Top redenen voor het falen van DMS-
implementaties!...en hoe proberen die te vermijden.
FREDERIK ROSSEEL
Van DMS naar ECM... En verder
ECM
Archiving
KM
BPM
RM
Reporting
DMS
Workflow
Collabor
-ation
Mobility TCM
DRM
Routing
DAM
Search
Portal
OutputWCM
Capture
Kent u dit?
... en ellenlange lijsten met technische
vereisten.
Top redenen waarom ECM projecten falen:
• 44%=Underestimated process and organizational issues
• 32%=Lack of knowledge or training among our internal staff
• 30%=Project derailed by internal politics
• 29%=Uneven usage due to poor procedures and lack of
enforcement
• 21%=Underestimated the effort to distill and migrate content
• 20%=Excessive "scope creep"
• 19%=Failed to address taxonomy and metadata concerns
• 18%=Low user acceptance due to poor design or clumsy
implementation
• 16%=Failed to think or benefits/issues beyond our business unit.
(bron AIIM)
Redenen voor falen: Nummer 7
19% = Taxonomie en metadata onvoldoendeen/of foutief uitgewerkt
• Te veel of te weinig
• Te veel of te weinig beschrijvend
• Geen akkoord tussen de gebruikers
• Stukregistraties
Redenen voor falen: Nummer 6
20% = Te veel
“scope creep”
•Wat willen we doen?
•Geen neen kunnen zeggen
•We willen “DMS”!!
•Gebrek aan basiskennis bij aanvang
Redenen voor falen: Nummer 5
21% = Onderschattenvan de “migratie”-inspanning
• Veel lege systemen...
• Vermijd duplicaat-systemen
• Welke informatie “moet er in”?
Redenen voor falen: Nummer 4
29% = Onvoldoende gebruiktdoor gebrek aan proceduresen bekrachtiging
• Management steun
• Gebruikersbegeleiding
• Creëren van het nodige kader
Redenen voor falen: Nummer 3
30% = Project ontspoortdoor interne politiek
• Wat gebeurt er met mijn job?
• Vrees voor controle
• Spanning IT – Business
• “Mijn afdeling heeft voorrang”
Redenen voor falen: Nummer 2
32% = Gebrek aan kennis en opleiding van
de eigen mensen
• DMS is contextgevoelig => evolutie
• Hoe behoeftes in kaart brengen?
• Hoe oplossing evalueren?
• Ontbreken informatiebeheerder
Redenen voor falen: Nummer 1
44% = Onderschatting van proces -en organisatorischeimpact
• Mogelijk sterke wijziging in de manier van werken
• Onvoldoende inzicht en overzicht van de werkprocessen
• Steun van het management
Redenen voor falen: Plaatsen 8 tot 11
18% Lage gebruikersacceptatie door foute implementatie
16% Enkel rekening gehouden met behoeften van de eigen afdeling
16% Business case slecht gedefinieerd
13% Ontoereikende kennis van de aannemer
Perceptie bij falende DMS-implementaties
Dure en lange implementaties
die vaak niet voldoen aan de
gebruikersbehoeften
Succesfactoren voor IT-projecten
• Ondersteuning door het management
• Vermijden van lange implementaties
Sponsorship
• Wat is je initiële doel?
• Pas op van “scope creep”
Focus
• Leid je eigen mensen op en zorg voor betrokkenheid
• Organisatorisch veranderingsbeheer
Leer
• Zorg voor mensen en een oplossing die up-to-date zijn
Evolueer
Dé succesfactor bij ECM: Change Management
• Doel: Samen met de eindgebruikers en
management zorgen...... dat iedereen op de hoogte is en betrokken is bij het project
... voor een goede behoeftendefinitie
... voor de keuze van het goede product
... dat de oplossing voldoende getest wordt
... dat de uitrol en implementatie goed gepland wordt.
• Een paar basisprincipes:– Werken met “kampioenen”
– Goede en veel communicatie
AdLib Methodologie
• Workshops
• Presentations
• Communication
Awareness
• Assessment
• Requirements
Define• PoC / Pilot
• Training
Learn
• Design
• Project
• Migration
Implement• Support services
• Health Check
• Training services
Benchmark
Awareness / Besef
• Workshops
• Demos
Awareness
• Assessment
• Requirements
Define• PoC / Pilot
• Training
Learn
• Design
• Project
• Migration
Implement• Support
services
• Health Check
• Training services
Benchmark
Define / Definieer
• Workshops
• Demos
Awareness
• Assessment
• Requirements
Define• PoC / Pilot
• Training
Learn
• Design
• Project
• Migration
Implement• Support
services
• Health Check
• Training services
Benchmark
Learn / Leer
• Workshops
• Demos
Awareness
• Assessment
• Requirements
Define• PoC / Pilot
• Training
Learn
• Design
• Project
• Migration
Implement• Support
services
• Health Check
• Training services
Benchmark
Implement / Implementeer
• Workshops
• Demos
Awareness
• Assessment
• Requirements
Define• PoC / Pilot
• Training
Learn
• Design
• Project
• Migration
Implement• Support
services
• Health Check
• Training services
Benchmark
Benchmark / Evalueer
• Workshops
• Demos
Awareness
• Assessment
• Requirements
Define• PoC / Pilot
• Training
Learn
• Design
• Project
• Migration
Implement• Support
services
• Health Check
• Training services
Benchmark