Classificação Classificação
de de
DocumentosDocumentos
Renato Tarcísio Barbosa de Souza - UNB
O conceito de classificação na literatura O conceito de classificação na literatura arquivísticaarquivística
As bases do processo classificatório em Arquivística As bases do processo classificatório em Arquivística são intuitivas. Estão no são intuitivas. Estão no statusstatus da arte. da arte.
A classificação dos documentos arquivísticos ocupa um A classificação dos documentos arquivísticos ocupa um espaço dentro do saber intuitivo e instrumental;espaço dentro do saber intuitivo e instrumental;
Não existe instrumentalização que não seja sustentada por Não existe instrumentalização que não seja sustentada por bases teóricas e/ou metodológicas.bases teóricas e/ou metodológicas.
A classificação e seus A classificação e seus ângulosângulos
Espaço Interdisciplinar
Princípios Arquivísticos
Teoria da Classificação
Metodologia de Coleta de
Dados
Método de Codificação
ClassificaçãoClassificação Classificar é uma atividade humana;Classificar é uma atividade humana; Os homens classificam sem que tenham consciência dessa operação;Os homens classificam sem que tenham consciência dessa operação;
Não há uma classificação absoluta a ser descoberta;Não há uma classificação absoluta a ser descoberta; Não descobrimos, mas elaboramos classificação.Não descobrimos, mas elaboramos classificação.
observação Comparação(semelhanças e diferenças)
Agrupamento
Para Jorge Luís Borges os animais Para Jorge Luís Borges os animais dividem-se em:dividem-se em:
a) pertencentes ao imperador;a) pertencentes ao imperador; b) embalsamados;b) embalsamados; c) amestrados;c) amestrados; d) leões;d) leões; e) sereias;e) sereias; f) fabulosos;f) fabulosos; g) cães soltos;g) cães soltos; h) incluídos nesta lista;h) incluídos nesta lista; i) que se agitam como loucos;i) que se agitam como loucos; j) inumeráveis;j) inumeráveis; k) desenhados com um pincel finíssimo de pêlo k) desenhados com um pincel finíssimo de pêlo
de camelo;de camelo; l) que acabam de partir o jarrão;l) que acabam de partir o jarrão; m) que de longe parecem moscas.m) que de longe parecem moscas.
Classificação Científica dos Seres VivosClassificação Científica dos Seres VivosLineu (1735)Lineu (1735)
Reino (Animalia) Filo (Chordata)
Classe (Mammalia) Ordem (Artiodactyla) Família (Giraffidae)
Gênero (Giraffa) Espécie (Girafa e Ocapi)
ClassificaçãoClassificaçãoTabela Periódica de Elementos QuímicosTabela Periódica de Elementos Químicos
Mendeleev (1869)Mendeleev (1869)
1A 8A
H 2A 3A 4A 5A 6A 7A He
Li Be |-----------ELEMENTOS DE TRANSIÇÃO-------------| B C N O F Ne
Na Mg 3B 4B 5B 6B 7B 8B 8B 8B 1B 2B Al Si P S Cl Ar
K Ca Sc Ti V Cr Mn Fe Co Ni Cu Zn Ga Ge As Se Br Kr
Rb Sr Y Zr Nb Mo Tc Ru Rh Pd Ag Cd In Sn Sb Te I Xe
Cs Ba La Hf Ta W Re Os Ir Pt Au Hg Tl Pb Bi Po At Rn
Fr Ra Ac Db Ji Rf Bh Hn Mt
Os princípios de Os princípios de classificaçãoclassificação
a classificação é uma representação a classificação é uma representação da realidade e como tal uma da realidade e como tal uma aproximação. É necessário definir aproximação. É necessário definir níveis de tolerância;níveis de tolerância; Inesgotabilidade (nenhuma classificação Inesgotabilidade (nenhuma classificação
é tão exaustiva que será capaz de é tão exaustiva que será capaz de englobar tudo);englobar tudo);
Provisoriedade.Provisoriedade.
Característica ou Princípio de Característica ou Princípio de ClassificaçãoClassificação
Há tantas possibilidades de Há tantas possibilidades de classificar quantas forem as classificar quantas forem as semelhanças e diferenças existentes semelhanças e diferenças existentes entre os objetos a classificar;entre os objetos a classificar;
coleção de livroscoleção de livros
Dividindo pela característica ou Dividindo pela característica ou princípio princípio TamanhoTamanho:: Livros de 20 centímetros;Livros de 20 centímetros; Livros de 30 centímetros;Livros de 30 centímetros; Livros de 40 centímetros.Livros de 40 centímetros.
Dividindo pela característica ou Dividindo pela característica ou princípio princípio CorCor:: Livros azuis;Livros azuis; Livros vermelhos;Livros vermelhos; Livros marrons.Livros marrons.
coleção de livroscoleção de livros
Dividindo pela característica ou Dividindo pela característica ou princípio princípio Língua do TextoLíngua do Texto:: Livros em inglês;Livros em inglês; Livros em francês;Livros em francês; Livros em português.Livros em português.
Dividindo pela característica ou Dividindo pela característica ou princípio princípio AssuntoAssunto:: Livros sobre matemática;Livros sobre matemática; Livros sobre física;Livros sobre física; Livros sobre química.Livros sobre química.
Os princípios de Os princípios de classificaçãoclassificação
a classificação persegue um objetivo;a classificação persegue um objetivo;
a classificação tem por trás um a classificação tem por trás um mecanismo classificador que executa as mecanismo classificador que executa as operações necessárias (denominação, operações necessárias (denominação, hierarquia, subordinação);hierarquia, subordinação);
Os princípios de Os princípios de classificaçãoclassificação
a classificação a classificação necessita de um necessita de um princípio de princípio de classificação ou de classificação ou de divisão;divisão;
o princípio de o princípio de classificação é natural classificação é natural quando é o mais quando é o mais adequado adequado (aproximado) ao (aproximado) ao conjunto;conjunto;
AlunosArquivo Permanente
Masculino Feminino
Princípio de Classificação: Sexo
Os princípios de Os princípios de classificaçãoclassificação
a característica a característica (princípio) de (princípio) de divisão deve divisão deve produzir no mínimo produzir no mínimo duas classes;duas classes;
AlunosArquivo Permanente
Masculino Feminino
Os princípios de Os princípios de classificaçãoclassificação
podem existir podem existir quantas quantas características características (princípios de (princípios de divisão) quantas divisão) quantas forem necessárias, forem necessárias, mas apenas um mas apenas um princípio de divisão princípio de divisão deve ser usado de deve ser usado de cada vez para cada vez para produzir classes ou produzir classes ou subclasses;subclasses;
AlunosArquivo
Permanente
Masculino Feminino
18 – 25 anos 26-41 anos
Princípio de classificação: Sexo
Princípio de classificação: Faixa Etária
Referência CruzadaReferência Cruzada
AlunosArquivo Permanente
Masculino 18-25 anos Feminino
Dois princípios de classificaçãoSexo e Faixa Etária
Os princípios de Os princípios de classificaçãoclassificação
a relação entre os vários níveis (relação entre os a relação entre os vários níveis (relação entre os conceitos) não pode se resumir ao modelo conceitos) não pode se resumir ao modelo gênero/espécie;gênero/espécie;
Arquivo PermanenteAlunos
Masculino Feminino
18 – 25 anos 26 – 30 anos 18 – 25 anos 26 – 30 anos
Plano Piloto Cidade Plano Piloto Cidade Plano Piloto Cidade Plano Piloto Cidade
Relações entre ConceitosRelações entre Conceitos Relação hierárquica (gênero/espécie)Relação hierárquica (gênero/espécie) – se dois conceitos – se dois conceitos
diferentes possuem características idênticas e um deles diferentes possuem características idênticas e um deles possui uma característica a mais do que o outro, então entre possui uma característica a mais do que o outro, então entre eles se estabelece a relação hierárquica ou gênero/espécie.eles se estabelece a relação hierárquica ou gênero/espécie.
Árvore
Árvore Frutífer
a
Árvore de
Nozes
macieira pessegueiro
amendoeira nogueira
Relações entre ConceitosRelações entre Conceitos Relação partitiva (todo/parte)Relação partitiva (todo/parte) – a relação – a relação
partitiva existe entre um todo e suas partes.partitiva existe entre um todo e suas partes.
Árvore
Raízes Tronco Galhos Folhas
Relações entre ConceitosRelações entre Conceitos
Relações FuncionaisRelações Funcionais – aplicam-se, sobretudo, a conceitos que expressam processos. – aplicam-se, sobretudo, a conceitos que expressam processos.
Produção → Produto → Produtor → CompradorProdução → Produto → Produtor → Comprador
Os princípios de Os princípios de classificaçãoclassificação
as divisões não devem ser vazias, isto é, devem as divisões não devem ser vazias, isto é, devem exaurir a totalidade do domínio (extensão) de exaurir a totalidade do domínio (extensão) de cada nível de classificação;cada nível de classificação;
Arquivo PermanenteAlunos
Masculino Feminino
18 – 25 anos 26 – 30 anos 18 – 25 anos 26 – 30 anos
Plano Piloto Cidade Plano Piloto Cidade Plano Piloto Cidade Plano Piloto Cidade
Os princípios de Os princípios de classificaçãoclassificação
a classificação deve ser lida simultaneamente a classificação deve ser lida simultaneamente de cima para baixo e de baixo para cima;de cima para baixo e de baixo para cima;
Arquivo PermanenteAlunos
Masculino Feminino
18 – 25 anos 26 – 30 anos 18 – 25 anos 26 – 30 anos
Plano Piloto Cidade Plano Piloto Cidade Plano Piloto Cidade Plano Piloto Cidade
Os princípios de Os princípios de classificaçãoclassificação
a classificação tem como resultado um a classificação tem como resultado um produto: o instrumento de classificação.produto: o instrumento de classificação.
Arquivo PermanenteAlunos
Masculino Feminino
18 – 25 anos 26 – 30 anos 18 – 25 anos 26 – 30 anos
Plano Piloto Cidade Plano Piloto Cidade Plano Piloto Cidade Plano Piloto Cidade
Plano de ClassificaçãoPlano de ClassificaçãoEstrutura de ÁrvoreEstrutura de Árvore
Conjunto
Unidade Unidade Unidade
Unidade Unidade Unidade
Unidade Unidade
Nível 2
Nível 3
Unidade de Classificação: conjunto de documentos reunido de acordo com um
critério ou princípio de classificação.Nível de Classificação: os vários graus de divisão do instrumento de classificação. A
posição da unidade de classificação em relação ao conjunto.
Nível 1
Arranjo x ClassificaçãoArranjo x Classificação
a confusão terminológica entre os dois a confusão terminológica entre os dois termos (arranjo e classificação) expõe termos (arranjo e classificação) expõe uma quebra entre arquivos correntes e uma quebra entre arquivos correntes e permanentes, que não existe;permanentes, que não existe;
trata-se apenas de fases de um mesmo trata-se apenas de fases de um mesmo processo;processo;
o tipo de uso que se faz dos conjuntos o tipo de uso que se faz dos conjuntos documentais altera-se com as idades. documentais altera-se com as idades. Novos usos vão sendo agregados;Novos usos vão sendo agregados;
questão a ser resolvida por uma outra questão a ser resolvida por uma outra função arquivística: a função arquivística: a descriçãodescrição. .
Assunto x Função
As funções são atribuições próprias ou naturais de uma organização;
Os assuntos são divisões artificiais, ligados às áreas do conhecimento humano, são as matérias de que tratam os documentos;
A confusão se estabelece por contarmos com palavras idênticas para designar a função e o assunto.
Por exemplo:Saúde pode significar área administrativa de um Governo ou o tema, a matéria “saúde”, mas, se, enquanto tema poderá estar presente em diversos fundos, enquanto função está ligada aos órgãos ou setores que a desempenham.
Processo de Organização dos Documentos de ArquivoTrês conceitos
Organização
Classificação Ordenação Arquivamento
Classificação de Documentos de Classificação de Documentos de ArquivoArquivo
““Determinação das categorias ou Determinação das categorias ou dos grupos entre os quais devem dos grupos entre os quais devem
ser distribuídos logicamente e ser distribuídos logicamente e sistematicamente os dossiês em sistematicamente os dossiês em grupos ou categorias de assuntos grupos ou categorias de assuntos segundo uma ordem para facilitar segundo uma ordem para facilitar
a utilizaçãoa utilização”.”.
Processo de Organização dos Documentos de ArquivoTrês conceitos
Ordenação
“é a disposição metódica dos documentos dentro da unidade de classificação”
Processo de Organização dos Documentos de ArquivoTrês conceitosArquivamento
“é a operação física de colocar os documentos em pastas ou caixas
orientada pelo esquema de classificação e pela ordenação definida.”
OrdenaçãoOrdenação
A definição do método de ordenação A definição do método de ordenação depende do uso que é dado aos depende do uso que é dado aos
documentosdocumentos
Métodos de OrdenaçãoMétodos de Ordenação
Ordenação alfabéticaOrdenação alfabética – seqüência das – seqüência das letras do alfabeto;letras do alfabeto;
Ordenação cronológicaOrdenação cronológica – sucessão – sucessão temporal (data);temporal (data);
Ordenação geográficaOrdenação geográfica – unidades – unidades territoriais (países, estados, municípios, territoriais (países, estados, municípios, distritos, bairros etc.);distritos, bairros etc.);
Ordenação numéricaOrdenação numérica – seqüência – seqüência numérica atribuída aos documentos.numérica atribuída aos documentos.
Videolocadora
Drama Comédia Ação
Classificação de Documentos de Classificação de Documentos de ArquivoArquivo
A classificação para se realizar, para A classificação para se realizar, para se materializar necessita de um se materializar necessita de um instrumentoinstrumento;;
Tradução visual das relações hierárquicas e orgânicas entre
as classes definidas para a organização da documentação
Instrumento de ClassificaçãoInstrumento de Classificaçãodenominaçõesdenominações
Plano de classificação;Plano de classificação; Quadro de classificação;Quadro de classificação; Quadro de arranjo;Quadro de arranjo; Código de classificação;Código de classificação; Arranjo;Arranjo; Tabela de classificação;Tabela de classificação; Sistema de classificação;Sistema de classificação; Esquema de classificação.Esquema de classificação.
Instrumento de ClassificaçãoInstrumento de Classificaçãodenominaçõesdenominações
QuadroQuadro – 17 significados, nenhum deles – 17 significados, nenhum deles traduzem com perfeição as características traduzem com perfeição as características do instrumento;do instrumento;
TabelaTabela – tem o sentido de rol, de uma lista. – tem o sentido de rol, de uma lista. A noção de estrutura não é muito clara;A noção de estrutura não é muito clara;
CódigoCódigo – “sistema de sinais convencionais – “sistema de sinais convencionais ou secretos utilizados em ou secretos utilizados em correspondências ou comunicações”;correspondências ou comunicações”;
PlanoPlano – aparece com o sentido de – aparece com o sentido de representação gráfica da estrutura ou da representação gráfica da estrutura ou da organização de algo.organização de algo.
CódigoCódigo
““Conjunto de símbolos que, mediante Conjunto de símbolos que, mediante convenção, representam um dado”convenção, representam um dado”
O objetivo da codificação é O objetivo da codificação é operacionalizaroperacionalizar o o processo de classificação, transformando processo de classificação, transformando
termos (títulos das unidades de termos (títulos das unidades de classificação) em símbolos para agilizar a classificação) em símbolos para agilizar a classificação, ordenação e arquivamento classificação, ordenação e arquivamento
dos documentos. dos documentos.
CódigoCódigo
Código Decimal de Dewey;Código Decimal de Dewey; Bloco-Numérico de origem canadense;Bloco-Numérico de origem canadense; Alfanumérico;Alfanumérico; Numérico.Numérico.
o método de codificação é um tema o método de codificação é um tema acessório dentro do processo classificatório. acessório dentro do processo classificatório. Ele somente ganha importância quando Ele somente ganha importância quando limita a construção intelectual do esquema limita a construção intelectual do esquema de classificação. de classificação.
Plano de ClassificaçãoPlano de ClassificaçãoDenominação das Unidades de Denominação das Unidades de
ClassificaçãoClassificaçãoDeve ser representativa do conteúdo da unidade de Deve ser representativa do conteúdo da unidade de
classificação (mnemônica)classificação (mnemônica)
A estrutura não tem verbo, ela é nominalizada. O verbo é A estrutura não tem verbo, ela é nominalizada. O verbo é transformado em substantivo.transformado em substantivo.
Exemplo:Exemplo:
Subfunção: Controle de bens patrimoniaisSubfunção: Controle de bens patrimoniais
estrutura substantivada
Atividades: Atividades: Cadastro e ChapeamentoCadastro e Chapeamento (de bens patrimoniais)(de bens patrimoniais)
Registro de movimentaçãoRegistro de movimentação (de bens (de bens patrimoniais)patrimoniais)
Arrolamento e baixaArrolamento e baixa (de bens patrimoniais) (de bens patrimoniais)
Relação de
subordinação
Relação de
coordenação
Classificação de Documentos de Classificação de Documentos de ArquivoArquivo
Busca pelos princípios que Busca pelos princípios que norteiam a elaboração de um norteiam a elaboração de um
Plano de ClassificaçãoPlano de Classificação
Princípios ArquivísticosPrincípios Arquivísticos
Princípio de Respeito aos Fundos Princípio de Respeito aos Fundos (Proveniência)(Proveniência)
Princípio da Ordem OriginalPrincípio da Ordem Original
Princípio de Respeito aos FundosPrincípio de Respeito aos Fundos(Proveniência)(Proveniência)
““os arquivos originários de uma os arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa instituição ou de uma pessoa
devem manter sua devem manter sua individualidade, não sendo individualidade, não sendo misturados aos de origem misturados aos de origem
diversa”diversa”
Princípio da ProveniênciaPrincípio da Proveniência
Patrimônio DocumentalPatrimônio Documental
Fundo FundoFundo
Fundo Fundo Fundo
Fundo
Fundo Fundo
Fundo Fundo Fundo Fundo
Fundo Fundo Fundo
FundoFundocritérios de identificaçãocritérios de identificação
(Michel Duchein, Canadá e Austrália)(Michel Duchein, Canadá e Austrália)
uma identidade jurídicauma identidade jurídica;; um mandato oficialum mandato oficial;; uma posição hierárquica definidauma posição hierárquica definida;; um vasto grau de autonomiaum vasto grau de autonomia;; estruturaestrutura;; sistema de gestão dos documentossistema de gestão dos documentos..
Princípio da Proveniência
Fundo de Arquivo
1º Princípio de Classificação
Princípio da Ordem OriginalPrincípio da Ordem Original
não é a ordem física que os não é a ordem física que os documentos tinham no setor de documentos tinham no setor de trabalho;trabalho; é o respeito à organicidade;é o respeito à organicidade; é a observância do fluxo natural e é a observância do fluxo natural e orgânico com que foram acumulados orgânico com que foram acumulados os documentos.os documentos.
Princípio da Ordem OriginalPrincípio da Ordem Original
ArquivoArquivo
Função FunçãoFunção
Função Função Função
Função
Função Função
Função Função Função Função
Função Função Função
Qual o papel do Plano de Qual o papel do Plano de Classificação na Classificação na
preservação da Ordem preservação da Ordem Original?Original?
Três objetos de PesquisaTrês objetos de Pesquisa
1.1. A organização em toda sua dimensão A organização em toda sua dimensão história:história: criação, extinção, criação, extinção, relacionamento com outras relacionamento com outras organizações e vinculações organizações e vinculações hierárquicas;hierárquicas;
2.2. A organização na sua individualidade:A organização na sua individualidade: a a missão, a estrutura, as funções, as missão, a estrutura, as funções, as atividades e os procedimentos formais atividades e os procedimentos formais e informais;e informais;
3.3. Os documentos acumulados:Os documentos acumulados: contextualização quanto às condições contextualização quanto às condições de sua produção e acumulação.de sua produção e acumulação.
A organização na sua A organização na sua individualidade:individualidade:
a missão, a estrutura, as a missão, a estrutura, as funções, as atividades e funções, as atividades e
os procedimentos formais os procedimentos formais e informais (tarefas) e informais (tarefas)
OrganizaçãoOrganização
Sistema social organizado segundo um Sistema social organizado segundo um conjunto de valores, normas e conjunto de valores, normas e padrões formais e informais de padrões formais e informais de funcionamento, com vistas ao funcionamento, com vistas ao atendimento de um ou mais atendimento de um ou mais
objetivosobjetivos..
MissãoMissão
Finalidade mais ampla ou o objetivo Finalidade mais ampla ou o objetivo maior que engloba sua contribuição maior que engloba sua contribuição social;social;
Deve ser de conhecimento amplo, Deve ser de conhecimento amplo, tanto interno como externamente;tanto interno como externamente;
Conhecida, também, como Conhecida, também, como finalidade, propósito e objetivo finalidade, propósito e objetivo principal.principal.
Estrutura OrganizacionalEstrutura Organizacional
Conjunto ordenado de responsabilidades, Conjunto ordenado de responsabilidades, autoridades, comunicações e decisões das autoridades, comunicações e decisões das unidades organizacionaisunidades organizacionais de uma de uma empresa;empresa;
Os tipos de estrutura organizacional Os tipos de estrutura organizacional dependem da forma de dependem da forma de departamentalização adotada (departamentalização adotada (funcionalfuncional, , produtos ou serviços, territorial, por produtos ou serviços, territorial, por projetos, por processos etc.)projetos, por processos etc.)
OrganogramaOrganograma
Representação gráfica da estrutura Representação gráfica da estrutura organizacionalorganizacional, que indica a forma , que indica a forma como o poder administrativo é como o poder administrativo é dividido, que delimita os níveis de dividido, que delimita os níveis de autoridade e a linha de comando em autoridade e a linha de comando em seu sentido vertical, independente seu sentido vertical, independente do modelo de departamentalização do modelo de departamentalização adotado.adotado.
Estrutura Organizacional Estrutura Organizacional FuncionalFuncional
Presidência
Diretoria 2
Diretoria 3
Diretoria 1
Gerência 2
Gerência 1
Gerência 3
Gerência 4
Gerência 5
UnidadesOrganizacionais
NíveisHierárquicos
FunçãoFunção
Agregação de atividades análogas, Agregação de atividades análogas, interdependentes, que se encadeiam interdependentes, que se encadeiam num único campo especializado de num único campo especializado de trabalho;trabalho;
Deve ter o desenvolvimento alocado a Deve ter o desenvolvimento alocado a uma unidade organizacional específica;uma unidade organizacional específica;
A função indica A função indica “o que é feito”“o que é feito”, sem , sem detalhar detalhar “como é feito”“como é feito”..
FunçãoFunção
Cada função pode dar origem a um Cada função pode dar origem a um departamento, divisão ou seção;departamento, divisão ou seção;
Exemplo de graduação de uma função:Exemplo de graduação de uma função:
Suprimento de Material (departamento)Suprimento de Material (departamento)
Aquisição de Material (divisão)Aquisição de Material (divisão)
Compras Nacionais (Seção)Compras Nacionais (Seção)
FunçãoFunção
Nas organizações existem duas Nas organizações existem duas categorias de funções:categorias de funções:
1.1. Funções específicas de cada Funções específicas de cada organização (organização (atividade-fimatividade-fim););
2.2. Funções que reúnem os meios Funções que reúnem os meios necessários para a execução da necessários para a execução da primeira (primeira (atividade-meioatividade-meio).).
AtividadeAtividade
Conjunto de procedimentos Conjunto de procedimentos necessário à execução de uma necessário à execução de uma função;função;
É por meio do exercício de um É por meio do exercício de um determinado número de atividades determinado número de atividades que uma unidade organizacional que uma unidade organizacional desempenha sua função.desempenha sua função.
TarefaTarefa
Meio pelo qual se realiza cada atividade Meio pelo qual se realiza cada atividade da unidade organizacional;da unidade organizacional;
É uma seqüência de passos É uma seqüência de passos predeterminados;predeterminados;
São a concretização da atividade a São a concretização da atividade a partir de um procedimento partir de um procedimento determinado.determinado.
Classificação de Documentos de Classificação de Documentos de ArquivoArquivo
FunçãoGestão dos Recursos Materiais
AtividadeAquisição de Materiais
AtividadeControle de Bens Patrimoniais
SubatividadeLicitação
TarefaPreparar Edital
TarefaReceber Propostas
UnB
MissãoEnsino, Pesquisa e Extensão
FunçãoPromover o Ensino de Graduação
AtividadeMinistrar Disciplinas
TarefaOrganizar a Disciplina
TarefaControlar Freqüência dos Alunos
Plano de ensinoCronograma de atividades
Relação de temas para avaliação
Formulário de Registro e Acompanhamento de Aulas
LEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTALLEVANTAMENTO DA PRODUÇÃO DOCUMENTAL
Área Funcional:Área Funcional: Análise fiscal/financeira de entidades do setor públicoAnálise fiscal/financeira de entidades do setor públicoFunção:Função: Acompanhamento das estatais e entidades da administração indiretaAcompanhamento das estatais e entidades da administração indiretaSubfunção:Subfunção: Coordenação dos representantes nos Conselhos Fiscais das Coordenação dos representantes nos Conselhos Fiscais das
empresasempresasAtividade:Atividade: Acompanhar a empresa por meio do representanteAcompanhar a empresa por meio do representanteÓrgão:Órgão: DICOF - Divisão de Acompanhamento de Conselhos FiscaisDICOF - Divisão de Acompanhamento de Conselhos FiscaisLegislação:Legislação: Lei 6.404/76; Lei 8.666/93; Lei 9.457/97; IN 02, de 15/08/96Lei 6.404/76; Lei 8.666/93; Lei 9.457/97; IN 02, de 15/08/96
TarefasTarefas
01 - Receber do conselheiro os documentos referentes à reunião de conselho fiscal. 01 - Receber do conselheiro os documentos referentes à reunião de conselho fiscal. Expediente de encaminhamento de documentação da empresa estatalExpediente de encaminhamento de documentação da empresa estatal
(R)(R)Dossiê de demonstrações financeiras da empresa estatalDossiê de demonstrações financeiras da empresa estatal (R)(R)Dossiê de quitação de obrigações fiscais e financeirasDossiê de quitação de obrigações fiscais e financeiras (R)(R)Estatuto social da empresa estatalEstatuto social da empresa estatal (R)(R)Parecer de conselho fiscal referente às atividades da empresa estatalParecer de conselho fiscal referente às atividades da empresa estatal
(R)(R)Relatório de conselheiro fiscal de empresa estatalRelatório de conselheiro fiscal de empresa estatal (R)(R)Relatório de auditoria de prestação de contas da empresa estatalRelatório de auditoria de prestação de contas da empresa estatal (R)(R)Relatório de auditoria interna em empresa estatalRelatório de auditoria interna em empresa estatal (R)(R)Ata de reunião de conselho fiscal de empresa estatalAta de reunião de conselho fiscal de empresa estatal (R)(R)Ata de reunião de diretoria de empresa estatalAta de reunião de diretoria de empresa estatal
(R)(R)Memorando de solicitação de consulta referente a assunto de interesse da empresa estatal Memorando de solicitação de consulta referente a assunto de interesse da empresa estatal
(R)(R)
02 - Consultar o CADIN/SISBACEN para analisar a situação de adimplência da empresa.02 - Consultar o CADIN/SISBACEN para analisar a situação de adimplência da empresa.Listagem de verificação de registro de inadimplência no cadastro de créditos não quitados (CADIN)Listagem de verificação de registro de inadimplência no cadastro de créditos não quitados (CADIN) (R)(R)
03 - Alimentar o SIMOB com dados extraídos dos certificados e certidões de quitação de 03 - Alimentar o SIMOB com dados extraídos dos certificados e certidões de quitação de dívidas e das informações do CADIN. dívidas e das informações do CADIN.
Banco de dados de controle de obrigações financeiras das empresas estataisBanco de dados de controle de obrigações financeiras das empresas estatais (P)(P)Formulário de controle do recolhimento das obrigações financeiras da empresa Formulário de controle do recolhimento das obrigações financeiras da empresa
(P)(P)
Princípios de Classificação Princípios de Classificação Internos de um ArquivoInternos de um Arquivo
Categorias de Funções (meio e fim);Categorias de Funções (meio e fim); Áreas Funcionais;Áreas Funcionais; Função;Função; Subfunção;Subfunção; Atividade;Atividade; Subatividade;Subatividade; Tarefa.Tarefa.
Perguntas?Perguntas?
Ele espelha, com clareza, o conjunto de Ele espelha, com clareza, o conjunto de atividades do organismo produtor de arquivo?atividades do organismo produtor de arquivo?
Será possível identificar o organismo produtor Será possível identificar o organismo produtor a partir do exame das diversas classes do a partir do exame das diversas classes do plano?plano?
A hierarquização das classes foi bem A hierarquização das classes foi bem realizada?realizada?
As classes definidas não se sobrepõem, em As classes definidas não se sobrepõem, em alguma medida?alguma medida?