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Gestão de Projetos SociaisPMD Pro1Sessão 06
Gerenciamento dos Recursos do Projeto (p. 110)
Criação de normas de comunicação da equipe
Realização da avaliação de desempenho
Desenvolvimento da equipe do projeto
Documentação do Organograma do Projeto
Criação das descrições
Formar equipe
Finanças
Cadeia de
Supri-mento
Recursos
Humanos
Criação de Orçamentos
Identificação de estimativas de custo
Monitoramento de orçamento e gastos
Serviços de suprimento
Logística
Ativos
REVISANDO
Controle e Monitoramento de Riscos (p.118)
Controle e monitoramento de riscos
Identificação de riscos
Avaliação de riscos
Planejamento de resposta aos
riscos
Controle e monitoramento
de riscos
Categoria de Risco
Nome do
RiscoStatus
Probabi-lidad
e
Impacto
Pontuação do Risco
Resposta Responsável
Quando
Estratégia
Falta de capacida
de do parceiro
Ativo - o risco está
sendo monitora
do ativame
nte
3/5 4/5 7
Minimizar - o dinheiro
do orçamento
para treinament
o em contabilida
de.
Mariana T1
Natureza
A chuva atrasa as atividade
s
Isolado - risco
eliminado
2/5 3/5 5
Evitar - atrasar as atividades
até a estação
seca.
PM T1
Política
A insegura
nça ameaça
as atividade
s
Isolado - o risco
foi solucion
ado
2/5 4/5 6
Transferir - contrata
transportadores para absorver o
risco de perda.
MV T2
Etc.REVISANDO
Interação Fases x DisciplinasEscopo Tempo Recursos Riscos Justificativa
Partes interessada
s
Identificação e design
IdentificaçãoAvaliação e
Planejamento
Árvore de problemasÁrvore de objetivosQuadro Lógico
Diagrama de Venn
Matriz de análise das
partes interessadas
Definição
Planejamento EAP
Diagrama de rede
Estimativa de recursos
Estimativa de tempo
Caminho Crítico
Gráfico de Gantt
Plano de recursos humanos
Orçamento Baseado em Atividades
Identificação, avaliação e
planejamento de resposta aos riscos
Matriz RECI
Plano de Comunicação
Implementação Cadeia de
Suprimento
Monitoramento,
avaliação e controle
Análise de
Valor Agregado
Controle e monitoramento de riscos
Transição
REVISANDO
Fase 4: Implementação / Execução
Habilidades para
Implementação
Problemas
Pessoas
Controles internos
Habilidades Técnicas e Interpessoais
Qual propósito dos controles internos?
Identifica – Analisa – Comunica - Controla
REVISANDO
- Monitoramento;- Avaliação;- Controle e Tolerâncias!
Monitoramento, Avaliação e Controle do projeto
Monitoramento, avaliação e controle (p.63)
Monitoramento, avaliação e controle
Identificaçãoe design
do projeto Definição
do projeto Transiçãodo projeto
Porta de decisão
Planejame
nto Implementa
ção /
Execução
Porque monitoramento, avaliação e controle?
Você já gerenciou um projeto sem riscos?
Porque monitoramento, avaliação e controle?
Escopo
Tempo
Quali-dade
Custo
RISCO
RIS
CO
RIS CO RIS
CO
RIS
CO
RISCO
RISCO
Monitoramento, avaliação e controle
Qual é a diferença entre os 3?
Estrutura Lógica - Indicadores complementares
Descrição do projeto Indicadores Fonte de
verificaçãoPressupostos e/ou
riscos
Impacto
Objetivos
Resultados – Produtos
Atividades
Fazer as coisas bem feitas
(obter resultados)MONITORAMENTO
Fazer o que deve ser feito
(o sentido dos resultados)AVALIAÇÃO
Monitoramento - ligado a resultados/produtos (p.64)
Descrição do projeto
Indicadores
Fonte de verificaçã
o
Pressupostos
Impacto
Objetivo(s)
Resultados-ProdutosAtividades
Recursos/Insumos*
Monitoramento• Entrega do
serviço • Distribuição
física• Controle
financeiro• Controle de
compras e inventário
Ligado aos componentes de Recursos, Atividades e Resultados/Produtos.
Monitoramento• Pressupostos• Riscos A
6 Elementos do Sistema de monitoramento (p.68)
Indicadores Claramente definidos Com parâmetros e critérios Sistematicamente medidos
Cronograma e orçamento
Tempo e dinheiro são alocados para tarefas de monitoramento Processos de detalhes de cronograma para coleta de dados,
análise, resumo, avaliação e retornoEquipe/parceiros
Responsabilidades de monitoramento identificadas claramente Competências Planejar atividades de monitoramento com a comunidade Capacitar os integrantes da comunidade em sistemas de
monitoramento baseados na comunidade Usar técnicas de monitoramento participativo
Um ciclo de dados
Incluindo um ciclo inteiro para gerenciar os dados de monitoramento:
Gerenciamento de dados
Existem procedimentos usados para garantir a integridade dos dados e seu armazenamento adequado
Vínculo com o próximo nível
O sistema de monitoramento de projeto está vinculado ao próximo nível do programa ou portfólio da organização
1. Coleta 2. Revisão
3. Resumo 4. Análise 5.
Realimentação
Monitoramento de todo o projeto Área de
conhecimento ProcessoGerenciamento do escopo
• Monitorar contrato/ata de constituição• Monitorar EAP
Gerenciamento do tempo
• Monitore o cronograma e faça um cronograma de monitoramento
Gerenciamento de recursos do projeto
• Monitore custos, faça análises financeiras• Dirija a equipe do projeto, analise seu
desempenho, tome decisões• Acompanhamento administrativo
Riscos • Monitoramento dos riscos
Gerenciamento da justificativa do projeto
• Monitoramento dos pressupostos do Marco Lógico
Gerenciamento das partes interessadas
• Monitorar responsabilidades• Monitorar comunicação entre as partes• Informe o desempenho aos interessados
Avaliação (p.65)
Recursos
/Insumos
Objetivos – A lógica causal entre os produtos e objetivos está correta?
Impactos - A lógica causal entre os objetivos e o impacto está correta?
Descrição do projeto
Indicadores
Fonte de verificaçã
o
Pressupostos
Impacto
Objetivo(s)
Resultados – ProdutosAtividades
Avaliação (p.65)
Recursos
/Insumos
Objetivos - A lógica causal entre os produtos e objetivos está correta?
Impactos - A lógica causal entre os objetivos e o impacto está correta?
Descrição do projeto
Indicadores
Fonte de verificaçã
o
Pressupostos
Impacto
Objetivo(s)
Resultados – ProdutosAtividades
Monitoramento de pressupostos – Preste atenção especial ao acompanhamento de pressupostos nos níveis de Resultados e Objetivos. Eles são DECISIVOS para o sucesso do projeto.
Abordagens de Avaliação (p.69)
• Avaliação Intermediária• Avaliação Final• Avaliação Ex-Post
O projeto teve sucesso ao alcançar os resultados, metas e o impacto desejado?
O projeto foi relevante, efetivo e eficiente? O projeto tem o potencial de ser sustentável em suas operações
e impacto? A teoria expressa na estrutura lógica foi confirmada?
Monitoramento/ Avaliação - Qual é a diferença?
MONITORAMENTO AVALIAÇÃOO que? O que?
Por quê? Por quê?
Quando? Quando?
Como? Como?
Monitoramento/ Avaliação - Qual é a diferença?
MONITORAMENTO AVALIAÇÃOO que? Revisão constante de atividades/ resultados e produtos – identifica ações corretivas necessárias. Mede o progresso das operações diárias do projeto.
O que? Coleta e análise de informação para verificar o avanço na entrega dos resultados e produtos e sua contribuição para atingir objetivos e impactos.
Por quê? Identificar problemas e achar soluções, medir avanços em comparação com resultados e produtos, manter atividades no cronograma, etc. Tomar decisões sobre os recursos (vários). Ver tendências e padrões.
Por quê? Medir eficácia do projeto, ver se Objetivos foram atingidos, verificar nível da qualidade das coisas sendo feitas, aprender lições p/ melhorias futuras, etc.
Quando? De forma contínua ao longo do desenvolvimento do projeto.
Quando? Periodicamente, (a frequência varia segundo projeto). Normalmente meio termo, final e pós projeto.
Como? Visita de campo, registros, relatórios.
Como? Avaliação Interna / Externa
E o CONTROLE do projeto (p.70)
O que o gerente de projetos faz quando?A) Sua equipe não consegue acompanhar o cronograma na metade do projeto, e você verifica que está com atraso de 1 mês?B) Seu gerente financeiro verifica que o orçamento do projeto poderia atender um público 30% maior?C) Percebe que o público-alvo acompanharia melhor os conteúdos se tivesse aulas de matemática básica?
E o CONTROLE do projeto (p.70)
O que o gerente de projetos faz quando?A) Sua equipe não consegue acompanhar o cronograma na metade do projeto, e você verifica que está com atraso de 1 mês?B) Seu gerente financeiro verifica que o orçamento do projeto poderia atender um público 30% maior?C) Percebe que o público-alvo acompanharia melhor os conteúdos se tivesse aulas de matemática básica?
Definição de sistemas e de processos de tomada de decisão para gerenciar, documentar e comunicar as discrepâncias entre os planos do projeto e a realidade da implementação do projeto. CON
TRO
LE
FAILE o CONTROLE do projeto (p.70)
PLANO DE IMPLEMENTAÇÃO É UM “MEIO PARA UM FIM" E NÃO UM FIM EM SI MESMO
Não reconhecer que os planos originais são imperfeitos; Medo de reconhecer para doadores externos (e internos)
que o plano original não é mais viável; Relutância em revisitar os documentos originais para criar
um plano novo e mais adequado; Falta de clareza com relação a qual processo precisa ser
seguido para atualizar os documentos do projeto.
Em um processo integrado de controle de mudanças, cada mudança será (p.70):
Gerenciada
Analisada
Documentada
Comunicada
Tolerâncias (p.71)
As tolerâncias do projeto definem os limites de desempenho dentro dos quais o gerente de projetos pode
manter a autonomia.
O desafio será diferenciar quais problemas e respostas propostos estão dentro da autoridade
do gerente de projetos e quais não estão.
Tolerâncias no Controle de Mudanças (p.71)
Margem de
Tolerância
Tempo Custo Alcance Risco Qualidade Benefícios0
50
100
150
200
250
IdealTolerância Máx-ima
Definição das Tolerâncias (p.71)
Tolerân-cias
Tempo
Custo
Escopo
Risco
Quali-dade
Benefí-cios
Abordagem de mapeamento do processo de aprovação de solicitação de mudanças (p.73)
IdentificarAprovar
ControlarDocumentar
Formulário de solicitação de
alteração enviado
Criar ação para alterar planos e
atualizar documentos
Alteração possível
dentro do contrato?
Proibir solicitação
de alteração
Avaliar impacto no cronograma,
recursos, custos e qualidade
Criar nova ação para tratar da
alteração?
Atualizar os planos do
projetoImplementar
alteração
Fechar documentaçã
o
Aprovação do
cliente
Aprovação do cliente necessári
a?
O impacto
da mudanç
a é aceitável
?
O impacto da
alteração é aceitável
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Não
Não
Não
Não
Não
Abordagem de mapeamento do processo de aprovação de solicitação de mudanças (p.73)
IdentificarAprovar
ControlarDocumentar
Formulário de solicitação de
alteração enviado
Criar ação para alterar planos e
atualizar documentos
Alteração possível
dentro do contrato?
Proibir solicitação
de alteração
Avaliar impacto no cronograma,
recursos, custos e qualidade
Criar nova ação para tratar da
alteração?
Atualizar os planos do
projetoImplementar
alteração
Fechar documentaçã
o
Aprovação do
cliente
Aprovação do cliente necessári
a?
O impacto
da mudanç
a é aceitável
?
O impacto da
alteração é aceitável
Sim
Sim
Sim
Sim
Sim
Não
Não
Não
Não
Não
É importante personalizar o diagrama de processo com a realidade do contexto operacional do projeto.
Abordagem reiterativa de Planejamento de Projeto (p.74)
1. Confirmar a lógica, os riscos, as oportunidades, os pressupostos e os limites. 2. Atualizar e revisar as atividades, cronogramas e recursos do projeto. 3. Garantir que as atividades de intervenção do projeto sejam concentradas no tratamento dos riscos e problemas que apresentam as ameaças mais imediatas ao sucesso do projeto.
Planejamento em Ondas Sucessivas
Uma Mensagem Para LiberdadeIdeia inicial - Mensagem para Liberdade (concurso
de ideias da Fundação Rockfeller):
Criação de um aplicativo para denunciar casos de
imigrantes em situação de trabalho análogo à
escravidão na cadeia da moda.
Mensagem para Liberdade - Projeto final:
- Processo de capacitação para fortalecimento e estruturação das
oficinas da cadeia da moda;- Website de cadastro de varejistas e
de oficinas formalizadas, para possibilitar a conexão entre os dois
lados;- Conselho do projeto formado por varejistas, centros de apoio e donos
de oficinas.- Diagnóstico Externo : pesquisa de partes interessadas,
entrevistas em profundidade com imigrantes que atuam em oficinas de costura, entrevistas com centros de suporte a
imigrantes, com donos de oficinas e com grandes marcas de varejo.
- Percepções:- Pessoas envolvidas não se percebem na situação de trabalho
análogo à escravidão;- Muitos dos donos das oficinas não possuem condições para se
legalizar e falta suporte- Os grandes varejistas terceirizam a produção por meio de
intermediários – a aproximação entre varejistas e oficinas legalizadas poderia ajudar.
Tolerância: Aprovação
do Financiador (Comitê
de Governan
ça)
Assistir vídeo:https://vimeo.com/128498236
Avaliando o Projeto – Case Projeto Legado Avaliação Intermediária
Projeto Legado FdV
Impacto
Organizações melhorando na entrega
de seus resultados e sendo reconhecidas.
Aumento nos resultados das organizações (representado pelo indicador mais básico que possa demonstrar o resultado da organização)
Comparação da Ficha de Inscrição no Projeto Legado com Questionário após o Projeto Legado
Objetivos
Organizações aplicando os aprendizados,
melhorando a prática
Melhoria nos OCATs (Organizational Capacity Assessment Tool)
Comparativo do Resultado Inicial dos OCATs com o Resultado final dos OCATs.
Resultados
Organizações presentes nos treinamentos,
realizando assessoria para tirar dúvidas,
apresentando projeto na banca final e recebendo financiamento do Projeto
Legado.
# de Organizações presentes em mais de 80% dos treinamentos;% com o Projeto (NPS)# de organizações que apresentam projeto final$ repassado às organizações com melhores projetos
Atividades
Capacitações em diversos temas para as
organizações, com assessorias par atirar dúvidas. Ao final, as
organizações apresentam um projeto de aumento
de impacto, baseado nos aprendizados.
# de capacitações# horas de capacitações# de assessoria
OCAT – Organizational Capacity Assessment Tool
É uma ferramenta de análise de capacidade organizacional desenvolvido pela McKinsey e Venture Philanthropy Partners, com tradução e adaptação feita pela INK.
Seu objetivo é ajudar a ver de forma estruturada quais são os pontos fortes e quais os que precisam de mais desenvolvimento na organização social.
Identidade organizacional
Conselho
Estratégia Equipe Gestão e captação de
recursosVoluntários
Valores organizacionais ComunicaçãoAprendizado e inovação Estrutura
Equipe de liderança Processos
OCAT – Organizational Capacity Assessment Tool
OCAT – Organizational Capacity Assessment Tool
Identidade OrganizacionalEstratégia
Gestão e captação de recursos
Valores Organizacionais
Aprendizado e Inovação
Equipe de LiderançaConselho
Equipe
Voluntários
Comunicação
Estrutura Organizacional
Processos
0.00
2.00
4.00
Média DP
Estes indicadores foram coletados de acordo com os anos abaixo e analisados comparativamente:
Ano 0 = ano anterior à participação no projeto
Ano 1 = ano da participação no projeto
Ano 2 = ano após a participação no projeto
Ano 3 = dois anos após a participação no projeto (somente Acácias e Unidos Pela Vida com previsão).
❖ Foram coletados indicadores das instituições que receberam investimento em 2013 e 2014.
❖ Estes indicadores estão relacionados à ação da instituição e também ao projeto apresentado para investimento - sendo eles:
N. de alunos assistidos pelas instituições apoiadas
N. de crianças e adolescentes atendidos N. de campanhas e
eventos que realizaram ou participaram com
espaço
N. de livros distribuídos N. de crianças atendidas
eN. de crianças
apoiadas pela cartilha
N. de pessoas associadas, voluntárias e no mailing (projeto
Legado)e
N. de ciclorrotas e provas Detran
N. de pessoas que atendem palestras e
assistem os vídeos do Projeto Educação
Não enviou dados
Acácias
2014
2013
Resultados Ano 1 Resultados Ano 2 Resultados Ano 3Acácias
N. de crianças & adolescentes atendidos
diretamente200 200 221
Para 2015 (n. de atendidos pelas organizações que receberão a cartilha) 17021
ASIDEscolas beneficiadas 6 15 70Alunos impactados 837 2873 12000
Freguesia do LivroPontos de leitura 50 150 200
N. de livros distribuídos 2000 6000 8000Menino Deus
Crianças atendidas 89 140 246Parceiros do Mar
N. de eventos participados 15 5 11
N. de eventos realizados 3 7 14Cicloiguaçu
Prova detran 32.461 condutores 70320N. de pessoas no
mailing/newsletter 200 600 6000N. de associados (se possível, pode unir
número de associados + número de voluntários)
100 125 250
N. de voluntários 50 109 200Instituto Unidos Pela Vida
N. de alunos TOTAL nas palestras/aulas 800 710 1000
N. de pessoas TOTAL presentes nas palestras em outras instituições 1500 950 950N. de views em vídeos
educacionais 2000
Cicloiguaçu*
ASID
Parceiros do Mar
Freguesia Menino DeusUnidos pela Vida*
Acácias
Ano 0 = ano anterior ao projetoAno 1 = ano do projetoAno 2 = ano após projetoResultados em % (considerando crescimento em relação ao Ano 0)*Todos os resultados do Ano 2 das organizações 2014 são previstosDestas instituições, 86% delas afirmam que o Projeto Legado teve grande influência nos resultados que vieram após a participação, e 14% que teve média influência.
Avaliação Ex-PostQuando acontece?- No mínimo 6 meses após o términodo projeto.Quem paga?- O parceiro financiador.Quem executa?- Avaliador externo.
Paga pela consultoria da avaliação e até disponibiliza recursos para
os parceiros executores
Reserva 5% do valor de todos os projetos que financia, para pagar a avaliação ex-post de
apenas alguns selecionados, no futuro.
Escala de Rosenberg
Fase 5: Monitoramento, Avaliação e Controle
MonitoramentoX
Avaliação (Intermediária, Final, Ex
Post)
Marco Lógico
(indicadores)
Plano de Monitoram
ento e Avaliação
Mudanças
Tole-râncias
CONSOLIDANDO
Transição- Planejamento da Transição- Encerramento do Projeto- Aprendizados
Transição do Projeto (p.75)
Monitoramento, avaliação e controle
Identificaçãoe design
do projeto Definição
do projeto Transiçãodo projeto
Porta de decisão
Planejame
nto Implementa
ção /
Execução
O que acontece quando um projeto acaba?
Por que se chama fase de “transição”?
4 alternativas de Transição:
Encerramento Extensão Expansão Redesenho
4 alternativas de Transição: (p.76)Encerrame
nto ou Finalização
• O projeto é formalmente fechado e todas as atividades de encerramento do projeto são completadas
• Isso pode incluir a transferência para uma organização parceira
Extensão• Negociação de tempo extra para concluir o projeto (pode ser com um custo adicional ou “sem” custo).
Expansão• A equipe identifica que elementos do projeto devem ser replicados
• A equipe identifica nova área ou população-alvo
Redesenho ou
Redesign•O projeto é refeito e continua por meio de uma nova fase, com intervenções ou atividades modificadas
Existe a extensão sem custo?
O que devemos fazer para desenvolver a transição do projeto?
Verificação e aceitação (p.78)Verificar o alcance e impacto do projeto
(escopo do projeto ouescopo do produto?)
Confirmar a aceitação das entregas
Encerramento do Projeto (p.78)Ad
min
istr
ativ
o
• >
• A equipe do projeto foi liberada ou realocada?
• Os equipamentos, veículos, escritórios do projeto foram realocados, vendidos ou transferidos?
• Os relatórios do projeto e documentos de encerramento estão completos?
• Os arquivos do projeto estão atualizados?
Fina
ncei
ro
• >• <• Todos os
recursos dos doadores foram recebidos?
• Todas as contas a receber (adiantamentos do projeto, adiantamentos de viagem e adiantamentos para os fornecedores) foram liquidados?
• Todas as contas a pagar foram pagas?
Cont
ratu
al
• ?• ?
• Todos os contratos estão encerrados?
• Fornecedores? Subcontratados? Doadores? Organizações implementadoras? Outros?
• O doador analisou e aceitou os resultados/produtos do projeto?
Aprendizagem do Projeto
Projetos ProgramasSubportfolio
Subportfolio
Projetos Projetos ProgramasProgramas
Projetos ProjetosProjetosApren
da antes
Aprenda
durante
Aprenda
depois
Aprendizagem do Projeto
Revisão após a ação (p.79)
• Atividade de aprendizado simples, rápida e versátil
• Relativamente direto para organizar e implementar
• Ajuda os participantes a compreender o que foi planejado em comparação com o que realmente aconteceu
Avaliação• Mais formal, mais
recursos, mais tempo Julgamento
• O projeto atingiu os resultados e o impacto?
• O projeto foi relevante, eficaz e eficiente?
• O projeto tem potencial para ser sustentável em sua operação e impacto?
• A lógica da estrutura lógica é sustentável?
Conhecimento
• O projeto proporcionou lições para informar as decisões sobre operações, política ou estratégia relacionadas a intervenções em programas em andamento ou futuros?
Comemorar!! (p.79)
• Comemore conclusões bem sucedidas
• Reconheça o encerramento
• Confirme as relações sociais
Matriz de
Planejamento
da Transição (p.77)
Fase 6: Transição do Projeto
Encerramento
Extensão
Expansão
RedesenhoRevisão Após
AçãoX
Avaliação
CONSOLIDANDO
O que vimos hoje?
• Monitoramento, Avaliação e Controle- Monitoramento;- Avaliação;- Controle e Tolerâncias!
Na apostila: Monitoramento, Avaliação e Controle:
63 a 75.
O que você achou?Compartilhe conosco sua opinião sobre a sessão
de hoje:
Até a próxima!Ler a
apostila!!!!
