FINALIDADE: suprir as necessidades de materiais ou serviços, de acordo com as solicitações da...

FINALIDADE: suprir as necessidades de materiais ou serviços, de acordo com as solicitações da instituição, negociando prazos e preços, acompanhando os prazos de entrega até seu armazenamento, de forma a não afetar a economia e a eficácia da movimentação de materiais.

2. COMPRAS

-         Processar as aquisições de bens que a instituição necessita.

-         Obter fluxo contínuo de suprimentos, desenvolvendo e certificando fornecedores

-         Obter menores preços, obedecendo a padrões de quantidade e qualidade da empresa

-         Obter melhores condições para a empresa, mas obedecendo a princípios éticos

- Pesquisar novas alternativas de suprimentos, de mercados e de novos materiais

OBJETIVOS BÁSICOS DA ÁREA DE COMPRAS:

ATIVIDADES BÁSICAS DE COMPRAS:

-         Pesquisa de mercado, de produtos, de preços, de fontes de fornecimento

-         Compras e aquisição de produtos e serviços, por meio de cotação de preços

TIPOS DE COMPRAS:

1-     itens padronizados = compras regulares, que são desencadeadas pelos sistemas de reposição

2-     urgências = compras urgência, que complementam as compras regulares quando da ocorrência de deficiências no processo de previsão, atrasos dos fornecedores ou outros tipos de imprevistos.

3-     itens não padronizados = solicitadas pelos usuários e não constam na relação dos itens padronizados.

- discernimento

- honestidade

- cortesia

- imparcialidade

CARACTERÍSTICAS DESEJADAS DOS COMPRADORES:

- O que vamos comprar?

- Para que vamos comprar?

- Como vai ser utilizado o item a ser comprado?

- Para quanto tempo vamos comprar?

- Que fatores poderão contribuir para oscilações no mercado?

PRÉ REQUISITOS PARA “COMPRAR BEM”

- Quais os riscos de não comprar?

- Quanto vamos comprar?

- Quais são os fornecedores?

- Qual o tempo de reposição?

- Como vamos comprar?

- Onde vamos armazenar?

PRÉ REQUISITOS PARA “COMPRAR BEM” (cont.)

COMPRAS ELETRÔNICAS

Com a crescente expansão da Internet as empresas estão descobrindo que esse espaço não serve apenas para a divulgação, mas também para a comercialização de seus produtos. Atualmente, as compras pela Internet totalizam aproximadamente 1 bilhão de dólares em todo o mundo e segundo projeções do governo norte-americano devem estar em torno de 10 bilhões de dólares no final do século.

VANTAGENS

- Redução do custo operacional do processo de compras

- Redução no preço dos matérias e medicamentos em função do acesso a uma comunidade com inúmeros fornecedores, o que incentiva a competitividade nos preços

- Transparência no processo de compra

LEILÃO ELETRÔNICO

Existem dois tipos de leilão:

A.     Reverso: ideal para quem precisa comprar grandes quantidades e o

B.     Direto: ideal para quem precisa liquidar estoques excedentes

A. REVERSO:

O objetivo principal do processo de negociação por meio da ferramenta de Leilão Reverso é a transparência do processo. Além disso, estimula a competitividade entre os fornecedores para se obter a melhor oferta do mercado, por meio dos lances.

B. DIRETO:

O fornecedor especifica o produto ou serviço a ser vendido, determina os compradores a serem convidados e as regras do leilão, como, por exemplo, o preço inicial de abertura.

Os participantes apresentam suas propostas acima do valor determinado e acima da melhor oferta já apresentada.

3. RECEBIMENTO DE MATERIAS:

É um momento crítico do processo, pois requer responsabilidade e atenção:

-  conferência da Nota Fiscal x Ordem de Compra

-  conferência se o produto entregue corresponde ao solicitado

-  identificação de avarias.

4. GESTÃO DE ESTOQUE:

Elaborar uma Política de Estoque, com normas e parâmetros a serem seguidos

pela área.

-  Localização e armazenamento inadequado dos estoques

- Erros de cálculos nas movimentações de materiais

-  Erros gerados no recebimento de materiais

- Procedimentos de contagem física inadequados

PROBLEMAS QUE CONTRIBUEM PARA UMA MÁ GESTÃO DOS ESTOQUES:

1. Identificação específica

2. Primeiro que entra primeiro que sai (PEPS)

First-in-first-out (FIFO)

3. Último que entra primeiro que sai (UEPS)

Last-in-first-out (LIFO)

4. Média ponderada

Weighted average

MÉTODOS

1. Identificação específica: - Para itens de alto valor unitário

- Cada item tem um número específico

(ex. revendedora de automóvel – número de série)

MÉTODOS

2. Primeiro que entra primeiro que sai (PEPS):- Supõe que os primeiros itens adquiridos são os primeiros a serem vendidos

- Custo menor

- Valor estoque final é maior

MÉTODOS

MÉTODO

DTENTRADA SAÍDA SALDO

QTD CUSTO UNIT.

TOTAL QTD CUSTO UNIT.

TOTAL

QTD CUSTO UNIT.

TOTAL

A

B

C

D

E

MÉTODO PEPS

DTENTRADA SAÍDA SALDO

QTD CUSTO UNIT.

TOTAL QTD CUSTO UNIT.

TOTAL

QTD CUSTO UNIT.

TOTAL

A5080

1,381,51

69,00120,80

B 60 1,61 96,60508060

1,381,511,61

69,00120,8096,60

C 5015

1,381,51

69,0022,65

6560

1,511,61

98,1596,60

D 21 1,51 31,71 4460

1,511,61

66,4496,60

E 75 1,71 128,25 446075

1,511,611,71

66,4496,60

128,55

3. Último que entra primeiro que sai (UEPS)

- Supõe que os últimos itens adquiridos são os primeiros a serem vendidos

- Leva em consideração a inflação

- Custo maior

- Valor estoque final é menor

- Não é aceito pelo FISCO (EUA, Japão)

MÉTODO

MÉTODO UEPS

DTENTRADA SAÍDA SALDO

QTD CUSTO UNIT.

TOTAL QTD CUSTO UNIT.

TOTAL

QTD CUSTO UNIT.

TOTAL

A5080

1,381,51

69,00120,80

B 60 1,61 96,60508060

1,381,511,61

69,00120,8096,60

C 605

1,611,51

96,607,55

5075

1,381,51

69,00112,25

D 21 1,51 31,71 5054

1,381,51

69,0081,54

E 75 1,71 128,25 505475

1,381,511,71

69,0081,54

128,25

4. Média ponderada:- É utilizada pela maioria das empresas

- Supõe que os valores do estoque inicial e das compras são somados, de modo a obter um custo médio

- Custo médio

- Valor do estoque final médio

MÉTODO

MÉTODO MÉDIA PONDERADA

DTENTRADA SAÍDA SALDO

QTD CUSTO UNIT.

TOTAL QTD CUSTO UNIT.

TOTAL

QTD CUSTO UNIT.

TOTAL

A 130 1,46 189,90

B 60 1,61 96,60 190 1,51 286,50

C 65 1,51 98,15 125 1,51 188,75

D 21 1,51 31,71 104 1,51 157,04

E 75 1,71 128,25 179 1,59 284,61

FEFO

Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai. Serve para gerenciar a arrumação e expedição das mercadorias do estoque de acordo com o prazo de validade.

First expire First out

Uma organização deve considerar dois tipos de controle de estoque:

um físico, onde estão estocadas as mercadorias, e outro de

valor monetário, onde se conhece o custo de cada item e do próprio

montante investido pela organização nos estoques.

MATERIAL CONSIGNADO

 Consignar: Michaelis - Entregar (mercadorias) para serem vendidas por terceiros.

 As compras de materiais deixados em consignado representam uma diminuição do capital de giro necessário ao funcionamento da instituição, pois o item fica disponível, como se estivesse nos estoques da instituição, porém somente gerará custos e será pago quando utilizado / consumido.

Esse sistema é utilizado, freqüentemente, para as prótese e órteses.

É imprescindível um rígido controle do uso, armazenamento e dispensação.

Na terminologia médica atual considera-se prótese a peça ou dispositivo artificial utilizado para substituir um membro, um órgão, ou parte dele, como, por exemplo, prótese dentária, ocular, articular, cardíaca, vascular etc.

Prótese: Michaelis - Substituição de um órgão ou parte do corpo por uma peça artificial. 2 Med Órgão ou parte do corpo artificiais, tais como um olho, uma perna, a dentadura.

Órtese: tem um significado mais restrito e refere-se unicamente aos aparelhos ou dispositivos ortopédicos de uso externo, destinados a alinhar, prevenir ou corrigir deformidades ou melhorar a função das partes móveis do corpo.

COMODATO Surgiram, inicialmente, como uma solução para atualização de equipamentos nas instituições de saúde.

Esta operação consiste na empresa fornecedora colocar a disposição equipamentos de sua propriedade para uso da instituição de saúde, vinculado ao consumo de insumos especiais que somente o fornecedor produz e/ou dispõe em virtude da compatibilidade com o equipamento e cuidando, inclusive, da manutenção do equipamento por um valor previamente acordado em contrato.

COMODATO

O foco principal desta operação tem que ser a negociação de um menor preço unitário dos insumos e não o equipamento a ser disponibilizado pelo fornecedor. 

* Alguns comodatos têm a opção de compra ao término do contrato e são denominados leasing.

DIMENSIONAMENTO DOS NÍVEIS DE ESTOQUES

OBJETIVO:

assegurar que o produto esteja disponível no tempo e nas quantidades desejadas.

TEMPO DE REPOSIÇÃO:

É o tempo gasto entre a verificação de que é necessário suprir o estoque até o recebimento do material na instituição.

ESTOQUE MÍNIMO (Emn) OU ESTOQUE DE SEGURANÇA (Esg):

É uma quantidade mínima que “deve” existir em estoque e destina-se a cobrir eventuais retardamentos no ressuprimentos, objetivando o funcionamento ininterrupto da empresa.

Emn = C x K

Onde

C = consumo médio

K = coeficiente / grau de atendimento; é arbitrário e indica, em percentual, quanto da parcela da previsão de consumo deverá existir em estoque.

Quanto > o Esg > a quantidade de problemas de controle 

ESTOQUE MÍNIMO (Emn) OU ESTOQUE DE SEGURANÇA (Esg):

Exemplo:

consumo médio = 17.500 unidades

K = 0,85

Emn = 17.500 X 0,85 = 14.875 unidades

ESTOQUE MÉDIO (Emd):

É a média dos saldos de estoques ao longo de um dado período; é a média aritmética do estoque inicial (EI) e do estoque final (EF) desse período. 

Emd = EI + EF

2

Para efeito de planejamento, o ideal é calcular o Emd anual

Emd = Em janeiro + Em fevereiro + Em março + ............+ Em dezembro

12

Exemplo:

Saldo em estoque – Jan = 13.200 und

Fev = 9.750 und

Mar = 14.185 und

Abr = 14.500 und

Mai = 13.875 und

Emd = 13.200 +9.750 + 14.185 + 14.500 +13.875 = 65.510 = 13.102 unidades

5 5

FATORES QUE ALTERAM O CONSUMO MÉDIO

- EXTRÍNSECOS

- INTRÍSECOS

FATORES QUE ALTERAM O CONSUMO MÉDIO

- EXTRÍNSECOS:

- EPIDEMIAS (surtos ocorridos em determinada região)

- VARIAÇÕES CLIMÁTICAS

- DESCONTINUIDADE (medicamentos deixam de ser fabricados de forma inesperada)

FATORES QUE ALTERAM O CONSUMO MÉDIO

- INTRÍSECOS:

- SURTO DE INFECÇÃO HOSPITALAR

- OBSOLETISMO

- MUDANÇA DE CONDUTAS (ex. substituição da eq. Médica)

ESTOQUE MÁXIMO (Emx):

Nível máximo de estoque que poderá existir em estoque.

Emax = LC (lote de compra) ponto de pedido + Emn

Exemplo:

LC = 90.000 und

Emn = 35.750 und

Emax = 90.000 + 35.750 = 125.750 unidades

LOTE DE REPOSIÇÃO (LR):

É o resultado do dimensionamento do pedido

LR = Emax - Emn

Exemplo;

Emax = 100.000

Emn = 40.000

LR = 100.000 - 40.000 = 60.000 unidades

PONTO DE PEDIDO (PP):

Momento / quantidade mínima em estoque que é determinado o início do processo de reposição.

PP = (C x TR) + Emn

Onde

C = consumo médio

TR = tempo de reposição

Emn = estoque mínimo

PONTO DE PEDIDO (PP):

Exemplo:

C = 13.100 unidades

TR = 15 dias = ½ mês (0,5)

Emn = 11.135 unidades

PP = (13.100 X 0,5) + 11.135 = 17.685 unidades

ROTATIVIDADE DO ESTOQUE OU GIRO DE ESTOQUE (GE):

É a relação existente entre o consumo anual e o estoque médio de um produto. Representa a renovação dos estoques durante um determinado período; demonstra quantas vezes o estoque se renovou em um determinado período (mês ou ano).

GE = consumo no período

estoque médio do período

um GE alto significa um tempo menor de permanência dos materiais na instituição.

ROTATIVIDADE DO ESTOQUE OU GIRO DE ESTOQUE (GE):

Exemplo:

Consumo período = 17.500 unidades

Estoque médio = 13.100 unidades

GE = 17.500 = 1,34 vezes

13.100

COBERTURA DE ESTOQUE OU ANTI-GIRO:

Corresponde ao período de tempo que o estoque existente supre o consumo.

Cobertura = estoque disponível

consumo médio OU PREVISÃO DE VENDA FUTURA

Exemplo:

Estoque Disponível = 325.000 unidades

Consumo Médio = 215.000 unidades

Cobertura = 325.000 = 1,5 meses

215.000

O estoque é suficiente para 1,5 meses de consumo

PERÍODO / PRAZO MÉDIO DE RECEBIMENTO (PMR):

Demonstra quantos dias a instituição leva para receber pelos serviços prestados;

PERÍODO / PRAZO MÉDIO DE PAGAMENTO (PMP):

Demonstra quantos dias a instituição leva para pagar os fornecedores

5. ARMAZENAGEM:

ÁREAS DE ESTOCAGEM: Devem estar localizados em local controlado do ponto de vista ambiental (com baixa umidade e temperatura, boa ventilação, pisos que não transmitem vibrações e iluminação adequada), de fácil acesso para descarga dos veículos de entrega, com lay out interno adequado e, se possível, próximo aos locais de consumo, visando:

         utilização adequada do espaço;

         redução da necessidade de equipamentos de movimentação de materiais;

         minimização das perdas por deterioração dos materiais;

         minimização das perdas por desvio de materiais;

         garantia dos requisitos mínimos de segurança individual e coletiva.

Nos hospitais possuímos, em decorrência das características diferenciadas dos bens materiais que utiliza, as seguintes áreas de estocagem:         Farmácia        Almoxarifado        Gêneros Alimentícios (S.N.D.)        Outros (manutenção, limpeza, rouparia)

FARMÁCIAS:

Objetivo: garantir o uso seguro e racional dos remédios prescritos pelos profissionais médicos, além de responder às demandas das necessidades de medicamentos dos pacientes hospitalizados (CAVALLINI; BISSON, 2002).

Armazena 2 tipo de produtos:

-         medicamentos, inclusive psicotrópicos e os que requerem refrigeração

-         insumos farmacêuticos (agulha, seringa)

Nas instituições hospitalares, os medicamentos ficam armazenados seguindo os seguintes critérios, simultaneamente:

-         separados por via de administração (injetável, oral, tópicos)

-         ordem alfabética

-         data de validade (FEFO)

Os medicamentos chegam a representar, financeiramente, até 75% do que se consome em um hospital geral.

- Localizar um material em um “endereço” do estoque.

- Garantir a perfeita localização do item estocado, por meio de um sistema de posicionamento.

LOCALIZAÇÃO E ENDEREÇAMENTO DOS ESTOQUES

armazenagem dinâmica ou aleatória, onde as mercadorias deixaram de ter locais fixos de armazenagem e passaram a ser estocadas em qualquer local do depósito, já que estes locais passavam a ter uma identificação, devidamente cadastrada e controlada pelo computador.

LOCALIZAÇÃO E ENDEREÇAMENTO DOS ESTOQUES

os sistemas de endereçamento permitem que o trabalho de estocar e retirar mercadorias dos estoques pudesse ser feito por qualquer operador/funcionário de almoxarifados, não mais sendo necessário que tal operador tivesse conhecimento do material para saber onde ele estava armazenado.

LOCALIZAÇÃO E ENDEREÇAMENTO DOS ESTOQUES

Localizar um material em um “endereço” do estoque:

- identificação das ruas

- definição das posições

- definição das alturas

LOCALIZAÇÃO E ENDEREÇAMENTO DOS ESTOQUES

PRATELEIRAS(VISTA AÉREA)

Rua

PRATELEIRAS lado ESQUERDO(VISTA FRONTAL)

(1 3)

POSIÇÃO

ALTURA

PRATELEIRAS lado DIREITO(VISTA FRONTAL)

(8 2)

POSIÇÃO

ALTURA

ALMOXARIFADO:

 Objetivo: manter em estoque suprimentos variados necessários ao bom funcionamento da instituição, tais como: materiais de escritório; impressos; uniformes e materiais de limpeza. Devem estar agrupados conforme a natureza do produto, identificados e em locais que facilite a movimentação e o manuseio dos itens.

 Setor destinado ao recebimento, guarda, controle e distribuição de produtos utilizados pelo hospital.

GÊNEROS ALIMENTÍCIOS (S.N.D.):

Objetivo: garantir que os produtos não percam suas características iniciais, estejam em condições para manipulação, preparo e consumo adequados, e armazenadas corretamente conforme orientação dos produtores e/ou fabricantes, dentro do período de validade.

Armazena os seguintes produtos:

-         leites e derivados

-         carnes (bovina, suína, peixes e aves)

-         hortifrutigranjeiro

-         cereais

-         bebidas (suco, água, refrigerante)

-         produtos para limpeza

produtos descartáveis

OUTROS:

Objetivo: abastecer a instituição com itens e serviços, garantindo o continuidade de todas as atividades desenvolvidas.

Armazena os seguintes produtos:

-         produtos para lavanderia

-         roupas / enxoval

-         peças para reposição, reparo, conserto de equipamentos e da infra-estrutura.

Toda dispensação / atendimento das solicitações devem ser feitas mediante solicitação escritas e

validadas pelo responsável, de forma a garantir o controle dos estoques.

É o ato de entrega racional de medicamentos aos pacientes, prestando informações a cerca das características farmacodinâmicas dos mesmos, bem como estudo da posologia, verificação de interações medicamentosas e com alimentos, contra-indicações, dentre outras.

6. DISTRIBUIÇÃO:

Estas informações devem ser repassadas a clientela do hospital de forma clara e objetiva de modo que a mesma não tenha nenhuma dúvida a cerca do esquema terapêutico proposto.

Objetivos:

- Distribuir os medicamentos de forma ordenada e racional.- Prestar informações sobre os mesmos no que diz respeito a estabilidade, características organolépticas, indicação terapêutica, contra-indicação.- Diminuir erros de medicação.

Objetivos:

- Diminuir os custos com medicamentos.- Aumentar a segurança para o paciente.- Racionalizar a distribuição e administração.

- Aumentar o controle sobre os medicamentos, acesso do Farmacêutico as informações sobre o paciente.

Um sistema de distribuição deve atender a todas as áreas da instituição onde são utilizados medicamentos e correlatos.

Na prática existem quatro (04) tipos de sistema de distribuição de medicamentos a saber:

- coletivo,

- individual,

- combinado / misto e

- dose unitária.

As instituições hospitalares devem centrar seus objetivos em um sistema de medicação seguro aos pacientes, utilizando, para este fim:

- mudança na cultura dos erros;

- simplificação e padronização dos processos e as atividades neles desenvolvidos e

- introdução de avaliações imediatas sobre as ações executadas.

FATORES A SEREM ANALISADOS PARA A IMPLANTAÇÃO DE UM SISTEMA DE DISPENSAÇÃO:

- Tipo do Hospital (público ou privado)

- Tipo do serviço prestado (geral ou especializado)

- Recursos disponíveis (humanos, materiais e econômicos)

Farmácias satélites:

Segundo o farmacêutico Damião Gomes, o “objetivo maior das farmácias satélites é descentralizar os serviços

prestados, dando mais rapidez ao sistema de distribuição de medicamentos no hospital e permitindo uma interação maior entre as farmácias, os diversos setores e o corpo

clínico do hospital”.

Farmácias satélites:

Por estarem mais próximas dos clientes / requisitantes e estes poderem visualizar os estoques, aumentam o nível de confiança na prestação do serviço, evitando a tendência da formação de sub estoque nas unidades.

Farmácias satélites:

Segundo Bisson e Cavallini = farmácia localizada no próprio setor da dispensação com a finalidade de estocar adequadamente materiais e medicamentos e de proporcionar assistência farmacêutica efetiva e direta.

VANTAGENS:

- dispõe de equipe treinada em regime de plantão e supervisionada diariamente por um farmacêutico

- melhor racionalização e controle do estoque de medicamentos, uma vez que, com as farmácias funcionando na ponta do sistema de distribuição, só são retiradas as quantidades que realmente serão utilizadas pelos pacientes

VANTAGENS:

- evitam o desperdício e a formação de estoques desnecessários em cada setor

- possibilitam a redução de custos na aquisição, ao racionalizarem a distribuição de remédios e materiais médico-hospitalares

É definido como a discrepância entre a ordem escrita na prescrição médica e o atendimento dessa ordem.

* Segundo Sirges (2006), 33% dos hospitais brasileiros (de um total de 7.000) possuem algum nível de informatização. Entretanto, somente 5% alcançaram um grau satisfatório.

Com a prescrição eletrônica, a taxa de erros reduziu em torno de 81%.

Dimensões: atendimento pontualidade e rapidez das entregas flexibilidade nos atendimentos aos clientes qualidade de informações aos solicitantes qualidade da entrega

Nível de Serviço:

Capacidade de uma instituição em oferecer produtos ou serviços que satisfaçam as necessidades ou exigências dos seus clientes.

ATENDIMENTO AO USUÁRIO

  Atendimento:

O que se deseja oferecer aos usuários, estabelecendo restrições em termos de custos para o hospital e definindo o grau de satisfação dos usuários internos.

Exemplo: um nível de atendimento igual a 98% significa que, a cada 100 requisições, 02 poderão não ser atendidas prontamente.

 Métodos de Quantificação:

 Quantidades entregues (%)

Quantidades solicitadas

  Pontualidade:

É a capacidade de atender os usuários internos nos prazos combinados.

Métodos de Quantificação:

1. Entregas dentro dos prazos combinados (%)

Total de entregas

2. Atrasos médios (em dias, semanas ou horas)

  Rapidez nas entregas:

Quanto tempo o solicitante terá de esperar para receber o material solicitado

Métodos de Quantificação:

Tempo decorrido entre o pedido do usuário e a entrega do material solicitado (em dias, semanas ou horas)

  Flexibilidade:

É a capacidade para aceitar mudanças nas regras estabelecidas, em situações especiais, tais como: alteração na quantidade que já foram compradas, agilização na data da entrega dos itens comprados, mudança do local de entrega.

Métodos de Quantificação:

Entregas com alterações nas condições iniciais (%)

Total de solicitações de alterações

  Qualidade das Informações:

Atender prontamente as informações solicitadas.

Métodos de Quantificação:

Informações atendidas prontamente (%)

Total de informações solicitadas

 Qualidade da Entrega:

É a capacidade de atender os usuários sem problemas na entrega da solicitação.

Métodos de Quantificação:

Entregas sem reclamações (%)

Total de entregas