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Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 2
Índice
01 introdução .................................................................................................................... 4
1.1 nota introdutória 4
02 a eSPap ......................................................................................................................... 7
2.1 enquadramento e atribuições 7
2.2 missão, visão e valores 13
2.3 estrutura organizativa 14
2.4 principais clientes, serviços e parceiros 16
03 planeamento de atividades 2016 ................................................................................ 26
3.1. processo de planeamento estratégico 26
3.2 objetivos estratégicos 28
3.3 QUAR 30
3.4 objetivos operacionais 35
3.5 objetivos e planeamento de atividades por unidade orgânica 36
Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF) ................................................................................................................... 36
Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH) ........................................................................................... 39
Direção de Compras Públicas (DCP) .................................................................................................................................................. 43
Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL)........................................................................................................................ 46
Direção de Sistemas de Informação (DSI) ........................................................................................................................................ 48
Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC) ......................................................... 51
Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI) ............................................................................................... 55
Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO) ............................................................................... 57
Direção de Administração Geral (DAG) ............................................................................................................................................. 60
Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ) ........................................................................................................................................................ 62
04 recursos financeiros e pessoas .................................................................................... 66
4.1 recursos financeiros 66
4.2 pessoas 68
05 siglas e abreviaturas ................................................................................................... 70
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01 introdução
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01 introdução
1.1 nota introdutória
O ano de 2015 foi o terceiro ano integral de atividade da eSPap. Um ano de consolidação da
reflexão estratégica sobre o modelo futuro dos serviços partilhados na Administração Pública,
desenvolvida no último trimestre de 2014, que se materializou no Plano Estratégico dos Serviços
Partilhados da Administração Pública (PESPAP), para o triénio de 2015-2017.
Em 2015 iniciou-se a implementação do PESPAP, que preconiza a centralização dos serviços
nas áreas de governação com dimensão relevante para a otimização da utilização dos recursos
comuns, evitando replicação de funções e eliminando estruturas duplicadas, com recurso à
uniformização e standardização de processos e procedimentos.
A operacionalização do PESPAP foi iniciada com um projeto piloto de articulação com duas
áreas de governação (Finanças e Economia), nas quais o movimento de centralização de
serviços nas Secretarias-Gerais, embora com limitações, já tem alguma maturidade.
Com o objetivo de medir o sucesso dos serviços partilhados e identificar novas fontes de
redução da despesa, realizou-se o trabalho, em cada área de governação, de caracterização da
situação atual, de identificação de ações a implementar para atingir os objetivos definidos e de
identificação dos principais constrangimentos e fatores críticos de sucesso. Verificou-se, nas
duas áreas, que permanecem estruturas duplicadas em vários organismos, devido
essencialmente à inexistência do enquadramento legal necessário.
O processo de definição da abordagem ao novo modelo de serviços partilhados, no piloto das
Finanças e Economia, identificou a necessidade de consolidar a centralização das funções
transversais, ainda retidas nos organismos da administração direta e indireta, nos serviços
comuns das Secretarias-Gerais.
A eSPap acredita que a implementação do PESPAP irá promover a eficiência, poupança e
transparência na utilização dos recursos do Estado, mas para evoluir para esta realidade
identificou-se como necessária a concretização de um quadro legal que defina o papel e as
competências dos vários intervenientes no modelo de serviços partilhados.
A eSPap apostou, em 2015, na criação e dinamização de redes de parcerias estratégicas de
partilha e disseminação do conhecimento, potenciadoras de soluções inovadoras, modelos
organizativos mais eficazes e processos mais eficientes na área dos serviços partilhados.
Com este objetivo, promoveu-se a discussão no território do modelo de serviços partilhados,
preconizado no PESPAP, com a colaboração das Comissões de Coordenação e
Desenvolvimento Regional (CCDR) do Norte, Centro, Lisboa e Vale do Tejo, Alentejo e Algarve;
das Áreas Metropolitanas (AM), das Comunidades Intermunicipais (CIM) e das Universidades e
dos Institutos Politécnicos. Estas experiências estiveram na base da construção de Redes
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informais de Serviços Partilhados de Base Territorial (rSPbt) e de Inovação e Conhecimento
(rSPic).
Destaca-se também a formalização da criação da Rede Operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública (rSPtic), gerida pela eSPap, como um importante passo na prossecução dos objetivos de racionalização da utilização das TIC, no que respeita à utilização de soluções TIC partilhadas ou unificadas.
Em 2015, foi ainda atribuída à eSPap a competência para prestação de serviços partilhados na
área de Project Management Office (PMO).
Paralelamente, a eSPap apostou na criação do eSPap Lab, dinamizando a inovação, a partilha
de conhecimento e de experiências para potenciar a eficácia dos planos de ação em cada uma
das áreas centrais de serviços partilhados: Finanças, Recursos Humanos, Compras Públicas,
Gestão do Parque de Veículos do Estado, Tecnologias de Informação e Comunicação e Project
Management Office.
Foram realizadas doze iniciativas do eSPap Lab, entre workshops temáticos, visitas de
benchmarking e demonstrações de soluções, e a 2.ª edição da Conferência Anual de Serviços
Partilhados e Compras Públicas, que contaram com a presença de mais de 3.000
representantes, do setor público e privado.
Em 2016, a eSPap continuará a implementar a estratégia definida no PESPAP, iniciada em
2015, dando seguimento a projetos emblemáticos de expansão dos serviços partilhados na
Administração Pública, tais como o novo Sistema de Normalização Contabilística para as
Administrações Públicas (SNC-AP), a Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP), a
conclusão da implementação do GeRHuP na Autoridade Tributária e Aduaneira e a sua
expansão fora da área das Finanças, a interoperabilidade das plataformas informáticas das
Compras Públicas, o catálogo de serviços da rSPtic e o desenvolvimento de centros de
competências TIC e PMO.
A promoção de iniciativas do eSPap Lab continuará a ser uma aposta em 2016, pretendendo-se
construir um caminho de inovação aberta, dinamizando redes de parcerias estratégicas com as
Secretarias-Gerais (rede central) e com as CCDR (rede territorial), junto dos atores do território
CIM, AM, Universidades e Politécnicos, bem como com parceiros privados. O reforço das redes
colaborativas contribuirá para o desenvolvimento de novas soluções e disseminação das
melhores práticas, na área dos serviços partilhados, promovidas por entidades de referência
como a OCDE e a NESTA (Agência de Inovação do Reino Unido).
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02 a eSPap
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02 a eSPap
2.1 enquadramento e atribuições
enquadramento
No âmbito do Plano de Redução e Melhoria da Administração Central (PREMAC), foram
implementadas diversas medidas com vista à racional e eficiente utilização de recursos públicos,
bem como à redução da despesa pública, nas quais se inseriu a criação da Entidade de Serviços
Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap).
A eSPap, cuja criação foi concretizada através do Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho,
assumiu a missão e atribuições dos anteriores Instituto de Informática (II), Empresa de Gestão
Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E. (GeRAP) e Agência Nacional de
Compras Públicas, E. P. E. (ANCP), extintos por fusão.
A fusão das atribuições do II, da GeRAP e da ANCP, na eSPap, teve como objetivo refundar e
melhorar o desempenho das funções ligadas ao desenvolvimento e à gestão dos serviços
partilhados na Administração Pública, agilizando a adoção de soluções e modelos de operação
comuns e mais eficientes, nomeadamente nas áreas de gestão de recursos financeiros,
humanos e de Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), potenciando sinergias das
valências até aqui dispersas pelas três entidades.
A criação da eSPap, integrada na administração indireta do Estado, mantém o propósito de
extensão do modelo de serviços partilhados a toda a Administração Pública, procurando assim
uma alocação mais eficiente dos recursos existentes, bem como melhorias no plano da eficácia.
A prestação de serviços partilhados tem como objetivos a redução de custos de funcionamento e
a criação de oportunidades de melhoria, traduzidas, entre outras, no aproveitamento de soluções
e capacidades de uso comum, na redução de esforço administrativo promovida pela
uniformização, integração e automatização de processos, na disponibilização de ferramentas
adequadas ao processo de tomada de decisão e na partilha de informação com as entidades da
Administração Pública que dela necessitem, no âmbito das suas atribuições.
A aposta na prestação de serviços partilhados constitui também uma resposta ao compromisso
assumido no âmbito do Programa de Assistência Económica e Financeira (PAEF), acordado com
o Fundo Monetário Internacional (FMI), a Comissão Europeia (CE) e o Banco Central Europeu
(BCE), de modo a reforçar a racionalidade da atuação pública e reduzir a despesa, contribuindo
para o equilíbrio das contas públicas.
Na área das TIC promove-se a utilização das capacidades existentes, como instrumentos de
dinamização e suporte à prestação de serviços partilhados, e à promoção da reutilização e
partilha de recursos comuns.
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Enquanto entidade gestora de Rede operacional de Serviços Partilhados TIC (rSPtic),
formalizada pelo Decreto-Lei n.º 151/2015, de 6 de agosto, a eSPap assume a responsabilidade
de operacionalizar a estratégia de racionalização da utilização das TIC, no que respeita à
utilização de soluções TIC partilhadas ou unificadas, designadamente através da opção por
soluções centralizadas de comunicações, bem como do aproveitamento da capacidade
computacional instalada na Administração Pública.
A eSPap assumiu também as funções de entidade gestora do Sistema Nacional de Compras
Públicas (SNCP) definido no Decreto-Lei n.º 37/2007, de 19 de fevereiro, bem como do Parque
de Veículos do Estado (PVE), sucedendo à ANCP. Esta transição de atribuições não implica
qualquer alteração ao regime disciplinador do SNCP, da contratação pública e do PVE, nem
prejudica a sua revisão (atualmente em curso, em ambos os casos, atendendo às oportunidades
de melhoria identificadas).
Fig. 1 | Criação da eSPap | Fusão GeRAP, ANCP e II
No cumprimento da sua missão de assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços
partilhados no âmbito da Administração Pública, a eSPap apostou no lançamento do novo
serviço partilhado de Project Management Office (SP PMO). A competência para prestação de
serviços partilhados na área de Project Management Office (PMO) foi formalmente atribuída à
eSPap por despacho do Senhor Secretário de Estado da Administração Pública, a 8 de junho de
2015.
A eSPap é um instituto público de regime especial, integrado na administração indireta do
Estado, dotado de autonomia administrativa e financeira e de património próprio, prosseguindo
as atribuições do Ministério das Finanças, sob superintendência e tutela do respetivo ministro.
A entidade rege-se pelo disposto no Decreto-Lei n.º 117-A/2012, de 14 de junho, que originou a
sua criação, e pela Portaria n.º 275/2012, de 10 de setembro, que aprova os seus estatutos.
atribuições
A eSPap tem por missão assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados no
âmbito da Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de
Compras Públicas e assegurar a gestão do Parque de Veículos do Estado, apoiando a definição
de políticas estratégicas nas áreas de TIC das Finanças, garantindo o planeamento, conceção,
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execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e
organismos.
São atribuições da eSPap:
› A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão orçamental e de recursos
financeiros, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das
seguintes atividades de apoio técnico ou administrativo:
› Contabilidade orçamental, através da gestão, monitorização e controlo do orçamento e
respetiva execução orçamental;
› Contabilidade geral, incluindo a produção dos diferentes mapas e peças contabilísticas;
› Contas a receber, através do registo da faturação de recebimentos de clientes;
› Contas a pagar, através da contabilização e registo de faturas de fornecedores e
respetivos pagamentos;
› Tesouraria, através da gestão de dados de bancos, contas bancárias, emissão de meios
de pagamento e respetiva reconciliação bancária;
› Imobilizado, através do registo e controlo contabilístico dos ativos fixos e imobilizado em
curso, disponibilizando informação sobre transações de imobilizado e amortizações
efetuadas;
› Gestão de contratos, através do registo e monitorização da informação relativa a
contratos;
› Contabilidade analítica, através do registo das operações relevantes;
› Gestão da aquisição de bens e serviços, através do registo e monitorização da
componente de aprovisionamentos;
› Gestão de existências em armazém, através do registo e monitorização dos movimentos
de armazém;
› Vendas e distribuição, através do registo e monitorização do processo.
› A prestação de serviços partilhados no âmbito da gestão de recursos humanos, mediante
disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes atividades de
apoio técnico ou administrativo:
› Planeamento de necessidades de pessoal;
› Criação, caracterização e alteração de postos de trabalho;
› Orçamentação de despesas com pessoal;
› Recrutamento e seleção de pessoal;
› Constituição, alteração e cessação das relações jurídicas de emprego;
› Registo e atualização de dados profissionais e pessoais necessários para a gestão dos
recursos humanos;
› Mobilidade de trabalhadores;
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› Assiduidade e trabalho extraordinário;
› Deslocações em serviço;
› Processamento de abonos e descontos;
› Proteção social e sistemas ou subsistemas de saúde;
› Formação profissional;
› Avaliação do desempenho de trabalhadores e serviços;
› Informação, operacional e analítica, de apoio à gestão, incluindo mapas legais
obrigatórios.
› No âmbito das compras públicas:
› Negociar e celebrar acordos quadro ou outros contratos públicos de obras e de
fornecimento de bens ou de serviços destinados às entidades públicas adjudicantes
compradoras;
› Acompanhar e apoiar as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) nas negociações dos
contratos públicos a celebrar a nível ministerial;
› Definir, desenvolver e implementar estratégias de compra e negociação para as
aquisições centralizadas, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos
respetivos setores de atividade;
› Elaborar propostas de legislação, de procedimentos e de adoção de sistemas de
informação de suporte relacionados com as compras públicas;
› Apoiar o membro do Governo da tutela na definição de políticas e linhas de orientação
para as compras públicas;
› Coordenar e apoiar os serviços, organismos e entidades públicas e seus fornecedores na
adoção das normas e procedimentos definidos para o aprovisionamento público;
› Promover a adoção de procedimentos de natureza normativa relativos à aquisição e
utilização de sistemas informáticos de suporte ao aprovisionamento público;
› Implementar e manter uma plataforma que permita gradualmente assegurar o suporte ao
ciclo integral de compras, privilegiando o relacionamento desmaterializado entre as
empresas fornecedoras e a Administração Pública;
› Gerir as aplicações centralizadas que integram o Sistema de Compras Públicas
Eletrónicas;
› Adotar práticas e privilegiar a aquisição de bens e serviços que promovam o equilíbrio
adequado entre a eficiência financeira e a proteção do ambiente;
› Avaliar permanentemente o desempenho do SNCP, designadamente mediante a
promoção da realização de auditorias pelos serviços de inspeção e controlo competentes
para o efeito.
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› No âmbito do parque de veículos do Estado:
› Gerir o PVE, assegurando a aquisição e locação, em qualquer das suas modalidades, e a
afetação, manutenção, assistência, reparação, abate e alienação de veículos, bem como
dos bens e serviços necessários para o efeito;
› Assegurar a satisfação das necessidades das entidades e organismos abrangidos pelo
regime jurídico do PVE, no que se refere à utilização de veículos, incluindo a gestão das
respetivas frotas;
› Assegurar a elaboração e atualização do inventário do PVE;
› Proceder à recolha e controlo de dados relativos aos veículos que integram o PVE e
respetiva utilização;
› Proceder ao tratamento estatístico dos dados relativos ao PVE e ao apuramento de
indicadores que permitam aferir o nível de eficiência na gestão e utilização dos veículos,
bem como a identificação de desvios;
› Promover o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integram o PVE;
› Propor, ao membro do Governo da tutela, projetos de regulamentação necessária à
adequada gestão e utilização dos veículos que integram o PVE e que, pela sua natureza,
não possam ser por si aprovados.
› No âmbito das tecnologias de informação e comunicação (TIC):
› Promover e assegurar, em sintonia com os objetivos estabelecidos no Plano Global
Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC (PGERRTIC) na
Administração Pública, a disponibilização, gestão e operação de sistemas e infraestruturas
de TIC, que promovam a racionalização e reutilização de recursos tecnológicos, numa
lógica de serviços partilhados;
› Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a
Agência para a Modernização Administrativa, I. P. (AMA), da evolução do modelo de
governação das TIC, ajustando as modalidades de aquisição às ofertas do mercado e às
soluções adotadas para a Administração Pública;
› Promover, em articulação com outras entidades, designadamente com a AMA, a
racionalização, flexibilização e agilização da utilização de meios tecnológicos pela
Administração Pública, melhorando a qualidade do serviço prestado e diminuindo os
custos envolvidos;
› Assegurar a articulação com os serviços e organismos com atribuições interministeriais na
área das TIC, garantindo a participação em iniciativas de natureza transversal, a aplicação
de normas e orientações comuns, a utilização de infraestruturas tecnológicas partilhadas
da Administração Pública e a integração em processos aquisitivos agregados com outras
áreas de governação;
› Apoiar a definição de políticas de regulação, aquisição e gestão de recursos de TIC, com
vista à racionalização global de meios e recursos, em articulação com outros serviços ou
organismos inter e intra áreas de governação com responsabilidades neste domínio;
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› Assegurar a definição, gestão e administração de bases de dados das Finanças e/ou
globais, de utilização comum pela Administração Pública, que lhe sejam cometidas e
proceder à gestão e apoio à utilização dos sistemas operacionais a seu cargo,
nomeadamente o suporte à elaboração, gestão e controlo do Orçamento do Estado;
› Operacionalizar a estratégia de racionalização da utilização das TIC, no que respeita à
utilização de soluções TIC partilhadas ou unificadas, bem como ao aproveitamento da
capacidade computacional instalada na Administração Pública, enquanto entidade gestora
de Rede operacional de Serviços Partilhados TIC (rSPtic);
› Prestar outros serviços que venham a ser determinados pelos membros do Governo com
poderes de tutela ou superintendência ou solicitados por serviços e organismos das
Finanças ou de outras áreas de governação e outras entidades.
› No âmbito da prestação de serviços partilhados de project management office (PMO),
mediante disponibilização de instrumentos de suporte e/ou execução das seguintes
atividades de gestão de projetos:
› Definir e divulgar metodologias e boas práticas no âmbito da gestão de projetos;
› Apoiar a gestão integrada do portefólio de programas e projetos, com manutenção de toda
a documentação relacionada;
› Garantir a coordenação da execução dos projetos em curso, através da articulação com
as entidades envolvidas;
› Monitorizar a execução com foco no cumprimento do custo, tempo, âmbito e qualidade e
na maximização dos benefícios;
› Otimizar a afetação de recursos humanos, financeiros e tecnológicos;
› Produzir indicadores de desempenho do portfólio dos projetos da organização;
› Identificar atempadamente riscos e antever desvios de execução.
Pode ainda ser determinada à eSPap, por despacho do membro do Governo da tutela, a
atribuição de prestação de serviços partilhados noutros domínios nos quais se considere existir
oportunidade de reutilização e partilha de dados, recursos ou soluções comuns à Administração
Pública.
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2.2 missão, visão e valores
missão
Assegurar a obtenção de ganhos de eficácia e eficiência, através da utilização racional de
recursos públicos comuns e da prestação de serviços partilhados, contribuindo para um Estado
mais ágil e direcionado para o desenvolvimento sustentável do país.
visão
Ser a opção de referência para a Administração Pública na utilização de recursos públicos
comuns e na prestação de serviços partilhados.
valores
Os valores fundamentais que pautam a atividade da eSPap são:
Fig. 2 | Valores eSPap
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2.3 estrutura organizativa
organização e diretrizes
A organização interna da eSPap encontra-se definida nos seus estatutos e no regulamento
interno da eSPap, que têm como principais diretrizes:
› organização por funções e unidades de negócio, potenciando a eficácia e eficiência dos
serviços prestados
› Estruturação por áreas de serviços partilhados – Finanças, Recursos Humanos, Compras
Públicas, Veículos do Estado e Logística, Sistemas de Informação e Infraestruturas de
Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) – que concebem, desenvolvem e
operam serviços e soluções/produtos, consoante a área de atividade a que respeitam;
› As funções de Sistemas de Informação e Infraestruturas de TIC assumem um duplo e
importante papel:
Prestador de serviços interno, que assegura serviços essenciais às restantes
funções de negócio;
Prestador de serviços externo, à área de governação das Finanças e à
Administração Pública em geral, com a prestação direta de serviços de sistemas
e tecnologias de informação.
› orientação ao cliente e à excelência do serviço
› Reforço de competências de gestão da relação com o cliente e de gestão de serviços, na
perspetiva de articulação entre as suas necessidades e a conceção, desenvolvimento e
gestão do portefólio de serviços;
› Reforço da gestão da qualidade e inovação, com vista ao desenvolvimento de processos e
serviços.
› agilidade e flexibilidade com vista a uma organização dinâmica e inovadora
› Estrutura flat, com reduzido número de níveis hierárquicos, assegurando, contudo, a
governabilidade da mesma. Privilegia-se a lógica de funcionamento por projeto, na qual a
eficácia e inovação organizacional são potenciadas pela aplicação das competências e
experiência dos colaboradores em iniciativas e projetos, em função das necessidades e
evolução da organização. O desenvolvimento profissional e pessoal dos colaboradores é
enriquecido pela transversalidade de contributos e diversidade de experiências
acumuladas, numa perspetiva global da organização.
A organização encontra-se estruturada por funções, instanciadas nas diferentes orgânicas, com
foco nas unidades de negócio/serviços:
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› funções de negócio, que assumem a gestão e operação do ciclo de vida dos serviços
prestados, bem como a gestão de clientes e inovação
› Direção de Serviços Partilhados de Finanças;
› Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos;
› Direção de Compras Públicas;
› Direção de Veículos do Estado e Logística;
› Direção de Sistemas de Informação;
› Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação;
› Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação.
› funções corporativas, que apoiam o Conselho Diretivo em áreas críticas para o planeamento
e desenvolvimento da organização
› Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional;
› Gabinete de Apoio Jurídico.
› funções de suporte, que asseguram as atividades transversais de gestão de pessoas, gestão
financeira, patrimonial e de recursos logísticos e aprovisionamento, bem como o apoio
administrativo
› Direção de Administração Geral.
organograma
Fig. 3 | Organograma eSPap
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2.4 principais clientes, serviços e parceiros
clientes
A atividade da eSPap destina-se potencialmente a todos os serviços, entidades e organismos da
Administração Pública.
Na área das TIC, a eSPap assume o papel de prestador de serviços da função informática das
Finanças e da Administração Pública, em geral.
Fig. 4 | Clientes e serviços eSPap
A eSPap é, ainda, cliente dos seus próprios serviços, nomeadamente:
› Serviços Partilhados de Finanças e de Recursos Humanos, sendo a Direção de
Administração Geral (DAG) um cliente interno destes serviços. Nesta perspetiva, a DAG
assume uma missão relevante, participando na conceção, teste e avaliação de novos
serviços ou expansão de funcionalidades, bem como nos programas de melhoria dos
serviços existentes;
› Todas as orgânicas eSPap são cliente interno dos serviços de TIC, quer na área de
infraestruturas e comunicação quer no desenvolvimento dos sistemas de informação.
A eSPap é, ainda, a entidade gestora da Rede operacional de Serviços Partilhados de
Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública (rSPtic), que visa
aproveitar a capacidade instalada na Administração Pública. A rSPtic junta serviços e
organismos da Administração Pública, detentores de sistemas e de infraestruturas que permitam
a prestação de serviços de TIC, através da reutilização e racionalização dos meios existentes,
quando se verifiquem vantagens do ponto de vista económico e financeiro.
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Fig. 5 | Funcionamento da rSPtic
serviços
A atividade da eSPap está estruturada em seis áreas de serviço específicas:
Fig. 6 | Tipificação de serviços eSPap
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serviços partilhados de finanças
A disponibilização de Serviços Partilhados de Finanças tem como objetivo a integração e
normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas, contribuindo para o
aumento de eficácia e eficiência, e consequente redução de custos nos serviços da
Administração Pública.
Os Serviços Partilhados de Finanças são suportados na solução de Gestão de Recursos
Financeiros em modo Partilhado – GeRFiP – que integra a gestão orçamental, financeira,
patrimonial e logística, com base no Plano Oficial de Contabilidade Pública (POC-P), abrangendo
as áreas:
› Financeira:
› Contabilidade orçamental;
› Contabilidade geral;
› Contas a receber;
› Contas a pagar;
› Tesouraria;
› Imobilizado;
› Gestão de contratos;
› Contabilidade analítica.
› Logística:
› Gestão de aquisição de bens e serviços;
› Gestão de existências em armazém;
› Vendas e distribuição.
Os serviços podem ser prestados em modalidades distintas, por opção do cliente:
› Partilha de serviços – contempla a execução de processos e atividades por parte da eSPap,
por conta do cliente, de acordo com a atribuição de responsabilidades a cada uma das
partes;
› Partilha de plataforma – contempla a disponibilização e a manutenção da solução
informática, alojada em infraestrutura da eSPap, cabendo ao cliente a execução dos
processos contabilísticos, financeiros e logísticos no âmbito da sua atividade.
serviços partilhados de recursos humanos
A disponibilização de Serviços Partilhados de Recursos Humanos tem como objetivo a
integração e normalização de processos, bem como a potenciação de boas práticas,
contribuindo para o aumento de eficácia e eficiência e consequente redução de custos nos
serviços da Administração Pública.
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A disponibilização dos Serviços Partilhados de Recursos Humanos é suportada na solução de
Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado – GeRHuP – que integra os processos de
gestão de recursos humanos e na solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da
Administração Pública – GeADAP – que implementa o Sistema Integrado de Gestão e Avaliação
do Desempenho na Administração Pública (SIADAP).
› O GeRHuP suporta os processos do ciclo de vida do trabalhador, nas áreas de:
› Gestão administrativa de pessoal;
› Vencimentos;
› Gestão da assiduidade e trabalho extraordinário (em desenvolvimento);
› Gestão de deslocações em serviço (em desenvolvimento).
Está ainda prevista a disponibilização do portal do trabalhador e do portal do dirigente,
permitindo a obtenção de informação para o trabalhador e para a gestão, bem como a
descentralização dos processos para os vários intervenientes.
O GeADAP suporta os processos de avaliação de serviços, dirigentes e trabalhadores nos
termos preconizados pela Lei n.º 66-B/2007, de 28 de dezembro, que cria o SIADAP. Esta
constitui uma solução orientada para a qualidade e simplificação da aplicação do processo de
avaliação, orientando avaliadores e informando os intervenientes em cada fase do processo,
fomentando o envolvimento dos participantes e contribuindo para a transparência do processo.
Esta solução contempla duas componentes:
› Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Central;
› Gestão da Avaliação de Desempenho na Administração Pública Local.
compras públicas
A par do esforço de consolidação orçamental e de reforma da Administração Pública, a
modernização das compras públicas assume um papel central na estratégia de redução da
despesa pública, através da contratação centralizada de bens e serviços transversais. Esta
estratégia de atuação tem em vista a criação de valor, a obtenção de ganhos financeiros,
poupanças e redução de custos, mediante a realização de concursos públicos que permitam a
celebração de acordos quadro que potenciem as sinergias e economias de escala resultantes da
centralização de procedimentos aquisitivos.
Os acordos quadro pré-qualificam os fornecedores para o fornecimento de bens e/ou a
prestação de serviços à Administração Pública e estabelecem as condições e requisitos que
estes são obrigados a cumprir, em termos de preços máximos/descontos mínimos, níveis e
qualidade de serviço, entre outros.
Plano de atividades | 2016
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As condições e requisitos mínimos definidos para cada acordo quadro podem ser consultados no
Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP), uma das aplicações que a eSPap disponibiliza
às entidades que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP).
O CNCP é uma referência essencial para a contratação de bens e serviços na Administração
Pública, estando a sua atualização sob a responsabilidade da eSPap. No CNCP estão
disponíveis as diversas categorias de produtos e serviços, informação sobre fornecedores de
bens e prestadores de serviços, bem como os preços máximos estabelecidos nos acordos
quadro.
No final de 2015, estavam em vigor 13 acordos quadro nas seguintes categorias:
› Fornecimento de eletricidade em regime de mercado livre;
› Papel e economato;
› Manutenção de instalações de elevação;
› Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicações (TIC);
› Mobiliário;
› Higiene e limpeza;
› Licenciamento de software e serviços conexos;
› Vigilância e segurança;
› Refeições confecionadas;
› Consultadoria, desenvolvimento e manutenção de software (acordo quadro de utilização
facultativa e apenas para entidades vinculadas ao SNCP);
› Serviço móvel terrestre;
› Combustíveis rodoviários;
› Veículos automóveis e motociclos.
veículos do Estado e logística
O Parque de Veículos do Estado (PVE) visa a gestão da frota de veículos dos vários serviços e
organismos do Estado, de modo global e integrado.
O modelo de prestação do serviço assenta em três pilares base:
› Aplicação do regime jurídico do PVE, que define a condução dos procedimentos de
contratação das aquisições nas categorias de veículos automóveis e motociclos e de seguro
automóvel, como competência exclusiva da eSPap;
› Lançamento de concursos públicos para a celebração de acordos quadro para seleção de
fornecedores de veículos automóveis e motociclos e para seleção de prestadores de serviço
de seguro automóvel;
Plano de atividades | 2016
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› Definição, implementação e disponibilização do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) às
entidades e serviços utilizadores do PVE, sendo este o sistema único de informação de
suporte à gestão da frota do Estado.
Este serviço, suportado pelo SGPVE, assume as seguintes responsabilidades:
› Efetuar o processo de aquisição, observando os critérios financeiros e ambientais definidos;
› Tratar dos processos administrativos de aquisição, alienação e abate de veículos;
› Efetuar a gestão do PVE;
› Definir políticas e critérios de aquisição para as categorias de veículos automóveis,
motociclos e seguro automóvel;
› Disponibilizar e gerir centralmente o SGPVE com o objetivo de implementar mecanismos de
recolha e tratamento de informação atualizada, de modo a fornecer indicadores de gestão,
planeamento e controlo que permitam aferir o nível de eficiência e eficácia da aquisição de
veículos e gestão do PVE.
tecnologias de informação e comunicação
A eSPap assegura a prestação de um vasto conjunto de serviços nas áreas do desenvolvimento
e manutenção de software aplicacional e da gestão de infraestruturas de tecnologias de
informação e comunicação. Estes serviços destinam-se principalmente à área de governação
das Finanças, mas também a toda a Administração Pública, transversalmente, abrangendo um
alargado e diversificado universo de utilizadores que se estende a entidades, empresas e
cidadãos.
A eSPap, com a sua vocação de prestação de serviços em modo partilhado, tem como objetivo
alargar progressivamente o leque da sua oferta a outras entidades da administração central e
local, através do desenvolvimento de um catálogo de serviços que potencie sinergias e promova
eficiência.
Os serviços prestados, que cobrem todo o ciclo de vida do desenvolvimento aplicacional,
incluindo as componentes de alojamento e administração de sistemas, podem dividir-se em duas
áreas de atuação principais:
› Desenvolvimento aplicacional, sendo assegurada a manutenção e evolução de um conjunto
de aplicações, desenvolvidas à medida ou suportadas em produtos de mercado (packages),
bem como a atualização resultante de alterações legislativas;
› Infraestruturas de TIC, em que o Centro de Processamento de Dados (CPD) assegura as
condições logísticas e técnicas necessárias ao alojamento, operação e administração das
soluções aplicacionais desenvolvidas pela eSPap ou pelo cliente. Os serviços de operação e
administração englobam todas as atividades de sistemas e bases de dados, segurança e
comunicações. São ainda prestados serviços de infraestruturas TIC de suporte global à
atividade dos clientes, como os serviços de correio eletrónico, fileshare ou acesso à internet,
entre outros.
Plano de atividades | 2016
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Das mais de três dezenas de aplicações suportadas são de referir:
› Solução de Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP);
› Solução de Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado (GeRHuP);
› Solução de Gestão integrada da Avaliação do Desempenho da Administração Pública
(GeADAP);
› Catálogo Nacional de Compras Públicas (CNCP);
› Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE);
› Sistema de Recolha e Validação de Informação (SRVI);
› Bolsa de Emprego Público (BEP);
› Programa de Estágios Profissionais da Administração Central (PEPAC);
› Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO);
› Sistema de Orçamento de Estado (SOE);
› Sistema de Gestão de Contas e Pagamentos do Tesouro (SGT);
› Sistema de Mobilidade Especial (sigaME);
› Sistema de Produtos de Aforro (SPA);
› AforroNet (AFN).
serviços partilhados de project management office
A eSPap lançou em 2015 o novo serviço partilhado de Project Management Office (SP PMO),
suportado por uma solução integrada de Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos
(GERProj), mantida pela eSPap e disponibilizada em regime de SaaS (Software as a Service),
visando o alinhamento estratégico dos projetos, a otimização da sua execução e a maximização
dos respetivos benefícios.
Com o objetivo de maximizar o retorno dos investimentos já feitos nesta área pelo Estado
Português, foi estabelecida uma parceria de colaboração técnica e tecnológica entre a Marinha,
a Secretaria-Geral da Defesa Nacional e a eSPap para a partilha da plataforma de suporte à
gestão estratégica desenvolvida pela Marinha. Este protocolo, assinado no dia 9 de abril, prevê a
troca de conhecimento e o apoio técnico mútuo nas áreas tecnológicas de maior expertise de
cada um dos signatários.
Adicionalmente, a oferta inclui serviços de PMO prestados por profissionais certificados e com
experiência relevante em gestão no ecossistema público, que apoiarão o desenvolvimento dos
processos de gestão de projetos nos organismos clientes.
Os principais drivers do serviço são:
› Definição e divulgação de metodologias e boas práticas;
Plano de atividades | 2016
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› Gestão integrada do portefólio de programas e projetos, com manutenção de toda a
documentação relacionada;
› Articulação com as entidades envolvidas, tendo em vista a coordenação da execução dos
projetos em curso;
› Monitorização da execução com foco no cumprimento do custo, tempo, âmbito e qualidade e
na maximização dos benefícios;
› Otimização da afetação de recursos humanos, financeiros e tecnológicos;
› Produção de indicadores de desempenho do portfólio dos projetos da organização;
› Identificação atempada de riscos e antevisão dos desvios de execução.
parceiros
A eSPap assume-se como uma entidade de prestação de serviços à Administração Pública e,
atendendo à natureza da sua atividade, articula-se com outras entidades da Administração
Pública, quer tenham responsabilidade de superintendência, gestão, normalização e controlo nas
suas áreas de intervenção, quer assegurem serviços ou atividades relacionadas ou
complementares à sua, nomeadamente:
› Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública (IGCP);
› Agência para a Modernização Administrativa (AMA);
› Agência Portuguesa do Ambiente (APA);
› Autoridade da Concorrência (AdC);
› Autoridade Tributária e Aduaneira (AT);
› Caixa Geral de Aposentações (CGA);
› Direção-Geral da Administração e do Emprego Público (DGAEP);
› Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas (INA);
› Serviços Partilhados da Saúde (SPMS);
› Direção-Geral da Segurança Social (DGSS);
› Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas (ADSE);
› Direção-Geral do Orçamento (DGO);
› Instituto de Gestão Financeira da Educação (IGeFE);
› Instituto dos Mercados Públicos de Imobiliário e da Construção (IMPIC).
› Secretaria-Geral das Finanças (SGF);
› Tribunal de Contas (TdC);
› Unidades Ministeriais de Compras (UMC);
No sentido de dinamizar estas parcerias, a eSPap tem vindo a reforçar as redes colaborativas
para partilha e disseminação de conhecimento, destacando-se a rede central com as diversas
Plano de atividades | 2016
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Secretarias-Gerais, a rede de base territorial (rSPbt) com parceria das CCDR’s e CIM’s e a rede
de inovação e conhecimento (rSPic) em articulação com as Universidades e Institutos
Politécnicos. Todos estes parceiros têm uma participação ativa nas diversas iniciativas do eSPap
Lab promovidas pela eSPap.
Fig. 7 | Redes colaborativas
Para além das entidades referidas, a eSPap mantém relações de parceria com outras entidades,
no setor público e privado.
Plano de atividades | 2016
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03 planeamento de atividades
2016
Plano de atividades | 2016
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03 planeamento de atividades 2016
3.1. processo de planeamento estratégico
Orientações estratégicas
O Plano de Atividades de 2016 foi elaborado considerando o contexto económico e financeiro do
país e atendendo, nomeadamente, aos seguintes documentos:
› O Programa de Estabilidade e Crescimento 2015-2019;
› Programa do XXI Governo Constitucional 2015-2019;
› Resolução da Assembleia da República n.º 140/2015 de 14/12;
› Proposta de Grandes Opções do Plano 2016-2019;
› Proposta de Orçamento de Estado para 2016.
abordagem para a elaboração do plano de atividades
O presente plano foi elaborado de acordo com a seguinte metodologia:
› Elaboração do PESPAP para o horizonte temporal de 2015-2017;
› Revisão das linhas estratégicas, pelo Conselho Diretivo em articulação com os diretores;
› Definição dos objetivos e planos de ação, para o ano de 2016, por cada uma das unidades
orgânicas, atendendo aos recursos disponíveis e alinhamento global com os objetivos da
eSPap;
› Revisão dos planos pelo Conselho Diretivo e respetivos dirigentes;
› Consolidação dos planos de todas as orgânicas e elaboração do Plano de Atividades de
2016.
O acompanhamento e monitorização da atividade planeada serão assegurados nas reuniões
quinzenais de Comité de Planeamento e Operações (CPO), com os instrumentos desenvolvidos
para o efeito, bem como nas demais instâncias previstas na agenda de gestão.
Plano de atividades | 2016
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Fig. 8 | Planeamento estratégico – agenda de gestão
Neste âmbito, estão previstas as seguintes reuniões periódicas:
› CPO | Comité de Planeamento e Operações – reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo
e os diretores, para planeamento e acompanhamento da atividade e do desempenho da
organização;
› eSPap 2016 – reuniões mensais entre o Conselho Diretivo e os dirigentes (diretores e
coordenadores), para alinhamento da estratégia e dos planos de ação;
› PMO | Program Management Office – reuniões quinzenais entre o Conselho Diretivo, os
dirigentes e os responsáveis dos projetos em curso, para acompanhamento de progresso.
Estes fóruns são realizados globalmente e por área setorial de atividade ou iniciativa
específica, de modo a assegurar a articulação de prioridades e de iniciativas;
› RCS | Reuniões de Coordenação Setorial – com periodicidade definida em função das
necessidades de cada área, reunindo um representante do Conselho Diretivo com os
respetivos dirigentes e/ou equipas;
› foRHum eSPap – que reúne mensalmente representantes do Conselho Diretivo (presidente
e vogal) com um representante de cada orgânica, para debater as questões críticas na
organização e implementar melhorias;
› RGE | Reunião Geral eSPap – realizada semestralmente, com o Conselho Diretivo,
dirigentes e todos os colaboradores, para partilha de objetivos e linhas de orientação, bem
como pontos de situação das atividades e de projetos relevantes e consolidação da cultura
organizacional.
Plano de atividades | 2016
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3.2 objetivos estratégicos
O Plano de Atividades de 2016 foi estruturado de acordo com os objetivos estratégicos e
operacionais definidos para a eSPap que, por sua vez, estão alinhados com as orientações e
políticas definidas pela tutela e com as linhas estratégicas estabelecidas no PESPAP.
Os objetivos estratégicos foram definidos considerando que este será o quarto ano integral de
operação da eSPap, durante o qual se pretende continuar a expandir os serviços prestados e a
alargar a base de clientes, através da disseminação progressiva aos organismos da
Administração Pública.
Num contexto de crescentes desafios e exigências que se colocam e continuarão a colocar à
eSPap, surge a necessidade de desenvolver o modelo de prestação de serviços da entidade,
com vista ao aumento de eficácia e eficiência, nomeadamente em três eixos de atuação:
› Abrangência do modelo, através do reforço da prestação de Serviços Partilhados de
Finanças, Recursos Humanos e TIC. Pretendem-se mais e melhores serviços partilhados,
alinhados com as boas práticas de mercado, que assegurem maior qualidade, rigor e
eficiência na Administração Pública, potenciando as oportunidades de partilha de
recursos e racionalização de custos. No domínio das Compras Públicas e do Parque de
Veículos do Estado, pretende-se o reforço da centralização, sempre que tal represente
maior eficiência, como é caso dos instrumentos de contratação pública, das aquisições
centralizadas ou da centralização da gestão de frota. Em 2016 iniciar-se-á igualmente a
prestação de serviços partilhados na área de Project Management Office (PMO);
› Adequação dos instrumentos, promovendo a consolidação e desenvolvimento contínuo
das soluções disponibilizadas;
› Abrangência do universo, promovendo a expansão progressiva dos serviços prestados a
um maior universo de organismos na Administração Pública, na medida em que as
soluções de serviços partilhados se justificam essencialmente pela escala.
Neste sentido, o foco será no desenvolvimento e aumento de eficácia dos serviços prestados.
Este é um objetivo que, atendendo à natureza da atividade da eSPap, contribui para a redução
da despesa pública, pelo alargamento da utilização e partilha de recursos comuns a um número
progressivamente crescente de serviços e organismos da Administração Pública.
A excelência operacional e qualidade do serviço são fatores essenciais à prossecução do
aumento de eficácia dos serviços prestados, suportado pelo aumento da eficiência dos
processos.
Será também essencial manter a aposta no desenvolvimento da organização, quer na
consolidação da cultura, quer na otimização dos processos, e na criação dos instrumentos de
suporte ao desempenho organizacional.
Plano de atividades | 2016
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O desenvolvimento de capacidades e competências críticas torna-se assim decisivo para que os
restantes objetivos possam ser cumpridos. Desde as competências organizacionais, às
processuais, tecnológicas e de desenvolvimento dos colaboradores, todas elas decisivas para a
consolidação da organização e desenvolvimento do novo modelo de prestação de serviços.
Objetivos estratégicos
OE1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados
Foco na criação de valor através da atuação em três vertentes:
Abrangência do modelo privilegiando a dimensão dos serviços partilhados nas áreas de finanças, RH, TIC e PMO, e a centralização no caso das Compras Públicas e do PVE;
Adequação dos instrumentos, de modo a que os mesmos evoluam de acordo com as necessidades dos clientes;
Universalidade, aumentando a abrangência de atuação na Administração Pública.
OE2. Contribuir para a redução da despesa pública
Através da eficácia e eficiência dos serviços prestados, assegurar a contribuição para a redução da despesa pública, promovendo a utilização racional de recursos públicos comuns e a prestação de serviços partilhados.
OE3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço
Assegurar a excelência da operação e a qualidade dos serviços prestados, suportada pelo aumento da eficiência dos processos.
OE4. Desenvolver capacidades e competências críticas
Desenvolver as capacidades críticas na organização, nomeadamente a cultura organizacional, as competências e desempenho dos colaboradores e os processos, bem como a gestão eficiente dos meios e recursos que permitem atingir os objetivos definidos.
Fig. 9 | Mapa de objetivos estratégicos | QUAR 2016
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 30
3.3 QUAR
O Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) identifica os objetivos estratégicos e
operacionais estabelecidos para a avaliação da atividade da eSPap.
Peso:
2 0 12 2 0 13 2 0 14M ETA
2 0 16
na na 5
762 1.843 1.665 13.000
2 0 12 2 0 13 2 0 14M ETA
2 0 16
3 6 5 5
0 1 1 2
2 0 12 2 0 13 2 0 14M ETA
2 0 16
na 99,73% 99,58% 99,80%
2 0 12 2 0 13 2 0 14M ETA
2 0 16
na na na 60,00%
na 0 4 2
2 0 12 2 0 13 2 0 14M ETA
2 0 16
na na 13,66% 16,00%
na na 46 44
QUAR
Quadro de Avaliação e Responsabilização | 2016
Organismo: Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. (eSPap)
OE 1. Aumentar a eficácia dos serviços prestados
OE 2. Contribuir para a redução da despesa pública
MISSÃO: Assegurar o desenvolvimento e a prestação de serviços partilhados na Administração Pública, bem como conceber, gerir e avaliar o Sistema Nacional de
Compras Públicas e assegurar a gestão do PVE, apoiando a definição de políticas estratégicas nas áreas TIC do Ministério das Finanças, garantindo o
planeamento, conceção, execução e avaliação das iniciativas de informatização tecnológica dos respetivos serviços e organismos.
Objetivos Estratégicos
D E S IG N A Ç Ã O
OE 4. Desenvolver capacidades e competências críticas
OE 3. Promover a excelência operacional e qualidade do serviço
OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública 50%
Objetivos Operacionais
EFICÁCIA Ponderação: 60%
IND1. N.º de fornecedores a faturar eletronicamente a entidades
da AP em Serviços Partilhados de Finanças | FE-AP (acumulado)na 3 10 50%
IN D IC A D OR ES 2 0 15 To lerância V alo r C rí t ico PESO
OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) Peso: 25%
IND2. N.º trabalhadores com vencimentos processados em
Serviços Partilhados de RH | GeRHuP (acumulado)1.951 1.600 15.000 50%
IND3. N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou
renovação (lançamento de concurso no ano) 5 1 8 50%
IN D IC A D OR ES 2 0 15 To lerância V alo r C rí t ico PESO
OO 3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção Peso: 10%
IND4. N.º de Procedimentos de aquisição centralizada (recolhas
de necessidades no ano) 2 1 5 50%
IND5. Disponibilidade dos principais sistemas em produção
(média anual)99,76% 0,05% 99,90% 100%
IN D IC A D OR ES 2 0 15 To lerância V alo r C rí t ico PESO
OO 4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações Peso: 15%
IND7. % de redes ministeriais ligadas ao PTT (Ponto de Troca de
Tráfego) | Nó central de comunicações da AP45,45% 15,00% 80,00% 50%
IN D IC A D OR ES 2 0 15 To lerância V alo r C rí t ico PESO
EFICIÊNCIA Ponderação: 15%
IND8. N.º centros de dados consolidados na eSPap (no ano) 4 1 4 50%
IN D IC A D OR ES 2 0 15 To lerância V alo r C rí t ico PESO
OO 5. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado Peso: 100%
IND10. N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data
de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao
abrigo de Acordo Quadro)
Nota: A contagem de tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja
intentada alguma ação judicial.
56,8 13 30 50%
IND9. % média de redução do preço de adjudicação de veículos
face ao preço base 12,00% 6,00% 23,00% 50%
Plano de atividades | 2016
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Fig. 10 | Objetivos Operacionais e Indicadores do Quadro de Avaliação e Responsabilização | QUAR 2016
Descrição dos indicadores do QUAR 2016
Apresenta-se de seguida, a descrição detalhada de cada um dos indicadores, por objetivo
operacional constante do QUAR 2016.
EFICÁCIA Ponderação | 60%
OO 1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública
IND1. N.º de fornecedores a faturar eletronicamente a entidades da AP em Serviços Partilhados de Finanças | FE-AP (acumulado)
2014 2015 Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso
na na 5 3 10 50%
O indicador 1 traduz o número de fornecedores a utilizar a plataforma de faturação eletrónica FE-AP para clientes com GeRFiP. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo de fornecedores [2; 8]. O valor crítico corresponde à implementação máxima espectável atendendo ao n.º de fornecedores em piloto. A tolerância prevista pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à eSPap e que se prendem com a decisão dos próprios fornecedores não submeterem as faturas através da plataforma ou eventuais orientações legislativas.
IND2. N.º trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH | GeRHuP (acumulado)
2014 2015 Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso
1.665 1.951 13.000 1.600 15.000 50%
O indicador 2 traduz o número acumulado de trabalhadores com vencimentos processados em Serviços Partilhados de RH com recurso ao sistema GeRHuP. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [11.400; 14.600] e 15.000 como valor crítico. A tolerância prevista pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à eSPap e que se prendem com a decisão dos próprios organismos, bem como com eventuais orientações legislativas.
OO 2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP)
IND3. N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso no ano)
2014 2015 Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso
5 5 5 1 8 50%
2 0 12 2 0 13 2 0 14M ETA
2 0 16
na 78% 86% 87%
na na na 3,0
2 0 12 2 0 13 2 0 14M ETA
2 0 16
na na na 16
OO 6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente Peso: 50%
IN D IC A D OR ES
QUALIDADE Ponderação: 25%
IND11. % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no
catálogo de serviços eSPap (média anual)92% 7% 95% 50%
2 0 15 To lerância V alor C rí t ico PESO
OO 7. Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas Peso: 50%
IND12. Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados
da eSPap (1-4)3,1 0,5 3,6 50%
IND13. N.º de serviços novos ou melhorias de desenvolvimento
aplicacional em produtivo (clientes internos e externos)12 8 25 100%
IN D IC A D OR ES 2 0 15 To lerância V alor C rí t ico PESO
Plano de atividades | 2016
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EFICÁCIA Ponderação | 60%
O indicador 3 traduz o número de concursos públicos, ou concursos limitados por prévia qualificação, lançados no ano para celebração de acordos quadro, independentemente de se tratar de um novo AQ ou de uma renovação. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [4; 6] e 8 como valor crítico, que inclui o lançamento de concursos pela Direção de Compras Públicas (DCP) e pela Direção de Veículos e Logística (DVEL). A tolerância prevista pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria eSPap.
IND4. N.º de Procedimentos de aquisição centralizada (recolhas de necessidades no ano)
2014 2015 Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso
1 2 2 1 5 50%
O indicador 4 traduz o n.º de recolhas de necessidades, junto de entidades vinculadas ou voluntárias, relativas aos procedimentos de agregação para aquisição centralizada que poderão ser lançados no decorrer do ano. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [1; 3] e 5 como valor crítico. A tolerância prevista pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria eSPap.
OO 3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção
IND5. Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual)
2014 2015 Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso
99,58% 99,76% 99,80% 0,05% 99,90% 100%
O indicador 5 traduz a média anual da disponibilidade dos principais sistemas em produção. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [99,75%; 99,85%] e 99,90% como valor crítico. O risco associado ao indicador reflete a incerteza associada ao histórico do indicador.
OO 4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações
IND7. % de redes ministeriais ligadas ao PTT (Ponto de Troca de Tráfego) | Nó central de comunicações da AP
2014 2015 Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso
na 45,45% 60,00% 15,00% 80,00% 50%
O indicador 7 traduz a percentagem de redes ministeriais ligadas ao Ponto de Troca de Tráfego (PPT), ou nó central de comunicações da Administração Pública. No ano de 2015 foram ligados 5 ministérios (no universo total de 11). Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [45,00%; 75,00%] a que correspondem mais 3 a 7 redes ministeriais (considerando o atual universo de 17 áreas de governação) e 80,00% como valor crítico. A tolerância prevista pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria eSPap e que se prendem com a decisão das áreas de governação.
IND8. N.º centros de dados consolidados na eSPap (no ano)
2014 2015 Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso
4 4 2 1 4 50%
O indicador 8 traduz o número de centros de processamento de dados consolidados na eSPap no decorrer do ano. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [1; 3] e 4 como valor crítico. A tolerância prevista pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria eSPap e que se prendem com a decisão das próprias entidades.
Plano de atividades | 2016
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EFICIÊNCIA Ponderação | 15%
OO 5. Aumentar a eficiência na gestão do Parque de Veículos do Estado
IND9. % média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base
2014 2015 Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso
13,66% 12,00% 16,00% 6,00% 23,00% 50%
O indicador 9 traduz a redução média de preço, expressa em %, entre o preço base definido no concurso e o preço final de compra. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo de redução [10%; 22%] e 23% como valor crítico. A grande amplitude da tolerância neste indicador deve-se principalmente ao nível de incerteza relacionado com alterações legislativas (com eventual impacto no Imposto sobre Veículos), mas também com o aumento dos preços de mercado que são influenciados por diversos fatores incontroláveis como o preço do combustível, por exemplo. O preço final de compra depende, também, do número de fornecedores que se apresentam a concurso. O valor crítico previsto é de 23% e está associado ao melhor resultado histórico.
IND10. N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo de acordo quadro)
2014 2015 Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso
46 56,8 44 13 30 50%
O indicador 10 traduz o número médio de dias necessários para condução de procedimentos de aquisição de veículos (entre a data de lançamento do concurso e a data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo do acordo quadro). Este é um indicador de incremento negativo atendendo a que o resultado é tanto melhor quanto menor for o n.º de dias. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [31; 57] e 30 como valor crítico. A grande amplitude da tolerância neste indicador pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria eSPap e que se prendem, principalmente com o nível de incerteza associado a eventuais pronúncias em audiência prévia, impugnações ou outras reclamações sobre os procedimentos ao abrigo dos acordos quadro de contratação de veículos ou AOV (Aluguer Operacional de Veículos), por parte dos interessados, concorrentes ou adjudicatários. A contagem do tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial. Este indicador resulta das metas conjugadas de indicadores dos serviços jurídicos (GAJ) e veículos do Estado (DVEL). O valor crítico previsto é de 30 dias e está associado ao melhor resultado histórico.
QUALIDADE Ponderação | 25%
OO 6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente
IND11. % cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços eSPap (média anual)
2014 2015 Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso
86% 92,4% 87% 7% 95% 50%
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 34
QUALIDADE Ponderação | 25%
O indicador 11 traduz o cumprimento dos níveis de serviço estabelecidos no Catálogo de Serviços Partilhados da eSPap com os clientes e é essencial para a eficácia da prestação de serviços da eSPap. Os níveis de serviço resultam do contributo das áreas de serviço da eSPap:
Serviços Partilhados de Finanças - prazos de resposta a pedidos de: serviço, dados mestre, apoio técnico, funcional e pedidos classificados incorretamente;
Serviços Partilhados de Recursos Humanos - prazos de processamento mensal de vencimentos (envio dos ficheiros de remunerações para entidades bancárias, emissão e envio de notas de abonos e descontos);
Compras Públicas - prazos de resposta aos pedidos de exceção aos AQ, considerando a delegação de competências no Conselho Diretivo da eSPap para pedidos < 100 K€;
Parque de Veículos do Estado - gestão do processo de aquisição de veículos, desde a receção e análise de pedidos, à agregação de necessidades e condução do procedimento de aquisição ao abrigo de AQ. Os prazos monitorizados são referentes à emissão de parecer sobre os pedidos e ao lançamento do procedimento de aquisição.
Infraestruturas TIC – prazos de resolução de incidentes para os serviços em produção, sob certificação ISO, cuja prioridade de resolução tenha sido classificada como crítica, alta ou média.
Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [80%; 94%] e 95% como valor crítico. A amplitude do intervalo da meta definida para o indicador reflete o risco associado às diferentes situações que podem concorrer para a performance dos diferentes serviços e ao facto do indicador incorporar um novo serviço incluído no catálogo. O valor crítico de 95% reflete o referencial de excelência.
IND12. Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados da eSPap (1-4)
2014 2015 Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso
na 3,1 3,0 0,5 3,6 50%
O indicador 12 traduz o nível de satisfação dos clientes com os serviços disponibilizados pela eSPap. Este indicador decorre do resultado médio dos questionários de satisfação efetuados pelos seguintes serviços:
Serviços Partilhados de Finanças;
Serviços Partilhados de Recursos Humanos;
Compras Públicas;
Parque de Veículos do Estado.
Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [2,5; 3,5] e 3,6 como valor crítico. A amplitude do intervalo da meta definida para o indicador reflete o risco associado às diferentes situações que podem concorrer para a performance dos diferentes serviços e ao facto do indicador incorporar dois novos serviços sem histórico (SPRH e SPCP). O valor crítico de 3,6 reflete o referencial de excelência.
OO 7. Aumentar o catálogo de serviços e as funcionalidades dos sistemas
IND13. N.º de serviços novos ou melhorias de desenvolvimento aplicacional em produtivo (clientes internos e externos)
2014 2015 Meta 2016 Tolerância Valor Crítico Peso
na 12 16 8 25 100%
O indicador 13 traduz o número de novos serviços ou de melhorias de desenvolvimento aplicacional em produtivo, independentemente de terem sido solicitadas por clientes externos ou internos. Para 2016 fixou-se como meta o intervalo [8; 24] e 25 como valor crítico. A grande amplitude da tolerância (8 projetos) neste indicador pretende mitigar o risco deste indicador não ser cumprido por motivos alheios à própria eSPap e que se prendem com as eventuais alterações na legislação, que podem tornar obsoletos requisitos definidos anteriormente, e também com o facto de poder haver alteração de prioridades na implementação dos projetos, por parte das entidades externas e/ou internas. O valor crítico de 25 projetos reflete o referencial de excelência, face aos recursos existentes.
Fig. 11 | Indicadores | QUAR 2016
Plano de atividades | 2016
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3.4 objetivos operacionais
No processo de planeamento estratégico foram definidos os objetivos operacionais que
contribuem para a execução dos objetivos estratégicos. Para o QUAR 2016 foram apresentados
os objetivos operacionais com maior impacto, pelo que se apresenta, de seguida, a matriz de
relacionamento entre os objetivos operacionais e os objetivos estratégicos.
Objetivos operacionais da eSPap Objetivos estratégicos
OE1 OE2 OE3 OE4
OO1. Expandir os serviços partilhados na Administração Pública ● ○
OO2. Desenvolver o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) ○ ●
OO3. Garantir a disponibilidade dos principais sistemas em produção ● ○
OO4. Racionalizar infraestruturas tecnológicas e de comunicações ○ ●
OO5. Aumentar a eficiência da gestão do Parque de Veículos do Estado
● ○
OO6. Assegurar a satisfação dos organismos cliente
●
OO7. Aumentar o catálogo de serviços partilhados e as funcionalidades dos sistemas ● ○ ○
OO8. Aumentar a qualidade dos serviços prestados
●
OO9. Aprofundar as metodologias de capacitação da eSPap
○ ●
OO10. Desenvolvimento e gestão de talento e pessoas
○ ●
OO11. Desenvolvimento organizacional ○ ●
Legenda: ● relação direta; ○ relação indireta.
Fig. 12 | Objetivos operacionais e relação com objetivos estratégicos | QUAR 2016.
Plano de atividades | 2016
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3.5 objetivos e planeamento de atividades por unidade orgânica
De modo a assegurar a prossecução dos objetivos estratégicos e operacionais, foi elaborado o
seguinte planeamento de atividades para 2016, que sintetiza:
› Objetivos estratégicos;
› Objetivos operacionais da eSPap, que contribuem diretamente ou indiretamente para o
cumprimento dos objetivos estratégicos;
› Objetivos operacionais de cada unidade orgânica, que contribuem diretamente para o
cumprimento dos objetivos operacionais da eSPap, com apresentação da matriz de
relacionamento;
› Indicadores (que permitem aferir o grau de execução dos objetivos operacionais) e metas a
atingir em 2016;
› Atividades previstas e unidades orgânicas responsáveis, com as seguintes
abreviaturas/designações:
› Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF);
› Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH);
› Direção de Compras Públicas (DCP);
› Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL);
› Direção de Sistemas de Informação (DSI);
› Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC);
› Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI);
› Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO);
› Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ);
› Direção de Administração Geral (DAG).
De seguida apresentam-se as atividades previstas para cada uma das unidades orgânicas da
eSPap.
Direção de Serviços Partilhados de Finanças (DSPF)
Compete à DSPF desenvolver, gerir e operar o ciclo de vida dos serviços partilhados no âmbito da gestão orçamental, financeira, contabilística, patrimonial e logística, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e execução de atividades de apoio técnico ou administrativo.
Em especial, segundo o artigo 13.º do regulamento interno, compete à DSPF:
› Coordenar o desenvolvimento e implementação dos serviços partilhados de finanças,
bem como dos processos e soluções de suporte, designadamente, nas seguintes áreas:
- Financeira: contabilidade orçamental, contabilidade geral, contabilidade analítica, contas
a receber, contas a pagar, tesouraria, imobilizado, gestão de contratos;
Plano de atividades | 2016
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- Logística: gestão da aquisição de bens e serviços, gestão de existências em armazém,
vendas e distribuição;
› Propor o desenvolvimento da oferta de soluções e serviços partilhados de finanças, tendo
como objetivo a eficácia e eficiência, através da partilha de recursos;
› Propor o desenvolvimento da carteira de clientes e expansão de serviços;
› Assegurar a gestão do relacionamento com clientes, na sua área de atuação, em
articulação com a DGCSI;
› Assegurar os contributos necessários para a contratualização de serviços, definição de
níveis de serviço e modelo de pricing, em articulação com a DGCSI;
› Avaliar permanentemente o desempenho dos serviços partilhados de finanças e a
satisfação dos clientes, numa perspetiva de melhoria contínua, promovendo a eficiência
dos processos e a excelência dos serviços prestados.
A DSPF é composta por três núcleos cujas atribuições se descrevem de seguida:
› Desenvolvimento de Negócio de Finanças, abreviadamente designado por DNF, ao qual
compete assegurar a conceção e desenvolvimento das soluções e serviços partilhados
de finanças, garantindo a sua permanente adequação face à evolução do mercado, aos
normativos em vigor e às necessidades dos clientes.
› Expansão de Serviços Partilhados de Finanças, abreviadamente designado por ESF, ao
qual compete assegurar a implementação e evolução contínua do modelo de
disseminação do serviço, com vista à integração dos clientes no portefólio de soluções e
serviços partilhados de finanças.
› Centro de Serviços Partilhados de Finanças, abreviadamente designado por CSPF, ao
qual compete a gestão e operação dos serviços partilhados de finanças.
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 38
Objetivos Operacionais da eSPap
OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11
Expandir o
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DSPF.OO01. Operacionalizar a Fatura Eletrónica na Administração Pública
●
DSPF.OO02. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço
●
DSPF.OO03. Assegurar a satisfação do Cliente
●
Fig. 13 | Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da eSPap e os Objetivos Operacionais da DSPF
No âmbito da DSPF, as áreas de foco em 2016 serão:
› Implementação do novo Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações
Públicas (SNC-AP), no que se refere à evolução da atual solução de Gestão de Recursos
Financeiros em modo Partilhado (GeRFiP) para o SNC-AP - GeRFiP 4.0.
› Operacionalização da Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP) e coordenação
do respetivo grupo de trabalho;
› Garantia da satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço
estabelecidos.
Plano de atividades | 2016
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Serão implementadas as seguintes iniciativas:
Objetivo Operacional da UO
Atividade/ Iniciativa
ID Indicador Meta Valor
Crítico Respon-
sável
DSPF.OO01. Operacionalizar a Fatura Eletrónica na Administração Pública
FE-AP | Implementar Faturação Eletrónica na AP
DS
PF
.IN
D0
1 N.º de fornecedores a faturar
eletronicamente a entidades da AP em Serviços Partilhados de Finanças | FE-AP (acumulado) (IND1. QUAR)
[2;8] 10 DSPF
DSPF.OO02. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço
SPFIN | Gerir Níveis de Serviço do Centro de Serviços Partilhados de Finanças D
SP
F.I
ND
02
% Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados de Finanças) (IND11.QUAR)
[80%; 94%] 95% DSPF
DSPF.OO03. Assegurar a satisfação do Cliente
SPFIN | Avaliar nível de satisfação do cliente com os SPFIN
DS
PF
.IN
D3
Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados de Finanças (1-4) (IND12.QUAR)
[2,5; 3,5] 3,6 DSPF
Fig. 14 | Atividades e indicadores da DSPF
E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:
› Programa de Implementação de Melhorias de Funcionalidades no GeRFiP | Implementar
Business Analytics (otimização de mapas) em cooperação com a DSI, nomeadamente no
controlo de projeto (definição de requisitos, testes de aceitação, disseminação e gestão
da mudança);
› Programa de Implementação de Melhorias de Funcionalidades no GeRFiP | Implementar
GeRFiP 4.0 em cooperação com a DSI, nomeadamente no controlo de projeto (definição
de requisitos, testes de aceitação, disseminação e gestão da mudança);
› Programa de Melhorias Rigore Central | Integrar e analisar a informação em SNC-AP no
Rigore Central (S3CP - Sistema Central de Contabilidade e Contas Públicas) em
cooperação com a DSI e DGO, nomeadamente no controlo de projeto (definição de
requisitos e testes de aceitação);
› Desenvolver o Portal de apoio à Comissão de Normalização Contabilística (CNC) para
monitorização dos pilotos do SNC-AP em cooperação com a DSI e CNC, nomeadamente
no controlo de projeto (definição de requisitos e testes);
› Realizar inquérito de satisfação aos Clientes dos Serviços Partilhados de Finanças.
Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos (DSPRH)
Compete à DSPRH desenvolver, gerir e operar o ciclo de vida dos serviços partilhados no âmbito da gestão de recursos humanos, mediante disponibilização de instrumentos de suporte e execução de atividades de apoio técnico ou administrativo.
Segundo o artigo 16.º do regulamento interno compete à DSPRH:
› Coordenar o desenvolvimento e implementação dos serviços partilhados de recursos
humanos, bem como dos processos e soluções de suporte, designadamente, nas
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 40
seguintes áreas: gestão administrativa de pessoal, gestão de estruturas organizativas,
vencimentos, assiduidade e trabalho extraordinário, deslocações em serviço,
recrutamento e seleção, formação, avaliação de desempenho, gestão previsional de
pessoal; orçamentação de custos com pessoal, informação de gestão e mapas legais.
› Propor o desenvolvimento da oferta de soluções e serviços partilhados de recursos
humanos, tendo como objetivo a eficácia e eficiência, através da partilha de recursos;
› Propor o desenvolvimento da carteira de clientes e expansão de serviços;
› Assegurar a gestão do relacionamento com clientes, na sua área de atuação, em
articulação com a DGCSI;
› Assegurar os contributos necessários para a contratualização de serviços, definição de
níveis de serviço e modelo de pricing, em articulação com a DGCSI;
› Avaliar permanentemente o desempenho dos serviços partilhados de recursos humanos
e a satisfação dos clientes, numa perspetiva de melhoria contínua, promovendo a
eficiência dos processos e a excelência dos serviços prestados.
A DSPRH possui dois núcleos, cujas funções são as seguintes:
› Desenvolvimento de Serviços Partilhados de Humanos, abreviadamente designado por
DRH, ao qual compete assegurar a conceção e desenvolvimento das soluções e serviços
partilhados de recursos humanos, garantindo a sua permanente adequação face à
evolução do mercado, aos normativos em vigor e às necessidades dos clientes, bem
como a implementação e evolução contínua do modelo de disseminação do serviço, com
vista à integração dos clientes no portefólio de soluções e serviços partilhados de
recursos humanos.
› Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos, abreviadamente designado por
CSPRH ao qual compete a gestão e operação dos serviços partilhados de recursos
humanos.
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 41
Objetivos Operacionais da eSPap
OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11
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DSPRH.OO01. Fechar implementação SPRH nas Finanças
●
DSPRH.OO02. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço
●
DSPRH.OO03. Assegurar a satisfação do Cliente ●
DSPRH.OO04. Implementar Melhorias de Funcionalidades no GeRHuP
●
DSPRH.OO05. Atualizar sistema GeRHuP ●
Fig. 15 | Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da eSPap e os Objetivos Operacionais da DSPRH
No âmbito da DSPRH, as áreas de foco em 2016 serão:
› Conclusão do rollout do GeRHuP na área de governação das Finanças, com a expansão para
a Autoridade Tributária e Aduaneira;
› Preparação de um piloto do GeRHuP para os Agrupamentos de Escolas da Educação;
› Conclusão das fases de back end do GeRHuP: gestão administrativa e vencimentos, gestão
de assiduidade e trabalho extraordinário, e gestão de deslocações;
› Consolidação do desenvolvimento do portal GeRHuP – front end – que permite a
desmaterialização dos processos administrativos, com a implementação de processos de
suporte à gestão de recursos humanos, e a disponibilização do portal do trabalhador e do
portal do dirigente;
› Garantia da satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço
estabelecidos.
Plano de atividades | 2016
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Serão implementadas as seguintes iniciativas:
Objetivo Operacional da UO
Atividade/ Iniciativa
ID Indicador Meta Valor
Crítico Respon-
sável
DSPRH.OO01. Fechar implementação SPRH nas Finanças
SPRH | Processamento de vencimentos
DS
PR
H.I
ND
01
N.º de trabalhadores com vencimentos processados em SPRH/GeRHuP (IND2. QUAR)
[11400; 14600] 15000 DSPRH
DSPRH.OO02. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço
SPRH | Gestão dos níveis de serviço
DS
PR
H.I
ND
02
% Cumprimento de níveis de serviço (Catálogo Serviços Partilhados de RH) (IND11. QUAR)
[80%; 94%] 95% DSPRH
DSPRH.OO03. Assegurar a satisfação do Cliente
Avaliar nível de satisfação do cliente com os SPRH
DS
PR
H.I
ND
03
Grau de satisfação do Cliente com os Serviços Partilhados de RH (1-4) (IND12. QUAR)
[2,5; 3,5] 3,6 DSPRH
DSPRH.OO04. Implementar Melhorias de Funcionalidades no GeRHuP
GeRHuP | Back end Fase 1 - Lote 1 | Gestão administrativa e vencimentos
DS
PR
H.I
ND
04
Conclusão do desenvolvimento do Lote 1
100% na DSPRH
GeRHuP | Back end Fase 1 - Lote 2 | Gestão de assiduidade e trabalho extraordinário
DS
PR
H.I
ND
05
Conclusão do desenvolvimento do Lote 2
100% na DSPRH
GeRHuP |Back end Fase 1 - Lote 3 | Gestão de deslocações em serviço
DS
PR
H.I
ND
06
Conclusão do desenvolvimento do Lote 3
100% na DSPRH
DSPRH.OO05. Atualizar sistema GeRHuP
GeRHuP | Avaliar nível de satisfação do cliente com os SPFIN
DS
PR
H.I
ND
07
% de cumprimento de atualização do sistema (média mensal)
90% na DSPRH
Fig. 16 | Atividades e indicadores da DSPRH
E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:
› Implementar as releases 1.1 e 1.2 do portal GeRHuP (front end) e a Interface Financeira
de Vencimentos (IFV) em cooperação com a DSI, nomeadamente no controlo de projeto
(definição de requisitos, testes de aceitação, disseminação e gestão da mudança);
› Concluir a implementação do piloto GeRHuP na área de governação das Finanças com o
rollout da AT - Autoridade Tributária e Aduaneira;
› Preparar o sistema GeRHuP para os rollouts nos Agrupamentos de Escola da área de
governação da Educação (grupo 0 - piloto);
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 43
› Elaborar proposta para modelo de pricing dos serviços partilhados de RH em cooperação
com a DGCSI;
› Realizar inquérito de satisfação aos Clientes dos Serviços Partilhados de Recursos
Humanos.
Direção de Compras Públicas (DCP)
Compete à DCP desenvolver, gerir e operar o ciclo de vida dos serviços de compras públicas,
mediante disponibilização de instrumentos de suporte e execução de atividades de apoio técnico
e ou administrativo.
Segundo o artigo 20.º do regulamento interno, compete à DCP:
› Propor políticas e linhas de orientação para as compras públicas;
› Elaborar propostas de legislação, de procedimentos e de adoção de sistemas de
informação de suporte relacionados com as compras públicas, em articulação com o
GAJ;
› Desenvolver e implementar estratégias de compra e negociação para as aquisições
centralizadas, preservando e incrementando os níveis de concorrência nos setores de
atividade;
› Negociar e celebrar acordos quadro ou outros contratos públicos de fornecimento de
bens e serviços destinados às entidades públicas adjudicantes;
› Coordenar e apoiar os serviços e entidades públicas e respetivos fornecedores na
adoção das normas e procedimentos definidos para o aprovisionamento público;
› Acompanhar e apoiar as Unidades Ministeriais de Compras (UMC) nas negociações dos
contratos públicos a celebrar ao nível ministerial;
› Assegurar a gestão do relacionamento com clientes, na sua área de atuação, em
articulação com a DGCSI;
› Assegurar o desenvolvimento de uma plataforma que permita gradualmente suportar o
ciclo integral de compras, promovendo a desmaterialização;
› Assegurar a evolução das aplicações centralizadas que integram o Sistema de Compras
Públicas Eletrónicas, em articulação com a DSI;
› Promover a adoção de procedimentos de natureza normativa relativos à aquisição e
utilização de sistemas informáticos de suporte ao aprovisionamento público;
› Adotar práticas e privilegiar a aquisição de bens e serviços que promovam o equilíbrio
adequado entre a eficiência financeira e a proteção do ambiente;
› Agregar e tratar a informação relativa às compras públicas;
› Avaliar permanentemente o desempenho do Sistema Nacional de Compras Públicas
(SNCP), designadamente, mediante a promoção da realização de auditorias pelos
serviços de inspeção e controlo competentes para o efeito.
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 44
A DCP é composta pelo Núcleo de Planeamento e Gestão do Sistema Nacional de Compras
Públicas (SNCP), abreviadamente designado por NPG, ao qual compete assegurar o
acompanhamento e avaliação do desempenho do SNCP, a elaboração do Plano Nacional de
Compras Públicas e controlo do seu grau de execução e cumprimento, o apoio às Unidades
Ministeriais de Compras e demais entidades adquirentes por ele abrangidas, a agregação e
tratamento da informação relativa às compras públicas e a elaboração dos respetivos relatórios
estatísticos.
Objetivos Operacionais da eSPap
OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11
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DCP.OO01. Aumentar o n.º de acordos quadro (AQ) ●
DCP.OO02. Aumentar o n.º de procedimentos centralizados ●
DCP.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço
●
DCP.OO04. Assegurar a satisfação dos organismos clientes
●
DCP.OO05. Implementar Sistema Integrado de Informação e Gestão do SNCP (SIIG)
●
DCP.OO06. Ministrar formação para entidades do SNCP ●
DCP.OO07. Dinamizar o SNCP ●
Fig. 17 | Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da eSPap e os Objetivos Operacionais da DCP
No âmbito da DCP, as áreas de foco em 2016 serão:
› Lançamento de procedimentos concursais conducentes à celebração de acordos quadro,
não só para renovação, mas também em áreas de despesa não cobertas pelos acordos
quadro em vigor, aumentando o número de acordos quadro disponibilizados às entidades
que integram o Sistema Nacional de Compras Públicas (SNCP) e potenciando o
conhecimento mais aprofundado das categorias de compra;
› Consolidação da gestão centralizada de compras de âmbito voluntário, alargando
categorias de bens e serviços e criando maior volume de compras com as entidades a
agregar;
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 45
› Melhoria do sistema de informação e gestão do Sistema Nacional de Compras Públicas
(SNCP) com a integração dos diversos sistemas existentes;
› Promoção da realização de Fóruns Operacionais de Compras (FOC) com as Unidades
Ministeriais de Compras (UMC) e alargando o seu âmbito às entidades voluntárias, bem
como Comissões Técnicas para a criação de novos AQ e a definição de Equipas
Multidisciplinares nos júris dos concursos;
› Promoção da capacitação de elementos das Unidades Ministeriais de Compras (UMC) e
de responsáveis de todo o universo de entidades que integram o Sistema Nacional de
Compras Públicas (SNCP) que trabalham na área da contratação pública;
Garantia da satisfação dos organismos clientes, definindo novos níveis de serviço e
cumprindo os níveis já estabelecidos.
Serão implementadas as seguintes iniciativas:
Objetivo Operacional da UO
Atividade/ Iniciativa
ID Indicador Meta Valor
Crítico Respon-
sável
DCP.OO01. Aumentar o n.º de acordos quadro (AQ)
Lançar procedimento concursal conducente a celebração de AQ
DC
P.I
ND
01
N.º Acordos Quadro (AQ) para novas categorias ou renovação (lançamento de concurso no ano) (IND3. QUAR)
[3; 5] 8 DCP
DCP.OO02. Aumentar o n.º de procedimentos centralizados
Recolher necessidades para lançamento de procedimentos centralizados conduzidos pela eSPap, de forma a potenciar um maior volume (€) de compras das entidades a agregar
DC
P.I
ND
02
N.º de Procedimentos de aquisição centralizada (Recolhas de necessidades) (IND4.QUAR)
[1; 3] 5 DCP
DCP.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço
Gerir Níveis de Serviço das Compras Públicas
DC
P.I
ND
03
% Cumprimento de níveis de serviço estabelecidos no catálogo de serviços dos SPCP (IND11.QUAR)
[80%; 94%] 95% DCP
DCP.OO04. Assegurar a satisfação dos organismos clientes
Avaliar nível de satisfação sobre a qualidade dos Serviços Prestados pelo SNCP D
CP
.IN
D0
4 Grau de satisfação dos
organismos clientes dos Serviços Partilhados de Compras Públicas (1-4) (IND12.QUAR)
[2,5; 3,5] 3,6 DCP
DCP.OO05. Implementar Sistema Integrado de Informação e Gestão do SNCP (SIIG)
Integrar os diversos sistemas de informação de Compras Públicas existentes na eSPap, criando um cockpit único, que permita monitorizar o desempenho do SNCP
DC
P.I
ND
05
% de sistemas integrados 28% na DCP
DCP.OO06. Ministrar formação para entidades do SNCP
Definir e implementar o plano de formação para as entidades compradores vinculadas e voluntárias do SNCP
DC
P.I
ND
06
N.º de Formações efetuadas
6 na DCP
DCP.OO07. Dinamizar o SNCP
Organizar Fóruns Operacionais de Compras (FOC) vocacionados para entidades compradoras vinculadas e voluntárias
DC
P.I
ND
07
N.º de Fóruns Operacionais de Compras (FOC) realizados
8 na DCP
Fig. 18 | Atividades e indicadores da DCP
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 46
E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:
› Promover a entrada em vigor de acordos quadro (AQ) para novas categorias ou
renovação;
› Realizar inquérito sobre a qualidade dos Serviços Prestados ao SNCP.
Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL)
Compete à DVEL desenvolver, gerir e operar o ciclo de vida dos serviços de logística e de gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE), mediante disponibilização de instrumentos de suporte e execução de atividades de apoio técnico e ou administrativo.
Segundo o artigo 21.º do regulamento interno, compete em especial à DVEL:
› Elaborar propostas e projetos de regulamentação, políticas de frota e orientações
necessárias à adequada gestão e utilização dos veículos que integram o PVE, em
articulação com o GAJ;
› Promover o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integram o PVE;
› Gerir o PVE, assegurando a aquisição, locação e a afetação, manutenção, assistência,
reparação, abate e alienação de veículos, bem como dos bens e serviços necessários
para o efeito;
› Manifestar interesse sobre a integração de veículos apreendidos no PVE, procedendo à
atribuição e legalização, nos casos em que tal se verifique;
› Assegurar a satisfação das necessidades das entidades abrangidas pelo regime jurídico
do PVE, no que se refere à utilização de veículos, incluindo a gestão das respetivas
frotas;
› Assegurar a gestão do relacionamento com clientes, na sua área de atuação, em
articulação com a DGCSI;
› Assegurar a elaboração e atualização do inventário do PVE;
› Proceder à recolha e monitorização de dados relativos aos veículos que integram o PVE
e à respetiva utilização;
› Divulgar a informação relativa ao PVE com desagregação de categorias e segmentos de
veículos e níveis de emissão de CO2, assegurando a atualização dos critérios financeiros
e ambientais a que obedecem as aquisições centralizadas;
› Avaliar o desempenho do modelo centralizado de gestão do PVE com vista à melhoria
contínua e assegurar o apuramento de indicadores que permitam aferir o nível de
eficiência na gestão e utilização de veículos.
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 47
Objetivos Operacionais da eSPap
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DVEL.OO01. Aumentar o n.º de acordos quadro (AQ)
●
DVEL.OO02. Melhorar as aquisições de veículos para o PVE
●
DVEL.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço
●
DVEL.OO04. Avaliar e apresentar sugestões de melhoria, quando aplicável, para a satisfação dos organismos
●
DVEL.OO05. Gerir o PVE ●
Fig. 19 | Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da eSPap e os Objetivos Operacionais da DVEL
No âmbito da DVEL, as áreas de foco em 2016 serão:
› Otimização das aquisições de veículos para o PVE, reduzindo o preço médio de
contratação e o prazo médio na condução dos procedimentos;
› Lançamento de procedimento(s) concursal(is) conducente(s) à celebração de acordos
quadro relativos à Gestão do PVE potenciando o conhecimento mais aprofundado das
categorias de compra;
› Melhoria do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE) com o lançamento de novas
funcionalidades e interoperabilidade entre sistemas com informação conexa;
› Garantia da satisfação dos organismos clientes, avaliando o nível de satisfação e
cumprindo os níveis de serviço estabelecidos.
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 48
Serão implementadas as seguintes iniciativas:
Objetivo Operacional da UO
Atividade/ Iniciativa
ID Indicador Meta Valor
Crítico Respon-
sável
DVEL.OO01. Aumentar o n.º de acordos quadro (AQ)
Lançar procedimento concursal conducente a celebração de acordo quadro D
VE
L.I
ND
01
N.º de acordos quadro para renovação (lançamento de concurso no ano) (QUAR IND3.)
1 na DVEL
DVEL.OO02. Melhorar as aquisições de veículos para o PVE
Reduzir preço médio de contratação
DV
EL
.IN
D0
2
% média de redução do preço de adjudicação de veículos face ao preço base (IND9. QUAR)
[10%; 22%] 23% DVEL
Reduzir o prazo médio de condução de procedimentos (Nota: A contagem do tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial.)
DV
EL
.IN
D0
3
N.º médio de dias para aquisição de veículos (entre data de lançamento e data de adjudicação dos procedimentos ao abrigo de acordo quadro) (IND10.QUAR)
<40 na DVEL
DVEL.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço
Gerir Níveis de Serviço do SPVL
DV
EL
.IN
D0
4 % Cumprimento de níveis
de serviço (Catálogo Serviços Partilhados Veículos Estado) (IND11.QUAR)
[80%; 94%] 95% DVEL
DVEL.OO04. Avaliar e apresentar sugestões de melhoria, quando aplicável, para a satisfação dos organismos
Avaliar nível de satisfação dos organismos vinculados
DV
EL
.IN
D0
5
Grau de satisfação dos organismos vinculados ao PVE (escala 1-4) (IND12.QUAR)
[2,5; 3,5] 3,6 DVEL
DVEL.OO05. Gerir o PVE
Interoperabilidade com sistemas de informação, públicos e privados, sobre veículos D
VE
L.I
ND
06
N.º de entidades externas com interoperabilidade (IRN, IMT ou Entidade Privada)
1 na DVEL
Fig. 20 | Atividades e indicadores da DVEL
E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:
› Implementar, em colaboração com a DSI, melhorias de funcionalidades no SGPVE que
incidirão sobre o pedido de abate, a comunicação de veículos apreendidos e a gestão do
pedido de atribuição;
› Realizar um estudo para a implementação do Sistema de monitorização do Parque de
Veículos do Estado (PVE) com a recolha automática de quilómetros no veículo e registo
no SGPVE.
Direção de Sistemas de Informação (DSI)
Segundo o artigo 22.º do regulamento interno compete à Direção de Sistemas de Informação
(DSI) a prestação de serviços partilhados de desenvolvimento e manutenção de sistemas de
informação para o Ministério das Finanças, bem como os de utilização comum pela
Administração Pública (AP) que lhe sejam cometidos.
Em especial, compete à DSI:
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 49
› Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a
Agência para a Modernização Administrativa, I.P. (AMA), da evolução do modelo de
governação das Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC), no âmbito do
desenvolvimento de sistemas de informação, e propor políticas e estratégias garantindo o
alinhamento com o negócio;
› Promover e assegurar, em sintonia com os objetivos estabelecidos no plano global
estratégico de redução e racionalização de custos das TIC na AP, o desenvolvimento de
sistemas de informação que promovam a racionalização e reutilização de recursos
tecnológicos, na lógica de serviços partilhados;
› Assegurar, em articulação com a DITIC e DGCSI, a gestão do portefólio de SI/TI e o
desenvolvimento de serviços e produtos, de acordo com as definições estratégicas e as
necessidades dos clientes;
› Assegurar a gestão do relacionamento com clientes, na sua área de atuação, em
articulação com a DGCSI;
› Assegurar a estratégia e implementação dos sistemas de informação do MF e globais, de
utilização comum pela AP, que lhe sejam cometidas;
› Gerir a relação com fornecedores e parceiros no seu âmbito de atuação, assegurando a
monitorização dos contratos e a coordenação de serviços;
› Monitorizar os níveis de serviço e operacionais, bem como de indicadores de
desempenho, com vista à eficácia e eficiência, implementando as medidas necessárias
para a promoção da melhoria contínua.
A DSI é composta por cinco núcleos cujas atribuições se descrevem de seguida:
› Gestão de Projetos, Produtos e Qualidade de Software, abreviadamente designado por
PPQ, ao qual compete a gestão de projetos de sistemas de informação do Ministério das
Finanças, bem como de utilização comum pela Administração Pública. Compete, ainda, a
este núcleo, a gestão de produtos e a qualidade de software.
› Análise de Requisitos e Processos, abreviadamente designado por ARP, ao qual
compete o levantamento de requisitos, a análise funcional e a definição dos processos e
soluções, visando a implementação de sistemas de informação. Compete, ainda, a este
núcleo, assegurar a realização de testes às soluções orientadas a processos.
› Arquitetura e Engenharia de Software, abreviadamente designado por AES, ao qual
compete a definição da arquitetura empresarial e dos sistemas de informação e a
execução das atividades inerentes à engenharia de software, de acordo com as
definições estratégicas e necessidades da organização e clientes.
› Centro de Competências ERP e BI, abreviadamente designado por CC, ao qual compete
a evolução e manutenção do Enterprise Resource Planning (ERP), bem como a gestão
de soluções de apoio à decisão;
› Aplicações de Orçamento e de Tesouraria, abreviadamente designado por AOT, ao qual
compete o desenvolvimento e manutenção dos sistemas de informação do orçamento e
tesouraria do Estado.
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 50
Objetivos Operacionais da eSPap
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DSI.OO01.Desenvolver aplicações para entidades externas
●
DSI.OO02.Desenvolver aplicações para entidades internas
●
Fig. 21 | Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da eSPap e os Objetivos Operacionais da DSI
No âmbito da DSI, as áreas de foco em 2016 serão:
› Concretização dos projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes externos, tendo
em consideração os planos de projeto aprovados, nomeadamente:
IGCP | Sistema de Produtos de Aforro (SPA) e AforroNet;
DGO | Sistema de Gestão de Contas do Tesouro (SGT);
DGO | Sistema de Informação de Gestão Orçamental (SIGO);
INA | Bolsa de Emprego Público (BEP);
DGTF e DGAEP | Sistema de arquivos e gestão documental.
› Concretização dos projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes internos, tendo
em consideração os planos de projeto aprovados:
DSPF | GeRFiP 3.1 implementar Business Analytics (otimização de mapas),
GeRFiP 4.0, Fatura Eletrónica na Administração Pública (FE-AP), S3CP (Sistema
Central de Contabilidade e Contas Públicas), Portal para a Comissão
Normalização Contabilística (CNC-AP);
DSPRH | Releases 1.1 e 1.2 do portal GeRHuP (front end); Interface Financeira
de Vencimentos (IFV);
DVEL | Melhorias no Sistema de Gestão do PVE;
GPDO | Intranet 2.0 da eSPap.
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 51
› Aumentar as competências internas da DSI, de modo a poder continuar a garantir e a
melhorar a satisfação dos clientes (internos e externos).
Serão implementadas as seguintes iniciativas:
Objetivo Operacional da UO
Atividade/ Iniciativa
ID Indicador Meta Valor
Crítico Respon-
sável
DSI.OO01.Desenvolver aplicações para entidades externas
Entregar projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes externos à eSPap D
SI.
IND
01
N.º de projetos em produtivo (considerando os pedidos aprovados, de acordo com o plano de projeto e para o âmbito acordado) (IND13.QUAR)
[4;10] 11 DSI e outros
DSI.OO02.Desenvolver aplicações para entidades internas
Entregar projetos de desenvolvimento aplicacional para clientes internos (dentro da eSPap) D
SI.
IND
02
N.º de Projetos internos (IND13.QUAR)
[4;14] 15 DSI e outros
Fig. 22 | Atividades e indicadores da DSI
E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:
› Assegurar o suporte e a manutenção dos sistemas em produção;
› Definir a evolução do GeADAP;
› Elaborar o Plano Estratégico dos Sistemas de Informação (PESI);
› Certificar o Centro de Competências em SAP.
Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação (DITIC)
Compete à DITIC a prestação de serviços partilhados de infraestruturas das tecnologias de informação e comunicação para o Ministério das Finanças, bem como os de utilização comum pela Administração Pública que lhe sejam cometidos.
Em especial, segundo o artigo 28.º do regulamento interno, compete à DITIC:
› Promover a racionalização, em articulação com outras entidades, designadamente com a
Agência para a Modernização Administrativa, I.P. (AMA), e a evolução do modelo de
governação das TIC, no âmbito da gestão de infraestruturas, e propor políticas e
estratégias garantindo o alinhamento com o negócio;
› Promover e assegurar, em sintonia com os objetivos estabelecidos no plano global
estratégico de redução e racionalização de custos das TIC na AP, a disponibilização,
gestão e operação de sistemas e infraestruturas de TIC que promovam a racionalização,
melhoria contínua e reutilização de recursos tecnológicos, na lógica de serviços
partilhados;
› Assegurar, em articulação com a DSI e DGCSI, o desenvolvimento e gestão do portefólio
de serviços de SI/TI e o desenvolvimento de serviços e produtos de acordo com as
definições estratégicas e necessidades de clientes;
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 52
› Assegurar a gestão do relacionamento com clientes, na sua área de atuação, em
articulação com a DGCSI;
› Monitorizar os níveis de serviço e operacionais, bem como de indicadores de
desempenho, com vista à eficácia e eficiência, implementando as medidas necessárias
para a promoção da melhoria contínua, no seu âmbito de atuação.
A DITIC é composta por cinco núcleos cujas atribuições se descrevem de seguida:
› Administração de Sistemas, abreviadamente designado por ASI, ao qual compete
assegurar as operações e administração de sistemas e bases de dados de suporte à
arquitetura tecnológica do Ministério das Finanças, bem como de utilização comum pela
Administração Pública.
› Segurança, Centro de Processamento de Dados e Comunicações, abreviadamente
designado por SCC, ao qual compete a implementação das políticas de segurança, a
gestão do centro de processamento de dados e a administração de redes e serviços de
comunicações de suporte à arquitetura tecnológica do Ministério das Finanças, bem como
de utilização comum pela Administração Pública.
› Novos Produtos e Gestão de Capacidade, abreviadamente designado por PGC, ao qual
compete assegurar o desenho e transição de serviços, a gestão de configurações e
gestão de ativos, bem como a gestão de capacidade.
› Service Desk, Suporte e Monitorização, abreviadamente designado por SSM, ao qual
compete assegurar a gestão e operação do service desk para os serviços TIC, bem como
o suporte aos sistemas locais e a gestão do sistema de monitorização.
› Gestão de Portefólio, Níveis de Serviço e Sourcing, abreviadamente designado por PNS,
ao qual compete assegurar o sistema de gestão de serviços, o modelo de custeio, a
gestão de clientes e níveis de serviço TIC e a gestão de fornecedores, bem como a
definição e avaliação de políticas de segurança, em suporte à DSI e DITIC. Compete,
ainda, a este núcleo, a evolução do modelo de governação das TIC no Ministério das
Finanças, assegurando o seu enquadramento nas iniciativas globais da Administração
Pública.
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 53
Objetivos Operacionais da eSPap
OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11
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DITIC.OO01. Disponibilidade dos sistemas em produção
●
DITIC.OO02. Racionalizar infraestruturas TIC
●
DITIC.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço
●
DITIC.OO04. Qualidade dos serviços prestados
●
DITIC.OO05. Implementar a Gov-Cloud
●
Fig. 23 | Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da eSPap e os Objetivos Operacionais da DITIC
No âmbito da DITIC, as áreas de foco em 2016 serão:
› Reforço e melhoria de infraestruturas, assegurando um melhor desempenho dos sistemas
e continuar a estratégia de centralização faseada dos centros de dados das Finanças e da
Administração Pública na eSPap;
› Aumento do número de organismos cuja função de segurança informática é
operacionalizada pela eSPap;
› Fomento da prestação de serviços partilhados de centros de dados, de computação em
nuvem e de comunicações à Administração Pública, quer diretamente, quer através da
consolidação do papel da rSPtic;
› Expansão das redes ministeriais ligadas ao Ponto de Troca de Tráfego | Nó central de
comunicações da AP;
› Garantia da satisfação dos organismos clientes, cumprindo os níveis de serviço
estabelecidos.
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 54
Serão implementadas as seguintes iniciativas:
Objetivo Operacional da UO
Atividade/ Iniciativa
ID Indicador Meta Valor
Crítico Respon-
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DITIC.OO01. Disponibilidade dos sistemas em produção
Gerir disponibilidade dos principais sistemas em produção D
ITIC
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D0
1
Disponibilidade dos principais sistemas em produção (média anual) (IND5. QUAR)
[99,75%; 99,85%] 99,90% DITIC
DITIC.OO02. Racionalizar infraestruturas TIC
Implementar PTT no âmbito da rSPtic
DIT
IC.I
ND
04 % de redes ministeriais
ligadas ao PTT (Ponto de Troca de Tráfego) | Nó central de comunicações da AP (IND7. QUAR)
[45%; 75%] 80% DITIC
Disponibilizar apoio a processos de desenho e operacionalização de migração e consolidação de infraestruturas tecnológicas
DIT
IC.I
ND
05
N.º centros de dados consolidados na eSPap (no ano) (IND8. QUAR)
[1; 3] 4 DITIC
DITIC.OO03. Assegurar o cumprimento dos Níveis de Serviço
Gerir Níveis de Serviço das Infraestruturas TIC
DIT
IC.I
ND
06
% Cumprimento de níveis de serviço para os tempos de resolução de incidentes, de acordo com a prioridade, nos serviços de produção sob certificação (IND11. QUAR)
[80%; 94%] 95% DITIC
DITIC.OO04. Qualidade dos serviços prestados
Implementar normas ISO relevantes para a prestação de serviços TIC na eSPap
DIT
IC.I
ND
07
Pedido de auditoria externa de certificação para o SGI ISO 20000 e ISO 27001 efetuado até 31/12/2016
1 na DITIC
DITIC.OO05. Implementar a Gov-Cloud
Apresentar candidatura para a implementação da Gov-Cloud no âmbito do Portugal 2020
DIT
IC.I
ND
08 Concluir Relatório do
Request For Information lançado ao mercado em articulação com a rSPtic e o CTIC
1 na DITIC
Fig. 24 | Atividades e indicadores da DITIC
E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:
› Iniciar a implementação do Plano de Continuidade de Negócio (PCN) para serviços TIC
certificados no âmbito do processo ISO 20000;
› Concluir a implementação do Sistema de Gestão Integrado, através da adoção plena das
normas ISO 20000 (gestão de serviços TI) e ISO 27001 (gestão da segurança da
informação);
› Desenhar a arquitetura de referência para a Cloud da Administração Pública e iniciar o
processo conducente à sua implementação no seio da rSPtic.
Plano de atividades | 2016
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Direção de Gestão de Clientes e Serviços e Inovação (DGCSI)
Compete à DGCSI assegurar a gestão do relacionamento com clientes e a gestão de serviços da entidade, em articulação com as unidades de negócio, o desenvolvimento e implementação de programas de inovação, qualidade e melhoria contínua, bem como a coordenação e suporte metodológico à gestão de projetos.
Segundo o artigo 10.º do regulamento interno compete à DGCSI:
› Apoiar o CD no desenvolvimento e implementação de políticas e estratégias de gestão de
clientes e serviços;
› Coordenar transversalmente o desenvolvimento do modelo de relacionamento com
clientes e a gestão de clientes, em articulação com as unidades de negócio;
› Promover transversalmente a divulgação do portefólio de serviços e suportar as unidades
de negócio no desenvolvimento da carteira de clientes e expansão de serviços;
› Assegurar a gestão de contratos com clientes, em articulação com as unidades de
negócio;
› Desenvolver o plano de gestão de riscos de corrupção e infrações conexas e monitorizar
a sua execução;
› Promover, planear e coordenar a realização de auditorias internas e a implementação de
ações corretivas e melhorias identificadas, em articulação com as demais unidades
orgânicas;
› Acompanhar auditorias externas e coordenar a elaboração de contraditórios, em
articulação com as demais unidades orgânicas;
› Desenvolver e monitorizar o sistema de controlo interno;
› Desenvolver os processos e procedimentos internos, articulando a implementação com
as restantes unidades orgânicas, promovendo a eficiência e melhoria contínua;
› Desenvolver o sistema de qualidade e coordenar a sua implementação, em articulação
com as restantes unidades orgânicas;
› Promover e coordenar a certificação e acreditação dos serviços;
› Promover a partilha de conhecimento e a implementação de boas práticas na
organização, tendo como objetivo a inovação e eficiência nos processos e serviços;
› Coordenar e suportar metodologicamente a gestão de programas e projetos, em
articulação com as restantes unidades orgânicas, assegurando a monitorização de
progresso e execução, bem como a consolidação e reporte de informação;
› Disponibilizar os meios e promover a partilha de conhecimento no que se refere à
disciplina de gestão de projetos.
A DGCSI engloba um núcleo, o Núcleo de Gestão de Clientes e Serviços (GCS) ao qual
compete a gestão do relacionamento com os clientes e respetivas atividades de suporte.
Compete, ainda, a este núcleo, assegurar a gestão do portefólio integrado de serviços da
organização, assegurando a sua evolução e adequação às necessidades dos clientes.
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 56
Objetivos Operacionais da eSPap
OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11
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O
DGCSI.OO01. Gerir serviço do Centro de Contacto
●
DGCSI.OO02. Ampliar valor entregue pela Gestão de Clientes
●
DGCSI.OO03. Fortalecer Controlo Interno
●
Fig. 25 | Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da eSPap e os Objetivos Operacionais da DGCSI
No âmbito da DGCSI, as áreas de foco em 2016 serão:
› Promover a excelência de serviço no Centro de Contacto;
› Rever ou definir, no caso de novos serviços, o modelo de relacionamento com os clientes
da eSPap;
› Promover o desenvolvimento da nova área de Serviços Partilhados de PMO.
Serão implementadas as seguintes iniciativas:
Objetivo Operacional da UO
Atividade/ Iniciativa
ID Indicador Meta Valor
Crítico Respon-
sável
DGCSI.OO01. Gerir serviço do Centro de Contacto
Avaliar o nível de satisfação aos serviços do Centro de Contacto
DG
CS
I.IN
D01
Nível de satisfação dos clientes do Centro de Contacto
3 na DGCSI
DGCSI.OO02. Ampliar valor entregue pela Gestão de Clientes
Definir (ou rever) o modelo de relacionamento com os clientes em função da necessidade e evolução dos diferentes negócios da eSPap D
GC
SI.
IND
02
N.º de modelos de relacionamento com os clientes definidos ou revistos (total ou parcialmente)
[1; 2] 3 DGCSI
DGCSI.OO03. Fortalecer Controlo Interno
Gestão do PGRCIC (Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas), desenvolvimento do SCI (Sistema de Controlo Interno) e realização de ações de compliance D
GC
SI.
IND
03
Grau de Execução do Plano de Compliance aprovado pelo CD
90% na DGCSI
Fig. 26 | Atividades e Indicadores da DGCSI
Plano de atividades | 2016
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E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:
› Desenvolver a Solução de Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos (GERProj);
› Desenvolver o Serviço Partilhado SPPMO, dinamizando os primeiros pilotos.
› Realizar o acompanhamento de programas e projetos, trabalhando na evolução e
divulgação das metodologias de gestão de projetos e no coaching dos gestores;
› Proceder à contratualização dos serviços da eSPap, garantindo a standarização dos
instrumentos usados para o efeito.
› Assegurar a prestação dos serviços de atendimento institucional, e de suporte de primeira
linha aos clientes da maioria dos serviços prestados pela eSPap, assim como proceder à
avaliação da satisfação regular dos clientes do Centro de Contacto.
Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional (GPDO)
Compete ao GPDO apoiar o CD no planeamento estratégico e gestão do desenvolvimento e desempenho organizacional, bem como na gestão da marca e comunicação.
Segundo o artigo 5.º do regulamento interno, compete ao GPDO em especial:
› Apoiar o CD no planeamento estratégico, assegurando as necessárias atividades de
suporte;
› Contribuir para a elaboração de documentos previsionais e de gestão, designadamente, o
plano e relatório de atividades, em articulação com a DAG;
› Coordenar o sistema de indicadores de desempenho organizacional e avaliar a sua
execução, assegurando a articulação com os objetivos estratégicos;
› Coordenar e monitorizar programas estratégicos e ou transversais, nos termos que lhe
sejam propostos;
› Avaliar a adequação e evolução da orgânica interna;
› Promover a divulgação da missão, visão, valores e objetivos da organização, bem como
das competências das unidades orgânicas;
› Apoiar o CD na definição e implementação da estratégia de gestão da marca e
comunicação;
› Desenvolver e implementar o normativo da marca e comunicação, promovendo e
apoiando a sua aplicação em articulação com as unidades orgânicas;
› Elaborar e implementar o plano de comunicação, avaliando a execução e a eficácia das
ações;
› Assegurar o desenvolvimento e gestão dos canais e conteúdos de comunicação
corporativa, designadamente, o sítio de internet e a intranet;
› Promover a divulgação interna de informação com relevância para a organização.
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 58
Objetivos Operacionais da eSPap
OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11
Expandir o
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O GPDO.OO01. Planear e
Monitorizar ●
GPDO.OO02. Promover a Comunicação Externa
●
GPDO.OO03. Promover a Comunicação Interna
●
GPDO.OO04. Assegurar Desenvolvimento Organizacional
●
Fig. 27 | Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da eSPap e os Objetivos Operacionais do GPDO
No âmbito do GPDO, as áreas de foco em 2016 serão:
› Desenvolvimento e consolidação do planeamento e monitorização do desempenho
organizacional;
› Definição e implementação dos Planos de Comunicação, interna e externa, garantindo a
eficácia das ações e meios de comunicação utilizados.
› Evolução da intranet corporativa, implementando a nova versão, como instrumento promotor
da comunicação organizacional, partilha de conhecimento e suporte aos processos internos;
› Desenvolvimento e evolução dos instrumentos de aferição da motivação e satisfação de
colaboradores, bem como de feedback a dirigentes.
Plano de atividades | 2016
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Serão implementadas as seguintes iniciativas:
Objetivo Operacional da UO
Atividade/ Iniciativa
ID Indicador Meta Valor
Crítico Respon-
sável
GPDO.OO01. Planear e Monitorizar
Preparar e monitorizar documentos previsionais e de gestão da eSPap (QUAR, Plano de Atividades, Relatório de Atividades, PESPAP - Plano Estratégico de Serviços Partilhados da AP)
GP
DO
.IN
D0
1 Monitorizações
realizadas face ao Plano de Monitorização da Estratégia (PESPAP, RA, QUAR e PA) da eSPap
[85%;95%] 100% GPDO
GPDO.OO02. Promover a Comunicação Externa
Elaborar e Implementar o Plano de Comunicação Externa
GP
DO
.IN
D0
2
Grau de satisfação com ações de comunicação externa (1-4)
[3,0;3,3] 3,6 GPDO
GPDO.OO03. Promover a Comunicação Interna
Elaborar e Implementar o Plano de Comunicação Interna
GP
DO
.IN
D0
3
Grau de satisfação com ações de comunicação interna (1-4)
[2,8;3,0] 3,6 GPDO
GPDO.OO04. Assegurar Desenvolvimento Organizacional
in_eSPap | Avaliar a satisfação de colaboradores
GP
DO
.IN
D0
4
Grau de satisfação global de colaboradores (1-5)
[3,3;3,6] 4,5 GPDO
Fig. 28 | Atividades e indicadores do GPDO
E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:
› Preparar e acompanhar reuniões do Comité de Planeamento e Operações (CPO) e
reuniões de dirigentes (eSPap 2016);
› Implementar a componente estratégica do projeto de evolução da solução de Gestão
Estratégica de Recursos e Projetos (GERProj) para monitorizar os instrumentos de
gestão da eSPap (QUAR e Plano de Atividades), como piloto;
› Acompanhar reuniões de trabalho do Conselho Diretivo com as entidades das redes
operativas central (com as Secretarias-Gerais das diversas áreas de governação) e
territorial (com as CCDR – Comissões de Coordenação e Desenvolvimento Regional,
CIM – Comunidades Intermunicipais, AM – Áreas Metropolitanas, Universidades e
Politécnicos);
› Preparar e acompanhar reuniões mensais do foRHum eSPap (fórum de recursos
humanos da eSPap), apoiando na resolução das ações em que o GPDO é interveniente;
› Realizar as ações previstas nos Planos de Comunicação Externa e Interna, no âmbito do
eSPap Lab, nomeadamente: workshops temáticos, ações de demonstração ou de
benchmarking e a conferência anual de Serviços Partilhados e Compras Públicas;
garantido a satisfação dos stakeholders;
› Implementar o projeto intranet 2.0 da eSPap, aliando a evolução tecnológica de
Sharepoint 2007 para 2013, à melhoria da usabilidade e das ferramentas colaborativas
essenciais à comunicação organizacional;
› Obter feedback a dirigentes, numa perspetiva de 180º, a que corresponde pares
(restantes dirigentes), equipas e autoavaliação, garantindo o tratamento de dados
Plano de atividades | 2016
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agregados e o fornecimento do feedback individual essencial ao desenvolvimento dos
dirigentes;
› Dinamizar a realização de ações de responsabilidade social.
Direção de Administração Geral (DAG)
Compete à DAG assegurar o apoio administrativo ao CD, bem como assegurar as atividades
transversais de apoio administrativo geral, a gestão financeira e patrimonial, de recursos
humanos, de recursos logísticos e de aprovisionamento, inerentes ao funcionamento da eSPap.
Em especial, segundo o artigo 7.º do regulamento interno compete à DAG:
› Apoiar o CD no desenvolvimento e implementação de políticas e estratégias de gestão
orçamental, financeira, contabilística, patrimonial e de gestão de recursos humanos;
› Coordenar o desenvolvimento de estudos e projetos económico-financeiros de suporte à
atividade da entidade;
› Promover estudos e iniciativas de desenvolvimento pessoal e profissional dos
trabalhadores, com vista ao alinhamento de capacidades às necessidades da entidade,
numa perspetiva de aumento da eficiência e racionalidade da gestão de recursos
humanos;
› Coordenar o sistema de controlo de gestão e a produção de indicadores de suporte à
tomada de decisão, designadamente, na gestão orçamental, financeira, contabilística,
patrimonial e de gestão de recursos humanos;
› Assegurar o apoio administrativo geral, em especial o apoio administrativo ao Conselho
Diretivo.
A DAG é composta por dois núcleos cujas atribuições se descrevem de seguida:
› Finanças e Controlo de Gestão, abreviadamente designado por FCG, que visa responder ao
incremento das exigências da gestão financeira e controlo de gestão, de reportes de
informação externa e interna e de modelos de custeio e pricing de serviços partilhados.
› Gestão de Recursos Humanos, abreviadamente designado por GRH, ao qual compete
executar as políticas de recursos humanos da organização e assegurar as atividades de
suporte à gestão do ciclo de vida dos colaboradores, promovendo a sua valorização e
desenvolvimento.
Plano de atividades | 2016
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Objetivos Operacionais da eSPap
OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11
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DAG.OO01. Programa de requalificação do edifício
●
DAG.OO02. Modelo de custeio
●
DAG.OO03. Desenvolvimento profissional
●
Fig. 29 | Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da eSPap e os Objetivos Operacionais da DAG
No âmbito da DAG, as áreas de foco em 2016 serão:
› Continuação do programa de requalificação do edifício;
› Promoção do desenvolvimento de capacidades nas equipas, definindo e implementando o
plano de formação anual;
› Monitorização e otimização do modelo de custeio em toda a organização.
Serão implementadas as seguintes iniciativas:
Objetivo Operacional da UO
Atividade/ Iniciativa
ID Indicador Meta Valor
Crítico Respon-
sável
DAG.OO01. Programa de requalificação do edifício
Renovar do edifício: Pintura exterior do edifício
DA
G.I
ND
01
Empreitada finalizada 100% na DAG
DAG.OO02. Modelo de custeio
Monitorizar e otimização do Modelo de Custeio
DA
G.I
ND
02
Relatório do modelo de custeio referente a dados de 2015
100% na DAG
DAG.OO03. Desenvolvimento profissional
Executar do plano de formação de colaboradores
DA
G.I
ND
03
% de implementação do plano de formação de colaboradores
75% na DAG
Fig. 30 | Atividades e Indicadores da DAG
E desenvolvidas diversas ações complementares ou de suporte às iniciativas, nomeadamente:
Plano de atividades | 2016
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› Disponibilizar informação de gestão às unidades orgânicas internas quer na área
financeira quer nos recursos humanos;
› Automatizar processo de emissão e cobrança de receita;
› Definir e/ou desenhar os principais processos na área de formação;
› Reformular os formulários de Recursos Humanos;
› Implementar as recomendações identificadas nos relatórios dos serviços de Higiene,
Saúde e Segurança no Trabalho.
Gabinete de Apoio Jurídico (GAJ)
Compete ao GAJ prestar apoio jurídico ao Conselho Diretivo e às unidades orgânicas da eSPap.
Segundo o artigo 6.º do regulamento interno, compete ao GAJ em especial:
› Elaborar estudos jurídicos, informações e emitir pareceres que lhe sejam solicitados;
› Apoiar as unidades orgânicas na aplicação de normas legais, regulamentares,
processuais e procedimentais;
› Definir procedimentos a adotar na condução de matérias com relevância jurídica;
› Assegurar a preparação e formalização de atos notariais, contratos, protocolos e outros
instrumentos jurídicos;
› Colaborar na elaboração de diplomas legais ou outros afins;
› Instruir e acompanhar os procedimentos de contratação pública;
› Elaborar os regulamentos internos;
› Divulgar internamente normas legais, regulamentares, pareceres e/ou orientações com
relevância para a atividade da eSPap;
› Assegurar o patrocínio judiciário da eSPap, dos titulares dos seus órgãos e
Trabalhadores, por atos legitimamente praticados no exercício de funções, no interesse
daquela;
› Intervir, quando solicitado, em processos disciplinares, sindicâncias, inquéritos ou
averiguações;
› Assegurar o acompanhamento da evolução do direito comunitário e dos assuntos
regulamentares em domínios no âmbito das atribuições da eSPap, garantindo a sua
aplicação.
Em suma, as principais atribuições do GAJ são prestar apoio jurídico ao CD e às unidades
orgânicas da eSPap e melhorar as competências internas relativamente à área jurídica. A tabela
abaixo identifica a relação entre o objetivo operacional do GAJ e o objetivo operacional da
eSPap com impacto no QUAR.
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 63
Objetivos Operacionais da eSPap
OO1 OO2 OO3 OO4 OO5 OO6 OO7 OO8 OO9 OO10 OO11
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GAJ.OO01. Prestar apoio jurídico à eSPap
●
Fig. 31 | Alinhamento entre os Objetivos Operacionais da eSPap e os Objetivos Operacionais do GAJ
A tabela abaixo reflete a atividade do GAJ cuja meta tem impacto direto no indicador 10 do
QUAR da eSPap.
Objetivo Operacional da UO
Atividade/ Iniciativa
ID Indicador Meta Valor
Crítico Respon-
sável
GAJ.OO01. Prestar apoio jurídico à eSPap
Apoiar juridicamente a Direção de Veículos do Estado e Logística (DVEL) na resposta a pronúncias em audiência prévia, impugnações ou outras reclamações sobre os procedimentos ao abrigo dos acordos quadros de contratação de veículos ou AOV. (Nota: A contagem do tempo pode ser suspensa ou ajustada caso seja intentada alguma ação judicial.)
GA
J.I
ND
01
N.º médio de dias de resposta desde a data do pedido de apoio jurídico até à data de envio da resposta ao interessado, concorrente, adjudicatário ou Tribunal.
< 13 na GAJ
Fig. 32 | Atividades e Indicadores do GAJ com impacto direto nos indicadores de QUAR
Adicionalmente o GAJ pretende realizar outras iniciativas, nomeadamente:
› Elaborar e rever minutas de procedimentos de contratação pública;
› Realizar formação interna em contratação pública para as unidades orgânicas da eSPap;
› Implementar e dinamizar base de dados de jurisprudência, com especial enfoque nas
decisões relativas a assuntos de interesse das áreas de negócio da eSPap;
Plano de atividades | 2016
© eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P. | 64
› Compilar processos de autorização ou notificação para tratamento de dados pessoais,
atualização dos processos e levantamento de novas necessidades de pedidos de
autorização ou notificação à Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD);
› Levantamento de sistemas proprietários da eSPap e registo de propriedade
intelectual/industrial dos mesmos.
Plano de atividades | 2016
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04 recursos financeiros e pessoas
Plano de atividades | 2016
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04 recursos financeiros e pessoas
4.1 recursos financeiros
O orçamento da eSPap, para 2016, é de 34.890.080€, antes de cativos. Este montante,
relativamente a 2015, representa um acréscimo de 11,03% face à dotação inicial, justificado pela
otimização de receita própria.
2016 2015 Variação 2015-2016
Fonte Financiamento Dotação inicial Dotação inicial Valor %
Orçamento de Estado 14.000.000 € 13.925.471 € 74.529 € 0,54%
Receitas Próprias 14.951.628 € 10.357.722 € 4.593.906 € 44,35%
Fundos Europeus 5.938.452 € 7.140.507 € -1.202.055 € -16,83%
Total 34.890.080 € 31.423.700 € 3.466.380 € 11,03%
Fig. 33 | Orçamento | 2016 – variação face a 2015
No que respeita ao orçamento de funcionamento, está prevista uma dotação de 23.547.615€.
A eSPap, desde a sua constituição, tem como objetivo otimizar os custos operacionais libertando
verbas para as suas atividades de negócio.
No que respeita ao orçamento de investimento (PIDDAC), está prevista uma dotação de
11.342.465€.
Em 2016, está contemplado um investimento significativo no GeRHuP, prevendo-se a conclusão
da implementação do piloto nas Finanças, bem como a criação das condições necessárias para a
expansão para os outros organismos públicos. Também o Centro de Serviços Partilhados de
Recursos Humanos será desenvolvido e capacitado durante este ano, para acomodar a expansão
prevista dos serviços.
Paralelamente pretende-se o desenvolvimento e melhoria do GeRFiP, implementado desde o final
de 2013 em todos os serviços integrados da Administração Central do Estado, com a
implementação da fatura eletrónica e a adaptação ao SNC-AP.
No âmbito do Sistema Nacional de Compras Públicas, estão contemplados investimentos de
melhoria dos sistemas de informação, com vista à melhoria de procedimentos e de melhoria da
qualidade da informação.
Prevê-se, ainda, o investimento necessário para cumprir os objetivos definidos para a eSPap, no
âmbito do Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos nas TIC
(PGERRTIC) na Administração Pública, designadamente, na capacitação da Rede operacional de
Serviços Partilhados de TIC (rSPtic), em conjunto com vários atores da Administração Pública.
Plano de atividades | 2016
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Por fim, o orçamento contempla a verba necessária para continuar o programa de renovação do
edifício da eSPap, em Alfragide, que passou a acomodar mais do que o dobro das equipas
(internas e prestadores de serviços externos), por força da concentração de toda a operação da
eSPap em junho de 2013. Torna-se assim necessário garantir as condições mínimas de
funcionamento.
No plano patrimonial, a eSPap utiliza o edifício de Alfragide propriedade do Estado (pagando por
isso o contemplado no princípio da onerosidade que em 2016 ascende a 4€/m2 por mês), sendo o
armazém do Parque de Veículos do Estado, no Quimiparque, ocupado em regime de
arrendamento.
Plano de atividades | 2016
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4.2 pessoas
Os recursos humanos da eSPap pertencem a dois regimes distintos de vínculos laborais:
Contrato de Trabalho em Funções Públicas (CTFP) e Contrato Individual de Trabalho (CIT).
Para a concretização do plano de atividades de 2016, a eSPap prevê um mapa de pessoal com
325 postos de trabalho, igual ao de 2015.
Cargo/carreira/categoria Nº postos de
trabalho
Dirigentes – Direção superior 4
Dirigentes – Direção intermédia e Chefes de equipa 29
Técnico Superior e Especialista de Informática 198
Coordenador Técnico 2
Técnico de Informática 27
Assistente Técnico 62
Assistente Operacional 3
Total 325
Fig. 34 | Mapa de pessoal | 2016. Nota: de modo a permitir o reporte e análise de informação, e apenas para este efeito, equipararam-se, por correspondência, as carreiras das extintas ANCP, GeRAP, bem como do pessoal contratado pela eSPap, a carreiras da Administração Pública.
Apesar da elevada percentagem de pessoas com grau académico superior, a eSPap considera
determinante o investimento no desenvolvimento e formação contínuos das equipas para
assegurar a missão da organização e promover a excelência na prestação de serviços à
Administração Pública.
Plano de atividades | 2016
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05 siglas e abreviaturas
Plano de atividades | 2016
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05 siglas e abreviaturas
AdC Autoridade da Concorrência
ADSE Direção-Geral de Proteção Social aos Trabalhadores em Funções Públicas
AES Arquitetura e Engenharia de Software
AFN AforroNet
AM Área Metropolitana
AMA Agência para a Modernização Administrativa, I. P.
ANCP Agência Nacional de Compras Públicas, E. P. E.
AOT Aplicações de Orçamento e de Tesouraria
AOV Aluguer Operacional de Veículos
AP Administração Pública
APA Agência Portuguesa do Ambiente
AQ Acordo quadro
ARP Análise de Requisitos e Processos
ASI Administração de Sistemas
AT Autoridade Tributária e Aduaneira
BBP Business BluePrint
BCE Banco Central Europeu
BEP Bolsa de Emprego Público
BI Business Intelligence
CC Centro de Contacto
CCDR Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional
CD Conselho Diretivo
CE Comissão Europeia
CGA Caixa Geral de Aposentações
CIC Comissão Interministerial de Compras
CIM Comunidade Intermunicipal
CIT Contrato Individual de Trabalho
CNC Comissão de Normalização Contabilística
CNCP Catálogo Nacional de Compras Públicas
COSI Centro Operacional de Segurança da Informação
CPD Centro de Processamento de Dados
CPO Comité de Planeamento e Operações
CSPF Centro de Serviços Partilhados de Finanças
CSPRH Centro de Serviços Partilhados de Recursos Humanos
Plano de atividades | 2016
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CTFP Contrato de Trabalho em Funções Públicas
DAG Direção de Administração Geral
DCP Direção de Compras Públicas
DITIC Direção de Infraestruturas de Tecnologias de Informação e Comunicação
DGAEP Direção-Geral da Administração e do Emprego Público
DGCSI Direção de Gestão de Clientes, Serviços e Inovação
DGO Direção-Geral do Orçamento
DGSS Direção-Geral da Segurança Social
DGTF Direção-Geral do Tesouro e Finanças
DNF Desenvolvimento de Negócio de Finanças
DRH Desenvolvimento de Serviços Partilhados de Humanos
DSI Direção de Sistemas de Informação
DSPF Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos
DSPRH Direção de Serviços Partilhados de Recursos Humanos
DVEL Direção de Veículos do Estado e Logística
ERP Enterprise Resource Planning
eSPap Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública
ESF Expansão de Serviços Partilhados de Finanças
FCG Finanças e Controlo de Gestão
FE-AP Fatura Eletrónica na Administração Pública
FMI Fundo Monetário Internacional
FOC Fórum Operacional de Compras
GAJ Gabinete de Apoio Jurídico
GCS Gestão de Clientes e Serviços
GeADAP Gestão integrada da Avaliação de Desempenho da Administração Pública
GeRAP Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública, E. P. E.
GeRFiP Gestão de Recursos Financeiros em modo Partilhado
GeRHuP Gestão de Recursos Humanos em modo Partilhado
GERProj Gestão Estratégica de Recursos e de Projetos
GPDO Gabinete de Planeamento e Desenvolvimento Organizacional
GRH Gestão de Recursos Humanos
IaaS Infrastructure as a service
IFV Interface Financeira de Vencimentos
IGCP Agência de Gestão da Tesouraria e da Dívida Pública, E. P E.
Plano de atividades | 2016
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IGeFE Instituto de Gestão Financeira da Educação
II Instituto de Informática
IMPIC Instituto dos Mercados Públicos de Imobiliário e da Construção
INA Direção-Geral da Qualificação dos Trabalhadores em Funções Públicas
IRN Instituto Nacional de Registos
ISO International Organization for Standardization
MF Ministério das Finanças
NPG Núcleo de Planeamento e Gestão do Sistema Nacional de Compras Públicas
OCDE Organisation for Economic Co-operation and Development
PA Plano de Atividades
PAEF Programa de Assistência Económica e Financeira
PCN Plano de Continuidade do Negócio
PCP Pre-Comercial Procurement
PEPAC Programa de Estágios Profissionais da Administração Central
PESI Plano Estratégico dos Sistemas de Informação
PESPAP Plano Estratégico de Serviços Partilhados da Administração Pública
PGC Novos Produtos e Gestão de Capacidade
PGERRTIC Plano Global Estratégico de Racionalização e Redução de custos com as TIC
PGRCIC Plano de Gestão de Riscos de Corrupção e Infrações Conexas
PIDACC Programa de Investimentos e Despesas de Desenvolvimento da Administração Central
PMO Project Management Office
PNS Gestão de Portefólio, Níveis de Serviço e Sourcing
POC-P Plano Oficial de Contabilidade Pública
PPQ Gestão de Projetos, Produtos e Qualidade de Software
PREMAC Plano de Redução e Melhoria da Administração Central
PTT Ponto de Troca de Tráfego
PVE Parque de Veículos do Estado
QUAR Quadro de Avaliação e Responsabilização
RA Relatório de Atividades
RCS Reunião de Coordenação Setorial
RGE Reunião Geral eSPap
RH Recursos Humanos
rSPbt Rede de Serviços Partilhados de Base Territorial
Plano de atividades | 2016
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rSPic Rede de Serviços Partilhados de Inovação e Conhecimento
rSPTic Rede operacional de Serviços Partilhados de Tecnologias de Informação e Comunicação da Administração Pública
S3CP Sistema Central de Contabilidade e Contas Públicas
SaaS Software as a Service
SCC Segurança, Centro de Processamento de Dados e Comunicações
SCI Sistema de Controlo Interno
SGF Secretaria-Geral das Finanças
SGPVE Sistema de Gestão do PVE
SGT Sistema de Gestão de Contas do Tesouro
SI Sistemas de Informação
SIADAP Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do Desempenho na Administração Pública
sigaME Sistema Integrado de Gestão e Apoio à Mobilidade Especial
SIIG Sistema de Informação Integrado de Gestão
SIGO Sistema de Informação de Gestão Orçamental
SNC-AP Sistema de Normalização Contabilística para as Administrações Públicas
SNCP Sistema Nacional de Compras Públicas
SOE Sistema de Orçamento de Estado
SP Serviços Partilhados
SPA Sistema de Produtos de Aforro
SPCP Serviços Partilhados de Compras Públicas
SPFIN Serviços Partilhados de Finanças
SPMS Serviços Partilhados do Ministério da Saúde, E. P. E.
SPPMO Serviços Partilhados de PMO
SPRH Serviços Partilhados de Recursos Humanos
SP TIC Serviços Partilhados de TIC
SPVL Serviços Partilhados de Veículos e Logística
SRVI Sistema de Recolha e Validação de Informação
SSM Service Desk, Suporte e Monitorização
TdC Tribunal de Contas
TIC Tecnologias de Informação e Comunicação
UMC Unidades Ministeriais de Compras
Juntos, partilhamos eficiência
Plano de atividades | 2016
Julho 2016 | versão revista 2.0
Março 2016 | versão inicial 1.0
eSPap | Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública, I. P.
Av. Leite de Vasconcelos, 2 Alfragide
2614-502 AMADORA PORTUGAL
Tel.: (+351) 214 723 100
Fax: (+351) 214 723 103
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