Técnicas de Apresentação de Dados TCU

8/8/2019 Tcnicas de Apresentao de Dados TCU

1/59

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIOSecretaria-Geral de Controle ExternoSecretaria-Adjunta de Fiscalizao

TCNICAS DE APRESENTAO

DE DADOS

ADFIS/SEGECEX

2001

Editora Keimelion: excelncia em reviso de textos acadmicos.

http://www.keimelion.com.br


2/59

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIO

NegcioControle externo da administrao pblica e da gesto dos recursos pblicos federais.

MissoAssegurar a efetiva e regular gesto dos recursos pblicos, em benefcio da sociedade.

VisoSer instituio de excelncia no controle e contribuir para o aperfeioamento da

administrao pblica.

MINISTROS

Humberto Guimares Souto,PresidenteAntonio Valmir Campelo Bezerra,Vice-Presidente

Marcos Vinicios Rodrigues VilaaIram de Almeida Saraiva

Adylson MottaWalton Alencar Rodrigues

Guilherme Gracindo Soares PalmeiraUbiratan Diniz Aguiar

MINISTROS-SUBSTITUTOS

Jos Antonio Barreto de MacedoLincoln Magalhes da Rocha

Benjamin Zymler

MINISTRIO PBLICO

Lucas Rocha Furtado,Procurador-GeralJair Batista da Cunha,Subprocurador-GeralPaulo Soares Bugarin,Subprocurador-GeralUbaldo Alves Caldas,Subprocurador-Geral

Maria Alzira Ferreira,ProcuradoraMarinus Eduardo Vries Marsico,Procurador

Cristina Machado da Costa e Silva,Procuradora




3/59

TRIBUNAL DE CONTAS DA UNIOSecretaria-Geral de Controle ExternoSecretaria-Adjunta de Fiscalizao

TCNICAS DE APRESENTAODE DADOS

Braslia, junho de 2001.




4/59

Tribunal de Contas da Unio

Internet: http://www.tcu.gov.br

SAFS Q. 04 Lt. 01

70.042-900 Braslia (DF)

Secretrio-Geral de Controle Externo:

Luciano Carlos Batista

Secretrio-Adjunto de Fiscalizao:

Cludio Souza Castello Branco

Analistas de Finanas e Controle Externo - rea de Controle Externo:

Carlos Alexandre Amorim RochaCarmen Pereira Rgo MeirelesGlria Maria Merola da Costa Bastos

657.63 Brasil. Tribunal de Contas da Unio.B823t Tcnicas de apresentao de dados /

Tribunal de Contas da Unio. --Braslia : TCU, Secretaria-Adjunta deFiscalizao, 2001.

90 p.

1. Auditoria I. Ttulo.Ficha Catalogrfica elaborada pela Diviso de Documentao do TCU.




5/59

APRESENTAO

Este documento integra o Projeto de Cooperao Tcnica TCU Reino Unido.Ele discorre sobre as modernas tcnicas de apresentao de dados em relatrios deauditoria, complementando as orientaes constantes do Manual de Auditoria deNatureza Operacional desta Corte.

O amplo alcance das tcnicas tratadas neste documento deve ser evidentepara todos que elaboram ou apenas lem relatrios gerenciais e tcnicos entre osquais os relatrios de auditoria ocupam uma posio destacada em funo do rigor e daclareza exigidos de textos desse tipo.

Convm lembrar que uma boa parte do tempo demandado pelos trabalhos deauditoria dedicado elaborao do relatrio, por meio do qual os achados econcluses da equipe so comunicados s partes interessadas: dirigentes e autoridadesdo Tribunal, bem como, em muitas situaes, gestores e tcnicos dos rgos eprogramas auditados, autoridades dos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio, e aopinio pblica em geral. Portanto, a prpria percepo que a sociedade brasileira temda efetividade da atuao do TCU depende, em boa medida, da qualidade dos seusrelatrios de auditoria qualidade essa que deve observar tanto os tradicionais aspectostcnicos, como aspectos de natureza esttica.

As tcnicas ora tratadas proporcionam uma orientao geral sobre como osdados devem ser apresentados nos relatrios de auditoria o que deve ser levado emconsiderao na elaborao de caixas-de-texto, diagramas, fotografias, grficos, mapas etabelas. No intuito de aproximar-se tanto quanto possvel do cotidiano das equipes deauditoria, este documento inclui, a ttulo de exemplo, ilustraes extradas de relatrios enormativos desta Corte.

Naturalmente, de suma importncia a apresentao de crticas e sugestespor todos que utilizarem este documento, pois somente isso permitir o seuaperfeioamento. O item Folha de Sugestes, includo no final da presente brochura,explica como e a quem enviar quaisquer comentrios.

Finalmente, na condio de Secretrio-Geral de Controle Externo, parabenizoos dirigentes e servidores cujo esforo resultou na materializao do presente trabalho.

Luciano Carlos BatistaSecretrio-Geral de Controle Externo




6/59

TCNICAS DE APRESENTAO DE DADOS

iv




7/59

SUMRIO

Pgina

INTRODUO.....................................................................................................................71. PRINCPIOS BSICOS ...................................................................................................9

1.1. Os Leitores em Primeiro Lugar.................................................................................91.1.1. O Ponto de Vista do Leitor ...........................................................................101.1.2. Planejamento Prvio das Ilustraes ...........................................................101.1.3. O Critrio O que os Leitores Precisam Saber............................................101.1.4. Criatividade ..................................................................................................111.1.5. Pertinncia ...................................................................................................11

1.2. Controle de Qualidade Total ..................................................................................11

2. TABELAS E DADOS.....................................................................................................15

2.1. Usando Tabelas .....................................................................................................15

2.2. Projetando Tabelas ................................................................................................162.2.1. Tamanho ......................................................................................................162.2.2. Tipo ..............................................................................................................172.2.3. Linhas e Colunas..........................................................................................182.2.4. Nmeros Usados nas Clulas das Tabelas .................................................18

2.3. Compreendendo e Comunicando Dados por Meio de Tabelas..............................20

3. GRFICOS....................................................................................................................253.1. Usando Grficos.....................................................................................................25

3.2. Projetando Grficos................................................................................................273.2.1. Tamanho, Forma e Escala ...........................................................................273.2.2. Rtulos .........................................................................................................283.2.3. Notas Explicativas e de Rodap...................................................................283.2.4. Linhas de Grade e Marcas de intervalo .......................................................293.2.5. Cores............................................................................................................293.2.6. Grficos Bi e Tridimensionais.......................................................................313.2.7. Ilustraes de Fundo....................................................................................32

3.2.8. Nmeros, Textos e Smbolos .......................................................................333.2.9. Informaes Estatsticas ..............................................................................33

4. DIAGRAMAS, MAPAS, FOTOGRAFIAS E CAIXAS-DE-TEXTO..................................37

4.1. Diagramas ..............................................................................................................37

4.2. Mapas.....................................................................................................................40

4.3. Fotografias..............................................................................................................42

4.4. Caixas-de-Texto .....................................................................................................44

ANEXO: NORMAS DE APRESENTAO TABULAR DO IBGE .....................................47

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS..................................................................................83

FOLHA DE SUGESTES .................................................................................................85




8/59

vi

LISTA DE FIGURAS

Pgina

1. EXEMPLO DE CAPA.....................................................................................................132. EXEMPLO DE TABELA.................................................................................................17

3. EXEMPLO DE GRFICO COM BARRAS......................................................................31

4. EXEMPLO DE GRFICO DO TIPO PIZZA .................................................................32

5. EXEMPLO DE FLUXOGRAMA......................................................................................38

6. EXEMPLO DE ORGANOGRAMA..................................................................................39

7. EXEMPLO DE USO DE MAPAS GEOGRFICOS........................................................41

8. EXEMPLO DE USO DE FOTOGRAFIAS ......................................................................439. EXEMPLO DE CAIXA-DE-TEXTO.................................................................................45




9/59

INTRODUO

De um modo geral, as equipes de auditoria dedicam uma boa parte do seutempo de trabalho estruturao de seus achados e de suas concluses na forma derelatrios. Para que os relatrios atinjam os seus objetivos, importante que seusargumentos sejam apresentados de forma clara e convincente, dando-se o devidodestaque aos seus pontos-chave. As tcnicas de apresentao de dados descritas nestedocumento tm como objetivo justamente auxiliar as equipes de auditoria a dar essedestaque de um modo ao mesmo tempo tecnicamente rigoroso, para que as informaesno sejam distorcidas, e visualmente atrativo, para que a leitura do texto torne-se maisacessvel, alm de mais agradvel, medida que os principais achados e concluses sofacilmente identificados.

Este texto baseia-se, em especial, na obra Presenting Data in Reports: ThePublic Face of The NAO, editado pela Entidade de Fiscalizao Superior do ReinoUnido, sendo composto por quatro captulos.

O primeiro discorre sobre os princpios bsicos que devem nortear a inclusode ilustraes nos relatrios. O segundo trata de tabelas, definindo as circunstncias nasquais so mais apropriadas e que propriedades precisam conter. O terceiro aborda afinalidade, as caractersticas e os cuidados prprios aos diferentes tipos de grficos. Oquarto, por fim, discute o uso de diagramas, mapas, fotografias e caixas-de-texto.

Complementarmente, so apresentados, em anexo, as normas deapresentao tabular fixadas pela Fundao Instituto Brasileiro de Geografia e Estatstica IBGE.




10/59


8




11/59

1. PRINCPIOS BSICOS

Os padres acerca do que seja uma boa apresentao em relatrios deauditoria no so estticos, tendendo a aumentar com o tempo em funo deaprimoramentos nas tecnologias da informao e nas prticas adotadas por outrasmodalidades de relatrios (p. ex.: relatrios gerenciais, pareceres tcnicos, etc.).

Desde o incio, as auditorias devem ser planejadas tendo em vista um princpiofundamental: identificar quais so os pontos centrais de interesse dos potenciaisleitores do relatrioque ser elaborado. Para isso, os membros da equipe de auditoriadevem se perguntar sobre o que esses leitores precisam saber.

A elaborao de grficos e a apresentao de dados de forma compreensvelrequerem grande ateno com detalhes e tolerncia zero com defeitos. Para isso, outroprincpio-chave precisa ser observado: o de controle de qualidade total.

1.1. Os Leitores em Primeiro Lugar

Os relatrios de auditoria so um exemplo importante do trabalho do TCU euma das principais formas pelas quais o Tribunal exerce o controle da administraopblica federal. Esses relatrios dirigem-se a leitores de todo tipo, incluindo:

Ministros de Estado, Deputados Federais e Senadores; gestores e servidores dos rgos/programas auditados;

profissionais de reas afins (p. ex., gerentes de empresas que atuam emsetores regulamentados ou que participam de licitaes do setor pblico);

grupos de interesses; jornalistas; acadmicos; a opinio pblica em geral.

No convm supor que leitores ocupados lero relatrios complexos como sefossem romances, comeando na primeira pgina e paulatinamente avanando at altima. Ao invs disso, esses leitores tendem a optar por um processo de leitura commltiplas etapas, quais sejam:

1) folhear o texto, para adquirir uma idia geral;2) selecionar o que deve ser lido cuidadosamente;3) ler com ateno os tpicos selecionados.

Durante a primeira etapa, os leitores costumam focalizar, predominantemente,os seguintes aspectos:

sumrio, ttulos e subttulos; resumo executivo, pargrafos conclusivos e resultados ou recomendaesrealadas no texto;




12/59


10

ilustraes que capturem a ateno do leitor, como caixas-de-texto,diagramas, fotografias, grficos, mapas e tabelas.

1.1.1. O Ponto de Vista do Leitor

Para que os relatrios de auditoria atinjam os seus objetivos, deve-se atentarpara o ponto de vista dos leitores, procurando-se tornar o relatrio to til e acessvelquanto possvel. Para que a impresso inicial seja favorvel, importante que o textoesteja bem estruturado, com resumos claros e ilustraes bem projetadas.

As ilustraes podem ser fundamentais para a efetiva comunicao damensagem contida no relatrio, mostrando que suas concluses esto baseadas emevidncias cabais e em anlises cuidadosas. Com isso, pretende-se tanto persuadiraqueles que folhearem o texto a l-lo mais atentamente, como fazer com que o pblicoem geral veja o relatrio como um estudo srio.

1.1.2. Planejamento Prvio das Ilustraes

Desde o primeiro instante, o relatrio de auditoria deve ser planejado tendocomo foco uma seqncia de ilustraes. J na fase do relatrio preliminar, cada esbooou rascunho do relatrio final deve girar em torno de uma seqncia de caixas-de-texto,diagramas, fotografias, grficos, mapas e tabelas que seja suficiente para exibir asprincipais evidncias e concluses visadas pela equipe de auditoria. Ao longo dotrabalho, as equipes podem, inclusive, usar painis para fazer anotaes como um modode estarem atentas aos grficos e dados exigidos pelo relatrio.

Planejar com antecedncia essencial, pois as ilustraes mais elucidativasdependem, em geral, de investigaes e anlises especficas, que podem se tornar dedifcil implementao se os dados requeridos no tiverem sido coletados nas fasesanteriores do trabalho.

1.1.3. O Critrio O que os Leitores Precisam Saber

O emprego do critrio o que os leitores precisam saber implica perguntarquais evidncias faro com que os leitores aceitem as concluses do relatrio. Emseguida, procura-se satisfazer essa exigncia por meio das principais ilustraes do

relatrio.Esse critrio tambm deve sugerir quais so os tipos de ilustrao

necessrios. Tabelas extensas, p. ex., costumam ser mais detalhadas do que os grficos.Porm, o que os leitores efetivamente precisam conhecer? Se variaes pequenas oucomparaes sutis so importantes, as quais podem no ser perceptveis em um grfico,ento o critrio sugere o uso de uma tabela. Contudo, se somente pontos-chave outendncias centrais importam para os leitores, ento o uso de um grfico seria maisapropriado, pois evitaria sobrecarregar o leitor com dados demasiadamente especficos.

O critrio em questo tambm pode ajudar a criar uma fundamentao lgica

para o que deva ser includo no corpo principal do relatrio e o que deva ser relegadopara os apndices. Material coletado como pano-de-fundo, mas que no pertence aoescopo central do relatrio, e dados muito detalhados que no so do interesse da




13/59

PRINCPIOS BSICOS

11

maioria dos leitores devem ser includos na forma de apndices, colocando-se apenastextos, tabelas ou figuras resumidas no texto principal.

1.1.4. Criatividade

Deve-se ser criativo no esforo para capturar o ponto de vista do leitor. Apsexaminar um problema durante vrios dias, familiarizando-se com todos os aspectos dainvestigao e das evidncias, muito difcil que o relatrio seja lido pela equipe deauditoria com a mesma iseno e esprito crtico de um leitor estranho ao trabalho.Entretanto, para que a mensagem do relatrio tenha efetividade, importante que seavalie o nvel de dificuldade que os leitores leigos tero ao tentar acompanhar umargumento complexo ou ao tentar assimilar grandes montantes de dados. Portanto, aequipe deve ter autocrtica, devendo perguntar-se no somente O que queremos mostrarnesta ilustrao?, mas tambm O que os leitores, na sua maioria, efetivamente vero?

e O ponto principal claro? Ele pode ser apresentado de forma ainda mais clara?.1.1.5. Pertinncia

Levar em considerao o ponto de vista do leitor no significa que ilustraesdevam ser includas apenas para agrad-lo. De modo geral, leitores especializados serobastante crticos se confrontados com grficos ou tabelas aparentemente irrelevantes. Aincluso de uma ilustrao em um relatrio gera, naturalmente, uma expectativa deque a informao retratada ou sintetizada importante e merecedora de serrealada. Dessa forma, os leitores tendem a ficar desapontados se a ilustrao mostrar-se impertinente ou com uma mensagem obscura, contiver dados comuns ou rotineiros,

ou, ainda, parecer irrelevante ou interpretada de uma maneira no-convincente.Administrar de forma efetiva as expectativas dos leitores implica incluir apenasilustraes que representam partes essenciais e significativas do argumento central dorelatrio.

1.2. Controle de Qualidade Total

O segundo princpio-chave do processo de elaborao de ilustraes ocontrole de qualidade total. Esse conceito enfatiza a necessidade de que se presteateno aos diagramas, figuras, grficos, mapas e tabelas ao longo de todo processo de

elaborao do relatrio desde o planejamento do relatrio preliminar at a fase deedio do relatrio final. O exerccio desse controle no deve ser repartido, mas simdesempenhado por um nico membro da equipe de auditoria.

Na fase de planejamento das ilustraes, os membros da equipe de auditoriadevem definir uma abordagem clara e coerente. Para que os esforos do TCU sejam bemrepresentados pelos relatrios de auditoria, as regras aplicadas s ilustraes e organizao do prprio texto devem ser consistentes com aquelas utilizadas nosrelatrios gerenciais de organizaes bem conceituadas. No entanto, as modalidades deexposio das ilustraes devem ser aprimoradas continuamente, pois os padres dequalidade esperados pelos leitores tendem a aumentar com o tempo.

importante que as equipes de auditoria estejam atentas aos fatores quepodem fazer com que as ilustraes no recebam a devida ateno, quais sejam:




14/59


12

ilustraes includas no arquivo de computador que contm o relatrio deauditoria somente na fase final do processo de elaborao, sendomantidas em arquivos distintos, inclusive gerados por outros softwares, amaior parte do tempo;

tabelas ou grficos anexados apenas na verso impressa do relatrio,dissociados, por conseguinte, dos textos aos quais se referem;

grficos apenas esboados no primeiro momento, sem que sejam revistosposteriormente.

Esses fatores podem fazer com que as ilustraes, nas fases de elaborao ede editorao, sejam examinadas de modo mais superficial do que o texto propriamentedito. Ademais, ajustar grficos costuma ser mais difcil e demorado do que editar textos.Conseqentemente, as tabelas e figuras, que deveriam ser aprimoradas continuamenteao longo do trabalho, acabam negligenciadas, constando do relatrio final quase que em

suas formas iniciais.O que o texto afirma e o que demonstrado pelos grficos correspondentes

tambm podem ficar fora de sincronia. Isso pode ocorrer tanto de forma poucoperceptvel (p. ex., o texto menciona um valor, enquanto que a tabela mostra outro), comode modo mais grave (p. ex., os valores de uma tabela ou grfico recebem tratamentodiferente daquele dispensado aos valores citados no texto).

Na fase final do trabalho, tambm comum deslocar material do corpoprincipal do texto ou dos apndices para tabelas ou grficos, dando-lhe maior destaque,especialmente quando o texto contm poucas ilustraes. Contudo, isso somente deve

ser feito se o texto e as ilustraes forem examinados conjuntamente com a devidaateno.

Por todos esses motivos, importante que se preste particular ateno silustraes. Dessa forma, no convm assumir que as tabelas ou grficos esto corretos,devendo-se, pelo contrrio, conferi-los cuidadosamente em cada fase de elaborao dorelatrio, podendo a equipe de auditoria seguir a seguinte sugesto de roteiro deverificao:

As ilustraes realam elementos fundamentais do argumento de forma

apropriada? Se os argumentos do texto principal foram alterados, as ilustraessofreram as alteraes correspondentes?

As ilustraes podem ser compreendidas por meio de uma leituradiagonal? Os ttulos, cabealhos e notas explicativas fornecem suficienteinformao sobre o que mostrado?

Se sees diferentes de um relatrio so elaboradas por dois ou maisservidores, as ilustraes so mutuamente consistentes?

O resumo executivo inclui um ou no mximo dois grficos ou tabelaspequenas?

As ilustraes foram examinadas criticamente em cada fase da editoraodo relatrio (i.e., finalizao do trabalho de formatao; primeira prova; eimediatamente antes da impresso definitiva)?

Os itens de verificao discriminados nos prximos tpicos deste




15/59

PRINCPIOS BSICOS

13

documento foram observados? O texto principal e as ilustraescorrespondentes esto devidamente integrados?

Foi adotada uma atitude de tolerncia zero com relao a defeitos nastabelas e grficos? Leitores especializados esto acostumados comrelatrios de alta qualidade e esperam que o TCU faa o mesmo. Esses

leitores podem, inclusive, interpretar at mesmo pequenas falhas comoindicao de falta de ateno ou de compromisso com o trabalho.

Ao atentar para esses aspectos, a equipe de auditoria estar dando um passodecisivo na direo de trabalhos ao mesmo tempo tecnicamente rigorosos e visualmenteatrativos.

FIGURA 1: EXEMPLO DE CAPA

Fonte: TCU. Relatrio de Auditoria de Natureza Operacional:Incentivo ao Combate s Carncias Nutricionais. Braslia,Out/2000. Mimeo.




16/59


14




17/59

2. TABELAS E DADOS

As tabelas precisam ser planejadas cuidadosamente para que sejamacessveis aos leitores. A correta compreenso dos dados do relatrio pela equipe deauditoria um pr-requisito para que os resultados do trabalho sejam comunicados deforma efetiva.

No caso especfico de tabelas de dados numricos, as regras oficiais quedevem nortear a sua elaborao esto consolidadas na publicao Normas deApresentao Tabular do IBGE, reproduzida em anexo. Essa publicao determina, p.ex., que as tabelas em questo no devem ter traos verticais que as delimitem esquerda e direita (videAnexo, item 4.3.3). J no que tange s recomendaes que

se seguem, pretende-se que sejam aplicveis a todo tipo de tabela, ainda que astabelas de dados numricos ocupem um lugar de destaque.

2.1. Usando Tabelas

As tabelas facilitam a anlise tanto dos dados financeiros, como dodesempenho de um rgo ou programa. Atualmente, porm, h uma clara prefernciapelo uso de grficos, pois geralmente as representaes visuais so mais acessveis auma vasta gama de leitores. Assim, convm refletir sobre se as tabelas compiladas aolongo da auditoria devem ser includas no relatrio na sua forma original, divididas em

conjuntos menores de informao ou, ainda, representadas por meio de um grfico oumapa.

Exibir dados na forma de tabela til se ao menos uma (preferivelmente duas)das seguintes circunstncias for(em) observada(s):

os leitores devem poder ler valores numricos precisos, que seriamindicados de modo vago em um grfico; novamente deve ser aplicado ocritrio o que os leitores precisam saber: as tabelas so teis quandovalores especficos precisam ser exibidos ou quando pequenas variaesnos resultados precisam ser realadas;

os dados exibidos apresentam variaes acentuadas, com valores muitoaltos ou muito baixos que no podem ser exibidos adequadamente em umgrfico (p. ex., os valores mximo e mnimo do desempenho de um rgoou programa em um certo exerccio podem gerar um grfico cuja escalano permite aos leitores discernir quaisquer diferenas nos valores dosdemais exerccios, diferentemente do que ocorre em uma tabela);

o montante de dados a ser apresentado reduzido; os dados precisam ser examinados comparativamente, abrangendo

diferentes tipos de nmeros ou ndices (p. ex., o desempenho de um rgoou programa pode ser avaliado com base em diferentes indicadores ao

longo do tempo); a equipe de auditoria deseja exibir dados primrios ou mostrar comondices ou estatsticas foram obtidos.




18/59


16

2.2. Projetando Tabelas

A forma de uma tabela includa em um relatrio de auditoria precisa serexaminada detidamente.

2.2.1. Tamanho

A insero de tabelas pequenas no texto principal no um problema per se,mas elas devem conter, idealmente, pelo menos duas linhas e duas colunas para quesua apresentao como uma figura separada seja plenamente justificvel.

A incluso de tabelas grandes (i.e., com mais de seis linhas ou colunas) notexto principal do relatrio, por sua vez, apresenta problemas. Deve-se avaliarcriticamente o nvel global de complexidade dos dados. Uma tabela que mostra, p. ex., odesempenho de doze unidades regionais de um rgo por meio de um nico indicador

perfeitamente aceitvel. Contudo, inserir mais colunas, com dados baseados em padresdistintos, poderia tornar essa tabela demasiado complexa. Se uma tabela ficar muitoextensa, pode-se dividi-la em duas ou mais tabelas menores e mais simples outransform-la em um anexo, com seus principais resultados sendo inseridos no textoprincipal por intermdio de uma figura ou de uma tabela menor.

Convm evitar que os anexos se multipliquem apenas para que as tabelasgrandes sejam includas no relatrio, pois isso pode alterar o equilbrio entre o textoprincipal e o conjunto de anexos. O material suplementar deve ser agrupado em algunsanexos, cada qual com um claro propsito (p. ex., caso haja vrias tabelas grandes paraincluir no relatrio, pode-se criar um nico anexo para abrang-las, atribuindo-se um

nmero prprio a cada uma).

Visualmente, importante que os dados de uma tabela sejam exibidos de ummodo to legvel quanto possvel. No se deve estender ou alargar uma tabela comapenas algumas colunas de modo que ela ocupe toda a largura do texto ou da pgina,com grandes espaos em branco entre as colunas. Semelhante artifcio no torna orelatrio mais agradvel esteticamente, mas apenas torna mais difcil para os leitoresperceber quais nmeros pertencem a qual linha.

Em uma longa seqncia de linhas, convm quebrar as linhas em grupos

menores, com quatro ou cinco linhas, separados por linhas em branco ou usando cores-de-fundo diferentes para cada grupo. Alternativamente, pode-se usar cores distintas paraassinalar as linhas intermedirias e as linhas correspondentes aos quartis superior einferior (i.e., as linhas que delimitam o limite inferior dos 25% iniciais das linhas e o limitesuperior dos 25% finais). Ademais, deve-se usar o negrito ou cores diferentes paraindicar linhas com totais e subtotais.

A Figura 2, exibida a seguir, ilustra as principais caractersticas que umatabela deve possuir, quais sejam: identificao seqencial (i.e., Figura 2); ttulos databela (i.e., Relao das Aquisies de Ttulos Pblicos Federais por DealerDetentor),colunas (p. ex., Preo Mdio) e linhas (p. ex., Dealer06); notas-de-rodap, incluindo,

obrigatoriamente, a fonte e, quando necessrio, notas especficas; e valores totaisrealados por intermdio de caracteres em negrito. Tambm convm notar que: osdispndios financeiros e as quantidades foram dispostos em ordem decrescente; as




19/59

TABELAS E DADOS

17

linhas no contm ttulos quebrados; e as colunas no so separadas por amplosespaos em branco.

FIGURA 2: EXEMPLO DE TABELA

RELAO DAS AQUISIES DE TTULOS PBLICOS FEDERAIS POR DEALERDETENTOR (1)

QUANTIDADE DISPNDIO FINANCEIROVENDEDOR

(unidades) (%) (R$) (%) (% acum.)

PREOMDIO

(R$)(2)

Dealer 06 1.855.488 27,08% 1.673.725.693,56 28,45% 28,5% 902,04 5,1%Dealer 19 685.370 10,00% 607.008.058,93 10,32% 38,8% 885,66 3,2%Dealer 13 652.700 9,52% 494.428.619,53 8,40% 47,2% 757,51 -11,8%Dealer 25 535.000 7,81% 481.523.279,85 8,18% 55,4% 900,04 4,8%Dealer 05 475.000 6,93% 407.043.772,34 6,92% 62,3% 856,93 -0,2%

Dealer 14 369.651 5,39% 314.309.172,63 5,34% 67,6% 850,29 -1,0%Dealer 09 330.007 4,82% 291.493.875,33 4,95% 72,6% 883,30 2,9%Dealer 21 312.086 4,55% 266.981.060,75 4,54% 77,1% 855,47 -0,4%Dealer 24 290.000 4,23% 248.964.208,32 4,23% 81,3% 858,50 0,0%Dealer 20 270.394 3,95% 216.263.666,89 3,68% 85,0% 799,81 -6,8%Dealer 17 224.800 3,28% 193.300.473,44 3,29% 88,3% 859,88 0,2%Dealer 07 223.000 3,25% 180.253.166,47 3,06% 91,4% 808,31 -5,8%Dealer 22 169.841 2,48% 138.698.106,09 2,36% 93,7% 816,64 -4,9%Dealer 18 80.000 1,17% 72.568.248,33 1,23% 95,0% 907,10 5,7%Dealer 11 90.000 1,31% 58.997.455,40 1,00% 96,0% 655,53 -23,6%

Dealer 16 65.000 0,95% 57.517.306,00 0,98% 96,9% 884,88 3,1%Dealer 04 70.000 1,02% 56.264.307,94 0,96% 97,9% 803,78 -6,4%Dealer 08 65.000 0,95% 48.954.700,32 0,83% 98,7% 753,15 -12,3%Dealer 12 55.000 0,80% 47.183.335,73 0,80% 99,5% 857,88 -0,1%Dealer 15 34.400 0,50% 27.672.488,09 0,47% 100,0% 804,43 -6,3%

TOTAIS 6.852.737 5.883.150.995,94 MDIA GERAL 858,51

Fonte: dados fornecidos pelo Banco Central do Brasil (BCB).Notas: (1) O BCB no forneceu o nome dos dealers, substituindo-os por cdigos, por entender que essa informao

est amparada pelo sigilo bancrio.(2) Variao percentual da mdia de cada dealerem relao mdia geral.

Fonte: TCU. Relatrio de Auditoria: Operaes de Resgate Antecipado de Ttulos Pblicos Federais em 30 e31.10.1997. Auditorias do Tribunal de Contas da Unio, n. 6, 1999, p. 28.

2.2.2. Tipo

As tabelas simples exibem em uma coluna dados relativos a vrias categorias,dispostas em linhas. As tabelas ligeiramente mais complexas, por sua vez, incluem vriascolunas semelhantes (p. ex., colunas referentes a diferentes exerccios). J as tabelascomplexas incluem duas (ou mais) colunas substantivamente diferentes entre si.Finalmente, as tabulaes-cruzadas mostram a relao entre duas variveis, com aslinhas indicando os valores ou categorias de uma varivel e as colunas, as de outra. Uma

tabulao-cruzada clara pode ser apropriada, p. ex., para veicular os dados de umlevantamento. Freqentemente, porm, as mesmas informaes podem ser exibidas demodo mais eficaz por meio de grficos.




20/59


18

2.2.3. Linhas e Colunas

A primeira deciso a ser tomada sobre como os dados devem serorganizados em linhas e colunas. Os valores que forem objeto de comparaes devem

ser lidos ao longo de colunas ao invs de linhas, pois mais fcil perceber tendncias ediferenas lendo-se o texto verticalmente nesse caso, as variaes de grandeza,tamanho e formato so mais facilmente perceptveis. As sries temporais, p. ex., devemser mostradas em colunas ao invs de linhas.

A seqncia de linhas e colunas em uma tabela deve refletir uma decisoconsciente da equipe de auditoria e no uma prtica meramente usual. Freqentemente,as tabelas do setor pblico apresentam linhas em ordem alfabtica, geogrfica oucronolgica, ou ainda em uma ordem aparentemente fortuita. Contudo, essa abordagempode gerar confuso, com dados dispostos sem um padro claramente discernvel, o que

no aceitvel em relatrios de auditoria. As linhas e colunas devem ser organizadas detal forma que a mensagem da tabela seja expressa sem qualquer ambigidade.

Quando possvel, as linhas de uma tabela devem ser organizadas de tal modoque os valores exibidos estejam dispostos em ordem decrescente. Isso torna a tabelamais compreensvel para a maior parte dos leitores. Idealmente, as tabelas mostrariam amesma ordem decrescente em todas as colunas. Todavia, se os valores contidos nasvrias colunas seguem ordens distintas (i.e., crescente, decrescente ou aleatria), deve-se determinar qual a coluna mais importante, usando-a para ordenar todos os dados databela e colocando-a como a primeira ou como a ltima coluna, para que os leitorespossam melhor perceber a lgica que norteou a organizao da tabela.

Se possvel, as colunas tambm devem ser organizadas de tal forma que osvalores contidos nas linhas tambm estejam dispostos em ordem decrescente. Quandoessa disposio no for exeqvel, deve-se determinar qual a ordem mais importanteou mais comum na tabela e tentar organizar as colunas para que essa ordem sejaretratada claramente.

2.2.4. Nmeros Usados nas Clulas das Tabelas

Eventualmente, a equipe de auditoria precisar empregar valores simples (i.e.,

valores que no sofreram quaisquer transformaes matemticas). Entretanto, importante lembrar que mais difcil comparar variaes que tm como ponto de partidabases numricas distintas ou avaliar, p. ex., se um acrscimo de 28 unidades para umvalor inicial de 456 importante ou no. Valores correntes tambm tendem a ficarobsoletos rapidamente. Quando possvel, os valores devem ser expressos comopercentagens, razes ou nmeros-ndice.

Na apresentao de percentagens, deve-se indicar os valores que lhe deramorigem. No caso de nmeros-ndice, deve-se explicar como eles foram calculados (p. ex.,o ano-base usado para dados que se distribuem ao longo do tempo). O objetivo centraldeve ser exprimir a informao to claramente quanto possvel, luz das necessidades

dos leitores. Para ilustrar mudanas ao longo do tempo, convm incluir uma linha queresuma as mudanas lquidas observadas no perodo.




21/59

TABELAS E DADOS

19

No que tange aos dados financeiros, deve-se avaliar a convenincia de seutilizar quantias nominais ou reais (i.e., expurgadas dos efeitos das taxas de inflao pormeio de um deflator). O deflator mais comum em anlises econmico-financeiras ondice Geral de PreosDispndio Interno (IGPDI), da Fundao Getlio Vargas (FGV),que oferece uma medida geral da inflao. Ocasionalmente, um ndice especfico rea

investigada pode ser mais apropriado. Com relao escolha do ano-base, comum queela recaia sobre o incio ou o fim do perodo de investigao, devendo-se tomar cuidadopara que no se selecione um perodo anormal como ano-base.

O nvel de preciso dos valores contidos em uma tabela deve ser objeto deuma deciso consciente por parte da equipe de auditoria. Uma quantia como, p. ex.,1.213.656 no deve ser mencionada sem que algumas perguntas bsicas sejam feitas:

Os dados foram compilados com tal preciso que se pode afirmar, com altograu de probabilidade, que a verdadeira quantia no era, na realidade,

1.213.653 ou 1.213.662? Freqentemente, as estatsticas oficiaisreivindicam um nvel de preciso muito superior ao que parece plausvel.Dessa forma, os relatrios do TCU devem tomar cuidado para nocorroborar informaes que aparentam uma preciso excessiva. Damesma forma, a maioria das pesquisas de opinio pblica ou doslevantamentos de informaes correspondem a estimativas baseadas emdados de uma amostra, normalmente tendo um erro amostral de 3%.Assim, um percentual estimado em 57% pode, de fato, ser qualquer valorno intervalo de 54 a 60%. Portanto, nessas circunstncias, apenasmencionar um percentual como 56,8 no seria apropriado.

Qual o nvel de detalhamento que deve ser proporcionado aos leitores?

Ainda que uma tabela tenha sido concebida para comunicar informaesmais precisas ou em maior quantidade do que um grfico, isso no deveser interpretado como um meio para que seja exibido cada detalhe de umconjunto de valores. Os dados devem ser simplificados o quanto forpossvel sem que se abandone o critrio o que os leitores precisamsaber. A nica restrio para esse tipo de alterao ocorre quando asimplificao torna difcil ou mesmo impossvel para os leitores conferir osclculos feitos pela equipe de auditoria. Porm, nesses casos, pode-seusar anexos para exibir os dados em sua forma no-simplificada.

H quatro formas principais de se simplificar valores: Arredond-los de modo a suprimir as casas decimais, exceto quando o

dados contidos na tabela forem menores do que dez. Recomenda-se queos dados no sejam indicados com mais de duas casas decimais.

No caso de valores elevados, superiores a duzentos, p. ex., pode-searredond-los para a dezena, centena ou milhar mais prximo luz donvel de preciso desejado e do grau de detalhe que deve serproporcionado aos leitores. Quando os valores contidos em uma tabelaforam arredondados, a unidade utilizada (p. ex., R$ milhes ou R$ mil)deve ser indicada claramente.




22/59


20

Convm adotar como regra a exibio de somente dois dgitos efetivos1.Normalmente, as quantias podem ser reduzidas a dois dgitos efetivos eainda assim proporcionar a preciso desejada. Essa regra baseia-se naidia de que variaes em dois dgitos so o mximo que pode serfacilmente percebido pelos leitores em geral (p. ex., os valores 316.922 e

319.786 podem ser exibidos como 316.900 e 319.800 os dois primeirosdgitos so constantes e, por conseguinte, constam como dgitos fixos; osdois dgitos subseqentes variam e so, portanto, os dois primeiros dgitosefetivos, podendo-se arredondar os demais dgitos; neste caso, para acentena mais prxima).

Alternativamente, valores elevados podem ser expressos na forma derazes (p. ex., em vez de informar quantas licitaes apresentaram errosformais em dado exerccio, a equipe de auditoria pode indicar a taxa deerros formais por mil ou dez mil licitaes). Convm escolher uma razoque gere nmeros que possam ser facilmente empregados pela maioria

dos leitores, idealmente no intervalo de zero a cem ou de zero a mil. Osleitores leigos tendem a achar de difcil manuseio tanto valores muitoelevados com alto grau de preciso, como valores muito reduzidos.

2.3. Compreendendo e Comunicando Dados por Meio de Tabelas

Para que o contedo de tabelas (e grficos) mais complexas seja transmitidode modo eficaz crucial que os dados contidos nessas tabelas sejam correta eplenamente compreendidos pela equipe de auditoria. Atualmente, dado que asinformaes costumam ser mantidas em microcomputadores e que as tabelas podem serfacilmente geradas por softwares corriqueiros, comum que o exame dos dados no

receba a devida ateno. Ademais, se os dados so plotados em um grfico, um certonvel de detalhe acaba sendo perdido, nvel esse que pode mostrar-se importante para oseu correto entendimento.

Uma tcnica simples para o exame dos dados a sua apresentao na formatalo-e-folha2. Considere-se, p. ex., os seguintes dados:

25 46 52 29 15 23 22 18 12 33 1922 34 18 31 17 19 22 21 32 20

332 33 20

Um mtodo convencional de se analisar esses dados sob a forma de tabela a criao de intervalos de 0 a 9, de 10 a 19 e assim sucessivamente. Em seguida,observa-se a distribuio de freqncia de cada intervalo3:

1 Diz-se que um dgito efetivo quando o dgito em questo varia nos valores que esto sendocomparados.

2 Stem-and-leaf, na lngua inglesa.3 Os histogramas desempenham a mesma funo, s que na forma de grfico.




23/59

TABELAS E DADOS

21

Quartil Superior

Quartil Inferior

Mediana

INTERVALO FREQNCIA

40 2

30 a 39 6

20 a 29 9

10 a 19 7

0 a 9 1

Os valores em questo parecem exibir a tradicional distribuio do tipo sino,com uma forte concentrao de observaes no intervalo de 20 a 29, havendo umaqueda gradual na quantidade de observaes dos intervalos superiores e inferiores.Todavia, ser que no h outras informaes que possam ser extradas desses dados?

Uma anlise do tipo talo-e-folha vai mais alm porque retm toda a

informao contida nos valores originais. Cada valor do conjunto de dados separadoem dois componentes, um talo (i.e., o segmento bsico do nmero) e uma folha (i.e., osegmento mais sujeito a variaes). A equipe de auditoria deve definir o que correspondeao talo com base no modo como os dados analisados se distribuem. Neste caso, poder-se-ia definir as dezenas como sendo o talo, como na distribuio de freqncia exibidaacima. Porm, para que se possa realizar uma anlise mais profunda, pode-se definir asmeia-dezenas como sendo o talo, com um talo estendendo-se, p. ex., de 10 a 14,outro, de 15 a 19 e assim sucessivamente. Dessa forma, as folhas so o que resta dosnmeros aps a excluso do talo, com cada resto sendo escrito em frente ao talocorrespondente. Ento, os dados podem ser representados como se segue:

TALO FOLHA

5 2

4 6

4

3

3 1 2 23 3 4

2 5 9

2 0 0 1 2 22 3

1 5 7 8 89 9

1 2

0

0 3

Duas concluses relevantes emergem dessa anlise:

1) Os dados no seguem uma simples distribuio do tipo sino. H umagrande concentrao de observaes no intervalo de 15 a 23 (treze, ao

todo), a qual seguida por um vale e, ento, por uma concentrao nointervalo de 29 a 34 (sete, ao todo). As seqncias de folhas compemuma figura semelhante a de um histograma, mas cada folha tambm




24/59


22

fornece alguma informao adicional sobre a exata grandeza de cadanmero.

2) Uma vez que toda informao foi retida, a mediana pode ser identificadafacilmente. Neste caso, dado que h 25 observaes, a mediana (Md)4

corresponde ao 13 valor, partindo-se tanto do valor mais elevado, como

do valor mais baixo. Os quartis superior (Q3) e inferior (Q1) tambm podemser identificados, os quais correspondem, respectivamente, a 32 e 18. Adiferena entre essas observaes denominada de amplitude semi-interquartlica (dQ)5. Em geral, trata-se de uma medida de disperso maisrobusta do que a amplitude (A), a qual, por ser definida como sendo adiferena entre as observaes mais alta (Xmax) e mais baixa (Xmin), freqentemente distorcida pela presena de valores extremos atpicos. Asanlises do tipo talo-e-folha permitem uma melhor visualizao de quodistantes Xmax e Xmin so das demais observaes, sendo chamados deperifricos6 se forem muito superior ou inferior7 ao conjunto central de

dados.Um breve resumo das medidas de tendncia central e de variao do conjunto

de dados pode ser exibido aps as anlises do tipo talo-e-folha:

ESTATSTICAS VALOR

Mediana 22

Quartil Superior 32

Quartil Inferior 18

Valor Mximo 52

Valor Mnimo 3

Amplitude Semi-Interquartlica 14

Amplitude 49

A mediana e a amplitude semi-interquartlica so indicadores de tendnciacentral e de disperso especialmente teis, porque so robustas. Ao contrrio dosindicadores clssicos de tendncia central (i.e., a mdia) e de disperso (i.e., o desvio-padro), a mediana e a amplitude semi-interquartlica no so afetados por observaesdemasiado incomuns no topo ou na base do conjunto de dados.

Um modo de comparar conjuntos de dados converter a anlise do tipo talo-e-folha em um grfico do tipo caixa-e-haste8 i.e., um grfico que contm uma hastevertical que define a escala e uma caixa delimitada pelos quartis superior (Q3) e inferior(Q1), cortada por uma linha na altura da mediana (Md). Os valores superiores a Q3 e

4 A mediana corresponde ao valor da observao mdia de um conjunto de dados. Trata-se de uma medida

de tendncia central mais apropriada quando os dados em questo no esto uniformemente distribudosem torno da mdia (p. ex., dados sobre a remunerao dos contribuintes que incluem algumas rendasmuito elevadas).

5 Distncia entre quartis.6

Outliers, na lngua inglesa.7 Geralmente, maior que [Q3 + (1,5 . dQ)] ou menor que [Q1 (1,5 . dQ)]. Com base nessa regra de bolso,verifica-se, no presente exemplo, que nenhuma observao qualifica-se estritamente como um valorperifrico.

8 Box-and-whisker, na lngua inglesa.




25/59

TABELAS E DADOS

23

inferiores a Q1 (i.e., que no pertencem ao conjunto central dos dados) so indicados poruma simples linha vertical, realando a natureza menos tpica desses valores. Os valoresperifricos podem ser indicadas por meio, p. ex., de pontos vazados.

As anlises do tipo talo-e-folha e caixa-e-haste esto disponveis em

softwares como o SPSS9. Porm, esse tipo de anlise tambm pode ser feita comeditores de planilhas eletrnicas como o Microsoft Excel. Alm de auxiliar as equipes deauditoria a examinar os dados coletados antes que tabelas ou grficos maisconvencionais sejam includos no relatrio, anlises como essa tambm tm sidoachadas em verses finais de relatrios tcnicos, com anlises do tipo talo-e-folhapodendo ser postas na forma de anexos.

Q3+(1,5xdQ)

Q1(1,5xdQ)

MdQ3

Q1

Valor Perifrico Xmax

Xmin

Sempre que as equipes de auditoria examinarem dados numricos, convm

incluir medidas de tendncia central e de disperso nas tabelas dos relatrios ou nostextos correspondentes. Nesse caso, importante que as medidas empregadas sejamindicadas claramente, tomando-se cuidado para que a mdia no seja confundida com amediana. Tambm convm especificar o que est sendo usado como medida dedisperso dos dados: a amplitude semi-interquartlica ou o desvio-padro.

Lista de Verificao das Propriedades que Caracterizam Tabelas Eficazes

CRITRIO O QUE PRECISO O QUE PODE DAR ERRADO

Identificao da Ilustrao

Uma identificao do tipoFigura 1. As ilustraesdevem, em geral, comporuma nica seqncia deilustraes, exceto quandohouver uma grandequantidade de tabelas (i.e., 5; nesse caso, em razo daaparncia e do nvel dedetalhamento prprios stabelas, pode-se definir umaseqncia especfica).

Seqncias distintas para osdemais tipos de ilustrao (p.ex., Grfico 1, Diagrama 1,etc.) podem confundir osleitores e devem ser evitados.

Continua

9Softwareestatstico prprio para as cincias sociais.

dadosdos50%

dadosdos25%

{dadosdos25%




26/59


24

CRITRIO O QUE PRECISO O QUE PODE DAR ERRADO

Ttulo da TabelaUm ttulo que indiqueclaramente qual o contedodas clulas da tabela.

O ttulo pode ser vago ouinadequado .

Ttulos das Colunas

Descrio clara do que mostrado em cada coluna,indicando, inclusive, aunidade de medida utilizada.

Ttulo vago ou inexistente,especialmente acerca dosignificado dos valorescontidos nas clulas. Colunasdispostas sem uma lgicaaparente.

Ttulos das Linhas Descrio clara.Linhas dispostas sem umalgica aparente. Ttulosinexpressivos.

Contedos das Clulas

Valores das colunas dispostosem ordem crescente oudecrescente de grandeza (o

mesmo, se possvel, com aslinhas). Dados arredondadosadequadamente.

Dados apresentados de modoconfuso, porque a seqncia

de linhas (e de colunas) nofoi planejada.

Notas Explicativas

(Resumo)

Uma breve anlise (com umaou duas linhas) do principalachado retratado na tabela.

Ausncia de qualquercomentrio ou o comentrioincludo no descreveadequadamente os principaispontos ilustrados pela tabela.

Notas de Rodap

(Fonte, inclusive)

Esclarecimentos acerca dasprincipais propriedades dosdados da tabela. Indicaodas fontes empregadas.

Notas muito longas, quedeveriam ser transferidaspara o corpo do texto. Notasque possam ser confundidascom as notas explicativaspelos leitores (deve-se usarum tipo grfico menor paranotas de rodap).Enfraquecimento dainformao apresentada emdecorrncia da ausncia dafonte.




27/59

3. GRFICOS

Modernamente, os grficos so ferramentas bsicas de apresentao dedados tanto em relatrios de auditoria, como em exposies para os pblicos interno eexterno. O tipo apropriado deve ser escolhido luz dos dados que sero apresentados,devendo-se planej-lo, elabor-lo e format-lo cuidadosamente, para que seus efeitossejam maximizados e para que a ocorrncia de falhas seja evitada.

Muitos dos pontos-chave enunciados no tpico anterior so igualmenteaplicveis aos grficos, sejam simples com barras ou colunas, ou, ainda, na forma depizza ou mais complexos. P. ex.:

a correta compreenso e o exame cuidadoso dos dados so importantesna preparao tanto de grficos, como de tabelas; a disposio dos valores em ordem crescente ou decrescente de grandeza

deve ocorrer tanto em tabelas, como em grficos.

Contudo, todo grfico um pouco mais complexo do que uma tabelaequivalente, exigindo, por conseguinte, que critrios adicionais sejam observados.

3.1. Usando Grficos

Grficos bem feitos transmitem uma grande quantidade de informao deforma econmica e acessvel, proporcionando aos leitores uma viso geral dos dados edestacando as suas principais propriedades, tais como:

a importncia relativa de diferentes componentes ou fenmenos; as tendncias e as taxas de crescimento; os padres (como, p. ex., de comportamento) mais complexos presentes

nos dados.

Os grficos tambm simplificam as informaes para os leitores,especialmente grandes quantidades de dados complexos. Conseqentemente, caso haja

dados para serem exibidos, comum supor que esses dados sero representados pormeio de grficos, utilizando-se tabelas somente quando houver razes especficas paraisso.

muito importante determinar qual o tipo de grfico que deve ser usado. Ostipos mais comuns de grficos em relatrios de auditoria so:




28/59


26

TIPO UTILIDADE

ColunasCompara freqncias (p. ex., valores referentes a perodos ougrupos distintos; respostas obtidas em pesquisas de campo; etc.),especialmente quando se usam escalas ou hierarquias. Compararesultados observados com metas fixadas, mostrando o percentualatingido.Normalmente, as sries temporais so mostradas por meio decolunas, ao invs de barras, pois isso torna mais fcil visualizarqualquer tendncia que esteja presente nos dados.

Barras Pode ser usado no lugar de grficos com colunas. Quando os ttulosso longos ou complexos, deve-se usar barras, pois, nesse caso, hmais espao para redigir, sendo mais fcil entender um grficoquando os dados so acompanhados dos ttulos correspondentes.Assim, convm evitar o uso de legendas.

Colunas EmpilhadasCada coluna dividida em vrios segmentos. Esse grfico usado

para: comparar grupos; ou mostrar mudanas na composio de umgrupo ao longo do tempo ou na composio relativa de vriosgrupos.

Barras de PorcentagemAcumuladas Cada barra tem o mesmo cumprimento, correspondendo a 100%.

Essa abordagem til para mostrar, na forma de percentuais, osresultados de uma pesquisa de campo. Porm, esse tipo de grficoconfunde alguns leitores, devendo ser usado somente quandohouver um padro claro em um pequeno nmero de itens.

Colunas AgrupadasMostra mudanas ao longo do tempo ou os segmentos de gruposcomparveis. Funciona melhor com duas ou trs colunas por grupo.Caso contrrio, os leitores tero dificuldades para fazer ascomparaes desejadas.

Barras Contrapostas Compara dois conjuntos de dados que partilham o mesmo eixopara, p. ex., ilustrar a relao entre duas medidas ou paraconfrontar as respostas dadas por dois grupos s perguntas de umapesquisa de campo. Esse tipo de grfico pode ser mais fcil para osleitores compreenderem do que um grfico de disperso caso seesteja comparando uma pequena quantidade de itens.

Tipo "Pizza" Prprio para simples apresentaes de alguns valores,especialmente quando se deseja ilustrar a contribuio relativa devrios itens para a soma total. Contudo, caso haja mais de seis itenspara exibir, deve-se usar um grfico de colunas ou barras.Duas ou mais "pizzas" podem ser apresentadas conjuntamente parailustrar mudanas em um grupo ao longo do tempo ou para mostrardiferenas entre dois ou mais grupos.

Continua




29/59

GRFICOS

27

TIPO UTILIDADE

Linha

Prprio para dados contnuos ao longo do tempo, especialmentesries temporais ou outros conjuntos de dados que gerem grficoscom colunas ou barras que paream sobrecarregados. No se deveusar grficos de linha quando houver alguns poucos dados

descontnuos, pois, nesse caso, o grfico poder exibir umcomportamento em ziguezague, com a inclinao ascendente oudescendente das linhas dominando, visualmente, os pontosreferentes aos dados propriamente ditos, o que pode dar umaimpresso equivocada aos leitores no-especializados.

Disperso XY

Grfico de duas dimenses que exibe como pares os resultadosequivalentes de dois conjuntos de dados. O acrscimo de umaregresso linear ao grfico pode indicar a direo e a natureza dorelacionamento entre resultados. Se os pontos referentes aos paresestiverem concentrados em torno da linha da regresso, improvvel que o padro revelado por essa linha seja acidental.Entretanto, se estiverem distantes da linha, pode-se concluir que

uma proporo significativa da disperso em exame permaneceinexplicada. Importa notar que a distncia relevante no presentecontexto a vertical.

Fluxograma

Proporciona um diagrama sobre como cada categoria pode serdecomposta em subcategorias.

"Caixa-e-Haste"Mostra a amplitude semi-interquartlica, a mediana, os valores mais

altos, mais baixos e "perifricos" de um conjunto de dados. til paracomparar dois ou mais conjuntos de dados.

3.2. Projetando Grficos

Uma vez escolhido o tipo apropriado, o grfico ainda precisa ser projetadoatentamente para que seja atingido o efeito desejado. Comparados com as tabelas, osgrficos possuem mais variveis e falhas em potencial que precisam ser consideradas.

3.2.1. Tamanho, Forma e EscalaNos grficos com colunas, as categorias da varivel analisada so colocados

na abcissa (i.e., no eixo horizontal), enquanto que as variaes apuradas nos dados somostradas na ordenada (i.e., no eixo vertical). A mesma abordagem costuma ser seguidaem grficos de linha. Nos grficos com barras, ocorre o oposto, plotando-se as categoriasnas ordenadas e as variaes nas abcissas. Em grficos com duas variveis, como os dedisperso, as variveis dependente e explicativa so, normalmente, plotadas naordenada e na abcissa, respectivamente.

Superdimensionar o tamanho de um grfico simples (p. ex., uma pizza com

trs fatias) faz com que o grfico parea mal-acabado, bem como desperdia espao.Contudo, subdimension-lo (p. ex., ajust-lo margem de uma pgina) tambm podesuscitar problemas. Compor um histograma com colunas muito largas ou muito estreitas




30/59


28

igualmente desaconselhvel. Efetivamente, convm que as colunas tenham a mesmalargura, pois isso faz com que a apresentao do relatrio parea mais consistente. Emresumo, quanto mais simples for um grfico, menor ele pode ser, desde que permaneaclaro, acessvel e bem-elaborado.

Em geral, define-se uma escala horizontal equivalente largura do texto ou, seo grfico for complexo, largura da pgina. Uma abcissa menor pode ser apropriada nocaso de grficos simples.

A extenso vertical de um grfico influencia a sua escala, que deve serdefinida de tal forma que as variaes que precisam ser mostradas pelo grfico sejamclaramente visualizadas. Quanto menores forem as variaes que meream a atenodos leitores, maior deve ser a escala vertical. Porm, ao se fixar uma escala, deve-selembrar que os valores perifricos podem no ser grafados normalmente, prefervelconcentrar a ateno dos leitores no conjunto principal de dados do que em alguns

resultados atpicos.Em geral, o eixo vertical dos grficos deve conter o zero, mas no pode ser

superdimensionado. A no-incluso do zero pode fazer com que os dados aparentem teruma variabilidade maior do que aquela efetivamente apurada, suscitando desconfianasentre os leitores especializados.

Caso os dados formem um conjunto central compacto, havendo, todavia,alguns valores perifricos extremos, ser preciso encurtar a escala vertical ou norepresent-la por inteiro, devendo-se, nesses casos, inserir um ziguezague na escalapara que os leitores sejam alertados. Ademais, procedimentos como esse devem ser

relatados nos textos associados aos grficos.

3.2.2. Rtulos

Os leitores precisam ser orientados sobre o que mostrado no grfico. Asilustraes devem ser numeradas seqencialmente e ter ttulos que descrevamclaramente o que representam as linhas, barras, colunas ou fatias de pizza. As colunas,barras e linhas dos grficos tambm devem ter rtulos claros. comum a no-inclusodo rtulo referente s ordenadas em decorrncia da convico de que o ttulo dailustrao proporciona orientao suficiente acerca do que est sendo mostrado. Porm,

isso uma falha, devendo-se rotular as ordenadas explicitamente, indicando-se aunidade na qual os dados so expressos. No caso de colunas, que freqentemente nopodem ser facilmente rotuladas no espao disponvel, costuma-se diferenci-las por meiodo emprego de legendas e de cores distintas para cada coluna. J os grficos combarras so usados quando os rtulos correspondentes so demasiadamente extensos.

3.2.3. Notas Explicativas e de Rodap

A exemplo do que ocorre com as tabelas, importante que os grficos sejamto auto-explicativos quanto possvel. Conseqentemente, convm que os grficos sejamacompanhados de uma nota explicativa claramente visvel que resuma, em uma ou duas

linhas, os principais achados retratados. A nota deve ser descritiva e no to sintticaquanto o ttulo, bem como identificar acuradamente as principais propriedades do grfico.


31/59

GRFICOS

29

As notas de rodap so, s vezes, necessrias. Todavia, deve-se tomarcuidado para que no se introduzam notas em grande quantidade ou notas muitoextensas. As notas devem ser claramente separadas tanto da abcissa, como da notaexplicativa, devendo, preferencialmente, usar um tamanho de fonte menor do quequalquer outro utilizado na composio do grfico.

3.2.4. Linhas de Grade e Marcas de Intervalo

Em grficos de linha e de disperso, marcas regulares em ambos os eixosdevem mostrar os intervalos-chave do conjunto de dados. Os eixos no devem sersobrecarregados com muitas marcas. Dependendo da resposta dada ao critrio o que osleitores precisam saber, as linhas de grade podem ser associadas:

a cada marca ou a apenas algumas delas, a intervalos regulares; a ambos os eixos ou a apenas um deles.

Ademais, as linhas de grade devem ser ntidas, mas sem dificultar acompreenso do grfico.

Nos grficos com colunas, a abcissa precisa conter somente as marcas deintervalo, enquanto que a ordenada precisa tanto das marcas, como de algumas linhasde grade. J nos grficos com barras, as grades de linhas devem cortar a abcissa.

3.2.5. Cores

A disponibilidade de impressoras coloridas um aspecto importante que deve

ser considerado pela equipe de auditoria. Isso torna factvel o uso de ilustraes maiscomplexas, que permitem uma melhor compreenso pelos leitores dos dadosapresentados, pois linhas, barras e colunas potencialmente confusas podem seridentificadas por cores diferentes. Contudo, igualmente importante que o uso dadopelos leitores aos relatrios de auditoria seja avaliado realisticamente. Freqentemente,os relatrios em questo so fotocopiados, em todo ou em parte, em circunstncias quepodem ser cruciais para a difuso dos resultados do trabalho. Assim, uma partesubstancial do conjunto de leitores poder manusear apenas verses fotocopiadas dorelatrio, nas quais grficos e tabelas coloridas so exibidas de forma pobre, comalgumas linhas, barras ou colunas confundindo-se entre si ou com algumas cores claras

sequer aparecendo, o que pode, por associao, depor contra a qualidade do trabalho daequipe de auditoria.

Elaborar grficos tendo os leitores em mente significa, por conseguinte, cuidarpara que as principais concluses das ilustraes sejam claramente reproduzidas nasfotocpias. Especificamente, convm tomar as seguintes precaues:

cores claras devem ser usadas somente em funes acessrias, poiscostumam confundir-se com o branco nas fotocpias;

cores sutilmente diferentes no devem ser usadas no mesmo grfico, poiscostumam formar uma tonalidade cinza indissocivel;

cores muito escuras no so usadas para linhas que se cruzam ou parabarras ou colunas (ou seus componentes) que sejam adjacentes, poiscostumam confundir-se com o preto;


32/59


30

pode-se usar diferentes estilos de hachura para cada segmento de barraou coluna ou para outras reas; em grficos de linha onde dois ou maisconjuntos de dados se sobrepem, pode-se distingui-los empregando-sediferentes estilos de linha ou de marcadores de linha;

deve-se conferir se as barras, colunas ou outras reas ficariam mais

ntidas se fossem delimitadas por traos escuros; se uma ilustrao continuar apresentando problemas mesmo aps terem

sido tomados todos esses cuidados, deve-se considerar a possibilidade dedividi-la em duas ou mais ilustraes mais simples.

Como teste decisivo, todos os grficos devem ser fotocopiados, para que seconfira se a reproduo obtida aceitvel.

Nos casos que demandarem trs ou mais cores para que as concluses dogrfico sejam transmitidas claramente ou quando as recomendaes relacionadas acima

no puderem ser plenamente atendidas sem que algumas das suas principaispropriedades fiquem comprometidas, convm usar setas ou rtulos para as linhas, barrasou colunas para evitar ambigidades que poderiam aparecer nas fotocpias. Diferentesmarcadores de linha tambm podem ser usados em grficos de linha.

A Figura 3 ilustra as principais caractersticas de um grfico com barras,quais sejam: identificao seqencial (i.e., Figura 3); ttulo do grfico (i.e., TempoMdio para Tramitao dos Processos de Desapropriao); rtulos das abcissa (i.e.,Meses), ordenada (i.e., Unidade da Federao) e barras (p. ex., Cear); e notas-de-rodap, incluindo, obrigatoriamente, a fonte e, quando necessrio, notas especficas.Tambm convm notar o seguinte: o destaque dado mdia nacional por intermdio de

caracteres em negritos e de uma cor-de-fundo distinta; barras ordenadas segundo otamanho; e a presena de marcas de intervalo na abcissa.


33/59

GRFICOS

31

FIGURA 3: EXEMPLO DE GRFICO COM BARRAS

TEMPO MDIO PARA TRAMITAO DOS PROCESSOS DEDESAPROPRIAO

11 m. 18 d.

6 m. 23 d.

7 m.

11 m.

15 m.

17 m. 2 d.

0 5 10 15 20

PAR

SO PAULO

MDIA NACIONAL

MATO GROSSO

RIO GRANDE DO SUL

CEAR

Unidadesda

Federao

Meses

Fonte: dados colhidos, por amostragem, nas Superintendncias do Instituto Nacional de Colonizao eReforma Agrria Incra nos Estados do Cear, Mato Grosso, Par, Rio de Janeiro e So Paulo.

Nota: a mdia nacional foi estimada a partir dos prazos apurados nas unidades auditadas.

Fonte: TCU. Relatrio de Auditoria Operacional: Consideraes Acerca da Questo Fundiria. Auditorias do

Tribunal de Contas da Unio, n. 5, 1999, p. 61.

3.2.6. Grficos Bi e Tridimensionais

Os modernos editores de planilhas eletrnicas oferecem grficos nos formatosbi e tridimensional. A esse respeito, recomenda-se evitar o ltimo formato, dado que noacrescenta qualquer nova informao ao grfico. Efetivamente, os leitores podem acharos grficos tridimensionais menos claros do que os bidimensionais, que so maissimples. Ademais, o efeito tridimensional pode obscurecer outros dados e mais difcilde ser ajustado s necessidades do trabalho (p. ex., o ngulo de rotao de um grfico para cima ou para baixo, ou para a direita ou para a esquerda pode ter de variar de

uma figura para outra para que suas propriedades tridimensionais sejam empregadas damelhor maneira possvel; nesse caso, porm, os diferentes ngulos de viso de umconjunto de grficos podero dar a impresso de que o relatrio inconsistente).

A Figura 4 ilustra os cuidados que devem ser tomados no caso de grficosdo tipo pizza, quais sejam: percentuais informados; rtulos prximos do grfico;pizza representada por circunferncia plana e fechada (i.e., sem o uso de efeitostridimensionais e sem o destaque ou exploso dos seus segmentos); e segmentosidentificados por intermdio de motivos e cores-de-fundo simples (i.e., que no desviem aateno do leitor da informao contida no grfico). Ademais, os segmentos devem estar

ordenados. No exemplo exibido abaixo, a ordenao adotada baseia-se no prprio objetodo grfico, qual seja, o tempo de funcionamento dos CAICs.


34/59


32

FIGURA 4: EXEMPLO DE GRFICO DO TIPO PIZZA

TEMPO DE FUNCIONAMENTO DOS CENTROS DE ATENDIMENTOINTEGRAL S CRIANAS E AO ADOLESCENTE (CAICs)

At 1 ano20%

De 1 a 2 anos35%

De 2 a 3 anos37%

De 3 a 4 anos7%

De 4 a 6 anos1%

Fonte: questionrios preenchidos pelos CAICs em outubro e novembro de 1996 (251 respostas vlidas aos 341questionrios enviados).

Fonte: TCU. Relatrio de Auditoria Operacional: Avaliao das Atividades dos Centros de Atendimento Integral sCriana e ao Adolescente (CAICs). Auditorias do Tribunal de Contas da Unio, n. 2, 1998, p. 71.

3.2.7. Ilustraes de Fundo

Atualmente, os relatrios gerenciais costumam apresentar grficos oufotografias como fundo para algumas ilustraes, especialmente grficos de linha ou combarras ou colunas bem espaadas. A escolha de um grfico ou de uma fotografia

apropriada pode transmitir informaes valiosas aos leitores acerca do contedo dailustrao, tornando-a mais compreensvel e ajudando os leitores a melhor distinguir asilustraes, especialmente quando uma seqncia de ilustraes semelhantes precisaser apresentada.

Sempre que uma ilustrao for usada como fundo, vrios detalhes devem serconferidos cuidadosamente. As ilustraes de fundo devem ter cores claras, reservando-se as cores escuras para os dados do grfico mostrado em primeiro plano. Essasilustraes devem ter uma aparncia homognea, sem grandes trechos em branco, e nodevem conter formas que possam ser confundidas com os dados do grfico essa

recomendao deve ser observada tanto na verso impressa do relatrio, como naverso fotocopiada.


35/59

GRFICOS

33

3.2.8. Nmeros, Textos e Smbolos

Comparados s tabelas, os grficos tendem a tornar os dados menos precisos.Dessa forma, h situaes que demandam a incluso de elementos adicionais para que ailustrao seja plenamente compreensvel para os leitores. Esses elementos, porm, no

devem desviar a ateno dos aspectos centrais da ilustrao ou divergir de seu estilobsico.

A incluso de valores crticos nos grficos com barras ou colunas pode ser tilpara dar aos leitores informaes mais precisas sobre o que as barras ou colunasmostram. Convm evitar a colocao de totais no topo das colunas ou no final dasbarras, pois isso distorce o efeito visual. prefervel por esses totais dentro das barrasou colunas (normalmente, mais fcil colocar valores dentro de uma barra do que deuma coluna). O tamanho dos nmeros deve ser pequeno, escolhendo-se a escalaapropriada: porcentagens, sem casas decimais, costumam caber, mas no um valor

como, p. ex., 13.189.292, que pode ser representado como 13,2, com a escala fixada emmilhes. O tamanho da fonte deve ser legvel, mas no desproporcional em relao aoconjunto do grfico.

Incluir valores crticos tambm pode ser til nos grficos de linha. P. ex., pode-se inserir os valores referentes s observaes inicial, mdia e final de um conjunto dedados. Pode ser til para os leitores conhecer os valores referentes ltima observao,embora essa informao possa ser prestada no texto principal.

O acrscimo de setas ou caixas-de-texto deve obedecer ao princpio daparcimnia, tornando os grficos de linha mais claros (p. ex., identificando eventos-chave

que influenciaram uma srie temporal) ou tornando dispensvel o emprego de rtulos emgrficos com barras. Contudo, o grfico no deve parecer saturado e as setas no devemser visualmente inconsistentes com o conjunto do grfico (p. ex., inserir setas diagonaisem um grfico com colunas).

Os smbolos podem ser teis para destacar diferentes segmentos de umconjunto de dados, especialmente no caso de grficos com barras e menosfreqentemente no caso de grficos de linha. Porm, tambm no presente contexto preciso atentar para o princpio da parcimnia. Ademais, importante que os smbolossejam grandes o suficiente para que possam ser interpretados corretamente, mas no to

grandes que desviem a ateno do conjunto do grfico. Outro aspecto importante ocuidado que se deve tomar para que os smbolos no induzam a uma leitura simplista eequivocada de conceitos complexos eventualmente contidos nos grficos (p. ex., no sedeve usar a figura de um microcomputador para ilustrar o conceito equipamento, poisnesse caso os leitores podem ter a impresso de que os microcomputadores representama maior parte do segmento em questo, quando isso no correto).

3.2.9. Informaes Estatsticas

Para que os grficos transmitam informaes mais precisas, pode-se recorrera estatsticas simples (p. ex., em grficos com barras ou colunas, pode-se realarvisualmente a observao mediana ou a mdia ou, ainda, o intervalo que compreende aamplitude semi-interquartlica). Em grficos de disperso, a incluso de uma reta geradapor uma regresso linear pode ser til para a maioria dos leitores, permitindo-lhes avaliar


36/59


34

visualmente a relao entre duas variveis. Todavia, detalhes tcnicos como asequaes da regresso s devem ser includos se o grfico estiver em um anexo.Explicaes simples acerca do significado das estatsticas mostradas podem, senecessrio, ser includas na forma de notas de rodap ou no corpo do texto queacompanha a ilustrao.

A exemplo do que ocorre com as tabelas, importante que as barras oucolunas dos grficos obedeam a uma ordem intencional que procure dar ilustrao aaparncia de uma progresso numrica. Normalmente, uma progresso que decresa daesquerda para a direita tida como melhor. A busca de um padro claramentediscernvel no modo como os dados so apresentados ocorre mesmo quando se usampontos (p. ex., para indicar os preos ofertados por vrios licitantes ao longo da abcissa).Assim, os dados no devem ser apresentados por meio de uma seqncia irregular debarras ou colunas, a no ser que haja razes especficas para isso, como obedecer auma seqncia de tempo ou ser consistente com as demais ilustraes do relatrio.

Por outro lado, diferentemente do que se passa com as tabelas, os grficos,em geral, simplificam consideravelmente os dados apresentados aos leitores. Aindaassim, porm, eles podem ter uma aparncia mais complexa do que aquela demandadapelos leitores. Especialmente no caso de sries temporais com muitas lacunas, deve-seavaliar a possibilidade de se exibir dados suavizados em vez de dados individuais.

Uma das tcnicas de suavizao a mdia mvel, que pode ser geradafacilmente por qualquer editor de planilha eletrnica. Nesse caso, os valores de cadaobservao so substitudos pela mdia formada pelo seu prprio valor e pelos valoresdas observaes imediatamente anteriores e posteriores as quantidades de

observaes antecedentes e subseqentes devem ser rigorosamente iguais, podendo seruma, duas ou mais, conforme o escopo do trabalho (p. ex., nas sries econmicas quecontenham flutuaes cclicas, a mdia mvel pode corresponder ao perodo necessriopara que um ciclo se complete).

Outra tcnica a mediana mvel, na qual, para cada grupo de dados, somentea observao mediana plotada. Essa tcnica permite identificar padres subjacentesque estejam presentes em sries com lacunas, mas pode ter de ser aplicada at duasvezes para que se obtenha uma curva estvel.

Nas ilustraes mostradas abaixo, aplicou-se a mdia mvel para trsperodos e a mediana mvel (por duas vezes), tambm para um perodo, ao mesmoconjunto de dados. H diferenas notveis nos dois conjuntos de resultados.


37/59

GRFICOS

35

Mediana MvelValoresObservados

Mdia Mvel1 vez 2 vez

45 - - -

45 46 45 -

49 42 45 45

32 39 35 35

35 42 35 35

58 43 36 36

36 50 57 36

57 42 36 38

32 42 38 38

38 38 38 38

43 41 41 -41 - - -

Notas: a) Mdia mvel a mdia de cada grupo de trsobservaes;

b) Mediana mvel a mediana de cada conjuntode trs observaes;

c) Mediana mvel 2 vez a mediana de cadaconjunto de trs medianas geradas na 1 vez.

0

10

20

30

40

50

60

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Um problema com pequenas sequncias de dados suavizados que, ondeas seqncias comeam ou terminam, a suavizao no possvel porque dadosantecedentes ou subseqentes no esto disponveis. Porm, h modos de se contornaresse problema (p. ex., os dados suavizados podem gerar uma linha grossa, indicadorada tendncia, enquanto que os valores efetivamente observados geram uma linha fina,mais sujeita a variaes.

Os dados no podem ser exibidos somente na forma suavizada sem que seindique claramente, em uma nota de rodap, como a suavizao foi feita. Ademais, emum relatrio no se deve usar mais de um mtodo de suavizao.

Valores Observados

Mediana Mvel 2 Vez


38/59


36

Concluindo, o grfico exibido na pgina anterior ilustra algumas dasprincipais caractersticas de um grfico com linhas, quais sejam: rtulos prximos slinhas; ordenada (i.e., eixo referente s variaes) tendo como origem o valor zero;10 elinhas com cores, estilos e smbolos distintos, tomando-se cuidado para que os smbolosno sejam superdimensionados, o que poderia desviar a ateno do leitor da informao

contida no grfico.

10Importa notar que mesmo os grficos plotados em espaos que no compreendam o valor zero devem

indicar esse valor como sendo a origem do eixo referente s variaes, inserindo-se nesse eixo uma

quebra imediatamente ao lado da origem.


39/59

4. DIAGRAMAS, MAPAS, FOTOGRAFIAS E CAIXAS-DE-TEXTO

Os diagramas devem ser planejados cuidadosamente, ser auto-explicativos e,tanto quando possvel, usar convenes consagradas para transmitir suas concluses. Jas fotografias devem ser acompanhadas de descries apropriadas, ser perfeitamenteintegradas ao corpo do texto e ser escolhidas criteriosamente. As caixas-de-texto, porsua vez, devem compor elementos significativos, embora discretos, dos relatrios.

Os leitores costumam examinar com mais ateno os diagramas, mapas,fotografias e caixas-de-texto quando folheiam um relatrio de auditoria, procurando fazeruma avaliao geral de seu contedo. Logo, o modo como eles so apresentados afeta aviso global que os leitores tm do relatrio, podendo, inclusive, influenciar a forma como

as tabelas e grficos so percebidos. Consequentemente, as equipes de auditoriadevem, mais uma vez, aplicar o critrio o que os leitores precisam saber a cada umadessas ilustraes e controlar a sua qualidade rigorosamente, mesmo que no estejamsendo veiculados dados quantitativos.

4.1. Diagramas

Muitas das recomendaes feitas acerca dos grficos so igualmenteaplicveis aos diagramas. importante, p. ex., que eles tenham tamanhos que lhespermitam transmitir claramente os seus contedos. Convm evitar diagramas longos eestreitos, formatados com o nico propsito de que se ajustem largura do texto. Outroexemplo corresponde necessidade de que as cores sejam escolhidas de tal forma queas fotocpias permaneam legveis (p. ex., as caixas de um diagrama no devem serindicadas somente pelas cores que as preenchem; os seus contornos devem, ao menos,ser definidos por meio de uma linha preta fina).

Como indicado anteriormente, as diversas modalidades de grficos so bemconhecidas e podem ser facilmente geradas, com vrios formatos, pelos modernossoftwares para microcomputadores. Porm, no caso da elaborao de diagramas, asequipes de auditoria costumam faz-los por conta prpria, empregando mtodos ad hocou baseados no uso de lpis e papel. Entretanto, os resultados podem parecer pouco

profissionais, especialmente para os leitores habituados a diagramas elaborados comsoftwaresgrficos especializados.

Os tipos de diagramas usados com maior freqncia tm vrias regrasconsagradas sobre como eles so elaborados e sobre o significado de cada formato. Namedida do possvel, essas regras devem ser seguidas nos relatrios de auditoria. Hduas formas mais comuns:

a) Fluxogramas: Retratam uma seqncia de operaes ou permitemvisualizar como um conjunto de instrues pode ser decomposto em vrios

subconjuntos, como ilustrado pela Figura 5. As regras aplicveis aosfluxogramas so: os formatos arredondados so usadas para indicar oincio de uma seqncia de operaes e para indicar os resultados finais;


40/59


38

os quadrados representam os processos e os losangos indicam onde setomam decises.

FIGURA 5: EXEMPLO DE FLUXOGRAMA

MAPA MODIFICADO DO PROCESSO DE EXPEDIO DE OFCIO DE DILIGNCIA

Fonte: TCU. Tcnica de Auditoria: Mapa de Processos. Braslia, 2000, p. 11.

b) Organogramas: Representa graficamente a organizao de um rgo ouprograma por meio de uma rvore invertida, com cada fileira agrupando

as unidades com o mesmo nvel hierrquico e com os galhos indicando aextenso do controle exercido pelos nveis superiores, como mostra aFigura 6.


41/59

DIAGRAMAS, MAPAS, FOTOGRAFIAS E CAIXAS-DE-TEXTO

39

FIGURA 6: EXEMPLO DE ORGANOGRAMA

ORGANOGRAMA DA SUPERINTENDNCIA DE SERVIOS PBLICOSDA AGNCIA NACIONAL DE TELECOMUNICAES (ANATEL)

Fonte: TCU. Relatrio de Auditoria: Avaliao de Contratos de Consultoria e Fiscalizao de Concesses, Permissese Autorizaes de Servios Pblicos Referentes ao Setor de Telecomunicaes. Auditorias do Tribunal deContas da Unio, n. 12, 2000, p. 55.

Convm observar algumas regras gerais na elaborao de diagramas:

Devem ser consistentes e no podem, luz do processo representado,parecer visualmente sobrecarregados.

Precisam usar formatos padronizados e caixas com o mesmo tamanhopara indicar organizaes ou operaes similares. As caixas afins devemser organizadas nas mesmas fileiras e colunas. O tamanho das caixas no

deve ser definido arbitrariamente, apenas visando acomodar a extensodos rtulos, nem correto que se usem mais formatos do que aquelesestritamente necessrios. Os diferentes formatos devem sinalizardiferenas nos objetos representados. As diferenas no posicionamento


42/59


40

tambm devem significar algo. Uma nota explicativa deve indicar o quecada tipo de caixa significa.

Devem usar a menor quantidade possvel de retas verticais ou horizontaispara conectar as caixas. As linhas diagonais, por sua vez, devem serevitadas, especialmente linhas diagonais com inclinaes variveis.

Tambm convm evitar as linhas quebradas, ou seja, as linhas que mudamde direo (mesmo as quebras de 90, da vertical para a horizontal ouvice-versa, podem dificultar a compreenso dos diagramas). Ademais, aseqncia de caixas deve ser rearranjada para que seja minimizada aquantidade de cruzamentos entre linhas. Contudo, se esses cruzamentosforem inevitveis, ento deve-se usar alas que indiquem que uma linhaest passando sobre a outra.

Precisam levar em considerao que as setas podem ser ambguas. Umaseta de A para B com uma nica ponta significa que A causa B? Que Atransmite algo a B? Que A envia algo, como um arquivo, uma fatura ou um

oramento, para B? Ou que A controla ou supervisiona B? Assim, convmque as setas sejam rotuladas ou acompanhadas de notas explicativas. Assetas com duas pontas precisam ser analisadas com ateno ainda maior(p. ex., no se usa uma nica seta com duas pontas para denotar umprocesso onde A controla B, mas B transmite informao de volta para A situaes como essa exigem uma seta de controle com uma nica ponta eum tipo diferente de seta, apontando na direo contrria, para evidenciara transmisso de informaes).

Devem levar em considerao o critrio o que os leitores precisam sabere devem ser elaborados de tal forma que seu contedo seja veiculadoclaramente. s vezes pode ser til contextualizar um dado diagrama

mediante o uso de cores mais claras (p. ex., um organograma pode tercomo objetivo mostrar como uma dada diviso se insere na estrutura deum departamento; dessa forma, as caixas e linhas relacionadas com essadiviso podem ser mostradas com cores escuras, enquanto que outrossegmentos do departamento podem ser delineados com cores claras).

Devem, a exemplo do que ocorre com as tabelas e os grficos, seridentificados como pertencentes a uma nica seqncia de figuras. Cadadiagrama precisa ter um ttulo claro e completo que defina o que estsendo mostrado, bem como uma breve nota explicativa resumindo o seucontedo.

4.2. Mapas

Os trabalhos de auditoria freqentemente contemplam questes geogrficas.Os leitores podem querer saber onde esto situadas as instalaes mencionadas norelatrio, como as diversas regies so afetadas pelas polticas pblicas, qual a jurisdio dos rgos e programas pblicos ou quais foram os locais visitados pelaequipe de auditoria. H dois tipos principais de mapas:

a) Geogrficos: simplesmente mostram regies, reas, fronteiras ou locaisvisitados, como ilustrado pela Figura 7.


43/59

DIAGRAMAS, MAPAS, FOTOGRAFIAS E CAIXAS-DE-TEXTO

41

FIGURA 7: EXEMPLO DE USO DE MAPAS GEOGRFICOS

ESTRATIFICAO EPIDEMIOLGICA E ENTOMOLGICA DOS MUNICPIOS BRASILEIROS PARA ODENGUE E O AEDES AEGYPTI 1998

Fonte: MS/Funasa/Deope/Ccdtv/Gtfad.

Fonte: TCU. Relatrio de Auditoria de Desempenho: Alocao de Recursos do Programa de Dengue para osMunicpios Mediante Convnios. Auditorias do Tribunal de Contas da Unio, n. 10, 1999, p. 16.

Geralmente, os mapas geogrficos podem ser tratados como diagramas ougrficos no que se refere ao tamanho, s cores e concepo. Os mapasdevem ser identificados como pertencentes seqncia de figuras dorelatrio, possuindo ttulo e nota explicativa que identifiquem e descrevamo contedo. Alguns pontos que devem ser observados:

O mapa-base deve ser adequado ao objetivo almejado e seu direitoautoral deve ser observado.

Qualquer adio ao mapa-base (p. ex., a insero de cores) deveparecer consistente com seu aspecto original.

Mapas estilizados devem ser evitados, pois podem no ser

compreendidos com facilidade pelos leitores. As informaes do mapa no devem parecer que so escassas (p. ex.,

no convm usar um mapa inteiro ou mesmo meio mapa do Brasil para


44/59


42

mostrar apenas trs localidades no sul do pas). Se um mapa mostramais do que o necessrio, convm avaliar a possibilidade de reduzi-lo,focalizando a rea mais relevante.

Da mesma forma, convm evitar mapas que paream saturados, commuitas reas similares ou com localidades que possam ser

confundidas pelos leitores. As denominaes das localidades devem ser impressas nos locais

apropriados, sem que as caractersticas centrais dos mapas sejamobscurecidas. As principais localidades devem

Documents

Técnicas de Apresentação de Dados TCU