Guia e diretrizes para trabalho remoto v 1.0
Formando uma cultura de trabalho apoiada em acordos, ferramentas e processos
Cultura de trabalho remotoO trabalho remoto nos permite maior flexibilidade no dia a dia, melhorando o equilíbrio entre a vida pessoal e a vida profissional.
Ao evitar traslados, podemos fazer melhor uso do nosso tempo. Algumas vezes, o trabalho remoto não é opcional. Por exemplo, quando trabalhamos com pessoas de outra localidade.
O trabalho à distância também podeaumentar a produtividade individual, com menos interrupções durante o dia de trabalho.
No entanto, o uso incorreto pode prejudicar a equipe e nossos clientes.
Ferramentas e processos não são suficientes. Vamos criar uma cultura de trabalho remoto que nos permita uma melhor comunicação e coordenação com nossas equipes e clientes.
Basicamente nos comportando como quandoestamos cara a cara:
Tomar banho, vestir-se adequadamente, comer bem e respeitar os horários.Fora do escritório, precisamos criar nossa rotina para ir do modo família ao modo trabalho e vice-versa.
Neste documento, compartilhamos algumas ideias para melhorar seu trabalho remoto, independente da sua função.Você pode usar todas as ideias ou incentivar os responsáveis a fazê-lo para o benefício de todos.
Regras de cortesia ao trabalhar remotamente
VestuárioVista-se como se
estivesse indo para o escritório, mesmo se
estiver em casa
10 STEPS T i t l ei n f o g r a p h i c s
PontualidadeEm sessões remotas,
a pontualidade é ainda mais importante
CâmeraManter a câmera ligada aumenta a
eficiência da comunicação
ComidaEvite comer na frente da câmera. A menos que seja uma reunião
de almoço
Um de cada vez
Espere sua vez de falar. Respeite o moderador da
sessão
SonsCertifique-se de que não
haja sons que afetem a reunião
Prepare-seComece a reunião
com tudo o que você precisa em mãos
MicrofoneBasta ligá-lo quando for a sua vez de
falar
PrivacidadeNão grave a sessão
sem o consentimento de todos
MostrarCompartilhe o que você
está comentando
na tela
É muito importante ter um espaço de trabalho adequado.É essencial entrar em acordo com outros membros da família sobre o espaço físico, os horários, as interrupções permitidas e a eliminação de ruídos.Outros elementos essenciais a serem considerados são a mesa e a cadeira onde trabalharemos. Eles podem fazer a diferença. Um sofá ou cama não foram projetados para um dia de trabalho.O ambiente é complementado por boa iluminação, ventilação e isolamento acústico, que tornam nosso tempo em casa mais eficiente e confortável.
Trabalhando em casa
Antes de uma reunião
Uma boa prática é, para todas as ferramentas ou processos que usamos, termos um plano B que é rapidamente executado e conhecido por todos.Por exemplo, se sua equipe usa o aplicativo A para videochamadas, todos também têm o aplicativo B, caso seja necessário
Todo convite de reunião deve incluir o link necessário para a conexão remota.Tanto a aplicação usual quanto a opção B.
Inclua nos convites as informações necessárias para a sessão.O objetivo e a agenda detalhada não devemser opcionais.
Quando tópicos que não exigem toda a equipe conectada precisam ser revisados em uma sessão, é recomendável dividir a reunião em seções. Começando com toda a equipe para temas gerais e depois subdividindo a reunião com temas e pessoas específicos. Antes de finalizar, é ideal reunir toda a equipe para o resumo final.
Durante as reuniões
A melhor forma de comunicação é presencial, seguindo em ordem: vídeo chamada, áudio, mensagens / chat, e-mail ...
A melhor solução para uma sessão remota é a vídeochamada.
Procure usar aplicativos que permitem edição simultânea de arquivos.
Compartilhar rapidamente o conteúdo em nossa tela tornará nossas reuniões mais eficazes.
Usar fones de ouvidomelhorará significativamente a comunicação.
Isso vale para todos os membros da equipe.
O fone nos isola de outros ruídos e nos permite focarmelhor na conversa.
Mantenha sempre a câmeraligada para melhorar a comunicação.
E o microfone é desligado quando não estamos falando, para reduzir o ruído na conversa.
Lembre-se de que, mesmo estando no escritório, em uma reunião com alguém remoto, também nos tornamos membros remotos.
Sempre que possível, os presentes no escritório devem estar juntos em uma sala de trabalho para melhorar a comunicação.
Podemos complementar a comunicação com o chatanexado à chamada. A maioria das ferramentas inclui essa opção.
Isso também nos permite a comunicação com o moderador da sessão de maneira a não alterar o fluxo da conversa.
Depois das reuniões
Encerre a sessão com um breve resumo, que inclui: Os tópicos abordados; Os acordos feitos; Os próximos passos, caso tenha sido definido algum.
Programe a data, hora e detalhes da próxima sessão, se aplicável.
Envie e, se possível, revise a minuta geradadurante a sessão.
Durante todo o dia
• Sempre tenha um canal de comunicação permanentemente aberto com sua equipe para ser usado durante o dia de trabalho. O mais simples é o chat.
• Manter o chat como o canal formal de comunicação com uso exclusivo para assuntos relacionados ao trabalho.
• Se possível, tente qualquer nova ferramenta primeiro no escritório, simulando a interação remota de uma sala para outra antes de implantar em casa.
Mantenha o cliente informadoÉ muito importante manter o cliente e outras partes interessadas informadassobre nossas atividades remotas.Ao trabalhar remotamente, é necessário fornecer o fluxo usual de informaçõesque ocorre dentro do escritório por algum outro mecanismo.Não é um relatório de status ou uma lista simples de nossas reuniões ou uma foto de nossa agenda para mostrar que estamos ocupados.É uma comunicação bidirecional sobre o progresso e as entregas de valor que estamos gerando e obtenção de feedback sobre o que fazemos.Todas as mudanças no processo, incluindo a comunicação, devem ser negociadas com as partes interessadas.
Compartilhe nossas atividades e progresso - Sugestões
Acordar no início da semana o plano geral de trabalhocom os resultados de alto nível que esperamos entregar ou avançar
Mantenha um canal de comunicaçãoaberto para responder perguntas ou informações atualizadas.Destinado apenas a este uso
Manter pelo menos uma pequena sessão diária para nos mantermos informados e detectarmos riscos ou impedimentos
Incentive as interações formais a serem realizadas por videochamada, caso a reunião presencial não seja possível
Mantenha dashboards e painéis com informações atualizadas. Garanta o acesso de todos os envolvidos
Apresente formalmente o progresso a todos os envolvidos e obtenha feedback.Se houver muitos avanços, faça-o semanalmente
Informaçãoe processos
Manter um repositório centralizado para todos os arquivos é crucial (mesmo para computadores que não funcionam remotamente).
Compartilhar arquivos em progresso por e-mail é muito ineficiente e propenso a erros e perda de informações.
É necessário definir ou atualizar os padrões usados para todos os processos impactados.
Algumas ferramentas sugeridas(outras relacionadas na página final)
Repositório: Microsoft Teams, SharepointColaboração simultânea: Google drive
Quadros e painéis interativos: Planner, Trello, Mural, Stormboard, miro, Google drawingsEstimativas: Planning poker
Vídeo: Teams, Zoom, HangoutsRetrospectivas: Ideaboardz, Jamboard
Feedback, perguntas e pesquisas: Menti, sli.do, doodle, Microsoft Forms, Google forms, Kahoot
Cursos e workshops: Google classroomComunicação: Slack
Acordos. Os acordos de mudança de ferramentas, processos e cronogramas foram definidos e compartilhados com toda a equipe e / ou cliente
Melhorias. As retrospectivas ou sessões de feedback da equipe analisam a operação do trabalho remoto.
Ambiente doméstico. Ao trabalhar em casa, temos um espaço de trabalho adequado
Facilitador. As reuniões sempre incluem um facilitador que dá foco e orienta a sessão
Minuta. Todas as sessões geram um resumo ou minutas compartilhadas com toda a equipe
Comunicação. Tentamos reduzir a comunicação por e-mail, promovendo chamadas de vídeo, chats com históricos e repositórios de informações
Videochamadas. Evitamos chamadas de áudio, preferindo chamadas de vídeo
Conectados. Todos na equipe mantêm comunicação ativa nas reuniões, conectando-se ao seu próprio dispositivo (laptop, tablet, telefone)
Reuniões eficazes. As reuniões incluem link, objetivo da sessão e agenda detalhada
Disponibilidade. Todos os membros da equipe estão disponíveis durante todo o dia de trabalho
Reuniões curtas. Evitamos reuniões muito longas. Se for inevitável, promovemos intervalos pelo menos a cada hora
Otimização de reuniões. Atentamos para que em cada sessão haja apenas as pessoas essenciais para essa reunião
Contato imediato. Conseguimos iniciar uma sessão remota a qualquer momento em menos de um minuto
Checklist de trabalho remoto
Cortesía remota. As regras de cortesia para trabalho remoto são sempre respeitadas
Outros recursosArtigos e postagens de blog:
(Podcast) WorkLife with Adam Grant: A world without bosses
Article) New Research Shows How Independent Workers Can Thrive in the Gig Economy
Agony and Ecstasy in the Gig Economy: Cultivating Holding Environments for Precarious and Personalized Work Identities
Thriving in the Gig Economy
A 90-Minute Plan for Personal Effectiveness
5 Secrets To Taking the Perfect Nap
Vídeos (paródias) sobre trabalho remoto:
A conference call in real life
A video conference call in real life
Relação de ferramentas de colaboração :
• 330 Tools for Remote Work
• 60 Online Collaboration Tools to Help Your Team Be More Productive
• 17 Remote Work Tools for Happy and Productive Employees
• Online Collaboration Tools (by Robin Good)
• Collaboration superpowers
The Remote Manifesto (GitLab):
• The Remote Manifesto (By GitLab)
Livros:
• Manage your Day-to-Day: Build your Routine, Find Your Focus & Sharpen your Creative Mind
• Work Together Anywhere: A Handbook on Working Remotely