Treinamento – Sistema Folha Union – Módulo I · noturnos, 13º salário, INSS, RAIS, informe de rendimentos, entre outros. Já existem os códigos fixos do sistema. É importante

Treinamento – Sistema Folha Union – Módulo I

Union Data Consultoria em Informática Ltda – Revisão - 05/05/2014 15:59

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FOLHA DE PAGAMENTO

MÓDULO I - TABELAS

O sistema de folha foi desenvolvido especialmente para simplificar a rotina do departamento de pessoal, dinamizando informações e otimizando rotinas.

Esta apostila resume as principais funcionalidades do sistema, destacando as informações mais importantes.

Todas as telas de cadastro também são telas de consultas futuras, portanto sempre que alterar alguma informação clique em Gravar ou pressione F2.

Teclas de atalho:

Tecla “F2” – Gravar Tecla “Shift + F2” – Excluir Tecla “F9” – Limpar os campos Tecla “Ctrl + I” – Vai para o primeiro registro Tecla “F7” – Vai para o registro anterior Tecla “F8” – Vai para o próximo registro Tecla “Ctrl + F” – Vai para o último registro



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Autenticação de Usuário – Login

Após fazer o seu Login clique em FolhaUnion no menu principal:

Abrirá uma nova tela com o menu do módulo de folha de pagamento:



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Tabelas

Folha Union> Tabelas> Tabelas Gerais

Esta função permite o cadastro das principais tabelas da folha. O sistema traz tabelas pré-gravadas como: 01 – Departamento / 02 – Seção / 03 - Centro de Custo / 04 – Função / 06 - Assistência Médica / 08 – Nacionalidade / 09 - Estado Civil. Para criar um novo item na tabela, basta selecionar o “Tipo” e informar o novo “Código” (seqüencial dos existentes), digitar a “Descrição” e F2 para gravar.

Folha Union> Tabelas> Códigos de movimentos Permite o cadastro de todos os códigos de movimentos (código de evento) referentes aos proventos e descontos que o sistema usará para calcular as folhas de pagamento, tais como: imposto de renda, média de horas extras, adicionais noturnos, 13º salário, INSS, RAIS, informe de rendimentos, entre outros. Já existem os códigos fixos do sistema. É importante que você verifique sempre se o código desejado já consta na lista de códigos, para não serem criados códigos em duplicidade. Imprima um relatório dos códigos existentes para a conferência desses dados antes de iniciar o processamento da folha e caso necessário, crie os códigos conforme sua escolha. Observação: Na parte superior da tela clique em “Arquivos> Verificar códigos fixos” para que o sistema carregue os códigos que são fixos e não podem ser excluídos. Esses códigos podem ser configurados conforme necessário.

O cadastro de bancos, agências bancárias e contas bancárias são compartilhadas com o módulo Condominium e Contas a pagar.



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Parâmetros

Natureza - (provento ou desconto). Unidade - indica na ocasião do processamento da folha se o cálculo será baseado por valor, hora, dia ou percentual. Percentual para cálculo - só é preenchido caso exista uma porcentagem a ser calculada sobre o montante informado. Incide reajuste - só pode ser marcado “SIM” quando os códigos de movimentos forem de 1 a 20, pois fazem parte da composição salarial, porém apenas os que fizerem parte do reajuste do dissídio. Código é de hora extra noturno – Quando o código de hora extra for noturna, selecione essa opção para que o sistema utilize os parâmetros de cálculos corretamente. Observação: O código 302 é do adicional noturno, ele deverá ser configurado, no campo “Calcular sobre o código”, informe quais serão os códigos utilizados como base de cálculo do adicional. Por exemplo: Adicional noturno calcular sobre o código de salário e biênio. Dessa maneira ao calcular a hora extra noturna o sistema verificará se ele deverá considerar somente o salário como base de calculo ou se haverá demais códigos.

Caso não acrescente nenhum código, o sistema entenderá que deverá usar como base somente o salário. Incidências Marque os encargos de acordo com a(s) incidência(s) sobre o código de movimento. Acumular Os códigos que forem utilizados como base de cálculo para outros códigos (por exemplo, o salário é utilizado como base para calcular o adiantamento) deverão utilizar o campo "acumular" para informar ao sistema, que ele será a base do calculo para determinado código acumulado. Por exemplo: veja na tela acima que o código "salário" está marcado para "acumular" para o cálculo do "adiantamento, hora extra, salário habitação". Agora, tomamos o "salário habitação" como exemplo, quando o sistema for calcular o salário habitação, ele passará por todos os códigos e fará a verificação de quais estão "acumulados" para salário habitação, dessa maneira ele somará o valor de todos esses códigos e tomará como base para o calculo do salário habitação. Caso o cálculo da folha conste um valor incorreto, solicitamos que sejam repassados todos os códigos e analisados se estão configurados corretamente. Rais – Somar horas na Rais – Essa opção só fica habilitada para os códigos de hora. Clicando nessa opção o sistema apresentará para o arquivo da Rais, a quantidade de horas que foi calculada para o determinado código. Caso não clique na opção, o sistema indicará somente os valores e não demonstrará a quantidade de horas. Código contábil Informe código da conta contábil na qual o código de movimento será lançado. O sistema emite um demonstrativo para o departamento de contabilidade baseado nessa informação. (Campo ainda em desenvolvimento) Atenção: Existem códigos fixos que não podem ser alterados pelo usuário, verifique no relatório os códigos com (*).



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Calcular sobre o Código Está é outra opção para indicar o código que será utilizado para base de cálculo, porém diferente do "Acumular", nesta tela, você indicará o código que será utilizado como base de calculo para ele próprio. Abaixo temos um exemplo para demonstração do funcionamento do "Calcular sobre o código"

Veja na tela ao lado que o código "salário" está clicado em "acumular" para "salário habitação" Vamos à próxima imagem. Verifique que o código "biênio" não está clicado em "acumular" para "salário habitação" Vejamos na próxima imagem a função do campo "Calcular sobre o código". De acordo com as imagens anteriores o salário habitação consideraria como base para calculo o "salário", porém nesta tela verifique que o código "salário habitação" está com o campo "calcular sobre o código" preenchido, com os códigos salário e biênio. Este campo "calcular sobre o código", inibe todas as marcações em "acumular" feitas anteriormente, sendo assim o sistema irá desconsiderar o que já foi "acumulado", e irá considerar como base de cálculo o salário e o biênio que estão adicionados em "calcular sobre o código".



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Folha Union> Tabelas> Cadastro de FPAS FPAS = Fundo de Previdência e Assistência Social Está tabela é usada pelo sistema para emissão de guia do INSS. Com base nas informações cadastradas aqui, o sistema calculará automaticamente. Os recolhimentos referentes ao FPAS serão destinados ao INSS. Código da tabela - informe o código que achar mais adequado podendo ser seqüencial ou não, pode ser usado o

próprio código do FPAS no campo “código da tabela”. Código FPAS - informe o código do FPAS referente ao ramo de atividade da empresa. Para condomínios o código FPAS é: 566. Contribuição da Empresa Empresa (%) - Informe o percentual para cálculo de contribuição da empresa. Se não informado, o sistema não realizará o cálculo. Acidente de trabalho (%) - Informe o percentual para cálculo do acidente de trabalho. Se não informado, o sistema não realizará o cálculo. Entidades Preencha o “código” e “percentual” de acordo com a tabela do ramo de atividade.

Folha Union> Tabelas> INSS O INSS - Instituto Nacional do Seguro Social é o caixa da Previdência Social, responsável pelos pagamentos das aposentadorias e demais benefícios dos trabalhadores brasileiros com exceção dos servidores públicos.

As informações desta tela serão usadas para cálculo de contribuição social e salário família de cada funcionário. Esta tabela deve ser atualizada sempre que houver alteração de valores, sendo que o sistema armazenará as ultimas tabelas gravadas. O sistema tomará como base para cálculos, sempre a última tabela cadastrada. Informe o mês e ano, bem como valores das remunerações do “salário família” e “faixas de contribuições”.



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Folha Union> Tabelas> IRRF IRRF - Imposto de Renda Retido na Fonte Esta tabela é usada pelo sistema para cálculo do imposto de renda a ser recolhido de cada funcionário. Esta tabela deve ser atualizada sempre que houver alteração de valores, sendo que o sistema armazenará as ultimas tabelas gravadas.

O sistema tomará como base para o cálculo de Imposto de Renda, o mês e ano. Nº Maximo de Dependentes – informe a quantidade máxima de dependentes a serem considerados para o desconto. Desconto por Dependente – Informe o valor em Reais a ser descontado de cada dependente do funcionário para o cálculo do IR. Valor Mínimo – Informe o valor mínimo para ser gerada a guia do IR. Desconto para aposentado – Informe o valor em Reais a ser descontado caso o funcionário seja aposentado. Cadastre a tabela do IRRF.

Folha Union> Tabelas> Sindicatos Nesta tabela serão cadastrados os sindicatos e outras informações que serão utilizadas para realizar cálculos automáticos, referentes a pagamentos de adicional por tempo de serviço, insalubridade e mensalidade sindical. Aba endereço/ contato

O código informado é de livre escolha do usuário. O sistema permite o cadastro de mais de um sindicato. Lembre-se de seguir a sequencia numérica para fazer os cadastros. Informar apenas os dados básicos do sindicato como: endereço, cidade, UF entre outros solicitados.

Aba Parâmetros> Aba Gratificação por tempo de serviço

Gratificação por tempo de serviço equivale ao pagamento do biênio. Período – informe o período, em anos, para aquisição do direito, por exemplo, biênio "2 anos”. Limite – indica o máximo de biênios que o funcionário irá receber após o inicio da lei. Unidade – Informe o percentual ou o valor para ser feito o calculo. Tipo – Escolha de acordo com o campo “unidade” se o valor informado se refere ao valor ou percentual.



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Data Limite - Refere-se a data de inicio da lei, no caso de biênio, o dia de inicio foi em 01/10/1993. Sendo assim, se o funcionário for registrado antes dessa data, ele deverá receber os biênios que já recebia na época, ou seja, se antes do inicio da lei o funcionário recebia 4 biênios, ele continuará recebendo. Os funcionários que forem registrados após a data de inicio da lei, serão identificados pelo sistema, para que seus cálculos estejam dentro do limite de biênios permitidos. Código de movimento: No caso do "biênio" o código fixo do sistema é o 003. Gratificação por tempo de serviço pode ser utilizada para outros códigos de movimentos, caso o sindicato trabalhe com anuênio, por exemplo. Aba Parâmetros> Aba Mensalidade Sindical A mensalidade sindical é uma contribuição que o sócio sindicalizado faz, facultativamente, a partir do momento que opta em filiar-se ao sindicato representativo. Esta contribuição é normalmente feita através

do desconto mensal em folha de pagamento, no valor estipulado em convenção coletiva de trabalho. Unidade – Informe o percentual ou o valor para ser feito o calculo. Tipo – Preencha de acordo com o campo “unidade” se o valor informado se refere ao valor ou percentual. Limite – Informe o valor limite a ser descontado de cada funcionário, mesmo que no caso de percentual, o calculo seja a maior. Código de Movimento - Informe o código de movimento, que será considerado para o calculo.

Aba Parâmetros> Aba Contribuição Assistencial A Contribuição Assistencial, conforme prevê o artigo 513 da CLT, alínea "e", poderá ser estabelecida por meio de acordo ou convenção coletiva de trabalho, com o intuito de sanear gastos do sindicato da categoria representativa.

Unidade – Informe o percentual ou o valor para ser feito o calculo. Tipo – Preencha de acordo com o campo “unidade” se o valor informado se refere ao valor ou percentual. Limite – Informe o valor limite a ser descontado de cada funcionário, mesmo que no caso de percentual, o calculo seja a maior. Código de Movimento - Informe o código de movimento, que será considerado para o calculo. Meses – Informe os meses que deverão ser considerados para calculo do desconto da “contribuição assistencial”



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Aba Parâmetros> Aba Contribuição Confederativa A Contribuição Confederativa, cujo objetivo é o custeio do sistema confederativo, poderá ser fixada em assembleia geral do sindicato, conforme prevê o artigo 8º inciso IV da Constituição Federal, independentemente da contribuição sindical citada acima.

Unidade – Informe o percentual ou o valor para ser feito o calculo. Tipo – Preencha de acordo com o campo “unidade” se o valor informado se refere ao valor ou percentual. Limite – Informe o valor limite a ser descontado de cada funcionário, mesmo que no caso de percentual, o calculo seja a maior. Código de Movimento - Informe o código de movimento, que será considerado para o calculo. Meses – Informe os meses que deverão ser considerados para calculo do desconto da “contribuição assistencial”

Aba Parâmetros> Aba Contribuição Sindical A Contribuição Sindical dos empregados, devida e obrigatória, será descontada em folha de pagamento de uma só vez no mês de março de cada ano e corresponderá à remuneração de um dia de trabalho.

Código de Movimento - Informe o código de movimento, que será considerado para o calculo.

E por ultimo na parte de baixo da tela preencha os campos: “Adicional de Rescisão”

Art. 1o O aviso prévio, de que trata o Capítulo VI do Título IV da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT, aprovada pelo Decreto-Lei no 5.452, de 1o de maio de 1943, será concedido na proporção de 30 (trinta) dias aos empregados que contem até 1 (um) ano de serviço na mesma empresa.

Parágrafo único. Ao aviso prévio previsto neste artigo serão acrescidos 3 (três) dias por ano de serviço prestado na mesma empresa, até o máximo de 60 (sessenta) dias, perfazendo um total de até 90 (noventa) dias.

Art. 2o Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.



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“Outras informações” O adicional de insalubridade é um direito concedido a trabalhadores que são expostos a agentes nocivos à saúde. Folha Union> Tabelas> Convênios/Planos> Empresas O cadastro do plano de saúde pode ser utilizado de duas maneiras:

Opção 1 - informar o valor a ser descontado para titular, dependente e agregado;

Opção 2 - poderá ser informado o valor a ser descontado por idade, sendo que o sistema ira atualizar automaticamente cada ano de aniversário de titular e dependente.

Opção 1

Folha Union > Tabelas> Plano de saúde> Empresas

Informe os dados solicitados na parte superior da tela:

Código, nome, cnpj e registro ANS.

No campo “Planos” não adicione nada.

Folha Union > Tabelas> Plano de saúde> Valores

Informe a data de referência para os valores a serem adicionados.

Serão listados todos os convênios já cadastrados na tela anterior.

Clique na linha do convênio para informar os valores de cada modalidade: titular, dependente e agregado.



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Folha Union > Cadastro> Funcionários> Mais informações> Parâmetros

Informe o convênio e a quantidade para cada modalidade.

Opção 2

Folha Union > Cadastro> Dependentes

No cadastro de dependentes, informe no campo “Data do convênio - início” o período que deverá ser considerado para desconto.

Caso esse dependente deixe de ser usuário do convênio, informe no campo “Data do convênio – final” a data a não ser mais descontado. Não é possível excluir o cadastro.

Obs. Utilizando essa opção, não será possível o cadastro de agregados, somente titular e dependentes.



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Folha Union > Tabelas> Plano de saúde> Empresas

Informe os dados solicitados:

Código, nome, cnpj e registro ANS.

No campo “Planos” informe os tipos de planos para cada convênio cadastrado na parte superior da tela, e clique no botão “adiciona”.

Nessa mesma tela clique no botão “Tabelas”.

Após selecionar o convênio, informe o mês/ano de referência para os valores a serem cadastrados.

No campo “últimos períodos” poderão ser visualizados os cadastros gravados.

Clique no botão “Carregar”, onde serão listados os planos, clique na linha de cada um deles para informar os valores correspondentes a cada idade.

Nessa mesma tela poderá ser informado o percentual de correção e a data o qual deverá ser aplicado.



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Folha Union > Cadastro> Funcionários> Mais informações> Parâmetros

Informe o convênio e o plano correspondente.

Obs. Caso o convênio venha a ser descontado do titular, é necessário preencher o campo “titular”, não precisa informar quantidade de dependentes, visto que o sistema irá considerar o que estiver no cadastro.

Folha Union> Tabelas> Cesta básica

Cadastre as informações da cesta básica utilizada pela empresa. Código – Informe código da cesta conforme sua escolha. Descrição - Informe o nome para identificação da cesta. Valor atual / Data de vigência / Valor anterior Informe o valor atual e sua data de vigência, posteriormente cadastre o valor anterior. Este procedimento é necessário considerando que ao fechar a folha de pagamento o sistema verificará a data de competência da folha e desta maneira utilizará o valor dentro da vigência apurada. Código para pagamento – Informe o código da tabela de "códigos de movimento" que será utilizado para o lançamento do pagamento.

Folha Union> Tabelas> Feriados

Os feriados serão cadastrados, e o sistema verificará essa tabela, informando-o quando um dia de pagamento, por exemplo, for um feriado. Informe um código da sua escolha e adicione a descrição da cidade. Ao informar o ano, ficará habilitado o botão "Criar feriados nacionais", ao clicá-lo, serão listados os feriados nacionais então crie os feriados municipais. Obs. O código “1” sempre deverá se referir a cidade da sua administradora, ou seja, se sua adm for em São Paulo, o código 1



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deverá ser dos feriados de São Paulo, podendo os demais códigos ser aleatórios. Folha Union> Tabelas> Índices Econômicos

Aqui serão cadastrados os índices a serem utilizados (IGP-M, TJ, INPC, etc.), nas atualizações do FGTS. Cadastre o índice utilizado para o reajuste e informe o Tipo: Percentual

Para atualizar o FGTS o caminho é: Menu principal > Movimento> Atualização de saldo

Folha Union> Tabelas> Classes de autônomos

Informe o “mês/ano de referencia” e o número da classe que está cadastrando, sendo que poderão ser cadastradas mais de uma “classe”

Acrescente o valor do “salário base” e o percentual da “alíquota do INSS”.

As informações contidas nessa tela serão utilizadas para cálculos dos encargos.

Folha Union> Tabelas> Parâmetros

Informe os parâmetros utilizados pela empresa (Administradora).

Adiantamento - Informe a quantidade mínima de dias que o funcionário deverá ter trabalhado para receber o primeiro adiantamento salarial. FGTS - Informe o percentual do FGTS. Geral - Informe o código que será utilizado para lançamento de "acumulo de função", sendo que este código faz parte da tabela de "códigos de movimento", caso o código ainda não tenha sido cadastrado, ele deverá ser criado na tela de "códigos de movimento". Importante: O código “Acumulo de função” deverá ser até o código 19. Os códigos até o número 19 são códigos de “composição salarial” e deverão ser vinculados ao funcionário no “Cadastro> Composição salarial”. Gerar arquivo bancário pelo módulo Conpag - o sistema não permitirá que os arquivos bancários sejam gerados pelo módulo da Folha, será permitido somente a geração do arquivo para envio ao Conpag. Valor diário de Vale Refeição – Esse valor será utilizado para o pagamento do vale refeição diário. O valor poderá ser alterado na tela de movimentação do vale, e será alterado automaticamente na tela “Parâmetros”.

Dados Complementares da Empresa – serão informados nos arquivos remessa para SEFIP, GRFC e CAGED.



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Folha Union> Tabelas> Implantação> Ler Arquivo Rais (Observação somente no menu superior)

Esse procedimento é para facilitar o cadastro de suas empresas no sistema da Folha.

Considerando que ao utilizar o último arquivo da Rais, será importado para o sistema todos os dados das empresas e dos funcionários.

Dessa maneira o cadastro será preenchido automaticamente, sendo necessário incluir somente os dados que não constam no arquivo.

Após esse procedimento, seguiremos o “Cadastro” no próximo módulo.

Clique na opção “Ler arquivo da Rais”

Aba Seleção

Caminho e Nome do Arquivo – Após salvar o arquivo em seu computador, clique na lupa e selecione o arquivo correspondente, em formato TXT. Informar o Código Inicial para a Empresa – Informe o código inicial que as empresas terão em nosso sistema. Se forem as primeiras empresas a ser cadastradas, informe o código 0001, assim o sistema seguirá a seqüência numérica. Clique no botão “Ler Arquivo”.



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Aba Dados

Serão listadas todas as “empresas” e “funcionários” que constarem no arquivo. Marque as empresas que serão importadas na aba “Empresas” e na aba “Funcionários” marque os funcionários. Após as marcações clique no botão “Gravar”.

Folha Union> Tabelas> Implantação> Lançamento médias (Observação somente no menu superior)

A função é facilitar o registro das informações passadas, poderão ser lançadas as folhas de pagamento e adiantamento com datas antigas, por exemplo, se os cálculos de sua folha de pagamento iniciou no mês de 05/2012, poderão ser informadas as folhas de 01/2012 à 04/2012, permanecendo o fechamento de todos os meses do ano, facilitando para os arquivos da Dirf e Rais.

Ao escolher uma das opções “folha” ou “adiantamento” e informando a data corresponde, ao gravar, o sistema já direciona as informações ao histórico do funcionário, com disponibilidade dos relatórios correspondentes. Não aconselhamos a utilização dessa tela para os fechamentos mensais, visto que não é para tal funcionalidade. Informe q empresa e o funcionário. Selecione se o lançamento é de Folha ou de Adiantamento. Insira o código de movimento, referencia e valor, clique no botão “gravar”. Os códigos deverão ser gravados um de cada vez.



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Folha Union> Tabelas> Implantação> Lançamento médias de férias (Observação somente no menu superior)

A função é facilitar o registro das informações necessárias, poderão ser lançadas as médias e os cálculos das férias antigas.

Informe a empresa e o funcionário,

Acrescente as informações do conforme solicitadas em cada campo da tela, e clique no botão “gravar” para passar para a próxima etapa.

Informe os códigos de movimento, referencias e valores das médias, sendo um código de cada vez, clicando no botão verde que indica “inclusão” no quadro de médias.

Depois faça o mesmo procedimento para inclusão do movimento das férias, valores pagos.

Observação, Caso preencha incorretamente algum item do campo “Dados para o cálculo” não será permitido alteração. Nesse caso carregue as informações na tela, clique no botão “apagar”, assim as informações serão desconsideradas e deverão ser lançadas novamente desde o inicio.

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