Modelagem de documentos

As organizações vivem, atualmente, diante de uma realidade pouco confortável e extremamente complexa, em que nada é constante e previsível e diante dessa realidade as informações exercem um papel importante nas organizações. Nesse sentido, a informação orgânica produzida internamente à organização ganha destaque, visto que é insumo essencial para o processo decisório em âmbito organizacional. Essas informações específicas produzidas pelas instituições são um insumo poderoso para as organizações, por se constituírem em elemento integrador das diversas atividades administrativas e processos organizacionais que refletem suas estruturas e funções, assim como formam e alicerçam o ambiente de informação de uma organização, bem como refletem as atividades de caráter técnico e/ou científico.

Desse modo, torna-se imprescindível o planejamento de ações que normatizem a produção dessas informações por seus criadores e estabelecer parâmetros arquivísticos para a guarda permanente dos documentos que possuem caráter comprobatório, legal e jurídico das atividades organizacionais.

Os documentos arquivísticos diferenciam-se dos outros tipos de documentos, porque têm relação orgânica entre si. A informação contida em um documento complementa a informação existente em outro. Essas informações, chamadas de informações orgânicas, são um conjunto de informações sobre um determinado assunto, materializada em documentos arquivísticos que, por sua vez, mantêm relações orgânicas entre si e foram produzidos no cumprimento das atividades e funções da organização. As informações orgânicas, quando organizadas e ordenadas, formam os arquivos da instituição (CARVALHO; LONGO, 2002, p.115).

Diante da crescente utilização das novas tecnologias de informação, devido ao acelerado desenvolvimento tecnológico da área de informática, deve-se ter especial atenção com os documentos eletrônicos e os fenômenos que o envolvem como, por exemplo, sua forma de acesso e uso, a necessidade de gerenciar documentos eletrônicos desde a sua criação, visando a não destruição e má utilização, por parte de seus produtores e usuários respectivamente, auxiliando assim o processo decisório e as questões legais que envolvem a organização como, por exemplo, a comprovação legal e jurídica de suas atividades.

Diante desse contexto a produção de documentos eletrônicos apresenta-se como problemática e o seu gerenciamento infelizmente é deficiente nas organizações ocasionando desconfiança e insegurança quanto ao uso destes documentos para a tomada de decisão.

Outro problema relevante é a falta de uma política de gestão que normatize a produção das diversas tipologias documentais internamente à organização em formato eletrônico, visto que primeiramente é necessário trabalhar a cultura informacional das pessoas em relação a essa produção, bem como aos diferentes tipos de informação/documentos e suas características particulares, cujo desconhecimento é um fator determinante para a ineficiência da gestão documental.

Em função do exposto, surge a necessidade em se definir modelos, métodos, técnicas e ferramentas tecnológicas para produção documental de informações orgânicas.

A modelagem de documentos abrange uma grande quantidade de aspectos a serem observados devido a grande diversidade de formatos para documentos, formulários, metadados, etc.

A modelagem deve analisar a funcionalidade de cada documento, a razão do mesmo existir e como atende aos requisitos para os quais foi criado. Obviamente, essa análise deve ser feita dentro do contexto do processo do qual cada documento faz parte para conferir a sua eficiência e eficácia.

Não é incomum encontrar um tipo de documento com formatos diferentes em setores diferentes para uma mesma funcionalidade ou documentos diferentes que poderiam ser incorporados um ao outro formando um documento único simplificando o fluxo do processo, ou ainda documentos cujo conteúdo destina-se a mais de uma atividade obrigando uma ação esperar pela outra pelo documento não poder estar em mais de um lugar ao mesmo tempo e nesse caso deveria ser desmembrado para permitir ações em paralelo reduzindo o tempo do processo.

A análise de cada documento deve ser feita a partir da ação provocada pela informação nele contida em cada passo de cada processo.

Primeiramente deve ser criado um controle centralizado de emissão de documentos e formulários tendo como meta a racionalização, classificação e codificação dos mesmos. Deve-se observar a existência de instrumentos normativos de especificação.

Para documentos que inevitavelmente tenham que continuar a ser produzidos em papel deve-se otimizar as características do texto e as características físicas do papel e da produção gráfica.

Redesenho de documentos

O desenho dos documentos, novos ou não, deve seguir uma padronização de formatos e de registros.

A padronização de formatos é quanto a diagramação dos documentos: com cabeçalhos padronizados trazendo o nome e a logomarca da instituição e identificação do setor que o originou, numeração sequencial e data; corpo do texto com padronização de tamanho da página e margens, disposição e espaçamento de parágrafos, tamanho e tipo de fonte e espaçamento entre linhas; e rodapé com informações sobre a organização como endereço, telefones, mensagens promocionais, etc.

Um fator importantíssimo, porém de difícil implantação é a padronização, não imutável, da redação dos documentos. Com a padronização o redator evitaria problemas em relação aos efeitos práticos causados pelo conteúdo da informação e sua repercussão.

O ideal seria a criação de um manual de comunicação escrita para ser fonte de consulta permanente para os colaboradores com normas gerais e técnicas de elaboração e redação de documentos oficiais, orientações sobre padrões de procedimento e apresentação das

comunicações administrativas escritas além de uma súmula gramatical aplicada como meio para se atingir o que se convencionou chamar de expressão correta (nomenclatura), de acordo com a língua padrão.

Vide exemplos:

www.pucrs.br/manualred/

www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/index.htm

www.senado.gov.br/comunica/agencia/manual/m_agencia.pdf

http://www.vermelho.org.br/html/manual.htm

Redesenho de formulários

Além de considerar as recomendações gerais e de redesenho de documentos, aplicáveis, na criação ou redesenho de formulários devem ser observados o tamanho das lacunas (campos de dados) adequado, o agrupamentos dos dados relacionados em caixas ou tabelas e a sequência de preenchimento.

Considerações gerais

O redesenho de documentos e formulários não representa apenas a modificação de formatos, mas principalmente a forma de criação de seu conteúdo e sua distribuição.

Hoje em dia a quase totalidade de documentos e formulários gerados nas organizações nascem eletrônicos e depois são transformados em papel. Há muito tempo não se vê uma máquina de escrever, ninguém mais as utiliza para confeccionar documentos e em pouquíssimos e específicos casos são usadas para preencher formulários pré-impressos. Nas organizações e até em nossa casa todos nós utilizamos o microcomputador e um software de edição de texto para fazê-lo, portanto os documentos nascem digitais em diferentes formatos e são transformados em analógicos quando impressos. Essa transformação se dá pela necessidade de serem assinados – eu diria assassinados -.

É muito comum que esse documento que nasceu digital e foi transformado em analógico (assassinado) venha a ser novamente transformado em digital através do seu escaneamento (digitalização). É um longo percurso de volta às origens, mas infelizmente isso é apenas uma meia verdade. Porque ele volta como uma imagem, um retrato do papel. Como imagem ele contém informações desestruturadas e por isso não pode ser automaticamente indexado pelo seu conteúdo a menos que passe por um processo de reconhecimento ótico de caracteres (OCR/ICR) que cria um arquivo paralelo em formato texto (estruturado) como resultado desse reconhecimento. Aí então pode ser efetuada a sua indexação por conteúdo com a geração de palavras-chave e posterior pesquisa temática.

É uma volta e tanto essa que o documento dá para voltar às origens e, se pensarmos que com o advento da certificação digital o documento não precisa mais ser assinado de punho, portanto não precisa ser impresso para ser disponibilizado ao destinatário, esse processo é, hoje em dia, absolutamente desnecessário.

Para discorrermos sobre documentos eletrônicos temos que antes conhecer a cerificação digital, pois sem ela eles não poderão ser usados com força legal. Vide tópico “Assinatura Digital”.

Conforme já foi dito, em se tratando de documentos textuais a padronização deverá ser:

• Utilização de layout unificado quanto a logomarcas, cabeçalhos e rodapés (papel timbrado);

• Registro de controle identificando: numeração seqüencial de criação, departamento e preposto emissor, data e ementa;

• Padronização de redação;

• Mensagens promocionais;

• Armazenamento.

Automação de escritório

A forma mais simples de implantar a padronização é a obrigatoriedade de utilização de rotinas pré-programadas para criação de documentos (macros).

O software mais utilizado no mundo para edição de textos é o Microsoft Word for Windows e por essa razão suas características e funções serão usadas como exemplo para um modelo de padronização da criação de documentos e formulários.

O Word proporciona a criação de rotinas programadas em linguagem Visual Basic (macros) e com isso podem ser criadas quantas macros forem necessárias para confecção dos diversos diferentes tipos de documentos e formulários de uma organização.

As macros deverão ser o único meio de criação de documentos oficiais sendo a única forma de acesso ao papel timbrado da empresa além dos registros de controle.

Com a macro poder-se-á buscar em um banco de dados, automaticamente, o nome, cargo e departamento do emitente e redator, a numeração de controle, etc.

Também poderá ser criada uma ementa para permitir posterior pesquisa temática.

A macro permitirá que os textos gerados sejam arquivados em locais específicos sem que haja interferência do emissor/editor e o arquivo poderá ser protegido contra modificações posteriores. Documentos oficiais jamais deverão ser armazenados no disco rígido da maquina do emissor/editor. Obrigatoriamente os documentos deverão ser armazenados no repositório do software de GED/AP.

A macro também poderá assinar eletronicamente o documento, gerar a certificação digital e, sendo o caso, convertê-lo para um formato arquivístico definitivo.

Para exemplificar tomaremos como modelo a confecção de ofícios de uma organização pública.

Os documentos necessitam ser redesenhados para terem formato padronizado e criação automatizada com a instalação de rotinas (macros) dentro do Word for Windows que a partir de janelas de captura de dados irão caracterizar o remetente, o destinatário e o assunto, através da digitação da ementa do mesmo, e ainda terão sua numeração, indexação e armazenamento efetuados de forma automática.

Nas figuras a seguir, damos um exemplo de como seriam as rotinas de automação.

O processo se inicia com a criação de um ‘Arquivo’, ‘Novo’.

Neste instante será apresentada a janela para seleção do ‘modelo’ de documento a ser criado. Então se seleciona o modelo desejado, no exemplo, ‘Ofício TMC’.

Ao selecionar o ‘modelo’ será apresentada uma janela, já pertencente à macro do Word, programada para a criação padronizada de Ofícios.

A automação da criação de documentos garantirá a centralização do armazenamento permitindo a confecção de cópias de segurança (back up´s) periódicas garantindo a segurança das informações, a significativa redução de erros, a disponibilização dos mesmos corporativamente, além da codificação automática de classificação dos documentos pelo assunto permitindo a posterior pesquisa temática dos mesmos.

A automação do processo de criação padronizada de documentos aliada à utilização de assinatura eletrônica (certificação digital) irá agilizar o processo de comunicação da organização com seus clientes, parceiros, fornecedores e demais entidades com quem matem troca ou fornecimento de informações e reduzir significativamente os custos de impressão e postagem.

O formato definitivo de armazenamento

Tanto o setor remetente quanto o preposto do mesmo serão pesquisados no banco de dados do setor de pessoal. Se o destinatário for um prefeito, também os seus dados poderão ser coletados noutra base de dados específica. E ainda, os outros destinatários poderão ser gravados em mais outro banco próprio para posterior coleta.

Todos os demais dados, inclusive os de indexação, excetuando-se o <Conteúdo do Ofício> serão incluídos automaticamente.

Volumes maciços de fotografias e vídeos, imagens de documentos digitalizadas, e outros arquivos estão sendo criados hoje, e têm que ser arquivados de forma a protegê-los e torná-los facilmente encontrados e acessíveis a grandes grupos de utilizadores - para sempre. É arriscado utilizar tecnologia de arquivo de origem privada e fechada para este tipo de arquivo de conteúdo fixo, porque os dados podem ficar abandonados numa “ilha” de arquivo se o fabricante deixar o negócio, a organização do arquivo perder pessoal técnico chave, o produto for significativamente alterado, ou uma nova tecnologia o deixar para trás.

Após serem definidas as rotinas de produção das diversas tipologias documentais das informações orgânicas internamente à organização é necessário definir os parâmetros arquivísticos para a guarda permanente dos documentos.

Os parâmetros a serem definidos são:

• O formato eletrônico definitivo de arquivamento e

• Os metadados

Para definir o formato eletrônico de arquivamento das informações orgânicas produzidas e para que estejam inseridas no mesmo contexto arquivístico das informações recebidas pela organização é necessário analisar todos os possíveis tipos de arquivo que necessitarão ser tratados.

Os Diversos Formatos de Arquivos Eletrônicos

Nos computadores todos os dados estão codificados dentro de arquivos, assim, o tempo todo criamos e utilizamos arquivos.

Definição de arquivo

Arquivo é um conjunto de registros agrupados segundo uma regra organizacional que contém informações sobre uma certa área de atividade.

Com uma definição tão geral, o importante é notar que os arquivos podem conter qualquer tipo de informação: eles podem ser programas, textos, sons, imagens, vídeos, planilhas, páginas Web... e podem ter tamanhos diferentes. Para generalizar a nomenclatura, dada a diversidade de formatos, esses diferentes tipos de arquivos são terminologicamente chamados, no domínio dos softwares de ECM, de “conteúdos”.

Portanto, tudo no computador é armazenado sob a forma de arquivos (conteúdos), sejam os seus programas, os programas do fabricante, os textos digitados, as imagens armazenadas, os e-mails e faxes, os arquivos de música e vídeo, os desenhos técnicos CAD, etc.

Apenas para lembrar, os nomes dos arquivos são divididos em duas partes:

• Antes do ponto: quem cria o arquivo lhe dá um nome que teoricamente pode ser renomeado a qualquer momento.• Depois do ponto: define o seu formato e informa qual programa gerou e abre aquele arquivo.

Digital e virtual

O arquivo é digital, mas não é virtual. Existe fisicamente no disco rígido, tem um certo tamanho, portanto, ocupa espaço e pode ser perdido se, por um descuido ou acaso, for deletado ou o disco rígido for danificado.

Formatos

(Ou extensão, ou tipo ou terminação). É a última palavrinha, em geral com três ou quatro letras, que aparece depois do ponto no nome do arquivo e que identifica o seu formato. Exemplos: mp3, zip, bmp, jpg, xls, pps, exe, gif, doc, html, mpeg.

O formato informa ao sistema operacional qual o programa que o gerou e, assim, qual programa deverá ser executado para que o arquivo possa ser aberto (visualizado).

O conteúdo do arquivo lhe confere certo formato, que pode ser identificado de duas maneiras:

• pelo tipo ou terminação ou extensão ou formato, após o nome do documento.• pelo ícone que aparece antes do nome.

Certas terminações identificam o programa em que o arquivo foi criado. Por exemplo:

Formato Programa

.cdr Corel Draw

.ppt Power Point

Terminações de uso comum

Alguns formatos, de uso frequente, estão listados a seguir:

• .arj - Arquivo compactado.

• .asf - Microsoft Advanced Streaming Format file - Áudio ou vídeo do Windows Media Player.

• .asp - Active Server Pages. É um formato de página na Internet, capaz de gerar conteúdo de forma dinâmica.

• .au - Som. Do UNIX

• .avi - Vídeo. Formato dos arquivos DivX. Visualizado por vários programas.

• .bak - Arquivo cópia, de segurança. Alguns programas podem guardar uma cópia do original com essa terminação, quando realizam modificações em arquivos.

• .bat - Arquivo executável (programa) em Windows. Costuma executar comandos de DOS.

• .bin - Geralmente o sistema operacional usa esse tipo de arquivo em algumas aplicações, que o usuário não pode manipular. Também pode ser uma imagem de CD. Se for, vem junto com outro arquivo com o mesmo nome, mas com terminação .cue.

• .bmp - Imagem, pode ser aberto em qualquer visualizador ou editor de imagens, por exemplo o IrfanView. É compatível com todos os programas, inclusive com o próprio Windows.

• .c - Programa fonte em linguagem C, que deve ser submetido ao compilador.

• .cab - Arquivo compactado.

• .cdi - Imagem. De CD.

• .cdr - Imagem vetorizada do Corel Draw.

• .cfg - Arquivo que geralmente funciona como apoio para outro programa. Frequentemente, nele são escritas as preferências que o usuário seleciona por default (padrão).

• .class - Contém o código fonte java compilado.

• .com - Arquivo executável (programa) em ambiente DOS.

• .cpp - Programa fonte em linguagem C++, que deve ser submetido ao compilador.

• .css - Cascading Style Sheets. Determina a apresentação de arquivos em uma linguagem de marcação, como HTML ou XML.

• .dat - Arquivo de dados. Armazena informações usadas por um programa do qual depende, internamente. Em geral é possível editá-lo com qualquer editor de texto.

• .dtd - Document Type Definition. Contém regras para tags que podem ser usadas em um arquivo XML e os valores válidos..dll - Dynamic-Link Library (ou Biblioteca de Vinculação Dinâmica) - É conhecido como biblioteca. Contém funções e dados que outros executáveis podem utilizar quando estiverem sendo executados.

• .doc(x) - Texto do Microsoft Word.

• .dot - Texto do Microsoft Word document Template.

• .dpr - Delphi Project - Projeto desenvolvido no ambiente de programação Delphi.

• .dxf - Drawing Interchange Format - Arquivo importado pela maioria dos programas de gráficos 3D, como o AutoCAD.

• .eps - Encapsulated PostScript Image - Arquivo de imagens exportadas por grande variedade de programas de imagens.

• .exe - Executável (programa).

• .fla - Arquivo do Macromedia Flash.

• .gif - Graphical Interchange Format - Arquivo compactado de imagem.

• .html (ou .htm) - Hiper Text Markup Language. É uma página para a Internet. Pode ser visualizada por navegadores, como o Firefox, suíte Mozilla.

• .ice - Arquivo compactado do IceOws.

• .inf - Arquivo de informação do sistema operacional.

• .ini - Arquivo de inicialização do sistema. Guarda dados de configuração de algum programa.

• .ico - Imagem. Ícones do Windows.

• .jar - Java ARchive - arquivo de distribuição de aplicações e bibliotecas Java. Possui algumas características semelhantes aos arquivos .exe do Windows.

• .java - Contém código escrito em Java

• .jpg - Imagem. Bastante compactado.

• .jpeg - Imagem. Padrão bitmap compactado.

• .jsp - Java Server Pages. É um formato de página na web.

• .js - Arquivo que contém programação em JavaScript.

• .log - Arquivo de texto que registra toda a atividade de um programa aberto.

• .lnk - Atalho do Windows - Possibilita acesso direto a um programa.

• .max - Arquivo original do 3DstudioMax.

• .mdb - Arquivo de banco de dados, geralmente gerado pelo Microsoft Access.

• .mid - Áudio. Com pequeno tamanho, muito usado na Internet.

• .mp3 - Áudio. Padrão MPEG Audio Layer 3 (AC3), que aceita compressão em vários níveis.

• .mpg - Vídeo compactado. Vísível em muitos players. É usado para gravar filmes em formato VCD.

• .mpeg - Vídeo.

• .mov - Vídeo que pode ser transmitido pela Internet e usa a tecnologia Apple Quicktime.

• .nrg - Imagem de disco. Geralmente gerado pelo programa Nero Burning Rom.

• .obj - Arquivo objeto. O compilador concatena código e dados em um programa fonte e os coloca em seções de código e de dados nesse tipo de arquivo.

• .odp - OpenDocument - Apresentação. Pode ser aberto pelo BrOffice.org Impress

• .ods - OpenDocument - Planilha. Pode ser aberto pelo BrOffice.org Calc

• .odt - OpenDocument - Texto. Pode ser aberto pelo BrOffice.org Writer

• .ogg - Áudio. Formato de áudio compactado. Tem melhor qualidade que mp3.

• .ole - Arquivo que usa tecnologia da Microsoft para atualizar informação entre seus programas.

• .oxt - Instalador de extensão da suíte de escritório BrOffice.org ( Writer, Calc e Impress)

• .pas - programa fonte em linguagem Pascal, ou unit em ambiente de desenvolvimento Delphi.

• .pcx - Imagem. Utilizado pelo Paintbrush.

• .pdb - Palm Data Base File - Contém dados utilizados por programas no Palm. Podem ser apenas complementos aos arquivos .prc ou os próprios programas.

• .pdf - Portable Document Format - Permite visualizar o documento, independentemente do sistema operacional ou do programa utilizado na sua criação. Pode ser lido pelo Foxit, por exemplo.

• .pho - Arquivo do Photoshop.

• .prc - Program File ou Palm Runnable File. Contém programas que são instalados no Palm.

• .php - Arquivo de página da Internet. Permite transportar para a Web o conteúdo armazenado em banco de dados.

• .pic - Imagem. Pode ser usado em qualquer editor de imagens.

• .png - Imagem. Voltado para a Web. É aberto em por quase todos os programas de imagens.

• .pps - Apresentação do Microsoft PowerPoint, na tela toda.

• .ppt - Apresentação do Microsoft PowerPoint, slide a slide.

• .psd - Imagem. Do Adobe Photoshop.

• .qxd - Arquivo do programa de editoração QuarkXPress.

• .rar - Arquivo compactado. Formato de compressão bastante popular, desenvolvido por Eugene Roshal (RAR = Roshal ARchive).

• .reg - Arquivo de informação relativa ao Registro do Windows.

• .rm - Áudio do Real, codificado de forma especial para ser transmitido pela Internet.

• .rmi - Áudio.

• .rtf - "Rich Text Format". Permite guardar os formatos de texto mais utilizados.

• .scr - Protetor de tela do Windows.

• .swf - Do Shockwave Flash. Formato de vídeo muito utilizado na Internet.

• .sxw - Texto do BrOffice.org Writer

• .sxc - Planilha do BrOffice.org Calc

• .sxi - Apresentação do BrOffice.org Impress

• .sxd - Imagem. Do BrOffice.org Draw

• .sys - Arquivo de sistema.

• .tif - Imagem sem compressão. Costuma ser usado para o armazenamento de imagens em alta resolução.

• .tmp - Arquivo temporário. Pode ser excluído.

• .ttf - "True Type Font". Arquivo de fonte.

• .txt - Texto. Admite pouca formatação. Pode ser aberto com qualquer editor de texto, como o Metapad.

• .vob - Vídeo de alta qualidade, usado para armazenar filmes em DVD.

• .vqf - Áudio. Bastante compactado.

• .xls - Planilha. Do Microsoft Excel.

• .wab - Arquivo em que o Microsoft Outlook guarda o catálogo de endereços de e-mail.

• .wav - Áudio. Sem compactação.

• .wks - Arquivo de documento do Microsoft Works.

• .wmf - Windows Metafile. imagem. Desenhos vetoriais usados em cliparts no Windows.

• .xml - eXtensible Markup Language. É uma recomendação da W3C para gerar linguagens de marcação para necessidades especiais.

• .wpd - Texto. Gerado pelo Word Perfect

• .wpg - Imagem. Gráfico do Microsoft Word para Windows.

• .wri - Texto. Gerado pelo WordPad.

• .xpi - Instalador de extensão do navegador Mozilla Firefox.

• .zip - Arquivo compactado muito popular. Gerado, por exemplo pelo programa Ice-Ows

Nota: Nos seguintes endereços:

• http://www.franklincoll.edu/tlcweb/file_man/all_extensions.html

• http://www.filext.com/

pode-se encontrar uma infinidade de extensões, com indicação do programa que as executa.

Um Gerenciador de Documentos Eletrônicos (GED) ou Gerenciador de Conteúdos Empresariais/Corporativos (ECM) existe para gerenciar o armazenamento de todo e qualquer tipo de arquivo digital.

Existirão casos em que os arquivos digitais serão armazenados em seu formato original e outros, principalmente os que terminologicamente são chamados, no domínio dos processos de negócios, de “documentos” poderão ou deverão ser convertidos para formatos que garantam sua preservação por longo tempo. Nesse caso estamos falando de formatos como: PDF/A, ODF, XML, etc.

Sobre os formatos PDF, ODF e XML

Vide capítulos específicos.

Os arquivos digitais chamados de documentos, se não jogarmos o conceito de GED/ECM ao vento imprimindo-os para assiná-los de punho, necessitam ser assinados digitalmente.

Assinatura digital

Vide o capítulo “Assinatura digital”.

Metadados

Vide o capítulo “Metadados”.

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