Título da apresentação

SIG ApexBrasilGestão de Mudanças

JULHO 2010

O que é mudança no projeto?

Está relacionada a alterações que ocorrem durante a fase de Execução sobre aquilo que foi planejado.Ex.:• Ações novas ou canceladas• Empresas participantes aderindo e

saindo do projeto• Itens de despesa novos ou

removidos• Mercados-alvo novos ou removidos

- Vou fazer diferente!

O que NÃO é mudança no projeto?

Também na fase de execução, são registradas as atividades e despesas realizadas em conformidade com o que foi planejado, mas estas operações não geram mudanças.Ex.:• Concluir marcos críticos• Lançar despesas realizadas• Prestar Contas

- Fiz conforme o planejado!

Como fazer um remanejamento?

1º Passo: Consultar o saldo do projeto

Este quadro mostra os valores disponíveis para o projeto oriundos das ações canceladas.

Este quadro mostra os saldos gerados com as economias da realização financeira, ou seja, é a diferença entre previsto e realizado das ações concluídas.Após a primeira prestação de contas aprovada, o sistema reconhece o valor da aplicação financeira como um dos componentes do saldo.

Para que a mudança seja interpretada como remanejamento de recursos, as despesas acrescentadas devem respeitar o limite de saldo disponível do projeto. Caso contrário, o sistema, automaticamente, acionará o processo de aprovação de aditivo financeiro.

Como fazer um remanejamento?

2º Passo: Gerar saldo para o projeto- cancelando ações- reduzindo o valor das ações (memória de cálculo)- economizando nos gastos- informando rendimento da aplicação financeira

No caso do cancelamento de uma ação, por exemplo, clica-se com o botão direito do mouse no nome da ação e escolhe-se a opção “Cancelar Ação”

No entanto, se esta operação for feita aqui, o sistema exibirá uma mensagem de erro como esta.

Neste caso, para fazer o cancelamento ou qualquer outra mudança, deve-se acionar o menu “Mudanças >> Projeto Simulação”.

Como fazer um remanejamento?

2º Passo: Gerar saldo para o projeto- cancelando ações Ao acessar o menu

“Mudanças >> Projeto Simulação”, o sistema abre uma nova tela, em que é exibida uma cópia do projeto original, na qual são registradas e visualizadas todas as mudanças.

Uma vez no Projeto Simulação, podemos retomar as mudanças que precisam ser feitas, inclusive o cancelamento da ação, conforme imagem ao lado.

Como fazer um remanejamento?

No Projeto Simulação, é possível visualizar, imediatamente, as mudanças feitas e seus reflexos. No exemplo ao lado, ao acessar a tela do cronograma, a ação cancelada já aparece sinalizada desta forma.

2º Passo: Gerar saldo para o projeto- cancelando ações

Como fazer um remanejamento?

No Projeto Original, a mesma ação cancelada ainda aparecerá no cronograma, conforme exibido na tela ao lado. Isso acontece para todas as alterações registradas no Projeto Simulação enquanto a mudança não for aprovada pelo gestor do projeto.

2º Passo: Gerar saldo para o projeto- cancelando ações

A tela do Projeto Original sempre apresenta a última situação formalizada entre Apex e Entidade, ou seja, convênio + mudanças aprovadas.

Como fazer um remanejamento?

2º Passo: Gerar saldo para o projeto- reduzindo o valor das ações (memória de cálculo)

Outra possibilidade de gerar saldo é reduzindo o valor das ações planejadas. No exemplo ao lado, o usuário exclui um item da memória de cálculo, sempre usando a tela do Projeto Simulação. O valor deste item, portanto, passa a compor o saldo do projeto.

Como fazer um remanejamento?

3º Passo: Cadastrar e alterar novas ações

Tendo gerado o saldo suficiente, pode-se iniciar a aplicação do recurso, por exemplo, cadastrando uma nova ação. Para cadastrar as novas ações, por exemplo, acione a aba Cronograma, e clique no link “Nova Ação”.

Depois, clique na opção Editar da nova ação para complementar as informações, se for o caso: Evento, Participantes, NCM/NBS, País alvo.

Como fazer um remanejamento?

4º Passo: Inserir memória de cálculo das novas ações

A nova ação cadastrada no cronograma aparecerá na memória de cálculo da tela do Projeto Simulação para que seja cadastrado o seu orçamento.Este processo envolve alterar, remover ou inserir os itens de despesa previstos para a ação

Como fazer um remanejamento?

5º Passo: Verificar os impactos das alterações registradas

No Projeto Simulação, é possível visualizar, imediatamente, as mudanças feitas e seus reflexos. No exemplo ao lado, a ação cancelada já aparece sinalizada desta forma, e a nova ação já é exibida.

Como fazer um remanejamento?

IMPORTANTE: Projeto original não reflete as alterações imediatamente

No Projeto Original, a ação cancelada ainda aparecerá no cronograma, conforme exibido na tela ao lado. Isso acontece para todas as alterações registradas no Projeto Simulação enquanto a mudança não for aprovada pelo gestor do projeto.

Isso é útil para que o gerente compare o Projeto Simulação com o Projeto Original antes de submeter as mudanças para análise.

Como fazer um remanejamento?

6º Passo: Submeter o conjunto de alterações

Todas as alterações feitas são acumuladas na tela “Mudanças >> Enviar” do Projeto Original. O gerente do projeto pode verificar cada alteração comparando antes e depois, justificar e enviar para análise do gestor.

O gerente deve escolher entre as seguintes opções:Salvar – caso não tenha concluído a sua justificativa.Enviar – caso deseje encaminhar o conjunto de alterações para apreciação da Apex.Desfazer – caso precise voltar ao status anterior às alterações.

Caso o gerente envie as mudanças para a Apex, o gestor do projeto recebe um email solicitando que a análise seja feita.

Como as duas versões do projeto são apresentadas em janelas diferentes, recomenda-se o uso desse recurso para avaliação de impactos e visualização da necessidade ou não de aditivo financeiro após as alterações.

Gestão de Mudanças

Operações

Aprovação

Não se aplica Entidade

ApexUnidade de

Projetos Diretoria

Alterações em Tarefas, Marcos Críticos, Documentos Anexos;

•Alteração de NCM da ação; •Alteração de dados de eventos;•Inclusão de participante de evento.

•Alteração no Comitê Gestor;•Incluir ou excluir participantes do projeto;•Mudança de data de ação;•Inclusão ou exclusão de mercado alvo;•Alteração de meta;•Inclusão de ação que não implique aumento de orçamento;•Cancelamento de ação;

Alteração no prazo do projetoMudanças que aumentem o custo do projeto:• Aumento do orçamento de itens já lançados;• Inclusão de novos itens orçamentários;• Inclusão de ações;

Avaliação e Encerramento

Avaliação de ação

Prestação de contas

Encerramento do convênio

Unidade de Planejamento

planejamento@apexbrasil.com.br