Embed Size (px)
Citation preview
UNIVERSIDADE DO VALE DO ITAJAÍ CENTRO DE EDUCAÇÃO DE SÃO JOSÉ
CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO COM ÊNFASE EM AUTOMAÇÃO DE ESCRITÓRIOS
CINIRA DUTRA
TRABALHO CONCLUSÃO DE ESTÁGIO Reformulação no processo de arquivamento no setor de arquivo
permanente da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina
São José 2006
CINIRA DUTRA
Reformulação no processo de arquivamento no setor de arquivo permanente da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e
Tecnologia de Santa Catarina
Trabalho de Conclusão de Estágio apresentado à banca como requisito parcial do curso para obtenção do título de Bacharel em Secretariado Executivo, da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação São José.
Orientadora: Profª . Emilia Marta Schveitzer
SÃO JOSÉ 2006
CINIRA DUTRA
Reformulação no processo de arquivamento no setor de Arquivo Permanente da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e
Tecnologia de Santa Catarina
Este Trabalho de Conclusão de Estágio foi julgado adequado para a obtenção do título
de bacharel em Secretariado Executivo e aprovado pelo curso de Secretariado Executivo com
Ênfase em Automação de Escritórios da Universidade do Vale do Itajaí, Centro de Educação
São José, São José (SC).
Luciana Merlin Bervian Coordenadora do Curso e Responsável pelo estagio
Zito Carlos Baltazar Supervisor Campo
Apresentada à Banca Examinador formada pelas Professoras:
Emilia Marta Schveitzer Professara Orientadora
Cláudia Andréa Rost Professora membro de banca
Marlise There Dias Professora membro de banca
Dedico este trabalho a minha mãe,
aos professores e aos amigos que
compartilharam comigo toda essa
caminhada.
AGRADECIMENTOS
Agradeço a minha orientadora, Professora Emilia Marta Schveitzer, pela compreensão,
paciência, dedicação, amizade e meu engrandecimento pessoal.
À professora Cláudia Andréa Rost, membro de banca, pela ajuda, interesse e
colaboração durante este trabalho, além de seus ensinamentos durante as aulas, oportunizando
o aumento de meus conhecimentos.
À professora Marlise There Dias, membro de banca, que contribuiu muito para a
elaboração e desenvolvimento deste trabalho, como também, para meu crescimento pessoal e
profissional.
Uma pessoa em especial, minha mãe, com a ajuda dela consegui enfrentar o desafio de
fazer a graduação.
Aos amigos conquistados durante os anos passados na UNIVALI, em especial, Ana
Luiza e Júlio.
Aos companheiros de serviço, Maria Helena, Gisele, Rogéria, Raquel, Júlio e o
Gerente, Zito, que foi meu supervisor neste trabalho. Agradeço a todos, pois estarão sempre
no meu coração.
“Sabemos que a nossa e a memória
de um povo se preservam através
do uso. Arquivar é indispensável,
assim como construir barcos. Usar
o conteúdo dos arquivos é
navegar”.
Roberto Braga
RESUMO
Este Trabalho de Conclusão de Estágio trata de uma proposta para aplicação de técnicas
secretariais para a gestão de arquivamento do Arquivo Permanente Central da Secretaria de
Estado da Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina. Verificou-se que as servidoras
encontravam dificuldades em armazenar o acervo documental. Portanto, foi realizada uma
pesquisa documental, pesquisa bibliográfica, e através dos conceitos de alguns autores, como
temas de técnicas secretariais e organização de arquivo, entre outros, possibilitou identificar
os sistemas arquivísticos básicos, para facilitar a rotina das atividades do Arquivo. Segundo a
análise de dados, feita através da observação, da entrevista e do levantamento documental, é
importante para quem arquiva conhecer quais documentos são produzidos e recebidos no
Órgão, aplicar um treinamento especifico em arquivo e documentação para as funcionárias,
como também utilização de materiais adequados para o setor de arquivo.
Palavras chave: Técnicas Secretariais. Arquivo. Documentação.
ABSTRACT The Period of training Conclusion Work treats-itself of a proposal for application of
techniques you are the secretary for the management of filing of the Arquivo Pemanente head
the Office of the Secretari de estado da Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina. It
verified it self that the servants found difficulties in store the documentary collection.
Therefore, it was carried out a documentary research, bibliographical research, and through
the concepts of some authors, as fear of techniques you are the secretary and organization of
filing, between others, enabled to identify the basic archive systems, for facilitate the routine
of the activities of the Arquivo. Second the analysis of facts, made through the observation, of
the interview and the documentary hoist, is important for who file know which documents
that are produced and received in the Organ, apply a training I specify in file and
documentation for the members of staff, as also utilization of adequate stuff for the sector of
file.
Keywords: Techniques you Are the secretary. Filing. Documentation
LISTA DE FIGURAS Figura 1- Organograma........................................................................................................ 43
Figura 2- Fachada do Arquivo Permanente Central .............................................................. 45
Figura 3-Vista da entrada do primeiro piso do Arquivo. ..................................................... 45
Figura 4- Caixas para o arquivamento permanente. .............................................................. 46
Figura 5- Caixas com documentos das escolas extintas de todo o Estado.............................. 46
Figura 6- Prateleiras no piso térreo do Arquivo ................................................................... 47
Figura 7- Sala dos funcionários............................................................................................ 47
Figura 8- Interior da sala dos funcionários ........................................................................... 48
Figura 9- Primeiro lance da escada....................................................................................... 48
Figura 10- Segundo lance da escada.................................................................................... 49
Figura 11- Primeira fileira de prateleiras no piso superior .................................................... 49
Figura 12- Piso superior, caixas em cima da mesa a serem guardadas ............................... 50
Figura 13-Visão geral das prateleiras do piso superior ......................................................... 50
Figura 14-Visão geral de prateleiras do piso superior........................................................... 51
Figura 15- Documentos enviados para o arquivamento ........................................................ 51
Figura 16- Livros atas arquivados ....................................................................................... 52
Figura 17- Documentos já arquivados.................................................................................. 52
Figura 18- Forma como de identificação das caixas. ............................................................ 53
SUMÁRIO
RESUMO.............................................................................................................................. 7 LISTA DE FIGURAS............................................................................................................ 9 1 INTRODUÇÃO................................................................................................................ 11
1.2 OBJETIVOS.................................................................................................................. 13 1.2.1 Objetivo Geral ............................................................................................................ 13 1.2.2 Objetivos Específicos.................................................................................................. 13 1.3 Justificativa.................................................................................................................... 13
2 FUNDAMENTOS TEÓRICOS ........................................................................................ 16 2.1 Organizações ................................................................................................................. 16 2.2 O Profissional de Secretariado ....................................................................................... 17 2.2.1 Técnicas Secretariais ................................................................................................... 18 2.3 Arquivo e Documentação............................................................................................... 19 2.3.1 Organização do Arquivo ............................................................................................. 22 2.3.2 Atualização do Arquivo e Como Avaliar Documentos................................................ 23 2.3.3 Arquivo de Prosseguimento ........................................................................................ 25 2.3.4 Estágio de Evolução dos Arquivos .............................................................................. 26 2.3.5 Identificação e Métodos de Arquivamento................................................................... 27 2.4 Microfilmagem .............................................................................................................. 30 2.5 Equipamentos e Acessórios............................................................................................ 31 2.6 Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) ......................................................... 32 3 METODOLOGIA............................................................................................................. 35 3.1 CARACTERIZAÇÃO da PESQUISA ........................................................................... 35 3.2 População e Amostra ..................................................................................................... 36 3.3 Coleta de Dados............................................................................................................. 36 3.4 Análise dos Dados ......................................................................................................... 38
4. APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE RESULTADOS ..................................................... 40 4.1 Caracterização da Instituição.......................................................................................... 40 4.1.1 Gerência de Armazenagem.......................................................................................... 41 4.1.2 Organograma .............................................................................................................. 42 4.2 Descrição do Atual Sistema de Arquivamento do Arquivo Permanente Central.............. 43 4.4 Necessidades para uma gestão de documentos e arquivo ................................................ 58 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS ........................................................................................... 59 6.RECOMENDAÇÕES....................................................................................................... 60 REFERÊNCIAS .................................................................................................................. 61 APÊNDICES....................................................................................................................... 63
11
1 INTRODUÇÃO
1.1 Apresentação do Tema e do Problema
Uma Secretária exerce diversas funções no seu ambiente de trabalho, com
planejamento e técnica, busca a eficácia nas ações que são desenvolvidas durante o dia a dia.
Entre estas, destaca-se na administração do processo de arquivamento de documentos, com a
utilização de normas e controle na preservação do arquivo.
O processo de arquivamento de documentos é importante para as empresas, pois
recuperar as informações devidamente organizadas faz-se necessário para a rapidez nas
consultas futuras, sendo interesse de todos.
Paes (1997, p.53) destaca que a gestão de documentos tornou-se essencial para as
empresas,
em meados do século do século XX, principalmente a partir da II Guerra Mundial, em decorrência do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade, a produção de documentos cresceu a níveis tão elevados que superou a capacidade de controle e organização das instituições, as quais se viram forçadas a buscar novas soluções para gerir massas documentais acumuladas nos arquivos.
As atividades de uma empresa em sua maioria não se efetuam sem documentos,
portanto durante anos acumulam-se informações que são armazenadas em arquivos. Como
por exemplo, os Órgãos do governo do Estado de Santa Catarina, que são instituições com
grande fluxo documental, visto que, há estabelecimentos representando o Governo em todo o
Estado.
A Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia (SED)1 atende as escolas
públicas de todo o Estado de Santa Catarina, o prédio central localiza-se na rua Antônio Luz,
Centro – Florianópolis e divide-se em vários setores para atender todas as áreas que abrangem
os serviços relacionados à educação, tais como: compra de merenda e materiais escolares,
construção e reforma de escolas, contratação de profissionais para trabalharem nos
estabelecimentos de ensino (professores, pedagogos, secretárias e diretores de escola entre
outros).
1 Doravante se utilizará mais ao longo do texto apenas SED.
12
Cada Diretoria ou Gerência da SED tem seu arquivo corrente, ou seja, onde os
documentos são consultados quase que diariamente, e para as consultas que não são
freqüentes, o arquivo intermediário, os documentos geralmente ficam nestes setores por um
ano, esses arquivos não foram objeto de estudo, porque ficam no prédio da SED.
O Arquivo Permanente da SED reúne diversos tipos de informações documentais, que
ao longo de anos foram utilizadas em diversos setores, e não são mais consultadas com
freqüência.
Há informações contidas em documentos, como Processo Licitatório, fichas
funcionais, notas fiscais de prestação de serviço ou de compra de materiais, que não podem
ser eliminadas, pois têm valor jurídico, valor fiscal ou valor legal, portanto, foram enviadas
para o setor de Arquivo Permanente, onde foram guardadas para futuras consultas.
Com as fiscalizações realizadas pelo Corpo de Bombeiros durante os anos de 1999 e
2000, percebeu-se o excesso de papéis arquivados no prédio da Secretaria de Estado da
Educação, Ciência e Tecnologia, os quais poderiam causar algum acidente, este fato culminou
na construção de um galpão para abrigar o arquivo permanente, ao lado do prédio da gerência
de Armazenagem (Almoxarifado Central, localizado na rua São Cristóvão, s/n.º no bairro
Capoeiras-Florianópolis).
A mudança do arquivo para o novo endereço deu-se no segundo semestre do ano de
2003. Todas as caixas com os documentos que estavam arquivados no antigo setor foram
encaminhadas de modo aleatório, sem um planejamento prévio, ou seja, sem algum critério ou
ordem, e desta forma a documentação chegou de forma desordenada e completamente
misturada sendo “depositada” em um canto do novo prédio, formando um amontoado de
caixas.
Durante o período de mudança de prédio, pode-se constatar que também houve falta
de informação por parte das funcionárias que estavam designadas a trabalhar no local, pois
não sabiam nada sobre quais e como as atividades de arquivamento que deveriam ser
executadas, menos ainda, sobre quais os tipos de documentos que eram produzidos no Órgão.
As responsáveis pelo Arquivo eram duas servidoras, ambas recebiam caixas e pacotes
com documentos constando o nome da Diretoria ou da Gerência e o ano sem qualquer outra
informação. Outro aspecto de relevância é que, sendo uma Secretaria de Estado, a cada
mudança de Governo, pode haver troca no nome deste Órgão, bem como dos funcionários dos
setores (Gabinete, Diretorias e Gerências, Supervisões). Assim, após alguns anos, torna-se
difícil identificar a qual setor os documentos pertencem.
13
Por fim, a organização, a uniformidade e a maneira de arquivar os documentos
deverão ter prioridade, com o propósito de que novos servidores que venham trabalhar no
local, pelo menos tenham conhecimento técnico na área de arquivamento de documentação,
de modo que haverá a facilidade para guardar e localizar a documentação desejada.
O levantamento do ambiente físico, da massa documental que está desorganizada, do
mobiliário e da rotina das atividades do arquivo poderão ser uma etapa decisiva para melhorar
a gestão de arquivamento?
1.2 Objetivos
1.2.1 Objetivo Geral
Propor a aplicação de técnicas secretariais para a gestão do arquivamento dos
documentos permanentes na Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia.
1.2.2 Objetivos Específicos
• Descrever o atual sistema de arquivamento do Arquivo Permanente Central;
• Apresentar pontos fortes e fracos do atual sistema de arquivamento;
• Verificar as necessidades para a gestão de documentos e arquivo.
1.3 Justificativa
Segundo Ritta (1999, p.12), “Quando chegamos a um escritório, a primeira pessoa que
um visitante normalmente encontra é o profissional de secretariado. É ele quem oferece ao
visitante a primeira impressão da empresa”.
Nos Órgãos de Governo as estruturas internas são diferenciadas de acordo com as
necessidades, são divididas em diversas áreas, entre elas as Diretorias e as Gerências,
Supervisões, portanto, a administração pública depende de vários profissionais, entre eles o de
Secretariado.
14
Através das técnicas secretariais, estes contribuem para o bom andamento das
atividades, assessorando e resolvendo problemas, independente do cargo ou função que
ocupam, portanto, devem sempre estar atualizado, desta forma se tornarão mais eficiente.
Conforme Medeiros e Hernandes (1999, p.59), durante as atividades diárias do
profissional em secretariado, este deverá dispor de conhecimentos gerais,
O trabalho de uma secretária torna-se mais agradável e simples se ela dispõe de conhecimentos profissionais sobre arquivística, redação, gramática, informática, controles contábeis e outros diretamente ligados à área em que atua. Por isso, precisa estar atualizada e adquirir sempre mais conhecimentos.
Assim o presente trabalho se justificou, ao propor uma reorganização e a
uniformização do processo de arquivamento do setor de Arquivo Permanente da Secretaria de
Estado da Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina (SED), pois, verificou-se a
dificuldade e a adaptação das funcionárias para arquivar e encontrar alguns documentos para
consulta, muitas informações contidas neles pudessem ser extremamente valiosa para o
Órgão, como também, para a sociedade.
As servidoras designadas para trabalhar no arquivo vinham de setores variados
(Diretorias, Gerências, Supervisões) da Secretaria, os profissionais geralmente eram
professores do ensino fundamental e ensino médio, que estão fora de sala de aula, mas
trabalhavam na parte administrativa no prédio da SED, porém, por acompanhar a instalação
do Arquivo Permanente Central, pode-se perceber a falta de conhecimento sobre técnica de
arquivo e documentação por parte dessas funcionárias.
O interesse pelo assunto deu-se após a observação da estagiária, referente à demora e
às dificuldades encontradas para a pesquisa dos documentos arquivados, uma vez que, a
organização de arquivo é uma das novas atribuições do profissional de secretariado e poderá
apresentar as possíveis maneiras de organizar um arquivo.
Para a futura profissional em secretariado a importância do estudo foi aperfeiçoar o
conhecimento e as informações adquiridas durante o Curso, portanto, foi considerável a
aplicação das técnicas através da prática para a organização do Arquivo Permanente Central,
sendo um setor novo e o volume de documentos enviados era grande.
Selecionar, processar e arquivar a documentação oficial recebida de acordo com as
normas legais é de extrema importância para a SED por se tratar de um órgão de Governo,
sempre são solicitadas informações que constam nos documentos enviados para o local.
15
Nesse sentido, a reorganização do arquivo facilitará a consulta e o manuseio da
documentação pelas pessoas que trabalham no setor.
Bernardes (1998, p.14) faz uma menção sobre como a pessoa responsável pelo o
arquivamento deverá proceder na hora de analisar a documentação a ser arquivada,
Trabalho interdisciplinar que considere em identificar valores para os documentos (imediato e mediato) e analisar seu ciclo de vida, com vistas e estabelecer prazos para sua guarda ou eliminação, contribuindo para a racionalização dos arquivos e eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.
Assim, o objetivo a ser almejado com esse trabalho foi mostrar que o profissional de
secretariado poderá contribuir a partir da sugestão de técnicas secretariais, para a agilidade e
um bom andamento das rotinas de um arquivo, ou seja, a gestão do arquivamento.
16
2 FUNDAMENTOS TEÓRICOS
Serão apresentados, a seguir, conceitos relevantes ao tema da pesquisa, mostrando
definição de autores, com um breve histórico sobre o que são organizações, a fim de
considerar as novas atribuições do profissional de secretariado dentro das empresas.
Este deverá dispor de conhecimento específico e através de técnica poderá utilizar
ferramentas que facilitará nas atividades de uma empresa, como a compreensão nas etapas do
processo de arquivamento de documentos e sua contribuição para a reestruturação de um
arquivo.
2.1 Organizações
A organização administrativa planeja e organiza modelos de gestão capazes de
equilibrar e solucionar problemas dentro das organizações, de acordo com Hampton (1992.
p.8) “as Organizações definem-se como uma reunião de pessoas e tecnologias, como um
instrumento para a realização de certos objetivos pré-estabelecidos pelo o homem.”
Chiavenato (1997, p.1) destaca o conceito de organizações afirmando que,
todas as instituições que compõem a sociedade moderna não vivem ao acaso. Elas precisam ser administradas. Essas instituições são chamadas organizações. As organizações são constituídas de recursos humanos (pessoas) e de recursos não humanos (recursos físicos e materiais, recursos financeiros, recursos tecnológicos, recursos mercadológicos).
Verificar a área de atuação, o papel, a missão e a função social destas organizações é
fundamental, visto que, elas são diferenciadas. Pode-se dizer que “existem organizações
lucrativas chamadas empresas e organizações não lucrativas como o Exército, a igreja, os
serviços públicos, as entidades filantrópicas” (CHIAVENATO, 1997, p.1).
O desenvolvimento técnico e organizacional determinará onde a empresa atuará, se no
setor produtivo ou de serviços. Em meio ao atual mercado global, cada vez mais competitivo,
exige-se das empresas públicas e privadas, diferenciação e qualidade da administração nos
serviços, unir os conhecimentos e as técnicas para o aperfeiçoamento dos processos
administrativos é essencial. Segundo Hampton (1992, p.9), para alcançar resultados
dependerá da estrutura da organização,
17
Diversas atividades administrativas que constituem a estrutura da organização têm
várias funções essenciais e para Chiavenato (1994, p.10), podem ser divididas em:
• Técnica- relacionadas com a produção de bens e serviços; • Comerciais- relacionadas com compra, venda e permutação;. • Financeiras- relacionadas com a procura e gerencias de capitais; • Segurança- relacionadas com a proteção e preservação dos bens e das
pessoas; • Contábil-relacionadas com os inventários, registros, balanços e custos e
estatísticas; • Administrativa- relacionadas com a integração de cúpula das outras cinco
funções. As funções administrativas coordenam e sincronizam as demais funções da empresa.
A administração pública engloba todas essas funções, para um melhor desempenho no
trabalho, porque suas atividades abrangem as todas pessoas de um Estado, pois a
“Administração pública é aquele setor da administração com o aspecto de atividade
governamental, tentam alcançar objetivos programados e estabelecidos pelos que tomam
decisões políticas” (HEADY, 1970, p.1).
Em cada Órgão de Governo, há um profissional habilitado para executar as atividades
inerentes a instituição e em quase todos os setores públicos encontram-se as secretárias que,
geralmente estão ligadas aos dirigentes e estas interagem com os outros funcionários de
acordo com suas atribuições.
2.2 O Profissional de Secretariado
Muitas vezes, o elo de comunicação entre o chefe e os outros colaboradores da
empresa quem realiza é o profissional de secretariado, sendo este uma pessoa importante em
qualquer área da organização, além disso, este contribui para um bom relacionamento entre
todos na organização.
De acordo com Ritta (1999, p.12), “o trabalho do profissional de secretariado sempre
se reveste de significativa importância, qualquer que seja o porte da empresa, pequena, média
ou grande, o que valoriza significativamente a sua atuação”.
Natalense (1995, p.305) relata que nos anos 60, inicia-se a formação dos gerentes, nas
empresas, portanto, cada gerente necessitava de um secretário. Já nos anos 70 inicia-se o
treinamento para os secretários, foi a primeira grande mudança.
Durante os anos 80, com a expansão dos mercados de trabalho no Brasil, a classe das
secretárias gradativamente começou a ter reconhecimento, e, como conseqüência, a
18
regulamentação da profissão com a Lei 7.377 em 30/09/1985, ficando assegurado o direito do
exercício do profissional, Art 4º são atribuições do Secretário Executivo (ALONSO, 2002,
p.198),
I - planejamento, organização e direção de serviços de secretaria; II - assistência e assessoramento direto a executivos; III - coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas; IV - redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro; V - interpretação e sintetização de textos e documentos; VI - taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro; VII - versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa; VIII - registro e distribuição de expediente e outras tarefas correlatas; IX - orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à chefia; X - conhecimento protocolares.
Com as novas exigências do mercado de trabalho, o profissional de secretariado
através das técnicas secretariais deve estar atento às necessidades da empresa, como também,
a capacidade para o gerenciamento e tomadas de decisões.
2.2.1 Técnicas Secretariais
Novas atribuições para o auxiliar do executivo estão sendo cobradas como: analisar e
desenvolver projetos, atender o cliente, gestor de fluxo de informação, gestor de documentos.
Ritta (1999, p.16-17), aponta algumas técnicas utilizadas na rotina do profissional em
secretariado, tais como,
organizar o local de trabalho, recepcionar, atender o telefone, receber e expedir correspondência e outros documentos, ter iniciativa própria, instituir planejamento diário, organizar e manter atualizada a agenda, manter atualizado o sistema “follow-up”, coordenar e supervisionar, redigir e digitar correspondência e outros documentos, despachar com o executivo – líder, manter os arquivos atualizados.
Para executar todas as atividades anteriores com qualidade, o profissional
possivelmente deveria ter habilidade técnica e adquirir novos conhecimentos, de modo que,
foram criados diversos cursos técnicos e faculdades de Secretariado, para o aperfeiçoamento
do trabalhador da área.
De acordo com Natalense (1995, p.91), são chamados os conhecimentos técnicos
secretariais, o profissional que domina,
19
• Uso do telefone • Recepção • Tarefas de relações públicas • Agenda • Substituições • Comunicações-escrita e programação visual de texto • Follow-up- É o acompanhamento de assuntos, compromissos,
correspondência, documentos nas diversas etapas da sua realização ou utilização. É uma espécie de “memória” para compromissos e diferentes assuntos de responsabilidade de secretária.
• Arquivo
Durante a formação desse profissional, há a necessidade de dar ênfase à construção do
novo perfil, preparar-se para ter criatividade, liderança, saber trabalhar em equipe, estar
atualizado e utilizar novas tecnologias.
Além disso, suas funções envolvem várias áreas, entre elas: administração, Financeira,
contábil, pessoal e comercial. Ajudando assim, a alcançar objetivos e a obter resultados à
empresa. Também é responsável pela gestão de pessoas, planeja e prepara relatórios, isto é,
entender e atender as necessidades das organizações seja público ou privado com um
conhecimento generalizado, ou seja, capacidade de interagir entre os setores da empresa.
Ainda segundo Ritta (1999, p.28), “a globalização a que estamos submetidos exige a
tomada de decisões rápidas sempre amparadas em informações precisas e atualizadas. Por
isso, quanto mais atenção o profissional de secretariado dedicar ao arquivo da instituição,
mais recursos vai oferecer”.
Dessa forma, o profissional de secretariado tanto entende da técnica como do
gerenciamento de documentos e arquivos.
2.3 Arquivo e Documentação
Alguns documentos fornecem informações importantes sobre as atividades executadas
dentro de uma organização, como por exemplo, um Órgão governamental, quase toda
documentação produzida é regida por uma Legislação, de acordo, com as necessidades
administrativas.
De acordo com Schellenberg (1990, p.5), “os arquivos constituem a memória do
governo. Contém informações sobre todos os aspectos das atividades deste e tal informação
20
cresce em valor e em extensão à medida que mais documentos são acumulados e
preservados”.
A rotina dos arquivos de um governo deve seguir as normas vigentes, para a guarda, a
preservação e a eliminação de documentos, de acordo com a Constituição Federal.
Medeiros e Hernandes (1999, p.143), citam a Constituição Federal, nos artigos 215 e
216, que dispõe sobre arquivos,
Art.215- O Estado garantirá a todos o pleno exercício dos direitos culturais e acesso às fontes da cultura Nacional, e apoiará e incentivará a valorização e a difusão das manifestações culturais. § 1º- O estado protegerá as manifestações das culturas populares, indígenas e afro-brasileiras, e das de outros grupos participantes do processo civilizatório nacional. § 2º- A lei disporá sobre a fixação de datas comemorativas de alta significação para os diferentes segmentos étnicos nacionais. Art.216- Constituem patrimônio cultural brasileiro os bens de natureza material e imaterial, tomados individualmente ou em conjunto, portadores de referência à identidade, à ação, á memória dos diferentes grupos formadores da sociedade brasileira, nos quais se incluem: I - as formas de expressão; II - os modos de criar, fazer e viver; III - as criações científicas, artísticas e tecnológicas; IV - as obras, objetos, documentos, edificações e demais espaços destinados à manifestações artístico-culturais; V - os conjuntos urbanos e sítios de valor histórico, paisagístico, artístico, arqueológico, paleontológico, ecológico e científico. § 1º O Poder Público, com a colaboração da comunidade, promoverá e protegerá o patrimônio cultural brasileiro, por de inventários, registros, vigilância, tombamento e desapropriação, e de outras formas de acautelamento e preservação. § 2º Cabem a administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitam; § 3º A lei estabelecerá incentivos para a produção e o conhecimento de bens e valores culturais. § 4º Os danos e ameaças ao patrimônio cultural serão punidos, na forma da lei. § 5º Ficam tombados todos os documentos e os sítios detentores de reminiscências históricas dos antigos quilombos.
Observa-se a seguir as definições sobre arquivamento com base na visão de 2 (dois)
autores, Paes e Gorbea.
De acordo com Paes (1997, p.19), antigamente os documentos não tinham um local
adequado para o armazenamento e não passavam por qualquer seleção,
as definições antigas acentuavam um aspecto legal dos arquivos, como depósitos de documentos e papéis de qualquer espécie, tendo sempre relação com os direitos das instituições ou indivíduos. Os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não atendiam mais a esta exigência, eram transferidos para museus e bibliotecas. Surgiu daí a idéia de arquivo administrativo e arquivo histórico.
21
Já para Gorbea (1979, p.170), define que arquivar é como uma arte de grande
importância,
arquivar como a arte de colocar e conservar numa mesma ordem, devidamente classificados, toda correspondência,documentos e outros papéis relacionados com um indivíduo ou uma firma, com certa divisão geográfica , ou sobre determinado assunto, e assim por diante, de tal forma que estejam protegidos contra deterioração, destruição ou perda, e ao mesmo tempo facilite a localização e manejo dos documentos.
Uma empresa dificilmente exerce suas atividades sem a produção de documentos, e o
acúmulo deles obriga as instituições a armazenar e organizá-los em um arquivo, de acordo
com a natureza e sua vigência em cada estágio de arquivamento, como também disponibilizá-
los para uma consulta futura.
Segundo Paes (1997, p.35), entender a estrutura da empresa é necessário para avaliar
quais os tipos de documentos circula na instituição,
se arquivo é um conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade, seja ela pública ou privada, no decorrer de suas atividades, claro está que, sem o conhecimento dessa entidade, sua estrutura e alterações, seus objetivos e funcionamento, seria bastante difícil compreender a avaliar o verdadeiro significado de sua documentação.
As informações contidas nos documentos arquivadas terão que ter um tratamento
adequado de organização, para que sejam utilizadas futuramente com eficiência.
Os funcionários que tem a função de guardar documentos, deveriam ter cuidado com o
processo de arquivamento, pois através dos materiais manuscritos ou impressos, pode-se
conhecer a história de uma Organização.
Para Beltrão e Passos (1991, p.123), “como se pode observar pelo conceito, as rotinas
de arquivamento em uma empresa requerem treinamento especializado e conhecimentos
específicos, que vão além do simples engavetamento de documentos”.
A finalidade de um arquivo é servir à administração, organizar e conservar os
documentos com o decorrer do tempo, em base do conhecimento da história. Tendo a função
de tornar disponíveis essas informações (PAES, 1997, p.20).
Os documentos são produzidos tanto em âmbito privado como público, e dependendo
do ramo de atividade podem trocar documentação entre si.
Os arquivos podem ser definidos como arquivos privados e públicos, conforme
Medeiros e Hernandes (1999, p.142-143),
22
Arquivo Privado- São documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas, ou por instituições particulares, conforme suas necessidades e objetivos. Arquivo Público- São documentos produzidos ou recebidos por órgãos governamentais, podendo ser de nível Federal, Estadual, e Municipal; documentos esses decorrentes das suas atividades Administrativas, Judiciárias e legislativas.
Pode-se saber a origem das informações impressas ou digitadas através de empresas
distintas.
De acordo com Paes (1997, p.31), as classificações dos arquivos nas organizações
podem ser,
Públicos- Arquivo de instituições governamentais: Federal, {Central, Regional} Estadual, Municipal
Institucionais- Instituições educacionais
Igrejas Corporações não-lucrativas Sociedades, associações
Comerciais- Firmas
Corporações Companhias
Familiais ou Pessoais- Arquivo organizado pelo grupo familiar ou individual (fotos, documentos, certidões)
Toda documentação tem um prazo programado para ser guardada, passa por todo o
processo de arquivamento e conservação, pois o documento tem uma estrutura basicamente
física.
2.3.1 Organização do Arquivo
A organização de um arquivo de forma harmoniosa, com o propósito de estabelecer
padrões, escolher o melhor método para o armazenamento dos documentos e facilitando as
consultas, visa atender as necessidades e o melhor andamento das atividades exercidas dentro
de uma empresa.
Medeiros e Hernandes (1999, p.144-145), destacam que o arquivo precisa ser
organizado com,
Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança, incluindo-se medidas de prevenção contra incêndio, extravio, roubo e deterioração;
23
Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a documentos e assegurar a localização de qualquer documento arquivado; Simplicidade: o arquivo precisa ser simples e de fácil compreensão; Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento da empresa, ou órgão público, ajustando-se ao aumento do volume à complexidade dos documentos a serem arquivados; Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata, proporcionando pronta localização dos documentos.
Para Alonso (2002, p.158), a organização de um arquivo deve ter os seguintes
aspectos,
Simplicidade: quanto mais simples e objetiva for à organização do arquivo, mais rápida será a localização dos documentos e/ ou de suas informações; Uniformidade: no tratamento dos documentos e informações, estabelecer um único sistema padrão para a organização de seu arquivo; Segurança: o arquivo não deve um setor ou local onde todos mexem, tiram e colocam documentos.Desta forma, não há como mantê-lo em ordem e sob controle; Flexibilidade-possibilidade de expansão.
Um arquivo necessita de uma boa organização, para que a rotina das atividades seja
realizada com segurança, de acordo com as atribuições dos documentos.
Para Ritta (1999, p.49), as funções de arquivamento servem para:
Registrar- registro indiscriminado e cronológico de todos os documentos não entrados. Classificar-seleção de todos os documentos entrados e saídos de um modo racional. Codificar- colocação de símbolos, letras e números, conforme o sistema de arquivamento adotado. Ordenar- fazer ordenação (colocar em ordem alfabética ou numérica) ou classificar para fins de arquivamento.
O responsável pelo arquivamento dos documentos dentro de uma empresa, durante a
sua rotina, deveria fazer a pré-seleção da documentação para não encher as prateleiras,
estantes, arquivos de aço de material insignificante para a instituição.
2.3.2 Atualização do Arquivo e Como Avaliar Documentos
O profissional que armazena a documentação deve manter o arquivo atualizado,
fazendo a revisão necessária de acordo com o ciclo de vida dos documentos, ou conforme as
necessidades do ambiente de trabalho.
De acordo com Medeiros e Hernandes (1999, p.150), existem três tipos de
transferência de documentos ou papéis de um arquivo,
24
Transferência periódicas: as transferências realizadas em um intervalo predeterminado, para os arquivos inativos ou mortos; Transferência permanente: são transferências realizadas em intervalos irregulares sem qualquer planejamento. Normalmente acontecem quando o acúmulo de papéis no arquivo ativo é tão grande que chega a atrapalhar o bom andamento do serviço; Transferência diárias: são as mais recomendáveis, porque mantém em ordem os arquivos ativos. O trabalho poderá ser grandemente facilitado se o documento já arquivado constar sua validade ou vencimento, ou marcação que indique a data da transferência.
Beltrão e Paes (1991, p.164), destacam que, a transferência de um arquivo para o outro
tem uma característica e nome distintos,
Permanente: ocorre em intervalos irregulares, ou seja, quando no próprio documento há período de vencimento expresso em datas. Periódica: é a passagem regular (e, intervalos determinados dos documentos do arquivo corrente para o intermediário).
Conhecer a quais os documentos que circulam na instituição se faz necessário pelo
responsável do arquivamento, assim este poderá fazer a seleção do acervo documental para
não sobrecarregar o arquivo com documentos dispensáveis para a guarda permanente.
De acordo Bernardes (1988, p.27), os documentos de valor imediato e de guarda
permanente são,
§ de criação, constituição, modificação ou extinção do órgão produtor (Leis,
Decretos, Portarias, resoluções); § atos normativos que reflitam a organização e funcionamento do órgão
(regulamentos, regimentos, normas, organogramas, fluxogramas); § convênios, ajustes, acordos, termos de cooperação; § balanços, livros-razão e livros-diário; § atas, resoluções; § correspondências relativas à atividade-fim das unidades da Superior
Administração; § publicações oficiais e/ou co-produções; § projetos de infra-estrutura e equipamentos urbanos; § projetos de edificações públicas e particulares; § documentos que firmem jurisprudência jurídica, administrativa ou técnica
(pareceres apreciados judicial ou administrativamente e que possuam característica inovadoras, não encontradas nos textos legais);
§ documentos relativos à administração de pessoal: planos de salários e benefícios, criação/reestruturação de carreiras;
§ documentos relativos ao patrimônio imobiliário; § documentos que registram as atividades-fim do órgão: planos, projetos,
programas, pesquisa, relatórios anuais; § documentos que contenham vinhetas, iluminuras, caligrafias especiais; § documentos de divulgação de obras, eventos u atividades desenvolvidas
pelo órgão (convites, folhetos, cartazes); § documentos relativos ao parcelamento do solo;
25
Para que os documentos que estão em arquivos públicos ou privados, não sejam
eliminados sem qualquer avaliação técnica, alguns autores sugerem a criação de uma
Comissão para avaliação de documentação, dessa forma toda a documentação será protegida
e não haverá perda de informações importantes para instituição.
Vieira (1999, p.16) diz que, “Comissão de Avaliação e Prazos tem a finalidade de
formar pessoas da própria empresa um grupo, em que haja alguém com conhecimento
jurídico, conhecimento do serviço e conhecimento arquivístico, as atividades devem ser
normativas, de orientação e de controle”.
O profissional de secretariado, também poderá fazer parte dessa Comissão, é alguém
com preparo e conhecimento para cuidar de um arquivo, visto que, precisa de organização
para controlar o fluxo de documentos diários, a fim de, não deixar acumular papéis
desnecessários durante suas atividades.
2.3.3 Arquivo de Prosseguimento
Esse tipo de arquivo é muito importante na empresa, uma vez que, este acompanha os
assuntos pendentes ou que aguardam providências: como as duplicatas a cobrar, faturas a
pagar, apólice de seguros que devem ser renovadas, renovação de assinaturas de jornais e
revistas, enfim, inúmeros assuntos que não devam ser simplesmente arquivados e fatalmente
esquecidos, ou seja, deverá ser organizado diariamente (MEDEIROS e HERNANDES, 1999,
p. 145).
O profissional de secretariado deveria saber que o arquivo de prosseguimento não
pode ficar um dia sem passar por consultas, podendo organizá-lo em ordem de data, mês, ano,
conforme suas necessidades diárias.
Para Beltrão e Paes (1991, p.167), os arquivos de prosseguimento são importantes
auxiliares do dia a dia de secretárias, administradores e pessoas envolvidas com documentos
que necessitam de providências em datas exatas.
Todo o profissional que cuida de um arquivo, deveria saber quais os estágios, os
procedimentos de controle para a transferência dos documentos dentro da empresa. Conhecer
toda a evolução da documentação nos arquivos ajudará para que não haja danos, perda ou
esquecimento de papéis importantes durante o arquivamento.
26
2.3.4 Estágio de Evolução dos Arquivos
Em uma organização, os documentos arquivados são consultados diversas vezes pelos
colaboradores durante o exercício de sua função, depois de utilizados, um funcionário
geralmente, fica responsável pelo armazenamento da documentação, e este pré-estabelece de
acordo com as normas, quando estes devem ser transferidos para os arquivos específicos, ou
seja, estágio de arquivamento.
De acordo com Paes (1999, p.21), os arquivos têm seu tempo de existência dentro da
empresa,
para que os arquivos possam desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez. A metodologia a ser adotada deverá atender às necessidades da instituição a que serve, como também a cada estágio de evolução por que passam os arquivos.
Todos os documentos produzidos em uma empresa devem ser guardados em locais
específicos, eles possivelmente passam por fases de acordo com a freqüência que são
utilizados durante as atividades desenvolvidas ao longo dos anos.
Essas fases podem pertencer a três estágios, como está definido por Valette (1973
apud PAES, 1997, p.21),
a) Arquivo de primeira idade ou corrente, constituído de documentos em curso ou consultados freqüentemente, conservados nos escritórios ou nas repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.
b) Arquivo de segunda idade ou intermediário, constituído de documentos que deixaram de ser freqüentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda socilitá-los, para tratar de assuntos idênticos ou um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios. A permanência dos documentos nesses arquivos é transitória. Por isso, são também chamados de “limbo” ou “purgatório”.
c) Arquivo de terceira idade ou permanente, constituído de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservavam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evolução. Estes são arquivos propriamente ditos.
O profissional que faz a manutenção de um arquivo tem a função de administrar,
analisar e distribuir a documentação de acordo com o seu ciclo de vida, e o tempo de guarda
determinada pela norma vigente da empresa.
Para Bellotto (2004, p.24), os documentos administrativos passam por um ciclo de
vida que são,
27
a) 1ª fase - Arquivos correntes, são os quais abrigam os documentos durante seu uso funcional, administrativo, jurídico; sua tramitação legal; sua utilização ligada às razões pelas quais foram criados. A permanência de tais documentos nesse tipo de arquivo depende de sua tipologia/função.
b) 2ª fase- Arquivos intermediários, é aquela em que os papéis já ultrapassaram seu prazo de validade jurídico- administrativa, mas podem ainda ser utilizados pelo seu produtor.
c) 3ª fase- Arquivos permanentes, contados a partir da data de produção do documento ou fim da tramitação. A operação denominada “recolhimento” conduz os papéis a um local de preservação definitiva.
Como o novo perfil da Secretária como profissional de informação, conhecer os tipos
de arquivos, desde da criação até a última trajetória que a documentação faz dentro da
Organização, desta forma, ela poderá auxiliar no envio, nos prazos para guarda ou eliminação
dos documentos, como também na estruturação do local para o armazenamento.
À medida que a profissional circula nos diversos setores da empresa, verifica as
necessidades na busca das informações através das fontes de documentação, além disso,
procura soluções através dos recursos em tecnologia para melhorar o aproveitamento dos
dados.
2.3.5 Identificação e Métodos de Arquivamento
Os funcionários que cuidam do arquivo devem tomar cuidado com a identificação da
documentação que recebem, pois com um planejamento poderiam resguardar as informações
em locais seguros e adequados que facilitem futuras consultas.
Para Beltrão e Passos (1991, p.144), na organização de um arquivo os documentos que
serão arquivados devem ser identificados por,
Nome: do remetente, destinatário ou da pessoa a quem os documentos se referem; Local: de expedição, validade ou recebimento dos documentos; Data: de elaboração, validade ou referência dos documentos; Assunto: conteúdo ou argumento dos documentos; Número: de ordem, código etc.
Quando os documentos entram no arquivo para a guarda permanente, os funcionários
devem verificar como esses estão organizados em: caixas, pastas, pacotes, como também
reconhecer alguns itens que poderiam danificar a documentação.
28
De acordo com Vieira (2001, p.37), o manuseio é um fator importante para que haja
uma harmonia no arquivamento, com as devidas proteções e não podem estar,
Amarrados em rolo (arquivo rocambole); Dobrados sem necessidade (a dobra no meio da linha é um perigo); Plenos de clipes e de grampos (o excesso desses utensílios dificulta o manuseio); Cheios de elásticos (estes se derretem e danificam os papéis); Perfurados inadequadamente (não raro, perdem-se informações por causa de furos que retiram números ou letras).
A escolha de métodos para arquivamento é importante, o colaborador deverá
investigar como são solicitados os documentos ao arquivo, como também as condições para a
identificação e a consulta do material armazenado no setor.
Conforme Medeiros e Hernandes (1999, p.165), são três os principais métodos de
arquivamento e esses formam base para outros,
Método Alfabético - deverá ser considerado a letra e não o número;
• Geográfico-geralmente é usado para área de venda e se organiza por procedência ou
local (bairro, cidade, estado, país);
• Mnemônico;
• Variadex.
Método Numérico-obedece somente uma ordem seqüencial;
• Simples – atribui um número a um cliente (pessoa física ou jurídica);
• Duplex – os documentos são divididos em classes de acordo com assuntos.
Método alfanumérico-
• Decimal – consiste em uma tabela de assuntos e de um índice permitindo uma rápida
localização;
• Automático -
• Automático moderno.
Fazer observações na estrutura do local para a guarda dos documentos como: o espaço
disponível e se for arquivo em caixas, escolher estantes abertas, fazer um layout de modo que
não fique mais de oito estantes seguidas, analisar a mobília disponível (VIEIRA, 2001).
29
À medida que a secretária circula nos diversos setores da empresa, verifica as
necessidades na busca das informações através das fontes de documentação, além disso,
procura soluções através dos recursos em tecnologia para melhorar o aproveitamento dos
dados.
2.3.6 Conservação e Proteção dos Documentos
Durante a troca de arquivos, os documentos/papéis podem ser danificados, o
funcionário que arquiva precisa saber que existem os cuidados indispensáveis, para que o
material a ser arquivado tenha a durabilidade de acordo com as necessidades da empresa.
De acordo com Medeiros e Hernandes (1999, p.150), o valor do documento é
determinado considerando a finalidade e tempo,
• Permanentes-vitais: são documentos que devem ser conservados indefinidamente, pois possuem importância para a empresa, isto é, sem eles a empresa não têm condições de funcionar. Citam-se, entre outros: contratos, escrituras, estatutos, livros de atas, livros de registros de ações, cartas-patentes, fórmulas (químicas), procurações. • Permanentes: são documentos que devem ser guardados indefinidamente, porém não têm importância vital. Como por exemplo, podem-se relacionar: relatórios, registros de empregados, livros e registros contábeis, recibos de impostos e taxas, avaliações e outros. • Temporários: são documentos que têm valor temporário de um, dois, cinco ou mais anos. Recomendamos a confecção de um quadro ou tabela, com anotação de vigência do documento que, naturalmente seguirá critérios determinados pela própria empresa. Assim, são temporários: recibos, faturas, notas fiscais, contas a receber e a pagar, extratos bancários, apólices de seguro, folhetos, correspondência, memorando e outros.
Os documentos de valor permanente exigem um cuidado especial, limpezas e os
procedimentos para a recuperação de documentos deteriorados deveriam passar por um
especialista em restauração.
Ritta á umas dicas de preventivas de conservação,
a) manter limpas e arejadas as salas e estantes de armazenamento; b) desinfetar periodicamente contra insetos e roedores; c) controlar umidade e temperatura(20 a 40% e 15 a 22ºc); d) usar lâmpada fluorescente 20 ou 40 watts; e) não superlotar os arquivos; f) dar preferência, nos arquivos permanentes, a estantes de aço (metálicas, caixas
de papelão timbó, metal) e periodicamente manusear os documentos.
30
Diversos fatores ocasionam a deterioração de papéis, entre eles, a poeira, mofo,
umidade, altas e baixas temperaturas, iluminação inadequada e insetos (ALONSO, 2002, p.
169).
A disponibilidade de mecanismos como a microfilmagem para assegurar a eliminação
de documentos (papéis), também preservam as informações pessoais, históricas ou científicas
garantindo a originalidade neles contidos.
2.4 Microfilmagem
Certas empresas estão procurando reduzir o volume de documentos de papel em seus
arquivos, a microfilmagem é um meio para armazenar e preservar a informação, como
também na rapidez no acesso as consultas.
Segundo Grion e Paz (2002, p. 81), “O microfilme é a solução para reduzir a produção
de documentos e, conseqüentemente, eu arquivamento e sua conservação. Trata-se de uma
reprodução fotográfica de tamanho reduzido, chegando a 95% do tamanho original”.
De acordo com Alonso (2002, p. 174), um sistema de microfilmagem compreende
cinco importantes fases,
• Processo de organização e recuperação do documento na forma
convencional (papel); • O processamento dos filmes (forma de revelação); • O controle de qualidade do material produzido e, • Sua utilização em leitores de microfilme para recuperação da informação.
Algumas instituições não possuem estrutura técnica, necessária para realizar a
microfilmagem, enfim, para utilizar-se desse recurso, para que o volume de acervo
documental em papel diminua, têm que contratar empresas especializadas neste serviço.
Para Medeiros e Hernandes (1999, p.153), a microfilmagem tem algumas vantagens,
mas somente para o arquivo permanente,
Economia: os ganhos em espaço, peso e tamanho doa arquivos chegam de 80% em muitos casos. Redução do volume: é muito grande a redução do volume de papéis e documentos, o que proporciona economia de tempo e mão-de-obra. Segurança: os microfilmes protegem e conservam os documentos vitais da empresa ou órgão público, dos riscos de eventos, como incêndio, inundação ou furto, pois, além de representarem cópias adicionais desses documentos, são facilmente guardados em cofres especiais.
31
Durabilidade: o microfilme reveste-se de grande durabilidade, atingindo até 150 anos. Reprodução: a microfilmagem oferece condições de reprodução ilimitada, além de fidelidade, exatidão perfeita dos documentos reproduzidos. Custo: embora o microfilme possa assustar pelo custo elevado, é preciso leva em consideração a economia que proporciona com a redução do espaço, de equipamento e de pessoal necessário para a manutenção de arquivos convencionais, especialmente nas grandes empresas. Consulta: a consulta a documentos é imediata e mais fácil, agilizando em muito o serviço.
A utilização da microfilmagem, como foi informado pelos autores, é adequado para
um arquivo de grande porte e bem estruturado para resguardar volumes de documentos,
portanto, os equipamentos e acessórios devem estar disponíveis para que o arquivo esteja de
acordo com a Legislação Brasileira de Arquivos.
2.5 Equipamentos e Acessórios
Quando um arquivo permanente recebe os documentos que são encaminhados de
outros arquivos (corrente e o intermediário), os arquivistas passam a ter a responsabilidade de
garantir a conservação física dos documentos, portanto a estrutura do prédio que abrigará todo
o acervo documental deveria ter iluminação, climatização, mobiliários, materiais e
equipamentos adequados para a proteção do ambiente.
Para Machado e Camargo, o prédio que abriga um arquivo deverá ter algumas
características importantes,
§ Portas e divisórias tipo corta-fogo; § bombas de sucção( para prevenir danos por eventuais inundações); § piso de material resistente ao fogo; § aparelhagem de climatização, pelo menos nos depósitos de documentos; § elevador com capacidade para transportar grandes volumes de documentos
(carga útil de 500kg, no mínimo, e cabide de cerca de 1,50X1,50m); § extintores de incêndio; § desumidificadores; § computadores e impressoras.
Durante a organização o funcionário que está responsável pelo arquivamento deverá
considerar a qualidade e quantidade dos documentos, a fim de depositá-los em um móvel e
local adequado, para que não haja perda da documentação.
Em qualquer móvel pode se guardar documentos. O importante é saber o que vai ser
arquivado (VIEIRA, 2001, p.83).
32
Conhecer os materiais que são indicados para a conservação de documentos de papel é
de extrema importância para o arquivista, pois diversas vezes por desconhecimento, muita
documentação acaba se danificando durante o armazenamento.
Ritta (1999, p.88), indica alguns materiais que são aconselháveis para o arquivamento
dos documentos,
§ couro;
§ papel plástico (percalux);
§ tecido;
§ papelão timbó ou cinza;
§ cola plástica com inseticida;
§ grude vegetal com desinfetante e inseticida;
§ cola a base de metilan;
§ barbante de ráfia;
§ estante de metal;
§ clips plástico.
Outra Tecnologia disponível que otimiza o processo de produção de documentos, é um
software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED), facilita a localização, à
armazenagem e a recuperação das informações.
2.6 Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED)
A manipulação dos arquivos por todos os colaboradores da empresa, a cada dia torna-
se indispensável para o andamento das atividades entre os setores administrativos. A
disponibilidade do acesso aos dados, está sendo aplicada por softwares específicos de
gerenciamento eletrônico de documentos (GED).
O armazenamento das informações de forma eletrônica ajuda não só na diminuição do
acúmulo de papéis, como facilita as consultas e pesquisas com mais rapidez.
Para Koch (1998, apud ALONSO, 2002, p.1),“o GED é o somatório de todas as
tecnologias e produtos que visam a gerenciar informações de forma eletrônica”.
Todos os colaboradores da uma empresa podem utilizar as informações contidas no
GED ao mesmo tempo, mas o software, o hardware devem ser adequados para a instituição,
mantendo a autenticidade dos documentos acessíveis ao pessoal.
33
Segundo Alonso (2002, p.172), “GED viabiliza o armazenamento, a segurança,
confiabilidade, compartilhamento e agilidade aos processos na utilização de documentos,
facilitando e economizando tempo e espaço físico nas organizações”
A difusão de novos conhecimentos, juntamente com o interesse das empresas a
adquirirem as ferramentas para armazenar documentos de forma digital para agilizar
distribuição das informações de forma eficiente.
As informações podem estar em diversas formas de acordo com Koch (1998, apud
ALONSO, 2002, p.172):
a) VOZ – As informações e conhecimentos gerados de forma oral. Cada vez mais informações e conhecimentos orais estão deixando o caráter informal e assumindo importância no mundo dos negócios.
b) TEXTO- Informações e conhecimentos normalmente mais formais. Vão de cartas a contratos, planilhas, manuais, livros, dentre outros.
c) IMAGEM- Informações e conhecimentos que não podem ser representados nas formas anteriores (mapas, fotografias, assinaturas).
Dessa forma, facilitará a transmissão, a produção e conservação das fontes de
informação, poderão ser utilizadas na administração um de arquivo e na elaboração de
instrumentos para a consulta dos dados de forma eletrônica.
De acordo com Rondinelli (2002, p.64), documentos arquivados eletronicamente
podem ser apresentados em,
Forma: links, nome do originador (e-mail), assinatura digital, certificado da assinatura e outros. Anotações: data, hora e local da transmissão, indicação de anexos. Contexto: contexto tecnológico (hardware e software).
O planejamento, a organização e execução dos materiais que são disponíveis para a
consulta são importantes para obter os conhecimentos desejados através do processo de
arquivamento.
Angeloni (2002, p.198) afirma que “o GED visa gerenciar o ciclo de vida das
informações e dos conhecimentos desde sua criação até seu arquivamento”.
Assim, a implantação de gerenciamento eletrônico de documentos em uma empresa,
deverá ter a colaboração de toda instância administrativa para que o fluxo documental seja
incorporado ao sistema de maneira correta.
34
Os mecanismos disponibilizados para a busca e aproveitamentos de todos os dados
documentais devem ser levados em conta suas características, de forma que os usuários do
sistema possam utilizá-los com segurança.
Para um bom recolhimento dos dados o profissional que estiver implantando o sistema
GED, deverá levar em conta algumas sugestões de acordo com Bellotto (2004, p.144),
• Ele se faça segundo procedimentos simples, sem operações dificultosas e complexas;
• Assegure fácil localização e recuperação das informações; • Permita a elaboração posterior de instrumentos de pesquisa; • Salvaguarde todas as possibilidades de compreensão, conservação a
situação primitiva dentro dos conjuntos orgânicos.
Portanto, o GED poderá ajudar nas etapas do ciclo de vida dos documentos,
auxiliando nas atividades realizadas na empresa e na busca das informações através da
tecnologia, disponibilizando novos mecanismos para a gestão de informação.
35
3 METODOLOGIA
A pesquisa objetiva mostrar a contribuição do profissional de secretariado na
introdução de um planejamento e auxílio para gerenciar a documentação recebida e o seu
armazenamento em um arquivo.
Diante disso, durante o trabalho delimitou-se a pesquisa qualitativa com observação do
ambiente, dos documentos e entrevista formal somente com as funcionárias do Arquivo
Permanente Central.
3.1 Caracterização da Pesquisa
Conforme Oliveira (1999, p.117), “a pesquisa tem por objetivo estabelecer uma série
de compreensões no sentido de descobrir respostas para as indagações e questões que existem
em todos os ramos do conhecimento humano, envolvendo o mundo social, vegetal, animal
[...]”.
Já para Andrade (1999, p.103), a definição de pesquisa “é o conjunto de
procedimentos sistemáticos, baseado no raciocínio lógico, que tem por objetivo encontrar
soluções para problemas propostos, mediante a utilização de métodos científicos”.
Em uma pesquisa, é interessante verificar os aspectos quanto a sua classificação, para
melhor análise do tema proposto, ela pode ser qualitativa ou quantitativa.
Neste trabalho, aplicou-se a pesquisa de caráter qualitativa, pois procurou-se melhorar
a organização do arquivamento dos documentos e a agilidade da consulta pelos funcionários
do Arquivo Permanente da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia. Neste
tipo de pesquisa se fez necessária a compreensão detalhada das características do objeto de
estudo e não buscou enumerar dado estatístico para análise dos dados, uma vez que a
população era pequena.
De acordo com Oliveira (1999, p.116), há diferença de abordagens nas pesquisas entre
a quantitativa e a qualitativa,
com relação ao emprego do método ou abordagem qualitativa esta difere do quantitativo pelo fato de não empregar dados estatísticos como centro do processo de análise de um problema. A diferença está no fato de método qualitativo não tem a pretensão de numerar ou medir unidades ou categorias homogêneas.
36
Existem vários tipos de pesquisa para se obter os dados necessários para o
desenvolvimento do trabalho. Entre elas a pesquisa bibliográfica, pois é feita com consulta de
documentos sobre um determinado assunto (OLIVEIRA, 1999).
Como o Arquivo Permanente possui uma diversidade de documentos, a investigação
do acervo foi importante, para que a pesquisadora pudesse conhecer a realidade arquivística
da Organização.
Em registros públicos, tais como, de nascimento, polícia, tribunais, governo, entre
outros, a aplicação da pesquisa documental se faz necessária, porque documento é boa fonte
de dados (RAUEN, 2002).
3.2 População e Amostra
De acordo com Oliveira (1999), “o universo ou população de uma pesquisa depende
do assunto a ser investigado, e amostra ou parcela do universo, que realmente será submetida
à verificação, é obtida ou determinada por uma técnica específica de amostragem”.
A pesquisa foi feita diretamente com o Arquivo Permanente, não se utilizou outros
setores da Secretaria da Educação, Ciência e Tecnologia (SED), portanto a população foi
composta pelas duas funcionárias que trabalhavam no Arquivo. Não foi feita uma seleção de
amostragem, pois, ao longo da pesquisa, a quantidade de pessoas que prestavam serviço no
setor diminuiu, ficando apenas duas servidoras públicas, e a pesquisadora, que permanecia
durante um período por semana, pois trabalhava ao lado, no Almoxarifado Central da SED.
A técnica da pesquisa baseou-se na observação de documentação e entrevistas diretas,
sendo que o pesquisador é não participante e limita-se à observação dos fatos (ANDRADE,
1999).
3.3 Coleta de Dados
Para a coleta de dados, foram aplicados os seguintes instrumentos: a observação, o
registro de imagem a partir de fotografias de todo o ambiente do arquivo, a entrevista gravada
em fita cassete e o levantamento documental para investigar o procedimento no recebimento
da documentação para o arquivamento permanente, como também, a forma que as
37
funcionárias manuseavam e armazenavam os documentos de acordo com as normas
arquivísticas.
Como a transferência do acervo documental para o Arquivo Permanente deu-se no
segundo semestre de 2003, e como as servidoras ainda não tinham feito um levantamento do
material que receberam, portanto a exploração foi importante para o pesquisador.
Para organizar os registros do Arquivo, se fez necessário aplicar uma pesquisa
documental, que de acordo com Bellotto (2004, p.27),
dada a característica que assume a necessidade de se conhecer intrínseca e extrinsecamente a unidade documental (suporte e informação) dos arquivos, justamente para que ela não seja confundida com outras estruturas e formas documentais
O levantamento documental iniciou no dia 08/08/05 e finalizado no dia 22/05/06, pois
era farta a documentação contida nas caixas de arquivo que foram encaminhadas para o setor,
Forster (1994 apud ROESCH 1999, p.166) “argumenta que os documentos têm um valor em
si mesmo representam sistemas e estruturas da organização. Sua análise permite o
entendimento das situações [...]”
Dessa forma, conhecer a documentação que está arquivada, era uma fonte para o
fornecimento de informações, além disso, entender como o documento foi criado e tempo de
circulação dentro da Organização, pois sendo um arquivo com documentos provenientes de
várias partes do Estado, dados neles contidos poderiam fazer parte de documentos históricos.
Uma das fontes de dados mais utilizadas em trabalhos de pesquisa é constituída por
documentos como: relatórios, documentos legais, entre outros, normalmente, tais fontes são
utilizados para complementar entrevistas e outros métodos de coleta de dados (ROESCH,
1999).
Os documentos são instrumentos para a referência na seleção, avaliação, conservação
das informações para um arquivo.
Segundo Roesch (1999, p.158), “entrevistas, observação e uso de diários são as
técnicas mais utilizadas na pesquisa de caráter qualitativo”.
Algumas situações da rotina do arquivamento poderia ser observada com mais
profundidade, comparando com os conhecimentos adquiridos durante sua formação.
Richardson (1999, p.260) relata que durante a observação não participante, o
pesquisador poderá seguir um roteiro para obter informações sobre o objeto de estudo.
38
Observação não participante, o investigador não toma parte nos conhecimentos objeto de estudo como se fosse membro grupo observado, mas apenas atua como espectador atento. Baseado nos objetivos da pesquisa, e por meio de seu roteiro de observação, ele procura ver e registrar o máximo de ocorrências que interessa ao seu trabalho.
Depois das observações feitas seguindo o roteiro de observação (Apêndice A), foram
aplicadas entrevistas previamente agendadas para o dia 25/04/06 e gravadas formalmente para
que a pesquisadora conseguisse os dados necessários para a pesquisa.
Para Gil (1994, p.195), entrevista é o encontro entre duas pessoas a fim de que uma
delas obtenha informações a respeito de um determinado assunto. Sendo que, a entrevista
transcrita (Apêndice C) era a mais adequada para o objeto de estudo, pois o tempo de
convivência da população no ambiente era diferenciado, visto que, uma delas estava no local
apenas um ano.
3.4 Análise dos Dados
De acordo com Barros e Lehfeld (1990), “tendo em mãos os dados coletados o
pesquisador sabe que deverá agora, nesta fase, colocar toda sua atenção para organização,
leitura, análise e interpretação de dados”.
A gravação em fitas cassetes das entrevistas feitas foram transcritas na íntegra e
encontram-se nos (Apêndices D e E). Com este instrumento, buscou-se enumerar os pontos
fortes e fracos do sistema de arquivamento, como também a melhoria para a gestão de
arquivos e documentos, ou seja, utilizar instrumentos adequados visando a um melhor
desenvolvimento na rotina da organização do Arquivo.
Foi constatado que há diversidade de documentos armazenados, tanto no tipo, quanto
na idade, portanto, foi aplicada a análise de conteúdo.
Para Rauen (2002, p. 200), o primeiro passo é a organização dessa documentação,
normalmente realizada durante a própria pesquisa, a análise de conteúdo se dá quando
estamos diante de dados proveniente de várias espécies de documentação.
Para um Órgão como a Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia, a
implantação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), ajudaria na transmissão da
informação de forma rápida, como também na organização, no planejamento, na eliminação
39
de duplicidade de documentos, ou seja, acompanhamento de todo o detalhe na rotina dos
arquivos (corrente, intermediário e permanente).
40
4. APRESENTAÇÃO E ANÁLISE DE RESULTADOS
Será apresentada, a seguir, a caracterização da empresa, como a estrutura que cerca o
Arquivo Central Permanente, como também a descrição do processo de recebimento dos
documentos até seu arquivamento final, ou seja, quais os cuidados na hora de separar,
identificar e armazenar toda a documentação.
4.1 Caracterização da Instituição
A Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia de Santa Catarina é órgão
responsável pela administração e orientação do ensino público no Estado e essa
responsabilidade ela compartilha na forma de legislação em vigor, com o Conselho Estadual
de Educação.
Em 1956, é sancionada a Lei nº 1463 que cria a Secretaria de Educação e Cultura,
com mais autonomia e liberdade para administrar e orientar o ensino público. É extinto o
Departamento de Educação e em seu lugar surgem quatro diretorias que passam a constituir a
estrutura da nova secretaria, quais sejam, da alimentação, de estudos e planejamento, de
ensino e da cultura. Diretamente subordinados ao secretário do Estado estão as delegacias de
ensino de várias regiões com objetivo de administrar, orientar e fiscalizar diretamente o
ensino (SOUZA, 1975. p. 3).
Com a reestruturação na estrutura técnica e administrativa estabelecidas por Lei e por
Decretos, a denominação Secretaria de Educação e Cultura permaneceu até 1970, quando
passou a ser chamada de Secretaria de Estado da Educação Cultura e Desporto.
No ano de 2003, o governo vigente institui através do legislativo a configuração de
Secretaria de Estado da Educação Cultura e Desporto para Secretaria de Estado da Educação e
Inovação, o que inclui na nova estrutura administrativa com 29 Coordenadorias Regionais de
Educação.
De acordo com a Lei Complementar n.º 284, divulgada no Diário Oficial do Estado
(DOE) n.º 17.587 (2005, p.4), que trata da reforma administrativa do ano de 2005, houve
descentralização Administração pública estabelecido pelo Governo, a Secretaria de Estado da
41
Educação e Inovação (SED), passou a chamar-se Secretaria de Estado da Educação, Ciência e
Tecnologia (SED).
Como as instituições do Governo abrangem diversas as atividades na área
administrativa, jurídica entre outras, não se pode eliminar os documentos oficiais ou públicos
a não ser que estejam previstas na Tabela de temporalidade do Órgão, determinadas pela
Comissão de Avaliação de Documentos, portanto, o Secretário de Estado da Administração
(SEA), através de um Decreto n. 4.391/94 de 14 de dezembro de 1994, que institui o Sistema
Integrado de Documentos, de acordo com o Artigo 6º. A criação de Comissão de Avaliação
Documental,
Instituir junto aos Órgãos Secundários, com supervisão do Departamento Estadual de Arquivo Público, Comissões Setoriais de Avaliação para promover e acompanhar o processo de avaliação dos documentos, bem como normatizar a produção, Trâmite e arquivamento nos arquivos setoriais e grais, com o objetivo de racionalizar e controlar a produção de documentos normalizando o fluxo documental.
Como um dos objetivos em cumprir a resolução do Secretário de Governo, foi
construído o Arquivo Central Permanente da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e
Tecnologia (SED), que está localizado na Rua São Cristóvão, s/nº no bairro Capoeiras, na
cidade de Florianópolis, objeto desse estudo, trata-se de uma área coberta e fechada divida em
dois pavimentos, na parte de cima estão localizadas as prateleiras com as caixas de arquivo
com os documentos enviados pela Secretaria, atualmente são 2 funcionárias que trabalham no
setor.
4.1.1 Gerência de Armazenagem
A Gerência de Armazenagem (Almoxarifado Central da Educação) abrange uma vasta rede
de atividades que vão desde a programação, aquisição, armazenamento, distribuição de materiais,
para a Secretaria e toda a rede pública escolar ao Estado de Santa Catarina.
Será descrita a seguir a ação executada pelos funcionários dos setores da Gerência, todas as
atividades do escritório estão interligadas, como também a do Arquivo Permanente.
• Gerente, ele administra todas as tarefas executadas pela Gerência, planeja as
necessidades da aquisição de: equipamentos, materiais de consumo, didático e
escritório para a rede escolar, SED e GEREIS (Gerência Regional de Educação),
42
especificação dos materiais, parecer técnico das licitações, formado em administração
pública;
• Programação e execução, de documentos para a rede escolar, SED e GEREIS,
trabalha 1 funcionário- estudante de Secretariado;
• O setor de carga e descarga, atualmente trabalha com os 5 funcionários, formação
no ensino fundamental e médio. Os serviços que são realizados são: separação e
conferencia de mercadorias de acordo com a documentação, para em seguida serem
carregados para o destinatário;
• Setor de entradas das notas fiscais, recebimento de mercadorias e conferência de
acordo com as notas fiscais, codificação dos materiais e posteriormente lançamento de
nota fiscal no sistema, trabalha com 1 funcionário – formado em Estudos Sociais,
também são contabilizadas as notas fiscais de materiais recebidos em outras unidades
da Secretaria, temos 1 funcionário- formado em Pedagogia Gestão Escolar e 1
bolsista- em curso do ensino médio;
• Setor oficina, recuperação de conjunto de cadeira e carteira, armários e mesas, sendo
que, a mão de obra é terceirizada (licitação), são 5 funcionários;
• Setor de arquivo permanente, documentos arquivados de toda a SED, são 2
funcionárias – 1 formada em Educação Física e a outra em Pedagogia;
• Setor de segurança, temos sistema de guarda, com plantão de 24 horas com 1 pessoas
por turno.
4.1.2 Organograma
De acordo com Araújo (2001, p.131), organograma é um gráfico representativo da
estrutura formal da organização em dado momento.
Tendo em vista que a Gerência de Armazenagem não possui um organograma oficial,
em virtude disso, o Gerente de Armazenagem da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e
Tecnologia desenvolveu o organograma a seguir para verificar a estrutura organizacional de
toda a gerência, onde funciona Almoxarifado e o Arquivo permanente Central.
43
ORGANOGRAMA DA GERÊNCIA DE ARMAZENAGEM
Figura 1 Organograma
Fonte: Baltazar, 2005.
4.2 Descrição do Atual Sistema de Arquivamento do Arquivo Permanente Central
Para a coleta de dados foi utilizado um roteiro de observação (Apêndice A) que
iniciou no mês agosto de 2005 e foi até o início do mês de junho de 2006, como
também, o levantamento documental, registro em fotografia, entrevista gravada nos
quais se procurou verificar qual a origem, como é recebido e quais os cuidados que as
funcionárias do Arquivo tomam para o arquivamento permanente de toda a
documentação encaminhada pelas Diretorias e Gerencias, supervisões da SED.
O prédio do Arquivo Permanente tem um total de 500m², é dividido em duas
partes, a parte superior com 250m², onde fica somente as estantes com os documentos
arquivados e na parte de baixo 250m², mais estantes com algumas caixas armazenadas e
a sala das duas funcionárias em um escritório equipado com um microcomputador sem
impressora, mas em rede com o CIASC e com setor ao lado o Almoxarifado Central.
GERENTE
Programação e execução de documentos
Carga e descarga Serviços
gerais
Entrega de notas no
almoxarifado
Arquivo
Permanente
Oficina
Segurança e
copa
44
A Secretaria de Estado da Educação, Ciência e Tecnologia (SED), está dividida
em: Gabinete do Secretário com 11 assessorias, 7 Diretorias com 4 assessorias e 23
Gerências e em 30 municípios do Estado estão as Gerências Regionais de Educação,
estes setores produzem uma grande quantidade de documentação durante cada ano de
atividade, toda a produção documental está arquivado nos arquivos correntes,
intermediários e o permanente.
Os setores da SED encaminhavam os documentos para o arquivamento
permanente, através da Gerência de Apoio Operacional. Mas, com o propósito de
economizar tempo e pessoal, na maioria das vezes, o gerente designava que
carregadores levassem a documentação de um ou mais setores juntos, por conseqüência,
as caixas acabavam sendo misturadas no transporte, como também, na entrega, pois
eram colocados de qualquer jeito na entrada do Arquivo.
Os servidores que arquivavam a documentação na SED, não relacionavam quais
os tipos de documentos que estavam nas caixas, ou seja, não faziam um protocolo
descrevendo o que constava nos papéis, e quanto tempo estes deveriam permanecer
armazenados no Arquivo Permanente Central.
Desde do início da implantação no segundo semestre de 2003 do Arquivo e até o
mês de junho de 2006, a maioria da documentação que chegava da SED, estavam em
caixas de papelão de arquivo “morto”, outras em pacotes, envelopes e sacos plásticos.
As funcionárias do Arquivo não faziam uma seleção do material que recebiam, somente
trocavam as caixas que estavam danificadas, e o restante era arquivado como chegava.
Elas tinham dificuldades para levar os documentos para o 2º piso, pois subiam dois
lances de escada, e as caixas muitas vezes eram pesadas, ambas faziam diversas
viagens, para arquivarem nas prateleiras que não tinham uma divisão por letras ou
números para uma melhor identificação, somente era separadas por Diretorias e
Gerencias.
Alguns dos setores da SEDE, às vezes pedem pesquisa de documentos que não
enviaram para o arquivamento, faltava um controle para esse recebimento.
A partir do roteiro de observação (Apêndice A), foram coletadas 18 (dezoito)
fotos do Arquivo Central Permanente da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e
Tecnologia (SED). Nos quais as fotos demonstram de que forma chegavam e como
estavam armazenadas as documentações.
45
Figura 2 Fachada do Arquivo Permanente Central
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
A figura 2 apresenta a estrutura do prédio do Arquivo Permanente, pode-se
verificar que é uma construção nova. São dois pisos, onde no primeiro estão algumas
prateleiras com algumas caixas de arquivo e a sala dos funcionários, no piso superior
foram construídas 8 prateleiras, que guardam mais caixas com os documentos.
Figura 3 Vista da entrada do primeiro piso do Arquivo.
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
A figura 3 mostra as caixas quando chegam da SED para o arquivamento, os
funcionários que levam o material e depositam na entrada, dificultando a movimentação
das funcionárias e a seleção das caixas para serem guardadas.
46
Figura 4 Caixas para o arquivamento permanente.
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
Na figura 4 os documentos das caixas que estão danificadas, serão colocados em
novas e armazenados nas prateleiras, estas são divididas por Diretorias e Gerencias. De
acordo com Vieira (2001, p.27), “quanto mais adiada a avaliação, mais complicada a
situação do arquivo”.
Figura 5 Caixas com documentos das escolas extintas de todo o Estado.
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
Na figura 5 observa-se um exemplo de como chegam às caixas com a
documentação e identificadas, estas estão com documentos de alunos de escolas
(públicas ou privadas) que foram extintas.
47
Figura 6 Prateleiras no piso térreo do Arquivo
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
Pode-se verificar na figura 6 o total 4 fileiras de prateleira. As caixas com
alguns documentos que já foram microfilmados, estes estavam aguardando a análise da
Comissão de Avaliação documental para possível descarte.
Figura 7 Sala dos funcionários
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
Na figura 7 a parte de fora da sala dos funcionários, atualmente estão
trabalhando no local 2 funcionárias.
48
Figura 8 Interior da sala dos funcionários
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
A figura 8 mostra o interior da sala que as funcionárias ocupam diariamente,
verificou-se quais os equipamentos que estavam disponíveis para o desenvolvimento
dos trabalhos.
Figura 9 Primeiro lance da escada
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
A figura 9 é o primeiro lance de escada com dez degraus. A escada está
localizada ao da sala das funcionárias, pode ser observado a dificuldade de ambas para
levar as caixas para o piso superior, pois não havia elevador de carga.
49
Figura 10 Segundo lance da escada
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
A figura 10 é segundo lance da escada que vai para o piso superior onde estão às
prateleiras com os documentos já arquivados, são no total de 9 degraus.
Figura 11 Primeira fileira de prateleiras no piso superior
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
A figura 11 é o piso superior onde ficam os documentos arquivados, estas são as
primeiras prateleiras, nas quais não havia placas de identificação.
50
Figura 12 Piso superior, caixas em cima da mesa a serem guardadas
Fonte primária elaborada pela estagiária, 2005.
A figura 12 mostra as caixas que estão em cima da mesa, serão guardadas em
alguma das fileiras de prateleira, pode-se perceber que há irregularidade na identificação
das caixas, não seguindo a legislação do Estado.
Figura 13 Visão geral das prateleiras do piso superior
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
A figura 13 mostra as caixas que foram guardadas, a identificação destas não
são muitos legíveis, deveriam estar de acordo com o modelo (Anexo1).
51
Figura 14 Visão geral de prateleiras do piso superior
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
A figura 14 mostra uma visão ampla das prateleiras que ficam no canto esquerdo
da entrada do piso superior, ainda não foram arquivadas nenhuma documentação.
Figura 15 Documentos enviados para o arquivamento
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
A figura 15 mostra conforme foi descrito anteriormente, os documentos que
chegam em pacotes e são arquivados, sem nenhuma análise, estavam sujeito à perda e
deterioração devido à falta de cuidados técnicos.
52
Figura 16 Livros atas arquivados
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
A figura 16 são livros atas usados durantes alguns anos na SED, o arquivamento
deles não teve nenhum critério de seleção, e a identificação não está muito visível.
Muitas vezes dificulta a consulta do material.
Figura 17 Documentos já arquivados
Fonte: primária elaborada pela estagiária, 2005.
A figura 17 percebe-se que a identificação das caixas não é muito legível, com
cores fracas, isso ocasionou, porque foram escritas com pincel atômico ou com tinta de
impressora colorida nas cores vermelha e rosa.
53
Figura 18 Forma como de identificação das caixas.
Fonte primária elaborada pela estagiária, 2005.
Pode-se constatar na figura 18, que alguns documentos estão amontoados nas
caixas e a identificação delas está ficando inelegível, como também, percebe-se que a
documentação é de mais de 30 anos. São os processo de aposentadoria dos funcionários
da Educação.
54
4.3 Pontos Fortes e Fracos do Atual Sistema de Arquivamento.
A SED encontra dificuldades para o gerenciamento do volume de documentos
que circulam durante suas atividades diárias, achar uma forma que possibilite melhorar
o processo de criação do documento e seu armazenamento, para que se evite o acúmulo
de papéis desnecessários no arquivo permanente.
Através da pesquisa teórica, da observação, do levantamento documental e da
análise da entrevista, permitiram identificar algumas potencialidades e fatos que
comprometem o andamento das atividades no setor de Arquivo Permanente.
Para Bernardes (1988, p. 21), é importante registrar que documentos de acordo
com sua idade: administrativo, legal, fiscal, técnico, histórico, deverão ser reproduzidos
em outros suportes (microfilmagem, digitalização, etc.).
Alguns procedimentos de encaminhamento das documentações para o
arquivamento, não passam por qualquer tipo de processo de protocolo ou de
catalogação, em virtude disso, as funcionárias têm problemas com a demora em fazer
uma pesquisa, como também alguns papéis de grande importância para a instituição
acabam sendo esquecidos dentro de caixas de papelão.
De acordo com Vieira (2001, p.8), a falta de pessoal qualificado para executar as
funções em um arquivo, pode causar prejuízo para a instituição.
O descaso reinante no arquivo tem prejudicado muitas pessoas. Um dos maiores descasos que se pode constatar nas empresas públicas e privadas é a designação de pessoal para trabalhar em um arquivo, sempre pessoal de menor qualificação e sem nenhum preparo para o serviço. Em decorrência disto se dão problemas como: falta de terminologia própria e falta de avaliação documental.
Para um bom desenvolvimento na gestão de documentos, verificou-se os pontos
fortes e fracos no sistema de arquivamento, com o propósito de facilitar a rotina do
Arquivo.
Visto que, a SED não possui qualquer tipo de software de gerenciamento
eletrônico de documentos que ajude a gerenciar e guardar todo o volume de documentos
que é produzido e transitam pela instituição em cada ano.
55
4.3.1 Apresentação e Análise da Entrevista
Será descrita aqui, a análise da entrevista aplicada com as duas servidoras que
trabalham no setor de Arquivo Permanente da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e
Tecnologia (SED), no dia 25 de abril de 2006, visando identificar de que forma é feito o
recebimento, a organização, a manutenção, e se é utilizada alguma técnica de arquivística e
quais as dificuldades que elas encontram para o arquivamento dos documentos.
Através do roteiro de entrevista (Apêndice C), o primeiro questionamento foi saber
qual a área de formação acadêmica das servidoras. A entrevistada B, que está no setor desde o
início de 2004 é formada em educação física e relatou que por ter exercido funções na parte
administrativa no prédio da SED durante alguns anos, conhece quais os tipos de
documentação são produzidos e que circulam no Órgão, este conhecimento, facilitou a
entrevistada na hora de guardar as caixas de arquivo nas estantes. A outra funcionária vai
fazer 1 (um) ano que está no setor, é formada em pedagogia, trabalhava anteriormente em
uma escola, portanto, não sabia identificar quais documentos estava recebendo. Nenhuma das
duas fez curso ou tiveram orientação sobre técnicas de arquivamento.
As servidoras relataram sobre o envio da documentação para o Arquivo, geralmente
chegam sem um protocolo, dentro de caixas, em pacotes amarrados, “bagunçados”, ou seja,
não seguem um padrão de identificação em ordem para o recebimento e armazenamento,
muitas vezes os setores da SED (Diretorias, Gerências, supervisão) encaminham seus
materiais no mesmo dia, fazendo com que se misturem no transporte e acumulem na entrada
do Arquivo, dificultando o trabalho das duas funcionárias, pois como disse uma delas,
algumas vezes chegam de 200 (duzentas) a 300 (trezentas) caixas com documentos.
De acordo com o que foi mencionado pela funcionária, a entrevistada B, existe uma
Comissão para Avaliação de Documentos, mas em nenhum momento, um dos membros
participantes desta, esteve no Arquivo para orientá-las em relação a descarte de documentos
que não precisam estar mais guardados como: comunicação interna, ofícios, diários oficiais e
documentos que já foram microfilmados, entre outros, pois que estavam ocupando espaço
desnecessariamente. No ano de 2006 foi criada outra comissão com cinco novos membros,
entre eles esta servidora do Arquivo, uma pessoa do setor de planejamento, uma do jurídico,
uma do arquivo intermediário e a outra ela não lembra, mas todos são funcionários da SED.
De acordo com Vieira (2001 p.14) a comissão de avaliação surge como uma solução
na destinação dos documentos para o arquivo.
56
Para fazer um arquivo ( mudar, reformar ou organizar) é necessário acima de tudo: Conhecer a instituição; conhecer o organograma; conhecer; conhecer o pessoal; conhecer a história; conhecer os arquivos correntes e intermediários; conhecer a legislação; conhecer bem a instituição.
O profissional responsável pelo arquivamento, precisa ter cuidado com os documentos
durante sua transferência e guardá-los de forma segura, para que as informações estejam
disponíveis quando solicitadas.
4.3.2 Pontos Fortes
Um arquivo bem organizado oferece grandes vantagens, tais como, economia de
tempo, redução do volume de papéis não mais necessários para a empresa, eficiência na
manutenção do ambiente de trabalho.
Desde o início da pesquisa, com a observação e análise das entrevistas, pode-se
constatar na visão das funcionárias fatos que contribuem para um bom andamento da rotina
no setor de Arquivo Permanente.
• A conscientização e interesse das funcionárias para melhorar o
processo de arquivamento;
• As prateleiras divididas em setores (Diretorias e Gerências) facilita a
pesquisa;
• Espaço físico do arquivo, que pode ser verificado nas figuras
4.3.3 Pontos Fracos
O Arquivo Permanente constitue diversas espécies documentais que pode ser fonte de
pesquisa, pois é depositário de fontes de informações produzidas durante a trajetória da SED,
registros que fazem parte da memória da instituição estão guardados sem verificação
adequada.
Beltrão e Passos (1991, p.161) relatam que a classificação, codificação do material a
ser arquivado deve passar por um processo de seleção.
57
A seleção é uma importante tarefa, pois dela depende a qualidade do acervo documental de uma instituição. Como sabemos, a manutenção de um arquivo é dispendiosa e ocupa considerável espaço físico; portanto, o trabalho de seleção é fundamental, porque não se pode deixar de arquivar o que é útil e necessário, e também não se pode sobrecarregar o arquivo de documentos desnecessários e papéis velhos.
Alguns fatores podem comprometer a gestão de arquivamento, durante a pesquisa
foram identificadas algumas vulnerabilidades no Arquivo.
• Falta um controle de recebimento, empréstimo de documentos;
• Alguns setores da SED não identificam com clareza as caixas com os
documentos, como foram apresentadas nas figuras (5 e17);
• Documentos arquivados sem uma verificação adequada como:
(duplicidade, jornais, revistas).
• Falta de equipamentos necessários para um bom andamento na rotina de
um arquivo, tais como, impressora, scanner, elevador de carga;
• A Comissão para Avaliação Documental, nunca fez uma visita ao Arquivo
Permanente, para fazer um levantamento dos documentos de deveriam ir
para incineração ou para a microfilmagem.
.
Segundo Bernardes (1988, p.11), as medidas que racionalizam a tramitação,
classificação dos documentos na rotina de um arquivo, é a gestão de documentos.
Conjunto de atividades e rotinas que garante o efetivo controle de todos os documentos de qualquer idade, desde sua produção até a sua destinação final (eliminação ou guarda permanente), com vista à racionalização e eficiência administrativas, bem como a preservação do patrimônio documental de interesse histórico–cultural.
Através do levantamento dos pontos fortes e fracos no sistema de arquivamento, pode-
se verificar uma estratégia para a uma melhor gestão de documentos.
58
4.4 Necessidades para uma Gestão de Documentos e Arquivo
Como o Arquivo Permanente contém diversos tipos de documentos, que ainda são
fontes de pesquisa, deveria estar acessível, organizado e bem gerenciado.
Para que estes procedimentos ocorram em harmonia, os funcionários que trabalham
em um arquivo têm que conhecer as atividades que os setores da instituição executam.
As normas estabelecidas pelo Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), referente aos
procedimentos de gestão de arquivo e documentos (Resolução nº1, 1995), sobre a
transferência, recolhimento e eliminação, busca orientar as instituições arquivísticas
brasileiras regulamentando prazos para guarda de documentos da Administração pública.
Como proposta para a aplicação das técnicas secretariais tais como: a aplicação de
tecnologia, como equipamentos, a utilização de um banco de dados simples para a
catalogação e consultas dos documentos, empregar o conhecimento em arquivamento para a
organização, a avaliação e classificação do acervo documental com métodos para arquivar e o
auxílio para a elaboração da tabela de temporalidade, ou seja, definir os prazos de guarda e
descarte, conforme a Legislação vigente, como também, divulgar o formulário de recebimento
de documentos (Anexo B), verificar a necessidade de materiais e mobiliários para que as
atividades das funcionárias se tornem mais fáceis.
Primeiramente, as funcionárias teriam que solicitar a visita da Comissão de Avaliação
Documental da SED, para que esta fizesse o descarte de alguns documentos que estão
repetidos, e que já passaram do prazo de guarda ou que já foram microfilmados.
Como foi verificado durante a observação, que o manuseio dos documentos era
inadequado, como também, a presença de poeira, e alguns insetos, como as traças que causam
processo de destruição na documentação, portanto, estes encontram condições ideais para se
desenvolverem e contribuem para o envelhecimento prematuro dos papéis (PAES, 1997).
De modo que, a aplicar um treinamento para as funcionárias que fosse voltado para a
prática de arquivamento, conservação e manutenção do arquivo, seria necessário, para que
não houvesse perda de documentos.
59
5. CONSIDERAÇÕES FINAIS
O presente trabalho foi elaborado para mostrar que o profissional de secretariado tem a
habilidade para auxiliar na melhoria da rotina das atividades de um arquivo, através das
técnicas secretariais adquiridas durante sua formação acadêmica.
O problema levantado foi à falta de conhecimento arquivíst ico básico das funcionárias
que atuam no Arquivo Permanente da Secretaria de Estado da Educação, Ciência e
Tecnologia, pois sem dúvida nenhuma, de acordo com os autores citados durante a
fundamentação teórica, o primeiro passo para a organização e o armazenamento adequado da
documentação em um arquivo é o conhecimento de quais documentações são produzidas na
instituição, como também, saber quais as atividades são executadas na Organização onde
trabalham.
De acordo com o que foi verificado durante a entrevista, foi separado alguns textos
dos autores citados durante a pesquisa, para que as funcionárias pudessem ler e ter melhor
compreensão dos conceitos sobre arquivo e documentação e relacioná-los com a prática de
suas atividades.
Portanto, com os dados obtidos através da pesquisa teórica, da observação e da análise
da entrevista, pode-se verificar que as servidoras que atuam no Arquivo encontram algumas
dificuldades, como a falta de um treinamento adequado e de alguns equipamentos necessários
para o bom andamento de sua rotina diária.
A reformulação no processo de arquivamento tinha como proposta utilizar as técnicas
secretariais como: avaliação, organização da documentação e do arquivo, através do
levantamento documental e da rotina das atividades exercidas no setor, além disso, empregar
a informática como uma das ferramentas de trabalho para as pesquisas e catalogação dos
documentos, a fim de que as funcionárias passassem a cumprir as normas arquivísticas
Estadual, utilizando um método simples que facilitasse o armazenamento e a recuperação das
informações do acervo documental.
Infelizmente pode-se constatar que algumas pessoas que trabalham no Órgão tratam o
setor de Arquivo Permanente como um depósito das caixas de arquivo “morto” que não são
mais utilizadas no prédio SED. Não sabem qual é o acervo documental que está armazenado
no Arquivo Permanente e a importância que tem para a Instituição.
6.RECOMENDAÇÕES
Aconselha-se que seja informado aos funcionários responsáveis pelos arquivamentos
de documentos nas Diretorias, Gerencias e Supervisões no prédio da SED, sobre a
necessidade de uma padronização de identificação nas caixas de arquivo, como também a
utilização de um sistema de protocolo para o encaminhamento da documentação para o
Arquivo Permanente, de acordo com os (Anexos A e B)
Ainda, sugere-se que a Comissão de Avaliação Documental da Secretaria visite o
Arquivo para fazer um levantamento dos documentos, a fim de elaborar uma tabela de
temporalidade, como também fazer o descarte da documentação desnecessária.
Recomenda-se que seja feito um treinamento básico sobre técnicas de arquivamento,
com base em instrumentos de pesquisa e aplicação de manuais técnicos de acordo com a
legislação Nacional Arquivística, para auxiliarem no processo das atividades que as
servidoras executam.
Para que o acúmulo de papéis sem um tratamento adequado como a preservação e
conservação, não se torne alarmante, ou seja, cause danos ao patrimônio público, como os
possíveis documentos históricos, portanto propõe-se a SED, a contratação de um profissional
em secretariado, um técnico arquivístico ou estagiário em biblioteconomia, como também,
aquisição de alguns materiais e equipamentos, tais como, impressora, desumidificador de ar,
elevador de carga, entre outros, para serem utilizados no Arquivo, com a finalidade de
promover uma maior qualidade dos serviços executados pelas funcionárias.
Por fim, para pesquisas futuras, sugere-se um estudo aprofundado para a aplicação de
um software de gerenciamento eletrônico de documentos (GED) em toda a estrutura da
Secretaria de Estado da Educação Ciência e Tecnologia.
REFERÊNCIAS
ALONSO, Maria Éster Cambréa, A Arte de Assessorar Executivos.São Paulo: Edições Pulsar, 2002. ANDRADE, Maria Margarida de, Introdução à Metodologia do Trabalho Científico. 4ª ed. São Paulo: Editora Atlas, 1999. ANGELONI, Maria Terezinha, Organização do Conhecimento: Infra – Estrutura, Pessoas e Tecnologia: São Paulo, Editora Saraiva, 2002. ARAUJO, Luiz César, Organização Sistemas e Métodos: As Modernas Ferramentas de Gestão Organizacional. Editora Atlas, 2001. ARQUIVO NACONAL, Gestão de Documentos: Conceitos e Procedimentos Básicos. Rio de Janeiro, 1995. BARROS, Aidil Jesus Paes; LEHFELD, Neide Aparecida de Souza. Fundamentos de Metodologia. 9ª ed. Petrópolis, RJ: Vozes, 1990. BELLOTO, Heloisa L, Arquivos Permanentes: Tratamento documental. 2ª ed.Rio de Janeiro,RJ:Editora FGV, 2004. BELTRÃO, Mariúsa; PASSOS Elisabeth de Ibarra. Prática de Secretariado. 2ª ed. São Paulo: Editora Atlas, 1991. BERNARDES, Ieda Pimenta, Como avaliar documentos de arquivo. São Paulo: Arquivo do Estado de São Paulo, 1988. CHIAVENATO, Idalberto, Administração de Empresas. 3ª ed. São Paulo: Makron Books, 1994. ______. Teoria Geral da Administração: Uma Abordagem Contingencial. 5ª ed. São Paulo: Makron Books. 1997. GIL, Antonio Carlos, Métodos e Técnicas de Pesquisa Social. 4 ed. São Paulo: Atlas, 1994. GORBEA, Josefina Q, Sistemas Arquivos e Controle de Documentos. 2ª ed. São Paulo: Atlas, 1979. GRION, Laurinda; PAZ Sebastião, Como ser uma Secretária de Sucesso, São Paulo: Érica, 2002. HAMPTON, David, Administração Contemporânea. 3 ed. São Paulo: Makron Books.1992. HEADY, Ferrel, Administração Pública: uma perspectiva comparada. Rio de Janeiro:Zahar Editores.1970.
62
LAKATOS, Eva Maria; MARCONI, Maria de Andrade, Fundamentos de Metodologia Científica, 3ª ed. São Paulo: Editora Atlas , 1991. LOPES, André Porto A, Como Descrever Documentos de Arquivos, São Paulo: Arquivo do Estado, 2002. MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia. Manual da Secretária: Lei n.º 9.261/96. Código de Ética Profissional. 7ª ed. São Paulo: Atlas, 1999. NATALENSE, M.Liana Castro, Manual Prático Secretária Executiva. São Paulo:IOB, 1995. OLIVEIRA, Silvio Luiz de, Tratado de Metodologia Científica. 2ª ed. São Paulo: Pioneira, 1999. PAES, Marilena Leite, Arquivo Teoria e Prática. 3ª ed. Rio de Janeiro: Editora da Fundação Getúlio Vargas, 1997. RAUEN, Fábio José, Roteiros de Investigação Científica, Tubarão:Editora Unisul, 2002. RICHARDSON, Roberto Jarry, Pesquisa Social, Métodos e Técnicas. 3ª ed. São Paulo: Editora Atlas, 1999. RITTA, Wanda, Manual do Profissional de Secretariado. Porto Alegre: do autor, 1999. ROESCH, Sylvia Maria Azevedo, Projetos de Estágio e de Pesquisa em Administração. 2ª ed. São Paulo: Editora Atlas, 1999. RONDINELLI, Rosely Cury, Gerenciamento Arquivístico de Documentos Eletrônicos. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2002. SANTA CATARINA (Estado), Instrução Normativa-Diretoria de Gestão do Arquivo Público. Florianópolis, 2003. Disponível em: http://www.sea.sc.gov.br/arquivo_público. Acesso em: 12 dezembro 2005. SCHELLENBERG, Theodor R, Documentos Públicos e Privados: arranjo e descrição. 2ª ed. Rio de Janeiro:Editora FGV,1980. SOUZA, Abelardo, A Secretaria da Educação do Estado de Santa Catarina e seus Titulares. Florianópolis, 1975. VIEIRA, Sebastiana, Técnicas de arquivo e controle de documentos. Rio de Janeiro: Editora Temas e Idéias, 2001.
APÊNDICES
Apêndice A- Roteiro de Observação
• Quem trabalha no setor?
• Qual sua qualificação?
• Como são recebidos os documentos para o arquivamento?
• Qual a origem dos documentos?
• Como é o acondicionamento dos documentos (embalagens)?
• Como são feitas a organização e classificação dos documentos?
• Quais os Instrumentos utilizados para identificação dos documentos?
• Qual o estado de conservação da documentação?
• Onde é feito o armazenamento dos documentos?
• Quais os recursos tecnológicos utilizados no Arquivo?
Apêndice B- Carta de Apresentação para Entrevista Prezada senhora,
Esta entrevista tem como o objetivo, coletar dados relevantes: como o recebimento e
armazenamento da documentação no Arquivo Permanente. O intuito é melhorar a rotina das
atividades no setor e adequá-la de acordo com a Legislação do Estado de Santa Catarina.
Sua participação nesta etapa, muito contribuirá para a conclusão do trabalho de
estágio da acadêmica Cinira Dutra do curso de Secretariado Executivo com Ênfase em
Automação de Escritórios, da Universidade do vale do Itajaí, Campus-São José.
Gostaria que fosse agendada a entrevista para o dia 25/04/06 ás 14:00 horas, no prédio
do Arquivo Permanente.
Agradeço, sua colaboração.
Cinira Dutra
Apêndice C- Roteiro para Entrevista
1. Qual a sua qualificação profissional?
2. O que você entende por gestão de arquivamento de documentos?
3. Fale um pouco dos arquivos: correntes, intermediário, permanente?
4. Como é feito o recebimento dos documentos encaminhados pelos setores da SED?
5. Explique quais os cuidados que você toma em relação ao manuseio dos documentos,
quando são arquivados ou consultados?
6. De que forma é feito o arquivamento dos documentos e a eliminação dos que não são
mais necessários para consultas?
7. Quais os prazos (tempo) que os documentos devem ser guardados no setor?
8. Para que foi criada a Comissão para os arquivos, quem são os integrantes e como é
feita a visita no arquivo?
9. Em relação ao ambiente de trabalho você encontra alguma dificuldade?
Apêndice D- Entrevista na Integra da Entrevistada A
1. Qual a sua qualificação profissional?
Eu sou orientadora educacional, formada em pedagogia.
2. O que você entende por gestão de arquivamento de documentos?
Não, eu não sei exatamente o que é, na realidade a gente não teve formação nenhuma para
vir pra cá. Como eu sou do Estado e não tinha nenhum lugar para me colocar, acharam
que aqui deveria ter mais alguém, então me mandaram para cá.
3. Fale um pouco dos arquivos: correntes, intermediário, permanente?
Eu não tenho a mínima idéia, não sei.
4. Como é feito o recebimento dos documentos encaminhados pelos setores da
SED?
Quando a SED manda documentos para cá, raramente assim direitinho, é a gente que
coloca em caixa e etiqueta, mas às vezes mandam tão bagunçado, que a gente arruma do
jeito que a gente acha, nem sabe se está certo, coloca em arquivo e lá na estante.
5. Explique quais os cuidados que você toma em relação ao manuseio dos
documentos, quando são arquivados ou consultados?
A gente procura tirar todos eles do jeito que vieram e colocar dentro das caixas.
6. De que forma é feito o arquivamento dos documentos e a eliminação dos que
não são mais necessários para consultas?
Depois que eles vão para microfilmagem, não sei, é um pessoal que leva daqui, mas acho
que é uns 5 anos, dependo do documento depois é incinerado, não é feito por nós. Mas
desde que eu entrei aqui não foi feito nada disso.
7. Quais os prazos (tempo) que os documentos devem ser guardados no setor?
Pelo que eu sei, tenho um pouco de noção de documento é entre 5 e 10, acho que no
máximo são 10 anos.
8. Para que foi criada a Comissão para os arquivos, quem são os integrantes e
como é feita a visita no arquivo?
Não, eu sei que a minha colega de setor faz parte da comissão, mas aqui, desde do ano
passado que estou trabalhando aqui, não veio ninguém para visitar a gente. Nunca
apareceu ninguém para dizer como é e como. Acho que falta muita coisa, para
importância que é o Arquivo do Estado, deixa muito a desejar, porque tem muito
documento importante.
9. Em relação ao ambiente de trabalho você encontra alguma dificuldade?
Aqui, eu tenho muita dificuldade, quando chega essas caixas da SED, a gente tem que
carregar tudo lá para cima. Levamos de duas em duas caixas, pois temos que subir dois
lances de escada. Realmente isso dificulta bastante, as caixas não são leves e os
documentos pesam, então a gente leva aos poucos, mesmo assim é muito cansativo. Pela
importância dos documentos deveria ter mais cuidado. Às vezes eles pedem documentos
que a gente nem sabe por onde começar. Um ponto forte que eu acho é o local, boa
iluminação, a gente trabalha mais livre, quando chega às caixas, não precisamos arquivar
tudo no mesmo dia, conforme a gente pode. Eu nunca arquivei documentos, estou
aprendendo um pouquinho aqui.
Apêndice E- Entrevista na Integra da Entrevistada B
1. Qual a sua qualificação profissional?
Tenho formação universitária, curso de Educação física.
2. O que você entende por gestão de arquivamento de documentos?
Pelo pouco que eu li, acho que é organizar toda a documentação de acordo com as regras de
arquivamento. Não fui instruída a nada, a gente vai levando conforme o tempo, apesar de
estar aqui há quase três anos, deixo muito a desejar.
3. Fale um pouco dos arquivos: correntes, intermediário, permanente?
Creio que corrente é do dia a dia,
Intermediário, creio que vai e volta.
Permanente arquivar para sempre, por tempo indeterminado.
4. Como é feito o recebimento dos documentos encaminhados pelos setores da
SED?
Tem varias maneiras: Geralmente vem sem protocolo, põem dentro de uma caixa ou pacote
amarrado, como você pode ver em cima da mesa, não tem uma modalidade única, isso me
atrapalha bastante, mas eu tenho uma vantagem, porque estive muito tempo na casa e conheço
os setores, e agente procura arquivar por setores.
5. Explique quais os cuidados que você toma em relação ao manuseio dos
documentos, quando são arquivados ou consultados?
Eu procuro não deixar os documentos perto de umidade, tirar as caixas do piso o mais rápido
possível, às vezes vem muitas caixas, de duzentas a trezentas e os setores misturado s e bem
bagunçado, não é identificado e sem protocolo como eu já tinha falado antes.
6. De que forma é feito o arquivamento dos documentos e a eliminação dos que
não são mais necessários para consultas?
Estou aqui a quase três anos e até esse momento, não foram eliminados absolutamente nada,
não tive determinação nenhuma, ninguém me orientou, então tudo o que veio para cá, está,
penso que pelo mais de 50% possa ser incinerado, reciclado, sei lá.
7. Quais os prazos (tempo) que os documentos devem ser guardados no setor?
Eu já vi alguma coisa sobre o assunto e tem documento que é 5, 10 anos e outro que é pro
resto da vida, eu não sei te dizer direito, não sei mesmo, em principio fora não vai nada a
gente guarda tudo.
8. Para que foi criada a Comissão para os arquivos, quem são os integrantes e
como é feita a visita no arquivo?
Foi instituída uma comissão no inicio desse Governo em 2003, mas essa comissão não
funcionou, pelo menos aqui, visita a gente nunca teve. Agora foi criada outra comissão e sem
muita pretensão eu estou incluída nela, são cinco ou seis membros, não tenho bem certeza,
conheço os participantes, sei que sou eu do arquivo, uma pessoa do planejamento, outra do
jurídico e uma do arquivo da SEDE.
9. Em relação ao ambiente de trabalho você encontra alguma dificuldade?
Tenho bastante, bastante dificuldade, a gente não recebe apoio de ninguém, inclusive do
Gerente daqui, ele não dá uma atenção especial pra cá, não que ele não seja uma pessoa legal,
mas atenção dele é mais voltada para o almoxarifado, talvez porque, antes aqui não fazia parte
dessa Gerência, era lá da SED. Foi nesse ano 2006 que passou a pertencer a Gerência de
Armazenagem. Isso tudo aqui tem futuro, tem futuro, mais as condições são precárias.
O ponto forte é que nós temos autonomia para organizar como quisermos, mas eu me sinto
insegura, gostaria de ter alguém para me dizer como deve ser feito conforme a lei do arquivo.
Eu quero essa comissão, já houve uma reunião com a comissão, mas ainda não está bem
estruturada. Ao longo prazo eu tenho certeza que arquivo vai chegar a ser bem estruturado,
mas ao longo prazo, coisa nova é sempre assim.
Como a gente tem uma idade um pouco avançada, como são dois pisos nós temos
dificuldades para subir as escadas com as caixas. Gostaria de ter um treinamento, mas que
fosse aqui.
ANEXOS
Anexo A- Identificação para as caixas de arquivo
ÓRGÃO: DIRETORIA: GERÊNCIA: SÉRIE/ASSUNTO: DATA LIMITE:
Anexo B- Guia de Remessa de Documentos para o Arquivo
PROCEDÊNCIA Nº ASSUNTO QUANTIDADE
(de caixas-arquivo) DATA
LIMITE Nº CAIXA
DATA ASSINATURA/CARIMBO
