WORKSHOP: ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO
AGENDA DO WORKSHOP:
CONCEITOS; DICAS PARA ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO; VAMOS PRATICAR? CHECK-‐LIST/ CONCLUSÕES;
RELÓGIO BÚSSOLA Como gerenciamos nosso tempo: ü Compromissos; ü Reuniões; ü Horários; ü Metas; ü A5vidades;
Como conduzimos nossa vida em direção ao que é importante: ü Visão; ü Valores; ü Direção; ü Consciência; ü Princípios.
BÚSSOLA – PARA QUE FAZER? PARA ONDE EU VOU?
Como escolher as aZvidades e direcionar esforços de acordo com o perfil: ü Conheça suas parZcularidades e anseios – SWOT Pessoal (Quais são suas Forças? Quais são os seus Pontos de Melhoria?), Preferência Cerebral (Águia, Lobo, Golfinho, Tubarão);
ü Entenda quais são as necessidades da empresa/ solicitante – Alinhamento de expecta5vas / Feedback/ O quê/ Por quê/ Quando / Onde/ Quem pede a tarefa e quem a fará;
ü Tome consciência de seus papel e responsabilidade – Competência, Habilidade e A5tude (CHA) da função que desempenha;
ü Entenda como seu perfil pode ajudar a suprir as necessidades;
ü Conheça/entenda e preste atenção no posicionamento adotado Pela Empresa – Planejamento Estratégico;
RELÓGIO – COMO FAZER? Como gerenciar o tempo para desempenhar as aZvidades dentro do prazo proposto: ü Crie uma agenda semanal orientada para as expectaZvas da empresa/solicitante – O planejamento diário muitas vezes oferece uma visão limitada, induzindo a priorizar a urgência. A semana oferece um texto mais amplo e permite mais prioridades. ü Defina metas de acordo com o seu papel e responsabilidade – Após efetuar a lista de a5vidades, defina metas com prazos para executá-‐las.
ü Concentre-‐se em suas metas em meio ao vendaval de aZvidades inesperadas -‐ Evite mul5tarefas, atribua ordens numéricas – PRIORIDADES – antes de sair fazendo as tarefas.
ü Avalie sua semana – Que metas eu a5ngi? Que desafios apareceram? Que decisões tomei? Ao tomar as decisões, consegui manter as prioridades?
RELÓGIO BÚSSOLA
COMO EQUILIBRAR? EFICIÊNCIA – Produzir mais com menos recursos. Fazer com agilidade;
EFICÁCIA – Escolher a melhor forma de alcançar o Resultado. Fazer com qualidade;
URGENTE IMPORTANTE ü Precisa ser resolvido o quanto antes, pois o tempo está curto ou se esgotou;
ü Chega em cima da hora, não pode ser previsto, causa pressão e estresse.
ü Normalmente são situações importantes que acabam sendo adiadas até se tornarem urgentes. Ex: Problema de saúde– você fez check-‐ups periódicos? Problemas em clientes – você mantém um relacionamento periódico com os clientes?
ü É relevante e traz resultado de curto, médio ou longo prazo;
ü Tem prazo determinado para execução; ü Uma tarefa importante pode se tornar urgente se não for cumprida no tempo previsto;
Ex: Consultas; Relatórios a serem desenvolvidos; Entregas a serem feitas;
ENTENDA COMO VOCÊ USA O SEU TEMPO URGENTE E IMPORTANTE : Situações inevitáveis que precisam ser resolvidas o quanto antes. -‐ Crises; -‐ Problemas urgentes;
NÃO URGENTE E IMPORTANTE: Situações planejadas para execução com Qualidade. -‐ Prevenção; -‐ Definição de valores e processos;
URGENTE E NÃO IMPORTANTE: Situações decepcionantes pois aparecem de úl5ma hora, não estavam em seu Planejamento e normalmente vem de outras pessoas. -‐ Algumas ligações telefônicas; -‐ Algumas demandas externas;
NÃO URGENTE E NÃO IMPORTANTE: Situações secundárias que consomem tempo em excesso e trazem desperdício. -‐ Reuniões sem obje5vo; -‐ Conversas fúteis;
EQUILÍBRIO -‐ PROFISSIONAL X PESSOAL
ü Além da responsabilidade que você possui, que outros papéis você tem em sua vida?
ü Programe horár ios para a5vidades de bem-‐estar como exercícios gsicos, lazer, etc;
ü Dicas para aumentar a produZvidade: reservar momentos para reflexão, fugir dos “ladrões do tempo” como e-‐mails e redes s o c i a i s d e fi n i n d o h o r á r i o s específicos para visualizá-‐los. Além disso, tome cuidado com as “vozes”, ou seja, com as pessoas e as suas próprias preocupações que te 5ram do foco;
QUAIS SÃO OS PAPÉIS QUE VOCÊ EXERCE? ü Todas as pessoas, independente do cargo, exercem diversos papéis na empresa e
precisam ter um olhar global para tudo o que está acontecendo; ü MULTITAREFA -‐ NÃO SIGNIFICA fazer tudo ao mesmo tempo, mas sim ter DIFERENTES HABILIDADES E SABER EXERCER PAPÉIS DIFERENTES, com TEMPOS PARA CADA PAPEL; ü Em TODAS AS ÁREAS, temos que ter nosso tempo dividido entre os seguintes papéis: ESTRATEGISTA/ORGANIZADOR(A) – Analisar/rever o foco, estruturar ideias, organizar o tempo para a lista de tarefas; COMUNICADOR(A) – Relacionamento, Transmi5r informações, Explicações, Delegar; OPERACIONAL – Desempenhar as tarefas e ações planejadas para o cargo; ü Cada área ter tarefas importantes que devem ser enfocadas: COMERCIAL – Geração de contatos efe5vos, propostas, acompanhamento; COMPRAS – Organização das demandas, controle de estoque, Relacionamento com fornecedores; ADM/FINANCEIRO – Contas a pagar/receber, negociação de prazos, Transmissão de informações; PRODUÇÃO -‐ Ações com base nos prazos, Ordem das tarefas;
ALGUMAS DICAS
Defina seu melhor esZlo de organização: listas, post-‐its, cadernos, sokware, etc;
Saiba dizer não;
Aprenda a delegar: Meça as consequências; Entenda quem depende da tarefa;
AZvidades de comunicação: determine o meio sabendo se precisa INFORMAR ou TROCAR alguma informação;
Entenda se você é uma pessoa matuZna, diurna ou noturna;
VAMOS PRATICAR? LISTA DE TAREFAS
LISTA SEMANAL DE TAREFAS ü Faça uma lista das tarefas que você precisa desempenhar na semana seguinte em cada um dos papéis (tarefas de organização, tarefas operacionais, comunicações, reuniões etc);
ü Faça uma previsão do tempo em que você desempenhará cada uma das tarefas, some o tempo total e verifique se é possível encaixar todas as tarefas em 80% das horas semanais de que você dispõe (deixando os outros 20% para urgências/emergências);
ü Elenque as tarefas em ordem de prioridade e em dias da semana (dica: pense em que horário você costuma produzir mais);
ü Para te ajudar a definir prioridades, coloque o obje5vo e o resultado Que você quer alcançar com cada tarefa; ü Especifique se existe alguém que irá apoiá-‐lo em cada uma das tarefas;
1. DEFINIÇÃO DE PRIORIDADES: Urgente x Importante;
2. OTIMIZAÇÃO DE OBJETIVOS E PLANEJAMENTO: Bússola -‐ definir expecta5vas, papel e responsabilidade. 3-‐ EQUILÍBRIO ENTRE PROFISSIONAL E PESSOAL: Atribuir horários, fugir dos “ladrões do tempo” 4. ADMINISTRAÇÃO DO STRESS: Respirar fundo antes de se precipitar para realizar a tarefa, diminuir o senso de urgência com o planejamento. 5. UTILIZAÇÃO DAS CARACTERÍSTICAS DO PERFIL NA GESTÃO DO TEMPO: Em que horário você produz mais? Como você age? O que te move?
Checklist
ü WWW.ALLEAOLADO.COM.BR
ü Alle ao Lado
ü @alleaolado
Obrigada!