Xerox® DocuShare® 7.0Gerenciamento de Conteúdo Empresarial para Todas as Organizações

P L ATA F O R M A

X E R O X ® D O C U S H A R E ® 7. 0

Projetado desde o início tendo em mente a facilidade de uso, a flexibilidade e a conveniência, o DocuShare ajuda os profissionais do conhecimento a serem mais eficientes no dia a dia focando na interseção de pessoas, papéis e processos – a força vital do ambiente de trabalho dos dias atuais. As ferramentas intuitivas do DocuShare são projetadas para garantir que os profissionais extraiam o maior valor dos documentos de negócios, ao mesmo tempo que minimizam os desafios associados às formas antigas de trabalho com papéis:

• Capture documentos digitais e em papel de qualquer fonte por meio de uma impressora multifuncional (MFP), aplicativos móveis ou do desktop.

• Gerencie e armazene as informações em um repositório central seguro, no local ou na nuvem.

• Compartilhe informações contextuais com colegas de trabalho, clientes e parceiros de negócios.

• Processe documentos com ferramentas de roteamento simples ou fluxos de trabalho automatizados.

• Colabore com colegas e parceiros com informações de negócios.

• Encontre as informações necessárias com ferramentas de busca e marcação avançadas.

Figura 1 : Qual destas afirmações melhor descreve sua organização ou escritório?

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Trans fo r mação d ig i ta lApesar dos enormes avanços em tecnologia e das ferramentas utilizadas pelos profissionais do conhecimento, uma pesquisa recente da AIIM1 comissionada pela Xerox apurou que os processos de negócios e de escritório de hoje ainda dependem muito do “papel” para trabalhar. Compartilhando anotações de reuniões com colegas de trabalho ou elaborando documentos com fornecedores no outro lado do globo, os funcionários dependem da impressão, da cópia e do encaminhamento de documentos, em forma digital ou em papel. A pesquisa da AIIM revelou informações surpreendentes sobre o escritório de hoje, mostradas no gráfico abaixo. Na Xerox, sabemos que existe uma maneira melhor de trabalhar.

Muitas pilhas de papéis, processos no papel

Contratos, pedidos etc. assinados no papel

As coisas mais importantes ainda são arquivadas como papel

Em grande parte, um escritório livre de papéis

Sala de correio digitalizado (correio pré-digitalizado)

1 “The Digital Office – Improving the Way We Work.” (La oficina digital: Mejorando la forma en que trabajamos). © AIIM 2015 www.aiim.org / © Xerox 2015 www.xerox.com

0 10 20 30 40 50% % % % % %

Porcentagem de entrevistados

P R O D U T I V I D A D E P E S S O A L E N O

E S C R I T Ó R I O

• Recursos intuitivos e prontos para usar que suportam as necessidades dos empregados, fornecendo eficiência em um mundo sempre conectado.

• A captura inteligente das MFPs Xerox® por meio do Xerox® ConnectKey® para DocuShare® agiliza o fluxo de informações nas práticas de trabalho digitais e no papel.

• Integração com as Alternativas Digitais Xerox® para que os empregados possam ler, anotar e assinar documentos, sem impressão em papel.

S O L U Ç Õ E S D E A P O I O

• A plataforma ECM de classe empresarial DocuShare possui todos os componentes necessários para automatizar os processos-chave de RH, Contabilidade, Jurídico, Finanças e Operações.

• Com mais de 5.500 clientes em 90 países, temos o domínio do conhecimento que você espera da Xerox.

• Oferecemos serviços profissionais, hospedagem na nuvem e suporte integral: 24/7.

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“ O DocuShare dá suporte à nossa capacidade de oferecer os melhores serviços possíveis de documentação na universidade.”

Michael Britt Vice-Presidente, Serviços Universitários Tulane University, Nova Orleans, Louisiana Computerworld Honors Laureate, 2009

Desafio e solução do negócio: Utilize o Gerenciamento de Conteúdo Empresarial (ECM) para solucionar desafios diários de negócios nos departamentos da universidade, com benefícios como:

• A FEMA (Faster Federal Emergency Management Association) afirma que o processamento agiliza o processo de pagamento

• Respostas mais rápidas para solicitações de auditoria de regulamentação

• Melhora na eficiência do atendimento e aconselhamento de alunos por meio da substituição do papel por acesso e revisão mais rápidos e dependentes por vários campi

• Auxílio a equipes de pesquisa na colaboração e preparo de concessões a pesquisas

Sobre a Tulane University

Fundada em 1834, a Tulane University é uma universidade particular de quatro anos e uma das principais instituições educacionais e de pesquisa nos Estados Unidos.

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Altamente configurável e de rápida implantação

No mundo dos sistemas de software complexos, os negócios precisam de uma solução de ECM conveniente e fácil de ser adotada, além de abrangente, para gerenciar documentos e automatizar os processos essenciais dos negócios. O DocuShare 7.0 fornece a flexibilidade para ajudar a sua organização a ser mais produtiva, imediatamente.

G E R E N C I A M E N T O D E C O N T E Ú D O I N T U I T I V O E FÁ C I L

P R O D U T I V I D A D E D O E S C R I T Ó R I O

Dados, dados em todo lugar – mas a acessibilidade é a chave para a informação. Quando sua organização pode gerenciar o conteúdo com eficiência e obter valor desse conteúdo, você ganha eficiência e uma grande vantagem competitiva. O Xerox® DocuShare® soluciona os problemas de negócios capturando, processando e compartilhando conteúdo, tornando você mais ágil e eficiente.

Gerenciamento de Conteúdo Empresarial para Todas as Organizações

Principais recursos da plataforma

As regras de conteúdo e roteamento configuráveis pelo usuário do DocuShare e seus fluxos de trabalho sofisticados oferecem suporte às necessidades de gerenciamento de processos de negócios da organização. Projetado para uma regra de “três cliques”, os recursos intuitivos simplificam a adoção e ajudam os usuários no carregamento rápido para atender requisitos de auditoria e arquivamento.

A interface web oferece a praticidade e a conveniência de arrastar e soltar vários documentos de uma vez, fazendo o seu carregamento para o DocuShare com apenas um clique. Opcionalmente, você pode adicionar detalhes à medida que carrega os documentos, para ajudar na organização e arquivamento.

O DocuShare 7.0 é fácil de usar e flexível, possui uma interface de usuário configurável que funciona da maneira que seus empregados desejam. Equipes e indivíduos podem adicionar personalização, gráficos e marcas e personalizar a exibição das bibliotecas. O DocuShare é hospedado em nuvem e oferece mobilidade, com aplicativos móveis e uma interface de usuário ágil baseada na web para que você possa usar o conteúdo de negócios 24 horas, 7 dias por semana.

As regras de conteúdo são um recurso de fluxo de trabalho configurável pelo usuário que permite que gerentes definam ações automatizadas que ocorrem quando um evento acontece. Por exemplo, um fluxo de trabalho de aprovação pode iniciar automaticamente quando uma nova fatura é carregada. Não é necessário codificação, basta especificar uma série de etapas que devem ser automatizadas para um documento.

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P R O D U T I V I D A D E D O E S C R I T Ó R I O

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Soluções para todos os setores com o Xerox® DocuShare®

Se a sua organização está procurando maneiras de agilizar os processos como parte da transformação digital, a plataforma ECM DocuShare fornece os recursos necessários para atender os desafios relacionados a documentos. Comece com um departamento para automatizar um processo rapidamente e depois expanda o uso para outros departamentos à medida que sua empresa evolui para um ambiente de trabalho totalmente digital.

G E S TÃ O D E

C O N T R AT O

G O V E R N A N Ç AO P E R A Ç Õ E SR E C U R S O S

H U M A N O S

F I N A N Ç A S E

C O N TA B I L I D A D E

• Contas a pagar

• Processamento de relatórios de despesas

• Gerenciamento de fornecedor

• Encaminhamento e aprovação de contratos

• Gerenciamento de arquivos de empregados

• Horas do empregado

• Integração de RH

• Gerenciamento de procedimentos e políticas

• Envolvimento da comunidade, portal

• Intranet

• Gerenciamento de conformidade e credenciamento

• Armazenamento e políticas

Soluções de negócios

I N T E G R A Ç Ã O E M O B I L I D A D E

Os usuários de negócios ganham eficiência acessando conteúdos como informações de clientes ou pastas de arquivos diretamente do ERP (planejamento de recursos empresariais) e de outros sistemas de negócios. O Application Connector faz a ligação de qualquer aplicativo, abrindo documentos com um clique.

Porque, hoje, o trabalho está em todo lugar, a interface de usuário baseada na web do DocuShare 7.0 possibilita o acesso por smartphone e tablet, e o Xerox® Mobile Client para DocuShare permite acessar, gerenciar, compartilhar e imprimir conteúdo de qualquer dispositivo Android™ ou iOS.

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P la tafo r m a de c la ss e emp re s a r ia l Xerox® DocuShare® é uma solução de ECM repleta de recursos que oferece a flexibilidade que as organizações precisam. O DocuShare pode ser usado imediatamente para atender os requisitos de departamentos ou de negócios menores, e se adapta facilmente para atender requisitos empresariais relacionados a processos de negócios específicos. É possível dimensioná-lo com estações adicionais e aproveitar os recursos avançados do DocuShare para criar soluções sofisticadas à medida que seus requisitos mudam e aumentam.

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Comp onente s de ECM

Capturar – Capturar, indexar e armazenar conteúdo estruturado e não estruturado para facilitar o uso posterior.

Colaborar – Promover a comunicação por meio da funcionalidade de colaboração no nível de documento.

Proteger – Proteja dados confidenciais durante o acesso de grupos e usuários e automatize a retenção e a disposição.

Digitalização em uma etapa a partir de uma MFP Xerox® O Xerox® ConnectKey® para DocuShare® possibilita a digitalização para fluxos de trabalho, no local ou na nuvem, selecionando valores como a ID de um paciente em um banco de dados.

Colaboração entre equipes, em redes sociais e por e-mail Os espaços de trabalho permitem que as equipes compartilhem o trabalho em projetos por meio de wikis, blogs, discussões e RSS.

Permissões de vários níveis Proteja o conteúdo com controles de acesso de grupo e usuário até seis níveis, com visualização conveniente do administrador de todas as permissões.

Gerenciamento de conteúdo personalizado e fácil A interface de usuário intuitiva baseada na web oferece publicação, personalização, exportação e visualização do portal Meu DocuShare de sua preferência.

Regras e encaminhamento ad hoc e intuitivo As ferramentas avançadas permitem que empregados e analistas de negócios automatizem os processos do escritório e aumentem a produtividade.

Acesso pela web em todas as plataformas, navegação na MFP e nos desktops dos usuários Acesse o conteúdo de qualquer navegador, do painel da MFP Xerox® ou de aplicativos Microsoft® Office.

Captura móvel O cliente móvel, os formulários eletrônicos móveis e o Xerox® Safe Courier® possibilitam a captura móvel.

Software de Alternativas Digitais Xerox® Para colaboração em documentos do Office em dispositivos desktops e móveis.

Relatório e segurança As trilhas de auditoria e a geração de relatórios possibilitam o rastreamento do conteúdo. Adicione integração de Secure Socket Layer (SSL), Lightweight Directory Access Protocol (LDAP) ou Recuperação de Desastre/ Alta Disponibilidade.

Indexação e pesquisa A pesquisa líder do setor faz a recuperação em segundos. Atribua metadados a documentos confidenciais, federando a pesquisa em toda a empresa.

Formulários eletrônicos Os formulários eletrônicos podem diminuir um processo de semanas para minutos. As assinaturas eletrônicas podem ser adicionadas opcionalmente.

Integração com ERP, Aplicativos Empresariais, Microsoft SharePoint® Conexão de aplicativos de negócios com o Application Connector e do SharePoint via Web Parts.

Captura de alto volume de papéis, formulários

eletrônicos, arquivos de Mainframe e outros Elimine papéis antigos, util izando o reconhecimento óptico de caracteres (OCR) para facilitar a busca. Soluções de terceiros se conectam a qualquer impressora multifuncional.

Acesso web público Gerencie o conteúdo de negócios no DocuShare e conecte-se a ele de forma “invisível” a partir de um site público.

Lifecycle Manager, Gerenciamento de política/retenção O DocuShare Lifecycle Manager automatiza revisões e arquivamento e destruição de dados.

Gerenciamento de documentos, compartilhamento de arquivos Serviços de biblioteca (check-in/out, versões, notificações, representação em PDF) com escalabilidade para milhões de documentos.

Automação de Processos Xerox® Um conjunto de ferramentas de gerenciamento de processos de negócios (BPM) para processos totalmente automatizados, com o Workflow Design Studio do desenvolvedor.

Acesso móvel Use aplicativos móveis gratuitos para acessar seu conteúdo ininterruptamente: 24/7. A interface de usuário baseada na web do DocuShare 7.0 oferece suporte ao uso móvel sem problemas.

Gerenciar – Categorizar, armazenar, organizar e gerenciar o ciclo de vida do seu conteúdo de negócio.

Processar – Automatize processos de negócios com alto volume de dados para tomar decisões precisas e mais eficientes.

Acessar – Acesse seu conteúdo de negócios online e offline, no desktop e em dispositivos móveis.

©2018 Xerox Corporation. Todos os direitos reservados. Xerox®, Xerox com a marca figurativa®, ConnectKey®, DocuShare®, SafeCourier® e “Work Can Work Better” são marcas registradas da Xerox Corporation nos Estados Unidos e/ou em outros países. BR24379-BP

Para obter mais informações, acesse xerox.com/ecm e docushare.com

D O C U S H A R E F O R N E C I D O

P E L A N U V E M

O DocuShare está disponível no local e por meio de uma nuvem segura privada. Nossos serviços em nuvem totalmente gerenciados oferecem flexibilidade organizacional ampliada e uma carga de TI menor em ambientes gerenciados. A Xerox segue as melhores práticas do setor em processos de segurança, procedimentos, tecnologias e medições físicas, desde a autenticação criptografada do usuário até backups programados, armazenamento externo e replicação do site, para garantir a segurança e a disponibilidade dos dados de nossos clientes. A Nuvem Privada do Xerox® DocuShare é hospedada em data centers da Xerox nos Estados Unidos, no Canadá e na Europa.

X E R O X ® D O C U S H A R E ® E N T E R P R I S E

O DocuShare Enterprise é para organizações que gerenciam volumes significativos de informações e processos. É flexível e escalável o suficiente para gerenciar milhares de fluxos de trabalhos e processar milhares de documentos diariamente, independentemente do tamanho do arquivo.

O DocuShare Enterprise inclui:

• Alta escalabilidade para milhões de documentos e milhares de usuários

• Habilidade para gerenciar altos volumes de processos de negócios automatizados

• Criação de imagens e entrada de conteúdo

• Atendimento Xerox® por equipes técnicas certificadas para análise de requisitos

U M S E R V I D O R , VÁ R I O S I D I O M A S

Instale vários idiomas para que os usuários em sua organização possam selecionar o idioma desejado.

O Xerox® DocuShare® está disponível em uma variedade de configurações para atender requisitos técnicos, financeiros e organizacionais. Você terá uma grande facilidade de uso, escalabilidade e solidez, além do serviço e do suporte da Xerox®.

Fornecido em um pacote que atende suas necessidades

O DocuShare é parte do portfólio de Serviços de Automação de Fluxo de Trabalho Xerox®. Não importa o tamanho do seu negócio, ou se faz parte do setor público ou privado, nós ajudaremos seus empregados a simplificar e agilizar a experiência de trabalho pessoal e no escritório e também as empresas a otimizar e automatizar os principais processos de negócios.