Unidade V: Escrituração Contábil Disciplina: Elementos de Contabilidade Para Arquivologia Professor: Iury da Silva Pessôa Email: [email protected]@ct.ufes.br

Unidade V: Escrituração Contábil

Disciplina: Elementos de Contabilidade Para Arquivologia

Professor: Iury da Silva Pessôa

Email: [email protected]

Escrituração ContábilEscrituração Contábil

•Conceitos básicos

•Generalidades

•Livros contábeis

•Documentação contábil

LIVROS CONTÁBEIS

Livros ContábeisLivros Contábeis Uma vez gerados os lançamentos, os

mesmos darão origem aos Livros Razão e Diário, além de possibilitarem a elaboração do Balancete, Balanço, Demonstração do Resultado do Exercício, etc.

Os lançamentos deverão obedecer aos princípios contábeis, as normas brasileiras de contabilidade e às demais legislações, além de estar consoante com a Estrutura Conceitual da Contabilidade.

Livros Obrigatórios Livros Obrigatórios São exigidos por lei e a ausência dos

mesmos pode resultar em multa. Os Livros obrigatórios, conforme a legislação vigente, são:

- Contábeis; - Livro diário - Livro Razão

- Livros Fiscais/auxiliares; - Livros Trabalhistas;

FormalidadesFormalidadesExtrínsecas (externas): são as formalidades que os livros devem conter, antes de serem escriturados. Ex: Encadernação, numeração, termos de abertura e encerramento e registro em órgão competente.

Intrínsecas (internas): são a maneira de preenchê-los, ou seja, clareza, ordem cronológica rigorosa, continuidade, exatidão, seguir método uniforme.

Livro DiárioLivro Diário• Origem: No Brasil é livro obrigatório

desde 1850, registra dia-a-dia, todos os atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar a situação patrimonial da empresa, em rigorosa ordem cronológica, com os valores expressos na unidade monetária atual.

• O livro deve ser submetido à autenticação da Junta Comercial. O atraso na escrituração não poderá ultrapassar 180 dias, sob pena de multa prevista pelo IR.

Livro DiárioLivro Diário• Elementos Essenciais:

Número do Livro Diário; Local e data; Conta ou contas debitadas; Conta ou contas creditadas, precedida(s) da

partícula “a”; HISTÓRICO da operação; Valor da operação.

Livro DiárioLivro DiárioEspécie de documento: Livros Contábeis

Conteúdo informacional: Memória das transações

Arquivo corrente: Durante o exercício

Arquivo intermediário: 05 anos

Arquivo permanente: Durante a vida da Entidade

Fundamentação: A lei não prevê descarte

Regulamentação: Uso previsto na Lei n°: 556 de 25/06/1850, no decreto lei 486 de 03/03/69 e regulamentado pelo decreto lei 64.567 de 22/05/69.

Livro DiárioLivro Diário

Livro RazãoLivro Razão• Origem: De grande utilidade para contabilidade,

registra o movimento de todas as contas, sua escrituração passou a ser obrigatória a partir de 1991. Na Contabilidade moderna, o Razão é informatizado, antigamente era escriturado em fichas.

• Função: É utilizado para resumir ou totalizar, por conta ou sub-conta, os lançamentos efetuados no Livro Diário. O Livro Razão reflete exatamente aquilo que foi lançado no Livro Diário, mas de forma individualizada.

Elementos essenciais:Número do Livro Razão;Data;Conta de movimentação de Livro Razão;Histórico;Conta debitada;Conta creditada;Valor;Saldo.

Livro RazãoLivro Razão


Espécie de documento: Livros Contábeis e Fiscais



Arquivo intermediário: 05 anos, 10 anos

Arquivo permanente: A lei não prevê

Fundamentação: CTN Art. 150, 173, 195. CC Art. 205. OBS: O CFC recomenda a guarda permanente

Regulamentação: Lei 8.218/91, art. 14, e Lei 8.383/91, art. 62.


LIVROS FISCAIS

Livros FiscaisLivros FiscaisSão obrigatórios para o fisco, além de utilizados na escrituração contábil como auxiliares, reduzindo o volume de registros contábeis no Livro Diário.

LALUR – Livro de apuração do IR; Livro Caixa; Livro Contas-Correntes; Livro de Inventário; Livro de Entrada de Mercadorias; Livro de Saída de Mercadorias; Livro de Registro de Prestação de Serviço; Livro de Registro de IPI. Livro de Registro de ICMS Livro de Registro de ISS

Lalur Lalur

• Origem: Instituído pela legislação de IR, no Lalur (Livro de Apuração do Lucro Real) são lançados os ajustes do Lucro Líquido do período de apuração..

• Função: Existe para assegurar a separação entre a escrituração comercial e a fiscal.

O Lalur é dividido em 2 partes: Parte "A“: Onde irão discriminados os

ajustes, por data, ao Lucro Real, como: despesas indedutíveis, valores excluídos, e a respectiva Demonstração do Lucro Real.

Parte "B“: Onde incluem-se os valores que afetarão o Lucro Real de períodos-base futuros, como, por exemplo: Prejuízos a Compensar, Depreciação Acelerada Incentivada, Lucro Inflacionário Acumulado até 31.12.1995, etc.

Lalur Lalur






Fundamentação: CTN Art. 150, 173, 195. OBS: O CFC recomenda a guarda permanente

Regulamentação: Lei 154/47, art. 2, e Lei 8.383/91, art. 48, e Decreto-lei 1.598/77, art. 8 e 27

Lalur Lalur

LalurLalur

Lalur Lalur

Livro CaixaLivro Caixa O livro Caixa também é auxiliar. Nele são registrados todos os fatos administrativos

que envolvam entradas e saídas de dinheiro.

É importante destacar que o Caixa na verdade é o tesoureiro da empresa, ele auxilia no fechamento diário de todas as operações financeiras de recebimentos e pagamentos da empresa.







Regulamentação: Foi instituído pela lei 8.541/92.

Livro CaixaLivro Caixa

Livro Contas-CorrentesLivro Contas-Correntes

O Contas-Correntes é o livro auxiliar do Razão. Serve para controlar

as contas que representam Direitos e Obrigações para a empresa.

No livro Contas Correntes abre-se uma página para débitos e créditos de cada correntista.









Livro de InventárioLivro de Inventário O Livro de Inventário é onde é feito o

controle diário dos estoques, podendo ser escriturado de forma manual, mecanizada ou por sistema eletrônico de processamento de dados.

Número do Código de Barras dos Produtos Denominação da Mercadoria Quantidade

Saldo Físico Inicial Existente no Estoque Quantidade Física da Entrada de Mercadoria Quantidade Física da Saída de Mercadoria Quantidade Final Existente no Estoque

Valorização do Estoque Saldo Anterior Valor de Custo das Entradas Valor de Custo das Saídas Valor do Saldo Final Existente em Estoques

Custo Médio das Mercadorias em Estoque Estoque Físico Mínimo Quantidades a Necessárias à Reposição do Estoque Mínimo

Livro de InventárioLivro de Inventário






Fundamentação: Parecer 410 Coordenação do sistema de Tributação (CST/SIPR). OBS: O CFC recomenda a guarda permanente

Regulamentação: Lei 154/47, art. 2, § 2°, e Lei 6.404/76, art. 183, inciso II, e 8.541/92, art. 3º.



Livro de Entrada de Livro de Entrada de MercadoriasMercadorias O Livro de Registro de Entrada de

Mercadorias deve ser escriturado pelas empresas comerciais sujeitas ao pagamento do ICMS e do IPI que possam se creditar do ICMS e do IPI das compras efetuadas.

Nele também são registradas as entradas de bens de qualquer espécie, inclusive os que se destinam a uso ou consumo.






Fundamentação: CTN Art. 150, 173, 195. RICMS Art. 221. OBS: O CFC recomenda a guarda permanente

Regulamentação: Lei 154/47, art. 2, § 2°, e Lei 6.404/76, art. 183, inciso II, e 8.541/92, art. 3º.

Livro de Entrada de Livro de Entrada de MercadoriasMercadorias

Livro de Entrada de Livro de Entrada de MercadoriasMercadorias

Livro de Saída de Livro de Saída de MercadoriasMercadorias O Livro Registro de Saídas é obrigatório

para todas as empresas comerciais, estabelecido no Regulamento do ICMS, com o objetivo de registrar as notas fiscais de saídas, destacando-se os ICMS incidentes pelas vendas.

Registra, em ordem cronológica, as vendas de mercadorias ou de produtos, bem como toda e qualquer saída, inclusive de bens móveis da empresa.







Regulamentação: Instituído pela Lei 187 15/01/1936.

Livro de Saída de Livro de Saída de MercadoriasMercadorias

Livro de Saída de Livro de Saída de MercadoriasMercadorias

Livro de Registro de Livro de Registro de Prestação de ServiçoPrestação de Serviço Esse livro é obrigatório perante o fisco

municipal, nele registram-se todas as operações de serviços, individualizando as respectivas Notas Fiscais em ordem cronológica.

Destina-se a escrituração das notas fiscais de serviços emitidas e a apuração do Imposto Sobre os Serviços (ISS).






Fundamentação: CTN Art. 150, 173, 195. RICMS Art. 221. Reg. ISS, arts. 77, 88 e 90.OBS: O CFC recomenda a guarda permanente

Regulamentação: Regulamentado por cada município.

Livro de Reg. de Livro de Reg. de Prestação de ServiçoPrestação de Serviço

Livro de Registro de Livro de Registro de Prestação de ServiçoPrestação de Serviço

Livro de Registro de Livro de Registro de ICMSICMS Este também é obrigatório para todas as

empresas, nele são especificados os totais das operações com ou sem o crédito do imposto para as notas de entradas e saídas do período.

O Livro de Apuração do ICMS é escriturado com base na totalização periódica dos Livros de Registro de Entrada e de Saída de Mercadorias.







Regulamentação: Regulamentado por cada estado.

Livro de Registro de Livro de Registro de ICMSICMS

Livro de Registro de Livro de Registro de IPIIPI Este livro é obrigatório para todas as

empresas enquadradas como indústrias, nele são especificados os totais das operações com ou sem o crédito do imposto para as notas de entradas e saídas do período.







Livro de Registro de Livro de Registro de IPIIPI

Livro de Registro de Livro de Registro de ISSISS Livro obrigatório para todas as empresas

enquadradas como prestadoras de serviços, nele são registrados os totais das operações com ou sem o crédito do Imposto Sobre Serviços para as notas de prestação de serviço do período.







Regulamentação: Regulamentado por cada município.

Livro de Registro de Livro de Registro de ISSISS

Livro de Registro de Livro de Registro de ISSISS

Tipos de Documentos Guarda Amparo legalLivro Balanço Patrimonial/Geral Permanente A lei não prevê descarte

Livro de ações endossáveis 10 anos CC 2002, art. 205Livro de Apuração do Lucro Real - LALUR

10 anos Lei 8.212 Art 46

Livro de Razão 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Livro de Registro de ações Nominativas 10 anos CC 2002, art. 205

Livro de Registro de Duplicatas 10 anos CC 2002, art. 205

Livro de Registro de Entradas 5 anos Lei 5.172 art.173*

Livro de Registro de ICMS 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Livro de Registro de Inventário 31 anosParecer 410 Coord. do Sist. de Tributação (CST/SIPR)

Livro de Registro de Partes Beneficiárias Nominativas

10 anos CC 2002, art. 205

Livro de Registro de Saídas 10 anos Lei 8.212 Art 46

Livro de Transferência de ações Nominativas

10 anos CC 2002, art. 205

Livro Diário Permanente A lei não prevê descarte

Livro Registro de Entradas 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

LIVROS TRABALHISTAS

Livros TrabalhistasLivros Trabalhistas

São livros obrigatórios para todas as pessoas jurídicas e equiparadas pela legislação trabalhista, conforme segue:

Livro de Inspeção do Trabalho;

Livro Registro de Empregados;

Livro de Inspeção do Livro de Inspeção do TrabalhoTrabalho

A Portaria nº 3.158 (MT), de 18/05/71, criou a obrigatoriedade da empresa manter o Livro de Inspeção do Trabalho no seu estabelecimento, apresentado na ocasião da visita do fiscal do trabalho. A empresa que tem filial, deverá manter um livro de inspeção em cada uma.

Espécie de documento: Livros trabalhistas

Conteúdo informacional: Memória de fiscalização



Arquivo permanente: Durante a vida da empresa.

Regulamentação: Portaria nº 3.158 do Ministério do Trabalho, de 18/05/71. OBS: As micro e EPP estão dispensadas de manter este livro conforme determina a Lei complementar nº 123/2006.

Livro de Inspeção do Livro de Inspeção do TrabalhoTrabalho

Livro de Registro de Livro de Registro de empregadosempregados Livro onde ocorre o registro dos empregados,

podendo ser adotado livros, fichas ou sistema eletrônico. Deve ser preenchido com os dados dos empregados, inclusive foto; atualizado periodicamente e assinado pelos empregados na admissão e na dispensa. Deve permanecer na empresa, juntamente com o Livro de Inspeção do Trabalho. à disposição da fiscalização do Ministério do Trabalho, sob pena de multas. (Art. 41 e 628 da CLT).

Espécie de documento: Livros Trabalhistas

Conteúdo informacional: Registro dos empregados



Arquivo permanente: Durante a vida da empresa.

Regulamentação: Art. 41 e 628 da CLT e Portaria 3.636 do Ministério do Trabalho, de 1991.

Livro de Registro de Livro de Registro de empregadosempregados

Tipos de Livros Guarda Amparo legalLivro Balanço Patrimonial/Geral Permanente A lei não prevê descarte

de ações endossáveis 10 anos CC 2002, art. 205

de Apuração do Lucro Real - LALUR 10 anos Lei 8.212 Art 46

de Razão 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

de Registro de ações Nominativas 10 anos CC 2002, art. 205

de Registro de Duplicatas 10 anos CC 2002, art. 205

de Registro de Entradas 5 anos Lei 5.172 art.173*

de Registro de ICMS 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

de Registro de Inventário 31 anosParecer 410 Coord. do Sist. de Tributação (CST/SIPR)

de Reg, de Partes Beneficiárias Nominativas

10 anos CC 2002, art. 205

de Registro de Saídas 10 anos Lei 8.212 Art 46

de Transferência de ações Nominativas 10 anos CC 2002, art. 205

Diário Permanente A lei não prevê descarte

Registro de Entradas 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

de Inspeção do Trabalho Permanente A lei não prevê descarte

de Registro de Empregados Permanente A lei não prevê descarte

DOCUMENTOS CONTÁBEIS

Documentos ContábeisDocumentos Contábeis

Documento contábil é aquele utilizado para possibilitar a escrituração contábil, e principalmente para provar a regularidade de todas as operações da empresa (fiscal, trabalhista, contábil, societária, etc.)

Documentos ContábeisDocumentos ContábeisSão exemplos:

Movimentação contábil e fiscal

Comprovação de pagamentos

Comprovação de recebimentos

Boletim de caixa

Extratos bancários

Notas Fiscais

Movimentação contábil e Movimentação contábil e fiscalfiscal

A Movimentação Contábil contempla todos os processos de pagamentos, recebimentos, extratos bancários, etc

A Movimentação fiscal contempla todas as 1ª vias de NFs de compras de bens e serviços e 1 via de todas as NFs emitidas pela empresa

Comprovação de Comprovação de pagamentospagamentos

Destina-se a comprovar o efetivo pagamento de uma compra, ou prestação de serviços ou ainda de um tributo, etc, a alguém como um fornecedor, empregado, governo, etc, fazendo inclusive e principalmente a prova judicial, evitando cobranças indevidas

Serve para evitar a cobrança em duplicidade de um fornecedor, e a fornecer subsídios a eventuais cobranças judiciais contra a empresa

Comprovação de Comprovação de pagamentospagamentos

Exemplos: Cópia de cheque ou saída no boletim de caixa , 2ª via da NF (opcional); Nota de débito (no caso de juros); recibos de pagamentos a empregados ou autônomos (RPA); guias de recolhimentos, Duplicata, recibo, boleto bancário, etc.

OBS: Rascunhos, comunicações internas, etc. não têm valor fiscal.

Comprovação de Comprovação de recebimentosrecebimentos

Destina-se a comprovar o efetivo recebimento de uma venda, ou prestação de serviços ou ainda de um empréstimo.

Serve para evitar a cobrança em duplicidade de um cliente, e a fornecer subsídios a eventuais cobranças judiciais contra seus devedores.

Comprovação de Comprovação de recebimentosrecebimentos

Exemplos: Depósito bancário, aviso de crédito, entrada no boletim de caixa, NF de compra ou de prestação de serviços, duplicatas emitidas, etc.

Boletim de caixaBoletim de caixa

O boletim de caixa registra as entradas e saídas de dinheiro no caixa, e presta contas à empresa (adquirível em papelaria, ou disponível em programas de controle financeiro)

O termo “caixa” identifica a manutenção de dinheiro, em poder de um responsável, destinado às necessidades de pagamentos de pequeno valor, ou urgente ou imprescindíveis

Arquivo corrente por 01 ano.

Extratos bancáriosExtratos bancários

Documento emitido pelo banco, que serve para demonstrar a movimentação financeira em determinado período, normalmente mensal.

Servem para apurar as diferenças entre o saldo de controle da empresa e o saldo bancário, que raramente são os mesmos em uma mesma data.

Arquivo corrente por 01 ano.Arquivo intermediário por 05 anos.

Lei 5.172 (CTN).

Notas FiscaisNotas FiscaisA Nota Fiscal Mercantil – NF – é o único documento hábil para comprovar a aquisição de quaisquer tipos de bens (máquinas, mercadorias, matérias-primas, embalagens, móveis, etc) ou serviços.

Exceto quando o vendedor ou prestador for autônomo ou empresa desobrigada da emissão

Arquivo corrente por 01 ano.Arquivo intermediário por 05 ou 10

anos. Lei 5.172 e Lei 8.212.

Tipos de Documentos Guarda Amparo legalAtas de Reuniões e assembléias 10 anos CC 2002, art. 205

Balancete 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Balanço aprovado 3 anos Lei 6404/76, art. 287.

Cofins 10 anos Lei 8.212 Art 33

Conciliação Bancária 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Conhecimento de Frete 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Conta de Água 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Conta de Luz 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Conta de Telefone 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

DAE - Documento de Arrecadação Estadual 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

DAMEF – Dec. Anual de Mov. Econ. e Fiscal 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.DAPI – Dem. de Ap. e Informação do ICMS 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

DCTF – Dec. de Déb. e Créd. Tributos Federais 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

DIPI - Declaração do PI - Bebidas 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Duplicatas Recebidas/Emitidas 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Extrato Bancário 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

GAM - Guia de Arrecadação Municipal 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.ICMS - Imposto de Circulação de Mercadorias 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.Imposto de Renda Autônomo 10 anos Lei 8.212 art. 46Imposto de Renda Pessoa Física 5 anos Inst. Normativa da SRF n°8/93 Art. 4°

IPI - Imposto de Produtos Industrializados 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Tipos de Documentos Guarda Amparo legal

IPTU (Imposto Predial Urbano) 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

IPVA (Imp. sobre Prop. de Veículos) 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.IRPJ - Imposto de Renda Pessoa Jurídica) 10 anos Lei 8.212 art. 46ISSQN (Imposto sobre Serviços) 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.ITBI (Imposto de Transmissão Bens Imóveis) 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.ITR (Imposto Territorial Rural) 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Laudo de reavaliação 5 anos Lei 6404/76, art. 287. CC art. 1055

Movimento Contábil ou Movimento de Caixa 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Nota Fiscal de Fornecedor 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Nota Fiscal de Imobilizado (enquanto existir) 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Nota Fiscal de Saída 10 anos Lei 8.212 Art 46

Nota Fiscal de Venda de Imobilizando 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Ordem de Serviço 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

Parecer do Con. Fiscal Sob Ass. do Contabilista 10 anos CC 2002, art. 205

PIS (Programa de Integração Social) 10 anos Lei 2.052/83 Art. 3° e 10° PIS-PASEP

Recibo de Depósito Bancário 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.Reembolso de Despesas/ Despesas Viagens 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.RPA (Recibo de Pagamento de Autônomo) 30 anos Lei 8.212 Art. 45 § 1°

Taxa de Fiscalização para Funcionamento 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

VAF (Verificação de Apuração Fiscal) 5 anos Lei 5.172 (CTN), art. 150, 173 e 195.

SPEDSPED

•SPED Contábil (ECD): Diário Geral, Razão Auxiliar , Livro de Balancetes Diários e Balanços

•SPED Fiscal (EFD): Registro de Saídas, de Entradas, de Inventário, de Apuração de IPI, de Apuração de ICMS

•SPED Social (E-SOCIAL ou E-PREV)

•Nota Fiscal Eletrônica (NF-E)

•E-LALUR

Sistema Público de Escrituração Digital

Setor público Setor público (NBC T 16.5)

Os documentos de suporte aos registros contábeis deve ser mantidos em arquivo próprio, no respectivo órgão ou entidade pública, sob a responsabilidade de profissional de contabilidade, até a decisão transitada em julgado do respectivo Tribunal de Contas.

As entidades públicas devem desenvolver procedimentos que garantam a segurança, a preservação e a disponibilidade da escrituração contábil mantida em sistemas eletrônicos.

Os documentos em papel podem ser digitalizados e armazenados em meio eletrônico ou magnético, desde que assinados e autenticados, em observância à NBC T 2.8 – Das Formalidades da Escrituração Contábil em Forma Eletrônica.

ReferênciasReferênciasFRANÇA, José Antonio de França. Políticas de arquivos contábeis LEIS. Revista Brasileira de Contabilidade Nº 125 – SetOut2000.FRANÇA, José Antonio de França. Planejamento e políticas contábeis. Disponível em www.itecon.com.br, acessado em 02 de junho de 2009.COSIFIE - Portal de contabilidade. Livros Registros e Demonstrações Contábeis. Disponível em www.cosif.com.br. Acessado em 02 de junho de 2009.

Unidade V: Escrituração Contábil

Disciplina: Elementos de Contabilidade Para Arquivologia

Professor: Iury da Silva Pessôa

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Unidade V: Escrituração Contábil Disciplina: Elementos de Contabilidade Para Arquivologia Professor: Iury da Silva Pessôa Email: [email protected]@ct.ufes.br