Tópicos Especiais III:

Planejamento e Organização de Eventos

Professora: Raquel T.D.M. SchnorrE-mail: raquelschnorrturismo@terra.com.br

Bases Históricas dos Eventos

• Jogos Olímpicos da Era Antiga-776 A.C;• Santa Ceia• Concílio 300 D.C• Paixão de Cristo 1634• Os eventos são acontecimentos que têm suas origens na Antiguidade

e atravessaram diversos períodos da história da civilização;• Características econômicas, sociais e políticas das sociedades

representativas de cada época e que hoje poderão ser observadas, salvaguardando os interesses e o perfil econômico e sociocultural de cada ocasião.

• Encontro entre os homens desde os primórdios da sua existência;• Eventos da Igreja;• Na Idade Média surgiram as feiras;• Turismo de Eventos surgiu com Thomas Cook somente no século XIX• Revolução Industrial- aumento no número de feiras e exposições;

Bases históricas dos eventos no Brasil• 1ª Missa-primeira festa;• Jesuítas• Casamentos, saraus,procissões,• Públicos de caráter oficial;• Eventos festivos de caráter medieval:

cavaleiros alardes, encamisadas, cavalhadas, touradas, jogos de argolinhas.

• Desfiles barrocos da colônia: carros alegóricos;• Concentrações urbanas: procissões, entrudo,

festas religiosas,

Os Eventos na Economia

• Os eventos tem importância significativa na área de turismo e são das atividades que mais crescem neste segmento;

• Estima-se que cerca de 60% do fluxo turístico mundial correspondem a viagens de lazer e 40% são deslocamentos de caráter comercial ou viagens de negócios;

• Nas viagens de executivos, cerca de 45% do total correspondem à participação em eventos, principalmente em congressos e feiras;

• Quem participa de congressos, convenções: Realizam uma despesa média três vezes superior à de um turista comum, ou seja, para cada US$100,00 gastos pelo turista de lazer,US$300,00 são gastos pelos participantes de congressos, convenções e feiras.

• Desses 46% são direcionados para o setor hoteleiro e os restantes 54% são aplicados em outros segmentos de atividade local, conforme Zanella(2003,p.15

• 330.000 mil eventos realizados;• Média de 243,8 participantes por evento;• Renda total de R$37 bilhões/ano, representando 3,1%

do PIB brasileiro;• Estimativa de R$4,2 bilhões em recolhimento de

impostos;• 3 milhões de empregos diretos, indiretos e

terceirizados;• 300 feiras de grande porte;• 800 feiras de pequeno e médio porte;• 2.000 congressos;• 40.000 outros eventos.

• O setor é uma importante fonte geradora de empregos em todo o país. Uma pesquisa realizada pelo SEBRAE, em 2001, mostrou que cada espaço para eventos contrata, em média, 6,8 funcionários fixos. Este número, multiplicado pelos 1.780 espaços, resulta em 12.104 postos de trabalho diretos, aos quais deve-se acrescentar 58.240 empregos terceirizados. Os espaços para eventos do país geram 70.344 empregos diretos e terceirizados.

• As empresas organizadoras contratam em média 24,2 empregados fixos e 386,6 terceirizados. Considerando apenas o universo de 400 empresas e entidades que constam desta pesquisa, o número de empregos chega a 164.320 diretos e 492.960 terceirizados (um total de 657.280).Tudo somado, pode-se afirmar que a indústria de eventos no Brasil é responsável por 727.624 empregos diretos e terceirizados.

• Considerando os empregos indiretos conforme padrões da industria turística brasileira - três indiretos para cada direto e terceirizado - pode-se inferir que o setor de eventos no país é responsável pela geração de 2.910.496 empregos. Para melhorar vislumbrar tal situação, apresentamos o seguinte gráfico

• Os eventos são, incontestavelmente, o maior e melhor meio de desenvolvimento nacional, do fomento da economia e da geração de empregos (Britto & Fontes, 2002) e, é visto que, autoridades governamentais, empresas privadas e diversos profissionais já estão cientes dos benefícios causados por tal atividade, desta forma há inúmeros investimentos neste setor, que está em constante incremento no país.

No Estado de São Paulo

• O turismo de negócios cresce de 5%a 7% ao ano;

• 45% do total de pernoites nos hotéis paulistas;

• Só na cidade de São Paulo , os eventos são responsáveis por 70% da ocupação hoteleira;• São Paulo realizou 74.000 eventos em

2000, conforme Martin(2003,p.17-19)

• A origem da palavra eventos vem do termo eventual, o mesmo que casual, um acontecimento, que foge à rotina e sempre é programado para reunir um grupo de pessoas (CAMPOS, WYSE & ARAÚJO, 2002).

CONCEITUAÇÃO DE EVENTO

O evento é considerado qualquer iniciativa que reúne pessoas em torno de um objetivo em comum como uma festa, um almoço ou um concurso (MELO NETO, 1999).

VINADÉ (1996) destaca que o evento é um acontecimento importante, sendo em sua grande maioria planejado e dirigido a públicos de interesse previamente identificados,visando objetivos específicos.

Conceitos

• Para Britto e Fontes: “Eventos são todos os acontecimentos

previamente planejados, organizados e coordenados de forma a contemplar o maior número de pessoas em um mesmo espaço físico e temporal, com informações, medidas e projetos sobre uma idéia, ação ou produto,apresentando os diagnósticos de resultados e os meios mais eficazes para se atingir determinado objetivo.”

Para Vanessa Martin: “Evento será definido como uma reunião ou

agrupamento num mesmo espaço temporal, de duas ou mais pessoas,com interesses comuns, com objetivo específico de adquirir produtos ou serviços; atualizar ou divulgar informações; conseguir aperfeiçoamento, congraçamento ou motivação para alcançar ou superar metas; a capacitação técnica do participante e/ou a compra de bens e equipamentos complementares ao desenvolvimento da sua atividade profissional.”

Importância do Evento(Vinadé,1996)

• Acontecimento importante em que se aproveita para atrair a atenção do público e da imprensa sobre nossa organização, seus serviços e projetos;

• Na maioria das vezes é planejado e dirigido a públicos de interesse previamente identificados, visando objetivos específicos;

• Envolve positivamente as pessoas, aproximando-as, tornando-as receptivas a novas idéias e relações;

• Propicia a participação direta dos públicos nas realizações da empresa;

• É um excelente instrumento de marketing da empresa;

• Quando bem planejado e executado cria um conceito positivo para a empresa que o promove.

Vantagens de organizar um evento

• Gerador de divisas: o turista gasta em torno de 3 vezes mais que os turistas convencionais;

• Média de permanência: a duração do evento, ocorre um aumento da permanência de visitantes na comunidade receptora;

• Aumento do nível de emprego: aumento da demanda de profissionais especializados - direto e indireto;

• Diminuição da baixa estação: eventos realizados em baixa temporada, ameniza o efeito da sazonalidade

• O profissional: pela possibilidade de autodesenvolvimento e ascensão;

• A organização ou empresa: pela comprovação do padrão de sua qualidade e elevação do grau de credibilidade;

• O cliente: pela gratificação obtida com o preço ou pela perspectiva de obtê-la;

• A sociedade: pela ação política e socioeconômica dos eventos junto a comunidade.

• Para entender o poder dos eventos e sua importância como produto e serviço, é necessário apresentá-los como instrumento de diferenciação e apelo, com alto poder integrador e catalisador de demandas, Canton(2002,p.91)

Características

Porte: - Pequeno: até 200 participantes - Médio: 201 a 500 participantes - Grande: + de 500 participantes - Megaevento: mobiliza milhares de pessoas

Período da realização: -Permanentes; -Esporádicos -Únicos; -De oportunidade.

Áreas de trabalho

Eventos

Promoção Organização Operacional

Perfil do profissional• Técnica• Visão global• Imã de atração• Foco de irradiação e

motivação• Conseguir uma

equipe: harmoniosa,coesa,eficiente,ágil

• Organograma adequado-a pessoa certa no lugar certo e com o preparo certo

• Segurança• Disciplina• Flexibilidade• Raciocínio rápido• Preparo físico• Criatividade• Realista• Paciência infinita

• Para Britto & Fontes (2002), o profissional de eventos, entre outras qualidades, deve ser seguro, gerando confiança para o cliente e para os funcionários; disciplinado, respeitando prazos, verbas, reuniões; ter flexibilidade, aceitando sugestões, adequando propostas, mudando etapas de trabalho; ter raciocínio rápido, entendendo a capacidade, os anseios e as expectativas dos clientes e funcionários; ter preparo físico, disposição e saúde; ser realista, percebendo os limites, as opções e saber usá-las sabiamente; ter paciência infinita, exercendo o autocontrole e a serenidade.

Objetivo do Evento

• 1. Cultural e Lazer• 2. Desportivo• 3. Técnico-científico• 4. Empresarial e Negócios• 5. Social• 6. Outros tipos de eventos

Tipologia dos Eventos

1. Cultural ou lazerConcurso: Poesia, Bandas,Fantasia

Festival: Folclore, Música, Dança

Festa: Junina,Natal, Dia das Crianças, Páscoa

Carnaval

2. Evento desportivoJogo:Campeonato:Olimpíada:Rodeios

3.Técnico-científicoCongresso ConferênciaVideo-conferência DebateFórum EncontroJornada MesaRedondaOficina PainelSeminário Semana

4. Empresarial e negócio:Convenção:Exposição:Feira:Mostra:Rodada de negócios:Worshop:Reunião:Lançamentos de produtos e serviços:

5. SocialCoquetel:Lançamento:Velório:Aniversário:Bodas:Jantar:

Outros tipos de eventos

•Eventos do terceiro setor

Planejamento X Plano

• Planejamento- Fase mais intelectual, de reflexão,

mais demorada e complexa- Levantamento dos

dados/informações, estabelecidos objetivos, escolhidos os públicos de interesse, definidos os meios de divulgação

- Nesse momento deve-se envolver um número maior de pessoas no processo, fazendo com que se comprometam

- Toca de idéias, incentivo a criatividade, aproveitamento de RH existentes

- É o processo de elaboração do documento

Plano ou elaboração do documento:

- É a ação de planejar, formalmente, apresentando em um documento

- Objetiva disciplinar e racionalizar esforços - Não existe uma maneira universal e

correta de elaborar um plano- Deve ser: objetivo, claro e ordenado numa

seqüência lógica

Fases de um evento

Pré-evento: é a fase essencial do evento, definição do projeto e o planejamento de todas as atividades;

Evento: é o evento em si, se a primeira fase foi bem feita o evento terá grandes possibilidades de ser um sucesso.

Pós-evento: Caracteriza-se pela desmontagem de toda a estrutura montada, dos acertos financeiros e dos pagamentos dos fornecedores.

Itens para o planejamento- Levantamento inicial de dados, instruções e

informações (briefing)- Definição dos objetivos a serem atingidos- Definição dos públicos a serem atingidos- Definição das atividades a serem

desenvolvidas- Estudo e determinação possíveis locais e datas- Definição da comissão organizadora- Temário- Levantamento dos recursos necessários

Itens do planejamento-Levantamento de custos-Contatos com entidades que podem apoiar

ou patrocinar o evento-Iniciativas locais a serem valorizadas-Recursos locais que podem ser

aproveitados-Confecção do cronograma-Confecção de um organograma-Levantamento de recursos disponíveis-Definição da estratégia de divulgação e dos

veículos a serem empregados .

Plano

• Aspectos a serem observados: Conteúdo: essência do documento. São

objetivos, públicos, instrumentos, estratégia, etc. É o texto, a redação.

Apresentação: é a forma de expor o conteúdo e de apresentá-lo no papel.

- Escrever de forma objetiva, coerente;- Atentar para a apresentação visual;

Criatividade: sai na frente de outros eventos

Fatores fundamentais para um evento

• Produto: definir claramente o tipo• Local: região geográfica, espaço fisico• Data: importância capital, uma data mal

fixada pode determinar o insucesso do evento

• Temário: fixação antecipada dos assuntos que serão objeto de estudo do evento

• Programa: distribuição, por data e horário, de todas as atividades a serem desenvolvidas durante o evento.

• Para que o evento seja um diferencial e gerador de dividas é preciso ter em mente que:

• A tecnologia vem mudando os ambientes;

• A competitividade vai além da qualidade e do funcionamento;

• A experiência vai perdendo valor, enquanto que a capacidade de conviver e ou promover mudanças se destaca;

• Capacidade de mutação, para a criatividade e a inovação

Elaboração de um plano de evento1.Dados de identificação: informações

necessárias sobre o evento: local, data, contatos, público (a quem se destina o evento, determinando se externo, interno ou misto, e quem compõe estes públicos).

2. Justificativa: quais os motivos que levaram a realizar o evento

3. Objetivos: geral e específicos. Onde se determina o que se pretende com o evento, de forma ampla e específica

4. Estratégias/ Atividades a serem desenvolvidas: Consiste naquilo que serve de atração para o público de interesse do evento

5. Recursos: materiais,físicos e as pessoas utilizados no evento.

Elaboração de um plano de evento

6. Levantamento de custos: dos recursos necessários.

7.Viabilidade econômica/financeira: estudo de viabilidade do evento

8. Divulgação: estratégias e meios de divulgação9. Implantação: é a descrição dos procedimentos,

desde a aprovação do projeto até seu término10. Acompanhamento e controle: determinação

de quem e como será feita a coordenação de todo o processo de organização do evento

11.Avaliação: Realizada após o evento, em relatórios

Elaboração do plano de um evento12. Prestação de contas: feita para o

fechamento contábil e financeiro do evento.13. Anexos: facilitam a compreensão do

plano: croqui, cronograma, lista de imprensa, modelos de crachás, correspondências, logomarca, quadro de distribuição de tarefas, recursos disponíveis, relações diversas( autoridades, convidados, etc), programação.