Treinamento para Orientação na Implantação do Guia de Boas Práticas

agosto/2009 NÚCLEO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO - NPE

Treinamento para Orientação na

Implantação do Guia de Boas Práticas

Tribunal de Justiça do Estado do Maranhão


PROGRAMAÇÃO

9:00 h: Abertura - Dinâmica de apresentação e integração entre os participantes

10:00 h: “Mudança Organizacional” Intervalo 10:45 h: “Apresentação do Guia de Boas Práticas” Almoço 13:30 h: “Liderança & Motivação” 14:10 h: Oficinas de Trabalho Intervalo – coffe break 16:15 h: Oficinas de Trabalho – Apresentação de resultados 17:30 h: Encerramento


"O desafio do Judiciário é se reestruturar. Não adianta só aumentar o número de juízes e varas. A longo prazo, isso não funciona". (Ministra Ellen Gracie, Revista VEJA, 12/03/2008)


CAMPOS DE ATUAÇÃO DO NPE

Planejamento estratégico corporativo Planejamento estratégico funcional

a) Manualização das rotinasb) Gestão em secretarias judiciais


PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO CORPORATIVO

- evolução -

Diagnóstico prévio (Gespública); Análise de experiências; Escolha da melhor proposta; Reunião com as chefias de cada setor; Escolha de um servidor de cada setor; Contratação de empresa de consultoria; Reuniões do Núcleo com a FGV; WORKSHOP; Construção do Documento (nivelamento com PE do CNJ); Validação (em construção)


PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO“Documento”

VISÃO: Como queremos ser vistos (futuro)? MISSÃO: Qual nosso papel ? VALORES: O deve permear nossa conduta,

para alcançarmos a visão almejada e a missão construída ?



MAPA ESTRATÉGICO: Perspectivas > Temas estratégicos > Objetivos estratégicos (indicador > estratégia > responsável)

1. APRENDIZADO E CRESCIMENTO: Gestão de Pessoas Motivar e comprometer magistrados e servidores com a execução da

estratégia. Desenvolver competências para magistrados e servidores.

2. ORÇAMENTÁRIA: Infraestrutura e Orçamento Adequar segurança física e estrutura interna. Assegurar e gerir recursos orçamentários e financeiros.



3. PROCESSOS INTERNOS: Eficiência operacional e Alinhamento e Integração Garantir agilidade nos tramites judiciais e administrativos Desenvolver a tecnologia da informação. Garantir o alinhamento estratégico em todas as unidades. Promover ações que contribuam para troca de experiências entre os Tribunais.4. SOCIEDADE: Acesso ao sistema de Justiça, Responsabilidade social e

Atuação institucional Facilitar o acesso à Justiça. Promover a efetividade das decisões judiciais. Promover a cidadania. Fortalecer e harmonizar a relação entre as instituições e poderes. Disseminar valores éticos e morais. Melhorar a imagem do TJ junto à sociedade e melhorar a comunicação interna. Ampliar a transparência.


GESTÃO DE SECRETARIAS JUDICIAISGuia de Boas Práticas

GESTÃO DE SECRETARIAS JUDICIAISGuia de Boas Práticas

Surgimento Reunião dia 22/02/2008: necessidade de estratégias

funcionais. Falta de efetividade das decisões judiciais. Boas práticas não divulgadas. Evolução Análise do trabalho da Comarca de São Bernardo. Acompanhamento dos trabalhos em Icatú Análise do trabalho da Comarca de Pedreiras

“GUIA DE BOAS PRÁTICAS”Colaboradores

Núcleo de Planejamento Estratégico

Magistrados Secretários judiciais e demais

servidores

“GUIA DE BOAS PRÁTICAS”Metodologia

Métodos GeraisMetodologia GeralDiagnóstico Situacional;Análise;Planos de Ação eAcompanhamento.Boas Práticas

“GUIA DE BOAS PRÁTICAS”Características

Ensina a pescar InclusivoParticipativoAdaptável à realidade

ETAPAS

DIAGNÓSTICOVisa levantar informações sobre a situação atual do juizado ou vara

•realização de entrevistas e aplicação de questionários

•consolidação dos dados levantados

“gestor do projeto” - iniciativa, espírito de equipe, organização, criatividade e, se possível, conhecimentos de administração ou práticas de gestão.

Aspectos a serem analisados Servidores (nível de conhecimento, percepção, distribuição

das tarefas) Material (quantidade, necessidade, armazenamento,

controle) Estrutura física (como é, forma de utilização) Processos judiciais (quantificar processos, audiências,

metas servidores, controle de carga) Organização dos processos (tempo gasto) Documentos/ Rotinas de trabalho (padronização e

orientação) Informática e sistemas (utilização e adequação) Usuários (percepção, pontos fracos e melhorias)

ETAPAS

ANÁLISEÚtil para visualizar possíveis soluções e estabelecer prioridades, objetivos específicos e metas.

O foco deve ser dado aos processos disfuncionais, ou seja, aqueles que apresentam alguma deficiência e que mais refletem negativamente na prestação jurisdicional do juizado ou vara.

ETAPAS

PLANO DE AÇÃO

Consiste no planejamento/detalhamento das ações que serão implantadas, com o objetivo de promover a melhoria da dinâmica organizacional do juizado ou vara.

Cada plano de ação deverá ter um responsável (não confundir com gestor).

ETAPAS

ACOMPANHAMENTODeverá ser realizado através dos indicadores de desempenho definidos nos planos de ação a serem implementados

Destaca-se que pode haver a necessidade de realização de ajustes de prazos, metas e outros, de acordo com o andamento dos trabalhos, de competência do gestor do projeto

PRÁTICAS DE GESTÃO

RECURSOS HUMANOS

1.Distribuição das atividades

2.Metas de produtividade e acompanhamento

3.Pesquisa de satisfação

4.Treinamento

5.Uniforme e crachá

6.Ambiente de trabalho

7.Reunião


ESTRUTURA FÍSICA

1.Adequação do layout

2.Manutenção predial


MATERIAL

1.Armazenamento\estoque de materiais

2.Relatório mensal de gastos

3.Pedido de material


PROCESSOS JUDICIAIS

1.Controle de cumprimento de mandados

2.Marcação de audiências

3.Triagem de processos

4.Propostas de armazenamento

5.Localização

6.Identificação visual do processo


DOCUMENTOS

1.Padronização (teor e forma)


INFORMÁTICA E SISTEMAS

1. Disponibilização de sistema

2. Computadores em rede


ROTINAS DE TRABALHO

1.Implantação do 5 “S”

2.Manual de Rotinas

3.Acompanhamento do cumprimento dos mandados


USUÁRIOS

1. Atendimento

2. Quadro de produtividade do juízo

3. Caixa de sugestões

4. Formulário de avaliação do atendimento

CONSIDERAÇÃO FINAL

“(...) quem dá o tom é o juiz, mas quem toca os instrumentos é a orquestra. E o som que dali sairá vai depender muito

da condução do maestro.”(Des.Jamil, dia 22/02/2008)

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