UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE UFF INSTITUTO DE … JEFF Completo.pdf · SAESP – Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo SIGAD – Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística

UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE – UFF

INSTITUTO DE ARTES E COMUNICAÇÃO SOCIAL – IACS

DEPARTAMENTO DE CIÊNCIA E INFORMAÇÃO – GCI

CURSO DE GRADUÇÃO EM ARQUIVOLOGIA

JEFFERSON PIFFER DA SILVA

TRAMITAÇÃO E FLUXO DE TRABALHO NO ALFRESCO COMMUNITY, À

LUZ DOS REQUISITOS DO e-ARQ BRASIL

NITEROI

2017

UFF – UNIVERSIDADE FEDERAL FLUMINENSE


TRAMITAÇÃO E FLUXO DE TRABALHO NO ALFRESCO COMMUNITY, À


Trabalho de Conclusão de Curso apresentado

à Universidade Federal Fluminense como

requisito parcial para a obtenção do grau de

Bacharel em Arquivologia

ORIENTADORA: Drª Clarissa Moreira dos Santos Schmidt

Niterói

2017


TRAMITAÇÃO E FLUXOS DE TRABALHO NO ALFRESCO COMMUNITY, À


Trabalho de Conclusão de Curso apresentado à

Universidade Federal Fluminense como requisito

parcial para a obtenção do grau de Bacharel em

Arquivologia.

Aprovado em de de 2017.

BANCA EXAMINADORA

______________________________________________________

Prof. Drª Clarissa Moreira dos Santos Schmidt (orientadora)

UFF – Universidade Federal Fluminense

______________________________________________________

Prof. Drª Linair Campos


______________________________________________________

Prof. Drª Margareth da Silva


DEDICATÓRIA

À minha mãe,

com todo carinho.

AGRADECIMENTOS

A Deus por ter me dado à oportunidade para evoluir intelectualmente, por intermédio

de profissionais que contribuíram para a minha formação profissional, tanto no meio acadêmico

quanto nos estágios.

A esta universidade, seu corpo docente, direção e administração, que oportunizaram esta

chance que hoje vislumbro um horizonte superior, podendo contribuir para uma sociedade

melhor.

A minha estimada amiga e orientadora Professora Drª Clarissa Moreira dos Santos

Schimdt, pelo suporte no pouco tempo que lhe coube, pela sua paciência, correções, incentivos

e pelo empenho dedicado à elaboração deste trabalho valoroso.

Agradeço especialmente também as professoras Drª Linair Campos e Drª Margareth da

Silva, pelas orientações e observações citadas neste trabalho de conclusão de curso.

Agradeço а minha amada mãе Kátia Piffer, in memoriam, um ser humano ímpar qυе mе

dеu amor, carinho, conselhos e muito incentivo nаs horas agradáveis e nas difíceis, de apoio

incondicional. Uma pessoa íntegra que um dia terei prazer em rever.

Ao mеυ pai, qυе apesar dе todos os contratempos, mе orientou incessantemente nesta

longa estrada, para que eu pudesse chegar até aqui. Sua missão foi cumprida e sou grato por

isso.

Ao meu amado e querido filho, no qual pretendo educar e orientar para que seja uma

pessoa bem sucedida, perante os desafios que a vida lhe proporcionará.

A minha amada companheira Verônica do Nascimento Sousa, que atua de diversas

formas para que eu alcance esta etapa da minha vida.

Aos meus amigos que eu conquistei por onde passei, desde a tenra idade até os dias

atuais. Amizade de valor imensurável é algo que não se esquece.

E a todos que direta ou indiretamente fizeram parte desta trajetória até aqui e que

contribuirão no porvir, o meu agradecimento especial.

RESUMO

Esta pesquisa objetiva o estudo e a análise sobre as funcionalidades de tramitação e o fluxo de

trabalho no Alfresco Community, à luz dos requisitos do e-ARQ Brasil. Observa-se que são

funcionalidades primordiais para os arquivos correntes das atividades-meio e da atividade-fim

das empresas e instituições que produzem documentos e que utilizam este tipo de software para

realizar a gestão de seus documentos. Verificar-se-á se este software atende as exigências que

compõe os tipos de controle do fluxo de trabalho, o controle de versões e do status dos

documentos que foram gerados e preconizados no e-ARQ Brasil.

Palavras-chave: Arquivologia. Fluxo de Trabalho. Gestão de Documentos. Gestão de

Documentos Arquivísticos Digitais. Sistema de Gestão Arquivística de Documentos.

ABSTRACT

This research aims to study and analyze the processing functionalities and the workflow in

Alfresco Community, in light of the requirements of e-ARQ Brazil. It is observed that they are

primordial functionalities for the current archives of the activities-means and the final activity

of the companies and institutions that produce documents and that use this type of software to

carry out the management of their documents. It will be verified if this software meets the

requirements that comprise the types of workflow control, version control and the status of the

documents that were generated and recommended in e-ARQ Brazil.

Tags: Archivology. Document Management. Management of Digital Archives. Document

Management System. Management of Digital Archives. Workflow.

LISTA DE ILUSTRAÇÕES

Imagens que serão printadas abordam as funcionalidades do Alfresco Community, no que se

refere à tramitação e o fluxo de trabalho. Além destes, serão printadas para fins de

comprovação, os requisitos para tramitação e fluxo de trabalho no e-ARQ Brasil.

Figura 1 - Criação de um grupo com usuários ................................................................ 23

Figura 2 - Criação de um usuário pelo administrador ..................................................... 24

Figura 3 - Inserção de dados sobre o usuário .................................................................. 24

Figura 4 - Modelos de workflow ..................................................................................... 25

Figura 5 - Fluxos de trabalho iniciados ........................................................................... 26

Figura 6 - Primeiro fluxo de trabalho .............................................................................. 27

Figura 7 - Revisão de notas da prova ............................................................................... 28

Figura 8 - Segundo fluxo de trabalho ............................................................................... 29

Figura 9 - Ata de reunião .................................................................................................. 29

Figura 10 - Terceiro fluxo de trabalho .............................................................................. 30

Figura 11 - Comprovação de trabalho semanal ................................................................ 31

Figura 12 - Tarefa atribuída aos usuários do grupo ......................................................... 31

Figura 13 - Quarto fluxo de trabalho ................................................................................ 32

Figura 14 - Revisar as notas da prova ............................................................................... 33

Figura 15 - Quinto fluxo de trabalho ................................................................................ 34

Figura 16 - Solicitação de benefícios ............................................................................... 34

Figura 17 - Tramitação do documento para usuários ....................................................... 37

Figura 18 - Revisor da tarefa ………………………….................................................... 37

Figura 19 - Exemplo de fluxo de trabalho ...…................................................................. 38

Figura 20 - Revisão de conteúdo feita por usuários ......................................................... 39

Figura 21 -Tarefas do usuário ........................................................................................... 40

Figura 22 - Página do perfil do usuário ............................................................................ 41

Figura 23 - Painel do usuário de gestão de documentos ...................................................42

Figura 24 – Fluxo de trabalho realizado pelo usuário ......................................................... 42

Figura 25 - Revisão e aprovação em grupo único .............................................................. 43

Figura 26 – Revisão de tarefas de usuário para usuário ……….......................................... 44

Figura 27 – Site de gerenciamento de registros .................................................................. 45

Figura 28 – Uso da Ferramenta RM pelo administrador ..................................................... 45

Figura 29 – Explicação sobre a auditoria ............................................................................ 46

Figura 30 - A inexistência do link da auditoria no GR ....................................................... 46

Figura 31 - Tramitação no fluxo de trabalho ..................................................................... 47

Figura 32 – Tramitação através do histórico da tarefa ....................................................... 48

Figura 33 – GD em estado de aguardo ……………........................................................... 49

Figura 34 – Usuário no navegador de repositório ………….............................................. 50

Figura 35 – Usuário com acesso aos documentos ……...................................................... 50

Figura 36 – Criação do fluxo de trabalho pelo usuário ...................................................... 51

Figura 37 – Revisão e aprovação paralela. …………………............................................. 52

Figura 38 – Multiplos usuários no workflow ..................................................................... 53

Figura 39 – Tipos de documentos no repositório ............................................................... 54

Figura 40 – Fluxo de trabalhos iniciados e concluídos ...................................................... 55

Figura 41 – Grupo destacado em laranja ............................................................................ 56

Figura 42 - Tarefa de revisão em grupo …………............................................................ 57

Figura 43 – Grupos de usuários como participantes .......................................................... 57

Figura 44 – Solicitação de assinatura ……………............................................................. 59

Figura 45 – Monitorar a tramitação do documento ............................................................ 60

Figura 46 – Mudanças feitas pelo administrador. …........................................................... 61

Figura 47 - Criação e alterações neste fluxo de trabalho .................................................... 62

Figura 48 – Documento para usuários ………………….................................................... 63

Figura 49 – A extinção e criação de usuários ..................................................................... 64

Figura 50 – Documento tramitando …………………........................................................ 65

Figura 51 – Diversas versões de um documento ................................................................ 66

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

AC – Alfresco Community

AD – Altamente desejável

ARQ-SP – Associação de Arquivistas de São Paulo

CONARQ – Conselho Nacional de Arquivo

F - Facultativo

GD – Gestão de documentos

GR - Gerenciamento de registros

LAI – Lei de Acesso a Informação

O – Obrigatório

PC - Personal Computer

RAM - Random Access Memory

RM - Records Management

SAESP – Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo

SIGAD – Sistemas Informatizados de Gestão Arquivística de Documentos

SO – Sistema Operacional

SW – Software

LISTA DE QUADROS

Quadro 1 – Software Alfresco Community e os vinte e dois requisitos que constituem os tipos

de controle de fluxo de trabalho ............................................................................................. 68

Quadro 2 - Software Alfresco Comunnity e os quatro requisitos que constituem o controle de

versões e do status do documento .......................................................................................... 69

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO ............................................................................................. 12

1.1 OBJETIVO GERAL .................................................................................... 14

1.1.1 Objetivos Específicos .............................................................................. 14

1.2 JUSTIFICATIVA ........................................................................................ 14

1.3 METODOLOGIA ....................................................................................... 15

2 A importância da tramitação e do fluxo de trabalho ................................ 18

3 Funcionalidades do software Alfresco Community ................................... 24

4 Alfresco Community e os requisitos do e-ARQ Brasil .............................. 37

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS ......................................................................... 71

REFERÊNCIAS ................................................................................................ 72

12

1 INTRODUÇÃO

A proposta desta pesquisa é analisar se o software livre com código aberto Alfresco,

atende aos requisitos da tramitação e do fluxo de trabalho dos documentos que um sistema

informatizado de gestão arquivística de documentos exige.

Mas afinal, o que é o Alfresco? Segundo o site deste software:

É um sistema de Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM)1 de código

aberto que gerencia todo o conteúdo dentro de uma empresa e fornece os

serviços e controles que gerenciam esse conteúdo

Baseado na definição acima, este software livre de conteúdo aberto seria a solução para

o problema de gestão documental na administração pública ou no meio corporativo, por

exemplo, com o intuito de fornecer o acesso à informação que a instituição almeja, de forma

eficiente e eficaz. Todavia, não é tão simples assim.

Com vistas a compreender se este software atende às fundamentações arquivísticas para

a gestão de documentos, buscamos respostas às seguintes perguntas:

No que tange a gestão dos documentos neste software, como são gerenciados os

documentos produzidos no meio eletrônico? E os documentos que são digitalizados? O

Alfresco Community possui algum meio para assimilar a tramitação do documento antes do seu

registro? Como ocorre este processo? Caso comprove os questionamentos citados acima, este

software possui algum recurso para controlar o fluxo de trabalho após registro da informação,

seguindo o grau de obrigação estipulado pelo e-ARQ Brasil? Eis as inquietações deste trabalho

de conclusão de curso.

Para que seja possível encontrar as respostas, é necessário ter um embasamento sobre o

assunto, compreendendo as terminologias mais importantes sobre o tema.

Nesta mesma linha de pensamento, no Dicionário Brasileiro de Terminologia

Arquivística (2005), a gestão de documentos é definida como:

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e

intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento (ARQUIVO

NACIONAL, 2005, p. 100). ______________________ 1 Enterprise Content Managent (ECM: Gestão de Conteúdo Corporativo – tradução livre). Disponível em

http://docs.alfresco.com/community

http://docs.alfresco.com/community

13

Nesta mesma linha de pensamento, no Dicionário Brasileiro de Terminologia

Arquivística (2005), a gestão de documentos é definida como:

O conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à produção,

tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e

intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento (ARQUIVO

NACIONAL, 2005, p. 100).

Para o Heloísa Bellotto (2012, p.49), o fluxo de trabalho é definido no Dicionário de

terminologia arquivística, como “tramitação em meios eletrônicos”.

De acordo com o CONARQ (2005, p.132), a tramitação é enunciada no respectivo

glossário do e-ARQ Brasil, como “Curso do documento desde a sua produção ou recepção até

o cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite”

No que se refere aos documentos arquivísticos digitais, o mesmo é definido no e-ARQ

Brasil (2011) como:

É um documento digital que é tratado e gerenciado como um documento

arquivístico, ou seja, incorporado ao sistema de arquivos (CONARQ, 2011,

p.09).

Já em relação ao e-ARQ Brasil (2011), encontra-se a seguinte definição:

É uma especificação de requisitos a serem cumpridos pela organização

produtora/recebedora de documentos, pelo sistema de gestão arquivística e

pelos próprios documentos, a fim de garantir sua confiabilidade e

autenticidade, assim como sua acessibilidade (CONARQ, 2011, p.09).

No intuito de relacionar o sistema informatizado de gestão arquivística de documentos

– SIGAD, com o e-ARQ Brasil (2011), o mesmo encontra-se definido como:

Um conjunto de procedimentos e operações técnicas, característico do sistema

de gestão arquivística de documentos, processado por computador. Pode

compreender um software particular, um determinado número de softwares

integrados, adquiridos ou desenvolvidos por encomenda, ou uma combinação

destes (CONARQ, 2011, p.10).

Após breve explicação sobre as definições de gestão de documentos, tramitação, fluxo

de trabalho, Alfresco, documentos arquivísticos digitais e o e-ARQ Brasil, que serão utilizadas

neste trabalho, objetivamos estudar a importância deste software e a sua correspondência com

as exigências a nível obrigatório, altamente desejável ou facultativo, que são estipulados por

este modelo de SIGAD, para que sejam respondidas sobre as suas respectivas funcionalidades

além de verificar se estes são autênticos e confiáveis.

14

Adiante, examinaremos se este repositório digital, o Alfresco, atende totalmente ou

parcialmente os 26 (vinte e seis requisitos) que se encontram na seção do e-ARQ Brasil, no que

se refere à tramitação e o fluxo de trabalho dos documentos produzidos, tanto os digitais como

os digitalizados.

1.1 OBJETIVO GERAL

Analisar as funcionalidades de tramitação e fluxo de trabalho do software Alfresco

Community, à luz dos requisitos do e-ARQ Brasil.

1.1.1 Objetivos Específicos

No que tange aos objetivos específicos, serão analisadas as definições e a importância

da tramitação e do fluxo de trabalho para o campo da Arquivologia. Eis a discussão do capítulo

dois desta monografia.

No capítulo três, serão apresentadas as funcionalidades do Alfresco Community, no que

se refere à tramitação e o fluxo de trabalho.

O quarto e último capítulo será a contextualização do Alfresco Community, de acordo

com os requisitos para tramitação e fluxo de trabalho no e-ARQ Brasil e será avaliado se este

software de código aberto e gratuito, atende parcialmente ou totalmente as exigências do e-

ARQ Brasil, no que tange à tramitação e fluxo de trabalho. Por fim, as considerações finais.

1.2 JUSTIFICATIVA

Justifica-se a escolha deste tema pela relevância que o mesmo possuirá para a

comunidade arquivística. Afinal, qualquer ciência é constituída pela leitura, experimentação e

observação. A Arquivologia também segue estas regras.

Como vimos, o intuito deste trabalho é averiguar se o Alfresco atende as funcionalidades

dos fluxos de trabalho (workflow) e de tramitação que são exigidos para um sistema

informatizado de gestão arquivística de documentos no e-ARQ Brasil.

Objetiva-se aprofundar as reflexões acerca da tramitação e do fluxo de trabalho por

serem atividades constituintes da fase inicial do ciclo vital dos documentos, em outras palavras,

a produção de documentos e os arquivos correntes.

Independente do suporte em que os documentos forem capturados/registrados, deve-se

analisar a gestão arquivística destes como um longo processo, pois é impossível dar o acesso à

informação para os usuários, se o (s) produtor (es) destes documentos, tais como um indivíduo

específico ou um grupo de colaboradores, não forem orientados por profissionais capacitados

para proceder de acordo com os princípios arquivísticos.

15

Além do mais, se os documentos não seguirem os preceitos que regem um plano de

classificação e nem respeitarem os prazos de guarda que são estipulados por uma tabela de

temporalidade, será inviável a transferência, o recolhimento e posteriormente a realização da

avaliação e da seleção dos documentos, dificultando a destinação final.

Logo, este software livre de código aberto, deve ser analisado à luz do e-ARQ Brasil,

dentro dos padrões de exigência, em diversos níveis de obrigatoriedade, para que o mesmo

possa fundamentar uma gestão de documentos efetiva para as instituições.

1.3 METODOLOGIA

A metodologia aplicada para este trabalho de conclusão de curso será realizada através

de pesquisa contendo duas fases: Na primeira etapa haverá pesquisa bibliográfica. Os

dicionários e os glossários serão fontes que auxiliarão para a formulação da problemática e na

contribuição de hipóteses para o tema em questão, além dos livros e artigos sobre a temática.

A segunda fase apresentar-se-á uma análise comparativa. O propósito deste estudo é

avaliar as funcionalidades de um software livre com código aberto, em contraponto com as

exigências de um sistema informatizado de gestão arquivística de documentos, no que concerne

a tramitação dos documentos e de fluxo de trabalho, que correspondem à primeira fase do ciclo

vital dos documentos.

Verificar-se-á na prática, se o Alfresco Community atende aos requisitos da tramitação

e do fluxo de trabalho dos documentos produzidos que são exigidos por um sistema

informatizado de gestão arquivística de documentos. Além dos usos das mais variadas fontes,

a utilização da impressão de tela será um recurso recorrente para o desenvolvimento desta

monografia, pois entendemos que esta aplicabilidade servirá para demonstrar se este software

de código aberto e gratuito atende cada uma das vinte e seis exigências que se encontram neste

ponto específico do e-ARQ Brasil.

Através do acesso ao site alfresco.com, nos cadastramos, realizando o download e

instalamos este repositório digital, seguindo os passos que o próprio site recomenda e com

opções em alguns idiomas, tais como: inglês, francês, japonês e espanhol.

O download do arquivo executável no AC é realizado sem muitas dificuldades, através

da internet e por intermédio de um navegador (Mozilla Firefox ou Google Chrome, por

exemplo) que pode ser feito num PC (Personal Computer) ou notebook que tenha, segundo o

link community.alfresco.com, o mínimo de (1) um Gigabyte de espaço na memória primária,

como a random access memory, em outras palavras, a memória RAM.

16

Naturalmente que o padrão para efetuar o download é relativo (entre os variados tipos

de Alfresco), entretanto esta é capacidade mínima para utilizar especificamente o repositório

digital no modelo gratuito (free).

Como o acesso neste tipo de software é livre, o Alfresco Community é compatível nos

sistemas operacionais Mac OS, Windows 32 bits, Windows 64 bits ou no Linux, em outras

palavras, é de fácil manuseio, de acordo com o SO (sistema operacional) que está instalado na

máquina de uma pessoa física ou jurídica.

Após inicializar os serviços do Alfresco Share, é necessário direcionar o cursor para o

link manager servers para modificar o status do servidor web que se chama Tomcat. Este

processo é necessário para que se tenha acesso as funcionalidades do Alfresco Community.

Após a mudança do status, de stopped para o padrão running pressionando o botão start,

o segundo e último passo para acessar este software é digitar o seu respectivo nome de usuário

(admin) e a senha criada pelo administrador deste repositório digital.

Se persistirem as dificuldades, há um caminho alternativo para acessar as configurações

do Alfresco: no site do youtube existem vídeos que demonstram de forma didática, como se

deve proceder para baixar este software em qualquer computador (seguindo os requisitos

citados acima).

No próprio site do Alfresco, só é possível compreender as suas respectivas

funcionalidades através de vídeos didáticos na língua inglesa e sem possibilidade de tradução.

Entretanto existe uma alternativa genérica: Se o administrador tiver instalado o

navegador Google Chrome na sua máquina, poderá realizar a conversão de idiomas, através do

Google tradutor automaticamente, caso queira utilizar esta opção.

Na web, é possível encontrar no youtube alguns vídeos didáticos na língua espanhola.

Eis um caminho que facilita a compreensão deste repositório para os interessados neste tema.

Outro método simples e rápido para utilizar este repositório digital que nós constatamos,

foi o acesso direto ao próprio site alfresco.com, bastando para isto, o cadastro dos seus dados e

a confirmação destes por um correio eletrônico.

No e-mail emitido, haverá necessidade de validar o respectivo endereço (manualmente

ou automaticamente) por razões de segurança, antes de ter acesso à comunidade deste software,

o Alfresco Community.

Portanto, torna-se viável as simulações para comprovar se a mesma segue (parcialmente

ou totalmente) os preceitos do e-ARQ Brasil, em outras palavras, a importância arquivística

não ficará restrita somente ao campo das ideias.

17

A simulação que nós realizaremos será de uma faculdade de Arquivologia. Tal

instituição, terá uma coordenação que será a administradora deste sistema de ECM, o Alfresco,

e os professores que serão os usuários desta ferramenta. Certamente que os usuários possuirão

níveis de acessos e de restrição a determinados tipos de pastas/ documentos, de acordo com a

liberação do administrador.

Naturalmente que existem setores que são fundamentais para que esta instituição

funcione de forma eficiente e eficaz, tais como: segurança, limpeza, xerox, produtos

alimentícios, tecnologia da informação, jurídico, financeiro, entre outros. Todavia, os mesmos

compõem somente as atividades-meio desta faculdade e não serão os objetos desta simulação.

Estes setores foram mencionados para que não haja questionamentos sobre a falta destas

operações que são relevantes em qualquer instituição. Ademais, seria leviano fazer uma

simulação das atividades-fim, sem mencionar ao menos sobre as atividades que auxiliam os

objetivos específicos desta pessoa jurídica.

Portanto, vamos nos ater a uma das atividades-fim desta faculdade: o ensino. Até a

pesquisa e a extensão que fazem parte de outras operações que levam a outras atividades-fim

desta instituição estarão fora de cogitação nesta simulação.

Outrossim, checaremos este software livre atenderá aos requisitos da tramitação e do

fluxo de trabalho dos documentos que um SIGAD determina, que neste caso é o e-ARQ Brasil.

18

2 A importância da tramitação e do fluxo de trabalho

Neste capítulo, serão abordadas as definições e a importância da tramitação e do fluxo

de trabalho para o campo da Arquivologia, baseando-se nas fontes pesquisadas, tais como e-

ARQ Brasil, o site docs.alfresco.com, e o dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia para

as duas primeiras partes deste capítulo.

Além de explicar tais abordagens e definições acima, dissertaremos também sobre

workflow e finalmente, a relação do trâmite com o protocolo. Para tal, recorremos aos livros,

dicionários e glossários para nos auxiliar sobre a temática. Esta será a terceira e última parte

deste capítulo.

Na primeira parte explanaremos sobre a relevância da tramitação para a Arquivologia e

posteriormente o fluxo de trabalho, apesar da interdependência entre estas operações numa

gestão de documentos.

Segundo o CONARQ (2005, p.132), a tramitação é enunciada no respectivo glossário

do e-ARQ Brasil como: “Curso do documento desde a sua produção ou recepção até o

cumprimento de sua função administrativa. Também chamado movimentação ou trâmite”

Em termos práticos, a tramitação é uma etapa fundamental na gestão de documentos de

uma empresa/ instituição, principalmente nas fases corrente e intermediária.

Seguindo esta linha de raciocínio, Murilo Bastos da Cunha (2008, p.367) nos apresenta

a primeira definição de tramitação no Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia como um

“andamento formal, isto é, sequência de diligências e ações prescritas para a movimentação de

documentos de natureza administrativa, até seu julgamento ou solução”.

Prosseguindo sobre o tema, Murilo Bastos da Cunha (2008, p.367) elabora uma segunda

definição no mesmo dicionário, que é mais sintética para o verbete tramitação, como uma

“movimentação”. Em outras palavras, este significado nos mostra o seguinte: para que os

documentos cumpram uma determinada função, eles devem seguir o curso regular de um

processo numa gestão de documentos.

Para que o (s) documento (s) siga (m) o seu curso, durante o ciclo de vida do (s)

mesmo(s), é necessário a colaboração de um arquivista para que gestão seja realizada de forma

correta. Logo, a elaboração ou a adaptação de um plano de classificação e de uma tabela de

temporalidade servem como ferramenta para que este profissional recupere as informações

necessárias, além de auxiliar nas demandas do (s) usuário (s) nas atividades-meio e na

atividade-fim de uma empresa/instituição. Portanto, a tramitação faz parte deste processo.

No que tange ao fluxo de trabalho, nota-se que a utilização desta terminologia é bastante

destacada nos documentos que são produzidos no meio digital. Todavia, vale ressaltar que o

19

fluxo de trabalho se restringe somente a este segmento específico. As fontes abaixo servirão

para elucidar esta afirmativa.

Para o Heloísa Bellotto (2012, p.49), o fluxo de trabalho é definido, no Dicionário de

terminologia arquivística, como “tramitação em meios eletrônicos”.

Neste verbete do dicionário, a Professora Heloísa Bellotto esclarece de forma objetiva e

clara o que é um fluxo de trabalho. Abaixo citaremos de forma mais extensa a definição sobre

o tema.

Segundo o site do software Alfresco, o link o que é um fluxo de trabalho? responde este

questionamento como: “Uma sequência de tarefas conectadas aplicadas a um documento ou

outro item de conteúdo. Cada tarefa pode ser executada por uma pessoa, um grupo ou

automaticamente” (http://docs.alfresco.com/community/concepts/wf-whatis-workflow.html).

Posteriormente, veremos que existem outras definições de fluxo de trabalho que o

Alfresco Community fornece para os usuários, além da automação do próprio fluxo de trabalho

que esta ferramenta disponibiliza aos seus clientes. Examinaremos se esta funcionalidade

atende aos vinte e seis requisitos desta seção do e-ARQ Brasil.

Para o e-ARQ Brasil (2011, p.46), os recursos de um SIGAD para controle do fluxo de

trabalho podem compreender “a tramitação do documento antes do seu registro/captura e a

tramitação após seu registro de registro/captura”.

As tecnologias de fluxo de trabalho, segundo o e-ARQ Brasil (2011, p.46), transferem

objetos digitais entre participantes, sob o controle automatizado de um programa. São

geralmente usadas para:

a) gestão de processos ou de tarefas, tais como registro e destinação de documentos e

dossiês/processos;

b) verificação e aprovação de documentos ou dossiês/processos antes do registro;

c) encaminhamento de documentos ou dossiês/processos de forma controlada, de um

usuário para outro, com a identificação das ações a serem realizadas tais como: “verificar

documento” e “aprovar nova versão”;

d) comunicação aos usuários sobre a disponibilidade de um documento arquivístico;

e) distribuição de documentos ou dossiês/processos;

f) publicação de documentos ou dossiês/processos na web.

Apesar de alguns documentos serem produzidos nos mais diversos suportes e depois

migrarem para o suporte digital por alguns motivos (para conservação de um acervo que se

encontra deteriorado, por exemplo), e numa fase posterior ao arquivo corrente (arquivo

intermediário ou diretamente para o arquivo permanente, se for um documento histórico), existe

20

a restrição da aplicabilidade do fluxo de trabalho no meio digital e na fase inicial do ciclo de

vida de um documento, pois neste estágio o mesmo possui uma grande necessidade de uso.

Além do mais, isto não ocorre com tanta frequência quando os acervos são transferidos

para a fase intermediária ou recolhidos para a guarda permanente.

Indubitavelmente, o (s) fluxo (s) de trabalho é uma etapa fundamental na gestão de

documentos de uma empresa/ instituição, entretanto esta ação fica restrita à fase corrente, pois

a criação, o uso, a movimentação e alteração nos metadados de um documento (no caso do

digital nato) é praticada por um grupo de usuários, mesmo que estes possuam um grau de

permissionamento restrito, de acordo com o controle do administrador neste software.

Para a nossa área de atuação, um software (neste caso, o Alfresco) deve ser capaz de dar

ao administrador o poder de controle sobre todos documentos que são produzidos por um ou

mais usuários num determinado fluxo de trabalho e de tarefas, de acordo com as regras de um

SIGAD.

Aparentemente, o fluxo de trabalho parece um subproduto no processo de captura de

documentos, contudo esta é uma das suas funcionalidades que contribui para a produção e

utilização dos mesmos em grande escala na fase inicial do ciclo vital. Eis a sua utilidade e

importância para a Arquivologia.

Apesar da semelhança entre fluxo de trabalho e workflow, Cruz (1998, p.47), nos explica

em seu livro, Workflow: a tecnologia que vai revolucionar processos. a definição desta acão

como “tecnologia que possibilita automatizar processos, racionalizando-os e potencializando-

os, por meio de dois componentes implícitos: organização e tecnologia”.

No que tange a relação entre o trâmite com o protocolo e sua relevância para esta área

de conhecimento, a Arquivologia, utilizaremos o Art. 3º da Lei de Arquivos nº 8.159, de 8 de

Janeiro de 1991, além de livros, manual e dos dicionários para nos auxiliar no desenvolvimento

final deste capítulo.

Para nos aprofundar sobre a ligação entre o trâmite com o protocolo, devemos a priori,

explicar o seu respectivo significado.

No Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística (2013, p.140), define-se o

protocolo como um “serviço encarregado do recebimento, registro, classificação, distribuição,

controle de tramitação e expedição de documentos”.

Seguindo esta linha de raciocínio, Murilo Bastos da Cunha (2008, p.300) nos apresenta

a primeira definição de protocolo no Dicionário de Biblioteconomia e Arquivologia, como um

“setor encarregado do recebimento, registro, distribuição e movimentação de documentos em

curso”.

21

No contraponto das fontes sobre o verbete protocolo, o Manual de normas e

procedimentos de protocolo para a Administração Pública do Estado de São Paulo (2013, p.53),

define a tramitação como a “movimentação de documentos pelas unidades do próprio

órgão/entidade ou entre unidades de órgãos/entidades distintos, para dar conhecimento, bem

como para acolher manifestações, instruções e informações necessárias à tomada de decisões”

Após esta breve explanação, observamos que o trâmite é uma das atividades que existem

no protocolo para atuar de forma direta no atendimento do (s) usuário (s) de uma

empresa/instituição, principalmente nas fases corrente e intermediária. Portanto, esta é uma

etapa fundamental da gestão de documentos, tendo em vista que responde pelo rigoroso controle

de toda a documentação recebida ou expedida, em outras palavras, é a unidade protocolizadora

de uma instituição.

Seguindo esta linha de raciocínio, o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística

(2013, p.168) define uma unidade protocolizadora como o “protocolo responsável pela

autuação de documentos”

Ainda abordando sobre a relevância das atividades do trâmite no protocolo, devemos

destacar que esta operação é praticada nas fases corrente e intermediária dos documentos, ou

seja, quando a função administrativa dos mesmos que foram produzidos é de uso muito

frequente pelos clientes/usuários.

A respeito do trâmite e de outras rotinas que são compostas, o protocolo com a utilização

dos documentos, Marilena Leite Paes (2004) em seu livro, Arquivo: teoria e prática, nos explica

a relação desta fase que compõe a gestão dos documentos com a tramitação:

Utilização de documentos: esta fase inclui as atividades do protocolo

(recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação), de expedição,

de organização e arquivamento de documentos em fase corrente e

intermediária, bem como a elaboração de normas de acesso à documentação

(empréstimo, consulta) e à recuperação de informações, indispensáveis ao

desenvolvimento de funções administrativas, técnicas ou científicas das

instituições (PAES, 2004, p.19).

Notamos que a rotina de tramitação e da sua relação com o protocolo, dentro das suas

etapas de movimentação de documento ou processo, deverá ter um registro em que conste a

ação de um respectivo documento que tramita no setor de protocolo de uma empresa/instituição,

para que sirva ao arquivista no momento exato de recuperar uma informação. Esta ação é

extremamente necessária para a tomada de decisões dos colaboradores e/ou usuários. Todavia,

isto é viável se houver uma gestão documental adequada e de acordo com as leis vigentes sobre

o tema.

22

A Lei 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, foi

considerada um marco para a Arquivologia brasileira em diversos aspectos, pois a sociedade

não tinha nenhum acesso aos documentos de caráter público e não havia nenhuma lei que

amparasse o arquivista no que se refere à gestão documental.

Na mesma lei, é abordada, com mais ênfase, a relação entre o trâmite com o protocolo

em seu terceiro artigo:

Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e

operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e

arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente.

Apesar da existência da Lei de Arquivos e, posteriormente, com a criação Lei de Acesso

à Informação – LAI, em 2011, estamos muito longe de executar os dispositivos, artigos e incisos

que estas leis propõem, pois faltam profissionais o suficiente para executar esta árdua tarefa,

além da qualificação dos mesmos, entre outros problemas crônicos da Administração Pública

em todas as esferas do poder público.

De fato, ambas as leis contribuem para a GD e, automaticamente, com as fases que

compõem as atividades do protocolo, que possuem a tendência de executar as suas respectivas

tarefas com mais perspectiva de sucesso. O Sistema de Arquivos do Estado de São Paulo -

SAESP, é um exemplo disto.

Foi um trabalho desenvolvido por profissionais que fazem parte do quadro do

funcionalismo público do Estado de São Paulo, tanto das atividades-meio quanto das

atividades-fim. Este exemplo nos mostra que este objetivo pode ser alcançado.

Diante dos fatos analisados sobre a importância da tramitação e do fluxo de trabalho

para a Arquivologia, através fontes pesquisadas, finalizamos este capítulo trazendo as seguintes

reflexões para a nossa área de atuação:

1) A tramitação é uma etapa fundamental na gestão de documentos de uma empresa/

instituição, principalmente nas fases corrente e intermediária;

2) Assim como a tramitação, o (s) fluxo (s) de trabalho é uma etapa fundamental na

gestão de documentos de uma empresa/ instituição. Entretanto esta ação fica restrita

a fase corrente e no meio eletrônico;

3) A relação do trâmite com o protocolo é uma atividade fundamental para a utilização

dos documentos nas fases corrente e intermediária da gestão de documentos;

23

4) Assim como tramitação e o fluxo de trabalho, outros elementos são importantes para

a Arquivologia, tais como o plano de classificação e a tabela de temporalidade, pois

são instrumentos que servem como base para uma gestão documental adequada;

5) Com o intuito de complementar a tramitação, o fluxo de trabalho, entre outras

atividades que compõem a gestão de documentos, as leis servem para assegurar o

acesso à informação, dos documentos que são produzidos na Administração Pública,

e também os que são gerados no meio corporativo.

24

3 Funcionalidades do software Alfresco Community

Neste capítulo, serão apresentadas as funcionalidades do Alfresco Community, no que

se refere à tramitação e o fluxo de trabalho. Além do uso de impressão de tela, realizaremos

uma simulação para checar se este software utiliza os dois tipos de controle do fluxo de trabalho,

o controle de versões e do status do documento.

A simulação que nós realizaremos será a de um curso de graduação em Arquivologia

em uma faculdade. Tal instituição terá uma coordenação que será a administradora deste

sistema de ECM, o Alfresco, e os professores serão os usuários desta ferramenta. Esses usuários

terão acesso as pastas pelas disciplinas que lecionam. Nas mesmas, haverá documentos de uso

rotineiro das disciplinas, tais como: ementas, provas, nota dos alunos, chamadas.

Além destes, existem documentos (reuniões de colegiado, atas das reuniões, solicitação

de benefícios, comprovação de trabalho semanal) que serão de uso comum entre todos os

professores (usuários) com a coordenação. Certamente que os usuários possuirão níveis de

acessos e de restrição a determinados tipos de pastas/ documentos, de acordo com a liberação

do administrador. A primeira figura abaixo representa a criação do grupo Coordenação de

Arquivologia (com destaque na cor laranja) com os respectivos usuários (disciplinas).

Figura 1 – Criação de um grupo com usuários.

25

Nas figuras 2 e 3 é um exemplo de usuário que foi criado pelo administrador. Neste

caso, a Coordenação de Arquivologia criou uma conta para o professor que leciona a disciplina

de Gestão de Documentos. Para tal, tornou-se necessário preencher alguns dados para que o

mesmo mantivesse contato com a coordenação e com outros professores (usuários).

Figura 2 – Criação de um usuário pelo administrador.

Figura 3 – Inserção de dados sobre o usuário.

26

Na figura 4, mostraremos que o Alfresco Community possui alguns modelos de fluxo

de trabalho, no qual o (s) usuário (s) possuem um determinado grau de autonomia para gerir os

documentos que são produzidos. Veremos quais são os tipos de workflow e como funciona a

tramitação de um documento num prazo determinado neste software. Eis um resumo sobre a

funcionalidade dos modelos de workflow que foram printados:

1) Adhoc: Permite atribuir uma tarefa à um único usuário.

2) Group Review & Approve (Revisão e aprovação em grupo): Permite configurar a revisão e

a aprovação de um conteúdo, atribuindo a tarefa do workflow à um único grupo de usuários.

3) Parallel Review & Approve (Revisão e aprovação paralela): Permite configurar a revisão e

a aprovação de um conteúdo, atribuindo a tarefa do workflow à múltiplos usuários.

4) Pooled Review & Approve: Permite configurar a revisão e a aprovação de um conteúdo,

atribuindo a tarefa do workflow à múltiplos usuários. Um usuário pode ter o domínio da tarefa

por vez, completando-a ou a retornando-a de volta a pool para ser requerida por outro usuário

associado a tarefa.

5) Review & Approve (Revisão e Aprovação): Permite configurar a revisão e a aprovação de

um conteúdo, atribuindo a tarefa do workflow para um único usuário.

.

Figura 4 – Modelos de workflow.

27

Na figura 5, temos todos os fluxos de trabalhos ativos. Preferimos mostrar

antecipadamente os diversos modelos de workflow para que esta figura fique articulada com a

impressão de tela anterior. Para tal, trabalharemos com cinco documentos diferentes. Cada um

servirá para um tipo de fluxo de trabalho diferente. Eis os modelos:

1) Revisão das notas da prova de Gestão de Documentos

2) Ata de reunião

3) Comprovante semanal de trabalho (ponto)

4) Envio de notas da prova de Gestão de Documentos à Coordenação

5) Solicitação de benefícios

Nas figuras impressas a seguir, indicaremos cada tipo de fluxo que foi iniciado, com que

tipo de documento, qual é o período de tramitação e se há um histórico de versões.

Figura 5 – Fluxos de trabalho iniciados.

28

Nas figuras 6 e 7, veremos como é permitido atribuir uma tarefa a um único usuário.

Em todos os casos, estamos dentro da proposta de simulação. Numa escolha aleatória da

Coordenação de Arquivologia (administrador), o usuário mais exigido será o professor que

leciona a disciplina de Gestão de Documentos, pois o mesmo estará presente em todos os fluxos

de trabalho que foram criados. Além disso, justifica-se esta escolha porque este docente tem

mais acesso aos documentos do que os outros professores (usuários).

Em todos os casos, estamos dentro da proposta de simulação. O usuário possui

autonomia própria para resolver esta tarefa, e neste caso, ele deve revisar as notas que ele lançou

para os alunos na disciplina.

Nas figuras constam o histórico, para quem foi atribuída esta tarefa, qual é a data-limite

para que a mesma seja executada pelo usuário.

Ademais, pode ser exibido todo histórico deste fluxo de trabalho, entre outras atividades,

que podem surgir neste tipo de workflow.

Figura 6 – Primeiro fluxo de trabalho.

29

Figura 7 - Revisão de notas da prova.

Já nas figuras 8 e 9, veremos como se inicia a tramitação de um documento num prazo

determinado e quais são os recortes temporais para cada tipo de fluxo de trabalho. Neste caso

estamos dentro da proposta de simulação. O Coordenador de Arquivologia (administrador)

solicita aos professores de cada disciplina (usuários) que assinem a ata de reunião em até uma

semana. Este fluxo de trabalho foi iniciado no dia 06/06 e tem a sua conclusão para o dia 13/06.

Nesta tramitação, mostraremos outros fluxos de trabalho e suas respectivas funcionalidades.

Nas figuras 8 e 9, observamos que houve o início da tramitação do documento para os

usuários. Para este caso específico, o administrador solicitou o workflow Group Review &

Approve (Revisão e aprovação em grupo), que permite configurar a revisão e a aprovação de

um conteúdo, atribuindo a tarefa do workflow a um único grupo de usuários.

Ademais, pode ser exibido todo histórico deste fluxo de trabalho, entre outras atividades

que podem surgir neste tipo de workflow.

30

Figura 8 – Segundo fluxo de trabalho

Figura 9 – Ata de reunião

31

Este terceiro modelo de workflow (Revisão e aprovação paralela), permite configurar a

revisão e a aprovação de um conteúdo, atribuindo a tarefa do workflow à múltiplos usuários,

como nós notamos nas figuras 10, 11 e 12. Neste caso, a Coordenação solicita a assinatura do

ponto de trabalho semanal de todos os mestres que lecionam as matérias na Faculdade de

Arquivologia. Este fluxo é liberado para revisão a todos usuários, porque é de interesse do

administrador, na simulação, a coleta das assinaturas.

Figura 10 – Terceiro fluxo de trabalho.

32

Figura 11 – Comprovação de trabalho semanal.

Figura 12 – Tarefa atribuída aos usuários do grupo.

33

Neste quarto tipo de fluxo de trabalho que o Alfresco Community disponibiliza para o

administrador, o nível de permissão é destinado somente para um usuário revisar um documento

que lhe foi destinado. Eis a explicação para as figuras 13 e 14 deste capítulo.

Nesta simulação, a Coordenação de Arquivologia destinou a petição das notas da

disciplina de gestão de Documentos para o professor que leciona esta matéria. Apesar de cada

fluxo possuir as suas respectivas funcionalidades, todos possuem um grau de restrição para o(s)

usuário(s) e uma data estipulada para cumprir o seu respectivo fluxo, de acordo com as

necessidades da administração.

Figura 13 – Quarto fluxo de trabalho.

34

Figura 14 – Revisar as notas da prova.

Por fim, no último fluxo de trabalho, o Pooled Review & Approve permite configurar a

revisão e a aprovação de um conteúdo, atribuindo a tarefa do workflow à múltiplos usuários.

Um usuário pode ter o domínio da tarefa por vez, completando-a ou a retornando-a de volta a

pool para ser requerida por outro usuário associado a tarefa.

Neste caso, o documento é uma solicitação de benefícios, que qualquer professor (usuário) tem

acesso para requerer este direito. As figuras 15 e 16 mostram que um ou mais usuários podem

revisionar esta tarefa. Neste print, o usuário de GD está atribuído a esta função.

35

Figura 15 – Quinto fluxo de trabalho.

Figura 16 – Solicitação de benefícios.

36

Diante dos fatos analisados sobre as funcionalidades do Alfresco Community, no que

tange à tramitação e aos modelos de fluxo de trabalho, notemos que na simulação realizada é

possível afirmar que:

1) É viável neste software de código aberto, definir um ou mais usuários para executar uma

tarefa para um grupo de usuários;

2) É possível um administrador criar mais de um fluxo de trabalho para um ou mais

usuários, com prazos e níveis de prioridades diferentes;

3) Cadastrar usuários com diferentes níveis de permissionamento;

4) É possível realizar downloads e uploads de documentos que foram criados pelo

administrador para o que usuário possa utilizar em suas tarefas;

5) Torna-se viável o controle de versões e do status do documento, através dos detalhes do

fluxo de trabalho;

6) Na simulação, foi possível anexar um ou mais documentos a uma tarefa do workflow;

7) Cadastrar, editar ou excluir usuários de um grupo;

8) Incluir, editar ou excluir documentos num fluxo de trabalho;

No capítulo a seguir, faremos a matriz de comparação entre as funcionalidades deste

software de código aberto e gratuito, com os requisitos do e-ARQ Brasil.

37

4 Alfresco Community e os requisitos do e-ARQ Brasil

No quarto e último capítulo deste trabalho de conclusão de curso, desejamos apreciar

as funcionalidades do software Alfresco Community. Verificaremos se este software de código

aberto atende, parcialmente ou integralmente, os 26 (vinte e seis) requisitos que abrangem três

níveis de obrigatoriedade (Obrigatório, altamente desejável e facultativo), a tramitação e fluxo

de trabalho no e-ARQ Brasil.

A avaliação e contextualização deste tipo de Alfresco com o modelo de SIGAD, é

necessária para comprovar a viabilidade de uma gestão de documentos efetiva para as

instituições.

Utilizaremos novamente o recurso do print neste capítulo. A descrição de cada

referência, requisito e o nível de obrigatoriedade, serão dissertadas abaixo dos mesmos, com a

finalidade de auxiliar no momento de confirmar se este software de código aberto e livre segue

ou não os preceitos exigidos pelo e-ARQ Brasil.

Dos vinte e seis requisitos que compõem a tramitação e o fluxo de trabalho no e-ARQ

Brasil, haverá um divisão em duas partes para esta apreciação:

Na primeira, examinaremos os 22 requisitos que constituem os tipos de controle do

fluxo de trabalho (a tramitação do documento antes do seu registro e/ou captura e a tramitação

após o seu registro e/ou captura).

Na segunda parte, verficaremos os 04 requisitos que abrangem o controle de versões (o

histórico do documento que foi criado e modificado) e do status de documentos (se o mesmo é

uma minuta, original ou cópia).

Nos duas primeiras impressões de tela, observamos que houve o início da tramitação do

documento para os usuários. Para este caso específico, o administrador solicitou um tipo de

fluxo de trabalho (Revisão e aprovação em grupo), que permite configurar a revisão e a

aprovação de um conteúdo, atribuindo a tarefa deste workflow a um único grupo de usuários.

Neste modelo de worflow, o acesso do usuário a um conteúdo de documento é irrestrito.

Portanto, cada revisor ( neste caso pode ser tanto o administrador, quanto o[s] usuário[s]) podem

enviar o documento de um usuário para o outro, ou o administrador pode enviar diretamente

para os mesmos.

O documento nesta simulação é a ata de reunião que a coordenação do curso de

graduação de Arquivologia envia para os professores de cada disciplina.

38

Segundo a referência 2.1.1 do controle do fluxo de trabalho, que possui o nível de

obrigatoriedade máxima (O), este requisito serve como um recurso de fluxo de trabalho de um

SIGAD tem que fornecer os passos necessários para o cumprimento de trâmites

preestabelecidos ou aleatórios. Nesse caso, cada passo significa o deslocamento de um

documento ou dossiê/ processo de um participante para outro, a fim de serem objeto de ações.

Por questões de tempo devido a complexidade da análise de máquina de workflow, essa

funcionalidade não foi verificada.

Figura 17 – Tramitação do documento para usuários.

39

Figura 18 – Revisor da tarefa.

Na figura 19 deste modelo de workflow, observamos que informa o trâmite através do

status do documento. Contudo, o mesmo não é capaz de demonstrar, em termos práticos, as

ilimitações de trâmites nos fluxos de trabalho como exige o requisito do e-ARQ Brasil,

independente de quem inicia o mesmo (administrador ou o usuário), em que o nível de

prioridade, a quem é atribuído a tarefa e em quanto tempo é necessário para cumprir tal

atividade.

Segundo a referência 2.1.2 do controle de fluxo de trabalho, que possui o nível de

obrigatoriedade O, analisa este requisito que um SIGAD tem que ter capacidade, sem

limitações, de estabelecer o número necessário de trâmites nos fluxos de trabalho.



40

No que tange ao terceiro requisito, observamos na figura 21 que foi rotulado como

´´tarefas do usuário``, o professor que leciona a disciplina de Gestão de Documentos será

notificado na função ´´minhas tarefas´´, na qual consta o (s) fluxo (s) que foram iniciados, quais

estão ativos, concluídos ou pendentes. Nesta pasta, é possível observar que fica disponível uma

função para avisar ao participante do fluxo que um documento lhe foi enviado.

Figura 19 – Exemplo de fluxo de trabalho.

Figura 20 – Revisão de conteúdo feita por usuários.

41

Ao lado do título em que este usuário foi inserido num fluxo pelo administrador ou pelo

trabalho que lhe foi reatribuído por outro usuário, é possível observar o aviso através dos links

´´exibir tarefa´´ e ´´exibir fluxo de trabalho´´.

Segundo a referência 2.1.3, que possui o nível de obrigatoriedade O, analisa este

requisito que o fluxo de trabalho de um SIGAD tem que disponibilizar uma função para avisar

um participante do fluxo de que um documento lhe foi enviado, especificando a ação

necessária.

Como registrado em outrora, este usuário seria o mais citado, pois o mesmo consta em

todos os modelos de workflow deste software de código aberto e gratuito, dentro do padrão de

simulação proposta.

Figura 21 – Tarefas do usuário.

Logo, o Alfresco baseado neste print acima, atende a este requisito.

Na figura 22, analisamos mais uma vez o usuário Gestão de Documentos para mostrar

que o Alfresco Community atende a este requisito, pois o uso de e-mail é um meio

imprescindível na comunicação entre os usuários (neste caso entre os professores) e/ou com o

administrador (Coordenação) que pertençam a graduação de Arquivologia. Todos os

componentes deste simulação devem ter o contato para comprovar o manuseio do correio

eletrônico.

42

Ademais, o envio de notificações (caso haja tipo de movimentação entre os documentos

produzidos, alterados ou extintos) por e-mail é uma das características de qualquer fluxo de

trabalho existente neste software.

Segundo a referência 2.1.4, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel –

AD, observa que este requisito, no qual o fluxo de trabalho de um SIGAD deve permitir o uso

do correio eletrônico, para que um usuário possa informar a outros usuários sobre documentos

que requeiram sua atenção. Esse requisito requer a integração com um sistema de correio

eletrônico existente.

Figura 22 – Página do perfil do usuário.

Portanto, este software de código aberto e gratuito atende este requisito do e-ARQ

Brasil, no que se refere ao controle de fluxo de trabalho.

Na figuras 23 e 24, observamos o usuário que leciona a disciplina de Gestão de

Documentos, está na sua página de acesso. Por ali, o mesmo tem a autonomia para criar novos

fluxos de trabalho, como foi o exemplo citado abaixo.

Nesta simulação, o usuário cumpre uma tarefa, reexaminando as notas da matéria que

leciona, aprova a revisa o conteúdo que lhe é atribuido, e termina este fluxo programado.

43

Vale ressaltar que todo o processo é supervisionado pela Coordenação de Arquivologia

(administrador).

Segundo a referência 2.1.5 que possui o nível de obrigatoriedade máxima (O), o recurso

de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que permitir que fluxos de trabalho pré-programados

sejam definidos, alterados e mantidos exclusivamente por usuário autorizado.



No que tange ao sexto requisito do controle de fluxo de trabalho, reparamos que o

Alfresco Community atende parcialmente a esta exigência, pois na simulação do documento de

comprovação semanal em que os professores de várias disciplinas devem assínar, esta tarefa de

fato é retribuida de usuário para usuário neste fluxo de trabalho. Este modelo de worflow atribui

esta tarefa somente à um único grupo de usuários. Entretanto, não é possível atender um grupo

diferente do previsto, como as imagens 25 e 26 nos mostra.

Segundo a referência 2.1.6, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel –

AD, observa que este requisito, no qual o administrador deve poder autorizar usuários

individuais a redistribuir tarefas ou ações de um fluxo de trabalho a um usuário ou grupo

diferente do previsto. Um usuário pode precisar enviar um documento a outro usuário, devido

ao seu conteúdo específico ou caso o usuário responsável se encontre em licença.

Figura 23 – Painel do usuário de gestão de documentos.

44

Figura 24 – Fluxo de trabalho realizado pelo usuário.

Figura 25 – Revisão e aprovação em grupo único.

45

Como citado acima e comprovado nas figuras 25 e 26, a exigêngia deste preceito é

atendida parcialmente. Logo, este software de código aberto e gratuito não atende integralmente

este requisito do e-ARQ Brasil, no que se refere ao controle de fluxo de trabalho.

Na figuras 27, 28, 29 e 30 notamos que, apesar do passo-a-passo para que o adminstrador

do grupo (Coordenação de Arquivologia) verificasse se um um recurso de fluxo de trabalho de

um SIGAD teria que registrar na trilha de auditoria todas as alterações ocorridas em qualque

fluxo de trabalho, verificamos que este software de código aberto e gratuito não atende este

requisito. Eis os passos exigidos por cada figura:

1) Criação de um site para gerenciar registros;

2) Como administrador da RM, clicaria no link auditoria;

3) Como deve ser feito uma auditoria;

4) No site de gerenciamento de registros - GR que foi criado pelo administrador, nota-

se a inexistência do link da auditoria;

Figura 26 – Revisão de tarefas de usuário para

usuário.

46

Figura 27 – Site de gerenciamento de registros.

Figura 28 – Uso da Ferramenta RM pelo administrador.

47

Figura 29 – Explicação sobre a auditoria.

Figura 30 - A inexistência do link da auditoria no GR

48

Logo, a referência 2.1.7 que possui o nível de obrigatoriedade máximo (O), observa que

o Alfresco Community em termos práticos, não atende este requisito, no qual um recurso de

fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar na trilha de auditoria todas as alterações

ocorridas neste fluxo.

Continuando com a proposta de simulação, observamos nas figuras 31 e 32, que além

do registro da tramitação num documento e da tarefa que foi destinada ao usuário (neste caso,

são as notas das provas da disciplina gestão de documentos que foram solicitadas pela

coordenação),o documento possui um histórico de tramitação antes da conclusão da atividade.

Portanto, o software Alfresco Community atende a referência 2.1.8 que possui o nível

de obrigatoriedade máxima (O), um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que

registrar a tramitação de um documento a fim de que os usuários possam conhecer a situação

de cada um no processo.

Figura 31 - Tramitação no fluxo de trabalho.

49

Figura 32 – Tramitação através do histórico da tarefa.

Segundo a referência 2.1.9, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel

– AD, verifica-se que este requisito, no qual um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD

deve gerir os documentos em filas de espera que possam ser examinadas e controladas pelo

administrador. Eis o nono preceito. Verficaremos na figura 33 se o Alfresco Community

corresponde a esta exigência deste modelo de SIGAD, no que tange ao controle do fluxo de

trabalho.

50

Figura 33 – GD em estado de aguardo.

Conforme consta na figura número 33, é possível a gestão destes documentos que se

encontram em estado de aguardo. No canto esquerdo deste impressão, observamos os modelos

de fluxos (ativos e os concluídos). Além disso, os documentos possuem datas para fila de espera

(tanto os documentos com o fluxo pendente, quanto os iniciados).

Para finalizar, na própria figura há exemplos de fluxo que podem ser examinados e

geridos pelo administrador de um grupo. Portanto, este software de código aberto atende a este

requisito.

Na figuras 34 e 35 notamos que no navegador de repositório, o usuário tem acesso a

página inicial de todos aqueles que lecionam as disciplinas que constam na graduação de

Arquivologia, seguindo a simulação proposta. Todavia, somente o professor da matéria de

Gestão de Documentos tem acesso a mais documentos, pois o nível de permissionamento é

maior, de acordo com o interesse do administrador.



deve ter a capacidade de deixar que os usuários visualizem a fila de espera de trabalhos a eles

destinados e selecionem os itens a serem trabalhados.

51

Na figura 35 notemos que o usuário da disciplina tem acesso aos documentos de acordo

com os variados fluxos de trabalho. Além do mais, basta este usuário clicar no link

´´selecionar´´ para escolher os itens a serem trabalhados por ele.

Figura 34 – Usuário no navegador de repositório.

Figura 35 – Usuário com acesso aos documentos

52

De acordo com o que foi apresentado nas duas últimas ilustrações, este software de

código aberto e livre atende a esta exigência deste modelo de SIGAD, no que se refere ao

controle de fluxo de trabalho.

No que tange ao décimo primeiro preceito do controle do fluxo de trabalho, observamos

na figura 36, nos detalhes de fluxo de trabalho que foi criado, que existe um resumo do mesmo,

contendo informações gerais tais como: o título, a descrição que informa qual é o modelo de

workflow proposto, quem iniciou, a tramitação, o grau de prioridade e o status deste fluxo de

trabalho.



deve fornecer fluxos condicionais de acordo com os dados de entrada do usuário ou a partir

dos dados do sistema. Os fluxos que remetem o documento a um dos participantes dependem

de uma condição determinada por um deles. Por exemplo, um fluxo pode levar um documento

a um participante ou a outro, conforme os dados de entrada do participante anterior; ou a

definição do fluxo pode depender de um valor calculado pelo sistema.

Entretanto, não é possível analisar o municiamento de fluxos condicionais de acordo

com os dados de entrada do usuário ou a partir dos dados do sistema, como este preceito exige.

Figura 36 – Criação do fluxo de trabalho pelo usuário.

53

Já nas figuras 37 e 38 observamos que neste tipo de fluxo de trabalho (Revisão e

aprovação paralela), nos é permitido configurar a revisão e a aprovação de um conteúdo,

atribuindo a tarefa do workflow à múltiplos usuários. No caso da simulação, a Coordenação

(administrador) solicita a assinatura do ponto de trabalho semanal dos professores que lecionam

as matérias que compõe a grade da graduação de Arquivologia. Este fluxo nos mostra que há

um histórico de movimentação dos documentos, data e horários da conclusão desta tarefa

através da revisão criada pelos mestres de cada disciplina.

Figura 37 – Revisão e aprovação paralela.

54

Figura 38 – Multiplos usuários no workflow.

Portanto, o software Alfresco Community atende a referência 2.1.12 que tem o nível de

obrigatoriedade máxima (O), possui um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que

fornecer um histórico de movimentação dos documentos. O histórico de movimentação

corresponde a um conjunto de metadados de datas de entrada e saída, nomes de responsáveis,

título do documento, providências etc. Realizando uma análise deste décimo terceiro requisito

do e-ARQ Brasil, no que se refere ao controle do fluxo de trabalho, observamos que na

simulação realizada, onde existem documentos váriados (reuniões de colegiado, atas das

reuniões, solicitação de benefícios, comprovação de trabalho semanal) e que é viável no

Alfresco Community a criação de modelos de workflow com datas de conclusão e níveis de

permissão diferentes entre os usuários desta ferramenta, não é possível aos usuários autorizados

pelo administrador, a interrupção ou a suspenção temporaria de um fluxo com o intuito de

executar outra função/tarefa.

Notamos na figura 39 que no repositório deste software, o usuário que leciona a

disciplina de gestão de documentos tem uma configuração que lhe permite modificar um fluxo

de trabalho que foi iniciado pelo próprio. Todavia, neste software não é possível parar um fluxo

para dar sequência em outro trabalho

55

Segundo a referência 2.1.13, que possui o nível de obrigatoriedade facultativo - F,

verifica-se que este requisito, no qual um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD pode

permitir que usuários autorizados interrompam ou suspendam temporariamente um fluxo com

o objetivo de executar outro trabalho. O fluxo só prosseguirá com a autorização do usuário.

Apesar deste preceito ter o menor grau de exigêcia, o software Alfresco Community não

atende a este requisito.

O mesmo aplica-se ao décimo quarto preceito do e-ARQ, mas com nível de exigência

diferente. Segundo a referência 2.1.14 que possui o nível de obrigatoriedade máxima (O), um

recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que incluir processamento condicional, isto é,

permitir que um fluxo de trabalho seja suspenso para aguardar a chegada de um documento e

prossiga automaticamente quando este é recebido.

A figura de número 39 nos mostra que isto é inviável para um usuário, ou para o

administrador que gere este software de código aberto e livre.

Já para o próximo preceito a avaliação é diferente, conforme é possível analisar na

imagem 40.

Neste caso, observamos que o usuário de gestão de documentos, tem que cumprir as

tarefas de diferentes tipos de fluxo de trabalho.

Figura 39 – Tipos de documentos no repositório.

56

Este software mostra ao usuário o tempo que é necessário para completar o trabalho que

foi gerado pelo próprio. No link à esquerda da ilustração abaixo, é possível verificar os fluxos

que foram iniciados, concluídos e os que estão pendentes.

Figura 40 – Fluxo de trabalhos iniciados e concluídos.


– AD, verifica-se que este requisito, no qual 2.1.15 um recurso de fluxo de trabalho de um

SIGAD deve poder associar limites de tempo a trâmites e/ou procedimentos individuais em

cada fluxo e comunicar os itens que expiraram de acordo com esses limites.

Diante do que foi abordado com base ns imagem acima, o Alfresco Community atende

com eficácia a este requisito do e-ARQ Brasil.

Para o décimo sexto requisito, printamos três imagens para justificar que o Alfresco

Communty atende a exigência deste modelo de SIGAD, no que tange ao controle do fluxo de

trabalho. Na primeira imagem, construímos um grupo, no qual representa a Coordenação de

Arquivologia (com destaque na cor laranja) com os respectivos usuários (disciplinas).

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Figura 41 – Grupo destacado em laranja

Na segunda e terceira imagens que compõem este requisito (número 42 e 43

respectivamente), observamos que o Alfresco Community atende integralmente a esta

exigência, pois na simulação do documento de comprovação semanal em que os professores de

várias disciplinas devem assínar, esta tarefa de fato é retribuida de usuário para usuário neste

fluxo de trabalho. Este modelo de worflow atribui a este grupo de usuários como participantes

desta tarefa.

Segundo a referência 2.1.16 que possui o nível de obrigatoriedade máxima (O), um

recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que reconhecer indivíduos e grupos de trabalho

como participantes.

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Figura 42 - Tarefa de revisão em grupo.

Figura 43 – Grupos de usuários como participantes.

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Diante das três figuras analisadas, vemos que o Alfresco Community atende a exigência

deste requisito do e-ARQ Brasil.

Continuando com a proposta de simulação, que sobre os preceitos do décimo sétimo

requisito do e-ARQ Brasil, o Alfresco Community atende parcialmente a este preceito, pois em

dois tipos de fluxos de trabalho que este software de código aberto ofrece ao administrador e

seus respectivos usuários, é viável rever e a aprovar o conteúdo de um documento, atribuindo

a tarefa do workflow à um único grupo de usuários ou à múltiplos usuários.


– AD, verifica-se que este requisito, no qual sempre que o participante for um grupo de

trabalho, um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD deve prever a forma de distribuição

dos documentos entre os membros do grupo. Essa distribuição pode ser de duas formas: •

1) de acordo com uma sequência circular predefinida, o SIGAD envia o próximo

documento independentemente da conclusão da tarefa anterior;

2) à medida que cada membro conclui a tarefa, o SIGAD lhe envia o próximo

documento da fila do grupo;

Portanto, a distribuição pode ser realizada somente de acordo com o segundo item. O

Alfresco Community parcialmente atende a demanda deste requisito, e não na sua totalidade.

No que tange ao décimo oitavo preceito, os fluxos de trabalho que existem no Alfresco

Community automatizam o processo para o(s) usuário(s) em todos os itens que compõem um

modelo de workflow escolhido. Entretanto o processo de captura dos documentos é realizado

manualmente, através dos downloads e nos upload de conteúdos no site criados pelo

administrador, em que o usuário é convidado.



deve permitir que a captura de documentos desencadeie, automaticamente, fluxos de trabalho.

Logo, este software de código aberto e livre não atende a este requisito deste modelo de

SIGAD.

Continuando com a proposta de simulação, sobre os preceitos do décimo nono requisito

do e-ARQ Brasil, o Alfresco Community permite que o administrador monitore a tramitação

dos documentos e o desempenho dos usuários para detalhar o passo-a-passo da tarefa que foi

destinada para os mesmos.

Para comprovar esta tese, recorremos novamente a simulação proposta deste modelo de

workflow (Revisão e aprovação paralela). No caso das figuras 44 e 45, a Coordenação solicita

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a assinatura do ponto de trabalho semanal de todos os professores que compareceram na

graduação de Arquivologia para lecionar as disciplinas. Este fluxo é liberado para revisão a

todos usuários, porque é de interesse do administrador, na simulação, a coleta das assinaturas.

Figura 44 – Solicitação de assinatura.

Figura 45 – Monitorar a tramitação do documento.

61



tem que fornecer meios de elaboração de relatórios completos para permitir que gestores

monitorem a tramitação dos documentos e o desempenho dos participantes.

Baseando-se nas figurass 44 e 45, verificamos que o Alfresco Community atende a

exigência deste requisito.

Chegando ao vigésimo preceito do e-ARQ Brasil, notemos que o software disserta sobre

os metadados específicos, uma vez que o Alfresco Community segue a risca o modelo de

SIGAD do Departamento de Defesa norte-americano - DoD Standard 5015.2, o que varia neste

contexto, do e-ARQ Brasil.

Segundo o Alfresco Community, em tese, há um conjunto de metadados padrão para

registros, categorias de registro, pastas de registro, selecionadores de data e documentos não

eletrônicos.

No site, tem um guia para criar, editar e excluir os metadados personalizados. Contudo

isto não foi possível aplicar em nenhum campo para o administrador, em termos práticos.

Mesmo demonstrando qual é a referência (2.1.20) o nível de obrigatoriedade (máxima)

e a descrição deste requisito, um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que registrar

a tramitação de um documento em seus metadados. Os metadados referentes à tramitação

devem registrar data e hora de envio e recebimento, e a identificação do usuário, não foi

possível analisar, em termos práticos, se este software de código aberto e livre atende a este

requisito do e-ARQ Brasil.

Diferente do requisito anterior, no penúltimo preceito do e-ARQ Brasil no que tange ao

controle do fluxo de trabalho, houve a criação e alterações neste fluxo de trabalho (ata de

reunião), de forma proposital pelo administrador.

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Figura 46 – Mudanças feitas pelo administrador.

Figura 47 - Criação e alterações neste fluxo de trabalho

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Segundo a referência 2.1.21, que possui o nível de obrigatoriedade altamente desejavel – AD,

verifica-se que este requisito, no qual um SIGAD deve manter versões dos fluxos alterados e

estabelecer vínculos entre os documentos já processados ou em processamento nos fluxos

alterados.

Se um fluxo de trabalho foi iniciada, em tese, ela não pode ser alterada. Se um usuário

modificar a definição do processo subjacente, ele será versionado. Qualquer nova instância de

fluxo de trabalho refletirá quaisquer alterações na definição do fluxo de trabalho. Quaisquer

instâncias antigas atualmente em execução irão fazer referência à antiga definição.

Portanto, o software Alfresco Community atende a este requisite do e-ARQ Brasil, no

que se refere ao controle do fluxo de trabalho.

No que tange ao último requisito do controle de fluxo de trabalho, o software Alfresco

Community segue a proposta de simulação. As figuras 48 e 49 nos mostra que, houve a extinção

do primeiro usuário (gestão de documentos|) e a inclusão de um segundo usuário (diplomática

um) no histórico do documento de solicitação de benefício aos professores. Portanto, este

software de código aberto e gratuito atende as exigências do e-ARQ Brasil, conforme a

descrição do mesmo abaixo.


– AD, verifica-se que este requisito, no qual o SIGAD deve assegurar que qualquer modificação

nos atributos dos fluxos, como extinção ou ampliação do número de pessoas ou extinção de

autorização, leve em conta os documentos vinculados.

Figura 48 – Documento para usuários.

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Ingressando na parte final desta jornada, verficaremos os 04 requisitos que abrange o

controle de versões (o histórico do documento que foi criado e modificado) e do status de

documentos (se o mesmo é uma minuta, original ou cópia).

Assim como foi aplicado a impressão de tela na primeira parte do trabalho, a descrição

de cada referência, requisito e o nível de obrigatoriedade serão dissertadas novamente, com a

finalidade de auxiliar no momento de confirmar se este software de código aberto e livre segue

ou não os preceitos exigidos pelo e-ARQ Brasil.

Em todos os casos que a simulação foi proposta utlizados todos os tipos fluxos de

trabalho que foram criados pelo Alfresco Community com o intuito de comprovar se este

software atende aos requisitos do e-ARQ Brasil.

No que se refere ao registro de status do documento, observamos que nos modelos de

workflow, este item só consta para verificar a tramitação do fluxo de trabalho e no detalhe das

tarefas, para que o administrador e o usuário autorizado tenha ciência que aquela função

atribuída possui um prazo determnado e um status. Nada mais do que isso.

Segundo a referência 2.2.1, que possui o nível de obrigatoriedade máximo (O), verifica-

se que este requisito, no qual um recurso de fluxo de trabalho de um SIGAD tem que ser capaz

de registrar o status de transmissão do documento, ou seja, se é minuta, original ou cópia.

Figura 49 – a extinção e criação de usuários

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Portanto, o Alfresco Community não atende ao primeiro requisito de controle de versões

e de status do documento.

No que tange ao controle de versões de um documento que está tramitando, observamos

nas figuras 50 e 51 que o Alfresco Community atende a esta exigência do segundo requisito,

pois na simulação do documento de comprovação semanal em que os professores de várias

disciplinas devem assínar, esta tarefa de fato é retribuida de usuário para usuário neste fluxo de

trabalho. Este modelo de worflow atribui esta tarefa somente à um único grupo de usuários.

Figura 50 – Documento tramitando.

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Figura 51 – Diversas versões de um documento.


se que este requisito um SIGAD tem que ser capaz de controlar as diversas versões de um

documento que está tramitando.

Pelo histórico dos professores de cada disciplina que acessa e revisa o documento, vemos

que este software de código aberto e livre atende as exigências deste segundo requisito.


se que este requisito um SIGAD tem que ser capaz de associar e relacionar as diversas versões

de um documento.

Neste caso, as duas últimas figuras servem para ilustrar e comprovar através da

simulação deste fluxo de trabalho, observamos que este software de código aberto e livre atende

as exigências deste terceiro requisito.

Por fim, no quarto requisito que abrange o controle de versões e do status de documentos,

a referência 2.2.4, que possui o nível de obrigatoriedade máximo (O), verifica-se que este

requisito um SIGAD tem que manter o identificador único do documento, e o controle de

versões

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