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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF

INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL - IACS

DEPARTAMENTO DE CIENCIA DA INFORMAÇÃO – GCI

CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA

NITERÓI

2013

DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS:

PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

PARA SUA ELABORAÇÃO

CAMILA DE SALES SILVA

1

CAMILA DE SALES SILVA

DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS: PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS PARA

SUA ELABORAÇÃO

Trabalho de Conclusão de Curso

apresentado à Universidade Federal

Fluminense, como requisito para obtenção

do Grau de Bacharel. Área de

Concentração: Arquivologia.

ORIENTADORA: Professora Ana Célia Rodrigues

NITERÓI

2013

2

S586 Silva, Camila de Sales.

Diagnóstico de arquivos: procedimentos metodológicos para sua

elaboração / Camila de Sales Silva. – 2013.

52 f.

Orientador: Ana Célia Rodrigues.

Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) –

Universidade Federal Fluminense, 2013.

Bibliografia: f. 50-52.

1. Arquivologia. 2. Gestão da informação. 3. Gestão de documentos. 4.

Identificação. 5. Diagnóstico de Arquivos. I. Rodrigues, Ana Célia. II.

Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação Social.

III. Título.

CDD 651.5

3

CAMILA DE SALES SILVA

DIAGNÓSTICOS DE ARQUIVOS: PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS

PARA SUA ELABORAÇÃO

Trabalho de Conclusão de Curso

apresentado à Universidade Federal

Fluminense, como requisito para obtenção

do Grau de Bacharel. Área de Concentração:

Arquivologia.

APROVADO EM: / /

BANCA EXAMINADORA

______________________________________________

Professora Ana Célia Rodrigues – Orientadora

Universidade Federal Fluminense

______________________________________________

Professora Joice Cleide Cardoso Ennes de Souza

Universidade Federal Fluminense

______________________________________________

Professor Alexandre de Souza Costa

Universidade Federal Fluminense

Niterói

2013

4

O herrmeneuta é o que professa a hermenêutica, que no seu

sentido original consiste na parte filosófica vinculada à “arte da

compreensão correta do discurso de um outro”

SHLEIERMACHER (1809, 1999, p. 15). Portanto, o arquivista

hermeneuta poderá ser um intérprete da sua realidade, capaz de

compreender a essência do seu papel profissional e as

características mais profundas dos seus objetos de estudo e de

trabalho: a informação e os arquivos.

Luís Carlos Lopes

5

AGRADECIMENTOS

Agradeço primeiramente a Deus por sempre me guiar e iluminar os meus caminhos.

Agradeço a minha família, a minha avó e meu avô, pelo amor, apoio, dedicação e

compreensão nos momentos difíceis e por sempre acreditarem em mim.

Agradeço a minha mãe pelo amor e carinho e por estar sempre ao meu lado.

Agradeço ao meu namorado Tiago pela compreensão e incentivo. Por estar presente em

todos os momentos mais felizes da minha vida e nos momentos tristes também. Você é uma

pessoa incrível, sempre me dando muita força e muito amor.

Agradeço as minhas amigas Alessandra, Andressa, Carolina, Carla, Cristiane e Vivian por

tornar os dias na faculdade mais felizes, apesar de todo estresse do dia-a-dia e por estarmos

sempre unidas, dando força uma para outra em momentos de dificuldades.

Agradeço a minha amiga Aline por fazer parte da minha vida, escutando meus problemas e

dúvidas.

Agradeço a minha tia Maria Lúcia (in memoriam) pela sua força e alegria.

Agradeço ao meu Tio Idelfonso (in memoriam) pela sua garra e dedicação aos seus filhos

Caio e Vanessa e por sempre se importar comigo e me incentivar nos estudos e trabalhos.

Agradeço à arquivista Fabianne Gonçalves e seus assistentes Sônia e Guilherme pelo apoio

e ajuda acadêmica durante meu período de estágio na empresa Eletrobrás Furnas – Centrais

Elétricas S/A durante o período em que estive fazendo estágio na mesma.

Agradeço a professora e orientadora pela paciência e compreensão na composição deste

trabalho.

Enfim, agradeço a todos que contribuíram direta e indiretamente para a realização deste

trabalho.

6

RESUMO

A partir do levantamento de dados na literatura da área da

Arquivologia, Gestão da Informação, Gestão de Documentos,

Identificação e Diagnóstico de Arquivos, procura-se evidenciar

neste trabalho a elaboração do diagnóstico de arquivos e seus

procedimentos metodológicos e assim contribuir para pesquisas

do mesmo segmento. São comentadas desde os conceitos

básicos da arquivologia até chegar às metodologias para o

Diagnóstico de Arquivos. A intenção deste trabalho é conhecer

as definições dos procedimentos metodológicos para o

planejamento e execução do Diagnóstico de Arquivos e sua

importância na implantação de gestão das informações nas

instituições e na aplicação da gestão de documentos.

Palavras Chave: Arquivologia; Gestão da Informação; Gestão

de Documentos ; Identificação; Diagnóstico de Arquivos.

7

ABSTRACT

From the survey data in the literature of Archival, Information

Management, Document Management, Identification and

Diagnostic Archives, seeks to highlight in this paper the

development of diagnostic files and their methodological

procedures and thus contribute to the same research segment.

Are discussed from the basics of archival until the

methodologies for the Diagnosis of files. The intention of this

work is to know the definitions of methodological procedures

for the planning and execution of Diagnostic Files and its

importance in the implementation of information management in

institutions and the implementation of document management.

Keywords: Archival, Information Management,

Document Management, Identification, Diagnosis File.

8

SUMÁRIO

PÁG.

1. INTRODUÇÃO ......................................................................................................... 9

2. ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS ............................................... 11

2.1. GESTÃO DAS INFORMAÇÕES: ASPECTOS ESSENCIAIS .................................................. 14

2.2. ARQUIVO E DOCUMENTO DE ARQUIVO ............................................................................ 16

2.3. GESTÃO DE DOCUMENTOS: ASPECTOS ESSENCIAIS ...................................................... 20

3. A IDENTIFICAÇÃO COMO FUNÇÃO ARQUIVÍSTICA PARA

ELABORAÇÃO DO DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS ............................................... 28

3.1. IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO PRODUTOR: ELEMENTO ORGÂNICO E FUNCIONAL 31

3.2. IDENTIFICAÇÃO DO TIPO E DELIMITAÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTAL ...................... 32

4. DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS E SUAS METODOLOGIAS ....................... 36

4.1. VISÃO MAXIMALISTA E VISÃO MINIMALISTA ................................................................ 37

4.2. METODOLOGIAS PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS .................................................. 38

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS .................................................................................. 48

6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS .................................................................. 50

9

1. INTRODUÇÃO

A alta competitividade do mercado, a agilidade na tomada de decisões, obriga as

organizações a adotar estratégias para continuar competindo no mercado.

A necessidade de acesso rápido à informação pelo usuário interno quanto externo e

a organização eficiente de uma unidade de informação tornam-se essenciais para uma

organização continuar buscando sucesso no mercado.

Em um mundo onde cada vez mais as virtualidades e concretudes

possíveis de serem produzidas pelo uso das tecnologias fazem parte da

essência dos fenômenos, o fluxo das informações corre em uma

velocidade espantosa, mensurável em bytes por segundo. No leito

imaginário deste rio de informações, registra-se de tudo, inclusive o

supérfluo, o descartável, o lixo virtual, ruídos e interferências formais

do processo da comunicação da informação. É necessário garimpar e

fazer as ilações, ver o presente manchado pelo passado, auscultar o

passado pelos olhos e limites do presente, construir a teia de relações e

estabelecer os modelos de funcionários, hierarquizar as atividades e

separar o fundamental daquilo de importância secundária. (LOPES,

2009, p. 183)

A busca por mais informações sobre alguns conceitos, como o Diagnóstico de

Arquivos, trouxeram algumas expectativas, principalmente, voltadas para o profissional

arquivista e seu possível desempenho.

A elaboração de um diagnóstico de arquivos será possivelmente uma das primeiras

etapas que o arquivista realizará em sua profissão para conhecimento do funcionamento de

uma determinada instituição.

O arquivista será o grande “gestor” de uma unidade de informação, uma questão de

muita responsabilidade e deverá ter conhecimento de alguns procedimentos metodológicos

para a elaboração do Diagnóstico de Arquivos.

10

O diagnóstico constitui uma tarefa de grande importância para os arquivos, pois

além de realizar a gestão da informação nas instituições, encontra na identificação tarefas

específicas indispensáveis na elaboração do mesmo, além de constituir uma etapa

fundamental para a implantação da gestão de documentos.

O tema escolhido possui literatura pouco abrangente, por isso torna-se necessária

fazer mais pesquisas nessa área. Envolvem muitos desafios para os arquivistas, como

barreiras econômicas, administrativas e financeiras.

É necessário que este profissional esteja bem preparado e tenha gosto pela pesquisa,

pois irá realizar todo um trabalho de investigação para a elaboração do diagnóstico.

O levantamento e a comparação de algumas definições dos procedimentos

metodológicos para o planejamento e execução de diagnóstico de arquivos e seu potencial

na implantação de gestão das informações nas organizações, e consequentemente, na

implantação da gestão de documentos seria muito interessante para a área de Arquivologia.

O presente trabalho de conclusão de curso está organizado em três capítulos

distribuídos da seguinte maneira. O primeiro capítulo consiste na definição dos conceitos

essenciais da arquivologia, traçando uma breve trajetória da área e apresentando a gestão da

informação e a gestão de documentos.

O segundo capítulo expõe sobre a identificação, definindo os seus conceitos, e

contemplando suas fases: a identificação do órgão produtor e identificação do tipo

documental e delimitação da série documental.

O terceiro capítulo aborda o conceito de Diagnóstico de Arquivos e define as

metodologias para sua elaboração.

Finalmente, nas considerações finais com base na literatura sobre o tema e os

capítulos anteriores são apresentadas às conclusões sobre o tema abordado que se

caracteriza em definir que para a realização do diagnóstico não há uma receita e nem um

“modelo” na literatura existente.

11

2. ARQUIVOLOGIA: CONCEITOS ESSENCIAIS

“É o aparecimento da escrita que remonta o nascimento dos arquivos e da

arquivística, bem como as novas ocupações, entre as quais a de arquivista” destacam

Rousseau e Couture (1998, p. 29). Ao longo das épocas e dos jejuns, os documentos

serviram para o exercício do poder, para o reconhecimento dos direitos, para o registro da

memória e para sua utilização futura.

Shellemberg (2006, p. 26) afirma que no Início da Revolução Francesa em 1789, a

Assembléia Nacional criou um arquivo no qual deveriam ser guardados e exibidos seus

atos. Em 1790, esse arquivo tornou-se os Archives Nationales de Paris, foi o primeiro

arquivo nacional criado no mundo. Um decreto de 25 de junho de 1794 estabeleceu, em

todo o território nacional, uma administração nos arquivos públicos.Por esse decreto foi

estabelecido o direito de acesso aos documentos públicos, tornando-se uma espécie de

“declaração dos direitos” da arquivística, e o Archives Nationales passou a ter jurisdição

sobre os documentos de vários órgãos do governo central

[...] “Assim começa um modo de administração diferente, onde o

documento já não desempenha apenas um papel jurídico, mas constitui

um instrumento do poder cujo acesso é sinal do poder do povo. Esta

revolução irá ter um impacte determinante nos arquivos com a criação

uma instituição nacional cujo papel é o de assegurar a guarda dos

aquivos”. (SHELLEMBERG, 2006, p. 31)

Ainda Shellemberg (2006, p. 27) relata que o reconhecimento da importância dos

documentos para a sociedade foi uma das grandes conquistas da Revolução Francesa e

resultou em três importantes realizações no campo arquivístico:

1. Criação de uma administração nacional e independente dos arquivos.

2. Proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos.

3. Reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos documentos

do passado

12

Em 1841, foi formulado o respect des fonds, O princípio do Respeito aos fundos ou

princípio da proveniência que é uma das bases da arquivologia. Este princípio oferece ao

arquivista a base segura para o seu trabalho de arranjo o princípio de respeito aos fundos,

considerado a base da arquivística. O historiador e arquivista Natalys de Wally foi o

responsável por sua formulação.

O respeito aos fundos consiste em manter agrupados, sem misturá-los, os

arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma

administração, de uma instituição ou de uma pessoa física ou jurídica: é o

que se chama de fundo de arquivos dessa administração, instituição ou

pessoa. (DUCHEIN,1982, p. 14)

Alguns anos depois, Natallys de Wally desenvolveu a concepção da ordem original

onde “a classificação geral por fundos é a única verdadeiramente capaz de assegurar o

pronto cumprimento de uma ordem regular e uniforme...”, ou seja, os documentos que

compõem um fundo devem manter a classificação e a ordem original, refletindo a

organização interna da instituição,

Quanto a criação dos Arquivos Nacionais na França, Inglaterra e Estados Unidos,

Shellemberg (2006, p. 30) afirma que houve algumas razões para a instituição de arquivos:

1- A necessidade prática de incrementar a eficiência governamental;

2- Ordem cultural. Os arquivos públicos constituem um tipo de fonte de cultura entre

muitos outros tipos como livros, manuscritos e tesouros de museus;

3- Interesse pessoal. Esta razão forçou, em parte, os revolucionários franceses a criar o

Archives Nationales. Objetivando a destruição de uma sociedade antiga e a criação

de uma nova, tinham consciência da importância dos arquivos públicos para a

determinação das várias relações sociais, econômicas e políticas;

4- Ordem oficial. Pois documentos, mesmo os mais antigos, são necessários às

atividades do governo. Refletem sua origem e crescimento. São a principal fonte de

informação de todas as suas atividades;

13

Devido à Revolução Francesa, em 1789, e com a criação do Arquivo Nacional

Francês, assiste-se a uma verdadeira mudança na História da Europa que irá repercutir na

noção e funcionalidade dos arquivos e com o aparecimento do Estado de Direito e dos

princípios de responsabilidade, garantia, eficácia e justiça da atuação administrativa perante

os cidadãos, o arquivo passa a ser considerado como garantia dos direitos dos cidadãos e

jurisprudência da atuação do Estado, assumindo o papel de guardião dos documentos.

Rousseau e Couture (1998, p. 32) afirmam que os documentos desempenham

também um papel de prova. Foram durante muito tempo produzidos e utilizados com esse

fim.(...). Hoje em dia, encontramos diversas categorias de documentos que têm valor de

prova ou um valor legal. De múltiplas formas, eles desempenham sempre um papel na

defesa dos direitos das pessoas e das instituições.

Para compreender a natureza dos documentos arquivísticos, torna-se necessário

entender o conceito de Diplomática. Segundo Duranti e Macneil (1996, p. 47)

Diplomática é um corpo de conceitos e métodos, originalmente

desenvolvidos nos séculos XVII E XVIII, “com o objetivo de provar a

fidedignidade e a autenticidade dos documentos”. Ao longo do tempo

ela “evoluiu para um sistema sofisticado de ideias sobre a natureza dos

documentos, sua origem composição, suas relações e pessoas a eles

conectados e com o seu contexto organizacional, social e legal”.

(MACNEIL, 1996 apud RONDINELLI, 2005, p. 45)

Bellotto (2007, p. 47) afirma que foram os estudos de ordem filosófica, e teológica

dos séculos XVI e XVII que levaram o documento a ser submetido à crítica, quanto à

fidedignidade de “certos diplomas medievais”, surgindo daí a diplomática, distinguindo os

documentos falsos dos verdadeiros.

Com a evolução da diplomática, no século XIX, nasceu uma área do conhecimento,

a arquivologia, que segundo Duranti e Macneil (1996, p. 47 apud RONDINELLI, p. 46), se

constitui num “corpo de conceitos e métodos voltados para o estudo de documentos nos

termos das suas relações documentária e funcional e do modo como são controlados e

comunicados”. Sendo assim, a diplomática lida com a unidade documental, ou seja, o

14

documento arquivístico isoladamente e a arquivologia lida com o conjunto de documentos

orgânicos, os arquivos.

O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística - DIBRATE (2005, p. 37)

conceitua Arquivologia como a “disciplina que estuda as funções do arquivo e os

princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação, e

utilização dos arquivos. Também chamada arquivística”.

2.1. GESTÃO DAS INFORMAÇÕES: ASPECTOS ESSENCIAIS

Nos primórdios conhecidos de sociedades organizadas a maior parte do fluxo

informacional se dava através da fala, ou melhor, esse fluxo não era registrado em suporte

físico algum. O desenvolvimento de um código escrito trouxe a capacidade de “[...]

registrar num suporte exterior à mente e à voz humanas a informação que um Homem

produzia desde que começou a existir e a comunicar.” (RIBEIRO, 2005, p. 2). Tal

desenvolvimento é na verdade uma necessidade de registrar as informações de modo que

possa aumentar sua durabilidade e exatidão.

De acordo com Ribeiro ( 2005, p. 3) o desenvolvimento e aumento da complexidade

das sociedades e das instituições, a organização da informação se tornou uma prática

fundamental para o bom funcionamento das antes citadas. O advento da imprensa provocou

um fenômeno informacional, isso se deve a invenção das máquinas reprodutoras de

exemplares em suporte de papel, trazendo essa grande massa documental para a sociedade.

A informação é um recurso fundamental para qualquer organização.

Ela se equipara aos recursos humanos, materiais e financeiros. Deve

ser considerada como um todo gerido sistematicamente e como o

objeto de um programa de organização e tratamento. (ROUSSEAU E

COUTURE, 1998, p. 62)

Ribeiro (2005, p. 7) conceitua a Informação como sendo:

Um conjunto estruturado de representação mentais codificadas

15

(símbolos insignificantes socialmente contextualizadas e passíveis de

serem registradas num qualquer suporte material (papel, filme, banda

magnética, disco compacto, etc.) e, portanto, comunicadas de forma

assíncrona e multidirecionada. [...] (RIBEIRO, 2005, p. 7)

Rousseau e Couture (1998, p. 65) analisam que podemos caracterizar a sociedade e

as instituições como produtoras de informação registrada e não registrada, ou seja, os dois

tipos de tramitação da informação convivem mutuamente, entretanto, a não registrada é

considera como não orgânica não podendo ser aproveitada. Já a registrada pode ser

orgânica, constituindo o fundo arquivístico da instituição.

[...] A gestão da informação orgânica, permitindo a pesquisa

retrospectiva, reduz a incerteza e melhora a tomada de decisão

aprofundando o conhecimento da cultura institucional e do processo de

decisão. [...] (ROUSSEAU E COUTURE, 1998, p. 65)

Ainda Rousseau e Couture (1998, p. 65) destacam que qualquer organização que

deseja encontrar soluções para as dificuldades geradas pela informação deve realizar um

programa em três fases, focado na missão da organização e na política de gestão da

informação, tendo a arquivística um papel fundamental, devido a sua especificidade de

atuação sobre a informação orgânica.

A primeira fase visa à criação, a difusão e o acesso à informação orgânica, onde a

informação inútil é eliminada e são aplicadas normas que visam à gestão da

informação (formulários, relatórios, procedimentos, etc.).

A segunda fase diz respeito à classificação e recuperação da informação. Cria-se um

sistema de classificação e recuperação, onde a informação pode facilmente ser

comunicada em função de necessidades imediatas ou futuras, independente do seu

suporte ou idade.

16

A terceira fase está focada na proteção e conservação da informação. A informação

sendo bem protegida e conservada segundo normas técnicas e materiais pode ser

facilmente comunicada.

2.2. ARQUIVO E DOCUMENTO DE ARQUIVO

A literatura arquivística apresenta várias definições sobre o termo Arquivos. De

acordo com o Manual dos Arquivistas Holandeses

Arquivos é o conjunto de documentos escritos, desenhos e material

impresso, recebido ou produzido oficialmente por determinado órgão

administrativo ou por um de seus funcionários, na medida em que tais

documentos se destinavam a permanecer na custódia deste órgão ou

funcionário. (MANUAL DE ARRANJO E DESCRIÇÃO DE

ARQUIVOS, 1973, p. 13).

O Dicionário de Terminologia Arquivística- DIBRATE apresenta define quatro

significados distintos para o termo arquivo:

1. Conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade

coletiva,

pública ou privada, pessoa ou família, no desempenho de suas atividades,

independentemente da natureza do suporte. Ver também fundo;

2. Instituição ou serviço que tem por finalidade a custódia, o

processamento técnico, a conservação e o acesso a documentos;

3. Instalações onde funcionam arquivos;

4. Móvel destinado à guarda de documentos. (ARQUIVO NACIONAL,

2005, p.27).

De acordo com Shellemberg, os arquivos são assim definidos como:

Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido

considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de

referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados

17

para depósito, num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG,

2006, p. 41).

No Brasil, a Lei 8.158 de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional

de arquivos públicos e privados, define arquivos como:

Art. 2º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de

documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de

caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de

atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o

suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Paes (1997, p. 20) afirma três características básicas que distinguem os arquivos:

1- Exclusividade de criação e recepção por uma repartição, firma ou instituição. Não

se considera arquivo uma coleção de manuscritos históricos, reunidos por uma

pessoa.

2- Origem no curso de suas atividades. Os documentos devem servir de prova de

transações realizadas

3- Caráter orgânico que liga os documentos aos outros do mesmo conjunto. Um

documento, destacando de seu conjunto, do todo e a que pertence, significa muito

menos do que quando em conjunto.

Thomassem (2006, p. 6) afirma que os arquivos são compostos por informação

vinculada a processos, isto é: informação gerada e estruturada por processos de trabalho.

Qualquer arquivo é formado por informação gerada e estruturada por processos de trabalho

funcionalmente inter- relacionados.

Com o avanço da tecnologia e tentando adaptar a teoria clássica aos tempos

modernos, LOPES (2009, p. 40) conceitua os arquivos como:

Acervos compostos por informações orgânicas originais, contidas em

documentos registrados em suporte convencional ou em suportes que

18

permitam gravação eletrônica, mensurável por sua ordem binária;

documentos produzidos ou recebidos por pessoa física ou jurídica,

decorrentes do desenvolvimento de suas atividades, sejam elas de caráter

administrativo, técnico, artísticos ou científicos, independentemente de

sua idade e valores intrínsecos. (LOPES 2009, p. 40)

Com isso, a informação passa a ser mais valorizada, não só as textuais passam-se a

considerar os arquivos eletrônicos, registrados em suportes diversos como documentos de

arquivo.

Documento é um termo polissêmico, pois pode se considerado qualquer suporte que

registre informações, afirmam Roncaglio, Szvarca e Bojanoski (2004, p. 1).

De acordo com Thomassem (2006, p. 6) um documento “é a menor unidade de

informação registrada com significado próprio”. Já os documentos arquivísticos são

diferenciados de outros documentos pelos motivos de sua criação. Os documentos

arquivísticos têm em comum o fato de que eles estão vinculados ao processo pelos quais

foram gerados.

Os documentos considerados documentos de arquivo, segundo Bellotto (2007, p.

36) são “os produzidos por uma entidade pública ou privada ou por família ou pessoa no

transcurso das funções que justificam sua existência como tal, guardando esses documentos

relações orgânicas entre si”.

Surgem, pois por motivos funcionais administrativos e legais Tratam

sobretudo de provar, de testemunhar alguma coisa Sua apresentação

pode ser manuscrita, impressa ou audiovisual; são em geral exemplares

únicos e sua gama é variadíssima, assim como sua forma e suporte.

(BELLOTTO, 2007, p. 37).

Duchein ( 1986 p. 17) destaca que o documento de arquivo, “ao contrário de um

objeto de coleção ou de um dossiê constituído por peças heterogêneas de proveniências

diversas, não tem razão de ser isoladamente. Sua existência só se justifica na medida em

que pertença a um conjunto”. Entendemos esse conjunto como os documentos com seus

vínculos formando assim os acervos das instituições ou pessoas.

19

Duranti (1994 p. 50) esclarece que o documento arquivístico é fonte de prova e

apresenta algumas características que evidenciam seu potencial probatório. São

características dos documentos arquivísticos: imparcialidade, autenticidade, naturalidade,

inter-relacionamento e unicidade.

Imparcialidade: Os documentos são registros documentais natos verdadeiros, livres

de preocupação, pois são provas originais dos fatos.

[...] Os documentos fornecem provas originais porque constituem uma

parte real do corpus dos fatos, do caso". Porque trazem uma promessa

de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e para cuja realização

contribuem, eles também ameaçam revelar fatos e atos que alguns

interesses não gostariam de ver revelados. Proteger os documentos

contra a manipulação ilegítima ou a destruição é portanto o primeiro

dever dos arquivistas. [...] (DURANTI, 1994, p. 2)

Autenticidade: Os registros documentais são autênticos quando são criados e

preservados de acordo com os procedimentos adequados que podem ser provados a partir

das rotinas estabelecidas.

A autenticidade está vinculada ao continuum da criação, manutenção e

custódia. Os documentos são autênticos porque são criados tendo-se

em mente a necessidade de agir através deles, são mantidos com

garantias para futuras ações ou para informação, e "são definitivamente

separados para preservação, tacitamente julgados dignos de serem

conservados" por seu criador ou legítimo sucessor como "testemunhos

escritos de suas atividades no passado”. Assim, os documentos são

autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de

acordo com procedimentos regulares que podem ser comprovados. [...]

(DURANTI 1994, p. 3)

20

Naturalidade: os registros documentais são criados e acumulados naturalmente no

decorrer das atividades do seu produtor.

Essa naturalidade respeito à maneira como os documentos se

acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da

matéria em pauta: eles não são "coletados artificialmente, como os

objetos de um museu (...), mas acumulados naturalmente nos

escritórios em função dos objetivos práticos da administração”. [...]

(DURANTI, 1994, p. 3)

Inter-relacionamento: os registros documentais possuem relações com os outros

documentos do mesmo produtor, tornando-os interligados pelas suas ações na qual foram

criados.

Os documentos estão ligados entre si por um elo que é criado no

momento em que são produzidos ou recebidos, que é determinado pela

razão de sua produção e que é necessária à sua própria existência, à sua

capacidade de cumprir seu objetivo, ao seu significado, confiabilidade

e autenticidade. (DURANTI, 1994, p. 3)

Unicidade: Cada registro documental representa a seu lugar único na estrutura

documental ao qual pertence.

A unicidade provém do fato de que cada registre documental assume

um lugar único na estrutura documental do grupo ao qual pertence e no

universo documental. (DURANTI, 1994, p. 3)

2.3. GESTÃO DE DOCUMENTOS: ASPECTOS ESSENCIAIS

21

Segundo Jardim (1987, p. 36) as características das instituições arquivísticas após a 2ª

Guerra mundial, eram de órgão exclusivamente de apoio à pesquisa, comprometidos com a

conservação e acesso aos documentos de valor histórico. Paralelo a isso, iniciou-se a

administração científica, de como racionalizar o processo administrativo, gerando os princípios

da Gestão de documentos.

A Gestão de documentos contribui para as funções arquivísticas sob diversos aspectos,

dentre eles, garantir que as políticas e atividades do governo fossem documentadas

adequadamente. Gerando assim, uma maior consciência em todo o governo, no caso dos EUA,

quanto ao significado dos documentos.

[...] O grande aumento do volume de documentos produzidos pelas

instituições públicas levou à necessidade de se racionalizar a produção

e o tratamento desses documentos, sob pena de as organizações

inviabilizarem sua capacidade gerencial e decisória. Nesse sentido,

comissões governamentais foram instaladas nos EUA e no Canadá, e,

como resultado, vemos surgir o conceito de gestão de documentos. [...]

(RONDINELLI, 2005, p. 41).

Paes (2004, p. 53) afirma que em meados do século XX, a partir da segunda guerra,

com o avanço do progresso científico e tecnológico alcançado pela humanidade, a produção

de documentos cresceu a níveis muito elevados que superou a capacidade de controle e

organização das instituições, que se viram forçadas a buscar novas soluções para gerir as

grandes massas documentais acumuladas nos arquivos.

Rodrigues (2006, p. 103) afirma que no Brasil, em 1991, a promulgação da Lei

8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e estabelece as

suas competências, vem reforçar a necessidade de um maior envolvimento do arquivista

com as questões relacionadas à gestão dos arquivos correntes, pois ela estabelece que a

gestão dos documentos públicos correntes é de competência das instituições arquivísticas .”

De acordo a Lei nº. 8.159 de 1991, gestão de documentos é “o conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e

22

arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento

para guarda permanente”.

De acordo com Indolfo (apud RONDINELLI, 2005, p. 41) a gestão de documentos

se constitui no “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes as atividades de

produção, uso, avaliação e arquivamento de documentos em corrente e intermediária ,

visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.

O Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística- DIBRATE (2005, p. 100)

conceitua a gestão de documentos como sendo o “conjunto de procedimentos e operações

técnicas referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos

em fase corrente e intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento. Também

chamado administração de documentos”.

De acordo com Jardim (1987, p. 36) a gestão de documentos veio contribuir para as

funções arquivísticas sob diversos aspectos:

- ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem documentadas

adequadamente;

- ao garantir que menor número de documentos inúteis e transitórios fossem reunidos a

documentos de valor permanente;

- ao garantir a melhor organização desses documentos, caso atingissem a fase permanente;

- ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente;

- ao garantir a definição de forma criteriosa da parcela de documentos que constituíssem o

patrimônio arquivístico de um país, ou seja, de 2 a 5% da massa documental produzida,

segundo a Unesco.

Roncaglio (2004, p. 5) destaca que a gestão aplicada nas empresas é uma atividade

estratégica na constituição do acervo arquivístico, pois define o ciclo vital dos documentos.

Jardim (1987. p. 35) afirma que a gestão cobre todo o ciclo de existência dos

documentos desde sua produção até sua eliminação ou recolhimento para arquivamento

permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes às idades corrente e

intermediária.

23

Fonseca (1998 apud CALDERON et al. 2004, p. 101) afirma que no final da

década de 40 do século XX, foram estabelecidos princípios de racionalidade administrativa,

a partir da intervenção nas etapas do ciclo documental. .As principais atividades e funções

dessas etapas são:

produção: concepção e gestão de formulários, preparação e gestão de

correspondências, gestão de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gestão da

informação e aplicação de tecnologias modernas a esses processos;

utilização e conservação: criação e melhoramento dos sistemas de arquivos e de

recuperação de dados, gestão de correio e telecomunicações, seleção e uso de

equipamento reprográfico, análise de sistemas, produção e manutenção de

programas de documentos vitais e uso de automação e reprografia nestes processos;

destinação: a identificação e descrição das séries documentais, estabelecimento de

programas de avaliação e destinação de documentos, arquivamento intermediário,

eliminação e recolhimento dos documentos de valor permanente às instituições

arquivísticas.

Segundo Paes (2004, p. 54) as três fases básicas da gestão de documentos são a

produção, a utilização e a destinação.

Produção de documentos: refere-se à elaboração dos documentos em decorrência

das atividades de um órgão ou setor.

Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades de protocolo (recebimento,

classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição, de organização e

arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, bem como a

elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimo e consulta) e à

recuperação de informações, indispensáveis ao desenvolvimento de funções

administrativas, técnicas ou científicas das instituições.

24

Avaliação e destinação de documentos: talvez a mais complexa das três fases da

gestão de documentos, se desenvolve mediante a análise e avaliação dos

documentos acumulados nos arquivos, com vistas a estabelecer seus prazos de

guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais

deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informações para

a instituição.

Rousseau e Couture (1998, p. 11) destacam que o ciclo de vida dos documentos de

arquivo é quando um documento de arquivo passa por um ou mais períodos caracterizados

pela frequência e tipo de utilização que dele é feita. A vida de um documento de arquivo se

reparte em três períodos: os de atividade, semiatividade e inatividade.

Segundo Rousseau e Couture (1998, p. 14) o período de atividade forma os arquivos

correntes, onde os documentos ativos, com sua alta frequência de utilização são essenciais

ao funcionamento do dia-a-dia de uma instituição, permanecendo o mais próximo de seu

utilizador visando à rapidez em seu acesso. O estabelecimento de normas para a

organização dos arquivos correntes aumenta a eficácia administrativa, facilitando a

classificação e tornando a recuperação mais fácil.

Rousseau e Couture (1998, p. 115) afirmam que o período de semiatividade forma

os arquivos intermédios, onde os documentos semiativos, apesar da sua baixa utilização,

devem ser conservados por razões administrativas, legais ou financeiras.

Ainda Rousseau e Couture (1998, p. 116) analisam o período de inatividade que

consiste na eliminação ou conservação como arquivos definitivos. Os documentos inativos

deixam de ter valor previsível para a organização que os produziu. Se ele apresentar valor

de testemunho será conservado como arquivo definitivo, caso contrário será eliminado.

Quanto à eliminação de documentos, Rousseau e Couture (1998, p. 121) afirmam

que só será feita se o documento perder todo e qualquer valor primário previsível, deixando

de ser útil às pessoas físicas ou morais que os criaram. È preciso respeitar as normas da

tabela de temporalidade para fazer a eliminação.

Em relação aos arquivos definitivos, Rousseau e Couture (1998, p.) enfatizam que

eles apresentam certa importância para as instituições que os produziu, pois se houver

25

alguma necessidade administrativa que somente ele poderá responder, será uma grande

contribuição para a instituição.

O e-ARQ Brasil (2006, p. 19) analisando a passagem dos documentos de uma idade

para outra verifica que ela é definida por meio do processo de avaliação, que leva em conta

a freqüência de uso dos documentos por seus produtores e a identificação de seus valores

primário e secundário.

A avaliação é o processo pelo qual no âmbito dos arquivos, se

estabelece e qualifica o valor dos documentos, determinando sua

duração. A formulação de normas e procedimentos para levar a efeito a

operação de destinação dos documentos de arquivo supõe, por isso

mesmo, identificar os que devem ser preservados e os que, sem

prejuízo para as instituições podem ser eliminados. (CAMARGO,

2000, p. 1)

Fonseca (2005, p. 46) destaca que a importância da gestão de documentos para

disseminação da Arquivologia enquanto área do conhecimento se translúcida de tal forma

por caracterizar nos Estados Unidos a elaboração de uma ruptura entre arquivistas,

profissionais encarregados dos arquivos permanentes e os records managers, profissionais

encarregados da gestão de documentos. Esta categorização de uma nova visão separatista

da Arquivologia remete a pensar sobre definições antes elaboradas como construto da área,

como o respeito ao fundos arquivísticos em seu contexto de produção / função / tramitação

/ destinação.

Fonseca (2005, p. 47) destaca que superar essa separação os arquivistas canadenses

Rousseau e Couture formulam o conceito de uma “Arquivística integrada”, que pode

possuir três formas: uma forma administrativa, que é o valor primário do documento; uma

forma tradicional, que é o valor secundário do documento e uma forma nova, que se ocupa

do valor primário e secundário simultaneamente.

O arquivista moderno pode contar com vários dados adquiridos.

Assim, a utilidade da sua função é incontestável, quer que seja como

colaborador da administração, como responsável dos arquivos a

26

conservar ou como apoio à investigação. As tarefas ligadas a estas

funções modificaram-se consideravelmente. O arquivista é doravante

considerado especialista no que se refere ao conjunto das suas

responsabilidades, e isso quisquer que sejam os termos pelos quais é

designada a sua função. (ROUSSEAU E COUTURE, 1998, p. 48)

O e-ARQ Brasil (2006, p. 19) afirma que o valor primário é atribuído aos

documentos considerando a sua utilidade administrativa imediata, isto é, as razões pelas

quais esses documentos foram criados. Já o valor secundário refere-se ao valor atribuído

aos documentos em função da sua utilidade para fins diferentes daqueles para os quais

foram originalmente produzidos, como, por exemplo, provas judiciais e administrativas e

pesquisas acadêmicas.

Camargo (2000. p. 2) destaca que o valor primário do documento está relacionado

com a razão pela qual foi concebido e criado e o valor secundário está relacionado ao uso

para outros fins que não aqueles para os quais os documentos foram criados.

Shellemberg (2006, p. 180) com sua contribuição para a avaliação de documentos,

destaca que os documentos arquivísticos têm um valor primário, que por motivos de sua

criação, dizem respeito à entidade produtora, e secundário, que por seu conteúdo de caráter

informativo, dizem respeito a investigação científica.

Camargo (2000, p. 1) afirma que a avaliação integra a série de medidas e rotinas que

imprimem racionalidade e eficiência à gestão documental e tem por objetivo possibilitar:

Pronta recuperação de informações necessárias para a instituição;

Redução ao essencial, da massa de documentos acumulados;

Orientação ao processo da produção documental;

Condições de guarda e conservação da documentação;

Melhor aproveitamento de recursos humanos e materiais;

Preservação do patrimônio arquivístico

Calderon et al. (2004, p. 101) destaca que para a realização do trabalho de gestão

documental e informacional é necessário conhecer bem a instituição. O pré-diagnóstico e o

diagnóstico devem ser os pontos de partida para os projetos de organização de documentos.

27

O levantamento geral dos dados sobre as atividades, fluxo

informacional, estruturas e funções retratam a concepção que a

instituição tem sobre a importância e valor da informação. O

tratamento da informação, com a finalidade de recuperação e uso,

supõe conhecimento e aplicação conjunta de teoria, metodologia e

prática. É necessária a atenção especial no diagnóstico, na constituição,

na manutenção, ou seja, na gestão de arquivos. (CALDERON et al

2000, p. 101).

28

3. A IDENTIFICAÇÃO COMO FUNÇÃO ARQUIVÍSTICA PARA

ELABORAÇÃO DO DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS

Rodrigues (2008, p. 65) afirma que identificação seria o ato de determinar a

identidade do documento de arquivo, de caracterizar os caracteres próprios e exclusivos que

conferem essa identidade.

Significa determinar os elementos que o individualizam e o distinguem

em seu conjunto. O processo de produção deste conhecimento implica

em reunir informações sobre o documento em seu contexto de

produção e descrever estes elementos que formam sua identidade.

(RODRIGUES, 2008, p. 65).

Bueno e Rodrigues ([s.d], p. 3) destacam que a identificação arquivística se

caracteriza como modelo metodológico que permite o estudo das organizações, de sua

estrutura administrativa, das atribuições a elas conferidas e dos tipos documentais que

circulam como produto dessa gestão, gerando um conhecimento que fundamenta a

elaboração dos instrumentos, como o plano de classificação e tabela de temporalidade, que

sustentam o programa de gestão de documentos.

A identificação surgiu no âmbito da arquivística, nos anos 80, para

designar as pesquisas desenvolvidas por grupos de arquivistas

preocupados com a formulação de metodologias para solucionar o

problema da acumulação irregular de documentos, que se contrapunha

ao emergente desafio de implantar programas de gestão documental

em países ibero-americanos. (RODRIGUES, 2008, p. 10)

Rodrigues (2008, p. 11) destaca que as tarefas de classificação e avaliação de

documentos exigiam dos profissionais soluções que respondessem às situações

diagnosticadas, que eram semelhantes entre arquivos, embora apontassem algumas

especificidades das administrações produtoras.

29

Grupos de trabalhos se formaram entre arquivistas preocupados com a

necessidade de identificar documentos acumulados em arquivos e seus

órgãos produtores, como premissa para o desenvolvimento de práticas

de organização, avaliação e descrição, o que se tornou objeto de

reflexão teórica. (RODRIGUES, 2008, p.11)

Com relação a massas documentais acumuladas, Bellotto enfatiza a identificação de

fundos.

Fundo é o conjunto de documentos produzidos e/ou acumulados por

determinada entidades pública ou privada, pessoa ou família, no

exercício de suas funções e atividades, guardando entre si elações

orgânicas, e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou

cultural, não devendo ser mesclados a documentos de outro conjunto,

gerado por outra instituição, mesmo que este, por quaisquer razões, lhe

seja afim. (BELLOTTO, 2007, p.134).

Segundo Bellotto (2007, P. 134) a identificação de fundos é um trabalho complexo

que requer conhecimento profundo da estrutura administrativa e das competências dos

órgãos produtores de documentação, nos respectivos níveis da administração pública e nos

vários setores da administração privada.

O Dicionário de Terminologia Arquivística – DIBRATE (2005, p. 104) conceitua

identificação como o “processo de reconhecimento, sistematização e registro de

informações sobre arquivos, com vistas ao seu controle físico e/ou intelectual”.

Rodrigues (2008, p. 60) analisa que o controle intelectual refere-se às metodologias

arquivísticas usada para tratar tecnicamente documentos acumulados em arquivos.

Trata-se de um levantamento de dados sobre as características dos

documentos arquivísticos para efeitos de classificação e descrição. O

controle físico refere-se a dados matérias sobre documentos

acumulados em depósitos de arquivos. (RODRIGUES, 2008, p. 60).

30

De acordo com LA TORRE MERINO; MARTÍN-PALOMINO y BENITO (2000

apud RODRIGUES, 2008, p. 67) a base metodológica da identificação é a aplicação de

maneira direta dos princípios da proveniência e o da ordem original, pois “dirigem o

tratamento dos documentos ao longo de toda sua vida, estabelecendo as operações

arquivísticas que são próprias de cada fase”.

Heredia (2003 apud RODRIGUES 2008, p. 68) afirma que o princípio de

proveniência determina a organicidade dos fundos e dos arquivos e condiciona o

agrupamento natural dos documentos determinando sua classificação, entretanto os

problemas de aplicação destes princípios começam “quando se perde ou se desfaz esta

sistematização ao se armazenar e amontoar os documentos sem controle”.

Durante o processo de identificação, as características da proveniência

e de organicidade devem ser recuperadas, se o objetivo for o

tratamento de massas documentais acumuladas e garantidas, quando a

identificação for efetuada em documentos na fase de produção.

(RODRIGUES, 2008, p. 68)

Rodrigues (2008, p. 60) enfatiza que a partir dos anos dos anos 80, foi comum o uso

de diagnósticos de arquivos e dentro dessas propostas, haviam tarefas específicas de

identificação de documentos. O objetivo destes processos de identificação de documentos

em fase de acumulação, preliminares à elaboração de projetos, deu origem a uma tradição

no Brasil.

Camargo (1996 apud RODRIGUES, 2008, p. 60) se refere a este processo de

identificação de documentos acumulados em depósitos de arquivos, como “um

mapeamento necessário”, para a elaboração de diagnóstico.

Carmona Mendo (2004, apud BUENO E RODRIGUES, [s.d.], p. 6) ressalta que a

identificação é um método analítico que sustenta todo o tratamento arquivístico dos

documentos que compõem o fundo de arquivo de qualquer organização, seja pública ou

31

privada, e que pode ser aplicado em todo o ciclo de vida dos documentos e que tem dois

objetos: o órgão produtor e os documentos por ele produzido.

Para La Torre Merino; MartinPalomino y Benito ( 2000 apud RODRIGUES, 2008,

p. 69) o processo de identificação realiza-se em duas fases consecutivas para tratar fundos

acumulados em arquivos :

Identificação do órgão produtor: elemento orgânico e elemento

Funcional;

Identificação do tipo e delimitação da série documental

3.1. IDENTIFICAÇÃO DO ÓRGÃO PRODUTOR: ELEMENTO ORGÂNICO E

FUNCIONAL

De acordo com Bueno e Rodrigues ([s.d.], p. 7) a identificação do órgão produtor,

ou seja, “é a coleta de dados sobre as informações essenciais a respeito da estrutura

orgânica do órgão produtor”.

Segundo MOLINA NORTES; LEYVA PALMA, 1996 (apud RODIGUES 2008, p.

70) a identificação do elemento orgânico significa identificar o órgão produtor da

documentação, diferenciando-o do remitente quando assim procede. Quanto ao elemento

funcional está representado pelas funções e atividades administrativas desempenhada pelo

órgão, em virtude da competência que tem a seu cargo e que compõe a série documental.

De acordo com Rodrigues (2008, p.71) os elementos a serem considerados neste

estudo sobre as categorias administrativas são:

• As datas de criação e/ou extinção de órgão das administrações;

• As normas e a legislação que regularam ou regulam o seu funcionamento (competências,

funções, atividades e procedimentos administrativos);

• Órgão que tenham precedido o desenvolvimento das competências análogas; e,

• Órgãos que herdaram competências semelhantes.

As características do órgão produtor variam de acordo com a natureza do órgão,

podendo ser público ou privado ou em função das características do fundo, permanente ou

32

na fase de produção. A informação sobre os elementos orgânicos e funcionais pode ser

obtida através da própria documentação e da legislação, aponta Rodrigues (2008, p. 71).

Bueno e Rodrigues ([s.d], p. 8) apontam que como resultado deste levantamento de

dados, são elaborados os seguintes instrumentos, produtos dessa primeira etapa da

identificação:

• Índices de organismos produtores (também chamados de ficheiros de organismos);

• Repertório de organogramas (permitem conhecer a estrutura e suas modificações de forma

gráfica durante sua vigência);

• Índice legislativo (também chamado de repertório legislativo de órgãos produtores), um

instrumento que tem por objetivo o estudo de cada norma individualizada referenciada no

primeiro instrumento.

3.2. IDENTIFICAÇÃO DO TIPO E DELIMITAÇÃO DA SÉRIE DOCUMENTAL

Molina Nortes e Leyva Palma (1996 apud RODRIGUES, 2008 p. 73) denominam a

identificação da documentação, como uma atividade intelectual que se caracteriza pela

“análise e estudo pormenorizado da série documental transferida” e que consiste no

“levantamento de informações sobre os elementos que caracterizam os documentos”.

Bellotto (2007, p. 52) afirma que a espécie documental “é a configuração que

assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das afirmações nele

contidas” e se caracteriza como objeto da diplomática.

Ainda Bellotto (2007, p. 57) a tipologia documental “é a ampliação da diplomática

na direção da gênese documental e de sua contextualização nas atribuições, competências,

funções e atividades que a gerou”. Ocupa-se do tipo documental que “é a configuração que

assume a espécie documental de acordo com a atividade que a gerou”.

Em definitivo, o objeto da diplomática é a configuração interna do

documento, o estudo jurídico das partes e dos seus caracteres para

aquilatar sua autenticidade e fidedignidade, enquanto o objeto da

tipologia o estuda como componente de conjuntos orgânicos, isto é,

como integridade da mesma série documental, advinda da junção de

33

documentos correspondentes à mesma atividade. [...]. (BELLOTTO,

2007, p. 52)

Rodrigues (2008, p.74) afirma que se entende por tipo documental, a unidade

produzida por um organismo no desenvolvimento de uma competência concreta,

regulamentada por uma norma de procedimento e cujo formato, conteúdo informativo e

suporte são homogêneos. E que a Série documental seria “o conjunto de documentos

produzidos por um mesmo sujeito produtor no desenvolvimento da mesma função e cuja

atuação administrativa foi plasmada num mesmo tipo documental.”

Quanto à série documental, o Dicionário de Terminologia Arquivística de São Paulo

(2010 apud RODRIGUES, 2008, p. 9), analisa o conceito de série documental remetendo

“à sequência de unidades de um mesmo tipo documental”, cuja denominação obedece a

seguinte fórmula: espécie + atividade.

Rodrigues (2008, p.74) analisa que as fontes de informação, utilizadas nesta fase,

além das leis, decretos, portarias, regimentos e regulamentos internos, são as consultas

diretas às pessoas que estejam tramitando e produzindo os documentos, ligando-os às

funções e atividades que produzem os documentos.

Ainda Rodrigues (2008, p. 74) aponta que uma vez identificada à unidade

administrativa e os tipos documentais em que se materializam suas competências, funções

e atividades, será necessário estudar as normas que regulamentam o processo de tramitação

que teve cada tipo documental na sua fase de produção.

A produção de documentos difere de um caso para o outro, dependendo da área em

que se encontra. Bellotto (2002, p.21) apresenta seu método de análise diplomática e

tipológica na identificação de documentos:

Na identificação diplomática do documento deve-se estabelecer e/ou reconhecer,

sequencialmente:

1. a sua autenticidade relativamente à espécie, ao conteúdo e à finalidade;

2. a datação (datas tópica e cronológica);

3. a sua origem/proveniência;

4. a transmissão/tradição documental;

5. a fixação do texto.

34

Na identificação tipológica do documento, a sequencia é distinta, devendo-se

reconhecer e/ou estabelecer:

1. a sua origem/proveniência;

2. a sua vinculação à competência e as funções da entidade acumuladora;

3. a associação entre a espécie em causa e o tipo documental;

4. o conteúdo;

5. a datação

Diversos modelos de identificação de documentos foram surgindo com as práticas

dos arquivistas em diferentes instituições. Rodrigues (2008, p. 82) aponta o trabalho de Ana

Maria Camargo (1996, p. 15) para “caracterização dos documentos acumulados” nos

depósitos da Faculdade de Filosofia, Ciências e Letras da USP. Além de caracterizar o

depósito, na qual foi elaborada uma ficha de coleta de dados para o diagnóstico dos

arquivos, outra ficha foi utilizada para registrar dados sobre os documentos:

· Conjunto de mesma espécie ou tipo

· Data-limite

· Critério de ordenação

· Quantidade

· Acondicionamento

· Mobiliário

· Estado de conservação

Outro modelo de identificação de documentos é de Janice Gonçalves (1998, p. 15),

onde autora desenvolve dois modelos de análise para estudar os “documentos e seu

contexto de produção”, dados necessários para organizar os documentos de arquivo:

Identificação do documento

35

· Suporte

· Forma

· Formato

· Gênero

· Espécie

· Tipo

· Conteúdo

· Contexto de produção

Identificação de contexto

· Organismo produtor

· Funções

· Atividades

Rodrigues (2008, p. 78) analisando os processos de identificação no Brasil, verifica

que estes incidiram sobre órgãos produtores, documentos e arquivos.

Os modelos de análise documental proposto para realização de tarefas

na área estiveram associados a outros processos de identificação, como

o de órgão produtor para efeito de organização de massas acumuladas

ou o de identificação de arquivos, para fins de definição de estratégias

para implantação de sistemas de arquivos. (RODRIGUES, 2008, p.

78).

A identificação de documentos está inserida nos diagnóstico de arquivos

apresentando tarefas específicas, principalmente para a identificação de documentos

acumulados em depósitos de arquivos e tendo seus objetos, o órgão produtor e os

documentos por ele produzidos, sendo indispensável na elaboração do diagnóstico.

36

4. DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS E SUAS METODOLOGIAS

Primeiramente devemos compreender o que é o diagnóstico de arquivos, que

segundo Campos et al. (1986) é o levantamento da situação dos arquivos com o objetivo de

fornecer subsídios para a implantação de um Sistema de Arquivos.

O diagnóstico de arquivos seria “[...] uma constatação dos pontos de atrito, de falhas

ou lacunas existentes no complexo administrativo [...] das razões que impedem o

funcionamento eficiente do arquivo” (PAES, 1997, p.36).

O diagnóstico de arquivos torna-se uma tarefa de grande importância na

contribuição do sucesso de uma organização, pois define a situação dos arquivos, em

relação ao tratamento da informação orgânica e mostra as deficiências encontradas.

O diagnóstico é um instrumento auxiliar que torna possível identificar

todos os problemas relacionados ao desenvolvimento das atividades

arquivísticas, mediante pesquisas realizadas nas instituições

responsáveis pela produção e acúmulo dos documentos e,

principalmente no próprio arquivo. (FERREIRA, 2008, p.6)

Sendo assim, o diagnóstico de arquivos é entendido como uma análise da situação

dos arquivos e dos resultados obtidos permite diagnosticar as deficiências existentes em um

determinado arquivo de uma instituição e cabe ao arquivista intervir para corrigir essas

deficiências.

LOPES (2009, p.168) propõe que o profissional da informação arquivística deve:

-Definir problemas e objetivos, de acordo com as necessidades decorrentes da observação

da realidade e os conhecimentos teóricos e práticos pré-existentes;

- Formular hipóteses que simulem a origem dos problemas levantados e suas possíveis

soluções;

- levantar dados, de acordo com métodos previamente delineados, com eficácia

comprovada;

-chegar a conclusões e as novas proposições, a partir do exame dos dados levantados em

confronto com as hipóteses e o conhecimento já estabelecido.

37

Uma tarefa não muito fácil, mas complexa para o profissional arquivista que não

possui este perfil, pois muitos ainda não têm a capacidade necessária para a realização deste

trabalho, sendo necessárias mudanças em seu comportamento.

Lopes (2009, p.168) afirma que talvez o que se esteja propondo consiste na

construção de um novo tipo de sujeito das práticas arquivísticas, muito além da modorra

simplificadora e tecnicista tão vulgarizada em inúmeros manuais em diversas línguas.

Ferreira (2008 p. 7) destaca que para que haja um planejamento prévio das ações

desenvolvidas na gestão documental é preciso realizar um diagnóstico da situação em que

se encontram os arquivos, verificando se as atividades desempenhadas nas instituições

correspondem aos documentos produzidos.

Para a elaboração do Diagnóstico de Arquivos é necessário um conhecimento das

definições de algumas etapas que o arquivista deve percorrer, passando pela aplicação de

procedimentos metodológicos, que sejam adequadas a cada instituição.

4.1.VISÃO MAXIMALISTA E VISÃO MINIMALISTA

O Levantamento da situação arquivística do conjunto de organismos que forma um

governo federal, estadual ou municipal se caracteriza pela visão maximalista, segundo

Lopes (2009 p. 175).

As pesquisas sobre as políticas arquivísticas desenvolvidas por países,

a realidade de seus sistemas, os seus fracassos e sucessos, compõem o

mesmo o mesmo comjunto maximalista. Menos usuais, ainda dentro

desta visão, são os estudos de “famílias” de organizações similares na

busca de problemas e de soluções paradigmáticas. (LOPES, 2009, p.

176)

Para Lopes (1997 apud CORNELSEN, 2006, p. 75) o diagnóstico é o método de

intervenção aos problemas gerados pelas informações de caráter orgânico, produzidas por

uma instituição e deve partir de uma visão minimalista, priorizando os estudos de

problemas específicos, de casos particulares, para se chegar às questões mais gerais.

Lopes (2009 p. 176)) afirma que a Visão Minimalista consiste na observação dos

38

problemas arquivísticos das organizações, nos estudo de caso e na procura em construir

objetos de pesquisa e propor soluções para os problemas detectados.

[...] Acredito que é necessário investir no estudo de problemas

específicos, de casos particulares, para chegar a questões mais gerais.

No cotidiano de sua prática, o arquivista depara-se muito mais com o

dilema de diagnosticar a situação de uma organização do que o de

resolver o problema de um país. Há de se perguntar se é possível tratar

do geral sem mergulhar no específico. A dinâmica entre ambos é uma

questão envolvente e sedutora. (LOPES, 2009, p. 176).

4.2. METODOLOGIAS PARA DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS

Para a realização do diagnóstico de arquivos faz-se necessária metodologias

adequadas e instrumentos próprios que coletam informações precisas em cada etapa do

processo, segundo Calderon (2004 apud FERREIRA, 2008, p. 7).

[...] O arquivista precisa elaborar um roteiro que se adapte às

necessidades do arquivo a ser analisado, de modo que haja exatidão e

objetividade nas informações coletadas, pois, as mesmas servirão de

prova real situação do arquivo, propiciando embasamento para as

futuras correções. (FERREIRA, 2008 p. 8)

As metodologias para diagnosticar os arquivos envolvem as informações gerais

sobre as instituições que produzem os documentos, realizadas através de questionários

aplicados, entrevistas nos locais e observações feitas pelo arquivista.

Rodrigues (2008 p. 21) afirma que todo trabalho arquivístico deve ser baseado na

realidade documental e ela é conhecida através do levantamento, uma pesquisa aplicada e

orientada no sentido de possibilitar uma coleta de dados, fonte necessária para o

conhecimento das principais características da situação.

São Exemplos de instrumentos de levantamento de dados:

39

Formulário: é uma coleção de questões e anotadas por um entrevistador

numa situação face a face com a outra pessoa (o informante).

Entrevista: é a obtenção de informações de um entrevistado, sobre

determinado assunto ou problema.

Observação: quando se utilizam os sentidos na obtenção de dados de

determinados aspectos da realidade.

Questionário: é uma série ordenada de perguntas que devem ser

respondidas por escrito pelo informante. Deve ser objetivo e vir

acompanhado de instruções.

Segundo Rodrigues (2008, p. 21) a etapa de levantamento de dados e elaboração do

diagnóstico são fases preliminares ao planejamento e fundamentam a elaboração de

projetos. A fase de levantamento de dados é o estágio inicial da elaboração de um

diagnóstico, etapa do processo de montagem de um projeto de arquivo.

Ao tratar a informação orgânica, Rousseau e Couture (1998, p. 68) apresentam um

programa em três fases que pode orientar o arquivista para a realização do diagnóstico,

permitindo elaborar um roteiro de entrevista, A entrevista compõe-se das seguintes

questões:

Quem tem acesso à informação?

Como é que ela Difundida, classificada e recuperada?

Qual é o ciclo de vida?

É eliminada depois de um determinado espaço de tempo ou conservada

permanentemente?

Necessita de uma proteção especial e, em caso afirmativo, quais os meios físicos ou

tecnológicos requeridos?

O correio eletrônico, a burótica, a telecomunicação e o tratamento da imagem

(micrografia, saída de computador em microfilme: COM, scanerização, disco

óptico, disco óptico digital, etc.) ocupam de fato um lugar cada vez maior no

interior da gestão da informação?

40

Lopes (2009, p.183) destaca que o principal dado a ser coletado nas organizações é a

descrição de suas atividades e da relação destas com o fluxo de informações.

Rodrigues (2008, p. 21) afirma que esta fase de pesquisa para a coleta de informações

sobre a situação encontrada permite um estudo detalhado dos fatores determinantes daquilo

que se pretende equacionar, orientando o processo de tomada de decisões. Fornece os

parâmetros iniciais para o planejamento.

O objetivo do levantamento de dados é subsidiar uma tomada de

decisão que seja válida para a escolha da melhor solução para um

problema, situação ou fenômeno. Deve-se, portanto, conhecer a

situação para depois definir onde se pretende chegar e qual a estratégia

de como chegar à solução desejada. (RODRIGUES, 2008, p.21)

Paes (1997, p.35) afirma que o levantamento de dados deve ter início pelo exame de

estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos

constitutivos da instituição mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de

informações sobre sua documentação. Sendo necessário analisar:

O gênero dos documentos (escritos ou textuais, cartográficos, iconográficos,

informáticos etc. );

As espécies documentais mais frequentes (cartas, faturas, relatórios, projetos,

questionários etc.);

Os modelos e formulários em uso;

O volume de conservação do acervo, arranjo e classificação de documentos

(métodos de arquivamento adotados);

A exigência de registros e protocolos (em fichas, em livro);

A média de arquivamentos diários;

O controle de empréstimo de documentos;

Os processos adotados para conservação e reprodução de documentos;

A existência de normas de arquivo, manuais, códigos de classificação, etc.

41

De acordo com Lopes (2009, p. 184) a pesquisa das atividades desenvolvidas pelas

organizações impõe-se na frente da pesquisa sobre as funções. Estas são formais, definidas

em documentos que já nascem mortos, portadoras de tradição, sem estar necessariamente

de acordo com os fatos.

Paes (1997, p.36) destaca que além dessas informações, o arquivista deve acrescentar

dados e referências sobre o pessoal encarregado do arquivo (número de pessoas, salários,

nível de escolaridade, formação profissional), o equipamento (quantidade, modelos, estado

de conservação), a localização física (extensão da área ocupada, condições de iluminação,

umidade, estado de conservação das instalações, proteção contra incêndio), meios de

comunicação disponíveis ( telefones, fax).

Segundo Campos et al. (1986) e o levantamento da situação dos arquivos correntes,

realizado no Ministério da Agricultura, surgiu da necessidade de conhecer seu

funcionamento e consistiu na aplicação de questionário específico. O questionário

apresentou os seguintes campos:

Identificação- dados referente ao órgão/setor visitado e nome do entrevistado;

Atividades Desenvolvidas- dados referentes às atividades de protocolo e arquivo

corrente realizados pela unidade e respectivas normas reguladoras.

Organização do acervo- dados referentes aos métodos de arquivamento utilizado;

Instrumentos de pesquisa- dados referentes aos instrumentos empregados para

recuperação das informações contidas nos documentos arquivados;

Transferência e eliminação- dados referentes à ocorrência, ou não, de eliminação e

de transferência de documentos para depósitos de arquivamento intermediário, bem

como das normas e critérios reguladores destas atividades;

Automação- dados referentes á guarda de documentos cujas informações sejam

recuperadas mediante automação;

Microfilmagem- dados referentes à existência, ou não, no arquivo, de documentos

microfilmados, bem como sua organização;

Documentos Escritos- dados referentes à quantificação, datas- limites e descrição

dos documentos escritos acumulados no setor visitado;

42

Documentos Especiais- dados referentes à guarda de documentos de suporte não

convencional;

Material e Imobiliário- dados referentes ao acondicionamento dos documentos no

arquivo visitado;

Recursos humanos- dados referentes ao pessoal responsável pelas atividades de

arquivo e protocolo, no que diz respeito ao grau de instrução e cargos ocupados.

Observações- campo em aberto no qual foram registradas informações

complementares, além da data do preenchimento do questionário e o nome do

pesquisador.

Lopes (2009, p. 183) enfatiza que a observação direta continua sendo essencial. Não

mais se observa apenas o registro em suporte definido- o documento-, como na arquivística

tradicional. Necessita - se estudar o processo global da informação, considerando a junção

dos seus aspectos virtuais e concretos.

Para Evans e ketelaar (1983 apud CORNELSEN 2006, p.72) o diagnóstico um dos

estudos da série RAMP, é apresentado sob a forma de questionário, o qual é dividido em

nove grupos:

Apresentação geral- preocupa-se em levantar algumas características da

organização de arquivos, enquanto unidade administrativa.

Legislação e normas – trata basicamente da existência de legislação e de normas

específicas sobre os arquivos, incluindo aqui as definições; a jurisdição que o órgão

tem sobre os documentos; as proibições; os procedimentos utilizados; o

estabelecimento de órgãos consultivos oficiais e permanentes; as atividades

desempenhadas pelo arquivo; entre outras.

Recursos humanos- tem por objetivo inventariar os dados referentes às pessoas que

trabalham no arquivo, como número de profissionais, de técnicos e de auxiliares,

entre outros.

Recursos financeiros - questionam os valores sobre as fontes de recursos internos e

externos e os gastos que o arquivo tem com recursos humanos, equipamentos e

mobiliário, edifício, etc.

43

Edifícios e materiais- visam os dados quantitativos e qualitativos sobre o edifício do

arquivo e de seus respectivos serviços, condições de iluminação, ventilação,

umidade, segurança, a caracterização e a quantidade dos equipamentos utilizados.

Fundos- busca identificar dados quantitativos sobre os fundos que o arquivo

comporta.

Métodos e processos de trabalho- procura demonstrar a quantidade de documentos

avaliados, eliminados, preservados, restaurados/reparados, ordenados, descritos e

publicados.

Serviços oferecidos- investiga a quantidade de usuários que solicita informações ao

arquivo, as unidades de armazenamento disponíveis para consulta, o número de

consultas e de empréstimo de documentos, a quantidade de reprografia, de

reprodução e de exposições realizadas pelo arquivo.

Lopes afirma (2009, p. 184) que quanto às estruturas, o problema das funções de repete.

É preciso saber como elas evoluíram e como se encontram no momento da preparação do

diagnóstico.

O espírito das organizações está nas suas atividades. O conhecimento

delas ilumina todos os outros aspectos. Compreendem-se melhor as

funções ou, muitas vezes, as disfunções. Entendem-se as estruturas

efetivas, as pseudoestruturas e a inexistência de formalizações.

Percebe-se a organização por suas características capitais. (LOPES,

2009, p. 184)

Corrochano (1995 apud CORNELSEN 2006, p. 75) enfatiza a coleta de dados

referentes a três grupos: o problema, os fluxos das informações e a posição do arquivo

dentro do sistema nacional e autônomo de arquivos.

O autor afirma que o problema de arquivo, para tanto, subdivide-se em três fases:

análise dos fundos, análise dos formulários utilizados no trabalho de arquivo e análise da

infraestrutura, recursos humanos e financeiros. Para cada fase ou grupo do diagnóstico

foram acrescentados os seguintes elementos: levantamento da situação do arquivo;

44

objetivo, problema, sempre sob a forma de pergunta e sugestão de métodos e ferramentas

de investigação.

Lopes (2009, p. 186) destaca que dentro da lógica da construção do objeto de

pesquisa, a partir da observação direta na organização, coloca-se o levantamento dos

acervos existentes e de outras questões referentes a estes. Sendo necessário ter dados

objetivos sobre:

A quantidade de documentos, expressas de acordo com regras aceitas

universalmente;

As características diplomáticas- tipologias documentais- que os

individualizam;

Os conteúdos informacionais genéricos, expressos de modo sintético e

hierárquico;

As unidades físicas de arquivamento, isto é, a movelaria e embalagens

utilizadas;

O modo original de arquivamento- classificação, avaliação e descrição-

mesmo que empírico e baseado no senso comum;

A existência e o modo de uso de tecnologias da informação;

As características das instalações e a situação dos acervos no que refere à

preservação.

Paes (2004, p.36) enfatiza que com os dados coletados, o especialista estará

habilitado a analisar objetivamente a real situação dos serviços de arquivo e fazer o seu

diagnóstico para formular e propor as alterações e medidas mais indicadas, em cada caso, a

serem adotadas no sistema a ser implantado.

Lopes (2009, p. 186) destaca que o levantamento geral dos dados sobre as

atividades, fluxo informacional, estruturas, funções e das questões referentes aos acervos

constrói o objeto de pesquisa, ao retratar a situação arquivística da organização, na forma

de um diagnóstico.

45

O profissional terá a possibilidade de propor soluções que se pode

considerar científicas, por se basearem no exame criterioso do

problema, realizado de acordo com metodologias e parâmetros aceitos

pelas ciências sociais aplicadas. (LOPES, 2009, p. 186)

Quando o profissional arquivista é chamado para realizar uma proposta de trabalho,

alguns autores acreditam que não se deve realizar no ato um diagnóstico. Seria necessário

haver o chamado “Pré- diagnóstico”

Corrochano (1995 apud CORNELSEN 2006, p. 75) afirma que a identificação da

instituição, o estudo superficial dos fundos e a elaboração de projeto de trabalho são as

fases que devem antecipar o diagnóstico. Essa etapa denomina-se o “pré-diagnóstico”, uma

etapa indispensável à análise da situação dos arquivos.

Lopes (2009, p. 187) afirma sobre o pré- diagnóstico que consiste no levantamento

dos dados mais essenciais do problema que foi apontado ao arquivista, incluindo-se aí a

natureza da organização, os dados quantitativos e qualitativos básicos da documentação e a

definição de uma estratégia e dos objetivos preliminares.

Defendo a ideia de que sempre é correto propor que ao pré-diagnóstico

que fundamentará uma proposta, suceda o diagnóstico propriamente

dito, compreendido como primeira etapa do tratamento a ser dado ao

problema. (LOPES, 2009, p. 188).

Sobre o diagnóstico, Lopes (2009. p.189) enfatiza que não há uma receita, só

indicações gerais.

A pesquisa irá construir seus objetos a partir da realidade e os

responsáveis terão que estabelecer seus objetivos, construir suas

hipóteses e aplicar técnicas de coleta de dados de acordo com a

realidade encontrada. (LOPES, 2009, p. 189)

LOPES (2009, p. 190) analisa que a coleta de dados em uma organização pode ser

formatada por meio da aplicação de formulários, de modo padronizado, destinado ao caso

46

específico, de acordo com o que se verificou na elaboração de um pré- diagnóstico, fruto de

entrevistas com responsáveis e da observação direta no local. O autor sugere ainda que a

repetição deste procedimento poderá gerar modelos que poderão ser aplicados em casos

similares.

De acordo com Lopes (2009, p. 209), verifica-se que não é possível separar o

diagnóstico de possíveis desdobramentos na forma de projetos ou plano de trabalho e

podem ser escritos em um só diagnóstico- projeto.

O projeto de trabalho é instrumento de planejamento das atividades,

concebido como decorrência dos problemas diagnosticados. [...]

Define as providências a serem tomadas, dentro de um quadro teórico

e das constatações feitas no diagnóstico. Isto significa desenhar as

soluções a partir de hipóteses implícitas ou explícitas; descrever passo

a passo o que vai ser feito; fazer o elenco das metas específicas, dentro

dos objetivos gerais; definir estratégias de “combate”; reunir as

“armas” e os “soldados”; e estabelecer o território e as “táticas de

guerra”. (LOPES, 2009, p. 210).

Paes (2004, p. 36) analisa na fase de planejamento, para que um arquivo possa

cumprir seus objetivos, torna-se indispensável à formulação de um plano arquivístico que

tenha em conta tanto as disposições legais quanto as necessidades da instituição a que

pretende servir.

Para a elaboração desse plano devem ser considerados os seguintes

elementos: posição do arquivo na estrutura da instituição, centralização

ou descentralização e coordenação dos serviços de arquivo, escolha de

métodos de arquivamento adequados, estabelecimento de normas de

funcionamento, recursos humanos, escolha das instalações e do

equipamento, constituição de arquivos intermediário e permanente,

recursos financeiros. (PAES, 2004, p. 36)

47

Lopes (2009, p. 211) afirma que nos projetos de trabalho também não haverá a

possibilidade de ter um receituário. Eles irão refletir a amplitude e a qualidade do

diagnóstico, e a qualificação dos que os conceberão e implementarão.

48

5. CONSIDERAÇÕES FINAIS

A informação é um recurso fundamental para qualquer instituição e os arquivos

devem propiciar o acesso às informações de maneira compreensível, servindo na tomada de

decisões.

A realização do diagnóstico de arquivo é uma tarefa complexa e necessita de

dedicação em cada detalhe, em cada etapa, não podendo menosprezar nenhuma delas. O

diagnóstico reflete a situação dos arquivos e fornece dados para uma proposta de

intervenção dos problemas encontrados.

A tarefa de levantamento de dados mostra-se muito interessante, pois se torna

possível conhecer todo o funcionamento da instituição, através de uma metodologia

adequada, verificando suas deficiências.

Para o arquivista elaborar um diagnóstico de um arquivo, necessita ser um

profissional competente e que tenha um conhecimento amplo nas outras áreas para auxiliar

seu trabalho, que seja um “observador participante, atuando na sua área, a da gestão da

informação registrada de atribuição arquivística”.

Imagino, quanto aos sujeitos, que a solução contemporânea, está na

proposição de uma trindade profana que consideraria o arquivista

como cientista social, capaz de produzir sentido lógico no

desenvolvimento de seu trabalho e de possuir habilidades tecnopráticas

bastante desenvolvidas. Isto quer dizer que o recorte teórico possível

para a metodologia de trabalho do arquivista deveria ser recolhido na

experiência da Sociologia, história, filosofia e no conhecimento

tecnológico contemporâneo, no que ser refere a armazenamento,

preservação, classificação, avaliação e descrição das informações

registradas, arquivísticas, em qualquer suporte. (LOPES, 2009, p. 177)

Cada autor realizou a sua proposta, utilizando suas metodologias, como a técnica da

aplicação de questionários, coleta de dados, roteiro de entrevista e observações realizadas

por eles para a elaboração do diagnóstico de arquivos. Saber administrar as barreiras

existentes também constitui um fator muito importante, pois elas sempre vão existir.

49

O diagnóstico antecede a gestão de documentos e é fundamental para a realização

da mesma, pois além de verificar a situação em que se encontram os arquivos, verifica se as

atividades desempenhadas nas instituições correspondem aos documentos produzidos.

A tarefa da identificação está inserida no diagnóstico, apresentando tarefas

específicas, principalmente para a identificação de documentos acumulados em depósitos

de arquivo.

Para a realização do diagnóstico não há uma receita e nem um “modelo” na

literatura existente, pois cada instituição apresenta sua diversidade de documentos e

informações. O arquivista deve elaborar um “modelo” que atenda as necessidades de cada

instituição.

50

6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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