Conceito Laboratorial. Fluxo de Processo de um Laboratório Processo Macro Recepção Sala de Coleta...

Conceito Laboratorial

Fluxo de Processo de um LaboratórioProcesso Macro

Recepção

Sala deColeta

Área Técnica

Laudos

Vis

ão d

o P

acie

nte

Faturamento

Cadastros Laboratoriais

Para o funcionamento do processo o sistema deve ter cadastrado os seguintes itens:

• Amostras• Tempo de Amostras• Postos de Coleta• Tubos de Coleta• Status de Coleta• Reagentes• Laboratório de Apoio• Métodos• Qualificação da Amostra

Amostras

• Nome da Amostra a ser colhida. Ex: Soro, Sangue Total, Escarro, Urina, etc.

Tempo de Amostras

• Determinados procedimentos exigem mais que uma amostra para ser colhida. Exemplo disto são as Curvas Glicêmicas e o Clearence de Creatinina. Para tanto é necessário criar qual o tempo da amostra irá ser cadastrado.

• Esta informação é base para separação dos tubos, é apresentada na etiqueta de coleta e no laudo do paciente.

• Essa Informação estará disponível na etiqueta de coleta e serve de referência para interfaceamento.

Posto de Coleta

• É o posto no qual foi colhido o material. Muitos clientes criam este cadastro como postos de coleta externos, afim de não retirar a procedência “Externo”.

• Esta informação é apresentada na etiqueta e no laudo do paciente. Ela também serve de base serve para numeração de Tubos.

Tubo de Coleta

• Este é o recipiente onde a amostra irá ser armazenada. Exemplo destes são: Seco, EDTA, Frasco Universal, etc.

• Esta informação é base para separação dos tubos

• O Limite de exames por tubo é um auxiliar importante, principalmente para o Mapa de trabalho, onde servirá de referência para o número de colunas do mapa.

Status de Coleta

• Toda unidade deve ter um status de coleta de padrão indicado. Esse status será aplicado automaticamente ao cadastrarmos um novo exame na recepção.

(Laudo, Rascunho, Mapa, Etiqueta e Ficha de Entrada).

• Realizada: Permite a digitação do laudo

• Não Realizada: Não permite a digitação do laudo (Paciente não trouxe);

• Em Processo (Utilizado para exames que tem mais que uma amostra);

• Descartada: O tubo é inutilizado pelo sistema e não permite digitar laudo;

• Nova Coleta: Gera um novo número de amostra e descarta o antigo.

• É um controle para o sistema (Flag) que indica como tratar o procedimento em relação aos impressos do laboratório

Indicação de Status de Coleta (Padrão)

Padrão Realizada• Permite que os impressos sejam acionados em qualquer ponto.

• Necessita que em algum ponto seja indicado que a amostra não foi colhida. (Exame Pendente)

• No caso do laboratório utilizar Rascunho se deve indicar a pendência do procedimento na Recepção.

• No caso do laboratório utilizar Mapa de trabalho se deve indicar o status de pendência em algum ponto antes da Triagem ou na própria Triagem.

• Esse método trabalha com a regra, pois 90% dos exames de um laboratório são “colhidos” no cadastro do paciente. Porém é menos seguro, uma vez que necessita a indicação manual de “pendente” para o procedimento não colhido.

• O rastreamento da informação de coleta deixa de ser preciso, já que no momento do cadastro do exame é marcado coletado automaticamente.

• A impressão do Status de Coleta no Protocolo do paciente é cabível desde que a indicação de pendente seja realizada na Recepção.

Fluxo Status Coletado com Rascunho

Recepção

Sala deColeta

Área TécnicaV

isão

do

Pac

ient

e

Exames a CadastrarHemograma

Glicose

Trouxe?

N

S

S

Hora Coleta

09:00

09:00

09:00

Imp. Etiqueta

Imp. Rascunho

Imp. Protocolo

Urina

Padrão Pendente

• A indicação de “Coletado” deve ser realizada pelo Depto. de Coleta ou Depto. de Triagem que funcionalmente são melhores habilitados para o processo.

• Não é aconselhável a utilização de rascunhos para quem deseja utilizar este processo.

• Esse método trabalha com a precisão pois dessa forma todas as amostras devem ser rastreadas antes de chegar ao setor de processo.

• O Rascunho foi concebido para utilização na Recepção do paciente, portanto se for utilizado o rascunho neste processo o sistema irá imprimir exames que ainda não foram coletados.

• O rastreamento da informação de coleta é preciso por este método.

• Otimiza a velocidade de atendimento na recepção, uma vez que o único impresso entregue na recepção é o Protocolo do Paciente.

• A impressão do Status de Coleta no Protocolo do paciente não é possível.

Fluxo Status Pendente com Mapa de Trabalho

Recepção

Sala deColeta

Área TécnicaV

isão

do

Pac

ient

e

Exames a CadastrarHemograma

Glicose

Trouxe?

N

S

S

Hora Coleta

09:20

09:20

Imp. Etiqueta

Imp. Mapa de Trabalho

Imp. Protocolo

Urina

Status de Coleta• Opções de Impressão (Etiqueta, Ficha, Mapa e Rascunho) para economia de impressos e facilitação de processos.

• Não interfacear amostras com este status de coleta é utilizada para qualquer status que não REALIZADA.

• Ignorar validação de Requisição Completa para o Exame é utilizado para os relatórios de impressão de Laudo e Entrega de Resultado. Veja o exemplo abaixo:

Configurações Situação da Requisição

Com esta configuração o Hemograma e a Glicose em relatórios individuais devem ser entregue no dia 13/09/2006, porém a requisição não tem data para entrega.

Status de Coleta• Alterar data de Coleta da amostra ao assumir este status é normalmente utilizado para status de coleta REALIZADA, assim o sistema indicará qual foi a real data de coleta do procedimento.

• Não recalcular data de entrega quando alterar data de coleta. Também é normalmente associada ao Status REALIZADA, assim o sistema irá recalcular o prazo de entrega e é possível reimprimir o protocolo do paciente.

Reagentes

• Utilizado para associar o exame ao procedimento.

• Essa informação não está disponível para impressos.

• Em futuras implementações um controle de qualidade buscará informações deste cadastro.

Laboratório de Apoio

• Nome do Laboratório de Apoio que é enviado a amostra. Exemplo: Rhesus, Hermes Pardini, SAE, etc.

• Esta informação é base para separação dos tubos, é apresentada na etiqueta de coleta e no laudo do paciente.

• No cadastro de Códigos é indicado o código que o Laboratório de Apoio utiliza, e na listagem de envio o sistema irá basear nesta para impressão.

• No cadastro de Valores é possível indicar o custo de cada procedimento e fazer um comparativo de valores entre os laboratórios.

Métodos

• Nome do Método utilizado para se chegar ao resultado do exame. Exemplo deste são: Baerman, Imunofluorecência, etc.

• Esta informação é apresentada na etiqueta de coleta e no laudo do paciente.

Qualificação da Amostra

• Este é uma indicação do status da amostra para a triagem. Exemplos dela são: Hemolisada, Coagulada, Contaminada, Insuficiente, etc.

• Esta informação é utilizada para o rastreamento da Triagem.

Fluxo de Processo da Triagem

Triagem

Hematologia

Bioquímica

Urinálise

Laudos

Recepção

A Triagem armazena todos os tubos até um determinado horário onde depois estes são encaminhados ao setor de processamento

Os setores necessitam de um impresso (Mapa ou Rascunho) para anotar o resultado obtido no processo.

Uma diferença básica entre Mapa e Rascunho é que o Rascunho é impresso por ordem da Recepção.

Neste processo é contido nos rascunhos e mapas somente o que chegou a triagem, portanto o ideal é que seja apontado o status de PENDENTE para os procedimentos que não foram coletados.

Mapa de Trabalho

Tipo Linha: Utilizado para procedimentos que tenham muitas variáveis.

Exemplo e Determinação de Áreas.

Área do Identificador

Área de Detalhe

Área do Rodapé

Área do Cabeçalho

Área de Detalhe

Área do Identificador

Esta área é comum a todos os tipos de mapa e serve para indicar o Mapa impresso, sua numeração a data de emissão e outras informações que acharem relevantes.

Área do Rodapé

Esta área também é comum a todos os tipos de mapa e normalmente contém informações relevantes do tipo legenda ou determinações de responsabilidade.

Área do Detalhe• Esta área contém configurações específicas do mapa de linha e nela determinamos dimensões para a Área de Cabeçalho e Área do Detalhe.

Área do Cabeçalho

• Aqui são contida as informações do paciente e da requisição. Os campos disponíveis e o tamanho que vão ocupar estão dispostos no botão Campos do Detalhe, como exemplo nas figuras abaixo:

Área do Detalhe

• Aqui é indicado cada variável do procedimento a ser processado, o nome dos itens e o tamanho ocupado por eles são indicados na configurações de exames na tela principal do Mapa.

Botões comuns a todos os mapas

Layouts: Indica qual o layout de página o mapa irá utilizar.

Exames: Seleciona e ordena os procedimentos que estarão dentro do mapa.

Inserir/Alterar: Configura o tipo de mapa, número de linhas e fonte a ser utilizada

Mapa de Trabalho

Tipo Coluna: Utilizado para procedimentos que tenham muitas variáveis.

Variáveis do Mapa

Dados do Paciente

Campos do Detalhe

Os mapas do tipo Linha e Coluna são ideais para procedimentos como: Urina, Hemograma, Espermograma, Parasitológico, Antibiograma, etc.

Mapa de Trabalho

Tipo Coluna por amostra Sequencial: Utilizado para procedimentos que tenham uma variável.

Dados do Paciente

Variáveis do Mapa

Campos do Detalhe

Mapa de Trabalho

Tipo Simples: Utilizado para procedimentos que não estiverem associados a um mapa.

Identificador

Cabeçalho dos exames

Diferença entre Mapa e RascunhoMapas de Trabalho Rascunho

• Em um mapa pode se conter ‘n’ pacientes e ‘n’ exames de diversos setores.

• Em um rascunho se contém no máximo 1 paciente e apenas exame de um único setor.

• Os mapas tem numeração própria e está numeração gera rastreamento para seus procedimentos.

• Os rascunhos utilizam a numeração de paciente e requisição e o seu rastreamento indica apenas impressão do mesmo.

• Por caber até 70 procedimentos em uma única página o mapa pode ser mais econômico.

• Por caber no máximo 10 procedimentos em uma única página o rascunho pode ser menos econômico.

• Existe um sistema de digitação de resultados e assinatura de laudo pronto para Mapa de Trabalho.

• A digitação do rascunho é realizada pela digitação em lote e assinatura pela requisição ou por paciente.

• A geração do mapa de trabalho normalmente é realizada na Triagem e dificilmente ocorrem extravios.

• A geração do rascunho normalmente é realizada na Recepção e possível que ocorrera extravios.

• Os mapas são impressos em ordem e separação conforme sua configuração e solicitação.

• Os rascunhos são impressos sob demanda, assim necessita que o departamento de triagem o separe e ordene antes de enviar aos setores.

• A configuração do procedimento no mapa é livre, podendo caber 1 ou n procedimentos de setores únicos ou diversos.

• Os rascunhos tem configuração engessada, imprimindo exames do mesmo setor.

• A criação do mapa de trabalho é complexa e trabalhosa. • A criação do rascunho pode ser simples caso se opte por ser impresso em impressoras Laser.

Setores

• Nome dos Setores que se subdivide a Área Técnica. Exemplo: Hematologia, Bioquímica, Parasitologia, etc.

• Verificar Status de Coleta: verifica se o status de coleta do procedimento é REALIZADA para a digitação de um laudo.

• Verificar Status de Liberação: verifica se o laudo já foi digitado para impressão do mesmo.

• Verificar Status de Assinatura: Idêntico a liberação, porém este substitui a liberação.

• Permitir entrega de exames sem laudo: Se o laudo do paciente está em branco o sistema bloqueia a entrega deste.

• Impressão automática de Etiqueta de coleta: Após o cadastro de paciente no botão OK, o sistema imprime a etiqueta sem a intervenção do usuário.

Procedimentos

• Mnemônico: é a abreviação do procedimento e este valor substitui o nome do procedimento em diversos impressos.

• Descrição para Atendimento: Nome do procedimento para a Agenda, Recepção, Área Técnica e Laudo.

• Descrição para Faturamento: Nome do procedimento para o Faturamento

• Setor Administrativo: Para separação dos setores em relatórios de Faturamento o sistema leva este setor como selecionável.

• Setor Técnico: Para separação dos setores em relatórios do módulo Laudo o sistema leva este setor como selecionável.

• Normal: Nenhuma regra é aplicada;

• Exame Composto: Exames que se selecionados chamam outros procedimentos. Exemplo de uso: Colesterol Total e Frações (Colesterol Total, HDL, VLDL, LDL e Triglicérides);

• Exame Oculto: Este tipo de exame somente será cobrado caso seja digitado o laudo. Exemplo para uso: Antibiograma.

• Exame somente para Laudo: Este tipo de exame não será cobrado do paciente e do convênio. Exemplo para uso: Retorno de Consulta.

• Antibiograma: O antibiograma é um exame que exige um exame do tipo Cultura associado na mesma requisição para que seja cadastrado. Exemplo para uso: Antiobiograma.

• Exame somente para Faturamento: Este tipo de exame não é possível laudá-lo. Exemplo para uso: Uso para taxas (Não aconselhável).

• Cultura: A cultura é o tipo de exame essencial para o antibiograma. Quando laudado o exame desse tipo cultura é questionado ao usuário se é positivo o resultado, sendo negativo é questionado ao usuário se deve excluir o procedimento do tipo Antibiograma da requisição. Exemplo para uso: Cultura.

• Hora Limite da Coleta: Indica o horário máximo para a coleta do procedimento. Caso se passe deste horário se contará mais um dia para a data de entrega.• Tubo de coleta exclusivo para Amostra

Padrão: Indica que este procedimento terá um tubo isolado, mesmo que outros procedimentos sejam de mesmo setor, lab. Apoio, amostra e tubo este não se misturará.• Quantidade de Amostras adicionais: Indica quantas amostras são necessárias para processar este exame. Essencial para procedimentos como Curva Glicêmica. Acionando este item na parte inferior deve-se preencher o grid com a informações dos demais tubos.

• Mapas de Trabalho: Indica em que mapa está associado o procedimento.

• Aparelho: Indica em que aparelho o procedimento será processado. (Interfaceamento)

• Hora Entrega: É o horário fixo para entrega de resultado deste exame.

• Hora Interno: Este é o horário que será impresso na ficha de entrada na área do Identificador. O calculo para entrega se dá pela Hora Atual +

Número de dias para Entrega + Hora Interna.• Hora Externo: Este é o horário que será impresso no protocolo do paciente. O calculo para entrega se dá pela Hora Atual + Número de dias para Entrega + Hora Externa.• Rotina do Exame: Indica que a área técnica executa o procedimento e influência de forma direta na forma de entrega.• Prioridade: Indica a ordem de impressão do laudo, sendo a numeração inferior os primeiros a serem impressos.

• Exame Sigiloso: Em futuras implementações o sistema só irá permitir que pessoas autorizadas possam ver o resultado do exame.• Exame Internet: Aqui é indicado se o resultado deste exame possa ser enviado pela internet.

• Restrição de Exame: Aqui é indicado se o procedimento é realizado para somente um sexo e por algum limite de idade.• Exames dependentes: Funciona semelhantemente ao exame composto,

porém é questionado ao usuário se deve cadastrar os dependentes.• Atendimento Suspenso: Bloqueia o cadastramento do procedimento na recepção.

• Sinonímia: Este cadastro facilita a busca do procedimento na recepção.

• Jejum: Esta informação é indicada na triagem da recepção facilitando o trabalho deste setor.

• Textos Informativos: neste cadastro é possivel indicar Preparo, Informações de Coleta e Triagem, além de qualquer outro tipo de texto que se achar necessário.

Aba Textos Padrão e Faturamento

São Abas apenas informativas.

Aba Exames Compostos

Aqui são associados os exames que fazem parte do procedimento que é do tipo Composto.

Geração de Tubos

Exames Setor AmostraTubo de

Coleta

Colesterol Total Bioquímica Soro Seco

Colesterol HDL Bioquímica Soro Seco

Colesterol LDL Bioquímica Soro Seco

Colesterol VLDL Bioquímica Soro Seco

Glicose Bioquímica SoroFluoreto de

Sódio

Triglicérides Bioquímica Soro Seco

Glicose Pós Prandial Bioquímica Urina 24hs Frasco 24hs

Proteinuria Bioquímica Urina 24hs Frasco 24hs

HemogramaHematolog

iaSangue

Total EDTA

T3 Hormônios Soro Seco

T4 Hormônios Soro Seco

HIV Imunologia Soro Seco

Urina Tipo I Urinálise Urina

Coletor Universal

13 Procedimentos05 Setores04 Tipos de Amostra05 Tipos de Tubo

Totais

A separação foi ordenada por Amostra, Tubo de Coleta e Setor.

Exames Setor AmostraTubo de Coleta

Lab. Apoio

Exclusivo

Glicose Pós Prandial

Bioquímica

Urina 24hs

Frasco 24hs Sim

ProteinuriaBioquímica

Urina 24hs

Frasco 24hs

T3Hormônios

Soro Seco

T4Hormônios

Soro Seco RHESUS

A separação foi ordenada por Amostra, Tubo de Coleta, Setor e Laboratório de Apoio.

Exames Setor AmostraTubo de

Coleta

Colesterol Total Bioquímica Soro Seco

Colesterol HDL Bioquímica Soro Seco

Colesterol LDL Bioquímica Soro Seco

Colesterol VLDL Bioquímica Soro Seco

Glicose Bioquímica SoroFluoreto de

Sódio

Triglicérides Bioquímica Soro Seco

Glicose Pós Prandial Bioquímica Urina 24hs Frasco 24hs

Proteinuria Bioquímica Urina 24hs Frasco 24hs

HemogramaHematologi

aSangue

Total EDTA

T3 Hormônios Soro Seco

T4 Hormônios Soro Seco

HIV Imunologia Soro Seco

Urina Tipo I Urinálise Urina

Coletor Universal

A separação primária foi determinada por Tubo de Coleta e Amostra.

Alicotagem

A Alicotagem solicita separação por Tubo, Amostra, Lab. Apoio e Setor.

Importância do LIS

• Redução de custos administrativos, devido à simplificação do processo• Diminuição da burocracia, com guias e documentos digitais, sem a necessidade de

que os documentos sejam preenchidos manualmente (Guia TISS, Orçamento, Protocolos de agendamento e retirada de exames)

• Controle de eventuais falhas humanas (Restrição de exames por sala, médico, unidades e empresas, convênios)

• Agilidade em todo o processo, desde o atendimento do paciente, ao faturamento e cobrança das operadoras

• Informações pertinentes a todo o processo operacional, em um único lugar (Preparos de paciente, coleta, armazenagem de amostra)

• Segurança no processamento das informações e armazenagem de dados• Facilitar, e tornar mais eficientes o processamento, transmissão e armazenamento

de informações, o que contribue para o acréscimo de qualidade da rotina laboratorial e de cada análise realizada.

• Controle de pendências de coleta de materiais

Diferenciais Medical Systems

• Soroteca

• Assinatura eletrônica

• Central de Laudos

• TISS

• Interfaceamento

Interfaceamento

• É um sistema desenvolvido para integrar o sistema LIS com os analisadores automatizados (equipamentos de automação laboratorial) tendo em comum o formato das informações transmitidas

• O sistema de interfaceamento interpreta as informações recebidas do LIS e os resultados de cada analisador automatizado e cria um cadastro único e completo, evitando assim a necessidade de digitação de resultados  e automatizando a fila de trabalhos dos analisadores

Fluxo de trabalho com o Interfaceamento

Benefícios

• Eliminar rotinas maunais, erros e baixar o custo• Reduzir planilhas em profusão, papéis por toda parte• Evitar pessoas realizando tarefas de baixíssimo valor agregado, etapas

desnecessárias, e tantos outros problemas típicos da fase analítica de um laboratório• Reduzir o tempo de realização de analises laboratoriais e a exposição ao risco.• Substancial ganho de desempenho e de rastreabilidade do processo.

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