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O CONCEITO DE PORTAIS CORPORATIVOS DE CONHECIMENTO NAS UNIVERSIDADES

PÚBLICAS BRASILEIRAS Olival de Gusmão FREITAS JÚNIOR Bacharel em Ciências da Computação e Mestre em Informática pela UFPB. Doutor em Engenharia de Produção pela UFSC. Professor do Instituto de Computação da UFAL. E-mail: olivalfreitas@gmail.com André Luiz Pereira Domarques de MENEZES Bacharel em Administração pela UFAL. Especialista em Gestão Universitária pela UFAL. E-mail: domarques@gmail.com Victor Diogho Heuer de CARVALHO Graduando em Bacharelado em Sistemas de Informação pela UFAL. E-mail: victorheuer@gmail.com RESUMO A capacidade de criar, gerenciar, distribuir e compartilhar ativos de informação e conhecimento é fundamental para que uma universidade posicione-se em vanguarda, criando diferenciais competitivos. Observa-se a necessidade nas Universidades Públicas Brasileiras – UPB’s de remodelar seus canais de relacionamento social, promovendo compartilhamento e disseminação de seu capital intelectual, aplicando-o na busca de soluções e construção de estratégias para o desenvolvimento regional. Este artigo tem como objetivo identificar as UPB’s que utilizam o conceito de portais, visando construir uma escala de referência para as universidades quanto ao seu estágio evolutivo nos aspectos conceituais e tecnológicos. Palavras-Chave: Gestão do Conhecimento. Tecnologia da informação. Governo Eletrônico. Gestão Universitária. Grupo Temático 4: Gestão da Informação e do Conhecimento nas Organizações.

1 Introdução

A universidade pública brasileira experimentou, nas últimas décadas, um

período de expansão quantitativa e de transformações qualitativas, bem

representadas por um aumento significativo do número de matrículas na graduação

e pelos esforços na qualificação do corpo docente e na criação de cursos de pós-

graduação. Todavia, o cenário atual traz novas exigências e desafios relativos à

definição da missão social das universidades e às formas de seu relacionamento

com a sociedade e o estado (UNESCO, 1995). Nesse cenário, a Universidade

Pública Brasileira (UPB) tem sido questionada sobre seus objetivos, sua estrutura e

sua gestão, assim como sobre a eficiência e qualidade dos seus serviços e a

maneira como tem utilizado os recursos provenientes da sociedade (BRYSON,

2004; ESTRADA, 2000).

O advento do governo eletrônico (e-gov), do comércio eletrônico (e-business)

e ainda o relacionamento eletrônico (e-relationship) vêm impondo um novo ritmo aos

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relacionamentos existentes na sociedade organizada. Conceitos como a

transparência, serviços eletrônicos, otimização do tempo e dos processos de

trabalho e ainda sobre o aumento da confiança nos relacionamentos digitais – com

base na segurança da informação – estão norteando este novo modelo, e,

inevitavelmente, as UPB’s precisam se adequar a este contexto.

No âmbito das UPB’s, visualizadas pela sociedade como ampla geradora e

disseminadora de informações e conhecimentos, bem como principal formadora de

recursos humanos especializados, as novas tecnologias estão redesenhando

significativamente os seus canais de relacionamento com a sociedade. Desta forma,

a estruturação de um portal corporativo de conhecimento permitirá que essas

universidades estejam em constante processo de relacionamento com a sociedade,

baseando-se significativamente nos recursos digitais para promover o

compartilhamento dos seus conhecimentos acadêmicos e científicos, aplicando-os

na busca de soluções e construção de estratégias para o desenvolvimento da

sociedade.

Este artigo tem como objetivo identificar as UPB’s que utilizam o conceito de

portais corporativos de conhecimento, visando construir uma escala de referência

para as universidades quanto ao seu estágio evolutivo nos aspectos conceituais e

tecnológicos. Estas instituições foram escolhidas como objeto de estudo por

apresentarem um grau mais elevado de geração e disseminação do conhecimento,

dado o desenvolvimento de pesquisas científicas em diversas áreas conforme

exposto por Gaspar, Donaire, Santos e Silva (2009), evidenciando a necessidade de

explorar seus portais como meio de externalização do conhecimento.

O estudo é caracterizado como de natureza exploratória e descritiva, trazendo

uma abordagem qualitativa (YIN, 2005) sobre como as UPB’s utilizam o conceito de

portais corporativos de conhecimento.

Na primeira etapa (teórica), foi realizada uma revisão bibliográfica da literatura

sobre a temática de portais corporativos de conhecimento, com o intuito de construir

um referencial teórico e estabelecer o conceito de portais corporativos a ser

pesquisado nas UPB´s.

Por conseguinte, realizou-se o levantamento de dados através da avaliação

em cada um dos sítios das universidades alvo, de forma a estabelecer quais deles

se enquadram com o conceito de portais definido pelo estudo e, finalmente, delinear

um conjunto que englobe as instituições que possuem este conceito desenvolvido da

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forma mais próxima ao teorizado.

A segunda etapa consistiu na exposição dos resultados obtidos por meio da

análise de cada um destes sítios, apresentando, através de uma tabela, a

caracterização geral dos portais dessas universidades bem como os conceitos

empregados de acordo com o referencial teórico. Através da análise realizada pode-

se, pois, apresentar o perfil de cada um dos portais de forma estrutura segundo o

que foi estabelecido na revisão bibliográfica.

2 O Ambiente das Universidades

O ambiente funciona como um campo dinâmico de forças que interagem entre

si, provocando mudanças e que influenciam as UPB’s. O ambiente é uma fonte de

recursos (humanos, materiais, informacionais e financeiros) e oportunidades em que

as UPB’s podem extrair os insumos necessários ao seu funcionamento.

As UPB’s apesar de terem finalidades específicas e objetivos diferentes,

possuem semelhanças: têm estruturas similares, podendo ser administradas,

conforme seus princípios e modelos propostos pelas teorias da administração

(DOMENICO, 2001). Do ponto de vista administrativo, essas instituições são

organizáveis e planejáveis sob influências do ambiente em que estão inseridas.

Ambiente, neste contexto, é entendido como o conjunto de elementos que não

pertencem à organização.

De acordo com Magalhães (2001), a gestão na UPB está voltada para gerência

dos seguintes elementos:

• Comunidade interna – representados pelos funcionários (docentes e

técnicos) e discentes;

• Mercado – o mercado são os clientes externos, finais (empresas públicas e

privadas) e organizações governamentais, que absorverão os egressos;

• Fornecedores – fornecedores são os agentes (ou entidades) que fornecem

bens, serviços, capital, materiais, equipamentos ou demais recursos

necessários às atividades internas da instituição; e

• Produto – os produtos são os resultados das atividades internas da

instituição, o profissional formado, preparado para atuar no mercado, além

dos produtos (bens e serviços) educacionais, resultados de atividades de

pesquisa e de extensão.

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Diante do exposto, pode-se identificar os principais atores de uma UPB que

são: o discente, o servidor, o gestor, o empreendedor e o cidadão.

• O discente é o maior cliente de uma UPB, que tem como objetivo prepará-lo

para atuar no mercado de trabalho e torná-lo um profissional altamente

qualificado.

• O servidor é representado pelo docente ou pelo técnico. Este primeiro tendo

o papel maior de formar os discentes, atuando como mestres. O segundo

atuaria como apoio técnico necessário à realização das atividades da

instituição.

• O gestor é representado pelas organizações governamentais, pelos

fornecedores (parceiros) e pelos gestores internos. Os fornecedores são os

agentes (ou entidades) que fornecem recursos necessários às atividades

internas da instituição. Os gestores internos são os diretores de unidades,

coordenadores e pró-reitores que fazem uso dos recursos da instituição. Além

disso, os gestores podem acompanhar o desempenho operacional das suas

unidades por meio de indicadores.

• O empreendedor é representado, sobretudo, pelo setor produtivo que

necessita da mão-de-obra qualificada (discentes) e dos resultados das

atividades de pesquisa e de extensão desenvolvidas pela comunidade

acadêmica para inovar em suas linhas de produtos e serviços.

• O cidadão é representado pela sociedade ou pela comunidade externa que

utiliza os serviços da IES.

3 Conceitos de Portais Corporativos de Conhecimento

Os portais corporativos de conhecimento surgiram no contexto do processo

de integração de funcionalidades, tais como chats em tempo real, listas de

discussão, comunidades virtuais, fóruns, conteúdos personalizados de acordo com o

interesse do usuário, acesso aos conteúdos especializados. Dessa forma, as

organizações acabaram percebendo o sucesso desses ambientes virtuais, em

termos gerais de aceitação pelo público e começaram a trabalhar no

desenvolvimento de sistemas de informação que pudessem ser acessados via Web.

Os portais corporativos de conhecimento possibilitam às organizações uma

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infraestrutura tecnológica para apoiar e sustentar fluxos otimizados de informação e

conhecimento (TERRA E GORDON, 2002).

Os portais corporativos disponibilizam informações estruturadas em dois

espaços de acesso, sendo um público disponível para todos os usuários da Internet

e outro restrito (ambiente da Intranet), permitindo acesso apenas para alguns atores,

como, por exemplo, a comunidade universitária (alunos, professores e técnicos). No

entanto, o acesso ao ambiente restrito obedece às regras de personalização para

cada ator, ou seja, cada ator possui acesso diferenciado às determinadas

informações e aplicativos. No espaço destinado para acesso restrito, normalmente

são disponibilizados acessos a determinados aplicativos e sistemas legados bem

como ferramentas de e-mail e fóruns de discussão. Já no ambiente externo, voltado

para a sociedade, são fornecidas informações gerais sobre a instituição, links

externos e conteúdos variados. Com isso, os diversos serviços disponibilizados nos

portais corporativos de conhecimento permitem dinamizar o fluxo de informação e

conhecimento, possibilitando maior interação e integração entre os atores (mesmo

os dispersos geograficamente).

Os portais corporativos contribuem para o início do processo de criação do

conhecimento organizacional mediante o modelo de conversão proposto por Nonaka

e Takeuchi (1997). Com base nesse modelo, podem-se contextualizar os portais

corporativos da seguinte maneira:

• a utilização dos portais corporativos como plataformas integradoras de

sistemas relacionadas à área de atuação da organização, uma vez que o

conhecimento é compartilhado e disseminado por meio do intercâmbio de

experiências, informações e conhecimentos individuais entre os demais

atores, ocorrendo a socialização do conhecimento;

• como ocorre o processo de organização da conversão do conhecimento tácito

em conhecimento explícito por meio da plataforma, os portais promovem a

externalização do conhecimento;

• a plataforma disponibiliza uma série de informações por meio de

documentos, manuais, relatórios, cursos on-line; dessa forma, a organização

realiza a combinação do conhecimento que servirá de base para a criação de

novos conhecimentos;

• o conhecimento gerado pela combinação é transformado em tácito por meio

da internalização. Esse processo ocorre quando os colaboradores da

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organização por intermédio de um processo interativo acessam e internalizam

o conhecimento explícito gerado conforme suas próprias necessidades,

voltando a assumir um contexto abstrato e subjetivo para cada indivíduo na

organização.

Existe uma série de benefícios na implantação do conceito de portais, entre

eles estão:

• aumento da eficiência. O portal não só disponibiliza novas informações para

os usuários, como também fornece informações de modo integrado e

personalizado;

• redução do custo da informação. O benefício é uma consequência tanto do

reduzido custo da publicação na Web como da automação oferecido pelo

próprio portal;

• aumento da colaboração. Este benefício se traduz na busca e implantação

dos objetivos da instituição, aumentando a integração social dos seus

diversos ambientes por meio da integração das unidades acadêmicas e

administrativas;

• aumento da produtividade dos servidores. Este argumento relaciona-se a

redução do tempo gasto para localizar informações e serviços necessários à

realização das tarefas/atividades dos setores;

• visão única das informações corporativas. A visão unificada das informações

tem forte impacto na qualidade das informações, evitando inconsistências e

redundâncias. Essa característica também é atraente no que se refere à

dispersão dos servidores pelas diversas unidades da instituição, pois cria uma

visão holística da mesma.

Dessa forma, a estruturação dos sítios em portais permitirá que a UPB esteja

em constante processo de relacionamento com a sociedade, baseando-se

significativamente nos recursos digitais, aplicando-o na busca de soluções e na

construção de estratégias para o desenvolvimento do país.

Tomando por base cada um dos principais atores nas UPB´s, pode-se

estabelecer uma série de portais para atender suas demandas informacionais: portal

do aluno, portal do servidor, portal do cidadão, portal do gestor, portal do

empreendedor. Esta caracterização se enquadra com o conceito de portal do

conhecimento definido por Dias (2001, p. 56) :

[...] é um ponto de convergência de portais de informações, corporativos e

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de especialistas, sendo capaz de implementar tudo o que os outros tipos de portais implementam e de fornecer conteúdo personalizado de acordo com a atividade de cada usuário.

No que diz respeito à regulamentação legal sobre a disponibilização de

informações em sítios de órgãos públicos, as referências ainda são muito escassas.

No Governo Federal Brasileiro tem-se a Resolução nº 07/2002 da Presidência da

República/CEE que normatiza aspectos relacionados à concepção, criação,

desenvolvimento e publicação de websites e portais de órgãos do poder executivo

nacional. A Portaria nº 2.864/2005 do Ministério da Educação que exige a publicação

de um conjunto de informações importantes para diversos públicos-alvos. E,

especificamente para o Portal do Gestor, tem-se a Portaria Interministerial nº

140/2006 da Controladoria-Geral da União que exige a publicação de diversas

informações sobre a execução orçamentária e financeira dos órgãos públicos, bem

como a publicação de editais e resultados de licitação, convênios, despesas com

diárias e passagens etc.

Por consequência de todos estes fatos, as UPB´s passaram a adotar portais

corporativos do conhecimento, focando o atendimento de demandas informacionais

de seus atores, fato que comprova o interesse na externalização do conhecimento

originado dentro delas e seu aperfeiçoamento tecnológico em relação as formas de

apresentação deste conhecimento para a sociedade de forma generalizada.

4 O Conceito de Portais Corporativos nas Universidades Públicas

Brasileiras

Com base no que foi apresentado, foi realizada uma pesquisa envolvendo as

58 (cinquenta e oito) IFES – Instituições Federais de Ensino Superior, e as 3 (três)

Universidades Estaduais de São Paulo, visando identificar quais delas utilizam o

conceito de portais. Foram identificadas apenas 20 (vinte) UPB’s que fazem uso do

conceito de portais corporativos.

O conceito adotado nesta pesquisa para portal corporativo consiste em um

sistema centrado nos diversos serviços, sistemas de informação e processos da

instituição, integrando e divulgando informações da memória organizacional,

ampliando significativamente as redes de relacionamento com a sociedade. Este

conceito possibilitou a criação de perfis para os portais de acordo com o atores nas

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UPB´s de modo a tornar a análise realizada mais consistente e permitindo,

posteriormente a comparação do encontrado com as definições estabelecidas:

• Portal do Aluno: é um espaço com informações e serviços de interesse dos

alunos (graduação, extensão e pós-graduação). Este portal poderá ter como

conteúdo as seguintes informações e serviços: manual do aluno, programas

de apoio ao aluno, calendário acadêmico, acesso à biblioteca, informações

sobre colação de grau, editais, link para o processo seletivo, acesso ao

sistema de controle acadêmico, informações diversas sobre os cursos

ofertados por modalidade.

• Portal do Servidor: é um espaço de cooperação e acesso às informações e

serviços de interesse de todos os servidores da instituição, sejam docentes

ou técnicos. Este portal proporcionará uma área de trabalho comum, no qual

o servidor por meio de uma visão integrada pode ter acesso a todas às

informações e sistemas informatizados relevantes e necessários à execução

do seu trabalho. O portal do Servidor permitirá também que os servidores

acessem às informações institucionais de forma mais ágil e personalizada,

resultando, teoricamente, em um aumento de produtividade bem como

estimulando a criação, a disseminação e a (re)utilização do conhecimento.

Este portal poderá ter como conteúdo as seguintes informações e serviços:

acesso aos módulos do SIE, acesso e/ou integração aos diversos sistemas

do governo federal, documentação e fluxos dos processos de trabalho, etc.

• Portal do Gestor: tem como objetivo ser um espaço de divulgação de dados

e informações sobre a Instituição. Esse portal poderá conter as seguintes

informações e serviços: execução orçamentário-financeira, licitações,

contratos, convênios, despesas com passagens e diárias, além de outros

conteúdos de interesse institucional (relatório de gestão, plano de

desenvolvimento institucional, planejamento das unidades etc). O portal do

gestor enfatiza a gestão por resultados como sendo a mais adequada para

responder com agilidade às demandas da sociedade, mantendo a

competitividade e a efetividade. Neste portal, tem-se também o conceito de

painel do gestor, que consiste em um espaço para divulgação das

informações gerenciais bem como o acompanhamento e o monitoramento

das ações da gestão das unidades, a partir das diretrizes estratégicas

definidas para a universidade.

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• Portal do cidadão: é um espaço de cooperação e troca de saberes,

buscando a construção e produção de conhecimento, visando à

transformação da sociedade em que está inserida. O trânsito instituição-

comunidade deve ser assegurado aos docentes e discentes que encontrariam

na sociedade a elaboração da práxis de um conhecimento acadêmico, além

da possibilidade de uma dinâmica interdisciplinar, o que permite a visão

integrada do social. Este portal terá como conteúdo as seguintes informações

e serviços por área temática: projetos, cursos, eventos, publicações, links,

fórum de discussão, um banco de dados dos parceiros e membros de cada

área.

• Portal do empreendedor: tem como objetivo ser um espaço de cooperação

entre empresas e a comunidade científico-tecnológica. Além disso, a

interação é dinamizada por um sistema de busca por oportunidades nas

empresas e por competência científico-tecnológica. O principal foco desse

portal reside na interseção entre demandas do setor produtivo por novas ou

melhores tecnologias (em produtos, processos e serviços) e ofertas de

conhecimento científico construído por equipes especialistas dentro da

universidade.

Verifica-se que os portais corporativos dessas instituições apresentam

características comuns, tais como: áreas para notícias e informes, eventos, menus e

submenus (interativos ou não) - com links para diversas informações relativas à

estrutura e organização universitária; unidades acadêmicas, centros e/ou

departamentos; cursos de graduação e pós-graduação; acesso ao sistema

acadêmico, acesso à biblioteca virtual. Além disso, esses portais estão divididos por

áreas temáticas: alunos, instituição, administração, professores, servidores etc.

Todas essas UPB’s possuem um portal principal denominado Portal Corporativo.

Cada uma das 20 (vinte) UPB’s que seguem apresenta sítios denominados

portais; dentre as 58 IFES, somente 19 utilizam o conceito de portal e das 3 (três)

universidades estaduais do Estado de São Paulo (USP, UNICAMP, UNIFESP),

apenas uma delas aplica tal conceito. Na Tabela 01, são apresentadas as

características dos portais em cada uma das 20 instituições.

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Universidade Diagnóstico Universidade Federal de Goiás (UFG)

A UFG trabalha com os conceitos de portal do aluno e portal do servidor, os quais requerem acesso a partir de login e senha cadastrados

Universidade Federal de Itajubá (UNIFEI)

A UNIFEI trabalha com o conceito de portal do aluno. O portal do aluno permite acesso ao sistema acadêmico, identificado como portal acadêmico, através de login e senha cadastrados mas pode-se visualizar algumas informações e acessar um “menu” com horários de aulas dos cursos de graduação e pós-graduação. Contém ainda informações desde notícias da instituição e informações sobre as unidades acadêmicas, informações sobre reitoria e pró-reitorias, grupos de pesquisa, processos seletivos, formação acadêmica e link para biblioteca virtual

Universidade Federal de Mato Grosso (UFMT)

A UFMT apresenta a designação em seu menu de portal do aluno que oferece submenu com links para informações acadêmicas (Sistema Integrado de Gestão Acadêmica - SIGA), autenticação de documentos, e atualização de dados cadastrais dos alunos

Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC)

A UFSC apresenta um portal da reitoria com notícias, links para contatos, legislação, estatuto e regimento da instituição, boletim oficial, órgãos de apoio acadêmicos e administrativos, ouvidoria, informações sobre reitoria e pró-reitorias, grupos de pesquisa, processos seletivos, formação acadêmica e link para biblioteca virtual

Universidade Federal de Uberlândia (UFU)

A UFU utiliza três portais – portal do estudante, portal do docente e portal do servidor – os quais só podem ser acessados mediante autenticação de usuário por meio de login e senha cadastrados

Universidade Federal do Amapá (UNIFAP)

A UNIFAP apresenta um ambiente acadêmico acessível somente a partir de autenticação, e um portal dos professores, possuindo estrutura de um blog com acesso por login e senha, porém apresentando conteúdos visualizáveis por qualquer visitante externo

Universidade Federal do Amazonas (UFAM)

A UFAM trabalha com os conceitos de portal do aluno, do professor e do servidor os quais só podem ser acessados mediante autenticação de usuário. Essa instituição possui um sistema integrado de informações (SIE – sistema de informações para o ensino) que utiliza o conceito de banco de dados único

Universidade Federal do Espírito Santo (UFES)

A UFES trabalha com os conceitos de portal do aluno e portal do professor. Tais portais só podem ser acessados mediante autenticação de usuário. Essa instituição possui um sistema integrado de informações (SIE – sistema de informações para o ensino) que utiliza o conceito de banco de dados único

Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO)

A UNIRIO oferece acesso aos portais do aluno e do servidor. O portal do aluno requer acesso autenticado, porém apresenta a qualquer visitante links para calendário, solicitação de matrícula, a evolução destas solicitações no semestre corrente e instruções para essa solicitação de acordo com algumas unidades que compõem a instituição. O portal do servidor se apresenta como um “informativo interno”, no qual existem links para formulários diversos e informações de interesse dos servidores. Essa instituição possui um sistema integrado de informações (SIE – sistema de informações para o ensino) que utiliza o conceito de banco de dados único

Universidade Federal do Pampa (UNIPAMPA)

A UNIPAMPA trabalha com o conceito de portal do aluno, somente acessível através de autenticação de usuário; na área inicial deste portal, existe espaço para informações e orientações além de links para informações a cada um dos campi da instituição. Essa instituição possui um sistema integrado de informações (SIE – sistema de informações para o ensino) que utiliza o conceito de banco de dados único

Universidade Federal do Recôncavo da Bahia (UFRB)

A UFRB trabalha com o conceito de portal acadêmico (sistema SAGRES), somente acessível através de autenticação de usuário (login e senha), mas dispõe links para acesso a diversas informações em sua área inicial

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Universidade Federal do Rio Grande do Norte (UFRN)

A UFRN trabalha com os conceitos de portal do aluno, servidor, administrativo e de serviços. O portal do aluno apresenta informações diversas de interesse dos discentes dentre as quais: apoio ao estudante, avaliações calendário, cursos, programas de bolsas, representações, residência universitária, legislação do aluno, acesso ao sistema acadêmico, sistema de crédito nas disciplinas, etc. O portal do servidor apresenta link para acesso ao sistema acadêmico, informações sobre concursos, busca por servidores, acesso ao sistema Prodocente, acesso ao SIAPENET, link para ouvidoria, etc. O portal administrativo possui links para o sítio da reitoria e das pró-reitorias, informações sobre os conselhos, links para secretarias, órgãos suplementares e superintendências. O portal de serviços apresenta links para editais, notícias, buscas, convênios, concursos, sistemas (acadêmico, de recursos humanos, Prodocente), ouvidoria, hospitais e comunicação. Essa instituição possui um sistema integrado de informações que utiliza o conceito de banco de dados único

Universidade Federal de Tocantins (UFT)

A UFT trabalha com os conceitos de portal do aluno, do professor e para concursos, vestibular e seleções. O portal do aluno possui área para autenticação (acesso específico para o aluno ao sistema acadêmico), buscas, calendário acadêmico, notícias referentes aos alunos, informações para pré-matrícula, acesso a biblioteca virtual, ao portal de notícias, área para tirar dúvidas dentre outros serviços. O portal do professor também possui área para autenticação (acesso específico para docente ao sistema acadêmico), espaço para informativos e acesso a intranet, Sistema de Avaliação e Seleção de Bolsa de Permanência e instruções para usos de recursos do portal. O portal de concursos, seleções e vestibular disponibiliza informações ligadas a processos seletivos já finalizados e em andamento da instituição: editais de vestibulares e concursos, desempenhos dos candidatos e provas aplicadas, resultados

Universidade Federal Rural de Pernambuco (UFRPE)

A UFRPE trabalha com os conceitos de portal do aluno e portal do servidor. O portal do aluno possui links para informações sobre cursos, calendário acadêmico, mapa do campus, manual do aluno, organograma da Instituição, estágios, pró-reitorias e outros órgãos, informe com os horários das disciplinas do semestre corrente e link para notícias para os alunos. O portal do servidor é uma área para acesso ao sítio da Superintendência de Gestão e Desenvolvimento de Pessoas (SUGEP) responsável pelo gerenciamento de recursos humanos

Universidade Tecnológica Federal do Paraná (UTFPR)

A UTFPR trabalha com o conceito de portal corporativo. O portal corporativo possui abas denominadas por: alunos, futuros alunos, ex-alunos, servidores e comunidades, cada uma delas vinculadas a páginas com conteúdos relacionados aos atores que designam. Em alunos há uma série de informações e um link para o portal do aluno onde é possível realizar e confirmar matrículas, conferir boletim e histórico escolar e fazer avaliação de docentes; dentre as informações disponíveis estão: calendário acadêmico, cursos, avaliação de professores e outros assuntos de interesse do discente; mediante login pode-se realizar matricula, conferir boletim, confirmar a matrícula, conferir o histórico escolar e realizar a avaliação dos docentes de acordo com o campus ao qual pertence. Em “servidores” há aceso a uma página com menu para as opções Sistemas Corporativos Internos (acessíveis somente com autenticação de usuário), recursos humanos e comunicação interna

Universidade Federal Rural do Semi-Árido (UFERSA)

A UFERSA trabalha com os conceitos de portal do aluno, do professor, do servidor e de serviços, que na realidade não se comportam como portais estritamente segundo o conceito adotado, porém apenas áreas para links e recursos informacionais sobre esses atores/temáticas

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Universidade Federal de Alagoas (UFAL)

A UFAL trabalha com os conceitos de portal do gestor, do servidor e da extensão. O portal do gestor tem como objetivo ser um espaço de divulgação de dados e informações sobre a Instituição. O portal do servidor apresenta notícias e informes de interesse dos servidores da instituição, tais como: informações sobre capacitação, informações sobre a instituição, eventos, agenda da Pró-Reitoria de Gestão de Pessoas (PROGEP), formulários, informações sobre concursos, boletins voltados aos servidores e contatos. O Portal da Extensão é um espaço virtual para integração de ações de extensão (projetos, cursos, eventos e produções acadêmicas), programas e grupos de pessoas na Universidade e fora dela; utiliza a base de dados do SIE e permite a Gestão em Rede de Pessoas e Ações agrupadas em 53 Linhas de Extensão e 08 Áreas Temáticas. Esse portal também serve como um canal de acesso aos serviços disponíveis para a comunidade externa

Universidade Federal de Santa Maria (UFSM)

A UFSM trabalha com os conceitos de portal do aluno, do professor e do ex-aluno. Os portais do aluno e do professor, entretanto, só podem ser acessados mediante autenticação de usuários cadastrados. A página ao qual leva o link do portal do ex-aluno caracteriza-se como um espaço virtual para divulgação de eventos, cursos e estágios, contando também um espaço para notícias; ex-alunos podem realizar login para acesso a conteúdos mais específicos. Essa instituição possui um sistema integrado de informações (SIE – sistema de informações para o ensino) que utiliza o conceito de banco de dados único

Universidade Federal do Rio Grande do Sul (UFRGS)

A UFRG trabalha os conceitos de portal do aluno e do servidor. O portal do aluno oferece uma série de informações através de links referentes a calendário acadêmico cartões de acesso dentro da universidade, casa do estudante, estágios, matrícula, dentre outros; possui área para acesso mediante autenticação. O portal do servidor dispõe links para informações acerca de cartões de acesso na universidade, qualificações e aperfeiçoamentos, restaurantes universitários; também disponibiliza o manual do servidor e um guia telefônico da universidade; possui área para acesso por autenticação de usuário

Universidade de São Paulo (USP)

A USP oferece acesso a espaços virtuais designados como portal do aluno, do docente e dos funcionários. O portal do aluno traz uma série de links para serviços como sistemas acadêmicos e de pós-graduação, informações sobre restaurante universitário, Coordenadoria de Assistência Social (COSEAS), espaço da comunidade USP, agendamento de consultas no hospital universitário (HU) e página do diretório central de estudantes. O portal do docente também oferece links de acesso aos mesmos recursos citados para o caso dos alunos, com exceção do acesso ao COSEAS; além desses, oferece links para os sistemas acadêmicos e de pós-graduação, departamento de recursos humanos e comissão especial de trabalho. O portal dos funcionários dispõe links para diversos sistemas de informação e para o departamento de recursos humanos, informações sobre restaurante universitário, consultas no hospital universitário, espaço da comunidade USP e sindicato dos funcionários da instituição

Tabela 01 – Características dos Portais das 20 Universidades Públicas Brasileiras.

Focando-se nas principais designações encontradas através do

levantamento, isto é, os alunos, os servidores, os docentes, os gestores, serviços e

a extensão, pode-se dispor o seguinte, conforme os principais atores nas UPB´s, e

os perfil traçados para os portais:

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• Portal do Aluno: pelo levantamento, pode-se incluir neste perfil, as

designações de portal do aluno, portal do estudantes, dos ex-alunos e portal

acadêmico.

• Portal do Servidor: neste perfil estão incluídas as designações de portal do

servidor, portal dos funcionários, portal do docente e portal do professor.

• Portal do Gestor: neste perfil podem ser incluída a designação de portal do

gestor, portal administrativo e portal da Reitoria.

• Portal do Cidadão: as designações de portal de serviços, portal para

concursos, vestibulares e seleções e da extensão que possuem uma

conceituação a parte destes quatro estabelecidos.

• Portal do Empreendedor: a única designação encontrada pelo levantamento

que pode se enquadrar como portal do empreendedor é a do portal de

extensão devido a característica das atividades de extensão que diz respeito

a levar o conhecimento produzido dentro das universidades para aplicação

em prol do desenvolvimento da sociedade, de forma empreendedora.

Estes perfis são, no entando, idealizações feitas a partir do ponto de vista

teórico adotado, podendo variar de acordo com a visão de aplicabilidade que a

instituição possui, assim como a identificação que faz de seus atores e de suas

demandas pelo conhecimento.

Pelo levantamento realizado, constata-se a necessidade da adoção de uma

arquitetura orientada a serviços para as UPB’s, visando disponibilizar seus serviços

à sociedade de maneira padronizada e sincronizada por meio de portais corporativos

de conhecimento, possibilitando maior interação e integração entre os seus diversos

atores (gestores, servidores, alunos, cidadão e empreendedores). Na orientação a

serviços o principal objetivo é organizar e coordenar uma série de características e

potencialidades existentes nas instituições que até então, encontram-se sobre a

gestão de distintas unidades acadêmicas e administrativas.

De acordo com esta definição de orientação a serviços, as universidades

devem buscar de forma mais específica: (1) a identificação dos serviços a serem

disponibilizados para cada ente e cada instituição; (2) a identificação das fontes

(áreas temáticas/unidades acadêmicas e administrativas) de cada informação e/ou

serviço; (3) o processo de trabalho referente a cada serviço; e (4) o nível de

maturidade de cada serviço.

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5 Considerações Finais

As universidades, tradicionalmente consideradas como fábricas de

conhecimento, encontram-se em um paradigma em que são pressionadas a

demonstrar com maior clareza sua contribuição à sociedade. Dessa forma, é

necessário que as UPB’s saibam lidar com essas mudanças, tornando-as mais ágeis

e flexíveis, para cumprir sua função social com eficiência.

Em função da complexidade existente no processo de gerência das UPB’s,

constata-se a necessidade de eficientes sistemas de gestão do conhecimento que

tratem os ativos de informação e conhecimento como recursos estratégicos, visando

atingir a excelência acadêmica e científica, bem como melhorar e ampliar os canais

de relacionamento com a sociedade organizada.

Esta complexidade se deve aos diversos horizontes que as universidades

possuem: a gerencia deve focar-se tanto na infraestrutura e na organização

universitária quanto no desenvolvimento das atividades acadêmicas – as principais

sendo a pesquisa, o ensino e a extensão que podem se dividir em diversos projetos

e ações cada qual com características específicas. Os atores, por sua vez, possuem

papel fundamental seja no desenvolvimento ou no controle do conjunto destes

processos que tornam a gestão das UPB´s tão complexa, necessitando de

mecanismos ágeis e acessíveis para qualquer tipo demanda.

Os portais corporativos de conhecimento são vistos como ambientes

propícios para a busca contínua de melhoria dos serviços e no atendimento à

sociedade. Todavia, no presente estudo apenas 33% das UPB’s investigadas

empregam o conceito de portais.

Para que as UPB’s obtenham êxito na implantação desses portais, é

necessário que haja consenso sobre a importância da informação e definição da

arquitetura de informação dentro da instituição, sobre quem deve ser responsável

por seu gerenciamento e sua disseminação, bem como uma mudança na cultura dos

servidores para trabalhar com o conceito de gestão por resultados, cujo foco

engloba desde a estrutura funcional (gestão de processos) aos pormenores (sistema

integrado de informações e portal corporativo do conhecimento) do corpo funcional

(gestão de processos), de quem se presume uma postura eficaz e eficiente.

Dessa forma, a estruturação dos portais em categorias (aluno, servidor,

gestor, empreendedor e cidadão), permitirá que a IES pública esteja em constante

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processo de relacionamento com a sociedade, baseando-se significativamente nos

recursos digitais, aplicando-o na busca de soluções e na construção de estratégias

para o desenvolvimento do País. Tais recursos estão amplamente difundidos através

da internet (seu maior veículo) podendo ser aplicados de variadas formas, tendo nos

portais seus principais contenedores e disponibilizadores garantindo a sociedade

acesso de qualquer localidade a qualquer momento.

Referências

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