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UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF
INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL – IACS
DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO – GCI
CURSO DE GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA
ADRIANA GOMES DA SILVA
ESTUDO DE CASO SOBRE A ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS PARA
CRIAÇÃO DO CENTRO DE MEMÓRIA DA ESCOLA DE ENFERMAGEM
AURORA DE AFONSO COSTA
NITERÓI
2016
ADRIANA GOMES DA SILVA
ESTUDO DE CASO SOBRE A ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS PARA
CRIAÇÃO DO CENTRO DE MEMÓRIA DA ESCOLA DE ENFERMAGEM
AURORA DE AFONSO COSTA
Trabalho de Conclusão de Curso apresentado
à Universidade Federal Fluminense, como
requisito para obtenção do Grau de Bacharel.
Área de Concentração: Arquivologia
Orientadora: Prof.ª. Ma. Raquel Luise Pret Coelho
Niterói
2016
Ficha Catalográfica elaborada pela Biblioteca Central do Gragoatá
S586 Silva, Adriana Gomes da.
Estudo de caso sobre a organização dos documentos para criação
do Centro de Memória da Escola de Enfermagem Aurora de Afonso
Costa / Adriana Gomes da Silva. – 2016.
681f. : il.
Orientadora: Raquel Luise Pret.
Trabalho de Conclusão de Curso (Graduação em Arquivologia) –
Universidade Federal Fluminense, 2016.
Bibliografia: f. 64-66.
1. Centro de Memória da Escola de Enfermagem Aurora de Afonso
Costa. 2. Gestão de documento. 3. Universidade Federal Fluminense.
Escola de Enfermagem Aurora de Afonso Costa. I. Pret, Raquel Luise.
II. Universidade Federal Fluminense. Instituto de Arte e Comunicação
Social. III. Título.
ADRIANA GOMES DA SILVA
ESTUDO DE CASO SOBRE A ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS PARA
CRIAÇÃO DO CENTRO DE MEMÓRIA DA ESCOLA DE ENFERMAGEM
AURORA DE AFONSO COSTA
Trabalho de Conclusão de Curso
apresentado à Universidade Federal
Fluminense, como requisito para
obtenção do Grau de Bacharel. Área de
Concentração: Arquivologia
APROVADO EM: / /
BANCA EXAMINADORA
______________________________________________
Prof.ªMa. Raquel LuisePret Coelho
Universidade Federal Fluminense
Orientadora
______________________________________________
Prof.º Me. Gabriel Moore Forell Bevilacqua
Universidade Federal Fluminense
______________________________________________
Prof.ªMa. Lindalva Rosinete Silva Neves
Universidade Federal Fluminense
Niterói
2016
Dedico ao amor da minha vida e minha razão de viver, meu
filho Gabriel Morterá.
AGRADECIMENTOS
Os meus agradecimentos neste trabalho vão para as pessoas que contribuíram de forma direta
ou indireta para a elaboração do mesmo.
• A Deus, o responsável direto pela minha vida;
• Ao meu filho Gabriel Morterá, pela paciência nos momentos em que não pude dar atenção a
ele, para dedicar-me a este trabalho;
• À minha mãe Áurea, por independente das dificuldades,sempre esteve ao meu ladome
encorajando, vibrando por cada conquista minha;
• Aos meus irmãos, Marco Antônio, Rosana, Rosa Maria, Antônio Carlos, Luiz Carlos e Rose,
aos meus queridos e amados sobrinhos;
• À Drª Lenira, minha maior incentivadora a nunca desistir de lutar pelos meus sonhos;
• Ao meu noivo Erich Fabrício, pelo carinho, pela ajuda nas leituras, revisões e
principalmente pelo incentivo para que não desistisse dos meus sonhos;
• À uma pessoa extraordinária, temente a Deus, minha futura sogra Dona Selma Regina
Oliveira;
• Às amigas de longa data, Bruna Rocha e Daniele Augusto (irmãs do coração), que sempre
me apoiaram;
• À Leila, pela amizade, pelo apoio, e compreensão nos momentos de minha ausência, sabida
de que foi por uma ótima causa;
• Às amigas que a faculdade me deu e serão para vida toda, Maria Aparecida e Vanda Lúcia,
pela atenção e carinho nos momentos em que mais precisei;
• À arquivista Maria da Graça, do Centro de Memória da EEAAC, por disponibilizar os
documentos para pesquisa e pela experiência que pude adquirir durante o estágio no C.M;
• Ao meu supervisor de estágio Sérgio Cabral, que soube compreender minhas ausências para
que fosse possível elaborar este trabalho;
• À Profª. Raquel Pret, minha orientadora por acreditar em mim transmitindo seu
conhecimento para a execução desse projeto.
Meu mais sincero agradecimento a todos!
“Os documentos históricos de hoje foram os administrativos de ontem e os documentos
administrativos de hoje serão os documentos históricos de amanhã.”
Marilena Leite Paes
RESUMO
O objetivo do presente trabalho é demonstrar como foram realizadas as etapas da
organização dos documentos para a criação e implantação do Centro de Memória
da Escola de Enfermagem Aurora de Afonso Costa(CEMEEAAC), instituição criada
para cuidar do acevo e da história da Escola de Enfermagem da Universidade
Federal Fluminense. Inicialmente, foi feito um levantamento do acervo dos
documentos que foram transferidos para o CEMEEAAC. A intenção era realizar um
diagnóstico de toda a documentação existente na instituição, a fim detornar público
seus conteúdos, visando à pesquisa tanto de usuários internos quanto externos,
com o intuito de mostrar o quanto a Escola foi e é importante na área da saúde não
só no município de Niterói, mas para o Brasil como um todo. A intenção é perceber
quais os princípios arquivísticos orientaram algumas operações como a classificação
e a organização física dos documentos pertencentes ao Centro de Memória da
Escola de Enfermagem Aurora de Afonso Costa. Outra questão que apareceu ao
longo desta pesquisa foi a escolha da Escola de Enfermagem da UFF de valorizar a
memória de sua fundadora, a professora Aurora de Afonso Costa, diretora entre
1944 e 1966, mistirando-a a própria memória da instituição.
Palavras-chave: Centro de Memória, Organização de documentos, Escola de
Enfermagem, Arranjo.
ABSTRACT
The objective of this study is to demonstrate how the stages of organization of
documents for creation and implementation of the Memory Center of nursing school
Aurora of Afonso Costa(CEMEEAAC), an institution created to take care of
thecollection and the history of nursing school at the Federal University of Rio de
Janeiro. Initially, it was made a survey of the collection of documents which have
been transferred to the CEMEEAAC. The intention was to carry out a diagnosis of all
existing documentation in the institution, in order to make its contents public, aiming
to research both internal and external users, in order to show how school was and is
important in the area of health not only in the municipality of Niteroi, but for Brazil as
a whole. The intention is to figure out which archival principles guided some
operations like sorting and the physical organization of the documents belonging to
the Memory Center of nursing school Aurora of Afonso Costa. Another issue that
appeared over the course of this research was the choice of the school of nursing at
UFF to enhance the memory of its founder, Professor Dawn of Afonso Costa,
Director between 1944 and 1966, mixing her own memory of the institution.
Keywords: memory Center, Document Organization, school of nursing, arrangement.
LISTA DE ILUSTRAÇÕES
Figura 1 – Tipos de acervos de um Centro de Memória.......................................28
Figura 2 – Quadro Das Diferenças Entre Os Documentos Do Centro De
Memória, Arquivo e Biblioteca................................................................................33
Figura 3– Curso de Pós-Graduação da EEAAC.....................................................37
Figura 4 – Logomarca do Centro de Memória Aurora de Afonso Costa/UFF.....40
Figura 5– Acervo da EAAC......................................................................................41
Figura 6 – Quadro de Arranjo do Fundo do CMEEAAC/UFF................................50
Figura 7– Quadro de Arranjo dos Documentos do CMEEAC/UFF.......................51
Figura 8 – Guia de recolhimento de documento...................................................55
Figura 9– Massa Documental Acumulada da EEAAC...........................................58
Figura 10– Acervo Higienizado do CMEEAAC.......................................................60
Figura 11 – Acervo Organizado do CMEEAAC......................................................61
LISTA DE ABREVIATURAS
ABED – Associação Brasileira de Enfermeiras Diplomadas.
ABEn – Associação Brasileira de Enfermagem.
CEMEEAAC/UFF - Centro de Memória na Escola de Enfermagem Aurora de
Afonso Costa da Universidade Federal Fluminense.
CM – Centro de Memória.
EEAAC – Escola de Enfermagem Aurora de Afonso Costa.
ENF-UERJ – Escola de Enfermagem da Universidade do Estado do Rio de
Janeiro.
HAL – Hospital Azevedo Lima.
HUAP – Hospital Universitário Antônio Pedro.
ISAAR(CPF) – Norma Internacional de Registro de Autoridade Arquivística
para Pessoas Coletivas, Pessoas Singulares e Famílias.
ISAD(G) – Norma Geral Internacional de Descrição Arquivística.
LBA – Legião Brasileira de Assistência.
MACCS – Mestrado Acadêmico em Ciências do Cuidado em Saúde.
MEC – Ministério da Educação.
MEM Enfermagem Médico Cirúrgico.
MEP – Enfermagem Materna Infantil e Psiquiatria.
MFE – Fundamentos de Enfermagem e Administração.
MGE – Coordenações dos Cursos de Graduação.
MPES – Mestrado Profissional Enfermagem Assistencial.
NOBRADE – Norma Brasileira de Descrição Arquivística.
OBJN – Centro de Memória e Online BrazilianJournalofNursing.
PGEEAAC – Doutorado em processo, dos Cursos de lato sensu coordenação
Geral da Pós-Graduação.
SESP – Serviço Social de Saúde Pública.
UFE – União Fluminense dos Estudantes.
UFF – Universidade Federal Fluminense.
UFRJ – Universidade Federal Fluminense.
SUMÁRIO
1 INTRODUÇÃO............................................................................................... 13
1.1 OBJETIVO........................................................................................................ 16
1.2 JUSTIFICATIVA............................................................................................. 17
1.3 MARCO TEÓRICO.......................................................................................... 17
1.4 METODOLOGIA............................................................................................. 22
2 LUGAR DE MEMÓRIA: AS DIFERENÇAS ENTRE CENTRO DE
MEMÓRIA, ARQUIVO E BIBLIOTECA..................................................
24
2.1 OS LUGARES DE MEMÓRIA........................................................................ 24
2.2 CENTRO DE MEMÓRIA................................................................................ 26
2.3 ARQUIVO........................................................................................................ 29
2.3.1 Documentos De Arquivo......................................................................... 31
2.4 BIBLIOTECA................................................................................................... 32
3 MARCO EMPÍRICO: A ESCOLA DE ENFERMAGEM AURORA DE
AFONSO COSTA............................................................................................ 35
3.1 A CRIAÇÃO DA EEAAC................................................................................ 35
3.1.1 Missão da EEAAC........................................................................................... 37
3.2 O CENTRO DE MEMÓRIA DA EEAAC................................................. 38
3.2.1 O Acervo.......................................................................................................... 40
3.3 ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO............................................................. 41
3.3.1 Diagnóstico do Acervo.................................................................................... 43
3.4 ALGUNS CENTROS DE MEMÓRIAS NA ENFERMAGEM...................... 44
4 OS DOCUMENTOS E O SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO DO
CMEEAAC.......................................................................................................
46
4.1 CLASSIFICAÇÃO............................................................................................ 46
4.1.1 Os Tipos de Documentos................................................................................. 49
4.2 O FUNDO DA EEAAC/UFF............................................................................ 49
4.2.1 O Arranjo.......................................................................................................... 50
4.3 INVENTÁRIO................................................................................................... 51
5 DESCRIÇÃO DOS DOCUMENTOS........................................................... 53
5.1 NOBRADE COMO NORMA DE DESCRIÇÃO............................................ 56
6 ANÁLISE DOS DADOS................................................................................. 58
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS.......................................................................... 62
8 REFERÊNCIAS............................................................................................... 64
APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO INSTRUMENTO DE
ENTREVISTA.................................................................................................. 67
13
1 INTRODUÇÃO
O presente trabalho apresenta pesquisas realizadas na Escola de
Enfermagem Aurora de Afonso Costa (EEAAC), e o tema deste trabalho é o Centro
de Memória da Escola. No entanto, antes há a necessidade de compreender a
história da própria instituição.A ideia de criar a escola de enfermagem veio da
necessidade de seguir um modelo oficial padrão em território fluminense diante do
surgimento tanto da industrialização quanto do crescimento da urbanização que
começou a dar passos largos na década de 40. Fundada em 18 de outubro de 1944
sob a direção da Prof.ª Aurora de Afonso Costa e reconhecida pelo decreto n°
22.526 de 27 de janeiro de 1947.
A escola foi criada com o objetivo de formar enfermeiros e licenciados em
enfermagem na graduação e na pós-graduação, com ações de extensão e pesquisa
nos Municípios de Niterói e do Leste Fluminense, cuja missão é a atuação na
formação de profissionais a partir de atividades de ensino teórico, teórico-prático e
estágio, de pesquisa, de pós-graduação e de extensão, favorecendo o avanço
científico e tecnológico da profissão da enfermagem.
Gerar e difundir conhecimento de enfermagem e de saúde que contribua para
o avanço científico da profissão, visando à melhoria da saúde da população. Seus
valores são elaborar processos democráticos comprometido com valores éticos,
humanistas e equânimes, em um clima de trabalho solidário e construtivo, com base
em parcerias, solidariedade e na colaboração interna e externa, respeitando os
princípios e os objetivos da EEAAC. Sua visão é ser referência nacional e
internacional na produção e difusão de conhecimentos científicos e na formação de
recursos humanos de excelência em enfermagem e áreas afins.
A escola está organizada em Departamentos de Ensino sendo juntamente
com as coordenações gerenciados pela Direção da Unidade (CME).
Seus departamentos são:
Enfermagem Médico Cirúrgico (MEM);
Enfermagem Materna Infantil e Psiquiatria (MEP);
Fundamentos de Enfermagem e Administração (MFE);
Coordenações dos Cursos de Graduação (MGE);
14
Dos três cursos stricto sensu, Mestrado Acadêmico em Ciências do
Cuidado em Saúde (MACCS),
Mestrado Profissional Enfermagem Assistencial (MPES);
Doutorado em processo, dos Cursos de lato sensu coordenação Geral
da Pós-Graduação (PGEEAAC);
Centro de Memória e Online Brazilian Journal of Nursing (OBJN).
Possui um acervo riquíssimo acumulado ao longo de seus setenta anos, e
vem desde 2009 empreendendo esforços para o desenvolvimento do seu Centro de
Memória, no sentido de organizar, recuperar, divulgar e disponibilizar aos
pesquisadores da Enfermagem e de outras áreas este acervo constituído ao longo
dos anos de existência da Escola que recebeu o nome de sua primeira diretora
Aurora de Afonso Costa.
A organização dos documentos para a criação do Centro de Memória da
Escola de Enfermagem Aurora de Afonso Costa é o foco deste trabalho cujo tema
central é compreender como os documentos foram organizados, cotejando com as
teorias da Arquivologia e da Documentação, tornando possível a divulgação de sua
história, dando à escola uma maior visibilidade.
O processo de criação de um centro de memória em geral utiliza-se de uma
data comemorativa significativa para dar impacto na divulgação do projeto, assim a
EEAAC seguiu esse mesmo critério quando a partir do ano de 2009, surgiram
iniciativas para a criação do Centro de Memória em comemoração aos seus 70
anos. Visto que, ainda existem poucos “lugares de memória” que resgatem a história
da enfermagem, assim como dito por Padilha (2012):
Como o Brasil ainda tem poucos centros de documentação, a Enfermagem tem seguido não preservando adequadamente a sua história, tanto pelo pouco reconhecimento como pela limitação e não- -organização dos arquivos utilizados para a pesquisa, além da não-importância da recuperação e preservação de fontes escritas, orais e iconográficas dos arquivos existentes e daqueles que serão criados (PADILHA, 2012, P. 193).
Durante o ano de 2014, começaram então a ser feitos nos documentos por
ela produzidos um diagnóstico que permitiu a realização de um planejamento para o
tratamento técnico dessa documentação.
Num primeiro momento, o Centro de Memória priorizou o tratamento dos
documentos aos que faziam parte da primeira gestão da escola na qual a diretora
15
Aurora de Afonso Costa trabalhou de 1944-1966, pelo fato da diretora ter sido uma
personagem ilustre para a instituição na qual sua vida pessoal e profissional mistura-
se com a história da Escola e com a história da própria área de Enfermagem
Fluminense.
Nascida em 04 de dezembro de 1903, Aurora Gipsofila de Afonso Costa, se
formou em enfermagem na Escola de Enfermagem Anna Nery, se especializando
nos Estados Unidos, dedicou-se de todo o seu tempo à escola, e faleceu em 27 de
janeiro de 1999 aos 89 anos.
Aurora de Afonso Costa possui um vasto currículo em sua trajetória
profissional e sua história começa a ser contada a partir do momento em que é
indicada a função de Diretora da Escola de Enfermagem do Estado do Rio,
conforme consta na Ata da oitava Reunião de Comissão Administrativa da Escola de
Enfermagem do Estado do Rio de Janeiro, Presidência Doutor Adelmo de Mendonça
de 03/05/1944:
Sua nomeação foi em 09 de outubro de 1944, sendo somente duas semanas
após sua nomeação assumir de fato ao cargo e se dedicar aos trabalhos da Escola
de Enfermagem. Em 1950 a Diretora organizou um anteprojeto de lei, onde haveria
permissão do ingresso nas Faculdades de Filosofia de enfermeiras diplomadas,
obtendo pleno êxito.
Atuante, Aurora de Afonso Costa participou de vários Congressos no qual
representou a Escola de Enfermagem do Estado do Rio, foi destaque com a
participação da escola no planejamento do HUAP (Hospital Universitário Antônio
Pedro) em 1951. Em 1958, Aurora de Afonso Costa é reconhecida publicamente por
sua integral dedicação como dirigente da escola, recebendo homenagem da União
Fluminense de Estudantes (UFE), sendo eleita diretora do ano, e a partir de então
Aurora passa a receber várias homenagens todas relevantes a serviços prestados
ao longo de sua trajetória como diretora.
Aurora de Afonso Costa, é reconhecida por sua dedicação à comunidade
acadêmica, se aposente do cargo de enfermeira do MEC, respondendo pela direção
da escola pelo Decreto número 1.262 de 25/06/1962. Após todos esses anos de
dedicação, em 1984, recebe do então prefeito do município de Niterói o diploma de
Ordem ao Mérito de Arariboia, título concedido a pessoas ilustres que fizeram
presença em território fluminense. O nome Aurora De Afonso Costa foi instituído à
Escola de Enfermagem no ano de 1995.
16
O presente trabalho irá abordar a organização e classificação dos documentos
que fazem parte da primeira gestão da diretora Aurora por ter sido o grupo de
documentos que primeiro recebeu o tratamento técnico por parte do Centro de
Memória, considerado por seus dirigentes de grande importância, devido o
protagonismo da primeira diretora junto à Escola de Enfermagem e ao próprio
Hospital Universitário Antônio Pedro.
O acervo histórico do Centro de Memória conta com uma massa documental
constituída por registros elaborados pelas primeiras diretoras, referentes à fundação
e à trajetória da Instituição, bem como diretrizes que nortearam a implantação do
ensino e da prática de enfermagem no Estado do Rio de Janeiro. Um dos acervos
mais importantes é o da diretora Aurora de Afonso Costa, primeira diretora e
organizadora da EEAAC, que teve o cuidado de deixar, além da documentação
oficial, álbuns de fotos e recortes de jornais.
Diante das atividades exercidas pela escola, o acúmulo dos documentos foi
inevitável, acarretando aos documentos uma desorganização. Esse é um problema
que está, na grande maioria das instituições, no que tange nas condições de
tratamento, organização e conservação desses documentos causados.Só se
percebe o tamanho do problema se pretende elaborar um projeto de organização,
esbarrando na necessidade de os documentos estarem ao menos classificados de
acordo com as funções administrativos, o que infelizmente não aconteceu com a
Escola.
Diante dessa questão, torna-se importante compreender: como foi feita a
organização dos documentos para dar inteligibilidade ao acervo do Centro de
Memória da Escola de Enfermagem como um todo. Procurar entender em que
medida a organização do acervo dialogou com a teoria arquivística.
1.1 OBJETIVO
A) OBJETIVO GERAL
Compreender o processo de criação e organização do Centro de
Memória da Escola de Enfermagem Aurora de Afonso Costa.
B) OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar as diferenças conceituais entre Centro de Memória, Arquivo
e Biblioteca;
17
Apresentar o processo de criação do Centro de Memória da Escola de
Enfermagem Aurora de Afonso costa;
Entender a forma de classificação e organização dos documentos
do centro de memória EEAAC.
1.2 JUSTIFICATIVA
O interesse na realização do presente projeto se deu após presenciar uma
das maiores problemáticas existentes em relação a manter documentos
organizadose, após realizarpesquisas, foi comprovado quea escola tinha depositado
em suas dependênciasuma massa documental que se acumulava
desordenadamente.
Os documentos, fontes informacionais da escola de enfermagem, estavam
em local de difícil acesso, ocasionando lacunas e causando muitas perdas à própria
escola e à própria organizaçãodo centro de memória, dificultando a disseminação do
conhecimento.
Após acompanhar o trabalho inicial que foi higienizar e diagnosticar toda a
massa documentaltive a partir de então, interesse em saber como seriam realizados
todos os procedimentos tanto no que tange o uso da literatura da área e seus
teóricos, quanto colocar em prática os conceitos por eles elaboradosparauma
organização adequada dos documentos da escola, que trabalhará pra tornar esse
projeto em realidade.
Para a construção do Centro de Memória o interesse foi em acompanhar o
processo organizacional dos documentos, identificando, classificando e descrevendo
os documentos, processo feito com a arquivista responsável por realizar cada etapa.
A partir desse estudo, terei a oportunidade de pôr em prática toda a teoria
apreendida em sala de aula, atuando diretamente com os documentos durante o
processo e adquirindo experiência no percurso do projeto e que ao final de todo o
processo, o Centro de Memória poderá disponibilizar o acesso e promover o
conhecimento através de seus documentos.
1.3 MARCO TEÓRICO CONCEITUAL
18
Para o desenvolvimento deste trabalho foi necessária a revisão de categorias
com arranjo das quais utilizamos como referenciais teóricos autores como
Schellenberg, Bellotto, Cunningham e Duchein. Outra categoria importante nesta
pesquisa foi a noção de descrição arquivistica foi elaborada a partir dos
pressupostos de Bellotto e Paes. A partir de Nora, compreendemos o Centro de
Memória da Escola de Enfermagem aurora de Afonso Costa como lugares de
memória. As diferenças entre a operação de classificação em arquivos, sobretudo
no que se refere aos arquivos permanentes, utilizou como base as reflexões de
Gonçalves, Cruz e Sousa.
É pela falta de memória do coletivo, que cada vez mais se ver os lugares
setransformando para que possa representar essa memória, sendo proposto por
Nora como“lugar de memória”, trazendo cada vez mais a necessidade de mostrar o
simbólico para que se venha à luz das lembranças um fato ou ato da própria
comunidade, como diz Nora (1993):
A memória é a vida, sempre carregada por grupos vivos e, nesse sentido, ela está em permanente evolução, aberta à dialética da lembrança e do esquecimento, inconsciente de suas deformações sucessiva, vulnerável a todos os usos e manipulações, susceptível de longas latências e de repetidas revitalizações (...). A memória é um fenômeno sempre atual, um elo vivido no eterno presente (NORA, 1993, p.20).
A partir desse conceito que os centros de memória podem ser considerados
como “lugar de guarda das memórias do homem, por meio das informações
registradas em diferentes suportes – desde um ofício até o depoimento oral de um
trabalhador” (FONTANELLI, 2005).
Para Schellenber (1974):
Os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido considerados de valor, merecendo preservação permanente para fins de referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depósito, num arquivo de custódia permanente. (SCHELLENBERG, 1974, p. 19).
No geral, qualquer suporte físico que carregue em seu conteúdo uma ideia de
informação é descrito como um documento. Documentos que variam de suportes
que vão desde livros, mapas, filmes, fotografias, manuscritos, cartazes, entre outras
tipologias.
O documento tem como função básica o transporte informacional que nela
está contida, Ortega (2010) salienta que:
Capacidade de um documento ser informativo implica o aspecto pragmático do objeto informacional à medida que revela o caráter social e simbólico da
19
informação e, consequentemente, os ambientes e as situações concretas de uso (ORTEGA, 2010, p. 1).
O valor de um documento está intrinsicamente relacionado à informação
contida nele e sua relação com o mundo. É este valor que dá ao documento a
autonomia para a realização de conservação, o que justifica o esforço em mantê-lo
íntegro o maior tempo possível.
O termo documento, embora esteja associado à ideia de fonte textual, tem
sentido fonte de informação e, aplicam-se a todos os tipos de documentos que
transmitam informação tais como: livros, revistas, jornais, selos,fotografias,
monumentos, edifícios etc. Portanto, documento é toda informação registrada, ou
fixada em determinado suporte, utilizada para consulta, estudo, prova e pesquisa.
Para que haja um documento, necessariamente, é preciso que haja um
suporte: papel, fitas magnéticas (K-7 e VHS), materiais ópticos (CDs,DVDs,
disquetes, pen driver), materiais flexíveis (negativos,microfilmes, microfichas, entre
outros), argila, pedra, metal, etc., sobre o qual a informação seja registrada.
Para Schellenberg (1974) “Minha definição de documentos (records) é a seguinte”:
Todos os livros, papéis, mapas, fotografias ou outras espécies documentárias, independente de sua apresentação física ou características, expedidos ou recebidos por qualquer entidade pública ou privada no exercício de seus encargos legais ou em função das suas atividades e preservados ou depositados para preservação por aquela entidade ou por seus legítimos sucessores como prova de suas funções, sua política, decisões, métodos, operações ou outras atividades, ou em virtude do valor informativo dos dados neles contidos (SCHELLENBERG 1974, p. 18).
No entanto, é preciso diferenciar as especificidades dos documentos de
arquivo. Segundo Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivísticasão“[...] conjunto
de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos
por processo de acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou
jurídicas, públicas ou privadas, e conservadas em decorrência de seu valor.”
(DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA,1996, p.5).
“A Organicidade do arquivo realiza-se através da acumulação dos
documentos. Um arquivo sempre tem alguma Organicidade, as próprias atividades
acabam por impor alguma ordem aos documentos gerados.” (RODRIGUES, 2006,
p.109).
20
O princípio da proveniência se tornou fundamental, pois permite que a
documentação de determinada origem não se misture com a de outra. Nessa
perspectiva, Duchein, define que o princípio de respeito aos fundos da seguinte
forma:
Consiste em manter agrupados sem misturá-los a outros, os arquivos (documentos de qualquer natureza) provenientes de uma administração, de uma instituição ou de uma pessoa física: é o que se chama de fundo de arquivo dessa administração, instituição ou pessoa (DUCHEIN, 1986. p.4).
A importância na criação do fundo da instituição norteia princípios que são
relevantes para manter a organicidade documental. E segundo o Manual francês de
arquivística (DIRECTION, 1970 apud BELLOTTO, 1991, p. 23), “fundo de arquivo é
o conjunto de documentos de toda natureza que todo corpo administrativo, toda
pessoa física ou jurídica reuniu automática e organicamente, em razão de suas
funções ou de sua atividade”. O fundo, portanto, é um conjunto de documentos com
uma relação orgânica entre si, incluindo o objetivo por que foram produzidos e suas
funções, fatores que marcarão o documento definitivamente. (BELLOTO, 1991, p.81)
Fundos: constituído por diferentes suportes e formatos de documentos,
caracterizados por uma unidade integral, os fundos apresentam uma linha de
trajetória e origem singular, que devem ser levado em consideração durante o
processo de arranjo físico e ordenação.
O fundo, portanto, é um “conjunto de documentos com uma relação orgânica
entre si, incluindo o objetivo por que foram produzidos e suas funções, fatores que
marcarão o documento definitivamente” (BELLOTO, 1991, p. 81).
Considerada uma função importante no momento em que os documentos são
organizados, a descrição quando aplicada, deve ser feita juntamente com a
classificação, pois ela ajuda a compreender assuntos que por vez possa não ser
relevantes no momento da classificação, sendo considerado como uma informação
secundária, e para a descrição essa mesma informação pode ser importante.
A descrição arquivística é responsável pela recuperação da informação e
documentação, ou seja, a velocidade com que um documento é recuperado
dependerá da forma e qualidade pelo qual foi feito a sua descrição, que por sua vez
é feita direcionando e considerando as necessidades do usuário, gerando
instrumentos de pesquisa e buscas mais específicos.
21
Cruz Mundet (1994), explica que descrição constitui a parte culminante do
trabalho arquivístico por concretizar os objetivos da Arquivologia: organizar e dar
acesso aos conteúdos dos documentos (CRUZ MUNDET,1994, apud CAROSIO,
2014, p. 26)
Assim descrição, “é o conjunto de procedimentos, que a partir de elementos
formais e de conteúdo, permitem a identificação de documentos e a elaboração de
instrumentos de pesquisa” (DICIONÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA,
1996, p.23).
Para que a atividades de descrição sigam uma formulação de diretrizes serão
abordadas as normas da NOBRADE utilizada como uma adaptação das normas
internacionais à realidade brasileira, segundo Lopez(2002, p.14), “padroniza a
descrição arquivística a partir de uma estruturação multinível, isto é, do geral ao
particular, inserindo cada item da descrição na estrutura geral do fundo de arquivo
em uma relação hierárquica.”
O uso das Normas pelos arquivistas propicia o falar a mesma língua como
também o cessa à informação constante no acervo documental.
Dessa forma, temos como um dos objetivos dos centros de memórias da
atualidade a implantação de programas, que sejam capazes de manter uma gestão
do patrimônio documental e informativo, ressaltando a evidência do valor histórico
de cada item documental, possibilitando a interação documento/usuário.
A preservação da memória da profissão passa pela preservação dos
documentos. Sejam escritos, iconográficos ou sonoros, são, no seu conjunto,
facilitadores da construção da memória das instituições. O resgate, tratamento,
guarda e consulta desse acervo documental, aliado aos princípios da moderna
ciência arquivista, será fundamental para o resgate da memória da escola e da
profissão.
Nesse contexto, devemos ressaltar as diferenças existentes entre Centro de
Documentação, Centro de Memória e Arquivo histórico, e um bom exemplo é o feito
por (Fontanelli, 2005).
A partir da composição de seu acervo, podemos considerar que o centro de documentação é uma mescla de biblioteca, arquivo e, algumas vezes, museu; no entanto, a função dos documentos que compõem seu acervo difere das demais instituições-memória (FONTANELLI, 2005, p. 64).
22
O que no caso do presente trabalho, a comparação é entre centro de
memória, biblioteca e arquivo.
1.4 METODOLOGIA
Opresente trabalho realiza uma abordagem qualitativa, primeiramente foi
realizada uma revisão bibliográfica acerca dos conceitos referentes a centros de
memória, arquivos e bibliotecas. Depois procuramos desenvolver um estudo de
campo no Centro de Memória Aurora de Afonso Costa, acompanhando o processo
de organização e classificação do acervo selecionado. Por fim, articulamos a análise
de campo com a teoria arquivística tentando compreender se os princípios de
classificação em arquivos foram adotados na classificação dos documentos do
Centro de Memória e de que forma. O trabalho contou também com a realização de
entrevistas com a responsável pela organização do acervo do Centro de Memória, a
arquivista Maria da Graça Marques da Faculdade de Enfermagem Aurora de Afonso
Costa no intuito de identificar características adotadas para a organização dos
documentos que farão parte do centro de memória da instituição.
O presente trabalho será um estudo de caso segundo Minayo,
Permite a aproximação do pesquisador da realidade sobre a qual formulou uma pergunta, mas também estabelecer uma interação com os “autores” que conformam a realidade e, assim, constrói um conhecimento empírico importantíssimo para quem faz pesquisa social. (MINAYO, 2009, p.61)
As técnicas e instrumentos utilizados para a busca foram os dados segundo
Deslandes podem se voltar:
a) tanto para a produção primária de dados, isto é, quando o pesquisador produz o dado na interação direta com os sujeitos através de entrevistas, observações, aplicação de questionários; b) quanto para a busca de dados secundários, ou seja, a partir de acervos já existentes. Tais como documentos, banco de dados, revistas, jornais, coleções de artefatos etc. (DESLANDES, 2009, p. 49).
A pesquisa será realizada na Escola de Enfermagem da Universidade Federal
Fluminense, e a escolha do ambiente se fez necessário pelo fato da Escola está
criando um Centro de Memória, e a partir dessa temática acompanhar os processos
que estão sendo usados para a organização de seus documentos que pertencerão
ao Centro de Memória.
23
O trabalho será feito com base na literatura que aborda os conceitos
primordiais contemplados na Arquivologia e o recorte temporal recairá no período de
1944 até os dias atuais, com objetivo de fazer a organização documental, mantendo
a unicidade de seu fundo e dando à instituição visibilidade do seu papel na história
na saúde do Brasil.
Partindo dessa questão, a iniciativa da criação de um Centro de Memória na
Escola de Enfermagem Aurora de Afonso Costa da Universidade Federal
Fluminense (CEMEEAAC/UFF) surgiu da necessidade de proporcionar condições
para a organização, conservação, restauração e disponibilização/divulgação de toda
documentação de caráter permanente da Escola constituinte de um fundo aberto,
dos documentos existentes desde a sua criação.
Os documentos contemplados neste projeto são providos da administração da
Escola de Enfermagem Aurora de Afonso Costa pertencente à instituição UFF. Seu
acervo é diversificado englobando documentos de arquivo, biblioteca e/ou museu,
trabalhando não só com suportes de registro, mais também com mobiliários (peças
que transmitam informação), vestuários entre outros, constituindo seu acervo num
conjunto orgânico.
O presente trabalho de conclusão de curso está organizado em 6 capítulos.
No primeiro capítulo temos a introdução, seguindo do capítulo 2 que mostrará as
diferenças entre os três tipos de “lugar de memória”, a abordagem do arranjo como
sistema de classificação fará parte do capítulo 3, no capítulo 4 mostrará o caso da
EEAAC mostrando alguns exemplos que deram certo, como a sua missão e
acervo,no capítulo 5 abordaremos a descrição arquivísticas como sendo essencial
na descrição dos documentos, a análise dos dados de pesquisas será mencionado
no capítulo 6 e por fim, parágrafos conclusivos seguidos das referências
bibliográficas que foram utilizadas na realização deste trabalho.
Assim, o Centro de Memória da EEAAC está sendo estruturado em um fundo
de documentos (EEAAC/UFF), processo que está sendo elaborado pela arquivista
Maria da Graça, trabalho esse que foi aprovado pela atual gestão de diretoras da
Escola, seguindo em sua forma de organização o sistema de arranjo foi feito da
mesma forma que foi feito em meio físico.
O estudo será realizado de acordo com a realidade da instituição, levantando
a questão de como será feito a organização dos documentos do Centro de Memória
para que chegue a sua finalidade que é disponibilizar o acervo aos usuários.
24
2 LUGARES DE MEMÓRIA: DIFERENÇAS ENTRE CENTRO DE MEMÓRIA,
ARQUIVO E BIBLIOTECA
No capítulo a seguir, será descrito os conceitos de Centro de Memória,
Arquivo e Biblioteca abordando as diferenças de cada lugar de memória e
mostrando em cada uma as suas especificidades documentais. No entanto, antes se
faz necessário conceituarmos os lugares de memória e as relações desses com a
própria categoria memória.
2.1 OS LUGARES DE MEMÓRIA
Os lugares de memória que a seguir serão descritos, geralmente, são criados
a partir do momento em que não somos mais capazes de lembrar sem haver uma
provocação. De acordo com Nora (1993), sempre abordamos o passado de maneira
crítica e distanciada, a partir da história. Somos sociedades que precisam de lugares
de memória porque não temos mais memória (NORA, 1993). Segundo Le Goff diz
que a memória “tem como propriedade conservar certas informações”, dando ao
indivíduo oportunidade de resgate, onde “remete-nos em primeiro lugar a um
conjunto de funções psíquicas, graças às quais o homem pode atualizar impressões
ou informações passadas, ou que ele represente como passadas” (LE GOFF, 1990,
p. 366).
Na atualidade, é cada vez mais evidente a criação do que segundo Nora
considera como “lugares de memória”, em decorrência das transformações em que a
sociedade ocidental ao longo dos séculos como o crescimento industrial. “É o mundo
inteiro que entrou na dança, pelo fenômeno bem conhecido da mundialização, da
democratização, da massificação, da midiatização” (NORA, 1993, p. 7).
Nora fala da diferença entre memória e história, onde:
A memória é a vida, sempre carregada por grupos vivos e, nesse sentido, ela está em permanente evolução, aberta à dialética da lembrança e do esquecimento, inconsciente de suas deformações sucessivas, vulnerável a todos os usos e manipulações, susceptível de longas latências e de repentinas revitalizações. A história é a reconstrução sempre problemática e incompleta do que não existe mais. A memória é um fenômeno sempre atual, um ela vivido no eterno presente; a história, uma representação do passado (NORA, 1993, p.9).
25
A memória abrange a diferença entre os dois tipos de memória, a memória
individual e a memória coletiva, Fontanelli cita Halbwachs que:
Salienta a importância da existência da memória individual, mas deixa claro que é comum prevalecer a memória coletiva, pois todos nós estamos inseridos em grupos sociais, ou seja, sofremos a influência das pessoas e do contexto dos quais fazemos parte (HALBWACHS, 1990 apud FONTANELLI, 2005, p. 18).
Diante dessa vulnerabilidade na memória, onde ela se torna cada vez mais
falha do próprio cotidiano, Nora diz:
Os lugares de memória nascem e vivem do sentimento que não há memória espontânea, que é preciso criar arquivos, que é preciso manter aniversários, organizar celebrações, pronunciar elogios fúnebres, notariar atas, porque essas operações não são naturais (NORA, 1993, p. 13).
Dentro desse contexto, a criação de um espaço que tenha a missão de fazer um resgate de um passado esquecido, Nora traça lugares de memória como sendo:
lugares, com efeito nos três sentidos da palavra, material, simbólico e funcional, simultaneamente, somente em graus diversos”. Mesmo um lugar de aparência material como um depósito de arquivos, só é lugar de memória se a imaginação o investe de uma aura simbólica (NORA, 1993, p. 21).
Quando queremos expandir nossas ideias, fazemos o uso da escrita para
transportar as nossas emoções, e ao longo dos tempos essas representações se
tornam suportes da memória.
A sociedade então passa a conservar os documentos como testemunhas do
passado, possibilidades de lembrança diante de tantas mudanças ocasionadas no
de correr dos tempos, se enquadram nessas concepções a fim de se ajustarem a
sua própria realidade, para que se tenha uma visão mais ampla de mundo, assim
como Paes (1991) relata:
Logo que os povos passaram a um estágio de vida social mais organizado, os homens compreenderam o valor dos documentos e começaram a reunir, conservar e sistematizar os materiais em que fixavam, por escrito, o resultado de suas atividades políticos, sociais, econômicos, religiosas e até mesmo de suas vidas particulares (PAES, 1991, p. 15).
Os lugares de memória vão se configurando como estruturas que fixam o
tempo, cristalizam lembranças, preservam a memória coletiva cada vez mais
esquecida dos acontecimentos o queinterfere por algum motivo no seu próprio modo
de vida.
E quando se trata em se ter referências à memória diante da criação do
centro de memória da EEAAC, enquadra-se perfeitamente o que Nora (1993) diz:
26
“Na falta dessa intenção de memória os lugares de memória serão lugares de
história”.
Por isso a importância dos lugares de memória, como espaços construídos
para manteremvivas as lembranças. Essa memória se torna comprometida com a
valorização dos fundadores, sendo esse processo, rituais intencionais que procuram
evitar o esquecimento de tais agentes. Neste caso, o Centro de Memória possui um
compromisso em não permitir o esquecimento da Escola de Enfermagem da UFF e
nem de sua patrona.
2.2 CENTRO DE MEMÓRIA
A partir da década de 70, começaram a surgir estudos abordando a forma de
gestão que se adequasse às novas demandas informacionais, ganhando força a
partir da redemocratização, com a valorização da memória onde processo de
resgate ao passado se tornou evidente a partir:
Da busca das raízes culturais de grupos étnicos que, reivindicando o direito ao passado, procuravam firmar sua cidadania; pela expansão de grupos voltados à preservação do meio ambiente; pelo interesse de empresas privadas em divulgar sua história e pela organização de arquivos históricos particulares (RODRIGUES, 2000, p. 128 apud FONTANELLI, 2005, p. 82).
Assim como dito por Fontanelli, existem pouquíssimos autores que falam
sobre centro de memória, sendo assim, procuramos entende-lo de forma mais plural
a partir da definição de Gagete e Totini:
Constituem-se como setores responsáveis pela definição e aplicação de uma política sistemática de resgate, avaliação, tratamento técnico e divulgação de acervos e, principalmente, pelos serviços de disseminação do conhecimento acumulado pela empresa e de fontes de interesse histórico [...] [que garantam] a manutenção racional e sucessiva de conhecimento produzido cotidianamente, sem acúmulo desnecessário, perda ou dispersão de documentos que expressam a evolução da empresa e fundamentam a formação de sua cultura, seus valores e seu capital intelectual (GAGETE e TOTINI, 2004, p. 124 apud FONTANELLI, 2005, p.83).
Na escolha do espaço para a criação de um centro de memória não pode ser
tratado apenas como um lugar acumulador de documentos, assim como diz
Fontanelli:
A missão do centro de memória e a função que os documentos preservados e organizados representam são questões fundamentais a se levar em conta durante o processo de constituição do setor, para que as atividades e o valor atribuído aos documentos ou mesmo sua missão não sejam desvirtuados (FONTANELLI, 2005, p. 14).
27
Dessa forma, implantar programas permanentes de gestão do patrimônio
documental e informativo de valor histórico produzido ou acumulado pela
organização desde suas origens até a atualidade é o objetivo maior dos Centros de
Memória.
Ao recorrer ao texto de Dodebei (2011) podemos apresentar um breve
histórico de como deve ser a atuação dos centros de memória:
Há muito se vem discutindo modelos teóricos e conceituais de interseção entre os lugares tradicionais de memória, notadamente os museus, as bibliotecas e os arquivos, principalmente com a criação dos chamados centros culturais, posteriormente designados por casas de cultura ou por centros de memória, em substituição às configurações institucionais criadas a partir da década de 50 do século passado em que a memória do conhecimento era organizada e disseminada em “centros de documentação” e “centros de informação”. […]É bem verdade que havia uma separação, nem sempre muito nítida, entre o bem cultural, o bem informacional e o bem documental. Assim, deixava-se a cultura para os museus, a informação para a biblioteca e os documentos administrativos para os arquivos (DODEBEI, 2011, p. 2).
Esta ruptura se evidencia também na proposta do historiador Pierre Nora que
diz ser a memória, antes de tudo, esquecimento. Nora propõe o conceito de “lugar
de memória” que para o autor é “toda unidade significativa, de ordem material ou
ideal, cuja vontade dos homens ou o trabalho do tempo fez um elemento simbólico
do patrimônio memorial de uma comunidade qualquer”. NORA (1993) continua
dizendo:
A memória é a vida, sempre carregada por grupos vivos e, nesse sentido, ela está em permanente evolução, aberta à dialética da lembrança e do esquecimento, inconsciente de suas deformações sucessiva, vulnerável a todos os usos e manipulações, susceptível de longas latências e de repetidas revitalizações (...). “A memória é um fenômeno sempre atual, um elo vivido no eterno presente.” (NORA, 1993, p.20).
Os centros de memória são criados por um fator que o diferencia de outras
instituições de informação, que é o seu caráter histórico, abrangendo não só aos
documentos mais também aos objetos que fazem parte desse contexto histórico,
como publicações, fotografias, mobiliárias e tantos outros tipos de objetos que
possam transmitir a história da instituição proporcionando o resgate da sua memória.
Geralmente.
Assim, a informação que é custodiada nos centros de memória transpassa um
patamar de mera natureza administrativa, pois seus conteúdos agregam um grau tal
de valor histórico e cultural.
28
Os acervos dos centros de memória devem ter uma atenção importante no
tocante à sua organização documental e informacional a partir do momento que seja
feita adequadamente envolvendo todo um processo de trabalho que engloba a
avaliação, a análise e a classificação desses documentos que fazem parte do acervo
do centro de memória por terem valor histórico.
Em geral, esses acervos são compostos pelos seguintes gêneros
documentais:
Arquivo audiovisual; Arquivo de imagens; Arquivo textual permanente; Banco de depoimentos (em áudio e/ou vídeo); Acervo bibliográfico; Acervo museológico; Acervo de referência documental e virtual (fontes referenciais, inclusive em suporte eletrônico); Coleções (documentos que atestam aspectos particulares, relacionados às linhas temáticas principais, provenientes de diferentes origens) (BORREGO, MODENESI, 2013, p. 213).
Geralmente, um centro de memória tem como objetivo a preservação da
memória e a pesquisa histórica, por conseguinte, a natureza de seu acervo será
heterogênea. Segundo Tessitore (2003), os principais tipos de acervo encontrados
em um centro de memória são os seguintes:
Fundos de arquivo
Conjuntos de documentos acumulados no exercício das
funções de entidades ou pessoas.
Coleções
Conjuntos de documentos reunidos, de forma artificial, em
torno de temas, funções, entidades, pessoas ou até
mesmo de um tipo ou gênero documental.
Material hemerográfico
Jornais, revistas e boletins.
Material bibliográfico
Livros, teses e folhetos
Objetos
tridimensionais
Acervo museológico, de acordo com a área do Centro
Banco de dados
Sobre temas específicos, referências sobre as atividades e
acervo de entidades afins
Figura 1 – Tipos de acervo de um Centro de Memória. Fonte – Tessitore, 2003.
29
Os centros de memória podem dentre outras funções desenvolver também
outras atividades, como um programa de história oral, projetos de pesquisa,
promoção de eventos e exposições, edição e publicação de livros, entre outros.
Com isso, a importância em se ter profissionais “multidisciplinares”, o que
contribui para um melhor entendimento de todo o seu processo, seja na divulgação,
acesso, conservação etc.É importante que esses lugares sejam considerados como
ferramentas que propiciam o conhecimento, a mudança e a igualdade. São lugares
que servem para a reflexão do próprio passado de seus produtores. Assim, é
importante fazer com que os profissionais que atuarão nesse espaço possuam
experiências mantendo um vínculo com o loca de trabalho.
Dessa forma, compreende-se a importância dos centros de memória por seu
compromisso em fortalecer a memória das instituições que as implementam,
fortalecendo seus compromissos tanto sociais quanto históricos.
Contar sua história, buscando não somente reconhecimento, mas mostrar a
sua importância nas mudanças ocorridas na sua área e seus impactos na sociedade
foram objetivos que levaram a Escola de Enfermagem da UFF a criar seu próprio
centro de memória.
Mesmo assim, não se pode deixar confundir que os centros de memória
possuem suas especificidades tanto em relação a documentação que guardam,
quanto “ao trabalho técnico que desenvolvem a fim de organizar seus acervos e de
transferir e disseminar informação” (BELLOTTO, 2006, p.42).
Quanto ao público, o centro de memória pode atender tanto usuários externos
que interesse em conhecer a história da instituição diante de seu papel importante
para a sociedade, ou seja, sua contribuição para a saúde pública do Estado do Rio
de Janeiro, sendo uma forte referência para ampliação do conhecimento da história
da enfermagem no Brasil.
2.3 ARQUIVO
A importância dos arquivos é principalmente por conservarem registros de
ações dentro de uma instituição.
Nesse contexto a estrutura da Escola de Enfermagem obedece a esse vínculo
natural, pois ela é um órgão produtor/acumulador, como diz Rodrigues:
30
Documento de arquivo são testemunhos inequívocos da vida das instituições. Estão registradas nos arquivos as informações sobre o estabelecimento, a competência, as atribuições, as funções, as operações e as atuações levadas a efeito, por uma entidade pública ou privada, no decorrer – e decorreram – as relações administrativas, políticas e sociais por ela mantidas, tanto no âmbito interno como no externo, sejam com outras entidades de seu mesmo nível, ou com as que lhe são, hierarquicamente, superiores ou inferiores (BELLOTTO, 2007, p197, apud RODRIGUES, 2008, p.35).
Embora “arquivo” possua várias denominações o presente trabalho trata do
arquivo como conjunto documental.
A definição de arquivo, segundo Souza é:
Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros (SOUZA, 1950 apud Paes, 1977. P.19).
E dentro de seus vários significados o Dicionário de Terminologia Arquivística,
fala que arquivo pode ser:
Conjunto de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das atividades de pessoas físicas ou jurídicas, pública ou privada, “entidades administrativas responsáveis pela custódia, pelo tratamento documental e pela utilização dos arquivos sob sua jurisdição, edifício em que são guardados os arquivos, móvel destinado à guarda de documentos, em processamento de dados, conjunto de dados relacionados tratados como uma totalidade.(DICIOINÁRIO DE TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA,1996, grifo do autor)
Para Paes a “função básica do arquivo é tornar disponíveis as informações
contidas no acervo documental sob sua guarda” assim a sua finalidade que é “servir
à administração constituindo-se, com o decorrer do tempo, em base do
conhecimento da história” (PAES, 1997, p. 20).
Duchein fala que “os arquivos são considerados como um produto natural da
atividade dos organismos que os gerou” (DUCHEIN, 1986, p. 14).
Os documentos da EEAAC estão sendo classificado de acordo com as
características da sua entidade institucional, por ser de caráter educacional
O conceito de arquivo será tratado no âmbito da documentação histórica ao
qual fará parte do CMEEAAC, assim Schellenberg traça dois elementos essenciais
que norteiam o conceito de arquivo, que são:
31
O primeiro elemento essencial “refere-se à razão pelo qual os materiais foram
produzidos e acumulados” (SCHELLENBERG. 2006, p. 37).
O que se enquadra aos documentos da Escola, pois foram produzidos com a
finalidade de promover a educação de nível superior e aos seus departamentos
auxiliares nesse processo.
O segundo elemento, “refere-se aos valores pelos quais os arquivos são
preservados” (SCHELLENBERG, 2006, p. 38).
Nesse contexto de valor os documentos da Escola foram todos avaliados
como de valor histórico e assim sendo preservados por ser uma fonte riquíssima de
informação sobre a Escola que conta o seu crescimento institucional, educacional e
cientifico.
2.3.1 Documentos De Arquivo
O caráter orgânico dos arquivos é que os diferencia dos centros de
documentação e das bibliotecas, embora a organicidade nos documentos seja o
diferencial entre os documentos constantes nas demais unidades de informação,
Sousa diz que: “nem todas as informações orgânicas são de caráter arquivístico,
pois essa qualificação pode ser limitada em termos de suportes (convencionais ou
eletrônicos)” (SOUSA, 2009, p. 1). Por tanto, a organicidade dos documentos de
arquivo é caracterizada pelos seus vínculos com as atividades de seu órgão
produtor.
Segundo Bellotto (2006, p. 35), documento em sua conceituação clássica e
genérica“ qualquer elemento gráfico, iconográfico, plástico ou fônico pelo qual o
homem se expressa”.
É o livro, o artigo de revista ou jornal, o relatório, o processo, o dossiê, a carta, a legislação, a estampa, a tela, a escultura, a fotografia, o filme, o disco, a fita magnética, o objeto utilitário etc., enfim, tudo o que seja produzido, por motivos funcionais, jurídicos, científicos, técnicos, culturais ou artísticos, pela atividade humana (BELLOTO, 2006, p.35).
Por tanto, é preciso destacar as diferenças entre o conceito lato sensu de
documentos como suporte informacional e o documento de arquivo dotado de
organicidade entre seu conjunto e com vínculos indissolúveis entre tal conjunto e as
atividades que o geraram. Qualquer fragmentação deste vínculo descaracteriza o
documento como sendo de arquivo.
32
2.4 BIBLIOTECA
É a partir dos documentos são registros nos quais a humanidade expressa
seus pensamentos. Sua guarda e preservação estão associadas ao desejo de
memória e de resgate do conhecimento materializado. De acordo com Milanesi
(2002) “parte substancial da história é construída pelo estudo desses registros: dos
desenhos nas cavernas ao livro virtual” (MILANESI, 2002, p.9).
Sempre com o intuito de dar a si mesma um espaço em que ela possa
compartilhar um pouco do que já passou e a mente não mais consegue lembrar, a
humanidade constrói bibliotecas a fim de conservar, preservar e organizar seus
conhecimentos.
Milanesi diz “que nem tudo que é pensado e registrado deve ficar na memória
dos grandes bancos de dados ou nos labirintos das bibliotecas” (MILANESI, 2002,
p.10).
A ideia dos grandes acervos é fazer com que os registros sejam preservados,
para que seja possível novas gerações acessarem os conhecimentos produzidos em
outrora.
Diante dessa preocupação em manter a integridade dos livros, a notícia de
que os livros iriam acabar, ocasionou nas bibliotecas certo rumor de preocupação,
como diz Milanesi (2002, p.17)
Na última década do século XX, um rumor forte deu conta do fim próximo do livro, da biblioteca e, em consequência do bibliotecário. Não haveria mais lugar para ele numa sociedade em que o conhecimento passou a ser sinônimo de poder e a informação foi alçada à esfera das questões estratégicas de empresas e governos (MILANESI, 2002, p.17).
Existem dentro do universo das bibliotecas vários tipos de especificações que
abrangem cada uma de acordo com as suas funções e serviços que são aos
usuários oferecidos.
Dentro desse contexto uma breve citação de algumas especificações das
bibliotecas existentes. Como as Bibliotecas Públicas, Universitárias, a Nacional,
escolares e Especializadas descritas por Vergueiro (1989) como:
“Bibliotecas escolares existem — ou, pelo menos, deveriam existir — para dar
suporte às atividades pedagógicas das unidades escolares. ” (VERGUEIRO, 1989,
p.20)
33
“Bibliotecas especializadas ou de empresas: existem para atender às
necessidades de desorganização a que estão subordinadas e, por isso — mais do
que qualquer uma das outras — têm seus objetivos muito melhor definidos. ”
(VERGUEIRO,1989, p.21)
A bibliotecaabrange várias áreas da ciência, das artes da literatura, e seu
produto final são as ações culturais, técnicos ou científicos, e no seu acervo são
constituídos de materiais múltiplos que ensinam e transmitem conhecimentos
variados e seus materiais que compõem a entrada na biblioteca em geral são por
compra, doação ou permuta.
As bibliotecas segundo Bellotto (2006), “tem em comum, portanto, as
finalidades a que se destinam e o papel que ocupam no processo social, cultural e
administrativo de uma sociedade.”
Diante de todas as especificações relatadas entre Centro de Memória,
Arquivo e Biblioteca, foram reunidas na tabela abaixo a sistematização dessas
informações coletadas:
Centro de Memória Arquivo Biblioteca
OBJETIVOS
- Reunir informação a respeito de uma instituição / um assunto, - Testemunhar - Instruir
- Provar, testemunhar - Preservar os expedientes da organização a que servem - São órgãos receptores
-São colecionadoras,
- Instruir, informar
ORIGEM
- A própria
administração da
instituição
- Da administração pública ou
privada
- Podem ser obtidos de
qualquer parte do
mundo
ACERVO
- Iconográfico, textual,
Tridimensional,
audiovisual.
- Iconográfico, textual,
tridimensional, audiovisual,
etc.
- Livros, periódicos,
PÚBLICO-
ALVO
Público interno e
pesquisadores externos
- Pesquisadores e grande
público
- Pesquisadores,
estudantes e públicos
internos
CUSTÓDIA
Órgão produtor - Órgão produtor - Bibliotecas
TÉCNICAS
DE
AVALIAÇÃO
- Seleção de
documentos realizada
no agregado e não como
peça única
- Seleção de documentos
realizada no agregado e não
como peça única
- E em relação à função e à
- São avaliados por
peças isoladas
- Seu julgamento é dado
por conveniência e não
34
- E em relação à função
e à organização
- Por seu conteúdo
organização
- Por seu conteúdo
informativo
de preservação ou perda
total
ARRANJO
- Feita por agregado de
peças
- Feita por agregado de
peças
- Feito por peças
avulsas
- Todos os assuntos são
importantes
DESCRIÇÃO
- Por unidade de
agregado de peças
como grupos ou séries
- Por unidade constituindo
agregados de peças, tais
como grupos ou séries
- A catalogação é feita
por peças indivisíveis,
em geral livros, que são
identificáveis pelo autor
e título.
Figura 2: Quadro Das Diferenças Entre Os Documentos Do Centro De Memória, Arquivo e Biblioteca - Fonte: autor, 2016
Schellenberg (2006, p. 43) fala que “as diferenças observadas entre os
materiais de biblioteca e de arquivo referem-se ao modo pelo qual se originam e ao
modo pelo qual entram para as respectivas custódias”.
Mesmo com diferenças nos objetivos, acervo e público alvo, nota-se que o
papel principal dessas instituições é a disseminação do conhecimento histórico,
onde se é vivenciado de um passado esquecido pela sociedade, para que possa
construir um presente mais organizado e consciente com foco no futuro,diante das
inúmeras transformações inerentes ao contexto informacional, organizacional e de
acesso.
35
3 MARCO EMPÍRICO: A ESCOLA DE ENFERMAGEM AURORA DE AFONSO
COSTA
Nesse capítulo presentamos a Escola de Enfermagem Aurora de Afonso Costa,
sua missão, o seu acervo, a organização dos seus documentos, a criação do seu
centro de memória e citaremos algumas instituições de enfermagem que assim
como a EEAAC, também criaram o seu centro de memória para contar a sua
história.
3.1 A CRIAÇÃO DA EEAAC
A escola de enfermagem em seu primeiro momento nasceu como Escola de
Enfermagem do Estado do Rio de Janeiro e surgiu devido a um vasto programa
sanitário que foi criado para atender o Estado do Rio, através de um processo que
no Departamento de Saúde do Estado, o então Doutor Adelmo de Mendonça, após
várias reuniões entre autoridades das áreas federais e estaduais, onde se destaca o
Amaral Peixoto. No período dos anos 40, no Brasil, eram poucas as escolas
existentes com equipamentos e pouco número de enfermeiros que pudessem dar à
população o atendimento adequado, pois era evidenciado um aumento populacional
por conta. Além do governo do Estado, participaram ativamente: o Serviço Especial
de Saúde Pública- SESP, a Faculdade Fluminense de Medicina, a Associação
Brasileira de Enfermeiras Diplomadas- ABED e a Legião Brasileira de Assistência –
LBA.
Após assembleia legislativa realizada no dia 19 de abril de 1944 e com a
presença de várias autoridades como secretários de Estado, foi assinado o Decreto
Lei de nº 1130, criando a Escola de Enfermagem do Estado do Rio de Janeiro, a
atual Escola de Enfermagem aurora de Afonso Costa. Cada etapa realizada teve o
apoio Dona Alzira Vargas do Amaral Peixoto presidente da Legião Brasileira de
Assistência (LBA), do Serviço social de Saúde Pública (SESP) que autorizou a
participação para essa empreitada de funcionários especializados como contribuição
de recursos financeiros, juntamente com o apoio da faculdade de medicina.
Para que fosse possível ter início à criação da escola, era necessário que se
tivesse um espaço para realização das aulas, e assim o Hospital Azevedo
36
Lima(HAL) disponibilizou suas instalações para que as alunas pudessem ficar, pois
o estudo funcionava em sistema de internato.
Para a escolha da cidade na qual seria instalada a escola, a cidade de
Campos dos Goytacazes era uma forte candidata, pois, além de ter vários
problemas sanitários, uma rede de hospital que estava em processo de
desenvolvimento, ela poderia abranger atendimento não só no estado do Rio de
Janeiro como também em Minas Gerais e Espirito Santo. Mesmo diante do que seria
uma boa opção a cidade de Niterói foi escolhida por ter apresentado infraestrutura e
melhores condições para o funcionamento da nova universidade.
Todo esse processo foi acompanhado pela comissão que era composta por
Alzira Vargas, Aurora, que na época era professora, entre outras autoridades que
deram a comprovação de que a cidade de Niterói seria a cede da então Escola de
Enfermagem. Cabe assinalar a importância de Alzira Vargas que, com sua influência
política e determinação, abraçou a causa, muito contribuindo para o seu êxito.
Assim aos 18 de outubro de 1944, na presença do então Ministro da
Educação e Saúde Gustavo Capanema, foi inaugurada a Escola de enfermagem.
Para dar início às suas atividades educacionais, houve a abertura solene do curso
que ocorreu em fevereiro de 1945.
A primeira diretora que ocupou o cargo na escola de enfermagem após
indicada por Laís Neto dos Reis, pela então diretora da época da Escola de
Enfermagem Anna Nery, e após uma listagem de candidatas, foi realizado através
de uma comissão, a votação para saber quem ocuparia esse cargo. E após votação,
Aurora de Afonso Costa, ex-aluna da Escola Anna Nery, foi a escolhida para ocupar
o cargo de diretora.
A turma pioneira tinha era composta por discentes da região norte do país. O
programa didático ministrado baseava-se nas entidades oficiais precedentes. Em
comemoração a um ano de funcionamento, realizava-se a primeira cerimônia de
recepção de Touca Simbólica, em homenagem à Dama da Lâmpada.
A Escola de enfermagem do Estado do Rio de Janeiro, em 1995 mudou o seu
nome para Escola de Enfermagem Aurora de Afonso Costa, uma justa homenagem
a figura ilustre Aurora de Afonso Costa, um verdadeiro reconhecimento por tudo que
ela fez, contribuindo para o crescimento da própria faculdade e da sociedade.
Atualmente a EEAAC possui a partir de então, Graduação em enfermagem, e
os seus cursos de Pós-Graduação são:
37
Stricto Senso Lato Senso
MPEA Esp. Em saúde da família
MPES Esp. Em controle de infecção em
assistência à saúde
PACCS Esp. Em enfermagem gerontologia
Esp. Em cuidados intensivos
Esp. Em métodos dialíticos e
transplante
Esp. Em psicossomática e cuidados
transdisciplinares com o corpo
Figura3: cursos de pós-graduação- EEAAC FONTE: SITE DA ESCOLA
A partir dos anos de 2009, passou a trabalhar na criação do seu Centro de
Memória e contar como a instituição foi e é importante para a construção do país,
acompanhando o crescimento da cidade, se desenvolvendo juntamente com as
novas tecnologias sempre em prol da mudança, beneficiando toda a sociedade com
atendimento ao público e divulgação da sua história se mostrando uma instituição
viva.
3.1.1 Missão da EEAAC
Tem como missão formar profissionais a partir de atividades de ensino
teórico, teórico-prático e estágio, de pesquisa, de pós-graduação e de extensão,
favorecendo o avanço científico e tecnológico da profissão de enfermagem.
Gerar e difundir conhecimento de enfermagem e de saúde que contribua para
o avanço científico da profissão, visando à melhoria da saúde da população. Seus
valores são elaborar processos democráticos comprometido com valores éticos,
humanistas e equânimes, em um clima de trabalho solidário e construtivo, com base
em parcerias, solidariedade e na colaboração interna e externa, respeitando os
princípios e os objetivos da EEAAC. Sua visão é ser referência nacional e
internacional na produção e difusão de conhecimentos científicos e na formação de
recursos humanos de excelência em enfermagem e áreas afins.
38
Sua estrutura administrativa possui os seguintes espaços:
a) Coordenação
b) Laboratório de História da Enfermagem
c) Laboratório de História e Educação em Saúde
d) Museu
e) Arquivo
f )Laboratórios de ensino
g) Pro-Pet Saúde UFF
h) Espaço saúde
3.2 O CENTRO DE MEMÓRIA DA EEAAC
A iniciativa da criação de um Centro de Memória na Escola de Enfermagem
Aurora de Afonso Costa da Universidade Federal Fluminense (CEMEEAAC/UFF)
surgiu da necessidade de proporcionar condições para a organização, conservação,
restauração e disponibilização/divulgação de toda documentação de caráter
permanente doCMEEAAC, uma vez que os documentos existentes desde a sua
criação, em 1944, aos dias atuais, encontram-se em caixas, armazenadas de forma
inadequada para conservação e utilização.
O Centro de Memória da Escola de Enfermagem Aurora de Afonso Costa da
Universidade Federal Fluminense, denominado CEMEAAC/UFF é um órgão de
assessoramento da Diretoria Geral da Escola, em assuntos referentes à memória e
história da saúde, da enfermagem e da nutrição, à qual se encontra vinculado
administrativamente, foi inaugurado em 17/5/2007 e visa à preservação e
conservação da memória desta instituição, atuando como um espaço de reflexão,
ensino, extensão e pesquisa do fazer histórico no âmbito da Universidade em seu
processo educativo, cultural e científico, ampliando a relação entre a Escola de
Enfermagem e a sociedade.
Nesse sentido funcionará como um centro de apoio à pesquisa histórica,
como também, de grande relevância para a disciplina História da Enfermagem, pois
se constitui em um laboratório para as aulas práticas, em um campo privilegiado
para o ensino e a pesquisa, com o fortalecimento da linha de pesquisa em história
da enfermagem, desenvolvidas por docentes, junto ao curso de graduação e de pós-
graduação.
39
O CMEEAAC está sediado no andar térreo da Escola, ocupando uma área de
aproximadamente 42 m². Está organizado em seis espaços: área de recepção do
usuário; área de exposição permanente de quadros museográficos; área de consulta
do usuário; área administrativa; área de armazenamento do acervo Documental,
iconográfico e oral do acervo.
O CMEEAAC, além de espaço de preservação da memória e da história da
saúde, da enfermagem e da nutrição, tem como objeto, atuar como um centro
dinâmico da reflexão e do fazer histórico no âmbito da Universidade em seu
processo educativo, cultural e científico, articulado com o ensino, a pesquisa e a
extensão, ampliando a relação entre a Escola de Enfermagem e a Sociedade.
Tem por objetivos:
I – Preservar a memória e a história da Escola de Enfermagem Aurora de Afonso
Costada
II – Constituir e preservar acervos documentais doCMEEAAC, cuidando de seu
tratamento, de sua organização e conservação;
III – Constituir-se em espaço de reflexão e produção de conhecimento no campo da
história da saúde e da educação em saúde;
IV– Desenvolver atividades relativas à produção, preservação, divulgação e
discussão da memória científica e tecnológica na área da saúde no Rio de Janeiro;
V – Promover e integrar estudos e pesquisas da história da educação em saúde, da
enfermagem e da nutrição.
O Centro de Memória da Escola de Enfermagem Aurora de Afonso Costa da
UFF (CMEEAAC/UFF) foi criado e alicerçado por muitos anos de iniciativas que
favoreceram a preservação da memória da Escola de Enfermagem.
A seguir o modelo da logomarca para a futura página na web do Centro de
Memória da EEAAC (fig. 5):
40
Figura4:Logomarca CMEEAC/UFF
Fonte: EEAAC/UFF (2015)
3.2.1 O Acervo
O acervo histórico do Centro de Memória conta com uma massa documental
constituída pelos registros elaborados pelas primeiras diretoras, referentes à
fundação e à trajetória da Instituição, bem como diretrizes que nortearam a
implantação do ensino e da prática de enfermagem no Estado do Rio de Janeiro.
Um dos acervos mais importantes é o da diretora Aurora de Afonso Costa, primeira
diretora e organizadora da EEAAC, que teve o cuidado de deixar, além da
documentação oficial, álbuns de fotos e recortes de jornais, fontes preciosas para
pesquisadores interessados na recuperação da memória da instituição.
Em geral, os documentos que irão compor o centro de memória pertencem
aos gêneros: arquivo audiovisual; arquivo de imagens; arquivo textual permanente;
banco de depoimentos (em áudio e/ou vídeo); acervo bibliográfico; acervo
museológico; coleções e acervo de referência documental e virtual.
O acervo até agora preliminarmente identificado e coletado, é formado de
arquivos e coleções, documentação sonora, visual e iconográfica, provenientes da
própria Escola de Enfermagem da UFF, de doações de docentes e ex-docentes da
instituição e aquelas produzidas pela escola desde 1944.
Como dito por CASTRO:
Arquivo é uma coleção de cartas, volumes, registros e, também, desenhos, estampas, fotografias, metais, em suma tudo o que possa ter valor documental e que se acumula por qualquer motivo da vida social, pública ou privada, ou que, por qualquer fim, se acumula intencionalmente e que, em
cada caso se conserva por uma utilidade intrínseca ou extrínseca (CASTRO, 1988, p. 30, apud LAURETTI, 2011, p. 26).
41
Os documentos que tratam da memória da escola são ricas fontes de
informação e futuramente será disponibilizado por meio de digitalização e acesso
pessoal.
Quanto aos documentos textuais, há, aproximadamente, 9.46 metros lineares
de documentos referentes ao período de 1944 a 2011. O acervo é formado por
Estatutos e Regimentos da entidade; livros de registro (atas de reuniões de Diretoria,
atas de exame de cursos, livros de frequência, livros de certificados, etc.),
correspondências recebidas e expedidas entre outros, constituindo o acervo do
Centro de memória da EEAAC/UFF.
SUPORTE QUANTIDADE OBSERVAÇÃO
Fitas VHS 49 unidades Parcialmente identificadas
Fitas K7 21 unidades Parcialmente identificadas
Disquetes 101 unidades Parcialmente identificados
CD/DVD 93 unidades Identificado
Textuais 9.46 metros lineares Higienizados, identificados, em
bom estado de conservação
Fotografias Físicas 800 unidades
Parcialmente identificadas. Em
bom estado de conservação. Todo
acervo digitalizado
Convites de formaturas 64 unidades + 44
duplicatas Fotos das turmas digitalizadas
Material tridimensional 22 unidades
2 bandeiras, 1 jaleco, placas
comemorativas, instrumental para
higienização pacientes.
Livro Cliping
01 unidade
Recortes de jornais que relatam
acontecimentos na área da
enfermagem.
Figura5: Acervo da EEAAC Fonte – Autora, 2016
3.3 ORGANIZAÇÃO DO ARQUIVO
Os documentos foram recolhidos ao Centro de Memória oriundos
principalmente da direção da EEAAC. Alguns documentos foram doados por ex-
alunas e professoras da Escolaforam guardados provisoriamente em caixas de
papelão, agrupados cronologicamente e separados por décadas. O material contido
42
nesta na primeira série provém da EEAAC e abrange o período da primeira gestão
da escola, de 1944 a 1966, período em que a Dona Aurora de Afonso Costa fez
parte da direção
Para a realização do trabalho de organização deste lugar de memória, o
acervo foi considerado com as características relativas ao arquivo de terceira idade
– arquivo permanente. Desse estudo, tomaremos como base a literatura da área
arquivística e da memória. Os centros se memórias tem em sua linha de atuação
duas questões fundamentais, que são:
A divulgação e a disponibilização do acervo e a organização e preservação
do acervo, o que em dias atuais não foge a temática que engloba essa dinâmica, em
que se unem respectivas atividades que devem trabalhar em conjunto que é a
preservação, organização e disponibilização, esse conjunto faz com que cada vez
mais se tenha uma maior eficiência quando se propõe democratizar o acesso.
Cada instituição possui características intrínsecas à produção e acumulação
da sua documentação, na EEAAC-UFF não é diferente. Na organização do arquivo,
procurou-se respeitar a maneira pela qual esse acervo foi produzido, e para quais
finalidades esses documentos foram criados e também o motivo que se deu a
acumulação e/ou guardas desses documentos.
O acervo que fará parte integrante do centro de memória apresenta algumas
particularidades que refletem o modo em como o arquivo está sendo organizado. A
diversidade de documentos no que tange aos suportes e espécie documental está
sendo levada em consideração no momento do levantamento da documentação,
ação que será realizada preliminarmente.
Para realizar a organização dos documentos do centro de memória da escola,
está sendo respeitado à origem da documentação (o seu princípio de proveniência),
sendo os documentos separados por gestão de diretores e dentro delas por
departamentos que está sendo embasado de acordo com o organograma da
EEAAC-UFF, que é a representação gráfica de todos os setores de uma instituição e
assim realizar a separação da documentação de acordo com a sua procedência.
Vale ressaltar que o organograma é uma ferramenta de suma importância
para que possamos através dela fazer a organização do acervo desta instituição que
produtora de muitos documentos.
Com os documentos textuais, como primeira etapa, realizou-se o
levantamento da produção documental da primeira gestão Aurora de Afonso Costa
43
(1944-1966), atividades que começaram a ser desenvolvidas pelo Centro de
Memória em 2015, tendo primeiramente a atividade de separação dos documentos
textuais.
Dos documentos que foram preservados observou-se que alguns documentos
poderiam ter sido eliminados se respeitados os prazos de guarda, mas por eles
possuírem valor histórico para a Escola, principalmente por não ter sido encontrado
o documento original.
Para dar início ao tratamento documental critérios foram elaborados como:
seleção e higienização dos documentos como foco principal em salvar o documento,
abordando como assunto geral a cronologia de gestão. Após essa etapa, os
documentos foram separados em séries que foi eleita pela coordenação por serem
documentos que refletem valor histórico sendo de grande valor à pesquisa feita pela
instituição.
Os documentos do acervo foram classificados como institucional, por se tratar
de uma instituição educadora obedecendo as suas características de organização e
seu estágio de evolução que segundo Paes: “Para que os arquivos possam
desempenhar suas funções, torna-se indispensável que os documentos estejam
dispostos de forma a servir ao usuário com precisão e rapidez”. (PAES,1997, p.21)
3.3.1 Diagnóstico Do Acervo
Foi feito um diagnóstico dessa massa documental que serve para determinar
as características do acervo e assim conhecer a situação da instituição e suas
tipologias documentais, favorecendo a realização da descrição de toda
documentação com o objetivo de elaborar um quadro de arranjo, função derivada da
classificação.
Foram mapeados os problemas de conservação do acervo e definição do
usuário do acervo, para que em etapas posteriores, fosse possível identificar que
tipo de instrumentos de pesquisas será o mais adequado, formulando assim uma
estratégia de organização.
Foram levantados para tratamento todos os documentos que após verificação
estavam em condições de utilização e considerados documentos históricos pela
coordenação da instituição que são os: textuais (livros atas, correspondências,
convites, graduação etc.), fotografias, bibliográficos, museológicos e um livro clipping
44
e dentro desse acervo, os documentos que fazem parte da gestão da professora
Aurora em primeiro momento foram os privilegiados, pelo fato da importância em
que a diretora teve durante a sua gestão que perdurou de 1944 até 1966.
A seleção dos documentos está sendo feita cronologicamente obedecendo
aos anos em que cada gestora passou pela instituição.
3.4 ALGUNS CENTROS DE MEMÓRIAS NA ENFERMAGEM
Nos dias atuais, o que se vê, são cada vez mais instituições de ensino
superior criando Centros de Memória, e juntamente com esse crescimento vem
surgindo os centros de memória em enfermagem, que segundo a Associação
Brasileira de Enfermagem (ABEn), “justifica-se, tendo em vista que, tanto a pesquisa
sobre história da Saúde como a pesquisa sobre a história da Enfermagem,
dependem da existência e da qualidade das fontes documentais” (ASSOCIAÇÃO
BRASILEIRA DE ENFERMAGEM,2010, p.227). Dessa forma, algumas das
principais escolas de enfermagem do país criaram seus centros de memória que
citamos neste trabalho:
- Centro de Memória da Enfermagem Brasileira – CEMENF, pertencente à
ABEn; teve sua concretização na gestão de 2010-2011.
- O Centro de Memória da Escola de Enfermagem da Universidade Federal
de Minas Gerais (CEMENF) foi criado em 22 de fevereiro de 2006.
- Na UFRJ, a escola de enfermagem Anna Nery contribui para que fosse
tomada com exemplo para a criação dos centros de memória focando a
temática da enfermagem, embora tenha sido criado um Centro de
Documentação, ela é considerada uma instituição que fez muito pela saúde
não só no Rio de Janeiro mais também no Brasil.
- O centro de memória da ENF-UERJ, tem a sua história contada através dos
documentos que estão colocados a pesquisa no Centro de Memória Dr.ª
Nalva Pereira Caldas, o segundo acervo documental de enfermagem no Rio
de Janeiro, inaugurado em 18 de junho de 1998, durante o Jubileu de Ouro da
Faculdade.
45
Assim, constatamos que da criação dos centros de memória, citados
anteriormente, mostra que a preocupação das escolas de enfermagem com a sua
memória e com a divulgação do conhecimento produzido pelas mesmas.
A expectativa da criação do Centro de Memória é fazer com que o seu acervo
seja colocado para exposição e assim servir de consultas para tornar possível se
conhecer a sua história dar reconhecimento da importância dessa instituição para a
sociedade atual.
A missão dos Centros de Memória da Escola de Enfermagem da UFF é fazer
com que o seu acervo seja acessível e, por conseguinte disponibilizar o
conhecimento produzido, além de valorizar a própria história da instituição.
A missão dos centros de memória, é além de resgatar a memória tornando
visível a história da instituição, é reunir, organizar, identificar, conservar e produzir
conteúdo que possibilitem a permanência de seus produtores na sociedade por meio
das lembranças. No caso do Centro de Memória da Escola de Enfermagem aurora
de Afonso Costa, os produtos e serviços gerados estão comprometidos em
preservar a memória institucional da escola, de sua fundadora Aurora de Afonso
Costa e do próprio ensino de enfermagem no Brasil.
46
4 OS DOCUMENTOS E O SISTEMA DE CLASSIFICAÇÃO DO CMEEAAC
Neste capítulo procuraremos compreender a forma híbrida dos documentos
do Centro de Memória que foram classificados e organizados, a forma com que será
feito o quadro de arranjo dos documentos e o uso da descrição como forma de
acesso aos documentos.
4.1 CLASSIFICAÇÃO
A classificação segundo Sousa é:
Uma função importante para a transparência e o compartilhamento de informações, que são caminhos seguros para a tomada de decisão, para a preservação da memória técnica e administrativa das organizações contemporâneas e para o pleno exercício da cidadania. (SOUSA, 2003, p. 240)
Diante desse acúmulo e a falta de preocupação em manter os documentos
organizados o que se vê é, embora seja uma atividade de suma importância, a falta
do reconhecimento de como é importante ter a classificação como a base de uma
boa organização e gestão documental, e Sousa deixa claro quando diz que a
classificação “precede todas as outras atividades. Entretanto, há um espaço muito
grande entre o reconhecimento de sua importância e o aprofundamento sobre o
tema.” (SOUSA, 2003, p. 240)
Toda a documentação ao ser criada de acordo com a sua função, já deveria
ser classificada de acordo com a sua tipologia documental. Ressaltando o
reconhecimento de que Sousa trata, é somente diante de um desafio como o que
acontece na EEAAC com a criação do seu Centro de Memória, que surge essa
preocupação, pois com certeza, se os documentos estivessem desde o seu
nascimento classificados a execução desse projeto se tornaria um trabalho bem
mais prático e ágil.
Por isso que a classificação é considerada como “uma função matricial”, onde
segundo Souza, “sem ela, qualquer outra operação descritiva ou avaliativa tenderá a
fracassar.” (SOUSA, 2003, P. 241)
É sabido que essa tarefa tende a ser trabalhosa, a partir do momento em que
os documentos da EEAAC não possuíam nenhum tipo de classificação, onde
apenas estavam identificados de acordo com cada gestão que passou pela escola.
47
Para dar início aos trabalhos de organização dos documentos foi necessário
fazer uso das cronologias, o que contribui para que seja possível encaixar os
documentos de acordo com os acontecimentos da escola.
Gonçalves diz que “tanto a classificação quanto a ordenação estão a serviço
da organização dos documentos. Do ponto de vista arquivístico, convém que ambas
estejam articuladas, para que a organização resulte eficiência.” (GONÇALVES,
1998, p. 11)
E continua dizendo que: “o objetivo da classificação é, basicamente, dar
visibilidade às funções e às atividades do organismo produtor do arquivo, deixando
claras as ligações entre os documentos. ”(GONÇALVES, 1998, p. 12)
Os documentos que se encontram na EEAAC, apesar de contarem a história
da instituição, não haviam recebido nenhum tipo de tratamento técnico e tão pouco
um correto gerenciamento dessa massa documental. Esse é um fator que
infelizmente aconteceu na escola e acontece em várias outras instituições, como
relata Gonçalves:
Grosso modo, no Brasil, na maior parte dos organismos acumuladores/ produtores de arquivos, é pouco frequente que a organização dos documentos esteja a cargo de um profissional que conheça e aplique ao seu trabalho os princípios técnicos arquivísticos. Assim, é muito raro encontrar, nesses organismos, documentos classificados de acordo com a estrutura ou com as funções que os geraram. (GONÇALVES, 1998, P. 13, grifo do autor)
É sabido que, uma boa organização propicia tanto aos documentos, tanto aos
organismos produtores uma correta utilização funcional dessas organizações. E
essa boa gestão se dá a partir do momento em que se cria o código de classificação
do documento desde sua criação, utilização e destinação, fazendo-se cumprir todos
os seus trâmites legais para que cada atividade/ função seja executada na sua total
plenitude.
Como os documentos que farão parte do Centro de Memória da EEAAC são
documentos de caráter permanente, pois assim foram classificadas por suas
organizadoras, por possuírem um caráter histórico para a instituição.
Os documentos da escola não foram classificados, foi necessário então tomar
outro caminho para que fosse possível elaborar a classificação dos documentos pelo
Centro de Memória. Gonçalves (1998) estabelece que para realizaraclassificação de
documentos de arquivo de caráter permanente é necessário:
48
Primeiramente, estudar a história, a estrutura e o funcionamento da entidade, e a partir disso elaborar uma classificação para os documentos (classificação que, na fase permanente, como já foi mencionado, costuma ser denominada “arranjo”). Ou seja: em suas linhas gerais, a classificação obedece, na fase permanente, aos mesmos procedimentos adotados para a classificação dos documentos na fase corrente (GONÇALVES, 1998, P. 35).
Diante do que foi dito até agora, percebe-se que para a realização dessa
tarefa é preciso que se tenha bastante atenção, pois classificar os documentos em
sua fase permanente demandará de um árduo trabalho, como diz CruzMundet“
organizar o fundo de um arquivo consiste em proporcionar uma estrutura que
reproduz o processo pelo qual os documentos foram criados” (CRUZ MUNDET,
1994, p. 229, tradução nossa).
Diante dessa premissa, os documentos de arquivo são criados para
acompanhar a funcionalidade da instituição, devendo assim ser respeitados a sua
organicidade e a sua proveniência.
O arquivo de documento, ao contrário do objeto de coleção ou do "dossiê" de
documentos feitos de partes heterogêneas de várias fontes, há, portanto,
razão de ser, mas na medida em que se mantém a um conjunto. (CRUZ
MUNDET, 1994, p. 238 apud DUCHEIN, 1997, p. 72, tradução nossa)
Para Cruz Mundet, a classificação desses documentos depende de uma série
de tarefas, tais como:
1 classificar os fundos , é estabelecer diferenças entre os tipos de documentosagrupados de acordo com a sua origem, ou seja , o autor que os criou . 2 ordernar os documentos dentro de cada grupo de série, e o mesmo , unindo as mesmas unidade de acordo com a ordem estabilecida em cada caso.
2 elaborar um quadro de classificação que destando a estrutura dada no
fundo (CRUZ MUNDET, 1994, p. 238, tradução nossa).
Por ser um centro de memória chefiada por arquivista, o CMEEAAC adotou
como classificação para seu acervo os princípios arquivísticos de classificação,
mantendo a organicidade entre os conjuntos documentais e os vínculos com as
atividades da entidade produtora.
49
4.1.1 Os tipos documentais
Todos os documentos como atas de reuniões, diários de turmas, fotografias,
recortes de jornais, correspondências, fitas de vídeo, dentre outros, constituem o
acervo do Centro de Memória da EEACC-UFF.
Em destaque, e seguindo orientações dos manuais, abaixo estão
relacionados os tipos documentais.
Além dos documentos que fazem parte do desenvolvimento da escola no que
tange a sua atividade-fim, pertencem ao Centro de Memória coleções de fotografias
que mostram e contam a história do cotidiano e eventos que fizeram da escola
referência na educação da enfermagem.
Definição de coleção segundo Rodrigues,
Itens selecionados, escolhidos previamente, o conjunto de documentos que forma o arquivo se faz num processo natural de acumulação, a partir do fluxo da sua produção/recepção por um único sujeito, seja uma entidade coletiva ou uma pessoa (RODRIGUES, 2006, p. 106).
No centro de Memória da EEAAC, a diversidade em seu acervo mostra o
quanto se torna importante essa a guarda e a disseminação desses documentos,
pois abrange obras ou bens que fazem parte do patrimônio da escola de
enfermagem, que no caso são os documentos bibliográficos, históricos, científicos,
iconográficos entre outros.
4.2 O FUNDO DA EEAAC/UFF
Toda a documentação do CMEEAAC está sendo organizado para tornar
possível o seu acesso. Num primeiro momento, como já foi dito anteriormente,
apenas a documentação equivalente à primeira gestão da Escola está completa,
lembrando que ainda pode haver inserção de documento, pois o Centro de Memória
recebe doações. Assim sendo, foram organizados os documentos textuais que farão
parte da série documentos textuais, mencionados a seguir.
De acordo com Bellotto, o fundo é uma “unidade constituída pelo conjunto de
documentos acumulados por uma entidade que, no arquivo permanente, passa a
conviver com arquivos (1) de outras” (BELLOTTO, CAMARGO, 1996, p.40).
50
O arquivo do Centro de Memória é constituído por séries documentais que se
dividem em impressos (panfletos, folhetos, revistas, jornais, livros, etc.); manuscritos
(correspondências, certidões, atas e anotações); iconográficos e sonoros
(fotografias, cartazes, filmes, vídeos, CD, fitas); museológicos (objetos
tridimensionais).
4.2.1 O Arranjo
Entende-se por arranjo a “sequência de operações intelectuais e físicas que
visam à organização dos documentos de um arquivo ou coleção, utilizando-se
diferentes métodos, de acordo com um plano ou quadro previamente estabelecido”
(ARQUIVO NACIONAL, 2005).
A hierarquia da atividade de arranjo é:
Fundo:conjunto de documentos de uma mesma proveniência; Seção: subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma primeira fração lógica do fundo, em geral reunindo comentos produzidos e acumulados por unidades(s) administrativas(s) com competências especiais. Também chamadas de subfundo; Subseção: num quadro de arranjo, a subdivisão da seção; Série: subdivisão do quadro de arranjo que corresponde a uma sequência de documentos relativos a uma mesma função, atividade, tipo documental o assunto; Subséries: num quadro de arranjo a subdivisão, da série; Item documental: 1. Menor unidade documental, intectualmente indivisível, integrante de dossiês ou processos; 2.Unidade documental fisicamente indivisível. Também chamada de peça. (DICIONÁRIO BRASILEIRO DE TERMINOLOGIA ARQUIVISTA, 2005)
Assim está sendo organizado o arranjo de documentos do CMEEAAC:
ESTRUTURA DO QUADRO DE ARRANJO DO FUNDO DOCUMENTAL
AURORA DE AFONSO COSTA
FUNDO EEAAC SEÇÃO 1:1ª GESTÃO AURORA DE AGONSO COSTA
SUBSEÇÃO 1.1: DOCUMENTOS TEXTUAIS
SÉRIE 1.1.1: LIVRO DE ATAS E OUTROS REGISTROS
SÉRIE 1.1.2:LIVRO DE OBRAS RARAS
SÉRIE 1.1.3:CORRESPONDÊNCIAS
SUBSÉRIE 1.1.3.1: CRIAÇÃO DA ESCOLA
SÉRIE 1.1.4:GRADUAÇÃO
SÉRIE 1.1.5:DEPARTAMENTO FINANCEIRO
SÉRIE 1.1.6:INSTRUMENTOS LEGAIS
SÉRIE 1.1.7: LIVRO CLIPPING/RECORTES DE JORNAIS SUBSÉRIE 1.1.7.1: CONVITE / CARTÕES / CARTAZES
SÉRIE 1.1.8: LIVRO CLIPPING DIGITALIZADO
Quadro 6: Quadro De Arranjo Do Fundo do CMEEAAC/UFF Fonte: Autora/2016
51
Figura 7: Quadro De Arranjo Dos Documentos Do Centro De Memória EEAAC/UFF
Fonte: Autora-2016
A série Primeira Gestão Diretora Aurora de Afonso Costa foi formada pelo
Centro de Memória com o sentido de recuperar, resgatar e compreender a história
da Escola de Enfermagem, como também a trajetória acadêmica da primeira diretora
dessa escola. O acervo, até agora preliminarmente identificado e coletado, é
formado de Arquivos e Coleções, documentação sonora, visual e iconográfica,
provenientes da própria instituição, de doações de docentes e ex-docentes da
escola e aquelas produzidas pela escola desde 1944. Os documentos que tratam da
memória da escola são ricas fontes de informação e desejamos poder disponibilizá-
las por meio de digitalização e acesso pessoal.
4.3 INVENTÁRIO
A partir dessa temática, o instrumento de pesquisa que será utilizado no
acervo da Escola de Enfermagem, será o inventário, pois seus documentos serão
organizados por fundo, seção, série e subsérie e item documental, tendo como a
base de descrição a unidade documental.
BELLOTTO define inventário como “o instrumento de pesquisa que descreve
conjuntos ou unidades documentais na ordem em que foram arranjados” (1991,
p.116).
FUNDO EEAAC
3ª GESTÃO 2ª GESTÃO 1ª GESTÃO AURORA DE
AFONSO COSTA
PEÇAS MUSEOLÓGICAS
FOTOGRAFIA DOCUMENTOS
TEXTUAIS
RECORTE DE JORNAL - LIVRO
CLIPPING
CONVITE, CARTÕES, CARTASES
INSTRUMENTOS LEGAIS
DEPARTAMEN-TO FINANCEIRO GRADUAÇÃO
CORRESPON-DÊNCIA
CRIAÇÃO DA
ESCOLA
LIVRO OBRAS RARAS
LIVRO ATA E OUTROS
REGISTROS
52
Resumidamente pode-se dizer que há duas modalidades de inventário:
Sumário — quando o inventário indicar apenas o tema e o conteúdo do
documento;
Analítico — quando descrever o documento de forma completa.
No caso dos documentos do CMEEAC, serão inventariados a modalidade do
inventário será o analítico.
O inventário deve conter alguns dados essenciais para cumprir sua função
maior de instrumento de pesquisa. Esses dados são: os limites cronológicos e
quantitativos dos fundos, as palavras-chave que descrevem os assuntos
(indexação), a localização do documento dentro do acervo, através de sua notação,
e a própria descrição dos itens (BELLOTTO, 1991, p. 116).
Inventário, segundo Lopez, “são, pela ordem hierárquica dos níveis de
classificação, os instrumentos de pesquisa que se seguem ao guia. Eles buscam
oferecer um quadro sumário de um ou mais fundos ou coleções” (LOPEZ, 2002, p.
29).
Nos documentos da EEAAC, nota-se justamente essa problemática, pois
além de não ter sido feito uma classificação, a descrição tende a ser mais
trabalhosa, porque não se tem um marco inicial, onde o trabalho de descrição será
feito como uma atividade em separado, ocorrendo em resultados incompletos.
53
5 DESCRIÇÃO DOS DOCUMENTOS
Antes de estabelecer o processo de descrição dos documentos, tornou-se
necessário a urgência em detalhar como esses documentos estavam organizados. A
construção do inventário, que se deu a partir da necessidade de se fazer uma
análise dessa documentação existente e saber de fato o estado de conservação que
os mesmos se encontravam, e por esses documentos ao menos numa prévia
organização, possibilitando a realização da descrição.
O papel da descrição segundo o Manual de Arranjo dos arquivistas
Holandeses (1973, p. 80) “é que o inventário simplesmente como um guia. Deve,
portanto, fornecer um esquema do conteúdo do arquivo e não o conteúdo dos
documentos.”
Manual de Arranjo dos Arquivistas Holandeses (1973, p. 82) diz que: “Na
descrição do arquivo há que ter em mente que os documentos mais antigos são de
maior importância que os recentes.”
Justamente o que é realizado com os arquivos do Centro de Memória, quanto
a escolha de organizar os documentos da primeira gestão.
O processo de descrição tem como objetivo principal segundo Cunningham
“registrar essa proveniência na descrição arquivístiva e em nossos sistemas de
controle intelectual e acesso”, “assim como tem a função de “documentar e informar
as relações entre a atividade de arquivamento e os arquivos criados por pessoas e
organizações.” (CUNNINGHAM, 2007, p. 77).
Embora os documentos do Centro de Memória não estivessem classificados,
Lopez, diz que “a organização arquivística de qualquer acervo pressupões não
apenas as atividades de classificação, mas também as de descrição” (LOPEZ, 2002,
p. 12).
Esse trabalho de descrição de documentos é de grande importância para os
pesquisadores. Ressalte-se ainda que o trabalho de descrição fosse direcionado aos
pesquisadores interessados na área de história da enfermagem. Os documentos
textuais estão sendo lidos documentos por documentos para que possam ser
descritos corretamente de acordo com os departamentos da instituição.
As descrições resultarão em um inventário do acervo documental, juntamente
com um índice remissivo dos assuntos e personalidades retratadas.A descrição
documental é responsável pela recuperação da informação e documentação,
54
gerando instrumentos de pesquisa e busca mais específicos, diferentes da
possibilidade geral de acesso proporcionada apenas pelo arranjo.
Por isso a importância da descrição, onde, somente a descrição arquivística
garante a compreensão ampla do conteúdo de um acervo, possibilitando tanto o
conhecimento como a localização dos documentos que o integram, (LOPEZ 2002,
p.12).
O trabalho de descrição de documentos está sendo realizada pela arquivista
Maria da Graça Marques juntamente com o grupo de pesquisa do centro de
Memória. Até o momento, o trabalho de descrição dos documentos resultou em
1194 fichas descritivas fora os documentos textuais que têm aproximadamente 9.46
metros lineares. Conforme o Centro de Memória da EEAAC for adquirindo novos
documentos, estes poderão ser incluídas no acervo, e seu conteúdo e suporte
descritos e elaborados de acordo com a organicidade da instituição. Além disso, os
roteiros de descrição são flexíveis, permitindo a inclusão de novos itens descritivos,
conforme surjam novas necessidades e a atualização posterior ao inventário.
O processo de realização do inventário está sendo feito por conjunto
documental, inicialmente o inventário foi feito por conjunto separando os
documentos pelos seus tipos: fotos, jornais, textos, fitas etc. descartando a
realização por unidade documental.
A ordenação está ligada à organização interna, de modo que o documento,
em meio a outros da mesma tipologia, possa ser encontrado e consultado.
A ordenação estabelece o arranjo físico dos documentos de mesma tipologia,
ou seja, como serão disponibilizados dentro das classes e subclasses.
A atividade de ordenação consiste em:
Organizar os documentos relacionando uns com os outros;
Organizar as séries;
Organizar os fundos, uns em relação aos outros;
Fornecer o número que identifique os documentos;
Acondicionar os documentos em caixas, pastas e ordená-los no mobiliário
existente;
Classificar os fundos: grupos (ou seção), série, conjunto lógico dentro da
série de documentos. A ordenação deve levar em consideração:
A lógica da tipologia documental;
55
As formas de buscas;
As necessidades dos usuários.
Esse processo mostra a importância em se ter os documentos ordenados de
acordo com a frequência em que forem usados como diz Gonçalves:
Portanto, mais de um critério de ordenação poderá ser adotado para os documentos, de acordo com a conveniência do seu usuário principal - no caso citado, a própria entidade produtora do arquivo. Assim, os interesses do usuário principal, ao consultar a documentação, têm que ser conhecidos por aquele que organiza os documentos. (GONÇALVES, 1998, p. 28)
Gonçalves explica que existem várias formas de se fazer a ordenação como
sendo sempre dependente do tipo documental em questão:
a) Número do documento (atribuído pelo emissor ou pelo receptor); b) Data; c) Local de procedência; d) Nome do emissor ou do destinatário; e) Objeto ou tema específico do documento. (GONÇALVES, 1998, p. 30)
Assim como foi feito com os documentos da escola de enfermagem.
Figura 8: Guia de Recolhimento de Documento Fonte: Autor, 2015
56
5.1 NOBRADE COMO NORMA DE DESCRIÇÃO
A NOBRADE, é a norma que no Brasil é utilizada para descrever os
documentos que se enquadrem nas normas ISAD(G) e ISAAR(CPF), visando
“facilitar o acesso e o intercâmbio de informações em âmbito nacional e
internacional”
De acordo com a NOBRADE, este instrumento de pesquisa obedece à
descrição arquivística de nível 1, sendo útil para representação do fundo produtor ou
acumulador, ou o tema da coleção – nos casos onde não é possível determinar a
proveniência dos documentos.
Dentre os 28 (vinte e oito) elementos de descrição disponíveis na NOBRADE,
sãoos principais utilizados elementos descritivos, a saber:
(1) Área de identificação, onde se registra informação essencial para identificar a unidade de descrição; (2) Área de contextualização, onde se registra informação sobre a proveniência e custódia da unidade de descrição; (3) Área de conteúdo e estrutura, onde se registra informação sobre o assunto e a organização da unidade de descrição; (4) Área de condições de acesso e uso, onde se registra informação sobre o acesso à unidade de descrição; (5) Área de fontes relacionadas, onde se registra informação sobre outras fontes com importante relação com a unidade de descrição; (6) Área de notas, onde se registra informação sobre o estado de conservação e/ou qualquer outra informação sobre a unidade de descrição que não tenha lugar nas áreas anteriores; (7) Área de controle da descrição, onde se registra informação sobre como, quando e por quem a descrição foi elaborada; (8) Área de pontos de acesso e descrição de assuntos, onde se registra os termos selecionados para localização e recuperação da unidade de descrição.
Todos os elementos de descrição compreendem: a- O nome do elemento; b- Seu objetivo; c- A(s) regra(s) gera (is) aplicáve (is); d- Comentários, em que são fornecidas informações sobre a importância
do elemento de descrição e como funciona; e- Procedimentos, que detalham a(s) regra(s) geral(is), f- Exemplos ilustrativos de maneiras de uso do elemento e de
interpretação de sua(s) regra(s).
O número que antecede os títulos dos elementos de descrição tem apenas objetivo de referência, não devendo ser visto como integrante da norma em si. Dentre os 28 elementos de descrição disponíveis, 7 são obrigatórios, a saber: - Código de referência; - Título; - data(s); - Nível de descrição; - dimensão E suporte;
57
- Nome(s) do(s) produtor(es); e - Condições de acesso (NORMA BRASIEIRA DE DESCRIÇÃO ARQUÍSTICA, 2006, p. 18).
E assim, seguindo as regras da NOBRADE, o instrumento de pesquisa está
sendo elaborado seguindo a descrição multinível que parte do geral para o mais
específico.
58
6 ANÁLISE DOS DADOS
O presente capítulo trata da descrição dos dados e discussão dos resultados,
coletados a partir da pesquisa documental e da aplicação de questionário.
Em primeiro momento, através da observação o que segundo Minayo (2009,
p. 20) “conceito de observação direta – são os que definem os termos com os quais
o pesquisador trabalha em campo ou nas análises documentais”, foi constatado que
todo o acervo da Escola que surgiu em 1944 até os anos de 2009, nunca passou por
presenciado qualquer tipo por tratamento arquivístico, acarretando em uma grande
“massa documental acumulada”, como é mostrado nas figuras a baixo:
Figura 9: Massa Documental Acumulada da EEAAC Fonte: CMEEA-2015
Consequentemente, os documentos não devidamente classificados, fizeram
com que essa “massa documental acumulada” se tornasse bem maiores, pois tudo
acabou sendo guardado sem critérios de eliminação. Essa problemática da
acumulação indevida de documentos foi percebida de imediato ao observar toda a
documentação depositada no subsolo da escola, fator queidentifica a falta de
tratamento dos documentos, gerando perdas e atrasos no que tange a divulgação
informacional, a partir do momento que se guarda todo o tipo de documentos.
A partir de então, a questão primordial do trabalho foi acompanhar e
descrever como será feita a organização dos documentos, sendo utilizados três
métodos para a coleta de dados:
59
1. observação realizada no ambiente de pesquisa, onde se acompanha os
métodos e metodologias utilizadospara realizar o trabalho, abrangendo desde os
equipamentos utilizados até os autores da área, que darãoa base fundamental e
concreta à realização de cada atividade;
2. levantamento bibliográfico de referênciae pertinentes ao tema,para dar o
amparo legal e principalmente respeitando cada etapa que abrange a arquivística;
3. realização de um questionário contendo 11 perguntas simples e diretas,
direcionadas à arquivista responsável pelo projeto de organização dos documentos,
mas que foram importantes para a execução da pesquisa.
As motivações que levaram a implementação do projeto de criação do Cento
de Memória foi preservar os bens históricos que retratam a trajetória da Escola, o
desenvolvimento da Enfermagem do Estado do Rio de Janeiro e no Brasil. As
pesquisas realizadas comprovaram que dos documentos que fazem parte do acervo,
nem todos os documentos irão fazer parte do Centro de Memória, sendo
constituídos somente dos documentos que foram considerados pela comissão como
de caráter histórico, abrangendo de 1944-1966, fato presente no trabalho, quando se
deixa evidenciar pela escolha dos documentos nesse primeiro momento da
organização os referentes à primeira gestão da diretora aurora de Afonso Costa.
O levantamento dos documentos revelou os tipos documentais existentes na
Escola, ao qual serão colocados no acervo do Centro de memória, cada uma destas
fontes foi devidamente classificada de acordo com o período autoral, ou de
utilização, e relacionada com a respectiva gestão da escola.
Para realizar o tratamento, os documentos passarem por um processo de
higienização, onde muitos tiveram que ser eliminados por estarem num processo
grande de degradação, mofados, molhados e com traças, evitando assim que os
que estavam em boas condições fossem também contaminados.
60
Figura 10: Acervo Higienizado do CMEEAC Fonte: CMEEA-2015
De acordo com as pesquisas realizadas, constatou-se da importância de se
seguir os conceitos da arquivística, como as normas que amparam legalmente cada
processo técnico utilizado na organização dos documentos do Centro de Memória.
Para realizar a descrição dos documentos um instrumento de orientação
importante usado foi a norma de descrição brasileira - NOBRADE, que deu a base
par descrever corretamente os documentos do acervo do Centro de Memória.
Onde está sendo elaborado como instrumento de pesquisa um guia para
oferecer ao usuário uma visão panorâmica dos fundos de arquivos, conjuntos
documentais produzidos ou acumulados pela escola no curso de suas atividades
finalísticas e recolhidos ao Centro de Memória para guarda, preservação e acesso,
com a função de explorar e disponibilizar a potencialidade do acervoe o inventário
que em fase de elaboração, já mostra todo o documento composto da primeira
gestão. Abordando o nível de descrição em Fundo, Série, subsérie, lembrando que
apenas os documentos textuais estão completamente identificados e arranjados.
E por fim, os documentos foram colocados em caixas, e feito o quadro de
arranjo da mesma forma com que foram arranjados fisicamente. Vale ressaltar que o
livro clipping está totalmente digitalizado, e que os demais documentos também
sofrerão posteriormente esse tratamento.
61
Figura 11:Arquivo Organizado do CMEEAAC. Fonte: Autora-2016
62
7 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O trabalho apresentado procurouabordar o processo de organização dos
documentos para a criação do Centro de Memória da Escola de Enfermagem Aurora
de Afonso Costa pertencente à Universidade Federal Fluminense - UFF.
Procuramos mostrar a partir das técnicas de observação, revisão literária na
área arquivística em conjunto com perguntas realizadas através de questionários,
como os princípios arquivísticos de classificação e descrição foram adotados no
tratamento do acervo analisado.
A partir do uso da literatura, buscamos conceituar cada lugar de memória
como o centro de memória, arquivo e biblioteca, abordamos além da diferença
existente entre cada espaço informacional, que embora possuam finalidades em
comum em divulgar informação, seus acervos são diversificados de acordo com as
suas especificidades.
A aplicação do questionário possibilitou o preenchimento de algumas lacunas,
como a motivação para sua criação, instrumentos utilizados, escolhas em priorizar
documentos e o propósito de sua construção.
Assim para que os documentos fossem corretamente organizados,
mostramos a elaboração do arranjo como sistema de classificação dos documentos
do centro de memória e como seus documentos foram descritos, proporcionando a
realização de um inventário, que em seu primeiro momento, e como dito
anteriormente, aborda apenas a primeira gestão da escola.
Mostramos como é importante a criação desse espaço, como forma de
proporcionar lembrança, principalmente no que tange a temática Centros de
Memória na área da Enfermagem. Ressaltando uma qualidade peculiar no que
tange aos documentos de um centro de memóriaé o seu caráter híbrido, por possuir
em seu acervo tanto documentos de arquivo como também coleções.
Foi abordado os tipos documentais que fazem parte do acervo além de
contarmos a trajetória da Escola até chegar na criação do seu Centro de Memória,
apresentamos algumas instituições que também vislumbraram da criação de um
Centro de Memória em Enfermagem.
Como a temática é acompanhar as etapas realizadas para a organização
desses documentos, tomamos o trabalho como ponto positivo, principalmente pela
forma com que os documentos foram encontrados, o que acarretou em atraso em
63
algumas etapas, e pelas condições de trabalho, onde as verbas disponibilizadas
eram mínimas, mas que sem dúvida, não foi impedimento para realizar um trabalho
de forma correta.
Diante de todo o trabalho realizado, vale lembrar que o processo de
organização dos documentos encontra-se em fase de elaboração, pois somente os
documentos da primeira gestão foram organizados e inventariados. Os documentos
que pertencem às demais gestões, também receberão o mesmo tratamento
realizado com a gestão Aurora.
Assim foi percebido, como é importante manter a organicidade documental,
respeitar sua proveniência, e o uso de autores que tratam dessa temática, para
compor o trabalho, pois diante de uma massa acumula e sem qualquer parecia que
seria um processo impossível de ser realizado.
O Centro de Memória visa com esse projeto, ao término de todo o processo
de organização dos seus documentos, construir uma base de dados proporcionando
aos usuários a oportunidade de não só fazer consulta presencial como também em
rede remota.
E reafirmando o que Fontanelli diz sobre literatura que abordam essa
temática:
Levantar essas questões, trazê-las à tona e constatar a falta de uma literatura de apoio mais ampla nessa área, é que novos estudos surjam e enriqueçam a argumentação aqui apresentada. Se tiverem de refutá-la, que seja de forma crítica e construtiva, para, no fim, todos sairmos ganhando (FONTANELLI, 2005, p. 97).
A iniciativa de criação do Centro de Memória da EEAAC, mostra o quanto é
importante tratar para divulgar, diante do que foi relatado até agora, ela tem a
consciência de como é importante ter um acervo organizado, passando a ser o
CMEEAC um espaço de disseminação do conhecimento.
64
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VERGUEIRO, Waldomiro. Desenvolvimento de coleções. São Paulo: Polis,
1989. 95 P.
67
APÊNDICE A – QUESTIONÁRIO - INSTRUMENTO DE ENTREVISTA UFF – UNIVERSIDADE FEDERAL FUMINENSE IACS – INSTITUTO DE ARTE E COMUNICAÇÃO SOCIAL GCI – DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA DA INFORMAÇÃO GRADUAÇÃO EM ARQUIVOLOGIA TRABALHO DE CONCLUSÃO DE CURSO II – MONOGRAFIA ORIENTADORA: Prof. RAQUEL LISE PRET ALUNA: ADRIANA GOMES DA SILVA
Entrevista com a arquivista responsável pela organização dos documentos do
Centro de Memória EEAAC
QUESTÕES
1. Que tipos de documentos foram levantados?
2. Quais foram privilegiados?
3. Todos os documentos da Escola de Enfermagem farão parte do Centro
de Memória?
4.Como está sendo a seleção deles?
5. Os critérios para o início do tratamento documental?
6. Quais as necessidades encontradas?
7. As escolhas de metodologias?
8. Será elaborado algum tipo de instrumento de pesquisa para localizar os
documentos no Centro de Memória?
( ) Sim ( ) Não
8.1. Em caso afirmativo, qual o instrumento?
( ) Guia
( ) Inventário
( ) Catálogo
( ) Repertório
( ) Índice
( ) Outro. Qual? _________________________________________
68
9. Como se optou pela construção do inventário?
10. Como está sendo inventariada a documentação?
( ) Por conjunto documental?
( ) Por unidade documental?
11. Quais os campos do formulário descritivo?
