Treinamento protocolo interact

O Diretor de Protocolo

João Frederico Livi

CRA/PR 21.250

Diretor de Protocolo D-4640, ano

Rotário 2012/2013

DIRETOR DE PROTOCOLO

www.joaoflivi.blogspot.com

Sócio fundador do Rotaract Club de Marechal Cândido Rondon (1987

– presidente 1989/1990);

Ex-integrante do Rotary Club de Palotina (2003/2004 – responsável

pela carta mensal do EGD Pedro Celso dos Santos);

Membro do Rotary Club de Marechal Cândido Rondon Beira-Lago, há

desde 1994;

Protocolo do clube em várias gestões e integrante de diversas

comissões, bem como, presidente do Clube;

EGA do D-4640 e membro de várias comissões a níves distrital;

Conselheiro do Interact Club de Marechal Cândido Rondon Beira-

Lago;

Bacharel em Administração;

Pós-graduado em Marketing e Vendas;

Curso de protocolo civil em 1991;

Autor do blog: joaoflivi.blogspot.com.br.


O AUDITÓRIO VAZIO


Um palestrante entrou num auditório para proferir

uma palestra e, com surpresa, deu com o auditório

vazio. Só havia um homem sentado na primeira fila.

Desconcertado, o palestrante perguntou ao homem

se devia ou não dar a palestra só para ele. O homem

respondeu:

- Sou um homem simples, não entendo dessas

coisas. Mas se eu entrasse num galinheiro e

encontrasse apenas uma galinha para alimentar, eu

alimentaria essa única galinha.

O AUDITÓRIO VAZIO


O palestrante entendeu a mensagem e deu a palestra

inteira, conforme havia preparado. Quando

terminou, perguntou ao homem:

- Então, gostou da palestra?

O homem respondeu:

- Como eu lhe disse, sou um homem simples, não

entendo dessas coisas... Mas se eu entrasse num

galinheiro e só tivesse uma única galinha, eu não

daria o saco de milho inteiro para ela.

O AUDITÓRIO VAZIO


O protocolo é aquele que dá vida para a reunião

Deve saber o momento certo de improvisar

É o que faz acontecer

Nunca será o destaque da reunião

O PROTOCOLO


O Rotary International prevê estatutos padronizados

para os clubes. E recomenda o regimento interno para

que linhas mestras sejam obedecidas;

Dentro deste contexto está o cargo de diretor de

protocolo (Reg. Interno previsto para os clubes, Art.

I, Seção 2), mas suas atribuições não são detalhadas

nesta norma interna. Mas todos sabem do resultado

de uma boa ou má atuação;

A denominação é de Diretor de Protocolo e não

simplesmente Protocolo. Protocolo é o cargo ou o

próprio ato, não a pessoa.

O DIRETOR DE PROTOCOLO


Mesa da presidência (mesa de trabalho);

Panóplia (porta bandeiras);

Tribuna (átrio);

Companheiros (fulano, doutor etc);

O QUE O


PRECISA SABER


Informar companheiros visitantes, pais, irmãos;

Informar nome de outros visitantes;

Informar datas comemorativas dos companheiros

(aniversários, admissão no clube);

Informar de conquistas de companheiros;

Informar datas comemorativas da semana;

Informar de eventos que aconteçam na região;

Informar número de companheiros presentes.

O QUE O


PRECISA SABER


O Diretor de Protocolo é o coordenador de toda e qualquer atividade rotária, devendo trabalhar em estreita colaboração com quem a preside;

Pode ser no clube ou além do clube. No clube através das reuniões ordinárias e festivas; fora do clube, em eventos distritais (EDI, GIDS, Almoço de Área, assembléia, etc);

A missão do diretor de Protocolo tem início na preparação da reunião;

ATRIBUIÇÕES DO



Chegar ao local da reunião com bastante antecedência;

Verificar lugares, som, panóplia, símbolos rotários, tribuna etc;

Providenciar preparativos para o orador (painéis, projetores etc, conforme o caso);

ATRIBUIÇÕES DO



Providenciar, com a ajuda das comissões de

companheirismo e de programa, a recepção dos

convidados, com particular deferência para com

aqueles que se destinarem à Mesa da Presidência;

Encaminhar visitantes ao tesoureiro e secretário

para preencher o cartão de recuperação e

pagamento de despesas, se existentes;

ATRIBUIÇÕES DO



Colaborar com o presidente na composição da Mesa

que dirigirá a reunião, atendo-se às disposições do

cerimonial oficial do país, do protocolo rotário e das

boas normas sociais;

Informar-se, com segura antecipação, se a presença de

convidados e companheiros destinados à Mesa da

Presidência foi devidamente confirmada;

Repartir tarefas com o vice-diretor de protocolo;

ATRIBUIÇÕES DO



Pôr-se minuciosamente a par de cada item do

programa a ser desenvolvido na reunião, de modo a

encontrar-se capacitado a intervir com total

desembaraço no momento certo, ou de prestar

imediata e eficiente colaboração ao presidente, ou a

qualquer pessoa que haja de participar da execução do

programa;

Acomodar convidados à mesa da presidência ou junto

aos demais companheiros;

ATRIBUIÇÕES DO



Evitar que companheiros se sentem sempre no mesmo

lugar e com as mesmas pessoas;

Indicar ao presidente que tudo está em ordem, para

iniciar-se a reunião;

Anunciar a constituição da Mesa, apresentando seus

componentes ao plenário;


ATRIBUIÇÕES DO


Cuidar do conforto e da segurança dos convidados e companheiros, provendo o que for de mister, desde número e disposição de mesas e cadeiras, asseio do recinto, arejamento e ventilação, cardápio, serviço de garçon e atendentes de toda a natureza, manutenção de silêncio, e organização de serviços de portaria e de policiamento, se necessários;

Não voltar à tribuna para anunciar chegada de retardatários (exceto por razão especial - o orador, por ex.);


ATRIBUIÇÕES DO


Supervisionar, em consonância com o secretário, a

redação e a expedição dos convites para

companheiros e convidados que deverão ocupar lugar

na Mesa da Presidência.


ATRIBUIÇÕES DO


Preparar a reunião com antecedência, confirmando as

presenças;

Escolher o cardápio e supervisionar a decoração e

mesas, quando de festivas;

Verificar o funcionamento da parte elétrica e

ventilação;

FUNÇÕES E RESPONSABILIDADES



Fazer a formação da mesa diretora, observando os

preceitos de RI e as normas oficiais;

Postar a tribuna a esquerda da mesa diretiva, com luz

adequada;

Orientar a colocação das bandeiras;

Colocar o sino e o martelo;




Recepcionar e anunciar o nome correto do visitantes;

Acolher os visitantes atrasados, indicando um companheiro para recepcioná-los;

Providenciar materiais necessários para o palestrante, como água, microfone, som etc;

Controlar o tempo do palestrante e avisar discretamente do término do tempo.




Discrição no vestir-se;

Não é animador de festinhas nem vedete de circo

Tribuna (átrio);

Demorar-se ao microfone/tribuna o menos possível;

Utilizar-se do microfone/tribuna o menor número de

vezes;

CUIDADOS NECESSÁRIOS PARA



Evitar o relato de casos cômicos e pitorescos, ou dizer

“gracinhas”;

Dar o seu “recado” em linguagem correta e sóbria;

Limitar-se à apresentação da Mesa e uma ou outra

comunicação indispensável;

Não alongar-se em apresentação dos componentes da

mesa, seus feitos ou suas vidas.www.joaoflivi.blogspot.com

CUIDADOS NECESSÁRIOS PARA


Colaborar estreitamente com as comissões que

forem apresentar algo na reunião;

Não usar apelidos para identificar companheiros

(use o nome, o prenome ou ambos);

Não usar apelidos para identificar visitantes.

O QUE O DIRETOR DE P

ROTOCOLO PRECISA SABER


“Contar com uma personalidade

simpática, decorrente de um sadio entusiasmo e

de um natural desembaraço; ser sóbrio em seus

atos e palavras; enérgico e delicado; ter atenção

pronta e ação rápida; dicção clara e um regular

domínio do vernáculo.”

Companheiro Levindo Lopes, EP Rotary Club de São Paulo Oeste




O Diretor de Protocolo é o que trabalha de forma discreta, mas, que faz a o encontro rotário acontecer em clima de harmonia e companheirismo.

“É mais fácil induzir os homens à prestação de serviços do que inebriá-los com palavras

empolgantes”.

Paul Harris




Elegância não é somente regra protocolar, é questão

de educação;

Não esquecer de homenagear os companheiros (tenha

um deles na mesa da presidência) ou os visitantes de

destaque (rotarianos ou não);

Estimular a Comissão de Companheirismo no sentido

de evitar a formação de grupos e de promover a

integração dos visitantes e companheiros do clube;

PROCEDIMENTOS PARA AS REUNIÕES ORDINÁRIAS


Apresentar as pessoas pelo nome e indicar a

classificação, profissão ou outros dados

pessoais;

Se perceber algum erro, corrija-o, com

naturalidade.



Em se tratando de festivas normais, as cautelas

devem ser menores, mas não podem ser

desprezadas, desde a formação da mesa da

presidência, até a organização do local e recepção

de convidados e visitantes;

Mostrar aos convidados o funcionamento e

objetivos de Interact;



Os pais e irmãos são convidados, assim como todo e qualquer rotariano de outros clubes ou visitantes não rotarianos; devem receber todas as atenções;

Após a transmissão somente os presidente trocam de lugar.


PROCEDIMENTOS PARA AS REUNIÕES FESTIVAS

A reunião inicia com a abertura tradicional e a

apresentação protocolar;

Uma curta mensagem de instrução rotária é sempre

desejável;

É dispensável o expediente da secretaria;

É importante a programação de atividades de

companheirismo;

DESENVOLVIMENTO DE

UMA REUNIÃO FESTIVA


Se a festiva for especial ou específica em razão de

algum fato ou acontecimento, o orador deverá

centrar-se neste fato ou acontecimento. Caso

contrário, é até recomendável não produzir

palestras, que podem se tornar enfadonhas para os

visitantes. A Reunião Festiva deve ser “light”;

Antes do encerramento, é importante a

apresentação dos dados estatísticos.


DESENVOLVIMENTO DE


Evite colocar poucas pessoas em local muito grande. Surgirá uma sensação de uma reunião excessivamente formal;

Evite colocar muitas pessoas em local muito pequeno. As pessoas ficarão ansiosas, impacientes e sufocadas. Desejarão retirar-se do encontro;

Retire todos os objetos dispensáveis antes das reuniões, dando ao local uma impressão de ambiente limpo (cadeiras, mesas, móveis e outros que não serão usados);


DESENVOLVIMENTO DE


Não enfeite demasiadamente a mesa para que a

decoração não se transforme em incômodo e

desconfortável trambolho;

Cuidado para não acomodar número excessivo

de pessoas na mesma mesa, gerando

desconforto;


DESENVOLVIMENTO DE


Não há necessidades das exigências formais das

reuniões festivas. Mas, é preciso ter o cuidado

para não cometer a indelicadeza de mal colocar

um convidado de alta hierarquia num canto

esquecido da Mesa, tendo, em lugar

preferencial, figuras inteiramente apagadas.

COMPOSIÇÃO DA MESA

DA PRESIDÊNCIA


O Presidente José de Tal, demais integrantes

da Mesa da Presidência; Minhas Senhoras,

Senhores Convidados, Companheiras,

Companheiros: é com elevada honra e muito

prazer que passamos a anunciar a composição

da Mesa que presidirá os trabalhos desta

reunião, e que está assim constituída:



DA PRESIDÊNCIA

Ao centro (ou no lugar n° 1), o comp. João Alberto do Sei Lá (nome por inteiro de todos os componentes), nosso presidente, que tem, ao seu lado direito, a Maria das Falas Perfeitas, convidado de honra e homenageado do dia (ou da noite);

A seguir, o companheiro (ordem dos que estão na mesa).

Aos integrantes da mesa da presidência solicitamos a saudação com uma calorosa salva de palmas.



DA PRESIDÊNCIA

Presidente do Clube ;

Presidente de Clube;

Ex-Presidente;

Presidente-Eleito;

Vice-Presidente;

Secretário;

Tesoureiro;

ORDEM DE PRECEDÊNCIA E LUGAR NA MESA DA PRESIDÊNCIA


Diretores sem Pasta(na ordem dos Serviços de

cada um);

Diretores do Protocolo;

Presidentes de Comissão ou Subcomissão, na

ordem dos Serviços, e, dentro deles, na seqüência

em que são mencionados no Regimento Interno.



Havendo vários governadores, todos devem ser

convidados à Mesa;

Havendo vários ex-governadores, todos devem ser

convidados à Mesa;

Se impossível, e em circunstâncias normais, o

ex-governador mais antigo (tenha a ordem de

antiguidade), representará, na Mesa, os demais de outros

Distritos;

Havendo vários presidentes, a precedência é ditada pela

antiguidade dos clubes a que presidem (os Guias Distritais

e as Cartas Mensais publicam as datas de sua fundação).



1 – Presidente de Clube

2 – Prefeito Municipal

3 – Governador do distrito

4 - EGD

6 – Presidente da ASR

7 – Presidente do Rotaract

8 – Presidente do Rotary Kids.

MODELO PARA COMPOSIÇÃO DA MESA DA PRESIDÊNCIA


Representantes não serão chamados para a mesa da

presidência ou o convidado vai ao jantar ou

almoço, ou não vai, porque o convite é sempre

pessoal. Se, no entanto, o convidado mandar um

representante, este não deve ocupar lugar na mesa da

presidência, exceto se representar o homenageado da

ocasião.

Cônjuges de autoridades não é necessários ir à mesa

Presidente da Câmara, Juízes de Direito, Clero

etc, nominar e constar eles numa mesa auxiliar.

EXEMPLO DE ORDEM PROTOCOLAR MAIS COMUM EM REUNIÕES FESTIVAS


ORDEM DE PRECEDÊNCIA E LUGAR NA MESA PRINCIPAL

4 2 1 3 5



8 6 4 2 1 3 5 7 9


7 5 3 1 2 4 6 8



A reunião de trabalho com o governador do distrito deve ser prestigiada pela maioria dos integrantes do clube e não existe um trabalho protocolar necessário para a mesma.

VISITA

DO GOVERNADOR OU RDI


A reunião de trabalho com o Representante Distrital de Interact deve igualmente ser prestigiada pela maioria dos integrantes do clube.

Deve-se obedecer a regra de reunião festiva.

VISITA

DO GOVERNADOR OU RDI


Ocupará sempre, em todas as reuniões, lugar de extremo destaque;

Se atrás da mesa, estará em posição mais elevada que ela, tendo a tribuna a sua esquerda;

A Bandeira Nacional ocupará o centro, destacada e bem à vista. Estará ladeada, à direita, pela Bandeira do Estado do Paraná, e, à esquerda, pela Bandeira do Município, seguindo para o lado oposto com a Bandeira do seu Rotary Club e do outro lado a bandeira do Interact Club.

As demais bandeiras seguem a ordem de precedência.

A PANÓPLIA, AS BANDEIRAS

OU PAVILHÕES


Exiba, na panóplia, no mínimo as bandeiras das pátrias dos companheiros do clube e de visitante ou convidado ilustre;

Obedeça a ordem de antiguidade rotária dos companheiros, ou em ordem alfabética das nações;



OU PAVILHÕES

A Bandeira do Brasil:

No centro, entre bandeiras de número ímpar;

Imediatamente à direita da bandeira que estiver mais próxima do centro, se o número for par;

Distendida e sem mastro, com a estrela solitária na parte superior e sem que haja obstáculo entre ela e quem a vê.



OU PAVILHÕES

Hasteando-se várias bandeiras, a Bandeira do Brasil

será a primeira a chegar ao topo e a última a descer;

A Bandeira poderá ser hasteada a qualquer hora do

dia ou da noite ;

Durante a noite, haverá de ser abundantemente

iluminada;

Distendida e sem mastro, com a estrela solitária na

parte superior e sem que haja obstáculo entre ela e

quem a vê.



OU PAVILHÕES



OU PAVILHÕES


OU PAVILHÕES

Se for apenas tocado, será executada só a primeira parte. Se for cantado, serão executadas as duas partes;

O Hino Nacional deve ser ouvido de pé, em atitude de máximo respeito, em silêncio (se não for cantado), estando os civis do sexo masculino descobertos (sem chapéus ou similares) e os militares em continência;


O HINO NACIONAL

As mãos podem ser mantidas respeitosamente em qualquer

posição. Antigamente a mão direita era conservada sobre o

coração, mas modernamente isso não é mais prescrito;

Se houver execução de Hino Estrangeiro, o Hino Nacional será

sempre executado depois, como sinal de homenagem e respeito

ao outro País (Lei 5700/71, art. 24, § 4o.);

O Hino Nacional pode ser aplaudido ao final da execução.

O HINO NACIONAL


Não podem ser usados indiscriminadamente ;

A roda dentada ou denteada foi realizado por Montagne Bear, e criado no Rotary Club de Chicago, em 1905, mas com algumas alterações, a atual é de 1920;

Seis raios, vinte e quatro dentes, um rasgo de chaveta, um dente sobre o eixo de cada braço e três dentes entre as linhas centrais do braço;

A roda inteira é dourada, com quatro espaços rebaixados em azul real. Os dizeres “Rotary” e “International” são em dourado.

OS SÍMBOLOS ROTÁRIOS


O distintivo e o símbolo são de uso exclusivo de rotarianos e Rotary Clubs;

É permitido o seu uso em papéis, documentos e cartas de Rotary Clubs e de Rotary International;

Permite-se o seu uso, ainda, em bandeiras oficiais de Rotary, crachás, flâmulas, decorações de convenções, marcos rotários, tabuletas indicativas de estrada, atos oficiais dos clubes e como distintivos de lapela de rotarianos e seus cônjuges;


O USO DO

DISTINTIVO ROTÁRIO

Embora sem autorização expressa, permite-se o uso de

adesivos em veículos exclusivamente de rotarianos, e

em prêmios, brindes e troféus concedidos pelos clubes;

Não é permitido o uso: em cartas ou cartões

comerciais, como meio de identificar mercadorias, ou

em atividade comercial;

Não é permitido o uso do emblema combinado com

outros distintivos ou logotipos de qualquer natureza;

Não é permitido o uso por organizações não integrantes

do Rotary International (como clubes desligados ou não

admitidos).

O USO DO

DISTINTIVO ROTÁRIO


O nome Interact surgiu da aglutinação dos

radicais das palavras “International

Action” (inter+act), ou “Ação

Internacional!”.

O USO DO

DISTINTIVO INTERACT


As quatro argolas no centro

do símbolo representam os

quatro principais objetivos

do clube, que são:

O USO DO

DISTINTIVO INTERACT


1 - Formação de companheirismo, a base (argola de baixo);

As quatro argolas no

centro do símbolo

representam os quatro

principais objetivos do

clube, que são:

O USO DO

DISTINTIVO INTERACT


2 - Prestação de serviços à comunidade, o fogo (argola de cima);


centro do símbolo



clube, que são:

O USO DO

DISTINTIVO INTERACT


3 - formação profissional (argola lateral esquerda);


centro do símbolo



clube, que são:

O USO DO

DISTINTIVO INTERACT


4 - E desenvolvimento da qualidade de liderança (argola

lateral direita).

MODELO DE BANDEIRA

MODELO DE BANDEIRA

MARECHAL CÂNDIDO RONDON BEIRA LAGO - PR

DISTRITO 4640


É o momento que precisa ser o mais marcante na vida rotária do companheiro.

Dar-se-á a posse numa reunião festiva, com presença de familiares.

Escolher algum interactiano mais antigo para dar as boas vinda.

POSSE DE NOVOS COMPANHEIROS


FIM

João Frederico Livi

CRA/PR 21.210

Vendas – Propaganda e Publicidade

Rotary Club de Marechal Cândido Rondon

Beira Lago

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