ESPÉCIES DOCUMENTAIS*

ABAIXO-ASSINADO: Documento de solicitação coletiva dirigido a uma autoridade pública para manifestar apoio a alguém, para demonstrar queixa, protesto coletivo ou para pedir algo que diga respeito ao interesse comum.

ACÓRDÃO: Sentença final proferida por instância superior e que passa a funcionar como modelo para solucionar questões análogas em grau de recurso.

ALVARÁ: Autorização ou licença emitida por autoridade competente para que sejam realizados atos ou eventos, com prazo de validade, emitido especialmente para fim específico.

ATA: Registro escrito dos acontecimentos e decisões tomadas por membros de reunião ou assembléia.

ATESTADO: Documento escrito emitido por autoridade competente para atestar a verdade de um fato.

CARTA: Correspondência escrita enviada para uma ou mais pessoas com o intuito de emitir comunicações sociais decorrentes de cargo e função públicos. Nas entidades privadas da área comercial, industrial, bancária, social entre outras, a carta é uma forma de correspondência largamente utilizada para transmitir informações, solicitar favores, fazer convites etc

CERTIDÃO: Documento emitido por funcionário de fé pública, no qual transcreve algo já registrado em livro de assentamento.

CONTRATO: Acordo escrito no qual duas ou mais partes estabelecem entre si para cumprimento de direitos e deveres.

DIPLOMA: Documento que confere título ou habilitação de grau escolar a quem de direito. Usado também, como qualquer documento público.

MEMORANDO: Também chamado de Correspondência Interna, tem por objetivo a comunicação direta de assuntos rotineiros entre chefias de unidades de um mesmo órgão. Não trata de assuntos de ordem pessoal e tampouco cria, altera ou suprime direitos e obrigações.

MEMORIAL: Na área comercial significa o livro no qual se fazem lançamentos rápidos de operações comerciais, para mais tarde serem definitivamente anotados nos livros próprios Exposição escrita pleiteando algo apresentada a uma autoridade, registrando-se uma descrição de fatos e juntando-se documentos comprobatórios. Pode ser de autoria coletiva, como o abaixo-assinado.

MINUTA: Documento anterior ao original sem os sinais de validação que o tornam original, RASCUNHO

NOTA DE EMPENHO: Compromisso de pagamento a ser efetuado em razão de compra de um objeto, um bem ou uma prestação de serviço.

OFÍCIO: Documento de comunicação usado no serviço público entre subalternos e autoridades, entre os órgãos públicos e entre estes e os particulares, em caráter oficial. Organizações privadas não emitem ofícios e sim cartas.

ORDEM DE SERVIÇO: Documento de determinação técnica ou administrativa emitida por autoridade e dirigida aos responsáveis por serviços, tarefas ou obras.

PARECER: Opinião de perito técnico ou científico sobre um ato, servindo de base para a tomada de decisão. O mesmo que consulta.

PETIÇÃO: Solicitação de algo dirigido a autoridade

pública sem se ter a certeza ou a segurança quanto ao amparo legal do pedido. Diferente do requerimento que reivindica com base em ato legal.

PORTARIA: Ato pelo qual as autoridades competentes determinam providências de caráter administrativo, impõem normas, definem situações funcionais, aplicam penalidades disciplinares e atos semelhantes, com base em atos dispositivos exarados em jurisdições superiores.

PROCESSO: Conjunto de documentos com os quais se dá andamento a determinada questão. Inclui documentos variados que transmitem e solicitam informações, pareceres e despachos tramitando até que se cumpra o ato administrativo que gerou a sua criação. Unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto materialmente indivisível.

PROCURAÇÃO: Instrumento pelo qual alguém recebe de outrem poderes para, em nome delas, praticar atos ou administrar bens.

PROTOCOLO: Comprovante padronizado da recepção de documentos, caracterizado por um número também registrado no respectivo documento.

RASCUNHO: Documento com as características do original que lhe sucederá. É anterior à minuta, que não apresenta imperfeições.

RELAÇÃO: Listagem de nomes de pessoas, objetos, quantias, fatos, fenômenos, entre outros.

RELATÓRIO: Relato escrito de fatos, despesas, transações ou atividades realizadas por com a finalidade de prestar contas.

RESOLUÇÃO: Ato emitido por órgão colegiado registrando uma decisão ou uma ordem no âmbito de sua área de atuação.

TERMO: Declaração escrita em processo ou em livro próprio, registrando um ato administrativo, contratual, de ajuste ou uma vontade.

TIPOLOGIA DOCUMENTALTipologia Documental é o estudo que tem por objeto os tipos documentais, entendidos como a configuração que assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou, a natureza do conteúdo ou técnica de registro.

Tipo documental = Espécie + Função

Exemplos de tipologias documentais:

Ata de Reunião da CIPA Contrato de Locação de Imóvel Contrato de Prestação de Serviços Contrato de Trabalho

Memória.gabriela@gmail.com

CONCEITOS PARA

ANÁLISE DIPLOMÁTICA E TIPOLÓGICA**

TERMO DEFINIÇÃO TÉCNICA EXEMPLOSSuporte

“Material sobre o qual as informações são registradas.”.

Fita magnética, filme de nitrato, papel, pergaminho, papiro etc.

Forma

“Estágio de preparação e de transmissão de documentos.”.

Rascunho, minuta, original, cópia.

Formato

“Configuração física de um suporte, de acordo com a natureza e o modo como foi confeccionado.”.

Caderno, cartaz, diapositivo (slide), folha, livro, ficha, mapa, planta, jaqueta de microfilme, rolo de filme, cartão perfurado, processo etc.

Gênero

“Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.”.

Documentação audiovisual, fonográfica, iconográfica, textual, micrográfica etc.

Espécie

“Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas.”.

Boletim, certidão, declaração, relatório, acórdão, petição, ata, diploma, edital, carta.

Tipo ou Tipologia Documental

“Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.”.

Boletim de ocorrência, boletim de freqüência e rendimento escolar, certidão de nascimento, certidão de casamento, declaração de bens, declaração de imposto de renda etc.

Técnica de Registro

Maneira pela qual as informações são registradas no suporte.

Impresso, manuscrito, dactiloscrito, mimeografado.

Sinal de Validação

Marca que pretende dar autenticidade ao documento.

Carimbo, assinatura, selo, contra-selo, marca d´água, impressão digital etc.

Unidadede Arquivamento

“Recipiente, invólucro ou formato que se tomam por base para fins de acondicionamento e armazenamento.”.

Dossiê e Processo.

Instrumento de pesquisa

Obra de referência, publicada ou não, que identifica, localiza, resume e transcreve, em diferentes graus e amplitudes, fundos, grupos, séries e peças documentais existentes em um arquivo permanente.

Guia, inventário, catálogo, repertório, índice, edição de textos, guia de fontes.

Instrumento de Controle

Têm por finalidade auxiliar no processo de organização e manutenção de um acervo. São de acesso restrito, destinados basicamente ao corpo técnico do arquivo e não aos consulentes.

Plano de classificação, tabela de temporalidade, tabela de equivalência, mapa topográfico, lista, ata ou termo de transferência; ata ou termo e lista de eliminação; ata ou termo e lista de recolhimento.

* BELLOTTO: Como fazer análise diplomática e análise tipológica de documento de arquivo. Série como fazer vol. 8. Disponível em: http://www.saesp.sp.gov.br/cf8.pdf **Definições do Dicionário de Terminologia Arquivística. São Paulo: AAB-SP, 1996.

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