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UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO SÃO JOSÉ
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO COM ÊNFASE EM AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO: PROPOSTA DE
IMPLANTAÇÃO DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO SETOR DE REGISTRO DO CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DE SANTA CATARINA
(CRCSC)
Área de Concentração: Arquivo e Documentação
Sabrina de Matos
São José
2006
Sabrina de Matos
ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO: PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO SETOR DE REGISTRO DO CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DE SANTA CATARINA
(CRCSC)
Trabalho de Conclusão de Estágio apresentado à banca de qualificação como requisito parcial para obtenção do título de bacharel em Secretariado Executivo com Ênfase em Automação de Escritórios, da Universidade do Vale do Itajaí.
Orientadora: Emília Marta Schveitzer
São José 2006
Sabrina de Matos
ARQUIVO E DOCUMENTAÇÃO: PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO DO GERENCIAMENTO ELETRÔNICO DE DOCUMENTOS NO SETOR DE REGISTRO DO CONSELHO REGIONAL DE CONTABILIDADE DE SANTA CATARINA
(CRCSC)
Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado a obtenção de título de
Bacharel em Secretariado Executivo com Ênfase em Automação de Escritórios e aprovado
pelo curso de Secretariado Executivo com Ênfase em Automação de Escritórios da
Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação São josé, SC.
Área de Concentração: Arquivo e Documentação
São José, 26 de junho de 2006.
_________________________________ _________________________________
Profª Luciana Merlin Bervian Profª Luciana Merlin Bervian
Coordenadora de Estágio Coordenadora de Curso
_______________________________
Rosimere T. Campos
Supervisora de Campo
Apresentada à Banca Examinadora formada pelos Professores:
____________________________________________
Profª Emília Marta Schveitzer
Orientadora
_____________________________________________
Profª Cláudia Andrea Rost
Membro de banca
_____________________________________________
Profª Denise de Mesquita Correa
Membro de banca
DEDICATÓRIA
Dedico este trabalho aos meus pais. Principalmente pelo apoio, dedicação e esforço prestado em toda a minha trajetória. Talvez eles nem saibam o quanto este apoio foi fundamental para a minha formação. Para você, pai, e para você, mãe, muito obrigada por tudo.
Amo vocês.
AGRADECIMENTOS
À Deus, pela vida, e por tudo que alcancei até hoje. Não poderia deixar de ser a primeira
citação. Sua presença constante em muitos momentos difíceis me fizeram acreditar que eu não
estava sozinha, meu sonho iria se realizar.
À minha família, meu pai, Amadir Manoel de Matos que, mesmo possuindo pouca formação
escolar, sempre soube ser sábio em seus ensinamentos e sempre deixou claro o quanto torcia
por mim, me levando e buscando para todos os lugares sempre que necessário.
À minha mãe, Verli de Matos, por me ensinar que mesmo quando as coisas parecem
impossíveis a persistência poderia nos provar o contrário. E, que todo o meu esforço valeria a
pena. Por muitas vezes a ouvi dizendo: “o tempo passa muito rápido, agora falta só mais um
pouquinho...”
À minha irmã Carolina de Matos e meu cunhado Rodrigo César Berto, que sempre estiveram
dispostos a me ajudar no que fosse preciso. E me apresentaram a dona Marli e o atendimento
fraterno, um centro espírita que muito me confortou em momentos difíceis. E não poderia
deixar de citar o meu pequeno Igor, meu sobrinho de coração, que alegrou muitas das minhas
tardes de domingo.
Ao meu irmão, Luis Henrique de Matos, que sempre me ajudou a consertar o computador e
ajudar no que estivesse ao seu alcance. Ao Flavinho, amigo do meu irmão e estudante de
Ciência da Computação, por estar sempre presente quando o problema no computador era um
pouquinho maior, e fora do entendimento do meu irmão. Foi uma ajuda mais do que especial.
À minha orientadora, professora Emília Marta Schveitzer, por ter me aceitado como
orientanda mesmo sem conhecer meu caminho como acadêmica. Mesmo no escuro se propôs
a ajudar-me, contribuindo com seus conhecimentos e experiências. E suportou pacientemente
meus erros e ignorâncias, como alguém pode ignorar a caixinha de comentários.... Aprendi
muito com ela.
À banca examinadora composta pelas professoras Cláudia Andrea Rost e Denise de Mesquita
Correa, que ao longo do curso foram minhas professoras e muito contribuíram para minha
formação, e já possuindo conhecimento dos meus pontos fracos, erros de português,
concordância, etc., contribuíram muito para melhorar meu trabalho.
À todos os professores, sem exceção, que durante esses três anos e meio de caminhada
estiveram compartilhando seus ensinamentos.
À coordenadora, Luciana Merlin Bervian, pelo apoio moral e profissional.
Ao Sr. Nilson José Goedert presidente do CRCSC e a Rosimere T. Campos diretora do
CRCSC, pela oportunidade profissional oferecida. Foram as primeiras pessoas que
acreditaram no meu potencial, me proporcionando desafio de ser promovida para outro setor,
do qual tenho muito orgulho de fazer parte do quadro funcional até hoje. Também pude
estagiar e trabalhar no mesmo setor, o que contribuiu para minha formação acadêmica e
crescimento profissional.
Ao André Laércio Cunha, uma pessoa que conheci quando faltavam apenas dois meses para a
conclusão do meu curso, mas que em pouco tempo conseguiu mostrar que vida não é feita só
de deveres, e sim de direitos e deveres. Me provou que temos o direito de ser feliz
independente do quão turbulenta esteja nossa vida. Assim, consegui vencer as últimas etapas
de minha caminhada com responsabilidade igual ou maior do que no começo, porém, mais
feliz e tranqüila. À você meu namorado, obrigada por sua paciência, sua persistência, seu
amor e companhia constantes.
À todas as minhas amigas, Ana Claudia Neves Antunes, Maria Salete Gomes Silvano, Sueli
Dutra, Lucimara Milani, Patrícia Maria Moreira, Greici Pitz, Carolina Melo, Damiana
Andrade Silva, Thalyta Marcílio, Patrícia Ataíde e Maria Fernanda Cabral por me aturarem
sempre, inclusive nas choradeiras e ausências. Vocês são ótimas, amadas e eternas amigas.
Enfim, a todos que me ajudaram direta ou indiretamente, mais uma vez o meu agradecimento,
Muito obrigada!
“Pois se fazendo como sempre foi feito a gente acaba chegando ao mesmo lugar, melhor então é rever, com clareza, o que verdadeiramente queremos, buscar sabedoria no que já fizemos e aí, então, realizar de outra maneira, fazer diferente, reinventar.”
José Oliva
RESUMO
O objetivo deste trabalho é investigar o sistema de arquivamento atual do Setor de Registro do Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina, com a justificativa de melhorar o acesso a informação através da tecnologia e facilitar a consulta ao arquivo de correspondências. O conhecimento surge através das informações e, a medida que os conceitos sociais, culturais e econômicos mudam é necessária mudança de hábitos no trabalho. Não é possível eliminar um arquivo, pois jamais conseguiríamos armazenar todas as informações na memória. Porém esta documentação deve ser arquivada em meio físico ou eletrônico. A pesquisa se justifica por unir a teoria e a prática profissional adquiridas pela estagiaria deste trabalho, que com observação participativa e questionários aplicados no setor verificou as falhas e a insatisfação das funcionárias nas tarefas de arquivo. Este tipo de arquivamento pode manifestar-se como ineficiência no trabalho e desperdício de tempo em localiza-los. Certamente, utilizar métodos mais modernos de arquivamento facilitaria o serviço e todos os funcionários que dependem deste trabalho. Logo, o objetivo específico deste trabalho foi a proposta da inclusão de um Gerenciamento Eletrônico de Documentos no Setor de Registro do Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina localizado em Florianópolis – SC. Palavras-chave: Arquivo; Documentação; Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
ABSTRACT In the introduction of this work the theme and the problem were presented, as well as the importance of files and their development. The aim of this work is to suggest a change in the filing of the Section of Registration of the Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina (Regional Council of Accounting of Santa Catarina), so as to improve the access to the information through technology and to facilitate the consultation to the file of correspondences. Knowledge appears through the information and, the more the social, cultural and economical concepts change, the more necessary the change of habits at work. It is not possible to eliminate a file, because we would never be able to store all the information in our memory. However, this documentation should be filed in paper or by electronic means. This research is justified for uniting theory and the professional practice acquired by the trainee who, with participant observation and questionnaires applied in the section, verified the flaws and the employees' dissatisfaction in the tasks related to filing. This filing type can prove to be inefficient at work due to the waste of time to find the information. Certainly, to use more modern methods of filing would facilitate the service to all the employees that depend on this work. Therefore, the main objective of this work was the proposal to include an Electronic Administration of Documents in the Section of Registration of the Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina (Regional Council of Accounting of Santa Catarina) located in Florianópolis - SC. Key-Words: File; Documentation; Electronic administration of Documents.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 - Sede do CRCSC.................................................................................37
Figura 2 - Setor de registro................................................................................ 42
Figura 3 - Organograma do CRCSC.................................................................. 50
Figura 4 - Armário de suporte para documentos................................................51
Figura 5 - Escaninho das correspondências que serão enviadas........................52
Figura 6 - Arquivo intermediário.......................................................................53
Figura 7 - Interior do arquivo intermediário......................................................54
Figura 8 - Interior do arquivo intermediário em outro ângulo..........................55
Figura 9 - Exemplo de pasta AZ com divisória.................................................56
Figura 10 - Exemplo caixas-arquivo organizadas por assuntos distintos..........57
Figura 11 - Exemplo do interior de uma caixa-arquivo......................................57
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 - Benefícios do GED................................................................................29
Tabela 2 - Atividades da Fiscalização.....................................................................40
Tabela 3 - Atividades da Fiscalização.....................................................................40
Tabela 4 - Atividades da Fiscalização.....................................................................41
Tabela 5 - Número de Registros.............................................................................43
Tabela 6 - Biblioteca / Museu.................................................................................45
LISTA DE SIGLAS
CFC – Conselho Federal de contabilidade
CLT - Consolidação das Leis Trabalhistas
CRCSC - Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina
Decore -Declaração de Comprobatória de Percepção de Rendimentos
DORT - Distúrbios Osteomusculares Relacionados ao Trabalho
FBC - Fundação Brasileira de Contabilidade
Fecontesc – Federação do Contabilistas de Santa Catarina
GED - Gerenciamento Eletrônico de Documentos
LER - Lesões por Esforços Repetitivos
Sescon - Sindicato das Empresas de Serviços Contábeis
SUMÁRIO
LISTA DE ILUSTRAÇÕES.............................................................................................. 10
LISTA DE TABELAS........................................................................................................ 11
1 INTRODUÇÃO ............................................................................................................... 14
1.1 Apresentação do tema e problema.................................................................................. 14
1.2 Objetivos......................................................................................................................... 16
1.3 Justificativa..................................................................................................................... 16
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA.................................................................................. 18
2.1 Profissional de Secretariado ........................................................................................... 18
2.2 Arquivo e Documentação ............................................................................................... 20
2.3 Gênero, Espécie e Natureza dos Documentos ................................................................ 22
2.4 Gerenciamento Eletrônico de Documentos .................................................................... 28
2.5 Gerenciamento do Tempo .............................................................................................. 31
3 METODOLOGIA............................................................................................................ 33
3.1 Caracterização da pesquisa............................................................................................. 34
3.2 População e Amostra ...................................................................................................... 35
3.3 Coleta de Dados.............................................................................................................. 35
3.4 Análise de Dados ............................................................................................................ 36
4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS .............................................. 37
4.1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA ...................................................................... 37
4.2 Descrição e análise do atual sistema de arquivo............................................................. 51
4.3 Pontos fortes e fracos do atual sistema de arquivamento do setor de registro ............... 59
4.4 Propor a implantação de um Gerenciamento Eletrônico de Documentos no Setor de
Registro................................................................................................................................. 65
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS.......................................................................................... 66
6 RECOMENDAÇÕES......................................................................................................71
REFERÊNCIAS ................................................................................................................. 70
APÊNDICES........................................................................................................................74
ANEXOS..............................................................................................................................81
1 INTRODUÇÃO
Na introdução serão apresentados o tema e problema, a importância dos arquivos e de
seu desenvolvimento. O objetivo do trabalho é investigar e propor mudanças no sistema de
arquivamento atual do Setor de Registro do Conselho Regional de Contabilidade de Santa
Catarina. E tem como justificativa melhorar o acesso a informação através da tecnologia, e
facilitar a consulta ao arquivo de correspondências.
1.1 Apresentação do tema e problema
A importância dos arquivos vem crescendo à medida que a humanidade está se
desenvolvendo econômica e culturalmente. O mundo está na era do informação e do
conhecimento. Entretanto, para que a informação torne-se instrumento de comunicação e
fornecimento de dados, é necessário que seja efetuado um registro para que se torne
confiável e exata. Logo, estes registros serão transformados em documentos e arquivados.
Os documentos asseguram a memória das instituições e auxiliam nas decisões, portanto, a
necessidade da existência do arquivo.
O arquivo é o instrumento principal para servir de controle à ação administrativa
de qualquer empresa pública ou privada. É um centro ativo de informações, que abriga os
documentos resultantes de uma atividade, conservados como comprovantes. O arquivo
deve adaptar-se à instituição obedecendo a um plano racionalmente e tecnicamente
orientado.
Com a globalização e a evolução da informática, o arquivo físico está aos poucos
sendo substituído pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), a tecnologia de
GED enfatizava basicamente a digitalização de um documento gerado em papel através de
um scanner podendo assim ser visualizado na tela do computador.
Atualmente, as organizações preocupam-se em assegurar um dos bens que são
vitais ao seu sucesso, as informações, assim como tudo o que pode ser emitido e recebido,
independente do conteúdo, compreende uma mensagem, idéia, notícia sobre alguém ou
algo. Sendo assim, qualquer órgão público ou privado, deve respeitar e reconhecer a
importância dos arquivos, para que possa obter proveito que certamente será essencial
para seu desenvolvimento.
Para o Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina, uma Autarquia
Federal que registra e fiscaliza os profissionais de contabilidade, para que estes
profissionais possam ser considerados como regular em sua profissão é necessário que
estejam devidamente registrados no seu órgão de classe. Obedecendo à Resolução 867/99
do Conselho Federal de Contabilidade, o profissional deverá dirigir-se à sede do CRC ou
Delegacias regionais munido de diploma original, cópia dos documentos pessoais (RG,
CPF, Título de eleitor e comprovante de residência), preencher requerimento padrão e
recolher taxa de abertura de processo e anuidade. Assim, dentro de aproximadamente
quinze dias estará cadastrado no Conselho e poderá também vincular uma organização
contábil em seu nome. Depois de cadastrado seus documentos ficaram arquivados
permanentemente no arquivo do CRC.
Criado este vínculo entre o profissional e seu órgão de classe, os contabilistas e as
organizações contábeis deverão cumprir com seus direitos e deveres perante seu órgão
fiscalizador. E, para manter o contabilista informado de seus direitos e deveres, o CRCSC
mantém constante contato tanto com profissionais quanto com seus escritórios sob forma
de ofícios.
Atualmente, o número de correspondências enviadas aos contabilistas é muito
grande, e o CRCSC fica com uma cópia de todos os documentos emitidos. A organização
e o arquivamento desta documentação facilita o acesso dos colaboradores à consulta e as
mantém como prova escrita de que foram realmente enviadas. Hoje este arquivamento é
apenas físico, o que dificulta a consulta devido a grande quantidade de documentos
arquivados, o que ocasiona desperdício de tempo para procurá-los. Logo, a implantação de
um Gerenciamento Eletrônico de Documentos, GED, como suporte para o gerenciamento
das informações eletronicamente facilitaria todo este processo, para agilizar a busca aos
documentos solicitados e também evitar que as funcionárias do setor desperdicem tempo
e administrem melhor o trabalho efetuado diariamente. O gerenciamento eletrônico de
documentos usa da tecnologia da informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar
versões digitais das informações.
Porém, para este arquivamento será necessária a coleta de dados para melhor
análise e escolha da documentação que realmente tem relevância e valor de histórico para
os funcionários e contabilistas. E, para a estagiária, a escolha deste tema surgiu a partir
das teorias e conhecimentos adquiridos durante sua graduação. Possibilitando agregar
valor para sua formação profissional, propondo conciliar a teoria com a prática dentro do
setor de registro do CRCSC.
Diante do exposto, este relatório de conclusão de estágio pretende responder à
seguinte pergunta:
Qual o método que deve ser utilizado para arquivar os documentos existentes no
Setor de Registro do Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina para que os
funcionários do setor encontrem a documentação desejada?
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo Geral
Investigar o sistema de arquivamento atual do Setor de Registro do Conselho Regional
de Contabilidade de Santa Catarina (CRCSC).
1.2.2 Objetivos Específicos
• Descrever e analisar o sistema de arquivamento atual do Setor de Registro;
• Identificar pontos fortes e fracos referentes ao sistema atual do Setor de Registro;
• Propor a implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
1.3 Justificativa
De acordo com Barella (2005, p.3), hoje a necessidade de adquirir um sistema,
programa ou software é muito importante, pois além de proporcionar agilidade e informação
no serviço, também reduz alguns custos, proporcionando roteamento e distribuição do
trabalho. O grau de adaptação da solução à empresa depende muito do valor que ela está
disposta a investir em projetos multidimensionais.
Para o CRCSC, a implantação de um Gerenciamento Eletrônico de Documentos
(GED), possibilitará um melhor acesso a informação através da tecnologia e facilitará a
consulta ao arquivo de correspondências, utilizado por todos os funcionários do Conselho
Regional de Contabilidade. E facilitará o acesso a situação atual do profissional consultado,
sem que seja necessária a busca ao arquivo físico, agilizará assim a obtenção e troca de
informações e uma boa administração do tempo do auxiliares administrativos responsáveis
por este trabalho, e para os contadores registrados a certeza de que existe organização e
controle dos documentos arquivados.
As principais razões para a implantação do GED são o absoluto controle nos
processos de negócios, alta velocidade e precisão na localização de documentos, a criação de
facilidades para o trabalhador do conhecimento na empresa virtual, disponibilização
instantânea de documentos sem limites físicos, minimizando recursos humanos, aumento da
produtividade, grande melhoria no processo de tomada de decisões, redução de espaço físico,
ilimitadas possibilidades para indexação de documentos, menor possibilidade de extravio ou
falsificação de documentos, integração com outros sistemas e tecnologias, maior agilidade nas
transações entre empresas, maior velocidade na implementação de mudanças nos processos e
melhor atendimento ao cliente.
O GED proporciona respostas precisas e instantâneas, obtenção de vantagem
competitiva sustentável, sem limites físicos. Como estagiária (no período entre agosto/2005 à
junho/2006) e profissional de secretariado esta experiência será fundamental para contribuir
na evolução do arquivamento no Setor de Registro do CRCSC, e esta idéia poderá ser
implanta nos demais setores. Assim será colocada em prática a formação teórica adquirida
com a graduação de Secretariado Executivo com Ênfase em Automação de Escritórios. E,
para os próximos acadêmicos proporcionará a consulta e também servirá como base de dados
para consultas futuras.
2 FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA
Nesta seção serão apresentados os conceitos de profissional de secretariado, arquivo e
documentação, gerenciamento eletrônico de documentos e administração do tempo.
O profissional de Secretariado recebe e transmite informações, e para que a
informação torne-se instrumento de comunicação e fornecimento de dados, que serão
transformados em documentos e arquivados, precisa-se do secretário que é conhecedor das
atividades da empresa para efetuar este trabalho. O arquivo deve adaptar-se à instituição
obedecendo a um plano racionalmente e tecnicamente orientado.
Com a globalização e a evolução da informática, o arquivo físico está sendo
substituído pelo Gerenciamento Eletrônico de Documentos, tornando o trabalho mais ágil e
gerando economia de tempo. Assim, o arquivo e documentação está diretamente relacionado
com o profissional de secretariado, o Gerenciamento Eletrônico de Documentos e a
Administração do tempo.
2.1 Profissional de Secretariado
A sociedade contemporânea é marcada pela importância que dispensa à empresa e a
gestão dos negócios. O processo de mudanças e transformações atual exige das organizações
ação mais competitiva. Neste contexto de racionalização, para atingir objetivos explícitos com
eficiência e eficácia, o mercado de trabalho exige profissionais com habilidades e
competências diferenciadas.
Esta profissão surgiu em resposta aos novos desafios e cobranças das organizações
atuais. Como afirma Alonso (2002, p.18),
o profissional de Secretariado Executivo, mais conhecido atualmente como Assessor Executivo, é peça importante nesse processo, tanto em tarefas administrativas e organizacionais, como na tomada de decisões importantes, pois atua como um líder, que é pago para “pensar” e não mais para executar tarefas.
Assim, cada vez mais esse profissional está procurando obter conhecimento para poder
tomar decisões e exercer uma função de liderança tendo visão inovadora e competitiva. Ser
profissional e possuir uma visão pró-ativa diante dos acontecimentos no seu meio de trabalho
e no mundo. Para isso, é necessário ter profissionalismo que, para D’Elia (1997, p.36)
significa:
Cada vez mais, aqueles que pretendem se destacar no trabalho ou na administração empresarial precisam aprender a soletrar esta palavra nas suas várias aplicações e significados [...] uma atualização da gramática profissional, sintonizada com o cenário mundial em permanente mutação [...] o profissionalismo tem como eixo central justamente a flexibilidade e agilidade que garantem adequação e resolução positiva dos mais diferentes problemas e situações. Mas não só. Ser Profissional também é: liderar com os pés no presente e os olhos no futuro, entender de gente, encantar clientes, sejam eles internos ou externos, vencer sem precisar derrotar os outros, competir pelo prazer de jogar e não apenas pela certeza da vitória...
Em outras palavras, o mercado está a procura de talentos. Um secretário que
simplesmente obedece e espera por ordens não terá mais espaço no mercado. Shinyashiki
(2002 apud ALONSO, 2002) afirma que o “novo secretário tem que ter a capacidade de
multiplicar o tempo e o talento do seu parceiro”. O secretário agrega valor ao cargo ocupado,
respeita e valoriza a profissão, regulamentada em 30 de setembro de 1985. De acordo com
Guimarães (2001, p. 25),
um dos resultados positivos da regulamentação da profissão foi o aparecimento do seu sindicato. Consciente de que uma lei que por dez anos tramitou entre a Câmara e o Congresso era irreal, tanto para a categoria como para o mercado de trabalho, suas representações se uniram numa luta comum: adaptá-la à realidade do país e às exigências do momento em que vivemos.
Os profissionais de secretariado são capazes de desenvolver uma visão integrada das
organizações analisando seus problemas e as alternativas para resolvê-los, promovem idéias
inovadoras e ações de assessoria e gerenciamento através de conhecimentos teóricos,
métodos, técnicas, procedimentos específicos e atualizados para a empresa.
Para Guimarães (2001, p.38), o secretário está fazendo hoje,
• Coordenação de compras, cotação de materiais com fornecedores alternativos e administração dos custos do departamento.
• Gerenciamento de sistemas de informação por meio do controle de rotinas automatizadas multimídia (editores de texto, agendas e planilhas eletrônicas, bancos de dados, etc.).
• Coordenação de fluxo de informações e de papéis no departamento, muitas vezes encaminhando-os para uma equipe de apoio.
• Apoio a reuniões, já que os próprios executivos marcam seus compromissos utilizados de comunicação interna.
• Atendimento com enfoque de qualidade total a clientes internos e externos.
• Organização de sistemas de dados e informações em arquivos físicos e eletrônicos.
Logo, a prática de arquivo e documentação consiste em prerrogativas do secretário
executivo, e por ser o foco deste trabalho será discutido na próxima seção.
2.2 Arquivo e Documentação
O trabalho de Arquivo e Documentação tem por objetivo reunir, preservar e dar acesso
a registros relevantes sobre as trajetórias das informações. Suas linhas de ação estão voltadas
para preservação e organização de acervos e da gestão e disseminação de informações que
retratam um determinado período até a atualidade.
Todo e qualquer documento produzido ou recebido por um órgão público ou privado,
no exercício de suas funções necessita de análise dos dados coletados. Como explica Paes
(1997, p.36),
em síntese, trata-se de verificar se estrutura, atividades e documentação de uma instituição correspondem à sua realidade operacional. De posse de todos os dados mencionados, o especialista estará habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo e a fazer seu diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas indicadas, em cada caso, a serem adotadas no sistema a ser implantado.
O trabalho arquivístico é realizado com base no conteúdo do documento, o qual reflete
a atividade que o gerou e determina o uso da informação nele contida. A questão da avaliação
tem ocupado os profissionais diretamente envolvidos na gestão de documentos, preocupados
em racionalizar e agilizar a administração das organizações e em ter à mão as informações
necessárias ao seu gerenciamento. Para Barreto (2005, p. 85), informação
é considerada como sendo um processo de interação entre o indivíduo e uma
determinada estrutura que gera uma modificação em seu estado cognitivo produzindo conhecimento, que se relaciona corretamente com a informação recebida, considerado como um estágio qualitativamente superior ao acesso e ao uso da informação. Assim informação se qualifica como um instrumento modificador da consciência do indivíduo e de seu grupo social, pois sintoniza o homem com a memória de seu passado e com as perspectivas de seu futuro.
A informação poderá ser uma ferramenta valiosa, rápida e eficiente para tomada de
decisões em relação a alguém ou algo. São as pessoas que geram, reproduzem, registram e
recuperam a informação. O significado desta palavra é definido por Ferreira (2004, p.311)
como “ato ou efeito de informar, dados acerca de alguém ou algo, instrução, direção,
conhecimentos extraídos dos dados”. E, informar como: “instruir, documentar, avisar,
comunicar, inteirar, dar parecer, notificar.
Sendo assim, o ato de registrar a informação gera a documentação, que é um suporte
material contendo um determinado acontecimento. Os documentos existem devido a
necessidade de comunicação dos indivíduos. Do ponto de vista de Paes (1997, p. 29),
a documentação escrita ou textual apresenta inúmeros tipos físicos ou espécies documentais criados para produzir determinada ação específica, tais como: contratos, folhas de pagamento, livros de contas, requisições diversas, atas, relatórios, regimentos, regulamentos, editais, certidões, tabelas, questionários, correspondências e outros.
Para definir o armazenamento futuro de um documento, será preciso observar o ciclo
de vida desta documentação. A tarefa de classificar documentos para um arquivo exige do
classificador conhecimentos não só da administração, como da natureza dos documentos a
serem classificados. Cada ramo de atividade exige um método diferente, adequado às suas
finalidades.
Assim, Belloto (1991, p.14) relata que
as operações e os produtos da documentação (todas as espécies de documentos) ocorrem no ciclo assim definido. O homem, alternativamente, retira idéias da realidade ou introduz idéias na realidade; entre a realidade e a idéia intervém, cada vez mais, os documentos que, por sua vez, servem à elaboração de novos documentos. O conjunto dos documentos existentes deve ser constantemente caldeado e macerado, submetido às operações de uma ‘química’, mais exatamente, de uma ‘metalurgia documental’ (pois que se trata da extração de elementos, da refinação, de liga e de soldagem). Da mesma maneira que se deve separar de sua ganga o metal puro, assim separa-se a verdade, original e tida por dita uma vez, da massa de erros e de repetições.
Os documentos revelam sentido as informações e asseguram a memória de um órgão
público ou privado. A preocupação com a qualidade das informações é de fundamental
importância para um bom andamento de um órgão.
Com a difusão da informação, surge o interesse de uma pesquisa constante e
sistemática que objetiva mostrar as reais responsabilidades dos arquivos.
Logo, esses documentos necessitam de uma qualificação que, de acordo com Paes
(1997, p.20-29), podem ser classificados como: as entidades mantedoras, os estágios de sua
evolução, a extensão de sua atuação e a natureza dos documentos. Os documentos serão
apresentados segundo o gênero, a espécie e a natureza do assunto nos tópicos a seguir.
2.3 Gênero, Espécie e Natureza dos Documentos
A classificação dos documentos compreende o gênero, a espécie e a natureza, que
serão especificadas de acordo com a configuração, tipo e/ou formato e assunto com será
respectivamente citado a seguir.
2.3.1 Gênero dos documentos
Gênero é definido como a configuração que assume de acordo com o sistema de signo
utilizados na configuração de seu conteúdo, a forma ou linguagem de como a informação está
registrada (PAES, 1997).
Textuais – manuscritos, datilografados, digitados ou impressos;
Audiovisuais – filmes, fotografias, microfilmes, discos, fitas magnéticas;
Iconográficos – gravuras, desenhos;
Cartográficos – mapas, plantas e projetos;
Multimídia – reúne em um mesmo documento animação, som e hipertexto.
2.3.2 Espécie dos documentos
A espécie dos documentos define o tipo, formato e conteúdo que irá compor o
documento de acordo com o destinatário e o assunto a ser tratado (PAES, 1997).
Mensagem – troca de correspondência entre os três poderes (Executivo, Legislativo e
Judiciário).
Ofício – Equivalente à carta trocada entre autoridades, é uma correspondência oficial.
Circular – documento impresso, mimeografado ou copiado, enviado
simultaneamente, a vários destinatários.
Relatório – relato à autoridade superior referente ao desenvolvimento de trabalhos ou
serviços especiais ou num determinado período.
Requerimento – documentos escrito, dirigido a uma autoridade sobre assunto de sua
competência, que contém um ou vários pedidos.
Despacho – manifestação de autoridades sobre assunto da sua competência,
submetido à sua apreciação, em autores ou papéis administrativos.
Aviso – correspondência de Ministros de Estado e de Governadores dos Estados.
Carta – forma de correspondência pela qual firmas, instituições e outros se dirigem
aos participantes em geral.
Memorando – correspondência interna que explica, resume ou recaptula qualquer
assunto.
Já do ponto de vista de Pimenta (2004, p 153-154), os documentos ainda recebem
outras classificações e conceitos dentre os tipos mais comuns de redação administrativa e
destinam-se ao público e mais freqüentemente nas empresas.
Comunicação interna – possui a mesma finalidade do memorando e é usada em
órgãos privados.
Certidão – documento em que são descritos, de forma clara e precisa, fatos
registrados em outros documentos ou registros.
Regimento – conjunto de princípios e de normas que estabelecem o modo de
funcionamento interno de cada repartição.
Regulamento – conjunto de princípios e de normas, estabelecido para a perfeita
execução de uma lei.
Ordem de serviço – documento autorizando a execução de algum serviço.
Lei – norma de caráter geral, elaborada pelo Poder Legislativo e baixada pelo Poder
Executivo, que cria, extingue ou modifica direito.
Decreto – ato assinado pelo Chefe do Poder Executivo, que tem por objetivos:
regulamentar uma lei; fixar normas administrativas; nomear, promover, aposentar ou
demitir funcionários e determinar outras providências previstas na legislação competente.
Decreto-lei – diploma legal que substitui a Lei em circunstâncias excepcionais,
baixado pelo Poder Executivo.
Portaria – ato pelo qual os Ministros de Estado, Secretários de Estado e autoridades
de primeiro nível estabelecem normas administrativas; baixam instruções para aplicação de
Leis; ou definem situações funcionais.
Notificação – documento que informa o destinatário, sobre procedimentos a serem
tomados pelo interessado ou medidas que serão tomadas pelo remetente.
Boletim – Texto produzido para informação interna ou externa, composto de
resultados de pesquisas ou resumo e algum evento.
Manual – Utilizado por várias pessoas e apresenta informações e orientações em
linguagem técnica.
Jornal, revista – Seguem o mesmo formato, tratando de interesse interno e externo.
As comunicações empresariais ou oficiais, são redigidas em linguagem técnica, com
características próprias de cada área (NADÓLSKIS 2005).
Ata - É o registro escrito de uma reunião de uma reunião, sessão, assembléia geral
ordinária ou extraordinária. Os assuntos são lançados em ordem cronológica , redigidos no
pretérito perfeito do indicativo e os numerais são escritos por extenso. Deve ser escrita em um
só parágrafo, não pode haver rasuras.
Aviso - É usado tanto na área empresarial quanto na oficial, o aviso procura chamar a
atenção para ordens e notícias.
Comunicado – A modalidade de redação que se assemelha ao aviso, o texto é breve e
redigido na terceira pessoa. Tanto as empresas quanto as repartições públicas valem-se de
comunicados publicados na imprensa.
Edital – Aviso ao público em geral ou apenas a grupos interessados na divulgação de
atos administrativos, afixado em lugares públicos ou anunciado através da imprensa, para o
conhecimento dos interessados.
Procuração – É um documento pelo qual alguém confere legalmente a outra poderes
para tratar de negócios ou agir em seu nome, representando de pleno direito nos termos do
documento.
Na próxima seção, será demostrado como define-se a natureza dos documentos.
2.3.3 Natureza dos documentos
A natureza dos documentos define-se de acordo com o assunto tratado em um
documento, tendo em vista o grau necessário de sigilo.
Paes (1997, p. 29), classifica a natureza dos documentos
Ostensivos ou ordinários – documentos cuja divulgação não irá prejudica a
administração da instituição.
Sigilosos – Os documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da
sociedade e do Estado, bem como aqueles necessários ao resguardo da inviolabilidade da
intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas, são originalmente sigilosos.
Segundo a Lei Nº 8.159, de 08 de janeiro de 1991, capítulo V, Do acesso e do sigilo dos
documentos públicos, Art.23, § 1º.
Confidenciais – documentos cujo assunto, pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar
embaraço administrativo se levado a conhecimento por pessoa não autorizada. Embora não
requeira alto grau de segurança.
Reservados – Assuntos classificados de forma que não devam ser do conhecimento do
público em geral.
O acesso ao arquivo deverá ser organizado de forma à proporcionar condições de
segurança, simplicidade e precisão durante a busca a um determinado documento. Entretanto,
afirma Paes (1997, p.159),
o trabalho nos arquivos deve ser desenvolvido sem preconceitos, e os
arquivistas devem estar preparados profissionalmente para utilizar todos os meios disponíveis para se obter, rapidamente, informações confiáveis precisas e completas.
O arquivista é a pessoa encarregada dos arquivos, é funcionário indispensável em uma
instituição, deve ser dotado de conhecimentos profissionais que correspondam ao fiel
cumprimento de seu cargo, já que lhes são confiados documentos de grande importância para
a organização.
Após análise da documentação e aprovação pela autoridade competente, será
determinado o prazo de manutenção dos documentos no arquivo corrente, sua transferência ao
arquivo intermediário ou recolhimento ao arquivo permanente.
Serão apresentados na próxima seção, os estágios de evolução dos documentos.
2.3.4 Evolução dos documentos
A organização dos documentos deverá ser adequada não apenas as necessidades da
instituição a que servem, como também, a cada estágio de evolução .
Para Prado (1997, p.158), estes estágios são definidos como as três idades dos
documentos segundo as quais se distinguem:
Arquivos de 1ª idade ou correntes: Constituídos de documentos consultados
freqüentemente, e conservados na própria instituição.
Arquivos de 2ª idade ou intermediários: constituídos de documentos que deixaram de ser
freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que produziram podem ainda solicitá-los. Não
há necessidade de serem conservados próximos às instituições. Sua permanência é transitória.
Arquivo de 3ª idade ou permanentes: constituídos de documentos que perderam todo valor
de natureza administrativa e que se conservam em razão do seu valor histórico.
O arquivo é fundamental dentro de qualquer organização, e o modo como ele será
implantado tornará mais fácil para consulta para seus usuários. Arquivo é acumulação
ordenada dos documentos, em sua maioria textuais criados por uma instituição ou pessoa, no
curso de sua atividade e preservados para a consecução de seus objetivos visando `a utilidade
que poderão oferecer no futuro.
As etapas necessárias para a organização de um arquivo serão relatadas na seção a
seguir.
2.3.5 A organização de arquivos
A organização de arquivos, como de qualquer outro setor de uma instituição,
pressupõe o desenvolvimento de várias etapas de trabalho. Estas fases de acordo com Paes
( 1997. p. 35) se constituiriam em:
Levantamento de dados – O levantamento de dados deve ter início pelo exame dos
estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos
constitutivos na instituição mantedora do arquivo a ser completado pela coleta de informação
sobre a sua documentação.
Análise dos dados coletados – Após o levantamento de dados e estudo, o arquivista
está apto a formular um diagnóstico da situação e propor alterações e medidas para cada caso.
Planejamento – Para a elaboração de um plano arquivistico que tenha em conta tanto
as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que pretende servir, devem ser
considerados a posição do arquivo na estrutura da instituição, centralização ou
descentralização e coordenação dos serviços de arquivo, escolha de métodos arquivamento
adequados, estabelecimento de normas de funcionamento, recursos humanos, equipamentos,
constituição de arquivos intermediários e permanente, recursos financeiros.
Implantação e acompanhamento – A fase de implantação deve-se promover o
treinamento não só do pessoal diretamente envolvido na execução das tarefas e funções
previstas no projeto de arquivo, como daqueles que se utilizarão dos serviços de arquivo, ou
de cuja atuação dependerá, em grande parte, o êxito desses serviços. Depois é importante
verificar se normas, rotinas, modelos e formulários atendem às necessidades, é que deverá ser
elaborado o manual de arquivo, instrumento que coroa todo o trabalho de organização. Nele
ficam registrados os procedimentos e instruções que irão garantir o funcionamento eficiente e
uniforme do arquivo e a continuidade do trabalho através dos tempos. Na próxima seção será
abordado o sistema proposto na pesquisa.
2.4 Gerenciamento Eletrônico de Documentos
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é um conjunto de tecnologias que
permite o gerenciamento de documentos, enfatiza a digitalização gerada em papel através de
um scanner podendo assim ser visualizado na tela do computador. Além disso, ele
implementa a categorização de documentos, ações de disposição e controla níveis de
segurança, direito de visualizar, imprimir, alterar documentos. De acordo com Kock (1998,
p.02),
o GED objetiva gerenciar o ciclo de vida das informações desde sua criação até o seu arquivamento. As informações podem, originalmente, estar registradas em mídias analógicas ou digitais em todas as fases de sua vida. Podem ser criadas em papel, revisadas no papel, processadas a partir de papel e arquivadas em papel. Podem ainda ser criadas eletronicamente, revisadas a partir de mídias eletrônicas, processadas a partir dessas mídias e arquivadas eletronicamente. Existem situações em que pode haver combinações de mídias analógicas e digitais. Por exemplo, informações criadas e revisadas em sistemas eletrônicos são impressas para o seu processamento e arquivamento em papel. Ou criadas e revisadas em papel para então serem digitalizadas por meio de um scanner e processadas e arquivadas eletronicamente.
No Gerenciamento Eletrônico de Documentos, converte-se informações para a forma
digital, usando a tecnologia da informática para captar, armazenar, localizar e gerenciar
versões digitais das informações. As aplicações do GED funcionam em intranets ou extranets,
mas também podem ser acessadas pela internet. Essas aplicações permitem acumular a
informação, o conhecimento e a capacidade das organizações.
2.4.1 Aplicações
Parreira (2005, p.1) afirma que são diversos os campos de aplicações, destacam-se os
documentos ou pastas que tramitam através de vários departamentos para processamento.
Exemplo: processos judiciais, sinistros de seguros, dentre outros; pastas com vários tipos de
informações que precisem ser examinadas por vários usuários simultaneamente, por exemplo:
aplicações hipotecárias; quando informações precisas, atualizadas e completas têm que ser
localizadas rapidamente. Exemplo: serviços e clientes; quando existe a necessidade de acesso
simultâneo por diversos usuários a uma mesma informação para tomada de decisões.
Exemplo: mudanças em projetos de engenharia.
Para Kock (1998, p.2), de forma geral o GED foi criado para facilitar o trabalho, e
permitir o gerenciamento de documentos. O sistema de informação já é uma realidade nas
empresas no Brasil e no mundo.
O Gerenciamento Eletrônico de Documentos converte informações, como voz, texto e
papéis para a forma digital, controlando estas informações durante todo seu período de vida
até o seu arquivamento. Um sistema de GED capta, armazena, localiza e gerencia versões
digitais das informações.
2.4.2 Benefícios esperados para o Gerenciamento Eletrônico de Documentos1
1 Devido a dificuldade em encontrar obras referentes a este assunto foram usadas algumas referências contidas
na Internet.
Os benefícios esperados com a implantação de um Gerenciamento Eletrônico de
Documentos são tangíveis e intangíveis como mostra a tabela 1:
Tabela 1 Benefícios do GED Tangíveis Intangíveis Economia de Atividades Produtividade Economia de Espaço Eliminação de retorno, melhorando o
atendimento ao cliente. Economia de Xerox, cópia Melhoria de Processamento Economia de Equipamentos Proteção contra catástrofes Menor necessidade de recursos de distribuição (malote, boys, Sedex)
Redução de custos com novos escritórios, depósitos e equipamentos.
Melhor controle dos documentos
Segurança Fonte: Kock, 1998, p.3. Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Porém, para Angeloni ( 2002, p.203), o primeiro passo é o aculturamento, a introdução
dos conceitos do GED na organização. As pessoas passam a descobrir que existem as
tecnologias e suas aplicabilidades. Treinamentos, participação em palestras, congressos e
demonstração de produtos ajudarão nesse aculturamento.
O segundo passo é o levantamento, inicia-se a obtenção de informações, tipos de
documentos envolvidos, volumes, acessos usuários, plataforma de processamento de dados
disponível e o custo/benefício para a empresa.
O próximo passo é a análise e o projeto, a análise avalia o benefício do projeto em
relação à efetiva aplicabilidade da tecnologia e sua aplicabilidade e viabilidade. Já no projeto
caracteriza-se os recursos de hardware (scanner, mídia para armazenamento, exibição,
impressão, redes de comunicação) e software (produto, estrutura de indexação, customização
de produtos, digitalização, gerenciamento de mídias e serviços, treinamento de usuários)
necessários que melhor atenda aos requerimentos do projeto.
E para finalizar o último passo é a construção, contrata-se os fornecedores e instala-se
o hardware e o software, a aplicação e o treinamento. Levando-se em consideração esses
passos, a próxima etapa na implantação do GED é o cuidado com a legislação vigente, pois já
existe regras a serem cumpridas para regulamentar a digitalização de informações. Deve-se
manter um acompanhamento constante no que se refere à legislação para maximizar a
implantação. Ex.: Legislação – Diário oficial da União: 1994 - Juntas comerciais e cartórios;
1995 – Mistério do trabalho; 1997 – Código de Trânsito Brasileiro permite o armazenamento
de informações relativas a habilitação.
Segundo Barella (2005, p.03), o Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED
tem como vantagens: evitar a duplicidade de documentos; classificar; limitar acesso
(permitido apenas aos usuários autorizados o acesso as senhas de entrada no sistema), conter
dados que não podem estar em papel. Pode tratar: voz, texto e imagens; Hardwares: scanners,
discos ópticos, jukebox (caixa para armazenar vários CD’s), placas de compressão, etc.
A seção, a seguir, trata de um tema que é prerrogativa do curso de Secretariado
Executivo, administração. E de como saber administrar o tempo pode agregar valor não só ao
trabalho de arquivamento, mas a qualquer tipo de serviço.
2.5 Gerenciamento do Tempo
O sucesso profissional está diretamente ligado a forma como administra-se o tempo,
filtrar informações, definir prioridades e principalmente gerenciar o tempo são tarefas
fundamentais para que o tempo possa ser usado de forma eficiente.
Os objetivos profissionais devem estar bem definidos através de planos de curto ou
longo prazo, programando o tempo que pretende gastar. Analisa-se o trabalho a ser feito e
definem-se as prioridades. Para Giacomini (2005, p.1),
administrar o tempo é ganhar autonomia sobre a sua vida, não é ficar escravo do relógio. É uma batalha constante, que tem que ser ganha todo dia. Se você quer ter a autonomia de decidir passar mais tempo com a família, ou sem fazer nada, você tem que ganhar esse tempo deixando de fazer outras coisas que são menos importantes para você. Em última instância pode ser que você até tenha que, eventualmente, arrumar um outro emprego ou uma outra ocupação.
Falar em administrar o tempo, na maioria das vezes causa uma reação negativa, pois as
pessoas possuem uma grande dificuldade em administrar o próprio tempo, seus hábitos
tendências e valores.
Logo, o auto conhecimento e o respeito ao o ritmo individual são fundamentais, pois a
produtividade varia de pessoa para pessoa. Assim, nota-se a necessidade dos indivíduos
respeitarem seus picos de energia para controlar o uso do tempo de forma proveitosa.
Para Medeiros e Hernandes (1999, p.62), é preciso administrar o tempo corretamente,
seja no trabalho ou na vida pessoal, saber quais suas responsabilidades, determinar a urgência
de tudo o que será realizado, os objetivos e o que é essencial. Através da descrição das
atividades em um relatório, elas devem ser classificadas de acordo com a urgência. A
organização da mesa de trabalho também é muito importante, procura-se separar as atividades
do dia criando recursos para sua organização diária, constata-se o que pode ser acrescentado
ou eliminado.
Os documentos de uso constante deverão ser separados em urgentes, importantes, os
de rotina e os que já foram finalizados. Para Hindle (2001,p.25),
uma agenda também pode ajudar a na administração dos compromissos, facilitando o registro da tarefas, locais, horários e reuniões. Mas sua constante atualização é o que irá prevenir eventuais situações inesperadas. O modelo de agenda varia de acordo com a necessidade, pois o mercado já disponibiliza vários modelos, as mais usadas são: Agenda padrão, Agenda Personal Organizer, Agenda Eletrônica e Handheld (um computador portátil). Nelas podemos agendar telefones, compromissos, calendários e listar tarefas. Assim você poderá desenvolver diferentes atividades e concluí-las no prazo previsto.
Aprender a delegar tarefas, a quem e quando delegar, quais suas vantagens e
desvantagens e como resolver problema dos outros. Descobrir quais são exatamente suas
qualificações e quem são seus subordinados. No entanto, precisa-se ter cautela pois quem
delega fica com a responsabilidade por êxitos ou fracassos das tarefas executadas. Logo, para
Medeiros e Hernandes (1999, p.62),
o tempo livre torna-se maior ou menor dependendo da capacidade de administrá-lo. Esforce-se por fazer um plano do dia e verifique quais objetivos são mais importantes, quais deseja alcançar em primeiro lugar; planeje os recursos indispensáveis à execução da tarefa; reexamine suas prioridades constantemente; concentre a atenção naquilo que é essencial; estabeleça prazos; tome providências imediatas; elimine o caos e a desorganização.
A falta de administração do tempo gera estresse, que pode ser percebido em alterações
comportamentais, emocionais e fisiológicas. Evitar problemas, procurar ajuda e ser ajudado,
aceitar os diferentes comportamentos, ficar feliz em concluir um trabalho de forma eficiente e
eficaz, relaxar de dez a quinze minutos pela manhã e à tarde, trabalhar no máximo dez horas
por dia e sorrir mais.
Assim, reservar um tempo para família, lazer, amigos e esportes proporcionará
relaxamento e maior eficiência no trabalho, extinguir o estresse e ajudar na concentração.
Seguem algumas sugestões de Hindle (2001, p.32) de como organizar melhor o tempo: filtrar
informações, definir prioridades e objetivos, separar as tarefas de curto e longo prazo,
respeitar seu ritmo de trabalho, criar uma agenda, listar tarefas, delegar tarefa e reservar um
tempo para o lazer.
Estes tópicos de como administrar o tempo podem servir como base para a construção
de uma agenda pessoal, e também como ajuda na hora de distribuir as tarefas no tempo
disponível.
Considerando-se que a área de Arquivo é o centro de informações do CRCSC e que
esse setor zela pela guarda de documentos que percorrem rotineiramente os setores, fica claro
o quanto o controle e ordenação desse material é fundamental para melhor administração do
tempo das funcionárias responsáveis por esse trabalho.
A seguir será apresentada a metodologia aplicada neste trabalho.
3 METODOLOGIA
Nesta seção, será apresentada a definição de pesquisa documental, qualitativa, por ser
considerada a melhor forma de identificar o problema de pesquisa, com o objetivo de
investigar o sistema de arquivamento atual no Setor de Registro do Conselho Regional de
Contabilidade. A coleta e análise de dados serão feitas com questionários e observação
participativa.
3.1 Caracterização da pesquisa
Este trabalho tem caráter qualitativo. A pesquisa qualitativa é a compreensão da
situação apresentada através de características e sentidos abordados pelos questionados.
Assim poderá ser baseado em autores que já pesquisaram sobre o assunto tratado “apenas há
que se considerar que o primeiro passo consiste na exploração das fontes documentais, que
são em grande número” (GIL, 1995, p.23). O método de pesquisa qualitativa, descritiva e
exploratória definirá a interpretação dos resultados. Com o objetivo de obter informações
variadas da população estudada. Para Barros (2000, p. 91),
o objetivo da pesquisa documental é recolher, analisar e interpretar as contribuições teóricas já existentes sobre determinado fato, assunto ou idéia. Normalmente, este tipo de pesquisa antecede a pesquisa de campo e/ou a pesquisa experimental. É a parte de exploração preliminar dos temas em estudo. Através do estudo da documentação existente sobre o mesmo é que o investigador consegue melhores condições para formular e determinar o seu problema de pesquisa.
Com o intuito de detectar a deficiência no arquivamento das correspondências do setor
de registro do CRCSC, acredita-se que o pesquisador tem tudo para aprender com a
experiência das pessoas questionadas, porém necessita de conceitos como base sólida para
esta afirmação. A pesquisa caracteriza-se como descritiva que de acordo com Cervo (1996,
p.49),
Observa, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenômenos (variáveis) sem
manipulá-los.[...]A pesquisa descritiva desenvolve-se, principalmente, nas Ciências Humanas e Sociais, abordando aqueles dados e problemas que merecem ser estudados e cujo registro não consta de documentos. [...] Já o estudo exploratório, designado por alguns autores como pesquisa quase científica ou não científica é, normalmente, o passo inicial no processo de pesquisa pela experiência e auxílio que traz na formulação de hipóteses significativas para posteriores pesquisas.
Ao descrever e analisar o campo, o pesquisador poderá comparar as atitudes
relacionadas à população estudada e explicar suas diferenças, o que possibilitará assim ter um
acesso às verdadeiras opiniões das questionadas.
3.2 População e Amostra
Para definir a população, foi necessário um procedimento em que se tenha maior
controle das informações do grupo estudado. Como define Richardson (1999, p.157),
população é o conjunto de elementos que possuem determinadas caraterísticas. Em termos estatísticos, população pode ser o conjunto de indivíduos que trabalham no mesmo lugar, os alunos matriculados em uma mesma universidade, toda a produção de refrigeradores de uma fábrica, todos os cachorros de determinada raça em certo setor de uma cidade etc.
O Setor de Registro do CRCSC, escolhido para este estudo, possui uma população de
4 funcionárias sendo que apenas três totalizam a amostra a ser estudada, pois a estagiária
deste trabalho faz parte do quadro funcional e não participará do questionário para que não
haja interferência na análise dos resultados. Assim, para Richardson (1999, p.160), as
amostras devem gerar conclusões, que emanem dos métodos estatísticos empregados na
comprovação dos dados não produzindo ambigüidade nas interpretações das hipóteses
substantivas correspondentes.
3.3 Coleta de Dados
A coleta foi feita por meio de uma pesquisa documental, fotos ilustrando o atual
sistema de arquivamento do Setor de Registro do CRCSC e questionários permitindo
descrever as características e medir determinadas variáveis de um grupo social. Como afirma
Richardson (1999, p.207),
os questionários não estão restritos a uma quantidade determinada de perguntas, nem a um tópico específico. Existem aqueles que incluem duas ou três perguntas, outros que incluem mais de 100 páginas, dependendo da complexidade das informações a serem coletadas.
Utilizou-se questionários que combinam perguntas abertas e fechadas facilitando
assim o registro das informações e respostas fixas mas com o intuito de não fechar totalmente,
dando assim liberdade ao questionado de expor suas opiniões. Este método será usado por ser
considerado o mais adequado para a pesquisa, pois proporcionará uma informação precisa
sobre o referido assunto pois supõe-se que os entrevistados conheçam a temática tratada no
questionário. No entanto, o questionado tem a opção e liberdade de resposta.
3.4 Análise de Dados
Os dados coletados por meio da observação participante foram analisados e
contrastados com as teorias estudadas. Os questionários realizados com os colaboradores
terão análise de conteúdo.
Com os dados coletados serão identificados os pontos fortes e fracos referentes ao
sistema atual de arquivamento, analisando e observando-os. Para Barros (2000, p.93), “nesse
momento, os dados são examinados e transformam-se em elementos importantes para a
comprovação ou não das hipóteses”.
A análise de conteúdo é, particularmente, utilizada para estudar material de tipo
qualitativo (aos quais não se podem aplicar técnicas aritméticas). Portanto, deve-se fazer uma
primeira leitura para organizar as idéias incluídas para, posteriormente, analisar os elementos
e as regras que a determinam, (RICHARDSON, 1999, p.224). Assim, a análise dos dados é a
aplicação de métodos científicos a uma evidência documentária.
Atendendo ao segundo objetivo específico, conforme fundamentos teóricos, na
seqüência o conteúdo dos questionários analisados.
4 APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DOS RESULTADOS
Apresenta-se, neste capítulo, a análise dos resultados referentes aos objetivos da
pesquisa. Primeiramente, será exibido o histórico da empresa, sua missão, seus objetivos, sua
localização, sua área de atuação em Santa Catarina, seus setores e atividades. Em seguida,
conforme os objetivos específicos apresentados, descreve-se, por meio de observação
participativa e da análise documental realizada entre agosto/2005 à maio/2006, o sistema de
arquivamento atual do Setor de Registro bem como seus pontos fortes e fracos. E, para
levantar as principais dificuldades desse sistema, foi aplicado em abril de 2006, um
questionário com as três colaboradoras do Setor de Registro.
E para concluir, também é apresentada a proposta da implantação de um
Gerenciamento Eletrônico de Documentos para o Setor de Registro do CRCSC.
4.1 CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA
O estudo deu-se no Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina, localizado
na Avenida Osvaldo Rodrigues Cabral, 1900, no centro de Florianópolis. O Conselho
Regional de Santa Catarina atende de segunda à sexta, das 8h às 18h ininterruptamente.
As informações citadas neste item foram retiradas do Balanço Social 2005 CRCSC
lançado em maio de 2006 e do site do CRCSC.
4.1.1 Histórico
Em 1946, nascia o CRCSC, graças ao espírito pioneiro de um grupo de contabilistas.
Por muitos anos, os conselheiros usaram o seu próprio carro para percorrer o Estado e
transmitir aos contabilistas catarinenses os princípios do Código de Ética da categoria e a
necessidade de se fiscalizar o exercício da profissão.
Figura 1 – Sede do CRCSC Fonte: Balanço Social 2003
Hoje, o CRCSC se transformou numa entidade referência no país, cultivando o mesmo
pioneirismo que marcou seus fundadores. Foi o CRCSC o primeiro conselho de classe a
publicar o seu balanço social, prestando contas à sociedade das ações que desenvolve em prol
do social. Também foi ele o autor de projetos que atualmente estão sendo adotados em outros
estados brasileiros, como ingresso de técnicos em cursos de Ciências Contábeis e pós-
graduação em Gerência da Qualidade em Serviços Contábeis.
Em 60 anos de atividade, o Conselho, que nasceu pequeno e iniciou suas atividades
em uma sala cedida pela Associação de Contabilistas de Florianópolis, cresceu e expandiu a
sua rede de atendimento para todas as regiões do Estado.
O CRCSC divulga o seu relatório de atividades e Balanço Social de 2005 exatamente
no ano em que comemora 60 anos. Em 27 de maio de 1946, o então presidente Eurico Gaspar
Dutra assinou o decreto-lei 9.295/46, que autorizava a criação do Conselho Federal de
Contabilidade e dos conselhos regionais, atendendo a um antigo anseio da classe contábil, que
desde o final do século XIX reivindicava o reconhecimento da profissão e a sua regularização.
O CRC de Santa Catarina foi formado em 8 de dezembro daquele mesmo ano, graças
ao empenho dos membros das Associações de Profissionais de contabilidade de Florianópolis
e Blumenau.
Inicialmente voltada unicamente para o registro e a fiscalização do exercício
profissional, a entidade ampliou o alcance de suas ações, investindo na área de educação
continuada, por entender que a valorização da classe contábil passa pela maior capacitação e
qualificação profissional.
Cada vez mais também passou a se dedicar a campanhas de valorização profissional e
em defesa dos interesses da categoria e de toda a sociedade.
O estágio foi realizado no Setor de Registro. É o registro no Sistema CFC/CRCs que
garante ao profissional o exercício da atividade contábil, o registro no CRCSC atesta que o
portador tem a habilitação necessária para atuar na profissão.
4.1.2 Missão do CRCSC
Promover a manutenção, educação e desenvolvimento da profissão contábil com ética
e responsabilidade, aliados aos serviços de cadastro, registro e fiscalização dos contabilistas e
organizações contábeis do Estado de Santa Catarina, objetivando satisfazer aos anseios da
categoria e da sociedade.
O Conselho de Contabilidade de Santa Catarina está localizado no centro de
Florianópolis na Avenida Osvaldo Rodrigues Cabral, 1900. Suas atividades estão distribuídas
desta forma:
4.1.3 Fiscalização
Em 2005, as atividades desenvolvidas pela Fiscalização do CRCSC preticamente
dobraram. O número de diligências passou de pouco mais de 9 mil para 17 mil. O trabalho da
equipe de oito fiscais se concentrou nas diligências qualificadas, com destaque para
verificação da escrituração contábil e do contrato de prestação de serviço, além da Decore
(Declaração de Comprobatória de Percepção de Rendimentos). Somente no item Contrato de
Prestação de Serviços foi registrado um acrécimo de quase 200% nas atividades.
Também foi significativo o volume de trabalho das duas Câmaras – a Câmara de
Fiscalização, que analisa processos contra leigos e empresas e a Câmara de Ética, responsável
pelos processos contra contabilisatas. Juntas, elas julgaram 890 processos, 211 a mais do que
no ano anterior, o que resultou na aplicação de 43 suspensões do registro profissional, 19
advertências reservadas, 2 censuras e 502 multas, bem como no encaminhamento de 49
processos para diligências e no arquivamento de 263 processos, sendo 224 por pagamento de
multa.
As tabelas a seguir demonstraram as atividades desenvolvidas pelo setor de
fiscalização em 2005.
Tabela 2 – Atividades da Fiscalização
A T I V I D A D E S 2005 2004 DILIGÊNCIAS QUALIFICADAS 13.659 6.696
Demonstrações Contábeis 860 611
Escrituração Contábil 4.968 2.268
Contr. Prestação de Serviços 5.267 1.868
Auditoria 48 4.043
Perícia Contábil 46 34
Outras qualificadas 2.470 1.872 DILIG. NÃO QUALIFICADAS 3.304 2..313
T O T A L 16.963 9.009 Fonte: Balanço Social 2005 do CRCSC
A tabela 2 demonstra todas atividades fiscalizadas nos escritórios de contabilidade e a
média de diligências encontradas.
Tabela 3 – Atividades da Fiscalização
A T I V I D A D E S 2005 2004
Denúncias recebidas 74 104
Notificações 1.150 1.303
Auto de Repres./Infração 693 595
Fonte: Balanço Social 2005 do CRCSC
A tabela 3 apresenta o número de denúncias recebidas e o número de notificações e
Auto de Repres./ Infração aplicados nos profissionais e escritórios.
A tabela 4 relata o número de processos encaminhados para a sede do CRCSC para a devida
análise e julgamento.
Tabela 4 – Atividades da Fiscalização
A T I V I D A D E S 2005 2004
Processos Abertos 693 595
Processos Arquivados p/ Res. CFC 273/70 – Sumário 0 0
Processos Arquivados por pagamento de multa 224 44
Processos Suspensos 9 28
Processos Julgados 890 679
Processos Arquivados 263 246
Penalidades Aplicadas pela Câmara Adevertência Reservada 19 10
Penalidades Aplicadas pela Câmara Censura Reservada 2 8
Penalidades Aplicadas pela Câmara Censura Pública 12 9
Penalidades Aplicadas pela Câmara Suspensão 43 34
Penalidades Aplicadas pela Câmara Multa 502 323
Processos encaminhados ao CFC em fase de recurso 118 31
Fonte: Balanço Social 2005 do CRCSC
Dentre os objetivos da Fiscalização, está o de garantir à sociedade a existência de
profissionais qualificados e habilitados ao exercício da profissão, que tenham uma ética e
sejam capazes de prestar um bom serviço. O trabalho de fiscalização abrange não somente as
organizações contábeis (sociedades e escritórios individuais), mas também empresas dos mais
variados segmentos e atividades, a exemplo de entidades sem fins lucrativos, instituições
financeiras, perícias contábeis, empresas de auditoria e órgãos públicos.
4.1.4 Registro
É o registro no Sistema CFC/CRCs que garante ao profissional o exercício da
atividade contábil, ele que atesta que o portador tem a habilitação necessária para atuar na
profissão. A foto abaixo mostra o espaço físico do Setor de Registro. Onde os profissionais da
contabilidade e/ou visitantes são atendidos. Localizado no segundo andar do prédio do
CRCSC.
Figura 2 – Foto do setor de registro.
Fonte: Primária, elaborada pela estagiária em março/2006.
O CRCSC chegou aos 60 anos com mais de 15 mil profissionais registrados. A marca
histórica foi obtida em 2005, período em que foi verificado com um número de recorde de
1.841 de pedidos de registro, o que resultou num saldo de 1.418 novos profissionais
registrados, já que houve 423 baixas no ano. Em 2004, esse saldo não chegou a 400
profissionais. Em 31 de dezembro, o número de profissionais em atividade no Estado
totalizava 15.178, representando um acréscimo de 10,3% sobre dezembro do ano anterior. Já
o número de escritórios passou de 3. 979 para 3.772, numa variação de 5,5%, sendo 1.370
sociedades e 2.609 escritórios individuais.
Tabela 5 – Número de Registros
R E G I S T R O 2005 2004 Contadores 1.409 616
Técnicos em Contabilidade
432 164
Escritório Individuais 168 152
Organizações Contábeis 89 49
Posição em 31 de dezembro de 2005 Fonte: Balanço Social 2005 do CRCSC
A tabela 5 apresenta o número de contabilistas e escritórios individuais e sociedades
registrados até dezembro de 2005 em Santa Catarina.
Para obter em 2004 o registro profissional, os bacharéis em Ciências Contábeis e os
Técnicos em Contabilidade tiveram que prestar o Exame de Suficiência. Instituído em 2000
pelo Conselho Federal de Contabilidade, ele tem como objetivo incentivar a melhoria da
qualidade do ensino e, em conseqüência, o nível dos profissionais que ingressam anualmente
no mercado de trabalho. Porém em face de uma liminar concedida em Ação Popular intentada
contra o Conselho Federal de Contabilidade, em abril de 2005, o exame está suspenso por
prazo indeterminado. O que facilitou o ingresso de novos profissionais ao CRCSC.
4.1.5 Atendimento
Para atender aos contabilistas catarinenses, o CRCSC investe na modernização de suas
instalações e na melhoria da qualidade dos serviços. Todas as delegacias e macrodelegacias
estão conectadas on line com a sede em Florianópolis, o que garante maior agilidade. Na
Capital, o Conselho oferece uma estrutura que inclui biblioteca, auditório, espaço cultural e
um centro de treinamento, composto de duas salas para 70 e 30 pessoas, respectivamente.
A rede de atendimento do CRCSC conta com sua sede em Florianópolis, 30 delegacias
e 7 macrodelegacias distribuídas por todo o Estado de Santa Catarina. Em outubro de 2005,
aconteceu a inauguração da macrodelagacia de Joaçaba, uma antiga reivindicação dos 1,5
profissionais daquela região. Com ela, o CRCSC pôde amoliar suas ações no Meio-Oeste
catarinense, com destaque para os projetos na área de Educação Continuada.
No final do ano de 2005, foi aprovada a criação da 30º delegacia do CRCSC no
município de Palhoça, na região da Grande Florianópolis. É no atendimento que os
profissionais protocolam seus processos para que estes sejam encaminhados para os setores
responsáveis.
4.1.6 Biblioteca
A biblioteca do CRCSC oferece aos contabilistas os principais jornais do Estado, mais
a Gazeta Mercantil, e revistas nacionais – como a Revista Brasileira de Contabilidade e a
Revista da Fenacon – e de vários estados, a exemplo da Revista da FAE e da Revista
Contabilidade & Finanças, publicadas respectivamente pelo Centro Universitário Franciscano
do Paraná e Departamento de Contabilidade e Atuária da USP.
Manter o contabilista bem-informado em relação a fatos que afetam a sua atividade
profissional, a exemplo das mudanças na legislação tributária, e a par das atividades
desenvolvidas pelo CRCSC, como cursos, eventos e serviços disponíveis. Este é o objetivo da
área de comunicação do Conselho que, para atingi-lo, se utiliza de vários canais de
informações, como o site da entidade, a coluna publicada quinzenalmente no Diário
Catarinense, o Jornal CRCSC, de periodicidade bimestral, e a ouvidoria.
A biblioteca do CRCSC conta com um acervo de aproximadamente 2,4 mil
exemplares. Em 2005 foram adquiridos o recebidos em doação 179 títulos, a maioria
lançamentos, para atender às necessidades dos quase 3 mil profissionais e estudadntes que
durante o ano procuraram a biblioteca – seja pessoalmente, por telefone ou por e-mail – em
busca de informações. No total, a ampliação do acervo resultou em um investimento de R$ 12
mil, 50% superior ao realizado no ano anterior. Para dar mais conforto ao usuário, foram
colocadas mesas novas e instalados guarda-volume e mural de avisos.
Tabela 6 – Biblioteca / Museu
BIBLIOTECA 2005 2004 Assinaturas 7.234,72 5.717,53 Acervo Bibliotecário 5.168,89 2.471,80 TOTAL 12.403,611 8.189,33 ACERVO BIBLIOTECARIO 2005 2004 Comprados pelo CRCSC 89 62 Doações recebidas 90 97 TOTAL 179 159
VISITAS AO MUSEU 521 377 Fonte: Balanço Social 2005 do CRCSC
A tabela 6 representa o número de visitas ao Museu que está situado dentro da
Biblioteca do CRCSC, e um demonstrativo referente as assinaturas e ao acervo bibliotecário
de janeiro a dezembro de 2005.
4.1.7 Canais de Comunicação
O CRCSC mantém vários canais de comunicação com o contabilista catarinense, tanto
para repassar informações atualizadas sobre o que acontece no meio contábil como para
receber críticas e sugestões.
Nos cursos da Educação Continuada e em vários eventos, por exemplo, é aplicado um
questionário, para aferir a satisfação em relação ao desempenho do palestrante, da infra-
estrutura e da organização.
Já o serviço de Ouvidoria permite que os profissionais enviem diretamente ao CRCSC
suas dúvidas, reclamações e sugestões. Em 2005, a Ouvidoria recebeu 152 consultas.
Para garantir uma maior interatividade com a classe contábil, o CRCSC reformulou o
seu site, que ganhou um visual mais moderno. As alterações tornaram mais fácil a navegação
e o aceso às várias seções. O site também trouxe novas áreas, como a sessão de resumo dos
artigos publicados na Revista Catarinense da Ciência Contábil, a seção enquete e o download
de palestras. Após a reformulação, o número de acessos mensais pulou de 12.5 mil para 17,5
mil.
A comunicação com o contabilista também se dá através do Jornal do CRCSC, de
periodicidade bimestral, e da coluna publicada quinzenalmente no Diário Catarinense.
A revista do Conselho deixou de se chamar CRCSC & Você e passou a se denominar
Revista Catarinense da Ciência Contábil, de forma a adequá-la aos padrões exigidos de uma
publicação científica.
4.1.8 Auditório e Museu
Com capacidade para 220 pessoas, o auditório do CRCSC foi utilizado não apenas
para a realização de eventos patrocinados pelo Conselho. Abrigou também encontros,
palestras e seminários de entidades públicas e privadas, algumas voltadas à área social.
Durante o ano de 2005 foram quase 80 eventos, cursos e palestras, beneficiando não apenas a
classes contábil, mas toda a comunidade. Em iniciativas de cunho social não é cobrada
nenhuma taxa de utilização do espaço, a exemplo do que aconteceu com o Fórum
Florianopolitano de pessoas com Deficiência e do Seminário Regional de Polícia
Comunitária.
O museu Contador Renato Gonçalves, inaugurado pelo conselho no início de 2002
está instalado no primeiro andar do CRCSC, o espaço está aberto à visitação, e mostra –
através de máquinas e documentos antigos um pouco da história da Contabilidade e de que
forma ela era exercida, resgatando assim a memória contábil catarinense.
Mais de 500 profissionais e estudantes visitaram o Museu Contador Renato Gonçalves
em 2005, e conheceram um pouco a história da Contabilidade e de que forma era exercida.
4.1.9 Perfil dos Contabilistas e Desenvolvimento Profissional
Os contadores, em 2004, superaram pela primeira vez os técnicos em contabilidade em
número de registos, ampliaram ainda mais sua participação no CRCSC. Em dezembro de
2005, o total de contadores chegou a 8.206, representando um incremento de 17,14% em
relação ao ano anterior.
Já o número de técnicos em Contabilidade aumentou apenas 3,12%, passando de 6.755
para 6.972. Esse resultado revela a preocupação do profissional da Contabilidade em buscar
uma melhor qualificação: boa parte dos registros de contadores é solicitada por técnicos
recém-formados. Em 2005, foram concedidos 168 registros de escritórios individuais e
processadas 114 baixas.
Cresceu a participação da mulher na profissão: do saldo de 1.418 novos registros
verificado em 2005, mais de 50% foram solicitados por mulheres (724 profissionais), sendo
que aproximadamente 80% na categoria Contador (598).
Em média, o profissional registrado no CRCSC participou de um a dois cursos ou
eventos promovidos ou apoiados pela entidade durante o decorrer de 2005.
Em doze meses foram realizados 463 eventos, que contaram com a presença de mais
de 25 mil participantes, um recorde na história do CRCSC e que significou um crescimento de
30% em relação ao ano anterior.
Em comparação com o número de registros, Santa Catarina foi o Conselho que mais
investiu em Educação Continuada dentro do sistema CFC/CRCs. Desde 2003, os cursos do
Projeto Educação Continuada, normalmente com duração de quatro ou oito horas, são
oferecidos em parceria com as demais entidades contábeis (a Fecontesc e os Sescons, com sua
rede de sindicatos filiados). Isso tem permitido levar os programas de educação continuada
para os municípios menores e mais distantes da Capital. Via de regra, um curso é oferecido
em mais de 30 cidades catarinenses.
4.1.10 Recursos Humanos e Quadro de Pessoal
O desenvolvimento profissional e o bem-estar de seus colaboradores fazem parte da
política de recursos humanos adotada pelo CRCSC. Há três anos, foi instituído o Auxilio
Educação que incentiva os funcionários ao constante aprendizado, subsidiando em até 30% o
valor da mensalidade em cursos de graduação em cursos de graduação e pós-graduação. Em
2005, foram aplicados R$ 13,7 mil, beneficiando 13 colaboradores. Durante o ano, duas
funcionárias que integravam o projeto concluíram o curso de graduação, o que fez com que o
CRCSC passasse a contar com 16 pessoas com ensino superior completo, sendo que cinco
delas com pós-graduação, em nível de especialização.
Dentro de um universo de 51 colaboradores – a exceção de um – todos possuem
ensino médio. Como há quatorze freqüentando atualmente a faculdade, em poucos anos o
CRCSC contará com mais de 55% do seu quadro com curso de graduação.
O CRCSC encerrou o ano com um total de 114 efetivos, sendo 27 representam a
Administração Executiva (presidente, vice-presidentes e conselheiros efetivos e suplentes), 36
compõem a Administração Operacional (delegados) e 51 a Administração de Apoio
(colaboradores do CRCSC).
Os conselheiros da entidade (eleitos para um mandato de quatro anos) e os delegados
não percebem salários. Os demais efetivos representam o quadro de colaboradores do
CRCSC, regidos pela CLT, que apresentou um acréscimo de 18,6% em relação a 2004. Esse
aumento foi resultado da contratação de oito novos colaboradores, cincolocalizados na sede
em Florianópolis, dois para a Macrodelegacia de Joaçaba e um para a Macrodelegacia de
Itajaí.
4.1.11 Atividade Complementares e Treinamento
Com o intuito de prevenir as lesões osteomusculares ( LER/ DORT), diminuir o
estresse e combater os vícios de postura. O CRCSC atua na área da saúde em duas frentes.
Preventivamente, oferecendo um programa de Ginastica Laboral, e pontualmente, através de
um convênio firmado com a Unimed, em que a entidade cobre 70% do valor do serviço
usufruído pelo funcionário.
O investimento na reciclagem e atualização é uma preocupação constante no CRCSC.
Em 2005, foram oferecidas 160 participações em cursos e eventos. O destaque ficou com o
curso de Português, ministrado no próprio local de trabalho, durante três meses e totalizou 48
horas de aprendizagem.
Uma boa parcela de funcionários também teve a oportunidade de realizar o curso de
Oratória, promovido pelo CRCSC em parceria com a Fundação Brasileira de Contabilidade
(FBC) e que contou com a participação de conselheiros e dirigentes de outras entidades
contábeis.
4.1.12 Organograma
O Organograma do Conselho Regional de contabilidade de Santa Catarina segue um
regimento interno aprovado pelo Conselho Federal de Contabilidade, de acordo com a
deliberação CFC nº 283/03, em 19/09/2003. Assim, na concepção de Hall (1984, p.23)
organograma,
é uma coletividade com uma fronteira relativamente identificável, uma ordem normativa com uma fronteira relativamente identificável, uma ordem normativa, escalas de autoridade, sistemas de comunicações e sistemas de coordenação de afiliação: essa coletividade existe numa base relativamente contínua em um ambiente e se engaja em atividades que estão relacionadas, usualmente, com um conjunto de objetivos.
Com o objetivo de representar graficamente a organização, o CRCSC, em 2000, foi
elaborado pelo Presidente em exercício na época Juarez Domingues Carneiro o organograma
que será apresentado a seguir.
ORGANOGRAMA DO CONSELHO REGIONAL DE
CONTABILIDADE DE SANTA CATARINA
Figura 3 - Organograma do CRCSC
Fonte: Desenvolvido pelo Presidente do CRCSC Juarez Domingues Carneiro
O CRCSC é composto por um Conselho Direto que atua por biênio, dividido em
Plenário, Conselho Diretor e Presidência.
• Presidência – Assessoria Projetos, Assessoria Imprensa, Assessoria Jurídica e
Secretaria;
Conselho Diretor
Presidência
Vice-Presidência Fiscalização
Vice-Presidência Registro
Vice-Presidência Administração
Vice - Pres Cont. Interno
Depto Adm
Biblioteca Informática
Depto Fiscal
Depto Registro
Atend. Financeiro Jurídico Contab. Apoio
Secretaria Asses.Projetos
Asses. Jurídica
Plenário
Vice-Pres Desenv.Prof.
Asses. Imprensa
• Vice-Presidência Fiscalização – Departamento fiscal;
• Vice-Presidência Registro – Departamento de Registro (setor onde está sendo
realizado o estágio);
• Vice-Presidência Administração – Departamento de Administração, Biblioteca,
Informática, Atendimento, Financeiro, Jurídico, Contabilidade e Apoio;
• Vice-Presidência Controle Interno – Ligada diretamente aos setores do
Departamento de Administração;
• Vice-Presidência Desenvolvimento Profissional - Desenvolvimento Profissional.
A seguir, a descrição e análise do atual sistema de arquivo.
4.2 Descrição e análise do atual sistema de arquivo
Para a descrição do atual sistema de arquivo do CRCSC utilizou-se como método de
coleta de dados fotos do arquivo físico do Setor de Registro, pesquisa documental e um
roteiro de observação (Apêndice A).
No setor de registro do CRCSC, existem diversos documentos (Registros Indeferidos,
Diligências, Termo de Entrega de Documentos, Relatórios do Protocolo, Certidões, Registros
Secundários enviados, Registros Secundários recebidos com caixas separadas por estados,
Correspondências Internas, Processos na Fiscalização, Pedido de informações para outros
CRC’s, Processos Arquivados a Pedido do Profissional, Processos no CFC e Deliberações),
como foi visto com a observação participativa da estagiária no período de agosto de 2005 a
maio de 2006.
Figura 4 – Armário de suporte para documentos.
Fonte: Primária, elaborada pela estagiária em março/2006.
Percebeu-se que, quando há necessidade de procurar algum documento específico,
perde-se muito tempo para sua localização, devido a grande quantidade de documentos
arquivados.
O CRCSC acumula aproximadamente 200 documentos por mês, somente destinados
ao setor de registro, entre correspondências enviadas e recebidas. Esses documentos (Termo
de Entrega de Documentos, Relatórios do Protocolo, Registros Secundários recebidos,
Correspondências Internas, Correspondências recebidas dessionais e/ou escritórios) são
recebidos no setor de atendimento onde são protocolados e encaminhados ao setor de registro.
Já no setor de registro os documentos ficam dispostos sobre um armário (figura 4) destinado a
suporte de documentos recebidos e também nos escaninhos para separar os documentos que
estão prontos para envio aos profissionais, escritórios e/ou outros CRCs.
Em uma instituição, o arquivamento de documentos e materiais nos seus respectivos
lugares ordenados, é de grande importância. Com base na fundamentação teórica deste
trabalho, o arquivo de uma empresa reflete a sua imagem, sua atividade, seu porte e seus
objetivos (MEDEIROS e HERNANDES, 1999, p.143).
Figura 5 - Escaninhos de envio de correspondências.
Fonte: Primária, elaborada pela estagiária em março/2006.
As figuras 4 e 5, ilustram o que foi dito anteriormente. A grande quantidade de
documentos que ficam expostos no armário de suporte para documentos e nos escaninhos de
envio de correspondências.
Figura 6 – Foto do arquivo intermediário do setor de registro.
Fonte: Primária, elaborada pela estagiária em março/2006.
Os documentos são arquivados de acordo com o assunto, data e classificados por
enviados ou recebidos em estanteiras de 1,90m de altura (figura 6) com prateleiras
retangulares de 25cm de altura em número de 5 por corpo (figuras 7 e 8) onde são guardados
documentos em caixas-arquivos e pastas AZ.
Existem ainda caixas-arquivos para Registros Indeferidos, Diligências, Termo de
Entrega de Documentos, Relatórios do Protocolo, Certidões, Registros Secundários enviados,
Registros Secundários recebidos com caixas separadas por estados, Correspondências
Internas, Processos na Fiscalização, Pedido de informações para outros CRC’s, Processos
Arquivados a Pedido do Profissional, Processos no CFC e Deliberações ( figuras 7 e 8).
Define-se arquivo como conjunto de documentos, móvel para guarda de documentos,
local onde são mantidos e conservados os documentos, órgão governamental ou institucional
com o objetivo de manter a guarda e a conservação desses (PAES, 1997, p.20).
Figura 7 – Interior do arquivo intermediário do setor de registro.
Fonte: Primária, elaborada pela estagiária em março/2006.
Medeiros e Hernandes (1999, p.142), arquivos são:
conjuntos organizados de documentos, produzidos ou recebidos e preservados por instituições públicas ou privadas, ou mesmo pessoas físicas, na contância e eme decorrência de seus negócios, de suas atividades específicas e no cumprimento de seus objetivos, qualquer que seja a importância ou a natureza do documento.
Porém, para Paes (1997, p. 20), os arquivos podem ser organizados de acordo com seu
estágio de evolução, extensão de sua atuação, natureza dos documentos e segundo sua
entidade mantedora.
Figura 8 – Interior do arquivo intermediário em outro angulo.
Fonte: Primária, elaborada pela estagiária em março/2006.
Ao longo dos seu 60 anos o arquivo do Setor e Registro do CRCSC vêm crescendo
muito, assim como a procura por documentos. Para Medeiros e Hernandes (1999, p.145):
A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito no últimos anos, graças principalmente à necessidade cada vez maior de informações. O arquivo não se reduz apenas a guardar documentos; significa também uma fonte inesgotável de informações, que pretende atender a todos e a todas as questões.
O arquivo deve ser organizado de forma que proporcione condições de segurança,
precisão e simplicidade de acesso e é este controle que as funcionárias do Setor de Registro
do CRCSC procuram manter como mostrou as figuras acima.
Tanto as caixas-arquivos quando as pastas AZ recebem etiquetas com assunto e data.
Todos estes papéis ficam arquivados normalmente por um ano. As correspondências
recebidas/enviadas são arquivadas separadas por uma divisão em uma mesma pasta AZ de um
mesmo assunto. As correspondências recebidas por outros CRC’s de outros estados possuem
uma caixa com divisões para cada estado (figura 9).
Figura 9 – E exemplo de uma pasta AZ com suas respectivas divisórias.
Fonte: Primária, elaborada pela estagiária em março/2006.
Medeiros e Hernandes (1999, p.180) definem este método aplicado nas pastas
como Método alfanumérico contudo: “Esse método procura utilizar as vantagens dos
métodos alfabético e numérico. Dessa combinação surgiu um método que tem a
simplicidade do alfabético e a rapidez e precisão de arquivamento do numérico”.
Figura 10 – Exemplo de caixas-arquivos por assuntos distintos.
Fonte: Primária, elaborada pela estagiária em março/2006.
Toda essa documentação gera um grande e volumoso número de papéis, tornando a
busca a um determinado documento uma tarefa demorada e cansativa
Figura 11 – Exemplo do interior de uma caixa-arquivo.
Fonte: Primária, elaborada pela estagiária em março/2006.
O tempo mínimo que um documento fica arquivado no setor de registro é de um ano,
até que este seja encaminhado para o arquivo morto. Assim, o tempo que perde-se é de 10 à
30 minutos nessa procura.
As informações contidas nestes documentos são de natureza: ostensivos, sigilosos,
reservados e confidenciais, conforme Paes (1997, p. 29) e já mencionado na fundamentação
teórica deste, a natureza dos documentos pode ser Ostensivos ou ordinários – documentos
cuja divulgação não irá prejudica a administração da instituição; Sigilosos – Os documentos
cuja divulgação ponha em risco a o resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida
privada, da honra e da imagem das pessoas, são originalmente sigilosos; Confidenciais –
documentos cujo assunto, pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraço
administrativo; Reservados – Assuntos classificados de forma que não devam ser do
conhecimento do público.
Alguns documentos possuem cópias com o profissional a que se refere o documento e
no CRCSC, outros apenas para uso interno do Conselho. Logo, a responsabilidade em relação
a documentação contida no setor de registro fica por conta dos funcionários do setor, podendo
ser emprestada à outros setores com a autorização da supervisora do setor quando necessário.
Na próxima seção, será mostrado os pontos fortes e fracos do atual sistema de
arquivamento do Setor de Registro.
4.3 Pontos fortes e fracos do atual sistema de arquivamento
do setor de registro
Utilizou-se para a análise dos pontos fortes e fracos, a observação participativa da
estagiária, que contou com o roteiro de observação (Apêndice A). O roteiro, além de nortear
observação, serviu de apoio para a elaboração das 11 perguntas contidas no questionário
aplicado aos colaboradores. O atual sistema de arquivamento do setor de registro do CRCSC
foi analisado através de um questionário (Apêndice B) aplicado no dia 12 de abril de 2006 às
3 funcionárias que trabalham setor que gentilmente responderam e devolveram no mesmo dia.
Os resultados desta coleta de dados serão apresentados a seguir em forma de conteúdo e
posteriormente se destacaram os pontos positivos e negativos. Seguem as perguntas e resposta
respectivamente e suas análises. 2
Quando questionadas sobre qual a freqüência de entrada e saída de documentos no
setor de registro do Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina, as três
colaboradoras afirmaram ser mais de duzentos por mês. A pergunta foi direcionada às
correspondências exclusivamente documentos do setor de registro, pois todas as
correspondências são diretamente direcionadas ao setor de Atendimento, onde, depois de
devidamente protocoladas, são separadas e distribuídas para os departamentos responsáveis.
Quanto a segunda pergunta, se existe dificuldade na localização de documentos
arquivados em arquivos físicos do Setor de Registro e qual o tempo médio utilizado para que
um documento possa ser encontrado no arquivo físico, somente uma das questionadas afirma
que leva-se mais de 10 minutos para localização de um documento no arquivo físico. Porém
vale lembrar que esta funcionária é a que entrou por último no setor, aproximadamente 1 ano.
Não possuindo a mesma familiaridade com o trabalho perante as outras duas. Segundo Paes
(1997, p.33),
o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado, ou de qualquer documento que tenha sido dele retirado. Precisa oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.
A terceira questão referente aos tipos de documentos que ficam arquivados no setor de
registro, o único item excluído foi apenas o primeiro (Todos os documentos recebidos e
enviados no CRCSC) pois somente documentos referentes ao setor de registro como:
Registros Secundários recebidos, Registros Secundários enviados, Deliberações, Certidões,
Correspondências recebidas de outros CRC’s, Correspondências recebidas de profissionais
e/ou escritórios, Correspondências enviadas para profissionais e/ou escritórios,
Correspondências enviadas para outros CRC’s, Correspondências recebidas do Conselho
Federal de Contabilidade, Correspondências enviadas para o Conselho Federal de
Contabilidade, Processos Indeferidos, Processos em Diligências, Processos em análise na
Fiscalização, Atas, Estatísticos, Termo de entrega de documentos, Relatórios do protocolo,
Pendências de diversas delegacias entre outros, são recebidos, analisados e arquivados no
departamento. Todos os outros serão distribuídos para os setores correspondentes. Como já
foi citado anteriormente. A documentação é basicamente dinâmica. E, Belloto (1991, p 17)
relata que:
O processo de documentação desenvolveu-se em três fases principais: Recolhimento – para construir um serviço de documentação, exige-se senso de julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, além de discernimento para recolher o que é útil, imparciallidade na seleção dos documentos; Leitura – a leitura é fundamental, pois somente com base nela poderá tomar qualquer decisão quanto à utilidade e aplicação do documento; Classificação – a classificação deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade prática.
Questionadas sobre a natureza das informações contidas nesses documentos
(ostensivos, sigilosos, reservados, confidenciais ou secretos), obteve-se dois tipos de respostas
pois no Setor de Registro realmente não existem documentos confidenciais ou secretos, no
entanto, também concordo com a resposta da entrevistada nº 3, que afirma que salvo em
processos judiciais, os documentos sigilosos e/ou reservados são apenas de uso interno.
Considero os 3 itens citados corretos, pois alguns documentos podem e devem estar
arquivados tanto no CRCSC quanto com os profissionais. Talvez os termos citados não
tenham sido compreendido corretamente. Como já foi mencionado na fundamentação teórica
deste trabalho, os documentos podem ser classificados segundo a sua natureza como: Os
ostensivos, documentos cuja divulgação não irá prejudica a administração da instituição, os
sigilosos, documentos cuja divulgação ponha em risco a segurança da sociedade e do Estado
ou a honra e a imagem das pessoas neles referidas e os Reservados, que não devem ser do
conhecimento do público em geral. (PAES, 1997).
A questão de número cinco questionava sobre quais funcionários têm acesso a estes
documentos, a entrevistada nº 1 afirmou que apenas os funcionários do Setor de Registro tem
acesso aos documentos do departamento, pois a responsabilidade pertence ao setor. No
entanto, esta documentação poderá ser liberada a todos os funcionários do CRCSC para ser
consultado por outros setores sempre que necessário, porém com a obrigatoriedade de
devolução para o devido arquivamento.
2 Todas as funcionárias preferiram não serem identificadas ao responder as questões.
Já quanto ao tempo que estes documentos ficam disponíveis para os usuários antes de
ir para o arquivo morto, o tempo mínimo que os papéis ficam disponíveis normalmente é de 1
ano, mas como o fluxo de entrada de documentos é muito grande, é preciso usar mais de uma
caixa arquivo para arquivar um mesmo tipo de documento e o arquivo físico do departamento
não possui espaço suficiente. Este foi o único motivo para a existência de respostas distintas.
Quando leva-se em conta o tempo de existência de um arquivo, percebe-se três
estagio, o arquivo corrente – guarda a documentação mais atual e freqüentemente consultada,
o arquivo intermediário – inclui documentos que vieram do arquivo corrente, porque
deixaram de ser usados com freqüência, mas, podendo ainda ser consultados pelos órgãos que
os produziram e os receberam e o arquivo permanente – nele encontram-se os documentos
que perderam o valor administrativo e cujo uso deixou de ser freqüente, esses documentos são
conservados somente por causa de seu valor histórico, informativo para comprovar algo para
fins de pesquisa em geral, permitindo que se conheça como os fatos evoluíram (PRADO
1997).
Questionadas se vale a pena mudar a forma atual de trabalho e quais os pontos fortes
da atual forma de arquivo no setor de registro, respectivamente questões sete e oito, fica claro
a insatisfação das entrevistadas quanto ao modo de arquivamento atual, quando afirmam não
ver pontos fortes e que a informatização do arquivo facilitaria o trabalho. Não deixa-se de
citar também que a entrevistada nº2 acredita que esta mudança acarretaria uma melhor
administração do tempo. Como pode ser observado na fundamentação teórica deste trabalho,
onde é explicado teoricamente os pontos positivos da implantação do GED e de uma melhor
administração do tempo para a eficiência e eficácia no trabalho. Para angeloni (2002, p.196):
A necessidade da tecnologia dentro das organizações pode ser percebida por meio da curva de informações, que tem crescido de maneira exponencial. Nos últimos trinta anos do século XX, foram produzidas mais informações do que nos cinco mil anos anteriores. [...] Com essa quantidade crescente de informações, cada vez mais são gerados documentos em papel de forma mais rápida e eficiênte.
Perguntou-se também quais os pontos fracos da atual forma de arquivo no setor de
registro, e esta questão demonstrou um equilíbrio entre o fator comodismo e a perda do
tempo. Porém ambos considerados pontos fracos do trabalho. A entrevistada nº 3 afirma em
sua observação que “infelizmente o trabalho de arquivamento ainda não tem a devida
valorização, falta consciência”.
As últimas perguntas foram sobre o nível de conhecimento em informática e se
gostaria de sugerir alguma mudança no arquivamento do setor de registro. Com as respostas
referentes as questões 10 e 11 fica claro o interesse quanto a digitalização do arquivamento de
documentos e que as funcionárias possuem a qualificação tecnológica suficiente para serem
treinadas para o uso de novas tecnologias.
Baseando-se nas respostas fornecidas pelas questionadas, percebeu-se o real interesse
por uma implantação de um Gerenciamento Eletrônico de Documentos, chamado por elas
apenas como digitalização. Acredita-se na melhoria nos serviços de arquivo, administrando-se
melhor o tempo sem desperdício desnecessário de materiais.
Concluiu-se com a observação participativa da estagiária, a aplicação dos
questionários, as fotos e de acordo com os estudos teóricos citados neste trabalho, que há
carência na utilização dos métodos técnicos de arquivamento e pouco espaço no arquivo físico
para o fluxo de documentos que circulam no setor. Contudo a partir das observações, sabe-se
que o atual sistema de arquivamento do CRCSC não está de acordo com as tecnológicas
existentes. O sistema de arquivo alcança os objetivos de um arquivamento físico, no entanto
pode ser aprimorado.
4.3.1 Pontos fortes
De acordo com o questionário aplicado, o costume e o condicionamento referente a
atual forma de trabalho foi o único tópico assinalado por uma das colaboradoras questionadas
sobre os pontos fortes da atual forma de arquivamento do Setor de Registro, as outras duas
funcionárias mencionaram não ver pontos fortes, pois o trabalho poderia ser informatizado
facilitando assim a forma de arquivamento.
Porém, na observação da funcionária que trabalha a mais tempo no setor, ficou claro
que com o passar dos anos houve mudanças positivas no arquivamento. Como o CRCSC
mudou para uma sede maior aproximadamente a 5 anos, a mobiliária também foi substituída,
tornando-se mais fácil e leve de manusear os armários e o espaço destinado a cada setor
aumentou consideravelmente.
4.3.2 Pontos fracos
Os pontos fracos da atual forma de arquivo no Setor de Registro, foram analisados
após o questionário aplicado com as três funcionárias do setor, e demonstrou um equilíbrio
entre o fatores comodismo e a perda de tempo. Porém ambos considerados pontos fracos do
trabalho.
Logo, uma forma mais ágil para a localização dos documentos como o GED,
facilitaria a melhor administração do tempo e agregaria valor ao trabalho das arquivistas.
O GED é definido como o reagrupamento de um conjunto de técnicas e de métodos
que tem por objetivos facilitar o arquivamento, o acesso, a consulta e a difusão dos
documentos e das informações que ele contém. O gerenciamento eletrônico de documentos é
o somatório de todas as tecnologias e produtos que visam gerenciar informações e
conhecimentos de forma eletrônica (Angeloni 2002).
4.4 Propor a implantação de um Gerenciamento Eletrônico
de Documentos no Setor de Registro
Atualmente, é constante a busca pela qualidade nos serviços dos colaboradores dentro
das instituições públicas ou privadas e com o uso do Gerenciamento Eletrônico de
Documentos (GED) pode-se propiciar rapidez, praticidade e melhoria contínua no trabalho.
Assim, surgiu a idéia de propor a implantação do GED no Setor de Registro do
CRCSC, pois o conselho como pôde ser verificado na caracterização da empresa, está
crescendo consideravelmente nesses 60 anos de sua história.
Para Angeloni (2002, p.208), o processo de gerenciamento do conhecimento, através
da localização, transformação e uso da informação nas instituições somado com
gerenciamento eletrônico, poderão interagir para propagar melhor as informações.
Através das informações obtemos o conhecimento e o GED gerencia as informações
de forma eletrônica, logo para Moore (apud ANGELONI, 2002, p. 205-206), o gerenciamento
de conhecimento pode ser classificado como:
• Definição, escolher a melhor forma de fazer determinado processo;
• Gerenciamento das formas de fazer, gerenciar e recuperar essas formas;
• Captação e recuperação, maneira que permite captar o conhecimento;
• Disponibilidade, compartilhar conhecimento;
• Infra-estrutura, os componentes precisam de infrra-estrutura para mapear inter-
relacionamentos de pessoas e coisas;
• Intermediação, transferência de conhecimento entre detentores e usuários;
• Externalização, transferência de conhecimento da mente de alguém para um
repositório;
• Internalização, extração do conhecimento do repositório;
• Tomada de decisão, aplicação da tecnologia sobre o conhecimento.
Logo, o uso adequado das tecnologias também é uma forma de gerenciamento de
conhecimento e o GED pode ser considerado uma delas. Como afirma Angeloni (2002,
p.199);
Nesse sentido, pode-se fazer um comparativo entre sistemas tradicionais de processamento de documentos e sistemas de tratamento de documentos. Nos sistemas de processamento de dados, as informações e os conhecimentos são transcritos de suas fontes para o sistema via teclado. Nos sistemas de tratamento de documentos, as informações e conhecimentos são captados via scanner.
Para a autora (2002,p.199), o GED está implementando aplicativos já existentes, para
garantir vantagens e praticidade nos serviços executados. Porém, implantar um sistema de
Gerenciamento Eletrônico de documentos compete a profissionais qualificados para que
possam ser obtidos resultados vantajosos.
Todavia, relata Alonso (2002, p.173) que,
para a aplicação do sistema GED, os conceitos da guarda documental no processo físico são utilizados, tais como: análise, classificação, ordenação formas de acesso e busca de documentos, temporalidade, sua valorização primária ou secundária, seguindo normas e procedimentos que regem desde os documentos da constituição das empresas, de pessoal, projetos, de produtos, entre outros.
Portanto, implantar um sistema de GED não deve ser encarado como arquivo de
cópias de documentos, por dispensarem móveis, fichários, armários e estantes. Mas é
fundamental manter os originais que forem de necessidade da empresa organizados, caso
eventualmente precisem ser consultados.
5 CONSIDERAÇÕES FINAIS
A proposta de implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos
no Setor de Registro do Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina surgiu após a
transferência da funcionária Sabrina de Matos para este setor. Logo, a mesma obteve a
oportunidade de também estagiar no mesmo local, e com a observação participativa e
conhecimentos teóricos, pôde-se identificar, que propor uma mudança no sistema de
arquivamento facilitaria e agregaria valor ao trabalho das colaboradoras do departamento.
Como resultado, verificou-se nos dados coletados junto as questionadas, que para
atender as necessidades de qualquer tipo de instituição pública ou privada é fundamental a
organização do arquivo para obter-se eficiência e eficácia.
Através do levantamento documental e uma entrevista com três funcionárias que
trabalham nesse setor, foi possível verificar os pontos fortes e fracos do atual sistema de
arquivamento no Setor de Registro do Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina.
O procedimento contribuiu para comprovar a necessidade da implantação de um sistema de
Gerenciamento Eletrônico de Documento, sem dispensar a existência do arquivo físico para a
conservação de documentos que não poderão ser eliminados por serem documentos originais
com assinatura.
Com a implantação deste sistema certamente haverá melhoria nos serviços e no atual
sistema de trabalho. A fim de gerar maior qualidade e produtividade no CRCSC, e atender às
necessidades da instituição, esta proposta poderia ser igualmente implantada aos outros
setores. Assim, com um padrão no processo de arquivamento de documentos todos os
funcionários teriam seus documentos arquivados em meio eletrônico, podendo assim ser
compartilhados virtualmente ou com acesso liberado através de usuário e senha, de acordo
com cada função.
Portanto, por meio dos conceitos de diversos autores, verificou-se que mudar o
sistema atual de trabalho facilitaria o trabalho do setor, ganhando tempo e agilidade na
procura de um documento, além de agregar valor na qualidade do serviço. Logo, os clientes
internos e externos que seriam beneficiados com essa melhor administração do tempo.
A idéia de implantação do GED estava em análise desde o segundo semestre de 2005,
e foi deferida no começo deste ano. No CRCSC este projeto foi definido como digitalização
de documentos, e a Diretora Executiva, Rosimere T. Campos, gentilmente repassou as
seguintes informações: a empresa que foi classificada no processo licitatório chama-se Acervo
Com. e Serv. Ltda, serão digitalizadas 250.000 páginas de documentos e este trabalho custará
para o CRCSC um total de 55.300,00 reais.
Assim sendo, pôde-se concluir que os objetivos foram atingidos e a proposta aceita,
pois o gerenciamento eletrônico de documentos no Setor de Registro do CRCSC será
iniciado, se possível, ainda em 2006.
6 RECOMENDAÇÕES
Acredita-se que, após o término deste trabalho, o Conselho Regional de Contabilidade
de Santa Catarina possa considerar as recomendações propostas a seguir:
Para a implantação de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, é de
fundamental importância, o treinamento com as pessoas envolvidas na guarda de documentos,
pois instruí-las como proceder contribuirá para o setor.
Assim então, para a etapa de digitalização dos documentos, deverá ser estabelecido um
método para selecionar, classificar e codificar cada material a ser digitalizado.
Além disso, o sistema e o método de digitalização a serem implantados devem ser
eficientes, segundo as necessidades funcionais do setor.
Propõe-se, além de tudo, que o Conselho Regional de Contabilidade de Santa
Catarina, após a implantação do GED, que sejam feitas novas pesquisas a fim de se avaliar os
benefícios que a empresa adquiriu.
REFERÊNCIAS
ALONSO, M. A arte de assessorar executivos. São Paulo: Pulsar, 2002. ANGELONI, Maria Terezinha. Organizações do Conhecimento: infra-estrutura, pessoas e tecnologias. São Paulo: Saraiva, 2002. BALANÇO SOCIAL DO CRCSC – 2004/2005. Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina. Florianópolis: CRCSC, 2006. BARELLA, Irene. GED cresce com o e-business. Disponível em <http://www.resellerweb.com.br> Acesso em 29 setembro de 2005. BARROS, A. Fundamentos de Metodologia: um guia para a iniciação científica, 2 ed. São Paulo: Makron books, 2000. BARRETO, Aldo de Albuquerque. A transferência da informação para o conhecimento. Disponível em http://www.alternex.com.br/ãldoinbict/Transflk.htm. Acesso em: 16 outubro. 2005. BELOTTO, Heloiza Liberalli. Arquivos Permanentes: tratamento documental, São Paulo: T. A Queiroz, 1991. CERVO, A. Metodologia Científica: 4 ed. São Paulo: Makron books, 1996. D’ELIA, Maria Elizabete. Profissionalismo: não dá para não Ter. São Paulo: Gente, 1997. FERREIRA, Aurelio Buarque de Olanda. Mini Aurelio Dicionario Lingua Portuguesa: 6 ed. Rio de Janeiro: Positivo - Livros, 2004. GIACOMINI. Vanessa Pâmela. Administração do Tempo. Disponível em http://www.mol.org.br/index.cfm?FuseAction=noticias.Detalhe&nNoticia=5859&unecod=1. Acesso em 16 de outubro 2005. GIL, Antonio Carlos. Como elaborar projeto de pesquisa?: São Paulo: Atlas, 1995. GUIMARÃES, M. E. O livro a Azul da Secretária. 20 ed. São Paulo: Atlas, 2001. HALL, Richard. Organizações: estruturas e processos. 3 ed. Rio de Janeiro : Prentice Hall do Brasil, 1984.
HINDLE, Tim. Como Administrar o Tempo. Série Sucesso Profissional. São Paulo: Publifolha, 2001. KOCK, Walter W. Gerenciamento Eletrônico de Documentos – GED: conceitos tecnologias e concideraçãoes gerais. São Paulo: CENADEM, 1998. MEDEIROS, J. e HERNANDES, S. Manual da secretária: 7 ed. São Paulo: Atlas, 1999. NADOLSKIS, Hendricas. Comunicação Redacional. 10 ed. São Paulo: Saraiva, 2005. PAES, Marilena l. Aquivo: Teoria e Prática: 3 ed, Rio de Janeiro: Fundação Getúlio Vargas, 1997. PARREIRAS. Fernando Silva. GED. Disponível em http://www.fernando.parreiras.nom.br/content/view/17/. Acesso em 29 setembro de 2005. PIMENTA, Maria Alzira. Comunicação Empresarial: 4 ed. São Paulo: Alinea, 2004. PRADO, H.A. A técnica de arquivar. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos, , 1997. RICHARDSON, Roberto. Pesquisa Social: Métodos e Técnicas. 3 e., São Paulo: Atlas, 1999. SANTOS,. Paulo Roberto Elian dos. Amplie seus Conhecimentos: Disponível em http://www.coc.fiocruz.br/sigda/sigda_conhecimentos.htm#glossario. Acesso em 19 de maio 2006.
APÊNDICES
APÊNDICE A – Roteiro de observação
O roteiro de observação visa nortear as informações da situação atual, a fim de
permitir de forma clara e prática que o objetivo proposto seja alcançado. Organizando-se
idéias acerca do que se vê e observa no setor de registro do Conselho Regional de
Contabilidade de Santa Catarina.
1 - Qual a freqüência de entrada e saída de documentos no setor de registro do
Conselho Regional de Contabilidade de Santa Catarina?
2 – Existe dificuldade na localização de documentos arquivados em arquivos físicos
do setor de registro?
3 – Qual o tempo médio utilizado para que um documento possa ser encontrado no
arquivo físico?
4 – Que tipos de documentos ficam arquivados no setor de registro?
5 – As informações contidas nestes documentos são de que natureza (ostensivos,
sigilosos, reservados , confidenciais ou secretos) ?
6 – Os funcionários de quais setores do CRCSC tem acesso a estes documentos?
7 – Qual o tempo que estes documentos ficam disponíveis para os usuários antes de ir
para o arquivo morto?
8 – Qual o benefício da implantação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de
Documentos no setor de registro do CRCSC?
9 – Vale a pena mudar a forma atual de trabalho? Justifique.
APÊNDICE B – Questionário aplicado nas três funcionárias do Setor
de Registro.
São José, 12 de abril de 2006.
Senhoras:
Este questionário tem como propósito a coleta de dados referentes ao
arquivamento da documentação recebida e enviada no setor de registro do Conselho Regional
de Contabilidade de Santa Catarina.
As respostas auxiliarão no relatório de conclusão de estágio da acadêmica
Sabrina de Matos do Curso de Secretariado Executivo com Ênfase em Automação de
Escritórios, da Universidade do Vale do Itajaí, Campus VII - São José.
Espera-se a compreensão das colaboradoras para que as questões (em anexo)
possam ser respondidas e contestadas se necessário, com caneta na cor preta ou azul e se
possível com devolução até o dia 13 de abril de 2006.
Agradeço, respeitosamente sua colaboração.
Sabrina de Matos
1 - Qual a freqüência de entrada e saída de documentos no setor de registro do Conselho
Regional de Contabilidade de Santa Catarina?
( ) mais de duzentos por mês;
( ) menos de duzentos por mês.
Obs.:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
2 - Existe dificuldade na localização de documentos arquivados em arquivos físicos do setor
de registro? E qual o tempo médio utilizado para que um documento possa ser encontrado
no arquivo físico?
( ) Sim, aproximadamente 10 minutos;
( ) Sim, mais de 10 minutos;
( ) Não, menos de 5 minutos.
Obs.:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
3 - Que tipos de documentos ficam arquivados no setor de registro?
( ) Todos os documentos recebidos e enviados no CRCSC;
( ) Registros Secundários recebidos;
( ) Registros Secundários enviados;
( ) Deliberações;
( ) Certidões;
( ) Correspondências recebidas de outros CRC’s;
( ) Correspondências recebidas de profissionais e/ou escritórios;
( ) Correspondências enviadas para profissionais e/ou escritórios;
( ) Correspondências enviadas para outros CRC’s;
( ) Correspondências recebidas do Conselho Federal de Contabilidade;
( ) Correspondências enviadas para o Conselho Federal de Contabilidade;
( ) Processos Indeferidos;
( ) Processos em Diligências;
( ) Processos em análise na Fiscalização;
( ) Atas;
( ) Estatísticos;
( ) Termo de entrega de documentos;
( ) Relatórios do protocolo;
( ) Pendências de diversas delegacias;
( ) Outros.
Obs.:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
4 - Essas informações contidas nestes documentos são de que natureza (ostensivos,
sigilosos, reservados , confidenciais ou secretos) ?
( ) Os ostensivos podem e devem estar arquivados tanto no CRCSC quanto com os
profissionais;
( ) Os sigilosos e/ou reservados são de uso interno do CRCSC, salvo em processos
judiciais ( quando podem e devem ser liberados para o devido uso);
( ) No setor de registro não existem documentos confidenciais ou secretos;
Obs.:
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
_____________________________________________________________________
5 - Quais os funcionários tem acesso a estes documentos?
( ) apenas os funcionários do setor de registro;
( ) todos os funcionários do CRCSC;
( ) funcionário e visitantes e/ou profissionais.
Obs.:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
________________________________________________________________________
6 - Qual o tempo que estes documentos ficam disponíveis para os usuários antes de ir para o
arquivo morto?
( ) menos de 1 ano;
( ) 1 ano;
( ) mais de 1 ano.
Obs.:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
7 - Vale a pena mudar a forma atual de trabalho?
( ) Sim, facilitaria o trabalho;
( ) Sim, poderíamos administrar melhor o tempo;
( ) Não, prefiro deixar da forma na qual já estou acostumada.
Obs.:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
8 – Quais os pontos fortes da atual forma de arquivo no setor de registro?
( ) Costume, já estamos condicionadas a esta forma de trabalho;
( ) Perderíamos muito tempo com treinamento para mudar nossa forma de trabalho;
( ) Não vejo pontos fortes, pois o trabalho poderia ser informatizado facilitando assim
a forma de arquivamento.
Obs.:_________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
9 – Quais os pontos fracos da atual forma de arquivo no setor de registro?
( ) O fator comodismo, já estamos condicionadas a esta forma de trabalho;
( ) Perdemos muito tempo procurando documentos;
( ) Não vejo pontos fracos, o trabalho é feito com eficiência e eficácia.
Obs.:
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________
10 - Qual seu nível de conhecimento em informática?
( ) baixo;
( ) médio, suficiente para ser treinada para o uso de novas tecnologias;
( ) alto.
Obs.:
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
11 – Você gostaria de sugerir alguma mudança no arquivamento do setor de registro?
( ) Não;
( ) Sim, quais?
Obs.:
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________
ANEXOS
ANEXOS A - Glossário de Terminologia Arquivística
GLOSSÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA
• Acervo: Conjunto de documentos de um arquivo.
• Acesso: Disponibilidade de consulta a documentos e/ou informações neles contidas,
variável em função de cláusulas restritivas.
• Acondicionamento: Ato de embalar documentos de forma apropriada à sua preservação.
• Embalagem: destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio.
• Acumulação: Formação progressiva, natural e orgânica do arquivo.
• Aquisição: Ação formal em que se funda a transmissão de propriedade de documentos de
arquivo.
• Armazenamento: Guarda de documentos em mobiliário ou equipamentos próprios em
áreas que lhes são destinados.
• Arquivamento: Operação que consiste na guarda de documentos nos seus devidos lugares,
acondicionados de forma adequada e de acordo com um sistema de ordenação
previamente estabelecido.
• Arquivista: Profissional de nível superior graduado em Arquivologia ou provisionado pela
Lei 6.546, de 04.07.1978.
• Arquivo: Conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por órgãos públicos,
instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas; e por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou
natureza do documento; instituição, serviço e/ou setor que visa ao uso, ao tratamento e à
preservação de documentos; móvel utilizado para a guarda de documentos.
• Arquivo Permanente (AP): Conjunto de documentos de valor histórico, probatório e/ou
informativo que devem ser definitivamente preservados.
• Arquivos Pessoais e Familiares: Arquivos privados resultantes das atividades de pessoas
e/ou famílias.
• Arquivo Privado: Arquivos produzidos por famílias e pessoas físicas e jurídicas de direito
privado.
• Arranjo: As operações intelectuais envolvidas na análise e ordenação do acervo
arquivístico.
• Atendimento ao Público: Função arquivística que consiste em colocar os documentos à
disposição dos usuários que os solicitem, dentro de normas estabelecidas.
• Avaliação: O processo pelo qual se determina o valor arquivístico de um conjunto de
documentos.
• Consulta: Ação de examinar ou conhecer um documento.Custódia: Responsabilidade
jurídica, temporária ou definitiva, de guarda e proteção de documentos dos quais não se
detém a propriedade.
• Dado: Representação mínima de todo e qualquer elemento de caráter cognitivo, passível
de ser transferida, processada e interpretada de forma manual ou automática.
• Data de Acumulação: O período durante o qual foram reunidos, pelo produtor, os
documentos da unidade de descrição.
• Datas-Limites: Elemento de identificação cronológica de uma unidade de arquivamento,
em que se indicam as datas de início e término do período abrangido pela documentação.
• Data de Produção: A data em que foram produzidos os documentos de uma unidade de
descrição.
• Descrição Arquivística: A elaboração de uma representação cuidadosa de uma unidade de
descrição e de suas partes componentes, caso existam, por meio da extração, análise e
organização de qualquer informação, que sirva para identificar o acervo arquivístico e
explicar o seu contexto, bem como o sistema de arquivo que o produziu.
• Direito Autoral: Direito exercido pelo autor ou por seus descendentes sobre suas obras, no
tocante à publicação, tradução, venda e reprodução.
• Divulgação: Função básica das instituições arquivísticas, de tornar os documentos
acessíveis e promover sua consulta mediante publicações, exposições, conferências,
serviços educativos e outras atividades.
• Documentos: Conjunto constituído pela informação e seu suporte, o qual pode ser
utilizado para consulta ou prova.
• Documento Audiovisual: Documento produzido e/ou acumulado por pessoa física e/ou
jurídica durante o exercício de suas atividades, em cujo suporte são registrados,
simultaneamente, som e imagem.
• Documento Iconográfico: Documento de arquivo apresentado sob a forma de imagem
impressa, manuscrita ou fotográfica.
• Documento sonoro: Documento que contem registro sonoro.
• Documento Textual: Documento com registros escritos, em suporte papel, incluindo os
manuscritos, datilografados ou impressos.Dossiê: Unidade de arquivamento composta de
documentos diversos, pertinentes a determinado assunto ou pessoa.
• Eliminação: Destruição de documentos sem valor para guarda permanente.
• Fundo: principal unidade de arranjo estrutural nos arquivos permanentes, constituído dos
documentos provenientes de uma mesma fonte geradora de arquivos, bem como de mais
de uma fonte geradora de arquivos, reunidos pela semelhança de suas atividades,
respeitada a proveniência. Conjunto de documentos, independente da sua forma ou
suporte, organicamente produzido e/ou acumulado e utilizado por uma pessoa física,
família ou instituição no decurso de suas atividades e funções.
• Guia: Instrumento de pesquisa que oferece uma visão geral do conjunto de fundos e
coleções de um ou mais arquivos, geralmente organizados por fundos ou séries e contendo
histórico e/ou biografia das instituições e/ou pessoas produtoras dos mesmos, datas limite,
e a lista dos demais instrumentos de pesquisa disponíveis.
• História Oral: Técnica de pesquisa que reúne conjuntos de testemunhos orais, provocados
ou espontâneos, registrados em discos ou fitas magnéticas e transcritos para pesquisa.
• Identificação de Documentos: Processo de conhecimento, sistematização e registro das
informações contidas nos documentos, visando ao acesso e avaliação dos mesmos.
• Indexação: Processo pelo qual se relacionam de forma sistemática descritores ou palavras-
chave que permitem a recuperação posterior do conteúdo de documentos e informações.
• Informação: Todo e qualquer elemento referencial contido num documento.
• Instrumentos de Pesquisa: O termo mais amplo que abarca qualquer descrição ou meio de
referência elaborado ou recebido por um serviço de arquivo, com vistas ao controle
administrativo ou intelectual do acervo arquivístico.Documentos, publicados ou não, que
enumeram e descrevem as diversas unidades de arquivamento de parte ou totalidade de
um fundo, com a finalidade de controle e acesso.
• Ínventário: Instrumento de pesquisa que fornece uma enumeração descritiva dos itens
documentais ou dossiês que compõem um ou mais fundos ou séries. Normalmente inclui
um histórico da instituição produtora dos documentos, uma breve explicação dos critérios
utilizados em seu arranjo e um índice. De acordo com o nível de detalhamento da
descrição dada, o inventário pode ser sumário ou analítico.
• Inventário Topográfico: Instrumento de controle que indica a localização física dos
dossiês e outros documentos no depósito.
• Ítem Documental: A menor unidade arquivística intelectualmente indivisível, por
exemplo, uma carta, memorando, relatório, fotografia, registro sonoro.
• Listagem: Enumeração de documentos com dados identificadores, para fins de controle ou
informação.
• Locação: O depósito ou endereço de um proprietário onde se encontra o acervo
arquivístico.
• Maço: Conjunto de documentos amarrados ou reunidos num mesmo invólucro, formando
uma unidade de arquivamento.
• Notação: Elemento de identificação das unidades de arquivamento, constituída de
números, letras ou combinação de números e letras, que permite sua localização nos
depósitos de arquivos. Ordenação: Disposição dos documentos de uma série, a partir do
elemento convencionado para sua recuperação.
• Organicidade: Qualidade segundo a qual os arquivos refletem sua estrutura, funções e
atividades da entidade acumuladora em suas relações internas e externas.
• Palavra-Chave: Palavra ou grupo de palavras retiradas diretamente de um ou mais
documentos, para indicar seu conteúdo e facilitar sua recuperação.
• Processo: Unidade documental em que se reúenm oficialmente documentos de natureza
diversa, no decurso de uma ação administrativa ou judiciária, formando um conjunto
materialmente indivisível.
• Proveniência: A instituição ou pessoa que produziu, acumulou e/ou manteve e utilizou
documentos no decurso de suas atividades públicas ou privadas.
• Recolhimento: operação compulsória de passagem de um conjunto de documentos do
depósito de arquivamento intermediário, visando a sua concentração no arquivo
permanente, que será acompanhada de termo de recolhimento. Sala de consulta: Área do
arquivo onde os usuários examinam os documentos de seu interesse, sob supervisão de
arquivistas.
• Seção: Subdivisão de um fundo contendo um conjunto de documentos relacionados que
corresponde a subdivisões administrativas da agência ou instituição produtora ou, quanto
tal não é possível, correspondendo a uma divisão geográfica, cronológica, funcional ou
agrupamentos de documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma estrutura
hierárquica complexa, cada seção tem tantas subdivisões subordinadas quanto as
necessárias, de modo a refletir os níveis da estrutura hierárquica da unidade administrativa
subordinada a primária.
• Série: Documentos organizados de acordo com o sistema de arquivamento e mantidos
como uma unidade, porque resultam de um mesmo processo acumulação ou
arquivamento, ou de uma mesma atividade, têm uma forma particular ou devido a
qualquer outro tipo de relação derivada do processo de produção, recebimento ou uso. É
também conhecida como uma série de documentos.
• Subsérie: Divisão de uma série, eventualmente utilizada em razão de variantes do tipo
documental.
• Suporte: Material que serve de base às diferentes formas de registro da informação.
Exemplos: filme, papel, fita magnética, disco etc.
• Tabela de Temporalidade: Instrumento de destinação aprovado pela autoridade
competente que determina prazos de guarda dos documentos e estabelece critérios para
microfilmagem e eliminação.
• Terminologia: Conjunto de termos particulares de uma ciência, de uma arte, de um ofício
ou profissão; nomenclatura.
• Tipologia documental: Estudo dos tipos documentais.
• Unidade de Arquivamento: Recipiente, invólucro ou formato que se tomam por base para
fins de acondicionamento e armazenamento.
• Usuário: Pessoa que solicita para consulta ou pesquisa, documentos de uma instituição
arquivística.
Fonte: http://www.coc.fiocruz.br/sigda/sigda_conhecimentos.htm#glossario
