Faculdade Boa Viagem / DeVry BrasilDisciplina: Comunicação Empresarial e InterpessoalProfessor: Alexandre SiqueiraSemestre: 2015.2

Técnicas de Comunicação para Apresentações

Introdução

De nada adianta termos uma excelente formação profissional, idéias fantásticas e extrema percepção das tendências mercadológicas se, todas as vezes que precisamos comunicar nossas idéias, seja em uma apresentação perante aos superiores, seja diante de clientes em potencial, simplesmente esbarramos na falta de habilidade em comunicar verbalmente e visualmente, “vender” eficazmente e com a eloqüência necessária, nossas idéias.

Podem acreditar! Uma má apresentação tira grande parte do brilho da idéia por melhor que seja e, conseqüentemente, a disposição em aderi-la, porém uma excelente e eficaz apresentação potencializa, valoriza e, principalmente, estimula os ouvintes para analisar o conteúdo com “outros olhos”.

Portanto, aproveitamos a exigência acadêmica de apresentação de trabalhos para também sensibilizá-los a respeito desta necessidade: comunicação! Portanto, oferecemos este material para que sirva de auxílio também em situações futuras, nas quais a nota e aprendizado não estarão mais em jogo e sim seu conseqüente sucesso e ascensão profissional.

Aspectos relevantes a serem observados:

Atenção ao visual (aparência).

Nos referimos aos trajes com os quais será feita a apresentação. Não que exista uma padronização exigida de nossa parte, porém a credibilidade da informação, bem como a aparente demonstração de respeito por parte de quem apresenta, torna a aparência um atributo que possui uma certa influência subliminar.

Sugerimos que se combine em grupo, ao menos o estilo – formal, esporte fino, esporte ou até uniforme da empresa – para que exista uma certa coerência na forma de se apresentar por parte de todos os componentes do grupo. Apostamos no bom senso quanto à escolha.

Aproveita os signos, sem exageros.

São signos, qualquer coisa ou estímulos físicos, utilizados para representar objetos, qualidades, idéias ou eventos. Ex: desenhos, figuras, fotografias, pinturas, mapas, música, cartazes, siglas e logotipos.

Este artifício, além de tornar a apresentação mais interessante, serve como um poderoso recurso didático para enfatizar ou até mesmo inserir novos conceitos ao trabalho.

Lembramos que a utilização de signos é facultativa, sendo que o critério de sua utilização sempre deverá ser qualitativo. Cuidado com a poluição visual!

Jamais interromper a apresentação do (a) colega.

A percepção de quem assiste a uma apresentação sempre deverá ser a de que todo o grupo está plenamente de acordo e, portanto, coeso no que tange às informações. Interromper o (a) colega que está apresentando, seja para reforçar, acrescentar, ou pior, discordar, poderá caracterizar desorganização e falta de coerência do grupo, bem como prejudica o entendimento dos ouvintes, o que ao final, prejudica a própria apresentação e avaliação do trabalho.

Cuidado com o posicionamento dos pés, mãos e postura em geral: de quem apresenta e de quem espera.

A roupa que se está usando (já comentada), os olhares, sons emitidos, forma de gesticular, e postura corporal, fazem parte do que chamamos em comunicação de micromensagens, ou seja, uma forma de expressão não-verbal. Portanto sua aparência, como já discutido, bem como postura poderá estar comunicando várias informações como, interesse, desinteresse, respeito, desrespeito, atenção, falta de atenção, entre outros.

Ao apresentar sua parte, procure olhar para todos, evite olhar somente para o avaliador ou fixar o olhar em uma parte da sala. Mantenha-se de pé, jamais sentado ou “escorado” sobre uma mesa ou encosto de cadeira. Os pés deverão manter-se paralelos, sem exageros na distância entre as pernas. Procure evitar cruzar as pernas apoiando a ponta de um dos pés no chão. As mãos poderão estar livres para que se possa gesticular, sem exageros, reforçando a mensagem. Um bom ponto de apoio para as mãos é mantê-las uma sobre a outra, os cotovelos deverão permanecer dobrados, de forma que as mãos fiquem na altura logo abaixo do tórax.

Evite manter as mãos nos bolsos, os braços nas costas ou cruzados, bem como gesticular com os braços abaixo da linha da cintura. Tome cuidado com movimentos “automatizados”, como mexer na aliança, gola da camisa, no cabelo, entre outros. Cuidado com sons emitidos para “buscar” ou enfatizar pensamentos do tipo: “humm”, “éééé”, “né”, “tá”, entre outros.

Assim como a postura de quem está falando na hora é fundamental, deve-se prestar atenção também ao comportamento do restante do grupo. Evitem ficar cochichando, trocando olhares de julgamento, bem como procurem manter uma postura de espera demonstrando atenção e respeito por quem está falando. Assim o sincronismo torna-se um ponto forte da apresentação, bem como mantém a atenção da platéia (ou avaliadores) mais focada.

Atenção ao posicionamento do grupo.

Enquanto um componente está se apresentando, seria interessante que o próximo a se apresentar estivesse colocado estrategicamente em um local onde possa facilmente se deslocar diante da platéia, bem como não atrapalhar e desviar a atenção dos ouvintes enquanto espera.

Sugere-se manter-se de pé, do lado oposto ao do apresentador, ou seja, na outra extremidade da tela de projeção e assim sucessivamente com relação aos outros componentes.

Evite andar na frente da tela.

Se a sala assim o permitir, ou seja, é preferível se manter lateralmente a tela de projeção durante toda a apresentação quando o espaço entre o projetor e a tela não permitem grande movimentação, do que andar na frente da tela e projeção desviando a atenção e prejudicando a compreensão da informação.

Mesmo se o espaço para a apresentação for amplo, já que a apresentação, por pessoa, será de poucos minutos, sugere-se que se mantenham em um dos lados, porém com maior mobilidade. Assim poderão deslocar-se para frente e para trás ou lateralmente, sempre procurando se manter em um raio de ação que não interfira na visualização da imagem pela platéia.

Reforçamos a estratégia sugerida acima de manter cada novo apresentador do lado oposto ao que acabou de falar.

Se necessário, utilizar “laser pointer” ou apontador.

Trata-se da utilização demais um recurso para facilitar a comunicação. Normalmente utilizados para manter a platéia atenta e acompanhando um aspecto ou item da imagem projetada, este é mais um recurso que poderia ser utilizado. Porém em imagens ou figuras ilustrativas, exceto aquelas nas quais seja necessário enfatizar detalhes nas mesmas, bem como slides com poucos itens, sua utilização tora-se desnecessária. Utilizar ou não será uma escolha de bom senso.

Tom de voz e eloqüência adequada.

Apesar da apresentação ser relativamente rápida por participante, deve-se ter um especial cuidado com o tom e ritmo de voz. A boa utilização da voz torna o conteúdo mais interessante, assimilável, sem falar que torna a participação do apresentador mais marcante, o que pode influenciar bastante na avaliação de quem está assistindo.

Procure variar o ritmo: ora mais lento, ora mais rápido, ora com tom mais baixo ou mais alto, em função da importância e/ou ênfase do tópico abordado.

Apresentações desanimadas e lineares, além de dispensar a platéia, tira o brilho da informação o que pode, às vezes indiretamente, interferir na avaliação mais positiva do trabalho.

Cuidado para não “falar demais”.

Procure manter o foco no assunto e tópico específico previamente estipulado. Evite muitos comentários paralelos, principalmente pessoais, pois se corre o risco de a partir de uma infeliz observação, anular toda boa impressão adquirida anteriormente. Fale bem, o necessário.

Cuidado com as “brincadeiras”.

Ainda relacionado ao tópico anterior, “falar demais”, as brincadeiras certamente consistem em um recurso excelente para “quebrar o gelo”, chamar atenção e despertar a atenção da platéia, porém nem todos os oradores possuem esta habilidade. Uma brincadeira inadequada pode colocar tudo a perder. Ainda mais quando se trata de uma apresentação acadêmica.

Na dúvida e inexperiência, o melhor é evitar. Mais, caso não resista, cuidado. Jamais faça brincadeiras em temas polêmicos. Atenção: os temas política e religião estão proibidos!

Confecção de slides.

O slide consiste num grande recurso de apoio e uma das formas mais eficazes de comunicação, tendo importância fundamental no reforço ao discurso. Porém sua confecção inadequada pode representar algumas “armadilhas”: corre-se o risco do slide ser muito poluído, excesso de informações, que simplesmente ao invés de reforçar o conteúdo, o mesmo poderá servir para desviar ou tirar o interesse dos ouvintes. Às vezes, a quantidade de informações está adequada, porém as cores e tamanho da fonte não permitem uma boa visualização, podendo novamente dispersar o grupo. Evite excesso de cores, principalmente ao fundo do slide, dê preferência ao fundo com cor clara e as letras de cor escura, ou vice-versa. Tal procedimento torna a visualização mais confortável. Combinações de cores como fundo azul e letra, fundo branco e letras amarelas entre outras são desastrosas, evite!

Outro cuidado é com o tamanho da fonte. Dependendo da quantidade de pessoas na platéia, bem como a qualidade do aparelho (luminosidade) de projeção e ainda tamanho da tela e distância da platéia, simplesmente uma fonte inadequada torna a informação ilegível.

Apresentações com imagens interessantes são mais apreciadas e de bom gosto, principalmente se forem eficazes. Porém se esta habilidade não for a maior característica de sua apresentação, opte por fundo branco, letras pretas e fonte a partir de 28, arial, verdana ou trebuche.

Outro detalhe relevante é procurar “assinar”, sempre que possível, o slide, ou seja, procure manter o nome ou a logomarca da empresa no maior números de slides possíveis. Esta “assinatura” deverá estar discretamente posicionada, por exemplo, na parte superior ou inferior direita do slide, sempre num tamanho inferior aos das fontes utilizadas na imagem. Outra opção é a assinatura através de “marca d’água”. Trata-se da logo projetada ao fundo em tamanho grande com transparência, servindo como base para todos os slides, portanto o texto verá em cima desta base. Trata-se de uma boa estratégia de fixação do tema.

Forma de conteúdo dos slides

Lembre-se de que o slide é um suporte, um reforço, um direcionamento. Utilizar o slide como “muleta” ou cola na apresentação é um risco duplo. Primeiramente poderá gerar desinteresse dos ouvintes ou pior, a sensação por parte de todos, inclusive do avaliador de que o assunto é completamente estranho ao apresentador. Ou seja, a credibilidade de quem está apresentando e, por conseguinte, a do resto do grupo pode ficar estremecida.

Evite slides com textos longos. Uma boa estratégia é somente projetar palavras-chave, ou seja, os tópicos e/ou palavras que servem como lembrete e direcionamento do conteúdo, tanto para os ouvintes como para o apresentador. Atenção: para não correrem o risco de precisar de cola, sugerimos estudar bastante!

Tabelas: apesar de em muitos casos a tabela, bem como gráficos serem fundamentais ao conteúdo, às vezes ao se apresentar uma imagem como tabela contendo muitas informações, os ouvintes sentem-se desconfortáveis ou até desmotivados.

Portanto ao apresentar uma tabela, certifique-se de que não exista excesso de colunas e linhas, neste caso, é preferível dividir a mesma em duas ou mais imagens. Outro recurso interessante é destacar, na tabela, somente os tópicos a serem enfatizados.Imagens em movimento (flash) ou filmetes podem ser bons recursos quando não suplantam o brilho do conteúdo em si em detrimento da forma. Cuidado! Pode virar um show a parte sem conteúdo. Mais uma vez, o avaliador poderá considerar, neste caso, uma apresentação “vazia”.Portanto o bom senso e bom gosto deverão ser os maiores critérios do grupo.

Atenção ao tempo de apresentação: individual e coletivo.

O tempo da apresentação vai de acordo orientação previamente combinada. Portanto, neste período todo o conteúdo deverá ser explanado, já que todos os componentes do grupo terão que se apresentar. Sugerimos um especial cuidado na divisão do conteúdo (o critério sempre deverá ser a relevância do tópico), bem como no controle do tempo de apresentação por pessoa. O ideal é que todos tenham um tempo de apresentação semelhante.

Algumas vezes ocorre de um componente se empolar demais na apresentação e, com isto, ultrapassar seu tempo, prejudicando assim a apresentação dos colegas seguintes. Com isso a apresentação poderá se tornar truncada, passando uma impressão de desorganização e falta de preparo do grupo.

Sugere-se que o grupo treine bastante este quesito, pois a cada tentativa vão percebendo a importância da síntese em uma apresentação.

De nada adianta uma apresentação com bom conteúdo, se o grupo não é capaz de apresentá-lo no tempo estipulado.

Lembre-se dos “30 segundos”.

Dizem que “a primeira impressão é a que fica”. O interessante é que estudos comprovam a grande influência dos primeiros minutos em uma apresentação, no que tange a conceito formado pelos ouvintes. A platéia deveria ser particularmente encantada em momentos estratégicos. O início certamente é um ótimo momento.

A postura, forma de abordagem, roupa, utilização de recursos, enfim, todos os aspectos já abordados anteriormente, são avaliados mais intensamente nos primeiros minutos. Esta boa ou má impressão provavelmente é a que norteará a avaliação de todo o resto da apresentação por parte de quem assiste.

Sugere-se um cuidado especial com o início da apresentação. Um respeitoso cumprimento e resumo do que irá ser abordado, bem como procurar relacionar a importância do conteúdo com interesse da platéia, costuma ser uma forma segura de começar uma apresentação a gerar uma boa impressão.

Seguindo o raciocínio de procurar sempre encantar a platéia, um bom fechamento certamente selará com “chave de ouro” sua apresentação.

Agradecimentos sinceros, pensamentos filosóficos, relacionados ao contexto são de bom tom e costumam ser recebidos com simpatia pelos ouvintes.

Monte um roteiro.

Faça um roteiro e, de preferência, indique no mesmo o tempo de cada apresentação por componente do grupo. Todos deverão estar cientes do roteiro e utilizá-los nos ensaios. Independente deste roteiro de apresentação, cada componente deverá ter o seu roteiro individual, no qual sugere-se nomear cada slide e colocar um comentário sobre o que será abordado quando o mesmo estiver projetado. Este roteiro individual deverá ser bastante estudado nos ensaios ou horas antes da apresentação. Importante: procure não ter o roteiro individual em mãos, no momento da apresentação e, caso o tenha apenas como um suporte, não o leia sob hipótese alguma. Tanto um roteiro geral e individual, ambos treinados, certamente o grupo fará uma boa apresentação,no que tange a organização de idéias.

Para refletir: uma apresentação esteticamente perfeita não garantirá uma boa avaliação, pois caso o conteúdo não seja de qualidade, a avaliação da mesma será prejudicada. Em contrapartida, mesmo se o conteúdo for de qualidade, uma apresentação ruim certamente ofuscará o brilho e valores auferidos ao grupo. Seria um grande desperdício! O ideal é que se tenha uma especial atenção aos dois aspectos: forma e conteúdo. Bom trabalho!

Referência BibliografiaSANTOS, Carlos Alberto Alvim de Azevedo. Planejamento Estratégico de Marketing. Apostila do Curso de MBA em Marketing – Fundação Getúlio Vargas. Rio de Janeiro, Março,2006.