O Outlook como ferramenta
de PRODUTIVIDADE
www.pessoasetecnologia.com.br
Fernando Andrade
Contedo
No tenhamos pressa. Mas no percamos tempo! ........................................................................... 4
Preparando a produtividade ............................................................................................................... 5
Vcios ................................................................................................................................................ 5
Solues ........................................................................................................................................... 6
Regras de ouro ................................................................................................................................. 6
A administrao do tempo, a organizao de informaes, o trabalho em equipe e o
gerenciamento de tarefas .................................................................................................................. 7
Os sete hbitos das pessoas mais eficazes, de Stephen Covey ....................................................... 7
First Things First: Time Management, de Patrick Forsyth ............................................................... 7
Calendrio: a ferramenta perfeita para a administrao do tempo .................................................. 8
Compromisso tem hora, tarefa no ................................................................................................ 8
Um mtodo eficiente para voc relacionar as tarefas para o dia ................................................... 8
Facilite o planejamento de seu dia com o Outlook ......................................................................... 9
Diferencie importante de urgente com a ajuda do Outlook ............................................................ 12
A visualizao produtiva de seu Calendrio ..................................................................................... 13
Um compromisso um pouco diferente ............................................................................................. 15
Deixando o Calendrio mais produtivo ............................................................................................ 16
Outlook sempre aberto no Calendrio .......................................................................................... 16
Os feriados ficam por conta do Outlook........................................................................................ 17
Compromissos organizados por cores ........................................................................................... 18
A agenda de grupo ......................................................................................................................... 18
Uma reunio produtiva ..................................................................................................................... 19
Conceitos ....................................................................................................................................... 19
O passo-a-passo para uma reunio produtiva .............................................................................. 21
Anotaes: a informao certa no lugar certo ................................................................................. 24
O que colocar em uma Anotao: nem mais nem menos ............................................................ 24
O nome da Anotao essencial ................................................................................................... 24
O grande truque: Anotaes classificadas em grupos .................................................................. 25
Anotaes com categoria .............................................................................................................. 26
Como encontrar uma determinada anotao? ............................................................................. 27
Planejamento na medida certa ..................................................................................................... 28
O planejamento dirio ................................................................................................................... 28
O planejamento semanal ............................................................................................................... 29
Planejamentos mensal, semestral e anual .................................................................................... 29
O Outlook como ferramenta de brainstorming ................................................................................ 30
Uma sugesto atrs da outra ......................................................................................................... 30
O momento de organizar tudo ...................................................................................................... 31
A anotao final: concluso ........................................................................................................... 31
Contatos: o mais perfeito gerenciamento de informaes .............................................................. 32
Informaes que ningum preenche mas deveriam!................................................................. 32
Parabns a voc! ............................................................................................................................ 33
Acrescentando novos campos aos contatos ................................................................................. 35
O campo Nota: talvez mais essencial que e-mail ou telefone....................................................... 36
As atividades de um contato bem relacionado ............................................................................. 37
A arte de realizar tarefas suas e de sua equipe ............................................................................. 38
As suas tarefas ............................................................................................................................... 38
As tarefas de sua equipe acompanhadas por voc .................................................................... 38
As tarefas de sua equipe acompanhadas com o Outlook .......................................................... 39
A importncia da comunicao: um e-mail bem feito ..................................................................... 40
Um ttulo bem escolhido ............................................................................................................... 40
O corpo do e-mail .......................................................................................................................... 40
E-mails: ajudam ou atrapalham? ...................................................................................................... 41
Separe um momento de seu dia para lidar com seus e-mails ....................................................... 41
Regras para a leitura de e-mails .................................................................................................... 41
Acmulo de e-mails ....................................................................................................................... 42
O armazenamento de e-mails .......................................................................................................... 43
Devo guardar a resposta da resposta? .......................................................................................... 44
A localizao de e-mails .................................................................................................................... 45
O boto Localizar ........................................................................................................................... 45
Localizao avanada ..................................................................................................................... 46
A assinatura no e-mail ................................................................................................................... 48
Um exemplo completo de produtividade no dia-a-dia .................................................................... 50
Os quatro passos para manter a Caixa de Entrada VAZIA ................................................................ 57
Seis alternativas para melhor classificar, armazenar e pesquisar e-mails ....................................... 61
Liberando espao no Outlook ........................................................................................................... 66
As tarefas e o trabalho em equipe ................................................................................................... 69
Inclua os compromissos pessoais na agenda do dia ........................................................................ 71
A rotina um veneno para o crebro .............................................................................................. 72
Hbito questo de persistncia ..................................................................................................... 75
Prticas recomendadas para gerenciamento de tamanho ao enviar imagens e anexos ................. 77
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 4
No tenhamos pressa. Mas no percamos tempo!
Jos Saramago
A produtividade consequncia direta de um trabalho bem feito. Um trabalho s bem feito se
proporcionar realizao profissional e pessoal. Em outras palavras: voc gosta do que faz? Sua
vida est seguindo o rumo planejado?
Menos mais (Franklin Lloyd Wright)
Mas eis que chega a roda viva e carrega o destino pr l. (Chico Buarque)
Gastamos tempo demais no trabalho para no colocar o prazer como prioridade nmero um.
Trabalhar por dinheiro como estar numa priso espera de liberdade condicional, que talvez
nunca chegue. (Andy Grove, Intel)
No menos que saber, duvidar me apraz. (Dante, em "Ensaios", de Montaigne)
Conhecimento intelectual e emocional - praticar o que aprender, e assimilar. (Fernando
Andrade)
Quem faz as coisas com prazer no trabalha - cumpre uma misso e, assim, se diverte e se
realiza. (Joosinho Trinta)
Descobri que no fazia diferena alguma o que as pessoas pensavam a meu respeito. (John
Sperling - dono da maior univ. americana - Phoenix)
Examine seus valores de vida mais importantes e pergunte a si mesmo o que realmente
importante para voc. Aprenda a relaxar seu corpo e a tranquilizar sua mente. Tente dormir o
suficiente, introduza alguma espiritualidade em sua vida. Aprenda a gerenciar seu tempo,
torne-se mais organizado. Encontre pessoas para amar. Aprenda a rir mais. Todas essas
iniciativas podem ajud-lo a driblar as presses e irritaes dirias e conviver melhor com elas.
(Fernando Andrade, a partir de leitura de vrios artigos em jornais e revistas)
Quem no leva a srio a preparao de algo, est se preparando para o fracasso. (Benjamin
Franklin)
Learn to love what youve been taught to fear.
Act more quickly.
Find more value.
Always look for the upside.
See that change is opportunity's nickname.
Love Change
HP
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 5
Preparando a produtividade
Para usar o Outlook produtivamente, precisamos entender primeiro como est nossa
produtividade no momento independente do Outlook! O que precisamos analisar?
Vcios
Alguns vcios atrapalham e muito nossa produtividade. Precisamos combat-los com todas as
nossas foras:
Falta de planejamento;
Informaes ineficientes;
Ausncia de disciplina no cumprimento
da agenda;
Falta de definio clara de objetivos na
execuo das tarefas;
No comprometimento com resultados;
Menosprezo ou nfase inadequada em
certas atividades;
Cobrana incompleta e descontnua;
Fragmentao e superficialidade;
Indefinio de prioridades;
Centralizao de poder;
Resistncia s mudanas;
Reunies interminveis;
Excesso de reunies;
Uso improdutivo do telefone;
Porta aberta em sua sala;
Computador desorganizado;
Acmulo de tarefas;
Retrabalho;
Incndios;
Falta de comunicao adequada.
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 6
Solues
Felizmente muito fcil resolver tudo isso desde que voc queira realmente fazer isso!
Aprenda a dizer NO;
Sempre faa planejamento;
Estabelea prioridades;
Evite adiamentos interminveis das
tarefas;
Estimule novos talentos e encoraje
colaboradores a resolverem problemas
por si prprios;
Delegue tarefas corretamente e libere
seu tempo;
Procure novas formas de fazer seu
trabalho;
Cuidado com o telefone: ele pode ajudar
ou atrapalhar;
No demore no telefone e com clientes
Cuidado com as pseudo-atividades;
Trabalhe mais devagar - e ganhe
velocidade;
Saiba comunicar suas idias;
Demore para decidir, mas execute
rapidamente;
Poltica de portas fechadas: no receba
pessoas toda hora;
Mantenha um ambiente ideal de
concentrao;
Organize suas informaes;
Se tiver que ler um documento longo,
faa primeiro uma leitura dinmica;
Organize seu computador;
Retire seu nome da lista de circulao de
materiais desnecessrios na empresa;
Retire seu nome de listas de distribuio
de e-mails.
Regras de ouro
Seu planejamento e organizao tm que tomar menos o seu tempo possvel;
Faa da sua agenda uma companheira de verdade. Confie a ela por escrito ou gravado uma
poro de coisas que no precisam consumir esforo de fixao. Guarde sua memria para as
coisas, os momentos e as experincias agradveis, e no para pequenas informaes, datas e
compromissos que uma vez acontecidos desaparecem como vapor;
Tire frias DIRIAS: todos os dias, vrias vezes ao dia.
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 7
A administrao do tempo, a organizao de informaes, o trabalho
em equipe e o gerenciamento de tarefas
Os sete hbitos das pessoas mais eficazes, de Stephen Covey
1. Ser proativo: Ter responsabilidades e iniciativa;
2. Ter em mente o objetivo final;
3. Primeiro o primeiro: Estabelea prioridades e organize-se em funo delas;
4. Pensamento ganha-ganha: respeito mtuo/benefcios;
5. Primeiro compreender, depois ser compreendido: A empatia que se gera ao ouvir ser lhe
favorvel na exposio das suas idias e compreenso mtua;
6. Sinergia: Tudo o que criar deve ser superior soma das componentes;
7. Promover a renovao: Afine a sua viso e aproveite o tempo para cultivar as cinco
dimenses essenciais do seu carter: fsico, mental, social, emocional e espiritual.
First Things First: Time Management, de Patrick Forsyth
Faa um levantamento da sua situao hoje;
Estabelea objetivos;
Crie um ambiente apropriado;
Controle os desperdiadores de tempo;
Estabelea suas prioridades e atenha-se a elas;
Administre a papelada (de papel e eletrnica);
Administre as pessoas que o cercam;
Organize-se tambm fora do escritrio.
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 8
Calendrio: a ferramenta perfeita para a administrao do tempo
Compromisso tem hora, tarefa no
Para usar eficientemente os recursos da agenda do
Outlook, muito importante diferenciar compromisso de
tarefa. A diferena simples: compromisso tem hora
marcada, tarefa no.
Ateno: O Outlook conta com um outro recurso que
tambm chamado de tarefa. Nele voc define data de
incio, data de trmino, % de andamento e muito mais.
Esta tarefa bem diferente da tarefa que estamos
tratando aqui. Nossa tarefa aqui apenas algo que
precisamos fazer no dia em questo. Na figura ao lado,
temos duas tarefas definidas para o dia 4.
Um mtodo eficiente para voc relacionar as tarefas para o dia
Imagine um dia tpico, onde voc tenha muitas tarefas
programadas. Sua agenda Outlook ficaria muito estranha, cheia de
tarefas, o que dificulta a leitura.
Voc pode relacionar todas as tarefas do dia de uma forma muito
mais eficiente: crie uma tarefa genrica Hoje e digite todas as
tarefas do dia.
Tarefa
Compromisso
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 9
Facilite o planejamento de seu dia com o Outlook
Planejar seu dia muito importante. Voc pode fazer isso na primeira hora do dia (se voc for do
tipo diurno) ou na ltima hora do dia anterior (se voc for do tipo noturno). Consulte seu relgio
biolgico: qual o seu momento mais produtivo?
DICA Muita gente considera esta hora de planejamento um desperdcio de tempo. Em vez de
gastar 1 hora planejando, dizem estas pessoas, melhor aproveitar esta hora tambm para
produzir. Este um engano clssico. Experimente investir apenas 1 hora neste planejamento.
Voc ver que seu dia ganhar mais 2 a 3 horas! Melhor ainda, com um pouco de prtica, s
vezes s 15 minutos so suficientes para voc planejar seu dia.
Para fazer o planejamento dirio com o Outlook, a ideia usar duas tarefas Hoje. Uma delas
contm as tarefas especficas para o dia est no Calendrio. A outra uma espcie de rea de
trabalho, a que voc planeja seu dia.
Para que serve a rea de trabalho Hoje? exatamente nela que planejamos nosso dia. Na figura
acima, a rea de trabalho Hoje ainda apresenta uma tarefa para as 17:00 horas. Por qu? Porque
no deu tempo de cumpri-la e isso perfeitamente normal. Por melhor que seja seu
planejamento, nem sempre possvel cumpri-lo risca. No entanto, com a prtica, tarefas no
cumpridas so cada vez mais raras.
Vamos planejar nosso dia? Olhando a figura acima, o que temos?
a) Tarefa no cumprida no planejamento anterior (Conferir contedo do site)
b) Tarefas programadas para o dia atual (E-mail BKB, Fbio, Lavar carro etc)
c) Compromisso com hora marcada para o dia atual (11:00 BankBoston)
Hoje com tarefas especficas para o dia
Hoje usado para o planejamento dirio
a
b
c
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 10
Muita coisa, certo? Vamos ao planejamento!
1. O primeiro passo trazer a rea de
planejamento para sua tela. Abra a
tarefa genrica Hoje.
IMPORTANTE Aqui voc j v uma
primeira vantagem em usar a rea
de trabalho. Uma tarefa no
cumprida no planejamento anterior
aparece novamente. Assim, voc a
considerar neste novo
planejamento. Talvez voc at
queira mudar seu horrio, j que o
horrio definido antes no foi adequado. Neste nosso exemplo no
faremos isso.
Olhando na figura da pgina anterior, vemos que j existe um
compromisso definido (com hora marcada, 11:00 horas).
2. Digite a hora correspondente deste compromisso em Hoje e o
copie/cole na linha seguinte.
COMENTRIO Veja que o compromisso j foi digitado
na posio certa (11:00 antes de 17:00 horas).
Assim, aos poucos voc vai planejando seu dia. O
prximo passo? Temos vrias tarefas sem hora
definida. Vamos lev-la para a rea de trabalho.
3. Abra a tarefa Hoje (definida para o dia atual),
selecione todas as tarefas, copie e cole na rea de
trabalho.
4. IMPORTANTE Assim que voc leva as tarefas para a rea de trabalho, no tem mais sentido
mant-las no dia correspondente. No h mais necessidade deste lembrete. Delete-o!
1
2
3
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 11
Sua rea de trabalho agora tem vrias tarefas sem hora
definida. Cabe aqui uma reflexo. Quando voc marcou estas
tarefas em seu Outlook, no havia sentido definir um horrio
para elas. Veja, h alguns dias atrs voc no saberia dizer
qual o melhor horrio para ligar para Rui. Hoje voc precisa
definir este horrio, hoje que a tarefa ser feita.
5. Digite horrios conforme voc imagina seu dia de hoje e
distribua as tarefas nestes horrios.
Alguns comentrios sobre o planejamento mostrado na figura
ao lado:
H uma boa folga entre os vrios horrios. Imprevistos
sempre acontecem, voc precisa ter espao para trat-los.
No tente marcar tarefas demais, voc no ter como
cumpri-las. A dica: sua rea de trabalho Hoje no pode ter
setas de rolagem. Voc sabe, isso acontece se houver
muito texto ou tarefas digitado.
No marque tudo na rea de trabalho (almoo, por
exemplo). No preciso ser extremamente metdico
neste planejamento dirio. Tenha um pouco de liberdade!
Para facilitar a visualizao, veja que as tarefas so
precedidas por um ponto (.)
DICA medida que voc for realizando as tarefas, apague-as.
Assim, no final do dia, no deve haver mais nenhuma tarefa
nesta rea de trabalho. Este o objetivo. assim que voc
tem certeza que fez um bom planejamento dirio. assim que
o Outlook se torna uma ferramenta preciosa para sua produtividade.
COMENTRIO Muitas vezes marco a primeira atividade para 8:30, mesmo podendo comear s
8:00.
Uma recomendao final: no dependa exclusivamente do Outlook exercite um pouco sua
memria. Em outras palavras, tente no marcar todas as tarefas, procure se lembrar de algumas
por conta prpria. Faz bem mente!
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 12
Diferencie importante de urgente com a ajuda do Outlook
Os mtodos tradicionais de administrao do tempo e anlise de produtividade sempre sugerem,
diferencie urgente de importante. Em uma definio livre:
Urgente: voc precisa fazer a tarefa rapidamente. Por exemplo, responder a ligao telefnica de
um cliente.
Importante: a tarefa tem que ser feita. Por exemplo, fazer a anlise de seu fluxo de caixa.
O problema que nem tudo que importante urgente. Por
exemplo, at que ponto o cliente que deixou um recado
importante o suficiente para voc ligar de volta rapidamente? Por
outro lado, embora tarefas importantes no tenham um tempo
certo para serem feitas, voc no pode prorrogar indefinidamente
a anlise do fluxo de caixa. Em algum momento ela passa a ser
urgente.
Qual a concluso? Algumas tarefas so ao mesmo tempo
importantes e urgentes. So estas que voc no pode deixar de
cumprir. Voc se lembra das tarefas planejadas para seu dia?
Algumas delas so realmente muito importantes e bastante
urgentes. Destaque-as! Pinte-as de negrito e vermelho. uma
recomendao simples, aparentemente at ingnua, mas de uma
eficincia muito grande. O que voc no pode deixar de fazer no
dia salta aos olhos!
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 13
A visualizao produtiva de seu Calendrio
a) E-mails esquerda
Mais adiante nesta apostila voc ver as sugestes para o trabalho produtivo com e-mails. Por
enquanto preste ateno em:
- Apenas oito pastas particulares de assuntos;
- Mximo de trs nveis para estas pastas.
b) Calendrio no centro
Veja na prxima pgina como personalizar seu Calendrio.
a b c
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 14
Outlook 2003: Ferramentas, Opes, Preferncias, Opes de calendrio
Outlook 2010: Arquivo, Opes, Calendrio
Normalmente, a melhor produtividade obtida com o Calendrio configurado com estas
opes:
- Semana de 2 feira a domingo
- Primeiro dia da semana: segunda-feira
- Horrio comercial das 8:00 s 19:00 horas
c) Visualizao mensal e tarefas direita
- Trs meses (a figura acima mostra apenas um ms, que no ideal)
- Tarefas apenas com as colunas principais
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 15
Um compromisso um pouco diferente
Marcar compromissos no Outlook muito simples. No entanto, algumas vezes alguns
compromissos tm particularidades que precisam ser corretamente marcados no Calendrio. Um
exemplo: ginstica postural, na hora do almoo, duas vezes por semana, durante 2 meses, em
semanas alternadas.
O segredo aqui marcar um compromisso recorrente. Felizmente o Outlook consegue dar conta
de todas as excees deste exemplo acima.
1. No Calendrio clique duas vezes no dia e horrio da primeira ginstica.
2. No quadro do Compromisso que se abre, clique no boto Tornar peridico.
Aparece o
quadro
Compromisso
recorrente.
3. Defina horrio
de incio, fim e
durao.
4. Indique que a
recorrncia do
compromisso
de base
semanal.
5. Mostre que o
compromisso
acontece a
cada 2 semanas.
6. Indique que a segunda-feira e a quinta-feira so os dias da semana desejados.
7. Para finalmente mostrar que a ginstica dura apenas 2 meses, indique que o compromisso
deve ser repetido durante 8 semanas.
2
3
4
5
6 6
7
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 16
Deixando o Calendrio mais produtivo
Alguns recursos do Outlook podem deix-lo ainda mais eficaz. Veja:
Outlook sempre aberto no Calendrio
No incio do dia, antes de ler e-mails, conversar com a equipe ou atender telefonemas, comece
analisando o que j est marcado. Para isso melhor o Outlook exibir logo de incio o Calendrio.
No Outlook 2003:
1. Escolha Ferramentas, Opes,
selecione a guia Outras e clique no
boto Opes avanadas.
2. No quadro Opes avanadas escolha
Iniciar na pasta: Calendrio.
No Outlook 2010:
1. Escolha Arquivo, Opes e clique na guia Avanado.
2. Na seo Inicializao e sada do Outlook, escolha Iniciar o Outlook nesta pasta: Calendrio.
2
2
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 17
Os feriados ficam por conta do Outlook
O Outlook tem um calendrio interno de feriados de vrios pases. Deixe-o marcar no Calendrio
os feriados dos pases importantes para voc.
No Outlook 2003:
1. Escolha Ferramentas,
Opes, selecione a guia
Preferncias e clique no
boto Opes de calendrio.
2. Em Opes de calendrio,
clique no boto Adicionar
feriados.
3. Em Adicionar feriados ao
calendrio assinale o pas (ou
pases) desejado.
No Outlook 2010:
1. Escolha Arquivo, Opes e clique na guia Calendrio.
2. Na seo Opes de calendrio, clique no boto Adicionar Feriados.
3. Em Adicionar feriados ao calendrio assinale o pas (ou pases) desejado.
2
3
1
2
3
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 18
Compromissos organizados por cores
Voc tambm pode atribuir
cores aos seus compromissos,
conforme sua categoria. Assim
fica fcil olhar o Calendrio e
imediatamente avaliar os tipos
de compromissos marcados.
1. No quadro do novo
compromisso, selecione a
cor desejada em Rtulo.
A agenda de grupo
Que tal olhar a agenda de vrias pessoas
ao mesmo tempo? Assim fica mais fcil
descobrir, por exemplo, onde esto todos
em um determinado momento.
1. Para trabalhar com agendas de grupo,
clique no boto Agendas na janela do
Calendrio.
2. Clique no boto Nova para criar uma nova agenda e em seguida digite um nome para a nova
agenda.
3. Pronto. Agora s
clicar no boto
Adicionar outros para
indicar quais as pessoas
cuja agenda voc quer
olhar.
ATENO Este recurso
funciona apenas com o MS-
Exchange ou se as agendas estiverem publicadas na Internet.
1
1
2
3
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 19
Uma reunio produtiva
A melhor reunio aquela que no existe.
Voc no quer resolver um assunto? Convoque uma reunio!
Conceitos
Persuadir pessoas (Howard Gardner em Changing Minds)
Razo: a apresentao lgica das ideias
Pesquisa: utilizao de informaes relevantes na argumentao
Ressonncia: a ideia deve ''parecer certa'' para o pblico
Representao: contar uma boa histria
Recursos e prmios: a audincia precisa ser seduzida e achar que ganha ao apoiar o chefe
Acontecimentos do mundo: crises, furaces, guerras podem facilitar mudana de pensamento
Resistncias: o lder deve estar preparado para elas e saber como combat-las
Antes, durante e depois
S convoque uma reunio se totalmente indispensvel. E se no houver reunio? A ocasio
propcia? H alternativa reunio? Qual o custo da reunio?
ANTES
- Elabore uma pauta, fixando tempo para cada assunto
Concentre os assuntos principais no incio, onde a ateno maior
V do genrico ao especfico
- Defina resultados esperados
- Organize material de apoio (slides, textos, clculos, idias)
- Verifique infraestrutura do local (equipamentos, ambiente)
- Convite com os temas da reunio
- Coloque s as pessoas s quais o assunto interessa
- Confirmaes
DURANTE
- No castigue os pontuais premiando os atrasados
- Defina os objetivos
- Estimule a participao
- Mantenha o foco
- Controle o tempo de cada um (sutilmente)
Tema fora da pauta: anotado e discutido em eventual prxima reunio
- Pergunte sempre, esclarea todos os pontos
- Relacione as concluses
DEPOIS
- Acompanhe o resultado das concluses
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 20
Ningum tem tempo a perder. J que a
reunio inevitvel, o melhor torn-la
altamente produtiva. Que tal fazer um
curso rpido antes de toda reunio? A
ideia ter anotaes no Outlook com
tudo o que voc precisa saber para uma
reunio produtiva e ler estas
anotaes no momento da preparao,
da execuo e da concluso da reunio.
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 21
O passo-a-passo para uma reunio produtiva
Para tornar suas reunies
produtivas, recomendvel
colocar todos os conceitos da
pgina anterior em uma
anotao. Assim, ao marcar uma
nova reunio, s abrir esta
anotao e seguir os passos.
COMENTRIO Antes de preparar uma
reunio, avalie sua real
necessidade.
Onde o melhor lugar para voc
elaborar uma pauta? Claro, no
Outlook.
A. Abra uma tarefa no alto do dia da reunio e defina:
1) Pauta, com tempo para cada assunto
2) Resultados esperados
3) Material de apoio
4) Local (confira a infraestrutura)
(veja os prximos passos na pgina seguinte)
Comentrio
1
2
3
4
A
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 22
B. Chegou o momento de definir a reunio. Defina
um compromisso novo no Outlook com:
5) Convite com temas da reunio
Observe que estes temas j foram definidos na
tarefa Nova Revista, que voc usou para
planejar a reunio.
DICA 1 No esquea de indicar o local da reunio.
DICA 2 Normalmente uma reunio no deve ter
mais do que 2 horas ela fica improdutiva.
C. Liste as pessoas que devem participar da
reunio. Clique na guia Agendamento.
6) Indique as pessoas que devem participar.
Veja que at a sala1 foi convidada: o local
parte importante da reunio, certo?
DICA 3 Observe, ao lado de cada
participante foi definida a importncia da
participao de cada um: participante
necessrio ou participante opcional.
D. S falta convidar as pessoas. Clique no
boto Convidar participantes.
7) Pronto, agora s aguardar as
confirmaes.
DICA 1 O Outlook controla as respostas.
Clique na guia Controle e veja as
respostas dos participantes convidados
claro, depois que eles responderem.
B
5
Dica 1
Dica 2
C
6
Dica 3
D
Dica 1
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 23
Talvez aqui voc tenha que estudar
novas datas, tudo depende da
disponibilidade real das pessoas.
DICA 2 Quem trabalha com o Outlook em
rede, pode ver o horrio disponvel de
cada um. Assim fica mais fcil descobrir
a melhor hora para todos.
8) Terminada a reunio, envie a ata.
E. H um truque til aqui: abra a reunio marcada
no Calendrio do Outlook, apague o texto
existente e digite as concluses da reunio.
F. Clique em Enviar atualizao. Todos os
participantes recebero a ata.
COMENTRIO Na verdade, este recurso usado para
marcar uma nova data. Voc at pode us-lo
desta forma, mas mesmo que no haja uma nova
data, ele til para enviar a ata para todos.
9) Por fim, s falta acompanhar o resultado da reunio. Se cada um saiu com uma tarefa, use
o recurso Tarefas do Outlook para control-las. Se preferir, aplique o mtodo alternativo para
lidar com as tarefas da equipe mostrado mais adiante nesta apostila.
Dica 2
E
F
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 24
Anotaes: a informao certa no lugar certo
em Anotaes que voc organiza suas informaes gerais. Bem utilizado, talvez este seja um
dos melhores recursos do programa. Como Anotaes um recurso do Outlook com poucas
opes, aqui que o usurio mais solicitado: preciso definir regras, metodologias de
armazenamento. preciso enfim toda uma lgica de gerenciamento de informaes. Vamos ver.
O que colocar em uma Anotao: nem mais nem menos
Uma Anotao contm idias, projetos, rascunhos, esquemas enfim, tudo o que voc precisa
anotar e no sabe aonde! Duas regras de ouro:
NO guarde tudo. Voc no pode depender s de suas anotaes. Algumas coisas no deveria
ser anotadas, mas sim lembradas. Estimule seu crebro. Mesmo que voc se sinta melhor
anotando tudo, ainda assim d uma chance a seu crebro: na hora de precisar da anotao,
procure se lembrar do que est nela antes de abri-la!
No abrevie. No custa nada escrever palavras por inteiro. Nada pior do que mais tarde voc
perder alguns preciosos minutos tentando decifrar o que significa tal abreviao.
O nome da Anotao essencial De nada adianta ter vrias anotaes feitas se voc no souber localiz-las quando precisar.
Assim voc precisa de um bom mtodo para nomear as anotaes.
DICA 1 A primeira linha de uma Anotao
usada como seu ttulo.
DICA 2 Deixe uma linha em branco entre
o ttulo e o texto da anotao a
visualizao fica muito mais clara!
Um bom nome comea com a palavra
mais geral e termina na palavra mais
particular. Na figura ao lado voc v
quatro anotaes: todas elas dizem
respeito a livros. Como todas comeam
com a palavra Livros, elas aparecem juntas na relao de anotaes automaticamente!
Veja tambm que a segunda palavra do ttulo detalha um pouco mais o contedo da anotao
(como em Livros Estratgia). Algumas anotaes precisam de uma terceira palavra para a
identificao adequada do contedo (como em Livros Ttulos Finais).
A primeira linha o ttulo
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 25
Procure tambm impor um limite para o nmero de
palavras usadas. Mais do que trs palavras podem
complicar futuras pesquisas. Se voc precisar de uma
quarta palavra, a soluo um truque muito comum em
informtica: juntas duas palavras em uma s, como mostra
a figura ao lado.
DICA Nem sempre o Outlook mostra o contedo da anotao na parte debaixo da janela. Se ela
no aparece em seu computador, escolha os comandos Exibir, Painel de visualizao.
IMPORTANTE Procure usar a mesma metodologia de Anotaes para nomear tambm suas pastas de
arquivos e suas pastas de e-mails. Seu trabalho ficar muito mais produtivo!
O grande truque: Anotaes classificadas em grupos
Tambm muito importante para o trabalho eficiente com Anotaes
sua diviso em grupos. O melhor que isso feito atravs de um
mtodo muito simples: basta adicionar uma palavra chave no incio
do ttulo.
A figura ao lado mostra vrias anotaes, todas devidamente
agrupadas de acordo com a palavra inicial. Cada palavra inicial
composta por apenas trs letras. Esta palavra muitas vezes
chamada de palavra-chave.
IMPORTANTE essencial que voc sempre se
lembre destas palavras-chave quando for
criar uma nova anotao. Para facilitar, a
sugesto que voc crie uma anotao (claro!) com todas as suas
palavras e seus significados.
COMENTRIO O nome desta anotao segue exatamente as regras
sugeridas. Adm porque uma anotao administrativa; Assuntos
porque contm a relao de assuntos-chave possveis para as anotaes e Organizao porque
aqui que o usurio deste Outlook organiza sua metodologia. Mais ainda, o nome segue o princpio
da palavra mais geral (Assuntos) para a mais particular (Organizao).
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 26
Anotaes com categoria
Toda esta metodologia de palavras-chave vista na pgina anterior pode ser
viabilizada tambm pelas categorias do Outlook. Uma categoria tambm
permite o agrupamento das anotaes.
1. Clique no boto de que aparece no alto esquerda da anotao para
exibir uma lista de comandos aplicveis a esta anotao.
2. Escolha o comando Categorias.
3. No quadro Categorias escolha a categoria mais adequada.
DICA 1 Voc pode selecionar mais de uma categoria. muito comum uma
anotao pertencer a vrias categorias.
DICA 2 Voc pode criar uma nova
categoria para a anotao atual: digite
seu nome na caixa Itens pertencem a
esta categoria e em seguida clicando
no boto Adicionar lista.
DICA 3 Voc pode criar uma nova
categoria para TODAS as anotaes (e
no s para a atual) clicando no boto
Lista de categorias mestras.
4. A grande vantagem de categorias em
anotaes sua exibio. Para ver o
que isso significa, escolha os comandos
Exibir, Modo de exibio atual, Por
categoria.
O Outlook agrupa todas as
categorias.
5. Para ver as anotaes de a
uma categoria, clique no sinal + que aparece a sua esquerda.
Cabe a voc decidir o que melhor em seu caso: o uso de
palavras-chave ou o uso de categorias. Na dvida, voc pode usar os dois mtodos!
1
2
Dica 1
Dica 2
Dica 3
5
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 27
Como encontrar uma determinada anotao?
Se voc organizou suas anotaes por palavra-chave (ou por categoria), fica muito mais fcil
encontrar uma determinada anotao. No entanto, pode ser que voc ainda no tenha
encontrado a sua forma ideal de atribuio de palavras-chave e a encontrar uma anotao
pode ser uma tarefa mais difcil.
Para isso o Outlook oferece o recurso de procura.
1. Clique no boto Localizar
que aparece na barra de
ferramentas de
Anotaes.
2. Na barra de procura que
aparece, digite a palavra
que voc quer procurar
nas anotaes.
3. Clique em Localizar agora.
Pronto, o Outlook exibe apenas as anotaes que contm esta palavra.
DICA Para ver todas as anotaes novamente, clique no boto Limpar ou desative o boto
Localizar.
1
Dica
2
3
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 28
Planejamento na medida certa
O melhor planejamento o planejamento mnimo! No tente planejar tudo, no tente prever
tudo! No h como, tempo perdido. E voc no quer perder tempo, quer?
Para que seu trabalho flua, voc precisa de liberdade, voc precisa reagir na hora e tomar
atitudes conforme o que for acontecendo. Mas onde est o planejamento nisso tudo? Um
planejamento eficiente aquele que norteia suas aes. Ele serve apenas de guia: ao longo de
seus dias, voc sempre precisa avaliar se tudo est ocorrendo o mais prximo possvel dentro de
seu planejamento ideal.
O planejamento dirio
Cada um de ns tem o momento do dia mais produtivo. Alguns
noite, outros logo de manh. Identifique o seu melhor
momento e reserve parte dele para planejar seu dia. s vezes
apenas 15 minutos servem, eles rendero 2 a 3 horas de
produtividade no dia. (3 horas = 180 minutos; 180 minutos
obtidos por causa de 15 minutos investidos; uma aplicao que
rende 1100%!)
A figura acima mostra a anotao Adm. Planejamento Dirio (Ateno,
veja que o nome desta anotao segue o modelo sugerido
anteriormente nesta apostila.)
Este um planejamento genrico para todos os dias. Serve apenas como
referncia. Alm dele, um planejamento essencial aquele
correspondente a cada dia que j foi feito em pginas anteriores desta
apostila, e repetido nesta figura ao lado.
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 29
O planejamento semanal
Embora pouco utilizado, o planejamento semanal to importante quanto o planejamento
dirio. Todos temos muitas tarefas para fazer sse as agruparmos por dia da semana, h uma
sensao de maior disponibilidade de tempo.
Veja ao lado a anotao Adm. Planejamento Semanal. Cada
dia da semana concentra tarefas de um determinado assunto.
Por exemplo, j que a quarta-feira dedicada ao marketing,
neste dia o autor deste planejamento ao lado no precisa se
preocupar com palestras, sites ou administrao.
COMENTRIO Veja que os assuntos
coincidem com a lista criada para a
organizao das anotaes em
geral. Como voc v, um bom mtodo facilita tudo!
Claro, este planejamento apenas uma orientao geral. Todos os
assuntos so tratados em todos os dias da semana. Mas h um dia
preferencial para cada um.
Veja a facilidade: quando
houver uma tarefa ligada
ao marketing, ser preciso
marc-la em uma tarefa
Hoje diria. J que h um
planejamento, voc a
marca no Hoje da 4. feira,
o dia da semana planejado
para isso.
Planejamentos mensal, semestral e anual
Seguindo esta mesma linha de raciocnio, bastante recomendvel criar um planejamento
mensal (janeiro melhor para uma coisa, setembro melhor para outras para todo mundo, em
geral!), um planejamento semestral (para muitas pessoas a metade do ano bem significativa!) e
um planejamento anual (um bom planejamento anual tem ligao direta com seu currculo um
currculo que no muda de ano para ano significa anos mal aproveitados).
Seminrios
Palestras
Cursos Marketing Sites
Infraestrutura
Administ.
Pessoal
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 30
O Outlook como ferramenta de brainstorming
Uma reunio produtiva uma reunio com mtodo. Uma ferramenta muito usada o
brainstorming: todo mundo fazendo sugestes, sem censura, sem qualquer tipo de julgamento. O
segredo depois classificar tudo e aperfeioar. O Outlook pode ser uma tima ferramenta para
isso: basta usar as anotaes.
Uma sugesto atrs da outra
1. Crie uma nova anotao no Outlook e deixe-a vazia por enquanto.
2. Apareceu a primeira ideia? Digite-a nesta anotao.
DICA Deixe a primeira linha vazia. Assim, se voc olhar na pasta Anotaes do Outlook, todas
as anotaes deste brainstorming estaro l, no incio da lista.
DICA No polua a tela com palavras desnecessrias, retire data e hora das anotaes. Escolha
Ferramentas, Opes, clique na ficha Outras e clique no boto Opes avanadas. No quadro
que aparece, desmarque a linha Mostrar data e hora ao exibir anotaes.
3. Surgiu uma nova ideia, preciso uma nova anotao. Clique no boto
de comandos da anotao atual e escolha Nova anotao.
DICA Voc tambm pode criar uma nova anotao pressionando as
teclas Crtr+Shift+N.
DICA Para no amarrar a digitao, crie
logo de incio uma srie de anotaes
vazias.
Aos poucos sua tela fica com vrias
anotaes. Agora voc s precisa
organiz-las.
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 31
O momento de organizar tudo
Algumas organizaes possveis:
Uma distribuio mais lgica das idias.
Mover as anotaes muito simples, basta
arrastar a barra de ttulo.
Cores nas
anotaes.
Depois de
organizadas, fica
mais fcil
enxergar os
vrios grupos de
idias. Atribua
uma cor para cada anotao de cada grupo. Clique no boto de
comando da anotao, escolha Cor e selecione a cor desejada.
A anotao final: concluso
Agora s concluir. Depois
que voc classifica tudo, fica
mais fcil chegar a uma
concluso. Voc pode reunir
tudo em uma anotao final.
1. Para reunir o texto
desejado na anotao
final, basta selecion-lo e
arrast-lo para o local
adequado.
DICA Todas as anotaes que voc criou no brainstorming no
devem ser mais necessrias. Como voc deixou uma linha em
branco no incio de cada uma, elas aparecem em primeiro lugar na
lista de anotaes. Selecione-as e apague de uma nica vez!
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 32
Contatos: o mais perfeito gerenciamento de informaes
Os contatos do Outlook, quando utilizados produtivamente, podem ser uma excelente
ferramenta de relacionamento com clientes, amigos, famlia e virtualmente todo mundo.
Duas regras de ouro para o uso produtivo dos contatos:
Economize seu tempo, digite o mximo de informaes. Para economizar seu tempo agora,
use todo o tempo necessrio para digitar tudo o que voc souber de um contato. Voc tem o
nmero do fax dele e no quer digit-lo? Um dia, quando voc precisar deste nmero, ser
muito bom t-lo armazenado. Mais ainda, se voc no o tivesse digitado, provavelmente nem
teria mais o carto deste contato e levaria um bom tempo obt-lo.
Crie o hbito de sempre preencher sempre os demais campos. Voc pode no saber o
endereo de um contato agora. Mas, mais tarde, quando souber, no se esquea de digit-lo.
Quando voc precisar, o endereo estar l!
Informaes que ningum preenche mas deveriam!
Digitar os dados de um novo contato muito simples, basta preencher os campos. Preste ateno
especial em:
a) Opes para
endereos comercial,
residencial ou outros:
preencha todos.
b) Definio do endereo
postal: importante na
hora da mala direta.
c) Endereo de pgina da
Web: quase ningum
preenche, mas voc
pode sentir falta mais
tarde.
d) Endereo do comunicador instantneo, tal como o Messenger.
e) Caso seus contatos possam ser vistos por outras pessoas na rede da empresa, assinale
Particular para que este contato no aparea.
a
b
c
d
e
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 33
DICA 1 Economize a digitao! Se voc quiser criar um contato novo a partir de um e-mail
recebido, simplesmente arraste-o para a pasta Contatos. O Outlook imediatamente cria um
contato novo com alguns campos j preenchidos. Veja na figura abaixo um contato criado assim.
DICA 2 Muitos gostam de procurar seus contatos pelo sobrenome, outros j preferem fazer a
procura pelo nome. Torne seu trabalho mais produtivo: escolha seu mtodo preferido e defina a
forma de armazenamento na caixa Arquivar como (nome e sobrenome ou sobrenome e nome).
Parabns a voc!
O Outlook perfeito para
administrar aniversrios:
1. Clique na guia
Detalhes.
DICA Veja quantos
outros campos teis
existem nesta ficha.
2. Indique a data de
Aniversrio do
contato.
Dica 1
Dica 2
1
2
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 34
A grande vantagem em definir um aniversrio na ficha do
contato que o Outlook tambm indica em Calendrio este
aniversrio. Voc nunca mais vai esquecer desta data querida.
Muitas felicidades.... O que um grande trunfo para seus
relacionamentos comerciais e pessoais!
Se voc tiver o hbito de registrar aniversrios de seus contatos, pode at v-los na forma de
tabela o que muito mais produtivo!
3. Para ver seus contatos na forma de tabela, escolha Exibir, Modo de exibio atual, Lista de
telefones.
4. Normalmente
o campo
Aniversrio
no aparece.
Para inclu-lo,
pressione o
boto direito
do mouse em
qualquer
coluna e
escolha
Seletor de campos no menu que aparece.
5. Escolha Campos pessoais no quadro Seletor de campos.
6. Arraste Aniversrio para a posio desejada.
7. A coluna Aniversrio fica mais produtiva se
visualizada em ordem crescente ou
decrescente. Para classific-la, clique na
palavra Aniversrio no cabealho da coluna.
4
5
6
7
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 35
Acrescentando novos campos aos contatos
Administrar produtivamente seus contatos registrar suas informaes mais importantes. Nem
sempre o Outlook tem todos os campos necessrios. Embora voc possa usar o campo de nota do
contato para escrever o que quiser (mais detalhes adiante nesta apostila), muitas vezes pode ser
mais interessante criar um campo especfico para uma informao que aparece com frequncia
para seus contatos.
Por exemplo, se voc for um vendedor de carros, talvez queira ter um campo Carro em seus
contatos. Vamos criar este campo:
1. mais fcil criar um campo no modo de visualizao de tabela usando o seletor de campos.
Escolha Exibir, Modo de exibio atual, Lista de telefones, pressione o boto direito do
mouse em qualquer coluna e escolha Seletor de campos no menu que aparece
2. Clique no boto Nova no
Seletor de campos.
3. Digite um nome adequado
no quadro Novo campo.
4. Pronto, agora s usar o campo.
Abra a ficha do contato, clique na
guia Todos os campos, na caixa
Selecionar de escolha Campos do
usurio na pasta e finalmente
digite o tipo do carro no campo
Carro.
1
2 3
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 36
O campo Nota: talvez mais essencial que e-mail ou telefone
A ficha de contato tem uma rea onde voc pode digitar o que quiser. Bem utilizada, esta nota
pode ser uma de suas melhores ferramentas de produtividade.
A ficha acima mostra os dados do autor desta apostila. Veja que a nota mostra suas atividades
profissionais e os livros que ele escreveu. Assim, se algum procurar por professor em sua lista de
Contatos, a ficha acima aparecer.
DICA No seja formal nesta nota, digite tudo o que
voc considerar importante. A figura ao lado mostra
outras informaes do autor desta apostila que
tambm poderiam estar nesta nota.
Sobrinhos: Bruno, Lucas, Mariana, Danilo Cachorrinha: Vitria Gosta de fico cientfica Scio da ACM, frequenta o SESC, gosta de andar de bicicleta
Contatos relacionados ao
Fernando
Categoria do contato
Fernando
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 37
As atividades de um contato bem relacionado
Uma das ferramentas mais produtivas do Outlook a guia Atividades na ficha Contatos. L voc
encontra tudo o que existe no Outlook relacionado a um contato. A figura abaixo mostra
a) tarefas
b) compromissos
c) anotaes
d) e-mails recebidos, enviados e at excludos
e) e-mails arquivados em pastas prprias (por assunto)
f) outros contatos
relacionados Flvia, a ficha de contato aberta neste exemplo.
1. Para ver tudo isso, s foi preciso abrir o contato Flvia e clicar na guia Atividades.
1 Dica: este campo foi inserido para classificar a visualizao das
atividades por data.
a
b
c
d
e
f
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 38
A arte de realizar tarefas suas e de sua equipe
O Outlook apresenta um excelente recurso para o trabalho com
tarefas as suas e a de quem trabalha com voc.
As suas tarefas
O modo mais simples de trabalhar com suas tarefas relacion-las
todas em uma tarefa global. Voc j sabe, nesta apostila nossa
tarefa global chama-se Hoje, e voc j viu como trabalhar com ela
nas pginas anteriores.
As tarefas de sua equipe acompanhadas por voc
Voc tambm pode criar uma tarefa especfica para cada membro de sua equipe, como mostra a
figura ao lado. O importante voc tambm marcar nas tarefas dirias Hoje pontos de
acompanhamento das tarefas da equipe.
. Henrique, Fbio
. Universidade TAM
. Gambi: proposta Excel Avanado
. Fabola, Cleiton
. Reunio Carla Marques, Avon . Motorola: PPoint
. Cleiton
. BankBoston: conhecer nova sala de aula
. AAPSA
. Mc
. Adnia, Uberlndia
. E-mail mkt: DF, RS, BH
. Resposta do Valter: Palm em BH; Rodrigo em Natal . Protocolo dos equipamentos segurados
. Ausncia na 2a. de manh . Horrio McDonald's . Revincular Secretrias . 2 emuladores: velho, novo . OpenOffice: detalhar contedo para cada programa
Tarefas Hoje com nomes dos
integrantes da equipe
Tarefas da equipe
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 39
As tarefas de sua equipe acompanhadas com o Outlook
Voc tambm pode atribuir as tarefas atravs do Outlook.
1. Basta clicar no
boto Atribuir
tarefa.
A pessoa que
recebe a tarefa
pode:
. aceit-la
. recus-la
. atribu-la a outra
pessoa
2. medida que a
pessoa que aceitou
a tarefa for
atualizando suas informaes (por exemplo, modificando a porcentagem em % Concluda), o
Outlook atualiza estas informaes nas tarefas correspondentes de quem a atribui, de quem a
aceitou e eventualmente de quem a encaminhou.
Na tela com todas as tarefas, voc tem vrios tipos de exibio que facilitam o controle total
de tudo com facilidade!
1
2
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 40
A importncia da comunicao: um e-mail bem feito
Um ttulo bem escolhido
Ningum tem tempo de ler muitos e-mails. Quando mais claro e objetivo for a linha de assunto,
maior a chance de o e-mail ser lido.
- Um assunto ruim: Informaes sobre o curso O e-mail de negcios eficaz
- Um assunto bom: O e-mail de negcios eficaz
O corpo do e-mail
Um bom texto de e-mail deve ter:
Pargrafos curtos
Explicaes simples e diretas
O limite mximo ideal de uma tela. Se o destinatrio precisar rolar a tela, ele certamente
deixar o seu e-mail para ler depois!
Linguagem simples. Voc no pode usar linguagem difcil. Alm do e-mail ficar pedante, o
destinatrio tambm deixar o e-mail para ler depois!
A distribuio do texto no e-mail tambm muito importante, veja:
a) Nome do destinatrio
b) Saudao
c) Introduo ao assunto
d) Tpicos que facilitam a
leitura
e) Solicitao de um novo
contato
f) Uma finalizao
g) Assinatura com nome e
telefone de contato
Uma ltima recomendao que
vale ouro: depois de terminar o
texto, leia-o novamente! Muito
provavelmente voc achar
trechos que podem ser
aperfeioados.
a
b
c
d
e
f
g
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 41
E-mails: ajudam ou atrapalham?
Por mais organizado que seja seu trabalho com o Outlook, pode acontecer o acmulo de e-mails.
Como evit-lo? E se houver acmulo, como resolver?
Separe um momento de seu dia para lidar com seus e-mails
Cada um de ns rende melhor em um determinado perodo do dia. Alguns so mais diurnos,
outros mais noturnos. Separe a melhor hora do dia para ler, apagar e organizar seus e-mails:
manh para os diurnos, final do dia para os noturnos. Assim voc respeita uma regra essencial
para o trabalho eficiente com e-mails:
Caixa de entrada eficiente caixa de entrada vazia
Regras para a leitura de e-mails
Nossa experincia profissional em nossos clientes mostra que voc deve:
1. Identificar e-mails inteis, do tipo spam, e apag-los definitivamente.
DICA Um e-mail apagado vai para a pasta Itens excludos. Para apagar um e-mail
definitivamente, pressione as teclas Shift+Del.
2. Em seguida, leia rapidamente e-mails com notcias e informaes genricas.
3. S ento passe a ler com cuidado cada um dos e-mails importantes que voc recebeu.
Pesquisas mostram que estes procedimentos muitas vezes chegam a eliminar at 90% dos e-mails
da Caixa de entrada. E depois que sua Caixa de entrada estiver vazia, leia os e-mails medida que
eles chegam. E apague-os ou armazene-os!
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 42
Acmulo de e-mails
Mesmo seguindo estas regras, de vez em quando voc ainda pode ter e-mails demais em sua
Caixa de entrada. melhor responder primeiro:
- Os mais recentes, deixando os mais atrasados mais atrasados ainda?, ou
- Os mais atrasados, atrasando os mais recentes?
Estas so perguntas difceis de responder. Cada pessoa tem um critrio. No entanto, vamos a um
raciocnio rpido. Os e-mails mais recentes ainda no provocaram um desconforto em quem os
enviou. Responda-os primeiro! Os atrasados j esto descontentes, no deixe os recentes
descontentes tambm!
Alm disso, pode haver um e-mail recente repetindo o e-mail atrasado, com novas informaes.
Respondendo o recente, voc no precisa responder o atrasado.
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 43
O armazenamento de e-mails
O Outlook contm vrias pastas pr-definidas: Caixa de entrada,
Caixa de sada, Itens enviados, Itens excludos e Rascunhos. Estas
pastas so muito teis para o trabalho com e-mails, nelas que
voc encontra os e-mails que chegam, os e-mails enviados, os e-
mails excludos e os e-mails que ainda no esto prontos
(rascunhos).
COMENTRIO E-mails ainda no finalizados portanto no enviados
ficam armazenados na pasta Rascunhos, desde que voc configure
o Outlook para isso. Veja na prxima pgina como habilitar esta
opo.
muito recomendvel criar pastas especficas para o
armazenamento dos e-mails importantes. Na figura ao lado voc
v uma pasta principal Zemails que contm todos os e-mails
importantes.
Para melhor organizao, esta pasta principal foi dividida em vrias
pastas temticas (Administrao, Artigos, Cursos). Cada e-mail
assim armazenado em sua pasta temtica.
COMENTRIO Para facilitar a visualizao, esta pasta foi criada com um
nome aparentemente estranho: Zemails. Como o Outlook classifica
as pastas em ordem alfabtica, optamos por usar a letra Z no incio
do nome da pasta para que ela aparea no final da lista. Assim, as pastas iniciais so fornecidas
pelo prprio Outlook. As pastas temticas aparecem no final da lista, todas dentro de Zemails.
REFLEXO Criar pastas demais pode ser to pouco produtivo quanto deixar todos os e-mails
guardados em um s local. Uma boa recomendao: tente criar o menor nmero possvel de
pastas. No entanto, se voc precisar de vrias, tente no criar mais do que trs nveis. O destaque
da figura acima mostra um exemplo com trs nveis.
3 nveis
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 44
Devo guardar a resposta da resposta?
Todo e-mail deve ser guardado? E as respostas? Mais ainda, e a resposta da resposta? Quanto
tempo devem ser guardados? H espao no computador para tanto armazenamento?
Saber guardar e-mails extremamente importante. At porque teremos que localiz-los
facilmente mais tarde. Vamos a algumas consideraes.
sempre bom ter um registro de seus e-mails. Mas altamente recomendvel evitar repeties.
Veja uma simulao:
Veja que o segredo apagar e-mails que chegam e guardar e-mails de resposta. Mais ainda, e-
mails de resposta antigos tambm devem ser apagados, porque todo o registro est no e-mail
mais atual.
De: Maria Para: Joo Envie uma proposta.
De: Joo Para: Maria Eis a proposta.
De: Maria Para: Joo Envie uma proposta.
De: Maria Para: Joo Mude o primeiro item.
De: Joo Para: Maria Eis a proposta.
De: Maria Para: Joo Envie uma proposta.
De: Joo Para: Maria Item mudado.
De: Maria Para: Joo Mude o primeiro item.
De: Joo Para: Maria Eis a proposta.
De: Maria Para: Joo Envie uma proposta.
Pedido 1 Resposta 1 Pedido 2 Resposta 2
Apague Pedido 1 e guarde Resposta 1
Apague Resposta 1, Pedido 2 e guarde Resposta 2
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 45
A localizao de e-mails
J vimos como importante armazenar e-mails de forma organizada, sempre na pasta mais
adequada. Afinal um e-mail um documento eletrnico. Mais importante ainda saber localizar
rapidamente um e-mail especfico. Veja algumas alternativas.
O boto Localizar
Quer localizar um e-mail rapidamente? Use o boto Localizar. A figura abaixo mostra como
localizar e-mails trocados com a Dilma que foram armazenados na pasta Cursos.
1. Selecione a pasta desejada.
2. Clique no boto Localizar.
Uma barra de localizao aparece na parte superior da tela.
3. Nesta barra, digite uma palavra que voc quer encontrar nos e-mails (Dilma no exemplo
acima).
4. Clique no boto Localizar agora.
1
2
3
4
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 46
Localizao avanada
O mtodo mostrado na pgina anterior muito bom, at porque muito rpido. No entanto, ele
faz a pesquisa nos campos mais comuns de um e-mail. s vezes voc precisa fazer uma pesquisa
mais criteriosa.
Quando voc usa a Localizao avanada, possvel ter um ou mais critrios de pesquisa,
incluindo critrios personalizados para mais de um campo ao mesmo tempo. Para exibir a caixa
de localizao avanada, escolha os comandos Ferramentas, Localizao avanada.
Veja alguns exemplos:
a) Mensagens enviadas somente para mim: Marque a caixa de seleo Onde estou e clique em na
linha 'Para' sem outras pessoas.
b) Mensagens enviadas para outros destinatrios: Na caixa Enviado para, digite o nome completo
(no o endereo de e-mail) ou clique em Enviadas para e selecione os nomes desejados em uma
lista. A pesquisa retorna itens com qualquer nome que contenha o texto digitado. Por exemplo,
para localizar as mensagens enviadas para Maria e Ana Maria, voc pode digitar Maria.
c) Mensagens enviadas de um remetente especfico: Na caixa De, digite o nome de email (no o
endereo completo de e-mail) ou clique no boto De para selecion-lo em uma lista.
a
b
mk:@MSITStore:C:/Program%20Files/Microsoft%20Office/Office10/1046/olmain10.chm::/html/ExamplesOfSearches.htm##
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 47
DICA 1 Para localizar rapidamente todas as mensagens de um remetente especfico, selecione uma
mensagem dessa pessoa na janela principal do Microsoft Outlook. No menu Aes, aponte para
Localizar todas e clique em Mensagens do remetente.
DICA 2 Para localizar rapidamente todas as mensagens de uma conversao por email, selecione
uma das mensagens da conversao. No menu Aes, aponte para Localizar todas e clique em
Mensagens relacionadas.
DICA 3 O Outlook tambm acompanha automaticamente as mensagens de uma conversao. E
voc pode ver todas elas com um nico clique. A figura abaixo mostra um e-mail enviado ao Sr.
Joo Palma. Veja que no alto da mensagem aparece a frase Voc encaminhou esta mensagem
em 05-08-2004 11:01. Clique aqui para localizar todas as mensagens relacionadas. Clique nesta
mensagem para abrir a caixa Localizao avanada, que inicia imediatamente a procura de todos
os e-mails relacionados.
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 48
A assinatura no e-mail
Todo e-mail deve terminar com o nome de
quem o envia, junto com dados de contato
(site e telefone na figura ao lado). No
necessrio digitar tudo isso a cada e-mail, o
Outlook faz tudo por voc. Basta criar uma
assinatura. Veja como simples:
1. Na tela principal do Outlook,
escolha os comandos
Ferramentas, Opes.
2. No quadro Opes clique na
ficha Formato de email.
3. Para criar uma assinatura,
clique no boto Assinatura
na parte inferior do quadro.
4. No quadro Criar assinatura,
clique no boto Novo.
5. No quadro Criar nova assinatura, digite
um nome para a assinatura que voc
est definindo.
6. Clique em Avanar para ver o prximo
passo.
Assinatura
2
3
5
6
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 49
7. Pronto, s falta agora digitar o texto
de sua assinatura.
DICA Perceba que voc pode
formatar como quiser o texto da
assinatura. Assim, uma boa ideia
reforar seu nome (em negrito, por
exemplo) e diminuir um pouco os
dados de contato (site e telefone).
Fica mais profissional.
8. Clique em Concluir para terminar a
assinatura. A nova assinatura
aparece automaticamente em seus
novos e-mails.
Voc pode criar quantas assinaturas quiser. Alis, muito recomendvel ter vrias
assinaturas. Assim, voc pode usar a assinatura mais adequada ao tipo de e-mail que est
digitando.
DICA Pressione o boto direito do mouse na
assinatura para ver as outras que voc criou.
Escolha a mais adequada.
7
Dica
8
Dica
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 50
Um exemplo completo de produtividade no dia-a-dia
At aqui conhecemos uma srie procedimentos que tornam nossa vida muito mais produtiva.
Vamos ver nas prximas pginas alguns dos mais importantes.
Neste exemplo, analisaremos o pedido do Sr. Renier para uma palestra em sua empresa. Esta
simples solicitao dispara uma srie de aes que precisam ser executadas antes, durante e
depois do evento.
1. Agendamento da palestra. A data acertada por telefone foi marcada no Calendrio (4 de
agosto neste exemplo).
2. Agendamento da ao. Para o sucesso da palestra, algumas aes anteriores so necessrias.
A ao que resume estas aes, Renier: micro, quantas pessoas, local, confirmar horrio, foi
marcada para 2 dias antes da palestra (2 de agosto na figura abaixo).
Tudo isso foi feito com bastante antecedncia, afinal estamos falando aqui de planejamento e
produtividade. O tempo passou e chegou o dia em que a tarefa foi agendada (2 de agosto).
hora de fazer o planejamento deste dia.
COMENTRIO Nossa forte recomendao que este planejamento seja a primeira atividade de
seu dia. Se voc preferir, possvel tambm fazer este planejamento na ltima hora do dia
anterior. Como j dissemos anteriormente nesta apostila, consulte seu relgio biolgico!
3. Para planejar seu dia, transporte (recorte e cole) todas as tarefas marcadas na tarefa diria
Hoje para a rea de trabalho Hoje, como mostra a figura na prxima pgina.
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 51
IMPORTANTE Optamos por recortar e colar as tarefas (e no copiar e colar), porque aps este
planejamento as tarefas relacionadas no Hoje dirio devem simplesmente desaparecer. Mais
ainda, o prprio Hoje dirio deve desaparecer.
COMENTRIO Veja novamente a importncia da rea de trabalho Hoje para o planejamento
dirio. Ela ainda contm duas tarefas antigas, que no foram feitas. Ao acrescentarmos as
novas tarefas de hoje rea de trabalho, as tarefas antigas j esto l, e sero levadas em
conta no planejamento para este novo dia.
4. Planejamento dirio. hora de distribuir as tarefas nas horas mais apropriadas do dia. Assim,
as vrias tarefas (exibidas abaixo esquerda) foram rearranjadas conforme o planejamento
do dia (exibidas direita).
A execuo da tarefa. O dia passa, chega 9:00 horas, vamos executar a tarefa deste exemplo
(acertar com o Renier os detalhes para a palestra).
O contato por e-mail: A conversa por e-mail muito mais produtiva.
DICA Para deixar o contato mais produtivo, vamos aproveitar um e-mail anterior que j fala
sobre o assunto. Um e-mail que continua um dilogo eletrnico deve sempre repetir os e-
mails anteriores. Assim fica mais fcil para todos acompanhar tudo o que j foi conversado.
Tarefas antigas
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 52
5. A localizao do e-mail. Como nossas
informaes esto organizadas, todos
os e-mails de palestras esto na pasta
Palestras. Selecionamos esta pasta.
Aqui temos um problema: o nome do
Renier no aparece em De, Para ou
Assunto. Assim, de nada adiantar
classificar os e-mails por qualquer uma
destas colunas (que normalmente
uma tcnica de procura bastante
rpida e muito eficiente menos no
caso do Renier!).
A soluo usar o recurso de
Localizao do Outlook.
6. Clique no boto Localizar na barra de ferramentas.
7. Na barra de
localizao
que aparece,
digite Renier e
clique no
boto
Localizar
agora.
Pronto, voc
v todos os e-
mails
relacionados
ao Renier
(apenas um
na figura ao
lado).
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 53
8. A criao do e-mail. Clique no boto Responder.
DICA 1 Voc tem alguns assuntos para tratar
neste e-mail. Eles esto relacionados na
Tarefa Hoje. Copie estes assuntos para o e-
mail, assim voc se lembrar mais fcil
deles. Claro, depois que terminar o e-mail,
apague-os.
COMENTRIO Manter o e-mail anterior neste
novo e-mail facilita a vida do Renier. Ele
assim vai se lembrar mais fcil do que j
foi tratado.
DICA 2 Aproveite o corretor ortogrfico do
Office. Se ele acusa uma palavra como
errada, veja se h realmente um erro. Se
estiver errada, corrija. Se no estiver,
acrescente-a ao dicionrio, para que ele
nunca mais a acuse como um erro. Na figura acima ele acusa Renier como uma palavra
errada. Ela est certa. Pressione o boto direito do mouse sobre ela e escolha Adicionar ao
dicionrio. (Ateno, o corretor s analisa palavras se o Word estiver integrado ao Outlook).
9. Assim que o Renier abrir a
mensagem, voc quer
receber um aviso? Clique
no boto Opes na barra
de ferramentas e assinale
Solicitar confirmao de
leitura para esta
mensagem.
10. Mais ainda, voc sabe que a
caixa de entrada do Renier
muito cheia no incio do
dia. Seria melhor seu e-mail
chegar depois das 10:00
horas. Ainda no quadro Opes da mensagem, defina data e hora de entrega na linha No
entregar antes de.
Dica 1
Comentrio
Dica 2
9
9
10
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 54
11. Ainda como mais uma medida de
segurana, se o Renier no
responder o e-mail at s 15:00
do dia seguinte, voc quer
receber um aviso? O Outlook
contm um recurso de
acompanhamento. Clique na
bandeirinha que aparece na barra
de ferramentas.
12. No quadro Sinalizador para acompanhamento, defina data e hora para o sinalizador na linha
Data de concluso.
Aparece uma mensagem no alto do e-
mail: Acompanhar no(a) tera-feira, 3
de Agosto de 2004 15:00. Neste dia e
neste horrio um quadro de aviso
aparece em sua tela, avisando sobre
este e-mail enviado.
13. Finalmente hora do texto do e-mail. Escreva-o e envie-o.
Um bom e-mail tem:
a. Nome do
destinatrio
b. Saudao
c. Introduo ao
assunto
d. Tpicos que
facilitam a leitura
e. Solicitao de um
novo contato
f. Uma finalizao
g. Assinatura com
nome e telefone de
contato
a
b
c
d
e
f
g
11
12
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 55
O acompanhamento. Agora que o e-mail foi enviado, s esperar a resposta? Claro que no,
voc precisa criar alguns lembretes para cobrar tal resposta, se ela no vier.
Temos duas sugestes: a primeira mover o e-mail
da pasta Itens enviados (onde ele est agora) para
a pasta Palestras. L ele deve ser marcado como
no lido. Veja o motivo:
14. Mova o e-mail para a pasta Palestras.
15. Na nova pasta, pressione o boto direito do mouse
neste e-mail e marque-o como no lido.
Desta forma o Outlook acusa que nesta pasta ainda
h uma mensagem no tratada o que funciona
um lembrete!
A segunda sugesto para o acompanhamento do e-
mail tambm muito simples. Como o evento
acontecer em dois dias, convm mant-lo na rea
de trabalho Hoje no alto da lista, sem qualquer horrio definido. Assim ele ficar l at o
Renier responder o e-mail.
16. Selecione a tarefa Renier... e arraste-a para
o alto da lista de tarefas.
O relacionamento de informaes. Ainda h
mais uma facilidade muito til do Outlook.
Vamos imaginar que voc tenha se
esquecido do dia desta palestra para o
Renier. Se voc tiver relacionado a palestra
ao contato Renier, s olhar na ficha dela
para descobrir o dia da palestra. Neste nosso
exemplo, no relacionamos a palestra ao contato Renier. Vamos fazer isso agora.
17. Voc poderia ter relacionado a palestra no momento em que a marcou no Calendrio. Como
no fizemos isso no passo 1, vamos fazer agora. Localize a palestra e clique duas vezes sobre
ela.
14
15
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 56
18. Clique no boto Contatos na barra inferior do compromisso.
19. No quadro Selecionar contatos, localize o Renier e clique em OK.
O nome do Renier fica vinculado ao contato. S por isso este recurso j bastante til:
quando voc abre o compromisso, o nome do Renier est l na linha Contato; se quiser mais
informaes sobre este contato, s clicar no link.
Mas a utilidade muito maior ainda. Voc se lembra que queramos descobrir qual o dia da
palestra marcada com o Renier?
20. Abra a pasta Contatos, localize e abra o contato Renier.
21. Clique na guia Atividades.
Veja que maravilha: voc v
o compromisso ligado ao
Renier e todos os e-mails
trocados com ele. Este sim
um trabalho produtivo!
A continuao. Agora voc quem continua tudo. Que tal marcar no Calendrio uma nova
tarefa (Ligar para o Renier) trs semanas aps a palestra (que certamente foi um sucesso) e
estudar novos negcios?
18
19
21
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 57
Os quatro passos para manter a Caixa de Entrada VAZIA
Resultados esperados
Maior controle sobre seus e-mails
Melhorar seu tempo de resposta
Realizar aes crticas
Cumprir prazos
Passo 1: Crie um SISTEMA DE INFORMAES simples e efetivo
Neste primeiro momento, vamos pensar em dois sistemas de informaes:
Informaes de referncia
a informao que voc precisa arquivar, mas que no necessria para voc realizar uma
ao. Voc guarda estas informaes em um sistema de referncia: uma pasta de e-mails,
uma pasta de arquivos (talvez em Meus documentos) ou na intranet da empresa.
Informaes de ao
Informao necessria para voc executar uma ao, armazenada em sua lista de tarefas ou
no Calendrio.
Todos recebemos muitas informaes de referncia atravs de e-mails, em geral 30% dos e-mails
contm informaes assim. ento essencial ter um sistema de referncia conjunto de pastas
de e-mails que facilitem o acesso quando a informao for necessria. Ter suas informaes
organizadas facilita MUITO organizar os e-mails necessrios para voc agir as informaes de
ao.
Passo 2: Defina um momento SEM INTERRUPES para processar e organizar e-mails
Muitos e-mails exigem que voc tome decises. fundamental ento que tenha um momento
sem interrupes para processar e organizar e-mails. Decises exigem FOCO, e foco requer
ateno sem interrupes. Mesmo que voc defina o momento ideal de seu dia para lidar com e-
mails, claro que voc pode e deve olhar e-mails urgentes.
Em seu PLANEJAMENTO DO TEMPO, defina o melhor horrio para o gerenciamento de e-mails. Se
necessrio, crie um COMPROMISSO RECORRENTE em seu Calendrio, marque-o como Ocupado
e no atenda nem mesmo o telefone neste perodo.
No comeo, manter este compromisso com voc mesmo ser bem difcil, exigir disciplina. Com o
tempo, esta disciplina se transformar em hbito e voc nunca mais ir abrir mo deste tempo.
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 58
DICA O modo de conversao do Outlook permite
organizar e-mails por conversas - aqueles com o mesmo
assunto:
a. Clique na guia Exibio
b. No grupo Conversas, assinale a opo Mostrar como
conversa
Passo 3: Processe um e-mail por vez, comeando do comeo
Quando for processar seus e-mails, a primeira ao organiz-los por data, assunto ou emissor
tudo depende de seus objetivos.
DICA Habilite o Painel de leitura para que voc possa ler os e-mails sem abri-los:
a. Clique na guia Exibio
b. No grupo Layout, clique na
seta para baixo do boto
Painel de Leitura
c. Clique na opo desejada
para exibir o painel
(Inferior na figura ao lado)
Cuidado, resista tentao de olhar os melhores e-mails primeiro. Comece pela mensagem no
topo da Caixa de Entrada e s v para a prxima depois de ter resolvido a primeira. Pode ser
difcil no comeo, enquanto houver muitos e-mails em sua Caixa de Entrada, mas voc acreditar
no processo depois que sua produtividade melhorar.
Passo 4: Aplique o mtodo DADA para tratar os e-mails
Quantas vezes voc abriu, leu, releu e fechou um mesmo e-mail? Atitudes assim tomam muito
tempo e pouca ao. A soluo? Abrir e agir! O mtodo DADA relaciona quatro opes:
1. Deletar
Grande parte dos e-mails pode ser deletada, mas quase sempre pensamos: e se eu precisar
desta informao depois? Pense francamente, quantos e-mails que voc guardou foram de fato
teis mais tarde? Talvez voc no se lembre mais da maioria. Eis algumas perguntas que podem
ajudar:
a
b
a
b
c
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 59
O e-mail importante para um trabalho que voc est fazendo? Se no, delete-o!
O e-mail contm informaes que voc pode encontrar em outro lugar? Se sim, delete-o!
O e-mail contm informaes que voc vai usar nos prximos seis meses? Se no, delete-o!
O e-mail contm informaes cuja responsabilidade de guardar sua? Se no, delete-o!
Em media, 30% de seus e-mails podem ser deletados.
DICA O Outlook 2010 apresenta dois novos comandos
que limpam a sujeira de conversas antigas. Se a
conversa no mais relevante, escolha Ignorar para
mover todos os e-mails correspondentes (e eventuais
futuros) para a pasta Itens Excludos. Escolha Limpar
para manter apenas o e-mail mais recente em uma
conversa, j que o histrico estar neste e-mail os antigos no so mais necessrios.
2. Agir
Voc pode fazer o que est escrito no e-mail em at dois minutos? Ento faa! No tem sentido
fechar o e-mail e abri-lo mais tarde se voc pode resolv-lo em menos de dois minutos. Voc
pode respond-lo, arquiv-lo ou mesmo fazer uma ligao telefnica por causa dele.
Experimente, voc gostar dos resultados, grande parte de seus e-mails sairo da Caixa de
Entrada.
3. Delegar
Se voc no pode deletar o e-mail em dois minutos ou menos e nem mesmo agir, talvez voc
possa deleg-lo. E delegar no necessariamente uma ao de chefe para subordinado, mas uma
ao comum entre pessoas de uma mesma equipe.
Para delegar, voc pode encaminhar o e-mail ou transform-lo em uma tarefa assim o Outlook
o manter informado sobre o andamento desta tarefa.
4. Adiar
Se voc no pode deletar, agir ou delegar, porque talvez o e-mail precise de sua ateno por
mais do que dois minutos e agora voc est no momento de seu dia de tratar seus e-mails, no
poder usar seu tempo em um nico e-mail preciso ento ADIAR sua ao. Aproximadamente
20% de seus e-mails devem estar nesta categoria.
Para adiar um e-mail, voc pode transform-lo em uma TAREFA, em um COMPROMISSO ou list-
lo no HOJE apropriado.
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 60
Aplique o mtodo DADA todos os dias. A experincia mostra que em mdias as pessoas
conseguem tratar at 100 e-mails em uma hora. J pensou, se voc recebe de 40 a 100 e-mails
por dia, tudo que precisa de uma hora ininterrupta para tratar todos os seus e-mails.
Recapitulando, a experincia mostra que:
50% dos e-mails podem ser deletados ou arquivados;
30% dos e-mails podem ser delegados ou resolvidos em menos de dois minutos;
20% dos e-mails podem ser adiados
Se sua Caixa de Entrada tiver agora muitos e-mails acumulados, de vrios e vrios dias, procure
ter mais de um perodo por dia para trat-los at que voc chegue ao ponto de ter a Caixa
apenas com os e-mails do dia.
DICA A verso 2010 do Outlook organiza os recursos de forma a facilitar a aplicao do mtodo
DADA, com destaque para o grupo Etapas Rpidas, que apresenta uma relao j pronta de
recursos e que voc pode personalizar conforme suas necessidades especficas.
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 61
Seis alternativas para melhor classificar, armazenar e pesquisar e-mails
Uma Caixa de Entrada desorganizada e congestionada prejudica MUITO sua eficcia e
produtividade. As sete alternativas propostas a seguir podem ajudar.
1. Organize e-mails rapidamente
Voc pode organizar e-mails por data, assunto e
emissor basta clicar no cabealho da coluna desejada.
Adicionalmente, voc pode agrupar seus e-mails por
conversa, tal como j mostrado anteriormente nesta
apostila. Basta clicar na guia Exibio e no grupo
Conversas assinalar a opo Mostrar como Conversas.
E-mails de uma mesma conversa
E-mails de mesma conversa AGRUPADOS
TODOS os e-mails de mesma conversa detalhados, inclusive aqueles em PASTAS DIFERENTES
Os e-mails de uma mesma conversa so organizados do mais recente para o mais antigo. Quando
um novo e-mail da mesma conversa chega, ele aparece no alto da lista, incluindo respostas e
encaminhamentos associados.
O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
PESSOAS E TECNOLOGIA 62
COMENTRIO Exibir conversas DIFERENTE de AGRUPAR e-mails:
Um AGRUPAMENTO rene e-mails por assunto, por emissor, por data e assim por diante
Uma CONVERSA organiza e-mails por assunto, incluindo aqueles em pastas diferentes
Para agrupar e-mails:
a. Primeiro,
classifique-os
por assunto,
emissor, data,
tamanho ou
importncia
clicando no
cabealho da
coluna
correspon-
dente.
b. Clique na guia
Exibio.
c. No grupo
Organizao,
clique no
boto Organizar por.
d. Assinale a opo Mostrar em Grupos.
2. Guarde e-mails similares em pastas apropriadas
Voc pode criar pastas por assunto, projeto, contato ou algo mais que faa sentido em seu dia a
dia. Voc pode criar uma pasta para todas as mensagens de seu superior ou uma com todas as
tarefas que voc precisa fazer.
Para criar uma pasta:
a. Clique na guia Pasta.
b. No grupo Novo, clique no boto Nova Pasta.
COMENTRIO Quanto menos pastas, melhor. Quanto menos subnveis em cada
pasta, melhor ainda. Um bom parmetro um mximo de trs subnveis,
mas procure manter apenas um nvel sempre que possvel. A figura dire