CENTRO UNIVERSITÁRIO UNA

GODOI, Guilherme Mendes

APLICAÇÃO DA GOVERNANÇA DE TI NAS MICRO EMPRESAS

Belo Horizonte – MG

Dezembro / 2012

GODOI, Guilherme Mendes

APLICAÇÃO DA GOVERNANÇA DE TI NAS MICRO EMPRESAS

Artigo Científico apresentado como requisito de conclusão do curso de Pós-Graduação em Governança de TI do Centro Universitário UNA. Professor orientador: Rosangela Siqueira Hickson Rios

RESUMO

A Tecnologia da Informação (TI) tem tomado um espaço cada vez maior no mundo

corporativo. Embora o termo “Tecnologia da Informação“ seja bastante difundido,

muitas organizações desconhecem o fato de que a TI deve fazer parte dos seus

planos de investimento e desenvolvimento, como manda a Governança de TI.

Grandes empresas já entenderam e utilizam práticas de Governança para que a TI

possa agregar valor ao negócio e, assim, torná-la parte da estratégia rumo ao

sucesso num mercado extremamente competitivo e exigente. Este trabalho destina-

se a mostrar a importância da Governança de TI, como as pequenas empresas

também podem aplica-la e, como transformá-la em um fator impulsionador do

negócio.

Palavras-chave: Tecnologia da Informação, Governança de TI, pequenas

empresas.

SUMÁRIO

1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................... 5

2. REFERENCIAL TEÓRICO ................................................................................... 6

2.1 DIFICULDADES DE INFRAESTRUTURA DE TI NAS MICRO EMPRESAS ..... 6

2.2 GOVERNANÇA DE TI ........................................................................................ 8

2.3 Como aplicar práticas de Governança de TI nas PME’s ................................ 9

2.4 Melhores práticas e suas aplicações .............................................................. 9

2.4.1 Cobit ................................................................................................................ 9

3. METODOLOGIA ................................................................................................. 13

4. RESULTADOS ................................................................................................... 13

5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS................................................................... 14

5

1. INTRODUÇÃO Atualmente é bastante complicado de se imaginar o mundo sem tecnologia. Ela está

presente em quase todas as atividades do ser humano e, uma vez utilizada,

dificilmente será abandonada: ela irá evoluir. No mundo empresarial não é diferente.

As organizações necessitam de ferramentas para suportar seu negócio, já que o

volume de informações com que elas lidam é cada vez maior.

A tecnologia da Informação é a área de conhecimento responsável por criar,

administrar e manter a gestão da informação usando dispositivos e equipamentos

para acesso, operação e armazenamento dos dados, de forma a gerar informações

para tomada de decisão. Para Silva & Fleury (1999), a Tecnologia da Informação

(TI) pode ser conceituada como “recursos computacionais (hardware, software e

serviços relacionados) que provêm serviços de comunicação, processamento e

armazenamento de dados”.

Comprovadamente, a correta utilização TI é importante para a geração de receitas,

aumento da participação e da lucratividade do negócio no mercado.

Mesmo com todos estes benefícios, ela nem sempre é utilizada de forma adequada.

Muitas empresas veem a TI apenas com um custo (gastos) e não como aliada

fundamental para o alcance de seus objetivos, quando estão claramente definidos.

A quantidade de micro e pequenas empresas no Brasil é muito grande. Estima-se

que das 4,1 milhões de empresas existentes no Brasil atualmente, cerca de 4

milhões (98%) sejam micro e pequenas empresas. As MPEs são responsáveis por

21% do PIB brasileiro, 57,2% da força de trabalho que possui carteira assinada e

também por 26% da massa salarial (MINISTÉRIO DA CIÊNCIA E TECNOLOGIA,

2004).

Neste cenário, como a TI pode se tornar parceira no sucesso e crescimento das

organizações? Mesmo com certas dificuldades, como a Governança de Ti pode ser

implantada nas pequenas empresas? Este artigo tem como objetivo apresentar o

que é a Governança de TI e, especificamente, como as pequenas empresas podem

utilizá-la para se desenvolverem e se tornarem mais competitivas. Para isso, serão

apresentadas algumas ferramentas e melhores práticas que englobam os serviços

de TI, infraestrutura para aplicação como um todo nas organizações.

2. REFERENCIAL TEÓRICO 2.1 DIFICULDADES DE INFRAESTRUTURA DE TI NAS MICRO EMPRESAS A atuação das PME’s (Pequenas e Médias empresas) no Brasil é consideravelmente

ampla. De acordo com a “Coletânea Estatística da Micro e Pequena Empresa”

(divulgada pelo SEBRAE, com dados referentes ao período de 1996 a 2002), mais

de 99% dos empreendimentos brasileiros são de micro, pequeno e médio porte,

sendo que 6,08% são PMEs e empregam 30,9% dos funcionários do país. Outra

informação relevante é que segundo o Cadastro de Empresas do IBGE (2008)1,

pequenas empresas no Brasil possuem as seguintes características:

• Pequenas empresas têm entre cinco a 99 pessoas empregadas.

• Médias empresas têm 100 a 499 pessoas empregadas.

• Estão concentradas no setor de serviços.

• São os maiores empregadores no Brasil.

Muitos dos gestores destas empresas são pequenos empreendedores e alguns

deles, sem trajetória formal de estudos e que alcançaram o sucesso através de

intuição. Segundo FERNANDES (2012, p. 580-581), a infraestrutura da TI nestas

organizações possui as seguintes características:

• A Infraestrutura de TI não é complexa.

• As tarefas mais complexas são terceirizadas (tais como suporte a rede,

desenvolvimento de sistemas e implantação de sistemas integrados de

gestão).

• Geralmente compra-se ao invés de desenvolver.

• Há limites de habilidades em TI dentro da empresa.

• A tolerância ao risco é alta.

• Há muito foco em relação a custos.

• A estrutura do comando é simples.

1 Existem outras classificações de porte de empresa, tais como a Lei 9.841 de 05/10/1999, SEBRAE E BNDS.

• Existem poucos controles.

• O foco da informatização está nas áreas administrativas e financeiras das

empresas e automação dos pontos de venda (no caso das empresas

comerciais).

• Uso de e-mail.

• Eventualmente há aplicações B2B e B2C, através de internet.

Sem dúvida, o fator tecnológico é importante para manter estas empresas em

constante crescimento e funcionamento. O mercado vem exigindo que elas se

tornem cada vez mais ágeis e firmes em resposta as mudanças constantes. Além

disso, inovar e criar produtos com significativos padrões de qualidade são requisitos

primordiais para que estas empresas possam se manter competitivas. Como as

PME’s possuem uma quantidade menor recursos financeiros para sua modernização

(se comparado as grandes empresas), elas se veem, muitas vezes, obrigadas a se

adaptar a tecnologia, pois muitas delas não são desenvolvidas especificamente para

a sua realidade. Coloca-se ao pequeno empresário uma exigência descomunal de

mudança de atitude, para que ele "se adapte" à solução, ao invés de atendê-lo em

necessidades concretas e imediatas de automação (FIRMINO, 2003).

Utilizando as ferramentas erradas, as PME’s terão dificuldades em se manter no

mercado. Aliados a este fator, ainda temos a falta de profissionais capacitados,

ausência de treinamento, fatores motivacionais e resistência de funcionários, que,

como lembra DUQUE (2008) reagem à implantação de novas tecnologias e tem

medo do novo, à ameaça de perda do poder, perda do cargo, perda das vantagens

de posicionamento na hierarquia organizacional por onde passam informações

privilegiadas.

2.2 GOVERNANÇA DE TI

O termo governança vem sendo utilizado amplamente na atualidade. Exemplo disso

a expressão “governança corporativa”, que é largamente empregada na

Administração de Empresas. A expressão “governança” surge a partir de reflexões

conduzidas principalmente pelo Banco Mundial, “tendo em vista aprofundar o

conhecimento das condições que garantem um Estado eficiente” (Diniz, 1995, p.

400).

Aplicada a TI, a Governança tem um significado um pouco mais objetivo. Para a

ISO/IEC 38.500 (ABNT 2009, apud FERNANDES, 2012, p. 31), a Governança de TI

“é o sistema pelo qual o uso atual e futuro da TI são dirigidos e controlados. Significa

avaliar e direcionar o uso da TI para dar suporte à organização e monitorar seu uso

para realizar planos. Inclui a estratégia e as políticas de uso da TI dentro da

organização”. Ainda, de acordo com o IT Governance Institute (2007,

apud FERNANDES, 2012, p. 31): "A governança de TI é de responsabilidade da alta

administração (incluindo diretores e executivos), na liderança, nas estruturas

organizacionais e nos processos que garantem que a TI da empresa sustente e

estenda as estratégias e objetivos da organização ". Em sumo, o papel da

Governança de TI é avaliar riscos e otimizar a aplicação dos recursos, segurança,

diminuir custos e garantir controles efetivos, alinhando assim a TI ao negócio.

Neste contexto, a visão da Governança de TI possui basicamente 4 etapas, que

compreendem o “Ciclo da Governança de TI”:

2.3 Como aplicar práticas de Governança de TI nas PME’s

Para que a Governança de TI seja aplicada nas pequenas e médias organizações,

existem alguns fatores que devem ser levados em consideração. Como foi citado,

existem uma série de problemas de infraestrutura, gestão, investimentos e, também,

aspectos culturais que dificultam o desenvolvimento da TI nas PME’s. Apesar disso,

pesquisas mostram que este cenário está para mudar. Segundo o Gartner, “a

expectativa é de que os investimentos em TI sejam de US$ 133,9 bilhões, 6%

maiores do que em 2012”2. Estes investimentos contribuirão para o aumento na

competitividade e, logicamente, irão aumentar a qualidade dos serviços e produtos

para o consumidor.

O modelo de Governança de TI nas PME’s possui algumas particularidades. Para

FERNANDES (2012, p. 581) “o modelo de Governança de TI para pequenas e

médias empresas deve focar nos riscos principais para a continuidade do negócio e

para seu crescimento, em, alguns de gestão, e ter como principais fatores críticos de

sucesso a postura, as habilidades e as atitudes do responsável pela TI”.

2.4 Melhores práticas e suas aplicações 2.4.1 Cobit

O CobiT é um guia para a gestão de TI recomendado pelo ISACF (Information

Systems Audit and Control Foundation), inclui recursos tais como um sumário

executivo, um framework, controle de objetivos, mapas de auditoria, um conjunto de

ferramentas de implementação e um guia com técnicas de gerenciamento. As

práticas de gestão do CobiT são recomendadas pelos peritos em gestão de TI que

ajudam a otimizar os investimentos de TI e fornecem métricas para avaliação dos

resultados. O CobiT independe das plataformas de TI adotadas nas empresas

(ISACF, 2000a).

O principal objetivo das práticas do Cobit é contribuir para o sucesso da entrega de

produtos e serviços de TI a partir da perspectiva das necessidades do negócio, com

um foco mais acentuado no controle do que na execução (FERNANDES, 2012).

2 Pesquisa disponível em: http://convergenciadigital.uol.com.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=32219&sid=3

Como a estrutura do Cobit está ligado aos processos de negócio da organização, é

possível implementá-lo nas PME’s. Para isso, foi criado o Cobit Quickstart. Este foi

especialmente projetado para dar assistência a um adoção rápida e fácil dos

elementos essenciais do Cobit, trata-se de uma versão compacta do COBIT com

foco no processos mais críticos de TI (BUENO, 2010). Baseado na realidade

brasileira existem algumas recomendações que podem ser adotadas pelas PME’s,

segundo o Cobit Quickstart:

Prática Gerencial Recomendações

Planejamento de

TI

Entender a contribuição que a TI pode dar ao negócio.

Analisar como a concorrência usa a TI.

Conhecer os planos de crescimento da empresa.

Realizar um levantamento de custos e riscos. Apresentar à

diretoria e mostrar que a empresa tem a ganhar com os

investimentos.

Executar e Documentar.

Planejamento de

Aquisições de

novas Soluções

de TI

Avaliar a possibilidade de comprar ao invés de desenvolver.

Avaliar credibilidade dos fornecedores.

Softwares com base no mercado.

Avaliar arquitetura, qualidade da implantação e manutenção

pelo fornecedor. Avaliar riscos, plano de integração e testes dos

novos serviços e sistemas.

Verificar possibilidade de terceirizar Data Center, hosting, etc.

Evolução da

Infraestrutura

Tecnológica da

empresa

Avaliar crescimento do uso de recursos pela empresa.

Avaliar se a capacidade atende ao crescimento (se não atende,

planejar a evolução).

Gerenciamento de

Rede, Servidores

e backup

Verificar possibilidade de terceirizar. Estabeleça condições de

contingência e backup nos serviços junto ao fornecedor destes

serviços. Se estes serviços forem proprietários, monitore a

capacidade e a disponibilidade dos mesmos.

Armazenamento

de Mídias

Todas as mídias de backup, softwares, arquivos devem ser

guardados em local seguro. Existem serviços de guarda, que

podem ser contratados para realizar esta operação.

Segurança Lógica Antivírus e Softwares atualizados.

Estabelecer privilégios de acesso junto aos usuários e políticas

junto ao RH para controle de entrada e saída destes

funcionários (usuários).

Ter sistemas de log.

Possuir desktops na rede sem gravadores de cd/dvd,

pendrives, discos externos. Se não for possível, estabelecer

políticas de segurança junto a diretoria.

Gerenciamento da

Manutenção

Possuir serviços de manutenção, se possível, é interessante

contratar serviços externos. Para isso, é necessário procurar

serviços e equipamentos de alta confiabilidade.

Estabelecer contratos de disponibilidade com os fornecedores.

Gerenciamento de

Configuração e

Inventário de

Recursos

Fazer regularmente inventário de recursos.

Nunca usar softwares piratas e sim licenciados.

Estabelecer política de obsolescência de microcomputadores,

equipamentos e dispositivos móveis.

Gerenciamento de

Suporte aos

usuários

Ter um software de registro de chamado de usuários

Analisar chamados, verificar onde estão as maiores ocorrências

e incidentes, avaliar as causas e tomar ações para corrigir e

evitar os incidentes.

Todas as recomendações acima indicam um rumo para o crescimento e

desenvolvimento da TI na organização. Não é obrigatória a utilização de um

plano estruturado, todos as atividades podem ser realizadas por etapas, de

acordo com a necessidade e disponibilidade de recursos, entretanto, o

responsável pela TI precisa estar bem próximo dos gestores da empresa para

mostrar as vantagens que estas recomendações trarão ao negócio.

Como sugere FERNANDES (2012), pode ser essencial para a empresa buscar

apoio de entidades como Sebrae, que possui vários programas e projetos par

auxiliar na gestão das PME’s. O gestor da TI pode buscar também informações

no ITIL, cujo foco primário é possibilitar que área de TI seja mais efetiva e

proativa, satisfazendo assim clientes e usuários (FERREIRA, 2005).

3. METODOLOGIA

Este estudo é de natureza qualitativa e caracteriza-se como exploratório-descritivo.

Utilizou-se a pesquisa exploratória buscando proporcionar um conhecimento mais

profundo acerca do assunto escolhido.

Quanto aos procedimentos técnicos de coleta de dados, adotou-se a pesquisa

bibliográfica. Com relação aos dados, realizaram-se pesquisas em livros, artigos e

pesquisa na internet.

4. RESULTADOS

Verificou-se que é as PME’s possuem várias barreiras iniciais que podem atrapalhar

a implantação de uma política não só de governança mas, em alguns casos, de

entendimento da importância que a TI tem para o negócio. Para isso, o gestor de TI

precisa se aproximar da administração destas empresas e mostrar a importância de

uma utilização correta da TI, podendo ressaltar as questões de risco e o impacto que

estes riscos tem para a continuidade e crescimento dos negócios. Nesta parceria, o

plano de desenvolvimento da TI na empresa passará a ser desenvolvido de acordo

com seu plano de crescimento no mercado.

Ao final do estudo foi possível ver que as pequenas empresas podem buscar apoios

e recursos de instituições sérias e preparadas para alavancarem o negócio e

também verificou-se que algumas boas práticas de Governança, como o Cobit, já

possui métodos de menor complexidade e mais rápidos para a aplicação nas PME’s,

observando sempre suas necessidades mais específicas.

5. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS SILVA, S. M. K da; FLEURY, M.T.L. Aspectos culturais do uso de tecnologia de informação em pesquisa acadêmica. In: XXIII ENCONTRO DA ASSOCIAÇÃO NACIONAL DOS PROGRAMAS DE PÓS-GRADUAÇÃO - ENANPAD, 23, 1999, Foz do Iguaçu. MINISTÉRIO DA CIÊNCIA E TECNOLOGIA. Associativismo é saída para o desenvolvimento. 16 ago. 2004. Disponível em: <http://www.revistasusp.sibi.usp.br/scielo.php?pid=S0080-21072010000100001&script=sci_arttext>. Acesso em: 20 nov. 2012. SEBRAE - Serviço Brasileiro de apoio às Micro e Pequenas Empresas. Pequenos Negócios Desafios e Perspectivas: 2012. 3. ed. São Paulo, 2012. FIRMINO, Mário. Por que a pequena empresa resiste à tecnologia. Webinsider, São Paulo, v. 1, abr. 2003. Disponível em: <http://webinsider.uol.com.br/2003/04/23/porque-a-pequena-empresa-resiste-a-tecnologia/>. Acesso em: 15 nov. 2012. DUQUE, W. S.; MACHADO, M. V.; PELISSARI, A. S. Resistência à mudança tecnológica: Uma análise de influências nas instâncias de clima, cultura e poder de uma empresa de importação Espírito-Santense. In: SEGeT, 2008, Resende-RJ. V Simpósio de Excelência em Gestão e Tecnologia, out. 2008. FERNANDES, A. A.; ABREU, V. F. Implantando a Governança de TI: da estratégia à Gestão dos Processos e Serviços . Rio de Janeiro: Brasport, 2012. 634 p. INFORMATION SYSTEMS AUDIT AND CONTROL FOUNDATION . ISACAF, Control Objectives julho 2000a 3ª edição. BUENO, Daiana. Cobit e ITIL. Projetos e TI, Minas Gerais, out. 2010. Disponível em: <http://projetoseti.com.br/gestao/seguranca/cobit-e-itil/>. Acesso em: 18 nov. 2012. DINIZ, Eli. “Governabilidade, Democracia e Reforma do Estado: Os Desafios da Construção de uma Nova Ordem no Brasil dos Anos 90”. In: DADOS – Revista de Ciências Sociais. Rio de Janeiro, volume 38, nº 3, 1995. pp. 385-415. LIBERATO, Tais. Helpdesk. Paraná. Disponível em: <http://artigos.netsaber.com.br/resumo_artigo_16249/artigo_sobre_help_desk>. Acesso em: 19 nov. 2012.