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MANUALIZAÇÃOElaboração e Uso de Manuais
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Preliminar Trataremos de manuais
vinculados à movimentação de processos.
Esses manuais apontam o como fazer.
Os indicadores para o uso de manuais estão ligados aos processos de: Divulgação Coordenação Análise Treinamento
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Objetivos Permitir que a reunião de
informações dispostas de forma sistematizada, criteriosa e segmentada atue como instrumento facilitador do funcionamento da organização.
O manual vale como instrumento de permanente consulta, sem ser o único no qual executivos e executantes devem pautar seu trabalho.
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Estratégia para a Manualização Itemizar os modelos manualizados:
antes da aplicação de modelos, é necessário que sejam identificados os vários tipos de manual que a organização demanda.
Qualificar a Manualização: detalhamento do que será manualizado, ou seja, serão selecionados os modelos.
Elaborar o manual: é a colocação em prática dos estudos realizados anteriormente;
Distribuir o manual.
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Tipos e Técnicas de Manualização (1) Manual de Organização, Manual de
estrutura: tem como escopo a própria organização.
Manual de Instruções, Manual de Normas e Procedimentos, Manual de Processo, Manual de Serviços: definem normas diretrizes e o detalhamento de como fazer o trabalho de natureza burocrática.
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Tipos e Técnicas de Manualização (2) Manual de Formulários: define a
finalidade, o preenchimento, a distribuição e a utilização dos formulários em uso na empresa.
Manual de Normas: semelhante a qualquer regulamento interno ou regimento.
Manual de seqüência Administrativa: descreve as fases e as operações de cada processo, citando os órgãos e as pessoas que as executam, bem como os volumes de trabalho em cada fase (não é o manual que mais se recomenda no Brasil).
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Tipos de Manuais (1) Manual de Instruções
Instruções Origem Áreas de Operação Justificativas das Instruções
Manual de Normas e Procedimentos Objetivo Classificação dos Assuntos Preparo e Emissão de Normas Padrões para redação de
comunicações normativas Modificação de Normas
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Tipos de Manuais (2) Manual de Processo
Normas Básicas Processo Interface
Manual de Serviços (a) Normas básicas Roteiro de Execução Roteiro de supervisão
Manual de Serviços (b) Normas legais Roteiro de Execução Formulários Interface Roteiro de Supervisão
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Tipos de Manuais (3) Manual de Formulários
Objetivos Freqüência Preenchimento Fluxograma Interface Anexos
Manual de Seqüência administrativa Processo Formulários Volume Espaço Físico Cuidados na Supervisão
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Recomendações Finais O manual é elaborado para
quem não sabe. Quem sabe não o consulta.
Elabore o manual em folhas soltas, para melhor atualização.
É fundamental a existência de um padrão estético que inclua obrigatoriamente a redação e a apresentação de cada manual
É interessante a adoção de um sistema de modificação que permita uma fácil referência e/ou busca.
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MANUALIZAÇÃO
Formulação e Análise Estrutural
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Objetivos (1) Explicar os objetivos e diretrizes
básicas da empresa, sua penetração no mercado e na sociedade em geral.
Relatar a história da empresa, desde sua fundação até a atualidade.
Demonstrar de forma coordenada e organizada, a estrutura organizacional da empresa necessária para conseguir os objetivos e diretrizes traçadas.
Definir a função, a posição hierárquica, as responsabilidades, as relações e a autoridade dos cargos decorrentes desta estrutura
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Objetivos (2) Atender às exigências das
normas internacionais (série ISO 9000). Ou mesmo da série ISSO 14000 que trata das questões ambientais.
Em termos de Manualização no plano estrutural, é a inclusão de alguns itens que assegurem uma leitura e interpretação sistêmica da organização.
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Tipos e Técnicas de Manualização1. Manual de Política
Processo decisório (unidades de direção)
Delegação de autoridade Processo decisório (unidades
de assessoramento e de execução de 1o. e 2o. Níveis).
Coordenação global Intervenção ambiental
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2. Manual de Organização (a)
Políticas e diretrizes organizacionais.
Estrutura orgânica Competências Estatutos e regimentos
internos Quadro de pessoal
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2. Manual de Organização (b)
Introdução Objetivos do manual Definição das finalidades e
objetivos da organização Organogramas parciais e
global Descrição por unidades Descrição de cargos
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2. Manual de Organização (c)
Objetivo Estrutura Interna Linhas de autoridade
Ascendente Descendente
Funções
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2. Manual de Organização (d) Preliminares Quadro Organizacional Planos de ação
natureza estratégica natureza operacional
Envolvimento ambiental circunstancial permanente
Atuação individual-conceitual
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Recomendações Finais (1) A elaboração do manual deve
incluir: uma abertura do texto; sumário de assuntos; gráficos explicativos.
Forma de impressão do texto. Desenho do gabarito da folha. Qualidade do papel. Cor do papel Perfuração da folha (quando for o
caso) Formato da folha padrão
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Recomendações Finais (2) Para a capa do manual deve ser
considerado (quando for o caso): tamanho gravação ferragens
O uso de divisórias para separar os vários segmentos é interessante.
O manual deve ser visto como um documento que subsidia os trabalhos de cada pessoa na empresa.
A linguagem escrita tem de estar ao alcance de quem lê e usa o manual.