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UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
DA ESTRATÉGIA À NATUREZA: A UTILIZAÇÃO DA GESTÃO DOCUMENTAL PARA O CRESCIMENTO DA EMPRESA
Por: Alessandra Aparício da Silva Cabral
Orientador
Prof. Jorge Vieira
Rio de Janeiro
2010
2
UNIVERSIDADE CANDIDO MENDES
PÓS-GRADUAÇÃO “LATO SENSU”
PROJETO A VEZ DO MESTRE
DA ESTRATÉGIA À NATUREZA: A UTILIZAÇÃO DA GESTÃO DOCUMENTAL PARA O CRESCIMENTO DA EMPRESA
Apresentação de monografia à Universidade
Candido Mendes como requisito parcial para
obtenção do grau de especialista em Gestão
Empresarial
Por: . Alessandra Aparício da Silva Cabral
3
AGRADECIMENTOS
A Deus pela força concedida.
Ao meu marido Vinicius Teodoro da
Silva pelo encorajamento.
Aos meus pais e irmãos pela paciência.
Aos amigos e professores pela ajuda
tantas vezes solicitada.
4
DEDICATÓRIA
Ao meu marido por ter me acompanhado
por mais esta etapa de minha vida. Aos
meus pais e irmãos que me incentivaram
a buscar mais. A eles que sempre
torceram pela conquista de algo maior e
melhor neste caminho.
5
RESUMO
Esta monografia tem como objetivo relatar como a gestão de
documentos pode ajudar uma empresa a ganhar destaque no mercado, com o
controle de suas informações, a elaboração de estratégias internas e o
aumento de seu lucro.
A gestão documental é apresentada de forma simples e exemplificada
de maneira que pode ser utilizada por qualquer organização. A tecnologia
busca o melhoramento e apresenta caminhos para conseguir isto com
ferramentas específicas de gestão estratégica. Explicita-se que a combinação
destas duas gera para a empresa vantagens enormes. Como a gestão
documental busca a utilização de menos papel impresso, acaba por facilitar o
trabalho, ganhando eficiência e consequentemente ajuda o meio ambiente.
6
METODOLOGIA
Foram realizadas pesquisas na internet e em livros, conforme descrito
na bibliografia. O estudo necessitou de textos mais direcionados ao assunto,
para a conceituação teórica dos métodos existentes.
O trabalho foi dividido em 3 capítulos. Nos capítulos 1 e 2 pretendeu-se
mostrar, com uma visão geral, o que é e como é o seu funcionamento. No
capítulo 2, especificamente, voltou-se o olhar para o processo tecnológico na
área de gestão documental. No capítulo 3 ocorreu a junção dos capítulos
anteriores e mostrou-se que é possível fazer uma empresa crescer com
mudanças na organização de documentos e tecnologias implantadas.
7
SUMÁRIO
INTRODUÇÃO 08
CAPÍTULO I - Organização de documentos 10
CAPÍTULO II - Tecnologia a serviço da empresa 18
CAPÍTULO III – Gestão Empresarial e Gestão Documental 27
CONCLUSÃO 37
ANEXOS 40
BIBLIOGRAFIA 47
ÍNDICE 50
FOLHA DE AVALIAÇÃO 51
8
INTRODUÇÃO
O objetivo deste trabalho foi analisar a gestão documental como fonte
de influência no controle das informações, assim como descrever a
contribuição desta para o atendimento de qualidade, a preservação das
informações e a contribuição para o meio ambiente, no tocante de volume de
material utilizado.
As empresas buscam colocação no mercado, lucros altos,
reconhecimento e a criação de produtos estratégicos, na visão macro-
organizacional. Entretanto, olhando para dentro da empresa, pode-se citar
outras ambições como manter seus funcionários motivados e alinhados à
missão da empresa, tê-los como colaboradores e clientes internos, ter um
atendimento eficiente - para conquistar mais clientes – e etc, visão micro e
meso-organizacional. Nestes últimos exemplos é perceptível a presença das
pessoas como fator primordial, e é através delas que a excelência é
alcançada!
A tecnologia vem ao nosso encontro para nos auxiliar no que tange às
informações. Agregando esta tecnologia ao serviço de uma empresa atingem-
se com maior facilidade alguns pontos importantes para o seu crescimento.
Utilizando a Gestão Documental esta ganha rapidez e eficiência no
atendimento, melhora na tomada de decisões - por possuir mapas atualizados
das informações -, a racionalização dos espaços e a diminuição de papéis
impressos, consequentemente menos gastos.
Por ser uma operação técnica permite o entrelaçamento de
informações, resultando assim em estratégias diversas, comparações entre
períodos anteriores e até com empresas concorrentes, e é por esta razão que
a implantação e o gerenciamento de um projeto como este é de nível elevado
e deve ser realizado de maneira a garantir a segurança e a confidencialidade
das informações, assegurando o tratamento do material e sua armazenagem.
9
Levando em consideração o exposto acima, pode-se dizer que o
objetivo é apresentar alguns aspectos relativos à gestão eletrônica de
documentos. Por isso, através deste trabalho tentará se responder a pergunta:
Como a gestão documental pode contribuir para um maior controle das
informações, elaboração de estratégias internas e na ajuda ao meio ambiente?
Um dos grandes desafios das organizações de hoje é desenvolver em
seus colaboradores a vontade de contribuir com o meio ambiente, e mais
importante, um método próprio que possa ser utilizado por todos e que gere
lucro, ou redução de custos para a empresa.
No capítulo 1 é apresentado como a organização de documentos pode
fazer a diferença na efetividade do atendimento as leis existentes, a
funcionalidade da Tabela de Temporalidade Documental, a melhor maneira de
se organizar documentos, entre outros detalhes.
No capítulo 2 é a tecnologia da informação que aparece descrita.
Abrangências e cuidados que deverão ser tomados para a implementação e
escolha de uma destas ferramentas, os programas que podem ser utilizados
para apoio gerencial e, até, uma pincelada da visão administrativa para estes.
No capítulo 3 fechamos o trabalho detalhando a gestão empresarial e
gestão documental, uma com influência sobre a outra. E ainda, mostra-se que
com a combinação destes, além da diminuição de custos, também interfere no
meio ambiente. O controle de documentos digitalizados volta a ser relato.
10
CAPÍTULO I
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS
Organização gera praticidade.
O homem deixa documentação ou objetos para a posteridade. Para a
coleção destes utiliza-se museus, bibliotecas ou qualquer tipo de ambiente que
o permita conservar, classificar, preservar esses materiais. Para as empresas
privadas, assim como para as públicas, a preservação e a acessibilidade de
documentos é de extrema importância, pois é através deles que se sabe o que
aconteceu de bom ou ruim em períodos anteriores. Podemos fazer
correspondências aos resultados, sabendo-se o que é melhor para alcançar
positivamente os requisitos legais, culturais e até mesmo políticos da empresa.
A importância de se ter arquivos é tão grande que iremos apresentar
em um capítulo os detalhes produzidos por determinado órgão. Exemplos
utilizados em todo o trabalho terão como referência a área de Recursos
Humanos, porém isto não diminui a importância ou a agilidade do serviço
oferecido para toda uma empresa.
1.1 - Documentação Administrativa
Podemos dizer que documentação é todo o instrumento que pode
informar, ou seja, apto a dar alguma informação. Quando os documentos de
uma empresa estão organizados e arquivados facilita no seu manuseio, o que
quer dizer agilidade no trabalho, e aumenta sua segurança, em caso de
fiscalização. Em uma empresa essa documentação deve ser armazenada de
maneira contínua e coerente, pois deve obedecer a uma tabela de
temporalidade.
11
“Por meio da documentação administrativa a
administração serve a si mesma, tendo à mão o controle
de sua orientação anterior. Serve às gerações futuras,
transmitindo-lhes os ideais, as aspirações e as
conquistas... É por isso que a documentação
administrativa não se constitui, apenas, em atividade
meio... è meio, quando serve de instrumento à
administração para que esta possa manter continuidade e
coerência em seus atos; é fim quando satisfaz
necessidades coletivas que vivem dentro da órbita de
ação...” (JAMESON, 1964, p.10)
PRAZO DE GUARDA SÉRIES
Arquivo Arquivo DESTINAÇÃO
OBSERVAÇÕES DOCUMENTAIS / ASSUNTO Corrente Central FINAL
Alteração
• Cadastral 30 anos Eliminação
• Conta bancária 5 anos Eliminação
• Folha de pagamento, hora- extra, sobreaviso 5 anos 90 anos Eliminação
Apuração mensal de adicional 5 anos 47 anos Eliminação Sistema de periculosidade Informatizado Ata 5 anos 15 anos Permanente Atestado (afastamento, abono 7 anos Eliminação de falta, comprovação de maternidade) Autorização (desconto em folha, 7 anos Eliminação movimentação em conta vinculada) Auxílio natalidade 7 anos Eliminação Avaliação de Curso 2 anos Eliminação Excluir original se
constar no ATC Aviso de férias 7 anos Eliminação Balancete 7 anos Eliminação có lal Boletim (atualização cadastral, 5 anos Eliminação avaliação) Cartão Ponto 5 anos 10 anos Eliminação
Fonte: http://www.saude.sc.gov.br/gestores/sala_de_leitura/documentos_diversos/adp-01957-tab-temp-doc-07.pdf.
Autor: Secretaria de Estado da Saúde – SC - Florianópolis, Publicado em: 2007, Visitado em: 18/02/2010.
12
Fonte: ARQUIVO NACIONAL. Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos às
atividades-meio da administração pública. 2001, p 57.
Estas tabelas fazem referência a alguns documentos específicos de
RH (área de bastante destaque em uma organização, por conter registros
13
importantes da própria e também da vida profissional de seus colaboradores).
Vale ressaltar que estas são de órgãos governamentais e que o tempo
sugerido pode ser diferenciado de empresa para empresa, assim pode-se
perceber com estes exemplos, além de ser apenas uma parte da enorme lista
disponibilizada.
Não precisamos entrar em detalhes de todos os departamentos, pois
sabemos que a Tesouraria, a Contabilidade, o Comercial, o Financeiro, entre
outros possuem seus documentos – tão importantes quanto – para serem
guardados por certos períodos de tempo. Entretanto, com o exemplo de um
departamento, conseguimos chegar no ponto de importância deste trabalho:
como a Gestão Documental facilita a utilização de informações para o alcance
da excelência?
A tabela que vimos anteriormente recebe o nome de Tabela de
Temporalidade Documental, esta deve ser feita para cada área da empresa
separadamente. Com ela temos uma visão mais ampla dos documentos
guardados, podendo assim distinguir com mais facilidade os que são de
guarda temporária, e os que são de guarda permanente.
A TTD é matéria de resoluções, a de nº 14, de 24 de outubro de 2001
trata do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a
Administração Pública. Mesmo sendo voltada para as atividades-meio da
Administração Pública, ela fala dos prazos de guarda e a destinação de
documentos estabelecidos na Tabela de Temporalidade e Destinação de
Documentos de Arquivo.
Tendo em vista que há onde buscar informações úteis e legais para sua
utilização as empresas privadas podem aproveitar para seu próprio escopo. A
gestão documental e a proteção de alguns documentos são previstas em lei. O
CONARQ – Conselho Nacional de Arquivos – é um órgão vinculado ao Arquivo
Nacional da Casa Civil da Presidência da República é quem define a política
nacional de arquivos públicos e privados.
14
Algumas leis podem ser citadas como exemplos: a própria Constituição
Federal de 1988, a Lei nº 8.159/91, a 1.173/94, a 1.461/95, a 2.182/97 e a
2.942/99. As ações que visam à consolidação desta política nacional deverão
sempre partir do CONARQ.
Por isso o acompanhamento deve ser feito juntamente com a
legislação brasileira, para que sempre esteja dentro dos padrões exigidos em
lei. Concluímos que é de suma importância ter a TTD definida, com a relação
de seus documentos e seu tempo de arquivamento. Sabendo estes dados,
sabemos os valores administrativos, legais e técnicos destes materiais.
A legislação já começa a aceitar alguns documentos eletrônicos como
forma de comprovação, o que ajuda na localização mais rápida, elimina
problemas de espaço físico, porém a maioria ainda não aceita certos
documentos eletrônicos por falta de confiabilidade ou por não entenderem
muito bem. O certo é que o papel continuará entre nós por muito tempo.
Em alguns momentos o profissional tem dúvidas quanto à necessidade
de guardar um documento, ou como deve fazê-lo, ou se é permitido utilizar
ferramentas computacionais para isso. Na dúvida:
• mantenha tudo em ordem, porque isto ajuda na hora que precisar
manuseá-los (separar por assunto, ano, ordem alfabética, ...);
• não deixe acumular papéis sobre as mesas;
• encaderne os documentos que possuírem muitas folhas;
• contrate pessoa específica para este serviço;
• se ainda não tem certeza da gestão documental por intermédio da
tecnologia, mantenha os documentos em áreas limpas, ventiladas,
iluminadas e com a dedetização do ambiente em dia para evitar insetos.
Quando a revolução da informática estava começando algumas
pessoas acreditavam que a quantidade de papéis diminuiria das mesas dos
escritórios, e com os e-mails e Internet até mesmo sumiria, porém nos últimos
anos o consumo de papel cresceu assustadoramente.
15
Temos hoje a facilidade do fax, impressoras e copiadoras que são
mais baratas e rápidas a cada dia, o que só incentiva o uso do papel. Veremos
em outro capítulo os métodos que podem ser utilizados para diminuir a
quantidade de papéis armazenados, e consequentemente os espaços físicos
utilizados.
1.2 – Organização do arquivo
A produção de documentos tem crescido nos últimos tempos, logo a
tarefa de avaliar e saber o que deve ser conservado permanentemente ou que
pode ser destruído é de grande valia para a empresa, e através de descartes
de material pode-se tanto abrir espaços valiosos na empresa, como a
oportunidade de ajudar o meio ambiente com a reciclagem de papel.
Como a massa de documentos acumulados diariamente é muito
grande a empresa está mais do que disposta a procurar formas de
acondicioná-la, até mesmo porque quanto maior a quantidade de papel, maior
a sofisticação dos esquemas utilizados. Logo, podemos dizer que para um
desenvolvimento econômico a organização do arquivo deve ser eficiente e as
empresas precisam buscar sua melhor forma de ordenação.
“Entender o modo como as organizações se estruturam e
como executam suas funções e atividades é compreender
como os documentos são acumulados. Trata-se do
resultado de um ato desenvolvido e, na maioria dos
casos, cotidianamente repetido.” (SANTOS; INNARELLI;
SOUSA. 2007, p.80)
O arquivo bem organizado é questão básica para o funcionamento de
uma empresa, pois ele constitui a memória e as informações sobre as
atividades desenvolvidas. Conforme vai se criando estes registros eles vão se
16
tornando cada vez mais dependentes, pois estabelecem relações entre si.
Logo, os valores crescem e a necessidade de tê-los aumenta, principalmente
pelos valores administrativos, legais, fiscais, históricos, etc.
Não podemos deixar de citar que algumas organizações quando são
alvos de fiscalizações são “salvas” porque acharam um documento a muito
esquecido e que ajudou a solucionar um impasse, tanto econômico, como
social por sua importante informação. Documentos bem guardados fornecem
prova imediata, assim como acessibilidade a itens de valia inestimável.
Atualmente encontramos muitos serviços que disponibilizam o acesso
da documentação via Internet / Intranet. A organização e a informatização
criam caminhos para controlar e monitorar o armazenamento e a utilização dos
documentos de uma empresa. Estes serviços podem ser terceirizados ou
constituídos pela própria, desde que haja um mínimo de suporte e
conhecimento no assunto.
Alguns documentos podem ser descartados se tivermos acesso digital,
outros devem ser mantidos por determinado prazo (estipulados pelos órgãos
fiscalizadores), porém sempre respeitando o que foi definido na TTD. Na
resolução nº 20/2004 que trata de documentos digitais fica bem claro que a
participação de profissionais e a adoção de requisitos para seu funcionamento
é obrigatória.
Alguns recursos utilizados para a organização de documentos são
caixas e pastas (devidamente rotuladas), layout de estantes, controle das
solicitações e devoluções dos documentos, controle da temporalidade, controle
de permissões a usuários de diferentes posições hierárquicas (restrições de
acesso), etc. Aparentemente é um serviço simples e de fácil execução, porém
exige do profissional alta capacidade de concentração e organização, assim
como controle e total discrição quanto às informações manuseadas.
A Tabela de Temporalidade comentada no tópico anterior, quando feita
corretamente, e os documentos quando devidamente registrados são grandes
17
aliados da organização de um arquivo. Isso quer dizer que o armazenamento
pode ser mantido com disciplina, com critérios de seleção e impedindo a falta
de congruência. Ela gera uma maior eficiência, porém deve ser feita de
maneira sistematicamente atualizada.
É de grande importância que se tenha conhecimento das
necessidades da empresa, pois nem sempre o que está escrito na lei é o que
vale, uma empresa pode querer guardar documentos por mais tempo do que o
previsto em lei – isto deve ser visto quando da elaboração da tabela.
Em outro capítulo estudaremos com maior clareza a organização de
um arquivo tratando o assunto específico de Gestão Documental.
18
CAPÍTULO II
TECNOLOGIA A SERVIÇO DA EMPRESA
A organização moderna na economia digital.
A tecnologia da informação veio para facilitar o serviço das
pessoas e das empresas no geral. Ela abrange todas as atividades
desenvolvidas na sociedade. Dentro da área de Recursos Humanos lidamos
com muitos papéis (folha de pagamento, ficha registro, comprovantes de
pagamentos, férias assinadas, movimentação funcional e muitos outros), assim
como em toda a empresa, e nem todos tem o mesmo grau de importância.
Daí a necessidade de termos o conhecimento sobre as tecnologias
disponíveis, um método aplicado corretamente pode dar levar a uma nova
disposição, ou seja, uma nova perspectiva, fazendo com que a empresa tenha
vantagens competitivas no mercado.
2.1 – Abrangência e cuidados
A maioria das empresas já utilizam algum tipo de tecnologia para o
gerenciamento do ambiente organizacional. Estas tecnologias somadas aos
sistemas de informação oferecem uma base para a empresa buscar maior
lucratividade, facilidade para introduzir-se no mercado de maneira competitiva,
e melhorar o gerenciamento das operações cotidianas e consequentemente o
serviço ao cliente.
Visto que o ambiente está em constante mudança é indispensável a
criatividade e a inovação caminhando juntas para que a competição ou as
parcerias se realizem de maneira mais equilibrada e eficaz, sem esquecer da
ética, tão importante nos dias de hoje.
19
Um assunto muito comentado sobre as tecnologias é a fragilidade que
algumas oferecem, ou seja, ameaças à segurança das informações. Se por um
lado ajudam com a produtividade, por outro tornam os dados e as informações
mais suscetíveis a ataques. Podemos dizer que há os involuntários – erros
humanos, riscos ambientais e as falhas no sistema – e os intencionais – que
podem ser espionagens, sabotagens, roubos, extorsões e até ataques com
vírus e etc, que são de natureza criminosa.
Fonte: TURBAN, RAINER, POTTER. Introdução a Sistemas de Informação. 2007, p.61
20
Para que nenhum dos problemas citados ocorra, as empresas realizam
o gerenciamento dos riscos, que é identificar, controlar e minimizar o impacto
das ameaças, reduzindo assim a níveis aceitáveis de risco. Entretanto,
podemos dizer que este gerenciamento, ou até, esta segurança, é
responsabilidade de todos na organização. E isto pode ser feito através de
controles que visam a proteção física das instalações, a restrição ao acesso,
utilização de antivírus, uso de criptografia ou autenticação nas transmissões,
impedimento de alteração nos dados, ...
“A estratégia mais importante para proteger informações
é inserir controles (mecanismos de defesa). Os controles
se destinam a prevenir danos acidentais, deter ações
intencionais, solucionar problemas o mais rapidamente
possível, melhorar a recuperação de danos e corrigir
problemas. O fato importante é que a defesa deve
enfatizar a prevenção. A defesa não tem qualquer valor
depois que o crime é cometido. ... Os controles de
segurança se destinam a proteger todos os componentes
de um sistema de informação, mais especificamente
dados, software, hardware e redes.” (TURBAN, RAINER,
POTTER. 2007, p.69)
Documentação digital merece atenção especial, pois se necessita de
confiabilidade nos produtos disponíveis para seu armazenamento. Há muitas
mídias que podem ser utilizadas, como por exemplo CD’s, DVD’s, Pen Drives,
etc. Entretanto, estas mídias vão se perdendo pela rapidez com que esta área
se renova – deixa-se de ter acesso, como a mídia de disquete 3 ½“ – logo,
percebemos como pode ser frágil a durabilidade destes materiais.
Para este problema específico deve haver um estudo aprofundado, de
qual mídia é melhor ou atende com mais propriedade aos requisitos exigidos
21
pela empresa. Deve-se levar em consideração todos os problemas que podem
acontecer, desde a vida útil do produto, sua durabilidade, sua manutenção, até
questões que estão “fora do alcance” como as variáveis ambientais
(temperatura do ambiente, umidade relativa do ar, poluição).
Nos últimos anos a quantidade de dados gerados e acumulados é
impressionante, e não pára de crescer. Os sistemas de informação auxiliam
nas coletas, organização, armazenamento, acesso, análise e interpretação, ou
seja, no seu gerenciamento completo. Por isso a importância da escolha das
mídias utilizadas, os backups ou as cópias de segurança. De acordo com
Innarelli (2007) “o backup ou cópia de segurança nada mais é uma cópia dos
dados armazenados no sistema de informação da instituição ou dos dados de
uso pessoal... ele é a garantia da restauração dos dados caso haja pane,
sinistro ou desgaste nos equipamentos” (p.64).
2.2 – Sistemas que dão apoio gerencial
A TI tem condições de apoiar na área gerencial fornecendo
informações atualizadas, convenientes e corretas no momento em que se
precisa, através de programas criados para ajudar nas decisões. Esses
programas apresentam um fluxo contínuo de informações que geram
vantagens diversificadas e sem interrupções, e por consequência redução de
custos.
Abaixo citamos alguns exemplos de ferramentas que podem ajudar na
área de gerenciamento, mais especificamente, de documentos:
• Workflow (fluxo de trabalho) – movimenta informações (documentos ou
tarefas), controladas por normas de procedimento, através de
funcionários específicos. Esta ferramenta automatiza processos e
disponibiliza os seus controles nos departamentos específicos
22
(exemplo: digitalizar documentos, para que estes possam ser vistos ou
arquivados através do workflow).
• Groupware – vários produtos trabalham juntos para proporcionar uma
colaboração maior entre os participantes da rede (que podem estar na
mesma sala ou não) ajudando na obtenção do objetivo comum. Alguns
programas combinam e-mail, banco de dados, edição de texto,
gerenciamento de documentos, reuniões virtuais e muitos outros itens
dentro de um único ambiente.
• Data warehouse – ajuda nas decisões da empresa através de
informações disponibilizadas. Para Turban, Rainer, Potter (2007) “é um
depósito de dados históricos organizados por assunto para apoiar os
tomadores de decisões na organização” (p.100).
• Data mining – ou mineração de dados é um processo de busca de
dados, como o próprio nome diz. É um modelo que guia decisões em
condições que a compreensão não é fácil
• Data marts – é um Data warehouse menor. É projetado para atender
um departamento ou unidade local de uma empresa grande em suas
decisões, por isso são implantados muito mais rápidos.
• Internet – tem a capacidade de transferir dados a uma longa distância,
como textos, fotos, vídeos, ou qualquer tipo de arquivo que possa ser
configurado para tal. Interliga computadores no mundo todo com o
protocolo de internet.
• Intranet – é como a internet, porém é limitada a certo público.
Centraliza as informações e gerencia a comunicação interna. Sua
utilização pode ser feita apenas dentro da empresa, seu servidor é
local.
• Extranet – funciona como a intranet, limitando o público ao acesso,
porém pode ser feito de qualquer lugar do mundo pela internet. Ela
23
melhora a comunicação e acumula informações que ajudam na criação
de novas soluções.
Para estas últimas ferramentas apresentadas podemos criar uma
tabela que ajuda na hora de decidir entre quais delas será preferível a
utilização na empresa (mostra itens importantes e relevantes quanto à
utilização; ajuda se entender quais os métodos que desejam utilizar):
Comparativo entre as tecnologias:
INTERNET INTRANET EXTRANET
Acesso restrito
Comunicação instantânea
Comunicação externa
Compartilhamento de impressoras
Compartilhamento de dados
Rede local (LAN)
Fonte: http://www.oficinadanet.com.br/artigo/1276/internet_intranet_e_extranet_o_que_sao_e_quais_as_diferencas,
Autor: Nícolas Müller, Publicado em: 13/11/2008, Visitado em: 02/12/2009
Como exemplo do que pode ser feito por estas ferramentas para uma
empresa identificamos na figura abaixo itens que podem ser relevantes para
cada área, pois esta mostra como as organizações podem ser beneficiadas
através das informações que são obtidas pelas áreas funcionais:
24
Fonte: TURBAN, RAINER, POTTER. Introdução a Sistemas de Informação. 2007, p.217
Em todas as áreas da empresa deve-se ter a ética como principal
quesito, principalmente nos dias de hoje que as informações são tão facilmente
propagadas. A organização deve controlar as saídas e entradas destas para
identificar supostas situações de risco e evitá-las.
De acordo com Turban, Rainer, Potter (2007) as principais questões
éticas são a privacidade, a exatidão, a propriedade e a acessibilidade à
25
informação; a primeira pode ser violada quando os dados são mantidos em
banco de dados ou transmitidos por redes (p.78). Por isso a importância de se
possuir uma política de privacidade.
Existem muitas outras ferramentas que podem ser utilizadas como
receptoras de informações (documentos), porém não cabe a este trabalho
especificar todas e sim mostrar que sua utilização pode melhorar a eficiência
da organização. O ato de capturar, organizar e armazenar os dados são feitos
de maneira correta, porém muitas ainda não sabem transformá-los em
conhecimento.
“No contexto da tecnologia da informação, o
conhecimento é muito diferente dos dados e da
informação. Os dados são uma coleção de fatos, medidas
e estatísticas; a informação são dados organizados ou
processados que são oportunos e precisos. Como vimos,
conhecimento é uma informação contextual, relevante e
acionável. Dito de forma simples, conhecimento é a
informação em ação.” (TURBAN, RAINER, POTTER.
2007, p.109)
O desenvolvimento de um processo nesta área deve vincular-se aos
usuários, pois estes devem desde o começo da implementação saber o que
está acontecendo, já que são eles que utilizarão a ferramenta futuramente. Os
usuários também devem incorporar o novo método à visão do negócio, para
que seja bem aproveitado e desenvolvido de acordo com as necessidades do
negócio, permitindo a obtenção de apoio estratégico das informações.
É preciso ter em mente que a implantação de uma ferramenta
necessita de pessoas capacitadas e empenhadas no seu funcionamento. Sem
planejamento, envolvimento e comprometimento de todos da organização, o
processo de vantagens competitivas ou facilidades a serem alcançadas por
este intermédio não acontecerá, e ainda proporcionará uma enorme
26
desmotivação ou desapontamento por parte dos que esperavam obter
melhorias.
Por tudo que foi exposto até agora, só podemos concluir que a
tecnologia não foi feita para ser utilizada de maneira isolada; ela proporciona
uma alavancagem tanto nas facilidades, como nas dificuldades (como
exemplo, poderíamos citar empresas menos hierarquizadas ou competição
globalizada, mas isso depende do que cada organização espera do meio onde
atua).
Há a certeza de que nos dias de hoje as empresas precisam ser mais
ágeis em suas tomadas de decisões, consequentemente precisam de novas
formas de administração e pessoas que se comuniquem de maneira mais
clara, ou seja, gestores que consigam se fazer entender.
27
CAPÍTULO III
GESTÃO EMPRESARIAL E GESTÃO DOCUMENTAL
Tudo depende do tipo de empresa que trabalhamos.
Neste capítulo trataremos de questões pertinentes á empresa no que
tange o controle de informações e a elaboração de estratégias internas. Será
mostrado que a Gestão Documental além de contribuir para estes aspectos,
ainda ajuda na questão ambiental.
Tudo acontece a nossa volta de maneira muito rápida e intensa
levando-nos a perceber uma mudança tanto em níveis sociais, como no
econômico e cultural. Atualmente os maiores valores estão concentrados nas
informações, o que difere de tempos atrás que a riqueza era medida através
da quantidade de capital ou terra que possuísse.
“Segundo a Organização para a Cooperação e
Desenvolvimento Econômico (OCDE), ligada à ONU,
mais de 55% da riqueza mundial advêm do conhecimento
e dos denominados bens ou produtos intangíveis, como
softwares, patentes, royalties, serviços de consultoria e
bens culturais como filmes, música e entretenimento em
geral (OCDE, 1999).” (CAVALCANTI; GOMES; PEREIRA.
2001, p.21)
3.1 – Inteligência empresarial
As empresas antigamente mantinham separadas as áreas de
operação e decisão, com o passar do tempo elas foram percebendo que isso
28
diminuía os resultados esperados em desempenho e qualidade. O pessoal
envolvido na produção de bens passava a ficar desmotivado por não
participarem do planejamento das atividades.
Após esta percepção, as estratégias foram implementadas para criar
atividades que pudessem correlacionar os colaboradores com os
produtos/serviços, com os processos, e até mesmo, com os clientes. Logo, o
modelo organizacional pode ser modificado em vários aspectos ocasionando
mudanças internas e externas.
Pode-se mudar a interação da empresa com o mercado, ou a gestão
econômica, ou sua forma de utilizar os recursos humanos. Entretanto, a
maneira como uma empresa lida com seus papéis nem sempre é pensada, por
acreditarem não ter muito valor. Uma mudança em seu pensamento quanto a
isso pode melhorar seu processo de decisões, tornando-os mais ágeis e
assertivos. Isso acarretaria numa organização mais enxuta e adaptável ao
meio competitivo.
3.1.1 – O controle das informações
As informações podem ser apresentadas em forma de manuais
administrativos, normatização das políticas, ou diretrizes e procedimentos. Há
também organogramas e fluxogramas que se explicitam de formas diferentes
das citadas anteriormente. Portanto, só podemos concluir que existem várias
formas de informações que podem ser utilizadas, e variados assuntos a serem
tratados.
Dependendo da organização será utilizado um ou outro tipo de difusão
ou de guarda de materiais. A escolha de um método é importante, de acordo
com Tachizawa e Scaico (2006, p.222), por sua padronização, minimização de
atritos, uniformização de linguagem, eficácia de coordenação e ampliação do
controle, entre outros.
29
Neste tópico foi mostrado tipo de informações não documentais, no
sentido de departamentos específicos. Entretanto, sabemos da constante
modificação destas. Por isso, a tendência passa a ser de manuais, de qualquer
espécie, informatizados, ou seja, disponibilizados de maneira digital. As
informações mais específicas, a de documentos, devem ter cuidados
especiais.
Elas são fontes necessárias de pesquisas e fiscalizações que
acontecem a todo o momento nas empresas. Alguns tipos de documentos
devem ser mantidos em sigilo (guardados de maneira correta, e por isso é
importante ter métodos de preservação eficazes, ou seja, deverá ser guardado
com muito cuidado para que não se perca ou extravie qualquer parte).
Deve-se ter em mente os suportes para o registro dessas informações,
assim como suas fragilidades, para que a escolha seja acertada e não
tenhamos o perigo de perdê-las (maneiras de se perder material: má
conservação de papéis, umidade do ar, temperatura, insetos, manipulação
equivocada, etc).
A viabilização de um negócio pode ser facilitada pelo conhecimento
que ela possui, tanto do que ocorre em seu interior, como o que ocorre em sua
volta, ou com seus concorrentes, ou com o mercado financeiro, ... Resumindo,
a informação pode elevar sua empresa ao patamar máximo (empresa com
grande reputação no mercado, capacidade de competição, etc), mas também
pode derrubá-la se não for bem gerenciada.
A tecnologia passou a ser uma grande aliada das empresas no quesito
organização, pois aquela foi a responsável pelos computadores, servidores,
Internet, e-mails, transferências de arquivos entre tantas outras coisas que
vieram para facilitar o exercício profissional.
O controle das informações depende: da organização, qual sua
natureza, quantidade e tipo dos recursos, como querem tratá-las, quem será o
responsável geral pelo cuidado e manutenção, quem terá acesso (ir)restrito.
30
Ou seja, são escolhas que lidam com a instrução para operações futuras ou
atuais, infra-estrutura e aplicações. Ela mostra como todos esses aspectos se
integram para um fundamento exclusivo.
Cada departamento deve manter em seu poder a documentação
impressa necessária, para qualquer eventualidade, e deve ser assim com os
documentos digitais. Em um programa para controle e visualização das
informações o departamento deve saber o que guardar de forma digital e o que
pode ser descartado, daí a necessidade da tabela de temporalidade (define
prazos de guarda, avaliação e transferência da documentação), ela evita o
acúmulo desnecessário de documentos digitais.
3.1.2 – Elaboração das estratégias internas
Cada empresa, dentro de seus objetivos, define o que deseja realizar
no meio onde exerce suas atividades. Não esquecendo e, portanto, levando
em consideração seu ambiente interno e externo. Quando neste último há
mudanças constantes e instabilidades a inovação deve ser o “carro chefe” e
isso se consegue com habilidades conceituais.
Para o ambiente interno utiliza-se a visão e missão, pois é através
destas que o funcionário guia-se para o objetivo da organização. Quando há
possibilidades de crescimento, um colaborador que inicia sua carreira na área
operacional (habilidades práticas) e passa para atividades administrativas
(habilidades conceituais) precisará de conceitos, teorias e valores que o
orientem.
Quando tudo isto é conseguido, o recurso de influenciar
comportamentos daqueles com quem se trabalha passa a ser uma ferramenta
poderosa, pois todos passam a “caminhar” sob o prisma de uma direção ou
orientação específicas. Ter a possibilidade de fazer algo assim gera estratégias
e ações adequadas, resultando ótimas soluções para algumas situações.
31
No ambiente interno teremos formas variadas na elaboração
estratégica, e o que pode melhorar as já existentes ou dar suporte a criação de
novas é a do planejamento feito sob o aspecto tecnológico. Este projeta um
contexto futuro se sua análise estiver de acordo com todas as informações
resultantes da pesquisa.
“Uma organização na era da informação e da economia
digital deve encarar como absolutamente normal uma
organização com suas fronteiras ampliadas. De fato, um
novo tipo de relacionamento está surgindo entre a
organização e seus fornecedores, clientes e demais
instituições do seu meio ambiente de atuação. Tais
relacionamentos poderão capacitar a organização a
desenvolver enfoques abrangentes para seus mercados,
responder rapidamente às novas oportunidades, ter
acesso interorganizacionalmente a clientes comuns, criar
novos mercados, compartilhar informações, atuar de
forma conjunta e, ainda, expandir geograficamente em
empreendimentos comuns são outras possibilidades.”
(TACHIZAWA; SCAICO. 2006, p.236)
Tendo este parágrafo como base, percebemos que a tecnologia e,
mais especificamente, a Internet vieram para ficar. Não tem como negar seus
benefícios, pois barreiras deixam de existir, e a facilidade de parcerias ou
alianças estabelecidas por este cenário causam transformações inimagináveis,
interações comerciais e concentração de esforços para melhor atendimento.
As ferramentas utilizadas podem ser diversas, como vimos no capítulo
anterior. Conseguindo adequar os processos e sintonizar o suporte tecnológico
melhoram-se práticas mercadológicas, tanto atuais como futuras. A dificuldade
aqui seria identificar quais as prioridades documentais a serem informatizadas,
32
pois temos assuntos que abrangem toda a empresa e aquelas que tem uso
exclusivo de um departamento.
Para a elaboração de estratégias é necessário um conhecimento
amplo do negócio e de todas as suas variáveis. A utilização de um banco de
dados atrelado a um programa gerencial facilita a organização de idéias, pois
se sabe onde procurar por estar tudo estruturado. Quando não há este cuidado
com a gestão do conhecimento, encontramos dados espalhados por e-mails,
documentos em Word, planilhas, etc.
A gestão do conhecimento gera uma manipulação mais fácil e
organizada, e estimula uma tomada de decisões mais eficaz. Ela ajuda,
quando feita de maneira correta, na distribuição de informações, ou seja, existe
uma troca de conhecimentos entre as pessoas. Portanto, o crescimento ocorre
de maneira mais precisa.
O conhecimento difundido entre as pessoas apóia uma decisão, pois
escolher o caminho a ser tomado obriga que todos tenham consciência de
suas escolhas e o porque delas. Estas opções devem desenvolver
produtividade na organização, sem esquecer que o fluxo de informações nunca
pára e que o processo decisório é feito diariamente.
3.2 – As contribuições
Não se pode negar a grande vantagem que o computador trouxe para o
ambiente empresarial. Ele ofereceu maior rapidez, comunicação a qualquer
momento e lugar, eficiência no atendimento de clientes internos e externos
entre outras. E as inovações em tecnologias não param; o desenvolvimento de
mercados globais e o uso da Internet, só corroboram a necessidade de
adaptação das empresas.
33
Os documentos que exigem sua guarda por muito tempo geram
preocupação. As empresas começam perceber que seus espaços estavam
sendo ocupados por papéis, mesmo que com importância, e estes estavam
criando um custo muito grande. Um projeto bem implantado de gestão
eletrônica de documentos diminui gastos.
A que se comentar que a gestão documental não é algo simples de ser
feito, porém seus resultados trazem vantagens como o espaço menor a ser
utilizado, a durabilidade e o preço. A sua implantação dependerá da escolha
de uma mídia, do nível de segurança exigido, onde será disponibilizado o
material (apenas em mídias? em servidores? na Internet? ...).
Fonte: MARTINS; REINEY; PIRES. Digitalização de documentos. 2001, p 7.
Acima vimos algumas mídias que podem ser utilizadas, cada uma delas
tem suas vantagens e desvantagens, dependendo do que guardará nelas. A
escolha de poucas mídias é melhor para o controle e personalização do
trabalho. E é importante levar em consideração o tempo de vida útil do material
e o tempo que precisará ser guardado o material nele copiado.
34
A digitalização não é apenas de papéis ela também pode ser de voz ou
imagem. Com o papel a maneira mais utilizada é o escaneamento, devido sua
facilidade de produção. A de voz exige que sejam tratadas, remasterizadas e
armazenadas de maneira correta. E com a imagem não é diferente; com sua
digitalização se ganha na preservação do acervo e na facilidade de sua
localização.
A gestão documental facilita e é um dos principais motivos para as
consultorias destes gerenciamentos eletrônicos. O papel é de simples
produção (impressão), mas não mantém sua imagem legível por muito tempo,
seu armazenamento é dispendioso por ocupar muito espaço e sua busca nem
sempre é de fácil acesso.
Existem as limitações quanto à utilização da digitalização, mas para
cada uma delas há maneiras de serem evitadas ou minimizadas, a começar
pela equipe responsável que deve ser especializada. Uma mídia tem limitação
na sua durabilidade, como vimos na tabela acima, mas se forem copiados de
tempos em tempos as informações permanecem com a mesma qualidade.
Também tem limitação de espaço, mas além de terem um preço baixo, podem
ser guardados ocupando menos espaço no ambiente.
Há problemas mais sérios como o formato em que se grava o arquivo.
Como a tecnologia está sempre em mudança, lançando coisas novas, a
solução pode parecer mais difícil. A resposta para isto pode ser esta mesma
evolução, pois as indústrias de softwares e hardwares têm criado programas
que fazem a leitura de variados formatos, padronizando e compatibilizando
estes. Daí a importância da escolha estudada e acertada.
Possuindo tudo organizado e guardado de maneira correta, aliado com
um programa de gerenciamento ou tomada de decisões, a empresa tenderá ao
crescimento. Seus profissionais terão mais tempo para trabalhar no que
importa de verdade, que é o conhecimento agregado gerando resultados
positivos através de mecanismos simples.
35
Não se pode deixar de falar na vantagem econômica gerada pela gestão
documental, mas a questão ambiental também é de grande importância no
mundo de hoje. Discute-se entre países o que pode ser feito para minimizar os
estragos feitos, e isto é essencial. Entretanto, a verdade é que não se precisa
esperar pelas decisões de presidentes, o trabalho pode começar a ser feito
dentro de cada empresa, por departamentos, por pessoas.
As preocupações vão além do papel! Hoje a questão ambiental é muito
valorizada e cada vez mais importante para o futuro do planeta. Esta questão
hoje tem dimensão internacional, tanto que vemos a tentativa de leis e acordos
entre países. Uma coisa é certa, com a população começando a preocupar-se
com o meio ambiente as empresas deverão fazer o mesmo.
“Se os valores sobre o meio ambiente contaminarem a
sociedade e as empresas, todas as transações
comerciais, industriais e normas governamentais serão
afetadas. Cada vez mais as empresas responderão às
demandas comunitárias sobre preservação do meio
ambiente e se responsabilizarão legalmente por
obrigações ecológicas.
Governos, empresas e instituições comunitárias imporão
condições de natureza ecológica sobre suas transações.
No futuro, a própria comunidade não deixará as empresas
tão livres para tomar decisões sobre produtos, qualidade
e competição: seus impactos ambientais sempre serão
questionados. O meio ambiente envolve o coletivo e
desperta a comunidade para participar.” (MOTTA, Paulo
Roberto. Transformação Organizacional: A teoria e a
prática de inovar. Qualitymark Ed. Rio de Janeiro. 2001.
p.25)
Percebemos aí uma necessidade de encontrarmos formas menos
agressivas de utilização dos recursos da Terra. Concordamos que estas
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formas seriam para o bem do planeta e consequentemente para as pessoas.
Por isso o questionamento quanto aos recursos utilizados. É mesmo
necessária a quantidade de material empregada para as áreas empresariais?
Se focarmos na área administrativa, perceberemos que há um gasto
desmedido de materiais que poderia ser evitado se houvesse consciência por
parte de todas as pessoas envolvidas.
Consciência sobre os danos ao meio ambiente somado com a relação
de custo que isto produz à empresa gera um aumento na receita desta, o que
produz vantagens competitivas. A estratégia passará a ser o atendimento a
clientes preocupados com esta questão e como consequência atrairá pessoas
mais qualificadas para o trabalho e empregados com moral a compartilhar com
a sociedade.
Sabemos que a proteção ambiental tem seu valor social, imposições
legais e, com isso, custos sociais. Logo, como Paulo Roberto Motta escreveu
em seu livro: “o valor da proteção ambiental é o valor da interdependência e da
responsabilidade solidária. A qualidade do ambiente será um valor supremo ao
qual todos se submeterão. Liberdade e igualdade serão tão importantes quanto
preservar o planeta.” Isso quer dizer que quando todos tiverem ciência da
importância de que trata este assunto, perceberemos o que é importante fazer
ou não para o propósito de proteção.
O meio ambiente é sempre assunto importante a ser debatido. Nas
empresas este pode ser um meio de se conseguir um lucro maior através de
coisas menores. Apenas adquirindo novos hábitos praticamos mudanças que
aos olhos são poucas, mas fazem progredir análises numéricas. Para a
organização é muito bom e para as pessoas e ao planeta é melhor ainda!
37
CONCLUSÃO
Como se pretendeu inicialmente, este trabalho procurou apresentar
como a gestão documental contribui para um maior controle das informações,
elaboração de estratégias internas e na ajuda ao meio ambiente. A gestão
documental antes vista apenas por arquivistas e bibliotecários, passou a ser
algo importantíssimo para as empresas devido a grande quantidade de
informações produzidas.
Todas as relações dentro de uma organização envolvem do nível
estratégico ao nível operacional, mesmo que não diretamente, pois as ações
estudadas e postas a serem realizadas precisam de uma comunicação clara e
aberta entre os níveis organizacionais para serem bem implementadas. Neste
quesito a comunicação é essencial e a consciência das pessoas que ocupam
cargos de chefia deve ser voltada totalmente ao melhoramento da empresa
como um todo.
Para falar do gerenciamento eletrônico de documentos de um modo
mais completo temos que falar também da tecnologia. Esta veio para ajudar e
deixar as coisas mais simples. Ou será que é o contrário? Sabemos que a
quantidade de informações geradas multiplicou de forma assustadora, o que
pode atrapalhar na hora da tomada de decisão, e é por isso que os líderes e as
pessoas que decidem o rumo de uma empresa precisam estar preparados
para o mercado e saber quais os conhecimentos são de maior importância,
para conseguir fixar os caminhos a serem tomados.
Lógico que a tecnologia tem seus contras, mas alguém pode negar que
seus prós estão em vantagem? Por mais que o efeito desejado não tenha
alcançado todo o seu melhoramento, e até causado o oposto em algumas
situações, as pessoas precisam se adequar ao que é oferecido. E só podemos
dizer algo assim, porque a ferramenta oferecida traz mais vantagem do que
38
desvantagem, ela influencia positivamente os resultados, trazendo eficiência
para as tarefas realizadas.
De acordo com os dados levantados ficou evidenciado que tendo o
conhecimento e a técnica para utilizar a tecnologia pode-se elevar o grau de
desenvolvimento de uma companhia. A identificação de suas metas fica mais
clara produzindo em seus funcionários o grau de entendimento do que se
deseja alcançar e como consequência atinge-se o objetivo de maneira mais
eficaz.
A gestão documental vem para ajudar na busca e na conquista de uma
melhor maneira de se alcançar os desejos e planos da empresa. O
investimento nem sempre é pequeno, mas depois de sua implementação bem
sucedida, a redução do custo é certa, vai acontecendo ao longo do tempo a
diluição do investimento inicial.
O controle de informações é conseguido através desta ferramenta.
Aqui nos atemos às informações geradas por departamentos específicos, mas
isto pode acontecer em qualquer parte da empresa. Este controle sendo
utilizado de maneira correta e combinado com programas gerenciais podem
fazer milagres. A percepção aqui é que o cuidado com a documentação deve
ser feito de maneira consciente e por pessoal especializado.
Existem variados métodos a se utilizar para o controle das informações
e são muitos também os que ajudam na elaboração de estratégias internas.
Citamos alguns exemplos do que se pode encontrar no mercado. Todos são
ferramentas já estudadas e utilizadas, oferecendo o acesso direto àquele que
mais se identifica com os planos da empresa.
No âmbito da organização a combinação de uma ferramenta gerencial
com os métodos que podem ser utilizados gera aumento da eficiência e até
ajudam o meio ambiente. Quando falamos na quantidade de papéis utilizados
é de se assustar. E muito do que é gasto pode ser evitado. A gestão
documental pode resolver parte do problema, pois diminui a questão da
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impressão e do desgaste sofrido pelo papel, o espaço de guarda destes e
consequentemente aumenta a qualidade do serviço.
Se uma empresa consegue diminuir a quantidade de papel gasto isso
faz com que menos árvores precisem ser cortadas. Lógico que apenas uma
não faria diferença tão grande no mundo, mas se todas começassem o
resultado seria percebido. O senso de responsabilidade deve ser propagado
para todos a começar do alto escalão, que deve ser exemplo.
A tentativa aqui foi mostrar uma visão geral e abrangente da gestão
documental. Como ela pode ajudar em variados temas dentro da organização,
e até fora dela. É comprovado com exemplos de empresas que fazem este tipo
de trabalho que o custo diminui e, como resultado, seus lucros aumentam. A
combinação administração e tecnologia da informação não poderia ser mais
promissora, pois mostra maneiras mais eficientes de coordenar pessoas com
seus trabalhos, além de transformar o conceito moral que hoje é tão importante
como a natureza.
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ANEXOS
Índice de anexos
Anexo 1 >> Conselho Nacional de Arquivos – Resolução nº 14, de 24 de outubro de 2001;
Anexo 2 >> Conselho Nacional de Arquivos Resolução nº 20, de 16 de julho de 2004;
Anexo 3 >> Setor espera crescer 25%.
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ANEXO 1
RESOLUÇÃO Nº 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001
Site do Conselho Nacional de Arquivos – Legislação Arquivística Brasileira
CASA CIVIL ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 14, DE 24 DE OUTUBRO DE 2001
Aprova a versão revisada e ampliada da Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, que dispõe sobre o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio, a ser adotado como modelo para os arquivos correntes dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos (SINAR), e os prazos de guarda e a destinação de documentos estabelecidos na Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos as Atividades-Meio da Administração Pública.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item VII, do art. 17, de seu Regimento Interno e,
Considerando a necessidade de se atualizar o Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública, aprovados pela Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, do CONARQ, publicada no Suplemento nº 62, do DOU de 29 de março de 1996, e alterados pela Resolução nº 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, publicada no DOU, de 23 de maio de 1997, resolve :
Art. 1º APROVAR a versão revista e ampliada do Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública : Atividades-Meio, como um modelo a ser adotado nos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR.
§ 1º Caberá aos órgãos e entidades que adotarem o Código proceder ao desenvolvimento das classes relativas às suas atividades específicas ou atividades-fim, as quais deverão ser aprovadas pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.
§ 2º Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização periódica deste Código.
42
Art. 2º Aprovar os prazos de guarda e a destinação dos documentos estabelecidos na versão revista e ampliada da Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivos Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública.
§ 1 Caberá aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela proceder às adaptações necessárias para sua correta aplicação aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrência de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinação nela definidos.
§ 2º Caberá, ainda, aos órgãos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinação dos documentos relativos às suas atividades específicas ou atividades-fim, os quais deverão ser aprovados pela instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.
§ 3º Caberá ao CONARQ, por intermédio de câmara técnica específica, proceder à atualização periódica desta Tabela.
Art. 3º A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante autorização da instituição arquivística pública, na sua específica esfera de competência, conforme determina o art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, e de acordo com a Resolução nº 7, de 20 de maio de 1997, do CONARQ, que dispõe sobre os procedimentos para a eliminação de documentos no âmbito dos órgãos e entidades integrantes do Poder Público.
Art. 4º O Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública e a Tabela Básica de Temporalidade e Destinação de Documentos de que trata esta Resolução constitui-se numa publicação editada pelo CONARQ em outubro de 2001, intitulada Classificação, Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-meio da Administração Pública.
Art. 5º Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
Art. 6º Ficam revogadas a Resolução nº 4, de 28 de março de 1996, e a Resolução nº 8, de 20 de maio de 1997, do CONARQ.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Presidente do CONARQ
Diário Oficial da União, de 8 de fevereiro de 2002
Código de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação - Resolução nº 14
(versão em pdf)
Ver também Resolução nº 21 de 4 de agosto de 2004 (Dispõe sobre o uso da subclasse 080 - Pessoal Militar)
43
ANEXO 2
RESOLUÇÃO Nº 20, DE 16 DE JULHO DE 2004
Site do Conselho Nacional de Arquivos – Legislação Arquivística Brasileira
CASA CIVIL ARQUIVO NACIONAL
CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS
RESOLUÇÃO Nº 20 , DE 16 DE JULHO DE 2004
Dispõe sobre a inserção dos documentos digitais em programas de gestão arquivística de documentos dos órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos.
O PRESIDENTE DO CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS - CONARQ, no uso de suas atribuições previstas no item no inciso IX do art. 23, de seu Regimento Interno, aprovado pela Portaria nº 5, da Casa Civil da Presidência da República, de 7 de fevereiro de 2002, de conformidade com a deliberação do Plenário, em sua 34ª reunião ordinária, realizada em 6 de julho de 2004,
Considerando que é dever do Poder Público a gestão documental, a proteção especial aos documentos de arquivo e as providências para franquear aos cidadãos as informações contidas na documentação governamental;
Considerando que o Conselho Nacional de Arquivos tem por finalidade definir a política nacional de arquivos públicos e privados e exercer orientação normativa visando à gestão documental e à proteção especial aos documentos de arquivo, independente da forma ou do suporte em que a informação está registrada;
Considerando que a organização dos arquivos e o gerenciamento das informações neles contidas se constituem em instrumento de eficácia administrativa, contribuindo para a modernização da administração pública;
Considerando que a gestão arquivística de documentos, independente da forma ou do suporte adotados, tem por objetivo garantir a produção, a manutenção, a preservação de documentos arquivísticos fidedignos, autênticos e compreensíveis, e o acesso a estes;
Considerando que as organizações públicas e privadas e os cidadãos vêm cada vez mais produzindo documentos arquivísticos exclusivamente em formato digital e que governos, organizações e cidadãos dependem do documento digital como fonte de prova e informação, e garantia de direitos;
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Considerando que os documentos digitais são suscetíveis à degradação física e à obsolescência tecnológica de hardware, software e formatos, as quais podem colocar em risco o patrimônio arquivístico digital;
Considerando que somente com a participação ativa das instituições e profissionais de arquivo no processo de gestão arquivística serão assegurados a preservação de longo prazo de documentos em formato digital e o acesso contínuo a esses documentos;
RESOLVE:
Art. 1º Os órgãos e entidades integrantes do Sistema Nacional de Arquivos deverão identificar, dentre as informações e os documentos produzidos, recebidos ou armazenados em meio digital, aqueles considerados arquivísticos para que sejam contemplados pelo programa de gestão arquivística de documentos.
§1º Considera-se documento arquivístico como a informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida e recebida no decorrer das atividades de um órgão, entidade ou pessoa, dotada de organicidade e que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.
§2º Considera-se documento arquivístico digital o documento arquivístico codificado em dígitos binários, produzido, tramitado e armazenado por sistema computacional. São exemplos de documentos arquivísticos digitais: planilhas eletrônicas, mensagens de correio eletrônico, sítios na internet, bases de dados e também textos, imagens fixas, imagens em movimento e gravações sonoras, dentre outras possibilidades, em formato digital.
§3º Considera-se gestão arquivística de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Art. 2º Um programa de gestão arquivística de documentos é aplicável independente da forma ou do suporte, em ambientes convencionais, digitais ou híbridos em que as informações são produzidas e armazenadas.
Art. 3º A gestão arquivística de documentos digitais deverá prever a implantação de um sistema eletrônico de gestão arquivística de documentos, que adotará requisitos funcionais, requisitos não funcionais e metadados estabelecidos pelo Conselho Nacional de Arquivos, que visam garantir a integridade e a acessibilidade de longo prazo dos documentos arquivísticos.
§1º Os requisitos funcionais referem-se a: registro e captura, classificação, tramitação, avaliação e destinação, recuperação da informação, acesso e segurança, armazenamento e preservação.
§2º Os requisitos não funcionais referem-se a: utilização de padrões abertos, independência de fornecedor, integração com sistemas legados, conformidade com a
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legislação e os padrões de interoperabilidade do governo, atendimento a usuários internos e externos, facilidade de utilização e desempenho.
§3º Os metadados são informações estruturadas e codificadas que descrevem e permitem gerenciar, compreender, preservar e acessar os documentos digitais ao longo do tempo. Os metadados referem-se a: identificação e contexto documental (identificador único, instituição produtora, nomes, assunto, datas, local, código de classificação, tipologia documental, temporalidade, destinação, versão, documentos relacionados, idioma e indexação), segurança (categoria de sigilo, informações sobre criptografia, assinatura digital e outras marcas digitais), contexto tecnológico (formato de arquivo, tamanho de arquivo, dependências de hardware e software, tipos de mídias, algoritmos de compressão) e localização física do documento.
Art. 4º Os profissionais de arquivo e as instituições arquivísticas devem participar da concepção, do projeto, da implantação e do gerenciamento dos sistemas eletrônicos de gestão de documentos, a fim de garantir o cumprimento dos requisitos e metadados previstos no artigo 3º.
Art. 5º A avaliação e a destinação dos documentos arquivísticos digitais devem obedecer aos procedimentos e critérios previstos na Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, e às Resoluções do CONARQ, nº 5, de 30 de setembro de 1996, nº 7, de 20 de maio de 1997, e nº 14, de 24 de outubro de 2001.
Parágrafo único. A eliminação de documentos arquivísticos submetidos a processo de digitalização só deverá ocorrer se estiver prevista na tabela de temporalidade do órgão ou entidade, aprovada pela autoridade competente na sua esfera de atuação e respeitado o disposto no art. 9º da Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
Art. 6º - Esta Resolução entra em vigor na data de sua publicação.
JAIME ANTUNES DA SILVA
Presidente do CONARQ
Diário Oficial da União de 19 de julho de 2004
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ANEXO 3
http://www.varejoeoportunidades.com.br/gestao.htm GESTÃO & NEGÓCIOS Setor espera crescer 25% Gerson Genaro (*)
Em decorrência do espetacular aumento no volume de serviços de gestão, um dos setores que mais crescem no Brasil é o de gerenciamento de informações. O faturamento das empresas que atuam neste segmento superou R$ 1 bilhão em 2009, informa Eduardo Gutierrez, o novo presidente da ABGD - Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos. “Estimamos um crescimento de 18% do mercado em 2009. E para 2010 a expansão será ainda maior, em torno de 25%”, antecipa o dirigente. “O mercado muda com extrema rapidez. Seja para aprovação de crédito dentro de uma financeira, o acesso às informações de um prontuário médico dentro de um hospital ou ainda a comprovação de pagamento de tributos de uma rede varejista, a gestão da informação está presente como ferramenta e diferencial estratégico. E as empresas passaram a ver os serviços de Gestão Documental como um investimento e não mais como custo”, explica Eduardo. “Empresas bem estruturadas na administração de suas informações perceberam ter um potencial competitivo muito maior do que seus concorrentes. O acesso e velocidade em recuperar informações, bem como as melhores práticas na armazenagem (seja física ou virtual), são hoje vistos como diferenciais competitivos no mercado”, acrescenta o novo presidente da ABGD. O principal desafio para o setor, segundo avalia o presidente da ABGD, será integrar novas ferramentas que chegam ao mercado em constante mudança. “Ocorre que as empresas desejam cada vez mais encontrar parceiros provedores de soluções integradas em toda cadeia documental (Full BPO - Business Process Outsorcing), o que abre espaço para o maior crescimento do setor. Para os próximos anos, acreditamos que todo diferencial desse mercado estará fundamentado em novas ferramentas e sistemas de gestão segura da informação totalmente integrados aos sistemas dos clientes, sem nos esquecer da qualidade da mão de obra cada vez mais especializada nos processos altamente customizados de acordo com as operações das empresas”, observa Eduardo Gutierrez.
47
BIBLIOGRAFIA
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Classificação, temporalidade e destinação de documentos de arquivo relativos
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Empresas na Sociedade do Conhecimento: um roteiro para a ação. Rio de
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Professor Mestre Osvaldo de Oliveira Maciel. Florianópolis, 2007.
48
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considerações teóricas e práticas sobre o controle dos gastos ambientais. São
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sistemas de informação, uma abordagem gerencial. Tradução: Daniel Vieira.
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http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm
Consultado em: 19/02/2010
Casa Civil. Arquivo Nacional. Conselho Nacional de Arquivos. Resolução nº 20.
Rio de Janeiro-DOU, 2004.
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49
Internet
PEIXOTO, Juan Cacio. Prazos de guarda de documentos. Consultado em:
08/06/2009. http://www.via6.com/topico.php?tid=151742&cid=
RODRIGUES, Cátia. Organizar documentos de RH. Consultado em:
08/06/2009. http://www.canalrh.com.br/Mundos/saibacomo_artigo.asp?o=
50
ÍNDICE
FOLHA DE ROSTO 2
AGRADECIMENTO 3
DEDICATÓRIA 4
RESUMO 5
METODOLOGIA 6
SUMÁRIO 7
INTRODUÇÃO 8
CAPÍTULO I
ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS 10
1.1 – Documentação Administrativa 10
1.2 – Organização do Arquivo 15
CAPÍTULO II
TECNOLOGIA A SERVIÇO DA EMPRESA 18
2.1 – Abrangências e cuidados 18
2.2 – Sistemas que dão apoio gerencial 21
CAPÍTULO III
GESTÃO EMPRESARIAL E GESTÃO DOCUMENTAL 27
3.1 – Inteligência Empresarial 27
3.1.1 – O controle das informações 28
3.1.2 – Elaboração das estratégias internas 30
3.2 – As contribuições 32
CONCLUSÃO 37
ANEXOS 40
BIBLIOGRAFIA 47
ÍNDICE 50
51
FOLHA DE AVALIAÇÃO
Nome da Instituição: Universidade Candido Mendes
Título da Monografia: Da estratégia à natureza: a utilização da gestão documental para o crescimento da empresa
Autor: Alessandra Aparício da Silva Cabral
Data da entrega: 22 de fevereiro de 2010.
Avaliado por: Conceito:
