DICAS DE OURO PRA VOCÊ ESCOLHER O MELHOR PARA SUA EMPRESA

Como escolher um

Software para

GESTÃO DE FROTAS

A Gestão de Frota é um trabalho complexo, que analisa diversos

tipos de informações referentes às atividades dos veículos.

O gestor precisa ficar atento a tudo que acontece - das

manutenções realizadas aos quilômetros rodados. Só assim

é possível fazer uma avaliação geral sobre a eficiência da frota e o

custo total das operações.

Por isso, o uso de softwares pode facilitar e agilizar o

trabalho de Gestão de Frota.

Mas esse programa precisa ser muito bem selecionado.

Do contrário, só vai trazer dor de cabeça ao invés de ajudar na solução

do problemas.

Para orientar os Gestores de Frota nessa importante

decisão, separamos algumas dicas fundamentais sobre

como escolher um software de Gestão de Frota, mostrando

todos os itens que ele deve verificar antes de adquirir um programa.

Confira nos slides seguintes as perguntas que

devem ser feitas para se chegar à escolha

do sistema ideal para a Gestão de sua Frota:

1. Minha empresa está pronta para

adquirir um Software?

Essa é uma das primeiras perguntas que os Gestores

de Frota fazem. E a resposta é sempre: SIM.

Não importa o tamanho da empresa ou a quantidade

de veículos, um software sempre pode ajudar na sua

Gestão (desde que seja bem escolhido, claro).

Tanto faz se a empresa já tem alguns anos de

experiência ou começou a atuar na semana passada.

Quanto antes você gerenciar as atividades de seus

veículos de maneira organizada e dinâmica, mais

rápido sentirá os resultados positivos e estará na

frente dos seus concorrentes.

2. Quais meus objetivos e orçamento?

Antes de sair em busca do software perfeito, você

precisa saber o que você quer que ele lhe proporcione,

e definir qual é a verba disponível para isso.

Dessa forma, você vai começar a sua escolha tendo

em mente exatamente aquilo que você procura. Assim,

já pode eliminar opções fora de suas necessidades.

3. Qual o melhor tipo de software para a minha

empresa: Software On-line (SaaS) ou Software

Instalado (On-premise)?

As respostas para essa pergunta vai depender de vários

fatores: desde seus objetivos e necessidades até a

estrutura disponível em sua empresa.

Veja nos dois slides seguintes, tudo que é preciso

verificar para saber se o melhor é um software de

Gestão de Frota on-line, disponível para acesso em

qualquer computador com acesso à internet, ou um

software instalado nos computadores da empresa:

3.1 Infraestrutura

Sua empresa tem capacidade (física e financeira) para

montar toda uma infraestrutura e um time de Suporte

interno? Ou prefere um software que o suporte seja de fora e

gratuito?

Softwares on-line necessitam apenas de conexão de

internet, já os instalados, demandam investimento em

equipamentos, banco de dados e equipe especializada.

3.2 Atualização das versões do Software

Antes de adquirir o Software, é necessário investigar como

funcionam os processos de atualizações do sistema. A

atualização da versão é automática? A atualização requer

algum novo investimento periódico? De quanto em quanto

tempo haverão atualizações para versões melhores? Isso vai

impactar diretamente na eficiência e nos custos futuros.

3.4 Implantação

Uma vez que a empresa contrata o software, o quanto antes ela o quer ver em

funcionamento. E é nessa hora que muitos fornecedores decepcionam, demorando muito

tempo na implantação ou ainda adicionando mais custos. Com os softwares on-line, tudo

funciona via web - inclusive a implantação. Já nos softwares instalados, há a necessidade

da presença do consultor para que o sistema seja implementado. Leve isso em

consideração na hora de escolher o programa para sua Gestão de Frota.

3.5 Treinamento

Não basta apenas ter um software, é preciso que os

profissionais saibam utilizá-lo. Esse é um fator importante na

escolha do sistema. Verifique se a empresa fornecedora do

software oferece algum tipo de treinamento. Se sim, como

eles funcionam? Tem algum custo? São presenciais ou via

web? Lembre-se que treinamentos presenciais demandam

gastos com aluguel de sala, contratação de consultores,

hospedagem, alimentação etc.

4. Tem integração com outros sistemas? Talvez você não encontre um único sistema que satisfaça todas as suas necessidades. É

comum que as empresas contratem dois ou mais softwares para cobrir por completo as

atividades dos veículos. Por isso, é importante verificar se o Software de Gestão de Frota

que você está adquirindo possui integração ou possibilita a importação de dados de

outros programas. Isso é fundamental para que as informações possam ser agrupadas

e analisadas de maneira ágil e dinâmica.

5. Como funciona a alimentação e importação

dos dados?

O objetivo do sistema é que ele agilize e dê mais tempo ao Gestor de Frota. Por isso, ele

deve ser fácil de ser utilizado internamente. Verifique como funciona a alimentação ou a

importação dos dados no sistema. Qualquer pessoa da empresa pode realizar esse

processo ou há necessidade de contratação de algum consultor técnico?

6. Quais são os métodos de pagamento? Os fornecedores de softwares geralmente oferecem duas

modalidades para pagamento: Licenciamento ou

Mensalidade. Os valores de licenciamento são bem altos,

porém, a empresa paga uma só vez. Por outro lado, a

vantagem de pagar por mensalidade é que, geralmente,

nesse modelo, a atualização é automática e os treinamentos

e a implantação são gratuitos.

Levando em conta os serviços incluídos, a mensalidade

acaba saindo mais barato, na maioria das vezes. Além disso,

no sistema de mensalidade, é possível adquirir e testar por

um tempo e, se precisar, cancelar – o processo é mais

simples.

Avalie tudo que está incluso dentro do valor do

Licenciamento ou da Mensalidade para saber o que é mais

vantajoso para sua empresa.

7. Qual o nível de segurança do programa?

Dentro desse sistema estarão as informações mais

valiosas de sua empresa: os dados sobre os

veículos de sua frota. Por isso, é indispensável que

o programa tenha o máximo de segurança para

proteger essas informações. Verifique quais são os

processos e os sistemas de segurança utilizados.

Questione, por exemplo: o que acontece com os

dados da minha frota se houver um dano

irreversível no computador? Nesse caso, sistemas

on-line são muito mais vantajosos, pois guardam

as informações na nuvem (em banco de dados

web, independente da infraestrutura física).

8. É padrão ou há possibilidade de

personalização?

Se você precisa que o software adapte algumas ferramentas para a sua empresa, deve

verificar essa possibilidade antes de contratá-lo. Verifique se há a opção de

personalização do sistema para suas necessidades. Se o programa oferecer

customização, questione como funciona, quanto custo, como é realizada etc.

9. É completo?

A resposta vai depender do que você considera

como “completo”. Mas, independente de suas

necessidades, existem alguns itens básicos que o

programa deve oferecer para ser considerado um

Software de Gestão de Frotas completo.

São eles: Controle do Combustível, Controle dos

Pneus, Controle de Portaria, Gestão da

Manutenção da Frota, Controle de Documentos,

Controle de Abastecimento e Custo da Frota.

Um programa que ofereça todas essas

funcionalidades tornarão a Gestão da sua Frota

muito mais segura e ágil.

A Sofit é pioneira no

mercado de Gestão de

Frotas e, sabendo que este é

um mercado carente de

conteúdos de qualidade,

resolveu dividir todo o

conhecimento de seus

consultores com os Gestores

de Frotas do mundo inteiro!

Esperamos que essas dicas

possam lhe orientar na busca

pelo Software ideal para a

Gestão de Frotas de sua

empresa.

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CONSEGUIREM MELHORES RESULTADOS COM A GESTÃO DE FROTAS!

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