Concentração e Centralização das atividades Financeiras, Compras e Contratações nos
órgãos e entidades da Administração Pública
Luiz Arnaldo Pereira da Cunha JuniorHélio Janny TeixeiraLuiz Patrício Cintra do Prado Filho Glauco da Costa Knopp
Transformações na Sociedade e naAdministração Pública
• Novas tecnologias – revolução infocomunicacional
• Maior complexidade dos Processos Administrativos Públicos -Legislações, Sistemas normativos e Sistemas Informatizados (PósCF/88)
• Complexidade dos Controles (no, do, sobre o) Setor Público
• Ciclos sazonais de restrições fiscais e orçamentárias
• Movimentos de Racionalização e Modernização Administrativa
Concentração e Centralização Administrativa
• (Des)Centralização # (Des)Concentração (Direito Público)
“Descentralização é a distribuição de competências de uma para outrapessoa, física ou jurídica.
Difere da desconcentração pelo fato de ser esta uma distribuição internade competências, ou seja, uma distribuição de competências dentro damesma pessoa jurídica; [...]
A descentralização supõe a existência de, pelo menos, duas pessoas, entreas quais repartem as competências.” (DI PIETRO, 2010, p. 410).
Concentração de Atividades Financeiras, Compras e Contratações
a) Financeiras De Administração Financeira (stricto sensu): o controle de
disponibilidade orçamentária e financeira, empenho, liquidação e pagamento de despesas e movimentação financeira; e
De Contabilidade
b) De Licitações, Compras e Contratações
• As atividades de execução financeira e licitações, compras econtratos são parte de um mesmo macro processo ampliado
Concentração de Atividades Financeiras, Compras e Contratações
Tipos de Concentração Administrativa
Organizacional Integral
Organizacional Parcial
Virtual (no geral, sempre é Parcial)
Exemplos• Alagoas - Agência de Modernização de
Processos (autarquia)• Goiás (2008 a 2010) - Central de
Aquisições e Contratações• Sergipe - Superintendência Geral de
Compras Centralizadas (SEFAZ)
Central de Compras e Contratações do Poder Executivo FederalCSC MG
• Ministério da Saúde (Registro de Preços)• Estado de SP – site CADTERC (centraliza
referenciais para compras para todas as unidades do Poder Público estadual)
• Gov. Fed. - SICAF e ComprasNet
Centro de Serviços Compartilhados (CSC)
“Uma estrutura organizacional semiautônoma, focada na
prestação de serviço-meio, de natureza transacional, às
demais unidades organizacionais de forma concentrada, a
baixo custo e bons níveis de serviço” (SOUZA et CORRÊA, 2011)
Proposta de Metodologia para ConcentraçãoAdministrativa - FIA
• Pressupostos e condicionantes para a Concentração Administrativa deAtividades-Meio:
Ganhos de escala e de especialização
Tecnologia da Informação disponível
Custos de transação e de distribuição
Complexidade dos processos
Distribuição geográfica das unidades demandantes
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• Vantagens da Concentração Administrativa de Atividades-Meio:
Padronização de processos e políticas
Maior racionalidade da estrutura organizacional
Redução dos custos de overhead
Racionalização da alocação de pessoal
Maior qualidade dos serviços administrativos, em função daestruturação e fortalecimento de Sistemas Administrativos
Economia de escala nas aquisições e nos recursos alocados parasua execução (e.g., pessoal e espaço físico)
Maior precisão e cumprimento de prazos
Visão orientada para o “cliente interno”
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• Desvantagens da Concentração Administrativa de Atividades-Meio:
Insuficiência, de imediato, de pessoal qualificado para as novasunidades propostas (mitigado pelo faseamento)
Necessidade de investimentos para: capacitação de pessoal;racionalização de processos; e o desenvolvimento/integração desistemas informatizados
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• Desafios à Concentração Administrativa de Atividades-Meio:
Padronização de políticas interdepartamentais
Conscientização sobre “um novo modo de fazer”
Concretizar ganho de escala no curto-prazo
Medição de benefícios - comprovar os benefícios alcançadosdevido à inexistência de informações acuradas sobre os custos evolumes atuais
Proposta de Metodologia para ConcentraçãoAdministrativa
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Etapa 1: Análise do contexto institucional – pontos críticos e causas
• Análise interna e externa• SWOT – forças, fraquezas (internas); oportunidades e ameaças
(externas) à concentração de atividades-meio (Genérica p/ Organ.)• Matriz de riscos à concentração de atividades-meio (Genérica p/ Organ.)• Definição das premissas para a concentração:
Experiências já adotadas na Administração Pública Reduzir a quantidade de Unidades Gestoras (Ordenadores de
Despesa) Reduzir a quantidade de pessoal alocado na atividade-meio Reduzir os espaços físicos voltados para as atividades-meio Permitir que as unidades-fim, foquem no seu core business Transição planejada, gradual e controlada do processo
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Etapa 2: Identificação de oportunidades de concentração
• Entrevistas com gestores e clientes de áreas / atividades (percepções de processos críticos e causas)
• Definição de critérios para seleção de atividades-alvo
Importância econômica
Importância estratégica
Risco: (erros, retrabalho, atrasos, gastos não previstos, problemaslegais ou questionamento de órgãos de controle)
Viabilidade: de implantação no prazo, orçamento e recursoshumanos disponíveis
• Seleção das atividades, a partir dos critérios
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Etapa 3: Levantamento e Análise dos Processos Selecionados
Mapeamento de processos
Levantamento de dados e informações dos processos
Volumetria
Análise da situação atual dos processos
Análise SWOT
Matriz de Riscos
Plano de Mitigações e Linhas de Ação
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Exemplo usando CSC
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Etapa 4: Desenho da Estrutura Organizacional
• A Estrutura dependerá do tipo de organização, do setor que atua,da sua dimensão, da sua capilaridade/dispersão geográfica, dosprocessos, da cultura, da estratégia...
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Etapa 5: Plano de Implantação
Das atividades / funções e necessidades
Das fases de implantação do modelo
Das políticas internas, procedimentos e controles / medição /acompanhamento de performance (tempestividade, qualidade,custo, níveis de serviços, escala)
Dos Sistemas Informatizados
Da alocação de pessoal
Da capacitação de pessoal
Dos “elos remotos” para a transição de modelo
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CONCLUSÕES
• Uma alternativa para começar um processo de concentraçãoadministrativa é o das atividades financeiras, licitações e contratações,que requerem especialização e têm grande sinergia entre suas partes
• Os Centros de Serviços Compartilhados podem ser um caminhoimportante de racionalização de recursos e de modernizaçãoadministrativa
“A necessidade é a mãe de todas as invenções”
“A melhor maneira de prever o futuro é criá-lo!”Peter Drucker