Escritório de Processos

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1. Contexto

O Ambiente de gestão está cada vez mais complexo e incerto.

Eficiência operacional

Ênfase na eliminação de burocracia

Diminuição de custos

Diminuição de tempo de execução das tafefas

Agilidade na adaptação as Mudanças de Cenário

Alavancagem da organização

Fonte de inovação organização

Mitigação de riscos e incertezas

Em cenário de incertezas:

Vamos investir mais em publicidade?

Fazer Fusão e Aquisição?

Ou melhorar nossa Margem de Contribuição através da melhoriainterna de como fazemos nosso trabalho?

Justificativa

Por que um Escritório de Processos é tão importante para a sua organização?

Por exemplo:

Porque sem o Escritório de Processos, enfrentamos problemas de:

- De não termos uma Visão Macro e sim individual, olhar além da sua área e sim do processo todo do começodo Pedido a Entrega, por exemplo;

- Concentração excessiva na atuação no dia-a-dia para solucionar problemas emergenciais sem ter tempo eestrutura para pensar em como melhorar os processos;

- Desmotivação e perda de desempenho por não conseguir efetivamente implantar novos processos;e falta de apoio, continuidade e permanência das práticas e iniciativas de gestão de processos.

Neste contexto, um Escritório de Processos vem para nortear e coordenar as ações relacionadas à gestão porprocessos.

O Escritório de Processos apoia toda a organização com metodologias, modelos, ferramentas, condução deprojetos estratégicos, treinamentos e Mentoring (apoio individual aos gestores e usuários dos processos) degestão de processos.

Nota:A Gestão por Processos

É preciso ir além de projetos pontuais de processos. É preciso implementar a Gestão (constante) por Processos.

Gestão por Processos é um conjunto de práticas, que requer pessoas gestoras - os Gestores por Processos, os quais,guiados por metodologia de trabalho e suportados por sistemas, (modelagem, fluxo de trabalho (workflow),monitoramento dos indicadores de performance, integração entre aplicativos etc.), promovem a melhoria constante decada processo da sua organização.

Um Escritório de Processos é elemento vital paraconferir à Gestão por Processos uma visão sistêmica,

inovadora e efetiva, que visa:

Criar e consolidar a cultura por processos em toda a sua organização;

Tornar Gestão por Processos uma iniciativa perene, fazendo parte do contexto de gestão global daorganização, no seu dia a dia;

Promover Gestão por Processos iniciativas conexas e de alta sinergia, alinhadas à estratégia corporativa;

Promover o entendimento e conseqüente engajamento de todos da organização, no trabalho demelhoria global do negócio.

Motivador Por exemplo:Cenário de crise e incertezas.

2. Objetivo

Foco:Melhorar a Eficiência Operacional;

Por exemplo Prazo de Entrega.

Através de:

Fortalecer o alinhamento entre estratégia e processos;

Apoiar projetos estratégicos através da Gestão por Processos;

Promover melhores práticas e políticas em Gestão por Processos;

Desenvolver e manter metodologia e ferramentas para Gestão por Processos;

Disseminar o conhecimento gerado em Gestão por Processos;

Gerenciar o desempenho dos Processos através de Indicadores.

3. Responsabilidades do Escritório de Processos

1.Apoio aos Gestores dos Processos, sendo um braço de auxílio nos trabalhos deacompanhamento e aplicação das iniciativas para aperfeiçoar os processos;

2. Orientação na formulação dos indicadores de desempenho dos processos;

3. Explicitação da contribuição dos processos para a estratégia;

4.Promoção e garantia do alinhamento dos processos de negócio com aestratégia corporativa;

5.Participação e acompanhamento da gestão dos projetos que envolvemmelhorias de processos;

6. Suportar e acompanhar as iniciativas de implementação de TI para processos;

7. Fomentar a integração entre os processos e áreas envolvidas;

8.Auxiliar na identificação de oportunidades de melhorias nos sistemas deinformação existentes;

9.Ser o guardião dos padrões, regras, mecanismos de avaliação etc., etambém das ferramentas usadas na Gestão por Processos;

10.

Gerenciamento e manutenção das metodologias aplicáveis ao ciclo devida dos processos (modelagem, análise, proposição e implantação demelhorias, avaliação dos resultados);

11. Normatização dos esforços de melhoria dos processos;

12. Garantia (auditoria) de conformidade de Processos;

13. Padronização e harmonização os processos de negócios entre localidades;

14.Desenvolvimento e difusão de metodologia e as melhores práticasde gestão por processos;

15.Institucionalização e consolidar as iniciativas da Gestão porProcessos na organização;

16.

Treinamento e desenvolvimento de pessoal nas melhores práticasde Gestão por Processos, assegurando a disseminação do conceitoe das práticas dessa gestão na organização;

17. Auxiliar na geração de conteúdos referentes à capacitação;

18.

Realização da interlocução entre os Gestores de Processoscom a Alta Administração e também com a Gestão deProjetos.

19.

Nota:

O Escritório de Processos não é Gestor de Processos e nem deve fazer as funções ligadasà Gestão por Processos, pois para isso a organização contratou os gestores de negócio.Ele não retira autonomia das áreas de negócio, mas sim auxilia e participa, nasiniciativas definidas pelos gestores para a melhoria de cada processo, como um prestadorde serviços.

4. O que se esperar do Escritório de Processos?

Gerir processos de negócio significa mudar continuamente a forma como uma organização executasuas atividades, visando aumentos significativos de desempenho como:

- Fortalecimento da excelência operacional;- Aumento da visibilidade para tomada de decisão (baseado em indicadores);- Promoção da inovação.

A maximização de ganhos com Gestão por Processos passa por construir o ambiente ideal para serepensar a forma como uma organização deve executar suas atividades.

Este ambiente deve ser colaborativo, culturalmente sustentável e suportado por métodos eferramentas adequadas.

O Escritório de Processos busca oportunidades para:

- Redução de custos;- Melhoria da comunicação entre as áreas;- Otimização da tomada de decisão.

5. Inicie um Piloto

Inicie um 'Piloto'. Neste trabalho de análise, diversos problemas que afetam negativamente oprocesso, aponte, utilize a ferramenta causa raiz de cada problema e os “sintomas” queconduzem à fragilidade, é possível a identificação da correspondente solução ou “remédio”.

Embora o Gestor consiga identificar o Problema (Porque demora tanto? Porque alguém temque cobrar?) na maioria dos casos, cada causa raiz dessas requer uma solução específica e istopode, portanto, significar um número expressivo de iniciativas, para as quais, nem sempre ogestor está preparado ou capacitado, ou ainda, dispõe de tempo.

O Gestor é pessoa ligada ao negócio e não necessariamente a tecnologia e metodologias enestas situações, para auxiliar no cumprimento de sua missão e responsabilidades, recorre aoEscritório de Processos, uma entidade interna à organização, que presta serviços ligados aocontexto de processos a todos os Gestores de Processos, facilitando a adoção das soluçõesidentificadas para cada problema.

Exemplo

Processo Pedidos de EstoquePorque demora tanto?

Porque alguém tem que cobrar?

Causa Raiz

Identificamos mais 30 causas raiz;

Trabalho realizado de maneira colaborativa. Todas as áreasafetadas. E, iniciamos a cultura de Gestão por Processos e avisão do 'todo' (do começo ao fim do Pedido).

Todos focados para resolver o problema de maneira colaborativa.

6.Fase para Implantar oEscritório de Processos

1. Caso de Negócio (justificativa)

2.Ações de comunicação da instalação da iniciativa da Gestão por

Processos na organização

3.Ações ligadas à definição dos serviços e respectiva responsabilidade

em Gestão por Processos

Definição do portfólio de serviços

4. Criação da Metodologia para Mapear Processos

Guia metodológico prático para mapear processos

Guia metodológico prático para Melhoria de Processos

Guia metodológico prático para criar dashboard/painel decontroles (indicadores/kpis)

5. Cadeia de Valor e MacroprocessosEstrutura da Documentação

6. Criação do guia Auditoria

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