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Treinamento do Microsoft® Access

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2010Projetar tabelaspara um novo banco de dados

Projetar tabelas para um novo banco de dados

Conteúdo do curso• Visão geral: planejar um bom design

• Lição: inclui nove seções com instruções

• Tarefas práticas sugeridas

• Teste

• Cartão de Referência Rápida


Visão geral: planejar um bom design

Novo no Access 2010? Aqui você começará a aprender os conceitos básicos do Access, começando com um bom design, que garantirá que seu banco de dados capture todos os dados precisamente.

Esse curso focará principalmente no design de tabelas e relações para um novo banco de dados.


Objetivos do curso1. Planejar a estrutura da tabela de um novo banco

de dados.

2. Planejar os campos — as colunas individuais em cada tabela.

3. Planejar os campos de chave primária que permitem as relações entre suas tabelas.

4. Criar tabelas para um banco de dados da web — banco de dados publicados em um site do Microsoft® SharePoint®.


Iniciar com um plano

Poupe tempo e esforço com um plano.

Para este curso, finja que você gerencia dados do ativo da empresa -- computadores, mesas e outros equipamentos. Você tem usado uma planilha para inserir e gerenciar os dados, mas o arquivo está se tornando tão grande que é difícil localizar e alterar dados, e alguns dos registros são imprecisos.

A movimentação desses dados em um banco de dados do Access pode facilitar o seu trabalho, mas onde você começa?




A linguagem ao redor do design do banco de dados pode se tornar bem técnica, você ouvirá termos como formulários normais, mas estas são as noções básicas: Primeiro, veja os dados que deseja capturar. Quantos desses dados são repetidos? Por exemplo, quantas vezes sua planilha lista fornecedores? Você olha para esses dados repetidos e os move para a respectiva tabela.




Como parte disso, você assegura que cada tabela contém dados únicos. Por exemplo, uma tabela de dados do ativo não conterá informações de vendas, e uma tabela de dados de pagamento não poderá conter registros médicos. O processo de quebra dos dados em tabelas menores é chamado de normalização.




Depois que normaliza seus dados, você os "casa novamente" ao vincular suas tabelas com relações. A imagem mostra isso.

A planilha original coloca os dados em uma lista longa, enquanto o banco de dados os dividem em tabelas. Por sua vez, as tabelas estão relacionadas de forma que permita que você encontre informações e extraia significado dos dados.




Esse conjunto de tabelas e relações é o suporte principal de qualquer banco de dados relacional. Sem ele, não há banco de dados. Portanto, continue e nós o mostraremos o processo de design passo a passo.


Decidir a finalidade

Quem, o que, quando, por que e como.

A primeira etapa no planejamento de um novo banco de dados é escrever sua finalidade. Nesse caso, você precisa inserir e gerenciar os dados do ativo da empresa. Mas não pare aqui. Pergunte a si mesmo quem usará o banco de dados e como ele será usado. Certifique-se de que a declaração de finalidade aborda todas essas necessidades e utilizações diferentes.


Decidir a finalidade

Quem, o que, quando, por que e como.

Mantenha a sua declaração de finalidade útil e a consulte quando criar suas tabelas. Não tente tornar a declaração perfeita; você sempre poderá alterá-la e provavelmente irá.


Listar os dados que você deseja armazenar

Todos os dados que cabem no armazenamento.

Um bom design de banco de dados ajuda a evitar que você duplique dados. Também ajuda a garantir que seus dados estão completos e, o mais importante, são precisos.




Para alcançar esses objetivos, comece listando os dados que deseja capturar. Você pode começar com os dados existentes — nesse caso, sua planilha. Ou então, se você usa razões ou formulários de papel, reúna alguns exemplos. E não hesite em perguntar aos seus colegas de trabalho o que eles precisam.




Outra forma de identificar as informações que você precisa para armazenar é criar um fluxograma das tarefas associadas aos seus dados.

Por exemplo, quem inserirá os dados, e como? Quais tipos de formulários eles precisam?




Enquanto estiver nele, pense sobre os relatórios ou correspondências que deseja produzir do banco de dados.

Por exemplo, você deseja saber quando as mesas e as cadeiras precisam ser trocadas? Quem precisa dessas informações? Examinar os dados que você precisa inserir e consumir poderá ajudá-lo a decidir quais dados serão armazenados.


Agrupar dados por assunto

Conjuntos de informações únicas.

Conforme você listar os dados que deseja capturar, verá que eles se enquadram naturalmente em uma ou mais categorias ou grupos de assunto. Por exemplo, suas informações podem ser agrupadas desta forma:• Dados do ativo,

como modelos, datas de compra e custos.




• Dados do fornecedor — aqueles que fornecem computadores, mesas e outros equipamentos. Provavelmente, esta categoria incluirá nomes de empresa, endereços, telefones e nomes de contato.

• Dados do suporte — aqueles que consertam e fazem a manutenção do equipamento. Esta categoria se parece com os dados do fornecedor porque também inclui empresas e nomes de contato.




O Agrupamento é importante porque cada grupo pode corresponder a uma tabela, como Ativos, Suporte e Fornecedores. Seus grupos podem não resultar em uma lista completa de tabelas, mas são um bom ponto de partida. Não tenha medo de reformulá-los. Basta ter certeza de que cada grupo contém dados únicos: apenas as informações do ativo em um grupo, somente os dados do fornecedor em outro, e assim por diante.


De grupos, campos

Você está começando nos mínimos detalhes.

A próxima etapa no seu design é listar os campos de cada tabela. Na tabela Access, as colunas são chamadas de campos e os registros individuais são chamados de linhas. Como regra, cada campo de uma tabela está relacionado a outros campos.

Por exemplo, em uma tabela de dados de contatos comerciais, você normalmente tem campos para nome, sobrenome, empresa, telefones e muito mais.


De grupos, campos


Cada campo deve estar relacionado aos outros, e cada campo deve se aplicar somente a contatos comerciais. Esse conjunto de campos relacionados é chamado de relação, e é daí que vem o termo banco de dados relacional.

Você planeja os campos ao decidir informações específicas que cada um de seus grupos deve capturar. Novamente, você pode consultar seus dados existentes: planilha, razão ou até seu arquivo de cartão.


De grupos, campos


Para seu banco de dados do ativo, você provavelmente deseja listar cada item e informações sobre cada item, como datas de compra e custos. Como parte disso, tente reduzir cada campo para seu menor componente lógico.Em um design bom, um campo representa um único pedaço de dado, e o nome do campo identifica claramente esse dado.


De grupos, campos


Enquanto você trabalha, pode desejar usar dados de uma tabela em outra. Por exemplo, a imagem mostra que o grupo Ativos inclui campos de fornecedores e suporte. Isso é natural, você está vendo como precisa relacionar as tabelas, e vamos discutir essas relações em breve. Por enquanto, inclua todos os campos que você acha que cada tabela deve ter.


De grupos, campos


Finalmente, caso esteja se perguntando, você não planeja as linhas. Elas surgem naturalmente conforme você insere dados nos campos.


Planejar tipos de dados

Cada campo recebe um tipo de dados.

Depois de listar os campos em cada tabela, você precisa decidir sobre um tipo de dados para cada campo. Um tipo de dados é uma propriedade que controla o que você pode ou não inserir em um campo.

Por exemplo, se desejar armazenar dados textuais, como nomes e endereços, defina os campos com o tipo de dados Texto. Se desejar armazenar datas e horas, defina o campo como tipo de dados Data/Hora.




Os tipos de dados são um padrão para todos os bancos de dados relacionais, e eles ajudam a garantir a inserção de dados precisos. Por exemplo, você não pode inserir um nome em um campo definido para conter datas e horas.

Além do mais, os tipos de dados também ajudam a controlar o tamanho do seu banco de dados porque eles controlam o tamanho dos seus campos. Você não perderá espaço colocando uma pequena quantidade de texto em um campo grande.




O Access faz com que seja fácil de definir tipos de dados. Por enquanto, conforme lista seus campos, observe o tipo de dados de cada um.


Planejar suas chaves primárias

Um campo fundamental para todas as tabelas.

A próxima etapa no seu plano é adicionar um campo chave primária a cada uma de suas tabelas. Uma chave primária é um campo, ou uma combinação de campos, com um valor que faz com que cada registro – cada linha de uma tabela – seja único. Por exemplo, a empresa de telefonia mantém registro de todos os João da Silva, identificando-os com um valor único de chave primária.




Além de identificar cada registro em seu banco de dados, você também usa chaves primárias nas relações entre suas tabelas. Na verdade, as chaves primárias são tão importantes que temos uma regra para elas: cada tabela do seu banco de dados deve ter uma chave primária. Sem elas, você não pode criar relações e extrair informações relevantes dos seus dados..




O Access fornece várias maneiras de criar chaves primárias. Como você está apenas começando, a maneira mais simples é planejar um campo "ID", como "IDdoAtivo" ou "IDdoFornecedor", para cada uma das suas tabelas, e definir o campo para o tipo de dados Numeração Automática.




O Access então incrementará o valor nesse campo por um sempre que você adicionar um novo registro.

Além disso, se você estiver planejando publicar seu banco de dados no SharePoint, precisará usar os campos de Numeração Automática como as chaves primárias de todas as suas tabelas.


Planejar suas chaves estrangeiras

A chave para as relações: compartilhando suas chaves.

Mencionamos anteriormente neste curso que, depois de quebrar seus dados em tabelas, você os corresponde novamente com os vínculos chamados de relações. As relações da tabela podem se tornar complexas e ultrapassar o escopo desse curso. Por enquanto, você precisa planejá-las, e faz isso ao decidir onde colocar as chaves estrangeiras.




Uma chave estrangeira é simplesmente uma chave primária que você usa em outra tabela.A imagem mostra isso: você pode ver como as chaves primárias nas tabelas Fornecedores e Suporte tornam-se campos na tabela de Ativos. Esses campos duplicados na tabela Ativos são chaves estrangeiras.




Neste momento, você pode estar pensando: "Espere aí, compartilhar campos assim duplica alguns dados!". Não se preocupe, esse tipo de duplicação está correto.

Valores de chave primária são pequenos, e você não pode extrair informações do seu banco de dados a menos que as use em relações. Então, como uma etapa em seu design, indique seus campos de chave estrangeira.


Criar tabelas para SharePoint

Os bancos de dados da Web precisam de algum planejamento.

Como etapa final no processo de design, decida se irá publicar seu banco de dados no SharePoint. Se você fizer isso, suas tabelas não poderão usar alguns dos recursos que o Access fornece. Por exemplo, você só pode usar o modo Folha de Dados para criar tabelas, e não o designer de tabela.




Além disso, os únicos tipos de relações que você pode criar são chamados de Campos de Pesquisa. Esse é um tipo de relação que permite que você selecione os valores que residem em uma tabela a partir de uma lista em outra tabela.




O Access impõe esses limites, porque o processo de publicação converte seu banco de dados em HTML dinâmico e ECMAScript, então você precisa evitar a criação de qualquer componente do banco de dados – o Access os chama de objetos – que não podem ser convertidos nessas linguagens. Então, como uma etapa final de seu plano, observe independentemente do fato de você publicar o banco de dados. É um pequeno detalhe, mas é fundamental.


Sugestões para a prática1. Iniciar o plano.

2. Observar o modelo do banco de dados Ativos.

3. Explorar maneiras de evitar dados redundantes sem criar tabelas

Prática online (exige o Access 2010)

http://office.microsoft.com/pt-br/access-help/practice-RZ101772996.aspx?section=11


Questão do teste 1Qual é a função de uma chave primária? (Escolha uma resposta.)

1. Identificar exclusivamente cada registro em uma tabela.

2. Criptografar e descriptografar seu banco de dados.

3. Ajudar a garantir a inserção de dados na tabela correta.


Questão do teste 1

As chaves primárias fazem tudo isso, e todas as suas tabelas devem ter um campo de chave primária.

Qual é a função de uma chave primária?

Resposta:1. Identificar exclusivamente cada registro em uma

tabela.


Questão do teste 2Um bom design de banco de dados ajuda a garantir que seus dados são: (Escolha uma resposta.)

1. Sempre salvos como backup.

2. Completos e precisos.

3. Duplicados, portanto, fáceis de localizar.


Questão do teste 2

Completude e precisão são essenciais para a tomada de decisões acertadas.

Um bom design de banco de dados ajuda a garantir que seus dados são:

Resposta:

2. Completos e precisos.


Questão do teste 3Você deve sempre colocar todos os seus dados em tabelas separadas. (Escolha uma resposta.)

1. Verdadeiro.

2. Falso.


Questão do teste 3

Se você só precisa armazenar e acompanhar alguns itens, pode usar um campo de pesquisa que contém uma lista de valores.

Você deve sempre colocar todos os seus dados em tabelas separadas.

Resposta:

2. Falso.


Questão do teste 4Quantas tabelas um banco de dados bem projetado deve conter? (Escolha uma resposta.)

1. Tantas quantas forem necessárias para capturar todos os seus dados sem redundância.

2. Um.

3. Dois.


Questão do teste 4

Pode ser uma tabela ou dezenas.

Quantas tabelas um banco de dados bem projetado deve conter?

Resposta:1. Tantas quantas forem necessárias para capturar

todos os seus dados sem redundância.


Questão do teste 5Você estabelece uma relação entre Tabela A e Tabela B: (Escolha uma resposta.)

1. Mesclando a Tabela A com a Tabela B.

2. Vinculando a Tabela A com a Tabela B.

3. Adicionando a chave primária da Tabela A à Tabela B (ou vice-versa).


Questão do teste 5

Quando você adiciona um campo de chave primária a outra tabela e cria uma relação, esse novo campo se torna uma chave estrangeira.

Você estabelece uma relação entre Tabela A e Tabela B:

Resposta:3. Adicionando a chave primária da Tabela A à Tabela B

(ou vice-versa).


Cartão de referência rápidaPara obter um resumo das tarefas que o curso engloba, consulte o Cartão de Referência Rápida.

http://office.microsoft.com/pt-br/access-help/quick-reference-card-RZ101772996.aspx?section=14&mode=print

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