Oficina organização de eventos

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS:APRENDENDO COM AS

ADVERSIDADES.

Profª Ms. Franciele Paes Pimentel

CONTEÚDO

• O QUE É UM EVENTO;• CARACTERÍSTICAS E CLASSIFICAÇÃO;• FASES: PLANEJAMENTO & ORGANIZAÇÃO;• MODELOS:– BRIEFING;– PROJETO;– CHECK LIST

• EXERCÍCIO DE DESENVOLVIMENTO DO PROJETO;• SUPERANDO AS ADVERSIDADES.

O NOSSO TEMPO: 03 HORAS• 10 MINUTOS PARA APRESENTAÇÃO• 10 MINUTOS PARA DISTRIBUIÇÃO DOS GRUPOS• 30 MINUTOS PARA EXPOSIÇÃO DO CONTEÚDO

• 1 HORA PARA O DESENVOLVIMENTO DO PROJETO

• 30 MINUTOS: 05 MINUTOS PARA CADA GRUPO APRESENTAR SEU EVENTO

• 10 MINUTOS PARA RESOLVER OS IMPREVISTOS• 30 MINUTOS: 5 MINUTOS PARA CADA GRUPO APRESENTAR SUAS

SOLUÇÕES.

UM VOLUNTÁRIO PARA CONTROLAR O TEMPO

O que é um evento? “Evento é um instrumento institucional e promocional, utilizado

na comunicação dirigida, com a finalidade de criar conceito e estabelecer a imagem de organizações, produtos, serviços, idéias e pessoas; por meio de um acontecimento previamente planejado, a ocorrer em um único espaço de tempo com a aproximação entre participantes, quer seja física, quer seja por meio de recursos da tecnologia.”

(Gilda Fleury Meirelles)

O que é um evento? “O evento é uma reunião ou agrupamento num mesmo espaço

temporal, de duas ou mais pessoas, com interesses comuns, com objetivo específico de adquirir produtos ou serviços, atualizar ou divulgar informações; conseguir aperfeiçoamento, congraçamento ou motivação para alcançar ou superar metas; a capacitação técnica do participante e/ou compra de bens e equipamentos complementares ao desenvolvimento da sua atividade profissional.”

(Vanessa Martin)

Características• Agrupamento de pessoas• Objetivos específicos• Data e local determinados• Finalidade: promocional ou institucional• Deve ser previamente planejado• Proximidade com o cliente• Resultados mais rápidos• Ação - Reação imediata• Aumento da geração de vendas• “BOLA DA VEZ”

Classificação

CATEGORIAINSTITUCIONALPROMOCIONALSOCIAL

PÚBLICOABERTOFECHADO

ÁREA DE INTERESSE

Artístico/Cultural/Folclórico Científico – Cívico – Desportivo Lazer – Religioso – Turístico

Tipos de EventosPalestraAlmoço Network

Conferência

Congresso

Convenção

Workshopx

Oficina

Tipologia

Tipos de EventosMesa-RedondaFórum

Seminário

Simpósio

Jornada

Palestra

Tipologia

Eventos Sociais

BANQUETE

COQUETEL

CASAMENTO

FORMATURA

DIVERSÃO

ALGUMAS REGRAS…• CERIMONIAL– Forma comum aos atos solenes e formais,

públicos ou privados.• PROTOCOLO– Normas relacionadas aos atos e gestões oficiais, à

Diplomacia em especial.• ETIQUETA– Está relacionada com o comportamento social,

especialmente nos ambientes formais.

O CERIMONIAL dá as diretrizes para o

desenvolvimento de solenidades, tendo no

PROTOCOLO o seu elemento de ação, a ETIQUETA é

parte básica do comportamento individual de todos

aqueles que participam do encontro, mediante a

observância de valores e normas direcionadas para

o convívio em sociedade. (Maria Íris Teixeira de Feritas)

SÍMBOLOS NACIONAIS MAIS USADOS

BANDEIRA NACIONAL HINO NACIONAL

ORDEM DAS BANDEIRASAs bandeiras não são simples objetos decorativos, mas símbolos oficiais que devem ser respeitados.

ATENÇÃO

DIREITA E ESQUERDA DE UM DISPOSITIVO É A DIREITA E ESQUERDA DE UMA PESSOA POSICIONADA DE COSTAS PARA O PRÉDIO OU PALCO ONDE ESTÃO AS BANDEIRAS, E DE FRENTE PARA O PÚBLICO.

NÚMERO PAR: nenhuma fica no centro. A primeira é colocada à direita do centro imaginário; a segunda, à esquerda; a terceira, à direita da primeira; a quarta, à esquerda da segunda e assim sucessivamente.

BRASIL PARANÁ

ORDEM DAS BANDEIRAS

NÚMERO ÍMPAR: a primeira é colocada no centro; a segunda, à direita do centro; a terceira, à esquerda do centro e assim sucessivamente.

CASCAVELBRASILPARANÁ

ORDEM DAS BANDEIRAS

PARA FACILITAR:

34 2 16 5 7

5 3 1 2 4 6

PÚBLICO

COMPOSIÇÃO DE MESA• Composta a mesa, ainda com o anfitrião em pé, bem como os demais,

anuncia-se o Hino Nacional.

• A ordem de pronunciamento é a inversa da composição de mesa. Caso

tenha alguma AUTORIDADE MÁXIMA, o anfitrião será o penúltimo a falar,

deixando a última fala para a autoridade.

• Cabe ao cerimonialista/mestre de cerimônia conduzir o encerramento da

sessão solene, desfazendo a mesa diretora e dando as últimas

informações.

PLANEJAR & ORGANIZAR

LEVANTAMENTO DEINFORMAÇÕES

ORGANIZAÇÃO

CRIATIVIDADE

EQUIPE SINCRONIZADA

PLANEJAMENTOÉ nesta etapa que se levantam todos os dados e informações, se definem os objetivos que se pretende atingir e se estabelece um plano de trabalho, com definições de responsabilidades, isto é, constitui-se uma comissão organizadora e se delega a ela a incumbência de planejar, organizar, executar e avaliar o evento.

PLANEJAMENTOPlanejar o evento é agilizar e melhorar a

eficiência na execução das tarefas.

• Ganha-se tempo;• Despendem-se menos esforços;• Evitam-se desperdícios;• Minimizam-se os imprevistos e facilitam sua

resolução;• Maior chance de atingir todos os objetivos

propostos.

PLANEJAMENTO: 3 PRINCÍPIOS

• PREVISÃO: o planejamento deve ser preciso e detalhado, para gerar ações concretas;

• FLEXIBILIDADE: todo planejamento deve deixar uma margem de flexibilidade pois está sujeito a imprevistos;

• UNIDADE: deve-se planejar cada ação e coordená-las entre si.

CAPTAÇÃO DE RECURSOS

APOIO

COLABORADORES

PATROCÍNIOS

RECURSOS$$$$

PATROCÍNIO DE EVENTOS

O NEGÓCIO BUSCA:

• Conscientização crescente

• Melhoria da imagem

•Oportunidade de vendas

O EVENTO BUSCA:

• Investimento financeiro

• Exposição à mídia

• Serviços gratuitos

VANTAGENS• Acesso a mercados-alvo específicos;• Melhora da imagem da corporação/marca;• Consciência de uma organização e/ou de seus

serviços/produtos;• Identificação de um produto com determinado estilo de vida;• Fortalecimento do relacionamento com canais de distribuição;• Oportunidades de merchandising;• Demonstração dos atributos de um produto;• Geração de vendas.

PROPOSTA DE PATROCÍNIO• Projeto do evento;• Texto formal que responda:– O que a organização vai patrocinar?– O que a organização receberá pelo patrocínio?– Quanto ele irá custar?

• Duração do acordo;• Valores explícitos;• Benefícios;• Atender às necessidades do patrocinador;• Propostas personalizadas.

O local das emoções...•Os eventos possibilitam momentos inéditos, instantâneos, que podem atrair a atenção do consumidor de maneira imediata.•São aglutinadores de interesses: estreitam laços de fidelidade entre produto e marca, ampliam conhecimentos e informações.•Essa comunicação mercadológica, por intermédio dos eventos, atua diretamente com as emoções dos consumidores.

Um turbilhão de emoções...

“Um evento geralmente provoca fortes

emoções para os participantes, para os

promotores e organizadores e, enfim, para

todos que convivem com o turbilhão de

atividades que compõem seu universo.” (Luiz Carlos Zanella)

ATENÇÃO AO NOSSO TEMPO…

franppimentel@yahoo.com.br