporção. Selecione o “usuário A” e o “Usuário B” em seguida selecione a
porcentagem de tarefas e clique em “Atualizar”.
Ao selecionar novamente os usuários temos como visualizar a nova quantidade de
tarefas