Bia Simonassi

Avaliação e Monitoramento de Projetos no Timor 2014

HOMENS TRABALHANDO

Esta cartilha faz parte do material didático do curso AVALIAÇÃO E MONITORAMENTO DE PROJETOS, promovido pela Escola de Administração Fazendária (ESAF), pela Agência Brasileira de Cooperação (ABC) e pela Embaixada Brasileira em Díli, capital do Timor Leste, em janeiro de 2014.

AULA 7 de 10

A importância da comunicação para o gerenciamento do projeto A importância das reuniões de ponto de controle Como atualizar o cronograma? O que é e como elaborar um relatório de acompanhamento? Por que encerrar projetos? A importância de se registrar as lições aprendidas Encerramento administrativo O que é e como elaborar o termo de encerramento? O conteúdo deste eBook é baseado nos fundamentos e princípios divulgados no PMBOK do Project Management Institute (PMI), referência internacional em Gerenciamento de Projetos.

ACTA NON VERBA

Provérbio em Latim

(Chega de blá blá blá)

Até aqui, falamos sempre de planejamento do projeto. O “P” do ciclo PDCA.

Por definição, projetos exigem muito planejamento. Do contrário, seriam processos (rotina).

Uma vez que há um objetivo bem definido para ser cumprido dentro de um determinado prazo.

Uma vez que este objetivo foi confirmado na sinopse, que foi aprovada e assinada.

Uma vez que as metas foram detalhadas, com prazos e responsáveis, no plano de ação.

Uma vez que todos os prazos foram negociados e acordados com os responsáveis.

Ou seja, todos sabem o que, como e quando fazer. Todos sabem o que entregar para quem.

Todos sabem por que fazer e estão motivados. Resta colocar a mão na massa e executar o plano.

Desenvolver ou executar o projeto significa fazer o que foi planejado e acordado. É o “D” do PDCA.

Quando o projeto começa a ser executado, começam também o controle e a ação corretiva.

Ou seja, o “DCA” do ciclo PDCA começa praticamente ao mesmo tempo.

Controlar o desenvolvimento do projeto significa medir seu desempenho e compará-lo ao plano.

Medir o desempenho significa verificar o status quo das metas e quais produtos já foram entregues.

Significa comparar o percentual do tempo que já passou versus o tempo que ainda resta.

Significa acompanhar o percentual dos recursos planejados e efetivamente utilizados.

Controlar o projeto significa verificar se as coisas estão sendo feitas...

...dentro do escopo, da qualidade, dos prazos e dos custos previamente concordados.

Se houver desvios, é preciso agir preventiva ou corretivamente.

Controlar o projeto significa verificar periodicamente os resultados parciais,...

...corrigir os desvios e manter os stakeholders informados do progresso da empreitada.

Quanto mais experiente e entrosada for a equipe, menor será a intervenção do gerente do projeto.

Enquanto cada membro se ocupa da execução das ações que compõem as metas,...

...o gerente mantém o foco nas metas para garantir que o plano de ação está sendo seguido.

O gerente do projeto pode assumir (também) responsabilidades específicas no plano de ação,...

...desde que ele consiga conciliar estas atividades com suas responsabilidades de gerente.

Se ocorrerem erros, desvios, defeitos, atrasos ou problemas, é preciso agir (corrigir).

Agir significa reconhecer um desvio no plano e corrigi-lo a tempo.

A ação pode ser preventiva ou corretiva e visa recolocar os planos “nos trilhos”.

Se a sinopse é um farol imóvel, o plano de ação é flexível e pode ser manipulado...

...para garantir que o objetivo do projeto será cumprido dentro do prazo, escopo e custo.

PRAZO

ESCOPO

CUSTO

A principal ferramenta de controle é o gráfico de Gantt que compara planejado x realizado.

Cada meta e suas respectivas ações aparecem representadas por barras na linha do tempo.

À medida que o tempo passa e a tarefa vai sendo executada, um percentual reflete o progresso.

Quando todas as ações estiverem 100% completadas, as metas também estarão.

Quando todas as metas são atingidas, o objetivo do projeto é alcançado automaticamente.

E quando o objetivo do projeto é alcançado, a empreitada chega ao fim.

Em outras palavras, o projeto acaba quando cumpre seu objetivo e entrega seus produtos ao cliente.

Os produtos devem estar dentro do prazo, do custo, do escopo e dos parâmetros de qualidade.

É preciso confirmar com o cliente se os produtos satisfazem suas necessidades (validação).

Afinal, o projeto só foi executado para satisfazer necessidades e resolver problemas do cliente.

O problema acontece quando os produtos não atendem às expectativas do cliente.

Se as falhas forem detectadas a tempo, é possível corrigi-las e salvar o projeto.

Por isso é que o projeto deve ser controlado periodicamente: para identificar falhas, a tempo.

Com o fim do projeto, o time se desfaz e as lições aprendidas são registradas e compartilhadas.

As últimas pendências são concluídas e os relatórios físicos e financeiros apresentados.

Assim, a memória do projeto é presevada para ocasiões futuras.

Projetos podem deixar processos como herança e devem encerrar suas atividades na data final.

O encerramento do projeto é um ritual para celebrar o sucesso da empreitada e o fim do ciclo PDCA.

Além de concluído com sucesso, o projeto pode ser cancelado ou paralisado temporariamente.

Paralizações e cancelamentos afetam o orçamento e o prazo e comprometem o escopo do projeto.

Então o ideal é encerrar o projeto dentro do prazo e entregar os produtos dentro das especificações.

Para poder comemorar e divulgar o sucesso da empreitada!

ATIVIDADES DE

FIXAÇÃO

ATIVIDADES DE

FIXAÇÃO

GRÁFICO DE GANTT

MODO DE USAR: (exercício individual) Você é o gerente de um projeto e como parte de suas atribuições, elabora e divulga periodicamente relatórios de acompanhamento com base nas informações do plano de ação do projeto (controle de metas).

1. Analise o gráfico de Gantt que ilustra as situções hipotéticas

apresentadas a seguir. Observe o percentual de progresso de cada meta do projeto. Este percentual é definido com base nas informações prestadas durante o cumprimento das atividades que compõem cada meta. Normalmente, usa-se 100% para representar as atividades concluídas, 0% para as atividades não iniciadas e 25, 50 ou 75% para as atividades parcialmente concluídas.

2. Preencha as barras do gráfico de Gantt, considerando a data de hoje e os percentuais de progresso arbitrados para as metas.

3. Identifique as metas concluídas, adiantadas e atrasadas para propor ações corretivas e/ou preventivas.

4. Finalmente, estabeleça o percentual de progresso do projeto e comente sua situação (em andamento, adiantado, atrasado...)

GRÁFICO DE GANTT

HOJE

M1

M2

M3

M4

M5

M6

FIM INÍCIO

%

100

25

0

75

0

0

PROJETO A

M1

M2

M3

M4

M5

M6

FIM INÍCIO

%

100

25

0

75

0

0

Atrasada

Não iniciada

Não iniciada

Não iniciada

Adiantada

HOJE

Meta concluída

PROJETO A

GRÁFICO DE GANTT

M1

M2

M3

M4

M5

M6

FIM INÍCIO

33

%

100

25

0

75

0

0

O projeto está atrasado!

Atrasada

Não iniciada

Não iniciada

Não iniciada

Adiantada

HOJE

Meta concluída

PROJETO A

GRÁFICO DE GANTT

HOJE

M1

M2

M3

M4

M5

FIM INÍCIO

%

50

0

50

75

0

PROJETO B

GRÁFICO DE GANTT 01

HOJE

M1

M2

M3

M4

FIM INÍCIO

%

25

25

25

25

M5 25

PROJETO C

GRÁFICO DE GANTT 02

M1

M2

M3

M4

FIM INÍCIO

%

50

25

25

25

M5 0

HOJE

PROJETO D

GRÁFICO DE GANTT 03

M1

M2

M3

M4

FIM INÍCIO

%

100

100

75

0

M5 0

HOJE

PROJETO E

GRÁFICO DE GANTT 04

CANVAS 05

MODO DE USAR: 1. Forme os mesmos grupos de 4 pessoas das aulas anteriores. 2. Resgate o formulário Canvas de Projeto com a dimensão fundamental

preenchida pelo grupo, na aula anterior. 3. Preencha os campos da dimensão executiva, após debate com o grupo. 4. Entregue o formulário para a professora. O trabalho será concluído nas

próximas aulas.

Fim