e-book - Gestão Eficaz do Tempo em Seis Passos

Tema

e-Book com 27 slides

Gestão do Tempo, Stress e Organização no Trabalho

Gestão Eficaz do Tempo em Seis Passos

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ÍNDICE

Introdução 2

Definir claramente os objetivos 4

Ter uma boa agenda 11

Controlar as interrupções 12

Delegar tarefas 13

Definir prioridades 17

Preparar reuniões 23

Conclusão 25

Bibliografia 26

1


INTRODUÇÃO

Gerir o tempo é algo que se torna imprescindível no nosso dia-a-dia, quer a

nível pessoal, quer a nível profissional.

Para melhor gerir o tempo, torna-se fundamental fazer uma constante

autoanálise, percebendo o que está bem e que deve ser continuado, bem

como o que tem que ser melhorado. Assim, para isto ser possível, um dos

pontos de partida é a força de vontade. Este desafio torna-se ainda mais

evidente quando necessitamos de lidar com diferentes situações que nos

exigem uma constante adaptação, ou seja, quando precisamos de gerir o

Síndrome Geral de Adaptação - o Stress!

2


INTRODUÇÃO

Saber gerir o tempo e o stress, deixa-nos mais seguros,

confortáveis e autoconfiantes para lidarmos connosco e com os

outros, quer seja em ambiente profissional, quer seja a nível

pessoal.

3


1º PASSO

Definir claramente os objetivos

As nossas ações são guiadas por metas que fixamos, sendo

que cada vez mais visam a obtenção de resultados.

Normalmente estamos limitados a prazos estabelecidos que

deverão ser cumpridos. É assim que, bem formulados, os

objetivos ajudam na organização e gestão do tempo.

É sabido que a gestão do tempo de um profissional difere de

acordo com circunstâncias individuais. O primeiro passo

será analisar o trabalho em relação ao tempo disponível para

o realizar.

4


1º PASSO

Este sistema, de fácil memorização, visa que a utilização de

objetivos claros e concisos permite uma estrutura de trabalho que

torna possíveis decisões de gestão atempadas.

SMART

Específico (Specific)

Mensurável (Measurable);

Atingível (Attainable)

Realista (Realistic);

Temporal (Timely)

RECURSO AO SISTEMA SMART

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1º PASSO

Importa definir um percurso para o seu trabalho. Em que situação

se encontra, e o que pretende atingir. Ao definir um objetivo, não

se deve deixar espaço a interpretações duvidosas. Quanto mais

detalhado for o objetivo, melhor será a sua compreensão e maior

será a hipótese de ser atingido.

Depois de definir o objetivo, avalie se ele está completamente claro

para qualquer pessoa com um conhecimento básico do projeto ou

da organização.


Específico

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1º PASSO

Qualquer objetivo que não possa ser transformado claramente num

número, permite a manipulação e interpretação para que os

interessados o considerem atingido ou não.

Assim, é importante criar um sistema de medida para os objetivos,

definindo o que já se atingiu, bem como o que falta para atingir

aquilo a que se propôs. Então a pergunta que se impõem é: o

resultado a alcançar é mensurável? Portanto, é importante ter

claramente definido o método ou sistema de medição que será

usado para monitorar o objetivo.


Mensurável

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1º PASSO

É importante estabelecer metas qualitativas para avaliar o próprio

sucesso ou fracasso (pontos de situação). Fazer uma retrospetiva

diária ou semanal, averiguando o que conseguiu atingir em relação

ao período de tempo utilizado. Os objetivos devem ser ambiciosos,

mas nunca impossíveis de atingir. Definir números que nunca

poderão ser obtidos, causará frustração e desânimo.

Na prática, as perguntas para cada objetivo serão diferentes, mas o

importante aqui é entender que a meta deve considerar os diferentes

aspetos que podem condicionar o alcance de cada objetivo.


Atingível

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1º PASSO

Muitas vezes o objetivo é possível, mas não é realista. Por exemplo,

o objetivo “Reduzir em 20% os custos com a segurança e saúde dos

trabalhadores”, pode ser facilmente atingível, mas não seria realista

numa empresa que se preocupa com o bem-estar dos funcionários e

que não apresente justificação financeira para estes cortes.


Realista

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1º PASSO

Os objetivos deverão estar assentes em datas a cumprir. Podem-se

categorizar tarefas-chave e criar uma agenda para ajudar a gerir o

tempo: objetivos a curto prazo e objetivos a longo prazo.

Considerar o fator tempo para definir um objetivo, implica não só

definir claramente uma data de início e fim para o cumprimento do

mesmo, mas também considerar um período que não deve ser tão

curto que torne o objetivo impossível, nem tão longo que cause uma

dispersão da iniciativa com o tempo.


Temporal

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2º PASSO

Ter uma boa agenda

Organizar uma agenda onde são escritas as

tarefas a realizar e os compromissos, de modo

a libertar memória para outros assuntos da

vida, é fundamental na gestão do tempo. Esta

agenda deverá estar sempre atualizada, num

local de fácil acesso (agenda escrita ou em

formato digital), e com uma organização de

fácil interpretação para o/a utilizador/a.

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3º PASSO

Controlar as interrupções

Se trabalha num gabinete, feche a porta e

“isole-se”. Se desenvolve uma atividade em

espaço aberto, a solução poderá passar, se

possível, por mudar-se para outra sala; Se

recebe muitos telefonemas, peça para que

sejam reencaminhados para um/a colega.

Saiba dizer “não” (com amabilidade…).

12


4º PASSO

Delegar tarefas

Delegar tarefas permitirá que fique com mais

tempo e que se preocupe menos com as

questões operacionais, aumentando

simultaneamente as competências dos seus

colaboradores.

A obtenção de resultados por parte de uma

chefia, depende da gestão de dois fatores: as

pessoas e o tempo.

13


4º PASSO

Delegar tarefas

O que é delegar?

É possível delegar, quando deliberadamente se

confere autoridade a um/a colaborador/a para

executar uma tarefa que até então era

desempenhada pela chefia. Para tal, é

necessário ter em conta:

• Autoridade (poder ou direito de tomar decisões e agir de forma

a viabilizar a responsabilidade conferida.)

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4º PASSO

Delegar tarefas

• Responsabilidade (É o trabalho delegado, a função, a

tarefa. Assunção da responsabilidade envolvida. É

necessário haver equilíbrio ente autoridade e

responsabilidade. Não faz sentido atribuir a alguém

responsabilidade sem autoridade.)

• Confiança (Quanto à confiança, quem delega não pode

demitir-se do que delegou. As chefias são sempre, em

última instância, responsáveis por tudo o que se passa

nos seus serviços. Delegar não significa “alheamento” e

muito menos “demissão”!)

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PLANO PRÁTICO PARA DELEGAÇÃO

1. Aceitação da responsabilidade por parte do/a colaborador/a que vai

receber a delegação;

2. Transmissão à pessoa habilitada (ao/a colaborador/a em quem vai

delegar), da tarefa delegada;

3. Comunicação eficaz com explicitação de todos os pormenores

importantes para uma boa execução da tarefa;

4. Verificação da existência das condições necessárias à realização com

sucesso da tarefa delegada;

5. Acompanhamento pela chefia (mais ou menos próximo, consoante o nível

de desenvolvimento do colaborador).

EXISTEM CINCO FASES QUE QUALQUER PROCESSO DE DELEGAÇÃO

DEVE RESPEITAR:

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5º PASSO

Definir prioridades

Para fazer uma boa gestão do tempo é muito

importante distinguir entre o essencial e o

acessório, entre o urgente e o importante.

Matriz do tempo

A matriz do tempo é uma ferramenta muito

simples que nos ajuda a combinar importância e

urgência e a planear o uso do tempo com

eficácia.

17


MATRIZ DO TEMPO

18


MATRIZ DO TEMPO

No nosso dia-a-dia, torna-se essencial compreender e identificar que tipo

de tarefas e atividades nos são propostas. Dependendo desta “avaliação”,

vamos conseguir direcionar e orientar as nossas ações, procurando libertar

tempo para tarefas que têm que ser atendidas de imediato, evitando ficar

com a sensação de falta de tempo e, muitas vezes, de “dever não

cumprido”.

Consoante a perceção que temos face às nossas tarefas diárias, devemos

inseri-las nos quadrantes da Matriz. Desta forma, iremos começar no

quadrante I até ao IV.

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MATRIZ DO TEMPO

Uma regra importante, passa por reservarmos sempre parte do nosso

tempo para as situações de nível I que eventualmente poderão surgir.

A grande parte do nosso tempo, é distribuída pelos quadrantes II e III

Se não respeitarmos a Matriz, podemos:

Estar a perder tempo com situações IV, antes de resolvermos as

precedentes;

Sentir que tudo o que acontece à nossa volta é de quadrante I, o que

também não é, naturalmente, possível!

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EQUILIBRAR TAREFAS DIÁRIAS

Tabela A: todos os dias deverá concluir algumas destas tarefas urgentes e importantes;

Tarefas B: constituem a maior parte do seu trabalho, sendo urgentes ou importantes;

Tarefas C: estas tarefas não são urgentes e só devem ser feitas, quando houver tempo.

A tarefa é urgente eimportante?

NÃO SIM

A tarefa é urgente ou importante?

NÃO SIM

Necessita de aterminar hoje?

NÃO SIM

Trabalha com um prazo de

entrega estabelecido?NÃO SIM

Comece a agir imediatamente

Estipule um certo tempopara terminar

a tarefa

Estabeleça um prazo de

entrega realista

A tarefa é rotineira?

NÃO SIM

A tarefa ajuda-o a trabalhar

com eficiência?NÃO SIM

Estipule um tempo para

terminar a tarefa

Não a faça!

A tarefa é necessária?

NÃO SIM

Deixe a tarefa para uma

altura mais calma

Tarefa C

Tarefa B

Tarefa A

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PONTOS IMPORTANTES NO PLANO DE GESTÃO DE TAREFAS

• Figurar no plano tempos fortes e tempos de respirar, reduzindo ao

máximo os tempos de pressão;

• Prever compromissos e obrigações fixas (curto, médio e longo prazo);

• Reservar tempo para reflexão e trabalho solitário;

• Utilizar grelhas de fácil leitura (pode usar símbolos e cores);

• Não planear 100% do tempo! Deixar cerca de 40% para imprevistos;

• Rentabilizar espaços entre acontecimentos;

• Centrar-se nos objetivos e resultados a atingir;

• Planear assuntos mais importantes nas fases “mais rentáveis” do dia.

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6º PASSO

Preparar reuniões

As reuniões de trabalho devem ser preparadas de

modo a que o tempo afeto à sua realização seja

produtivo.

Assim, existem alguns passos importantes a

considerar:

• Definir os objetivos da reunião;

• Elaborar uma lista de assuntos através da técnica ABC, isto

é, categorizar os assuntos. Os assuntos de categoria “A- deve

tratar", a seguir os "B - devia tratar" e por fim os "C - podia tratar";

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6º PASSO

Preparar reuniões

• Identificar os participantes;

• Definir o local, data e horário da reunião;

• Convocar os participantes, facultando toda a informação

importante para a reunião, nomeadamente os assuntos a

tratar, a data, hora, local e documentos necessários, se

aplicável. Deve igualmente pedir a confirmação da

participação na reunião;

• Deverá preparar a documentação, a sala e os

equipamentos antes da reunião.

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CONCLUSÃO

O tempo tem uma dimensão objetiva e subjetiva. Existem vários fatores

pessoais que condicionam estas perceções. Importa percebermos como

estamos a distribuir o nosso tempo disponível nas nossas vidas e que

consequências isso nos traz.

Para lidarmos com o tempo, precisamos identificar as tarefas com que

somos confrontados no dia-a-dia, de forma a criarmos um plano de ação.

“Não tenha pressa, mas também não perca tempo”

José Saramago

25


BIBLIOGRAFIA

Adaptado do “Manual de Apoio ao Curso de Gestão do Tempo, Stress e

Organização do Trabalho” da ZONAVAERDE, elaborado por Dr. Tiago

Mogadouro de Sousa Aguiar, 2012; tabelas retiradas das imagens do

Google, em www.google.pt

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MUITO OBRIGADO

Fim da apresentação

Caso pretenda desenvolver as suas competências nesta área, a

ZONAVERDE tem disponível para si o curso de Gestão do Tempo,

Stress e Organização do Trabalho e-Learning.

Consulte esta e outras ofertas formativas em

www.academiazonaverde.pt

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http://www.academiazonaverde.pt/produto/gestao-do-tempo-stress-e-organizacao-do-trabalho-e-learning/

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